FINANCIËLE GIDS BESTEMD VOOR DE PARTNERS VAN ACTIRIS

Bijlage 2

FINANCIËLE GIDS BESTEMD VOOR DE PARTNERS VAN ACTIRIS Nr. FG 1/2012 - ALT

Tewerkstellingsbegeleiding van werkzoekenden ingeschreven in een Brussels Nederlandstalig CDO (Centrum voor deeltijds onderwijs) Alternering

Departement Partnerships en Netwerk Projectoproep nr. PO 1/2012 – ALT Partnershipovereenkomst Financiële gids

Versie 2012

Inhoudstafel

I.

ALGEMENE PRINCIPES

3

II. KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN

7

A. PERSONEELSKOSTEN B. WERKINGSKOSTEN 1. Algemene kosten 2. Telefoon en internetverbinding 3. Opdracht 4. Voortgezette opleiding 5.De werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques 6.De beheerskosten C. INVESTERINGSKOSTEN

7 10 10 10 10 11 11 11 13

III. VOORSTELLING VAN HET FINANCIELE VERSLAG

14

ALGEMENE OVERZICHTSTABEL (CF. BIJLAGE 1) A. UITGAVEN IN HET KADER VAN DE ACTIE 1. Overzicht van de personeelskosten (cf. bijlagen 2 en 2bis) 2. Overzicht van de werkingskosten (cf. bijlage 3) 3. Overzicht van de investeringskosten (cf. bijlage 4) B. INKOMSTEN (BIJLAGE 5) C. ANDERE SUBSIDIEBRONNEN (BIJLAGE 6) D. VERANTWOORDING I.V.M. DE VERDEELSLEUTELS (BIJLAGE 7) E. BALANS EN RESULTATENREKENINGEN

Projectoproep nr. PO1/2012 – ALT Partnershipovereenkomst Financiële gids

15 15 15 17 17 18 18 19 19

2

I. ALGEMENE PRINCIPES Deze gids zet de financiële regels alsook de modaliteiten voor de presentatie van de financiële dossiers uiteen die de partner, naast de wettelijke en contractuele verplichtingen die op hem van toepassing zijn, nauwlettend moet respecteren om van de voorziene subsidie te kunnen genieten. Deze gids is een bijlage bij en een noodzakelijk deel van elke partnershipovereenkomst. Zoals bepaald in punt 2.1 van de projectoproep nr. PO 1/2012 - ALT, moet de tewerkstellingspartner « een analytische of gescheiden boekhouding van de acties voor tewerkstellingsbegeleiding van werkzoekenden ingeschreven in een Brussels Nederlandstalig CDO bijhouden en dit in elektronische vorm ». Onderhavige financiële gids kan het voorwerp van wijzigingen door ACTIRIS uitmaken. In dat geval wordt de partner zo snel mogelijk op de hoogte gebracht via briefwisseling. De uitgaven die in het kader van elke partnershipovereenkomst worden gedaan, zijn het voorwerp van een financieel verslag om deze uitgaven te verantwoorden. De uitgaven m.b.t. de actie moeten aan al de volgende voorwaarden voldoen: •

Het totaalbedrag van de uitgaven mag het bedrag van de subsidie voorzien in de betrokken partnershipovereenkomst niet overschrijden;

•

De uitgave moet plaatsvinden of geïnvesteerd worden tijdens het jaar waarvoor de subsidie werd toegekend ( datum van factuur ), en dient met een gebruik of prestatie gedurende de periode gedekt door de partnershipovereenkomst overeen te stemmen;

•

Elke uitgave ten laste van de subsidiëring door ACTIRIS moet d.m.v. een vereffende factuur worden verantwoord. Indien dit onmogelijk blijkt, wordt eveneens een boekhoudkundig stuk met een equivalente bewijskracht aanvaard, voor zover het om een officieel document op naam gaat, dat gedateerd en leesbaar is. Het gaat om elk stuk dat kan worden aangevoerd teneinde aan te tonen dat de boekhoudkundige rekeningen een getrouwe weergave van de realiteit zijn en met het van kracht zijnde boekhoudrecht overeenstemmen. Omwille hiervan worden kastickets geweigerd, daar zij niet toelaten om het verband aan te tonen met de partner, en dus met de actie. Bij elk bewijsstuk moet een betalingsbewijs worden gevoegd. Dit bewijs toont aan dat de betaling wel degelijk door de partner werd uitgevoerd. In het geval dat het op het betalingsbewijs vermelde bedrag niet met het bedrag van de ingediende uitgave overeenkomt, is een bijkomende uitleg vereist in het dossier. Voor de uitgaven die pas aan het einde van het boekjaar gebeuren, zijn betalingsbewijzen met de datum van het jaar n+1 toegestaan, maar deze dienen in het financieel dossier vervat te zitten;


3

•

De ingediende facturen moeten compleet zijn (alle pagina’s van de factuur moeten aan het financieel dossier worden toegevoegd);

•

Elk bewijsstuk moet het voorwerp van de uitgave vermelden. Het verband tussen de uitgave en de gesubsidieerde actie moet duidelijk zijn, zo niet is een verantwoording vereist. Alle stukken die aan het dossier worden toegevoegd, moeten in verband met de partner kunnen worden gebracht;

•

Aan het financieel dossier van het boekjaar n, moeten de goedgekeurde en ondertekende balans en resultatenrekening van het boekjaar n-1 toegevoegd worden. Op vraag van ACTIRIS of iedere ander gemachtigd controleorganisme, kan aan de partner gevraagd worden om binnen een termijn van zeven kalenderdagen de laatste versie van de balans en de resultatenrekening over te maken;

•

De partners dienen de geldige Belgische en Europese reglementering inzake de in concurrentiestelling na te leven. Uitgaven m.b.t. aankopen en bestellingen die in het kader van de uitvoering van een operatie worden opgelopen, kunnen niet in aanmerking worden genomen indien de communautaire en nationale regels inzake overheidsopdrachten niet werden nageleefd. Wanneer de partner goederen bij de subsidie onderbrengt, dient hij een kopie van de documenten als bewijs van de keuze en de gunning van de opdracht aan zijn dossier toe te voegen;

•

Wanneer door ACTIRIS of door elk ander daartoe gemachtigd controleorganisme tekortkomingen worden vastgesteld, kunnen de onrechtmatig ontvangen bedragen tot 31 december 2020 worden teruggevorderd ;

•

De kosten m.b.t. een onderaanneming of samenwerking met het oog op de realisatie van een deel of het geheel van de actie komen niet voor subsidiëring in aanmerking;

•

In geval een schuldvordering bij een derde1 werd opgesteld, kan deze slechts betrekking hebben op een gedeelte van de subsidie. Om conform te zijn, moet het detail m.b.t. de berekening van het bedrag van de schuldvordering worden toegevoegd;

•

Elke verdeelsleutel moet gerechtvaardigd worden en coherent zijn met de gerealiseerde actie en de aard van de ingediende uitgave. De verdeelsleutel voor de uitgaven ten laste van ACTIRIS moet op onuitwisbare wijze op het origineel van elk bewijsstuk worden aangebracht, zelfs als de uitgave voor 100% ten laste van ACTIRIS wordt gebracht. De verdeelsleutel dient « ACTIRIS » en de soort overeenkomst te vermelden. De verdeelsleutels m.b.t. de andere subsidiërende overheden moeten eveneens op het origineel worden vermeld. De motivering i.v.m. de verdeling dient in de hiervoor voorziene bijlage van het financieel verslag te worden verduidelijkt (zie bijlage 7). Wanneer de berekening van de verschillende verdeelsleutels te lang is, kan deze als bijlage aan de factuur worden gehecht, in een door de

1 Voor bijvoorbeeld bijdrage inzake kosten onderhoud gebouw,…..maar in geen enkel geval voor een samenwerkingsovereenkomst. Projectoproep nr. PO1/2012 – ALT 4 Partnershipovereenkomst Financiële gids

partner uitgewerkte tabel. De uiteindelijke bedragen ten laste van ACTIRIS en van de andere subsidiërende overheden moeten op de originele factuur worden vermeld; •

Geen enkele provisie, borg, waarborg, voorschot noch forfait (voor o.a. eindejaarspremies, vakantiegeld, …) wordt aanvaard. De bedragen gestort op forfaitaire basis en afgerekend op het einde van het jaar (zoals kosten voor water, gas, elektriciteit,…) worden niet als provisies beschouwd. Deze stukken kunnen aanvaard worden, op voorwaarde dat alle facturen van het betrokken jaar en de eindafrekening aan het financieel verslag worden toegevoegd;

•

Herinneringskosten of kosten met betrekking tot laattijdige betalingen komen niet in aanmerking voor subsidiëring;

•

Elke niet-subsidieerbare uitgave die deel uitmaakt van een bewijsstuk, moet door de partner van het globale bedrag worden afgetrokken en op onuitwisbare wijze op het origineel worden genoteerd, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt;

•

Naast de kosten (op basis van het aantal kilometers) voor verplaatsingen in het kader van de actie, komen de kostennota’s van een personeelslid enkel in aanmerking voor subsidiëring indien ze naar een factuur of een document met bewijskracht verwijzen;

•

De BTW kan in aanmerking worden genomen indien ze werkelijk en blijvend door de partner wordt gedragen. Indien de BTW invorderbaar is, komt ze niet voor subsidiëring in aanmerking, zelfs als de partner ze niet daadwerkelijk heeft ingevorderd. De instellingen die aan de BTW-plicht zijn onderworpen, dienen hun uitgaven exclusief BTW in. De instellingen die niet aan de BTW-plicht zijn onderworpen, daarentegen, dienen hun uitgaven inclusief BTW in. De instellingen die gedeeltelijk aan de BTW-plicht zijn onderworpen, dienen tijdens de controles te bewijzen dat de door hun ten laste van de subsidiëring ingediende uitgaven inclusief BTW niet het voorwerp van een aanvraag tot terugvordering van de BTW kunnen uitmaken;

•

Tweedehandsmateriaal en -goederen komen in aanmerking voor subsidiëring;

•

Alle inkomsten die door de realisatie van de actie worden verworven, moeten in het financieel dossier worden opgegeven;

•

De partners moeten alle bewijsstukken betreffende de acties die sinds 1 januari 2012 door ACTIRIS worden gesubsidieerd tot 31 december 2020 bewaren. Tijdens controles die ter plaatse door ACTIRIS (of door elk ander daartoe gemachtigd controle of evaluatieorganisme) worden uitgevoerd, moeten alle bewijsstukken in hun oorspronkelijke vorm worden getoond;


5

Synthese van de documenten die ter verantwoording van een uitgave moeten worden ingediend • Een factuur, een contract of elk document dat het bewijs levert inzake de verplichting tot het betalen van de uitgave m.b.t. de betrokken periode. • Het betalingsbewijs van de uitgave: de vereffende factuur, rekeninguittreksel (kwitantie van de bank of afgeprint via « homebanking »2), kopie van het kasboek waarop de betreffende uitgang wordt vermeld, ... • Wanneer voorgaande documenten onvoldoende blijken te zijn, moet een document of een schriftelijke verklaring als bewijs van het verband met de actie worden voorgelegd in het financieel dossier. • De verdeelsleutel moet op onuitwisbare wijze op het origineel van elk bewijsstuk worden aangebracht. De uitleg omtrent de berekening hiervan moet eveneens worden opgenomen in het financieel dossier (zie bijlage 7) • Wanneer een verdeelsleutel voor een uitgave moet worden toegepast, zelfs als de uitgave voor 100% verband houdt met de actie, dient de berekeningswijze en de verantwoording ervan vermeld te staan in het financieel dossier. • Wanneer de partner gedeeltelijk aan de BTW-plicht is onderworpen, moet hij de documenten waarin het voorwerp van de belastingplicht wordt verduidelijkt, voorleggen en dient hij te verantwoorden waarom het BTW-bedrag volgens hem al dan niet voor subsidiëring in aanmerking komt.

2 Op het document moet o.m. het nummer van het rekeninguittreksel staan, de waardedatum, het bewijs dat het bedrag in mindering van de rekening werd gebracht. Projectoproep nr. PO1/2012 – ALT 6 Partnershipovereenkomst Financiële gids

II. KOSTEN DIE VOOR SUBSIDIËRING IN AANMERKING KOMEN A. PERSONEELSKOSTEN Enkel de personeelskosten met betrekking tot de loonkost van tewerkstellingsbegeleiders met minimum een graduaatsdiploma of bachelor komen in aanmerking. Enkel de werkelijk door de werkgever opgelopen kosten, die deel uitmaken van de loonkosten van de personen die aangesteld werden voor de realisatie van de in de overeenkomst voorziene acties gedurende de door de overeenkomst gedekte periode worden door de subsidie gedragen. Voor de realisatie van de acties met betrekking tot de tewerkstellingsbegeleiding van 40 werkzoekenden, dient minimaal 50% van een voltijds arbeidsregime geïnvesteerd te worden. Voor alle personen die ten laste van de subsidie gelegd worden, dient de gepresteerde werktijd voor de actie berekend te worden, zelfs al werkt deze persoon 100% voor de actie. De berekening van deze werktijd dient te berusten op objectieve elementen en moet verantwoord worden in de daartoe voorziene bijlage (cf. bijlage 7 ). Volgende uitgaven inzake personeelskosten kunnen voor subsidiëring worden opgegeven : • Het brutoloon (basisloon, premies, wettelijke vergoedingen, …); • De werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid; • De kosten van het woon-werkverkeer (de verplaatsingskosten in het kader van opdrachten moeten bij de werkingskosten worden ondergebracht); • De wettelijke verzekeringen; • De arbeidsgeneeskunde. Personeelskosten die tijdens een gepresteerde opzeggingsperiode worden opgelopen, kunnen in aanmerking worden genomen voor zover ze betrekking hebben op een periode die door de overeenkomst wordt gedekt. Kunnen niet voor subsidiëring worden opgegeven (niet-limitatieve lijst): • Voorschotten en provisies; • Extralegale voordelen; • Opzeggingsvergoedingen voor een niet gepresteerde vooropzeg.


7

Stukken die ter verantwoording van de loonkosten moeten worden ingediend •

Het brutoloon: o De maandelijkse loonfiche of de jaarlijkse afrekening; o De bewijzen m.b.t. de betaling van het nettoloon. Indien er een verschil is tussen het nettoloon dat in de tabel van bijlage 2 wordt vermeld, het nettoloon op de loonfiche en het gestorte bedrag, dient dit verschil te worden uitgelegd in het financieel dossier;

•

De bedrijfsvoorheffing: De partner dient het bewijs te leveren dat hij in orde is met de betaling van de bedrijfsvoorheffing voor het betreffende boekjaar. Dit bewijs wordt geleverd door: o ofwel het attest van de Federale Overheidsdienst – Financiën, dat certificeert dat de partner in orde is met de betaling voor het volledige betrokken jaar. o ofwel de kopie van alle aangiften in de bedrijfsvoorheffing, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen; o ofwel de factuur m.b.t. de bedrijfsvoorheffing, opgestuurd door het sociaal secretariaat, samen met het bijbehorende betalingsbewijs; o ofwel het attest van het sociaal secretariaat met de verklaring dat de partner in regel is met de betaling voor het complete betrokken boekjaar.

•

De werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid: De partner dient het bewijs te leveren dat hij in orde is met de betaling van de werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid voor het betreffende boekjaar. Dit bewijs wordt geleverd door: o ofwel het attest van de RSZ, dat certificeert dat de partner in orde is met de betaling voor het volledige betrokken jaar. o ofwel de kopie van de facturen van de RSZ, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen; o ofwel de factuur m.b.t. de werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid, opgestuurd door het sociaal secretariaat, samen met het bijbehorende betalingsbewijs; o ofwel het attest van het sociaal secretariaat dat verklaart dat de partner in regel is met de betaling voor het complete betrokken boekjaar. Indien het bedrag van de werkgeversbijdrage voor de sociale zekerheid dat in de tabel van bijlage 2 wordt vermeld niet op de loonfiches voorkomt, moet de partner de toegepaste bijdragevoet uitleggen in het financieel dossier, en het detail van de uitgevoerde berekening bijvoegen.


8

•

De kosten van het woon-werkverkeer3: Indien deze uitgaven niet op de loonfiche voorkomen, moet de partner bewijsstukken voorleggen m.b.t. het precieze bedrag waarvoor de werkgever is tussengekomen. Deze tussenkomst mag niet hoger zijn dan o ofwel de kilometervergoeding vastgesteld door het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende de algemene regeling inzake reiskosten. Deze vergoeding is gekoppeld aan het indexcijfer van de consumptieprijzen; o ofwel het bedrag van een abonnement van het openbaar vervoer; o ofwel de fietsvergoeding van 0,15€ per km (kopie van de woonwerkverkeerbeschrijving van de werknemer); o ofwel de werkgeversbijdrage m.b.t. het NMBS-abonnement (kopie van de lijst afgeleverd door de NMBS).

•

Wettelijke verzekeringen: In de tabel van bijlage 2a, in de rubriek « diversen », moet de werkelijk door de werkgever gedragen kost worden vermeld. De partner dient dit bedrag uit te leggen, aan de hand van berekeningen en de verzekeringsovereenkomst. Ook de facturen en kredietnota’s die gedurende het jaar werden ontvangen, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen, dienen te worden bijgevoegd.

•

Arbeidsgeneeskunde: De facturen en betalingsbewijzen moeten worden bijgevoegd.

3

De andere verplaatsingskosten ( in opdracht) vallen onder de rubriek “werkingskosten”. Projectoproep nr. PO1/2012 – ALT Partnershipovereenkomst Financiële gids

9

B. WERKINGSKOSTEN Enkel de werkingskosten die direct verband houden met de werkpost van de tewerkstellingsbegeleiders komen in aanmerking. In voorkomend geval zal er een objectieve verdeelsleutel worden toegepast, die duidelijk in de bijlage van het financieel dossier moet worden uitgelegd (cf. bijlage 7). In wat volgt worden de soorten van kosten opgesomd die voor de rubriek “werkingskosten” in aanmerking komen. Enkel de uitgaven waarbij de regelgeving betreffende de overheidsopdrachten werd nageleefd, komen voor subsidiëring in aanmerking.

1. Algemene kosten Behoren tot de algemene kosten: • Klein bureaumateriaal (kantoorbenodigdheden, papier, …); • Documentatiekosten die noodzakelijk zijn voor de realisatie van de actie (boeken, abonnementen, …); • Fotokopieën; • Portkosten; • Aankoop van meubilair.

2. Telefoon en internetverbinding Abonnement- en telefoonkosten in verband met de actie komen voor subsidiëring in aanmerking. Oproepen naar het buitenland of met toeslag zijn niet subsidieerbaar behalve indien het verband met de actie door de partner in het financieel dossier kan worden bewezen. Deze bedragen moeten dus worden afgetrokken van het bedrag ten laste van de subsidie. De verdeelsleutel moet worden toegepast en op het origineel worden vermeld, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt. Voorafbetaalde kaarten komen niet in aanmerking voor subsidiëring aangezien hun verband met de actie niet kan worden aangetoond.

3. Opdracht Enkel de verplaatsingskosten die het gevolg zijn van een opdracht i.v.m. de gesubsidieerde actie vallen onder deze categorie. De kosten voor woon-werkverkeer vallen hier niet onder, aangezien deze deel uitmaken van de personeelskosten.


10

De kosten voor verplaatsingen met een privévoertuig (of een voertuig van de onderneming) kunnen worden ingediend, voor zover zij binnen de grenzen liggen van het barema vastgesteld door het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende de algemene regeling inzake reiskosten en gekoppeld worden aan het indexcijfer van de consumptieprijzen. Deze kosten dienen op basis van een opdrachtenblad te worden aangetoond, waarop de naam van de betrokken persoon, het voorwerp van de opdracht, de datum, de plaats van vertrek, de bestemming, het aantal afgelegde kilometers en de kilometervergoeding dienen te worden vermeld. Bij dit opdrachtenblad moet een kostennota worden gevoegd, als bewijs dat de partner het betrokken personeelslid voor het gebruik van het privévoertuig heeft vergoed. De kosten voor verplaatsingen met het openbaar vervoer in het kader van een opdracht komen eveneens in aanmerking, indien het verband met de actie wordt aangetoond en het bewijs ervan samen met de andere bewijsstukken bij het financieel dossier wordt gevoegd. Kosten in het kader van een opdracht zoals restaurant -, parkeer -, taxikosten, … komen niet in aanmerking.

4. Voortgezette opleiding Kosten voor de voortgezette opleiding van het personeel komen voor subsidiëring in aanmerking volgens de verdeelsleutel voor de aan de actie bestede arbeidstijd. Het verband met de actie moet duidelijk worden aangetoond, anders is bijkomende uitleg vereist. Om deze uitgaven te bewijzen, moeten een geldige factuur van de opleidingsinstelling en het bijbehorende betalingsbewijs worden bijgevoegd.

5. De werkgeversbijdrage voor de maaltijdcheques: Opdat de werkgeversbijdrage voor maaltijdcheques aanvaard zou worden, dient de partner de volgende documenten te bezorgen in het financieel dossier: • Het aantal maaltijdcheques dat aan de personeelsleden wordt toegekend, zoals vermeld op de loonfiche, of op het document dat zij voor ontvangst van de maaltijdcheques ondertekenen; • Het detail van de berekening, waarbij het aantal toegekende cheques en het bedrag van de werkgeversbijdrage worden vermeld; • De facturen en betalingsbewijzen m.b.t. de betaling van de maaltijdcheques. Deze kosten betreffen de personeelsleden. Dezelfde verdeelsleutel als voor de personeelskosten moet voor elk personeelslid worden toegepast.

6. De beheerskosten: Opdat de beheerskosten in aanmerking komen voor de subsidie, moet de partner de volgende documenten en inlichtingen verschaffen: • Ofwel de loonfiches als de bedragen van de beheerskosten hierop genoteerd staan, Projectoproep nr. PO1/2012 – ALT Partnershipovereenkomst Financiële gids

11

•

Ofwel de facturen van het sociaal secretariaat - met het detail van het bedrag per personeelslid, samen met de bijbehorende betalingsbewijzen. Als de facturen van het sociaal secretariaat het detail per personeelslid niet weergeven, dient de partner dit zelf te doen.

Deze kosten betreffen de personeelsleden. Dezelfde verdeelsleutel als voor de personeelskosten moet voor elk personeelslid worden toegepast.


12

C. INVESTERINGSKOSTEN Enkel de uitgaven waarbij de regelgeving betreffende de overheidsopdrachten werd nageleefd, komen voor subsidiëring in aanmerking. Een investeringsgoed is een goed dat binnen de instelling duurzaam wordt aangewend als werkinstrument of bedrijfsmiddel en dat het voorwerp uitmaakt van een afschrijving. Geen enkele aankoop wordt in aanmerking genomen indien hij niet met een vereffende factuur kan worden bewezen. Dit geldt eveneens voor afschrijvingen die hun aanvang hebben genomen in de jaren vóór het referentiejaar. Wat de leasingovereenkomsten (of gelijkgestelde overeenkomsten) betreft, kunnen mensualiteiten of annuïteiten voor een bedrag hoger dan de afschrijving niet in aanmerking worden genomen. Teneinde de bestaande boekhoudkundige evaluatieregels van iedere partner zo goed mogelijk te respecteren, wordt geen minimumwaarde opgelegd m.b.t. tot goederen die dienen beschouwd te worden als “investeringsgoed”. De afschrijvingen ingediend in het financieel dossier dienen echter wel overeen te komen met de toegepaste afschrijvingen in de boekhouding van de partner. Om dit te controleren, zal de partner tijdens de controles ter plaatse, zijn boekhoudkundige evaluatieregels dienen voor te leggen. Afschrijvingspercentages (gangbare limiet): meubilair kantoormateriaal en machines (fax, kopieermachine, ... ) voor administratief gebruik audiovisueel en wetenschappelijk materiaal voor pedagogisch gebruik informaticamateriaal

20 % (op 5 jaar) 20 % (op 5 jaar) 33 % (op 3 jaar) 33 % (op 3 jaar)

Lagere percentages dan hierboven vermeld, kunnen worden toegepast. Auteursrechten, bijvoorbeeld bij de aankoop van een fax, een kopieermachine, … alsook bijv. recyclagetaksen zijn kosten die van de aankoopwaarde kunnen worden afgetrokken alvorens de afschrijving te berekenen.


13

III.

VOORSTELLING VAN HET FINANCIELE VERSLAG

De partner dient alle originele bewijsstukken (facturen + betalingsbewijzen) tot 31 december 2020 te bewaren. Ze moeten worden getoond tijdens de controles die ter plaatse door ACTIRIS worden uitgevoerd, of bij elke door andere bevoegde overheden geleide controle of evaluatie. Om te kunnen worden aanvaard • moet het financieel verslag volgende elementen bevatten: • de schuldvordering inzake het saldo dat ACTIRIS verschuldigd is ; • de financiële tabellen (cf. bijlagen 1 tot 7), waarvan een papieren versie aan het financieel dossier moet worden toegevoegd en een digitale versie dient te worden verstuurd via mail; • de goedgekeurde balans en de resultatenrekening van het boekjaar n-1; • de attesten die in de partnershipovereenkomst worden voorzien; • de kopieën van de bewijsstukken; • moet het financieel verslag worden vergezeld van het jaarlijks activiteitenverslag, opgemaakt volgens het verkregen sjabloon, alsook de listings en tabellen beschikbaar op de NWP-site; • moet de boekhoudkundige referentie van het stuk alsook de verdeelsleutels bij ACTIRIS en van de andere subsidiërende overheden op de originele factuur worden genoteerd, alvorens er een kopie voor het financieel dossier van wordt gemaakt; • moet het financieel verslag op de volgende manier worden gestructureerd:

Algemene overzichtstabel (zie bijlage 1) A. Uitgaven in het kader van de actie 1/ Overzicht van de personeelskosten (zie bijlage 2) 2/ Overzicht van de werkingskosten(zie bijlage 3) 3/ Overzicht van de investeringskosten(zie bijlage 4)

B. Inkomsten van de actie (zie bijlage 5) C. Andere subsidiebronnen (zie bijlage 6) D. Verantwoording inzake de verdeelsleutels (zie bijlage 7) E. Balans en resultatenrekeningen


14

ALGEMENE OVERZICHTSTABEL (CF. BIJLAGE 1) In bijlage 1 (1ste tabblad) van het te vervolledigen Excelbestand worden de gegevens uit de andere bijlagen samengevat. De tabel “A” neemt alle uitgaven die gedaan werden in het kader van de actie, ook de uitgaven die de inkomsten (tabel “B”) dekken op. Alle lichtblauw gekleurde velden moeten worden ingevuld. • De naam van de partner; • Bedrag voorzien in de overeenkomst bedrag; • Bedrag van de ontvangen voorschotten; • Datum; • Naam en functie van de verantwoordelijke. Het bedrag van de subsidie die aan ACTIRIS wordt gevraagd, wordt automatisch berekend door de ingevoerde uitgaven af te trekken van de aangegeven inkomsten. Het gevraagde bedrag kan geenszins het bedrag dat in de overeenkomst staat, overschrijden. Indien het berekende bedrag het bedrag van de overeenkomst overschrijdt, mag het verschil worden ingegeven in de tabel met de inkomsten (cfr. bijlage 5) met als vermelding het soort inkomst: "Bedrag afgetrokken van het gevraagde bedrag, zodat het bedrag in de overeenkomst niet zou worden overschreden". Het bedrag van het te ontvangen saldo wordt eveneens automatisch berekend. Dit bedrag komt overeen met de gevraagde subsidie aan ACTIRIS verminderd met de ontvangen voorschotten. Dit bedrag moet worden hernomen op de schuldvordering. Op de papieren versie van dit document moet ook het volgende worden vermeld: • de handtekening van de verantwoordelijke; • de stempel van de partner.

A.

UITGAVEN IN HET KADER VAN DE ACTIE 1. Overzicht van de personeelskosten (cf. bijlagen 2 en 2bis)

De loonkost van de personeelsleden die voor de realisatie van de door de partnershipovereenkomst gedekte acties worden ingezet, wordt in tabel 2a ingevoerd. Deze bijlage bestaat uit meerdere rubrieken: voor elke arbeidsovereenkomst één. Dit betekent dat voor een persoon die op basis van twee (of meerdere) arbeidsovereenkomsten is aangeworven, twee (of meerdere) rubrieken worden ingevuld. Elke rubriek bestaat op haar beurt uit twee delen. Deel betreft de beschrijving van de taken die door het betrokken personeelslid werden gerealiseerd. Het tweede deel refereert aan de daadwerkelijk door de werkgever gedragen loonkost. Elke rubriek bestaat op haar beurt uit twee delen. Deel 1 betreft de functie van het betrokken Projectoproep nr. PO1/2012 – ALT Partnershipovereenkomst Financiële gids

15

personeelslid. In deel 2 wordt de daadwerkelijk door de werkgever gedragen loonkost ingevuld. In het eerste deel worden de volgende gegevens ingevuld (lichtblauwe lijnen): • • • • • •

De naam en de voornaam van de persoon die een arbeidsovereenkomst heeft en die voor de realisatie van de actie wordt ingezet; Voor de personen met een geco-statuut, het nummer van de geco-overeenkomst en de gecoarbeidsplaats, het soort premie en de voorziene taken; De totale arbeidsduur van het contract, de begindatum van het contract en bij einde contract: de periode van vooropzeg; De gepresteerde werktijd voor IOT uitgedrukt in % ten aanzien van de totale arbeidsduur van het contract en de uitgevoerde functie voor de actie; Als de werktijd voor IOT minder is dan 100%, wordt de gepresteerde werktijd voor andere acties ingevuld evenals de functie; Als de werknemer iemand vervangt die oorspronkelijk voor IOT was aangesteld, wordt de laatste lijn van deel 1 ingevuld.

In deel 2 worden de gegevens m.b.t. de loonkost als volgt genoteerd: •

•

•

•

•

Kolommen "1": Hier noteert de partner per maand alle bedragen voor de verschillende elementen van het salaris. De eindejaarspremie en het dubbel vakantiegeld moeten bij de brutobedragen van de betrokken maanden worden geplaatst. Indien een bedrag bij “diversen” werd ingevuld, moeten deze omschreven worden (Omschrijving diversen). Kolom "2": De totale jaarkost van de persoon wordt automatisch berekend aan de hand van de verschillende elementen die in kolommen 1 werden ingevoerd; Kolom "3": De partner noteert hier de gevraagde bedragen aan ACTIRIS en dit voor elke overeenkomst met ACTIRIS. Van dit bedrag wordt per soort overeenkomst in de lijn erboven automatisch een percentage afgeleid; Kolom "4": De partner noteert hier de bedragen die afkomstig zijn van andere financieringen dan die van ACTIRIS, en die een onderdeel vormen van de loonmassa van het personeelslid; Kolom "5": Deze kolom maakt de optelsom van alle gevraagde bedragen aan ACTIRIS en andere subsidies (de geco-premies en andere bronnen) om te controleren of de totale inkomsten de totaalkost van de werknemer niet overschrijdt. Het percentage van de totale gecontroleerde inkomsten wordt automatisch afgeleid en moet 100% bedragen.

De bijlage 2b vat automatisch de informatie samen die in de bijlage 2a wordt ingevoerd.


16

2. Overzicht van de werkingskosten (cf. bijlage 3) In de tabel met het overzicht van de werkingskosten wordt elke factuur individueel ingevoerd. Elke lijn komt overeen met één enkele uitgave. •

•

•

•

• • •

•

Kolom "1": In deze kolom wordt het volgnummer van het stuk genoteerd. Dit volgnummer moet in het financieel dossier worden gehandhaafd voor de klassering van de bewijsstukken van de werkingskosten; Kolom "2": In deze kolom wordt het type te subsidiëren kost geselecteerd. Deze type kosten komen overeen met de kosten die in het tweede deel van dit document waarin de subsidieerbare uitgaven worden behandeld, zijn voorzien; Kolommen "3": Deze kolom geeft een beschrijving van de kosten: de factureringsdatum, de naam van de leverancier, de omschrijving van de uitgave; Kolom "4": De boekhoudkundige referentie van het stuk wordt hier genoteerd en laat toe om bij controles snel het betreffende stuk terug te vinden; Kolom "5": In deze kolom wordt het totaal bedrag van de factuur genoteerd; Kolom "6": De partner noteert hier de toegepaste verdeelsleutel op de factuur; Kolom "7": In deze kolom wordt het aan ACTIRIS gevraagde bedrag automatisch berekent, aan de hand van het factuurbedrag en de verdeelsleutel; Kolom "8": In de laatste kolom selecteert de partner ‘ja’ wanneer de aangerekende goederen tweedehands werden aangekocht.

3. Overzicht van de investeringskosten (cf. bijlage 4) In de tabel met het overzicht van de investeringskosten wordt elke factuur individueel ingevoerd. Elke lijn komt overeen met één enkele uitgave. Kolom "1: In deze kolom wordt het volgnummer van het stuk genoteerd. Dit volgnummer moet in het financieel dossier worden gehandhaafd voor de klassering van de bewijsstukken van de werkingskosten; • Kolom "2": In deze kolom wordt het type te subsidiëren kost geselecteerd. Deze type kosten komen overeen met de kosten die in het tweede deel van dit document waarin de subsidieerbare uitgaven worden behandeld, zijn voorzien; • Kolom "3: In deze kolom wordt het aankoopjaar genoteerd; Projectoproep nr. PO1/2012 – ALT 17 •

Partnershipovereenkomst Financiële gids

•

•

• • •

• • •

•

Kolommen "4": Deze kolom geeft een beschrijving van de kosten: de factureringsdatum, de naam van de leverancier, de omschrijving van de uitgave; Kolom "5": De boekhoudkundige referentie van het stuk wordt hier genoteerd en laat toe om bij controles snel het betreffende stuk terug te vinden; Kolom "6": In deze kolom wordt de referenties van het dossier van de offerteaanvraag vermeld; Kolom "7": De totaalkost van de aankoop moet in deze kolom worden ingevoerd; Kolom "8": De afschrijvingsduur moet voldoen aan de voorwaarden die in het tweede deel van de onderhavige financiële gids worden beschreven, alsook aan de afschrijvingsduur die in de boekhouding van de partner is voorzien; Kolom "9": Het totaalbedrag van de afschrijving voor het betreffende jaar wordt hier genoteerd; Kolom "10": De partner noteert hier de toegepaste verdeelsleutel op de factuur; Kolom "11": In deze kolom wordt het aan ACTIRIS gevraagde bedrag automatisch berekent, aan de hand van het totale bedrag van de afschrijving voor het betrokken jaar en de verdeelsleutel; Kolommen "12": Deze kolommen zijn bestemd voor de waarde van de afschrijvingen die ten laste van de subsidie worden gelegd voor de volgende boekjaren.

B.

INKOMSTEN (BIJLAGE 5)

In deze tabel staan de inkomsten van de actie. •

• •

Kolom "1": In deze kolom wordt het soort inkomst van de actie genoteerd. Indien het totaal gevraagde subsidiebedrag aan ACTIRIS, het bedrag van de overeenkomst overschrijdt, mag het verschil worden ingegeven in de bijlage met de inkomsten. Dan wordt voor het type inkomst vermeld: "Bedrag afgetrokken van het gevraagde bedrag, zodat het bedrag in de overeenkomst niet zou worden overschreden"; Kolom "2": In deze kolom wordt de bron van de inkomst genoteerd; Kolom "11": In deze kolom wordt het bedrag van de inkomst van de actie genoteerd.

C.

ANDERE SUBSIDIEBRONNEN (BIJLAGE 6)

In deze tabel staan de bedragen van de andere subsidies of financiële bronnen die de partners in het kader van de gesubsidieerde actie ontvangen. Projectoproep nr. PO1/2012 – ALT Partnershipovereenkomst Financiële gids

18

• • •

Kolom "1": In deze kolom wordt het type subsidie voor de actie genoteerd; Kolom "2": In deze kolom wordt de oorsprong van de subsidie genoteerd; Kolom "3": De partner noteert hier het bedrag van de subsidie voor de actie.

D.

VERANTWOORDING I.V.M. DE VERDEELSLEUTELS (BIJLAGE 7)

Voor elke soort kost (zowel de personeels-, werkings-, investerings- als installatiekosten) die wordt ingevoerd, moet de toegepaste verdeelsleutel worden vermeld. • Kolom "1": De partner selecteert hier het type kost; • Kolom "2": Hier wordt de toegepaste verdeelsleutel genoteerd; • Kolom "3": In deze kolom preciseert de partner de verantwoording in verband met de berekening van de verdeelsleutel. De berekening moet objectief en verifieerbaar zijn (zie p.4). Indien de berekening te lang is, mag deze op een apart blad bijgevoegd worden.

E.

BALANS EN RESULTATENREKENINGEN

De definitieve en goedgekeurde balans en resultatenrekeningen van het jaar n-1 moeten aan het financieel dossier worden toegevoegd.


19

FINANCIËLE GIDS BESTEMD VOOR DE PARTNERS VAN ACTIRIS

Recommend Documents