FOLYAMATTERVEZÉS
ÉFM folyamatmodellezés
1
(Takács György 2010)
A folyamattervezés főbb szakaszai S Z A K A S Z O K C É L O K E R E D M É N Y E K
Elvárások és legjobb gyakorlat feltárása
Részletes projektterv összeállítása
A végrehajtás részletes megtervezése közreműködők bevonásával
A folyamatok kialakítása során figyelembe veendő elvárások rögzítése
n Részletes
n Elvárások
munkaterv
listája
n Részletes
n Feltárt legjobb
ütemezés
gyakorlat leírása
n Főbb elfogadási
pontok
ÉFM folyamatmodellezés
Rendszer modell sarokpontjainak kidolgozása
Részletes folyamatmodell kidolgozása
A résztvevők által közösen elfogadott sarokpontok körének a meghatározása
A folyamatok részletes kidolgozása teammunkában
n Innovatív
n Normatív
megoldások
folyamat-modell
n Innovatív
n Input-output
technológiák
kapcsolatok
n Normatív
n Szervezet –
szervezeti modell
tevékenység összerendelés
n Fogalomtár
Folyamatmodell oktatása A normatív folyamatok bemutatása, oktatása az adaptációban érintetteknek
Folyamatmodell adaptációja
A normatív folyamatok intézményekre való testre szabása, bevezetés megtervezése
Folyamatmodell bevezetése
Az adaptált normatív folyamatok bevezetése, eredmények rögzítése
n Oktatási anyag (módszertan, folyamatok, bizonylatok, technológiák)
n Adaptált
n Bevezetett
folyamat-modell
folyamat-modell
n Munkaterv a
n Átalakított
bevezetéshez
működés
n Kiképzett
módszertan
közreműködők
n Bevezetési
2
(Takács György 2010)
A folyamatmodellezés célja
Folyamatmodellezés
1. lépés: Teljesítmény felülvizsgálat
2. lépés: Bevételek növelése 3. lépés: Hatékonyság növelése
4. lépés: Megvalósítás
A működés hatékonyságának és a gazdálkodás eredményességének növelése ÉFM folyamatmodellezés
3
(Takács György 2010)
A folyamatfejlesztés szakaszai Előkészítés, célkijelölés
Folyamattervezés, modellezés
Elemzés
Folyamatoptimalizálás
Teljesítmény felülvizsgálat
Jelen működés elemzése
Modell, koncepció
Folyamatok leképezése modell szinten
Célok
Benchmarking
Javítási pontok
Főbb bizonylatok
Munkaterv
Problématérkép
Technológiai lehetőségek beépítése
A vizsgált cég teljesítményének felülvizsgálata ÉFM folyamatmodellezés
A folyamatok, a működés megértése, a felmerülő problémák elemzése.
A hatékonyság és vevőorientáltság meghatározása, folyamatba illesztése.
. A standard / részfolyamatok összehangolása. Szabványosítás 4
(Takács György 2010)
Benchmarking cselekvési lehetőségek Mutatószámok összehasonlítása n Egy dolgozóra eső
Terjedelem
teljesítmény n Egy dolgozóra jutó adminisztráció n Szolgáltatások mutatói ...
Turnover
Eredmény
P r o fit E / B IT
S h a re s
n Folyamat és
folyamatcsoportok kapacitásai n A részt vevő szervezeti egységek n Feldolgozási idők n Folyamatminőség ...
n Költségek területenként n Feladatmegoldás össze-
hasonlítható versenytársaknál n Minőségügyi mutatószámok ...
C o s ts
C a s h F lo w
Folyamat Benchmarking
n Funkció-kapacitások
Controllingmitarbeiter je 1000 MA 9,00 8,00
7,57
Durchschnitt Benchmarks
Benchmark
7,10 7,00 5,80
6,00
5,9
5,95
6,00
6,01
6,05
6,10
6,20
0,56
5,20 4,70
5,00
....
4,00
Bestellung durchführen
3,00
0,88
Defektes Retourmat.
1,60
0,50
Eingangsbuchung, Lagerverwalt.
Preisverhandlungen
2,21 Verbesserungspotenzial
7,31
2,00
5,10
2,90
1,00
Anfragen durchführen
0,00
0,87
Ist
Best-Practice
Un t
er ne hm en Un 1 te rn eh m en Un 2 te rn eh m en Un 3 te rn eh m en Un 4 te rn eh m en U nt 5 er ne hm en U nt 6 er ne hm en Un 7 te rn eh m en Un 8 te rn eh m U en nt er 9 ne hm en U nt 10 er ne hm en 11
BS R
O r d e r P ip e lin e
Funkció Benchmarking
Controllingmitarbeiter je 1000 MA
Típus
ÉFM folyamatmodellezés
5
(Takács György 2010)
Folyamatoptimalizálás 1. Stratégia
2. Sarokcélok Lehetőségek Veszélyek
3. Optimalizálás megvalósítása 1 részf. 2 részf. ...
n részf.
Folyamatterv definiálása
Erősségek Gyengeségek
Finomított / részletes folyamatok meghatározása
• Alapterületek definiálása • Tevékenység területek • Elvárások
ÉFM folyamatmodellezés
• Sikertényezők definiálása • Alaptevékenység definiálása • Gyenge pontok feltárása • Optimalizációs célok megállapítása
Informatikai funkciók definiálása 6
(Takács György 2010)
Folyamatoptimalizálás kiindulópontjai Hatékonyság növelése
Minőség javítása
Nem értékalkotó tevékenységek megszüntetése • Bürokratikus folyamatok • Az egységesítés hiányából adódó ráfordítások • Duplán elvégzett munkák • Tisztázó egyeztetések • Hibák / hiányok utómunkálatai • Ellenőrző tevékenységek ÉFM folyamatmodellezés
Cél háromszög
Átfutási idő csökkentése
Folyamatintegráció
IT támogatás
• A folyamatot lehetőleg csak egy helyen kell elvégezni • Kapcsolódási pontok megszüntetése • Hatáskörök bővítése
• Egyszerűbb, gyorsabb, „papírszegény” feldolgozás • Rövid válaszidő
• Szekvenciális munkavégzés helyett párhuzamos munka • Feladatok kötegelése
• IT rendszer által javasolt referencia folyamatok
• Helyi adatfeldolgozás, munkavégzés
7
(Takács György 2010) 4
Lehetőségek
Folyamatok Folyamatok optimalizálása optimalizálása
Kiszervezési Kiszervezési lehetőségek lehetőségek Szervezet Szervezet egyszerűbbé, egyszerűbbé, átláthatóbbá átláthatóbbátétele tétele ÉFM folyamatmodellezés
Cél: A működési hatékonyság javítása, folyamatok racionalizálása.
Létszám Létszám optimalizálás optimalizálás
Fejlesztési Fejlesztésiigény igény csökkentése, csökkentése, optimalizálása optimalizálása Irányítás Irányítás eredményesséeredményességének génekjavítása javítása Vevői Vevői/ /munkatársi munkatársi / /partneri partnerielégedettelégedettség ségjavítás javítás 8
(Takács György 2010)
Szabványosítás a folyamatok mentén Szabványos azt jelenti: mindent, mindig ugyanúgy csinálunk, előre meghatározott szabályok szerint. Miért jó, ha szabványos? ¨ Mert jóval olcsóbb és gyorsabb: ¨ Nem kell semmit sem újra kitalálni. Nem kell azzal foglalkoznunk, hogy hogyan kellene megcsinálni. ¨ Mindenki számára világos a feladata és csak azzal foglalkozik. ¨ A feladatokat optimalizáltan, ütemezetten, prioritások szerint oldják meg – nem ad hoc jelleggel.
ÉFM folyamatmodellezés
Miért okoz ellenállást? ¨ Mert változással jár: a meglévőt ismerjük, az újat még nem. ¨ Mert merevnek tűnik: miért kell mindent túlbonyolítani. ¨ Mert szeretjük az ad hoc, nem rögzített szabályok szerint működő, személyorientált dolgokat. ¨ A szervezeti kultúra része, ismerete és hatékony kezelése hatalmat jelent („csak hívom a főnököt és el van intézve” elv). 9
(Takács György 2010)
Folyamatmodellezés végrehajtása Folyamatmodellek kidolgozása, egyeztetése
Folyamatmodellezés elindítása
Módszertani alapok n Modellezési alapok n Ütemezés, határidők n Folyamatok felosztása, felelősökhöz rendelése n
Folyamatmodellek kidolgozása n Workshop-ok a folyamatmodellek egyeztetésére n Szakértői javaslatok n
A háttérben zajló modellezés követése, folyamatos minőségbiztosítása, hogy a szakmailag megfelelő szinten előkészített javaslatok kerüljenek a teamek elé egyeztetésre. ÉFM folyamatmodellezés
Folyamatmodellezés eredményeinek integrációja
Szakértői előkészítés, integrációs pontok, konzorciumok közötti eltérések n A team - workshop az integrációs pontok egyeztetésére A háttérben az innovációk tartalmának, valamint a folyamatok integrációjának egyeztetése és követése, a workshop-ok keretében nem leegyeztetett eltérések külön kezelése. n
10
(Takács György 2010)
Részletes folyamatmodell kidolgozása TEAMEK Stratégiai és irányítási folyamatok Elvárások
Alapfolyamatok
nIrányítás nMűködés minőségfejlesztése
+ Legjobb gyakorlatok + Modell sarokpontjai
Támogató folyamatok
hatékonyságának javítása nAlapképességek
nHatékonyabb végrehajtás nEgyszerűbb
információáramlás nPartnerek
elégedettségének javítása
ÉFM folyamatmodellezés
előtérbe helyezése
A működés nFelelősségek egyértelmű korszerűsímeghatározása tése, javítása nÚj, korszerű
technológiák bevezetése
11
Korábbi modell + Egységes módszer és technikai háttér
(Takács György 2010)
A folyamat kidolgozása és ütemezése Tevékenység
2005.11.1
2005.12.31
¨ A folyamatmodellezési
szakasz előkészítése n intézményi egyeztetés n teamek felállítása n innovációk bemutatása ¨ Modellezési és módszertani kézikönyv összeállítása ¨ Indító team ülések megtartása, a folyamat modellezés elindítása ¨Folyamatmodell kidolgozása, egyeztetése ¨ Folyamatmodell integrációja, véglegesítése ¨ Folyamatmodell bevezetése
ÉFM folyamatmodellezés
2006.03.31
2006.06.30
Határidő: december 8. November 25.
Oktatás és feladatkiosztás
1. teamülés megtartása
2. teamülés megtartása
Normatív folyamatok elfogadása
Bevezetés
12
(Takács György 2010)
