Felhasználói útmutató (Adott programverzióhoz érvényes)

CalcSystem Fuvarozói Számlarendszer

Felhasználói útmutató (Adott programverzióhoz érvényes)

M City Kft. Miskolc Tel/fax: 46/ 560-268 Mobil: 30/9458-718

Felhasználói útmutató Menürendszer A mellékelt főmenü szerkezete szemlélteti a rendszer által nyújtott szolgáltatásokat, valamint az elérési útvonal tükrözi a munkafolyamatok menetét: Főmenük: 1. Számlázás KIMENŐ 1.1. Rögzít 1.1.1. Belföldi számla 1.1.2. Számla sztornó/jóváíró 1.1.3. Belföldi számla másolat nyomtatása 1.1.4. Számla archívum 1.2. Listák 1.2.1. Belföldi számlák cikkenként 1.2.2. Belföldi számlák partnerenként 2. Szállítólevelek KIMENŐ 2.1. Rögzít 2.1.1. Szállítólevél (belföldi/export) 2.1.2. Szállítólevél sztornó 2.1.3. Szállítólevél másolat nyomtatása 2.1.4. Szállítólevél számlázása 2.1.5. Szállítólevél archívum 2.2. Listák. 2.2.1. Belföldi szállítólevél cikkenként 2.2.2. Belföldi szállítólevél partnerenként 3. Törzskarbantartás 3.1. Rögzít (adatok) 3.1.1. Partnerek 3.1.2. Áru/szolgáltatás 3.1.3. Technikai beállítások 3.2. Rögzít (segéd törzs) 3.2.1. Fizetési határidők 3.2.2. Fizetési módok 3.2.3. ÁFA kulcsok 3.2.4. Devizanemek 3.2.5. Szállítólevél típusok 3.3. Rögzít (saját cég adatok) 3.3.1. Cégadatok 3.3.2. Saját bankszámlák 3.3.3. Aláírók 3.4. Listák (törzsadatok) 3.4.1. Áru/szolgáltatás 3.4.2. Partnerek, belföldi 3.4.3. Belföldi kiszállítás összesítő 3.4.4.Belföldi értékesítés összesítő

2. oldal, összesen: 39 oldal

1. Számlázás KIMENŐ 1.1. Rögzít 1.1.1. Belföldi számla -

-

Partner kiválasztása a lenyíló menüből. Fizetés módja kiválasztás Teljesítés kiválasztás a lenyíló naptárból Számla kelte automatikusan kiíródik Fizetési nap feljön, amit a partnernél rögzítettünk, módosítható A fizetési határidőt a gép számolja Megrendelés száma Saját bankszámla számunk megadása Kísérő szállítólevél kockába teszünk egy pipát, akkor a számla nyomtatása után kinyomtatja a szállítólevelet annyi példányba amennyibe kérjük. Megjegyzés

A számla tételeinek feltöltése: F3 billentyűvel, vagy a Tétel felvitelegomb megnyomásával. Az alábbiak szerint: - Cikkszám kiválasztása menüből - ÁFA kulcs kiválasztás menüből - Mennyiség megadása - Egységár beírás - Poz.szám beírása - Fuvarlevélszám - Rendszám - Pótkocsi rendszám beírása - Tétel megjegyzés rákerül a számlára - F2 ment - F3 új tétel rögzítése

Kísérő szállítólevél pipa Kinyílik a szállítólevélre vonatkozó adatok: Abban az esetben, ha az árucím megegyezik a partner adataival, akkor a Partner adatok másolása ikonra kattintva kitöltődnek az adatok. A szállítólevélen cikkenként kerülnek kirészletezésre az adatok.


Számla tétel törlése: - kiválasztjuk azt a cikket amit kiszeretnénk törölni, kijelöljük az egérrel, sötétkék sáv és rákattintunk a Kijelölt tétel törlése gombra, vagy az F9 billentyűvel. Nyomtatási kép: Egy oldalra 6 tételt lehet rögzíteni.

1.1.3. Számla sztornó/jóváíró - A lenyíló menüből beállítjuk, hogy stornó, vagy jóváírás történik. - A számla jellegének kiválasztása. - Beírjuk a stornózni/jóváírni kívánt számla sorszámát. - Mutat gomb megnyomásával megjelennek a számla adatai. - F2 vagy a nyomtatás gombbal elvégeztetjük a stornózást/jóváírást.

1.1.4. Belföldi számla másolat nyomtatása

-

Beírjuk a számlaszámát A mutat gomb megnyomásával megjelennek a számla adatai F2, vagy a nyomtatás gombbal elvégeztetjük a számla másolat nyomtatását.


1.1.5. Számla archívum Az archívumba kerülnek a lementett, elkészített számlák, és a proforma számlák. A számlaszámot kiválasztva megjelennek a számla adatai: partner, számla kelte, teljesítés dátuma, és a számla végösszege. F2 billentyűvel, vagy a kiválasztott számla behívása gombbal új ablakba megjelenik a számla, ez alapja lehet a következő kiállítandó számlánknak.

A vevő neve módosítható.

Számla kelte automatiku-san az aktuális napra változik. A tételek megegyeznek az archívumban lévő számla tételeivel, módosíthatóak, bővíthetőek. F2, mentés után kinyomtatja az új számlát, a soron következő sorszámmal.

1.2. Listák 1.2.1. Belföldi számlák cikkenként

A listát kérhetjük a cikkszám és megnevezés szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal.


1.2.2. Belföldi számlák partnerenként

A listát kérhetjük a partner kód és a partner név szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal. 2. Szállítólevelek KIMENŐ 2.1. Rögzít 2.1.1. Szállítólevél (belföldi/export)

A szállítólevél kitöltése megegyezik a számla feltöltésével. Külön sorszám alatt menthető el.

2.1.2. Szállítólevél sztornó

Csak olyan szállítólevelet rudunk megsztornózni, ami F2-vel mentve lett és ki lett nyomtatva. Beírjuk a szállítólevél számát, megmutatja a szállítólevél adatait ás F2-vel vagy a gomb segítségével stornózunk és nyomtatunk is egyben.


2.1.3. Szállítólevél másolat nyomtatása

A szállítólevél újranyomtatása is teljesen hasonló módon készül mint a számla újranyomtatása. F2-vel ment és nyomtatja a szállítólevelet.

2.1.4. Szállítólevél számlázása

Kiválasztjuk a lenyíló listából a partnert. Kipipáljuk azt a szállítólevelet, amit ki szeretnént számlázni. F2-vel egy új ablakban megjelenik a számla.

A fizetési mód, fizetési határidő és a bankszámlaszámunk beállítása után F2vel vagy a Nyomtatás gombbal mentjük és nyomtatjuk a számlát.


2.1.5. Szállítólevél archívum A szállítólevél archívumban raktározódnak külön a nyitott és a lezárt szállítólevelek. Ha kiválasztunk egy szállítólevelet, és F2-t vagy a kiválasztó gombot megnyomjuk, akkor feljön egy új ablakba a szállítólevél, mely alapja lehet a következő szállítólevelünk készítésének.

Minden tételét módosíthatjuk, bővíthetjük.

2.2. Listák. 2.2.1. Belföldi szállítólevél cikkenként

A listát kérhetjük a cikkszám és megnevezés szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal.

2.2.2. Belföldi szállítólevél partnerenként A listát kérhetjük a partner kód és a partner név szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Szűkíthetjük a listát, ha dátum intervallumot adunk neki. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal.


3. Törzskarbantartás 3.1. Rögzít (adatok) 3.1.1. Partnerek Kötelező: (A világossárga alapú mezők kitöltése kötelező) Partner kód megadása, amennyiben nem írunk számot, akkor a program automatikusan kitölti Típus megadása a lenyíló menüből Név Irányítószám Város Cím Ország

Nem kötelező megadni: Telefonszám Fax Kapcsolattartó Mobilszám E-mail Partner adószám Tax No. Ügyfél bankszámlaszáma

A partnerhez felvihetünk árucímeket, melyet az árucím gomb megnyomásával érünk el. Kötelező: Cégünk bankszámlaszáma ügyfélnél: lenyíló menüből Devizanem: lenyíló menüből Partner fizetési módja: lenyíló menüből Fizetési határidő magyarul: lenyíló menüből Fizetési határidő idegen nyelven: lenyíló menüből

Nem kötelező Paritás megadása: lenyíló menüből

Tétel rögzítés: F2, vagy a rögzít gomb megnyomásával. A rögzített tétel megjelenik a fenti partner listában. Új tétel megadása: F3, vagy a Új feliratú gomb megnyomása. Módosítás: A felső részen látható listán ráklikkelünk a módosítandó partnerre, az adatok megjelennek a feltöltő részben, átírjuk a módosítani kívánt adatokat és F8 billentyűvel, vagy a Módosít feliratú gombban módosítjuk és mentjük az adatokat. Törlés: ráállunk arra a tételre amit törölni szeretnénk és F5 billentyűvel, vagy a törlés gombban végezzük el a műveletet. A rögzítésből az ESC, vagy a kilépés gomb megnyomásával lehet. 3.1.2. Áru/szolgáltatás - cikkszám megadása, amennyiben nem írunk számot, akkor a program automatikusan kitölti - ÁFA kulcs kiválasztása a lenyíló menüből - Cikknév megadása - Idegen nyelv kiválasztása - Cikknév idegen nyelven - cikk jellege: kiválasztás a lenyíló menüből - SzJ/VTSZ szám - BTO - Mennyiségi egység megadása - Egység ár A világossárga alapú mezők kitöltése kötelező, a fehér alapú mezők kitöltése nem kötelező.


Tétel rögzítés: F2, vagy a rögzít gomb megnyomásával. A rögzített tétel megjelenik a fenti partner listában. Új tétel megadása: F3, vagy a Új feliratú gomb megnyomása. Módosítás: A felső részen látható listán ráklikkelünk a módosítandó partnerre, az adatok megjelennek a feltöltő részben, átírjuk a módosítani kívánt adatokat és F8 billentyűvel, vagy a Módosít feliratú gombban módosítjuk és mentjük az adatokat. Törlés: ráállunk arra a tételre amit törölni szeretnénk és F5 billentyűvel, vagy a törlés gombban végezzük el a műveletet. A rögzítésből az ESC, vagy a kilépés gomb megnyomásával lehet.

3.1.3. Technikai beállítások Csak az Adminisztrátor módosíthatja a menüpontban lévő adatokat. A számla, illetve szállítólevél nyomtatási példányaira vonatkozó utasítások. 3.2. Rögzít (segéd törzs) 3.2.1. Fizetési határidők - napok száma, számmal - napok száma szöveg - számla nyelve: kiválasztás a lenyíló menüből. Tétel rögzítés: F2, vagy a rögzít gomb megnyomásával. A rögzített tétel megjelenik a fenti partner listában. Új tétel megadása: F3, vagy a Új feliratú gomb megnyomása. Módosítás: A felső részen látható listán ráklikkelünk a módosítandó partnerre, az adatok megjelennek a feltöltő részben, átírjuk a módosítani kívánt adatokat és F8 billentyűvel, vagy a Módosít feliratú gombban módosítjuk és mentjük az adatokat. Törlés: ráállunk arra a tételre amit törölni szeretnénk és F5 billentyűvel, vagy a törlés gombban végezzük el a műveletet. A rögzítésből az ESC, vagy a kilépés gomb megnyomásával lehet. 3.2.2. Fizetési módok

-

fizetési mód megnevezése könyvelési jel megadása nem kötelező


3.2.3. ÁFA kulcsok

- ÁFA kulcs neve - ÁFA kulcs jele a számlán - ÁFA kulcs számértéke

3.2.4. Devizanemek

- Devizanem megadása

3.2.5. Szállítólevél típusok

-

Típus neve Típusa: lenyíló menüből kiválasztás - számlára kerül - számlára nem kerül


3.3. Rögzít (saját cég adatok) 3.3.1. Cégadatok A számlázó cégre vonatkozó adatokat tartalmazza, kitöltése, módosítása az Adminisztrátor (programot beállító) feladata. 3.3.2. Saját bankszámlák

-

Bank neve Belföldi bankszámlaszám Bankfiók címe Deviza bankszámlaszám IBAN szám S.W.I.F.T. megadása

-

név megadása számla nyelve: kiválasztás a lenyíló menüből

3.3.3. Aláírók

3.4. Listák (törzsadatok) 3.4.1. Áru/szolgáltatás Az Áru/szolgáltatás gomb megnyomásával egy új ablakba megjelenik a kívánt lista. A nyomtató ikonra kattintva ki tudjuk nyomtatni. Kilépés: a piros kockában lévő fehér x-re való kattintással, vagy a lista bezárása ikonnal.


3.4.2. Partnerek, belföldi A listát kérhetjük a partner kód és a partner név szerint növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Nyomtatása az ikonra való kattintással. Kilépés a lista jobb alsó sarkában lévő lista bezárás ikonnal.

3.4.3. Belföldi kiszállítás összesítő A lista rendezése a lenyíló menü alapján cikkszám és megnevezés alapján történik növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Megadhatjuk azt az időintervallumot, amelyikben szeretnénk a listát lekérni. A frissítés gomb megnyomásával aktualizálja a listát. Nyomtatás a nyomtató ikonnal. Lista bezárása a lista jobb alsó sarkában lévő ikonnal. 3.4.4. Belföldi értékesítés összesítő A lista rendezése a lenyíló menü alapján cikkszám és megnevezés alapján történik növekvő, vagy csökkenő sorrendbe. Megadhatjuk azt az időintervallumot, amelyikben szeretnénk a listát lekérni. A frissítés gomb megnyomásával aktualizálja a listát. Láthatjuk a listában lévő rekordok számát. Nyomtatás a nyomtató ikonnal. Lista bezárása a lista jobb alsó sarkában lévő ikonnal.


Pénzügyi modul


Az Ön által használt programban, a vásárláskor egyeztetett funkciók vannak aktiválva.



Felhasználói útmutató Menürendszer A mellékelt főmenü szerkezete szemlélteti a rendszer által nyújtott szolgáltatásokat, valamint az elérési útvonal tükrözi a munkafolyamatok menetét: Főmenük: 4. Pénzügyi modul 4.1. Bejövő számlák 4.1.1. Számla rögzítése 4.1.2. Számla tételes rögzítés 4.2. Kézi kiállítású számlák rögzítése 4.3. Kiegyenlítések 4.3.1. Bank/pénztár rögzítése 4.3.2. Bank/pénztár egyenleg 4.4. Pénztárbizonylatok újranyomtatása 4.5. Kinnlevők, tartozások 4.5.1. Kinnlevőségek 4.5.2. Tartozások (saját) 4.5.3. Egyenlegértesítő/ Fizetési felszólítás 4.6. Készlet 4.6.1. Nyitókészlet 4.6.2. Aktuális készlet


4. Pénzügyi modul 4.1. Bejövő számlák 4.1.1. Számla rögzítés Itt csak a bejövő számla számát, kiállítóját, dátumait és a számla nettó, ÁFA és bruttó összegét rögzítjük fel. A bejövő számla feltöltése megegyezik a kimenő számla készítésével, azzal a különbségekkel, hogy itt a szállítót kell kiválasztani, és a sorszámot be kell írnunk. Mentés után a számla megjelenik a képernyő bal oldalán található listában.

4.1.2. Számla tételes rögzítés Ebben a pontban a bejövő számla tételesen kerül felvitelre. Kitöltése megegyezik a számlázással.

4.2. Kézi kiállítású számlák rögzítése A megfelelő nyilvántartás érdekében felrögzíthetjük a programba a kézzel kiadott számlákat is. Itt természetesen meg kell adnunk a kiadott számla sorszámát. Ha feltöltöttük a számlát, ezt is menthetjük, de már nem nyomtatja ki a program, hanem elraktározza a képernyő bal oldalán lévő listába. Ha vissza szeretnénk hívni egy számlát, akkor csak rá kell kattintani a baloldalon lévő számla sorszámára és ekkor beíródik a számla a feltöltéshez.

Ekkor módosíthatjuk a berögzített számlát. A bevitt számlát törölhetjük is, rákattintunk az egérrel arra a számlaszámra, amit ki szeretnénk törölni és megnyomjuk a Kijelölt tétel törlése gombot a baloldalon. Kilépés a Kilép gombbal, vagy az ESC billentyűvel.

4.3. Kiegyenlítés 4.3.1. Bank/pénztár rögzítés Lépések: - beállítani, hogy banki, vagy pénztári kiegyenlítést akarunk rögzíteni - kiválasztani a számlaszámot a banki rögzítésnél - beírni a bizonylat számát


Tétel felvitele:

- Értéknap megadása - Tranzakció típusa: beérkező, illetve kimenő számla kiegyenlítés, egyéb terhelés, egyéb jóváírás - Partner kiválasztása - a kiválasztott partner számlájának kiválasztása

- Ha behívtuk a megfelelő számlaszámot, amit ki szeretnénk egyenlíteni, akkor megjelenik a számla összege, a tartozás és a fennmaradó összeg. - beírjuk a jóváírás összegét - ekkor módosul a tartozás és a fennmaradó összeg, mely attól függ, hogy a számla teljesen, vagy részben lett kiegyenlítve. - megjegyzést írhatunk a tételhez, melyet elment a program - rögzítjük a kiegyenlítést, - ha további kiegyenlítés szeretnénk beírni erre a bizonylatszámra akkor a Következő feliratú gombot megnyomva folytathatjuk a rögzítést. - ha befejeztük a rögzítést a kilép gombbal bezárjuk. - ekkor a képernyőn megjelennek azok a tételek, melyet berögzítettünk:


Ha már nem akarunk több tételt kiegyenlíteni, akkor a jóváírás összesen, terhelés összesen helyeit ki kell tölteni, ha a Még: után 0, nulla szerepel, akkor menthetjük a kiegyenlítést. Ha mínusz, vagy plusz szám szerepel a Még: után, akkor nem írtunk be jó összeget, vagy még nem írtunk oda számot. A kiegyenlítés rögzítése a Rögzít gombbal történik, ekkor a bizonylat szám alatt beíródik a kiegyenlítés a képernyő baloldalán lévő listába.

Ha rákattintunk a bizonylatszámra, akkor a kiegyenlítés beíródik a feltöltéshez. Ekkor törölhetünk tételt, vagy írhatunk hozzá kiegyenlítést. Ismételt rögzítéssel, az utolsó állapotot jegyzi meg a program.

4.3.2. Bank/pénztár egyenleg Beírjuk a lekérdezendő időszak kezdete és vége dátum határait Kiválasztjuk, hogy bank, vagy pénztár egyenleget nézünk és ha több bank fiók van, kiválasztjuk, hogy melyiket. A listát kérhetjük a képernyőre és nyomtatóra is.


4.4. Pénztárbizonylatok újranyomtatása

4.5. Kinnlevők, tartozások 4.5.1. Kinnlevőségek Viszonyítási dátum megadása után kérhetünk nyomtatási képet és nyomtatóra is kérhetjük a listát. Nyomtatási kép:

4.5.2. Tartozások (saját) A képernyő azonos az előző képernyővel, de itt a bejövő számlák kiegyenlítésére kapunk információt.


Ha nyomtatóra kérjük a listát, rákérdez a program, hogy melyik nyomtatót választjuk. Kiválasztás után nyomjunk egy Ok billentyűt.

4.5.3.

Egyenlegértesítő/ Fizetési felszólítás

A rádió gombbal kiválasztjuk, hogy egyenlegértesítőt, vagy fizetési felszólítást készítünk. A partner nevének kiválasztása a lenyíló listából Fizetési határidő megadása Telefonszám és Iktatószám megadása Az adatok feltöltése után kérhetjük a levél elkészítését képernyőre és nyomtatóra is.

4.6.

Készlet 4.6.1. Nyitókészlet A listában a Mennyiség alatt lévő oszlopba kattintva be tudjuk írni a nyitókészletet.


Egy tétel keresése és nyitókészletének megadása:

A szűkítés téglalapjába beírunk egy részletet a keresett tételből, Enter megnyomása után felkínálja a program azokat a tételeket, amikben megtalálta a beírt részletet. A mennyiség megadása után mentjük a változást. 4.6.2.

Aktuális készlet

Dátum megadása után kipipáljuk, hogy Nulla mennyiségű tételek és a nyitó készlet rajta legyen-e a listán amit készíteni szeretnénk. Ezután a listát kérhetjük képernyőre és nyomtatóra is.


Export modul


Az Ön által használt programban, a vásárláskor egyeztetett funkciók vannak aktiválva.



Főmenük: Számlázás Export számla (deviza) - Partner megadása - Dátumok beállítása - Devizanem kiválasztása Belföldi deviza számla: - kocka kipipálása - árfolyam megadása Számla aláíró kiválasztása - Bankszámla megadása - Számlanyelv - kiválasztás - Megrendelés - dátumának beírása

Számla tételeinek feltöltése:

-

cikk kiválasztása ÁFA kulcs beállítás Poz.szám megadása Fuvarlevélszám Gépkocsi vezető kiválasztás Egyéb adatok beírása Gépkocsi rendszám kiválasztás - Megjegyzés - Mennyiség - Nettó egységár megadása Tétel összesen nettó, bruttó értéket a program mutatja Mentés: gomb megnyomása, vagy F2billentyű Új tétel kezdés: Új tétel gomb megnyomásával kinullázódik a tétel felvétel és be lehet vinni az új adatokat. Kilépés: ha több tételt nem akarunk felrögzíteni, megnyomjuk a kilépés gombot. Bezáródik a Tétel felvitele ablak. 24. oldal, összesen: 39 oldal

Tétel törlése: -

ráállunk a kitörlendő tétel sorára és megnyomjuk a Kijelölt tétel törlése gombot. - Rákérdezés után megtörténik a törlés Nyomtatási kép készítése Proforma számla mentése meghatározott néven Számla mentése-nyomtatása: F2 billentyű, vagy a megfelelő gomb megnyomásával - a számla nyomtatása a nyomtató kiválasztása után történik Export számla nyomtatási képe: A számlán megtalálható a kiválasztott devizanemben és a Ft-ban a számlaösszegek.

Listák Export számlák, cikkenként A listák kérhetők képernyőre és nyomtatóra. Dátumhatárok beállítása után frissítés gomb megnyomása szükséges.


Export számlák, partnerenként A lista lekérése azonos módon történik, mint az export számlák, cikkenkénti lekérése.


Fuvarlevél kezelése: Gépkocsivezetők felvitele

A 0 azonosítóval az Alvállalkozókat jelöli a program. Új felvétele a gomb megnyomásával, vagy az F3 billentyűvel történik.

A sárga mező kitöltése kötelező, a többi nem. Ment F2, vagy a ment gombbal történik. Az utoljára vezetett gépkocsi rendszámát a fuvarlevél rögzítésből a program teszi át.


Módosítás: Kiválasztjuk azt a sort melynek az adatát szeretnénk módosítani, megnyomjuk a Módosítás gombot, vagy az F8 billentyűt, és akkor lehetőségünk van a módosításra. Mentés a Ment gombbal, vagy F2-vel történik. Gépkocsik rögzítése A gépkocsi törzs feltöltése teljesen hasonló a járművezető tábla feltöltésével. Itt is csak a sárga mezővel megjelölt adatok kitöltése kötelező. Az adatok módosítása és törlése is megegyezik a fent látottakkal.


Menetlevelek listája (gépkocsi/vezető)

A listák képernyőre és nyomtatóra is kérhetjük.


Menetlevél modul Felhasználói útmutató (Adott programverzióhoz érvényes)



Felhasználói útmutató Menürendszer A mellékelt főmenü szerkezete szemlélteti a rendszer által nyújtott szolgáltatásokat, valamint az elérési útvonal tükrözi a munkafolyamatok menetét: Főmenük: Menetlevél 1. Rögzítés 1.1. Rögzít 1.1.1. Fuvarlevelek rögzítése 1.1.2. Gépkocsivezetők 1.1.3. Gépkocsi 1.1.4. Viszonylat 1.1.5. Tarifa 1.2. Fuvarlevelek kiszámlázása 1.2.1. Számlázás


Menetlevél 1. Rögzítés 1.1. Rögzít 1.1.1. Fuvarlevelek rögzítése

Fuvarlevelek programrész sajátosságai: - A fuvarlevelek szám szerinti nyilvántartása - A fuvarlevelek rögzítése

- A fuvarlevelek szám szerinti nyilvántartása Belekattintva az egérrel a nyilvántartó részbe, ekkor a „Tehergépkocsi menetlevél/fuvarlevél” kitöltő részben megjelenik a bevitt fuvarlevél. - a Csuszkán tartva az egeret kereshetünk a fuvarlevelek között, vagy a előre, hátra nyilakkal (sárga kockában fekete nyilak) lapozhatunk a fuvarlevelekben.


Fuvarlevelet módosítani nem lehet, csak törölni tételeit, viszonylatait.

- Behívjuk azt a fuvarlevelet, amelynek egyik viszonylatát törölni szeretnénk. - Ráállunk arra a viszonylatra amit ki szeretnénk törölni. (lásd: baloldalon) - Megnyomjuk a Tétel törlése gombot. - Rákérdez, hogy „Biztos, hogy megteszi?” - Igent választva, törli azt a viszonylatot. - A törléssel egy időben menti is a változást. Egy egész fuvarlevél törlése Kiválasztjuk a törölni kívánt fuvarlevelet a fenti listából és ráállva egyik viszonylatára megnyomjuk a sötétzöld téglalapban lévő Törlés gombot, vagy a billentyűn az F5-ös billentyűt megnyomjuk. Rákérdez, hogy biztosak vagyunk-e benne, ha az igen gombot válaszuk, akkor törlődik a kiválasztott fuvarlevél.

Fuvarlevél kitöltése

- fuvarlevélszám begépelése - saját gépkocsival végzett fuvar esetén a Rendszám és a Járművezető nevének kikeresése a már előre elkészített táblákból. - Nyílra állva lenyílik a lista , rákattintva a kívánt név beíródik. A Menetlevél típusa: számlázandó. - Alvállalkozó fuvarlevél esetén a Menetlevél típusa: Alvállalkozó, ekkor a rendszám és a Járművezető mezőkben az alvállalkozóra beállított bejegyzés íródik be. - A fuvaroztatóra vonatkozó részt a név kiválasztásával beíródik.

A fuvarlevél fejlécének kitöltése után meg ki kell választani, hogy lerakós, vagy partnertörzsből vesszük majd az adatokat a számlához. 33. oldal, összesen: 39 oldal

A programban számlaforrás ként a partnertörzs van beállítva. Partnertörzsnél választási lehetőség: a számlaadatokban azt a partnert kell kiválasztani, akinek a részére fogjuk a számlát kiállítani. Itt két lehetőség közül választhatunk: 1. Egységár a km alapján: a kocka bepipálva marad. A tarifa táblázatban megadtunk km díj és palettadíj összegeket km-ekhez rendelve. Az egységárat a km díjból számolja. 2. Egyéb ár külön megállapodás alapján. Az egységárat nekünk kell begépelni.

Viszonylat felvitele (sötétzöld háttérben lévő adatok felvitele): - Indulás és Érkezés helyének kiválasztása az előre feltöltött Viszonylat táblából tudjuk a fuvarlevélbe a nyilak segítségével behívni. Az indulás és érkezés oda-vissza utat jelez, így a távolságot ez alapján írja be a program, amit előre fel kell tölteni. - A következő kockába beírhatjuk a tényleges km értékeket. Ez tájékoztatóadat, a későbbiekben hasznos az üzemanyag elszámoláshoz.

Számlaadatok felvitele A Lrk.sz. (Partner adatai) feletti + jellel lehet lenyitni az ablakot.


A megnyitást úgy látjuk, hogy a Lrk.sz. alatt lévő téglalap körvonalán belül szaggatott vonal jelentkezik. Ha ismerjük a Partner számát, akkor begépelhetjük és megjelenik a másik téglalapba a Partner neve. Ha nem ismerjük a számát, akkor a Lerakóba kattintva a nyilat megnyomjuk és legördül a lista. Megnyomjuk a billentyűzeten annak a partnernak az első betűjét, amit be kívánunk hozni, ekkor a lista odalapoz, ahol a legelső azzal a betűvel kezdődő név kezdődik. Megkeressük a kívánt nevet, rákattintunk és beíródik a név, az egységár és a 100% és a 100%-hoz tartozó nettó összeg. Cikk behívása: Ha tudjuk a cikkszámot, akkor begépeljük a Cikksz. Mezőbe utána Enter nyomva. Megjelenik az Áru/Szolgáltatás megnevezése és a hozzá tartozó ÁFA értéke. A Forduló elszámolás cikkszáma:2. Ha nem tudjuk a cikkszámot, akkor az Áru/Szolgáltatás alatt lévő téglalapba kattintunk és a nyíl lenyomásával választhatunk a felvitt szolgáltatás és áru között. Mennyiség megadása: Begépeljük a kívánt számot. A mennyiségi egységet nem kell beírni, a számlán automatikusan meg fog jelenni. Abban az esetbe, ha befejeztük a fuvarlevél feltöltését, akkor megnyomjuk a Ment gombot, vagy az F2billentyűt. Ha fel szeretnénk rögzíteni még egy tételt, akkor ismét megnyomjuk a + gombot, ami egy új üres sort ad, amit az előzőek alapján feltölthetünk. Akkor, ha ezt a viszonylatot feltöltöttük és van a fuvarlevélen másik viszonylat, akkor megnyomjuk az ÚJ viszonylat gombot, és egy üres viszonylatot látunk a képernyőn. Az előző, általunk már feltöltött viszonylat nem veszlik el. Ha több viszonylat is szerepel azon a fuvarlevélen, akkor felrögzítjük mindegyiket. Mentés a Ment gombbal történik. A visszakeressük a felrögzített fuvarlevelet, akkor látjuk, hogy az alsórészben kitöltődtek a Fuvardíj, Rakodási és az Össz díj értékek. A fuvarlevél lementése előtt minden esetben rákérdez, hogy a fuvarlevél rögzítésénél a dátumot beállítottuk-e, rendben van-e, ha igen, akkor ment, ha nem-et választunk akkor nem ment és engedi, hogy a dátumot beállítsuk. De a mentés gomb megnyomásával újra rákérdez, hogy a dátum rendben van-e. Igent választva menti a fuvarlevelet.

Viszonylat 35. oldal, összesen: 39 oldal

Érdemes a viszonylat feltöltésénél ezt a kiírást választani. A távolságnál az oda-vissza út km-ét kell beírni. Új tétel rögzítése, módosítás és a törlés megegyezik a fent leírtakkal. 1.1.5. Tarifa

Km táblázat alapján:

A zöld téglalapok között a km (B) van kijelölve.


A táblázatok módosítása: Ha kijelöltük azt a fuvardíj számítási módot, amit módosítani szeretnénk (A, B), akkor megnyomjuk a Módosít gombot, vagy az F8 billentyűt. Módosítjuk a táblát és utána megnyomjuk a mentés gombot (F2).

Számítást is végezhetünk a tarifatáblázatban, ha hírtelen szükség van egy fuvardíjra: - beírjuk a Távolság [km]: alatt lévő téglalapba a km számot és az a fenti adatok alapján kiszámítja a Nettó összeget. A fuvarlevél feltöltésnél - km-díjtáblázatból- számolja a nettó egységárat.


Fuvarlevelek kiszámlázása Számlázás

Az egyéb fuvarlevelek, melyek nem lerakó alapján készülnek ebben a pontban kerülnek kiszámlázásra. Kiválasztjuk az ügyfelet. Megjelennek a hozzá tartozó fuvarlevél számok. Ha a számok előtt levő kis kockába pipát teszünk, így jelöljük ki a fuvarlevelet, melyet ki szeretnénk számlázni. Megnyomjuk a Számlázás gombot, vagy az F2-billentyűt és betöltődik a számla formula.

Nyomtatás gombot választva, kiszámlázódik a számla. Kilép (ESC) gombbal kiléphetünk és választhatjuk, hogy nem számlázzuk ki a fuvarleveleket. Ily módon kiszámlázott fuvarlevelek listájában kiíródik a számlaszám, amelyik számlán kiszámláztuk. 38. oldal, összesen: 39 oldal

A számlák stornózásával a fuvarleveleknél visszaírásra került számlaszám kitörlődik. Újra ki lehet majd ezeket a fuvarleveleket számlázni.


Felhasználói útmutató (Adott programverzióhoz érvényes)

Recommend Documents