Beginselen in FileMaker pro Wat is een database Een data base is niets meer of minder dan een electronische kaartenbak. Met andere woorden een verzameling van gegevens, die naar eigen inzicht kunnen worden geordend, geraadpleegd, gesorteerd, bijgewerkt of geprint. De kracht van een database is gelegen in snelle zoekbewerkingen en analyses. Wanneer een database bestaat uit één applicatie dan spreekt men van een platte of vlakke database. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld een eenvoudige adressen applicatie bestaande uit Naam, Adres, Postcode, Woonplaats, Telefoon, Fax nummer enz.. Bevatten meerdere applicaties samen alle gegevens over een onderwerp of verwante onderwerpen, dan spreekt men van een relationele database of database systeem. Een voorbeeld hiervan is een database van een reisbureau, dat bestaat uit losse applicaties genaamd Klanten, Reizen, Facturen. De losse applicaties zijn onderling gekoppeld door vergelijkingsvelden ook wel sleutelvelden genaamd.
Records Zoals een kaartenbak is gevuld met kaarten waarop informatie is geschreven, zo is een database gevuld met zogenaamde records waarin de informatie is opgeslagen in velden. Nadat records aan een applicatie zijn toegevoegd, kan op verschillende manieren met records worden gewerkt. De records kunnen gesorteerd worden. Er kan naar een groep records met bepaalde gegevens gezocht worden. Records kunnen geïmporteerd of geëxporteerd worden.
Veldlabels en velden Een record is opgebouwd uit veldlabels bijvoorbeeld Naam, Adres, Woonplaats en velden, waarin gegevens behorende bij de veldlabels worden ingetikt, gecopieerd of geïmporteerd. Veldlabel
Naam
Jansens
Veld
Daar velden de basis van een database vormen zijn deze begrippen erg belangrijk. Een Veldlabel is de naam die aan een veld wordt toegekend. Dit is een vast gegeven in elke record van een database Een Veld bevat de beschrijvende veldwaarde en is variabel. In een database verschilt de veldwaarde per record.
Velddefinities Elk veld bezit een reeks eigenschappen. De eigenschappen bepalen of een veldwaarde moet worden ingetikt of b.v. een resultaat is van een berekening. De eigenschappen van een veld worden veld definities genoemd. In FileMaker kunnen de volgende velden gedefinieerd worden.
1
! ! ! ! ! ! !
!
Tekst velden bevatten als veldwaarde tekst Getal velden bevatten als veldwaarde een getal Datum velden bevatten als veldwaarde een datum Tijd velden bevatten als veldwaarde een tijd Container velden bevatten als veldwaarde een foto, film of geluid Berekenings velden bevatten als veldwaarde de uitkomst van een berekening Resumé velden bevatten subtotalen, gemiddelden of generaal totalen van velden uit meerdere records Globaal veld bevat één waarde, die voor alle records in de applicatie wordt gebruikt.
Werken met Modi In FileMaker kan in vier verschillende modi gewerkt worden. Links onder in het actieve venster kan in elke modus de keuze gemaakt worden om naar een andere modus over te schakelen. In het menu Modus kan ook tussen de verschillende modi geschakeld worden. Blader modus Layout modus Zoek modus
Werken met gegevens in een applicatie. Ontwerp van record weergave. Modus waarin zoek critera in velden worden ingevoerd. Schermafdruk modus Print preview van gegevens die geprint worden.
Aan het werk In tegenstelling tot wat u waarschijnlijk denkt, beginnen we met een blanco vel papier. De eerste stap bij het maken van een database is het plannen van het ontwerp. Door vooruit te plannen hoeft u later geen grote, tijdrovende wijzigingen meer aan te brengen. Begin met het ordenen van uw gedachten op papier. Ga na welk type gegevens u hebt en bepaal hoeveel velden en eventueel hoeveel applicaties u daar voor nodig heeft. Maak een lijst met gegevens die u wilt opnemen. Probeer te bedenken hoe de gegevens gebruikt gaan worden. Plaats de informatie in categorieën Afhankelijk van de omvang en inhoud van het aantal categorieën van de database is elke categorie algemene informatie een afzonderlijk database applicatie. Om te voorkomen dat gelijk wordt begonnen met het leggen van relaties tussen applicaties, worden voor de verschillende categorieën afzonderlijke lay-outs gemaakt. Vanuit het oogpunt van een professionele programmeurs een foutieve benadering. De praktijk heeft geleerd dat het toepassen van meerdere lay-outs in FileMaker geen beperkingen met zich meebrengt en de werking of snelheid niet nadelig beïnvloedt. Rest nog te bedenken hoe een en ander er op beeld en geprint op papier eruit moet zien. U kunt daarbij denken aan een kaart vorm, rapportage of lijst. In FileMaker kunt u tot 256 verschillende lay-outs definiëren en de beperking is vermoedelijk uw creativiteit.
2
Een uitgebreide adressen bestand Op papier We gaan eerst bedenken welke gegevens we zoal in een adressen applicatie willen zien. Het gaat er niet alleen om wat u nu wilt zien, maar ook wat u in de toekomst aan gegevens nodig denkt te hebben. Wees niet te snel tevreden. Dit is vooral bedoeld ter oefening want zoals u op termijn zult merken is FileMaker bijzonder flexibel ten aanzien van veranderingen Voorvoegsel Mr, Ds, Dr, Drs, Ir, Ing, Dhr, Mw, Mej (tekst, invoerlijst) Initialen (tekst) Tussenvoegsel: van, van der, van den, van de, ten (tekst, invoerlijst) Voornaam (tekst) Achternaam (tekst) Naam totaal (berekening) Adres (tekst) Postcode (tekst) Woonplaats (tekst) Plaats totaal (berekening) communicatie 1 telefoon thuis, telefoon werk, mobiel, Email thuis, Email werk, Fax (tekst, invoer lijst) Opm: dit is een variabel veldlabel Com 1 (tekst) Opm: tekstveld naast variabel veldlabel communicatie 2 telefoon thuis, telefoon werk, mobiel, Email thuis, Email werk, Fax (tekst, invoer lijst) com 2 (tekst) communicatie 3 telefoon thuis, telefoon werk, mobiel, Email thuis, Email werk, Fax (tekst, invoer lijst) com 3 (tekst) communicatie 4 telefoon thuis, telefoon werk, mobiel, Email thuis, Email werk, Fax (tekst, invoer lijst) com 4 (tekst) Relatie familie, vriend, kennis (tekst, invoer lijst) Vakantiekaartje sturen ja en nee (tekst, invoer lijst) Kerstkaartje sturen ja en nee (tekst, invoer lijst) Afspraken (tekst, veld met schuifbalk) later portalen Opmerkingen (tekst, veld met schuifbalk) Foto (container)
Tevreden Denk dat de meesten van ons wel tevreden zijn met de mogelijkheden die voorgaande opsomming biedt. In het veld Opmerkingen kan immers veel ingevuld worden. Wat kunnen we dan nog bedenken? Voorbeeld Naam partner Status gehuwd, samenwonen of gescheiden Namen kinderen Verjaardagen Voorkeuren t.a.v. ingrediënten in koffie en thee Voorkeuren t.a.v. frisdrank, wijn, gedestilleerd enz Voorkeuren muziek genres enz enz
3
Rapportages Is de database eenmaal gemaakt en gevuld met gegevens, dan heeft men de mogelijkheden naar eigen inzicht rapportages te maken. Een paar voorbeelden. Een lijst in de keuken waarop men kan zien wat de visite in de koffie gebruikt of alleen maar een bepaalde soort thee drinkt met of zonder suiker. Een verjaardagenlijst op het toilet. Etiketten printen voor de mensen die een vakantie of kerst kaartje krijgen Een lijst met namen en telefoon nrs. bij de telefoon Naamkaartjes maken met of zonder foto of logo U kunt het zo gek niet bedenken of er is een wel oplossing voor.
Afweging Binnen FileMaker is bijzonder veel mogelijk. Maak echter steeds de afweging of u het juiste programma gebruikt. Mogelijk is er een programma op de markt, dat veel beter aan de gewenste eisen voldoet dan u in FileMaker kunt realiseren. Voorbeeld Stel u wilt uw muziek collectie LP’s CD’s, DAT, cassettes gaan beheren. Een database is daar bij uitstek geschikt voor. De applicatie wordt zelfs standaard bij het programma FM pro geleverd. Ter lering en vermaak gaat u, wanneer voldoende kennis is vergaard, de applicatie uitbreiden met meer nummers, CD cover, en de mogelijkheid een muzieknummer te beluisteren in FM pro. Wanneer u de gewijzigde applicatie vergelijkt met een programma als iTunes zult u begrijpen waarom het maken van een afweging zo belangrijk is. Het programma iTunes is te downloaden met de volgende Url http://www.apple.com/nl/itunes/download/ Het programma is simpel te installeren. Start het programma en plaats een muziek CD in de computer. Kies converteer naar AAC uit het menu. Alles wijst zich vanzelf. CD hoesje op het internet erbij zoeken en klaar is Kees.
Moraal van het verhaal Wees alert en blijf de ontwikkelingen op de markt volgen. Zoals elk programma heeft ook FileMaker uiteindelijk zijn beperkingen en een op maat gemaakt programma in C++ of machinetaal wint het vaak qua functionaliteit en of mogelijkheden. Andersom geredeneerd is ook mogelijk. Stel een kleine firma gebruikt een pakket bedoeld voor internationals. Veel van de mogelijkheden van dat pakket worden niet of nauwelijks benut. Of het is erg ingewikkeld en of omslachtig in gebruik. Dit kan een reden zijn een afweging te maken FileMaker te gebruiken.
4
Velden definiëren Open via de Start het programma FileMaker. Kies Nieuw uit het menu Bestand. Klik eenmaal in het rondje voor Nieuw leeg bestand maken… Klik op OK. Geef in het venster dat verschijnt aan, waar u het wilt bewaren en zet achter File name de naam van het bestand. Begin achter veldnaam in het venster dat nu midden op het beeld staat met het definiëren van de velden. Dus Voorvoegsel klik op Enter, Initialen Enter enz. t/m Achternaam. Tik in: Naam totaal en kies berekening als veldtype. Dubbelklik in het venster, Berekening opgeven dat is verschenen, op Voorvoegsel. Klik eenmaal op de knop &. Klik vervolgens eenmaal op de knop “” en klik eenmaal op de spatiebalk. Klik eenmaal op de rechter pijltjes toets om de aanwijzer rechts van de aanhalings tekens te krijgen. Klik eenmaal op de knop &. Dubbelklik op Initialen enz. (Voornaam niet meenemen) Denk erom bij Uitkomst type tekst te kiezen. Klik op OK. De uitkomst van de berekening is Voorvoegsel een spatie (letterlijke tekst tussen aanhalingstekens is dus een spatie) Initialen een spatie Tussenvoegsel een spatie Achternaam. Vervolgens veldnaam Adres. Let op! Dit is weer Type tekst. Bij Plaats totaal weer een berekening en bij Foto erom denken dat Type container wordt geselecteerd. Als alle velden zijn gedefinieerd klik dan op Klaar. Als het goed is ziet het er uit als hier links weergegeven. Proficiat. U heeft uw eerste volledig werkende database gemaakt. Vul maar eens een aantal velden met tekst steeds gevolgd door een klik op de Tab toets.
5
Invoerlijsten definiëren In het adressen bestand worden voor de velden Voorvoegsel, Tussenvoegsel, Com1 t/m Com 4, Vakantie- en Kerst kaartje invoerlijsten gebruikt. Vaak gebruikte tekst-, getal-, datum- en tijdswaarden kunt u opnemen in een keuzelijst of snelmenu. Hiermee spaart u tijd en vindt een eenduidige invoer van gegevens plaats. Voor meer informatie over invoerlijsten kunt u de Help raadplegen. Kies ‘FileMaker Help Index’ uit het menu Help. Klik op de tab Index en tik in het bovenste veld ‘invoerlijst’. Selecteer invoerlijsten definiëren. Klik op de knop Display. In toekomstige instructies zal steeds vaker worden verwezen naar de Help functie waarin alle mogelijkheden van FM pro zijn opgenomen. Kies in het menu Bestand onder Definiëren ‘Invoerlijsten’. Bovenstaand venster verschijnt in beeld. ! Vul in het veld achter Naam invoerlijst de naam van de invoerlijst in en klik op de knop Maken. ! Merk op dat na het klikken op de knop maken het grijze veld wit is geworden. Tik hier de lijst van voorvoegsel in en klik op de knop Opslaan. ! Tik in het veld achter Naam invoerlijst de naam Tussenvoegsel. Klik op Maak. Tik de lijst van Tussenvoegsel in en klik op de knop Opslaan enz. Invoerlijsten kunnen voor meerdere velden gebruikt worden. Eenmaal een Ja/Nee invoerlijst voor Vakantie- en Kerstkaartje is voldoende. Zijn alle invoerlijsten gedefinieerd klik dan op de knop Gereed.
Invoer lijsten koppelen aan velden. Ga naar de layout modus. Plaats de (muis)aanwijzer boven het veld Voorvoegsel en klik op de rechter muisknop. Kies Veldopmaak uit het contextuele menu. Kies links in het venster dat verschijnt Vervolgkeuzelijst en rechts Voorvoegsel. Zet een vinkje voor Met item Bewerken. Gebruikers kunnen dan naar believen de invoerlijst aanpassen.
6
Layout modus De velden zijn gedefinieerd maar op beeld ziet het er niet mooi uit. Om iets aan het uiterlijk te kunnen veranderen is voorzien in een zogenaamde layout modus. Klik links onder in beeld op het modus venstermenu (Bladeren) en kies Layout. In deze omgeving kan het ontwerp van de layout worden aangepast. De werking van de modus lijkt een beetje op een teken omgeving. Layouts bepalen hoe informatie er op het scherm uitziet en hoe deze wordt geprint. U kunt layouts maken voor het invoeren van gegevens, het printen of een rapport. Links in beeld staat het symbolenpalet. Staat het symbolenpalet niet in beeld, klik dan op de status paneel knop links onder in beeld, links van Layout of rechts van de bergen, de zogenaamde zoom symbolen. Helemaal links vindt u het zoom percentage vak. Selectie pijl Objecten selecteren, verplaatsen en formaat wijzigen. Tekst typen of selecteren. Rechte lijnen tekenen, horizontaal, verticaal of diagonaal. De symbolen rechthoek, rechthoek met afgeronde hoeken en ovalen of cirkel spreken voor zich. Tip Houdt de Ctrl toets ingedrukt als u een vierkant, cirkel of een rechte lijn wilt tekenen. Een portaal maken. Container van meerdere rijen voor relationele velden Knop maken die een opgegeven script uitvoert Knoppen voor vulkleuren- en vulpatronenpalet. Selecteer b.v. een rechthoek en klik op een van de knoppen en kies een kleur of patroon. Knoppen voor penkleur-, penpatroonpalet en lijndiktepalet. Tip Snel een object opmaken. Klik met de rechtermuisknop op een object. (Als het object transparant is, plaatst u de cursor op de rand van het object.) Kies vervolgens een opmaakopdracht in het venstermenu.
Selecteren Klik op de knop selectie pijl. De aanwijzer krijgt de vorm van een pijltje. Plaats de aanwijzer op een object. (veldnaam of veld). Klik op de linker muisknop. Rond het object verschijnen 4 ankerpunten ten teken dat het object geselecteerd is. Het object kan nu verplaatst worden. Wordt de aanwijzer op een van de ankerpunten geplaatst dan kan het object met ingedrukte linker muisknop vergroot of verkleind worden. Oefening baart kunst. Niet bang zijn want met Ctrl + Z herstelt u de laatste handeling. Meerdere objecten selecteren. Plaats de aanwijzer buiten de te selecteren objecten en sleep met ingedrukte linker muisknop over de te selecteren objecten en laat de muisknop los. Alle geselecteerde objecten zijn voorzien van ankerpunten. De geselecteerde objecten kunnen in eenmaal verplaatst worden. Tip Met ingedrukte Ctrl toets kan een selectie worden gemaakt worden door gedeeltelijk over de objecten te gaan.
Opmaak Van een selectie (veldnamen of velden) kunt u de opmaak veranderen door in het menu Opmaken (boven in beeld) te kiezen uit Lettertype, Grootte, Stijl, Tekstuitlijning, Regelafstand of Tekstkleur.
7
Uitlijning instellen Mocht het voorkomen dat alles een beetje verschoven is, dan kunt u de zo genoemde uitlijning instellen. Selecteer de uit te lijnen objecten. Kies uit het Orden menu Uitlijning instellen… Voor uitlijning
Na uitlijning
Selecteer in het venster dat verschijnt de gewenste keuze rondjes en klik op OK. Als u goed naar de uitgelijnde veldnaam tekst kijkt dan ziet u dat de tekst niet 100% uitgelijnd staat. De oorzaak is gelegen in het feit dat FM pro standaard de tekst van de veldnamen rechts uitlijnt. Dit is helaas niet anders in te stellen. Het is te veranderen door Tekst uitlijnen Links te kiezen uit het Opmaken menu.
Veldnaam t.o.v. veld uitlijnen
Verplaats veldnaam of veld. Aan de hand van de hulplijn die verschijnt kan heel precies uitgelijnd worden. Tip Lukt het uitlijnen niet optimaal, schakel dan het automatisch raster uit via het Orden menu. Is het automatisch raster eenmaal uitgeschakeld, laat het dan uitgeschakeld staan.
Ordenen
Teken een rechthoek over de veldnamen. Kies een vulkleur uit het vulkleurenpalet. Om de zwarte rand om de rechthoek te verwijderen klikt u op het transparante patroon in het patroonpalet of Geen uit het lijndikte palet. Kies, als de rechthoek geselecteerd is, Achteraan plaatsen uit het Ordenen menu. Tip Wanneer u de achtergrond in zijn geheel een andere kleur wilt geven klik dan eenmaal op Hoofdgedeelte onder in beeld en kies een vulkleur.
Hulplijnen Handig voor het uitlijnen van objecten zijn de hulplijnen. Kies Hulplijnen uit het menu Tonen. De horizontale en verticale hulplijnen kunt u met behulp van de muis (met ingedrukte linker muisknop) verplaatsen.
8
Veldopmaak Selecteer (in de layoutmodus) een veld en klik op de rechter muisknop en kies in het contextuele menu Veldopmaak… In het venster dat verschijnt kunt u een aantal eigenschappen instellen. Onder Stijl kan men, als een veld veel tekst moet bevatten terwijl het veld op beeld niet erg groot mag worden, een vinkje plaatsen bij ‘Met verticale schuifbalk’. Hangt aan een veld een invoer lijst dan kunt u dat hier instellen. (zie blz 6) Onder Herhalingen kan men het aantal herhalingen alsmede de richting verticaal of horizontaal van herhalende velden instellen. Zie voor werking herhalende velden op blz 18 Onder Werking kan middels een vinkje worden bepaald of veld invoer al dan niet is toegestaan. Een vinkje voor ‘Veldinhoud automatisch selecteren’ is handig wanneer bekend is of een veld gecopieerd moet worden. De inhoud van het veld is, doordat het geselecteerd is, verkleurd.
Veldomlijning Selecteer (in de layoutmodus) een veld en klik op de rechter muisknop en kies in het contextuele menu Veldomlijning… In het venster dat verschijnt kunt middels het zetten van vinkjes het uiterlijk van een veld bepalen. Daar instellingen van dit venster voor zich spreken worden alleen een paar voorbeelden gegeven. Zijn meerdere velden geselecteerd, dan gelden de instellingen voor alle velden.
Tip Probeer de mogelijkheden binnen de vele vensters in uw geheugen te prenten. Vooral in het begin is het erg lastig te onthouden hoe u iets kunt realiseren.
9
Tabvolgorde instellen Heeft u in een veld gegevens ingevoerd dan kan met behulp van de muis op het volgende veld worden geklikt om daar gegevens in te voeren. Het is handiger om eenmaal op de Tab toets te klikken om naar het volgende veld te gaan. (met Shift Tab een veld terug) Aangezien in een berekeningsveld zoals Naam totaal niets ingevuld kan worden, omdat daar de uitkomst van een berekening staat, heeft het geen zin dat veld te selecteren. De optie Tabvolgorde instellen… uit het menu Modus biedt u een aantal mogelijkheden. Standaard krijgt elk veld een nummer gelijk aan de volgorde van het definiëren van de velden. Klikt u op een nummer dan wordt het geselecteerd en u kunt het wissen of veranderen. Klikt u op het keuzerondje ‘Nieuwe tabvolgorde’ dan zijn alle tablabels blanco en mag u zelf middels het invullen van getallen de volgorde aangeven. Met de knop ‘Standaardvolgorde’ staat de nummering weer in de oorspronkelijke volgorde. In het voorbeeld wordt nr. 6 gewist. Klik op OK. Als u in het volgende venster dat verschijnt op Weglaten klikt dan blijft de tablabel blanco. Klikt u op toevoegen dan krijgt de label het hoogste nummer +1 toegewezen.
Rapporten
Een rapport is een layout met een andere vormgeving. Veelal staan er minder velden in dan oorspronkelijk gedefinieerd. Kies Nieuwe layout… uit het menu Modus. Bijgaand venster verschijnt in beeld. Tik op de plaats van Layout nr.2 Lijst en klik op het keuzerondje Rapport in kolommen. Klik op OK.
Klik in het venster dat verschijnt in de linker eenmaal op Naam totaal en vervolgens op de knop verplaatsen. Dit herhalen tot u de gewenste velden in de rechter kolom heeft staan. Klik op OK.
10
Als bovenstaand ziet het eruit in de Layout modus en onderstaand in de Blader modus Klik op lijst en kies Layout nr.1 om naar andere layout te gaan
Wat gelijk opvalt is dat de velden te klein zijn. Achter 6655BB staat, niet zichtbaar, Berengrot. In de layout modus kunt u de velden groter maken. Tip Kies in de Blader modus een record met veel tekst in de velden. Ga naar de Layout modus en kies Voorbeelden uit het menu Tonen. Maak de velden zo groot dat de voorbeeld tekst erin past.
Layout volgorde instellen In het onderhavige geval is dit niet zinnig omdat er maar 2 layouts zijn. In het geval er b.v. 40 layouts zijn is het aan te bevelen de meest gebruikte boven aan te zetten. Kies Layoutvolgorde instellen… uit het menu modus. Plaats de aanwijzer op lijst. Sleep met ingedrukte muisknop Lijst naar boven. In dit venster is middels een vinkje in te stellen dat een of meerdere layouts wel of niet zichtbaar mogen zijn in de Blader modus. Vooral in een applicatie waar meerdere mensen mee werken is het aan te bevelen dat men alleen de layout ziet waarin gegevens ingevoerd moeten worden. Het is voor sommige mensen alleen maar verwarrend als ze in meerdere layouts moeten werken.
Statuspaneel Links in beeld bevindt zich het status paneel. Naast de op blz 7 besproken symbolen paletten staat linksboven het boek. Met behulp van het boek kan u, afhankelijk van de modus, door records of layouts bladeren door op de bovenste bladzijde (vorig record of layout) of onderste bladzijde (volgend record of layout) van het boek te klikken. Layout venstermenu Sleep bladwijzer omhoog of omlaag om Bladwijzer snel te navigeren. Klik op het getal onder het boek en tik Boek gewenst nummer in en klik op Enter om Nr. actief record of layout naar een specifiek record te gaan.
11
Variabele veldnaam In het adressen bestand zijn vier velden Com 1 t/m Com 4 gedefinieerd met als opmerking variabele veldlabel. Com staat voor communicatie en daaronder kunnen b.v. de volgende items vallen. Telefoon thuis, Telefoon werk, Mobiel, Email en Fax. Genoemde items had u als velden kunnen definiëren. Stel dat er 2 mail adressen zijn dan dienen extra velden gedefinieerd te worden en moet de layout aangepast worden als de items bij elkaar moeten staan. Het kan ook op de volgende manier. Definieer voor Com 1 t/m Com 4 één invoerlijst communicatie met genoemde items. De invoerlijst is later gemakkelijk uit te breiden met extra items zonder dat u verder iets hoeft aan te passen in de layout. Ga naar de layout modus en selecteer de velden Com 1 t/m Com 4. Klik op rechter muisknop en kies veldopmaak. Verander de instellingen in het venster dat verschijnt als in onderstaand voorbeeld. Wis alle veldnamen die beginnen met Com en plaats de velden van Com1 t/m Com 4 voor de velden Com 1’ t/m Com4’. Pas de grootte aan. In de Blader modus kunt u nu zelf de naam van het communicatie middel kiezen.
Standaard gegevens invoeren Stel u wilt de keuzerondjes voor Vakantie- en Kerstkaartje sturen standaard Ja geven. Selecteer in Layout modus beide velden en klik op rechter muisknop. Kies veldopmaak en verander de instellingen in het venster dat verschijnt als in onderstaand voorbeeld. Ga naar definieer velden.(Ctrl + Shift + D) of kies Menu Bestand, Definiëren, Velden… Dubbelklik in het venster dat verschijnt op veld Vakantie kaartje of eenmaal op klikken en vervolgens op de knop Opties.
Bovenstaand venster verschijnt in beeld. Klik op het Tabblad Automatisch invoeren als het niet geselecteerd is. Zet een vinkje voor ‘Gegevens’ en vul in het veld er achter Ja in. Let op! De tekst die u hier invult moet exact gelijk zijn aan de tekst die u heeft ingevoerd bij Invoerlijsten definiëren. (zie blz 6) Klik op OK. Maak in de Blader modus een nieuw record ( Ctrl + N) of Nieuw record uit het Modus menu. In alle nieuwe records staat achter vakantie kaartje Ja.
12
Besturings knoppen In de layout modus staat in het status paneel een knop waarmee u een besturings knop kunt aanmaken. Klik eenmaal op de knop en teken in het kopgedeelte een rechthoek. Op het moment dat u de muisknop loslaat verschijnt het dialoogvenster ‘Knop opgeven’. Scrol door het venster tot u ‘Nieuw record/verzoek’ vindt. Klik eenmaal op de tekst ‘Nieuw record/verzoek’ en klik op OK. Uw getekende knop heeft nu een knipperende aanwijzer. Tik de NIEUW of NIEUW RECORD in. Heeft u per ongeluk eerst ergens anders op geklikt dan kunt u klikken wat u wilt maar tekstinvoer in de knop is niet meer mogelijk. Oplossing: Klik op de knop A in het status paneel en vervolgens op de aangemaakte knop. Tip De knop grootte kunt ten allen tijde aanpassen. Met behulp van Grootte uit het Tonen menu kunt u in de onderste 2 regels, gevolgd door Enter, resp. de breedte en hoogte wijzigen. Klik in dit venster op ‘in’ of ‘cm’ of ‘bp’ (beeldpunten) om de gewenste eenheid te krijgen. Activeer de Blader modus en klik op de knop NIEUW RECORD Onder het Boek in het status paneel kunt u zien dat er een record is bijgekomen. Het getal één hoger is geworden. Op beschreven manier kan slechts één opdracht aan de knop gehangen worden. Stel u heeft een layout genaamd Invoeren en een layout Lijst. Voor het printen van een lijst vanuit layout Invoeren lukt op deze manier niet. U heeft immers minimaal twee script stappen nodig. 1 Ga naar layout [“lijst”] en 2 Afdrukken [].
Scripts Binnen FM pro kan men ‘beperkt’ programmeren. Hier wordt gesproken van beperkt omdat de programmeertaal bestaat uit voorgedefinieerde zinnen. Enerzijds heeft dit het voordeel dat de kans op het maken van schrijf fouten nihil is. Anderzijds is dit tevens een beperking daar niet vrijelijk kan worden geprogrammeerd. Er is voorzien in een honderdtal zogenaamde scripts of wel programmeerregels. Wanneer u de moeite neemt de scripts te lezen dan zult vermoedelijk denken dat het programmeren met scripts niet veel te bieden heeft. De scripts zien er bedriegelijk eenvoudig uit. De mogelijkheden zijn echter nagenoeg onbeperkt. Wederom is uw creativiteit of inventiviteit waarschijnlijk de beperkende factor. Met behulp van scripts kunt u uw werk verregaand automatiseren. Van een simpele print opdracht tot en met het samenstellen van brieven, bestaande uit standaard alinea’s, die verstuurd moeten worden.
13
Scriptmaker Kies Scriptmaker… uit het menu Script. Vul onder in het dialoogvenster dat verschijnt een script naam in b.v. Printen. Klik op de knop Maken… Klik in het venster dat verschijnt op de knop Alles wissen. Scrol door de ‘Beschikbare stappen’ tot u Ga naar layout heeft gevonden. Klik hier eenmaal op en klik op knop >>Verplaatsen>> Klik rechts op het driehoekje onder in het venster bij Opgeven en kies Lijst. Klik op OK. Klik in het volgende venster op Klaar.
Scripts aan een knop toewijzen. U mag binnen FM pro van elk object een knop maken. Dit kan een getekende cirkel, vierkantje of een gecopieerd object zijn. Klik op A in het status paneel en teken een rechthoek en tik tekst in dat bij de knop hoort. Klik eenmaal buiten de tekst. Plaats de tekst op het object waar u een knop van wil maken. Selecteer het object en kies Knop… uit het Opmaken menu (layout modus) Selecteer in het venster Knop opgeven de script regel ‘Script uitvoeren’. Selecteer bij ‘Opgeven:’ in het veld boven de knoppen OK en Annuleren ‘Printen’. Klik op OK. Als u in de blader modus op de knop printen klikt gebeurt het volgende. Fm pro gaat naar de layout Lijst en print de lijst. Meer niet. U had misschien verwacht dat de layout Invoeren weer in beeld zou verschijnen maar FM pro doet slechts wat het is opgedragen.
Scripts aanpassen Kies Scriptmaker… uit het menu Script. Dubbelkik op scriptnaam Printen. Zoek in de linker kolom het script ‘Ga naar Layout’ en dubbelklik hierop. De zin gaat naar de rechter kolom. Kies bij Opgeven: Layout nr.1 De volgorde van de scripts kunt u aanpassen door een script met behulp van de muis te verslepen. Tip Voer, voor u een script maakt, eerst alle handelingen uit!! Voorbeeld Ga in de Blader modus naar de layout Lijst. Kies Afdrukken uit
het menu Bestand. Kies Records doorbladeren. Klik op OK. Ga terug naar Layout nr.1. Dan script ‘Lijst printen’ maken. Bedenk goed wat u wilt printen. Het Actief record of Records doorbladeren. Bij een lijstvorm ligt het voor de hand om te kiezen voor ‘Records doorbladeren’. Let op ! Wanneer u ‘Records doorbladeren’ kiest in de Formulier weergave dan worden zoveel A4 tjes geprint als er actieve records zijn. Het is niet moeilijk voor te stellen wat er gebeurt wanneer u in een bestand met duizenden records de print opdracht ‘Records doorbladeren’ geeft. U kunt proberen de printer te resetten of in een netwerk omgeving de helpdesk opdracht geven de Que leeg te gooien.
14
Layout naam veranderen Nadat de velden gedefinieerd zijn wordt door FM pro automatisch een layout aangemaakt met de naam ‘Layout nr.1’ De naam is op de volgende manier aan te passen. Kies ‘Layoutinstelling…’ uit het menu Modus. In het dialoog venster dat verschijnt kunt u de naam wijzigen in b.v. Muteren of Invoeren. Om te onthouden: Wanneer uit een menu een woord wordt gekozen gevolgd door 3 puntjes, dan verschijnt er altijd een dialoogvenster in beeld. Dit is van toepassing op de meeste programmatuur waar u mee werkt.
Sorteren In tegenstelling tot een kaarten bak of rodolex kunt u in een database op elk veld sorteren. Kies Sorteren… uit het menu Modus. Klik op de veldnaam waarop u wilt sorteren en klik op de knop ‘Verplaatsen’. Klik in de rechter kolom eenmaal op gekozen veld. Kies volgorde Oplopende (A-Z) Aflopende (Z-A) Klik op knop ‘Sorteren’. Er mogen meerdere velden aan de rechter kolom toegevoegd worden. Dit heeft tot gevolg dat bijvoorbeeld eerst op Achternaam wordt gesorteerd. Zijn er meerdere identieke achternamen dan bepaald een tweede sortering dat de volgorde van identieke achternamen worden gesorteerd op b.v. Voornaam.
Automatiseren Een telefoon lijst printen gesorteerd op naam. Eerst handelingen uitvoeren. Van layout? naar layout?, soteren, printen en terug naar layout? Script Tel. lijst maken. Script aan besturingsknop hangen.
15
Beveiligen van bestanden
Soms is het wenselijk dat een bestand is beveiligd tegen het invoeren van gegevens of dat anderen slechts een beperkte toegang krijgen. Om een bestand te kunnen beveiligen dient u Wachtwoorden te definiëren. Kies Wachtwoorden definiëren uit het menu Bestand, Toegangsprivileges. Vul in het venster dat verschijnt een wachtwoord in en klik op de knop Maken. Merk op dat alle vinkjes aangekruist zijn en u daarmee toegang tot het gehele bestand heeft. Maak het veld waar u het wachtwoord heeft ingevuld leeg en haal de vinkjes weg door er op te klikken. (zie voorbeeld) Klik op knop Maken. Onder het wachtwoord linksboven staat dan (geen wachtwoord). Klik op knop Klaar. Sluit het bestand en open het bestand opnieuw. Vul in het venster dat verschijnt niets in en klik op OK. Het bestand kan alleen geraadpleegd worden. Wijzigen van velden is niet mogelijk. Dit is niet erg logisch, want bij wachtwoorden definiëren is een vinkje blijven staan voor Records wijzigen. Vermoedelijk een ‘Slip of the pen’ van de vertalers. Hier hoort te staan Raadplegen.
Gegevens invoeren, wijzigen en verwijderen In de Blader modus kunt u in de velden gegevens invoeren. Met b.h.v. de Tab toets steeds naar het volgende veld. De gegevens die u intikt worden direct bewaard. Een commando als Bewaar of Save is niet te vinden. Let op! Verwijdert u gegevens uit een veld, dan zijn de gegevens echt weg en niet meer te herstellen als u inmiddels naar een ander veld bent gegaan. Is het veld nog niet verlaten dan kan Herstellen typen uit het Bewerken menu of Ctrl + Z uitkomst bieden.
16
U kunt ten allen tijde gegevens aan een veld toevoegen, wijzigen of verwijderen. Dit gaat op dezelfde manier als in een tekstverwerker. Kies om een record te wissen Record verwijderen uit het menu Modus of de toets verkorting Ctrl + E.
Zoekopdrachten De kracht van een database is met name gelegen in het vermogen ingevoerde gegevens te vinden. Wat ooit in een veld is ingevuld is boven water te halen. Kies Zoeken uit het menu Modus. Kies in het ‘layout venstermenu’ de layout waarin u naar records wilt zoeken. Op het beeld zijn de velden van de records in de zoek modus leeg. Tik in één of meer velden gezochte tekst of getal. Klik op Enter. U kunt bijvoorbeeld in het adressenbestand een achternaam intikken en in het veld adres het huisnummer om alle mensen met dezelfde naam op huisnummer 55 te vinden. Onder het boek vindt u het aantal gevonden records. Tip Een gedeelte van een naam invullen is voldoende. Er worden dan meer records gevonden. aa geeft bijvoorbeeld Aapjes en Aalscholver.
Zoeken op index Wanneer u wilt weten wat ooit in een veld is ingevuld kunt u zoeken op index. FM pro genereert een lijst van zinnen of afzonderlijke woorden. (vinkje zetten) Kies Plakken speciaal uit het menu Bewerken en selecteer het sub menu Uit index… Dubbelklik op zin of woord en klik op Enter. Op deze manier kunt u zelfs fout getikte woorden vinden.
Operatoren Het gebruik van operatoren vergroot de zoekmogelijkheden. <= datum (getal) geeft datum (getal) kleiner of gelijk aan ingevoerde datum of getal. Alleen een = in het veld AA geeft de records waarin het veld AA leeg is. 12:00…12:55 (Tijd veld) geeft alle records ingevuld van 12:00 t/m 12:55. Met ! worden duplicaat waarden gevonden. !aa geeft twee records met aapjes wanneer het in twee records voorkomt maar niet aapje uit een derde record. P-401 of P 401 zijn te vinden met @ één onbekende variabele, namelijk P@401. Een asteriks *401 geeft P401, P401 en P 401. Letterlijke tekst “Jansen” geeft Jansen maar niet Jansens.
17
Herhalende velden Een herhalend veld is een veld dat meerdere afzonderlijke waarden bevat. Eenvoudig gezegd is het een veld dat meerdere herhalingen kent. Elke herhaling mag een andere waarde bevatten. Een tekst-, getal-, datum-, tijd- of containerveld mag als herhalend veld worden gedefinieerd. Kies Definiëren uit het menu Bestand en vervolgens Velden… (Ctrl – Shift – D). Dubbelklik in het dialoogvenster dat verschijnt op de naam van het veld dat u herhalend wil maken. Zet een vinkje voor Herhalend veld met maximaal en vul tik het gewenste aantal herhalingen in. Klik op OK en vervolgens op Klaar. In dit voorbeeld is een getal veld ‘Prijs’ gedefinieerd. Ga naar de lay-out modus. Klik in het symbolenpalet op de knop Veld en houdt de muisknop ingedrukt. Versleep de omlijning van het veld naar de plaats waar u het wenst en laat de muisknop los. Kies in het dialoogvenster dat verschijnt het veld ‘Prijs’ en klik op OK. Plaats de aanwijzer op het veld Prijs en klik op de rechter muisknop. Kies in het contextuele menu Veldopmaak… Tik het gewenste aantal herhalingen in en maak eronder de keuze vertical of horizontal. Klik op OK.
Hierboven ziet u het resultaat. Een veld met 6 herhalingen. Herhalende velden zijn reuze gemakkelijk en kan in sommige
18
gevallen het aantal te definiëren velden drastisch verminderen. Er kleven een aantal bezwaren aan het gebruik van herhalende velden. Sorteren lukt alleen op de eerste regel. Zijn 4 van de 6 waardes ingetikt en u wilt in het 2e herhalende veld iets anders invullen dan zult u middels copy paste de rest moeten opschuiven. Bij export van gegevens wordt alleen het eerste veld geëxporteerd.
Rekenen met herhalende velden Definieer een getal veld ‘BTW’ en een herhalend berekeningsveld met 6 herhalingen ‘Prijs incl’. Vul onderstaande formule in en kies 6 herhalingen
Vul de velden met getallen. Zoals u ziet wordt de BTW alleen voor het eerste veld goed berekend. De Extend funtie brengt hier uitkomst. Een kleine verandering in de formule geeft het gewenste resultaat. Herhalende velden hebben veel potentie. Er is geen bezwaar om herhalende velden te gebruiken, maar denk wel aan genoemde bezwaren.
19
