Felhasználói kézikönyv Probono közigazgatási szakvizsga felkészítő- és vizsgaszervezési rendszer funkcióinak alkalmazásához
2015. április
Tartalomjegyzék Előszó .......................................................................................................................................... 3 1. A RENDSZER HASZNÁLATÁHOZ SZÜKSÉGES TECHNIKAI FELTÉTELEK ........................................ 4 2. A KÖZIGAZAGATÁSI SZAKVIZSGASZERVEZŐ FELÜLET A KÉPZÉSI REFRENSEK SZEMSZÖGÉBŐL .. 4 2.1. A közigazgatási szakvizsga szervező felület igénybevételéhez szükséges feltételek ................... 5 2.1.1. Tisztviselő regisztrációja a Probono rendszerben.................................................................. 5 2.2. Közigazgatási szervezet regisztrálása/aktiválása ........................................................................ 13 2.3. Tisztviselői szerep jóváhagyása a Probono felületén ................................................................. 15 2.4. Tisztviselő kiléptetése a szervezettől ......................................................................................... 22 2.5. Képzési tervek összeállítása – a közigazgatási szakvizsga szerepeltetése az egyéni továbbképzési tervekben ......................................................................................................... 26 2.5.1. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk .................. 37 2.6. Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó szervezetek szakvizsga tervezési, valamint vizsgajelentkezési folyamatának bemutatása .......................................................................... 38 2.6.1. Szakvizsga tervezés és jelentkeztetés a Probono a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében ......................................................................... 42 2.6.2. Munkáltató váltás folyamata .............................................................................................. 50 2.6.3. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk .................. 50 2.7. Eredmények és jelentkezések áttekintése ................................................................................. 51 2.7.1. A Probono rendszer által küldött e-mailek és értesítők....................................................... 56 3. A KÉPZÉSSZERVEZŐ/VIZSGASZERVEZŐ FELADATAI ................................................................... 57 3.1. A szakvizsgaidőszak meghirdetése ............................................................................................. 57 3.2. Felkészítő tanfolyamok és vizsgák időpontjainak meghirdetése ............................................... 60 3.2.1.Kötelező tárgyi felkészítő és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata ........................... 61 3.2.1.1. Kötelező tárgyi felkészítő időpontok létrehozása ........................................................ 61 3.2.1.2. A kötelező tantárgy vizsgaeseményének létrehozása .................................................. 69 3.2.2. Választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata ...................... 74 3.2.2.1. Választható felkészítő tanfolyamok meghirdetése ...................................................... 74 3.2.2.2. Választható tárgyi vizsgaidőpont meghirdetése .......................................................... 79 3.2.3. Jelentkezők felkészítő konzultációkhoz és vizsgaidőpontokhoz rendelése .......................... 81 3.2.3.1 Konzultációhoz rendelés ............................................................................................... 81 3.2.3.2. Vizsgához rendelés ....................................................................................................... 85 3.2.4. Átirányítás ........................................................................................................................... 86 3.2.4.1. Átirányítás kezdeményezése ........................................................................................ 86 3.2.4.2. Átirányítás fogadása ..................................................................................................... 88 3.3. A felkészítő konzultációkat és vizsgaszervezést támogató sablonok letöltése .......................... 89 3.4. Eredmények rögzítése a Probono felületén ............................................................................... 91 3.4.1. A felkészítő konzultációk eredményének rögzítése ............................................................. 92 3.4.2. A vizsga eredmények rögzítése ........................................................................................... 92 3.4.3. Halasztó vizsgázók státuszának kezelése ............................................................................ 94 3.4.4. Ismétlő- és halasztott vizsgára kötelezettek kezelése, korábbi eredmények beszámítása . 95 3.4.5. A számlázás folyamata a Probono rendszerben (fejlesztés alatt) ....................................... 97 3.4.6. Megszűnt jogviszony kezelése ........................................................................................... 100 3.4.7. Folyamatban levő fejlesztések........................................................................................... 100 MELLÉKLETEK ............................................................................................................................102
2
Előszó A Nemzeti Közszolgálati Egyetem a közszolgálati továbbképzés működtetését biztosító Probono rendszert alkalmassá tette a közigazgatási szakvizsga felkészítő konzultációinak, vizsgaszervezési folyamatainak és nyilvántartási feladatainak támogatására. A közigazgatási vizsgarendszer szervezési folyamatainak elektronikus felületen történő összpontosítása 2011 szeptemberében a közigazgatási alapvizsga újbóli bevezetésével kezdődött, s az eltelt időszakban a felhasználók egyre szélesebb köre javasolta a támogatás közigazgatási szakvizsgára történő kiterjesztését, mellyel jelentős mértékben egyszerűsíthetők az adminisztratív feladatok, átláthatóvá válnak a szervezési folyamatok és naprakész adatszolgáltatás biztosítható. Felhasználói kézikönyv célja, hogy a közigazgatási szakvizsgarendszer működtetésében résztvevők (képzési referensek, vizsgaszervezők) számára feladataik logikus sorrendjében lépésről-lépésre bemutassa a felület funkcióit. A felület felépítése és a funkciók jó része ismert a továbbképzési rendszerből, ezért bízunk benne, hogy a betanulási folyamat nem állítja komoly kihívás elé a közigazgatási szakvizsgarendszer szereplőit. A felhasználói kézikönyv két nagyobb fejezetre oszlik: a 2. fejezet kifejezetten a képzési referensek, míg a 3. fejezet a képzés/vizsgaszervezők számára tartalmaz információkat. A könnyebb áttekinthetőség kedvéért a tartalomjegyzéket is figyelmükbe ajánljuk. Annak ellenére, hogy a fejlesztés során részben kitaposott ösvényt követhettünk, szívesen veszünk minden építő javaslatot a rendszer funkcióinak bővítésére, ésszerűsítésére. Kérjük, hogy ezeket a javaslatokat írásban a
[email protected] címre legyenek kedvesek megküldeni! Az egyes fejlesztési feladatok zárását követően a Felhasználói útmutatót frissíteni tervezzük, ennek tényéről tájékoztatást küldünk.
Budapest, 2015. április 30. Vezető- és Továbbképzési Intézet Nemzeti Közszolgálati Egyetem
3
1. A RENDSZER HASZNÁLATÁHOZ SZÜKSÉGES TECHNIKAI FELTÉTELEK A Probono rendszer használatához szükséges minimális technikai feltételek a következők: A rendszer használatához Mozilla Firefox vagy Google Chrome böngésző javasolt. Internet Explorer használata esetén legalább 10-es vagy 11-es verzió ajánlott. A rendszer Internet Explorer 8-as vagy ennél régebbi verzióval nem használható!
2. A KÖZIGAZAGATÁSI SZAKVIZSGASZERVEZŐ FELÜLET A KÉPZÉSI REFRENSEK SZEMSZÖGÉBŐL Az alábbiakban a „képzési referens” feladataira fókuszálva mutatjuk be a felület használatát. A képzési referensek – hasonlatosan a továbbképzési rendszerhez – a munkáltató képviseletében eljárva iskolázzák be a tisztviselőt a közigazgatási szakvizsgára felkészítő tanfolyamra és a vizsgára.
A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetéshez az alábbi feltételek együttes megléte szükséges: A. a közigazgatási szervezet rendelkezzen legalább egy regisztrált felhasználóval a Probono rendszerben; B. a közigazgatási szervezet rendelkezzen legalább egy képzési referensi jogosultsággal a Probono rendszerben; C. a képzési referens szervezete „aktiválva” legyen a Probono rendszerben; D. a tisztviselő regisztrálva legyen a Probono rendszerben; E. a közszolgálati tisztviselőkről szóló 273/2012. (IX.28.) Korm. rendelet (a továbbiakban: TKR.) hatálya alá tartozó közszolgálati jogviszonnyal rendelkező tisztviselő rendelkezzen egyéni továbbképzési tervvel, melyben a közigazgatási szakvizsga betervezésre került. F. a nem TKR. hatálya alá tartozó tisztviselők és egyéb jelentkezők esetében (jellemzően, pl.: NAV,stb.) is szükséges a Probono felületén történő tisztviselői regisztráció!
4
2.1 A közigazgatási szakvizsga szervező felület igénybevételéhez szükséges feltételek 2.1.1. Tisztviselő regisztrációja a Probono rendszerben A rendszer használatához minden felhasználónak regisztrációval kell rendelkeznie. Fontos! Abban az esetben, ha a felhasználó egyszer már regisztrált, akkor tilos újra regisztrálnia! Amennyiben a korábban már regisztrált tisztviselő időközben munkáltatót vált, akkor a változásokat a felületen kell átvezetni, a 2.4. alfejezetben ismertetett módon, tehát még ebben az esetben sem szabad újra beregisztrálni! Új felhasználó regisztrálása esetén a következő lépéseket kell megtenni. 1. Nyissa meg a https://probono.uni-nke.hu oldalt! Kattintson a „Regisztráció” feliratra!
2. Töltse ki értelemszerűen a rendszer által kért adatokat! Ne felejtse el lenyitni és kitölteni a „Regisztráció kérése egy adott szervezethez és/vagy adott szerepbe.” ,illetve a „Személyazonosító adatok megadása” részt!(az alábbi képen piros nyilakkal jelölve!) A személyazonosító adatok megadás rész tisztviselőként való regisztrációhoz vagy képzésre/vizsgára való jelentkezéshez szükséges.
5
3. Minden esetben ügyeljen arra, hogy e-mail címét pontosan adja meg, mert ellenkező esetben nem tudja aktiválni a regisztrációját. Abban az esetben, ha hibásan gépelte be e-mail címét, és a regisztráció már megtörtént, akkor várja meg a regisztráció automatikus törlését (ez 168 óra elteltével történik meg, addig új regisztrációt nem áll módjában kezdeményezni. A rendszer lehetőséget biztosít arra is, hogy a képzési referens a felület segítségével regisztrálja be a tisztviselőt. Erre az „Adminisztráció” menüpont „Új felhasználó regisztrálása” nyújt lehetőséget. A funkcióról bővebben itt olvashat.
Figyelem! Fontos, hogy adatait pontosan, a személyazonosításra alkalmas iratokban szereplő adatoknak megfelelően adja meg, ugyanis a közszolgálati továbbképzési programok, így a közigazgatási szakvizsga esetén kiállítandó tanúsítványok, bizonyítványok az itt rögzített adatok alapján kerülnek kiállításra. Amennyiben az adatok helytelenül (pl. elgépelve) adta meg, azok a kiállított okmányokon is helytelenül szerepelnek majd. Az előnév rész esetében csak titulust(dr.,phd.) szabad beírni, illetve az utónév esetében szintén csak titulus szerepelhet (maximum 3 karakter).
Amennyiben két keresztnévvel rendelkezik a felhasználó, akkor mindkettőt a keresztnév mezőben kell feltüntetni.
Kerülni kell a beíráskor a CAPS LOCK (CSUPA NAGYBETŰ) használatát, valamint az indokolatlan szóközök alkalmazását. A titulust nem szabad a vezetéknév részben feltüntetni, erre szolgál az előnév mező! (Kivéve, ha a felhasználó a nevét a következőképpen használja: Kissné Dr. Tóth Katalin, ebben az esetben a vezetéknév részbe kell írni a Kissné Dr. Tóth név részt.
6
4. Regisztráció kérése egy adott szervezethez/vagy szerephez: A különböző felhasználói szerep felvétele elsődlegesen a regisztráció során történik meg. A tisztviselői szerep felvételéhez a személyes adatokat is meg kell adni! A szerep beállításához a regisztrációs lapon található alábbi szimbólumra kell kattintani a lenyitáshoz:
Miután lenyitásra került a „Regisztráció kérése egy adott szervezethez és/vagy szerepbe, akkor az alábbi felület látszódik:
7
A szerepek rész lenyitásakor kiválasztható az igényelt szerep.
Ezt követően a szervezet nevéhez beállítható a munkáltató neve. A találatok megjelenítéséhez ne használjon rövidítést, legalább 3 karaktert kell beírni, illetve adott esetben előfordulhat, hogy a teljes szervezet nevét be kell írni a pontos találathoz.
A szerep igénylésekor meg kell adni az alap adatokon túl a felhasználó személyes adatait is. A személyes adatokat a következő felületen (regisztrációs felület, Személyazonosító adatok megadása rész) kell értelemszerűen kitölteni.
Figyelem! Egy felhasználót csak egyszer lehet regisztrálni! A rendszerben egy e-mail cím csak egy felhasználóhoz köthető és egy felhasználót jelölhet! Elfelejtett jelszó esetén a bejelentkezési felületen kérhető jelszó emlékeztető (Bejelentkező ablak, bal alsó része). Munkáltatóváltás, vagy egyéb adatváltozás esetén nem szabad újra regisztrálni! Ilyen esetekben a korábban használt e-mail címmel be lehet jelentkezni a rendszerbe abban az esetben, ha a felhasználó ismeri a jelszavát. Belépés után az e-mail cím módosítható. Lehetőség van arra is, hogy
8
még kilépés előtt a képzési referens módosítsa a felhasználó e-mail címét egy olyan címre, amit a felhasználó a munkáltatótól történő távozás után is elér. Fontos megjegyezni, hogy a kiléptetést, azaz a tisztviselői jogviszony visszavonását a felületen minden esetben a korábbi munkáltató képzési referensének kell intéznie, úgy, hogy a tisztviselő adatlapján a „Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok” résznél a jogviszony időszaknál be kell állítani azt a záró dátumot, ameddig a kilépő tisztviselő a szervezetnél dolgozott. A jogviszony lezárását követően tud csak a tisztviselő a bejelentkezést követően a Személyes oldalam/adatlap/jogosultságok részen új tisztviselői szerepet igényelni. Abban az esetben, ha az e-mail cím már megszűnt, viszont a felhasználó nem emlékszik a jelszavára, akkor az ügyfélszolgálattól (
[email protected]; 06-1-432-9000/20373; 06-1432-9000/20358) lehet új jelszót igényelni a felhasználó azonosítását követően. A felhasználók azonosítása az ügyfélszolgálaton a személyes adatok megadásával történik. Csak abban az esetben lehetséges a jelszó módosítása, ha azt a felhasználói fiók tulajdonosa kéri!
A kérelmezett szerep(ek) a következő(k) lehet(nek):
Egyéni vizsgázó (szakvizsga szempontjából nem releváns) Képzési referens Képzésszervező Közszolgálati tisztviselő Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő 9
Oktató Programtulajdonos (szakvizsga szempontjából nem releváns) Vizsgabizottsági tag(itt a vizsgabizottság elnöke és tagjai értendők) Vizsgabiztos (csak közigazgatási alapvizsga esetében releváns, szakvizsga esetében ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni) Vizsgaszervező (csak közigazgatási alapvizsga esetében releváns, szakvizsga esetében ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni) Egyéni vizsgázó: Titkos ügykezelői képzés esetében használt szerep, olyan felhasználók esetében, akik nem közszolgálati tisztviselők, illetve munkáltatójuk nem található meg a regisztrált szervezetek listájában (titkos ügykezelői képzés esetében ilyen szervezetnek minősülnek a cégek és különböző vállalkozások) (szakvizsga szempontjából nem releváns) Képzési referens: A rendszerben jóváhagyja a felhasználók adott szervezetre vonatkozó tisztviselői szerepigényeit és jelentkezéseit, illetve adott esetben feljelentkezteti a tisztviselőket különböző képzésekre, és a továbbképzések esetében elkészíti a továbbképzési terveket. A jóváhagyást követően (első képzési referens esetében az NKE a jóváhagyó, második esetében a szervezetnél már ilyen jogosultsággal rendelkező személy) a referensi szereppel rendelkező felhasználó jogosultságot szerez a Probono felületen a tisztviselőkkel kapcsolatos adminisztratív feladatok teljes körű ellátására. Amennyiben egy szervezetnél a képzési referens személye változik, akkor célszerű még a korábbi referens szerepének törlése előtt jóváhagyni az új referenst. Ellenkező esetben nem lesz olyan személy a rendszerben adott szervezetnél, aki jogosult az új referensi jog jóváhagyására. Abban az esetben, ha nem történik meg az új referens jóváhagyása még azelőtt, hogy a régi referens visszavonná a szerepét, akkor az új referens jóváhagyását már csak az ügyfélszolgálat (
[email protected]; 06-1-432-9000/20373; 06-1-432-9000/20358) tudja megtenni. Képzésszervező: A közigazgatási szakvizsgák esetében a képzések és vizsgák meghirdetéséért és adminisztrációjáért felelős felhasználó. A képzésszervezői jogosultságot a felhasználók a belépést követően a személyes oldalam/adatlap jogosultságok részénél lehet igényelni. A jóváhagyást követően (első képzésszervező esetében az NKE a jóváhagyó, második esetében a szervezetnél már ilyen jogosultsággal rendelkező személy). ) a képzésszervezői szereppel rendelkező felhasználó jogosultságot szerez a Probono felületen a tisztviselőkkel és egyéb regisztrált felhasználókkal kapcsolatos képzés- és vizsgaszervezési feladatok teljes körű ellátására. A képzésszervezői látja el
a közigazgatási szakvizsga esetén a képzésekkel és vizsgákkal kapcsolatos feladatokat, valamint a vizsgabiztosi teendőket. A jogosultsággal rendelkező felhasználó az alábbi feladatokat láthatja el: Szakvizsgához és egyéb képzésekhez kapcsolódó vizsgák/képzések meghirdetése, Vizsgaidőszakok rögzítése, Jelentkezők adminisztrációja, Eredmények megtekintése, nyilvántartása, rögzítése Képzésszervezők közigazgatási szakvizsgákhoz rendelése. (Adott vizsgához rendelt képzésszervező) a teljes vizsga adminisztrációját ellátja. Ezen feladatkörében tehát a következő feladatokat végezheti el: 10
˗ ˗
Jelenlét és eredmény rögzítése, Közigazgatási szakvizsgákhoz kapcsolódó vizsgaszervezési dokumentumok előállítása (ajtólista, jelenléti ív, jegyzőkönyv, bizonyítvány nyomtatása). Az új képzésszervezői szerepigényt a már képzésszervezői jogosultsággal rendelkező személyek hagyhatják jóvá. A képzésszervező feladatai a vizsgaszervezés folyamatában: A vizsga megkezdése előtt a képzésszervező előkészíti a vizsgát. Ennek keretében a vizsgára kijelölt képzésszervező Probono felületéről letölti, majd kinyomtatja a dokumentumokat (Jelenléti ív, Ajtólista, értékelő lap) A képzésszervező ellenőrzi a vizsgán megjelent vizsgázók adatait a személyazonosító okmányok alapján. Ez a lépés a pontos és hiánytalanul kitöltött képzésszervezési dokumentumok előállításának érdekében kiemelten fontos feladat. Amennyiben a képzésszervező eltérést talál az adatokban, akkor ezt jelzi a vizsgázónak és megkéri az adatok javítására. A vizsgázó a saját felhasználói fiókjába történő belépést követően a „Személyes oldalam” „Adatlap” almenüpont „személyes adatok” résznél tudja javítani a hibásan kitöltött vagy hiányos adatokat. Az adatok módosítására a tisztviselő munkáltatójának képzési referense is jogosult. Az adatok helyszínen történő javításának biztosítása érdekében a vizsga helyszínén egy internetkapcsolattal rendelkező számítógép megléte szükséges. A vizsgán megjelent vizsgázók az adatellenőrzés befejezését követően aláírják a jelenléti ívet, ezzel igazolva, hogy a vizsgán megjelentek. Közszolgálati tisztviselő: A rendszer legnagyobb felhasználói csoportja. A tisztviselők egy adott szervezet munkavállalói. Minden közszolgálati tisztviselőnek rendelkeznie kell munkáltatóval, ellenkező esetben nem lehet a tisztviselőt képzésekre és vizsgákra jelentkeztetni, illetve maga a tisztviselő sem tud jelentkezni. Minden felhasználó csak egyszer lehet regisztrálva. Abban az esetben, ha a tisztviselő munkáltatót vált akkor az útmutató 2.4 fejezetében leírtak szerint kell eljárni. Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő: A nem közszolgálati tisztviselő a Közszolgálati tisztviselőhöz hasonló jogosítványokkal rendelkezik. Nem közszolgálati tisztviselők: polgármesterek, hatósági állatorvosok, hegybírók, képviselőtestület tagjai. Szakvizsga esetén közszolgálati tisztviselőnek minősülnek azon szervezethez tartozó személyek is, akik nem tartoznak a továbbképzési rendelet hatálya alá (pl.: Nemzeti Adó- és Vámhivatal) A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is a közszolgálati tisztviselői szerepet kell választani és ki kell tölteni a jóváhagyáskor a továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatokat. Értelemszerűen a továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje részt nem kell kitölteni. Az összes többi adatot viszont kötelező megadni.(lásd: 2.6 fejezet)
11
Oktató: A felhasználói szerep regisztrációhoz kötött, amely a regisztráció során, illetve a regisztrációt követően is felvehető. Az oktatói szereppel rendelkező személyek az adminisztrátori (Nemzeti Közszolgálati Egyetem munkatársa) jóváhagyást követően hozzárendelhetők a különböző képzésekhez és kurzusokhoz. A közigazgatási szakvizsgák esetében az oktatók, vizsgáztatók központilag integrálásra kerültek az OKV névjegyzékben szereplő adatoknak megfelelően. (Abban az esetben, ha a képzésszervezők egy olyan oktatót szeretnének felkérni, aki az OKV névjegyzék alapján felkérhető, de az oktató, vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a felületen, akkor az oktató, vizsgabizottsági tag még nem regisztrált. A Nemzeti Közszolgálati Egyetem az adatok betöltésekor minden oktatónak, vizsgabizottsági tagnak elektronikus levélben jelezte, hogy a közigazgatási szakvizsgák esetében a vizsgán történő közreműködés alapvető feltétele az, hogy az oktatónak, vizsgabizottsági tagnak a Probono felületén regisztrációval kell rendelkeznie. A Probono felületén a különböző képzés és vizsgatípusoknak megfelelően kerülnek kiosztásra szerepek az arra jogosult felhasználóknak. Ezek alapján a Probono rendszerben az oktatói szerepen belül a következő szerepeket különböztetjük meg: - Alapvizsga konzulens - Szakvizsga oktató - Továbbképzési oktató Természetesen, amennyiben egy oktató több szerepre is jogosult, akkor a rendszerben egyidejűleg több szereppel is rendelkezhet. Programtulajdonos: A programtulajdonosi szereppel rendelkező felhasználók továbbképzési programok benyújtására jogosultak. Abban az esetben, ha szervezet rendelkezik jogosultsággal minősített programok benyújtására, akkor a felület segítségével egyszerűen megigényelhető a szerep. A programtulajdonosi szerepet minden esetben az NKE adminisztrátora hagyja jóvá. (szakvizsga szempontjából nem releváns) Vizsgabizottsági tag: A vizsgabizottsági tag szereppel rendelkező felhasználók a jóváhagyást követően (a jóváhagyást a Nemzeti Közszolgálati egyetem adminisztrátorai végzik) az elektronikus felületen kiválaszthatók szakvizsga vizsgabizottsági tagnak. A közigazgatási szakvizsgák esetében az oktatók, vizsgabizottsági tagok központilag integrálásra kerültek az OKV névjegyzékben szereplő adatoknak megfelelően. (Abban az esetben, ha a képzésszervezők egy olyan oktatót szeretnének felkérni, aki az OKV névjegyzék alapján felkérhető, de az oktató, vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a felületen, akkor az oktató, vizsgabizottsági tag még nem regisztrált. A Nemzeti Közszolgálati Egyetem az adatok betöltésekor minden oktatónak, vizsgabizottsági tagnak elektronikus levélben jelezte, hogy a közigazgatási szakvizsgák esetében a vizsgán történő közreműködés alapvető feltétele az, hogy az oktatónak, vizsgabizottsági tagnak a Probono felületén regisztrációval kell rendelkeznie. Vizsgabiztos (alapvizsgák esetén releváns, szakvizsga esetén ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni): Adott vizsgához rendelt vizsgabiztos a teljes vizsga adminisztrációját ellátja (jegyzőkönyv, bizonyítvány nyomtatása, jelenlét rögzítése, vizsgaszervezési dokumentumok előállítása (ajtólista, jelenléti ív). A szerepigényt a már vizsgaszerzői jogosultsággal rendelkező személyek hagyhatják jóvá. Vizsgaszervező (alapvizsgák esetén releváns, szakvizsga esetén ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni): A vizsgaszervezői joggal rendelkező személyek a 12
vizsgák létrehozásáért és adminisztrációjáért felelősek. A jogosultsággal rendelkező felhasználó az alábbi feladatokat láthatja el: vizsgák meghirdetése, jelentkezők adminisztrációja, eredmények megtekintése, nyilvántartása, vizsgabiztosok vizsgákhoz rendelése. Adott vizsgához (alapvizsgák esetén) rendelt vizsgabiztos a teljes vizsga adminisztrációját ellátja (jegyzőkönyv, bizonyítvány nyomtatása, jelenlét rögzítése, vizsgaszervezési dokumentumok előállítása (ajtólista, jelenléti ív). A szerepigényt a már vizsgaszerzői jogosultsággal rendelkező személyek hagyhatják jóvá. (szakvizsga szempontjából nem releváns)
2.2. Közigazgatási szervezet regisztrálása/aktiválása 2014. április 7-től a rendszerben nincs lehetőség a közigazgatási szervezetek regisztrációjára. A szervezetek adatai a Magyar Államkincstár adatbázisából kerülnek átemelésre. Abban az esetben, ha egy szervezet frissen kerül be az Államkincstár adatbázisába, akkor szervezeti aktiválásra van szükség. A szervezet aktiválását a következő lépések segítségével lehet elvégezni: 1. Amennyiben már rendelkezik regisztrált felhasználóval, lépjen be a Probono felületére.
2. A jobb felső sarokban válassza ki a „Személyes oldalam” menüpontot, majd az almenüpontok közül válassza az „intézmény regisztrálása almenüpontot!
13
3. Válassza ki, hogy milyen intézményt kíván regisztrálni! (Közigazgatási szerv/Képző intézmény)
4. Amennyiben közigazgatási szervet kíván regisztrálni, az alábbi képet látja:
Írja be az aktiválni kívánt intézmény nevét! Majd kattintson a „Szűkítés” ikonra! Amennyiben a szervezet létezik, akkor az alábbiakhoz hasonló táblázat jelenik meg.
5. Jelölje ki az aktiválni kívánt szervezetet vagy telephelyet és kattintson az „aktivációs kérelem feladása” ikonra! 6. A szervezetet az NKE adminisztrátorai aktiválják. A szervezet aktiválás megkezdése előtt (miután a leendő képzési referens beregisztrálásra került) egy e-mailt kell küldeni az ügyfélszolgálat címére (
[email protected] ), amelyben az aktiválni kívánt szervezet vezetője jelzi, hogy mely munkatársának kívánnak képzési referensi (értelemszerűen azt a személyt kell megadni, akit már regisztrált az oldalon és a regisztrált képzési referens rendszerben regisztrált e-mail címét is meg 14
kell küldeni!) jogosultságot igényelni. A szervezet csak a jóváhagyást követően lesz kiválasztható a többi felhasználó számára.
2.3 Tisztviselői szerep jóváhagyása a Probono felületén Amennyiben a szervezetéhez tartozó új tisztviselő regisztrál a Probono felületén az alábbi lépéseket kell követnie. 1. Lépjen be a Probono felületére (https://probono.uni-nke.hu) referensi jogosultsággal. Belépés után nyomja meg a jobb felső sarokban az „adminisztráció” ikont.
2. Ezután a „Szerepek jóváhagyása” almenüpontnál (adminisztráció menüpont) ki kell keresni a jóváhagyásra váró tisztviselőt.
15
3. Ha ez megtörtént, akkor egy piros elutasítás ikon látszódik és (ez a tisztviselői szerep elutasítására szolgál) egy narancssárga, aminek segítségével szerkeszteni lehet a tisztviselő különböző adatait. A narancssárga („szerkesztés”) ikon akkor jelenik meg, amikor valamelyik adat még hiányzik, ezt a referensnek kell megadnia. A felület narancssárga „szerkesztés” ikon mellett röviden azt is jelzi, hogy mely adat hiányzik, illetve hibás.
Ilyen hiányzó adat lehet: jogviszony kezdete, alapvizsga, szakvizsga, felsőfokú végzettség megszerzésének időpontja. A „szerkesztés” ikon minden jóváhagyásra váró tisztviselőnél meg jelenik. Az ikonok kitöltöttségtől függően változnak, illetve jelennek meg. Amennyiben minden adat rendben van, akkor a mentést követően a tisztviselői szerep automatikusan jóváhagyásra kerül. Abban az esetben, ha a tisztviselő, vagy egyéb jogosultsággal (pl. képzési referens) rendelkező személy nem kerül azonnal jóváhagyásra, akkor a jóváhagyási felületen egy piros(elutasítás) és egy zöld(jóváhagyás) ikon jelenik meg a felhasználó nevénél. A jóváhagyáshoz elegendő megnyomni a zöld ikont. Elutasítás esetén a piros ikont kell megnyomni. Figyelem! Egyik művelet sem visszavonható.
4. Ha szerkeszteni kell a tisztviselői adatait a jóváhagyáshoz, akkor a („szerkeszt”) narancssárga ikon megnyomását követően a tisztviselő adatlapját látjuk. (A szerkesztés funkció részletesebb ismertetése a következő 5. és 6. pontokban olvasható) 5. Gördítse le az adatlapot és a „Továbbképzési kötelezettség meghatározásához /Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok” részt keresse meg az oldalon. Kattintson rá, majd a következő képet látja:
16
6. Töltse ki az adatlapot értelemszerűen! Közigazgatási alapvizsga, illetve Közigazgatási szakvizsga jelentkezés esetén az alábbi adatokat kötelező megadni: Ön ügykezelő? (Alapvizsga, szakvizsga jelentkezés esetén a „nem” opciót kell bejelölni.) Szeretne ügykezelői képzésen részt venni? (Alapvizsga és szakvizsga jelentkezés esetén a „nem” opciót kell bejelölni.) Alapvizsga: o Alapvizsga jelentkezés esetén a „nincs” opciót kell bejelölni.) o Szakvizsga jelentkezés esetén értelemszerűen be kell állítani, hogy a tisztviselőnek van alapvizsgája, és be kell írni az alapvizsga megszerzésének dátumát! Szakvizsga: o Szakvizsga jelentkezés esetén a „nincs” opciót kell bejelölni.
17
Szakvizsga esetén a fent említetteken kívül kötelező igazolni az alábbi, jogszabályokban rögzített feltételeket: Legalább 2 éves közigazgatási gyakorlat: o igen o nem o vezetői kinevezéssel/megbízással rendelkezik o nem, de a közigazgatási szakvizsgára bocsátást 2 éves közigazgatási gyakorlat hiányában a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium engedélyezte (ha gyakornok a besorolása a tisztviselőnek, és szakvizsgázni szeretne, akkor csak abban az esetben tud szakvizsgára jelentkezni, ha ezt az opciót jelöli be!) (lásd az alábbiakban a Jogviszony időszak beállítása résznél) Felsőfokú végzettség megszerzésének dátumára vonatkozó rész továbbá A továbbképzési kötelezettség keletkezésének idejére, valamint a szakvizsga megszerzésének dátumát. A pontszámításhoz, valamint a köztisztviselői szerep beállításához is be kell állítani a jogviszony időszakot is! Ezt az alábbi részen lehet megtenni:
A fehér keresztre történő kattintást követően lehetőség nyílik a közszolgálati jogviszony adatainak” kitöltésére. Fehér keresztre történő kattintást az alábbi kép látszódik:
18
A szervezet nevének megadását követően ki kell tölteni a belépés dátumát (ha a belépés dátuma korábbi, mint a szervezet alapításának dátuma, akkor célszerű azt a dátumot beállítani kezdő dátumnak, amikor a szervezet létrejött). Ha a rendszer nem engedi menteni a jogviszony kezdő dátumát, akkor kérjük, ellenőrizze le a Magyar Államkincstár adatbázisában a szervezet nyilvántartásba vételi dátumát az alábbi címen: http://www.allamkincstar.gov.hu/hu/ext/torzskonyv/2/ A szervezet beállítása részen, amennyiben aktiválásra kerültek a telephelyek, akkor lehetőség van a tisztviselők telephelyekhez történő hozzárendelésére. Ehhez egyszerűen a legördülő listából ki kell választani a megfelelő telephelyet. Abban az esetben, ha a tisztviselő határozatlan idejű jogviszonnyal rendelkezik, akkor a dátum –ig részét nem kell kitölteni. Kötelező megadni azt, hogy vezető státuszban van-e a tisztviselő, illetve a heti munkaóra mennyiségét is, valamint ki kell választani a legördülő menüből a beosztását (fogalmazó,tanácsos, stb.) (amennyiben ez nincs beállítva, nem történik meg a pontszámítás, valamint a tisztviselő nem tudi jelentkezni bizonyos képzésekre, pl.: közigazgatási szakvizsgára). A felület már lehetőséget biztosít a „vezető” beosztás kiválasztására is! Gyakornok beosztás kiválasztása esetén a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetés csak abban az esetben lehetséges, ha a Kttv. 118.§ (12) bekezdésében adott mentességek fennállnak. Figyelem! Célszerű a határozott idejű jogviszonnyal rendelkező tisztviselő esetében a jogviszony meghosszabbítását a lejárati dátum előtt megtenni, mivel ellenkező esetben a tisztviselő szerepe törlődik, és már nem lesz szűrhető a képzési referens számára. Ezt követően a tisztviselői szerep csak úgy állítható vissza, ha a tisztviselő ezt a saját felületén (személyes oldalam/adatlap/jogosultságok) újra kérelmezi. Ha a szükséges adatok beállítás megtörtént, akkor a „mentés” ikont kell megnyomni. Ha sikeres volt az adatok mentése, akkor a tisztviselő automatikusan jóváhagyása megtörténik, és ezt követően már kikereshetővé válik az „Adminisztráció” menüpont „Felhasználók” almenüpontjában.
19
A Felhasználók szűrésénél lehetőség van többféle szűrési feltétel beállítására. Lehetőség van: Név E-mail cím Születési dátum Születési hely Anyja neve Szerep alapján történő szűrésre. A szűréshez kattintson az alábbi képen látható „Keresési feltételek mutatása/elrejtése” részre!
20
Miután rákattintott a „Keresési feltételek mutatása/elrejtése” részre, láthatóvá vállnak a különböző szűrési feltételek. Írja be a keresett tisztviselő valamelyik adatát és keresse ki a szűrő segítségével!
Amenniyben a rendszerben létezik a megadott adatokkal rendelkező(adott szervezhetnél tisztviselői szereppel is rendlekező) tisztviselő, akkor az alábbi kép látszódik:
Amennyiben nem létezik a keresett felhasználó, vagy ugyan regisztrálva van, de adott szervezetnél nem rendelkezik jóváhagyott vagy megigényelt tisztviselői szereppel, akkor az alábbi kép látszódik:
21
2.4.
Tisztviselő kiléptetése a szervezettől
A Probono rendszer üzemeltetése során gyakran szembesülünk azzal a problémával, hogy a képzési referensek nem fordítanak kellő figyelmet arra, hogy a jogviszonyukat megszüntető tisztviselőket a Probono szervezeti nyilvántartásból is kiléptessék. Fontos, hogy az adatok minden esetben naprakészek legyenek, hiszen ennek hiányában a tisztviselők nem tudnak új munkáltatójuknál képzésekre jelentkezni, illetve a korábban kilépett tisztviselők a korábbi munkáltató adatbázisában is megjelennek és ezáltal nem valós adatokat jelenít meg a rendszer. Amennyiben képzési referensi szereppel rendelkezik, lépjen be a https://probono.uni-nke.hu oldalra, majd ezt követően válassza az „adminisztráció” ikont, illetve ezen belül a felhasználók almenüpontot. Keresse ki a tisztviselőt név, vagy e-mail alapján. Ezután már csak a kiválasztott tisztviselőt látja. Kattintson jobb szélen az adatlap szimbólumra (piros körrel jelölve)! Miután a tisztviselő adatlapját betölti a rendszer, lehetősége lesz, (amennyiben szükséges) a tisztviselő e-mail címének módosításra.
A tisztviselő szerepét az adatlap „Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok” résznél tudja törölni úgy, hogy megnyomja a jobb szélen lévő szerkesztés ikont (piros nyíl a következő 22
oldalon) és a betöltődő lapon a jogviszony dátum –ig részén beírja azt a dátumot, ameddig fennállt a tisztviselő jogviszonya a szervezetnél. Ennél a funkciónál lehetőség van telephely beállításra adott tisztviselőhöz, abban az esetben, ha korábban aktiválásra kerültek telephelyek. Telephely aktiválásra csak abban az esetben van lehetőség, ha a MÁK adatbázis is tartalmazza a telephelyet. Fontos! A korábbi időszakot nem szabad törölni! Minden egyes időszakot külön-külön kell felvenni abban az esetben, ha a tisztviselő munkáltatót vált. A jogviszony lezárásával, valamint a közszolgálati tisztviselői szerep törlésével nem törlődik a tisztviselő eredménye, mivel ezek az adatok személyhez kötöttek!
A mentést követően a tisztviselő a saját fiókjába történő belépést követően a „személyes oldalam” adatlap rész jogosultságok résznél meg tudja igényelni az új munkáltatónál a közszolgálati tisztviselői szerepet.
23
A szerep igénylésének megtörténtét követően az alábbi kép látszódik:
A szerep jóváhagyását követően jelenik meg a tisztviselő az új szervezetnél. A tisztviselők képzési terve, illetve eddig elvégzett képzései természetesen nem törlődnek, mivel ezek a felhasználóhoz kapcsolódnak és nem a szervezethez. A felhasználóknak lehetőségük van az e-mail cím cseréjére is, abban az esetben, ha a korábban megadott e-mail cím munkahelyi volt és időközben megszűnt. Ebben az esetben a felhasználónak be kell lépnie a saját felhasználói fiókjába a Probono-n és a „Személyes oldalam” „Adatlap” almenüpontjában a Belépési adatok résznél cserélnie kell a korábbi e-mail címét. 24
A tisztviselő e-mail címének módosítására a képzési referens is jogosult abban az esetben, ha tisztviselő a szervezetnél jóváhagyott közszolgálati tisztviselői szereppel rendelkezik. Amennyiben megtörténik az e-mail cím módosítása a képzési referens részéről, akkor erről a tisztviselő egy megerősítő e-mailt kap. Az e-mail megerősítését követően a rendszerbe már az új e-mail címmel lehet bejelentkezni.
25
2.5. Képzési tervek összeállítása – a közigazgatási szakvizsga szerepeltetése az egyéni továbbképzési tervekben 1. A képzési terv összeállításához a Probono felületén kattintson a „Képzéstervezés” menüpontra, majd válassza ki a „Képzéstervező/Programtervező almenüpontot!
2. Keresse ki azt a tisztviselőt, akinek szeretné elkészíteni a képzési tervét! A tisztviselő kereséséhez használja a kereső funkciót!
Az oldalon az alábbi funkciók érhetők el: Programterv éve opció (segítségével az aktuális év beállítható) XLS Export (A tisztviselők adatai Excel formátumban letölthetők. Az alábbi adatok érhetők el: Közszolgálati jogviszony, mentességek, programterv, tervkészítő szerv létszámadatai, továbbképzések, programterv-jelentés). Amennyiben telephelyek is aktiválásra kerültek, akkor lehetőség van telephelyenkénti XLS Exportra is. Intézményi képzési terv nyomtatás (A képzési terv kinyomtatása) Kereső mező (A kereső funkció segítségével konkrét tisztviselőket kereshet a felületen, illetve a szűrő mellett található lenyitható menü segítségével beállítható, hogy közszolgálati tisztviselők, vagy nem közszolgálati tisztviselők szerint történjen a szűrés).
26
3. Miután a tisztviselő kiválasztása megtörtént, az alábbi kép látszódik:
4. Amennyiben még nem kerültek az alap adatok rögzítésre, úgy első lépésként ezeket kell rögzíteni az „Adatrögzítés” ikon segítségével. Az „Adatrögzítés” ikon megnyomását követően a rendszer a tisztviselő adatlapját tölti be. Az adatokat értelemszerűen, teljes körűen és pontosan kell kitölteni! (Ameddig nem történik meg az adatok kitöltése (ez adott esetben tisztviselő személyes adataira is vonatkozhat!), addig a „Képzési terv” feliratú ikon inaktív marad!) FIGYELEM! A szakvizsga jelentkezéshez mindenképpen kötelező kitölteni az alábbi adatokat, ellenkező esetben nem lehet betervezni a közigazgatási szakvizsgát, illetve tervezés hiányában nem lehet a tisztviselőt a meghirdetett vizsgaidőszakra jelentkeztetni. Szakvizsgatervezés, illetve jelentkeztetés esetén a kötelezően kitöltendő, illetve beállítandó adatok köre a következő: Ön ügykezelő? (Szakvizsga jelentkezés esetén a „nem” opciót kell bejelölni.) Szeretne ügykezelői képzésen részt venni? (Szakvizsga jelentkezés esetén a „nem” opciót kell bejelölni.) Közigazgatási alapvizsgára vonatkozó adatok: Szakvizsga jelentkezés esetén értelemszerűen be kell állítani, hogy a tisztviselőnek van alapvizsgája /vagy mentesült a közigazgatási alapvizsga alól (hiszen a közigazgatási alapvizsga a jelentkezés egyik törvényi feltétele), és be kell írni az alapvizsga megszerzésének dátumát a „Továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje” részhez! Amennyiben a tisztviselő mentesül az alapvizsga alól, akkor a „mentesül alóla” opciót kell választani, majd a megjelenő beviteli mezőbe be kell írni a mentesülés okát röviden. Felsőfokú végzettség megszerzésének dátumára vonatkozó részt Szakvizsgára vonatkozó adatok: Szakvizsga jelentkezés esetén a „nincs” opciót kell bejelölni a szakvizsgánál, és értelemszerűen „A szakvizsga megszerzésének dátuma részt üresen kell hagyni.” Közigazgatási gyakorlatra vonatkozó rész: Legalább 2 éves közigazgatási gyakorlat: o igen o nem o vezetői kinevezéssel/megbízással rendelkezik o nem, de a közigazgatási szakvizsgára bocsátást 2 éves közigazgatási gyakorlat hiányában a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium engedélyezte (ha gyakornok a besorolása a tisztviselőnek, és szakvizsgázni szeretne, akkor csak abban az esetben tud szakvizsgára jelentkezni, ha ezt az opciót jelöli be!) (lásd 17. oldal Jogviszony időszak beállítása) A ”TOVÁBBKÉPZÉSI KÖTELEZETTSÉG MEGHATÁROZÁSÁHOZ SZÜKSÉGES ADATOK” résznél (Személyes oldalam/Adatlap almenüpont) a köztisztviselői szerep beállításához is be kell 27
állítani a jogviszony időszakot is! (A jogviszony időszakon belül ki kell tölteni az alábbi részeket is: Szervezet neve, Jogviszony időszak időtartama (-tól,-ig) Vezető? , Heti munkaóra, Besorolás
Tisztviselőnek jóváhagyott közszolgálati tisztviselői szereppel kell rendelkeznie a Probono felületén
Figyelem! A szakvizsgára (és bármely egyéb képzésre) történő jelentkezés esetén fontos, hogy a tisztviselők alapadatai pontosan és hiánytalanul legyenek kitöltve, valamint, rendelkezzen jóváhagyott tisztviselői szereppel, továbbá hiánytalanul legyenek kitöltve a továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok, illetve legyen beállítva a közszolgálati jogviszony időtartama. Amennyiben a feltételek hibásan vagy hiányosan kerülnek kitöltésre, akkor a rendszer nem engedélyezi a közigazgatási szakvizsga és egyéb képzés tervezését a Probono felületén. 5. A képzési terv elkészítéséhez a tisztviselő neve mellett található „Képzési terv” feliratra kell kattintani:
28
Ezt követően az alábbi képernyőkép jelenik meg:
A képzéstervező felülete két részre osztható. A felső részen található a már rögzített képzések listája (ezek azok a képzések, amelyek betervezésre kerültek, tehát ezekre tud jelentkezni a tisztviselő abban az esetben, ha meg van hirdetve időpont. Ha még egyetlen képzés sincs rögzítve a tisztviselő tervében, akkor a „A tisztviselőhöz nem tartozik beosztott program.” felirat látszódik a rögzített programok listája résznél. Amennyiben szükségessé válik, ugyanezen a részen lehet törölni a betervezett képzéseket a „Törlés” ikon megnyomásával. A törölni kívánt képzéseket a képzés neve előtt található jelölőnégyzet kipipálásával lehet kiválasztani. A képzési terv természetesen bármikor módosítható a képzési referens által.
A képzéstervező alsó részén található a képzéskereső. Ennek segítségével lehet adott képzésre/képzésekre szűrni. A tisztviselőnek felvenni kívánt képzéseket be kell pipálni (piros körrel jelölt rész), majd a véglegesítéshez a „Mentés” ikonra kell kattintani. 29
6. A közigazgatási szakvizsga tervezésének folyamata a közszolgálati továbbképzések tervezésével megegyezik a programkereső felületén a közigazgatási szakvizsga nevet kell begépelni, majd a „Szűkítés” ikonra kell kattintani.
A keresés eredménye a következőképpen jelenik meg (itt a kiválasztani kívánt tárgyat kell bepipálni a bal oldalon található négyzetben, majd a „Mentés” ikont kell megnyomni): Figyelem! Egy tisztviselő esetében egyféle program választható ki, mely egyszerre tartalmazza a kötelező és a választott tárgyi vizsgarészt!!!! Amennyiben nincsenek jól beállítva az adatok, akkor a rendszer nem engedni a tervezést. Ebben az esetben ellenőrizni kell a tisztviselő továbbképzésekre vonatkozó adatait.(ld.2.5. alfejezet 4. pontja)
30
Az alábbiakban a közigazgatási szakvizsga tervezés folyamata kerül bemutatásra lépésről-lépésre. A közigazgatási szakvizsga tervezése két lépésben történik: a közigazgatási szakvizsga egyéni éves továbbképzési tervbe történő felvétellel, valamint a vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakhoz történő hozzárendeléssel. Ezek elvégzéséhez az alábbi lépéseket kell követni: 1. A kiválasztott tisztviselőnek első lépésként be kell tervezni a közigazgatási szakvizsgát a „képzési terv” ikon segítségével. (Képzéstervezés menüpont Képzéstervező/Programtervező almenüpontjában található).
2. A kiválasztott tisztviselőnek a képzéstervező felület segítségével lehet felvenni a közigazgatási szakvizsga programját.
3. A kiválasztott szakvizsga tárgyat be kell pipálni, majd a képzési tervbe történő rögzítéshez meg kell nyomni a „Mentés” ikont. (Értelemszerűen egy tisztviselő esetében egyetlen program választható ki!)
31
Sikeres mentés esetén az alábbi képhez hasonlóan látszódik a felvett szakvizsga tárgy a tisztviselő egyéni éves továbbképzési tervében:
Figyelem! A szakvizsga terv csak addig törölhető, amíg nem történt jelentkeztetés egy vizsgaidőszakra, vagy nem került rögzítésre eredmény. Amint megtörtént a jelentkezés, akkor a szakvizsga a tervből már csak úgy törölhető, ha lejelentkeztetik a tisztviselőt a vizsgaidőszakról. Amennyiben egy tisztviselő részére megtörtént az eredményrögzítés, akkor már a terv, illetve a vizsgajelentkezés sem törölhető. Fontos! Abban az esetben, ha a tisztviselő sikertelen vizsgát tesz, akkor a képzési tervébe újra fel kell venni a közigazgatási szakvizsgát és újra jelentkeztetni kell a referens által vizsgaidőszakra.(Értelemszerűen normatíva csak egyszer kerül levonásra!) 4. A képzési terv rögzítését követően – amennyiben a vizsgaszervező meghirdette a közigazgatási szakvizsga vizsgaidőszakot - a tisztviselőt fel kell jelentkeztetni a vizsgaidőszakra. A képzések megvalósítása, képzésre jelentkeztetés almenüpont segítségével. Az almenük a képernyő felső részében jelennek meg:
32
5. A következő felület segítségével programonkénti, illetve tisztviselőnkénti szűrés segítségével (piros körrel jelölve a következő képen) ki kell választani azt a tisztviselőt, akinek a képzési tervébe rögzítésre került a közigazgatási szakvizsga.
Amennyiben a szűrés sikeres, akkor ez a felületen a következőképpen jelenik meg:
6. A jelentkeztetni kívánt tisztviselő esetében a jobb szélen található „Jelentkeztetés” ikont kell megnyomni! A „jelentkeztetés” ikon megnyomását követően az alábbi felület jelenik meg:
7. A jelentkeztetéshez először ki kell választani a vizsgaidőszakot, majd be kell jelölni azt, hogy a tisztviselő részt kíván-e venni a kötelező tárgyi, illetve a választható tárgyi felkészítő programon, valamint minden esetben kötelező igazolnia a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóság törvényi feltételeit. (E feltétel igazolása minden esetben kötelező, míg a kötelező, valamint a választott tárgyi felkészítők kiválasztása opcionális.) Figyelni kell arra, hogy a felkészítő igénylésére, (ha ez korábban a jelentkezéskor nem történt meg) csak addig van lehetőség, amíg a lejelentkezési 33
határidő le nem járt. Abban az esetben, ha a lejelentkezési határidő már lejárt, akkor már nem lehet módosítani a vizsgaidőszakra történő jelentkezést, azaz nincs lehetőség arra, hogy utólagosan felkészítőt kérjen a képzési referens a tisztviselő számára. Figyelem! A „A közigazgatási szakvizsgára való jelentkezés jogszabályi feltételeinek megfelel.” mező bepipálása egyben azt jelenti, hogy a tisztviselő rendelkezik mindazon feltétellel, amelyek a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóságot lehetővé teszik.
8. A „jelentkezés” ikon megnyomását követően az alábbi kép lesz látható:
A „Jelentkezési lap mentés” ikon megnyomásával a jelentkező jelentkezési lapja pdf. formátumban jelenik meg Figyelem! A lejelentkezési határidőig (ezt pirossal jelöli a rendszer) a jelentkezés törölhető a piros lomtár szimbólum segítségével. Sikeres törlés esetén újra megjelenik a legördülő menü, melynek segítségével új időszak választható. A törlést követően a rendszer egy e-mailes értesítést is küld a törlést végrehajtó képzési referens címére. Figyelem! A törlés az e-mail megérkezésétől függetlenül is sikeres és érvényes abban az esetben, ha a törlést követően új időszakot lehet beállítani a tisztviselőnek. Az e-mail csak tájékoztatási célokat szolgál!
34
Figyelem!!!!! A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés akkor tekinthető sikeresnek, ha a tisztviselő egyéni továbbképzési tervébe betervezésre és a vizsgaidőszakhoz hozzárendelésre került. E tényről a tisztviselő és a képzési referens e-mailben értesül (lásd 10. és 11. pont). 9. A jelentkezés folyamatát a „Jelentkezési lap” letölthetőségével is támogatja a rendszer. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezéshez a jogszabály megkívánja a jelentkezési lap vizsgaszervezőhöz történő eljuttattatását e jogszabályi feltétel teljesítését támogatja a „Jelentkezési lap” generálási funkció. A jelentkezési lap a közigazgatási szakvizsga egyéni tervbe történő felvétele és a vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakhoz történő jelentkezést követően – a jogszabályban megjelölt határidőig - a jelentkezési lap elkészíthető és kinyomtatható, aláírást követően pedig a vizsgaszervező részére megküldhető. A jelentkezési lap a 8. pontban ismertetett módon pdf formátumban letölthető, illetve kinyomtatható.
35
10.A jelentkeztetést végrehajtó képzési referens a jelentkeztetés megtörténtét követően a rendszertől visszaigazolást kap. A rendszer ebben az üzenetben a jelentkeztetést elvégző referenst tájékoztatja arról, hogy mely tisztviselőt, melyik időszakra jelentkeztette.(Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe.
36
11.A tisztviselő a rendszertől az alábbi üzenetet kapja a jelentkeztetés megtörténtét követően. A rendszer ebben az üzenetben tájékoztatja a tisztviselőt arról, hogy melyik időszakra jelentkeztette fel a képzési referense. Amint a vizsgaszervező a tisztviselőt konkrét vizsgaidőpontra jelentkezteti, akkor a rendszer a későbbiekben egy újabb üzenetet küld a tisztviselő számára. (Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe.
2.5.1. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés két lépésben történik: 1.) A kitöltött jelentkezés lap vizsgaszervező részére történő megküldésével és 2.) az elektronikus képzésszervezési felületen (Probono) történő jelentkezéssel valósul meg. A munkáltatóknak a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés során mindkét feltételnek eleget kell tenniük!!! A jelentkezési lap benyújtása a közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet előírásainak megfelelően történik. (A jelentkezési lap kitöltését és elkészítését a Probono felület támogatja ld. 2.5. alfejezet 9. pont.) Azokban az esetekben, amelyekben a munkáltató közigazgatási szerv tervkészítésre kötelezett, a tisztviselők egyéni továbbképzési tervében szükséges szerepeltetni a közigazgatási szakvizsga közszolgálati továbbképzési programot. Az egyéni továbbképzési tervbe történő felvétel mellett 37
szükséges az illetékes vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakra történő jelentkeztetés is. (A közigazgatási szakvizsgára történő elektronikus jelentkezési felület 2015. február 1-től elérhető.)
2.6.
Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó szervezetek szakvizsga tervezési, valamint vizsgajelentkezési folyamatának bemutatása
A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó szervezetek (pl.: NAV) esetében ugyanazon a felületen történik a tervezés, mint a továbbképzési rendelet hatálya alá tartozó tisztviselők esetében. A továbbképzési rendelet hatálya alá tartozó tisztviselőknek is közszolgálati tisztviselői szerepet kell igényelniük ahhoz, hogy a szakvizsga számukra betervezhető legyen. A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetén a regisztráció (lásd útmutató: 2.1.1 fejezete), illetve a jóváhagyás (lásd útmutató: 2.3 fejezete) ugyanazon metódus szerint történik, mint a közszolgálati tisztviselők esetében. Fontos! Abban az esetben, ha már történt korábban regisztráció, akkor tilos újra regisztrálni! Ki kell hangsúlyozni, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében csak a szakvizsga kerül betervezésre! A szakvizsga sikeres betervezéséhez elengedhetetlenül fontos a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok” fülön az adatok pontos és hiánytalan kitöltése. Ennek menetét az alábbiakban a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőkre vonatkozóan részletesen ismertetjük. A közigazgatási szakvizsgához szükséges tervezéshez, valamint a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetéshez a „Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok” című pontot kell lenyitni és kitölteni. Amennyiben nem pontos az adatok kitöltése, akkor sikertelen lesz a közigazgatási szakvizsga tervezése, valamint a referens nem tudja terv hiányában jelentkeztetni vizsgaidőszakra a tisztviselőt.
A Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez
szükséges adatok”menüfül lenyitását követően a képzési referens az alábbi képet látja:
38
A Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez
szükséges adatok”oldalon először állítsa be értelemszerűen az alábbi részt:
A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében a képzési referensnek a Továbbképzési kötelezettség keletkezésének idején kívül minden a közigazgatási szakvizsga jelentkezéshez szükséges kötelező adatot meg kell adni az alábbiak szerint: Ön ügykezelő? (Szakvizsga jelentkezés esetén a „nem” opciót kell bejelölni.) (kötelező kitölteni továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is!)
39
Szeretne ügykezelői képzésen részt venni? (Szakvizsga jelentkezés esetén a „nem” opciót kell bejelölni.) (kötelező kitölteni továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is!) Alapvizsgára vonatkozó adatok (kötelező kitölteni továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is!): Szakvizsga jelentkezés esetén értelemszerűen be kell állítani, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőnek van alapvizsgája /vagy mentesült a közigazgatási alapvizsga alól (hiszen a közigazgatási alapvizsga megléte a jelentkezés egyik törvényi feltétele), továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében az alapvizsga megszerzésének dátumát a „Továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje” részhez nem kell beírni! Amennyiben a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő mentesül az alapvizsga alól, akkor a „mentesül alóla” opciót kell választani, majd a megjelenő beviteli mezőbe be kell írni a mentesülés okát röviden. Felsőfokú végzettség megszerzésének dátumára vonatkozó mezőt (kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében is!) Szakvizsgára vonatkozó adatok: Szakvizsga jelentkezés esetén a „nincs” opciót kell bejelölni a szakvizsgánál, és értelemszerűen „A szakvizsga megszerzésének dátuma részt üresen kell hagyni.” (kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében is!) Közigazgatási gyakorlatra vonatkozó rész (kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében).:
(ebben a részben az alábbi lehetőségek közül lehet választani)
Legalább 2 éves közigazgatási gyakorlat: o igen o nem o vezetői kinevezéssel/megbízással rendelkezik) o nem, de a közigazgatási szakvizsgára bocsátást 2 éves közigazgatási gyakorlat hiányában a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium engedélyezte
Ha végzett az adtok kitöltésével, akkor kattintson a „mentés” ikonra!
40
Miután beállította a továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatokat, akkor ezt követően állítsa be a jogviszonyidőszakot: A jogviszony időszakot kötelező kitölteni „a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében is!” Fontos, hogy a besorolás is mindenképpen kitöltésre kerüljön!
Amennyiben szeretne új jogviszony időszakot felvenni, akkor a „fehér kereszt” kell kattintani a jobb felső sarokban! Az alábbi kép jelenik meg:
szimbólumra
41
Meg kell adni a szervezet nevét A jogviszony időszak kezdetét A jogviszony időszak végét (Amennyiben a tisztviselő határozatlan jogviszonnyal rendelkezik, akkor üresen lehet hagyni.) Vezető státuszra vonatkozó részt Heti munkaórák számát Besorolást (Ezt minden esetben kötelező kitölteni!) Amennyiben már létezik jogviszony időszak, akkor a már létező időszak szerkeszthető az alábbi képen jelölt „szerkesztés” ikon megnyomásával.
Figyelem! Munkáltató váltás esetén a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt ki kell léptetni. Ilyen esetben a kiléptetni kívánt felhasználóra rá kell szűrni (Adminisztráció menüpont/Felhasználók almenüpont), majd az „adatlap” rész „Továbbképzés meghatározásához szükséges adatok” fülön a jogviszony időszakot le kell zárni!
2.6.1. Szakvizsga tervezés és jelentkeztetés a Probono a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében A közigazgatási szakvizsga esetében a tervezés, valamint a vizsgaidőszakra történő jelentkeztetés a képzési referensek által történik. 1. A szakvizsga tervezéshez a „Képzéstervezés” menüpont Képzéstervező/Programtervező almenüpontra kell kattintani.
Ezt követően az alábbi oldal jelenik meg:
42
A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében a tisztviselők keresésére szolgáló részen be kell írni a keresett személy nevét, majd a szűréshez a „szűkítés” ikonra kell kattintani. A keresés befjezését követően az alábbi kép látszódik:
2. Első lépésként, ha szükséges, akkor az adatokat kell rögzíteni. A jobb szélen található „Adatrögzítés” ikon segítségével. (Erre főként akkor van szükség, ha inaktív a „képzési terv” ikon).
3.
Második lépésként a „képzési terv” ikon megnyomásával be kell tervezni a szakvizsgát.
4. A „képzési terv” ikon megnyomását követően az alábbi kép jelenik meg:
43
Amennyiben a felületen a képzési terv az alábbi formában jelenik meg (azaz a piros nyíllal jelölt részen, kék alapon fehér felkiáltó jel látszik), akkor be kell zárnia a tervező ablakot és vissza kell lépni a tisztviselő adatlapjához és ki kell tölteni vagy pontosítani kell a hiányzó adatokat.
5. Ha minden adat rendben van, akkor jelölje ki a programtervbe rögzíteni kívánt szakvizsga programot és a jelölőnégyzetet pipálja ki, majd kattintson a „mentés” ikonra!
44
6. Ha sikeres a mentés, akkor az alábbi kép látszódik:
Amennyiben törölni szeretné a betervezett szakvizsgát, akkor ki kell jelölni és a törlés ikont kell megnyomni!
A képzési tervből csak addig törölhető a szakvizsga, amíg nem történt meg a jelentkeztetés valamely vizsgaidőszakra, illetve amíg nem történt konkrét vizsgaidőpontra történő jelentkeztetés a szakvizsga szervező által, illetve ha még nem történt eredményrögzítés. 45
A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetés során a képzési referensnek az alábbiakban ismertetett lépések szerint kell eljárnia. 12.A közigazgatási szakvizsga képzési tervbe történő rögzítését követően – amennyiben a vizsgaszervező meghirdette a közigazgatási szakvizsga vizsgaidőszakot - a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt fel kell jelentkeztetni a vizsgaidőszakra a képzések megvalósítása, képzésre jelentkeztetés almenüpont segítségével. Az almenük a képernyő felső részében jelennek meg:
13.A következő felület segítségével programonkénti, illetve tisztviselőnkénti szűrés segítségével (piros körrel jelölve a következő képen) ki kell választani azt a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt, akinek a képzési tervébe rögzítésre került a közigazgatási szakvizsga.
Amennyiben a szűrés sikeres, akkor ez a felületen a következőképpen jelenik meg:
14.A jelentkeztetni kívánt továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében a jobb szélen található „Jelentkeztetés” ikont kell megnyomni! A „jelentkeztetés” ikon megnyomását követően az alábbi felület jelenik meg:
46
15.A jelentkeztetéshez először ki kell választani a vizsgaidőszakot, majd be kell jelölni azt, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő részt kíván-e venni a kötelező tárgyi, illetve a választható tárgyi felkészítő programon, valamint minden esetben kötelező igazolnia a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóság törvényi feltételeit. (E feltétel igazolása minden esetben kötelező, míg a felkészítő tárgyak kiválasztása opcionális.) Figyelem! A „A közigazgatási szakvizsgára való jelentkezés jogszabályi feltételeinek megfelel.” mező bepipálása egyben azt jelenti, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóság törvényi feltételeinek megfelel.
16.A „jelentkezés” ikon megnyomását követően az alábbi kép lesz látható:
A „Jelentkezési lap mentés” ikon megnyomásával lementheti a jelentkező jelentkezési lapját pdf. formátumban.
47
Figyelem! A lejelentkezési határidőig (ezt pirossal jelöli a rendszer) a jelentkezés törölhető a piros lomtár szimbólum segítségével. Sikeres törlés esetén újra megjelenik a legördülő menü, melynek segítségével új időszak választható. A törlést követően a rendszer egy e-mailes értesítést is küld a törlést végrehajtó képzési referens címére. Figyelem! A törlés az e-mail megérkezésétől függetlenül is sikeres és érvényes abban az esetben, ha a törlést követően új időszakot lehet beállítani a tisztviselőnek. Az e-mail csak tájékoztatási célokat szolgál!
Figyelem!!!!! A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés akkor tekinthető sikeresnek, ha a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő részére betervezésre került a közigazgatási szakvizsga és a vizsgaidőszakhoz hozzárendelésre került. E tényről a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő és a képzési referens emailben értesül (lásd 10. és 11. pont). 17.A jelentkezés folyamatát a „Jelentkezési lap” letöltésével is támogatja a rendszer. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezéshez a jogszabály megkívánja a jelentkezési lap vizsgaszervezőhöz történő eljuttattatását e jogszabályi feltétel teljesítését támogatja a „Jelentkezési lap” generálási funkció. A jelentkezési lap a közigazgatási szakvizsga éves egyéni tervbe történő felvétele és a vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakhoz történő jelentkezést követően – a jogszabályban megjelölt határidőig - a jelentkezési lap elkészíthető és kinyomtatható, aláírást követően pedig a vizsgaszervező részére megküldhető. A jelentkezési lap a 8. pontban ismertetett módon pdf formátumban letölthető, illetve kinyomtatható.
48
18.A jelentkeztetést végrehajtó képzési referens a jelentkeztetés megtörténtét követően a rendszertől visszaigazolást kap. A rendszer ebben az üzenetben a jelentkeztetést elvégző referenst tájékoztatja arról, hogy mely továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt, melyik időszakra jelentkeztette.(Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe.
19.A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő a rendszertől az alábbi üzenetet kapja a jelentkeztetés megtörténtét követően. A rendszer ebben az üzenetben 49
tájékoztatja a tisztviselőt arról, hogy melyik időszakra került feljelentkeztetésre a képzési referense által. Amint megtörténik a konkrét vizsgaidőpontra történő jelentkeztetése a vizsgaszervező által, akkor a rendszer a későbbiekben egy újabb üzenetet küld a tisztviselő számára. (Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe.
2.6.2. Munkáltató váltás folyamata Munkáltató váltás esetén a nem közszolgálati tisztviselői szerep egyszerűen törölhető a képzési referensek által az „Adminisztráció” menüpont, „Felhasználók” menüpontnál. Ebben az esetben a kiléptetni kívánt felhasználóra rá kell szűrni, majd az „adatlap” rész „Jogosultságok” fülön a jogosultság törölhető a piros lomtár szimbólum megnyomásával. Kiléptetéskor a jogviszony időszakot is ellenőrizni kell, ha szükséges, akkor le kell zárni! (lásd: útmutató: 2.4 fejezete)
2.6.3. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés két lépésben történik: 1.) A kitöltött jelentkezés lap vizsgaszervező részére történő megküldésével és 2.) az elektronikus képzésszervezési felületen (Probono) történő jelentkezéssel valósul meg. A munkáltatóknak a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés során mindkét feltételnek eleget kell tenniük!!!
50
A jelentkezési lap benyújtása a közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet előírásainak megfelelően történik. (A jelentkezési lap kitöltését és elkészítését a Probono felület támogatja ld. 2.5. alfejezet 9. pont) Azokban az esetekben, amelyekben a munkáltató közigazgatási szerv tervkészítésre nem kötelezett, a szakvizsgára történő jelentkezés az elektronikus felületen (Probono) a regisztrációt követően a jelentkezési adatok megadásával a vizsgahónap kiválasztásával véglegeződik. (A közigazgatási szakvizsgára történő elektronikus jelentkezési felület 2015. február 1-től elérhető.)
2.7.
Eredmények és jelentkezések áttekintése
A felület segítségével a képzési referenseknek lehetőségük van a tisztviselők közigazgatási szakvizsga jelentkezéseinek és eredményeinek áttekintésére. A referens minden regisztrált és közszolgálati tisztviselői szereppel rendelkező tisztviselőjére rá tud szűrni és a „képzések” menüpont segítségével egyenként át tudja tekinteni az egyes vizsgákhoz tartozó eredményeket és jelentkezéseket. A tisztviselők kereséséhez az „adminisztráció” menüpont „felhasználók” almenüpontra kell kattintani, majd a szűrő részen be kell írni a keresett tisztviselő nevét vagy e-mail címét. Figyelem egy adott szervezet képzési referense csak azon tisztviselők között tud keresni, akik a Probono felületére regisztráltak és a szervezetnél jóváhagyott tisztviselői szereppel rendelkeznek.
A képzések (szakvizsga jelentkezések és eredmények) megjelenítéséhez a „képzések” szimbólumra kell kattintani az oldal jobb szélén.
A „Képzések” szimbólumra történő kattintás után az alábbi felületen lehet áttekinteni a kiválasztott tisztviselő jelentkezéseit és eredményeit.
51
A felület az alábbi képzéshez kapcsolódó tevékenységekről nyújt információkat: Tananyag elérhetősége Elért eredmény sikeressége rész/teljes (Zöld pipával jelölve a teljesítés, piros X-el jelölve a sikertelenség, illetve ha a tisztviselő nem jelent meg a képzésen vagy vizsgán, vagy nem teljesítette a feltételeket) Tanúsítvány megszerzésének ténye (a megszerzett tanúsítvány a képzést követő napon legenerálható)
52
A „Tananyag” elnevezésű oszlop esetében, amennyiben a képzéshez e-learninges tananyag is tartozik, akkor egy hivatkozás jelenik meg az említett oszlopban „Tananyag” felirattal. (A közigazgatási szakvizsga esetében e-learning módszertanra alapozott tananyag nem áll rendelkezésre.) Az „Elért eredmény sikeressége rész/teljes oszlopban a teljesítést zöld pipával jelzi a rendszer. Amennyiben a kurzort (egérmutatót) a zöld pipára visszük, akkor a felületen megjelenik a közigazgatási szakvizsga eredménye.
Ha a képzést a tisztviselő sikeresen teljesítette az eredményjelző felület jobb szélén láthatóvá válik a „tanúsítvány letöltése” szimbólum.
A fent említett eredményjelző részt a tisztviselők is elérhetik a belépést követően a felhasználói fiók „személyes oldalam” „Képzéseim” almenüpontjában. Itt az eddig már elvégezett képzések adatain túl, a korábbi képzésjelentkezések és az aktuális képzések is áttekinthetők. Ez mind a szakvizsgára, mind pedig az egyéb képzésekre is vonatkozik. 53
Amennyiben a tisztviselő a képzésszervező által egy konkrét képzés és vizsgaidőpontra beosztásra került, akkor jelennek meg a szakvizsga jelentkezéssel kapcsolatos adatok (képzés, vizsga időpontja) a „Képzések” felületen. A „Képzések” felületen az összes eddigi képzés- és vizsgajelentkezés, valamint eredmény elérhető. Képzési referensek esetében a funkció az alábbiak szerint érhető el: A képzési referensek az „Adminisztráció” menüpont „Felhasználók almenüpontjában érhetik el a funkciót. A szűrés részen rá kell keresni a tisztviselőre, majd a kiválasztott tisztviselő adatai mellett a jobb szélen „a Képzések” ikonra kell kattintani.(Lásd jelen fejezet első oldala) A kiválasztott tisztviselő esetében a „Képzések” felületen annak függvényében változik az adatok mennyisége, hogy korábban hány képzésre jelentkezett a kiválasztott személy. A közigazgatási szakvizsga esetében a további információkat a „részletek” ikonra történő kattintással lehet elérni (következő képen piros körrel jelölve).
A „részletek” ikon megnyomását követően a felületen a kiválasztott képzés/vizsga összes adata áttekinthető (az alábbi képen látható módon).
54
Vizsga esetében a következő részletes adatlap jelenik meg.
Tisztviselők a funkciót az alábbiak szerint érhetik el: A Probono-ra történő bejelentkezést követően a tisztviselői joggal rendelkező felhasználók a „Személyes oldalam” „Képzéseim” almenüpontban érhetik el a képzés- és vizsgajelentkezéseket, valamint eredményeket.
55
2.7.1. A Probono rendszer által küldött e-mailek és értesítők A Probono rendszer a képzési referensek, valamint a tisztviselők részére értesítéseket küld az egyes „tranzakciókról”. Az alábbiakban összefoglaljuk, hogy milyen üzeneteket küld a rendszer különböző tranzakciók esetén: 1. sz. táblázat: A képzési referens és a vizsgázó számára küldendő értesítések Üzenetküldés tárgya
a szervezet által beiskolázott tisztviselők kötelező és választott tárgyi felkészítők időpontjáról
a szervezet által beiskolázott tisztviselők kötelező és választott tárgyi vizsga időpontjáról
kötelező és választott tárgyi felkészítők időpontjáról
kötelező és választott tárgyi vizsga időpontjáról
Tartalma
üzenetküldés időpontja
1-2.sz.melléklet
Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került a csoportba a tisztviselő.
3-4.sz.melléklet
Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került a vizsgacsoportba a tisztviselő.
5-6. sz. mellékletek
Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került a vizsgázó a felkészítőre.
7-8. sz. mellékletek
Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került vizsgázó a vizsgacsoportba.
üzenet címzettje
képzési referens
képzési referens
vizsgázó
vizsgázó
A táblázatban ismertetetteken felül –értelemszerűen- a jelentkezések törléséről mind a képzésszervező, mind a vizsgázó értesítést kap. Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló e-mail megérkezése. A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az e-mail üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó e-mail címe. o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül (levélszemét) a Probono rendszer központi e-mail címe.
56
3. A KÉPZÉSSZERVEZŐ/VIZSGASZERVEZŐ FELADATAI Az alábbiakban a „képzésszervező” feladataira fókuszálva mutatjuk be a felület használatát. A képzésszervezők jogosultak a közigazgatási szakvizsga esetén a vizsgaidőszakok, felkészítő- és vizsgaesemények létrehozására, tisztviselők, oktatók és vizsgáztatók oktatási eseményhez, és vizsgaeseményhez történő beosztására, valamint az eredmények rögzítésére. A közigazgatási szakvizsga szervezése képzésszervezői jogosultsággal lehetséges, tehát elengedhetetlen, hogy a vizsgaszervező kormányhivatal rendelkezzen legalább egy képzésszervezővel, aki regisztrált a Probono rendszerben és jóváhagyott szereppel (képzésszervező) rendelkezik. A fejezetben az alábbi szervezési folyamatokat mutatjuk be:
vizsgaidőszakok létrehozása; felkészítő és vizsga események létrehozása; oktatók, vizsgáztatók és tisztviselők eseményekhez rendelése; átirányítások kezelése; dokumentumok generálása; eredmények rögzítése (felkészítő tanfolyam, vizsga); összesítő eredmények generálása; halasztások, ismétlővizsgák kezelése; számlázáshoz szükséges adatok kinyerése.
3.1. A szakvizsgaidőszak meghirdetése A közigazgatási szakvizsga vizsgaidőszak létrehozására a vizsgaszervező intézménynél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személy jogosult. A rögzíteni kívánt időszaknak meg kell adni a nevét (pl. 2015. márciusi-áprilisi vizsgaidőszak), a kezdő és záró dátumát, valamint a jelentkezési és a lejelentkezési határidőt.
Figyelem!!!! A vizsgaidőszak kezdő és záró dátumának megadása kiemelten fontos, hiszen ezeken az időpontokon kívül (se korábbra, se későbbre) nem szervezhető közigazgatási szakvizsgára felkészítő tanfolyam és vizsga!!!!! Amennyiben az összes adat kitöltése megtörtént, a „mentés” ikonnal rögzítjük a vizsgaidőszakot. (lásd az alábbi képen).
57
A rögzítést követően a felvitt időszak megjelenik a listában, az alább látható módon:
Az első ikon a pirossal keretezett, újonnan felvitt időpont esetében a szerkesztés. Ha hibásan került rögzítésre bármelyik időpont (pl. elgépelés), akkor lehet javítani, módosítani, és a „Mentés” ikon megnyomásával a rendszer az új adatokat jeleníti meg. A második ikon
a törlés funkcióját látja el, erre kattintva a felvitt időszakot lehet törölni.
A menüpontra kattintással lehet az időszakot meghirdetni. Az elérhető vizsgaidőszakról tájékoztatást kap e-mailben mindenki, akinek a képzési tervében szerepel a szakvizsga, illetve e személyek munkáltatójához tartozó képzési referensek. A vizsgaidőszakot meg lehet hirdetni meghirdetetett vizsga- és felkészítő időpontok nélkül is, azonban javasoljuk, hogy 58
egyet-egyet mindegyikből hozzanak létre. További vizsga- és felkészítő időpontokat a meghirdetés után is lehetséges hozzáadni, amennyiben a jelentkezők száma miatt ez szükséges. Azok az időpontok, amelyeknél csak a „Nagyító” és a „Programok” menük jelennek meg, már meg vannak hirdetve. A „Programok” menüpontra kattintva egy új felület töltődik be (lent), melynek segítségével a felkészítő konzultációkra és vizsgákra történő beosztás megkezdődhet. (Egyúttal ez az a felület, mely áttekintést nyújt a jelentkezők számáról: bemutatva a „tervezett éves összes” létszámot, a „vizsgaidőszakra jelentkezők számát” és a vizsgaszervező által az adott vizsgaidőszakra beosztottak számát.)
A tisztviselők beosztásának előfeltétele a konzultációs és vizsgaidőpontok meghirdetése. Tárgy neve: Itt szerepel a szakvizsga kötelező és választható tárgyi része, melyekhez felkészítő és vizsgaidőpontokat lehet meghirdetni, az „Események” menüpontra kattintva. Tervezett éves összes: azoknak a felhasználóknak a száma, akiknek a képzési tervében szerepel a szakvizsga, az adott választható tárggyal. Programelem: az adott program részeit jeleníti meg (felkészítők, vizsgák, amiket meg kell/lehet majd hirdetni). Vizsgaidőszakra jelentkezettek száma: A felület itt jeleníti meg az összes, az adott vizsgaidőszakra jelentkeztetett vizsgázó számát. Vizsgaidőszakra beosztottak száma: Azon jelentkezők száma, akik már beosztásra kerültek. Lehetőség van excel tábla letöltésére is tárgyankénti bontásban. Ehhez a megfelelő ikonra kell kattintani (a „Tervezett éves összes” oszlopban található) Itt azoknak a jelentkezőknek az adatai jelennek meg egy excel táblában, akik számára a közigazgatási szakvizsga, bármilyen választható tárggyal betervezésre került. Az excel táblában a következő adatokat találjuk: Előnév: a jelentkező előneve (ha szerepel az adatlapján). Vezetéknév: a jelentkező vezetékneve. 59
Keresztnév: a jelentkező keresztneve(i). Utónév : a jelentkező utóneve (ha szerepel az adatlapján) Születési név: a jelentkező születési neve. Születési hely: a jelentkező születési helye. Születési idő: a jelentkező születési ideje. Anyja neve: a jelentkező édesanyjának születéskori családi és utóneve. Email cím: a jelentkező Probono rendszerben tárolt email címe. Intézmény neve: a jelentkező munkáltatójának neve. Település: a jelentkező munkáltatójára vonatkozó adat (illetékesség szempontjából fontos). Megye: a jelentkező munkáltatójára vonatkozó adat (illetékesség szempontjából fontos). Teljesítette (I/N): ez a cella alapértelmezetten üres, ami azt jelenti, hogy még semmilyen eredmény nem került berögzítésre. „I” érték szerepel, ha a vizsgázó teljesítette az összes vizsgát és bizonyítvány kapott. „N” érték szerepel, ha bármelyik vizsgáján elégtelen minősítést kapott. Van jelentkezése (I/N): van-e a vizsgázónak érvényes jelentkezése (bármelyik vizsgaidőszakra) Beosztás kötelező tárgyi vizsgára: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Beosztás választható tárgyi vizsgára: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Beosztás kötelező tárgyi felkészítőre: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Beosztás választható tárgyi felkészítőre: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel.
3.2
Felkészítő tanfolyamok és vizsgák időpontjainak meghirdetése
A közigazgatási szakvizsga kötelező és választható tárgyra oszlik. Az egyes események (felkészítő tanfolyamok, vizsgák) megszervezése külön-külön történik. Ezt az „Események” menüpontra kattintva lehet megtenni. Az alábbi táblázatban megjelenik, hogy összesen hány fő regisztrált felhasználónak lett a közigazgatási szakvizsga betervezve (tervezett éves összes oszlop), valamint az adott vizsgaidőszakra hány fő jelentkezett (vizsgaidőszakra jelentkezettek száma oszlop), és közülük hány fő lett az adott vizsgaidőszakra beosztva (vizsgaidőszakra beosztottak száma oszlop). 60
Az alábbiakban a kötelező tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozását mutatjuk be, majd ezt követően ismertetésre kerül a választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok kialakításának folyamata is.
3.2.1.Kötelező tárgyi felkészítő és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata
3.2.1.1. Kötelező tárgyi felkészítő időpontok létrehozása
Az alábbiakban a kötelező tárgyi felkészítő tanfolyamok megszervezésével kapcsolatos folyamatot ismertetjük. A kötelező tárgyi felkészítő időpontjának (és vizsgaidőpontjának) létrehozásához a felület jobb szélén található „Események” ikonra kell kattintani.
Ezt követően létre kell hozni a kötelező tárgyi felkészítő időpontokat a bal oldalon található „Új felkészítő esemény” ikonra történő kattintással. (Vizsgaidőpontokat az „Új vizsgaesemény” ikon megnyomásával lehet létrehozni. )
61
Az új felkészítő tanfolyam ikon jelenik meg:
megnyomását követően az alábbi ablak
Kötelezően kitöltendő adatok: Esemény neve: A felkészítő esemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű (pl. 1. csoport_Kötelező felkészítő tanfolyam (NAV_zárt csoport).
62
Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Az itt feltüntetett adatok megjelennek a jelentkezők oldalán, a Képzéseim menüpontban. Kezdő dátum, Záró dátum: A felkészítő tanfolyam kezdő és záró napja. Figyelemmel arra, hogy a kötelező tárgyi felkészítő tanfolyam 5 db, egyenként egynapos felkészítő tanfolyamból áll, a kezdő és záró dátum minimum öt munkanapos idő intervallumot ölel fel. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Min, Max létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. A maximális létszám beállítása során a rendszer figyeli az eseményhez rendelt terem kapacitását is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkezők, regisztrált személyek jelennek meg (név, e-mail cím, telefonszám). Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is megadhatja, ha módosítja az adatait (Személyes oldalam, azon belül Adatlap menüpont, ott pedig a Személyes adatokra kell kattintani, ezen a felületen lehet rögzíteni a telefonszámot). Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendeléskor. Tanterem: A képzés helyszíne (tantermet rögzíteni, illetve a meglévő termek mellé újakat felvenni, a meglévőket módosítani, szerkeszteni a „Képzések megvalósítása” menüben, a „Tantermek” menüpontra kattintva lehetséges).
63
Az új terem felvételének bemutatása
Az „Új tanterem felvétele” ikonra kattintva lehet új tantermet rögzíteni. A már létrehozottakat is lehet szerkeszteni, illetve törölni, a megfelelő ikonokra kattintva. Ha az adott tanteremben nem tartanak a későbbiekben felkészítőt vagy vizsgát, az aktív beállítást célszerű „nem” értékre módosítani, a felület így fel sem kínálja az adott tantermet az események szervezésekor.
Irányítószám, Település Címe: a tanteremnek otthont adó épület pontos elérhetőségei Terem neve: a tanterem többi teremtől történő megkülönböztetésére szolgál (pl. Magyary – terem, vagy 1. sz. tanterem stb). Max. létszám: a terem maximális befogadó-kapacitása Aktív?: ha igenre van állítva, akkor a felkészítő és vizsga eseményeknél megjelenik a legördülő menüben a tanterem kiválasztásakor, ellenkező esetben nem! Tanteremnél az összes adatot kötelező megadni! Az adatok kitöltését követően a „mentés” ikonra kattintva megtörténik a tanterem rögzítése. Amennyiben valamelyik adat hiányosan kerül kitöltésre, a rendszer piros hibaüzenettel jelzi a hiányosan kitöltött részeket! 64
Folytatva a felkészítő tanfolyam meghirdetését – mentjük az adatokat:
Ha valamennyi adatot kitöltöttük, a „Mentés” ikonra történő kattintást követően a felrögzített időpont megjelenik az időpontok listáján. Ezt követően a „Szerkeszt” ikonra kell kattintani, a most létrehozott eseménynél, és rögzíteni kell az oktatókat (modulonként), és az időintervallumot, amikor oktatnak, majd újfent a „Mentés” ikonra kell kattintani. Amíg nincs minden adat kitöltve, addig piros jelzéssel (az esemény nevénél egy piros csíkkal jelzi a rendszer, a hiányos adatokat). Amennyiben minden adat kitöltésre került, akkor az esemény neve előtti csík zöldre vált.
Ha az adatok kitöltése megtörtént, a kötelező tárgyi modulokhoz szükséges beállításokhoz az esemény nevénél található részt kell lenyitni, majd ezt követően az egyes modulokhoz rendelt adatmezőket tölthetjük ki!
65
Az egyes modulok adatainak szerkesztése a jobb oldali „szerkesztés” ikon megnyomásával lehetséges.
A „szerkesztés” ikon megnyomását követően az alábbi ablak jelenik meg:
66
Esemény neve: az esemény nevét a Probono automatikusan kitölti a kiválasztott modul alapján. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő és Záró Dátum: a felkészítő kezdő és záró napja. A Probono automatikusan kitölti a felkészítő eseménynél megadott dátumokkal, ezt módosítani kell, az adott modul képzési napjára, mert az alapértelmezett beállítás minden modulnál a teljes időintervallumot hivatkozza be, mintha minden modul 5 napos lenne! A kezdő és a záró dátumnak ugyanazt a naptári napot kell megjelölni, mivel egynapos képzésről van szó. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Kezdő és záró időpont: az adott modul oktatása hány órakor kezdődik, illetve ér véget (A felajánlott időpont módosítható a vizsgaszervező igényeinek megfelelően. pl.: ha az oktatás 8:00-kor kezdődik, az időpont átírható. Az időpontot „óra:perc” formátumban kell megadni.) Ha ezek az adatok kitöltésre kerültek, célszerű menteni, mert ha a mentést megelőzően adjuk hozzá az oktatókat, a korábban felvitt adatok törlődnek!
67
A következő lépésben az oktatót/oktatókat rendeljük a kötelező tárgyi modulhoz (minden mező kitöltése szükséges): A Probono nyomon követi, hogy egy oktatót ne lehessen ugyanabban az időpontban több felkészítő tanfolyamra beosztani. A vizsgálat az összes szervezőre kiterjed, országosan figyelve a beosztást. Amennyiben ütközést talál, hibaüzenetet jelez. Oktató: az oktatókat legördülő listából lehet kiválasztani. A legördülő listából a hatályos Országos Közigazgatási Vizsgabizottság tagjai közül lehet kiválasztani az oktatót. A Probono figyeli, hogy melyik oktatónak mely tantárgyhoz, mely régióban van oktatási jogosultsága, és ennek megfelelően csak az adott tantárgyhoz oktatási jogosultsággal rendelkezőket jeleníti meg. (Amennyiben a kiválasztani tervezett oktató nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga oktatói jogosultsággal rendelkezik, vélhetően – az NKE felhívására ellenére- nem regisztrált a Probono rendszerben.) Dátum: Az oktató, mely naptári napon oktat. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Időpont: Az oktató mely naptári napon, mettől (-tól), meddig (-ig) („óra:perc” bontásban) oktat.
Amennyiben az oktató felvételéhez szükséges összes mező kitöltésre került, a „Felvesz” menüpontra kattintva lehet őket hozzárendelni az adott eseményhez. 68
Egy eseményhez több oktatót is hozzá lehet rendelni (amennyiben szükséges, mert pl. megosztva oktatják az adott modult). Amire figyelni kell, hogy az oktatók időbeosztása ne ütközzön (pl. az első oktató 9:00-tól 12:00-ig van hozzárendelve az eseményhez, akkor a következő oktatót 12:00-tól vegyük fel)! Értelemszerűen az imént bemutatott kötelező felkészítő konzultáció I. moduljára vonatkozó adatok feltöltését a további négy modul esetében is (az első modulhoz hasonlóan) szükséges és lehetséges elvégezni. Automatikus tájékoztatás A Probono e-mailben azonnali értesítést küld az oktatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy oktatási eseményhez (a „Felvesz” ikon megnyomása után), vagy, ha az oktatói közreműködésre nem tartanak igényt (a „Törlés” funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél! 3.2.1.2. A kötelező tantárgy vizsgaeseményének létrehozása
A kötelező tárgyhoz tartozó vizsgaesemény létrehozásához a felületen az „új vizsgaesemény” létrehozása ikonra kell kattintani.
A kötelező tárgyhoz tartozó vizsgaesemény létrehozásához a felületen az „új vizsgaesemény” létrehozása ikonra kell kattintani.
69
A ikon megnyomását követően az alábbi ablakban kell megadni a vizsgaesemény adatait:
Kötelezően kitöltendő adatok: Esemény neve: A vizsgaesemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő-záró dátum: a vizsga kezdő és záró napja (a kötelező tárgyi vizsga esemény egy napos, így csak a vizsga napját szükséges beállítani). A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát.
70
Kezdő időpont: a vizsga kezdetének időpontja, „óra:perc” formátumban szükséges megadni Min, Max létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. (A vizsga maximális létszámát jogszabály 20 főben határozza meg.) A maximális létszám beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, e-mail cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendelésekkor.) Tanterem: a vizsga helyszíne. (legördülő menüből kiválasztható a felvett tanterem). Amennyiben új tantermek felvétele indokolt, vagy a már felvitt tantermek szerkesztése szükséges a 3.2.1.1. alfejezetben bemutatott „Új terem felvétele” részben ismertetett módon szükséges eljárni.) Amennyiben valamelyik adat hiányos, vagy nem megfelelő, a rendszer piros hibaüzenettel jelezi a hiba okát! A mentés ikonra történő kattintást követően a felrögzített időpont megjelenik az időpontok listáján amíg nincs minden adat kitöltve, addig piros jelzéssel (az esemény nevénél egy piros csíkkal jelzi a rendszer, a hiányos adatokat). Ebben az esetben a szerkesztés ikonra történő kattintással meg kell adni a vizsgabizottság tagjait. Amennyiben minden adat kitöltésre került, akkor az esemény neve előtti csík zöldre vált. Több csoport is létrehozható, igény szerint, ezek egymás alatt jelennek meg a felületen.
A „Szerkesztés” ikon megnyomását követően az alábbi ablak jelenik meg, melyen a vizsgaidőponthoz tartozó elemek megszerkeszthetők:
71
Kötelezően kitöltendő adatok: Esemény neve: A vizsgaesemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelművé teszi, hogy kik tartozhatnak abba a csoportba (pl. zárt csoport). Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő-- záró dátum: A vizsga napja (Egy naptári nap jelölhető ki, mivel a vizsga egynapos.). A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Kezdő időpont: a vizsga kezdetének időpontja, órában és percben (A kezdő időpont tetszőlegesen szerkeszthető: ha pl. a vizsgaszervező 8 órakor kezdi a vizsgát, az időpontot átírhatja.) Min, Max létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban (a maximális létszámot 20 fő, a jogszabály határozza meg). A maximális létszám 72
beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, e-mail cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendelésekkor.) Tanterem: a vizsga helyszíne Vizsgabizottsági tagok o Vizsgabiztos o Elnök o Tagok A vizsgabizottság tagjait legördülő menü segítségével lehet kiválasztani. A vizsgabizottság tagjainak kiválasztását támogató legördülő menüben a hatályos Országos Közigazgatási Vizsgabizottság tagjainak névsora jelenik meg. A kiválasztott tagokat a „mentés” ikon segítségével lehet rögzíteni. Kilépés előtt az aktuálisan szerkesztett adatokat menteni kell, ellenkező esetben törlődnek a beállított adatok. (Amennyiben a kiválasztani tervezett vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga vizsgáztatói jogosultsággal rendelkezik, a kiválasztani tervezett vizsgáztató – az NKE felhívására ellenére- vélhetően nem regisztrált a Probono rendszerben.) Vizsgabiztosként az a személy választható ki, aki a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkezik. Minden ilyen személyt megjelenít a felület, legördülő lista formájában, e legördülő listából lehetséges a vizsgabiztosokat a vizsgaeseményhez rendelni. Összeférhetetlenség vizsgálata A Probono figyeli, hogy ne kerülhessen olyan vizsgázató és vizsgázó egy csoportba, akiknek a munkáltatójuk megegyezik. Ha ilyen esetet talál, piros felirattal jelzi. Csak a teljes egyezést vizsgálja a rendszer. Automatikus tájékoztatás A Probono e-mailben értesítést küld az vizsgáztatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy vizsga eseményhez (a „Felvesz” ikon megnyomása után), vagy, ha a vizsgáztatói közreműködésre nem tartanak igényt (a „Törlés” funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél!
73
3.2.2. Választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata Választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozása az adott vizsgaidőszakon belül, az „Események” menüpontra kattintva lehetséges (a bemutatáshoz az Államigazgatást választottuk).
3.2.2.1. Választható felkészítő tanfolyamok meghirdetése A felkészítő időpont létrehozásához kattintsunk az „Új felkészítő esemény” menüpontra.
Az új esemény létrehozásához kötelező megadni az alábbi mezőket: Esemény neve: A felkészítő esemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban.
74
Kezdő-záró dátum: A felkészítő napja. (Mivel a választott tárgyi felkészítő egynapos, értelemszerűen egy naptári napra esik a kezdő és a záró dátum is.). A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Min. és Max. létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. A maximális létszám beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó neve, és elérhetőségei: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, e-mail cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendelések esetén.) Tanterem a helyszín pontos megadása: legördülő menüből kiválasztható a felvett tanterem.(Amennyiben új tanterem felvétel válik indokolttá, vagy a már felvett tantermet szükséges módosítani, azt a 3.2.1.1. alfejezetben ismertetettek szerint lehet megtenni.)
Ha az eseményhez szükséges összes adat rögzítése megtörtént, akkor lehet a mentést elvégezni, ellenkező esetben a Probono hibaüzenetet küld, és pirossal megjelöli a hibás/hiányzó részt. „Mentés” ikon megnyomása után megjelenik a felvitt időpont a listában.
75
Itt is szükséges az oktatók hozzárendelése, amihez az első lépés, hogy kattintsunk az esemény neve előtt levő, nyílra.
A felület ezután a következő képet mutatja. Az oktató hozzárendeléshez kattintsunk a pirossal jelölt „Szerkesztés” ikonra.
76
A „szerkesztés” kapjuk:
ikonra
történő
kattintás
után
az
alábbi
képet
A felkészítő tanfolyam sikeres rögzítéséhez kötelező megadni az alábbiakat. Esemény neve: a Probono automatikusan kitölti a választott tárgynak megfelelően. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban (pl. zárt csoport). Kezdő dátum: (automatikusan kitölti a Probono, az esemény létrehozásakor megadottak szerint) Kezdő időpont: (automatikusan kitölti a Probono, az alapértelmezett beállítás 9:00, mely módosítható, ha a vizsgaszervező más időpontban kezdi a felkészítő tanfolyamot) Záró dátum: (automatikusan kitölti a Probono, az esemény létrehozásakor megadottak szerint) (Mivel egynapos a választott tárgyi felkészítő tanfolyam, ezért megegyezik a kezdő dátum naptári napjával.) Záró időpont: (automatikusan kitölti a Probono, az alapértelmezett beállítás 16:00, ha a vizsgaszervező más időpontban fejezi be a felkészítő tanfolyamot az alapértelmezett beállítás módosítható) Ha minden szükséges mező helyesen ki lett töltve, mentsük el az eseményt a „Mentés” ikonnal! Ha mentés nélkül adjuk hozzá az eseményhez az oktatókat, a módosítások elvesznek!
77
Oktatók hozzárendelése az eseményhez (minden mező kitöltése szükséges): Oktató: az oktatókat legördülő listából lehet kiválasztani. A Probono figyeli, hogy melyik oktatónak mely tárgyhoz rendelkezik oktatási jogosultsággal, így a legördülő menüben csak az adott tárgyra oktatási jogosultsággal rendelkező oktatók jelenik meg. Dátum: A felkészítő tanfolyamot jelölő naptári nap. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Időpont (-tól, -ig): Az oktató mely napon, milyen intervallumban oktat. Az időpontot óra:perc formátumban szükséges megadni. Amennyiben az oktató felvételéhez szükséges összes mező kitöltésre került, a „Felvesz” menüpontra kattintva megtörténik az oktató adott eseményhez történő hozzárendelése. Egy eseményhez több oktatót is hozzá lehet rendelni (amennyiben szükséges, mert pl. megosztva oktatnak). Amire figyelni kell, hogy az oktatók időbeosztása ne ütközzön (pl. az első oktató 9:00-tól 12:00-ig van hozzárendelve az eseményhez, akkor a következő oktatót 12:00-tól vegyük fel)! A Probono figyeli, hogy egy oktatót ne lehessen ugyanabban az időpontban több felkészítő tanfolyamra beosztani. A vizsgálat az összes szervezőre kiterjed, országosan figyelve a beosztást. Amennyiben a rendszer ütközést észlel, hibaüzenetet jelez. Amennyiben a kiválasztani tervezett oktató nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga oktatói jogosultsággal rendelkezik, a kiválasztani tervezett oktató, – az NKE felhívására ellenére- nem regisztrált a Probono rendszerben. Automatikus tájékoztatás A Probono e-mailben azonnali értesítést küld az oktatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy oktatási eseményhez (a „Felvesz” ikon megnyomása után), vagy, ha az oktatói közreműködésre nem tartanak igényt (a Törlés funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél!
78
3.2.2.2. Választható tárgyi vizsgaidőpont meghirdetése A vizsgaidőpont létrehozásához kattintsunk az „Új vizsgaesemény” menüpontra.
Az „Új vizsgaesemény”-re kattintást követően az alábbi kép jelenik meg:
79
A vizsga esemény sikeres rögzítéséhez kötelező megadni az alábbiakat. Esemény neve: A felkészítő esemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban (pl. zárt csoport). Kezdő-záró dátum: A vizsga napja (Mivel a vizsga egynapos, ezért a kezdő és a záró dátum egy naptári napra esik.) A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl. 2015.02.23, de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Kezdő időpont: A vizsga kezdete óra percben kifejezve. (pl: 9:00) A kezdő időpont tetszőlegesen, a meghirdetett vizsga időpontjához illeszkedve választható. Min, Max létszám: Hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. (A maximális létszámra a jogszabályi rendelkezés érvényes: 20 fő) A maximális létszám beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, e-mail cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az email címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendeléskor.) Tanterem: A vizsga helyszíne. (A tanterem a legördülő menüből választható ki.) Vizsgabizottság beosztása o Vizsgabiztos o Elnök o Tagok A vizsgabizottság tagjait legördülő menü segítségével lehet kiválasztani. A vizsgabizottság tagjainak kiválasztását támogató legördülő menüben a hatályos Országos Közigazgatási Vizsgabizottság tagjainak névsora jelenik meg. A kiválasztott tagokat a „mentés” ikon segítségével lehet rögzíteni. Kilépés előtt az aktuálisan szerkesztett adatokat menteni kell, ellenkező esetben törlődnek a beállított adatok. (Amennyiben a kiválasztani tervezett vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga vizsgáztatói jogosultsággal rendelkezik, a kiválasztani tervezett vizsgáztató – az NKE felhívására ellenére- nem regisztrált a Probono rendszerben.) Vizsgabiztosként az a személy választható ki és rendelhető a vizsgaeseményhez, aki a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkezik. Minden ilyen szereppel rendelkező személyt megjelenít a felület a legördülő listában. Amennyiben valamelyik adat hiányos, vagy nem megfelelő, a rendszer piros hibaüzenettel jelezi a hiba okát! A „Mentés” ikonra történő kattintást követően a felrögzített időpont megjelenik az időpontok listáján. amíg nincs minden adat kitöltve, addig piros jelzéssel (az esemény nevénél egy piros csíkkal 80
jelzi a rendszer, a hiányos adatokat). Ebben az esetben a szerkesztés ikonra történő kattintással meg kell adni a vizsgabizottság tagjait. Amennyiben minden adat kitöltésre került, akkor az esemény neve előtti csík zöldre vált. Figyelem!!!! Lehetséges egy napra több vizsgát is szervezni, ugyanabba a tanterembe, ugyanazokkal a vizsgáztatókkal. Ebben az esetben azt kell figyelembe venni, hogy a vizsgák nem csúszhatnak össze, vagyis, ha az egyik vizsga kezdő időpontja 9:00, a záró időpontja pedig 13:00, akkor a következő vizsga kezdő időpontját 13:01-től lehet létrehozni! Összeférhetetlenség vizsgálata A Probono figyeli, hogy ne kerülhessen olyan vizsgázató és vizsgázó egy csoportba, akiknek a munkáltatójuk megegyezik. Ha ilyen esetet észlel a rendszer, piros felirattal jelzi. A rendszer csak a teljes egyezést minősíti összeférhetetlennek. Automatikus tájékoztatás A Probono e-mailben értesítést küld az vizsgáztatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy vizsga eseményhez (a „Felvesz” ikon megnyomása után), vagy, ha a vizsgáztatói közreműködésre nem tartanak igényt (a „Törlés” funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél!
3.2.3 Jelentkezők felkészítő konzultációkhoz és vizsgaidőpontokhoz rendelése
3.2.3.1 Konzultációhoz rendelés Jelentkezőket eseményekhez rendelni az adott esemény szervezőfelületén lehetséges. Ehhez a „Műveletek” oszlopban a „Jelentkezők beosztása” menüpontra kell kattintani. Indokolt esetben lehetséges a jelentkezők másik csoporthoz történő átosztása (ha már korábban beosztásra került). Ahhoz, hogy másik csoportba tudjuk beosztani a tisztviselőt vissza kell vonni a beosztását, és a következő csoport beosztásánál megjelenik (az ehhez szükséges technikai leírást lásd a 85. oldalon).
81
A „Jelentkezők beosztása” menüpont itt található:
A következő kép a vizsgaidőszakra történő felkészítő konzultációkra és vizsgákra történő beosztást ábrázolja. Baloldalon találhatók a beosztásra váró jelentkezők, jobb oldalon a már beosztottak. A Probono megjelöli az időszakot, amire beosztani készülünk. Az oktatási esemény megnevezés alatt (pirossal keretezett részben) látszik, hogy melyik csoportba készülünk beosztani. Akit nem kívánunk a kiválasztott csoportba beosztani (mert pl. a jelentkezők egy része zárt csoportba tartozik, és nekik külön csoportjuk van), akkor nem kell őket beosztani. A beosztott jelentkezők minden modulhoz automatikusan hozzárendelésre kerülnek (választott tárgy esetén ahhoz az egy modulhoz). A jelentkezők közt lehetséges szűrni, munkáltató, vagy név alapján. Ezt követően, ABC sorrendben jelennek azok a jelentkezők, akik az adott vizsgaidőszakra lettek jelentkeztetve.
82
A listában megjelenik a vizsgaszervező illetékességéhez tartózó, a meghirdetett vizsgaidőszakra bejelentkezett összes jelentkező, akinek be van tervezve a szakvizsga kötelező része, és/vagy az adott választott tárgy. Minden, a listában megjelenő jelentkező neve mellett megjelenik egy kék, jobbra mutató nyíl. Ennek a megnyomásával lehet a jelentkezőt beosztani az adott csoportba. Nem kötelező mindenkit ugyanabba a csoportba beosztani (amennyiben a jelentkezők száma meghaladja vizsgák esetében a 20 főt, nem is lehet), ilyenkor új eseményt (vizsgacsoportot) kell létrehozni, és oda kell beosztani a fennmaradó jelentkezőket.
83
A beosztott jelentkező átkerül a táblázat jobb oldalára, az esemény alá. Amennyiben tévesen került rögzítésre (például a vizsgázó halasztani kíván, vagy tévesen került beosztásra), a piros, balra mutató nyílra kattintva törölni lehet a beosztást, törlés esetén a tisztviselő a felület bal oldalára kerül vissza, azon tisztviselők közé, akik még nem lettek beosztva, és ezt követően lehetőség nyílik egy másik csoportba történő beosztásra. A Probono lehetőséget biztosít arra, hogy a beosztott jelentkezőket (és referenseiket) egy automatikus email keretében tájékoztatni lehessen a beosztás tényéről. E-mailben megküldésre kerül az esemény időpontja és helyszíne. Az email tárgya a következő lesz: „Értesítés a közigazgatási szakvizsga (vizsgaidőszak) képzési és vizsgaidőpontjairól”. A levél az összes, az eseményhez tartozó jelentkező és azok képzési referense(i) is megkapják. A funkció a levél ikonnal jelölt részen érhető el, minden felkészítő és vizsgaeseménynél, az alábbi ikonra kattintva
.
A jelentkezők egyéni (külön-külön) értesítésére jelenleg nincsen mód, így akit a csoportos kiértesítést követően rendel hozzá a csoporthoz a képzési referens, azt csak a Probono rendszeren kívül lehet értesíteni a beosztás tényéről. Emellett a jelentkező saját felületén a „Képzéseim” rovatban tájékozódhat a csoportbeosztásáról.
84
3.2.3.2. Vizsgához rendelés
A jelentkezők vizsgához rendelése során az alábbiak szerint szükséges eljárni. Ki kell választani azt a vizsgaeseményt, amire beosztani kívánjuk a jelentkezőket.
Ezt követően megjelenik a lenti kép, ahol a bal oldalon megjelennek a beosztásra váró jelentkezők. A felkészítőhöz hasonlóan, a kék nyílra kattintva lehet őket az adott vizsgacsoporthoz hozzárendelni, a pirosra kattintva pedig visszavonni a beosztást. A beosztott jelentkező átkerül a táblázat jobb oldalára, az esemény alá. Amennyiben tévesen került rögzítésre (például a vizsgázó halasztani kíván, vagy tévesen került beosztásra), a piros, balra mutató nyílra kattintva törölni lehet a beosztást, törlés esetén a tisztviselő a felület bal oldalára kerül vissza, azon tisztviselők közé, akik még nem lettek beosztva, és ezt követően lehetőség nyílik egy másik csoportba történő beosztásra.
85
Automatikus tájékoztatás e-mailben A Probono lehetőséget biztosít arra, hogy a beosztott jelentkezőket (és referenseiket) egy automatikus email keretében tájékoztatni lehessen a beosztás tényéről. E-mailben megküldésre kerül az esemény időpontja és helyszíne. Az email tárgya a következő lesz: „Értesítés a közigazgatási szakvizsga (vizsgaidőszak) képzési és vizsgaidőpontjairól”. A levél az összes, az eseményhez tartozó jelentkező és azok képzési referense(i) is megkapják. A funkció a levél ikonnal jelölt részen érhető el, minden felkészítő és vizsgaeseménynél, az alábbi ikonra kattintva
A jelentkezők egyéni( külön-külön) értesítésére jelenleg nincsen mód, így akit a csoportos kiértesítést követően rendel hozzá a csoporthoz a képzési referens, azt csak a Probono rendszeren kívül lehet értesíteni a beosztás tényéről. Emellett a jelentkező saját felületén a „Képzéseim” rovatban tájékozódhat a csoportbeosztásáról.
3.2.4. Átirányítás 3.2.4.1. Átirányítás kezdeményezése
Az átirányítást a területileg illetékes vizsgaszervező (tehát aki „átadja” egy másik vizsgaszervezőnek a vizsgázót) kezdeményezheti, a Probono felületén. Erre az adott esemény jelentkezőinek kezelésénél van lehetőség. Első lépésként ki kell választani a megfelelő vizsgaidőszakot és a „Programok” ikonra kell kattintani.
Második lépésként ki kell választani azokat a programokat, ahol átirányítást kell kezdeményezni, itt az „Események” menüpontra kell kattintani.
Harmadik lépésként ki kell választani az átirányítandó jelentkezőket, ehhez a „Jelentkezések kezelése” menüpontra kell kattintani.
86
Az utolsó lépés a jelentkezők átirányítása (lenti kép), itt egyenként kell minden jelentkezőt átirányítani (amennyiben egynél több jelentkezőt érint az átirányítás).
A pirossal megjelölt ikonra kattintás esetén egy felugró ablak jelenik meg, amely kilistázza azokat a közigazgatási szakvizsgával kapcsolatos eseményeket, amelyeket országosan meghirdettek. Amennyiben olyan eseményre irányítják át a jelentkezőt, ami már betelt, a Probono ezt megjeleníti a képernyőn. Azok a jelentkezők, akiket átirányítottak, Átirányított címkét kapnak a felületen, és a beosztásukat sem lehet visszavonni (inaktív a visszavonó ikon). A beosztásra váró, átirányított jelentkezőket az alábbi módon jeleníti meg a rendszer.
87
3.2.4.2. Átirányítás fogadása
A beérkezett átirányításról az átirányítást fogadó képzésszervező elektronikus értesítést kap. A beérkezett átirányítási kérelmeket az adott vizsgaidőszak kezdő felületén van lehetőség megtekinteni, az „Átirányítások” menüpontra kattintva. A beérkezett átirányítási kérelmeket a szervezőnek jogában áll elbírálni.
A lenti képen látszik, hogy az átirányított személyt milyen eseményekre kell beosztani (kötelező felkészítő, kötelező vizsga, választható felkészítő, választható vizsga). Ha nem szerepel mind a négy oszlopban Elfogadás/Elutasítás opció, akkor csak azokból a részekből lett átirányítva, ami a képernyőn látszik. Példánkban szereplő vizsgázó csak a Kötelező tárgyi felkészítőre lett átirányítva. Amennyiben fogadni kívánja a jelentkezőt, a zöld ikonra
kattintva tudja megtenni, elutasítani a
piros ikonra kattintva lehetséges. Az elutasított jelentkező ilyen esetben visszakerül a beosztásra várók közé, az eredetileg illetékes szervezőnél. Ha többrészből is átirányításra került, a befogadást részenként lehet és kell elbírálni. Akinek elutasították az átirányítását, vagy a fogadó hivatal szervezője az elfogadást követően megszüntette a beosztását, az a személy visszakerül a beosztásra várók közé, (az eredeti) területileg illetékes szervezőhöz!
88
Előfordulhat, hogy az képzésszervező fogadja az átirányított jelentkezőt az átirányító vizsgaszervező által megjelölt csoport(ok)ban, de a fogadást követően másik csoportba szeretné beosztani. Ebben az esetben a rendszer ezt ugyanúgy kezeli, mintha elutasította volna az átirányítást, vagyis az átirányított jelentkező az eredeti képzésszervezőnél jelenik meg újra a beosztásra váró jelentkezők között. Ezt elkerülendő, javasoljuk, hogy átirányítás előtt egyeztessenek azzal a képzésszervezővel, ahová a jelentkezőt kívánják átirányítani, annak érdekében, hogy a megfelelő csoportba kerüljön beosztásra a vizsgázó.
3.3
A felkészítő konzultációkat és vizsgaszervezést támogató sablonok letöltése
A ProBono felület kezeli a felkészítőkhöz és vizsgákhoz előírt dokumentumokat. A rendszer az összes sablonba „belegenerálja” a rendszerben tárolt adatokat(pl. időpont, vizsgázók adatai, vizsgabizottság tagjai, stb.). Ami nem kerül kitöltésre: aláírás (ha szükséges, pl. jelenléti ív, haladási napló, értékelő lap esetén), érdemjegy . A sablonokat az eseményválasztó segítségével lehet elérni.
A legördülő menüben kiválasztható lesz az összes dokumentum, csoportonkénti bontásban.
89
Felkészítő konzultációk esetében az alábbi sablonok tölthetők le: mappalista, ajtólista, jelenléti ív (modulonként), program és elégedettségmérő kérdőív. Letöltésük a „Letöltések” menüpontra kattintva lehetséges.
A „Vizsgaidőpont” menüpont esetében az alábbi dokumentumok letöltése érhető el: mappalista, ajtólista, jelenléti ív, értékelő lap, jegyzőkönyvek. (A bizonyítványok generálását a 2.4.2. alfejezetben mutattuk be. A Bizonyítványokat a vizsgaszervező nem nyomtatja ki, azok generálása egyénenként történik, melyeket az NKE képviselője fokozott minősítésű elektronikus aláírásával lát el a rendszer.) Jegyzőkönyvek esetében a portál egy tömörített, .zip állományt kínál fel letöltésre, ennek kitömörítésére - régebbi Windows operációs rendszerek esetében - segéd programra (WinZip, WinRar) lehet szükség Ebben az esetben célszerű a rendszergazdához fordulni, és a segítségét kérni. Windows 7, Windows 8 esetében az operációs rendszer segédprogram nélkül képes a kitömörítés elvégzésre. Figyelem!!!A bizonyítványok éjszakánként generálódnak, ekkor kerül rögzítésre a sorszám is. A bizonyítvány letöltése a vizsgát követő napon lehetséges a vizsgázó és a képzési referens számára egyaránt.
90
3.4.
Eredmények rögzítése a Probono felületén
Eredmények rögzítésére az eredményrögzítő felületen van lehetőség. Eredményt rögzíteni mind a felkészítő, mind a vizsgaidőpontok esetében szükséges. Az eredményrögzítő felületet (mind a felkészítő konzultációk, mind a vizsgák esetében) oly módon lehetséges elérni, hogy az adott eseménynél a „Műveletek” résznél az eredmények rögzítése menüpontra kattintunk.
91
3.4.1 A felkészítő konzultációk eredményének rögzítése A felkészítő konzultációk esetében az alábbi felület jelenik meg.
A táblázat tartalmazza az adott felkészítőre beosztottak névsorát és azok munkáltatóit. A felület támogatja a gyors rögzítést, és „alapesetként” kínálja fel, hogy valamennyi beosztott tisztviselő részt vett a felkészítő konzultáción, ehhez a legfelső „Megjelent” opcióra kell kattintani. Hasonlóképp működik a dátum rögzítése is, amennyiben a legfelső, ún. „checkbox”-ot bepipálja a szervező, mindenkinek az ott rögzített dátumot állítja be a portál. Amennyiben a jelentkező nem vett részt a felkészítőn, úgy a távolmaradás tényét kell rögzíteni: ekkor egyedileg kell a „nem” opciót kiválasztani. Ha a vizsgázó „Megjelent” beállítást kap, akkor az utolsó oszlop („Igazolt távolmaradás”) értelemszerűen üresen marad. Figyelem!!!! Javasoljuk, hogy a felkészítő konzultáción történő részvételt legkésőbb a kötelező felkészítő konzultációk esetében az utolsó modul oktatási napját, a választott tárgyi felkészítő konzultáció esetében a konzultációt követő munkanapon rögzítsék!
3.4.2 A vizsga eredmények rögzítése A vizsga eredményének rögzítését a vizsga befejezését követően haladéktalanul meg kell tenni. Az eredmények rögzítése a képzésszervező/vizsgabiztos feladata.
92
Az azonnali rögzítés indoka: a jegyzőkönyv egyszerű másolatának átadásával történik a vizsgázó tájékoztatása a vizsgán elért eredményről, így a vizsga befejezését követően rögzített eredmények a kiosztandó jegyzőkönyveken megjelennek. A vizsgák eredményeinek rögzítése az alábbi felületen történik.
A pirossal jelölt rész az „Eredmények rögzítése” menüpontra mutat, erre kattintva a következő kép jelenik meg.
Az első három oszlopban nincs eltérés, a felkészítőnél látott metódushoz hasonlóan működik. Az érdemjegyek megadását követően a rendszer automatikusan „kiszámolja” a minősítést. Amennyiben a vizsgázó egyik érdemjegye elégtelen (1-es érdemjegy), a minősítése „ismétlővizsgára kötelezett”re változik. Ha a vizsgázó nem jelent meg, úgy eredményét nem lehet rögzíteni, így minősítést sem kap. A közigazgatási szakvizsga eredményeinek rögzítése akkor történik meg, amikor a vizsgacsoport valamennyi vizsgázójának eredménye ismert: ezt követően a képzésszervező az értékelőlapon szereplő érdemjegyek, és a vizsgázó státusza (megjelent/nem jelent meg, igazolt távolmaradás) alapján kitölti az eredményrögzítő felületet, majd legenerálja/kinyomtatja/ a jegyzőkönyveket, ezeket a vizsgabizottság tagjaival aláíratja és a jegyzőkönyvek egyszerű másolatát a vizsgázó részére a vizsgabizottság átadja. Ha mind a kötelező, mind a választható tárgy eredménye ismert, a felület automatikusan bizonyítványt generál a tisztviselőnek. A bizonyítvány a vizsga eredményének rögzítését követő 93
napon tölthető le. A vizsgázók a bizonyítványt a „Személyes oldalam/Képzéseim” menüpontban találják meg. A képzési referensek az „Adminisztráció/Felhasználók” menüpontból érik el az adott tisztviselő bizonyítványát, ha rászűrnek a vizsgázó(k)ra, majd a „Képzések” fülre kattintanak.(ld. bővebben 2.7. fejezet) Ha a vizsgázónak helytelen eredmény lett rögzítve, lehetséges módosítani, de csak az eredményrögzítés napján! Ennek oka, hogy a bizonyítványok az eredményrögzítés napján, a késő esti órákban generálódnak, így a bizonyítvány generálását követően eredményt módosítani már nem lehetséges.
3.4.3. Halasztó vizsgázók státuszának kezelése Halasztásnak azt az eseményt tekintjük, amikor a vizsgázó munkáltatóján keresztül jelzi a vizsgaszervezőnek, hogy a felkészítő és/vagy a vizsga napján a vizsga/felkészítő tanfolyam helyszínén nem jelenik meg. A Probono rendszerben a halasztás tényét, annak minősítését - „igazolt” „igazolatlan” - jelölni szükséges azoknál az eseményeknél, amelyeken a tisztviselő nem vett részt (kötelező tárgyi felkészítő/vizsga, választható tárgyi felkészítő/vizsga). Az egységes eljárásrend kialakítása céljából javasoljuk a képzésszervezőknek, hogy azokat a vizsgázókat, akik előre jelzik a halasztásukat, osszák be, egy külön erre a célra létrehozott csoportba. A létrehozott csoportnak javasoljuk a „vizsgaidőszakról lejelentkezett” elnevezést, időpontnak pedig a vizsgaidőszak első napjait (egynapos esemény esetén az első napot, több napos esemény esetén az első napokat). Az eljárásrend előnye, hogy a korábbi időpontra történő beosztással egyidejűleg lehetőség lesz az eredmény rögzítésére is, azaz a halasztás tényének megállapítására is, lehetővé téve az ismétlővizsgára történő mielőbbi jelentkezést. Az eljárásrend célja, hogy minden vizsgázó számára, aki az adott vizsgaidőszakra jelentkezett eredmény kerüljön rögzítésre, ennek hiányában a vizsgázót nem lehet újabb vizsgaidőszakra beosztani és a vizsgázó – érvényes jelentkezés híján – nem tud halasztott vizsgát tenni. A halasztás esetében a közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet alapján a vizsgaszervező halasztási díjat számlázhat.
94
3.4.4. Ismétlő- és halasztott vizsgára kötelezettek kezelése, korábbi eredmények beszámítása Ismétlővizsgára, illetve halasztott vizsgára beosztani csak azt a jelentkezőt lehetséges, aki számára a szakvizsga újra betervezésre került, továbbá érvényes jelentkezése van a sikertelen vizsgát követő vizsgaidőszakra. Figyelem!!!! Ha a közigazgatási szakvizsga program újra betervezésre kerül a vizsgázó egyéni továbbképzési tervébe, a normatíva nem kerül újra levonásra. A Probono rendszer nyilvántartja az összes, sikertelen/halasztott vizsgaeseményt, az eredményekkel együtt. Ezek lekérdezésére külön felület áll rendelkezésre, amelyen a korábbi eredmények beszámítását a képzésszervezőnek ki kell jelölnie. A beszámításkor az adott vizsga/vizsgarész érdemjegyeit figyelembe veszi a Probono, így pl. ha a tisztviselőnek van sikeres (tehát nem elégtelen érdemjegye) kötelező, vagy választott tárgyi vizsgája (írásbeli, vagy szóbeli részekből), akkor a tisztviselőt, azokból a vizsgarészekből nem lehetséges új vizsgacsoportba beosztani. Hangsúlyozzuk, a korábbi vizsgaeredmények beszámítása csak akkor történik meg, ha a képzésszervező ezt az alább bemutatandó felületen kijelöli. Figyelem!!!!! A képzésszervező a korábbi vizsgák eredményeinek beállítását minden esetben végezze el, ennek hiányában ugyanis a korábbi vizsgaeredmények nem kerülnek automatikusan beszámításra. A funkciót az alábbi módon lehetséges elérni. Az adott vizsgaidőszakon belül bármelyik „Események” menüpontra kattintva lehetséges elérni a felületet. (A példában a kötelező tárgyon keresztül kerül bemutatásra.)
Ezt követően az alábbi felület jelenik meg, itt a
ikonra kell kattintani.
95
Az ismétlővizsgázók funkció az alábbi felületet jeleníti meg.
A felület megjeleníti a vizsgázó korábbi eredményeit: kötelező írásbeli vizsga kötelező szóbeli vizsga választott tárgyi írásbeli vizsga választott tárgyi szóbeli vizsga
96
Ahol a „nincs sikeres eredménye” felirat jelenik meg, abból a vizsgatípusból a vizsgázónak nincsen nyilvántartott eredménye. Amennyiben nyilvántartott eredménnyel rendelkezik a vizsgázó, akkor az eredmény jelenik meg [pl. az eredmény megszerzésének időpontjával, pl.: 2014.09.30-jó (4)], mellette pedig egy un. „checkbox”. Ezt a „checkbox”-ot, ha bepipáljuk, a vizsgázó eredménye beszámítódik, és ebből következően nem lehet beosztani az adott vizsgára, továbbá az értékelőlapon is megjelenik az eredmény. Figyelem!!!! Ha a checkbox” –ban nem történik meg a kijelölés („ nem lesz bepipálva”) akkor a vizsgázót a rendszer – jóllehet, van sikeres vizsgája- újra beoszthatóként jeleníti meg („engedi vizsgaeseményre beosztani”), ezért kérjük, hogy e felület kezelésére kiemelt figyelmet fordítsanak. Értelemszerűen akkor érdemes a mezőt üresen („kipipálatlanul”) hagyni, ha a vizsgázó javítóvizsgát szeretne tenni (azaz nem elégtelen eredményét szeretné javítani)
3.4.5. A számlázás folyamata a Probono rendszerben (fejlesztés alatt) A közigazgatási szakvizsga költségét a munkáltató köteles megtéríteni. A költségtérítés módjai: a közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX.28.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó közigazgatási szervek a továbbképzési hozzájárulás („normatíva”) megfizetésével rendezik a szakvizsga díját; míg az előzőekben megnevezett kormányrendelet hatálya alá nem tartozó szervek a vizsgaszervező által kiállított számla alapján fizetik meg a szakvizsga díját. A számlázáshoz szükséges adatokat – csakúgy, mint a normatíva terhére elszámolt szakvizsga díjat – a vizsgaidőszakon belül, az „Események” menüpontra kattintva lehet nyomon követni, illetve kinyerni.
97
Ezt követően a
menüpontra kell kattintani.
A kattintást követően a Probono letölti az exceltáblát. Az exceltábla tartalmazza a vizsgaidőszakra beosztott tisztviselők adatait, felkészítő és vizsgaeredményeit, a teljesség kedvéért felsoroljuk: Az excel táblázat az alábbi adatokat tartalmazza: Vizsgaszervező neve: annak a vizsgaszervezőnek a megnevezése kerül ide, ahol a vizsgázó a szakvizsgára jelentkezett; Program neve: a vizsgázó választott tárgya; Vizsgázó a-mail címe: a vizsgázó rendszerben szereplő email címe; Vizsgázó neve: a vizsgázó viselt neve; Munkáltató TK hatálya alá esik-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Munkáltató neve: a munkáltató MÁK által tárolt neve; Munkáltató PIR száma: a munkáltató MÁK által tárolt PIR azonosítója; Munkáltató telephely sorszáma: a mennyiben a munkáltató MÁK által tárolt telephelyekkel rendelkezik, akkor annak a sorszáma jelenik meg; Munkáltató címe: a munkáltató MÁK által nyilvántartott címe; Munkáltató adószáma: a munkáltató MÁK által nyilvántartott adószáma; Munkáltató AHTI száma: a munkáltató MÁK által nyilvántartott ÁHTI száma; Vizsgaidőszak neve: a szervező által létrehozott vizsgaidőszak megnevezése; Vizsgaidőszak kezdete: a vizsgaidőszak kezdő dátuma; Vizsgaidőszak vége: a vizsgaidőszak záródátuma; Kötelező tárgyi felkészítő esemény neve: a felkészítő esemény megnevezése; Kötelező tárgyi felkészítő esemény kezdő dátuma: a felkészítő esemény kezdő dátuma; Kötelező tárgyi felkészítőn résztvett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi felkészítőről indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N);
98
Kötelező tárgyi felkészítő sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi felkészítőn volt már korábban: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N), csak a 2015-ös évtől kezdve tároljuk; Választható tárgyi felkészítő esemény neve: a felkészítő esemény megnevezése; Választható tárgyi felkészítő esemény kezdő dátuma: a felkészítő esemény kezdő dátuma; Választható tárgyi felkészítőn részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi felkészítőről indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi felkészítő sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi felkészítőn volt már korábban: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N), csak a 2015-ös évtől kezdve tároljuk; Kötelező tárgyi vizsga esemény neve: a vizsgaesemény megnevezése; Kötelező tárgyi vizsga esemény dátuma: a vizsgaesemény napja; Kötelező tárgyi írásbeli vizsgán részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi írásbeli vizsgáról indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi írásbeli vizsga sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi írásbeli vizsga eredménye: a vizsgaeredmény érdemjegye; Kötelező tárgyi írásbeli vizsga értékelése: a vizsgaeredmény értékelése; Kötelező tárgyi írásbeli vizsga beszámított eredmény-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi szóbeli vizsgán részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi szóbeli vizsgáról indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N) Kötelező tárgyi szóbeli vizsga sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező tárgyi szóbeli vizsga eredménye: a vizsgaeredmény érdemjegye; Kötelező tárgyi szóbeli vizsga értékelése: a vizsgaeredmény értékelése; Kötelező tárgyi szóbeli vizsga beszámított eredmény-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N) Választható tárgyi vizsga esemény neve: a vizsgaeredmény értékelése; Választható tárgyi vizsga esemény dátuma: a vizsgaesemény napja; Választható tárgyi írásbeli vizsgán részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi írásbeli vizsgáról igazoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi írásbeli vizsga sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi írásbeli vizsga eredménye: a vizsgaeredmény érdemjegye; Választható tárgyi írásbeli vizsga értékelése: a vizsgaeredmény értékelése; Választható tárgyi írásbeli vizsga beszámított eredmény-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi szóbeli vizsgán részt vett: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi szóbeli vizsgáról indokoltan volt távol: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi szóbeli vizsga sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Választható tárgyi szóbeli vizsga eredménye: a vizsgaeredmény érdemjegye; Választható tárgyi szóbeli vizsga értékelése: a vizsgaeredmény értékelése; Választható tárgyi szóbeli vizsga beszámított eredmény-e: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Teljesítés dátuma: az a nap, amikor a vizsgázó az utolsó vizsgáját is sikeresen teljesíti; Teljesítés sikeres: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Bizonyítvány sorszám: a bizonyítvány sorszáma, az utolsó (sikeres) vizsgaeredmény rögzítésének másnapjától érhető el; 99
Teljes díj: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); Kötelező vizsga pótdíj (I/N) Választható vizsga pótdíj(I/N) Szakvizsga első próbálkozás időpontja (2 éves szabályhoz): az első rögzített sikertelen eredmény dátumát jeleníti meg a rendszer; Költség (ha TK-s akkor normatívából) elvileg ebben a vizsgaidőszakban került levonásra: itt egy igen, nem érték jelenik meg (I/N); A táblázattal kapcsolatban az alábbiakat jegyezzük meg: A táblázatban előfordulhat, hogy egy vizsgázó többszörösen jelenik meg, ennek oka, hogy a vizsgázó halasztott, vagy ismétlővizsgára kötelezett. A táblázatban a többszörösen szereplő vizsgázók az egyszerűség kedvéért egymás után jelennek meg. A táblázat a vizsgázók teljes „életútját” (azaz a korábbi években, vizsgaidőszakokban tett eredményeit is) tartalmazza. Felkészítő eseményekkel kapcsolatban fontos megjegyezni, hogy a 2013-2014-ben megkezdett szakvizsgák esetében a vizsgázók számára nincs nyilvántartva a felkészítő tanfolyamokon való részvétel. A táblázat mutatja a 2013-2014. évben megkezdett vizsgákat is, illetve a korábbi években elszámolást tényét: azaz a vizsga normatíva terhére el lett-e számolva, vagy ki lett-e számlázva. A számlakiállítás eseteit a közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet rendezi.
3.4.6. Megszűnt jogviszony kezelése Azokat a tisztviselőket, akiknek a közigazgatási szakvizsgára jelentkezést követően (végérvényesen, tehát nem áthelyezéssel) megszűnt a jogviszonya, a képzési referens kérésére a képzésszervezési referens a képzési/vizsgacsoportból kiveszi a vizsgázót és a lejelentkezettek csoportjába helyezi, quasi halasztóként kezeli. A vizsgaidőszak végén a vizsgázót „nem jelent meg, igazoltan maradt távol” státusszal lezárjuk. Amennyiben a vizsgázó jogviszonya áthelyezéssel szűnt meg, annak a munkáltatónak képzési referense ahol a jogviszony megszűnik, kilépteti a szervezettől (ennek folyamatát ismerteti a 2.4. alfejezet), majd az új munkáltató „belépteti” a szervezethez a vizsgázót (ennek folyamatát a 2.3. alfejezet mutatja be). Fontos, hogy az új munkáltatóhoz történő beléptetés a kiléptetést követően haladéktalanul megtörténjen, ennek elmaradása esetében a tisztviselő nem tartozik egyetlen munkáltatóhoz sem (nincs igazolt közszolgálati jogviszonya), így a közigazgatási szakvizsga letételére nincsen jogosultsága.
3.4.7. Folyamatban levő fejlesztések A Probono szakvizsgaszervező felület fejlesztése során az alábbi funkciók bevezetését tervezzük 2015. augusztus közepi határidővel:
100
A vizsgaszervezőnek lesz joga törölni, vizsga időszakonként a jelentkezéseket. Szöveges indoklást kötelező lesz adni mellé. A Probono rendszer csak munkanapra enged felkészítő/vizsgaeseményeket szervezni. A szakvizsgaidőszakok szűrésének lehetősége a szervezőfelület kezdőpontján. Események másolásának lehetősége a szervezés gyorsításának érdekében. A képzésszervező listázni tudja a kiosztott bizonyítványok sorszámát, a bizonyítványok tulajdonosait.
101
MELLÉKLETEK
102
1. sz. melléklet: Kötelező tárgyi felkészítő tanfolyam beosztásról a képzési referensek számára az alábbi tartalmú e-mail kerül megküldésre Tárgy: (Kötelező tárgyi felkészítő) Ügyintéző: Bálint Katalin E-mailcím:
[email protected] Telefonszám: 061-432-9000 Ferencz Zoltán István NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM 1083 Budapest, Ludovika tér 2 Tisztelt Ferencz Zoltán István! (Ide a Képzési Referens neve kerül.) Mellékelten megküldjük a közigazgatási szakvizsga 2015. július vizsgaidőszakára beiskolázott tisztviselőik beosztását. (Kötelező tárgyi felkészítő) helyszínei: Oktatási esemény neve Kezdő dátum 1.csoport
2015-06-22
Terem 1118 Budapest XI. kerület, Ménesi út 5. 3-as előadó
Modulok neve
Kezdő dátum Kezdési idő
I. modul: Központi állami szervek rendszere
2015-06-22
09:00
II. modul: Jogalkotási és jogalkalmazási ismeretek
2015-06-23
09:00
III. modul: Általános államháztartási ismeretek
2015-06-24
09:00
IV. modul: Közigazgatás-szervezési és vezetési ismeretek 2015-06-25
09:00
V. modul: Az Európai Unió szervezete és jogrendszere
09:00
2015-06-26
A NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM részéről a fenti időpontokra beiskolázott tisztviselők névsora: Jelentkező neve Gipsz Jakab
E-mail címe
[email protected]
Tájékoztatjuk, hogy a konzultációval, vizsgaeseménnyel kapcsolatos információkat(helyszín, kezdési időpont) a Probono felületre történő bejelentkezést követően az „Adminisztráció”menüpont „Felhasználók” almenüpontban is elérheti. A „felhasználók” almenüpontban rá kell keresnie a 103
vizsgára/képzésre jelentkező tisztviselőre a szűrő funkció segítségével, majd ezt követően a kilistázott tisztviselő adatai mellett jobb szélen található „Képzések” ikonra kell kattintani a jelentkezések listázásához. Az esemény neve mellett található „Részletek” ikon segítségével tekintheti meg az eseménnyel kapcsolatos információkat (helyszín, kezdési időpont, kapcsolattartó elérhetősége). Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a közigazgatási szakvizsga tananyagai és követelményrendszere elektronikus formában letölthetőek az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet weblapjáról: http://vtki.uni-nke.hu/kozigazgatasi-vizsgak/kozigazgatasi-szakvizsga/tananyag-eskovetelmenyrendszer Tájékoztatjuk, hogy a felkészítő konzultáción történő részvétel nem feltétele a vizsgán való részvételnek. A felkészítő konzultáción való részvételről a vizsgaszervező nyilvántartást vezet, melyet a munkáltató a Probono rendszerben követhet. Segítő közreműködését előre is köszönjük! Üdvözlettel: NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM
104
2. sz. melléklet: Választott tárgyi felkészítő tanfolyam beosztásról a képzési referensek számára az alábbi tartalmú e-mail kerül megküldésre. Tárgy: Közigazgatási szakvizsga - Gazdasági igazgatás választható tárggyal (Választható tárgyi felkészítő) Ügyintéző: Bálint Katalin E-mailcím:
[email protected] Telefonszám: 061-432-9000 Ferencz Zoltán István NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM 1083 Budapest, Ludovika tér 2 Tisztelt Ferencz Zoltán István! (Ide a Képzési Referens neve kerül.) Mellékelten megküldjük a közigazgatási szakvizsga 2015. július vizsgaidőszakára beiskolázott tisztviselőik beosztását. Közigazgatási szakvizsga - Gazdasági igazgatás választható tárggyal (Választható tárgyi felkészítő) helyszínei: Oktatási esemény neve Kezdő dátum 1.csoport
Modulok neve
2015-07-16
Terem 1118 Budapest, Kelenhegyi út 28. K1
Kezdő dátum Kezdési idő
Gazdasági igazgatás 2015-07-16
09:00
A NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM részéről a fenti időpontokra beiskolázott tisztviselők névsora: Jelentkező neve
E-mail címe
Gipsz Jakab
[email protected]
Gipsz Jakabné
[email protected]
Gipsz Árpád
[email protected]
Tájékoztatjuk, hogy felkészítő konzultációval, a vizsgaeseménnyel kapcsolatos információkat(helyszín, kezdési időpont) a Probono felületre történő bejelentkezést követően az „Adminisztráció”menüpont „Felhasználók” almenüpontban is elérheti. A „felhasználók” almenüpontban rá kell keresnie a vizsgára/képzésre jelentkező tisztviselőre a szűrő funkció segítségével, majd ezt követően a kilistázott tisztviselő adatai mellett jobb szélen található „Képzések” ikonra kell kattintani a jelentkezések 105
listázásához. Az esemény neve mellett található „részletek” ikon segítségével tekintheti meg az eseménnyel kapcsolatos információkat(helyszín, kezdési időpont,kapcsolattartó elérhetősége). Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a közigazgatási szakvizsga tananyagai és követelményrendszere elektronikus formában letölthetőek az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet weblapjáról: http://vtki.uni-nke.hu/kozigazgatasi-vizsgak/kozigazgatasi-szakvizsga/tananyag-eskovetelmenyrendszer
Tájékoztatjuk, hogy a felkészítő konzultáción történő részvétel nem feltétele a vizsgán való részvételnek. A felkészítő konzultáción való részvételről a vizsgaszervező nyilvántartást vezet, melyet a munkáltató a Probono rendszerben követhet. Segítő közreműködését előre is köszönjük! Üdvözlettel: NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM
106
3. sz. melléklet: Kötelező tárgyi vizsga beosztásról a képzési referensek számára az alábbi tartalmú e-mail kerül megküldésre
Tárgy: (Kötelező tárgyi vizsga) Ügyintéző: Bálint Katalin E-mailcím:
[email protected] Telefonszám: 061-432-9000
Ferencz Zoltán István NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM 1083 Budapest, Ludovika tér 2
Tisztelt Ferencz Zoltán István! (Ide a Képzési Referens neve kerül.) Mellékelten megküldjük a közigazgatási szakvizsga 2015. július vizsgaidőszakára beiskolázott tisztviselőik beosztását. (Kötelező tárgyi vizsga) helyszínei: Oktatási esemény neve Kezdő dátum Kezdési idő 1.csoport
2015-07-06
09:00
Terem 1118 Budapest, Kelenhegyi út 28. K1
A NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM részéről a fenti időpontokra beiskolázott tisztviselők névsora: Jelentkező neve
E-mail címe
Gipsz Jakab
[email protected]
Gipsz Jakabné
[email protected]
Tájékoztatjuk, hogy felkészítő konzultációval, a vizsgaeseménnyel kapcsolatos információkat (helyszín, kezdési időpont) a Probono felületre történő bejelentkezést követően az „Adminisztráció”menüpont „Felhasználók” almenüpontban is elérheti. A „felhasználók” almenüpontban rá kell keresnie a vizsgára/képzésre jelentkező tisztviselőre a szűrő funkció segítségével, majd ezt követően a kilistázott tisztviselő adatai mellett jobb szélen található „Képzések” ikonra kell kattintani a jelentkezések listázásához. Az esemény neve mellett található
107
„részletek” ikon segítségével tekintheti meg az eseménnyel kapcsolatos információkat (helyszín, kezdési időpont, kapcsolattartó elérhetősége ). Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a közigazgatási szakvizsga tananyagai és követelményrendszere elektronikus formában letölthetőek az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet weblapjáról: http://vtki.uni-nke.hu/kozigazgatasi-vizsgak/kozigazgatasi-szakvizsga/tananyag-eskovetelmenyrendszer Kérjük, hogy a vizsgára személyazonosságának igazolására alkalmas érvényes okiratot feltétlenül hozzon magával, ennek hiányában nem bocsátható vizsgára. Tájékoztatjuk, hogy az eredménytelenség, vagy igazolatlan távollét miatt megismételt közigazgatási szakvizsga– vizsgatárgyanként – 7.730 Ft, amely a munkáltatót terheli. A megismételt közigazgatási szakvizsga díja a vizsga után utólagosan kerül a munkáltató részére kiszámlázásra. A közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet 6.§ (7) bekezdése értelmében a munkáltató az ismétlővizsga díját – döntésétől függően – átháríthatja a vizsgázóra. Segítő közreműködését előre is köszönjük! Üdvözlettel: NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM
108
4. sz. melléklet: Választható tárgyi vizsga beosztásról a képzési referensek számára az alábbi tartalmú e-mail kerül megküldésre Tárgy: Közigazgatási szakvizsga - Gazdasági igazgatás választható tárggyal (Választható tárgyi vizsga) Ügyintéző: Bálint Katalin E-mailcím:
[email protected] Telefonszám: 061-432-9000 Ferencz Zoltán István NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM 1083 Budapest, Ludovika tér 2 Tisztelt Ferencz Zoltán István! Mellékelten megküldjük a közigazgatási szakvizsga 2015. július vizsgaidőszakára beiskolázott tisztviselőik beosztását. Közigazgatási szakvizsga - Gazdasági igazgatás választható tárggyal (Választható tárgyi vizsga) helyszínei: Oktatási esemény neve 1.csoport
Kezdő dátum
Kezdési idő
2015-07-31 09:00
Terem 1118 Budapest XI. kerület, Kelenhegyi út 28. 101. terem
A NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM részéről a fenti időpontokra beiskolázott tisztviselők névsora: Jelentkező neve
E-mail címe
Gipsz Jakab
[email protected]
Gipsz Jakabné
[email protected]
Gipsz Árpád
[email protected]
Tájékoztatjuk, hogy felkészítő konzultációval, a vizsgaeseménnyel kapcsolatos információkat (helyszín, kezdési időpont) a Probono felületre történő bejelentkezést követően az „Adminisztráció”menüpont „Felhasználók” almenüpontban is elérheti. A „felhasználók” almenüpontban rá kell keresnie a vizsgára/képzésre jelentkező tisztviselőre a szűrő funkció segítségével, majd ezt követően a kilistázott tisztviselő adatai mellett jobb szélen található „Képzések” ikonra kell kattintani a jelentkezések listázásához. Az esemény neve mellett található „Részletek” ikon segítségével tekintheti meg az eseménnyel kapcsolatos információkat (helyszín, kezdési időpont,kapcsolattartó elérhetősége ). 109
Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a közigazgatási szakvizsga tananyagai és követelményrendszere elektronikus formában letölthetőek az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet weblapjáról: http://vtki.uni-nke.hu/kozigazgatasi-vizsgak/kozigazgatasi-szakvizsga/tananyag-eskovetelmenyrendszer Kérjük, hogy a vizsgára személyazonosságának igazolására alkalmas érvényes okiratot feltétlenül hozzon magával, ennek hiányában nem bocsátható vizsgára. Tájékoztatjuk, hogy az eredménytelenség, vagy igazolatlan távollét miatt megismételt közigazgatási szakvizsga– vizsgatárgyanként – 7.730 Ft, amely a munkáltatót terheli. A megismételt közigazgatási szakvizsga díja a vizsga után utólagosan kerül a munkáltató részére kiszámlázásra. A közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet 6.§ (7) bekezdése értelmében a munkáltató az ismétlővizsga díját – döntésétől függően – átháríthatja a vizsgázóra. Segítő közreműködését előre is köszönjük! Üdvözlettel: NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM
110
5. sz. melléklet: A Jelentkezők részére az automatikus email az alábbi formában érkezik meg kötelező tárgyi felkészítő esetén. Tárgy: Kötelező tárgyi felkészítő Ügyintéző: Bálint Katalin E-mailcím:
[email protected] Telefonszám: 061-432-9000 Gipsz Jakab NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM 1083 Budapest, Ludovika tér 2 Tisztelt Gipsz Jakab! Tájékoztatjuk, hogy közigazgatási szakvizsgára felkészítő konzultáció és vizsgaidőpontjai az alábbiak szerint kerültek meghatározásra (Kötelező tárgyi felkészítő) helyszínei: Oktatási esemény neve Kezdő dátum 1.csoport
2015-06-22
Terem 1118 Budapest XI. kerület, Ménesi út 5. 3-as előadó
Modulok neve
Kezdő dátum Kezdési idő
I. modul: Központi állami szervek rendszere
2015-06-22
09:00
II. modul: Jogalkotási és jogalkalmazási ismeretek
2015-06-23
09:00
III. modul: Általános államháztartási ismeretek
2015-06-24
09:00
IV. modul: Közigazgatás-szervezési és vezetési ismeretek 2015-06-25
09:00
V. modul: Az Európai Unió szervezete és jogrendszere
09:00
2015-06-26
Tájékoztatjuk, hogy a felkészítő konzultációval/vizsgaeseménnyel kapcsolatos információkat (helyszín, kezdési időpont) a Probono felületre történő bejelentkezést követően a „Személyes oldalam”menüpont „Képzéseim” almenüpontban is elérheti a vizsgaeseménynél található „Részletek” ikon megnyomásával. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a közigazgatási szakvizsga tananyagai és követelményrendszere elektronikus formában letölthetőek az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet weblapjáról: http://vtki.uni-nke.hu/kozigazgatasi-vizsgak/kozigazgatasi-szakvizsga/tananyag-eskovetelmenyrendszer Tájékoztatjuk, hogy a felkészítő konzultáción történő részvétel nem feltétele a vizsgán való 111
részvételnek. A felkészítő konzultáción való részvételről a vizsgaszervező nyilvántartást vezet, melyet a munkáltató a Probono rendszerben követhet. Segítő közreműködését előre is köszönöm. Üdvözlettel: NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM
112
6. sz. melléklet: A Jelentkezők részére az automatikus email az alábbi formában érkezik meg választható tárgyi felkészítő esetén. Tárgy: Közigazgatási szakvizsga - Gazdasági igazgatás választható tárggyal Választható tárgyi felkészítő Ügyintéző: Bálint Katalin E-mailcím:
[email protected] Telefonszám: 061-432-9000 Gipsz Jakab NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM 1083 Budapest, Ludovika tér 2 Tisztelt Gipsz Jakab! Tájékoztatjuk, hogy közigazgatási szakvizsgára felkészítő konzultáció és vizsgaidőpontjai az alábbiak szerint kerültek meghatározásra Közigazgatási szakvizsga - Gazdasági igazgatás választható tárggyal (Választható tárgyi felkészítő) helyszínei: Oktatási esemény neve Kezdő dátum 1.csoport Modulok neve Gazdasági igazgatás
2015-07-16
Terem 1118 Budapest, Kelenhegyi út 28. K1
Kezdő dátum 2015-07-16
Kezdési idő 09:00
Tájékoztatjuk, hogy a felkészítő konzultációval/vizsgaeseménnyel kapcsolatos információkat (helyszín, kezdési időpont) a Probono felületre történő bejelentkezést követően a „Személyes oldalam”menüpont „Képzéseim” almenüpontban is elérheti a vizsgaeseménynél található „Részletek” ikon megnyomásával. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a közigazgatási szakvizsga tananyagai és követelményrendszere elektronikus formában letölthetőek az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet weblapjáról: http://vtki.uni-nke.hu/kozigazgatasi-vizsgak/kozigazgatasi-szakvizsga/tananyag-eskovetelmenyrendszer Tájékoztatjuk, hogy a felkészítő konzultáción történő részvétel nem feltétele a vizsgán való részvételnek. A felkészítő konzultáción való részvételről a vizsgaszervező nyilvántartást vezet, melyet a munkáltató a Probono rendszerben követhet. Segítő közreműködését előre is köszönöm. Üdvözlettel: NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM
113
7. sz. melléklet: A Jelentkezők részére az automatikus email az alábbi formában érkezik meg kötelező tárgyi vizsga esetén. Tárgy: Kötelező tárgyi vizsga Ügyintéző: Bálint Katalin E-mailcím:
[email protected] Telefonszám: 061-432-9000 Gipsz Jakab NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM 1083 Budapest, Ludovika tér 2 Tisztelt Gipsz Jakab! Tájékoztatjuk, hogy közigazgatási szakvizsgára felkészítő konzultáció és vizsgaidőpontjai az alábbiak szerint kerültek meghatározásra (Kötelező tárgyi vizsga) helyszínei: Oktatási esemény neve Kezdő dátum Kezdési idő 1.csoport
2015-07-06
09:00
Terem 1118 Budapest, Kelenhegyi út 28. K1
Tájékoztatjuk, hogy a felkészítő konzultációval/vizsgaeseménnyel kapcsolatos információkat (helyszín, kezdési időpont) a Probono felületre történő bejelentkezést követően a „Személyes oldalam”menüpont „Képzéseim” almenüpontban is elérheti a vizsgaeseménynél található „Részletek” ikon megnyomásával. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a közigazgatási szakvizsga tananyagai és követelményrendszere elektronikus formában letölthetőek az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet weblapjáról: http://vtki.uni-nke.hu/kozigazgatasi-vizsgak/kozigazgatasi-szakvizsga/tananyag-eskovetelmenyrendszer Kérjük, hogy a vizsgára személyazonosságának igazolására alkalmas érvényes okiratot feltétlenül hozzon magával, ennek hiányában nem bocsátható vizsgára. Tájékoztatjuk, hogy az eredménytelenség, vagy igazolatlan távollét miatt megismételt közigazgatási szakvizsga– vizsgatárgyanként – 7.730 Ft, amely a munkáltatót terheli. A megismételt közigazgatási szakvizsga díja a vizsga után utólagosan kerül a munkáltató részére kiszámlázásra. A közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet 6.§ (7) bekezdése értelmében a munkáltató az ismétlővizsga díját – döntésétől függően – átháríthatja a vizsgázóra. Segítő közreműködését előre is köszönöm. Üdvözlettel: NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM
114
8. sz. melléklet: A Jelentkezők részére az automatikus email az alábbi formában érkezik meg választható tárgyi vizsga esetén. Tárgy: Közigazgatási szakvizsga - Gazdasági igazgatás választható tárggyal Választható tárgyi vizsga Ügyintéző: Bálint Katalin E-mailcím:
[email protected] Telefonszám: 061-432-9000 Gipsz Jakab NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM 1083 Budapest, Ludovika tér 2 Tisztelt Gipsz Jakab! Tájékoztatjuk, hogy közigazgatási szakvizsgára felkészítő konzultáció és vizsgaidőpontjai az alábbiak szerint kerültek meghatározásra Közigazgatási szakvizsga - Gazdasági igazgatás választható tárggyal (Választható tárgyi vizsga) helyszínei: Oktatási esemény neve 1.csoport
Kezdő dátum 2015-07-31
Kezdési idő 09:00
Terem 1118 Budapest XI. kerület, Kelenhegyi út 28. 101. terem
Tájékoztatjuk, hogy a felkészítő konzultációval/vizsgaeseménnyel kapcsolatos információkat (helyszín, kezdési időpont) a Probono felületre történő bejelentkezést követően a „Személyes oldalam”menüpont „Képzéseim” almenüpontban is elérheti a vizsgaeseménynél található „Részletek” ikon megnyomásával. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a közigazgatási szakvizsga tananyagai és követelményrendszere elektronikus formában letölthetőek az NKE Vezető- és Továbbképzési Intézet weblapjáról: http://vtki.uni-nke.hu/kozigazgatasi-vizsgak/kozigazgatasi-szakvizsga/tananyag-eskovetelmenyrendszer Kérjük, hogy a vizsgára személyazonosságának igazolására alkalmas érvényes okiratot feltétlenül hozzon magával, ennek hiányában nem bocsátható vizsgára. Tájékoztatjuk, hogy az eredménytelenség, vagy igazolatlan távollét miatt megismételt közigazgatási szakvizsga– vizsgatárgyanként – 7.730 Ft, amely a munkáltatót terheli. A megismételt közigazgatási szakvizsga díja a vizsga után utólagosan kerül a munkáltató részére kiszámlázásra. A közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet 6.§ (7) bekezdése értelmében a munkáltató az ismétlővizsga díját – döntésétől függően – átháríthatja a vizsgázóra. Segítő közreműködését előre is köszönöm. Üdvözlettel: NEMZETI KÖZSZOLGÁLATI EGYETEM 115
