RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIN (Studi Kasus: PT. Yuan Teai Indonesia)
Ferry Adhy Anggriawan 1) 1)
S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Komputer & Teknik Komputer Surabaya email:
[email protected]
Abstract: Staffing is the process of activities to be performed by any of the leaders in order to achieve organizational goals balanced with nature and functions of the organization and the nature and essence of its members. The purpose of this research is make computerized personnel information system and documented. This system aims to facilitate the process of HRD in staffing, especially in the processing of competencies report, employment reports, contract of employment reports, employee profile reports, and report violations. Making the system begins with an analysis of the current system and expands it. Then look at staffing problems in PT Yuan Teai Indonesia. Then find the way out of the existing problems by creating a system of personnel information from the beginning only using a very simple system. With the design and construction of integrated information systems personnel are expected able to help improve the old system with a database system and reports that support the human resources department in making decisions, so can provide the required information. Keyword: staffing, human resources
Permasalahan yang di hadapi PT
LATAR BELAKANG PT.
Yuan
Teai
Mojokerto
merupakan
perusahaan
Penanam
Indonesia salah
Modal
Yuan Teai Indonesia antara lain adalah:
satu
1. Sistem yang berada di PT Yuan
Asing
Teai masih konvensional tanpa
(PMA) Taiwan yang bergerak di bidang
bantuan komputer.
industri alat ukur meteran air (Flow
2.
Pencatatan data kehadiran pegawai
Meter) dan perlengkapan. PT. Yuan
yang terlambat masih di lakukan
Teai Indonesia yang berada di Ngoro
pada lembar kertas dikarenakan
Mojokerto merupakan anak perusahaan
sistem absensi yang ada di PT Yuan
dari PT Yuan Teai di Taiwan.
Teai Indonesia hanya mencatat
Saat ini PT Yuan Teai Indonesia
pagawai datang dan pulang,
mempunyai 160 pegawai tetap dan pegawai
kontrak,
kecendrungan
yang
untuk
3. Terkait pegawai kontrak tidak ada
memiliki
sistem yang memberikan informasi
mengalami
bahwa masa kontrak telah habis
peningkatan jumlah pegawai dari tahun
oleh
ketahun. Sebagai salah satu perusahaan
informasi terhadap pegawai sering
yang memiliki aset yang besar, PT
terlambat.
Yuan Teai Indonesia tidak terlepas dari
4.
permasalahan SDM.
karena
Semua
itu
pemberitahuan
pembuatan
laporan
dilakukan secara manual, dengan cara
1
pencarian
data
informasi
secara
manual
ini
masih
berkembang.
Maka
dari
itu,
bila
memungkinkan terjadi kesalahan
pengelolaan data pegawai pada PT
pencatatan dan pembuatan laporan,
Yuan Teai Indonesia tidak dilandasi
5. PT Yuan Teai Indonesia sering
dengan sistem basis data yang baik, hal
merasa kewalahan apabila Disnaker
itu akan mempersulit dalam penyajian
meminta laporan ketenagakerjaan
informasi. Untuk itu rancang bangun
kepada PT Yuan Teai Indonesia,
sistem informasi kepegawaian yang
sementara
berbasis komputer sangat diperlukan
semua
proses
administrasi
Human
Resourse
Development
(HRD)
dilakukan
hanya
satu
membuat
orang
HRD
sering
keberadaannya
dengan
tujuan
agar
dapat merencanakan, mengolah dan
yang
mengendalikan sumber daya manusia
terlambat
pada PT Yuan Teai Indonesia.
memberikan informasi dan untuk
Dengan adanya rancang bangun
pencarian data masih memerlukan
sistem informasi kepegawaian yang
waktu
terintegrasi
yang
lama
dikarenakan
belum adanya database karyawan.
diharapkan
mampu
membantu memperbaiki sistem yang
Dari permasalahan yang ada, maka PT
lama dengan sistem basis data dan
Yuan Teai Indonesia perlu menerapkan
laporan yang mendukung bagian HRD
Teknologi Informasi (TI). TI kini
dalam mengambil keputusan, sehingga
berkembang pesat, hampir tidak ada
dapat
aspek kehidupan di dunia ini yang tidak
dibutuhkan.
terkait
dengan
teknologi.
Hal
menyajikan
informasi
ini
disebabkan karena penerapan TI bersifat
LANDASAN TEORI
fleksibel, dan biasanya bersifat jasa atau
Sumber Daya Manusia
pelayanan
yang
digunakan
untuk
Sumber Daya Manusia (SDM)
meningkatkan suatu hasil atau mencapai
adalah
tujuan dari para penggunanya, informasi
bertindak,
lagi dengan harga peralatan TI (misal,
terjangkau
membuat
yang TI
potensial
yang
kemampuan berfikir, berkomunikasi,
sekarang ini dianggap vital, ditambah
Computer)
kemampuan
dimiliki oleh manusia yang terdiri dari
sebagai suatu kebutuhan yang dimasa
Personal
yang
dan
melaksanakan
makin
bersifat
semakin
2
teknis
bermoral
suatu
kegiatan
maupun
untuk baik
manajerial.
Kemampuan yang dimiliki tersebut
partisipasi pekerja dalam suatu kesatuan
akan dapat mempengaruhi sikap dan
aktifitas demi tercapainya tujuan.
perilaku
manusia
dalam
mencapai
Berkaitan dengan hal tersebut
tujuan hidup baik individual maupun
maka manajemen kepegawaian yang
bersama. SDM adalah semua potensi
dalam pelaksanaannya harus dipenuhi
yang dimiliki oleh manusia yang dapat
syarat-syarat sebagau suatu ciri yang
disumbangkan atau diberikan kepada
seharusnya ada dalam melaksanakan
masyarakat untuk menghasilkan barang
aktivitas-aktivitas bidang kepegawaian
atau jasa. (Ardana, 2012)
sebagai berikut : a.
Manajemen Kepegawaian Menurut
suatu
(Soedjadi,1977)
b.
c.
dahulu
dengan
kata
yang
mempelajari
bagaimana
memberikan
fasilitas
untuk
dan
Pembinaan
efektifitas
dan
dilakukan
dengan
memberikan
pendidikan
jalan dan
latihan kerja. Hal ini dilakukan
lain
baik pada permulaan maupun
manajemen kepegawaian adalah suatu ilmu
efektifitas
dan pengusahaan secara maksimal
meninggalkan keputusan hati pada diri dengan
Pembinaan pegawai diarahkan ke
efisiensi kerja ke arah pengaturan
kerja untuk mencapai tujuan yang telah
Atau
dalam
efisiensi kerja.
kepegawaian
pelaksanaan, dan pengontrolan tenaga
pekerja.
unsur-unsur
menimbulkan
adalah seni atau ilmu perencanaan,
terlebih
yaitu
produktifitas kerja yang dapat
Menurut (M. Manullang,1967)
ditentukan
ilmiah,
pelaksanaannya.
sifat,
dan hakikat para anggotanya.
manajemen
yang
manajemen
hakikat dan fungsi organisasi, serta sifat
pengertian
dilandasi
manajemen
mengandung
setiap pemimpin agar tercapainya tujuan dengan
harus
berdasarkan
kegiatan yang harus dilakukan oleh
seimbang
manajemen
kepegawaian
manajemen kepegawaian ialah proses
organisasi
Pelaksanaan
dalam rangka tugasnya untuk pemupukan dan perkembangan technical skill dan mangerial skill
mengembangkan kemampuan dan rasa
untuk
mewujudkan
equipment
3
rasa
mental
kesatuan
dan
keutuhan. Dimana perlu diadakan
Sistem Informasi
pembinaan kesejahteraan sosial
Kata “sistem” mengandung arti
para pegawai dan keluarga serta
kumpulan dari komponen-komponen
jaminan
bekerja
yang memiliki keterkaitan antara yang
bekerja
satu dengan yang lainnya. Dari definisi
dengan
keamanan baik
selama
maupun sebelumnya.
sistem, maka dapat didefinisikan bahwa
d. Penempatan pegawai berdasarkan
“sistem indormasi adalah suatu sistem
prinsip ‘The right man on the
yang dibuat manusia yang terdiri dari
right
adanya
komponen-komponen dalam organisasi
diharapkan
untuk mencapai suatu tujuan yaitu
place’.
Dengan
prinsip
tersebut
Bagian
Kepegawaian
menyajikan
dapat
menciptakan suasana kerja yang
(Ladjamudin,2005)
mendukung bagi para pegawai untuk
Sistem informasi juga berfungsi
mengembangkan
sebagai suatu alat bantu kompetisi bagi
kemampuan mereka. e.
Pengambilan
organisasi
tidak
dituntut tidak hanya mengolah data dari
tugasnya
dalam organisasi saja, tetapi juga dapat
sebagaiamana mestinya, sesuai
menyajikan data dari pihak luar yang
peraturan
mampu menambah nilai kompetisi bagi
pegawai
yang
perundang-undangan
yang berlaku.
g.
mengupayakan
pencapaian tujuan. Sistem informasi
menjalankan
f.
dalam
disiplin
terhadap
tindakan
informasi.”
Bagi
dalam organisasi. Dengan demikian
masing-masing
pegawai
sistem informasi harus memiliki data
diusahakan adanya pemeliharaan
yang telah terpolakan dan memiliki
kesehatan fisik dan mental.
integrasi dalam hal waktu dan tempat.
Menciptakan
memelihara
Hal ini dimaksudkan supaya sistem
hubungan yang baik antara atasan
informasi tersebut dapat menyajikan
dan bawahan, maupun antara para
informasi yang dimaksudkan supaya
pegawai di lingkungan unit kerja
sistem
mereka.
menyajikan informasi yang tepat bagi
dan
informasi
pengguna.
4
tersebut
dapat
Yuan
Metode Pengumpulan Data Metode yang dilakukan dalam
Teai
Indonesia,
HRD
menginputkan data pegawai ,pemberian
penelitian ini menggunakan metode
kreteria
wawancara dan
observasi langsung
pelanggaran dan Absensi yang berguna
terhadap sistem berkaitan dengan proses
untuk laporan yang akan dihasilkan.
kepegawaian pada
Laporan-laporan kepegawaian itu akan
PT
Yuan Teai
pegawai,
kontrak
kerja,
Indonesia.
dicatat dalam sistem menjadi data
1. Wawancara
pegawai pada PT Yuan Teai Indonesia
2. Observasi
khususnya
bagian
HRD
dan
menghasilkan informasi yang dapat membantu pihak manajemen untuk pengambilan keputusan Rancangan Penelitian Aplikasi
yang
Informasi-informasi dihasilkan
dikembangkan
dari
yang
sistem
informasi
nantinya dapat membantu perusahaan
kepegawaian ini yaitu berupa laporan
dalam mengelola kepegawaian PT Yuan
kompetensi, laporan ketenagakerjaan,
Teai Indonesia. Model pengembangan
laporan pelanggaran, laporan kontrak
yang di gunakan berupa blog diagram
kerja, dan laporan profil pegawai
sebagaimana terlihat pada gambar 1. Context Diagram INPUT
Login
Data Pegawai
Absen
Pemberian kreteria penilaian
PROSES Proses Data Pegawai
Context
OUTPUT
diagram
ini
Laporan kompetensi karyawan
memnggambarkan proses secara umum
Laporan ketenagakerja an
yang terjadi pada sistem kepegawaian
Laporan kontrak kerja
pada PT Yuan Teai Indonesia
Proses absen Proses Penilaian Proses Pelanggaran
Kontrak kerja
Proses Kontrak kerja
Pelanggaran
Proses pembuatan Memo Proses pembuatan Laporan
Laporan profil pegawai
laporan kompetensi
0
laporan ketenagakerjaan Laporan pelanggaran
laporan profil pegawai laporan pelanggaran laporan kontrak kerja info memo
Gambar 3.1 Blog Diagram Sistem
data pegawai HRD
data login
Sistem Informasi Kepegawaian
data absen
Informasi Kepegawaian
data kreteria penilaian data pelanggaran data kontrak kerja data memo
Sistem informasi kepegawain ini
Gambar 3.9 Context Diagram
memerlukan data pegawai pada PT
5
+
kriteri a_nil ai i d_kri teri a nama_kri teri a keterangan_kriteri a
memiliki
DFD level 0 Pada
DFD
level
0
ini
pelanggaran i d_pel anggaran j eni s_pel anggaran keterangan_pelanggaran
user
departemen i d_departemen nama_departemen keterangan_departemen
memiliki
j abatan i d_j abatan nama_j abatan keterangan_j abatan
memiliki
mempunyai mengikut i
absen memiliki
mempunyai
simpan data kontrak kerja Menginputkan Kontrak Kerja simpan data memo
1
mempunyai
hi stori _j abatan i d_his tori tgl _mutas i j abatan_l ama j abatan_baru
2
6 menginputkan memo
[data memo]
pegawai ni p nama_pegawai al amat j eni s_kel ami n tempat_lahi r tgl _l ahi r tgl _mas uk nama_ayah nama_i bu no_ktp no_tlp
mempunyai
i d_keahl i an nama_keahl i an keterangan_keahl ian
dibandingkan dengan context diagram.
kontrak_kerja i d_kontrak tgl _mul ai tgl _selesai status keterangan_kontrak
mempunyai
keahl ian
Yuan Teai Indonesia secara lebih detail
mempunyai
mempunyai
pendi di kan i d_pendidikan nama_pendidikan dari sampai keterangan_pendi di kan
sistem informasi kepegawaian pada PT
[info memo]
mempunyai
kel uarga i d_keluarga nama_keluarga tempat_lahi r tgl _l ahi r status
menjelaskan proses yang terjadi dalam
memo i d_memo tgl _memo keperluan
mempunyai
peni laian i d_peni l ai an peri ode_awal peri ode_akhi r ni l ai
i d_absensi tgl _absen j am_masuk j am_keluar keterangan_absen
pelati han i d_pel atihan nama_pel atihan tgl _mul ai tgl _selesai keterangan_pelati han
1 15
[data login]
memo [data pegawai]
Gambar 3.11 conceptual data model
Menginputkan data pegawai [laporan kompetensi]
[data kontrak kerja]
[laporan ketenagakerjaan]
data pegawai
[data absen]
3
HRD
[laporan pelanggaran]
menginputkan data absen
data pegawai
4
[data kreteria penilaian] [laporan profil pegawai]
menginputkan penilaian
8
data kriteria nilai
9
2 10
data pegawai
kreteria nilai
pegawai
6
keahlian simpan data keahlian
simpan data nilai
3
14
pelatihan
model yang telah dirancang dari sistem
histori jabatan
informasi kepegawaian pada PT Yuan
simpan data pelatihan
departemen
simpan data departemen
[data pelanggaran]
menginputkan pelanggaran
[laporan kontrak kerja]
data pegawai
simpan data keluarga 5
jabatan
4
simpan histori jabatan simpan data jabatan
simpan data pelanggaran
pelanggaran
Berikut ini adalah Physical data
absensi
simpan data pegawai
5
13
Physical data model
kontrak kerja
simpan data absensi
12
7
penilaian 11
Teai Indonesia.
keluarga
pendidikan simpan data pendidikan
data pelanggaran
MEMO ID_MEMO ID_DEPARTEM EN NIP TGL_M EM O KEPERLUAN
NIP = NIP
7
ID_KRIT ERIA = ID_KRIT ERIA
KRITERIA_NILAI ID_KRITERIA integ er NAMA_KRITERIA varchar(50) KETERANGAN_KRITERIA long varchar
data penilaian PENILAIAN ID_PENILAIAN ID_KRITERIA NIP PERIODE_AWAL PERIODE_AKHIR NILAI
data pegawai data keahlian membuat laporan
data departemen data jabatan
integ er integ er varchar(20) date date integ er
KELUARGA ID_KELUARGA integ er NIP varchar(20) NAMA_KELUARGA varchar(50) TEM PAT_LAHIR varchar(50) TGL_LAHIR date STATUS varchar(50)
data pendidikan data keluarga data histori jabatan data kontrak kerja data pelatihan
NIP = NIP
NIP = NIP
ID_PENDIDIKAN NIP NAMA_PENDIDIKAN DARI SAM PAI KETERANGAN_PENDIDIKAN
Gambar 3.10 DFD level 0
integ er varchar(20) varchar(50) date date long varchar
PEGAWAI NIP varchar(20) NAMA_PEGAWAI varchar(50) ALAMAT long varchar JENIS_KELAMIN varchar(20) TEM PAT_LAHIR varchar(50) TGL_LAHIR date TGL_M ASUK date NAMA_AYAH varchar(50) NAMA_IBU varchar(20) NO_KTP varchar(20) NO_TLP varchar(20) ID_JABATAN integ er ID_DEPARTEM EN integ er
NIP = NIP
KEAHLIAN ID_KEAHLIAN NIP NAMA_KEAHLIAN KETERANGAN_KEAHLIAN
Pemodelan Database
integ er varchar(20) varchar(50) long varchar
HISTORI_JABATAN NIP ID_HISTORI TGL_M UTASI JABATAN_LAMA JABATAN_BARU
Conceptual data model
KONTRAK_KERJA ID_KONTRAK integ er NIP varchar(20) TGL_M ULAI date TGL_SELESAI date STATUS varchar(50) KETERANGAN_KONTRAK long varchar
ID_DEPARTEMEN = ID_DEPARTEMEN
DEPARTEM EN
NIP = NIP
PENDIDIKAN
data absensi
NIP = NIP
integ er integ er varchar(20) date long varchar
varchar(20) integ er date integ er integ er
ID_DEPARTEM EN NAMA_DEPARTEM EN KETERANGAN_DEPARTEMEN
ID_DEPARTEMEN = ID_DEPARTEMEN ID_JABATAN = ID_JABATAN NIP = NIP NIP = NIP
PELATIHAN ID_PELATIHAN NIP NAMA_PELATIHAN TGL_M ULAI TGL_SELESAI KETERANGAN_PELATIHAN
ID_DEPARTEMEN = ID_DEPARTEMEN
integ er varchar(20) varchar(50) date date long varchar
PELANGGARAN
NIP = NIP
ID_PELANGGARAN NIP JENIS_PELANGGARAN KETERANGAN_PELANGGARAN NIP = NIP
integ er varchar(50) long varchar
JABATAN ID_JABATAN ID_DEPARTEM EN NAMA_JABATAN KETERANGAN_JABATAN
ABSEN integ er varchar(20) varchar(100) long varchar
ID_ABSENSI NIP TGL_ABSEN JAM_MASUK JAM_KELUAR KETERANGAN_ABSEN
integ er varchar(20) date time time long varchar
Gambar 3.12 Physical data
Berikut ini adalah conceptual
model
data model yang telah dirancang dari sistem informasi kepegawaian pada PT Kesimpulan
Yuan Teai Indonesia.
Dari
hasil
perancangan
dan
pembuatan program ini dapat diambil kesimpulan , Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian pada PT Yuan
6
integ er integ er varchar(50) varchar(50)
Teai Indonesia ini dapat membantu
Edition. Newyork: Mc graw hill.
pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, Jogjakarta.
Saran Pembangunan webbase yang
Lucas, Henry C. Jr. 1987. Analisis Desain dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga.
modular akan lebih memudahkan dalam pengembangan dan perawatan Webbase kedepannya, maka untuk developer dan user dari PT Yuan Teai Indonesia yang
Maher, Ostita Obed. 2004. Sistem Informasi Absensi Karyawan dan Absensi. Bandung.Tersedia:http://elib.u nikom.ac.id/gdl.php?mod=bro wse&op=read&id=jbptunikom pp-gdl-s1-2004-obedmahero302. Diakses 27 nopember 2012.
selanjutnya dapat dikembangkan menjadi lebih user friendly. Dimana Webbase ini memiliki potensi yang lebih baik dalam perkembangannya kedepan.
Daftar Pustaka Ardana,
I Komang, et all.2012.Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Darwis.
2007. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Universitas Bina Nusantara.
Mondy, R.Wayne and Noe, Robert M. 1992. Human Resource th Management 5 ed. Amerika: includes bibliographical.
Djumialdji F.X., 2005, Perjanjian Kerja, Edisi Revisi, PT. Sinar Grafika, Jakarta.
Muhamad, Ilyas. 2004. Desain dan Implementasi Sistem Informasi Absensi.Bandung.Tersedia: http://elib.unikom.ac.id/gdl.php ?mod=browse&op=read&id=jb ptunikompp-gdl-s1-2004muhamadily-540. Diakses 27 nopember 2012.
Hollenbeck, noe. 2008. Human Resource Management: Gaining A Competitve Advantage International
O’Brien, James A. 2001. Introduction to Information Systems : Essentials for The Internetworked E-business
7
Enterprise.10th Edition,IrwinMcGraw-Hill, New York. Prijodarminto, Soegeng. 1994. Disiplin Kiat Menuju Sukses. Jakarta : Pradnya Paramita. Saksono, Slamet. 1988. Administrasi Kepegawaian. Yogyakarta: Kanisius. Umar, Husain. 1998. Riset Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Yuswanto dan Subari. 2005. Mengolah Database dengan SQL Server 2000. Jakarta: Prestasi Pustaka.
8
