Flexibele PMO ondersteuning voor eigentijdse programmavoering

Flexibele PMO ondersteuning voor eigentijdse programmavoering Najaar seminar BPUG 15 oktober 2014 Michiel Dijkman Tatiana Constandse

Opbouw presentatie 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Even voorstellen Stelling Programma opdracht Programma Aanpak Rol en taken PMO Uitdagingen PMO Eigenschappen PMO Externe PMO?

2

Even voorstellen  Michiel Dijkman     

Programmamanager Auditor Trainer Adviseur Bestuur&Beleid IPMA-A, PMI-PgMP

 Tatiana Constandse    

PMO’er MSP IPMA-D Prince2

Stelling van de dag

Echt veranderen kan alleen van buitenaf en met externe inzet. Kenniscafé: lessen van de Rijksgebouwendienst

4

Verandertraject intern of extern

Valkuilen interne programmamanager  Het algemeen belang niet voorop stellen/ eigen agenda;  Geen Lef tonen/ geen beslissingen nemen;  Vanuit eigen perceptie handelen;  Politieke gevoelheden als obstakel;  Uiteindelijk geneigd zijn alles bij het oude te laten.

5

Verandertraject intern of extern

Valkuilen externe programmamanager  Kent de organisatie niet goed genoeg om succesvol te zijn;  Bekwaamheid blijkt pas na verloop van tijd;  Niet gecommitteerd aan de organisatie want hij gaat toch weer weg;  Gevoelig voor scape-goating.

6

Programma opdracht Voer de transitie door die nodig is om betrokken bedrijfsonderdeel een toenemende positieve bijdrage te laten leveren aan het bedrijfsresultaat van de groep. 1. Ten aanzien van omzetverhoging 2. Ten aanzien van kostenverlaging

7

Programma aanpak Lijnmanager/ programma manager

Manager Vestiging 1

PL Project 1: Proces

Manager Vestiging 2

PL Project 2: Applicaties

Manager Vestiging 3

PL Project 3: Propositie

Manager Vestiging 4

PL Project 4: Competentie

Manager Vestiging 5

PL Project 5: IO

Manager Vestiging 6

PL Project 6: Transitie 8

Programma aanpak

Opdrachtgever: Directeur A&D

MT-P

Hfd. V&P

Programma manager Proces Architect

PMO

1. Processen Ideaal werkproces; Standaardisering; Processturing; KPI’s.

2. Applicaties Ontwerp; Realisatie; Test; Oplevering van het systeem.

3. Propositie Ontwerp PDC; Aansluiting ZK; Werkgebied; Marketing & acquisitieplan.

Kernteam Fin HRM

4. Competenties Functieprofielen BO; Efficiency; Houding & gedrag.

5. Int. organisatie Standaardisering intern; Migratieplan; Locatiebeleid; Aansluiting FO/BO.

6. Transitie Migratie; Klantoverdracht; Conversie.

9

Wat is de rol van een PMO PROGRAM MANAGEMENT OFFICE

Program Governance

Program Strategy Alignment

Program Life Cycle Management

Program Stakeholder Engagement

PMO speelt een belangrijke rol bij de voortdurende performanceverbetering die nodig is bij programmavoering

Program Benefits Management

Wat is de rol van een PMO Afhankelijk van: • Programma • Organisatie (volwassenheid) • Programma manager • Portfolio management

Centrale behoefte bevrediging

Ter verantwoording Programma specifiek

Gestandaardiseerd PMO Ongestandaardiseerd

Programma generiek

Ter ondersteuning Ondersteunen en verantwoorden gaat zelden samen!

11

Wat is de rol van dit PMO

Rol  ondersteunen van de programmamanager  Verantwoording afleggen aan het centrale PMO

12

Wat de taken van dit PMO

Taken  Opstellen en bijhouden van planningen, financiële rapportages en issues;  Bijwonen en voorzitten van vergaderingen;  Vormgeven interne communicatie;  Adviseren deelprojectleiders op inhoud en proces;  Rapporteren aan centraal PMO.

13

Wat zijn de uitdagingen van dit PMO

 Ondersteunen van externe programmamanager én deel uitmaken van interne organisatie. ‘Do it your way, do it their way’;  Begeleiden van managers die voor het eerst de rol van projectleider vervullen;  Omgaan met gevoeligheden (vertrouwelijke informatie).

14

Eigenschappen PMO

 Snel organisatie eigen maken;  Inventariseren waar opdrachtgever behoefte aan heeft;  Flexibiliteit: schakelen met vaste organisatie en veranderorganisatie;  Zowel dienend als leidend opstellen;  Eigen initiatief tonen.

15

Eigenschappen PMO

 Inlevingsvermogen;  Gevoel voor politiek;  Stakeholders kennen.

Belangrijkste slagingsfactor: vertrouwensband met je opdrachtgever

16

Voordelen externe PMO’er Voordeel PMO extern:  Onafhankelijk  Flexibel door organisatie bewegen  Minder last van regels  Ervaring inzetten

Voorwaarde om succesvol te zijn als externe PMO’er  (deels) confirmeren aan de organisatie  Rapportages tijdig en volgens organisatiestandaard opleveren  Goede contacten leggen met interne organisatie

17

Stelling van de dag

Echt veranderen kan alleen van buitenaf en met externe inzet. Maar met gevoel voor de belangen van de organisatie…..

18

19