Flying Petrels Functie- en taakomschrijvingen
Voorzitter Taken: • Voorzitten en algemene leiding dagelijks bestuur (DB) (incl. vergaderingen) • Voorzitten Algemene Leden Vergadering (ALV) • Communicatie van en naar Gemeente • Bewaken uitvoering genomen besluiten ALV • Afleggen verantwoording aan leden over uitvoering beleid • Voorbereiden agenda ALV en vergadering DB (i.c.m. secretaris) • Inbreng en bewaking van algemene wettelijke verplichtingen • Stuurt aan op Besturen, Managen en Uitvoeren structuur • Onderhoud contacten met de KNBSB • Inbreng bondsverplichtingen • Beoordelen functioneren van bestuur en individuele bestuursleden • Beheren beleidsplan en toezien op de uitvoering daarvan Bevoegdheden: Tekeningbevoegdheid voor: • Contracten van leden / coaches • Aankopen/uitgaven (> €. 250,-) i.c.m. penningmeester • Afsluiten langdurige (>= seizoen) overeenkomsten in overeenstemming met DB • Altijd tekeningbevoegd i.c.m. een ander bestuurslid Benodigde tijd: 3 uur per week.
Secretaris Taken: • Verzorgen van vergaderrooster BST • Opstellen agenda BST vergadering • Bijhouden binnengekomen stukken (zowel per mail als per post) o Bewaken info mailbox o Wekelijks postbus legen • Notuleren tijdens vergadering BST • Uitwerken notulen en bijhouden actiepuntenlijst • Algemene ledenvergadering i.s.m. bestuur plannen o Convocatie opstellen en zorgen dat deze op tijd bekend gemaakt wordt bij de leden (uiterlijk zes weken voor de datum van de ALV o Aanwezigheidslijst regelen o Jaarverslag coördineren, samenstellen en redigeren o Notuleren tijdens ALV en uitwerken van de notulen
Functie- en taakomschrijvingen o Zorg dragen voor publicatie van jaarverslag en notulen op de website • Bijhouden kwartaal activiteitenoverzicht Bevoegdheden: • Tekeningbevoegdheid i.c.m. een tweede bestuurslid. Benodigde tijd: 2-4 uur per week.
Penningmeester Taken: • Opmaken van de jaarrekening, financieel verslag en begroting voor ALV • Aanmaken en versturen van contributie nota’s • Contributie incasso’s aanmaken • Opstellen financieel jaarverslag • Bewaken van inning contributies • Bijhouden van inkomsten en uitgave zodat op ieder moment inzicht verkregen kan worden in baten en lasten van de vereniging • Subsidie aanvragen invullen voor Spurd/Gemeente/KNBSB • Verantwoordelijk voor het beheren van het vermogen van de vereniging Bevoegdheden: • aankopen/uitgaven tot € 250,• aankopen/uitgaven van €. 250,- of meer i.c.m. voorzitter / vice voorzitter Benodigde tijd: 2-3 uur per week.
Sportzaken Primair Taken: • Aansturen TC en wedstrijdsecretariaat: • benoemen (en ontheffen) coaches/trainers, in overeenstemming met DB • volgen van ontwikkelingen vanuit de bond m.b.t. speltechnische zaken • maandelijks overleg met wedstrijdsecretariaat • maandelijkse TC-vergaderingen voorzitten • toezicht houden op de juiste uitvoering van de statuten en huishoudelijk reglement Bevoegdheden: • Aannemen/benoemen betaalde coaches/trainers, in overeenstemming met DB • Tekeningbevoegdheid voor contracteren van leden/coaches i.c.m. de voorzitter Benodigde tijd: 4 uur per week.
Sportzaken Secundair • • • •
Stuurt de drie aandachtsgebieden (materiaal/toernooien en lijnentrekken en veldkeuringen) aan. Maakt een jaarlijkse begroting voor aanschaf en onderhoud van materiaal Maakt een jaarlijks schema voor lijnentrekken en veldkeuringen Neemt deel aan de vergaderingen van de toernooi commissie
8 november 2015
Bladzijde 2 van 7
Functie- en taakomschrijvingen
Sponsoring & Communicatie Bestuursfunctie: • Verantwoordelijk voor Public Relations (het beeld van) Flying Petrels in Purmerend en omstreken • Verantwoordelijk voor (de kwaliteit van) interne- en externe communicatie • Verantwoordelijk voor presentatie van de vereniging in sociale media, zoals Facebook en Twitter • Het afleggen van verantwoording aan de leden tijdens de ALV Commissiefunctie: Onderhouden relaties met lokale en regionale media (krant en radio) Opstellen van persberichten Communicatie afstemmen met de hoofdsponsor Zorg dragen voor (interne en externe) communicatie rond toernooien en evenementen o Advertenties plaatsen in media o Teksten aanleveren voor media • Opstellen en onderhouden van het clubblad • Opstellen en onderhouden van de nieuwsbrief • Ondersteunen evenementen / toernooien / andere commissies via juiste communicatie Benodigde tijd: 2-4 uur per week • • • •
Kascontrolecommissie Controleert de door de penningmeester opgestelde jaarrekening een paar weken voor de voorjaarsvergadering (ALV) • Controleert de ontwerpbegroting een paar weken voor de najaarsvergadering (ALV) • Brengt verslag uit van haar bevindingen aan de ALV Benodigde tijd: 4 uur per jaar. •
Interne Communicatie Ontbreekt.
Ledenadministratie • Het verwerken van mutaties in het ledenbestand van de vereniging • Nieuwe leden voorzien van welkomstblad • Distribueren van actuele ledenlijst Benodigde tijd: 1 uur per week;
Ledenwerving 8 november 2015
Bladzijde 3 van 7
Functie- en taakomschrijvingen • Binnen halen van nieuwe leden (conform beleid en binnen de mogelijkheden van de vereniging) Benodigde tijd: 4 uur per maand.
Sportparkbeheer • • •
Kontakten met Spurd over gepland onderhoud Kontakten met Spurd over reparaties en overige zaken. Jaarlijkse vrijwilligers klussendag organiseren
Kantinebeheerder • Regelt de barbezetting bij toernooien en wedstrijden • Doet de inkoop van alle producten die aan de bar verkocht worden • Zorgt voor het schoonhouden van de keuken, kantine en toiletten • Meldt storingen of mankementen aan de onderhoud commissie • Zorgt voor kleine kas voor wedstrijden Benodigde tijd: 6 uur per week gedurende seizoen.
Kantinemedewerker • Verzorgt de barverkopen tijdens trainingen of wedstrijden • Bereidt in de keuken de te verkopen broodjes en snacks • Zorgt voor thee of limonade tijdens jeugdwedstrijden ( 1 x per team) • Zorgt dat toiletpapier, en papieren handdoekjes op toiletten aanwezig zijn. Benodigde tijd: 4 uur per dienst alleen tijdens seizoen.
Evenementen Niet aangeleverd. Nog te beschrijven.
Schoonmaak Coördineert de periodieke schoonmaak van kantine, keuken en toiletten door vrijwilligers
Technische commissie •
Indeling teams
8 november 2015
Bladzijde 4 van 7
Functie- en taakomschrijvingen • • • • • • • • • • • • • •
Initiëren specialistische trainingen Planning zaal- en veldtraining Opleiding technisch kader Bepalen/bijhouden overkoepelend technisch beleid Benoemen (en ontheffen) coaches/trainers, in overeenstemming met DB Volgen van ontwikkelingen vanuit de bond m.b.t. speltechnische zaken Bezoeken van diverse wedstrijden van diverse teams gedurende het seizoen Zoeken/aanstellen en begeleiden van coaches/trainers/begeleiders en scorers Aanspreekpunt voor coaches/trainers en begeleiders/scorers Teamindeling maken i.o.m. coaches/trainers Wijzigingen reglementen/spelregels doorgeven aan coaches/trainers Bezoeken van wedstrijden en trainingen Organiseren van nabesprekingen teams Ondersteunen/invoeren van gewenste structuur bijv. scouting en evaluatie etc.
Bevoegdheden: • Aannemen/benoemen betaalde coaches/trainers, in overeenstemming met DB • Tekeningbevoegdheid voor contracteren van leden/coaches i.c.m. de voorzitter Benodigde tijd: 1 uur per week.
Wedstrijdsecretariaat • • • • • • • • • • •
Verwerkt en controleert de wedstrijdformulieren Geeft binnen 24 uur de uitslagen van de thuiswedstrijden door aan de KNBSB Verzorgt op de Flying Petrels-website alles wat onder “wedstrijden” staat Verzorgt oefenwedstrijden en uitnodigingen voor toernooien Bereid de competitie-indeling voor Bereid het competitieprogramma voor Heeft contact met veldkeuring over wel/niet doorgaan van wedstrijden en informeert coaches/begeleiders/scheidsrechters Verzet afgelaste wedstrijden in overleg met coaches en andere verenigingen Scheidsrechters regelen en indelen voor wedstrijden Vroegtijdig deze lijst publiceren voor leden Vermelden op website
Benodigde tijd: 6 tot 8 uur per week in het seizoen; 2 uur per week buiten het seizoen.
Trainer / coach • Coachen en begeleiden van een bepaald team bij alle wedstrijden • Bijbrengen technieken en spelsituaties tijdens trainingen • Conditie op peil brengen/houden van teamleden Benodigde tijd: 2 – 8 uur per week afhankelijk van klasse.
Scorer 8 november 2015
Bladzijde 5 van 7
Functie- en taakomschrijvingen • Het bijhouden van een wedstrijd in het scoreboek d.m.v. geldende tekens tijdens alle wedstrijden van een bepaald team • Doorgeven uitslag binnen 24 uur bij het wedstrijdsecretariaat • Correct invullen wedstrijdformulier en deze bij het wedstrijdsecretariaat aanleveren Benodigde tijd: 2-3 uur per wedstrijd.
Teammanager • • • • • •
Zorgt dat er scheidsrechters zijn als het team deze moet leveren Maakt een schema voor de kantinebezetting vanuit het team Regelt een scorer voor de wedstrijden Maakt of laat de teamleden bij toerbeurt een wedstrijdverslag maken voor op de website Zorgt voor een teamfoto voor op de website Regelt de af en aanwezigheid van teamleden
Materiaal Alle teams voorzien van noodzakelijk en betrouwbaar spelmateriaal jaarlijks inventariseren van status materiaal en verbruik materiaal per team • Materiaal (laten) repareren of waar nodig vervangen • Zorgen voor voldoende (wedstrijd)ballen • Tijdens seizoen teams voorzien van (wedstrijd)ballen • Beheer EHBO-materiaal Bevoegdheden: • Materiaal bestellen tot € 250,Benodigde tijd: 1 uur per week. •
Kleding beheerder • •
Organiseert één keer per jaar de kleding pasdag Behandeld vragen omtrent kleding
Toernooien • Jaarlijks het Beeball scholentoernooi organiseren • Actief organiseren en/of begeleiden van (jeugd)toernooien • Ondersteunen van teams die zelf een toernooi organiseren Benodigde tijd: 4 uur per maand.
Veldkeuring 8 november 2015
Bladzijde 6 van 7
• •
Functie- en taakomschrijvingen Beoordelen of het veld op wedstrijddagen bespeelbaar is en indien niet-bespeelbaar dit te melden aan het wedstrijdsecretariaat Dit oordeel te vellen volgens de normen van de bond voor de te volgen minimale eisen waaraan het veld moet voldoen
Lijnentrekken •
Zorgt ervoor dat uiterlijk voor de eerste te spelen wedstrijd van een weekeind de lijnen op de velden die gebruikt worden getrokken zijn. Dit gebeurd met verf op zowel het gravel als op het gras
Sponsoring Behouden van huidige sponsors, adverteerder en donateurs Werven van nieuwe sponsors, adverteerders en donateurs Aandacht schenken aan bezoekende sponsor en adverteerders Het verzorgen van interne activiteiten voor leden waaruit financiële middelen voor de vereniging worden gerealiseerd (grote clubactie, Deen clubactie etc.) Benodigde tijd: 2 uur per week. • • • •
Website & ICT Verantwoordelijk voor de technische en functionele werking van de verenigingswebsite Verantwoordelijk voor de technische en functionele werking van alle ICT en infrastructuur binnen de vereniging • Verantwoordelijk voor de veiligheid van gegevens van de leden en verenigingsdocumenten • Courant houden van hardware en software (i.v.m. werking, ondersteuning en veiligheid) • Automatiseren van reguliere taken • Ondersteunen van commissies met ICT oplossingen • Documenteren van implementaties en de infrastructuur Benodigde tijd: 2-4 uur per week
• •
8 november 2015
Bladzijde 7 van 7
