FileMaker Pro 11. Zelfstudie

FileMaker Pro 11 ®

Zelfstudie

© 2007-2010 FileMaker, Inc. Alle rechten voorbehouden. FileMaker, Inc.  5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054, VS FileMaker is een handelsmerk van FileMaker, Inc. dat in de VS en andere landen is geregistreerd. Het bestandsmaplogo is een handelsmerk van FileMaker, Inc. Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van de respectieve eigenaars. FileMaker-documentatie wordt auteursrechtelijk beschermd. U bent niet geautoriseerd om extra exemplaren te maken of deze documentatie te distribueren zonder schriftelijke toestemming van FileMaker. U mag deze documentatie alleen gebruiken met een geldige gelicentieerde kopie van FileMaker-software. Alle personen, bedrijven, e-mailadressen en URL's in de voorbeelden zijn fictief. Eventuele gelijkenis met bestaande personen, bedrijven, e-mailadressen of URL's berust op louter toeval. De dankbetuigingen zijn vermeld in de dankbetuigingsdocumenten die bij deze software zijn meegeleverd. Vermelding van producten en URL's van andere bedrijven is puur informatief en houdt geen goedkeuring of aanbeveling in. FileMaker, Inc. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de prestaties van die producten. Voor meer informatie kunt u onze website bezoeken: www.filemaker.com/nl Editie: 01

Inhoudsopgave Les 1 Beginselen van FileMaker Pro Deze zelfstudie gebruiken Locatie van het voorbeeldbestand Databaseconcepten Wat is een database? Voordelen van een database De organisatie van een database Hoe gegevens in velden worden weergegeven Beginselen van FileMaker Pro Modi van FileMaker Pro Aanvullende informatie

9 10 10 10 10 10 10 11 11 12

Les 2 Bladeren in gegevens Een database openen en tussen records schakelen Gegevens op verschillende manieren weergeven Andere lay-outs weergeven Lay-outs weergeven als een formulier, lijst of tabel Verken de status- en lay-outbalk Hoe weet ik wat ik met de knoppen op de statusbalk kan doen? De statusbalk aanpassen Een kopie van het voorbeeldbestand opslaan Aanvullende informatie

13 14 15 17 18 18 18 19 19

Les 3 Records zoeken en sorteren In een database zoeken met Snel zoeken Records zoeken op basis van criteria in één veld Records zoeken op basis van criteria in specifieke afzonderlijke velden Records zoeken die voldoen aan meerdere criteria in hetzelfde veld Records zoeken die vallen binnen een criteriabereik in hetzelfde veld Zoekopdrachten verfijnen Een zoekopdracht opslaan voor later gebruik Records zoeken met behulp van een opgeslagen zoekopdracht Gevonden reeksen sorteren Een nieuwe record toevoegen in lijstweergave Aanvullende informatie

21 22 23 23 24 25 26 26 27 28 28

4

FileMaker Pro Zelfstudie

Les 4 Databases maken en records invoeren Een eenvoudige database maken Velden Een database maken Gegevens invoeren in de database De eerste record maken Andere records maken Gegevens kopiëren met slepen en neerzetten Gegevens in een record wijzigen Gegevens invoeren in de formulierweergave Een record verwijderen Een bestand in een containerveld invoegen Aanvullende informatie

29 29 29 31 31 31 31 32 32 32 33 33

Les 5 Aanpassen wat u ziet Lay-outs en tabellen Lay-outs aanpassen Velden vergroten, verkleinen, verplaatsen en toevoegen Een veld selecteren en vergroten of verkleinen Een veld verplaatsen Een veld toevoegen Een deelvenster met tabblad toevoegen Een getal weergeven in een valutaopmaak Kleur toevoegen aan een deelvenster met tabblad Tekstgrootte en -kleur wijzigen Een afbeelding toevoegen aan de lay-out Aanvullende informatie

35 35 36 36 37 38 39 41 41 41 42 42

Les 6 Lijsten, adresetiketten en standaardbrieven maken Een lijst met kolommen maken Adresetiketten maken Etiket-lay-outs Een etiket-lay-out maken Een standaardbrief maken Standaardbrieven Een lege lay-out van één pagina maken De brief aanpassen met de bedrijfsnaam De afsluiting toevoegen Aanvullende informatie

43 44 44 44 46 46 46 48 49 49

| Inhoudsopgave

5

Les 7 Gegevensinvoer vereenvoudigen Gegevens invoeren met invoerlijsten Een invoerlijst definiëren Een invoerlijst toewijzen aan een veld en de lijst weergeven als keuzerondjes Waarden genereren met een berekeningveld Een berekeningveld maken De berekening testen Een volgnummer automatisch invoeren Een veld voor volgnummers maken Aanvullende informatie

Les 8 Taken automatiseren met knoppen en scripts Een taak uitvoeren met een knop De knop maken Een reeks taken uitvoeren met een script Scripts Een script maken voor een schermafdruk van de lay-out Etiketten Een script toewijzen aan een knop De knopnaam wijzigen De knop testen Aanvullende informatie

51 51 52 53 53 55 55 55 56

 57 57 58 58 58 59 59 60 60

Les 9 Rapporten maken en uitvoeren Resumérapporten Een dynamisch rapport maken in de tabelweergave De gegevens controleren in de tabelweergave Gegevens verbergen die niet nodig zijn in het rapport Gegevens groeperen en sorteren en een resuméveld definiëren Gegroepeerde gegevens opmaken en een label geven Een rapport met gegroepeerde gegevens maken met behulp van een wizard Lay-outs voor subresumérapporten Een subresumé maken Een rapport met gegroepeerde gegevens en totalen maken met behulp van een wizard Een subresumérapport met totalen maken Een rapport opslaan en als een PDF-bestand verzenden Aanvullende informatie

61 61 61 61 62 63 64 64 65 68 69 72 73

6


Les 10 Gegevens in een grafiek uitzetten Een lijndiagram maken Een eenvoudige database maken Tekst toevoegen aan de tabel Maandresultaten aandelen Records toevoegen aan de database Een lijndiagram maken De grafiekopmaak wijzigen in Veellijn De grafiek weergeven in de bladermodus Aanvullende informatie

Les 11 Databases relationeel maken Een gerelateerde record in een bestand weergeven Een relatie met een andere tabel definiëren Gegevens uit een gerelateerde record weergeven Een lijst met gerelateerde records weergeven Een portaal maken voor het weergeven van gevonden records De velden toevoegen en het portaal opmaken Aanvullende informatie

 75 75 75 75 76 77 77 78

 79 79 80 81 81 82 83

Les 12 Gegevens samengebruiken en uitwisselen Gegevens samengebruiken FileMaker-netwerksamengebruik inschakelen Een extern bestand openen Gegevens uitwisselen Gegevens opslaan en verzenden Ondersteunde bestandsindelingen voor importeren/exporteren Gegevens importeren Gegevens importeren in het voorbeeldbestand Aanvullende informatie

85 85 87 88 88 89 89 89 90

Les 13 Gegevens beveiligen in FileMaker Pro Een account en wachtwoord maken Accounts Een privilegeset maken Privilegesets Een eigen privilegeset maken Aanvullende informatie

91 91 93 93 94 95

| Inhoudsopgave

7

Les 14 Reservekopieën van uw databases maken Reservekopieën van databases maken Wanneer moet u reservekopieën maken Aanvullende informatie

97 98 98

8


Les 1 Beginselen van FileMaker Pro Welkom bij de zelfstudie van FileMaker® Pro. Hier ziet u hoe u gegevens in FileMaker Pro kunt beheren. U leert hier de volgende taken uit te voeren in FileMaker Pro:

1 1 1 1 1 1 1 1 1

gegevens zoeken en sorteren records maken en invoeren in een eenvoudige database adresetiketten maken berekeningen, knoppen en scripts maken rapporten maken en uitvoeren gegevens grafisch voorstellen in een diagram relaties tussen FileMaker Pro-databasetabellen maken. bestanden delen met andere gebruikers in uw netwerk of via het internet informatie in uw database beveiligen door gebruikersaccounts en privilegesets toe te wijzen en een reservekopie van uw databases te maken

Deze zelfstudie duurt ongeveer vijf uur en kan in één sessie of in verschillende kortere sessies worden voltooid.

Deze zelfstudie gebruiken Deze lessen zijn gebaseerd op een ledendatabase van een denkbeeldig reisbureau: de Zakenreisclub. Zakenreizigers die lid zijn, kunnen tegen gereduceerde prijzen zakenreizen boeken, en de kosten van de club worden gecompenseerd door het jaarlijkse lidmaatschapsgeld. FileMaker Pro wordt gebruikt om de namen, adressen en de lidmaatschapsstatus van de leden bij te houden, en etiketten en standaardbrieven te maken om naar de leden te sturen. U moet deze lessen in de voorgestelde volgorde doornemen, omdat concepten die in vorige lessen aan bod kwamen in de volgende lessen als gekende materie worden beschouwd. Het voorbeeldbestand waarmee u gaat werken, verandert dan ook geleidelijk in elke les. Deze zelfstudie gaat ervan uit dat u vertrouwd bent met het besturingssysteem van uw computer. Het openen van bestanden, zoeken naar mappen en andere algemene bewerkingen op de computer vormen een essentieel onderdeel van deze zelfstudie. De meest efficiënte leermethode is zelf met FileMaker Pro werken. Daarom bevat elke les een praktische activiteit waarin u stapsgewijs door menu’s, schermen en concepten wordt geleid. Het bij deze zelfstudie geleverde bestand is bedoeld ter verduidelijking van de functies in FileMaker Pro, en is daarom misschien niet geschikt voor gebruik als sjabloon voor verdere ontwikkeling. Opmerking Bij sommige procedures wordt verwezen naar opties in een venstermenu. Als u een venstermenu (of contextafhankelijk menu) wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op een object of gebied om een lijst met opdrachten weer te geven. Als de muis voor uw Mac-computer niet meer knoppen heeft, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u klikt om het venstermenu weer te geven. (Op de Mac kunt u uw muisconfiguratie wijzigen in de Systeemvoorkeuren.) Als u ons feedback wilt geven over deze handleiding, ga dan naar www.filemaker.com/company/ documentation_feedback.html.

10


Locatie van het voorbeeldbestand Het voorbeeldbestand bevat gegevens voor de Zakenreisclub en biedt u een oefenruimte voor het creëren van de database-elementen die in elke les worden beschreven. Als u opnieuw moet beginnen, vervangt u uw bestaande voorbeeldbestand door een nieuw exemplaar. Als het voorbeeldbestand is geïnstalleerd, bevindt het zich in: FileMaker Pro 11/Nederlands Extra's/Zelfstudie of FileMaker Pro 11 Advanced/Nederlands Extra's/Zelfstudie U kunt het voorbeeldbestand ook downloaden van deze FileMaker-webpagina:  www.filemaker.com/nl/support/index.html.

Databaseconcepten Wat is een database? Een database is een methode om informatie te organiseren en te analyseren. Waarschijnlijk hebt u al verschillende databases gebruikt zonder dit te beseffen. Agenda’s, onderdelenlijsten en zelfs uw eigen adresboek zijn allemaal voorbeelden van databases.

Voordelen van een database Het opslaan van gegevens in een databasebestand biedt veel voordelen. In een database slaat u gegevens niet alleen op, maar kunt u ze ook op verschillende manieren organiseren en analyseren. Zo kunt u met databases gegevens groeperen voor rapporten, gegevens sorteren voor adresetiketten, voorraadtellingen uitvoeren of snel een bepaalde factuur opzoeken. Computergestuurde databases bieden vele extra voordelen ten opzichte van papieren databases: snelheid, betrouwbaarheid, precisie en de mogelijkheid om tal van repetitieve taken te automatiseren.

De organisatie van een database Een databasebestand bestaat uit één of meer tabellen. Tabellen bevatten records. Elke record is een verzameling velden. Uw adresboek kunt u vergelijken met een FileMaker Pro-databasebestand. Elke ingang in het adresboek is één record in een tabel met de naam Adresboek. Elke record bevat gegevens, zoals een naam, adres, plaats, enz. Deze gegevens worden in afzonderlijke velden opgeslagen.

Hoe gegevens in velden worden weergegeven In FileMaker Pro worden de velden weergegeven in lay-outs. Elke lay-out is gebaseerd op één tabel en in deze lay-out worden de records van deze tabel weergegeven. Stel dat uw database naast een tabel Adresboek ook een tabel Taken bevat. In de lay-out op basis van de tabel Adresboek worden de velden en records van de tabel Adresboek weergegeven. In de lay-out op basis van de tabel Taken worden de velden en records van de tabel Taken weergegeven.

Les 1

|

Beginselen van FileMaker Pro

11

Beginselen van FileMaker Pro FileMaker Pro is een platformonafhankelijke toepassing. Bestanden die op een Mac worden gemaakt, kunnen worden geopend in FileMaker Pro op een computer waarop Windows is geïnstalleerd, en omgekeerd. In tegenstelling tot de meeste tekstverwerkings- en spreadsheetprogramma’s wordt in FileMaker Pro uw werk automatisch opgeslagen. Daarom is het belangrijk dat u goed nadenkt voordat u ingrijpende wijzigingen aanbrengt in bestanden, vooral wanneer u records verwijdert. Zodra u records verwijdert, zijn ze definitief uit uw database verdwenen. Zoals u in les 14 leert, is het wenselijk om regelmatig reservekopieën van uw bestanden te maken. Als bestanden zijn zoekgeraakt of beschadigd, of records onbedoeld zijn verwijderd, kunt u dankzij uw reservekopieën vele uren onnodig werk besparen.

Modi van FileMaker Pro In FileMaker Pro werkt u in één van de vier modi.

1 Gebruik de bladermodus om gegevens in te voeren en records te bekijken. 1 Gebruik de zoekmodus om een record of een groep records te vinden. 1 Gebruik de lay-outmodus om te bepalen hoe gegevens worden weergegeven of afgedrukt. 1 Gebruik de schermafdrukmodus om te kijken hoe pagina’s eruitzien wanneer ze worden afgedrukt. Nadat u een database hebt geopend, kunt u van de ene naar de andere modus schakelen via het menu Weergave, met de knoppen op de statusbalk en lay-outbalk of met het venstermenu onderaan in het toepassingsvenster.

Schakel tussen modi met de knoppen op de statusbalk en layoutbalk

Gebruik het venstermenu Modus om te schakelen tussen modi

12


Aanvullende informatie Raadpleeg hoofdstuk 1 en 2 van de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie over de basisconcepten van FileMaker Pro. Daarnaast vindt u in de Help van FileMaker Pro uitgebreide informatie over procedures en concepten. Als u de Help van FileMaker Pro wilt openen, kiest u op de menubalk Help > FileMaker Pro Help. Als u toegang wenst tot het FileMaker Bronnencentrum op het internet, kiest u op de menubalk Help > Bronnencentrum.

Les 2 Bladeren in gegevens In de bladermodus kunt u gegevens weergeven, invoeren of wijzigen. Dit is de meest eenvoudige manier waarop u met de database kunt werken. In deze les leert u hoe u:

1 1 1 1 1

een database opent die al gegevens bevat tussen records schakelt gegevens op verschillende manieren weergeeft door tussen lay-outs te schakelen het verschil kunt zien tussen de formulierweergave, lijstweergave en tabelweergave met de statusbalk kunt werken

1 een kopie van de database kunt opslaan

Een database openen en tussen records schakelen Zo opent u de voorbeelddatabase: 1. Open de map Zelfstudie op uw vaste schijf. De locatie van de map met de zelfstudie vindt u in hoofdstuk 1, “Locatie van het voorbeeldbestand”. 2. Open het bestand Voorbeelden.fp7. 3. Opmerking:

1 De database bevindt zich in de bladermodus. In FileMaker Pro wordt een database standaard in de bladermodus geopend.

1 De statusbalk geeft aan dat de voorbeelddatabase 29 records bevat. De eerste record is weergegeven.

14


Record die wordt weergegeven

Totaal aantal records

Boeksymbool Schuifregelaar

Het venstermenu voor modi geeft de actieve modus aan

4. Wanneer u op de rechterpagina van het boeksymbool klikt, wordt de volgende record weergegeven. Als u één record terug wilt gaan, klikt u op de linkerpagina van het boeksymbool. 5. Sleep de schuifregelaar naar rechts en laat daarna de muisknop los om een aantal records tegelijk vooruit te bladeren. Sleep de schuifregelaar naar links en laat daarna de muisknop los om een aantal records tegelijk achteruit te bladeren. U kunt ook klikken op het nummer van de actieve record, het nummer van de gewenste record typen en op Enter (Windows) of op Return (Mac OS) drukken om naar een specifieke record in de database te gaan. Tip Het menu Records bevat ook opdrachten om tussen records te navigeren. Kies op de menubalk Records > Ga naar record en kies dan Volgende, Vorige of Ga naar.

Gegevens op verschillende manieren weergeven Gegevens hoeft u in FileMaker Pro slechts één keer in te voeren waarna u ze op verschillende manieren kunt gebruiken. Met lay-outs kunt u enkele of alle velden weergeven. U hoeft niet in elke lay-out alle beschikbare velden weer te geven. Lay-outs zijn dan ook bijzonder handig wanneer u voor het uitvoeren van een bepaalde taak alleen de relevante informatie wilt afdrukken of gebruiken.

Les 2

|

Bladeren in gegevens

15

Steven Willems Kerklaan 789 5648 KL Den Haag Beste Sandra,

Telefoonlijst Jannie Albers Michelle Cannon André Cuyper Marion Dongers Jan Dongers Willem Jansen Johan Lammers Patrick Mulder Leo Noorden Karel Oostrom Marleen Smit Jan Smit Sophie Tebben Steven Willems Betty Wilbers

020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67 020-123 45 67

Hierbij bevestigen wij de reservering voor de bootreis die u bij onze reisorganisatie hebt geboekt. Wij danken u hartelijk voor het in ons gestelde vertrouwen en wensen u alvast een bijzonder plezierige reis toe. Voor vragen over uw reservaties kunt u ons steeds telefonisch bereiken. Wij willen immers dat u tevreden bent met uw cruise. Hoogachtend, Johan Lammers

Dezelfde gegevens kunnen op meerdere manieren worden geordend met verschillende lay-outs

Andere lay-outs weergeven Als u enkele lay-outs in actie wilt zien, gebruikt u het bestand dat u zojuist hebt geopend. 1. Klik op het venstermenu voor lay-outs. Dit bevindt zich op de lay-outbalk. Er verschijnt een lijst met de lay-outs die in dit bestand beschikbaar zijn.

Lay-out venstermenu

2. De lay-out Gegevensinvoer is met een vinkje gemarkeerd omdat dit de actieve lay-out is. Op de lay-out Gegevensinvoer zijn de meeste velden van de tabel Leden weergegeven.

16


Velden

3. Kies de lay-out Clublijst in het venstermenu voor lay-outs. In deze lay-out wordt elke record als één rij weergegeven in een lijst met kolommen. De lay-out Clublijst bevat slechts vier van de velden die in de lay-out Gegevensinvoer zijn weergegeven. Aangezien deze lay-out minder velden bevat, worden bepaalde gegevens gewoon niet weergegeven. Er zijn echter geen gegevens uit de database verwijderd.

In de lay-out Clublijst worden slechts vier van de velden weergegeven die in de lay-out Gegevensinvoer zijn gebruikt

4. Ga met het venstermenu voor lay-outs terug naar de lay-out Gegevensinvoer. Er zijn geen gegevens verloren gegaan.

Les 2

|


17

Lay-outs weergeven als een formulier, lijst of tabel U kunt de lay-outs weergeven in drie verschillende weergaven: als een formulier, lijst of tabel.

1 Als u de optie Formulierweergave gebruikt, wordt in de lay-out één record per keer weergegeven. 1 Als u de optie Lijstweergave gebruikt, wordt de huidige lay-out als een lijst weergegeven waarin de records onder elkaar staan.

1 Als u de optie Tabelweergave gebruikt, worden meerdere records tegelijk weergegeven in een raster. In de bladermodus kunt u de database als een formulier, lijst of tabel weergeven.

Formulierweergave

Lijstweergave

Tabelweergave De lay-out Clublijst, weergegeven als een formulier, lijst en tabel

Schakel in een lay-out tussen formulier-, lijsten tabelweergave om te zien hoe de weergaven verschillen. 1. Schakel in het voorbeeldbestand over naar de lay-out Clublijst. Hierin worden meerdere records weergegeven in een lijst. 2. Klik op Formulierweergave

op de lay-outbalk.

In dezelfde lay-out wordt nu één record weergegeven. Alleen de weergaveoptie is gewijzigd. 3. Klik op Tabelweergave

op de lay-outbalk.

Met de functie Tabelweergave kunt u meerdere records tegelijk weergeven in een raster. 4. Klik op Lijstweergave

op de lay-outbalk om naar de Lijstweergave terug te keren.

18


Verken de status- en lay-outbalk Met de statusbalk boven aan het FileMaker Pro-venster krijgt u snel toegang tot FileMaker Pro-menuopties die u vaak gebruikt. De standaardknoppen op de werkbalk verschillen, afhankelijk van de modus waarin u zich bevindt. In elke modus kunt u de statusbalk aanpassen door knoppen toe te voegen of te verwijderen. Met de lay-outbalk onder de statusbalk kunt u snel tussen lay-outs en weergaven schakelen. De andere besturingselementen op de lay-outbalk zijn afhankelijk van de modus waarin u zich bevindt. Statusbalk Lay-outbalk

De statusbalk en lay-outbalk in de bladermodus

Hoe weet ik wat ik met de knoppen op de statusbalk kan doen? 1 Plaats de aanwijzer op de verschillende knoppen van de statusbalk. Voor elke knop verschijnt een vakje met een beknopte beschrijving van het gebruik.

De statusbalk aanpassen U kunt de statusbalk ongewijzigd gebruiken of knoppen toevoegen of verwijderen. Zo voegt u een knop aan de statusbalk toe: 1. Kies op de menubalk Weergave > Statusbalk aanpassen. 2. Voer een van de volgende handelingen uit:

1 Windows: Selecteer in het dialoogvenster het tabblad Opdrachten. 1 Mac OS: Ga verder met stap 3. 3. Sleep de opdracht Afdrukken van het tabblad Opdrachten (Windows) of vanuit het dialoogvenster dat verschijnt (Mac OS) naar de statusbalk. Zo verwijdert u een knop van de statusbalk:

1 Sleep de knop Sorteren van de statusbalk naar het dialoogvenster. Zo geeft u opnieuw de standaardknoppen op de statusbalk weer: 1. Voer een van de volgende handelingen uit:

1 Windows: Selecteer op het tabblad Werkbalken de optie Statusbalk, klik op Beginwaarden en daarna op OK.

1 Mac OS: Sleep de standaardgroep met knoppen uit het dialoogvenster naar de statusbalk. De knop Afdrukken wordt verwijderd en de knop Sorteren verschijnt opnieuw. 2. Wanneer u klaar bent, klikt u in het dialoogvenster op Sluiten (Windows) of Klaar (Mac OS).

Les 2

|


19

Een kopie van het voorbeeldbestand opslaan In de volgende lessen zult u werken met een kopie van het voorbeeldbestand. Zo slaat u een kopie van het voorbeeldbestand op: 1. Kies op de menubalk Bestand > Kopie opslaan als. 2. Selecteer de map Zelfstudie als de locatie voor de kopie. Voorbeeld Kopie.fp7 wordt automatisch als bestandsnaam ingevuld. 3. Klik op Opslaan. 4. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het oorspronkelijke voorbeeldbestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie U hebt een database geopend, door records gebladerd, tussen lay-outs geschakeld en geleerd wat de verschillen zijn tussen de formulier-, lijsten tabelweergave en kennis gemaakt met de statusbalk en lay-outbalk. U hebt ook een kopie gemaakt van een database die gegevens bevat. Raadpleeg hoofdstuk 2 van de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie over bladeren in FileMaker Pro.

20


Les 3 Records zoeken en sorteren Een database is een verzameling records. Soms werkt u met alle records in de database, als u bijvoorbeeld naar elke klant een jaarlijkse catalogus wilt sturen, maar meestal werkt u echter met een deelverzameling van de database, bijvoorbeeld personen die in een bepaalde stad wonen of met records die binnen een bepaald datumbereik vallen. In FileMaker Pro wordt dit proces waarbij wordt gezocht naar records die aan bepaalde criteria voldoen, records zoeken genoemd. Wanneer u de records hebt gevonden waarmee u wilt werken, kunt u de volgorde van de records wijzigen door ze te sorteren. U kunt records in oplopende en aflopende volgorde sorteren. In deze les leert u hoe u:

1 in de bladermodus records zoekt met: 1 overeenkomende gegevens in elk veld (met Snel zoeken) 1 overeenkomende gegevens in één veld 1 in de zoekmodus: 1 records zoekt met overeenkomende gegevens in meerdere specifieke velden 1 records zoekt die binnen een bepaald gegevensbereik vallen 1 zoekopdrachten verfijnt door records weg te laten 1 een zoekopdracht opslaat en wijzigt en hoe u met de nieuwe zoekopdracht andere records kunt zoeken 1 records in oplopende volgorde (a tot z) sorteert en aan de gesorteerde volgorde een nieuwe record toevoegt Opmerking Vergewis u ervan dat u over het bestand VoorbeeldenKopie.fp7 beschikt voordat u aan deze les begint. Raadpleeg les 2 als u wilt weten hoe u toegang krijgt tot de map Zelfstudie en een kopie van het bestand Voorbeelden.fp7 kunt maken.

In een database zoeken met Snel zoeken Met Snel zoeken beschikt u over een snelle manier om in alle velden van de huidige lay-out te zoeken. Zoek in de ledendatabase alle records voor leden met de naam John die in het Verenigd Koninkrijk (UK) wonen. 1. Open het bestand Voorbeeld Kopie.fp7 in de map Zelfstudie. 2. De database wordt geopend in de bladermodus en de actieve lay-out is Gegevensinvoer. Met Snel zoeken kunt u zoeken naar gemeenschappelijke tekst in verschillende velden van een database. 3. Typ in de rechterbovenhoek van de statusbalk in het tekstvak Snel zoeken de tekst John Verenigd Koninkrijk.

Typ hier de tekst die u wilt zoeken

22


4. Druk op Enter (Windows) of Return (Mac OS). Het resultaat van uw 'Snel zoeken'-zoekopdracht is de gevonden reeks. Het cirkeldiagram op de statusbalk geeft de gevonden reeks aan als een gedeelte van alle records in de database. Cirkeldiagr

Aantal records in de gevonden reeks Totaal aantal records in de database

5. Klik op het boeksymbool of gebruik de schuifregelaar om de twee records in de gevonden reeks te bekijken. Uw 'Snel zoeken'-zoekopdracht gaf het volgende resultaat: records voor John Lee (veld Voornaam) uit Johns Circle (veld Privéadres 1) in de Verenigd Koninkrijk (veld Land) en William Johnson (veld Achternaam) in de Verenigd Koninkrijk (veld Land), maar niet John Smith, bij wie de tekst “Verenigd Koninkrijk” in geen enkel veld van die record voorkomt. Dit type zoekopdracht wordt ook vaak een ANDzoekopdracht genoemd, omdat records “John” en “Verenigd Koninkrijk” dienen te bevatten.

Records zoeken op basis van criteria in één veld U kunt een venstermenu gebruiken om overeenkomende gegevens in een bepaald veld te vinden. Zoek nu alle leden die in New York City wonen. 1. Klik op Alles tonen op de statusbalk om alle records van de gevonden reeks weer te geven. Het cirkeldiagram geeft opnieuw aan dat de gevonden reeks 29 records bevat. Opmerking U hoeft niet op Alle records tonen te klikken voordat u een nieuwe zoekopdracht uitvoert. In FileMaker Pro wordt namelijk standaard in de hele database gezocht. 2. Sleep de schuifregelaar naar links om de eerste record in de database weer te geven (Mary Smith in de Verenigde Staten). 3. Klik met de rechtermuisknop (Windows) of Control-klik (Mac OS) in het veld Stad. 4. Kies in het venstermenu de opdracht Overeenkomende records zoeken.

Kies deze opdracht in het venstermenu

Les 3

|

Records zoeken en sorteren

23

De zoekopdracht levert records op voor de vier leden die in New York wonen. Op het cirkeldiagram is aangegeven dat de gevonden nu vier records bevat. Aantal records in deze gevonden reeks

5. Klik op het boeksymbool of gebruik de schuifregelaar om elke van de vier records in de gevonden reeks te bekijken.

Records zoeken op basis van criteria in specifieke afzonderlijke velden U kunt records zoeken die aan meerdere criteria voldoen. Zo kunt u zoeken naar leden die uit Nederland komen en tevens nieuwe leden zijn. Ook hier maakt u een AND-zoekopdracht. Als u in de zoekmodus een AND-zoekopdracht wilt uitvoeren, typt u elk zoekcriterium rechtstreeks in het daarvoor bestemde veld. Zo zoekt u naar alle leden die in de Verenigde Staten wonen en nieuwe leden zijn: 1. Klik op Zoeken op de statusbalk. FileMaker Pro schakelt over naar de zoekmodus. In de zoekmodus maakt u een zoekopdracht met de velden die zijn gemarkeerd met een . Typ de criteria waarop u wilt zoeken rechtstreeks in de velden in de zoekopdracht. 2. Typ VS in het veld Land. 3. Typ Nieuw in het veld Type lidmaatschap. 4. Klik op Zoekopdracht uitvoeren op de statusbalk. De zoekopdracht levert een gevonden reeks op van twee records voor de twee nieuwe leden die in de Verenigde Staten wonen.

Records zoeken die voldoen aan meerdere criteria in hetzelfde veld Het kan voorkomen dat u records wilt zoeken die voldoen aan één van de criteria in een veld. U kunt bijvoorbeeld een zoekopdracht uitvoeren om erachter te komen welke leden in New York of Londen wonen. Dit type zoekopdracht wordt doorgaans een OF-zoekopdracht genoemd omdat de gevonden reeks uit records bestaat die voldoen aan één van de zoekcriteria. Als u in FileMaker Pro een OF-zoekopdracht uitvoert, gebruikt u meerdere zoekopdrachten.

1 Typ het eerste zoekcriterium in het betreffende veld van de eerste zoekopdracht. 1 Maak een tweede zoekopdracht en typ het tweede zoekcriterium in hetzelfde veld. Wanneer u op de knop Zoeken klikt, worden alle records weergegeven die overeenkomen met één van de ingevoerde zoekcriteria. Zo zoekt u alle leden in New York of London: 1. Klik op Zoeken op de statusbalk. 2. Typ New York in het veld Stad.

24


3. Klik op Nieuw verzoek op de statusbalk. Op de statusbalk wordt aangegeven dat er momenteel twee zoekopdrachten zijn. Aantal zoekopdrachten

4. Typ in het tweede verzoek London in het veld Stad. 5. Klik op Zoekopdracht uitvoeren op de statusbalk. De zoekopdracht levert een gevonden reeks op van zes records. Er zijn dus zes leden die in New York of London wonen.

Records zoeken die vallen binnen een criteriabereik in hetzelfde veld U kunt zoeken naar records die vallen binnen een criteriabereik dat in één veld is opgegeven. Zo kunt u zoeken naar de records voor alle facturen van dezelfde maand of naar alle records voor facturen waarvan het nummer tussen 500 en 1000 ligt. Als u in FileMaker Pro een dergelijke zoekopdracht uitvoert, gebruikt u in de zoekopdracht een speciaal symbool om de boven- en ondergrenzen van de zoekcriteria op te geven. Alle leden zoeken die tussen 1 januari 2009 en 30 juni 2009 hun lidmaatschapsgeld hebben betaald: 1. Klik op Zoeken. 2. Typ 01-01-09 in het veld Datum van betaling. Opmerking FileMaker Pro gebruikt de datumopmaak die in uw systeeminstellingen is ingesteld. Hierdoor is het mogelijk dat de datumopmaak die u ziet en invoert, verschilt van de datumopmaak die in deze zelfstudie wordt gebruikt. 3. Klik op de lay-outbalk op Operatoren en kies in de lijst de optie bereik.

Kies de optie …bereik

Tip U kunt ook gewoon een operator uit het menu rechtstreeks in een zoekveld typen. Voor de zoekopdracht moet het veld Datum van betaling nu de tekst 01-01-2009... bevatten.

Les 3

|


25

4. Typ onmiddellijk na het weglatingsteken (...) 30-6-2009.

5. Klik op Zoekopdracht uitvoeren of druk op Enter of Return. De zoekopdracht geeft zes records als resultaat. Er zijn dus zes leden die in de eerste zes maanden van het jaar 2009 hun lidmaatschapsgeld hebben betaald.

Zoekopdrachten verfijnen U kunt ook records zoeken die aan bepaalde criteria voldoen, terwijl u andere records uitsluit. Zo kunt u opgeven dat u alle records wilt zoeken die in een bepaald jaar zijn toegevoegd, behalve records die in een bepaalde maand zijn toegevoegd, of dat u alle klanten wilt zoeken die wel in de VS wonen, maar niet in New York City wonen. U kunt dit type zoekopdracht uitvoeren door een combinatie van zoekopdrachten te gebruiken en bepaalde records weg te laten. Omdat zoekopdrachten worden verwerkt in de volgorde waarin ze zijn gemaakt, kunt u door meerdere zoekopdrachten op te geven zeer specifieke en gelaagde zoekopdrachten maken. Records die u weglaat, worden niet uit de database verwijderd. Zo vindt u de records van leden die hun lidmaatschapsgeld in 2009 hebben betaald, met uitzondering van de leden die hun lidmaatschapsgeld in maart hebben betaald: 1. Klik op Zoeken. 2. Typ 2009 in het veld Datum van betaling. 3. Klik op Nieuw verzoek. De statusbalk geeft aan dat dit de tweede zoekopdracht in deze databasezoektaak is. 4. Klik op de lay-outbalk op de knop Weglaten zodat FileMaker Pro uit de gevonden reeks alle records uitsluit die aan de criteria van deze tweede zoekopdracht beantwoorden.

Klik op Weglaten

5. Typ 1-3-2009 in het veld Datum van betaling. 6. Klik op Operatoren en selecteer daarna in de lijst de optie bereik. 7. Typ in het veld Datum van betaling 31-3-2009 achter het weglatingsteken om leden uit te sluiten die in de loop van de maand maart hebben betaald. 8. Klik op Zoekopdracht uitvoeren. Uw zoekopdracht geeft als resultaat 11 records voor 11 leden die hun lidmaatschapsgeld in 2009 hebben betaald, met uitzondering van de leden die het in maart hebben betaald.

26


Een zoekopdracht opslaan voor later gebruik Als u een complexe zoekopdracht maakt die u later nog vaak zult gebruiken, kunt u deze opslaan als een opgeslagen zoekopdracht. U kunt de zoekopdracht dan snel en eenvoudig uitvoeren vanuit de blader- of zoekmodus. Zo slaat u uw laatste zoekopdracht op: 1. Voer een van de volgende handelingen uit:

1 Windows: Klik op het pijltje rechts van de knop Zoeken en kies de optie Huidige zoekopdracht opslaan.

1 Mac OS: Klik en houd de knop Zoeken ingedrukt en kies de optie Huidige zoekopdracht opslaan. Uw laatste zoekopdracht verschijnt in het dialoogvenster Opties opgeven voor de opgeslagen zoekopdracht.

De zoekopdracht verschijnt als de standaardnaam voor de opgeslagen zoekopdracht

2. Typ in het vak Naam de tekst Lidgeld in 2009 betaald, behalve maart en klik op Opslaan.

Records zoeken met behulp van een opgeslagen zoekopdracht Zo voert u een opgeslagen zoekopdracht uit: 1. Klik in de bladermodus op de statusbalk op de knop Alles tonen. Het cirkeldiagram op de statusbalk geeft opnieuw het totale aantal records in het voorbeeldbestand aan.

2. Voer een van de volgende handelingen uit:

1 Windows: Klik op het pijltje naast de knop Zoeken en kies onder Opgeslagen zoekopdrachten de optie Lidgeld in 2009 betaald, behalve maart.

1 Mac OS: Klik op de knop Zoeken en houd de muisknop ingedrukt en kies onder Opgeslagen zoekopdrachten de optie Lidgeld in 2009 betaald, behalve maart. Opnieuw verschijnen alleen de 11 records die beantwoorden aan de criteria die u in uw opgeslagen zoekopdracht hebt opgegeven.

Les 3

|


27

Gevonden reeksen sorteren Het is mogelijk dat u de records in een gevonden reeks waarmee u gaat werken, wilt sorteren. U kunt de records bijvoorbeeld in alfabetische volgorde weergeven of sorteren op basis van de datum waarop de records zijn gemaakt. Zo sorteert u records van leden in alfabetische volgorde op achternaam: 1. Klik op de lay-outbalk op het venstermenu Lay-out en kies de lay-out Clublijst.

Kies Clublijst

De lay-out Clublijst verschijnt. In deze lay-out zijn de resultaten van de sorteerbewerking beter te zien. De zwarte balk links van de record voor Mary Smith geeft aan dat deze de huidige record in de gevonden reeks is.

Huidige record

2. Klik op Sorteren op de statusbalk. Het dialoogvenster Records sorteren verschijnt. 3. Klik op Alles wissen als aan de rechterkant van het dialoogvenster velden worden weergegeven in de kolom voor de sorteervolgorde. 4. Selecteer Achternaam in de lijst met beschikbare velden links en klik op Verplaatsen.

Als u een veld selecteert, worden de knoppen voor de sorteerrichting geactiveerd.

Het symbool voor de sorteerrichting rechts van het veld Achternaam neemt van links naar rechts in grootte toe. Hiermee wordt aangegeven dat wanneer de database op dit veld wordt gesorteerd, de gegevens in oplopende volgorde (van a tot z) worden weergegeven.

28


5. Klik op Sorteren. De namen in de Clublijst worden nu in alfabetische volgorde weergegeven op achternaam. De huidige record is nog steeds Mary Smith, en deze record is naar de gesorteerde locatie in de lijst verplaatst.

Een nieuwe record toevoegen in lijstweergave Nadat u een gevonden reeks hebt gesorteerd, geeft FileMaker Pro nieuwe records weer die u op de juiste plaats in de sorteervolgorde toevoegt wanneer u elke record in de database vastlegt (opslaat). Zo voegt u een record toe en ziet u dat deze automatisch wordt gesorteerd: 1. Klik op Nieuwe record op de statusbalk. In de lay-out Clublijst verschijnt een lege record.

Opmerking Afhankelijk van de grootte van het FileMaker Pro-venster dient u mogelijk eerst de verticale schuifbalk te gebruiken om de lege record te zien. 2. In het vak Voornaam typt u Connel; in het vak Achternaam, typt u Jordan, in het vak Bedrijf, typt u DEF Ltd.; in het vak Type lidmaatschap, typt u Nieuw. 3. Klik naast het veld Type lidmaatschap om de nieuwe record in de database vast te leggen. De nieuwe, huidige record wordt in de lijst alfabetisch op achternaam gesorteerd. 4. Kies op de menubalk Records > Sorteren opheffen. De records worden opnieuw in de volgorde geplaatst waarin ze zich bevonden voordat u de gevonden reeks sorteerde. De nieuwe record verschijnt onder aan de lijst. Dit is de volgorde waarin de records in de database zijn opgeslagen. 5. Selecteer de record voor Connel Jordan, als dat nog niet gebeurd. 6. Klik op de statusbalk op Record verwijderen op de statusbalk en klik daarna op Verwijderen om deze record uit het voorbeeldbestand te verwijderen. 7. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het bestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie U hebt records gevonden op basis van verschillende criteria, uw zoekopdrachten verfijnd door bepaalde records weg te laten en geleerd hoe u uw zoekopdrachten kunt opslaan. Daarnaast hebt u het resultaat van uw uiteindelijke gevonden reeks gesorteerd en aan de gesorteerde volgorde een nieuwe record toegevoegd. Raadpleeg hoofdstuk 2 van de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie over hoe u in FileMaker Pro records zoekt en sorteert.

Les 4 Databases maken en records invoeren In de vorige lessen hebt u geleerd hoe u een eenvoudige database met bestaande gegevens gebruikt. Nu gaat u zelf een databasebestand maken en records toevoegen. In deze les leert u hoe u:

1 1 1 1 1

een eenvoudige database maakt velden definieert om verschillende soorten gegevens in op te slaan records maakt gegevens invoert gegevens wijzigt

1 records verwijdert 1 gegevens invoert in een containerveld

Een eenvoudige database maken Velden Voor alle gegevenscategorieën die u wilt opnemen, bijvoorbeeld Voornaam of Stad, maakt u een veld. Als u op de juiste wijze gegevens wilt zoeken, sorteren, berekenen en weergeven, moet het type van het veld overeenkomen met het type gegevens dat het bevat (tekst, getallen, datums, enz.). In de volgende lessen komen andere veldtypen aan bod.

Een database maken 1. Voer in FileMaker Pro een van de volgende handelingen uit:

1 Als het scherm Snel aan de slag met FileMaker is weergegeven, klikt u op Maak een nieuwe database. 1 Als het scherm Snel aan de slag met FileMaker niet is weergegeven, kiest u op de menubalk Bestand > Nieuwe database. 2. Ga naar de map Zelfstudie en selecteer deze als locatie voor dit bestand. 3. Typ MijnBestand.fp7 in het tekstvak Bestandsnaam en klik op Opslaan. Het bestand wordt in de tabelweergave in de bladermodus geopend. U gaat nu velden maken. 4. Klik op Veld maken.

Klik om een veld te maken

5. Typ Voornaam.

30


6. Klik op + rechts van het veld Voornaam.

Klik om nog een veld te maken

7. Typ Achternaam. 8. Klik op + en typ Betaald. 9. Klik op + en typ Datum van betaling. 10. Klik op + en typ Container. U hebt nu vijf velden in uw database gemaakt. In de tabelweergave worden veldlabels weergegeven als kolomkoppen

Velden die in de tabelweergave zijn gemaakt, hebben standaard Tekst als veldtype. U gaat nu het veldtype veranderen van enkele velden die u hebt gemaakt. 11. Klik met de rechtermuisknop op het veld Betaald, selecteer Veldtype en daarna Getal.

Selecteer Getal als het veldtype

12. Klik met de rechtermuisknop op het veld Betaald, selecteer achtereenvolgens Veldtype, Datum en OK om de standaarddatumopmaak in FileMaker Pro te accepteren. 13. Klik met de rechtermuisknop op het veld Container, selecteer Veldtype en daarna Container.

Les 4

|

Databases maken en records invoeren

31

Gegevens invoeren in de database U kunt nu gegevens invoeren in het bestand MijnBestand.fp7.

De eerste record maken 1. Klik onder de kolomkop Voornaam. In de tabel verschijnt een nieuwe rij. Die rij is een nieuwe, lege record in de database. Deze pijl geeft in de tabelweergave de huidige record aan Voer hier gegevens in

2. Typ Jane. 3. Druk op de Tab-toets om naar het veld Achternaam te gaan. Opmerking In FileMaker Pro worden wijzigingen automatisch opgeslagen wanneer u in een bestand werkt. 4. Typ Doe in het veld Achternaam. 5. Druk op de Tab-toets en typ 25 in het veld Betaald. In de volgende les leert u hoe u de opmaak van getalvelden kunt wijzigen om getallen in een valutaopmaak weer te geven. 6. Druk op de Tab-toets en typ 11-11-2009 in het veld Datum van betaling. Laat het veld Container voorlopig leeg.

Andere records maken 1. Klik in de rij onder Jane in het veld Voornaam om een nieuwe record te maken. Tip U kunt ook op Nieuwe record op de statusbalk klikken als u een nieuwe record wilt maken. 2. Voer op dezelfde wijze als voor Jane Doe gegevens in voor John Smith. Hij heeft op 2-2-2009 een bedrag van 75 euro betaald. De database bevat nu twee records.

Gegevens kopiëren met slepen en neerzetten 1. Klik op de volgende rij en geef een voornaam en achternaam van uw keuze op. 2. Selecteer het bedrag 75 in het veld Betaald in record 2.

32


3. Sleep de gemarkeerde tekst naar het veld Betaald in record 3 en laat de muisknop los. Opmerking Als u de tekst niet kunt slepen, is het mogelijk dat slepen en neerzetten niet is ingeschakeld in FileMaker Pro. Als u slepen en neerzetten wilt inschakelen, kiest u op de menubalk Bewerken > Voorkeuren (Windows) of FileMaker Pro > Voorkeuren (Mac OS). Selecteer op het tabblad Algemeen de optie Tekstselectie door slepen en neerzetten toestaan, klik op OK en herhaal de stappen 2 en 3. 4. Herhaal de stappen 2 en 3 voor het veld Datum van betaling.

Gegevens in een record wijzigen Stel dat Jane Doe niet 25, maar 75 euro heeft betaald. Deze fout kunt u op een eenvoudige manier corrigeren. 1. Selecteer in de record voor Jane Doe het bedrag in het veld Betaald.

De tekst in het veld Betaald is geselecteerd

2. Typ het nieuwe bedrag: 75. 3. Klik buiten het veld om deze wijziging in de database vast te leggen (op te slaan).

Gegevens invoeren in de formulierweergave U kunt ook in de formulier- en lijstweergave gegevens invoeren. 1. Klik op Formulierweergave

.

2. Selecteer in de laatste record die u hebt gemaakt, de gegevens in het veld Achternaam en geef een andere naam op. 3. Klik buiten het veld om de wijziging vast te leggen.

Een record verwijderen 1. Klik op Tabelweergave

.

2. Selecteer de laatste record die u hebt gemaakt. 3. Klik op Record verwijderen op de statusbalk. 4. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op Verwijderen om de verwijdering te bevestigen. Op de statusbalk kunt u zien dat de database nu nog maar twee records bevat.

Les 4

|

Databases maken en records invoeren

33

Een bestand in een containerveld invoegen Een containerveld kan afbeeldingen, QuickTime-bestanden, door u opgenomen geluiden of elk ander type bestand bevatten dat u in een database wilt bijhouden. 1. Selecteer het containerveld in de eerste record. 2. Kies op de menubalk Invoegen > Bestand. 3. Kies het bestand logo.gif in de map Zelfstudie. 4. Klik op Openen. De naam en het pictogram van het GIF-bestand worden weergegeven in het containerveld

Wanneer u een bestand invoegt, geeft FileMaker Pro de naam en het pictogram van dat bestand weer in het containerveld, maar niet de werkelijke inhoud van het bestand. 5. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het bestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie U hebt nu een eenvoudige database gemaakt en velden gedefinieerd. Daarna hebt u records toegevoegd, gewijzigd en verwijderd en gegevens tussen records gekopieerd. Raadpleeg de hoofdstukken 2 en 3 in de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie. In les les 7 leert u hoe u op verschillende manieren gegevens kunt invoeren in verschillende soorten velden. Raadpleeg de hoofdstukken 2 en 5 in de FileMaker Pro Gebruikershandleiding voor meer informatie.

34


Les 5 Aanpassen wat u ziet U kunt het uiterlijk van gegevens verfraaien door afbeeldingen en andere effecten toe te voegen. In deze les leert u hoe u:

1 1 1 1 1 1 1

met lay-outs bepaalt wat u ziet velden toevoegt, vergroot, verkleint en verplaatst een deelvenster met tabblad toevoegt en de kleur ervan wijzigt waarden in getalvelden weergeeft in een valutaopmaak tekstgrootte, -stijl en -kleur wijzigt afbeeldingen toevoegt informatie vindt over verschillende methoden voor het aanpassen van een lay-out.

Lay-outs en tabellen Elke lay-out is gebaseerd op één tabel en in deze lay-out worden de records van deze tabel weergegeven. Als uw databasebestand slechts één tabel bevat, zijn alle lay-outs in uw bestand op deze tabel gebaseerd. Als uw databasebestand meerdere tabellen bevat, moet u aangeven op welke tabel uw lay-out moet worden gebaseerd wanneer u de lay-out maakt. U kunt dit echter later nog wijzigen. Het is belangrijk de juiste tabel als basis voor uw lay-out te kiezen, omdat de tabel bepaalt welke velden en records in de lay-out beschikbaar zullen zijn. U kunt ook velden en records gebruiken die niet in de huidige tabel zijn opgeslagen, maar hiervoor moet u eerst relaties definiëren. Meer informatie over relaties vindt u in les 11, “Databases relationeel maken”.

Lay-outs aanpassen U ontwerpt lay-outs in de lay-outmodus. In een lay-out kunt u een willekeurige combinatie van velden, teksten en afbeeldingen opnemen. U kunt vervolgens niet alleen het lettertype en de kleur van velden en tekst wijzigen, maar ook de opmaak van getal- en datumvelden. U kunt bijvoorbeeld een getalveld instellen waarin een valutaopmaak kan worden opgenomen of een datumveld instellen waarin de dag van de week, met de dag, de maand en het jaartal kunnen worden opgenomen. In de lay-outmodus gebruikt u het infovenster voor de meeste opmaaktaken. Wijzigingen die u in de layoutmodus aanbrengt, hebben alleen invloed op de wijze waarop gegevens worden weergegeven. De gegevens zelf blijven ongewijzigd.

36


Velden vergroten, verkleinen, verplaatsen en toevoegen Een veld selecteren en vergroten of verkleinen 1. Open het bestand VoorbeeldenKopie.fp7 in de map Zelfstudie. Tip Omdat u in les 3 het bestand Voorbeeld Kopie.fp7 al eens hebt geopend, kunt u op de menubalk Bestand > Recent bestand openen kiezen en daarna dat bestand in de lijst van recent geopende bestanden selecteren om het in volgende lessen te openen. 2. Kies de lay-out Gegevensinvoer in het venstermenu Lay-out op de lay-outbalk. 3. Klik op de lay-outbalk op Lay-out bewerken. Op de statusbalk verschijnen gereedschappen waarmee u lay-outs kunt ontwerpen. Als de layoutgereedschappen niet zichtbaar zijn, pas dan het formaat van het FileMaker Pro-venster in de breedte aan. Aantal lay-outs in dit bestand

Lay-outgereedschappen

Hiermee kunt u het infovenster en de opmaakbalk weergeven of verbergen

4. Plaats de aanwijzer op de statusbalk en lay-outbalk als u wilt weten wat u met de lay-outgereedschappen kunt doen. Zoals u kunt zien, bevat elk veld het pictogram , dat aangeeft dat het veld is ingeschakeld voor 'Snel zoeken'-zoekopdrachten. De kleur van het pictogram geeft de prestaties weer. U kunt het pictogram van Snel zoeken verbergen door op de menubalk Weergave > Tonen > Snel zoeken te kiezen. 5. Selecteer het veld Voornaam door erop te klikken. Klik op het veld om het te selecteren Selecteer de handgreep en sleep deze met de muis om de grootte van het veld te wijzigen

6. Sleep de handgreep in de rechterbenedenhoek van het veld naar links tot het veld kleiner is, maar wel groot genoeg is voor de langste voornaam die u verwacht te gebruiken. 7. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om uw resultaten in de bladermodus te bekijken. 8. Klik in de bladermodus op het boekpictogram op de statusbalk om door de records heen te bladeren. Als in het veld niet alle namen volledig worden weergegeven, gaat u terug naar de lay-outmodus en maakt u het veld groter. 9. Herhaal de stappen 3 tot en met 8 voor Achternaam.

Les 5

|

Aanpassen wat u ziet

37

Een veld verplaatsen 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Klik in het veld Achternaam, sleep het en zet het rechts van het veld Voornaam neer.

Tip Als u per ongeluk een verkeerd veld of het deelvenster met tabblad verplaatst, kiest u op de menubalk Bewerken > Ongedaan maken Verplaatsen om de wijziging ongedaan te maken. In de volgende stappen gaat u deze velden uitlijnen met het infovenster. 3. Klik op Infovenster

op de lay-outbalk om het infovenster te openen.

Met het infovenster kunt u objecten in nauwkeurig een lay-out plaatsen en opmaken. 4. Klik op het veld Voornaam, houd Shift ingedrukt en klik daarna op het veld Achternaam. Beide velden zijn nu geselecteerd. 5. Klik op Positie en klik daarna onder Ordenen en uitlijnen op Uitlijnen op bovenranden

.

Klik op Positie

Uitlijnen op bovenranden

Het veld Achternaam wordt verplaatst zodat de bovenrand van dat veld is uitgelijnd met de bovenrand van het veld Voornaam. 6. Sleep het veldlabel Achternaam tot boven het veld Achternaam. 7. Sleep het veldlabel Voornaam tot boven het veld Voornaam.

38


8. Experimenteer met de uitlijningsknoppen in het infovenster en de pijltoetsen op uw toetsenbord om de veldlabels onderling en met de respectieve velden uit te lijnen. Tip Als u bij het ontwerp van uw lay-out een fout maakt, kunt u op de lay-outbalk op Herstellen klikken om alle niet-opgeslagen wijzigingen te negeren en opnieuw te beginnen. Wanneer u klaar bent, zal uw lay-out er ongeveer uitzien zoals op de volgende afbeelding.

9. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om uw resultaten in de bladermodus te bekijken.

Een veld toevoegen Nadat u in een tabel een veld hebt gedefinieerd, kunt u dit weergeven in elke lay-out die op deze tabel is gebaseerd. De voorbeelddatabase bevat gedefinieerde velden die niet in deze lay-out zijn opgenomen. U gaat nu één van deze velden toevoegen. Opmerking U kunt ook gerelateerde velden uit andere tabellen in uw lay-outs plaatsen, zoals in Les 11 is beschreven. 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Klik op het veldgereedschap van betaling neer.

op de statusbalk, sleep het nieuwe veld en zet het onder het veld Datum

Veldgere

3. Selecteer in het dialoogvenster Veld opgeven de optie Lid sinds en Label maken en klik op OK. Het veld Lid sinds verschijnt in de lay-out. Wijzig het formaat van het nieuwe veld door een van de rechterhandgrepen te slepen tot het veld even groot is als het veld Datum van betaling. Zoals u merkt, komt de opmaak van het veldlabel Lid sinds niet overeen met die van de andere veldlabels in de lay-out. U kunt met het gereedschap Opmaak kopiëren/plakken de opmaak van het ene label kopiëren en op een ander label toepassen. 4. Selecteer het veld Datum van betaling.

Les 5

5. Kies het gereedschap Opmaak kopiëren/plakken Naast de aanwijzer verschijnt een verfkwast en plakken.

|


39

op de statusbalk. , die aangeeft dat u opmaak in de lay-out kunt kopiëren

6. Klik op het veldlabel Lid sinds. De opmaak wordt aangepast aan de opmaak van het veldlabel Datum van betaling. 7. Selecteer het veld Lid sinds, houd Shift ingedrukt en klik op het veld Datum van betaling en klik daarna op Uitlijnen op linkerranden in het infovenster om deze velden uit te lijnen op hun linkerranden. 8. Selecteer het veld Lid sinds en herhaal stap 7 om de rechterrand van dat veld uit te lijnen met de rechterrand van het veld Datum van betaling. Opmerking Mogelijk dient u de uitlijning van labeltekst verder aan te passen met behulp van de pijltoetsen. 9. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om het nieuwe veld en veldlabel in de bladermodus te bekijken. 10. Klik op Nieuwe record op de statusbalk. In de nieuwe record is nu in het veld Lid sinds de huidige datum ingevoerd. De huidige datum wordt ingevoerd in het veld Lid sinds in elke volgende nieuwe record. 11. Klik op Record verwijderen en klik daarna op Verwijderen om de lege record uit het bestand te verwijderen.

Een deelvenster met tabblad toevoegen 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Selecteer het tabblad Contactgegevens om het deelvenster met tabblad te selecteren.

Rond het deelvenster met tabblad verschijnen handgrepen

40


3. Kies op de menubalk Opmaak > Tabbladbesturingselement instellen. 4. In het dialoogvenster Tabbladbesturingselement instellen typt u in het invoervak Tabnaam de naam Lidmaatschapsinformatie. 5. Klik op OK en daarna nogmaals op OK. Het nieuwe deelvenster met tabblad verschijnt rechts van het deelvenster met tabblad Contactgegevens. 6. Begin in het deelvenster met tabblad Contactgegevens buiten het deelvenster met tabblad en selecteer met een sleepbewerking de velden Bedrijf, Type lidmaatschap, Betaald, Datum van betaling en Lid sinds en hun veldlabels.

7. Kies op de menubalk Bewerken > Knippen. 8. Selecteer het deelvenster met tabblad Info lidmaatschap.

9. Kies op de menubalk Bewerken > Plakken Lay-outobject(en) (Windows) of Plakken (Mac OS). 10. Wanneer de velden en veldlabels zijn geselecteerd, sleept u ze naar de gewenste positie boven aan het deelvenster met tabblad.

11. Klik op Lay-out opslaan en daarna op de statusbalk op Lay-out verlaten om uw resultaten in de bladermodus te bekijken.

Les 5

|


41

Een getal weergeven in een valutaopmaak Ook als u alleen een getal in het veld hebt ingevoerd, kunt u een getal weergeven in een valutaopmaak. Wijzigingen in de opmaak hebben alleen een invloed op de wijze waarop gegevens worden weergegeven. De gegevens zelf blijven ongewijzigd. 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Selecteer in het deelvenster met tabblad Info lidmaatschap het veld Betaald. 3. Klik in het Infovenster op Gegevens. Klik op Gegevens

4. Klik onder aan het infovenster onder Gegevens opmaken op Getal

en kies bij Opmaak de optie Valuta.

5. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om de opgemaakte gegevens te bekijken. Opmerking Mogelijk moet u op het tabblad Info lidmaatschap klikken of naar een andere record gaan om opgemaakte gegevens in het veld Betaald te zien.

Kleur toevoegen aan een deelvenster met tabblad Pas de kleur van het deelvenster met tabblad Info lidmaatschap nu aan de kleur van het kopgedeelte in deze lay-out aan. 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Klik op het tabblad Info lidmaatschap om dit deelvenster met tabblad te selecteren. 3. Klik in het infovenster op Uiterlijk, kies Opvullen en daarna Andere kleur. 4. Voer in het dialoogvenster Kleur de waarde 238 in voor Rood, Groen en Blauw. Opmerking Mac OS: Mogelijk dient u te klikken op het pictogram met de schuifregelaars boven aan het dialoogvenster en in de lijst de optie RGB-schuifregelaars te selecteren om de waarden in te voeren. 5. Klik op OK. Het deelvenster met tabblad Info lidmaatschap heeft nu dezelfde kleur als het kopgedeelte.

Tekstgrootte en -kleur wijzigen 1. Selecteer in de lay-outmodus het selectiegereedschap

op de statusbalk.

2. Klik op de kop De Zakenreisclub om het tekstblok te selecteren.

3. Klik in het Infovenster op Uiterlijk.

1 Typ onder Tekst het getal 25, klik op Cursief

en kies blauw als Kleur.

42


.

Typ 25 als lettergrootte Selecteer Cursief als stijl Selecteer blauw.

Een afbeelding toevoegen aan de lay-out U gaat nu een logo toevoegen naast de clubnaam. 1. Klik links van de tekst De Zakenreisclub op de plaats waar u het logo wilt plaatsen. Op het scherm verandert nog niets. 2. Kies op de menubalk Invoegen > Afbeelding. 3. Open de map Zelfstudie. 4. Geef alle bestandstypen weer en selecteer logo.gif. 5. Klik op Openen. 6. Indien nodig sleept u het logo of tekstblok om het naar de gewenste locatie te verplaatsen. 7. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om de voltooide lay-out te bekijken. 8. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het bestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie U hebt geleerd hoe u het uiterlijk van de gegevens kunt verfraaien door tabbladen met deelvensters, afbeeldingen, eigen tekst en veldopmaak te gebruiken en objecten op een creatieve wijze in lay-outs te plaatsen. In les 10 leert u hoe u een grafiek aan een lay-out toevoegt. Er zijn nog vele andere manieren waarop u de weergave van velden en lay-outs kunt wijzigen. Wanneer u een lay-out hebt gemaakt, kunt u bijvoorbeeld:

1 1 1 1

effecten, zoals reliëf of patronen, toekennen aan objecten lijnen of kaders gebruiken om gegevens te markeren of te scheiden schuifbalken toevoegen aan afzonderlijke velden de achtergrond- of veldkleur wijzigen.

Wanneer u een nieuwe lay-out maakt, kunt u met een thema kleur en stijl toepassen op de lay-out. Raadpleeg de Help van FileMaker Pro voor meer informatie over dergelijke mogelijkheden.

Les 6 Lijsten, adresetiketten en standaardbrieven maken U kunt op eenvoudige wijze lay-outs maken waarmee u gegevens op verschillende manieren kunt weergeven en afdrukken. In deze les maakt u:

1 een lijst met records 1 adresetiketten 1 een standaardbrief

Een lijst met kolommen maken In een lijst met kolommen worden meerdere records tegelijk weergegeven. Elke rij bevat één record. Elke kolom bevat een gegevenscategorie, bijvoorbeeld Achternaam of Telefoonnummer. 1. Open Voorbeeld Kopie.fp7. 2. Klik op de lay-outbalk op Lay-out bewerken. 3. Klik op Lay-out/rapport maken op de statusbalk. 4. Typ bij Lay-outnaam de tekst Ledenlijst. 5. Selecteer voor het nieuwe lay-outtype de optie Lijstweergave en klik op Volgende. 6. Dubbelklik op de volgende velden, in de volgorde waarin u ze in de lijst wilt weergeven:

1 1 1 1

Achternaam Voornaam Bedrijf Type lidmaatschap

De velden worden verplaatst naar de lijst Lay-outvelden.

44


7. Klik op Volgende. 8. Klik op Achternaam en daarna op Verplaatsen om FileMaker Pro de records alfabetisch op achternaam te laten rangschikken. 9. Klik op Volgende. 10. Kies Standaard in de lijst met lay-outthema’s en klik op Volgende. 11. Klik in elk van de overige twee vensters op Volgende om de standaardinstellingen te gebruiken. 12. Klik op de knop Voltooien. De gegevens in alle records van de velden Achternaam, Voornaam, Bedrijf en Type lidmaatschap verschijnen in de lay-out Ledenlijst. De voltooide lay-out wordt in de bladermodus in lijstweergave weergegeven. De lay-out die u zojuist hebt gemaakt, verschijnt in het venstermenu Lay-out op de lay-outbalk.

Adresetiketten maken Etiket-lay-outs In etiket-lay-outs worden samenvoegvelden gebruikt. Deze velden worden vergroot of verkleind om de gegevens in te passen in het veld. Als het samenvoegveld leeg is, neemt het geen ruimte in beslag. Samenvoegvelden gebruikt u alleen als u gegevens wilt weergeven of afdrukken. In samenvoegvelden kunt u geen gegevens invoeren.

Een etiket-lay-out maken In dit gedeelte gebruikt u de wizard Lay-out/rapport maken om:

1 een etiket-lay-out te maken 1 velden voor de etiketten te selecteren. De etiketlay-out maken 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Klik op Lay-out/rapport maken. 3. Typ bij Lay-outnaam de tekst Etiketten. 4. Blader in het vak Een type lay-out selecteren omlaag en selecteer Etiketten. 5. Klik op Volgende. 6. Selecteer Avery 5160 in de lijst Etiketgrootte als die optie nog niet is geselecteerd. 7. Klik op Volgende.

Les 6

|

Lijsten, adresetiketten en standaardbrieven maken

45

Velden voor de etiketten kiezen 1. Dubbelklik in de lijst op Voornaam. In het gedeelte Etiketinhoud verschijnt nu <>. De haakjes rond de veldnaam geven aan dat het een samenvoegveld is en dat de tijdelijke aanduiding “Voornaam” op etiketten zal worden vervangen door gegevens (in dit geval door de voornaam in de record). U zult ook merken dat de invoegpositie in het tekstvak Etiketinhoud knippert.

2. Typ een spatie achter <>. 3. Dubbelklik in de lijst op Achternaam. 4. Als de invoegpositie achter <> staat, drukt u op Enter (Windows) of Return (Mac OS). Hierdoor wordt de invoegpositie naar de volgende regel verplaatst. 5. Dubbelklik in de lijst op Privé_adres 1 en druk vervolgens op Enter of Return. 6. Dubbelklik in de lijst op Privé_adres 2 en druk vervolgens op Enter of Return. 7. Dubbelklik in de lijst op Stad. 8. Typ een komma en vervolgens een spatie. 9. Dubbelklik in de lijst op Land. De etiketinhoud moet er nu als volgt uitzien:

10. Klik op Volgende.

46


11. Selecteer Weergeven in schermafdrukmodus en klik daarna op Voltooien. Er verschijnt een pagina waarop de etiketten zijn afgebeeld in schermafdrukmodus. U ziet dat niet alle records hetzelfde aantal regels tekst bevat. In records met vier adresregels worden alle regels weergegeven. In records waarvoor slechts drie adresregels worden gebruikt, is de extra regel automatisch weggelaten zodat de etiketten geen lege regels bevatten.

12. Nadat u uw etiketlay-out hebt bekeken, klikt u op Schermafdruk verlaten op de lay-outbalk om terug te keren naar de lay-outmodus.

Een standaardbrief maken Standaardbrieven Een standaardbrief in FileMaker Pro is gewoon een lay-out die tekst bevat. Voor deze brief voegt u samenvoegvelden in zodat de juiste bedrijfsgegevens verschijnen voor het adres en de aanhef en voor de bedrijfsnaam in het hoofdgedeelte van de brief. Daarnaast wordt ook een afbeelding van het logo van de Zakenreisclub ingevoegd.

Een lege lay-out van één pagina maken Normaal bevindt u zich nog steeds in de lay-outmodus. 1. Klik op Lay-out/rapport maken. 2. Typ bij Lay-outnaam de tekst Welkomstbrief. 3. Selecteer voor het nieuwe lay-outtype de optie Lege lay-out. 4. Klik op de knop Voltooien. Aangezien in deze brief geen kop- of voetgedeelte worden gebruikt, gaat u ze nu verwijderen. 5. Klik in de lay-out op de bladtab Kopgedeelte en druk vervolgens op Backspace (Windows) of Delete (Mac OS). 6. Klik in de lay-out op de tab Voetgedeelte en druk vervolgens op Backspace of Delete. 7. Sleep de bladtab Hoofdgedeelte naar beneden tot de liniaal ongeveer 27 centimeter aangeeft. Als u de muisknop loslaat, verschijnt normaal het pagina-einde. Als u het pagina-einde niet ziet, sleept u de bladtab Hoofdgedeelte nog verder naar beneden.

Les 6

De bladtab Hoofdgedeelte

|


47

Pagina-einde

8. Sleep nu de bladtab Hoofdgedeelte tot deze net boven het pagina-einde staat. De lijn die het pagina-einde aangeeft, verdwijnt. Als u de bladtab van het hoofdgedeelte tot net boven het pagina-einde sleept, bevat uw standaardbrief slechts één pagina. 9. Gebruik de schuifbalk onder aan het scherm om naar rechts te schuiven tot langs de rechterkant een vette stippellijn zichtbaar is. Deze lijn geeft het pagina-einde aan de rechterkant aan. U maakt de brief binnen deze pagina-einden. 10. Ga met de schuifbalk helemaal naar links. 11. Ga met de schuifbalk naar de bovenkant van de lay-out. Het tekstblok maken U gaat een tekstblok maken met aan iedere zijde een marge van 5 centimeter. 1. Selecteer het tekstgereedschap

op de statusbalk.

2. Sleep een rechthoek die op ongeveer 5 centimeter afstand van de linkerbovenhoek van de lay-out begint en op ongeveer 5 centimeter afstand van de rechterbenedenhoek eindigt. De linkerbovenhoek en rechterbenedenhoek worden aangegeven door lijnen. Als u de muisknop loslaat, begint in de linkerbovenhoek van het tekstvak de invoegpositie te knipperen. In dit vak typt u de brief. Het adres toevoegen 1. Kies op de menubalk Invoegen > Samenvoegveld. 2. Selecteer Voornaam in de lijst en klik op OK. 3. Typ een spatie. 4. Kies op de menubalk Invoegen > Samenvoegveld. 5. Selecteer Achternaam in de lijst en klik op OK. 6. Druk op Enter (Windows) of Return (Mac OS). 7. Voeg samenvoegvelden toe voor het adres, de stad en het land. Gebruik voor de velden de bijbehorende spaties, nieuwe regels en interpunctie.

48


De brief typen 1. Druk twee keer op Enter of Return om twee regeleinden achter het adres in te voegen. 2. Begin met de aanhef: typ Beste en vervolgens een spatie. 3. Voeg voor de voor- en achternaam samenvoegvelden toe, gescheiden door een spatie. In uw eigen brieven kunt u ook andere velden gebruiken, bijvoorbeeld een veld voor titels, om de aanhef meer of minder formeel te maken. 4. Typ een komma en voeg twee regeleinden in. 5. Typ de brief: De Zakenreisclub heet u en uw bedrijf van harte welkom bij de meest veelzijdige reisorganisatie voor zakenreizigers. Wij stellen uw klandizie op prijs en hopen in de toekomst veel plezierige reizen voor u te mogen verzorgen.

Als u een woord verkeerd spelt, wordt er een rode stippellijn onder weergegeven. Als u de realtime spellingcontrole in dit bestand wilt uitschakelen, kiest u op de menubalk Bestand > Bestandsopties. Klik in het dialoogvenster Bestandsopties op het tabblad Spelling. Schakel het vakje Onbekende woorden markeren met speciale onderstreping uit.

Verwijder het vinkje uit dit vakje om de onderstreping van verkeerd gespelde woorden uit te schakelen

Als een veld woorden zal bevatten die bij een spellingcontrole als verkeerd gespelde woorden zullen worden gemarkeerd (bijv. namen), kunt u de spellingcontrole voor dergelijke velden uitschakelen.

De brief aanpassen met de bedrijfsnaam 1. Klik in de eerste alinea achter het woord bedrijf. 2. Typ een komma en vervolgens een spatie. 3. Voeg een samenvoegveld voor de bedrijfsnaam van het lid in. 4. Typ nogmaals een komma.

Les 6

|


49

De afsluiting toevoegen 1. Klik aan het einde van de tekst en voeg twee regeleinden in. 2. Typ Hoogachtend, en voeg vervolgens vier regeleinden in. 3. Typ John Jones gevolgd door een komma. 4. Voeg een regeleinde in en typ vervolgens Directeur. 5. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten op de lay-outbalk om uw aangepaste brief weer te geven. Hij is nu klaar om voor elke record in de database te worden afgedrukt. Opmerking De record die in uw venster verschijnt, kan verschillen van diegene die hier is weergegeven vanwege experimenten die u mogelijk in het voorbeeldbestand hebt uitgevoerd.

6. Blader door enkele records om te zien hoe de samenvoegvelden worden bijgewerkt. Zie “Een afbeelding toevoegen aan de lay-out” op pagina 42 als u wilt weten hoe u een logo aan het briefhoofd kunt toevoegen. 7. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het bestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie In deze les hebt u lay-outs gemaakt voor lijsten met kolommen, etiketten en standaardbrieven. U kunt in FileMaker Pro net zoveel lay-outs maken als u wilt om uw informatie op elke gewenste manier te organiseren. Meer informatie over het maken van lay-outs vindt u in les 9 en in hoofdstuk 3 van de FileMaker Pro Gebruikershandleiding. Raadpleeg de Help van FileMaker Pro voor meer informatie over het uitschakelen van de spelling voor bepaalde velden in een bestand.

50


Les 7 Gegevensinvoer vereenvoudigen Met invoerlijsten, berekeningvelden en automatische gegevensinvoer vereenvoudigt u de manier waarop gegevens in FileMaker Pro worden ingevoerd en verhoogt u bovendien de nauwkeurigheid. In deze les leert u hoe u:

1 gegevens gemakkelijker kunt invoeren met behulp van invoerlijsten 1 een formule schrijft en test 1 veldopties voor automatische invoer gebruikt om gegevens automatisch in te voeren.

Gegevens invoeren met invoerlijsten In invoerlijsten kiest u de gewenste gegevenswaarde met een schuiflijst, een vervolgmenu, selectievakjes of keuzerondjes. Invoerlijsten kunnen vooraf gedefinieerde waarden bevatten of dynamische waarden die op een bepaald veld zijn gebaseerd. Met invoerlijsten beschikt u over een efficiënte manier om veelgebruikte waarden in uw database in te voeren.

Een invoerlijst waarin vooraf gedefinieerde waarden worden

Een invoerlijst definiëren 1. Open Voorbeeld Kopie.fp7. 2. Kies Gegevensinvoer in het venstermenu voor lay-outs als deze lay-out nog niet is geselecteerd. 3. Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Invoerlijsten. 4. Klik op Nieuw. 5. Geef Typen lidmaatschap op als naam voor de nieuwe invoerlijst. 6. Klik in het tekstvak Eigen waarden gebruiken en typ Nieuw en Verlengd, elk op een aparte regel.

52


7. Klik op OK om het dialoogvenster Invoerlijst bewerken te sluiten. 8. Klik op OK om deze actie te voltooien.

Een invoerlijst toewijzen aan een veld en de lijst weergeven als keuzerondjes 1. Klik op de lay-outbalk op Lay-out bewerken. 2. Selecteer het tabblad Info lidmaatschap, als het nog niet is weergegeven. 3. Selecteer het veld Type lidmaatschap.

4. Klik op Infovenster

Om het Infovenster te openen als het nog niet is weergegeven.

5. Selecteer Gegevens en kies onder Veld bij Stijl besturingselementen de optie Groep keuzerondjes. 6. Kies bij Waarden van de optie Typen lidmaatschap. Dit is de invoerlijst die u in de vorige sectie hebt gedefinieerd.

Klik op Gegevens

Kies de optie Groep keuzerondjes

Selecteer de invoerlijst Typen lidmaatschap

7. Selecteer Uiterlijk. 8. Kies onder Object bij Lijn de kleur Zwart. Met deze instelling geeft u het selectiegebied van elk keuzerondje weer. Als alles goed is, worden de keuzerondjes nu in de lay-outmodus weergegeven.

Het veld Type lidmaatschap opgemaakt met keuzerondjes

9. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om naar de bladermodus over te schakelen en test dan uw invoerlijst en knoppen door erop te klikken.

Les 7

|

Gegevensinvoer vereenvoudigen

53

Waarden genereren met een berekeningveld Gebruik een berekeningveld wanneer u met FileMaker Pro een berekening wilt uitvoeren, bijvoorbeeld om de hoeveelheid achterstallige belasting of de te betalen bijdrage te bepalen. Een berekeningveld is een van de veldtypen in FileMaker Pro. In FileMaker Pro kunt u eenvoudige en complexe berekeningen uitvoeren. In de berekeningsformule kunt u waarden gebruiken uit het huidige veld of uit gerelateerde velden. U kunt voor de formule waarden van alle veldtypen gebruiken. U kunt met berekeningen tekstwaarden genereren door bijvoorbeeld de velden Voornaam en Achternaam te combineren tot een veld met de volledige naam. Ook kunt u berekeningen gebruiken voor datums, tijden en de inhoud van containervelden.

Een berekeningveld maken De leden van de Zakenreisclub betalen een jaarlijkse bijdrage. Voor nieuwe leden bedraagt deze 200 euro. Leden die hun lidmaatschap hebben verlengd, betalen 100 euro. De volgende berekening geeft als resultaat een bedrag dat wordt bepaald door het type lidmaatschap. Er zijn verschillende manieren om een berekening te maken die het juiste resultaat oplevert. In de volgende methode wordt een If-instructie gebruikt om de gegevens in het veld Type lidmaatschap te vergelijken met één van de lidmaatschapstypen. De berekening geeft een van de twee mogelijke resultaten. 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Selecteer het tabblad Info lidmaatschap. 3. Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Database. 4. In het dialoogvenster Database beheren klikt u op het tabblad Velden als dit tabblad nog niet is geselecteerd. 5. Typ bij Veldnaam de tekst Verschuldigd bedrag. 6. Kies in de keuzelijst Type de optie Berekening om van dit veld een berekeningveld te maken.

Selecteer de optie Berekening

7. Klik op Maken. Het dialoogvenster Berekening opgeven verschijnt.

54


8. Blader rechts in het dialoogvenster Berekening opgeven door de lijst met functies tot u de formule If (test ; resultaat1 ; resultaat2) ziet. Dubbelklik hierop zodat die functie onder in het grote tekstvak verschijnt. De functie bevat drie onderdelen: een test, een resultaat als de test resulteert in de waarde ‘waar’ (resultaat één) en een resultaat als de test resulteert in de waarde ‘onwaar’ (resultaat twee). De tijdelijke waarden test, resultaat1 en resultaat2 vervangt u door de werkelijke onderdelen van de berekening. Lijst met velden

De lijst met functies

Vervang deze tijdelijke aanduidingen om uw berekening samen te stellen Controleer het gegevenstype dat de berekening als resultaat geeft

9. Selecteer de tijdelijke waarde test en typ het volgende, precies zoals het hier is vermeld: Type lidmaatschap = “Verlengd” 10. Selecteer de tijdelijke waarde resultaat1 en typ 100. 11. Selecteer de tijdelijke waarde resultaat2 en typ 200. 12. Zorg ervoor dat het resultaat van de berekening is ingesteld op Getal. De voltooide berekening Kies de optie Getal

13. Klik op OK. Als er een foutbericht verschijnt, controleert u of de spaties en interpunctie in de formule exact overeenkomen met die in de eerder getoonde formule. 14. Klik op OK om het dialoogvenster Database beheren te sluiten. Het veld Verschuldigd bedrag verschijnt onder aan de lay-out, onder het deelvenster met tabblad Info lidmaatschap. Afhankelijk van de grootte van het beeldscherm dient u mogelijk de schuifbalk te gebruiken om het veld te kunnen zien. 15. Selecteer het veld Verschuldigd bedrag en het label ervan en sleep deze tot onder het veld Lid sinds.

Les 7

|

Gegevensinvoer vereenvoudigen

55

16. Zoals u merkt, komt de opmaak van het label Verschuldigd bedrag niet overeen met die van de andere labels in de voorbeelddatabase. Gebruik het gereedschap Opmaak kopiëren/plakken om de opmaak aan te passen. De berekening is nu voltooid. Als u gegevens in het veld Type lidmaatschap invoert, worden ze vergeleken met het woord waarop wordt getest: “Verlengd”. Als de gegevens met dit woord overeenkomen, is de test waar en geeft de berekening het eerste resultaat: 100. Wanneer de gegevens niet overeenkomen, is de test onwaar en geeft de berekening het tweede resultaat.

De berekening testen Als u wilt controleren of uw berekening werkt, slaat u de lay-out op en verlaat u deze. Dan schakelt u over naar het tabblad Info lidmaatschap en probeert u vervolgens de waarde in het veld Type lidmaatschap van Nieuw in Verlengd te wijzigen. Zodra het type lidmaatschap wordt gewijzigd, verandert ook het resultaat in het veld Verschuldigd bedrag.

Een volgnummer automatisch invoeren In FileMaker Pro kunt u bepaalde gegevenstypen, bijvoorbeeld getallen die steeds met een vaste waarde worden verhoogd, automatisch invoeren wanneer u een nieuwe record maakt.

Een veld voor volgnummers maken 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Database. 3. In het dialoogvenster Database beheren klikt u op het tabblad Velden als dit tabblad nog niet is geselecteerd. 4. Typ bij Veldnaam de tekst Lidnummer. 5. Selecteer voor het veldtype de optie Getal. 6. Klik op Maken. 7. Klik op Opties. 8. Selecteer de optie Volgnummer op het tabblad Automatisch invoeren. In deze oefening moet u geen wijzigingen aanbrengen voor de optie Genereren of voor de getallen in volgende waarde of verhogen met.

Schakel het selectievakje Volgnummer in

56


9. Klik op OK en klik vervolgens nogmaals op OK om het dialoogvenster te sluiten. Het nieuwe veld verschijnt onder aan de lay-out. Gebruik eventueel de schuifbalk om het veld weer te geven. 10. Sleep het veld en veldlabel naar het tabblad Info lidmaatschap en gebruik het gereedschap Opmaak kopiëren/plakken om de opmaak ervan aan te passen aan die van andere velden en labels in deze lay-out. 11. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om naar de bladermodus over te schakelen. Selecteer het deelvenster met tabblad Info lidmaatschap. 12. Test uw nieuwe veldinvoeroptie door meerdere keren op de statusbalk op Nieuwe record te klikken. Telkens wanneer u een nieuwe record maakt, wordt de waarde in het veld Lidnummer met 1 verhoogd. 13. Verwijder alle records die u in de database hebt gemaakt. 14. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het bestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie In deze les hebt u geleerd hoe u de gegevensinvoer vereenvoudigt door invoerlijsten, berekeningvelden en automatisch ingevoerde volgnummers te definiëren en op te maken. Raadpleeg de Help van FileMaker Pro voor meer informatie over berekeningvelden en de opties voor automatische invoer voor velden en hoe u invoerlijsten definieert en opmaakt.

Les 8 Taken automatiseren met knoppen en scripts In FileMaker Pro kunt u veel databasetaken automatisch uitvoeren met knoppen en scripts. Met deze krachtige functies kunt u veel tijd besparen doordat u met één muisklik allerlei bewerkingen kunt uitvoeren. In deze les leert u hoe u:

1 een knop voor het uitvoeren van een taak kunt maken en gebruiken 1 een eenvoudig script voor het uitvoeren van een taak met meerdere stappen kunt maken en uitvoeren 1 een knop voor het uitvoeren van een script kunt gebruiken.

Een taak uitvoeren met een knop Een knop is een object in een lay-out waarmee u verschillende FileMaker Pro-opdrachten kunt uitvoeren door erop te klikken. U kunt bijvoorbeeld een knop maken om in uw database tussen lay-outs te schakelen.

De knop maken 1. Open Voorbeeld Kopie.fp7. 2. Kies Gegevensinvoer in het venstermenu voor lay-outs als deze lay-out nog niet is geselecteerd. 3. Klik op de lay-outbalk op Lay-out bewerken. 4. Selecteer het knopgereedschap

.

5. Teken de knop boven aan de lay-out. Plaats hier de nieuwe knop

6. Selecteer in het dialoogvenster Knopinstelling de opdracht Navigatie en selecteer de opdracht Ga naar lay-out in de lijst. 7. Klik in het gedeelte Opties naast Opgeven op Lay-out. 8. Kies in het dialoogvenster Lay-out opgeven de lay-out Clublijst en klik daarna op OK.

58


9. Selecteer Afgeronde knop als knopstijl.

Selecteer de lay-out Clublijst Kies de optie Afgeronde knop

10. Klik op OK. 11. Het invoegpunt staat nu in het midden van de knop. Typ in de knop de tekst Ga naar Clublijst. 12. Klik naast de knop. Zo nodig kunt u de knop op dezelfde manier als andere lay-outobjecten verplaatsen door deze te selecteren en naar de gewenste positie te slepen. Als u uw knop wilt testen, klikt u op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om naar de bladermodus over te schakelen en klik dan op de knop. De lay-out Clublijst wordt weergegeven.

Een reeks taken uitvoeren met een script In het vorige gedeelte hebt u geleerd hoe u met een knop één opdracht kunt uitvoeren. Gebruik een script als u in FileMaker Pro een reeks opdrachten na elkaar wilt uitvoeren.

Scripts Met een script kunt u een reeks instructies opgeven die in FileMaker Pro moeten worden uitgevoerd. Net als met knoppen kunt u met scripts de meeste menuopdrachten van FileMaker Pro automatisch uitvoeren en een aantal opdrachten activeren die niet voorkomen in de menustructuur van FileMaker Pro. Met eenvoudige scripts voert u één taak uit. Complexe scripts gebruikt u om elementen, zoals invoer door gebruikers en besturingselementen, te combineren met programmeertechnieken, zoals vertakkingen en lussen, om dynamische en krachtige instructiesets op te bouwen.

Een script maken voor een schermafdruk van de lay-out Etiketten 1. Kies op de menubalk Scripts > Scripts beheren. 2. Klik op Nieuw.

om een nieuw script te maken.

3. Typ in het tekstvak Scriptnaam de tekst Schermafdruk etiket-lay-out. 4. Selecteer de scriptstap Ga naar lay-out en klik op de knop Verplaatsen. (U kunt scriptstappen ook selecteren en verplaatsen door erop te dubbelklikken.) 5. Klik in het gebied Opties scriptstap op Opgeven, kies Lay-out en selecteer daarna de lay-out Etiketten.

Les 8

|

Taken automatiseren met knoppen en scripts

59

6. Gebruik de schuifbalk van de linkerlijst en selecteer de scriptstap Ga naar Schermafdruk. Verplaats deze stap naar het script.

Het voltooide script

7. Sluit het dialoogvenster Script bewerken, klik op Opslaan en sluit daarna het dialoogvenster Scripts beheren. 8. Als u het zojuist gemaakte script wilt uitvoeren, schakelt u naar de bladermodus en kiest u op de menubalk Scripts > Schermafdruk etiket-lay-out. In FileMaker Pro wordt de etiket-lay-out weergegeven in de schermafdrukmodus.

Een script toewijzen aan een knop Hoewel knoppen over het algemeen prettiger zijn voor gebruikers, bieden scripts een meer dynamische functionaliteit waarmee u verschillende menuopdrachten kunt opnemen in een eenvoudig uit te voeren handeling. Als u een knop gebruikt om een script uit te voeren, combineert u het beste van beide functies. Zo wijst u het zojuist gemaakte script toe aan een knop die u eerder hebt gemaakt: 1. Kies de lay-out Gegevensinvoer in het venstermenu Lay-out op de lay-outbalk. 2. Klik op Schermafdruk verlaten en daarna op de lay-outbalk op Lay-out bewerken. 3. Dubbelklik op de knop die u eerder in deze les hebt gemaakt. 4. Selecteer in het dialoogvenster Knopinstelling de scriptstap Script uitvoeren boven in de lijst aan de linkerkant.

Selecteer Script uitvoeren.

5. Klik in het gedeelte Opties naast Actief script op de knop Opgeven. Kies in de lijst met beschikbare scripts de optie Schermafdruk etiket-lay-out en klik op OK. 6. Wijzig de overige standaardinstellingen voor de knop niet en klik op OK.

De knopnaam wijzigen 1. Selecteer het tekstgereedschap.

op de statusbalk.

60


2. Klik eenmaal op de knop. De invoegpositie verschijnt in de knop. 3. Selecteer de knop en typ Schermafdruk etiket-lay-out als nieuwe naam voor de knop. Mogelijk dient u de grootte van de knop nog aan te passen na het hernoemen.

De knop testen 1. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om naar de bladermodus over te schakelen en test dan de knop door erop te klikken. Wanneer u op de knop klikt, wordt het script uitgevoerd en wordt de etiket-lay-out weergegeven in de schermafdrukmodus. 2. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het bestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie In deze les hebt u geleerd hoe u knoppen en scripts maakt en hoe u ze kunt combineren. Raadpleeg de Help van FileMaker Pro voor meer informatie over hoe u knoppen en scripts maakt.

Les 9 Rapporten maken en uitvoeren Het proces waarin u gegevens uit een database ophaalt en ze vervolgens organiseert, wordt rapportage genoemd. Rapporten helpen u gegevens in groepen te organiseren en weer te geven. In deze les leert u hoe u:

1 in de tabelweergave een dynamisch rapport maakt 1 met de wizard Lay-out/rapport maken: 1 een rapport met gegroepeerde gegevens te maken 1 een rapport met gegroepeerde gegevens en totalen te maken 1 een rapport opslaat als een PDF-bestand en het als een e-mailbijlage verzendt

Resumérapporten Met resumés geeft u alleen de totalen van gegevens weer en deelt u de gegevens niet op in kleinere delen. Met subresumérapporten, ook wel rapporten met gegroepeerde gegevens genoemd, worden gegevens ingedeeld op basis van één of meer velden. Hierdoor kunt u een hiërarchie aanbrengen in de gegevens. U kunt voor deze gegroepeerde gegevens dan subtotalen en gemiddelden berekenen of tellingen uitvoeren. Een resuméveld is een type veld dat u kunt opgeven bij het definiëren van velden in de tabelweergave, in de wizard Lay-out/rapport maken of in het dialoogvenster Database beheren. Met resumévelden kunt u berekeningen uitvoeren voor alle records in de gevonden reeks. Als u voor de gegevens in een bepaald aantal records een totaal wilt berekenen, dient u hiervoor gewoonlijk een resuméveld te gebruiken.

Een dynamisch rapport maken in de tabelweergave Dynamische rapportage in de tabelweergave is een snelle manier om resumégegevens op te maken en weer te geven. Hier maakt u een snel rapport waarin de lidmaatschapsgelden zijn vermeld die door elk lid van de reisclub zijn betaald. Daarna berekent u subtotalen en generale totalen voor de opbrengst van lidmaatschapsgelden per bedrijf.

De gegevens controleren in de tabelweergave 1. Open Voorbeeld Kopie.fp7. 2. Klik in het menu voor lay-outs op Gegevensinvoer als die lay-out nog niet is weergegeven. 3. Klik op Tabelweergave

op de lay-outbalk.

Zoals u merkt, worden velden uit de lay-out Gegevensinvoer in de tabelweergave als kolomkoppen weergegeven.

Gegevens verbergen die niet nodig zijn in het rapport In de tabelweergave worden standaard alle velden van de huidige lay-out weergegeven. U kunt de velden die u niet in het rapport wilt weergeven, gewoon verbergen. Wanneer u in de tabelweergave velden verbergt, worden geen gegevens of velddefinities uit de lay-out of database verwijderd.

62


1. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop en kies in het venstermenu Tabelweergave wijzigen. 2. Schakel in het dialoogvenster Tabelweergave wijzigen de selectievakjes voor alle velden uit, behalve voor Bedrijf, Voornaam, Achternaam en Betaald.

Schakel de selectievakjes uit van de velden die u in de tabelweergave wilt verbergen

Wanneer u een selectievakje uitschakelt, wordt in de tabelweergave de overeenkomstige kolom verborgen. 3. Klik op OK.

Gegevens groeperen en sorteren en een resuméveld definiëren 1. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop Bedrijf en kies in het venstermenu Generale groep na Bedrijf toevoegen. De volgorde van de records is gewijzigd. Ze zijn nu gegroepeerd per bedrijf. Wanneer u in de tabelweergave een generale groep voor of een generale groep na toevoegt, sorteert FileMaker Pro records automatisch in alfabetische volgorde (a-z) op basis van het groepsveld. Velden waarop u groepeert, worden splitsvelden genoemd. In dit geval is het veld Bedrijf het splitsveld. 2. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop Betaald, kies Subtotalen na en selecteer in het venstermenu Totaal (Opbrengst lidmaatschapsgelden). Bij elke bedrijfsgroepering verschijnen de bedragen van subtotalen in de kolom Betaald. Opmerking Als de bedragen van de subtotalen in de kolom Betaald niet zichtbaar zijn, sleept u de kolomkop Betaald om de kolom breder te maken.

Les 9

|

Rapporten maken en uitvoeren

63

Gegroepeerde gegevens opmaken en een label geven 1. Klik met de rechtermuisknop op een samenvattingsrij die na de gegroepeerde gegevens volgt en selecteer in het venstermenu de optie Groepsveld toevoegen (Bedrijf) om de bedrijfsnaam voor elke groepering weer te geven.

Klik met de rechtermuisknop op de resumérij

Kies de optie Groepsveld toevoegen (Bedrijf)

2. Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop Bedrijf en kies Veld verbergen om de herhaalde bedrijfsgegevens in de kolom Bedrijf te verbergen. Het label dat u in het veld Bedrijf hebt gemaakt, blijft zichtbaar in de tabelweergave om het groepsveld te identificeren. 3. Klik opnieuw met de rechtermuisknop op de grijze resumérij, kies Gedeeltekleur en selecteer een kleur waarmee u de subtotalen in uw rapport wilt benadrukken. 4. Blader omlaag tot aan de onderkant van het rapport, klik met de rechtermuisknop op de rij met het generaal totaal, kies Gedeeltekleur en selecteer een andere kleur om het generaal totaal in uw rapport te benadrukken. Op uw voltooide rapport is het volgende vermeld: de betaalde lidmaatschapsgelden die door elk lid zijn betaald, een subtotaal van de lidmaatschapsgelden per bedrijf en een generaal totaal van de opbrengst van de lidmaatschapsgelden van alle drie de bedrijven.

64


Subtotalen zijn gebaseerd op bedrijfsgroeperingen

Generaal totaal

Als u dit rapport correct wilt weergeven in de tabelweergave, moeten de gegevens op bedrijf zijn gesorteerd. Als u de gegevens op een ander veld sorteert, zult u de opmaakwijzigingen die u in de tabelweergave hebt gemaakt, niet zien. 5. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop, kies Tabelweergave opnieuw instellen en klik op Ja om de dynamische-rapportinstellingen op te heffen en opnieuw alle velden uit de lay-out Gegevensinvoer weer te geven.

Een rapport met gegroepeerde gegevens maken met behulp van een wizard U kunt de wizard Lay-out/rapport maken gebruiken om een rapport in een aparte lay-out te maken. Wanneer u in de wizard rapporten maakt, kunt u ervoor kiezen om een script te maken dat het rapport opnieuw uitvoert om de in het rapport weergegeven gegevens bij te werken.

Lay-outs voor subresumérapporten Voor de correcte werking van een lay-out die een rapport met gegroepeerde gegevens bevat, zijn een aantal elementen vereist. Lay-outs die voor subresumérapporten zijn ontworpen, bevatten:

1 een subresumégedeelte in de rapportlay-out voor elk niveau waarop u wilt splitsen. 1 een of meer velden waarop records kunnen worden gegroepeerd (splitsvelden). 1 records gesorteerd op basis van de splitsvelden, in de volgorde waarin de subresumégedeelten in het rapport verschijnen.

Les 9

|


65

In de wizard Lay-out/rapport maken worden deze structuren gemaakt en worden deze instellingen geconfigureerd.

Een subresumé maken Zo maakt u het rapport voor het type lidmaatschap: 1. Klik op Formulierweergave de lay-outbalk.

op de lay-outbalk en klik daarna op Lay-out bewerken op

2. Klik op Lay-out/rapport maken op de statusbalk. 3. Typ Rapport lidmaatschapstype bij Lay-outnaam. 4. Selecteer voor het nieuwe lay-outtype de optie Rapport. 5. Schakel de selectievakjes Subtotalen opnemen en Generale totalen opnemen uit. Het rapportvoorbeeld in de wizard wordt aangepast om u een idee te geven van hoe uw rapport eruit ziet met de huidige instellingen.

Wanneer u een ander layouttype selecteert, wordt het rapportvoorbeeld aangepast

6. Klik op Volgende. De velden voor het rapport selecteren 1. Selecteer het eerste veld voor het rapport, Type lidmaatschap, en verplaats het naar de lijst Lay-outvelden. 2. Selecteer en verplaats het veld Achternaam.

66


3. Selecteer en verplaats het veld Voornaam.

4. Klik op Volgende. 5. Verplaats het veld Type lidmaatschap naar de lijst Rapportcategorieën om de records op het type lidmaatschap te ordenen. 6. Schakel het selectievakje Type lidmaatschap uit. De categorie Type lidmaatschap zal slechts eenmaal in elke groepering worden weergegeven, zoals in het rapportvoorbeeld in de wizard is weergegeven.

Schakel de optie Type lidmaatschap uit om herhaalde waarden in het rapport te verbergen


Les 9

|


67

8. Verplaats het veld Achternaam naar de lijst Sorteervolgorde. Hiermee worden de records van de leden in de afzonderlijke groepen voor de verschillende typen lidmaatschap alfabetisch op de achternaam gesorteerd. Het splitsveld Type lidmaatschap verschijnt automatisch boven aan de lijst Sorteervolgorde. FileMaker Pro zal records op basis van deze categorie groeperen alvorens gegevens te sorteren.

9. Klik op Volgende. Een thema selecteren en een kopgedeelte en voetgedeelte maken 1. Selecteer het thema Standaard om de tekstgrootte, kleur en stijl voor het voltooide rapport in te stellen en klik daarna op Volgende. 2. Kies in het gebied Kopgedeelte bij Middenboven de optie Grote eigen tekst. 3. Typ voor het kopgedeelte van het rapport de tekst Rapport lidmaatschapstype en klik op OK. 4. Kies in het gebied Voetgedeelte bij Middenonder de optie Paginanummer om onder aan elke pagina van het rapport het paginanummer te vermelden.


68


Een script maken om dit rapport opnieuw uit te voeren 1. Klik op Script maken. 2. Laat de tekst in het vak Scriptnaam ongewijzigd en klik op Volgende. 3. Klik op Weergeven in bladermodus, als die optie nog niet is geselecteerd, om records te bekijken/ bewerken. 4. Klik op de knop Voltooien. U ziet het voltooide rapport in lijstweergave in de bladermodus. De leden zijn gegroepeerd op basis van hun type lidmaatschap en binnen elke lidmaatschapscategorie zijn ze gesorteerd in alfabetische volgorde op basis van hun achternaam. Opmerking Afhankelijk van de experimenten die u in de vorige lessen mogelijk hebt uitgevoerd, is het mogelijk dat uw voltooide rapport er anders uitziet dan in de volgende illustratie.

In dit rapport zijn de gegevens gegroepeerd op het veld Type lidmaatschap, het zogeheten splitsveld Tijdelijke waarde voor paginanummer. Het werkelijke paginanummer zal in de schermafdrukmodus verschijnen en op afdrukken van het rapport worden vermeld.

Een rapport met gegroepeerde gegevens en totalen maken met behulp van een wizard In de vorige oefening hebt u een rapport gemaakt waarin de gegevens op basis van gemeenschappelijke veldwaarden in categorieën worden gegroepeerd. In deze oefening maakt u een soortgelijk rapport waarin bovendien de subtotalen van elke categorie en een generaal totaal voor het volledige rapport worden gegenereerd. In het subresumérapport dat u gaat maken:

1 groepeert u leden op basis van het type lidmaatschap 1 berekent u de subtotalen van de geïnde lidmaatschapsgelden voor elk type lidmaatschap 1 maakt u een generaal totaal voor de lidmaatschapsgelden.

Les 9

|


69

Voor een rapport met gegroepeerde gegevens en totalen zijn dezelfde elementen nodig als voor een rapport met gegroepeerde gegevens: een subresumégedeelte in de rapportlay-out voor elke categorie, één of meer velden waarop de records worden gegroepeerd en een sorteeroptie waarmee deze velden in de database worden gesorteerd. Daarnaast hebt u nog twee extra elementen nodig:

1 een lay-outgedeelte voor het generale resumé 1 één of meer resumévelden om totalen, gemiddelden of tellingen weer te geven. Opnieuw zal de wizard deze rapportelementen voor u maken.

Een subresumérapport met totalen maken Zo maakt u het rapport voor lidmaatschapsgelden: 1. Klik op Lay-out bewerken. 2. Klik op Lay-out/rapport maken. 3. Typ Rapport lidmaatschapsgelden bij Lay-outnaam. 4. Selecteer voor het nieuwe lay-outtype de optie Rapport. 5. Schakel de selectievakjes Subtotalen opnemen en Generale totalen opnemen in.

Schakel de selectievakjes Subtotalen opnemen en Generale totalen opnemen in

6. Klik op Volgende. De velden voor het rapport selecteren 1. Selecteer het eerste veld voor het rapport, Type lidmaatschap, en verplaats het naar de lijst Velden getoond in lay-out/op rapport. 2. Selecteer en verplaats het veld Achternaam. 3. Selecteer en verplaats het veld Voornaam. 4. Selecteer en verplaats het veld Betaald en klik daarna op Volgende.

70


5. U wilt de records op basis van het veld Type lidmaatschap groeperen. Verplaats daarom dit veld naar de lijst Rapportcategorieën. 6. Schakel het selectievakje Type lidmaatschap uit, zodat dit veld niet op elke regel van het rapport wordt herhaald en klik daarna op Volgende. 7. Verplaats het veld Achternaam naar de lijst Sorteervolgorde. Hierdoor worden de records van de leden in de afzonderlijke groepen met lidmaatschapstypen alfabetisch op de achternaam gesorteerd. 8. Klik op Volgende. Subtotalen en generale totalen opgeven In het rapport voor lidmaatschapsgelden wilt u subtotalen weergeven voor de bedragen die zijn betaald door de afzonderlijke typen leden, met name nieuwe leden en leden die hun lidmaatschap hebben verlengd. Bovendien wilt u onder aan het rapport een generaal totaal van de betaalde bedragen van de beide groepen weergeven. U kunt dit doen door resumévelden voor subtotalen en generale totalen op te geven in de wizard Lay-out/rapport maken. Hiervoor gebruikt u het resuméveld Opbrengst lidmaatschapsgelden. Dit veld is reeds gedefinieerd in het voorbeeldbestand. In het veld wordt het totaal weergegeven van de bedragen die zijn ingevoerd in het veld Betaald. 1. Klik onder Resuméveld op de knop Opgeven, selecteer Opbrengst lidmaatschapsgelden in de lijst met beschikbare velden en klik vervolgens op OK. 2. Gebruik voor Resumeren op categorie de standaardwaarde Type lidmaatschap. 3. Gebruik voor Positie subtotaal de standaardwaarde Onder recordgroep. 4. Klik op Subtotaal toevoegen om het veld Opbrengst lidmaatschapsgelden als het subtotaal toe te voegen. Hierdoor wordt onder elke categorie van leden een subtotaal voor de betaalde lidmaatschapsgelden weergegeven.

5. Klik op Volgende. 6. Klik onder Resuméveld op de knop Opgeven, selecteer Opbrengst lidmaatschapsgelden in de lijst met beschikbare velden en klik vervolgens op OK. Er wordt dan een generaal totaal berekend op basis van het veld Opbrengst lidmaatschapsgelden.

Les 9

|


71

7. Klik op Generaal totaal toevoegen om het veld Opbrengst lidmaatschapsgelden onder aan het rapport toe te voegen als generaal totaal. Er wordt dan een generaal totaal van alle lidmaatschapsgelden gemaakt.

8. Klik op Volgende. Een thema selecteren en een kopgedeelte en voetgedeelte maken 1. Selecteer het thema Standaard om de tekstgrootte, kleur en stijl voor het rapport in te stellen. 2. Klik op Volgende. 3. Ga naar de lijst Middenboven en selecteer Grote eigen tekst. 4. Typ voor het kopgedeelte van het rapport de tekst Rapport lidmaatschapsgelden en klik op OK. 5. Ga naar de lijst Middenonder en selecteer Paginanummer om in het Voetgedeelte van het rapport paginanummers in te voegen. 6. Klik op Volgende. Een script maken om dit rapport opnieuw uit te voeren 1. Klik op Script maken. 2. Laat de tekst in het vak Scriptnaam ongewijzigd en klik op Volgende. 3. Klik op Weergeven in bladermodus, als deze optie nog niet is geselecteerd. 4. Klik op de knop Voltooien. U ziet het voltooide rapport in de lijstweergave. Voor elk type lidmaatschap worden de subtotalen van de geïnde bedragen weergegeven onder de namen van de betreffende leden. Het generale totaal voor alle geïnde lidmaatschapsgelden staat onder aan het rapport. Opmerking Afhankelijk van de experimenten die u in de vorige lessen mogelijk hebt uitgevoerd, is het mogelijk dat uw voltooide rapport er anders uitziet dan in de volgende illustratie.

72


Subtotalen

Generaal totaal

Een record verwijderen om bijgewerkte resuméwaarden te zien Wanneer u in de bladermodus in de lijst- of tabelweergave werkt, werkt FileMaker Pro automatisch resuméwaarden bij wanneer waarden worden toegevoegd of gewijzigd. Zo verwijdert u een record en kunt u zien hoe resuméwaarden dynamisch worden bijgewerkt: 1. Selecteer de record voor Gerard De Bruin.

Selecteer de record voor Gerard De Bruin

2. Klik op Record verwijderen en daarna op Verwijderen. Het subtotaal voor nieuwe leden en het generaal totaal geven de bijgewerkte waarden weer.

Een rapport opslaan en als een PDF-bestand verzenden Nadat u een rapport hebt uitgevoerd, kunt u het opslaan als een PDF-bestand en als een e-mailbijlage verzenden. 1. Kies op de menubalk Bestand > Records opslaan/verzenden als > PDF. 2. Selecteer de map Zelfstudie als de locatie voor het bestand.

Les 9

|


73

3. Typ Rapport lidmaatschapsgelden als bestandsnaam in de keuzelijst Bestandsnaam (Windows) of Opslaan als (Mac OS). 4. Kies in de keuzelijst Opslaan de optie Records in selectie. 5. Schakel het vakje E-mail maken met bestand als bijlage in.

Schakel dit selectievakje in om een PDF-bestand te maken

6. Klik op Opslaan. FileMaker Pro maakt het PDF-bestand en geeft het door aan uw e-mailprogramma. Het PDF-bestand verschijnt als een bijlage in een e-mailbericht dat u kunt adresseren en verzenden. U kunt in uw emailvenster op het bijgesloten bestand dubbelklikken om het rapport als een PDF-bestand weer te geven. Opmerking Als u een webgebaseerde e-mailclient gebruikt, klikt u op Annuleren. Herhaal de stappen hierboven zonder in stap 5 de optie E-mail maken met bestand als bijlage te selecteren. Kies daarna op de menubalk Bestand > Verzenden > Post. Kies in het dialoogvenster Post verzenden bij Verzenden via de optie SMTP-server, geef uw SMTP-opties op, selecteer Bestand toevoegen, zoek en selecteer het PDF-bestand van het rapport en klik op OK. 7. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het voorbeeldbestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie In deze les hebt u in de tabelweergave en met behulp van de wizard Lay-out/rapport maken rapporten met gegroepeerde gegevens en totalen gemaakt. U hebt ook geleerd hoe u een rapport als een PDF-bestand opslaat, zodat u het als een e-mailbijlage kunt verzenden. Raadpleeg de Help van FileMaker Pro voor meer informatie over het maken van rapporten.

74


Les 10 Gegevens in een grafiek uitzetten In FileMaker Pro kunt u kolom-, lijn-, vlak- en cirkeldiagrammen maken om gegevens te vergelijken en tegen elkaar uit te zetten. In deze les maakt u een lijndiagram dat een trend aangeeft in de waarde van de aandelen van ABC B.V. over een periode van zes maanden.

Een lijndiagram maken Lijndiagrammen zijn handig om gegevens te tonen die in de loop der tijd voortdurend veranderen, zoals historische financiële gegevens.

Een eenvoudige database maken 1. Voer in FileMaker Pro een van de volgende handelingen uit:

1 Als het scherm Snel aan de slag met FileMaker is weergegeven, klikt u op Maak een nieuwe database. 1 Als het scherm Snel aan de slag met FileMaker niet is weergegeven, kiest u op de menubalk Bestand > Nieuwe database. 2. Geef in het vak Bestandsnaam de naam Maandresultaten aandelen op en sla het bestand op in de map Zelfstudie. Het bestand wordt in de tabelweergave in de bladermodus geopend.

Tekst toevoegen aan de tabel Maandresultaten aandelen 1. Klik op Veld maken en typ Bedrijf. 2. Als u aan deze lay-out nog twee velden wilt toevoegen, klikt u in de kolomkop op +, typt u Maand, klikt u nogmaals in de kolomkop op + en typt u Prijs.

Records toevoegen aan de database 1. Klik onder de kop Bedrijf om een nieuwe record in de database te maken. 2. Voer de volgende zes records in tabelweergave in. Tip Druk op Tab om tussen velden te schakelen. Klik op + om aan een nieuwe rij te beginnen. Bedrijf

Maand

Prijs

ABC B.V.

Januari

13,00

ABC B.V.

Februari

6,00

ABC B.V.

Maart

10,00

ABC B.V.

April

4,00

ABC B.V.

Mei

15,00

ABC B.V.

Juni

21,00

76


Een lijndiagram maken 1. Klik op Formulierweergave schakelen.

op de lay-outbalk om naar de Formulierweergave over te

2. Klik op de statusbalk op Lay-out bewerken om naar de lay-outmodus over te schakelen. 3. Selecteer Hoofdgedeelte in de lay-out en sleep het hoofdgedeelte van de lay-out naar beneden om ruimte voor de grafiek te maken. 4. Klik op het grafiekgereedschap op de statusbalk en sleep de muis om in het hoofdgedeelte van de lay-out een grote rechthoek te maken. Het dialoogvenster Grafiek instellen wordt weergegeven. 5. Kies als Grafiektype de optie Lijn. Het grafiekvoorbeeld wordt bijgewerkt wanneer u wijzigingen aanbrengt in de grafiekinstellingen. Het voorbeeld geeft echter pas gegevens uit uw database weer wanneer u de grafiek weergeeft in de blader, zoek- of schermafdrukmodus. 6. Geef als Grafiektitel de naam Aandeel waarde van bedrijf ABC op. Wanneer u buiten het tekstvak Grafiektitel klikt, plaatst FileMaker Pro de titeltekst tussen aanhalingstekens. 7. Klik bij Horizontale (X-) as op

, kies Veldnaam opgeven, kies Maand in de lijst en klik op OK.

De gegevenswaarden in het veld Maand verschijnen als labels onder aan uw grafiek (de gegevensreeks van de X-as). Dit zijn de gegevens die u gaat vergelijken (in dit geval de maand waarin de waarde van de aandelen is genoteerd). 8. Klik bij Verticale (Y-) as op

, kies Veldnaam opgeven, kies Prijs in de lijst en klik op OK.

De gegevenswaarden in het veld Prijs verschijnen als een door een lijn verbonden reeks punten in uw grafiek (de gegevensreeks van de Y-as). Dat zijn de gegevens die u gaat meten (in dit geval de waarde die elke maand is genoteerd). 9. Kies bij Gegevens gebruiken uit de optie Huidige gevonden reeks.

Les 10

|

Gegevens in een grafiek uitzetten

77

De grafiekopmaak wijzigen in Veellijn FileMaker Pro biedt twee opmaakvormen voor lijndiagrammen: curve-fitting en veellijn. Wanneer u rechte lijnen (veellijn) gebruikt, wordt het onderscheid tussen gegevenspunten benadrukt. 1. Klik op Grafiek opmaken. Vervolgens wordt het dialoogvenster Grafiek opmaken weergegeven. 2. Kies bij Grafiekuiterlijk de optie Veellijn.

Selecteer Veellijn

Het grafiekvoorbeeld wordt bijgewerkt met de door u gekozen opmaak

3. Klik op OK en daarna nogmaals opOK om naar de lay-outmodus terug te keren. In de lay-outmodus ziet u een tijdelijke aanduiding voor de gegevens in de grafiek. Schakel over naar de bladermodus als u de gegevens uit uw database wilt zien.

De grafiek weergeven in de bladermodus 1. Klik op de lay-outbalk op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten. Vervolgens wordt de voltooide grafiek weergegeven.

Als uw grafiek slecht leesbaar is (bijvoorbeeld doordat de lijn te dun is), keert u terug naar de layoutmodus, selecteert u de grafiek en versleept u de selectiehandgrepen om de grafiek groter te maken. Keer vervolgens terug naar de bladermodus om de grafiek te controleren. 2. Sluit het bestand 'Maandresultaten aandelen'.

78


Aanvullende informatie U hebt nu een lijndiagram gemaakt op basis van de gevonden reeks. Meer informatie over het uitzetten van gegevens in een grafiek vindt u in hoofdstuk 3 van de FileMaker Pro Gebruikershandleiding. Raadpleeg de Help van FileMaker Pro voor meer stapsgewijze voorbeelden van het uitzetten van gegevens in grafieken.

Les 11 Databases relationeel maken Met relationele databases kunt u op een eenvoudige manier gerelateerde gegevens bekijken en de gegevensinvoer vlotter doen verlopen. U voert de gegevens eenmalig in en vervolgens kunt u deze gegevens in gerelateerde tabellen of bestanden bekijken en gebruiken. In deze les leert u:

1 1 1 1

hoe relationele databases werken hoe u een relatie definieert hoe u gegevens uit één gerelateerde record weergeeft hoe u een lijst met gerelateerde records weergeeft.

Het voorbeeldbestand van deze les bevat twee tabellen:

1 een tabel Leden met records voor de individuele leden van de Zakenreisclub. 1 de tabel Bedrijven voor de bedrijven waar deze leden werken. Van elk bedrijf zijn meerdere werknemers lid van de Zakenreisclub.

Een gerelateerde record in een bestand weergeven Een relatie met een andere tabel definiëren 1. Open Voorbeeld Kopie.fp7. Het bestand bevat de tabellen, maar niet de relationele structuur. Die structuur gaat u nu toewijzen. 2. Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Database. 3. Klik op het tabblad Relaties. De relatiegrafiek wordt weergegeven. In de relatiegrafiek zijn alle tabellen in het actieve bestand weergegeven. Wanneer u in de relatiegrafiek met tabellen werkt, gebruikt u deze tabellen om de visuele weergave van uw gegevens te organiseren. Elke vermelding van een tabel in de relatiegrafiek vormt een afzonderlijke weergave van uw gegevens. Wanneer u een relatie tussen twee tabellen maakt, maakt u de gegevens die in elke tabel zijn opgeslagen toegankelijk voor de andere tabel, afhankelijk van de vergelijkingsvelden en de criteria die u voor de relatie opgeeft.

80


4. Klik in de tabel Leden op het veld Bedrijf en sleep het naar het veld Bedrijf in de tabel Bedrijven zodat een lijn tussen de velden wordt weergegeven. Het veld Bedrijf is het vergelijkingsveld.

5. Laat de muisknop los. De relatie die u hebt gemaakt, wordt in de relatiegrafiek weergegeven.

Deze relatie is gebaseerd op de gegevens die in het veld Bedrijf in de beide tabellen met elkaar overeenstemmen. Wanneer gegevens in het veld Bedrijf in de ene tabel overeenkomen met gegevens in het veld Bedrijf in de andere tabel, zijn deze records aan elkaar gerelateerd. 6. Klik op OK om deze relatie op te slaan.

Gegevens uit een gerelateerde record weergeven Als u de relatie hebt gedefinieerd, kunt u de lay-out wijzigen om op basis van die relatie gegevens weer te geven. In dit geval wilt u het bedrijfsadres weergeven. 1. Kies de lay-out Info bedrijfsaccount in het venstermenu Lay-out. 2. Klik op de lay-outbalk op Lay-out bewerken. 3. Sleep met het veldgereedschap

op de statusbalk een veld naar de lay-out.

Het dialoogvenster Veld opgeven dat verschijnt, bevat een lijst met de velden in deze tabel. 4. Klik op Huidige tabel (“Leden”) en selecteer de tabel Bedrijven in de lijst. U ziet nu een lijst met de velden in de gerelateerde tabel Bedrijven. De dubbele punten (::) voor de veldnamen geven aan dat dit gerelateerde velden zijn die niet zijn gedefinieerd in de tabel Leden waarin u momenteel werkt. Met deze gerelateerde velden worden de gegevens uit de gerelateerde tabel weergegeven. 5. Selecteer ::Bedrijfsadres. 6. Selecteer Label maken (als die optie nog niet is geselecteerd) en klik daarna op OK. 7. Herhaal de stappen 3-6 voor ::Stad en ::Land.

Les 11

|

Databases relationeel maken

81

8. U kunt de velden eventueel verplaatsen en vergroten om alle gegevens in het veld weer te geven. Wanneer u klaar bent, zien de velden er normaal als volgt uit:

9. Klik op de lay-outbalk op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om terug te keren naar de bladermodus. 10. Klik op het boek op de statusbalk om door de records heen te bladeren. Hoewel de lay-out Info bedrijfsaccount op de tabel Leden is gebaseerd, kunt u adresgegevens die in de tabel Bedrijven zijn opgeslagen, weergeven via de relatie die u eerder in deze les hebt ingesteld.

Een lijst met gerelateerde records weergeven Relaties zijn wederkerig. De relatie die u tussen de tabellen Leden en Bedrijven hebt gemaakt, geeft gegevens (bedrijfsadressen) uit de tabel Bedrijven weer. U gaat nu dezelfde relatie gebruiken om gegevens (de namen van de leden) uit de tabel Leden weer te geven.

Een portaal maken voor het weergeven van gevonden records U kunt een portaal aan een lay-out toevoegen om gegevens uit gerelateerde velden weer te geven. 1. Kies de lay-out Bedrijven in het venstermenu Lay-out. U moet altijd eerst een relatie definiëren voor u gegevens uit gerelateerde records kunt weergeven. U gaat nu de relatie met de tabel Leden die u eerder in deze les hebt gemaakt, gebruiken, maar eerst moet de relatie worden gewijzigd om het maken van gerelateerde records toe te staan. 2. Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Database en klik op het tabblad Relaties als dit nog niet is geselecteerd. 3. Dubbelklik in de relatiegrafiek op de relationele operator te geven.

om het dialoogvenster Relatie bewerken weer

4. Selecteer onder aan het dialoogvenster onder Leden de optie Maken van records in deze tabel toegestaan via deze relatie. Hierdoor kunt u een naam toevoegen aan de lijst Leden.

82


Schakel dit selectievak je in

5. Klik op OK en klik vervolgens nogmaals op OK om het dialoogvenster Database beheren te sluiten. 6. Gebruik het boekpictogram of de schuifregelaar op de statusbalk om naar de eerste bedrijfsrecord te gaan (ABC B.V.). 7. Klik op Lay-out bewerken. 8. Selecteer het portaalgereedschap

op de statusbalk en teken in de lay-out een vak voor de lijst met namen.

9. Selecteer in het dialoogvenster Portaalinstelling bij Gerelateerde records tonen van de tabel Leden. 10. Schakel het selectievakje Verticale schuifbalk tonen in. 11. Wijzig de standaardwaarde voor Beginrij (1) niet. Geef voor Aantal rijen de waarde 7 op. 12. Klik op OK.

De velden toevoegen en het portaal opmaken 1. Selecteer in het dialoogvenster Velden aan portaal toevoegen het veld ::Voornaam en verplaats dit naar de lijst Opgenomen velden. 2. Selecteer en verplaats het veld ::Achternaam. 3. Klik op OK. 4. Klik op Infovenster

op de lay-outbak om het Infovenster te openen als het nog niet is weergegeven.

5. Selecteer Uiterlijk en kies onder Object voor Lijn de kleur Zwart. 6. Gebruik het tekstgereedschap op de statusbalk om in het portaal veldlabels boven de velden Voornaam en Achternaam te maken. Als u dit hebt gedaan, moet het portaal er als volgt uitzien:

Les 11

|

Databases relationeel maken

83

7. Klik op Lay-out opslaan en daarna op Lay-out verlaten om de lijst met leden in elk bedrijf weer te geven. Opmerking Afhankelijk van de experimenten die u in de vorige lessen mogelijk hebt uitgevoerd, is het mogelijk dat uw portaal er anders uitziet dan het portaal in de volgende illustratie.

Klik hier om een nieuw lid voor dit bedrijf toe te voegen

Het portaal bevat een lijst met leden uit de gerelateerde tabel

8. Controleer of de nieuwe structuur werkt: typ de naam van een nieuw lid dat bij ABC B.V. werkt, schakel dan over naar de lay-out Gegevensinvoer en controleer of dit lid als laatste record in de database is weergegeven. Op het ogenblik dat u het nieuwe lid hebt toegevoegd, heeft de relatie automatisch in de tabel Leden een record voor dat lid gemaakt. In het vergelijkingsveld is automatisch ABC B.V. ingevoerd omdat de naam is toegevoegd aan het portaal van de record voor ABC B.V. 9. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het bestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie U hebt geleerd hoe u eenvoudige relaties kunt maken en gebruiken. In de zelfstudie komen slechts de beginselen aan bod. Er zijn nog heel wat andere belangrijke punten waarmee u rekening moet houden bij het maken van een relationele database. Raadpleeg eerst hoofdstuk 4 in de FileMaker Pro Gebruikershandleiding en de informatie over relationele databases in de Help van FileMaker Pro voordat u relaties in uw eigen bestanden gaat gebruiken.

84


Les 12 Gegevens samengebruiken en uitwisselen U kunt gegevens via een netwerk samengebruiken met behulp van FileMaker Pro, FileMaker Server of via het internet met behulp van Instant Web Publishing. U kunt ook gegevens samengebruiken door ze vanuit andere toepassingen in FileMaker Pro-bestanden te importeren of door ze uit FileMaker Pro-bestanden naar andere toepassingen te exporteren. In deze les leert u:

1 hoe u het samengebruik van FileMaker Pro-bestanden via het netwerk kunt inschakelen 1 hoe u gegevens in een FileMaker Pro-bestand kunt importeren

Gegevens samengebruiken Met behulp van Samengebruik via FileMaker Network kunt u FileMaker Pro-databases in uw netwerk met anderen samengebruiken, zodat maximaal negen FileMaker Pro-gebruikers tegelijk dezelfde database kunnen openen en gebruiken. Als u bestanden met meer dan negen gebruikers tegelijk via een netwerk moet samengebruiken, kunt u FileMaker Server gebruiken. FileMaker Server biedt betere netwerkprestaties, een hogere beveiliging en biedt meer dan negen gebruikers tegelijk toegang tot een bestand. U kunt Instant Web Publishing gebruiken om FileMaker Pro-lay-outs als webpagina's te publiceren. Hierdoor kan iedereen in uw intranet (of op het internet) die over een webbrowser beschikt, toegang krijgen tot uw FileMaker Pro-databases. U kunt gegevens uitwisselen tussen FileMaker Pro en andere toepassingen door gegevens te importeren en te exporteren. U kunt bijvoorbeeld gegevens importeren die zich momenteel in een andere database of een ander spreadsheetprogramma bevinden, of adresgegevens exporteren om aangepaste mailings te maken met een tekstverwerkingsprogramma. Wanneer u gegevens importeert of exporteert, worden de gegevens naar het doelbestand gekopieerd, en niet door de toepassingen gedeeld.

FileMaker-netwerksamengebruik inschakelen Als de computer met een netwerk is verbonden, hebt u samen met andere gebruikers van FileMaker Pro tegelijk toegang tot hetzelfde databasebestand. Belangrijk Uw FileMaker Pro-licentieovereenkomst bepaalt dat u een licentie moet kopen voor elke afzonderlijke computer waarop de FileMaker Pro-toepassing wordt geïnstalleerd. Elke softwarelicentie mag niet worden samengebruikt of gelijktijdig op meerdere computers worden gebruikt.

86


De eerste persoon die een gedeeld bestand opent, is de host. Elke gebruiker die een gedeeld bestand opent nadat de host het heeft geopend, is een client.

De host opent het bestand

Open verbindingen van clients met het gedeelde bestand

Wanneer een gedeeld bestand is geopend, hebben de host en clients toegang tot dezelfde gegevens. Alle wijzigingen in het bestand zijn zichtbaar voor alle gebruikers. Als een gebruiker wijzigingen maakt in de gegevens, scripts of lay-outs, worden ze opgeslagen in het gedeelde bestand. Het gedeelde bestand wordt opgeslagen op de schijf waarop het bestand zich bevindt. Sorteervolgorden, zoekopdrachten, veldvolgorden voor importeren en exporteren en afdrukinstellingen gelden voor iedere gebruiker afzonderlijk. Zo schakelt u het samengebruik via FileMaker Network in: 1. Open Voorbeeld Kopie.fp7. Opmerking Als u de status voor samengebruik van een bestand wilt inschakelen of wijzigen, moet u het bestand openen met een account die beschikt over toegangsprivileges van het niveau Uitgebreide privileges beheren. In les 13 leert u meer over accounts, wachtwoorden en privilegesets. 2. Kies op de menubalk Bestand > Samengebruik > FileMaker Network. 3. Selecteer in het dialoogvenster FileMaker-netwerkinstellingen voor Samengebruik van netwerk het keuzerondje Aan. Het TCP/IP-adres van uw systeem wordt weergegeven onder de keuzerondjes van Samengebruik van netwerk.

Les 12

|

Gegevens samengebruiken en uitwisselen

87

Selecteer dit keuzerondje om het netwerksamengebruik in te schakelen

Selecteer het niveau van de netwerktoegang voor Voorbeeld Kopie.fp7

4. Het bestand Voorbeeld Kopie.fp7 is in de lijst geselecteerd. 5. Selecteer onder Netwerktoegang tot bestand de optie Alle gebruikers. 6. Klik op OK. Opmerking Windows: Mogelijk verschijnt een beveiligingswaarschuwing van het besturingssysteem wanneer u in FileMaker Pro het samengebruik via het netwerk inschakelt. Het bestand Voorbeeld Kopie.fp7 wordt nu gehost op uw computer. U moet dit bestand open houden om het beschikbaar te stellen aan gebruikers in uw netwerk.

Een extern bestand openen Een bestand wordt als een extern bestand (of bestand op afstand) beschouwd wanneer het op een andere computer in het netwerk is opgeslagen dan de computer die u gebruikt. Nadat een host een gedeeld bestand in FileMaker Pro opent, kunnen maximaal negen gebruikers als client het externe bestand openen. Zo opent u een extern bestand: 1. Kies op de menubalk Bestand > Openen op afstand. 2. Selecteer in de keuzelijst Weergave de optie Lokale hosts om een lijst met host weer te geven. Opmerking Als uw computer zich niet in een netwerk bevindt of als er momenteel geen FileMaker Probestanden worden gehost, verschijnen geen bestandsnamen in het dialoogvenster Bestand op afstand openen.

88


Klik hier om een lijst met hosts weer te geven Als u de lijst wilt beperken, typt u enkele letters van het gezochte bestand Selecteer het bestand dat u wilt openen

Selecteer de computer die het bestand host dat u wilt openen

Of typ hier het netwerkpad van het bestand dat u wilt openen

3. Selecteer een host en daarna het bestand dat u wilt openen. 4. Klik op Openen. Afhankelijk van de manier waarop het samengebruik van bestanden op de hostcomputer is ingesteld, dient u mogelijk een accountnaam, wachtwoord en domeinnaam op te geven (alleen in Windows) om het externe bestand te kunnen openen. 5. Sluit alle externe bestanden die u hebt geopend.

Gegevens uitwisselen U kunt gegevens uitwisselen tussen FileMaker Pro en andere toepassingen door gegevens te importeren en te exporteren. U kunt:

1 gegevens importeren in een bestaand FileMaker Pro-bestand, ofwel in een nieuwe tabel ofwel in een bestaande tabel

1 gegevens samengebruiken met en gegevens importeren uit ODBC-gegevensbronnen 1 gegevens uit andere toepassingen converteren naar nieuwe FileMaker Pro-bestanden 1 gegevens exporteren voor gebruik in andere toepassingen.

Gegevens opslaan en verzenden U kunt FileMaker Pro-gegevens opslaan als een Microsoft Excel- of PDF-bestand, zodat u uw gegevens kunt delen met gebruikers die niet over FileMaker Pro beschikken. Wanneer u het Excel- of PDF-bestand opslaat, kunt u het door FileMaker Pro via e-mail laten verzenden. U kunt ook scripts maken om records op te slaan/te verzenden als een Excel- of PDF-bestand. FileMaker Pro berichten verzenden naar een of meer geadresseerden. U kunt de geadresseerden, het onderwerp van het bericht en andere gegevens handmatig invoeren of waarden uit velden of berekeningen gebruiken. U kunt ook scripts maken om e-mails te verzenden of om een link naar snapshot naar uw database te verzenden, die een gevonden reeks bevat en deze aan een andere gebruiker toont.

Les 12

|

Gegevens samengebruiken en uitwisselen

89

Ondersteunde bestandsindelingen voor importeren/exporteren De meeste toepassingen slaan gegevens op in hun eigen bestandsindeling, maar kunnen ook gegevens uitwisselen met behulp van een tussenliggende indeling. FileMaker Pro kan bijvoorbeeld bestanden importeren vanuit en exporteren naar Microsoft Excel,  maar ook door tabs gescheiden teksten (tab), door komma's gescheiden waarden (csv), XML en andere indelingen. Als u gegevens wilt uitwisselen met een andere toepassing, controleert u in de documentatie bij die toepassing of er een gemeenschappelijke tussenliggende bestandsindeling is die door FileMaker Pro en het andere programma wordt ondersteund. Opmerking De meeste bestandsindelingen importeren of exporteren geen opmaakinstellingen zoals lettertype, lettergrootte, stijl en kleur.

Gegevens importeren Gegevens kunnen op verschillende manieren in een bestaand bestand worden geïmporteerd. U kunt:

1 nieuwe records aan een bestaande tabel toevoegen 1 een nieuwe tabel maken op basis van geïmporteerde gegevens 1 bestaande records bijwerken in een bestaande tabel 1 overeenkomende records bijwerken in een bestaande tabel. Belangrijk Bepaalde importbewerkingen die bestaande records bijwerken en overeenkomende records bijwerken overschrijven bestaande gegevens tijdens het importproces. Die wijzigingen kunnen niet ongedaan worden gemaakt. Als u uw gegevens wilt veiligstellen, kiest u op de menubalk altijd Bestand > Kopie opslaan als om een reservekopie van het bestand te maken voordat u een import uitvoert waarbij records worden bijgewerkt. Het bestand waaruit u de records exporteert, is het bronbestand. Het bestand waarin u de records importeert, is het doelbestand.

Gegevens importeren in het voorbeeldbestand 1. Selecteer in Voorbeeld Kopie.fp7 de lay-out Gegevensinvoer in het venstermenu voor lay-outs als deze lay-out nog niet is geselecteerd. 2. Kies op de menubalk Bestand > Records importeren > Bestand. 3. Kies voor Bestandstypen (Windows) of Toon (Mac OS) en vervolgens kiest u Alle bestanden (Windows) of Alle beschikbare bestanden (Mac OS). Daarna kiest u MijnBestand.fp7 in de map Zelfstudie. MijnBestand.fp7 is het bestand dat u in les 4 hebt gemaakt en het bronbestand voor dit importvoorbeeld. 4. Klik op Openen. Het dialoogvenster Velden bij importeren verschijnt. 5. Selecteer in de keuzelijst Doel de optie Huidige tabel (“Leden”). 6. Selecteer in het gebied Importhandeling de optie Nieuwe records toevoegen.

90


7. Zorg ervoor dat het veld Voornaam in de kolom Bronvelden zich op dezelfde rij bevindt als het veld Voornaam in de kolom Doelvelden. U kunt doelvelden omhoog en omlaag verplaatsen in de lijst met behulp van de aanwijzer op de dubbele pijl om de schuifcursor te activeren.

schuifcursor. Plaats de

8. Herhaal stap 7 voor het veld Achternaam. 9. Let erop dat er een pijl Ziet u geen pijl wijzigen.

is weergegeven tussen beide velden Voornaam en beide velden Achternaam.

tussen overeenkomende velden, klik dan op het streepje

Tussen de overige velden moet een streepje doelbestand worden geïmporteerd. Bronbestand waaruit wordt geïmporteerd

om de instelling te

staan. De gegevens in die velden zullen niet in het

Pijlen geven aan dat gegevens worden geïmporteerd in de velden die rechts zijn vermeld Doelbestand om gegevens in te importeren

Velden in het bronbestand

Velden in het doelbestand

Importhandeling

10. Klik op Importeren. 11. Klik in het dialoogvenster Importeeropties op de knop Importeren. 12. Controleer de informatie in het dialoogvenster Importoverzicht en klik daarna op de knop OK. Records in MijnBestand.fp7 die een voor- en achternaam bevatten, zijn toegevoegd aan Voorbeeld Kopie.fp7. De huidige gevonden reeks bevat de nieuwe geïmporteerde records. Blader door de nieuwe records om de geïmporteerde gegevens te controleren. Klik op Alles tonen op de statusbalk om alle records in het bestand weer te geven. 13. Wanneer u klaar bent met deze les, sluit u het voorbeeldbestand door op de menubalk Bestand > Sluiten te kiezen.

Aanvullende informatie U hebt nu geleerd hoe u het samengebruik van bestanden kunt inschakelen met behulp van FileMaker Pro en hoe u gegevens in een FileMaker Pro-bestand kunt importeren. Voor meer informatie over het samengebruik en importeren van gegevens in FileMaker Pro, raadpleegt u hoofdstuk 5 in de FileMaker Pro Gebruikershandleiding en de Help van FileMaker Pro. Lees de FileMaker Handleiding voor Instant Web Publishing voor meer informatie over het publiceren van databases op het web.

Les 13 Gegevens beveiligen in FileMaker Pro Hoewel uw besturingssysteem beveiligingsfuncties voor bestanden bevat, kunt u uw gegevens het beste beschermen met FileMaker Pro-accounts en -privileges. In FileMaker Pro kunt u bepalen welke gebruikers toegang kunnen krijgen tot een bestand door bestanden te beveiligen door accounts en wachtwoorden te definiëren. De combinatie van accountnaam en wachtwoord die gebruikers invoeren, bepaalt de privilegeset die wordt gebruikt. Deze privilegesets beperken wat gebruikers in het bestand kunnen doen. In deze les leert u:

1 hoe accounts, wachtwoorden en privilegesets samenwerken om uw gegevens te beschermen 1 hoe u accounts, wachtwoorden en privilegesets kunt maken

Een account en wachtwoord maken Accounts Accounts identificeren gebruikers die een beveiligd bestand proberen te openen. Elke account heeft een unieke accountnaam en meestal ook een wachtwoord. U kunt accounts instellen voor afzonderlijke gebruikers of accounts maken die door groepen individuen worden gedeeld, zoals bijvoorbeeld de account “Marketing”. Gedeelde accounts zijn handig wanneer u minder accounts wilt onderhouden en u de toegang van specifieke gebruikers tot een databasebestand niet hoeft bij te houden. Het is echter veiliger om meerdere accounts te creëren dan één account door meerdere gebruikers te laten gebruiken. Wachtwoorden zijn hoofdlettergevoelig, maar accountnamen niet. Wanneer u een database maakt, worden er twee vooraf gedefinieerde accounts gemaakt (Admin en Gast) en zijn er drie vooraf gedefinieerde privilegesets beschikbaar (Volledige toegang, Alleen gegevensinvoer en Alleen-lezen toegang). Aan de account Admin, waaraan de privilegeset Volledige toegang is toegewezen, is echter geen wachtwoord toegewezen. Die privilegeset geeft toegang tot de volledige inhoud van het bestand. Met de account Gast kunnen gebruikers een bestand openen zonder een accountnaam op te geven. Aan deze account, waaraan geen wachtwoord is toegewezen, is de privilegeset Alleen-lezen toegang toegewezen.

Vooraf gedefinieerde accounts Eigen accounts

Wachtwoorden en toegangsprivileges voor vooraf gedefinieerde accounts kunnen worden gewijzigd.

92


Zo maakt u een account en wachtwoord: 1. Open Voorbeeld Kopie.fp7. 2. Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Beveiliging. 3. Klik op het tabblad Accounts op Nieuw. 4. Selecteer in de lijst Account is geverifieerd via de optie FileMaker. 5. Type in het invoervak Accountnaam de tekst Leo Noorden. 6. Typ in het invoervak Wachtwoord de tekst lnoorden. Opmerking Om veiligheidsredenen wordt de tekst van wachtwoorden nooit weergegeven in FileMaker Pro. Noteer altijd de wachtwoorden die u invoert bij het instellen van accounts en verstrek daarna de wachtwoorden aan de juiste gebruikers. Bewaar uw wachtwoorden op een veilige plaats, zodat u ze niet vergeet en zodat ze niet gestolen kunnen worden. 7. Selecteer Gebruiker moet wachtwoord wijzigen bij volgende aanmelding. U wordt aanbevolen geen wachtwoordwijziging bij de eerste aanmelding te forceren voor accounts die door meerdere gebruikers worden samengebruikt. U dient echter een wachtwoord op te geven en beschikbaar te stellen voor de gebruikers die dit nodig hebben. Bovendien kan de privilegeset voor een gedeelde account het beste geen wachtwoordwijzigingen toestaan omdat één gebruiker anders het wachtwoord kan wijzigen en zo alle overige gebruikers die de account samengebruiken uitsluit. 8. Selecteer bij Accountstatus de optie Actief. 9. Kies in de keuzelijst Privilegeset de optie [Alleen-lezen toegang]. 10. Typ in het invoervak Beschrijving de tekst Medewerker klantenservice.

Geef instellingen voor deze account op

11. Klik op OK. De nieuwe account is nu vermeld onder de accounts Gast en Admin. 12. Klik op OK. De waarschuwing die verschijnt, geeft aan dat de account Admin in het voorbeeldbestand niet met een wachtwoord is beveiligd. U moet die instelling bevestigen voordat u verder kunt werken met FileMaker Pro. 13. Klik op Toestaan om het waarschuwingsvenster te sluiten. Het dialoogvenster Aanmelding met volledige toegang bevestigen verschijnt.

Les 13

|

Gegevens beveiligen in FileMaker Pro

93

14. Typ de tekst Admin in het invoervak Account met volledige toegang, laat het invoervak Wachtwoord leeg en klik op OK. Opmerking Om veiligheidsredenen is het raadzaam de account Admin altijd met een wachtwoord te beveiligen in bestanden die u maakt.

Een privilegeset maken Privilegesets Een privilegeset bepaalt het niveau van toegang tot een databasebestand. Daarnaast biedt FileMaker Pro ook uitgebreide privilegesets, die de opties voor het samengebruik van bestanden bepalen. Vooraf gedefinieerde privilegesets Elk nieuw databasebestand bevat drie vooraf gedefinieerde privilegesets.

1 Volledige toegang - de volledige inhoud van het bestand is toegankelijk en kan worden gewijzigd 1 Alleen gegevensinvoer - gegevens kunnen alleen worden ingevoerd en weergegeven 1 Alleen-lezen toegang - de gegevens kunnen worden weergegeven, maar niet gewijzigd Elke database moet ten minste één account met de privilegeset Volledige toegang bevatten. Om veiligheidsredenen is het raadzaam aan die account een wachtwoord toe te wijzen. U kunt vooraf gedefinieerde privilegesets niet wijzigen of verwijderen, behalve om hun uitgebreide privilegesets in of uit te schakelen, maar u kunt vooraf gedefinieerde privilegesets wel dupliceren en de kopie wijzigen om deze op een andere manier te gebruiken.

Vooraf gedefinieerde privilegesets

Eigen privilegesets Hoewel de vooraf gedefinieerde privilegesets in FileMaker Pro gangbare typen gegevenstoegang bieden, kunt u ook zelf unieke privilegesets maken waarmee u de toegang tot specifieke aspecten van een database kunt beperken, zoals de lay-outs die kunnen worden weergegeven, de menu's die beschikbaar zijn en of afdrukken is toegestaan.

94


Uitgebreide privilegesets Uitgebreide privilegesets bepalen welke opties voor het delen van gegevens worden toegestaan door een privilegeset, bijvoorbeeld of een privilegeset gebruikers toestaat om een gedeeld bestand te openen of een database weer te geven in een webbrowser.

Een eigen privilegeset maken Stel dat uw bedrijf jaarlijks in bepaalde perioden een beroep moet doen op tijdelijk personeel. Die personeelsleden moeten toegang hebben tot uw gegevens, maar u wilt vermijden dat tijdelijke personeelsleden informatie van uw database kunnen afdrukken of exporteren. U kunt dan voor uw tijdelijke personeelsleden een specifieke privilegeset maken waarbij het exporteren en afdrukken van gegevens niet is toegestaan. 1. Kies op de menubalk Bestand > Beheren > Beveiliging. 2. Klik op het tabblad Privilegesets. 3. Selecteer de privilegeset [Alleen gegevensinvoer] en klik op Dupliceren. De privilegeset Alleen gegevensinvoer Kopie is nu geselecteerd. 4. Klik op Bewerken. 5. Typ in het invoervak Naam van privilegeset de tekst Tijdelijk personeel. 6. Typ in het invoervak Beschrijving de tekst Geen print- of exportpriveleges voor tijdelijk personeel. 7. Schakel de selectievakjes Afdrukken toestaan en Exporteren toestaan uit.

Schakel de selectievakjes Afdrukken toestaan en Exporteren toestaan uit

De uitgebreide privilege-instellingen verschijnen hier

Opmerking Aangezien u in les 12 het voorbeeldbestand hebt ingesteld op samengebruik via een netwerk, zijn de uitgebreide privileges voor FileMaker-netwerksamengebruik in het dialoogvenster Privilegeset ingeschakeld. 8. Klik op OK. Tijdelijk personeel verschijnt in de lijst met privilegesets. Deze privilegeset kan door een of meer accounts worden gebruikt. 9. Klik op OK.

Les 13

|

Gegevens beveiligen in FileMaker Pro

95

10. Klik op Toestaan om het waarschuwingsvenster te sluiten. Het dialoogvenster Aanmelding met volledige toegang bevestigen verschijnt. 11. Typ de tekst Admin in het invoervak Account met volledige toegang, laat het invoervak Wachtwoord leeg en klik op OK. 12. Als u klaar bent met deze les, sluit u FileMaker Pro af om alle geopende bestanden te sluiten.

Aanvullende informatie U hebt nu geleerd hoe u accounts en wachtwoorden maakt en hoe u er privilegesets aan toewijst. U hebt ook geleerd hoe u eigen privilegesets maakt en hoe u ze kunt gebruiken voor specifieke zakelijke doelstellingen. Voor meer informatie over hoe u uw databases kunt beveiligen met accounts, wachtwoorden en privilegesets, raadpleegt u de FileMaker Pro Gebruikershandleiding en de Help van FileMaker Pro.

96


Les 14 Reservekopieën van uw databases maken Stroomstoringen, problemen met de schijf en andere onverwachte problemen kunnen elke computergebruiker overkomen. Om te voorkomen dat u gegevens verliest, moet u dan ook regelmatig reservekopieën maken van de belangrijke documenten op uw computer, waaronder uw databases. In deze les leert u:

1 hoe en wanneer u reservekopieën van databases moet maken 1 waar u meer informatie kunt vinden over het beveiligen van uw bestanden.

Reservekopieën van databases maken Er zijn veel manieren waarop u een reservekopie van een bestand kunt maken. De hierna besproken procedure is er een van. 1. Bepaal de grootte van de database: Windows: klik in Verkenner met de rechtermuisknop op het bestandspictogram en kies vervolgens Eigenschappen en daarna Algemeen. Mac OS: klik in de Finder op het pictogram van het bestand en kies vervolgens in het menu Bestand de optie > Info... 2. Geef een schijf op met voldoende ruimte voor de kopie van de database. 3. Open de database waarvan u een reservekopie wilt maken. 4. Kies op de menubalk Bestand > Kopie opslaan als. Gebruik de standaardnaam voor de kopie of geef een andere naam op Selecteer de schijf en map waarin u de kopie wilt opslaan

Kies kopie van actief bestand

5. Klik op Opslaan. Belangrijk De volgende keer dat u een reservekopie maakt, moet u een andere schijf gebruiken. Overschrijf nooit het enige of recentste exemplaar van een bestand met een reservekopie. Maak altijd meerdere reservekopieën.

98


Wanneer moet u reservekopieën maken Reservekopieën maakt u:

1 zo vaak mogelijk om er zeker van te zijn dat u alle gegevens kunt herstellen na een storing 1 voordat u een ingrijpende of onherstelbare wijziging aanbrengt, zoals het verwijderen van records, het verwijderen van een veld of het vervangen van gegevens met de functies voor importeren en vervangen. Houd er rekening mee dat het altijd minder tijd kost om een reservekopie te maken dan om een verloren gegane of beschadigde database opnieuw te maken.

Aanvullende informatie In deze les hebt u een manier geleerd waarop u een database kunt beveiligen. Voor andere manieren om problemen met bestanden te voorkomen en op te lossen of om beschadigde bestanden te herstellen, kunt u de Help van FileMaker Pro raadplegen.

FileMaker Pro 11. Zelfstudie

Recommend Documents