Finanční aspekty akcí Marie Skłodowska Curie
9. dubna 2015, České Budějovice
Milena Lojková
NCP pro finanční otázky H2020
Základní dokumenty
Pravidla účasti v H2020 Modelové grantové dohody Anotovaná modelová grantová dohoda Pracovní programy Výzvy (Průvodce pro žadatele)
Odkaz: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html
Finanční pravidla MSC - základní principy
• Grant EU pokrývá 100%* způsobilých nákladů projektu • Příspěvek EU je vyplácen formou jednotkových nákladů Obecná kritéria způsobilosti: Jednotky musí být využity v době trvání projektu Využití jednotek musí být nezbytné pro realizaci projektu Počet využitých jednotek musí být identifikovatelný, ověřitelný a zdokumentovaný
• Základní rozpočtové kategorie: –
Náklady učené zaměstnaným/vyslaným pracovníkům
–
Institucionální náklady (tj. náklady hostitelské organizace)
* výjimka: COFUND 50%
3
Finanční příspěvek EU
Tabulka 1: Výše měsíčních příspěvků vycházející z pracovního programu MSCA 2014-2015
Jednotkové náklady výzkumného pracovníka/personálu (osoba/měsíc, EUR) Typ akce MSC
Living allowance
Mobility allowance
ITN 3 110* 600 IF 4 650* 600 RISE x x COFUND ESR 3710 x 5250 ER *upraveno korekčním koeficientem
Jednotkové náklady instituce (osoba/měsíc, EUR) Research, training and ManageIndirect networking ment costs costs
Family allowance
Top-up allowance
500 500 x
x x 2 000
1 800 800 1 800
x
x
x
1 200 650 700 650
x
Náklady na výzkumné pracovníky Specifika ITN, IF • Příspěvek na mzdu (Living Allowance) – Příspěvek představuje hrubou částku v eurech na měsíc na pokrytí mzdy výzkumníka, odvodů (sociální a zdravotní pojištění) a daní (podle národní legislativy). Čistá částka vyplacená výzkumníkovi je nižší s ohledem na výši odvodů a daní. – Příspěvek se násobí korekčním koeficientem dané země uvedené v pracovním programu. – IF+ITN: v případě vyslání (secondment) do EU MS/AC se korekční koeficient nemění; – IF: u out-going fáze GF se aplikuje korekční koeficient třetí země
• Příspěvek na mobilitu (Mobility Allowance) – Kromě příspěvku na mzdu náleží výzkumníkovi také příspěvek na náklady vzniklé v souvislosti s přesuny pracovníka (např. cestovné a ubytování). Výplata ve mzdě nebo alternativně např. „oproti dokladům“.
• Příspěvek na rodinu (Family Allowance) – Náleží pouze výzkumníkům s rodinnými závazky. Rodina je definována jako osoby spojené s výzkumníkem (i) sňatkem, (ii) vztah s ekvivalentním statusem jako sňatek, (iii) závislé děti, které jsou v péči výzkumníka. Výplata ve mzdě nebo alternativně např. „oproti dokladům“. 5
Pracovní podmínky (čl. 32 MGA) - specifika ITN, IF • Povinnosti příjemce – Uzavřít pracovní smlouvu s výzkumným pracovníkem, která plně pokrývá jeho zdravotní a sociální zabezpečení. Výjimka: stipendium s minimálním sociálním zabezpečením (snížení na 50%). – Zaměstnat výzkumného pracovníka plný úvazek. Výjimka: může být udělena výhradně na základě rodinných nebo osobních (nikoliv však pracovních) důvodů. – Vyplácet výzkumnému pracovníkovi příspěvky na mzdu, mobilitu a rodinu v plné výši. –…
• Povinnosti výzkumníka – Nepobírat (za aktivity vykonávané v rámci projektu) jiné příjmy než ty, které mu vyplácí příjemce nebo jiný subjekt zmíněný v GA. – Věnovat se výhradně projektu. Případné doplňkové aktivity musí být předem naplánovány v GA a nesmí ohrozit realizaci projektu. –… 6
Náklady na výzkumné pracovníky - Specifika RISE, COFUND RISE – Projekty jsou realizovány výhradně formou vyslání (secondments) – Před vysláním musí pracovníci minimálně 6 měsíců pracovat na výzkumných a inovačních aktivitách v prostorách příjemce nebo partnerské organizace. – Během vyslání se musí pracovníci věnovat celým svým úvazkem projektu.
• Příspěvek EU – Měsíční výše příspěvku je zakotvena v pracovním programu a pokrývá náklady na cestovné, ubytování a pobyt pracovníka během vyslání. – Příjemce je během vyslání povinen pokračovat ve vyplácení mzdy výzkumníkovi v souladu s jeho pracovní smlouvou.
COFUND • Příspěvek pokrývá 50% mzdy výzkumníka 7
Institucionální náklady
příspěvky spravované příjemcem odvíjí se od počtu spotřebovaných jednotek (tj. od počtu měsíců, které výzkumný pracovník skutečně strávil na projektu)
• Příspěvek na výzkum, školení a networking (ITN, IF, RISE) – Pokrývá aktivity přispívající k rozvoji kariéry výzkumného pracovníka a výdaje na výzkum.
• Příspěvek na management a nepřímé náklady (ITN, IF, RISE) – Může být dále přerozdělen mezi partnery dle interní dohody mezi partnery/partnerskými organizacemi
• Příspěvek na management (COFUND) – Pouze náklady související s řízením projektu 8
Specifika institutu „vyslání“
9
Vyslání pracovníků (Secondments) - ITN, IF, RISE • Předpokladem vyslání je uzavření/existence pracovněprávního vztahu - tj. pracovník zůstává zaměstnán vysílající organizací, která mu vyplácí mzdu (a případně další příslušející příspěvky). • Aspekty a povinnosti související s vysláním – Sociální zabezpečení • EU/EHP, Švýcarsko (Formulář A1 a Evropský zdravotní průkaz) • Třetí země (bilaterální smlouvy o sociálním zabezpečení)
– Daň z příjmů • Viz smlouvy o zamezení dvojího zdanění
– Vyplácení cestovních náhrad • Zákoník práce
– Další povinnosti 10
Sestavení rozpočtu
11
Sestavení rozpočtu • Kalkulace rozpočtu probíhá automaticky, z údajů uvedených v části A projektového návrhu při podávání návrhu projektu (součet dílčích příspěvků). • Pokud bude projekt vybrán pro financování nebude možné dodatečně navýšit příspěvek EU. V okamžiku podávání projektového návrhu věnovat pozornost informacím uvedeným v části A projektového návrhu.
Příspěvek na rodinu • IF: Příjemce má povinnost zkontrolovat rodinný stav výzkumníka k datu uzávěrky výzvy. • ITN: Vzhledem k tomu, že nelze předem s jistotou odhadnout rodinný stav výzkumníka v době přijetí na projekt, používá REA k určení výše financování průměrný výpočet.
12
Příklad výpočtu rozpočtu (IF, European Fellowship) Francouzský výzkumník bez rodiny, který získal titul PhD ve Francii 15. června 2014 podává společně s univerzitou v Německu projektový návrh (24-měsíční stáž). V posledních 3 letech pobýval v výzkumník po dobu 5 měsíců v Německu. V rámci projektu je naplánována 2-měsíční stáž u průmyslové partnerské organizace v Irsku.
• Výpočet rozpočtu:
1) 2) 3) 4) 5)
– celková doby trvání projektu (24 měsíců) – sídlo hostitelské instituce (Německo) Příspěvek na mzdu: € 4,650 x 24 x 98,8% (DE CCC) = € 110 260.80 Příspěvek na mobilitu: € 600 x 24= € 14,400 Příspěvek na rodinu: N/A Náklady na výzkum, školení a networking: €800 x 24 = € 19,200 Náklady na management a nepřímé náklady: € 650 x 24= € 15,600
• Maximální příspěvek EU: € 110,260.80 + 14,400 + 19,200 + 15,600 = € 159,460.80
13
Příklad výpočtu rozpočtu (IF, Global Fellowship) Čínský výzkumník získal titul PhD v květnu 2008 ve Francii a od 16. května 2008 byl zaměstnán na plný úvazek polskou univerzitou. Výzkumník žádá o GF s 24-měsíční výjezdovou fází na univerzitě v USA a s 12-měsíční povinnou návratovou fází ve Španělsku. Během návratové fáze je naplánována 3-měsíční stáž u MSP v Portugalsku. Výzkumník má rodinu. • Celková doba trvání projektu: 36 měsíců – Výjezdová fáze (outgoing phase) = 24 měsíců v USA – Návratová fáze (return phase) = 12 měsíců ve Španělsku 1) Příspěvek na mzdu: € (4,650 x 24 x US CCC) + (4,650 x 12 x ES CCC) = € (4,650 x 24 x 99.4%) + (4,650 x 12 x 97.6%) = € 165,391.2 2) Příspěvek na mobilitu: € 600 x 36=€ 21,600 3) Příspěvek na rodinu: € 500 x 36=€ 18,000 4) Náklady na výzkum, školení a networking: € 800 x 36=€ 28,800 5) Náklady na management a nepřímé náklady: € 650 x 36=€ 23,400 • Maximální příspěvek EU =€ 165,391.2 + 21,600 + 18,000 + 28,800 + 23,400 = € 257,191.2 14
Platby v projektech
15
Zálohová platba (pre-financing) • Vyplacena příjemci/koordinátorovi do 30 dnů od vstupu GA v platnost • Výše zálohové platby je stanovena v GA • 5% celkového příspěvku EU je automaticky odvedeno do Garančního fondu
Průběžné platby (interim payments) • Na konci každého vykazovaného období REA vyhodnotí a schválí průběžnou zprávu (vč. finančního výkazu) a během 90 dní od jejího přijetí vyplatí odpovídající částku. • Celková výše průběžných plateb sečtená se zálohovou platbou bude omezena do výše 90 % maximálního příspěvku EU: 10 % zádržné
Platba zůstatku (payment of balance) • Odpovídající částka za poslední vykazované období plus všechna potřebná vyrovnání
16
Směnný kurz • Pro účely finančního vykazování – Průměr denních kurzů ECB za dané vykazované období – K výpočtu mohou příjemci využít on-line nástroj dostupný na stránkách ECB: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
• V pracovní smlouvě s výzkumným pracovníkem – Za účelem snadnější implementace a eliminace kurzových ztrát je možné v pracovní smlouvě stanovit konzervativnější směnný kurz a na konci vykazovaného provést korektivní platbu, tak aby nevznikly nedoplatky vůči výzkumníkovi.
17
Kontroly a audity
18
Na co myslet při auditech/kontrolách • Audit prvního stupně – Osvědčení o finančních výkazech (CFS) se v projektech MSCA nepředkládá (vzhledem k formě nákladů)
• Audit druhého stupně – příjemce musí být v případě auditu schopen doložit, že správně vykázal počet člověko-měsíců a že výzkumníkovi plně vyplatil příspěvky, které mu náleží. – Kontrolované dokumenty Pracovní smlouva či její ekvivalent Dokumenty stvrzující zkušenosti a tudíž i způsobilost výzkumného pracovníka (např. CV, kopie diplomů) Záznamy potvrzující zapojení do projektu (např. laboratorní deníky, vědecké články a publikace) Dokumenty prokazující soulad s čl. 32 MGA (pracovní podmínky) Výplatní pásky zaměstnance, doklady o zaplaceném sociálním a zdravotním pojištění, apod. – Archivace dokumentů: minimálně 5 let od vyplacení zůstatku (pro granty do 60 000 EUR 3 roky) 19
www.tc.cz www.fp7.cz www.h2020.cz
Finanční dotazy:
[email protected];
[email protected]
Právní dotazy:
[email protected]
