FINANCIËLE GIDS BESTEMD VOOR DE PARTNERS VAN ACTIRIS

Bijlage 2

FINANCIËLE GIDS BESTEMD VOOR DE PARTNERS VAN ACTIRIS Nr. FG 1/2012 - BSD

Acties ter begeleiding van specifieke doelgroepen

Departement Partnerships en Netwerk Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD Partnershipovereenkomst Financiële gids

Versie 2012

Inhoudstafel

I.

ALGEMENE PRINCIPES

3

II. KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN

7

A. PERSONEELSKOSTEN B. WERKINGSKOSTEN 1. Algemene kosten 2. Telefoon en internetverbinding 3. Water, verwarming en elektriciteit 4. Bezetting van de lokalen 5. Human resources extern aan de partnerinstelling 6. Opdracht 7. Publiciteitskosten die gepaard gaan met de actie 8. Taksen en verzekeringen 9. Financiële kosten 10. Voortgezette opleiding

7 10 10 10 10 11 11 11 12 12 12 12

C. INVESTERINGSKOSTEN

14

III. VOORSTELLING VAN HET FINANCIELE VERSLAG

14

ALGEMENE OVERZICHTSTABEL (CF. BIJLAGE 1) A. UITGAVEN IN HET KADER VAN DE ACTIE 1. Overzicht van de personeelskosten (cf. bijlagen 2 en 2bis) 2. Overzicht van de werkingskosten (cf. bijlage 3) 3. Overzicht van de investeringskosten (cf. bijlage 4) B. INKOMSTEN (BIJLAGE 5) C. ANDERE SUBSIDIEBRONNEN (BIJLAGE 6) D. VERANTWOORDING I.V.M. DE VERDEELSLEUTELS (BIJLAGE 7) E. BALANS EN RESULTATENREKENINGEN

Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD Partnershipovereenkomst Financiële gids

15 15 15 16 17 17 18 18 18

2

I. ALGEMENE PRINCIPES PRINCIPES Deze gids zet de financiële regels alsook de modaliteiten voor de presentatie van de financiële dossiers uiteen die de partner, naast de wettelijke en contractuele verplichtingen die op hem van toepassing zijn, nauwlettend moet respecteren om van de voorziene subsidie te kunnen genieten. Deze gids is een bijlage bij de partnershipovereenkomst en maakt er integraal deel van uit. Zoals bepaald in punt 2.1 van de projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD, moet de tewerkstellingspartner « Een analytische of gescheiden boekhouding van de acties ter begeleiding van specifieke doelgroepen bijhouden en dit in elektronische vorm ». Onderhavige financiële gids kan het voorwerp van wijzigingen door ACTIRIS uitmaken. In dat geval wordt de partner zo snel mogelijk op de hoogte gebracht via briefwisseling. De uitgaven die in het kader van elke partnershipovereenkomst worden gedaan, dienen het voorwerp van een financieel verslag uit te maken, teneinde te worden verantwoord. De uitgaven m.b.t. de actie moeten aan al de volgende voorwaarden voldoen: •

Het totaalbedrag van de uitgaven mag het bedrag van de subsidie voorzien in de betrokken partnershipovereenkomst niet overschrijden;

•

De uitgave moet plaatsvinden tijdens het jaar waarvoor de subsidie werd toegekend (factuurdatum), en dient overeen te komen met een gebruik of prestatie tijdens de periode die door de partnershipovereenkomst gedekt wordt;

•

Elke uitgave ten laste van de subsidiëring door ACTIRIS moet d.m.v. een vereffende factuur worden verantwoord. Indien dit onmogelijk blijkt, wordt eveneens een boekhoudkundig stuk met een equivalente bewijskracht aanvaard, voor zover het om een officieel document op naam gaat, dat gedateerd en leesbaar is. Het gaat om elk stuk dat kan worden aangevoerd teneinde aan te tonen dat de boekhoudkundige rekeningen een getrouwe weergave van de realiteit zijn en met het van kracht zijnde boekhoudrecht overeenstemmen. Omwille hiervan worden kastickets geweigerd, daar zij niet toelaten om een link te leggen met de partner, en dus met de actie. Bij elk bewijsstuk moet een betalingsbewijs worden gevoegd. Dit bewijs toont aan dat de betaling wel degelijk door de partner werd uitgevoerd. In het geval dat het op het betalingsbewijs vermelde bedrag niet met het bedrag van de ingediende uitgave overeenkomt, is een bijkomende uitleg vereist die aan het dossier dient te worden toegevoegd. Voor de uitgaven die pas aan het einde van het boekjaar gebeuren, zijn betalingsbewijzen met de datum van het jaar n+1 toegestaan, maar deze dienen in het financieel dossier vervat te zitten;


3

•

De facturen moeten in hun geheel worden ingediend ( alle pagina’s van de factuur moeten aan het financieel dossier worden toegevoegd );

•

Elk bewijsstuk moet het voorwerp van de uitgave vermelden. Het verband tussen de uitgave en de gesubsidieerde actie moet duidelijk zijn, zo niet is een verantwoording vereist. Alle stukken die aan het dossier worden toegevoegd, moeten in verband met de partner kunnen worden gebracht;

•

Aan het financieel dossier van het boekjaar n, moeten de goedgekeurde en balans en resultatenrekening ondertekend door de hiertoe gemachtigde persoon van het boekjaar n-1 toegevoegd worden. Op vraag van ACTIRIS of iedere ander gemachtigd controleorganisme, kan aan de partner gevraagd worden om binnen een termijn van zeven kalenderdagen de laatste versie van de balans en de resultatenrekening over te maken;

•

De partners dienen de geldige Belgische en Europese reglementering inzake de in concurrentiestelling na te leven. Uitgaven m.b.t. aankopen en bestellingen die in het kader van de uitvoering van een operatie worden gedaan, kunnen niet in aanmerking worden genomen indien de communautaire en nationale regels inzake overheidsopdrachten niet werden nageleefd. De partner dient een kopie van de documenten als bewijs van de keuze en de gunning van de opdracht aan zijn dossier toe te voegen;

•

Wanneer door ACTIRIS of door elk ander daartoe gemachtigd controleorganisme tekortkomingen worden vastgesteld, kunnen de onrechtmatig ontvangen bedragen tot 31 december 2020 worden teruggevorderd ;

•

De partner mag de uitvoering van het door ACTIRIS gefinancierde project noch volledig noch gedeeltelijk uitbesteden;

•

In geval een schuldvordering bij een derde1 werd opgesteld, kan deze slechts betrekking hebben op een gedeelte van de subsidie. Om conform te zijn, moet het detail m.b.t. de berekening van het bedrag van de schuldvordering worden toegevoegd;

•

Elke verdeelsleutel moet gerechtvaardigd worden en coherent zijn met de gerealiseerde actie en de aard van de ingediende uitgave. De verdeelsleutel voor de uitgaven ten laste van ACTIRIS moet op onuitwisbare wijze op het origineel van elk bewijsstuk worden aangebracht, zelfs als de uitgave voor 100% ten laste van ACTIRIS wordt gebracht. De verdeelsleutel dient « ACTIRIS » en de soort overeenkomst te vermelden. De verdeelsleutels m.b.t. de andere subsidiërende overheden moeten eveneens op het origineel worden vermeld. De motivering i.v.m. de verdeling dient in de hiervoor voorziene bijlage van het financieel verslag te worden verduidelijkt (bijlage 7). Wanneer de berekening van de verschillende verdeelsleutels te lang is, kan deze als bijlage aan de factuur worden gehecht, in een door de partner uitgewerkte tabel. Het uiteindelijke bedrag ten laste van ACTIRIS en van de andere subsidiërende overheden moet op de originele factuur worden vermeld;

1 Voor bijvoorbeeld bijdrage inzake kosten onderhoud gebouw,…..maar in geen enkel geval voor een samenwerkingsovereenkomst. Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD 4 Partnershipovereenkomst Financiële gids

•

Geen enkele provisie, borg, waarborg, voorschot noch forfait (voor o.a. eindejaarspremies, vakantiegeld, …) wordt aanvaard. De bedragen gestort op forfaitaire basis en afgerekend op het einde van het jaar (zoals kosten voor water, gas, elektriciteit,…) worden niet als provisies beschouwd. Deze stukken kunnen aanvaard worden, op voorwaarde dat alle facturen van het betrokken jaar en de eindafrekening aan het financieel verslag worden toegevoegd;

•

Herinneringskosten of kosten met betrekking tot laattijdige betalingen komen niet in aanmerking voor subsidiëring;

•

Elke niet-subsidieerbare uitgave die deel uitmaakt van een bewijsstuk, moet door de partner van het globale bedrag worden afgetrokken en op onuitwisbare wijze op het origineel worden genoteerd, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt;

•

Naast de kosten (op basis van het aantal kilometers) voor verplaatsingen in het kader van de actie, komen de kostennota’s van een personeelslid enkel in aanmerking voor subsidiëring indien ze naar een factuur of een document met bewijskracht verwijzen;

•

De BTW kan in aanmerking worden genomen indien ze werkelijk en blijvend door de partner wordt gedragen. Indien de BTW terugvorderbaar is, komt ze niet voor subsidiëring in aanmerking, zelfs als de partner ze niet daadwerkelijk heeft teruggevorderd.

•

De instellingen die aan de BTW-plicht zijn onderworpen, dienen hun uitgaven exclusief BTW in. De instellingen die niet aan de BTW-plicht zijn onderworpen, daarentegen, dienen hun uitgaven inclusief BTW in. De instellingen die gedeeltelijk aan de BTW-plicht zijn onderworpen, dienen tijdens de controles te bewijzen dat de door hun ten laste van de subsidiëring ingediende uitgaven inclusief BTW niet het voorwerp van een aanvraag tot terugvordering van de BTW kunnen uitmaken;

•

Tweedehandsmateriaal en -goederen komen in aanmerking voor subsidiëring. Wanneer tweedehandsmateriaal of -goederen in het financieel dossier worden ingevoerd, moet de partner dit in de financiële tabellen voorziene vak aankruisen;

•

Alle inkomsten die door de realisatie van de actie worden verworven, moeten in het financieel dossier worden opgegeven;

•

De partners moeten alle bewijsstukken betreffende de acties die sinds 1 januari 2012 door ACTIRIS worden gesubsidieerd tot 31 december 2020 bewaren.

•

Tijdens controles die ter plaatse door ACTIRIS (of door elk ander daartoe gemachtigd controle of evaluatie-organisme) worden uitgevoerd, moeten alle bewijsstukken in hun oorspronkelijke vorm worden getoond;


5

Synthe Synthese van de documenten documenten die ter verantwoording van een uitgave moeten worden ingediend • Een factuur, een contract of elk document dat het bewijs levert inzake de verplichting tot het betalen van de uitgave m.b.t. de betrokken periode. • Het betalingsbewijs van de uitgave: de vereffende factuur, rekeninguittreksel (kwitantie van de bank of afgeprint via « homebanking »2), kopie van het kasboek waarop de betreffende uitgang wordt vermeld, ... • Wanneer voorgaande documenten onvoldoende blijken te zijn, moet een document of een schriftelijke verklaring als bewijs van het verband met de actie worden voorgelegd in het financieel dossier. • De verdeelsleutel moet op onuitwisbare wijze op het origineel van elk bewijsstuk worden aangebracht. (cf. bijlage 7) • Wanneer een verdeelsleutel voor een uitgave moet worden toegepast, zelfs als de uitgave voor 100% gelinkt is aan de actie, dient de berekeningswijze en de verantwoording ervan vermeld te staan in het financieel dossier. • Wanneer de partner gedeeltelijk aan de BTW-plicht is onderworpen, moet hij de documenten waarin het voorwerp van de belastingplicht wordt verduidelijkt, voorleggen en dient hij te verantwoorden waarom het BTW-bedrag volgens hem al dan niet voor subsidiëring in aanmerking komt.

2 Op het document moet o.m. het nummer van het rekeninguittreksel staan, de waardedatum, het bewijs dat het bedrag in mindering van de rekening werd gebracht. Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD 6 Partnershipovereenkomst Financiële gids

II. KOSTEN KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN

A. PERSONEELSKOSTEN De loonkosten van de personeelsleden die een arbeidsovereenkomst bij de instelling hebben en die rechtstreeks voor de in de overeenkomst voorziene acties worden ingezet, komen voor subsidiëring in aanmerking. Enkel de werkelijk door de werkgever opgelopen kosten, die deel uitmaken van de loonkosten van de personen die aangesteld werden voor de realisatie van de in de overeenkomst voorziene acties gedurende de door de overeenkomst gedekte periode worden door de subsidie gedragen. Voor alle personen die ten laste van de subsidie gelegd worden, moet de verdeelsleutel van de gepresteerde werktijd voor de actie berekend te worden, zelfs als deze 100% is. De berekening van deze werktijd moet berusten op objectieve elementen en moet verantwoord worden in de daartoe voorziene bijlage van het financieel verslag (cf. bijlage 7 ). Zo nodig kan eveneens een subsidie worden aangevraagd voor het administratief en onderhoudspersoneel met een arbeidsovereenkomst bij de instelling. In dat geval moet er een objectieve en verantwoorde verdeelsleutel worden toegepast (cf. bijlage 7). Volgende uitgaven inzake personeelskosten kunnen voor subsidiëring worden opgegeven : • Het brutoloon (basisloon, premies, wettelijke vergoedingen, …); • De werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid; • De kosten van het woon-werkverkeer (de verplaatsingskosten in het kader van opdrachten moeten bij de werkingskosten worden ondergebracht); • De werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques; • De beheerskosten; • De wettelijke verzekeringen; • De arbeidsgeneeskunde. Indien de loonkost van een statutair personeelslid wordt ingediend, dient de instelling een kopie van de nominatieve aanstelling van de statutaire persoon in het kader van de gesubsidieerde actie aan het financieel dossier toe te voegen. Personeelskosten die tijdens een gepresteerde opzeggingsperiode worden opgelopen, kunnen in aanmerking worden genomen voor zover ze betrekking hebben op een periode die door de overeenkomst wordt gedekt. Komen niet in aanmerking voor subsidiëring (niet-limitatieve lijst): • Voorschotten en provisies; • Extralegale voordelen; • Opzeggingsvergoedingen voor een niet gepresteerde vooropzeg. Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD Partnershipovereenkomst Financiële gids

7

Stukken die ter verantwoording van de loonkosten moeten worden ingediend •

Het brutoloon: o De maandelijkse loonfiche of de jaarlijkse afrekening; o De bewijzen m.b.t. de betaling van het nettoloon. Indien er een verschil is tussen het nettoloon dat in de tabel van bijlage 2a wordt vermeld, het nettoloon op de loonfiche en het gestorte bedrag, dient dit verschil te worden uitgelegd;

•

De bedrijfsvoorheffing: De partner dient het bewijs te leveren dat hij in orde is met de betaling van de bedrijfsvoorheffing voor het betreffende boekjaar. Dit bewijs moet worden geleverd door: o ofwel de kopie van alle aangiften in de bedrijfsvoorheffing, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen; o ofwel de kopie van het attest van de Federale Overheidsdienst – Financiën, dat certificeert dat de partner in orde is met de betaling voor het volledige betrokken jaar; o ofwel de factuur m.b.t. de bedrijfsvoorheffing, opgestuurd door het sociaal secretariaat, samen met het bijbehorende betalingsbewijs; o ofwel het attest van het sociaal secretariaat met de verklaring dat de partner in regel is met de betaling voor het complete betrokken boekjaar.

•

De werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid: De partner dient het bewijs te leveren dat hij in orde is met de betaling van de werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid voor het betreffende boekjaar. Dit bewijs moet worden geleverd door: o ofwel de kopie van de facturen van het RSZ, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen; o ofwel de kopie van het attest van het RSZ, dat certificeert dat de partner in orde is met de betaling voor het volledige betrokken jaar; o ofwel de factuur m.b.t. de werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid, opgestuurd door het sociaal secretariaat, samen met het bijbehorende betalingsbewijs; o ofwel het attest van het sociaal secretariaat met de verklaring dat de partner in regel is met de betaling voor het complete betrokken boekjaar. Indien het bedrag van de werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid dat in de tabel van bijlage 2a wordt vermeld niet op de loonfiches voorkomt, moet de partner de toegepaste bijdragevoet uitleggen in het financieel dossier, en het detail van de uitgevoerde berekening bijvoegen.

•

De kosten van het woon-werkverkeer3: Indien deze uitgaven niet op de loonfiche voorkomen, moet de partner bewijsstukken

3

De andere verplaatsingskosten ( in opdracht) vallen onder de rubriek “werkingskosten”. Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD Partnershipovereenkomst Financiële gids

8

voorleggen m.b.t. het precieze bedrag waarvoor de werkgever is tussengekomen. Deze tussenkomst mag niet hoger zijn dan: o ofwel de kilometervergoeding vastgesteld door het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende de algemene regeling inzake reiskosten. Deze vergoeding is gekoppeld aan het indexcijfer van de consumptieprijzen; o ofwel het bedrag van een abonnement van het openbaar vervoer; o ofwel de fietsvergoeding van 0,15€ per km (kopie van de woonwerkverkeerbeschrijving van de werknemer); o ofwel de werkgeversbijdrage m.b.t. het NMBS-abonnement (kopie van de lijst afgeleverd door de NMBS). •

De werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques: De bijdrage van de werkgever voor de maaltijdcheques komt maar in aanmerking voor subsidies, als de partner de volgende documenten en informatie bezorgt: o Het aantal maaltijdcheques dat aan de personeelsleden wordt toegekend, moet op de loonfiche worden vermeld, of op het document dat zij voor ontvangst van hun maaltijdcheques ondertekenen; o Het detail van de berekening, waarbij het aantal toegekende cheques en het bedrag van de werkgeversbijdrage in het financieel dossier worden vermeld; o De facturen m.b.t. de betaling van de maaltijdcheques en de bijbehorende betalingsbewijzen.

•

De beheerskosten: De beheerskosten m.b.t. de actie komen maar in aanmerking voor subsidie als de partner de volgende documenten en informatie bezorgd: o De loonfiches, indien de bedragen die met de beheerskosten overeenstemmen hier staan vermeld; o De facturen van het sociaal secretariaat met het detail van het bedrag per personeelslid, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen. Als de facturen van het sociaal secretariaat het detail per personeelslid niet weergeven, dient de operator dit zelf te doen.

•

Wettelijke verzekeringen: In de tabel van bijlage 2a, in de rubriek « diversen », moet de werkelijk door de werkgever gedragen kost worden vermeld. De partner dient dit bedrag uit te leggen, aan de hand van berekeningen en de verzekeringsovereenkomst. Ook de facturen en kredietnota’s die gedurende het jaar werden ontvangen, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen, dienen te worden bijgevoegd;

•

Arbeidsgeneeskunde: De arbeidsgeneeskunde m.b.t. de actie komt in aanmerking voor subsidie als de partner de facturen en betalingsbewijzen aan het financieel verslag toevoegt;


9

B. WERKINGSKOSTEN Alle werkingskosten moeten worden verantwoord door hun rechtstreeks verband met de gesubsidieerde actie aan te tonen. In voorkomend geval moet er een objectieve verdeelsleutel worden toegepast, die duidelijk in de bijlage van het financieel dossier moet worden uitgelegd (cf. bijlage 7). In wat volgt worden de soorten van kosten opgesomd die voor de rubriek “werkingskosten” in aanmerking komen. Enkel de uitgaven waarbij de regelgeving betreffende de overheidsopdrachten werd nageleefd, komen voor subsidiëring in aanmerking.

1. Algemene kosten kosten Behoren tot de algemene kosten: • Klein bureaumateriaal (kantoorbenodigdheden, papier, …); • Documentatiekosten die noodzakelijk zijn voor de realisatie van de actie (boeken, abonnementen, …); • Fotokopieën; • Portkosten; • Onderhoudsproducten en –materiaal.

2. Telefoon en internetverbinding Abonnement- en telefoonkosten die verband houden met de actie komen voor subsidiëring in aanmerking. Oproepen naar het buitenland of met toeslag zijn niet subsidieerbaar behalve indien het verband met de actie door de partner in het financieel dossier kan worden bewezen. Deze bedragen moeten dus worden afgetrokken van het bedrag ten laste van de subsidie. De verdeelsleutel moet worden toegepast en op het origineel worden vermeld, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt. Voorafbetaalde kaarten komen niet in aanmerking voor subsidiëring aangezien hun verband met de actie niet kan worden aangetoond.

3. Water, verwarming en elektriciteit Net zoals voor de andere kosten moet de verdeelsleutel door objectieve criteria worden bepaald en op het origineel worden vermeld, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt. Alle facturen m.b.t. het volledige jaar moeten worden toegevoegd, alsook de eindafrekening. De lasten in verband met de actie die door derden (syndicus, eigenaar, …) worden aangerekend, komen in aanmerking op voorwaarde dat de factuur of de schuldvordering het detail van de berekening bevat waarin het door de derde gevraagde bedrag wordt gestaafd (index, prijs per m³,


10

…). De factuur van de energieleverancier moet worden toegevoegd aan het document opgesteld door de derde.

4. Bezetting van de lokalen In geval van huurkosten moet een kopie van de oorspronkelijke huurovereenkomst en van alle documenten, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen, aan het financieel dossier worden toegevoegd, om het gevraagde subsidiebedrag te bepalen. Hierbij dient de verdeelsleutel voor de bezetting van de lokalen met het oog op de realisatie van de actie te worden toegepast. Bij de aankoop van gebouwen komt enkel de afschrijving van de aankoopwaarde in aanmerking, en dit uitsluitend gedurende de duur van de actie en voor zover er geen overheidssteun voor de aankoop werd verkregen.

5. Human resources extern aan de partnerinstelling Voor de realisatie van bepaalde specifieke taken (boekhouding, opleiding van het personeel, onderhoud van de lokalen, …) waarbij er geen sprake is van de onderaanbesteding van een deel van de actie, kan de partnerinstelling een beroep op externe deskundigen doen. Om deze uitgaven te bewijzen, moet een kopie van de facturen en de bijbehorende betalingsbewijzen worden toegevoegd. Net zoals voor de andere kosten moet de verdeelsleutel door objectieve criteria worden bepaald en op het origineel worden vermeld, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt.

6. Opdracht Enkel de verplaatsingskosten die het gevolg zijn van een opdracht i.v.m. de gesubsidieerde actie vallen onder deze categorie. De kosten voor woon-werkverkeer vallen hier niet onder, aangezien deze deel uitmaken van de personeelskosten. De kosten voor verplaatsingen met een privévoertuig (of een bedrijfsvoertuig) kunnen worden ingediend, voor zover zij binnen de grenzen liggen van het barema vastgesteld door het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende de algemene regeling inzake reiskosten en gekoppeld worden aan het indexcijfer van de consumptieprijzen. Deze kosten dienen op basis van een opdrachtenblad te worden aangetoond, waarop de naam van de betrokken persoon, het voorwerp van de opdracht, de datum, de plaats van vertrek, de bestemming, het aantal afgelegde kilometers en de kilometervergoeding dienen te worden vermeld. Bij dit opdrachtenblad moet een kostennota worden gevoegd, als bewijs dat de partner het betrokken personeelslid voor het gebruik van het privévoertuig heeft vergoed. De kosten voor verplaatsingen met het openbaar vervoer in het kader van een opdracht komen eveneens in aanmerking, indien het verband met de actie wordt aangetoond. Kosten in het kader van een opdracht (zoals restaurant-, parkeer-, taxikosten, …) komen niet in aanmerking. Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD Partnershipovereenkomst Financiële gids

11

7. Publiciteitskosten die gepaard gaan met de actie Zoals voorzien in het artikel 6 van de partnershipovereenkomst inzake de acties ter Begeleiding van Specifieke Doelgroepen, is de partner verplicht om de steun van ACTIRIS te vermelden. Elk bewijsstuk inzake informatie- en publiciteitsacties (exemplaren van publicaties, aankondigingen, ondertekende attesten, visitekaartjes, folders, persconferenties, tentoonstelling, …) i.v.m. de actie en de steun van ACTIRIS vermeldend, moet door de partner worden bewaard. Een model van elke soort informatie- en publiciteitsactie moet aan het financieel dossier worden toegevoegd.

8. Taksen en verzekeringen De taksen en verzekeringen ten laste van de partner komen voor subsidiëring in aanmerking, rekening houdende met een verdeelsleutel i.v.m. de gesubsidieerde actie die op onuitwisbare wijze op het origineel dient te worden vermeld, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt. De verzekering voor de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de bestuurders van de partner komt in aanmerking.

9. Financiële kosten Indien de subsidiëring via ACTIRIS de opening van een aparte bankrekening met zich brengt, komen de kosten die hieruit voorvloeien in aanmerking, afgezien van de debetintresten. In alle andere gevallen, komen de bankkosten niet in aanmerking. Kosten voor juridische bijstand, notariskosten, technische en financiële expertisekosten en kosten voor revisoren komen in aanmerking indien ze rechtstreeks verband houden met de actie en indien ze noodzakelijk zijn voor de voorbereiding of de uitvoering ervan. Ter herinnering, de volgende kosten komen niet voor subsidiëring in aanmerking: • Debetintresten; • Opgelden; • Wisselkosten; • Boetes; • Kosten in verband met geschillen/betwistingen; • Kosten voor een gerechtelijke procedure.

10. Voortgezette opleiding Kosten voor de voortgezette opleiding van het personeel komen voor subsidiëring in aanmerking volgens de verdeelsleutel voor de aan de actie bestede arbeidstijd. Het verband met de actie moet duidelijk worden aangetoond, anders is bijkomende uitleg vereist. Om deze uitgaven te bewijzen, moeten een geldige factuur van de opleidingsinstelling en het bijbehorende betalingsbewijs worden bijgevoegd. Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD Partnershipovereenkomst Financiële gids

12

C. INVESTERINGSKOSTEN NVESTERINGSKOSTEN Enkel de uitgaven waarbij de regelgeving betreffende de overheidsopdrachten werd nageleefd, komen voor subsidiëring in aanmerking. Een investeringsgoed is een goed dat binnen de instelling duurzaam wordt aangewend als werkinstrument of bedrijfsmiddel en dat het voorwerp uitmaakt van een afschrijving. Geen enkele aankoop wordt in aanmerking genomen indien hij niet met een vereffende factuur kan worden bewezen. Dit geldt eveneens voor afschrijvingen die hun aanvang hebben genomen in de jaren vóór het referentiejaar. Wat de leasingovereenkomsten (of gelijkgestelde overeenkomsten) betreft, kunnen mensualiteiten of annuïteiten voor een bedrag hoger dan de afschrijving niet in aanmerking worden genomen. Teneinde de bestaande boekhoudkundige evaluatieregels van iedere partner zo goed mogelijk na te leven, wordt geen minimumbedrag vastgelegd vanaf wanneer een goed als investeringsgoed moet worden beschouwd. De afschrijvingen ingediend in het financieel dossier dienen echter wel overeen te komen met de toegepaste afschrijvingen in de boekhouding van de partner. Om dit te controleren, zal de partner tijdens de controles ter plaatse, zijn boekhoudkundige evaluatieregels dienen voor te leggen. Afschrijvingspercentages (gangbare limiet): meubilair kantoormateriaal en machines (fax, kopieermachine, ... ) voor administratief gebruik audiovisueel en wetenschappelijk materiaal voor pedagogisch gebruik informaticamateriaal

20 % (op 5 jaar) 20 % (op 5 jaar) 33 % (op 3 jaar) 33 % (op 3 jaar)

Lagere percentages dan hierboven vermeld, kunnen worden toegepast. Auteursrechten, bijvoorbeeld bij de aankoop van een fax, een kopieermachine… alsook bijv. recyclagetaksen zijn kosten die van de aankoopwaarde kunnen worden afgetrokken alvorens de afschrijving te berekenen. Voor het informaticamateriaal komen mainframe computers en mobiele infrastructuur niet in aanmerking.


13

III. VOORSTELLING VAN HET FINANCIELE VERSLAG De partner dient alle originele bewijsstukken (facturen + betalingsbewijzen) tot 31 december 2020 te bewaren. Ze moeten worden getoond tijdens de controles die ter plaatse door ACTIRIS worden uitgevoerd, of bij elke door andere bevoegde overheden geleide controle of evaluatie. Om te kunnen worden aanvaard: • moet het financieel verslag worden samengesteld uit: o de schuldvordering inzake het saldo dat ACTIRIS verschuldigd is; o de financiële tabellen (cf. bijlagen 1 tot 7), waarvan een papieren versie aan het financieel dossier moet worden toegevoegd alsook een digitale versie dient te worden verstuurd (per mail); o de goedgekeurde balans en de resultatenrekening van het boekjaar n-1; o de attesten die in de partnershipovereenkomst worden voorzien; o de kopieën van de bewijsstukken. • moet aan het financieel verslag het jaarlijks activiteitenverslag worden toegevoegd, volgens het opgelegde model van verslag alsook de listings en verdelingen beschikbaar op de NWP-website. • dienen de boekhoudkundige referentie van het stuk alsook de verdeelsleutels bij ACTIRIS en van de andere subsidiërende overheden op de originele factuur te worden genoteerd, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt. • moet het financieel verslag op de volgende manier worden gestructureerd en voorgesteld:

Algemene overzichtstabel (cf. bijlage 1) A. Uitgaven in het kader van de actie 1/ Overzicht van de personeelskosten (cf. bijlagen 2a en 2b) 2/ Overzicht van de werkingskosten (cf. bijlage 3) 3/ Overzicht van de investeringskosten (cf. bijlage4) B. Inkomsten van de actie (cf. bijlage 5) C. Andere subsidiebronnen (cf. bijlage 6) D. Verantwoording inzake de verdeelsleutels (cf. bijlage 7) E. Balans en resultatenrekeningen


14

ALGEMENE OVERZICHTSTABEL OVERZICHTSTABEL (CF. BIJLAGE 1) In bijlage 1 (1ste tabblad) van het te vervolledigen Excelbestand worden de gegevens uit de andere bijlagen samengevat. De tabel “A” neemt alle uitgaven die gedaan werden in het kader van de actie, ook de uitgaven die de inkomsten (tabel “B”) dekken op. De naam van de partner moet worden ingvuld. De partner dient de laatste tabel (totaal subsidiebedrag) te vervolledigen met het in de overeenkomst voorziene bedrag en het bedrag van de ontvangen voorschotten. (lichtblauw gekleurde velden moeten worden ingevuld) Het bedrag van de subsidie die aan ACTIRIS wordt gevraagd, wordt automatisch berekend door de ingevoerde uitgaven af te trekken van de aangegeven inkomsten. Het gevraagde bedrag kan geenszins het bedrag dat in de overeenkomst staat, overschrijden. Indien het berekende bedrag het bedrag van de overeenkomst overschrijdt, mag het verschil worden ingegeven in de tabel met de inkomsten (cfr. bijlage 5) met als vermelding het soort inkomst: "Bedrag afgetrokken van het gevraagde bedrag, zodat het bedrag in de overeenkomst niet zou worden overschreden". Het bedrag van het te ontvangen saldo wordt eveneens automatisch berekend. Dit bedrag komt overeen met de gevraagde subsidie aan ACTIRIS verminderd met de ontvangen voorschotten en moet hernomen worden op de schuldvordering. Op de papieren versie van dit document moet ook het volgende worden vermeld: • de indieningdatum van het dossier; • de naam en de functie van de persoon die wettelijk aan het hoofd van de instelling staat; • de handtekening van de verantwoordelijke; • de stempel van de partner.

A.

UITGAVEN IN HET KADER VAN DE ACTI ACTIE CTIE 1.

Overzicht van de de persone personeelskosten elskosten (c (cf. bijlagen 2a en en 2b) 2b)

De loonkost van de personeelsleden die voor de realisatie van de door de partnershipovereenkomst gedekte acties worden ingezet, dient in de bijlage 2a te worden ingevoerd. Deze bijlage bestaat uit meerdere rubrieken: voor elke arbeidsovereenkomst één. Dit betekent dat een persoon die op basis van twee (of meerdere) arbeidsovereenkomsten is aangeworven, in twee (of meerdere) rubrieken wordt genoteerd. Elke rubriek bestaat op haar beurt uit twee delen. Deel 1 betreft de functie van het betrokken personeelslid. In deel 2 wordt de daadwerkelijk door de werkgever gedragen loonkost ingevuld. In het eerste deel moeten de volgende gegevens worden vermeld: • De naam en de voornaam van de persoon die een arbeidsovereenkomst heeft en die voor de realisatie van de actie wordt ingezet; Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD 15

Partnershipovereenkomst Financiële gids

• • • • •

Voor de personen met een geco-statuut, het nummer van de geco-overeenkomst en de gecoarbeidsplaats, het soort premie en de voorziene taken; De totale arbeidsduur van het contract, de begindatum contract en bij einde contract de periode van vooropzeg; De gepresteerde werktijd voor de BSD-actie uitgedrukt in % ten aanzien van de totale arbeidsduur van het contract en de uitgevoerde functie voor de actie; Als de werktijd voor de BSD-actie minder is dan 100%, wordt de gepresteerde werktijd voor andere acties ingevuld evenals de functie; Als de werknemer iemand vervangt die oorspronkelijk voor de BSD-actie was aangesteld, wordt de laatste lijn van deel 1 ingevuld.

In deel 2 worden de gegevens m.b.t. de loonkost als volgt genoteerd: •

•

•

•

•

Kolommen "1": Hier noteert de partner per maand alle bedragen voor de verschillende elementen van het salaris. De eindejaarspremie en het dubbel vakantiegeld moeten bij de brutobedragen van de betrokken maanden worden geplaatst. Indien een bedrag bij “diversen” werd ingevuld, moeten deze omschreven worden. Kolom "2": De totale jaarkost van de persoon wordt automatisch berekend aan de hand van de verschillende elementen die in kolommen 1 werden ingevoerd; Kolom "3": De partner noteert hier de gevraagde bedragen aan ACTIRIS en dit voor elke overeenkomst met ACTIRIS. Van dit bedrag wordt per soort overeenkomst in de lijn erboven automatisch een percentage afgeleid; Kolom "4": De partner noteert hier de bedragen die afkomstig zijn van andere financieringen dan die van ACTIRIS, en die een onderdeel vormen van de loonmassa van het personeelslid; Kolom "5": Deze kolom maakt de optelsom van alle gevraagde bedragen aan ACTIRIS en andere subsidies (de geco-premies en andere bronnen) om te controleren of de totale inkomsten de totaalkost van de werknemer niet overschrijdt. Het percentage van de totale gecontroleerde inkomsten wordt automatisch afgeleid en moet 100% bedragen.

De bijlage 2b vat automatisch de informatie samen die in de bijlage 2a wordt ingevoerd.

2.

Overzicht van de werkingskosten (c (cf. bijlage 3)

In de bijlage met het overzicht van de werkingskosten wordt elke factuur individueel ingevoerd. Elke lijn komt overeen met één enkele uitgave. In de eerste kolom komt het volgnummer van het stuk. Dit volgnummer moet in het financieel dossier worden gehandhaafd voor de rangschikking van de bewijsstukken van de werkingskosten; • In de tweede kolom wordt het type kost geselecteerd. Dit type kost komt overeen met de kosten die voorzien zijn in het kader van de subsidie (p. 10-12); • In de derde, vierde en vijfde kolom wordt de beschrijving van de kost (de factuurdatum, de Projectoproep nr. PO 2/2012 – BSD 16 •

Partnershipovereenkomst Financiële gids

• • • • •

naam van de leverancier, de aard of omschrijving van de uitgave, de betrokken periode, …) genoteerd; In de zesde kolom wordt de boekhoudkundige referentie van het stuk genoteerd. Dit laat toe om het betreffende stuk bij controles snel terug te vinden; Het totaalbedrag van het stuk of factuur wordt in de zevende kolom ingevoerd; In de achtste kolom wordt de toegepaste verdeelsleutel genoteerd in percent; De voorlaatste kolom berekent automatisch het aan ACTIRIS gevraagde bedrag aan de hand van het bedrag van het stuk en de verdeelsleutel; De laatste kolom moet worden ingevuld wanneer de aangerekende goederen tweedehands werden aangekocht.

3.

Overzicht van de investeringskosten investeringskosten (c (cf. bijlage 4)

In de bijlage met het overzicht van de investeringskosten wordt elke factuur individueel ingevoerd. Elke lijn komt overeen met één enkele uitgave. •

• • • • • • •

• • • •

In de eerste kolom komt het volgnummer van het stuk. Dit volgnummer moet in het financieel dossier worden gehandhaafd voor de rangschikking van de bewijsstukken van de investeringskosten; In de tweede kolom wordt het type kost geselecteerd. Dit type kost komt overeen met de kosten die voorzien zijn in het kader van de subsidie (p. 10-12); In de derde kolom moet het aankoopjaar worden genoteerd; De vierde, vijfde en zesde kolom wordt de beschrijving van de kost (de factuurdatum, de naam van de leverancier, de aard of omschrijving van de uitgave, de betrokken periode, …) genoteerd; In de zevende kolom wordt de boekhoudkundige referentie van het stuk genoteerd. Dit laat toe om het betreffende stuk bij controles snel terug te vinden; In de achtste kolom worden de referenties van het dossier van de offerteaanvraag vermeld; De totaalkost van de aankoop wordt in de negende kolom ingevoerd; In de tiende kolom wordt de afschrijvingsduur genoteerd. Deze moet voldoen aan de voorwaarden die op p.13 van de onderhavige financiële gids worden beschreven, alsook aan de afschrijvingsduur die in de boekhouding van de partner is voorzien; Het totaalbedrag van de afschrijving voor het betreffende jaar wordt in de elfde kolom ingevoerd; In de twaalfde kolom wordt de toegepaste verdeelsleutel genoteerd in percent; De dertiende kolom berekent automatisch het aan ACTIRIS gevraagde bedrag aan de hand van het bedrag in de elfde kolom en de verdeelsleutel; De volgende kolommen zijn bestemd voor de waarde van de afschrijvingen die de volgende jaren ten laste van de subsidie zullen worden gelegd.

B.

INKOMSTEN (CF. BIJLAGE 5)

In deze bijlage staan de inkomsten van de actie. • • •

De eerste kolom geeft het type inkomst van de actie weer. De tweede kolom citeert de oorsprong van de inkomst. De laatste kolom preciseert het bedrag van de inkomst van de actie.


17

Indien het totaal gevraagde subsidiebedrag aan ACTIRIS, het bedrag van de overeenkomst overschrijdt, mag het verschil worden ingegeven in de bijlage met de inkomsten. Dan wordt voor het type inkomst vermeld: "Bedrag afgetrokken van het gevraagde bedrag, zodat het bedrag in de overeenkomst niet zou worden overschreden".

C.

ANDERE SUBSIDIEBRONNEN SUBSIDIEBRONNEN (CF. BIJLAGE 6)

In deze bijlage staan de bedragen van de andere subsidies of financiële bronnen die de partners in het kader van de gesubsidieerde actie ontvangen. • • •

De eerste kolom geeft het type subsidie voor de actie weer; De tweede kolom citeert de oorsprong van de subsidie; De laatste kolom preciseert het bedrag van de subsidie voor de actie.

D.

VERANTWOORDING ERANTWOORDING I.V.M. DE VERDEELSLEUTELS (CF. BIJLAGE 7)

In deze bijlage wordt de toegepaste verdeelsleutel voor elke soort kost (zowel de personeels-, werkings-, en investeringskosten) die wordt ingevoerd uitgelegd. • • •

De eerste kolom geeft het type kost weer; In de tweede kolom wordt de verdeelsleutel genoteerd; De laatste kolom preciseert de verantwoording i.v.m. de berekening van de verdeelsleutel. De berekening moet objectief en verifieerbaar zijn. (zie p.4)

E.

BALANS LANS EN RESULTAT RESULTATENREKENINGEN SULTATENREKENINGEN

De definitieve en goedgekeurde balans en resultatenrekeningen van het jaar n-1 moeten aan het financieel dossier worden toegevoegd.


18

FINANCIËLE GIDS BESTEMD VOOR DE PARTNERS VAN ACTIRIS

Recommend Documents