DAFTAR ISI 1.Pendahuluan.........................................................................................................................3 Gambaran Umum................................................................................................................3 2.Menu Login..........................................................................................................................4 3.Menu Fixed Assets...............................................................................................................5 Setup...................................................................................................................................5 Klasifikasi Aset...............................................................................................................5 Group Aset level 1..........................................................................................................6 Group Level 2.................................................................................................................8 Nama Aset.......................................................................................................................9 Hak Aset.......................................................................................................................12 Transaksi...........................................................................................................................13 Penambahan Nilai.........................................................................................................13 Penyusutan Aset............................................................................................................14 Perubahan Fungsi..........................................................................................................16 Penghapusan.................................................................................................................17 Reports (Laporan – Laporan)............................................................................................18 Asset Activities Reports (Laporan Aktivitas)...............................................................18 Penghapusan.................................................................................................................19 PINDAH.......................................................................................................................20 Asset Addition Listing (Penambahan Nilai).................................................................21 Asset Depreciation Listing (Penyusutan).....................................................................22 Asset Disposal Listing (Penjualan/Pengalihan)............................................................23 Asset Register Details Reports (Detil Registrasi Aset)................................................24 Asset Register Summary Reports (Rekap Registrasi)..................................................25 Asset Write Off Listing (Penghapusan Aset)...............................................................26 Daftar Penyusutan Inventaris........................................................................................27 Cetak Stiker.......................................................................................................................28 Month End (Perhitungan Bulanan)...................................................................................29 Generate Depreciation (Depresiasi Bulanan)...............................................................29 Month End Process (Proses Tutup Bulan)....................................................................29 4.Menu Administration.........................................................................................................30 Setup.................................................................................................................................30 Location (Lokasi)..........................................................................................................30 Codes (Kode – Kode Umum).......................................................................................31 Period Configuration(Konfigurasi Periode)..................................................................33 Groups...............................................................................................................................34 Users.................................................................................................................................37 5.Menu Others (Lain – Lain)................................................................................................38 Location Setting................................................................................................................38
2
1. Pendahuluan Gambaran Umum Aplikasi Fixed Assets didesain untuk menunjang operasional perusahaan khususnya dalam pengelolaan aset (assets) Aplikasi ini memiliki fasilitas : • Mengelola data master (Klasifikasi, Grup, Kelompok, Daftar Aset dan Keamanan Aset) • Mengelola Transaksi (Penambahan Nilai, Penyusutan, Penjualan/Pengalihan aset dan Penghapusan) • Laporan – Laporan (Aktivitas Aset, Daftar Penambahan Nilai, Daftar Penyusutan, Daftar Penjualan, Daftar Registrasi Aset Detail, Daftar Registrasi Aset Rekap, Daftar Penghapusan Aset dan Daftar Penyusutan Inventaris) • Cetak Stiker • Proses Perhitungan Otomatis (Perhitungan Depresiasi dan Proses Tutup Bulan) • Administrator (Lokasi/Cabang, Kode – Kode Umum, Konfigurasi Periode, Periode Akuntansi, Grup Level Pengguna dan Pengguna) Modul Aplikasi Fixed Assets Fasilitas yang ada pada aplikasi ini dikemas dalam modul – modul sebagai berikut: • Fixed Assets o Setup Klasifikasi Grup Kelompok Daftar Aset Seting Aset o Transaction Penambahan Nilai Penyusutan Penjualan/Pengalihan Aset Penghapusan o Reports Aktivitas Aset Penambahan Nilai Penyusutan Penjualan/Pengalihan Detil Registrasi Rekap Registrasi Penghapusan Aset Laporan Nilai Penyusutan o Cetak Stiker o Month End (Proses Kalkulasi Bulanan) Proses Kalkulasi Penyusutan (Generate Depreciation) Proses Tutup Bulan (Month End Process) • Administration (Administrasi Aplikasi) o Setup
Location (Lokasi) Codes (Kode – Kode) Kota Negara Satuan Departemen Akuntansi Period Configuration (Konfigurasi Periode)
3
•
Account Periode (Periode Akuntansi) o Groups (Grup Pengguna) o Users (Pengguna) Others (Lain – Lain) o Location Setting (Set Lokasi)
2. Menu Login Pada saat anda mengetikan alamat http://[NamaServer]/assets/default.aspx, maka akan muncul menu login. Untuk dapat mengoperasikan sistem isikan UserID dan Password yang sudah ditentukan seperti tampilan di bawah ini :
Kemudian klik tombol Login. Selanjutnya akan tampil menu utama, menu utama ini tergantung kepada jenis grup pengguna sebagai contoh grup administrator dapat membuka semua modul yang ada seperti dibawah ini:
Jika anda seorang administrator pilih dahulu cabang yang akan diakses sebelum menu utama lengkap muncul, seperti gambar di bawah ini:
4
3. Menu Fixed Assets Setup Klasifikasi Aset Merupakan fasilitas untuk melihat jenis klasifikasi aset yang ada.
5
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink Edit maka akan muncul tampilan berikut :
lakukan perubahan kemudian klik hyperlink Save untuk menyimpan, hyperlink Delete untuk menghapus dan hyperlink Cancel untuk membatalkan perubahan. Jika anda ingin membuat klasifikasi baru tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan kemudian klik hyperlink SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik hyperlink CANCEL.
Group Aset level 1
6
Merupakan fasilitas untuk melihat jenis grup aset yang ada secara global.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink Edit maka akan muncul tampilan berikut :
lakukan perubahan kemudian klik hyperlink Save untuk menyimpan, hyperlink Delete untuk menghapus dan hyperlink Cancel untuk membatalkan perubahan. Jika anda ingin membuat grup baru tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
7
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan kemudian klik hyperlink SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik hyperlink CANCEL. Group Level 2 Merupakan fasilitas untuk melihat jenis aset berdasarkan ditail dari group lv 1 yang ada.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink nama group maka akan muncul tampilan berikut :
8
lakukan perubahan kemudian klik tombol Save untuk menyimpan, tombol Delete untuk menghapus dan tombol Back untuk membatalkan perubahan. Jika anda ingin membuat group baru tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik tombol BACK.
Nama Aset Merupakan fasilitas untuk melihat nama-nama aset yang ada.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink kode aset (mis: pejaten) maka akan muncul tampilan berikut : 9
lakukan perubahan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan, tombol DELETE untuk menghapus dan hyperlink BACK untuk membatalkan perubahan. Jika anda ingin membuat nama aset baru klik tombol NEW pada daftar nama – nama aset, maka tampilan akan berubah menjadi :
10
Pilih jenis asset yang anda kehendaki kemudian ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan, pilih pada combo data yang anda inginkan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik tombol BACK. Jika anda ingin mencetak nama – nama aset , klik tombol PRINT, tampilannya akan seperti berikut:
11
Hak Aset Merupakan fasilitas untuk melihat jenis keamanan aset yang ada.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink Kode Aset (mis: BDP10015) maka akan muncul tampilan berikut :
lakukan perubahan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan, tombol BACK membatalkan perubahan. Jika anda ingin mencetak jenis keamanan aset, klik tombol PRINT, tampilannya akan seperti berikut:
12
Transaksi Penambahan Nilai Merupakan fasilitas untuk menambahkan nilai suatu aset. Misalnya aset yang telah mengalami perbaikan dan perawatan memiliki nilai yang bertambah dibanding sebelum dilakukan perbaikan dan perawatan.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink ID Penambahan Nilai maka akan muncul tampilan berikut :
13
lakukan perubahan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan, tombol DELTE untuk menghapus dan tombol BACK untuk membatalkan perubahan. Tombol CONFIRM dilakukan jika anda sudah yakin bahwa data yang anda input benar, karena jika anda telah melakukan CONFIRM maka anda tidak akan bisa merubah kembali dokumen ini. Jika anda ingin membuat transaksi penambahan nilai baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan dan pilih data yang sesuai pada combo kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik tombol BACK. Penyusutan Aset Merupakan fasilitas untuk melakukan penyusutan nilai suatu aset secara manual. Misalnya jika ada penyusutan khusus yang nilainya tidak sesuai dengan formula. Penyusutan yang sesuai dengan formula tidak perlu dilakukan karena akan dihitung oleh system secara otomatis.
14
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink ID Penyusutan (mis: ADB07000669) maka akan muncul tampilan berikut :
lakukan perubahan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan, tombol DELTE untuk menghapus dan tombol BACK untuk membatalkan perubahan. Tombol CONFIRM dilakukan jika anda sudah yakin bahwa data yang anda input benar, karena jika anda telah melakukan CONFIRM maka anda tidak akan bisa merubah kembali dokumen ini. Jika anda ingin membuat transaksi penyusutan manual baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan dan pilih data yang sesuai pada combo kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik tombol BACK. 15
Perubahan Fungsi Merupakan fasilitas untuk melakukan transaksi penjualan/pengalihan nilai suatu aset secara manual. Misalnya jika ada aset yang akan dijual atau diubah fungsikan sehingga aset yang lama nilainya akan berganti menjadi nilai aset yang baru.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink ID Penjualan (mis: ADI07000001) maka akan muncul tampilan berikut :
lakukan perubahan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan, tombol DELTE untuk menghapus dan tombol BACK untuk membatalkan perubahan. Tombol CONFIRM dilakukan jika anda sudah yakin bahwa data yang anda input benar, karena jika anda telah melakukan CONFIRM maka anda tidak akan bisa merubah kembali dokumen ini. Jika anda ingin membuat transaksi penjualan/pengalihan baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
16
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan dan pilih data yang sesuai pada combo kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik tombol BACK. Penghapusan Merupakan fasilitas untuk melakukan penghapusan nilai suatu aset dari pembukuan secara manual.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink ID Penghapusan (mis: AWO07000001) maka akan muncul tampilan berikut :
17
lakukan perubahan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan, tombol DELTE untuk menghapus dan tombol BACK untuk membatalkan perubahan. Tombol CONFIRM dilakukan jika anda sudah yakin bahwa data yang anda input benar, karena jika anda telah melakukan CONFIRM maka anda tidak akan bisa merubah kembali dokumen ini. Jika anda ingin membuat transaksi penghapusan manual baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan dan pilih data yang sesuai pada combo kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik tombol BACK. Reports (Laporan – Laporan) Asset Activities Reports (Laporan Aktivitas) Laporan tentang semua aktivitas transaksi yang dilakukan dan telah dilakukan proses tutup buku. 18
Laporan dapat dicetak berdasarkan parameter – parameter pada gambar berikut:
klik tombol PRINT PREVIEW untuk mencetak laporan ini.
Penghapusan Merupakan fasilitas untuk melakukan penghapusan nilai suatu aset dari pembukuan secara manual.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink ID Penghapusan (mis: AWO07000001) maka akan muncul tampilan berikut :
19
lakukan perubahan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan, tombol DELTE untuk menghapus dan tombol BACK untuk membatalkan perubahan. Tombol CONFIRM dilakukan jika anda sudah yakin bahwa data yang anda input benar, karena jika anda telah melakukan CONFIRM maka anda tidak akan bisa merubah kembali dokumen ini. Jika anda ingin membuat transaksi penghapusan manual baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan dan pilih data yang sesuai pada combo kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik tombol BACK. PINDAH Merupakan fasilitas untuk melakukan mutasi suatu aset dari pembukuan secara sistem. 20
Jika anda ingin melakukan mutasi, klik hyperlink new maka akan muncul tampilan berikut :
Untuk melakukan mutasi asset maka masukkan nama asset atau kode pada kotak biru dan klik verify kemudian pilih kode asset dan isi keterangan lainnya dan klik tombol SAVE untuk menyimpan. Pada tabel pindah di tempat tujuan akan muncul data asset yang dimutasikan dan klik Tombol CONFIRM untuk menerima data asset tersebut. ( untuk diketahui jika data belum di confirm maka asset akan tetap milik lokasi asal).
Asset Addition Listing (Penambahan Nilai) Laporan tentang semua aktivitas transaksi penambahan yang dilakukan baik dengan status active, Confirm, Deleted maupun Close (tutup buku). Laporan dapat dicetak berdasarkan parameter – parameter pada gambar berikut: 21
klik tombol PRINT PREVIEW untuk mencetak laporan ini.
Asset Depreciation Listing (Penyusutan) Laporan tentang semua aktivitas transaksi penyusutan yang dilakukan baik dengan status active, Confirm, Deleted maupun Close (tutup buku).
22
Laporan dapat dicetak berdasarkan parameter – parameter pada gambar berikut:
klik tombol PRINT PREVIEW untuk mencetak laporan ini.
Asset Disposal Listing (Penjualan/Pengalihan) Laporan tentang semua aktivitas transaksi penjualan/pengalihan yang dilakukan baik dengan status active, Confirm, Deleted maupun Close (tutup buku).
23
Laporan dapat dicetak berdasarkan parameter – parameter pada gambar berikut:
klik tombol PRINT PREVIEW untuk mencetak laporan ini.
Asset Register Details Reports (Detil Registrasi Aset) Laporan tentang semua aktivitas register baru yang dilakukan dengan status Close (tutup buku).
24
Laporan dapat dicetak berdasarkan parameter – parameter pada gambar berikut:
klik tombol PRINT PREVIEW untuk mencetak laporan ini.
Asset Register Summary Reports (Rekap Registrasi) Laporan tentang semua aktivitas register berdasarkan jenis klasifikasi atau grup yang dilakukan dengan status Close (tutup buku). Laporan dapat dicetak berdasarkan parameter – parameter pada gambar berikut:
25
klik tombol PRINT PREVIEW untuk mencetak laporan ini.
Asset Write Off Listing (Penghapusan Aset) Laporan tentang semua transaksi penghapusan aset yang dilakukan baik dengan status active, Confirm, Deleted maupun Close (tutup buku). Laporan dapat dicetak berdasarkan parameter – parameter pada gambar berikut:
26
klik tombol PRINT PREVIEW untuk mencetak laporan ini.
Daftar Penyusutan Inventaris Laporan akhir penyusutan inventaris yang formatnya telah dibakukan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.
27
Laporan akhir ini yang akan menjadi hasil akhir dari aplikasi Fixed Assets ini. Laporan dapat dicetak berdasarkan parameter – parameter pada gambar berikut:
klik tombol PRINT PREVIEW untuk mencetak laporan ini.
Cetak Stiker Pencetakan stiker dilakukan pada modul ini dengan terlebih dahulu memilih aset dengan cara klik tombol add disebelah kanan, dan kemudian pilih nama aset yang akan dicetak , setalah itu klik tombol PRINT untuk mencetaknya.
28
Month End (Perhitungan Bulanan) Generate Depreciation (Depresiasi Bulanan) Perhitungan ini dilakukan pada saat akan melakukan proses tutup buku akhir bulan atau akhir semester. Tombol generate digunakan untuk menghitung penyusutan secara otomatis Tombol confirm untuk melakukan tutup buku transaksi pada periode yang akan dilakukan confirm.
Yang perlu diperhatikan sebelum melakukan perhitungan: Backup database Tidak ada pengguna yang sedang menggunakan Pastikan metode dan parameter depresiasi telah benar Pastikan seting keamanan aset telah benar Month End Process (Proses Tutup Bulan) Melakukan updating saldo akhir dari tiap aset, dan mentuup periode bulan tersebut agar tidak dapat dilakukan perubahan.
29
Klik tombol PROCEED FOR MONTH END CLOSE
Yang perlu diperhatikan sebelum melakukan tutup bulan: Backup database Tidak ada pengguna yang sedang menggunakan Laporan – laporan yang diperlukan untuk cek terhadap transaksi pada periode ini telah dicetak. 4. Menu Administration Setup Location (Lokasi) Merupakan fasilitas untuk melihat lokasi cabang Perusahaan.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink Kode Lokasi maka akan muncul tampilan berikut :
30
lakukan perubahan kemudian klik tombol Save untuk menyimpan, tombol Delete untuk menghapus dan tombol Back untuk membatalkan perubahan. Jika anda ingin membuat lokasi baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan kemudian klik hyperlink SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik hyperlink CANCEL. Codes (Kode – Kode Umum) Merupakan fasilitas untuk melihat kode – kode umum yang digunakan di aplikasi Fixed Assets Perusahaan.
31
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink Edit maka akan muncul tampilan berikut :
32
lakukan perubahan kemudian klik hyperlink Save untuk menyimpan, hyperlink Delete untuk menghapus dan hyperlink Cancel untuk membatalkan perubahan. Jika anda ingin membuat lokasi baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan kemudian klik hyperlink SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik hyperlink CANCEL. Period Configuration(Konfigurasi Periode) Merupakan fasilitas untuk melihat konfigurasi periode perhitungan penyusutan aset.
33
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink Edit maka akan muncul tampilan berikut :
lakukan perubahan kemudian klik hyperlink Save untuk menyimpan, hyperlink Delete untuk menghapus dan hyperlink Cancel untuk membatalkan perubahan. Jika anda ingin membuat lokasi baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan kemudian klik hyperlink SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik hyperlink CANCEL. Groups Merupakan fasilitas untuk melihat nama – nama grup pengguna beserta hak aksesnya.
34
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink Kode Group maka akan muncul tampilan berikut :
lakukan perubahan kemudian klik tombol Save untuk menyimpan, tombol Delete untuk menghapus dan tombol Back untuk membatalkan perubahan. Jika anda ingin menambah hak akses pengguna untuk cabang yang baru klik tombol ADD maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
35
Jika anda ingin membuat grup baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
36
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik tombol BACK. Users Merupakan fasilitas untuk melihat nama – nama pengguna beserta hak aksesnya.
Jika anda ingin melakukan perubahan, klik hyperlink Kode User maka akan muncul tampilan berikut :
lakukan perubahan kemudian klik tombol Save untuk menyimpan, tombol Delete untuk menghapus dan tombol Back untuk membatalkan perubahan. Jika anda ingin membuat user baru klik tombol NEW, maka tampilan akan berubah menjadi :
37
Ketikan pada boxs kosong data yang anda inginkan kemudian klik tombol SAVE untuk menyimpan data baru dan jika anda ingin membatalkan klik tombol BACK. 5. Menu Others (Lain – Lain) Location Setting Merupakan fasilitas yang memungkinkan pengguna berpindah – pindah lokasi data berdasarkan cabang – cabangnya.
