FIT Financiële InformatieTool

FIT – Financiële InformatieTool.

1. Wat is FIT? 2. Plaatsing rapportage in FIT 2.1. Projectlijsten uit BaaN 2.2. (Project)bestanden geformeerd door Financiële Administratie 2.3. Rapportage van FED & AIV. 3. Autorisatie voor FIT 4. Toegang en gebruik FIT. 4.1. Aanloggen 4.2. Aanvragen vanuit FIT 4.3. Gebruik Uitvoer 4.4. Gebruik Downloads

FIT - Financiële InformatieTool

Page 1

1. Wat is FIT? FIT is bedoeld als informatiesysteem van financiële rapportage veelal uit of gebaseerd op de financiële applicatie BaaN. Het biedt de projectleider en budgetbeheerder de mogelijkheid om buiten het financiële systeem om (via een webbrowser) de stand van zaken m.b.t. hun project(en) te raadplegen. Het inloggen in FIT vindt plaats met het p-nummer en password zoals men ook gebruikt bij de rug-applicaties als planner en mail. De in FIT beschikbare rapportage komt uit 3 bronnen: 1. projectlijsten uit BaaN, aangevraagd vanuit BaaN of vanuit FIT. Aanvraag vanuit FIT is nog niet operationeel. 2. (project)bestanden geformeerd door de Financiële Administratie 3. rapportage van FED & AIV; deze overzichten kunnen rechtstreeks uit BaaN komen of zijn door FED/AIV aangemaakte bestanden. De door BaaN aangemaakte lijsten en door AC’s geformeerde projectbestanden zijn vooral bedoeld voor de projectleiders en budgetbeheerders. De rapportage vanuit FED en AIV is vooral voor de financiële administraties en betreft o.a. financiële verslaglegging en attentielijsten. De autorisatie om in FIT informatie op te vragen, is gebaseerd op projectnummer. Deze autorisatie wordt in BaaN vastgelegd. Voor elke medewerker of student die FIT-autorisatie nodig heeft, wordt in BaaN bij betreffende medewerkers- of studentnummer vastgelegd welke (reeks van) projectnummer(s) mag worden bekeken. Tevens wordt vastgelegd of de SPLdetail mag worden bekeken, dit betreft de detailgegevens van de maandelijkse boekingen in BaaN vanuit het salarisysteem.

2. Plaatsing rapportage in FIT. Zoals vermeld onder paragraaf 1 komt de FIT-rapportage uit 3 bronnen: - projectlijsten uit BaaN; zie paragraaf 2.1 - projectbestanden geformeerd door de Financiële Administratie zie paragraaf 2.2 - rapportage van FED & AIV; zie paragraaf 2.3.

2.1. Projectlijsten uit BaaN. De herkomst van deze uitvoer kan zijn: a. Uitvoer aangevraagd in BaaN door AC-medewerker b. Uitvoer aangemaakt door jobs die in BaaN draaien c. Uitvoer aangevraagd vanuit FIT; zie hiervoor verder paragraaf 4.2. Deze functie in momenteel nog niet operationeel. In FIT komen deze projectlijsten beschikbaar onder de tab ”Uitvoer”. Ad A. Uitvoer aangevraagd in BaaN door AC –medewerker . Een AC-medewerker kan, mits geautoriseerd, in BaaN een projectlijst draaien die vervolgens in FIT wordt geplaatst. Deze optie staat in het BaaN-menu onder: Project (Informatie), Rapportage Project en FIT-rapportage aanvragen. Zie onderstaan menudeel.


Page 2

Vraagt men via deze sessie een lijst aan dan komt het in FIT-beschikbaar. Men komt op onderstaand selectiescherm.

Dit scherm met het algemeen deel en het tweede scherm met diverse andere selecties is identiek aan het reguliere scherm voor aanvragen van projectrapportage. Na het invullen van de gewenste selectie(s) en “Doorgaan” krijg men dan ook de reguliere pop-up met de beschikbare lijsten waaruit men kan kiezen.


Page 3

De beschikbare lijsten verschilt wel met hetgeen men beschikbaar heeft bij de opties in Project voor “Diverse Saldi overzichten” en “Diverse transactie overzichten”. Dit komt omdat niet alle lijsten geschikt zijn (gemaakt) voor de FIT-applicatie. Zo zijn lijsten waarop meerdere projectnummers op één pagina staan niet geschikt voor de FIT-applicatie omdat de autorisatie is gebaseerd op projectnummer. Essentieel om een lijst beschikbaar te stellen voor FIT is daarom een (pagina)scheiding op basis van projectnummer. Na selectie van de gewenste lijst en gebruik van de Ok-knop wordt de lijst geformeerd, hetgeen bij sommige eenheden enige tijd kan duren. Als de lijst klaar is en naar FIT is gestuurd, krijgt men onderstaande melding.

Nadat een rapport in BaaN is gedraaid, is het ook direct beschikbaar in FIT. Als een lijst wordt aangevraagd inclusief de SPL-detailgegevens dan hebben medewerkers die niet zijn geautoriseerd voor SPL-detail geen toegang tot deze lijst. Dient een lijst beschikbaar te komen voor medewerkers die toegang hebben tot SPL-detail maar ook voor medewerkers niet geen toegang hebben tot SPL-detail dan dient men betreffende lijst twee keer te draaien; met en zonder SPL. Bij de selectie van projectnummers hoeft men geen rekening te houden met hetgeen men voor FIT wil autoriseren voor de medewerkers. Welke reeks van projecten er ook is aangevraagd, diegene die FIT gebruikt, krijgt alleen de gegevens van die projecten binnen de aangevraagde reeks te zien waarvoor men is geautoriseerd. Ad. B. Uitvoer aangemaakt door jobs die in BaaN draaien. Lijsten die dagelijks voor de FIT-applicatie dienen te draaien, kan men doorgeven aan AIV/Applicatiebeheer BaaN. Voorwaarde voor deze automatisch te draaien lijsten is wel dat de selectiewaarden “vast” zijn; in principe maximaal 1 keer per jaar een andere selectie (wijziging jaartal). Dus geen lijsten waarbij elke maand de periodeselectie moet wijzigen, deze lijsten dient men zelf te draaien; zie “ad A”. De aanvraag voor automatisch laten draaien via mail richten aan [email protected] en bij deze aanvraag de invulling van de selectievelden aangeven. Dit betreft de selectievelden die men zelf ook dient in te vullen als men een saldi- of mutatielijst uit Project aanvraagt. Dus voor welke periode moet betreffende lijst draaien, voor welke serie projectnummers, welke structuurdelen, SPL-detail Ja of Nee, etc. Deze lijsten worden dan in een job geplaatst die elke dag draait. Wijzigingen in lijsten die men door AIV/Applicatiebeheer BaaN in een job heeft laten plaatsen dient men natuurlijk ook door te geven, zoals een andere selectie bij jaarovergang, maar ook doorgeven als een lijst niet meer wordt gebruikt.


Page 4

Ad. C. Uitvoer aangevraagd vanuit FIT; zie hieroor verder paragraaf 4.2. Met deze optie kunnen personen die geen toegang hebben tot de BaaNapplicatie projectlijsten aanvragen uit BaaN. De optie zit binnen de FITapplicatie en wordt beschreven in pragraaf 4.2. Deze optie is momenteel nog niet operationeel.

2.2. (Project)bestanden geformeerd door Financiële Administratie. Diverse eenheden vullen BaaN-lijsten aan met bijvoorbeeld personeelsgegevens en sturen vervolgens betreffende rapportages naar de projectleiders en budgetbeheerders. Deze eigen rapportage kan ook via FIT worden verspreid door deze bestanden te plaatsen op het gebied: y:\Staff\bur\Baanlijsten\xxx\ “xxx” is het BaaN-bedrijf. Omdat de FIT-autorisatie is gebaseerd op projectnummer moet de bestandsnaam bestaan uit een projectnummer. Men kan dit aanvullen met een naam, deze naam dan zonder spatie(s) direct achter het projectnummer. Bijvoorbeeld: 190123456 of 190123456Testrapport. Verder moet men een reguliere extensie te gebruiken, bijvoorbeeld: txt, pdf of xlsx. Men kan dus pdf- en excel-bestanden plaatsen die als pdf- c.q. excelbestand in FIT kunnen worden opgevraagd of gedownload. Indien iemand autorisatie dient te krijgen om bestanden op betreffende ygebied te plaatsen dan moet dit verzoek door het hoofd van de administratieve eenheid aan AIV/applicatiebeheer BaaN worden gemaild ([email protected]). Na plaatsing op betreffende Y-gebied wordt het volgende ochtend in FIT geplaatst. In FIT staat deze uitvoer onder de tab ”Downloads”. Elke wijziging op betreffende y-gebied werkt dus de volgende dag door in FIT. Dit geldt niet alleen voor wijzigingen in bestaande bestanden en nieuwe bestanden maar ook voor verwijderingen. Als men vandaag op het y-gebied een bestand verwijdert dan is het de volgende dag niet meer beschikbaar in FIT. Voor codering van deze bestanden is het niet noodzakelijk om uit te gaan van aanwezige projectnummers. Er zijn ook andere coderingen mogelijk om bestanden te verspreiden die niet projectnummer gerelateerd zijn. Bijvoorbeeld personeelsinformatie zoals een codering xxxPAR100 waarbij PAR duidt op Personeel ArbeidsRelatie, “xxx”” is het BaaN-bedrijfsnummer. Deze afwijkende codering bestaat dus uit het BaaN-bedrijfsnummer, dan 3 posities voor de soort van informatie en nog een volgnummer van 3 posities. Afwijkende codering (geen projectnummering ) in overleg met AIV/Applicatiebeheer-BaaN zodat op RUG-niveau op dit gebied eenduidig wordt gecodeerd. Autorisatie van deze aparte coderingen gaat op dezelfde wijze als bestaande projectnummers, alleen dan gebaseerd op “fake-projectnummers”. Zie hoofdstuk 3 voor autorisatie.


Page 5

2.3. Rapportage van FED & AIV. Deze overzichten kunnen rechtstreeks uit BaaN komen of door FED of AIV naar FIT worden gestuurd via het y-gebied zoals beschreven in voorgaande paragraaf. Vanuit FED zullen hier enerzijds uit BaaN rapporten worden geplaatst die de eenheden nodig hebben voor rapportage, zoals de verplichte jaarlijsten. Anderzijds betreft het door de FED aangemaakte financiële rapportage. Vanuit AIV zal het vooral gaan om signaallijsten of gegevens die nodig zijn voor andere applicaties. Verder kunnen via deze route ook bestanden ter beschikking worden gesteld die betrekking hebben op de accountant (PWC). De naamgeving van deze rapportage bestaat uit het bedrijfsnummer in BaaN, FED, AIV of PWV, volgnummer van 3 cijfers en naam. Bijvoorbeeld: 141AIV100Probleemfacturen of 141FED200Ouderdomsanalyse. In FIT is deze uitvoer beschikbaar onder de tab ”Downloads”.

3. Autorisatie voor FIT. De autorisatie voor gebruik van FIT wordt geregeld in BaaN. Men geeft per medewerker of student aan voor welke (reeks) van projectnummers men is geautoriseerd. Ook wordt daarbij aangeven of de medewerker wel of niet gemachtigd is om de SPL-gegevens gedetailleerd te mogen bekijken. Op basis van deze autorisatie kan een medewerker alleen de projecten bekijken en downloaden waarvoor men is geautoriseerd, ook al benadert men in FIT een lijst waarin alle projectnummers zijn opgenomen. Echter, indien men niet is gemachtigd om SPL-detail te bekijken, heeft men geen toegang tot een lijst die is gedraaid met SPL-detail gegevens. Behalve medewerkers kan men dus ook studenten autoriseren, men hanteert dan het complete studentennummer, inclusief “s”. Het autoriseren van medewerkers vindt in BaaN plaats op het scherm “FIT Medewerker autorisaties muteren”. Deze optie staat onder het proces Fit autorisatie (muteren), zie volgend scherm.


Page 6

Voor opzoeken, opvoeren, wijzigen en verwijderen van autorisaties gelden de reguliere BaaN-commando’s: - Ctrl+F; opzoeken geautoriseerde medewerker of student. - Ctrl+Insert; opvoeren nieuwe geautoriseerde medewerker of student - Ctrl+N; opvoeren nieuwe (reeks) projectnummers - Ctrl+S opslaan - Ctrl+L opslaan en afsluiten - Etc. Behalve de genoemde toetsen kan men natuurlijk ook de betreffende icoontjes in de kop of op regelniveau gebruiken. Op het scherm staan de volgende gegevens. Medewerker, het medewerkersnummer of studentnummer van diegene die geautoriseerd is voor FIT. Bij studenten eerst een “s” en vervolgens het nummer, bij medewerkers alleen het nummer. Als het vakje “Toegang SPL gegevens” is aangevinkt dan is betreffende medewerker geautoriseerd om in FIT de gedetailleerde boekingen te bekijken die vanuit het salarissysteem zijn aangemaakt. Als dit niet is aangevinkt heeft betreffende medewerker of student geen toegang tot een lijst in FIT waarin SPL-detail is opgenomen. In de detailregels kan men de (reeks) projectnummers opgeven in “Project van” en “Project tot” waarvoor medewerker of student wordt geautoriseerd om FIT informatie te bekijken. Autorisatie toevoegen. Door Ctrl+Insert voegt men een nieuwe medewerker/student toe aan de FITautorisatie. Men kan ook zoomen naar de medewerkerstabel en hierin een keuze maken. Bij aanwezige medewerkers bij betreffende faculteit/eenheid wordt ook de naam van de medewerker gepresenteerd. Men kan echter ook medewerkersnummers invoeren die niet aanwezig zijn in betreffende faculteit/eenheid alsmede studentnummers (met “s”). In deze situatie kan er natuurlijk geen naam worden weergegeven. In de kop van dit scherm kan men vervolgens ook aanvinken of betreffende persoon toegang mag hebben tot de SPL-gegevens. Deze SPL-gegevens hebben betrekking op de detail personeelskosten zoals die vanuit het salarissysteem in BaaN worden ingeladen.

Nadat de kopregels zijn toegevoegd gaat men d.m.v. Ctrl+N de regels toevoegen waarin men d.m.v. project(reeks) aangeeft welke projecten de persoon in FIT mag bekijken.


Page 7

Ook hier een zoomfunctie waarin men naar de tabel gaat met de bij betreffende faculteit/eenheid aanwezige projecten. Als een project aanwezig is, wordt de naamgeving op het scherm weergegeven. Men kan echter ook niet-aanwezige projectcoderingen invoeren, dan is er natuurlijk geen weergave van de naam. Niet aanwezige projectcoderingen worden gebruik voor autorisatie van bestanden die door de Financiële Administratie of FED/AIV op FIT worden geplaatst; zie paragraaf 2.2 respectievelijk 2.3 Als men iemand wil autoriseren voor alle FED-lijsten geeft men dus op xxxFED000 t/m xxx FED999, waarbij “xxx” het eigen bedrijfsnummer is.

Door de opdrachten Ctrl+S en Ctrl+L kan men opslaan, respectievelijk opslaan en afsluiten. Autorisaties wijzigen en/of verwijderen. Wijzigen kan men alleen toepassen in het veld “Project tot”. Als men het eerste veld, “project van”, wil wijzigen dan dient men dus deze regel te verwijderen en een nieuwe regel op te voeren. Als men een regel wil verwijderen dan gaat men betreffende regel markeren en kiest voor de verwijderfunctie Ctrl+Delete, men krijgt vervolgens nog onderstaande pop-up scherm waarmee men de verwijdering Ja (of Nee) dient te bevestigen.

Na verwijdering krijgt men onderstaand signaal.


Page 8

Medewerker verwijderen. Wil men een medewerker en alle bijbehorende autorisaties verwijderen dan dient men eerst alle autorisatieregels te verwijderen door alle regels te markeren (Ctrl+A) en vervolgens verwijderen (Ctrl+Delete). Vervolgens dient men in het kop van het scherm het symbool toe te passen, men krijgt dan onderstaande pop-up scherm met de vraag of men inderdaad deze autorisaties wil verwijderen.

Kiest men voor “Ja” dan is betreffende medewerker/student verwijderd uit de autorisatietabel voor FIT. Printen. Door Ctrl+P kan men een overzicht printen van de FIT-autorisaties. Men krijgt dan onderstaand scherm waar men de te selecteren medewerkers en studenten kan opgegeven.

Men krijgt vervolgens een lijst met onderstaande layout.


Page 9

4. Toegang en gebruik FIT. 4.1 Aanloggen Indien men in de financiële applicatie BaaN voor project(reeksen) is geautoriseerd voor FIT kan men gebruik maken van de FIT-applicatie. De FIT-applicatie staat op het menu van het Gemeenschappelijk Administratief Intranet (GAI): www.rug.nl/gai Hiervoor is niet nodig dat men is geautoriseerd voor administratieve applicaties, ook heeft men geen token (VPN-verbinding) nodig. Onder “Inloggen” staat FIT, zie onderstaand scherm.

Het is geen voorwaarde om de FIT-applicatie op bovenstaande wijze te benaderen. Men kan deze webapplicatie ook direct benaderen door gebruik van het internetadres: https://gaiisap1.rcbiv.rug.nl/typo3/fit. Na aanklikken FIT op het GAI-scherm of direct gebruik van betreffende internetadres komt men op onderstaand aanlogscherm.

Onder “Over FIT” staat een beknopte uitleg over de FIT-applicatie.


Page 10

De aanlogcode (P-nummer of S-nummer ) en Wachtwoord zijn gelijk aan hetgeen men gebruikt voor de standaard RUG-applicaties als Agenda en Mail. Men komt vervolgens op onderstaand scherm.

In de “rode balk” en aan de zijkant staan de opties: Aanvragen: Deze optie is nog niet operationeel. D.m.v. deze optie kan iemand een lijst aanvragen uit het BaaN-systeem. Deze optie is voor diegenen die geen BaaN-toegang hebben en via deze optie kan men zelf toch lijsten uit het BaaN-systeem aanvragen. Zie paragraaf 4.2. voor verder uitleg. Uitvoer: Onder deze optie staan de projectlijsten die in BaaN zijn aangemaakt. Zie paragraaf 2.1 voor deze aanvraagfunctie in de BaaN-applicatie. Voor gebruik van deze optie zie paragraaf 4.3. Downloads: Onder deze optie staan diverse lijsten/bestanden die door de financiële administratie, FED of AIV zijn aangemaakt. Zie paragraaf 2.2 en 2.3 voor het proces van deze rapportage naar FIT. Voor gebruik van deze optie zie paragraaf 4.4. Admin. Met deze optie kan men de bedrijf- en projectnummers opvragen waarvoor men is geautoriseerd. Door aanklikken “autorisaties opvragen” krijgt men onderstaand scherm met weergave van de autorisaties zoals die in BaaN zijn vastgelegd voor de bedrijfsnummer in BaaN, wel of geen toegang tot SPL-detail (salarisgegevens) en projectnummers.

Over FIT: een beknopte uitleg over de FIT-applicatie.


Page 11

4.2 Aanvragen vanuit FIT (deze optie is nog niet operationeel). Aangezien deze optie nog niet operationeel is, is onderstaande documentatie gebaseerd op situatie in testfase. In FIT kunnen medewerkers die geen toegang hebben tot BaaN toch projectlijsten aanvragen. Onder de tab Uitvoer staat het aanvraagscherm met diverse selectiemogelijkheden, zie onderstaand scherm.

Door middel van enkele selectievelden kan men selecteren welke gegevens men wil aanvragen. Men kan selecteren op (reeks van)Projectnummer, structuurdeel en Periode. De periode betreft de de boekingsjaar en maand die in de financiële applicatie BaaN is gebruikt. Vervolgens kan men aangeven of men SPL-detail gegevens wil hebben of niet. De SPL-detail betreft de detailboekingen m.b.t. salarisgegevens vanuit het salarissysteem. Het op “Ja” zetten van SPL-detail is alleen zinvol als men ook bevoegd is om deze gegevens op te vragen. Onder de tabblad “Admin” kan men autorisaties opvragen en bekijken of men SPL-detail mag opvragen. Vraagt men een lijst aan inclusief SPL-detail en men is hiervoor niet geautoriseerd dan ook men ook geen toegang tot de gehele lijst als deze in FIT te beschikking komt. Onder “Uitvoeren” kan men aangeven of deze aanvraag direct moet worden uitgevoerd of in een later stadium dient te draaien. Verder nog de optie om betreffende aanvraag wekelijks of maandelijs te herhalen. Nadat men de aanvraag heeft gedaan, wordt deze in BaaN in verwerking gezet en later in FIT geplaatst. Op bovenstaand scherm kan men alles van een bepaalde eenheid aanvragen, hier is geen controle op autorisatie. Deze autorisatie geldt natuurlijk wel als de lijst in FIT wordt geplaatst. Men kan dus wel meer aanvragen dan geautoriseerd maar dit leidt niet tot meer mogelijkheden om te e.e.a. te bekijken. Voor de voortgang van de aanvraag is het echter wel van belang om de selectie zo beperkt mogelijk te houden. Vraagt men “alles” aan dan is de kans aanwezig dat de lijst niet direct kan worden gedraaid en pas de volgende dag in FIT wordt geplaatst.


Page 12

4.3 Gebruik Uitvoer. Bij deze optie komt men op onderstaand scherm.

Onder deze optie staat uitvoer die is aangemaakt zoals beschreven in paragraaf 2.1, het betreft projectlijsten aanmaakt in de BaaN-applicatie. De lijsten zijn gerangschikt per bedrijfsnummer zoals ingedeeld in de financiële applicatie BaaN. Men ziet alleen de bedrijfsnummers waarvoor men in BaaN FIT-autorisaties heeft gekregen en daaronder de beschikbare lijsten.

De kolomindeling is als volgt: Datum: Datum waarop de lijst is aangemaakt. Rapport: De rapportcode en naam vanuit de financiële applicatie BaaN. Pag.: Het totaal aantal pagina’s van betreffende lijst. Download. Diverse opties voor bekijken/download van betreffende lijst. In de regel van een lijst staan onderstaande symbolen.


Page 13

Deze symbolen hebben de volgende werking: Men krijgt onderstaande pop-up met meer gegevens over de lijst.

SPL. Door “Ja” of “Nee” wordt aangegeven of betreffende rapport detailgegevens bevat van SPL (salariskosten). Iemand die niet voor SPL is geautoriseerd, kan dan geen informatie uit dit rapport bekijken ook al staan er projectnummers is waarvoor hij/zij wel is geautoriseerd. Aanvrager: Hier staat “BaaN Beheer” of de naam van een medewerker. Bij “BaaN Beheer” betreft het lijsten die door AIV/Beheer op verzoek van de financiële administratie elke dag automatisch wordt gedraaid. Staat hier de naam van een medewerker dat betreft het een door betreffende medewerker gedraaide lijst voor FIT. Tijdstip Baan: Datum/tijd waarop de lijst in BaaN heeft gedraaid. Tijdstip FIT: Datum/tijd waarop de lijst in FIT is geplaatst. Aantal pagina’s: Het totaal aantal pagina’s van de volledige lijst. Men krijgt echter alleen de pagina’s met projecten ter beschikking waarvoor men is geautoriseerd, hetgeen dus minder kan zijn dan hier gepresenteerde aantal pagina’s. Door te klikken op het “gele vlak” of verdwijnt deze pop-up. Met onderstaande opties kunnen lijsten worden bekeken en bewaard. Binnen betreffende lijst krijgt men alleen de beschikking over de projectnummer(s) waarvoor men is geautoriseerd. De autorisatie voor FIT wordt beheerd door de Financiële Administratie. Binnen Fit wordt betreffende lijst gepresenteerd. Hierbinnen krijgt men ook onderstaande opties voor pdf, etc. Men krijgt pop-up voor “Open” of “Save” van betreffende lijst in PDF-formaat. Men krijgt pop-up voor “Open” of “Save” van betreffende lijst in TXT-formaat Men krijgt pop-up voor “Open” of “Save” van betreffende lijst in Excel. In Excel dient men nog wel een kolom-indeling te maken. Men krijgt pop-up voor “Open” of “Save” van betreffende lijst in Word-formaat


Page 14

Met onderstaande opties kan men de lijst bewaren, verwijderen of een extra naamgeving/tekst toevoegen. Deze opties kunnen echter alleen worden toegepast door de persoon die betreffende lijst heeft aangevraagd. Ten aanzien van lijsten die automatisch draaien (aanvrager: Baan Beheer) dient men voor uitvoeren van een van onderstaande opties een mail te sturen naar [email protected] Lijsten worden overschreven door nieuwe FIT-aanvragen met dezelfde aanvrager & lijst. Door de optie van “op slot zetten” kan men voorkomen dat een lijst wordt overschreven. Is een lijst “op slot” dan de lijst hiervan worden afgehaald door ook op de icoon te klikken. Met deze optie wordt betreffende lijst verwijderd. Men krijgt dan een pop-up om de verwijdering te bevestigen of te “cancelen”. Door aanklikken van dit icoontje komt men op onderstaand scherm waarop men extra tekst kan invoeren of wijzigen

Na invoeren (nieuwe) tekst in het tekstblok wordt na “Opslaan” de (gewijzigde) tekst toegevoegd.


Page 15

4.4 Gebruik Downloads Onder de in de vorige paragraaf behandelde “Uitvoer” staan alleen standaard projectlijsten uit BaaN. Onder “Downloads” kunnen andere BaaN-lijsten worden geplaatst maar ook andere rapportage. Hieronder staan bijvoorbeeld: - door de Financiële Administratie gemaakte rapportage, vaak betreft dit financiële informatie aangevuld met bijv. personele informatie - door AIV gedraaide lijsten uit BaaN; niet zijnde projectlijsten - door FED gemaakte maand- en jaar rapporten. Het proces voor plaatsing van deze bestanden staan beschreven in de paragraaf 2.2 en 2.3. Terwijl de doelgroep voor “Uitvoer” bijna altijd projectleiders en budgetbeheerders zijn, is dit voor “Downloads” uitgebreider en bevat o.a. relevante informatie voor medewerkers van de Financiële Administratie. Bij aanklikken “Downloads” komt men op onderstaande scherm.

Men ziet alleen de bedrijfsnummers en bestanden waarvoor men bevoegd is. De kop van het scherm bestaat uit onderstaande opties.

Door onderstaande opties kunnen alle getoonde bestanden worden geselecteerd en gedeselecteerd voor downloaden.

Betreffende opties zijn ook per bedrijf beschikbaar. Men kan dus selecteren en deselecteren voor alle bedrijven waartoe men bevoegd is of per bedrijf. Men kan de te downloaden bestanden ook selecteren door aanvinken van het vakje vóór de bestandsgegevens.


Page 16

Onder de optie “Toon” kan men aangeven of men alle bestanden wil zien of alleen de bestanden met naamgeving AIV, FED of PWC.

De naamgeving AIV etc. heeft dan betrekking op de eerste 3 tekens van de naamgeving in de kolom “Project”. De downloads zijn gerangschikt per bedrijfsnummer zoals ingedeeld in de financiële applicatie BaaN. De kolomindeling is als volgt:

De kolomindeling is als volgt: Door gebruik van deze twee icoontjes kan men alle bestanden binnen betreffende bedrijfsnummer selecteren, respectievelijk deselecteren voor het downloaden. Project. De codering van het bestand. Dit is een bestaand projectnummer of een “fake-projectnummer” voor informatie die niet projectgebonden is. Omschrijving. De omschrijving van het bestand. Grootte. De bestandsgrootte. Datum. Bij bestanden die rechtstreeks vanuit BaaN komen is dit datum/tijd van plaatsing in FIT. Normaliter zijn deze rapporten de vorige avond gedraaid. Bij bestanden die niet (rechtstreeks) uit BaaN komen is dit datum/tijd van het klaarzetten van deze bestanden voor FIT. Download. Het icoontje dat hier staat geeft de extensie weer van betreffende bestand, bijvoorbeeld pdf-of excel-bestand. Door te klikken op de naam in de kolom Omschrijving of het icoontje in de kolom Dowload kan men betreffende bestand openen of bewaren. Het bestand wordt dan geopend of bewaard in de vorm (extensie) waarin het ook op FIT is opgeslagen. Door de optie worden alle geselecteerde bestanden gedownload. Men krijgt dan een pop-up waarmee men de bestanden kan openen of opslaan. Als men meerdere bestanden gaat opslaan dan worden ze op betreffende gebied geplaatst is een “zip-folder” zie onderstaand voorbeeld. De naamgeving van de folder bestaat dan uit: fit_”medewerkersnummer”_”datum”_”tijd”. De naamgeving van de bestanden in deze folder of als men 1 bestand download is gelijk aan de naamgeving in FIT, zijnde: “bedrijfsnummer”, “code in kolom Project” en “naam in kolom Omschrijving”. De extensie is gelijk aan extensie in FIT.


Page 17

FIT Financiële InformatieTool

Recommend Documents