Financieel Management Systeem. Versie beschrijving 4.4. Bizon Software B.V., December 2013, versie Opgesteld door Jaap van Vugt

Financieel Management Systeem

Versie beschrijving 4.4 Bizon Software B.V., December 2013, versie 20131210 Opgesteld door Jaap van Vugt

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10

Inhoud 1. ALGEMEEN 1.1. TOELICHTING OP DE NIEUWE RELEASE

5 5

2. SEPA/IBAN WIJZIGINGEN IN FINALL 2.1. STAPPENPLAN SEPA IN UW BEDRIJF 2.1.1. BANKREKENINGEN IN BIC IN FINALL 2.1.2. UW BANK IS GEREED VOOR NIEUWE FORMATEN 2.1.3. INCASSO MACHTIGINGEN ADMINISTRATIE 2.1.4. OVER OP IBAN 2.2. BETALINGEN 2.2.1. BETALINGEN BINNENLAND 2.2.2. BETALINGEN BUITENLAND 2.3. INCASSO EN MACHTIGINGEN ADMINISTRATIE 2.3.1. INCASSANT ID 2.3.2. INCASSO CORE EN B2B 2.3.3. INCASSO (CORE) 2.3.4. INCASSO BEDRIJVEN (B2B) 2.4. IMPORTEREN BANKAFSCHRIFTEN 2.4.1. SWIFT MT940 2.4.2. CODA 2.4.3. CAMT

8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10

3. GROOTBOEK 3.1. ONDERHOUD 3.1.1. BEGINBALANS NIET GETOOND IN GROOTBOEKKAART 3.1.2. GEEN HERHALING OP JOURNAALPOST OVERZICHT 3.1.3. BANKREKENING CONTROLE OVERZICHT 3.1.4. VERSLAG MELDING AUDITFILE 3.1.5. ALLEEN ‘NIET AFGELETTERDE’ REGELS TONEN 3.1.6. WIJZIGING OVERZICHT VASTE ACTIVA 3.1.7. BEPALING BTW RUBRIEK 3.1.8. JAARTAL OP GB-KAART OVERZICHT 3.1.9. TEGENBOEKEN VAN JOURNAALPOSTEN ZONDER REGELS 3.1.10. AUTOMATISCH SALDEREN GB-REKENINGEN 3.1.11. OPEN POSTEN OVER BEDRIJVEN IN ALGEMEEN BEHEER 3.1.12. PARAMETERS NIET MEER PER FUNCTIE 3.1.13. AFLETTERING 3.1.14. FILTER KNOP OP ELK SCHERM 3.1.15. VALUTA AFLETTERKENMERKEN 3.2. NIEUWE FUNCTIONALITEIT 3.2.1. AFLETTERING IN WACHTRIJ 3.2.2. VRIJE NUMERIEKE SUBCODES 3.2.3. GRAFIEK IN HET GROOTBOEK 3.2.4. VERMELDING GEGEVENS IN MAIL ONDERWERP 3.2.5. GB KAART OVER MEERDERE BEDRIJVEN

11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 12 12 13 13 13 13

4. SUB ADMINISTRATIE CREDITEUREN/DEBITEUREN 4.1. ALGEMEEN 4.1.1. ADRES AFLEIDEN VAN POSTCODE 4.1.2. DETAILLERING OPENSTAANDE POSTEN LIJSTEN 4.1.3. OVERZICHT ‘BOEKINGEN PER BTW CODE’ 4.1.4. OVERZICHT ‘BTW PER FACTUUR’ NIET JUISTE DATUM 4.1.5. BETALINGSCONDITIE EN TERMIJNEN 4.1.6. BEDRAGEN OP BETAALADVIES 4.1.7. VERVALLEN OPENSTAANDE POSTEN 4.1.8. GEBLOKKEERDE FACTUUR BETALEN/INCASSEREN 4.2. DEBITEUREN FACTURATIE 4.2.1. SUBADMINISTRATIE SUBCODE 4.2.2. WIJZIGEN TEKSTEN OP FACTUUR NA FACTURATIE 4.2.3. ORDER PER CONTRACT 4.3. DEBITEUREN ONDERHOUD 4.3.1. SEPA MACHTIGING ID

15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 16 16

Solutions you can count on !

Pagina 2 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. 4.3.6. 4.3.7. 4.3.8.

DEBITEUR FACTUURMATCHING IN TELEBANKING AANMANINGEN TE BETALEN BEDRAG AANMANINGEN IN VALUTA AANMAANKOSTEN NIET ALTIJD VANAF EERSTE AANMANING AFDRUKKEN FACTUREN HANDMATIG VIA MAIL AANTAL KEER AANGEMAAND OPEN POST OVERZICHT ‘AFNEMERSPLICHTIGE’ MAG ALLEEN POSITIEVE WAARDEN BEVATTEN

16 17 17 17 17 17 17

5. TELEBANKING 5.1. ONDERHOUD 5.1.1. EIGEN BANKREKENINGEN AL IN IBAN FORMAAT IN DE SWIFT BESTANDEN 5.1.2. BETAALKENMERK ZONDER # IN CODA FORMAAT ISABEL 5.1.3. TELEBANKING CONTROLES MINDER STRENG 5.1.4. NIEUWE TRANSACTIE CODE ‘A01’ 5.1.5. VOLGORDE BANK AFSCHRIFTEN IN TELEBANKING 5.1.6. ONDERHOUD BANKREKENINGEN 5.1.7. INLEZEN SWIFT BESTANDEN LUXEMBURG 5.1.8. TOEGESTANE TEKENS IN HET BTL91 BESTAND (BUITENLANDSE BETALINGEN) 5.2. NIEUWE FUNCTIONALITEIT 5.2.1. BEGINBALANS BOEKING 1E BANKAFSCHRIFT

18 18 18 18 18 19 19 19 19 19 19 19

6. FACTFLOW 6.1. ONDERHOUD 6.1.1. OVERZICHT FLOWS 6.1.2. FLOW MONITOR, MAILS VIA SMTP 6.1.3. ZOEKEN VAN TE REGISTREREN FACTUREN 6.1.4. FLOWCODE OPTIONEEL BIJ AANMAKEN/WIJZIGEN CREDITEUR 6.2. NIEUWE FUNCTIONALITEIT 6.2.1. FACTFLOW WIJZIGEN BOEKING 6.2.2. VERVANGEN TAAKHOUDER 6.2.3. WERKVOORRAAD PER GEBRUIKER (INCLUSIEF OVERHEVELEN) 6.3. FACTFLOW WEBSITE 6.3.1. VRAAG ‘BEANTWOORDEN’ IN PLAATS VAN ‘GOEDKEUREN’ 6.3.2. VERPLICHTE OPMERKING BIJ ‘VRAAG STELLEN’ EN ‘BEANTWOORDEN’ 6.3.3. VERPLICHTE OPMERKING BIJ OPTIE “WACHTEN” 6.3.4. VREEMDE VALUTATEKEN 6.3.5. INACTIVITEIT / AFMELDEN SESSIE 6.3.6. FACTFLOW MULTI-KLIK PREVENTIE 6.3.7. NIEUWE VELDEN IN FACTFLOW 6.3.8. WIJZIGEN WACHTWOORD DOOR GEBRUIKER 6.3.9. NIEUW ACTIECODE IN FACTFLOW 6.3.10. FACTUREN TE ZIEN IN FACTFLOW WEBSITE

21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 22 22 22 22 22 22 22 22

7. FACTMATCH 7.1. ONDERHOUD 7.1.1. FACTMATCH DECIMALE AANTALLEN 7.1.2. FACTMATCH AFRONDINGSVERSCHIL ACCEPTEREN 7.2. NIEUWE FUNCTIONALITEIT 7.2.1. FACTMATCH IN FINALL GEÏNTEGREERD 7.2.2. FOUTMELDING BIJ SORTEREN OP BEPAALDE KOLOMMEN

23 23 23 23 23 23 23

8. DOCUMENT BEHEER 8.1. ONDERHOUD 8.1.1. NOTITIES IN DIGITAAL DOSSIER 8.1.2. ONDERHOUD RUBRIEK 8.1.3. HOOFDDOCUMENT AUTOMATISCH BEPALEN 8.1.4. SORTERING VAN NOG NIET GEKOPPELDE DOCUMENTEN 8.1.5. PAPERCLIP BIJ EXTRA (GESCANDE) DOCUMENTEN NIET ACTIEF 8.2. NIEUWE FUNCTIONALITEIT 8.2.1. OVERZICHT TAKEN 8.2.2. AFHANDELING FILE DROP / SLEPEN BESTANDEN NAAR FINALL 8.2.3. GESCAND DOCUMENT VERWIJDEREN/TERUGZETTEN 8.2.4. ZOEKEN IN DIGITAAL DOSSIER

24 24 24 24 24 24 24 24 24 24 25 25

9.

27

FLEXIBELE RAPPORTAGE EN BEGROTING


Pagina 3 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 9.1. ONDERHOUD 9.1.1. NULREGELS AFDRUKKEN 9.1.2. WIJZIGING STANDAARD FR.RFR.RPT 9.1.3. TEKSTEN IN FLEXIBELE RAPPORTAGE 9.1.4. BEGROTING VERVANGT BUDGET

27 27 27 27 27

10. IMPORT/EXPORT WACHTRIJ 10.1. ONDERHOUD 10.1.1. SALDO 0 NIET EXPORTEREN NAAR CUBE 10.1.2. INTERFACE: CONTROLE BTW NUMMER 10.1.3. ACHTERGROND WACHTRIJ LOGGING 10.2. NIEUWE FUNCTIONALITEIT 10.2.1. TERUGDRINGEN ROL JOURNAALPOSTKOP 10.2.2. ZOEK EN VERVANG IN INTERFACE 10.2.3. OVERZICHT INTERFACE REGELS 10.2.4. VERHUIZEN VAN INGELEZEN BESTANDEN 10.2.5. INLEZEN MET WILDCARDS 10.2.6. EXPORT DOCUMENTEN NAAR QLIKVIEW

28 28 28 28 28 28 28 28 28 28 28 29


Pagina 4 van 29


1. Algemeen 1.1.

Toelichting op de nieuwe release

Sepa Binnenkort is het zover: er is 1 Europees betaalsysteem, onder de projectnaam SEPA (single European Payment Area) zijn de overheden en banken de afgelopen jaren druk bezig geweest met betrekking tot wetgeving, regelgeving en het maken van afspraken ten behoeve van een nieuw betaalsysteem. Vergelijkbaar als met de invoering van de Euro is het idee dat Europa dichterbij elkaar komt, en dat het betalen van rekeningen van leveranciers in SEPA landen net zo makkelijk is als een binnenlandse leverancier. Sinds 2006 ondersteunt Finall het invoeren van Iban bankrekeningen. Onze klanten gebruikten dit direct vanaf dat moment gezien de besparingen die het kon opleveren in internationaal betalingsverkeer. In Finall versie 4.3 van oktober 2012 was het mogelijk om volledig over te stappen op Iban betalingsverkeer, ook voor de binnenlandse bankrekeningen. Een conversie is mogelijk, daar kunt u contact voor opnemen met Bizon Software. In deze versie worden de mogelijkheden om betalingsverkeer nog beter te stroomlijnen verder uitgebouwd. Zie het eerste hoofdstuk van deze release notes voor een uitgebreide beschrijving van de wijzigingen in Finall FactMatch De module FactMatch is opnieuw opgezet. In deze versie wordt alle mogelijke informatie vanuit uw logistieke systeem opgenomen in de module. Deze informatie wordt nu in Finall geladen middels journaalposten. Daarvoor is de journaalpostregel in Finall uitgebreid met een aantal velden specifiek voor dit doel. Zo is het vanaf nu mogelijk om naast aantallen, ordernummers en pakbonnummers ook gegevens op artikel/kleur/maat niveau op te nemen in Finall. Grote voordeel is dat bij inlezen van de journaalposten alle controles gedaan kunnen worden zodat synchronisatieproblemen tot het verleden horen, oftewel: alle mutaties in het grootboek met betrekking tot goederen ontvangsten staan in de module FactMatch. Tijdens installatie worden geen gegevens geconverteerd, maar wordt het grootboek als leidend beschouwd. Indien u nu al gebruik maakt van de module kunt u in overleg met de consultant wel een aantal conversies uitvoeren. FactMatch nu ook in Vreemde Valuta: de automatische matching kan nu rekening houden met vreemde valuta. Voorbeeld: Als het bedrag in dollars klopt tussen ontvangst en factuur kunnen verschillen alleen nog uit koersverschil bestaan. FactMatch in combinatie met FactFlow Als de laatste regel van een factuur wordt goedgekeurd middels FactMatch, wordt daarmee in feite de factuur goedgekeurd door FactMatch. Wanneer de factuur de status 'HOLD' had, werd deze tot nu toe op 'ACTI' gezet. Dit is nu aangepast, omdat de factuur ook nog een FactFlow taakhouder kan hebben. Nu gebeurt dit:  Als de huidige taakhouder 'FM' is, dan wordt de factuur doorgezet naar de eerstvolgende taakhouder. Wanneer 'FM' de laatste taakhouder is, wordt de factuur vrijgegeven voor betaling.  Als de taakhouder 'FM' later aan de beurt is (na de huidige taakhouder van de factuur) dan wordt 'FM' vooraan in het rijtje taakhouders geplaatst. De factuurstatus en flowstatus worden niet gewijzigd.  In alle andere gevallen wordt er niets gewijzigd op de factuurkop. Solutions you can count on !

Pagina 5 van 29


Interfacing De module interfacing is opnieuw opgezet. Vooral met betrekking tot het inlezen van journaalposten kan dat voordelen opleveren. Er zijn meer standaard conversietabellen toegevoegd, daarnaast is het nu mogelijk om zoek-en-vervang (ctrl-R) ook te gebruiken in de interface batches. Zie de online help in Finall voor meer informatie. Nieuw menu en lettertype De opzet van het menu is gewijzigd:  Lettertype is anders (nu Tahoma) en de grootte is aangepast naar 10 (was 8). Op hoge resolutieschermen is het nu beter leesbaar,  Lege ruimtes tussen functies en menu’s worden tijdens navigeren automatisch overgeslagen,  Kopjes boven functies of menu’s worden nu gecentreerd en grijs gemaakt. Zijn niet meer aanklikbaar. Document beheer images Indien u gebruik maakt van document beheer of FactFlow zal bij de installatie van deze versie een conversie plaats vinden op alle gescande documenten. Tot nu werden de gescande bestanden alleen opgeslagen als PDF. Vanaf deze versie worden er automatisch PNG bestanden bij gegenereerd. Deze bestanden zijn makkelijker te tonen voor andere applicaties (zoals iPad of internet Explorer). Gevolg is dat per document meer schijfruimte benodigd zal zijn voor de opslag van digitaal dossier. Meer informatie via uw consultant. Nieuwe systeemeis voor scherm resolutie De laagste resolutie die nu door Finall wordt ondersteund is 1280 breed. Op die resolutie passen alle schermen van Finall. Gezien de technische ontwikkelingen worden resoluties van (nieuwe) beeldschermen steeds hoger, om goed gebruik te kunnen maken van deze resoluties worden oudere niet meer ondersteund. Schermpositie help en documenten De Bizon Document viewer wordt in Finall gebruikt voor het tonen van de online help en pdf bestanden die gekoppeld zijn aan bijvoorbeeld een factuur of aanmaning. De bepaling van de schermpositie voor de Bizon Document Viewer is gewijzigd: wanneer kan worden vastgesteld door Finall dat een tweede beeldscherm is aangesloten, zal de viewer altijd op dat tweede scherm worden geplaatst, en zal altijd de maximale hoogte en breedte van dat scherm worden benut. Let op: uitgangspunt is wel dat het tweede scherm rechts van het primaire scherm wordt geconfigureerd. Tevens is een voorziening ingebouwd waardoor een scherm nooit buiten beeld kan vallen. Nieuwe rapport viewer In deze versie wordt gebruik gemaakt van de standaard PDF viewer die op de PC is geïnstalleerd. Indien er geen PDF viewer is geïnstalleerd adviseren wij Adobe pdf reader. Voordelen ten opzichte van de oude viewer:  Standaard pdf reader, we maken gebruik van de PDF reader die is geïnstalleerd en waar de gebruiker al aan gewend is.  Na uitvoeren rapport kan er doorgewerkt worden in Finall, viewer hoeft niet gesloten te worden.  Maken van opmerkingen/ digitaal ondertekenen kan direct in dit scherm.  Eenvoudig scrollen met de muis door alle pagina's.  Via icoon direct opslaan, printen of mailen. Solutions you can count on !

Pagina 6 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10  Eenvoudig in- en uitzoomen. Via voorkeuren van de eigen viewer (bijvoorbeeld Adobe) kan de gebruiker zelf bepalen hoe het scherm geopend moet worden (zoom % etc.). De oude viewer is nog steeds te gebruiken door uitvoer ‘CRVIEW’ te kiezen in plaats van ‘VIEW’. Zoeken in Finall De zoekmethode in Finall is nu overal hetzelfde: in zoekschermen kun je direct starten met intikken van de code die je zoekt. Finall springt naar de eerst gevonden. Voorheen kwam het op sommige functies voor dat automatisch het filter getoond werd waarin een selectie ingegeven kon worden. Deze is uiteraard nog wel beschikbaar voor specifieke zoekfuncties ( zoals zoeken op een gedeelte van de naam). Speciale zoekfuncties zijn toegevoegd op Debiteur en Crediteur: daarin kan de gebruiker nu direct beginnen met intikken van een zoekterm, Finall zal binnen de debiteuren of crediteuren direct resultaten gaan tonen over meerdere velden. Automatisch wordt gezocht op:  Zoeknaam,  Naam (Eerste deel),  Postcode,  Plaats,  BTW nummer,  Bankrekening Iban,  Bankrekening (laatste 10 cijfers).


Pagina 7 van 29


2. SEPA/IBAN wijzigingen in Finall 2.1.

Stappenplan SEPA in uw bedrijf

U kunt met Finall zelf bepalen wanneer u overstapt op SEPA. In Finall kunt u op de huidige manier door blijven werken tot dat u (en uw bank) gereed zijn voor overgang. Een aantal stappen zijn daarbij van belang: 1. U zorgt (eventueel met behulp van Bizon) dat alle bankrekeningen in Finall in IBAN formaat zijn ingevuld. 2. Uw bank is gereed om nieuwe bestandsformaten voor betalingen en incasso’s te ontvangen vanuit Finall 3. Indien u incasseert vult u de machtigingen informatie in Finall. 4. Geef in Finall aan dat u over wil op IBAN. 2.1.1. Bankrekeningen in BIC in Finall Het formaat van bankrekening en BIC is al sinds 2006 geschikt voor IBAN formaat. Zodra u over bent op IBAN zal Finall alleen IBAN en BIC goed keuren. 2.1.2. Uw bank is gereed voor nieuwe formaten Bij sommige banken moet vooraf aangegeven worden dat u bij het importeren van betalingen en incasso’s van het nieuwe formaat (PAIN) gebruik wil maken. Hou er rekening mee dat de bank hier 1 of 2 dagen tijd voor nodig heeft. 2.1.3. Incasso machtigingen administratie Bij onderhoud debiteur is de mogelijkheid toegevoegd voor het invoeren van de benodigde informatie voor uw machtigingen administratie. De verplichte velden voor incasso bij debiteur zijn: Machtigingskenmerk: maximaal 35 posities met uniek kenmerk van deze incasso Datum: datum van ondertekening Soort incasso: Euro-incasso (CORE) of bedrijven incasso (B2B) Vorige incasso: laatste incasso bij die debiteur. (wordt door Finall bijgewerkt). Let op. Bij bedrijven incasso is het verplicht dat uw debiteur het machtigingskenmerk ook bij zijn bank bekend maakt. 2.1.4. Over op IBAN Indien u in Finall aangeeft (via parameter) dat u over bent op IBAN zullen vanaf dat moment de nieuwe bestandsformaten aangemaakt worden vanuit Finall. De werkwijze zal zoveel mogelijk hetzelfde blijven. Hierna kunt u geen ‘oude’ bankrekeningen meer in Finall vastleggen om fouten te voorkomen. De parameter is te vinden door de functie ua.mprmsyss op te starten. Daar kunt u zoeken naar de parameter SEPA-status:


Pagina 8 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 De drie opties zijn: Niet U kunt nog oude banrekeningen gebruiken en betalingsverkeer gaat nog in oude betaalformaat (clieop03), Over op iban U gebruikt al IBAN bankrekeningen door geheel Finall. U wil nog wel oude formaten in betalingsverkeer gebruiken, SEPA Klaar Al uw bankrekeningen zijn IBAN en betalingsverkeer is nieuw formaat (pain). 2.2.

Betalingen

2.2.1. Betalingen binnenland De vervanger van het binnenlandse betaalformaat (clieop03) is pain.001.001.03. De gebruiksvriendelijkere naam in Finall bij het maken van betaaladvieslijsten is ‘SEPABetaling’. Groot verschil met Clieop03 is dat deze betaling geldt voor alle crediteuren binnen de IBAN grenzen en de betaling is altijd in Euro.. Bij aanmaken van bestanden hoeft u alleen een directory aan te geven. Finall maakt bestand(en) volgens een vaste benaming. 2.2.2. Betalingen buitenland Het buitenlandse betaalformaat (BTL91) blijft gewoon bestaan. Deze zal qua omvang waarschijnlijk kleiner worden bij u aangezien veel buitenlandse crediteuren via de SEPAbetaling gaan lopen. 2.3.

Incasso en machtigingen administratie

2.3.1. Incassant ID In Finall is bij onderhoud bedrijf het veld Incassant OD toegevoegd. Deze kunt u aanvragen bij uw bank en is verplicht in Finall als u gebruik maakt van incasso. 2.3.2. Incasso CORE en B2B In SEPA wordt onderscheid gemaakt tussen 2 soorten incasso. De benodigde informatie is verschillend voor de banken. Ook aanlevertijden en verwerkingstijden zijn anders. In Finall werken beide incasso’s op dezelfde manier en kunnen ook in 1 incassolijst verwerkt worden. Bij het exporteren van deze incasso wordt de splitsing (2 exportbestanden) gemaakt aangezien dit verplicht is door de banken. 2.3.3. Incasso (CORE) De ‘oude’ incasso wordt vervangen door de euro-incasso. Belangrijk is dat in Finall nu de machtigingen die u hebt met uw debiteur worden vastgelegd. Debiteuren zonder die informatie in Finall worden NIET geselecteerd voor automatische incasso! Vanuit de banken zijn een aantal richtlijnen voor het doorlopen van huidige incasso’s: Bij debiteuren waar u nu incasseert kan de machtiging gewoon doorlopen. Wel moet u deze informatie vastleggen in Finall zodat deze bij incasso geëxporteerd kan worden naar uw bank, het betreft dan: Machtigingskenmerk, datum ondertekening (of 1-11-2009 bij ’oude’ incasso), vorige incasso (of leeg indien het de eerste in Finall betreft). Finall zal deze informatie aanleveren aan de bank. Let op gewijzigde aanlever en verwerkingstijden bij uw bank. Neem hierover contact op met uw bank. 2.3.4. Incasso bedrijven (B2B) Een nieuw soort incasso is de B2B of bedrijven incasso. Ook deze wordt ondersteund in Finall. Groot voordeel van deze machtiging is dat er geen terugboekingsrecht is na 5 dagen. Nadeel is dat de machtigingsgegevens ook door uw debiteur in zijn bankpakket vastgelegd moeten worden. Indien dit vergeten wordt door uw debiteur wordt de incasso door de bank geweigerd.


Pagina 9 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 Tip: als u machtigingsinformatie naar uw debiteur stuurt ter ondertekening, vraag dan of uw debiteur dan een screenpint mee kan sturen van zijn vastlegging in zijn bankpakket. Pas dan kunt u er zeker van zijn dat de incasso goed zal verlopen. 2.4.

Importeren bankafschriften

2.4.1. Swift MT940 Dit formaat blijft bestaan bij de banken. Hier zullen wel wijzigingen in omschrijvingen op gedaan worden. Dat kan betekenen dat u in Finall de maskers in telebanking moet aanpassen als de herkenning niet meer werkt. Nieuwe variant Swift Structured wordt ook ondersteund. 2.4.2. Coda Coda formaat in België blijft bestaan. 2.4.3. CAMT Nieuw formaat dat door de banken geïntroduceerd wordt is CAMT, was oorspronkelijk bedoeld als vervanger voor SWIFT MT940. Formaat is al in te lezen in Finall.


Pagina 10 van 29


3. Grootboek 3.1.

Onderhoud

3.1.1. Beginbalans niet getoond in grootboekkaart Totaaltelling werd niet getoond indien er geen boekingen maar wel begin saldo was, dat is nu ook aangepast. Het overzicht Grootboekkaart ( fg.rmuta) toont de bedragen in de begin balans (periode 0) niet indien in de rest van het boekjaar geen mutaties op een rekening zijn geboekt. De selectie op "Vanaf periode" = 0 dan wel 1 maakt hierbij geen verschil. Ook de optie "Nulposten printen" had geen effect. Dit is nu aangepast. 3.1.2. Geen herhaling op journaalpost overzicht Bij het printen van journaalposten via de functie "Overzicht Mutaties" (fg.r03) voor controles start Finall op iedere pagina bovenaan met de kop van de journaalpost. Dit is niet nodig en kost veel papier bij grote journaalposten. Overzicht is nu aangepast. 3.1.3. Bankrekening controle overzicht Functie ca.rbanklg (Overzicht gewijzigde bankrekeningen). Hier werd de bijbehorende crediteur bij gezocht. Deze hoeft niet altijd te bestaan, want zou inmiddels verwijderd kunnen zijn. Dit wordt nu gecontroleerd. 3.1.4. Verslag melding auditfile Via de functie ‘fg.audit’ kun je een audit file aanmaken. Op het frontend geef je in het 1e veld de locatie + bestandsnaam op, waar Finall de gegevens naartoe weg mag schrijven. Tevens geef je onderaan de functie ook nog een uitvoer code op (bijv. scherm / view). Hier toont Finall verder niets. Een veel voorkomend misverstand is daardoor, dat er geen auditfile is aangemaakt. Er wordt nu een melding getoond na aanmaken van de auditfile of dit gelukt is. 3.1.5. Alleen ‘Niet afgeletterde’ regels tonen Het is nu mogelijk om bij het opvragen van een grootboekrekening alleen de regel te tonen die nog niet zijn afgeletterd. Daarom wordt het heel eenvoudig om alleen de regels te tonen die het saldo van de grootboekrekening beïnvloeden. 3.1.6. Wijziging overzicht vaste activa Aantal termijnen Past niet meer op rapport maar is nu wel toegevoegd bij export naar Excel. 3.1.7. Bepaling BTW Rubriek Op de BTW code kunnen twee BTW rubrieken worden vastgelegd: Eén voor gewone facturen en één voor creditnota's. Bij het verwerken van de journaalpost wordt bepaald op welke van deze twee rubrieken het BTW bedrag zal worden geboekt. Die bepaling gebeurde echter uitsluitend op basis van de soort grootboekrekening en het teken van het bedrag. Nu wordt waar mogelijk de factuursoort (factuur of creditnota) overgenomen van de factuur. 3.1.8. Jaartal op GB-kaart overzicht Op het overzicht grootboekkaart werd niet het jaartal getoond. Nu wordt dit op elke pagina en samenvatting afgedrukt. 3.1.9. Tegenboeken van journaalposten zonder regels Het tegenboeken van automatisch door Finall gegenereerde journaalposten kunnen niet meer tegen geboekt worden. Dit gaf problemen met afgeletterde regels. 3.1.10.

Automatisch salderen GB-rekeningen

In deze functie is er een keuze bijgekomen, journaalpost per jaar of per periode. Bij keuze jaar wordt het totale bedrag in de t/m periode geboekt. Solutions you can count on !

Pagina 11 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 Functie wordt vooral gebruikt voor het wegboeken van de BTW rekeningen naar balansrekening aan het einde van boekjaar. In België is dit verplicht per maand. In Nederland wordt dit vaak in laatste periode van jaar totaal geboekt. 3.1.11.

Open posten over bedrijven in algemeen beheer

Op dit overzicht wordt nu ook per factuur het oorspronkelijke bedrijf getoond. 3.1.12.

Parameters niet meer per functie

Een aantal parameters die functie-afhankelijk waren (en dus per functie ingesteld moesten worden) zijn nu op systeem niveau gedefinieerd. Dat betekent dat ze nu nog slechts één waarde kunt hebben. Daarnaast hebben ze een nieuwe naam gekregen. Het gaat om de volgende parameters: Onderhoud via functie: ua.mprmsyss ‘Onderhoud parameters’ Oude nam fdduecr#

Nieuwe naam cainv.fdduecr

fintra#

cainv.fintra

rledghj#

cainv.rledghj

tledgnoview# tupdt#

cainv.tledgnv

fsuba# Tinvo#

c*pym.fsuba Vervallen

3.1.13.

cainv.tupdt

Omschrijving Indien op Ja: bij creditnota’s de verval datum gelijk stellen aan factuurdatum. Indien op Ja: Intrastat van toepassing op facturen uit buitenland. Dagboek voor herjournalisering van FactFlow facturen. Indien leeg (standaard) wordt originele dagboek gebruikt Lijst met dagboeken waarin met geen plaatjes wil tonen bij boeken van facturen. Mogelijkheid om in FactFlow bedrijf en dagboek vast te zetten zodat deze niet gewijzigd kunnen worden bij boeken FactFlow facturen. Selectie op Subcode bij maken betaaladvieslijst. De omschrijving bij boeken facturen wordt bepaald door de omschrijving bij de crediteur of debiteur. Parameter is daarom overbodig.

Aflettering

Het terugdraaien van de aflettering is aangepast zodat deze veel sneller zijn werk kan doen. Daarnaast is de selectie op structuur en dagboek verwijderd. In de functie ‘uitvoeren aflettering’ is periode en jaar van boeking gewijzigd in 1 veld Jaar. Periode. Als hier 0000.00 wordt ingegeven wordt geboekt in de lopende periode volgens het bedrijf. Ook goed toepasbaar als de functie een wachtrij wordt gebruikt. 3.1.14.

Filter knop op elk scherm

Op alle schermen waar je met Ctrl-F kunt filteren, wordt nu ook een knop zichtbaar waarmee het filterscherm kan worden aangeroepen. De knoppen voor Cut/Paste/Copy zijn nu van het scherm afgehaald. Werden nauwelijks gebruikt. 3.1.15.

Valuta afletterkenmerken

Bij voorbereiden afletteren zijn nu de velden valutacode en valutabedrag toegevoegd. Dit om makkelijker valutabedragen bij elkaar te sorteren en af te letteren. 3.2.

Nieuwe functionaliteit

3.2.1. Aflettering in wachtrij Speciaal voor het afletteren is een nieuwe functie bijgekomen welke het mogelijk maak om het gehele afletterproces voor meerdere (tussen)rekeningen in een wachtrij te plaatsen.


Pagina 12 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 De functie fg.pcchec2 is nieuw en kan daarvoor gebruikt worden. Zie online help voor verdere documentatie. 3.2.2. Vrije numerieke subcodes Het is mogelijk om een subcode type te definiëren waarin alleen nummers toegestaan worden. Het soort is dan ‘vrij numeriek’. Vooral handig bij boekingen met nummers die niet van tevoren aangemaakt kunnen worden. Bij het invoeren van journaalposten wordt onder meer gecontroleerd of de ingegeven subcodes wel geldig zijn. Ofwel, dat de code wel numeriek is. Ook bij het verwerken van journaalposten vindt deze controle plaats. Het nummer wordt bij verwerking ook geformatteerd (voorloopnullen). 3.2.3. Grafiek in het Grootboek Opvragen Grootboek Rekening: Nieuwe knop 'Grafiek' om het verloop van GB-rekening saldo op een andere wijze te tonen. 3.2.4. Vermelding gegevens in mail onderwerp Voor rapporten die bedoeld zijn voor externen (debiteuren/crediteuren) is er de mogelijkheid om een mail te sturen. De functionaliteit is zodanig uitgebreid dat er nu gewerkt kan worden met html mail. De lay-out kan vooraf worden ingericht met logo’s en standaard teksten. Op moment van sturen van de mail kunnen een aantal variabelen opgenomen worden in onderwerp en in de mail tekst zelf. 3.2.5. GB Kaart over meerdere bedrijven In consolidatie menu is nieuwe GB-kaart toegevoegd die over meerdere bedrijven werkt. Laatste kolom bevat bedrijfscode. Eis is dat er van hetzelfde rekeningschema gebruikt gemaakt wordt.


Pagina 13 van 29



Pagina 14 van 29


4. Sub administratie Crediteuren/Debiteuren 4.1.

Algemeen

4.1.1. Adres afleiden van Postcode In de onderhoudsfuncties van debiteur en crediteur wordt nu automatisch het adres (straat en plaats) afgeleid van de postcode. Beide velden worden alleen gewijzigd indien postcode wordt gewijzigd en deze gevonden wordt in de postcodetabel. Huisnummer kan handmatig worden toegevoegd. Voor gebruikers zonder internetconnectie is dit uit te zetten door de parameter 'WS.czip' op ‘Nee’ te zetten. 4.1.2. Detaillering openstaande posten lijsten Op alle standaard openstaande postenlijsten van crediteuren en debiteuren is het nu mogelijk om detail uit of aan te zetten. Dit kan met behulp van een selectie die via ‘opties/alle selecties’ is te wijzigen. 4.1.3. Overzicht ‘Boekingen per BTW code’ Een nieuw overzicht om per factuur het bedrag grondslag en BTW op 1 regel te zien. Daarnaast de factuur informatie. 4.1.4. Overzicht ‘BTW per factuur’ niet juiste datum In dit overzicht werd voorheen de transactiedatum getoond, in de meeste gevallen was dat al gelijk aan de factuurdatum. Nu wordt altijd de factuurdatum getoond. 4.1.5. Betalingsconditie en Termijnen Het is mogelijk om in Finall bij een betalingsconditie aan te geven dat er in termijnen betaald mag worden. Dit kon alleen bepaald worden bij het boeken van de factuur. De functie ‘behandel factuur’ is nu aangepast zodat ook hier termijnen toegevoegd of verwijderd kunnen worden. 4.1.6. Bedragen op betaaladvies Bij het wijzigen van een betaaladvieslijst zijn een aantal extra controles ingevoegd. Zo wordt het makkelijker om wijzigingen door te voeren en direct de consequenties daarvan te zien op het saldo van de factuur. Zo zal bijvoorbeeld bij wijzigingen van kortingen of kredietbeperking door Finall direct het te verwachten saldo op regelniveau aangepast worden. 4.1.7. Vervallen openstaande posten Er zijn nieuwe lijsten toegevoegd aan debiteuren en crediteuren voor een overzicht van vervallen posten per een bepaalde datum. Deze toont dus alleen de posten die ook echt al vervallen zijn. Lijsten zijn ook toegevoegd aan ‘Algemeen Beheer’. 4.1.8. Geblokkeerde factuur betalen/incasseren Bij toevoegen van een factuur toevoegen aan betaal of incassolijst kan het zijn dat deze nog geblokkeerd (HOLD) is. Daarom is de volgende aanpassing gemaakt bij het handmatig toevoegen van facturen aan de betaaladvieslijst: Indien een geblokkeerde factuur wordt geselecteerd, dan komt de vraag "Deze factuur is geblokkeerd, wilt u deze toch selecteren?". Je kunt met JA de factuur toevoegen, ondanks de status. Dit impliceert uiteraard ook het vrijgeven van de factuur. De factuurstatus HOLD (Geblokkeerd) wordt namelijk AUTO (Staat op betaaladvieslijst). Mocht iemand de factuur nu weer van de lijst afgooien, wordt de factuurstatus teruggezet naar ACTI (Actief). De vraag wordt alleen gesteld onder de volgende voorwaarden:  Er wordt geen FactFlow gebruikt,  Gebruiker is geautoriseerd voor de functie ‘Beoordelen Facturen’, Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, verschijnt de melding "Deze factuur is geblokkeerd". Solutions you can count on !

Pagina 15 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 4.2.

Debiteuren facturatie

4.2.1. Subadministratie subcode Bij invoeren orders in facturatie is er geen mogelijkheid om subcodes mee te geven op de kop van de factuur. In het geval er een subcode is vastgelegd op de debiteuren rekening zal de journaalpost dus nooit verwerkt worden. Als op de debiteurenrekening een combinatiecode zit en dit is gelijk aan de systeemparameter 'SO.rtype' (Subcode Type voor Facturering), dan zal de subcode die op de eerste orderregel is ingevuld worden overgenomen naar de factuurkop en de boeking op de debiteurenrekening. 4.2.2. Wijzigen teksten op factuur NA facturatie Na facturatie is het niet meer mogelijk om gegevens te wijzigen op factuur. Bij behandel factuur is nu toegevoegd dat omschrijvingen wel aangepast mogen worden. 4.2.3. Order per contract Bij genereren orders is het nu mogelijk om 1 factuur per contract in plaats van 1 per debiteur aan te maken. Deze keuze is nu via een blauwe parameter toegevoegd, deze is te wijzigen via selecties/’alle selecties’ bij het aanmaken van de facturen vanuit de contracten. 4.3.

Debiteuren onderhoud

4.3.1. SEPA Machtiging ID Bij het aanmaken van een SEPA incassobestand (PAIN Direct Debit) is het noodzakelijk om voor elke incasso aan te geven:  Machtigings-ID  Datum Machtiging  Vorige incasso Daartoe is nu een nieuwe tabel gedefinieerd in Finall: ‘Incassomachtiging’. Deze dient ingevuld te worden VOOR incasso. Bij het aanmaken van een incassobestand (alleen bij 'SEPA') wordt deze tabel automatisch bijgewerkt. 4.3.2. Debiteur factuurmatching in Telebanking Het mechanisme om betalingen bij debiteurenfacturen te zoeken in telebanking werkte alleen wanneer er een bedrag op de bank werd bijgeschreven (positieve bankmutatie). Dit is nu aangepast, zodat ook bij negatieve bankmutaties naar debiteurenfacturen gezocht zal worden. De matching zal op een aantal punten andere resultaten kunnen geven dan voorheen:  Zoeken van debiteurenfacturen op basis van zoekwoord, Achter dit zoekwoord verwachten we een factuurnummer of een betaalkenmerk. Bij het zoeken op betaalkenmerk zat nooit een controle op factuursaldo, en die controle zit er nu nog steeds niet op. Doordat bij negatieve bankmutaties nu op dezelfde wijze naar facturen wordt gezocht, zal hier mogelijk vaker een match gemaakt worden.  Bij het zoeken op basis van een factuurnummer is nu een extra conditie toegevoegd Het saldo van de gevonden factuur moet hetzelfde teken hebben als de betreffende bankmutatie. Dus bij een bijschrijving op de bank zoeken we alleen naar facturen met een positief saldo, bij afschrijvingen zoeken we facturen met een negatief saldo. Met het oude filter kon een positieve bankmutatie worden gematcht met een negatieve factuur. Dat kan nu dus niet meer (mogelijk minder match resultaat).  Negatieve bankmutaties werden voorheen helemaal niet gematcht, maar kunnen nu dus wel aan negatieve facturen worden toegewezen (dus meer match resultaat).


Pagina 16 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 4.3.3. Aanmaningen te betalen bedrag Voor de bepaling van het aan te manen bedrag per factuur, worden de nog niet vervallen betaaltermijnen in mindering gebracht op het totaal openstaande saldo per factuur. De berekening ging niet goed en is nu aangepast. 4.3.4. Aanmaningen in Valuta Per factuur wordt het vervallen bedrag in factuurvaluta en de bijbehorende valutacode toegevoegd aan het rapport. Het vervallen bedrag in valuta wordt nergens bijgehouden, maar wordt hier bepaald op basis van de factuurkoers. Tevens wordt het oorspronkelijke factuurbedrag in valuta geëxporteerd 4.3.5. Aanmaankosten niet altijd vanaf eerste aanmaning De aanmaankosten worden niet altijd al vanaf de eerste aanmaning berekend. De nieuwe systeemparameter 'remi.qremico' geeft aan vanaf welke aanmaning (aanmaanteller) de aanmaankosten berekend moeten worden. 4.3.6. Afdrukken facturen handmatig via mail In Finall bestaat de mogelijkheid om handmatig aangemaakt facturen toch te kunnen afdrukken in bedrijfslay-out. Vanaf deze versie is het ook mogelijk om deze facturen te mailen naar de debiteur. 4.3.7. Aantal keer aangemaand open post Aantal keren dat een factuur is aangemaand is toegevoegd aan de xml export van openstaande posten van debiteuren. 4.3.8. Overzicht ‘afnemersplichtige’ mag alleen positieve waarden bevatten Het kan voorkomen dat er debiteur op de afnemersplichtige lijst moet komen, maar waarvoor geldt dat totaal BTW bedrag lager is dan 0. Deze debiteur wordt nog steeds geëxporteerd, maar nu met waarde 0.


Pagina 17 van 29


5. Telebanking 5.1.

Onderhoud

5.1.1. Eigen bankrekeningen al in IBAN formaat in de Swift bestanden Enkele banken hebben een wijziging in de Swift bestanden al doorgevoerd: De eigen bankrekening zal als IBAN worden aangeleverd. Daarom is nu bij de inleesfunctie een aanpassing gemaakt. Als de bank een IBAN aanlevert, die niet in Finall wordt aangetroffen, wordt nogmaals gezocht met de laatste 10 posities van de aangeleverde IBAN. Verder werd de bankrekening eerst gezocht met 'Bankrekening + Valutacode', dit omdat vreemde valuta rekeningen soms het zelfde bankrekeningnummer hebben als de EURO rekening. Dit wordt nu ook toegepast bij (1) het zoeken naar een IBAN die eindigt op de door de bank aangeleverde 10-posities bankrekening en (2) het zoeken van een bankrekening op basis van de laatste 10 posities van de door de bank aangeleverde IBAN. 5.1.2. Betaalkenmerk zonder # in Coda formaat Isabel Herkenning van Debiteuren Facturen: Hier wordt aangenomen dat het woord ná het zoekwoord een factuurnummer of een betaalkenmerk is. Bij CODA echter worden er drie sterretjes voor en na het betaalkenmerk geplaatst. Er staat dan bijvoorbeeld betaalkenmerk ***817/7615/76152*** in de omschrijving van de bankmutatie. Bij het inlezen worden de sterretjes vervangen door hekjes. De factuur wordt niet gevonden omdat het betaalkenmerk ###817/7615/76152### niet bekend is. Wat nu is aangepast: Bij het zoeken van facturen op basis van het betaalkenmerk worden nu ALTIJD eerst alle hekjes links en rechts verwijderd. We gaan er dan dus van uit dat het hekje '#' NOOIT onderdeel is van het betaalkenmerk. 5.1.3. Telebanking controles minder streng De module Telebanking is aangepast, waardoor deze minder streng controles uitvoert. De belangrijkste aanpassingen betreffen de functie tb.ptblin (Inlezen Bankmutaties) Mogelijke foutmeldingen: Het gehele bestand wordt NIET ingelezen:  Bestand niet gevonden  Meerdere dagboeken met zelfde bankrekening  Geen dagboek met bankrekening  Bankrekening is niet bekend  Mutaties van zijn al ingelezen  Mutaties komen niet overeen met begin en eindsaldo  Beginsaldo volgens de bank is <saldo>, maar volgens Finall is het saldo <saldo> Mogelijke informatieve melding: Inlezen kan gewoon doorgaan:  Bankrekening is gesloten  Bankrekening mag worden overgeslagen  Eerste mutatie op nieuwe bankrekening Verder is gewijzigd:  De controle op beginsaldo zal alleen worden uitgevoerd wanneer er tenminste één bankafschrift voor de bankrekening bestaat.  Als geen bankafschrift bestaat (het betreft de eerste mutatie op de bankrekening) en de bank geeft aan dat het 'vorig saldo' niet 0,00 was, dan wordt een regel gegenereerd voor de beginbalans. Hierbij wordt (net als bij alle andere regels) géén tegenboeking aangemaakt. Als je dat wilt, kun je hiervoor een masker definiëren.  De methode voor bepaling van het dagboek is gewijzigd. Er wordt nu ook vooraf gecontroleerd of er wel een dagboek gevonden kan worden.  De methode voor bepaling van het totaalbedrag en totaal aantal mutaties per batch is gewijzigd. Solutions you can count on !

Pagina 18 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 

De vier blauwe parameters waarmee de diverse controles aan/uit gezet konden worden, zijn nu vervallen.

5.1.4. Nieuwe transactie code ‘A01’ De banken kunnen een nieuwe transactiecode aanleveren. Heeft vooral betrekking op webshop betaalbatches. Deze code wordt nu goed ingelezen zodat herkenning kan plaatsvinden. 5.1.5. Volgorde bank afschriften in telebanking In Finall kwam af en toe de melding bij inlezen bankafschriften dat het saldo niet klopt. Het probleem ontstaat als de bank de gegevens van de afschriften niet op datum volgorde aan levert. Daarom is nu de inleesfunctie zo aangepast dat na inlezen in Finall nogmaals de bankafschriften worden gesorteerd en daarna pas saldo controle wordt toegepast. 5.1.6. Onderhoud Bankrekeningen Onderhoud bankrekening in de module telebanking (onder basisgegevens) is aangepast. Het is niet meer mogelijk om hier bankrekeningen te verwijderen. Dit kan alleen bij bedrijfsgegevens (dagboek). Daarnaast is de mogelijkheid toegevoegd om bankrekening aan te maken die bij inlezen overgeslagen worden. In veel software van de banken is het namelijk makkelijker om ALLE rekeningen te exporteren dan per stuk. Rekeningen waar je de boekingen niet in Finall voor doet kun je dus nu importeren zonder foutmeldingen (** bankrekening komt niet voor**). 5.1.7. Inlezen SWIFT bestanden Luxemburg Wegens aanpassing in Swift bestand op de regel met bedragen kunnen de Swift bestanden vanuit Luxemburgse banken weer ingelezen worden. 5.1.8. Toegestane tekens in het BTL91 bestand (buitenlandse betalingen) In nieuwe beschrijving van de banken is slechts een beperkt aantal tekens toegestaan in de verschillende alfanumerieke records. Het gaat hier dus niet alleen om de omschrijving bij de landcode of de transactieomschrijving. Daarom is nu het volgende aangepast:  Tekens die lijken op iets van A-Z (bijvoorbeeld Á) worden gewijzigd naar iets wat er op lijkt,  De & wordt vervangen door +,  Alle overige tekens zoals !"#$%'*:;<=>@ worden vervangen door een spatie. Het gaat dus niet alleen om de omschrijving van het land, maar om veel meer velden:  Deviezenbank  Adres-Begunstigde  Naam Opdrachtgever  Woonplaats-Begunstigde  Adres Opdrachtgever  Landcode-Begunstigde  Postcode en Woonplaats  Landnaam-Begunstigde Opdrachtgever  SWIFT adres-Bank-Begunstigde  Landnaam Opdrachtgever  Reden-van-Betaling-1  Muntsoort Rekeningnummer  Reden-van-Betaling-2 Opdrachtgever  Reden-van-Betaling-3  Aanleveringsmuntsoort  Reden-van-Betaling-4  Rekeningnummer-Begunstigde  Totaal-Muntcode  Naam-Begunstigde 5.2. Nieuwe functionaliteit 5.2.1. Beginbalans boeking 1e bankafschrift Bij het inlezen van het 1e bankafschrift van een nieuwe bankrekening met bestaand saldo wordt nu automatisch een journaalpostregel toegevoegd voor beginsaldo. Deze boeking kan dan door de gebruiker op een rekening gezet worden, dit is met grote waarschijnlijkheid Solutions you can count on !

Pagina 19 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 een beginbalansrekening. Grote voordeel is nu dat er niet meer handmatig op de grootboekrekening ‘bank’ geboekt hoeft te worden.


Pagina 20 van 29


6. FactFlow 6.1.

Onderhoud

6.1.1. Overzicht Flows Nieuw overzicht van de flow matrix waarin direct te zien is door welke personen facturen beoordeeld moeten worden. 6.1.2. Flow monitor, mails via SMTP In de Flow monitor kan er direct mail verzonden worden aan de taakhouders met hun openstaande facturen. Deze mail verloopt nu via de SMTP server in plaats van Outlook. Daardoor kan nu elke klant gebruik maken van de mailfunctie. 6.1.3. Zoeken van te registreren Facturen Bij het zoeken te registeren facturen is nog weinig informatie bekend, in de zoekfunctie worden nu extra kolommen getoond die wel interessant kunnen zijn:  Eerste kolom geeft nu aan wanneer het bijbehorende hoofddocument is gescand,  De kolommen Crediteur, Naam, Factuurbedrag en Datum worden op een andere wijze gevuld, waardoor selectie en sortering op deze velden mogelijk is geworden,  Kolom 'Poststuk' is weg. 6.1.4. Flowcode optioneel bij aanmaken/wijzigen crediteur De flowcode is verplicht bij registratie van een gescande factuur. Bij onderhoud crediteur is dat nu niet meer het geval, reden is dat er dan altijd bij factuur registratie om gevraagd wordt. 6.2.


6.2.1. FactFlow wijzigen boeking De persoon die facturen beoordeelt (functie cp.r19 in Finall) mag onder voorwaarden ook de boeking wijzigen (journaalpostregels). Zie online help voor documentatie. 6.2.2. Vervangen taakhouder De functie 'Onderhoud Factuur Flow' is aangepast. Hier staat nu ook een knop 'Vervangen', waarmee een aan te geven taakhouder kan worden vervangen door een andere. Zie online help. Tevens aangepast: controle of de factuur niet twee keer achter elkaar naar dezelfde werkvoorraad gaat. 6.2.3. Werkvoorraad per Gebruiker (inclusief overhevelen) Taakhouders in facturen kunnen niet vervangen worden. In plaats daarvan kan een andere taakhouder toegang worden gegeven tot de werkvoorraad van de (tijdelijk) vertrekkende collega. We hebben vastgesteld dat het beheer van de werkvoorraden (wie mag wat zien) beter kan. Daarom is nu een nieuwe functie aangemaakt: 'Werkvoorraad per gebruiker'. Daarin kan makkelijker aangegeven worden wie welke werkvoorraden mag zien. Daarnaast is de functie vervangen van taakhouders hieraan toegevoegd. 6.3.

FactFlow Website

6.3.1. Vraag ‘Beantwoorden’ in plaats van ‘Goedkeuren’ Indien er een vraag gesteld werd had de collega, die de vraag moest beantwoorden, alleen de mogelijkheid om ‘Goedkeuren’. De nieuwe actie ‘Beantwoorden’ is nu mogelijk. 6.3.2. Verplichte opmerking bij ‘Vraag stellen’ en ‘Beantwoorden’ Bij het stellen van een vraag en het goedkeuren/beantwoorden is het nu verplicht om tekst mee te geven. Solutions you can count on !

Pagina 21 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 6.3.3. Verplichte opmerking bij optie “Wachten” Het is nu verplicht een opmerking mee te geven als er gekozen wordt voor de optie ‘Wachten’. 6.3.4. Vreemde valutateken Indien de valutacode was $ of £ werd er toch een Euro teken getoond. Aan de hand van de meegegeven valutacode wordt nu wel het juiste teken getoond. 6.3.5. Inactiviteit / afmelden sessie Indien een gebruiker 10 minuten geen activiteit uitgevoerd in het Webportaal zal er een pop-up verschijnen waarin de gebruiker 30 seconden de tijd krijgt de sessie actief te houden. In alle andere gevallen wordt de sessie netjes afgemeld. De gebruiker krijgt de optie om opnieuw door te schakelen naar het aanmeldscherm. 6.3.6. FactFlow Multi-klik preventie Als in FactFlow een actie wordt uitgevoerd zoals 'Goedkeuren', kost het nog wat tijd voordat het scherm ververst is. Als je dan snel nog een keertje op de goedkeuren-button klikt, wordt de factuur weer een stap doorgezet in de flow. Nu is er een extra beveiliging: Als binnen 5 seconden een actie op dezelfde factuur wordt uitgevoerd wordt die genegeerd. 6.3.7. Nieuwe velden in FactFlow Op factuurniveau zijn een aantal velden toegevoegd waaruit een taakhouder kan kiezen om te tonen in de FactFlow website. 6.3.8. Wijzigen wachtwoord door gebruiker Het is nu mogelijk voor de taakhouder om zijn wachtwoord vanuit de website te wijzigen. Ingave van oud wachtwoord en nieuw wachtwoord (2X). Daarnaast is het nu mogelijk om aan te geven dat het wachtwoord vergeten is (op inlogscherm). In Finall is een wachtrij te definiëren die op bepaalde tijden de nieuwe wachtwoorden naar die gebruikers kan mailen. Voor inrichting kunt u contact opnemen met uw consultant. 6.3.9. Nieuw actiecode in FactFlow Er is een nieuwe actiecode in FactFlow: ‘Coderen’. Daarmee wordt de taakhouder gedwongen om een opmerking mee te geven voor de administratie. De factuur komt terug in de werkvoorraad van de registratie. Dit kan automatisch als de originele boeking van de factuur op een vooraf te definiëren GB-rekening of subcode gedaan wordt. Voor inrichting kunt u contact opnemen met uw consultant. 6.3.10.

Facturen te zien in FactFlow website

Het kon voorkomen dat facturen te zien waren voor de taakhouder terwijl de administratie nog met deze factuur bezig was. Deze worden nu tegengehouden totdat de administratie beslist dat de factuur klaar is voor de taakhouder. Het hoofdmenu 'Facturen in werkvoorraad' toont nu alle facturen in alle werkvoorraden. Onder het hoofdmenu 'Facturen in werkvoorraad' werden voorheen alle werkvoorraden getoond waartoe de gebruiker toegang heeft. Nu worden alleen die werkvoorraden getoond waar ook echt facturen in staan.


Pagina 22 van 29


7. FactMatch 7.1.

Onderhoud

7.1.1. FactMatch Decimale aantallen Het is niet mogelijk om met FactMatch een regel af te letteren waarop een gebroken getal is ingevuld bij 'Aantal'. Dit heeft ermee te maken dat FactMatch is gebaseerd op hele aantallen. Aanpassing: altijd afronden naar hele getallen en nooit 0, maar 1 van maken. 7.1.2. FactMatch Afrondingsverschil accepteren Bij het verwerken van FactMatch journaalposten in interface wordt een controle uitgevoerd op de samenhang tussen de bedragen. Uitgangspunt is deze vergelijking: Debet - Credit = Aankoopwaarde - Orderkorting - Regelkorting Sommige van deze bedragen kunnen worden aangeleverd in 4 decimalen. Reeds bij het inlezen worden ze echter afgerond naar 2 decimalen. Hierdoor kunnen afrondingsverschillen ontstaan waardoor bovengenoemde vergelijking niet meer opgaat. Daarom is nu in de verwerkingsroutine de volgende aanpassing gedaan: Als het verschil tussen (Debet - Credit) en (Aankoopwaarde - Orderkorting - Regelkorting) niet meer bedraagt dan 0,02 (ongeacht de valutasoort), dan wordt de regelkorting opnieuw bepaald volgens deze formule: Regelkorting = (Aankoopwaarde - Orderkorting) - (Debet - Credit) 7.2.


7.2.1. FactMatch in Finall geïntegreerd Alle gegevens die te maken hebben met FactMatch zijn nu in Finall geïntegreerd en daardoor wordt de database Profin overbodig. Daarnaast is het nu mogelijk om vanuit elk ERP gegevens te gebruiken in FactMatch. Alle ontvangstinformatie wordt nu opgeslagen in de grootboekregel en is dus ten allen tijden opvraagbaar. Let op: migratie naar nieuwe FactMatch versie altijd in overleg met consultant Bizon Software. Zie online help voor uitgebreide documentatie. 7.2.2. Foutmelding bij sorteren op bepaalde kolommen Het sorteren op de kolom ‘match’ of ‘matchnummer’ gaf foutmeldingen aangezien deze gegevens nog niet definitief waren. De melding is nu verwijderd en sorteren is niet meer mogelijk.


Pagina 23 van 29


8. Document Beheer 8.1.

Onderhoud

8.1.1. Notities in digitaal dossier In de functie ‘Onderhoud Rubrieken’ voor Digitaal Dossier kan nu per tabel één rubriek worden aangewezen voor 'Notities'. Dit wordt dan de rubriek waaronder direct notities kunnen worden toegevoegd via de snelle ingang: Button 'Toevoegen Dossier Item' staat nu op ieder scherm. Wat is er zoal aangepast:  Onder de menu 'Opties' zit onder 'Digitaal Dossier' nu ook 'Dossier item toevoegen'.  Deze optie is direct te kiezen door een speciale button, rechts van de button voor Digitaal Dossier.  Net als de bestaande optie voor Digitaal Dossier, is ook deze nieuwe optie op elk scherm toegevoegd.  Alle schermen hebben dus één extra button bovenin. Daarom wordt de minimale schermbreedte in zowat elke functie nu anders bepaald (de minimale breedte is altijd breder dan voorheen). 8.1.2. Onderhoud Rubriek Functie ut.mcacti ‘Onderhoud Rubrieken’ is geheel anders opgezet. Onderhoud wordt makkelijker en is nu ook door gebruiker zelf te doen. 8.1.3. Hoofddocument automatisch bepalen Een hoofddocument in Finall is het document dat gebruikers als eerste zien bij opvragen. Bij opvragen van bijvoorbeeld een factuur zal dit de factuur zijn en niet de (later gescande pakbonnen bij die factuur). Bij koppelen van documenten in Finall kon de gebruiker dit aangeven. In veel gevallen was dit onduidelijk. Bij koppelen van een plaatje aan een record in Finall gaat Finall vanaf nu bepalen of het een ‘hoofd document’ is. Bij factuur is dat bijvoorbeeld het eerste document dat gekoppeld wordt aan een factuur in Finall. In de meeste gevallen is dat logisch te bepalen en daar zal Finall dat doen. Het is voor gebruikers nog wel handmatig aan te passen. 8.1.4. Sortering van nog niet gekoppelde documenten De sortering van nog te koppelen documenten is aangepast naar documentnummer. 8.1.5. Paperclip bij extra (gescande) documenten niet actief Bij 'Opvragen Factuur Details' verschijnt naast de 'Document' Button soms ook een knop met een paperclip. Dit is een indicatie dat er naast de gescande factuur ook andere documenten bestaan (zoals pakbonnen of vrachtbrieven). Deze button werd wel zichtbaar, maar was niet klikbaar. Dit is nu aangepast. 8.2.


8.2.1. Overzicht Taken Nieuw overzicht waarop snel te zien is welke taken per taakhouder open staan. 8.2.2. Afhandeling File Drop / slepen bestanden naar Finall In digitaal dossier is het vanaf nu mogelijk om een bestand (bijvoorbeeld pdf) vanuit schijf met de muis hier naar toe te slepen. Vooral handig voor bijscannen bij facturen. Tevens is de validatie op 'Einddatum' wat versoepeld. Er mag nu een einddatum worden ingegeven tot 10 jaar in het verleden en tot 50 jaar in de toekomst.


Pagina 24 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 8.2.3. Gescand document verwijderen/terugzetten Nieuwe knop 'Verwijderen' (Ctrl-D) toegevoegd aan schermen voor ‘koppelen per tabel’. Hiermee wordt niet echt verwijderd, maar het item gaat terug naar de werkvoorraad zonder tabel. Je bent verplicht aan te geven waarom je het document verwijderd. Deze opmerking wordt toegevoegd aan de tekst van document. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden als er documenten ten onrechte als factuur gescand zijn. 8.2.4. Zoeken in Digitaal Dossier Op digitaal dossier is een nieuw veld boven het regelscherm gezet, waarmee het dossier kan worden doorzocht op woorden. De zoekbutton die daarnaast staat of ENTER passen het filter toe. Er wordt gezocht binnen dossier op:  Omschrijving,  Tekst,  Rubriekcode,  Rubriekomschrijving.


Pagina 25 van 29



Pagina 26 van 29


9. Flexibele rapportage en begroting 9.1.

Onderhoud

9.1.1. Nulregels afdrukken Bij het starten van een flexibel rapport kun je aangeven of je de nulregels wilt zien. Bij de bepaling of een regel een nulregel is, werd echter alleen getest op 0,00. Dit is nu aangepast, zodat ook wordt getest op ‘Onbekende waarde’. Als nu een regel uitsluitend 0,00 waarden of ‘onbekende waarden’ bevat, wordt deze beschouwd als nulregel. 9.1.2. Wijziging standaard fr.rfr.rpt Het standaard flexibele rapport dat als basis kan dienen voor opgemaakte rapporten met logo etc. is aangepast naar laatste inzichten. 9.1.3. Teksten in flexibele rapportage Het is mogelijk om een nieuw rij type ‘tekst’ aan te maken. deze vervangt de oude manier om teksten vanuit het (inmiddels verwijderde) tekstensysteem op te roepen. Die kan nu direct hier ingegeven worden. Daarnaast bleek het verversen van de labels niet goed te gaan in de onderhoud functie, deze is hiermee ook direct aangepast. 9.1.4. Begroting vervangt budget De term 'Budget' is overal vervangen door 'Begroting'. Dit geldt dus voor alle schermen en overzichten.


Pagina 27 van 29


10.

Import/Export wachtrij

10.1. Onderhoud 10.1.1.

Saldo 0 niet exporteren naar Cube

In fg.eolap (Export Cube omgevingen) werden ook nullen gewoon geëxporteerd bij jaartotalen. 10.1.2.

Interface: Controle BTW nummer

Bij het aanleveren van debiteuren of crediteuren stamgegevens via de interface (C_CSCST en C_CPSPP) kan ook een BTW nummer worden aangeleverd. Dit nummer wordt gecontroleerd. Hier ging iets fout. Als namelijk het BTW nummer niet correct is, dan werd het overschreven met een blanco waarde. Dit is nu aangepast. 10.1.3.

Achtergrond Wachtrij logging

De logging van wachtrijen is uitgebreid en opgenomen in Finall. Direct bij onderhoud van taken in een wachtrij is nu ook op te vragen wanneer deze gedraaid heeft. De wachtrij is ook geschikter gemaakt voor het versturen van (veel) e-mail rapporten. 10.2. Nieuwe functionaliteit 10.2.1.

Terugdringen rol journaalpostkop

Bij interface journaalposten moet de kop van de journaalpost minder belangrijk worden. Er bestaat geen enkele interface meer, die journaalpostkop inleest. Er worden altijd uitsluitend regels ingelezen, en daar wordt dan een kop bij aangemaakt. Voor gebruikers is dit niet zo interessant. De regels bepalen uiteindelijk of een journaalpost verwerkt mag worden. De kopgegevens zijn nu dus ook verwijderd uit de interface en hoeven niet meer ingevuld te worden. 10.2.2.

Zoek en vervang in interface

Via ctrl-R is het nu simpel om waarden in interface regels te vervangen. Er zijn verschillende zoekmethoden toegevoegd. Zie online help voor documentatie. 10.2.3.

Overzicht interface regels

Functie im.r01 - Overzicht journaalposten in de interface Deze functie is sterk vereenvoudigd. De selecties zijn verminderd. Ook wordt veel minder kop-informatie geëxporteerd. In plaats van debet en credit, worden nu de velden bedrag en bedrag vv (bedrag in basisvaluta en transactievaluta) geëxporteerd. 10.2.4.

Verhuizen van ingelezen bestanden

Alle inlees functies zijn aangepast, het is nu onafhankelijk van de aanleverende partij altijd mogelijk om een bestand te verhuizen na inlezen. Na inlezen wordt op scherm getoond waar het bestand naar is verhuisd. Bij onderhoud systeem in interface menu is in te richten hoeveel backups gemaakt moeten worden en het pad waar de bestanden gezet worden. 10.2.5.

Inlezen met wildcards

Alle inlees functies zijn aangepast, het is nu onafhankelijk van de aanleverende partij altijd mogelijk om bestanden met wildcards in te lezen. Nu kunnen dus meerdere bestanden tegelijk ingelezen worden. Voorbeeld: Bestand: c:\import\*.csv Middels de * worden nu alle bestanden in die directory ingelezen die als extensie .csv hebben. Solutions you can count on !

Pagina 28 van 29

Releasenotes Finall versie 4.4 2013-12-10 10.2.6.

Export Documenten naar Qlikview

In de aanlevering van data naar Qlikview worden nu ook links naar documenten meegegeven, daardoor wordt het mogelijk om vanuit Qlikview gescande documenten in Finall te benaderen.


Pagina 29 van 29

Financieel Management Systeem. Versie beschrijving 4.4. Bizon Software B.V., December 2013, versie Opgesteld door Jaap van Vugt

Recommend Documents