FIN 04

Bestek 2009/CA/FIN 04 Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Kasbeheer Artesis Hogeschool Antwerpen

Inhoud 1.

Algemene inlichtingen

4

1.1.

Opdrachtgevend bestuur

4

1.2.

Kenmerken van de opdracht

4

1.2.1.

Gunningswijze en aard van de opdracht

4

1.2.2.

Duur van de opdracht

4

1.2.3.

Voorwerp van de opdracht

5

1.2.4.

De overeenkomst

5

1.3.

Criteria voor de selectie

5

1.3.1.

Uitsluitingsgronden

5

1.3.2.

Technische selectiecriteria

5

1.3.3.

Financieel-economische selectiecriteria

6

1.3.4.

Onderaanneming

6

1.3.5.

Varianten

6

1.4.

Gunningscriteria

6

1.5.

Wijze van prijsbepaling

6

1.6.

Termijnen

7

1.7.

Offertes

7

1.7.1.

Indienen van de offertes

7

1.7.2.

Vermelding op de omslagen

7

1.7.3.

Het invullen van de offerte

7

1.7.4.

Samenstellende onderdelen van de offerte

7

1.8.

Controle en toezicht op de uitvoering

8

1.9.

Afspraken

8

1.10.

Taalgebruik

8

1.11.

Contactpersoon

8

2.

Administratieve bepalingen

9

2.1.

Geldende wetgeving voor deze opdracht

9

2.2.

De algemene aannemingsvoorwaarden

9

2.2.1.

Afwijkingen of aanvullingen van de algemene aannemingsvoorwaarden

9

© artesis – Bestek 2009/CA/FIN 04 Kasbeheer

p 2 / 23

2.2.2.

Geldende algemene aannemingsvoorwaarden

2.2.3.

Prijsherzieningen

10

2.2.4.

Financiële bepalingen

10

2.2.5.

Middelen van optreden van de opdrachtgever

10

2.2.6.

Betwistingen en geschillen

11

2.2.7.

Prijs- en andere afspraken

12

2.2.8.

Borgtocht

12

3.

Technische bepalingen

13

3.1.

Taken van de opdrachtnemer

13

3.2.

Plichten van de opdrachtnemer

13

3.3.

Beschrijving van de uit te voeren taken en de gegevensoverdrachten

13

3.3.1.

De materiële uitvoering van de ontvangsten de uitgavenverrichtingen

13

3.3.2.

Het verzorgen van eventuele gedecentraliseerde loketverrichtingen

15

3.3.3.

Het bijhouden van de rekeningen

15

3.3.4.

Het bijhouden van de rekening-courant van de opdrachtgever

16

3.3.5.

Het afhalen en brengen van liquide middelen

17

3.3.6.

Het verlenen van bankgaranties

17

3.3.7.

Het financieel beheer van de opdrachtgever

17

3.3.8.

Aanleveren overschrijvings- of stortingsformulieren

18

3.3.9.

Modaliteiten van de gegevensoverdracht met de opdrachtgever

18

3.4.

Aanvullende prestaties en diensten

18

4.

Offertebiljet

19

5.

Inventaris

22


9

p 3 / 23

1.


Artesis Hogeschool Antwerpen is een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, opgericht ingevolge het decreet op de hogescholen in de Vlaamse Gemeenschap van 13 juli 1994. Zij biedt via haar departementen aan meer dan 7.000 studenten een waaier van opleidingen aan. Artesis Hogeschool Antwerpen wenst over te gaan tot het selecteren van een dienstverlener voor het kasbeheer van de liquide middelen. Hiertoe werd het onderhavige bestek opgesteld. In geval van betwistingen die niet van administratieve aard zijn, zullen uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen bevoegd zijn.

1.1.

Opdrachtgevend bestuur

De diensten worden uitgevoerd voor rekening van en met zetel: Artesis Hogeschool Antwerpen Keizerstraat 15 2000 Antwerpen Tel. : 03/213 93 00 Fax: 03/213 93 11 Verder de opdrachtgever genaamd. In dit bestek wordt onder Administratie Financiën verstaan: de financiële dienst van de Centrale Administratie.

1.2.

Kenmerken van de opdracht

1.2.1.

Gunningswijze en aard van de opdracht

Dit is een onderhandelingsopdracht met voorafgaande bekendmaking. Deze opdracht wordt beschouwd als een opdracht van diensten en valt onder de toepassing van de wet van 24 december 1993 en haar uitvoeringsbesluiten, zoals gewijzigd, betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Het volgen van deze procedure brengt geen verplichting mee om de opdracht toe te wijzen. De opdrachtgever heeft het recht om deze gunningsprocedure stop te zetten en herop te starten in toepassing van artikel 18 van de Wet van 24 december 1993. De bieder heeft geen recht op enige vergoeding indien de opdrachtgever gebruik maakt van het hierboven aangegeven recht. De begunstigde van de opdracht wordt hierna opdrachtnemer genoemd.

1.2.2.

Duur van de opdracht

De opdracht vangt aan vanaf de datum van de ondertekening van de kasbeheerovereenkomst en loopt over 4 jaar, waarbij de opdrachtgever de opdracht te allen tijde kan opzeggen mits het respecteren van een opzegtermijn van zes maanden. De opdrachtgever zal, indien hij van deze mogelijkheid gebruik maakt, hiervoor geen enkele schadevergoeding verschuldigd zijn, uit welke hoofde dan ook. Indien de opdrachtnemer tot 3 maal toe schriftelijk in gebreke wordt gesteld, in het bijzonder kan dit onder andere slaan op uitvoeringstermijnen, kwaliteit van de geleverde diensten, … is deze overeenkomst door de opdrachtgever eenzijdig opzegbaar met een uitstapperiode van 1 maand.


p 4 / 23

1.2.3.

Voorwerp van de opdracht

Het kasbeheer van de liquide middelen van de Artesis Hogeschool Antwerpen zoals nader omschreven in punt 3 – Technische bepalingen van dit bestek. De overeenkomst garandeert geen exclusiviteit.

1.2.4.

De overeenkomst

De opdracht is een overeenkomst voor een opdracht op grond van werkelijke uitgaven. Er zijn geen prijsverhogingen mogelijk.

1.3.

Criteria voor de selectie

1.3.1.

Uitsluitingsgronden

Van deelneming aan een opdracht kan te allen tijde een bieder worden uitgesloten als: 1.

een bieder in staat van faillissement of vereffening is, of die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen of reglementeringen;

2.

een bieder aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen of reglementeringen;

3.

een bieder, bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf

4.

een bieder bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die

5.

een bieder niet in orde is met de betaling van zijn belastingen in overeenstemming met de Belgische

6.

een bieder zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij

7.

een bieder niet in orde is met zijn bijdragen aan de sociale zekerheid, in overeenstemming met de

dat zijn professionele integriteit aantast; de opdrachtgever aannemelijk kunnen maken; wetgeving of die van het land waarin hij gevestigd is; het verstrekken van inlichtingen; bepalingen van artikel 90 van het KB van 08/01/1996, §3 indien hij Belg is, en §4, indien hij buitenlander is. Artesis Hogeschool Antwerpen zal gebruik maken van de impliciete verklaring op eer, die inhoudt dat de inschrijvers door het louter indienen van een offerte verklaren dat ze zich niet in een van de hoger vermelde uitsluitingsgronden bevinden.

1.3.2.

Technische selectiecriteria

Om de technische bekwaamheid te beoordelen dient de bieder de volgende informatie te verstrekken: -

een document over de bedrijfsstructuur in België waaruit blijkt dat de bieder minstens één kantoor heeft in elk van de volgende steden: Antwerpen, Lier, Mechelen en Turnhout. Bij ontstentenis van een kantoor in één of meerdere van de opgegeven locaties voegt de bieder een verklaring toe dat een gelijkwaardige service gegarandeerd wordt (bijlage 1);

-

referenties aangaande opdrachten voor de levering van gelijkaardige diensten gedurende de afgelopen 2 jaar (verwerkt in bijlage 2).


p 5 / 23

1.3.3.

Financieel-economische selectiecriteria

Om de financieel-economische bekwaamheid van de bieder te beoordelen dient de bieder bij zijn offerte te voegen: -

een bewijs van inschrijving op de lijst van kredietinstellingen opgesteld door de CBFA (Commissie voor het Bank-, Financie- en Assurantiewezen) of een bewijs een kredietinstelling te zijn die gevestigd is in een lidstaat van de Europese Unie en overeenkomstig de toepasselijke reglementering toegelaten is om in België financiële diensten te leveren (bijlage 3);

-

de laatst goedgekeurde jaarrekening (bijlage 4).

1.3.4.

Onderaanneming

De opdrachtnemer en enkel de opdrachtnemer is steeds en volledig aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht, dus ook voor eventuele opdrachten die in onderaanneming gegeven worden. De onderaanneming mag de goede uitvoering van de opdracht op geen enkel ogenblik en op geen enkele wijze in het gedrang brengen. De in onderaanneming gegeven delen van de opdracht worden volledig uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van onderhavig bestek. Het in onderaanneming geven van één of meerdere delen van de opdracht kan geen aanleiding geven tot enige kostprijsverhoging voor de opdrachtgever. Het opdrachtgevend bestuur is enkel contractueel verbonden met de opdrachtnemer

1.3.5.

Varianten

Elke inschrijver mag slechts één enkele offerte indienen. Varianten worden niet toegestaan.

1.4.

Gunningscriteria

De rangschikking van de offertes is gebaseerd op een beoordeling van de regelmatige met het bestek conforme offertes, rekening houdend met de volgende gunningscriteria: 1.

Zichtrekening en kasfaciliteiten

50 ptn

Het verschil tussen de meest voordelige referentierentevoeten en de marges hierop en de referentierentevoeten en de marges hierop geboden door de bieder (zie punt 3.3.7); 2.

Transactiekosten

30 ptn

Het verschil tussen de meest voordelige kosten van de verrichtingen en de kosten aangerekend door de bieder (zie punt 3.3.1.3); 3.

Valutering

15 ptn

het verschil tussen de meest voordelige valutering van de verrichtingen en de valutering door de bieder (zie punt 3.3.1.2); 4.

Aanvullende prestaties, diensten en suggesties (zie punt 3.4)

5 ptn

Wanneer offertes die het voordeligst worden geacht als gelijkwaardig worden beschouwd dan wordt aan deze inschrijvers een verbetering van hun offerte gevraagd.

1.5.

Wijze van prijsbepaling

Onderhavige opdracht is wat de prijsbepaling betreft een opdracht op grond van werkelijke uitgaven.


p 6 / 23

1.6. -

Termijnen

Zowel de kandidaatstelling als de offertes moeten ingediend worden tegen uiterlijk op vrijdag 16 oktober 2009 om 10 uur.

-

De offertes worden aanvaard voor zover de zitting van opening van de offertes niet voor geopend is verklaard.

-

De opening van de offertes, zonder prijsafroeping, is openbaar en zal plaatsvinden op Artesis Hogeschool Antwerpen, Centrale administratie, Keizerstraat 15, 2000 Antwerpen.

-

De bieders blijven gebonden aan hun offerte gedurende een termijn van 120 (honderdtwintig) kalenderdagen vanaf de dag van de opening van de offertes.

1.7.

Offertes

1.7.1.

Indienen van de offertes

De offertes moeten in tweevoud (één origineel en één kopie) en in aparte, definitief gesloten enveloppen worden ingediend. Elke offerte (d.w.z. het begeleidend schrijven, het offertebiljet, de inventaris en de bijlagen) met vermelding van de identificatie van het bestek: 2009/CA/FIN 04, van het opschrift ’origineel’ of ‘kopie’ en van de datum van de opening van de offertes, moeten gericht worden aan: Artesis Hogeschool Antwerpen T.a.v. de heer Alain De Waele Keizerstraat 15 2000 Antwerpen De offertes kunnen worden afgegeven tegen ontvangstbewijs uiterlijk op datum en uur van de opening der offertes. Offertes die toekomen na opening van de zitting van opening van de offertes, komen niet in aanmerking. De inschrijver moet zijn offerte stellen op de bij dit bestek gevoegde formulieren voor het offertebiljet en de inventaris. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op de voorziene formulieren moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is.

1.7.2.

Vermelding op de omslagen

De offerte, die met de post verzonden wordt, bevindt zich in een 2de omslag met het bovenvermelde adres en de vermelding “NIET OPENEN” en “OFFERTE 2009/CA/FIN 04”.

1.7.3.

Het invullen van de offerte

De bieder maakt zijn offerte op en wordt door de bieder of zijn gemachtigde gedateerd en gehandtekend (een parafering volstaat niet). Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals de prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de bieder of zijn gevolmachtigde ondertekend worden.

1.7.4.

Samenstellende onderdelen van de offerte

De onderdelen van de offerte zijn de volgende:


p 7 / 23

-

het begeleidend schrijven,

-

het offertebiljet,

-

inventaris

-

de bijlagen 1 t.e.m. 4 (gedateerd en gehandtekend)

Alle bijlagen worden gehandtekend en gedagtekend door de bieder. Zij dragen het nummer en de titel zoals hieronder aangegeven. Op de inhoudstabel worden de verplichte en de door de bieder toegevoegde bijlagen aangeduid. Wanneer een bijlage niet voorkomt wordt zij vervangen door een blanco blad met de vermelding “Bijlage …: NIHIL”. Minimaal de hierna vermelde bijlagen zijn bij te voegen. Bijlage 1: Een document over de bedrijfsstructuur in België Hieruit moet blijken dat de bieder minstens één kantoor heeft in elk van de volgende steden: Antwerpen, Lier, Mechelen en Turnhout. Bij ontstentenis van een kantoor in één of meerdere van de opgegeven locaties voegt de bieder een verklaring toe dat een gelijkwaardige service gegarandeerd wordt. Bijlage 2: Referenties aangaande opdrachten voor de levering van gelijkaardige diensten gedurende de afgelopen 2 jaar. Bijlage 3: Een bewijs van inschrijving op de lijst van kredietinstellingen opgesteld door de CBFA of een bewijs een kredietinstelling te zijn die gevestigd is in een lidstaat van de Europese Unie en overeenkomstig de toepasselijke reglementering toegelaten is om in België financiële diensten te leveren. Bijlage 4: de laatst goedgekeurde jaarrekening.

1.8.

Controle en toezicht op de uitvoering

De controle en toezicht op deze opdracht wordt uitgevoerd door de Administratie Financiën van de opdrachtgever.

1.9.

Afspraken

Bij de dienstverlening zal de opdrachtnemer door de Administratie Financiën van de opdrachtgever worden bijgestaan. Alle afspraken zullen geëxpliciteerd worden bij het aanvangsbevel door middel van een kasbeheerovereenkomst.

1.10.

Taalgebruik

De offertes dienen in het Nederlands opgesteld te worden. De bieder verbindt er zich tevens toe voor alle betrekkingen met de opdrachtgever, in woord en geschrift, steeds het Nederlands te gebruiken. Louter technische documentatie of verklarende bijlagen mogen in het Duits, Engels of Frans toegevoegd worden.

1.11.

Contactpersoon

Onmiddellijk na gunning van de opdracht dient de opdrachtnemer een contactpersoon aan te duiden voor alles wat betrekking heeft op de uitvoering van de overeenkomst. Naam, adres en telefoonnummer van deze contactpersoon zullen onmiddellijk aan de opdrachtgever worden meegedeeld. De kost van deze functie mag niet doorgerekend worden aan Artesis Hogeschool Antwerpen.


p 8 / 23

2.

Administratieve bepalingen

2.1.

Geldende wetgeving voor deze opdracht

-

Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals gewijzigd.

-

KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, zoals gewijzigd.

-

KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken, zoals gewijzigd.

-

Bijlage bij KB van 26 september 1996 houdende de Algemene Aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, zoals gewijzigd.

-

Decreet van 13 juli 1994 betreffende de hogescholen in de Vlaamse Gemeenschap, zoals gewijzigd. Alle andere wetten, besluiten en reglementen die ter zake gelden, evenzo alle wijzigingen, errata en aanvullingen, die van kracht zijn de dag van de opening van de offertes.

2.2.

De algemene aannemingsvoorwaarden

Conform het KB van 26 september 1996 zijn de algemene aannemingsvoorwaarden volledig van toepassing tenzij hieronder anders bepaald.

2.2.1. -

Afwijkingen of aanvullingen van de algemene aannemingsvoorwaarden

toezicht op en controle van de opdracht: conform artikelen 2, 53 en 55 van de Algemene aannemingsvoorwaarden van datzelfde KB heeft de opdrachtgever het recht toezicht te houden op de uitvoering van de diensten door de opdrachtnemer. Op eenvoudige vraag van de opdrachtgever, is de opdrachtnemer verplicht in de kortst mogelijke tijd al de gevraagde inlichtingen te verstrekken;

-

continuïteit van de dienstverlening door de opdrachtnemer: conform artikel 16, §8 van de Algemene aannemingsvoorwaarden van datzelfde KB kan de opdrachtnemer geen beroep doen of de paragrafen 1 en 2 van datzelfde artikel om de uitvoeringstermijn te vertragen of de uitvoering van de opdracht te onderbreken;

-

bezwaren van de opdrachtnemer: ieder bezwaar van de opdrachtnemer dient ingediend te worden in overeenstemming met de bepalingen van artikelen 16 en 18 van de Algemene aannemingsvoorwaarden van datzelfde KB.

2.2.2.

Geldende algemene aannemingsvoorwaarden

2.2.2.1. Leidend ambtenaar Artesis Hogeschool Antwerpen T.a.v. Alain De Waele directeur financiën Keizerstraat 15 2000 Antwerpen Tel: 03 / 213 93 15 Fax: 03 /213 93 11


p 9 / 23

De bieder wordt ertoe gehouden alle briefwisseling betreffende deze opdracht met de leidende ambtenaar te voeren. Voor alle inlichtingen betreffende de technische bepalingen van onderhavig bestek kan contact genomen worden met Werner Van der Jeugt, hoofdboekhouder, [email protected] of 03 / 213 93 14. Voor alle inlichtingen betreffende de administratieve bepalingen van onderhavig bestek kan contact genomen worden met Thomas Desmedt, coördinator financiën, [email protected] of 03 / 213 93 20.

2.2.2.2. Uitgesloten natuurlijke en rechtspersonen -

van de kant van de opdrachtgever: onverminderd de toepassing van andere verbodsbepalingen die voortvloeien uit een wet, een decreet, een ordonnantie, een reglement of een statuut, is het iedere ambtenaar, openbare gezagsdrager, of ieder ander natuurlijke rechtspersoon belast met een openbare dienst verboden, op welke wijze dan ook, rechtstreeks of onrechtstreeks tussen te komen bij de gunning van en het toezicht op de uitvoering van een overheidsopdracht van zodra hij persoonlijk of via een tussenpersoon, belangen heeft in één van de bieders;

-

van de kant van de opdrachtnemer: conform artikel 10, §2 is het de opdrachtnemer verboden het geheel of een gedeelte van de opdracht toe te vertrouwen aan een opdrachtnemer die zich in één van de gevallen bevindt respectievelijk bedoeld in artikel 43 van het KB van 08/01/1996 (i.e. de uitsluitingsgronden) en artikel 21, §4 van de Algemene aannemingsvoorwaarden van het KB van 26/09/1996; conform datzelfde artikel 10, §2 is het de opdrachtnemer verboden om uitgesloten natuurlijke en rechtspersonen te laten deelnemen aan de leiding van of aan het toezicht op het geheel of een deel van de opdracht. Elke inbreuk van dit verbod kan aanleiding geven tot de toepassing van de maatregelen van ambtswege.

2.2.3.

Prijsherzieningen

Er zijn geen prijsverhogingen mogelijk.

2.2.4.

Financiële bepalingen

De bieder wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen, … die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de BTW. Ter verduidelijking van de bepalingen van artikel 100 van het K.B. van 08.01.1996 en art. 49 van de bijlage aan het K.B. van 26.09.1996 bevatten de prijzen van de offerte de kosten van het studiewerk in het kader van de opdracht, de administratie- en secretariaatskosten (fax, briefwisseling, telefoon, e-mail, e.d.), …

2.2.5.

Middelen van optreden van de opdrachtgever

De opdrachtnemer kan op verschillende wijzen in gebreke blijven: -

de niet gehele voltooiing van de opdracht,

-

de trage vordering van de opdracht,

-

de niet-naleving van bevelen,

-

de niet-uitvoering volgens de bepalingen van onderhavig bestek of volgens de regels van het goede vakmanschap.


p 10 / 23

Dit in gebreke blijven wordt met een PV vastgesteld. Een afschrift wordt per aangetekende brief aan de opdrachtnemer overgemaakt. Deze laatste kan dan de tekortkomingen herstellen of zijn verweermiddelen binnen de 15 dagen, bij aangetekend schrijven, inroepen. Indien de opdrachtnemer niet reageert binnen deze termijn, wordt hij geacht de feiten te erkennen. Als er geen reactie ontvangen wordt of de verweermiddelen door de opdrachtgever als ontoereikend beoordeeld worden, heeft de opdrachtgever de volgende mogelijkheden: -

de financiële straffen (hetzij met een éénmalig bedrag van 0,07% van het gunningsbedrag met een minimum van 27 EURO en een maximum van 270 EURO, hetzij met een straf van 0,02% van de oorspronkelijke aannemingssom per kalenderdag van niet-uitvoering met een minimum van 13 EURO en een maximum van 130 EURO per dag; deze bedragen kunnen niet door de opdrachtnemer teruggevorderd worden en mogen ook niet teruggegeven worden);

-

de boetes wegens laattijdige uitvoering (0,07 % per kalenderdag en een totaal maximum van 5% van de waarde van de diensten waarvan de levering met vertraging gebeurde, deze bedragen kunnen wel teruggevorderd of teruggegeven worden);

-

de maatregelen van ambtswege: worden bij aangetekende brief bekendgemaakt en verbieden de opdrachtnemer nog tussen te komen in de uitvoering van de opdracht: o

de verbreking van de opdracht (artikel 21 van de Algemene aannemingsvoorwaarden van het KB van 26/09/1996),

o

het sluiten van een overeenkomst met derden voor rekening van de in gebreke gebleven opdrachtnemer;

-

de compensatie: het bedrag van de boeten en straffen, alsook het bedrag van de schade, onkosten of uitgaven als gevolg van de toepassing van de maatregelen van ambtswege of die er zullen uit voortvloeien worden in eerste instantie op de, door de opdrachtnemer om welke reden ook, opeisbare bedragen ingehouden;

-

de bijkomende sancties zoals de uitsluiting: de opdrachtgever zal de opdrachtnemer, na deze gehoord te hebben, voor een bepaalde periode van deelname aan volgende gunningsprocedures uitsluiten als de verweermiddelen als ontoereikend beoordeeld worden.

2.2.6.

Betwistingen en geschillen

Bij betwistingen en geschillen zijn de verweermiddelen van de opdrachtgever bepaald in de artikelen 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden. De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de opdracht. De geschillen betreffende de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen die de opdracht regelen, moeten in gezamenlijk overleg worden geregeld: -

De partijen moeten proberen de zaak in der minne te regelen, vooraleer zij hun toevlucht nemen tot andere middelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving worden gevoegd. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.

-

Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in de minne kan geregeld worden. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt 2.2.2.1. – Leidend ambtenaar, in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen worden aangewezen. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur


p 11 / 23

van 15 kalenderdagen, te rekenen vanaf de verzending van de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden tenzij de betrokken partijen gezamenlijk anders overeenkomen. Indien in dit stadium van het geschil nog geen overeenstemming is bereikt, wordt het geschil in handen gegeven van de rechtbank te Antwerpen, die als enige bevoegd is.

2.2.7.

Prijs- en andere afspraken

Indien de opdrachtgever op eender welk ogenblik vaststelt dat de opdrachtnemer de bepalingen van artikel 11 van de wet van 24/12/1993 niet heeft geëerbiedigd, zal de opdrachtgever minstens één van de volgende maatregelen treffen: -

de toepassing van de maatregelen van ambtswege,

-

de uitsluiting van de opdrachtnemer voor een bepaalde duur van de opdrachten van de opdrachtgever.

2.2.8.

Borgtocht

Conform artikel 5 §1 van de Algemene aannemingsvoorwaarden van het KB van 26/09/1996 is er geen borgtocht vereist voor deze opdracht.


p 12 / 23

3.

Technische bepalingen

3.1.

Taken van de opdrachtnemer

De opdrachtnemer voert volgende taken uit: -

het doen van de materiële verrichtingen van de ontvangsten en de uitgaven;

-

het verzorgen van eventueel noodzakelijke gedecentraliseerde loketverrichtingen;

-

het bijhouden van de diverse individuele rekeningen op naam van de opdrachtgever;

-

het bijhouden van de rekening-courant van de opdrachtgever;

-

het verzorgen van geldtransporten;

-

het verlenen van bankgaranties;

-

het ter beschikking stellen van voorschotten tot 1,25 miljoen EURO;

-

het jaarlijks aanleveren van overschrijvings- of stortingsformulieren.

Alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen zullen worden uitgevoerd via rekeningen, geopend bij de opdrachtnemer in samenspraak met de Administratie Financiën. Het toestaan van eventuele uitzonderingen op deze regeling is uitsluitend de bevoegdheid van de Administratie Financiën.

3.2.

Plichten van de opdrachtnemer

De gegevens waarvan de opdrachtnemer kennis krijgt in het kader van de uitvoering van de opdracht blijven te allen tijde eigendom van de opdrachtgever. De opdrachtnemer verbindt er zich toe de vertrouwelijkheid te bewaren van de informatie waarvan hij kennis krijgt tijdens de toewijzing of de uitvoering van de opdracht, alsook van de staten en de bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie. Geen van deze gegevens of inlichtingen zullen worden meegedeeld aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever. De vertrouwelijkheidsclausule geldt tevens voor een periode van vijf jaar na de afloop van de kasbeheerovereenkomst. De opdrachtnemer waarborgt het respect van de vertrouwelijkheid van de gegevens door het eigen personeel. De gegevens nodig voor de uitvoering deelt hij uitsluitend mee aan die leden van het personeel die direct betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht. Behoudens de uitdrukkelijke toelating van de opdrachtgever zal de opdrachtnemer noch van deze gegevens, noch van de informatie voortvloeiend uit het beheer van de rekeningen mogen gebruik maken, tenzij voor de uitvoering van de taken die het voorwerp van dit bestek uitmaken. De opdrachtnemer zal de nodige voorzieningen treffen om de opdracht uiterlijk 1 maand na de ondertekening van de kasbeheerovereenkomst geheel uitvoerbaar te maken.

3.3.

Beschrijving van de uit te voeren taken en de gegevensoverdrachten

3.3.1.

De materiële uitvoering van de ontvangsten de uitgavenverrichtingen

3.3.1.1. Aard van de verrichtingen De opdrachtgever voorziet volgende verrichtingen: -

digitale overschrijvingen per lijn;

-

overschrijvingen op papier;

-

domiciliëringen;

-

circulaire cheques;

-

buitenlandse overschrijvingen;


p 13 / 23

-

ontvangsten;

-

bankkaarten;

-

kredietkaarten;

-

interne transfers tussen de rekeningen.

De opdrachtnemer heeft hierbij geen enkele verantwoordelijkheid inzake de wettelijkheid en de regelmatigheid van de haar voorgelegde en uitgevoerde betaalopdrachten, voor zover deze regelmatig zijn ondertekend.

3.3.1.2. Valutering De opdrachtnemer geeft per opdrachttype aan: -

de uitvoering van de verrichting (verrekening);

-

de valutering van de kasstroom op rekening van de opdrachtgever;

-

de valutering op de rekening van de begunstigde.

Soort

Uitvoerings-

Valutering

Valutering

datum

opdrachtgever begunstigde

Inkomende kasstromen Ontvangsten van derden binnen dezelfde bank Ontvangsten van derden vanuit andere banken Ontvangsten uit financiële verrichtingen Uitgaande kasstromen Wedden naar postchequerekening Wedden naar dezelfde bank Wedden naar andere banken Betalingen van bedrijfsvoorheffing en RSZ Betalingen uit financiële verrichtingen Betaling aan begunstigden binnen dezelfde bank Betalingen aan begunstigden bij andere banken in gewone verrekening Betalingen aan begunstigden bij andere banken in dringende verrekening Interne transfers Interne transfers binnen Artesis Hogeschool Antwerpen


p 14 / 23

3.3.1.3. Transactiekosten De opdrachtnemer geeft per type van opdracht de transactiekost per verrichting aan.

Soort

Kost in euro

Digitale overschrijving per lijn

Per eenheid

Overschrijving op papier

Per eenheid

Domiciliëring

Per eenheid

Inkomende postassignatie

Per eenheid

Inkomende circulaire cheque

Per eenheid

Uitgaande circulaire cheque

Per eenheid

Inkomende internationale cheque

Per eenheid

Buitenlandse overschrijving op rekening

Per eenheid

Internet-banking

Per jaar

Dagelijkse verzending rekeninguittreksels

per eenheid

Wekelijkse verzending rekeninguittreksels

per eenheid

Terbeschikkingstelling van bankkaart

per jaar

Terbeschikkingstelling van kredietkaart

per jaar

Interne transfers

per eenheid

Centralisatie in één rekening-courant

dagelijks

Afhalen en brengen van liquide middelen

wekelijks

Bankgaranties

per garantie

Openen rekening

per eenheid

Bijhouden rekening

per eenheid

Afsluiten rekening

per eenheid

3.3.2.

Het verzorgen van eventuele gedecentraliseerde loketverrichtingen

Diverse hoofd- en bijzetels van de departementen van de opdrachtgever bevinden zich buiten de Antwerpse agglomeratie. Van de opdrachtnemer wordt derhalve verwacht dat hij zijn kantoornet beschikbaar stelt van deze departementen voor de materiële uitvoering van hun ontvangsten uitgavenverrichtingen.

3.3.3.

Het bijhouden van de rekeningen

3.3.3.1. De organisatie van de rekeningenstructuur De organisatie van de rekeningenstructuur en haar werking worden vastgesteld in overleg tussen de Administratie Financiën en de opdrachtnemer. De opdrachtnemer verbindt er zich toe dat de Administratie Financiën te allen tijde een inzage- en controlemogelijkheid heeft op het rekeningenbestand zoals zich dat op dat ogenblik voordoet, met een overzicht van de gedane verrichtingen.

3.3.3.2. Het beheer van rekeningen Hieronder volgt een beschrijving van de procedure voor het openen van een rekening bij de opdrachtnemer.


p 15 / 23

De aanvraag voor de opening van een rekening wordt opgesteld door de Administratie Financiën. Bij de opening van de rekening worden de namen van de gevolmachtigden opgegeven. De directeur financiën van de Administratie Financiën ondertekent de aanvraag nadat het nummer en de naam van de rekening zijn vermeld en de modelhandtekeningen aangebracht zijn. Het opvragen van de modelhandtekeningen bij de opdrachtnemer kan uitsluitend na voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de Administratie Financiën. De departementen kunnen op de hen toegewezen rekeningen NIET in negatief gaan. De Administratie Financiën heeft altijd toegang tot de diverse rekeningen van de departementen en kan verrichtingen op deze rekeningen uit voeren. De aanvraag voor apparatuur, kaarten en welk materiaal dan ook dat bestemd is voor het plaatsen van een elektronische handtekening wordt gedaan door de directeur financiën van de Administratie Financiën. Ze mag niet rechtstreeks naar de opdrachtnemer gestuurd worden noch door de opdrachtnemer behandeld worden zonder het akkoord van de directeur financiën van de Administratie Financiën. Indien een bestaande rekening dient gewijzigd te worden zullen de nodige wijzigingen door de Administratie Financiën aangevraagd worden. Indien een bestaande rekening dient afgesloten te worden zal de aanvraag tot afsluiting door de Administratie Financiën ingediend worden. De Administratie Financiën verschaft aan de opdrachtnemer: -

een lijst van de personen die bevoegd zijn om gegevens uit de door de opdrachtnemer ter beschikking gestelde informatiebanken op te vragen en te raadplegen;

-

de technische uitvoeringsmodaliteiten waaronder een gevolmachtigde alleen of samen met een andere gevolmachtigde betalingsopdrachten kan uitvoeren.

De opdrachtnemer zal geen toegang verstrekken tot de gegevens in verband met de kasstromen en het kasbeheer van de opdrachtgever aan personen of organen die geen bevoegdheid dienaangaande gekregen hebben. Elke dergelijke vraag wordt aan de Administratie Financiën onmiddellijk en schriftelijk gesignaleerd.

3.3.3.3. Kosten Eventuele kosten voor het openen, sluiten en bijhouden van de rekeningen moeten uitdrukkelijk door de bieder worden vermeld. Dat geldt eveneens voor de kosten voor de terbeschikkingstelling van banken kredietkaarten en voor de eventuele kost per boeking (zowel in credit als in debet).

3.3.4.

Het bijhouden van de rekening-courant van de opdrachtgever

3.3.4.1. Inhoud van de rekening-courant De rekening-courant van de opdrachtgever is de som van de dagelijkse standen van alle rekeningen van de opdrachtgever bij de opdrachtnemer d.w.z. de rekeningen van de departementen (zoals beschreven in punt 3.3.3.2) en alle rekeningen van de Administratie Financiën.

3.3.4.2. Kosten De eventuele kosten voor de centralisatie van de rekeningen in één globale rekening-courant moeten uitdrukkelijk door de bieder worden vermeld.


p 16 / 23

3.3.5.

Het afhalen en brengen van liquide middelen

3.3.5.1. Inhoud De departementen en de Administratie Financiën realiseren regelmatig uitgaven en inkomsten in baar geld. Zij hebben bijgevolg regelmatig nood aan geldleveringen of geldophalingen: gemiddeld éénmaal per 2 week en tot ca. 2.500 euro.

3.3.5.2. Kosten De kosten voor het verzorgen van deze dienst moet uitdrukkelijk door de bieder worden vermeld.

3.3.6.

Het verlenen van bankgaranties

3.3.6.1. Inhoud Aan de opdrachtgever kan een kredietopening voor bankgaranties toegekend worden op het niveau van de Administratie Financiën, enkel op vraag van deze laatste en met de goedkeuring en garantie van de Administratie Financiën. Deze kredietopening kan alleen benut worden voor het verstrekken van bankgaranties.

3.3.6.2. Kosten De eventuele kosten voor het verlenen van deze bankgaranties (te dragen door de gebruiker van de faciliteit) moeten uitdrukkelijk door de bieder vermeld worden.

3.3.7.

Het financieel beheer van de opdrachtgever

3.3.7.1. De rekening-courant van de departementen Er is geen interestafrekening tussen de opdrachtnemer en de departementen. De interestafrekening gebeurt tussen de opdrachtnemer en de Administratie Financiën via de centrale zichtrekening.

3.3.7.2. De globale rekening-courant van de Administratie Financiën: kasfaciliteiten en financiële voorwaarden De centrale zichtrekening kan in negatief gaan voor het totaal aan beschikbare gelden dat zich op de departementale rekeningen bevindt zonder dat hiervoor debetinteresten worden aangerekend. De opdrachtnemer moet een permanente kasfaciliteit van maximum 1,25 miljoen euro ter beschikking stellen van de Administratie Financiën in de globale rekening-courant. De eventuele kosten voor het verstrekken van de kasfaciliteiten op de globale rekening-courant moeten uitdrukkelijk door de bieder vermeld worden. De interestberekening op de rekening-courant gebeurt dagelijks. De interestafrekening zelf gebeurt met valuta op de eerste kalenderdag van de maand die volgt. De opdrachtnemer vermeldt welke interestvergoeding (in termen van marges t.o.v. de referentievoet) en interestformule op het creditsaldo, respectievelijk op het debetsaldo per valutadag van de rekeningcourant wordt toegepast. Dezelfde referentierentevoet wordt gehanteerd voor de berekening van de interestvergoeding op de debet- en creditsaldi. Eventuele verwijzingen naar referentierentevoeten moeten door de Administratie Financiën opvolgbaar en controleerbaar zijn (NBB, Reuters, Bloomberg, ...). In het geval die referentierentevoet zou wegvallen, zal ze vervangen worden door een andere equivalente referentierentevoet, op voorstel van de opdrachtnemer en na goedkeuring van de Administratie Financiën. Er worden geen drempels, noch franchises in aanmerking genomen voor de berekening van de interesten. © artesis – Bestek 2009/CA/FIN 04 Kasbeheer

p 17 / 23

3.3.7.3. Waarderingstabel Met het oog op de evaluatie van de offerte m.b.t. tot de punten 3.3.7.1-2 dient de opdrachtnemer de gevraagde gegevens in de volgende tabelvorm voor te stellen: Soort

Referentierentevoet

Marge

Dagbasis

Formule

Zichtrekening credit Zichtrekening debet Kasfaciliteit

De referentierentevoet met een maximale looptijd van 1 maand dient erkend te zijn op de Belgische gelden kapitaalmarkten.

3.3.8.

Aanleveren overschrijvings- of stortingsformulieren

De opdrachtnemer staat in voor het jaarlijks leveren van maximaal 25.000 overschrijvings- of stortingsformulieren die de facturen, debetnota’s van de opdrachtgever vergezellen, al dan niet aangepast aan SEPA.

3.3.9.

Modaliteiten van de gegevensoverdracht met de opdrachtgever

De wederzijdse gegevensoverdracht zal zowel op papier als geautomatiseerd (ISABEL, internet-banking) gebeuren tussen de opdrachtnemer en de Administratie Financiën van de opdrachtgever. Het aantal personen dat gebruik zullen maken van de geautomatiseerde gegevensoverdracht zal later bepaald worden door de Administratie Financiën.

3.4.


Bij elke aanvullende dienst, prestatie of suggestie verstrekt de bieder een beschrijving (incl. de kosten), als bijlage, bij zijn offerte om de opdrachtgever toe te laten de kwaliteit ervan te evalueren. De eventuele kosten voor het verlenen van deze aanvullende prestaties en diensten moeten uitdrukkelijk door de bieder vermeld worden.


p 18 / 23

4.

Offertebiljet Artesis Hogeschool Antwerpen Centrale Administratie Keizerstraat 15, B - 2000 Antwerpen tel. : + 32 3 213 93 00 Fax: + 32 3 213 93 11 Opdracht: 2009/CA/FIN 04

Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties, ... kunnen beïnvloeden, moeten op straffe van nietigheid van de offerte gehandtekend zijn (parafering volstaat niet) door de persoon die de offerte ondertekent. Ofwel1,2, De ondergetekende (naam en voornaam) Hoedanigheid en beroep Nationaliteit Postnummer en gemeente

Land

Straat en nummer Telefoonnummer

Fax

Emailadres

GSM

Ofwel3,4, De vennootschap (naam) Rechtsvorm

Nationaliteit

Maatschappelijke zetel

Land

Straat en nummer Telefoonnummer

Fax

Emailadres

GSM

Vertegenwoordigd door Hoedanigheid Nationaliteit Postnummer en gemeente

Land

Straat en nummer De ondergetekende verbindt zich op zijn (haar) of op de roerende en onroerende goederen van de vennootschap tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en de voorwaarden van het bestek, van de opdracht beschreven in dit bestek.

1

Schrappen wat niet past

2

Gelieve in het begeleidend schrijven de nodige e-mailadressen op te geven

3

De volgende gegevens dienen door elke gemachtigde ingevuld te worden

4

Elke gemachtigde voegt bij zijn (haar) offerte een gewaarmerkt afschrift van de authentieke of onderhandse akte

waaruit zijn (haar) bevoegdheid blijkt. Hij (zij) kan zich beperken tot een kopie van de desbetreffende bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn (haar) bevoegdheden zijn bekendgemaakt.


p 19 / 23

De ondergetekende erkent hiermede kennis genomen te hebben van het volledige bestek en verklaart:

1.


RSZ-nr. ________________________ BTW-nr ________________________

2.

Inlichtingen betreffende onderaannemers

De onderaannemers van vreemde nationaliteit hebben hun woonplaats in (naam, adres en nationaliteit): ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

Het bedrag van de werken die zullen opgedragen worden aan de onderaannemers: 1° onderdanen van een EU-lidstaat beloopt (per land): ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

2° onderdanen van een ander land beloopt (per land): ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

3.

Inlichtingen betreffende het personeel

Het personeel heeft de volgende nationaliteit: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

4.

Betalingen

De opdrachtgever zal zich geldig kwijten van de uit het voorliggende bestek ontstane schuld door storting van het bedrag aan geldige schuldvorderingen op het © artesis – Bestek 2009/CA/FIN 04 Kasbeheer

p 20 / 23

rekeningnummer: __________________________________________________________ van de financiële instelling: __________________________________________________ op naam van (juiste benaming van de rekening): _________________________________

5.

Inlichtingen

De opdrachtgever mag alle nodige inlichtingen van financiële of morele aard omtrent ondergetekende(n) of omtrent de vennootschap inwinnen bij andere instellingen.

6.

Contactpersoon

De contactpersoon Hoedanigheid Nationaliteit Telefoonnummer

Fax

E-mailadres

GSM

7.

Bijgevoegde documenten

– het begeleidend schrijven, – inventaris, – de bijlagen 1 t.e.m. 4 (gedateerd en gehandtekend).

Gedaan te …………………………………………., de ……………………….. 2009

De bieder,

Handtekening hoedanigheid


p 21 / 23

5.

a)

Inventaris

Zichtrekening en kasfaciliteiten Soort

Referentierentevoet

Marge

Dagbasis

Formule

Zichtrekening credit Zichtrekening debet Kasfaciliteit

b)

Transactiekosten

Soort

Kost in euro

Digitale overschrijving per lijn

Per eenheid

Overschrijving op papier

Per eenheid

Domiciliëring

Per eenheid

Inkomende postassignatie

Per eenheid

Inkomende circulaire cheque

Per eenheid

Uitgaande circulaire cheque

Per eenheid

Inkomende internationale cheque

Per eenheid

Buitenlandse overschrijving op rekening

Per eenheid

Internet-banking

Per jaar

Dagelijkse verzending rekeninguittreksels

per eenheid

Wekelijkse verzending rekeninguittreksels

per eenheid

Terbeschikkingstelling van bankkaart

per jaar

Terbeschikkingstelling van kredietkaart

per jaar

Interne transfers

per eenheid

Centralisatie in één rekening-courant

dagelijks

Afhalen en brengen van liquide middelen

wekelijks

Bankgaranties

per garantie

Openen rekening

per eenheid

Bijhouden rekening

per eenheid

Afsluiten rekening

per eenheid


p 22 / 23

c)

Valutering

Soort

Uitvoerings-

Valutering

datum

opdrachtgever begunstigde

Valutering

Inkomende kasstromen Ontvangsten van derden binnen dezelfde bank Ontvangsten van derden vanuit andere banken Ontvangsten uit financiële verrichtingen Uitgaande kasstromen Wedden naar postchequerekening Wedden naar dezelfde bank Wedden naar andere banken Betalingen van bedrijfsvoorheffing en RSZ Betalingen uit financiële verrichtingen Betaling aan begunstigden binnen dezelfde bank Betalingen aan begunstigden bij andere banken in gewone verrekening Betalingen aan begunstigden bij andere banken in dringende verrekening Interne transfers Interne transfers binnen Artesis Hogeschool Antwerpen

d)


Omschrijving aanvullende prestaties en diensten


Kostprijs in euro

p 23 / 23

FIN 04

Recommend Documents