Federale Overheidsdienst FINANCIËN

Federale Overheidsdienst FINANCIËN

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG

Bijzonder bestek nr.: S&L/DO 245.567 Opening van de offertes: op 21 februari 2011 om 14u30

ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET PREVENTIEF EN CURATIEF ONDERHOUD VAN INSTALLATIES EN SYSTEMEN MPI VOOR HET METEN VAN RADIOACTIEVE STRALING IN CONTAINERS EN VRACHTWAGENS

INHOUDSOPGAVE A. ALGEMENE BEPALINGEN ............................................................................................... 4 1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT...........................................................................4 2. DUUR VAN HET CONTRACT......................................................................................................5 3. AANBESTEDENDE OVERHEID – AANVULLENDE INFORMATIE.......................................5 4. INFORMATIESESSIE EN BEZOEK VAN DE INSTALLATIES.................................................6 5. INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES........................................................................7 6. TOEZICHTHOUDENDENDE DIENSTEN – LEIDEND AMBTENAAR ....................................9 7. BESCHRIJVING VAN DE TE VERLENEN DIENSTEN .............................................................9 8. DOCUMENTEN DIE DE OPDRACHT REGELEN ......................................................................9 8.1. Wetgeving ................................................................................................................ 9 8.2. Documenten betreffende de opdracht..................................................................... 10 9. OFFERTES ....................................................................................................................................10 10. PRIJZEN ......................................................................................................................................12 11. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER ........................................................13 12. SELECTIECRITERIA – GELDIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA .....13 12.1. Selectiecriteria ...................................................................................................... 13 12.2. Geldigheid van de offertes .................................................................................... 17 12.3. Gunningscriteria ................................................................................................... 16 13. BORGTOCHT..............................................................................................................................19 14. OPLEVERING VAN DE VERLEENDE DIENSTEN ................................................................20 15. UITVOERING VAN DE DIENSTEN .........................................................................................20 16. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN .............................................................22 17. BIJZONDERE VERPLICHTINGEN VOOR DE DIENSTVERLENER....................................22 18. GESCHILLEN .............................................................................................................................22 19. BOETEN EN STRAFFEN ...........................................................................................................23 B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN.................................................................................. 24

2

C. BIJLAGEN....................................................................................................................... 34 BIJLAGE I ............................................................................................................................ 35 BIJLAGE II : ......................................................................................................................... 39

3

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B – 4e verdieping Koning Albert II-laan 33 – bus 961 1030 BRUSSEL

-

.

BESTEK nr. S&L/DO 245.567 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET PREVENTIEF EN CURATIEF ONDERHOUD VAN INSTALLATIES EN SYSTEMEN MPI VOOR HET METEN VAN RADIOACTIEVE STRALING IN CONTAINERS EN VRACHTWAGENS

A. ALGEMENE BEPALINGEN Overeenkomstig artikel 3, paragraaf 1 van het KB van 26 september 1996 wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bijzondere bestek werd afgeweken van : - artikel 20 en 75 van de bijlage bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de boeten omwille van het belang dat de Federale Overheidsdienst FINANCIEN toekent aan het onderhoud van haar infrastructuur. - artikel 5 betreffende de borgtocht en meer bepaald wat de aanpassing van het bedrag van de borgtocht betreft op basis van het jaarbedrag met als reden de kost die de opdrachtnemer zou moeten dragen, indien het in aanmerking te nemen bedrag het totaalbedrag van de opdracht was.

1. Voorwerp en aard van de opdracht De National Nuclear Security Administration (NNSA) van het Amerikaanse Department of Energy (DOE) heeft in 2003 het Megaports Initiative ( MPI) project opgezet om het wereldwijde containervervoer te screenen op speciale nucleaire en radiologische materialen. De screening vindt plaats door het doorlaten van de containers door meetpoorten met geavanceerde stralingsdetectoren en dit op strategische plaatsen in de haven. Als er straling wordt gedetecteerd in een container, zal een alarm en de ondersteunende digitale en videoinformatie automatisch worden doorgegeven aan het bevoegd personeel om de informatie te analyseren, zodat het personeel kan bepalen of het alarm een risico van illegale of gevaarlijke radioactieve lading inhoudt. Zo ja, zal de container worden opgehouden voor verder onderzoek. Zo niet, dan zal de container worden vrijgegeven voor vervoer naar de oorspronkelijke bestemming. Het project wordt beheerd door de Belgische Douane (Ministerie van Financiën), en de diverse terminal operatoren in de havens van Zeebrugge en Antwerpen.

4

De gekozen procedure is die van de algemene offerteaanvraag. De onderhavige opdracht betreft het preventief en curatief onderhoud van de meetapparatuur en –systemen die in het kader van Megaports door de Belgische douane in de havenzones van Antwerpen en Zeebrugge worden gebruikt. Dit is een opdracht volgens globale prijs voor wat betreft het preventief onderhoud en en en opdracht volgens prijslijst voor wat betreft het curatief onderhoud. Varianten zijn niet toegestaan. De te presteren diensten worden in rubriek B “Technische voorschriften” van het bestek vermeld

2. Duur van het contract Het contract zal aanvangen op de eerste dag van de week die volgt op de datum van de kennisgeving en wordt gesloten voor een duur van vier jaar. Elke partij kan het contract beëindigen op het einde van het eerste, het tweede of het derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekende brief gebeurt: -

ten minste (3) drie maanden vóór het einde van het lopende jaar van uitvoering ingeval het de aanbestedende overheid is die het contract beëindigt,

-

ten minste (6) zes maanden vóór het einde van het lopende jaar van uitvoering ingeval het de opdrachtnemer is die het contract beëindigt.

In dit geval mag de partij die de opzegging van het contract moet ondergaan, geen schadevergoeding of interest eisen vanwege deze opzegging. De aanbestedende overheid behoudt zich evenwel het recht voor om het contract ten allen tijde, van rechtswege, zonder schadevergoeding voor de dienstverlener, middels een opzegtermijn van 60 kalenderdagen te betekenen met een aangetekende brief, gedeeltelijk op te zeggen indien een gedeelte van de apparatuur uit het MPI-systeem moet worden verwijderd. Bij uitbreiding van de apparatuur en de systemen (op nieuwe sites of op de huidige sites) behoudt de aanbestedende overheid eveneens het recht voor om met de begunstigde van deze opdracht over deze bijkomende onderhoudswerkzaamheden te onderhandelen overeenkomstig art. 17, §2, 2°,a van de wet van 24/ 12/1993.

2. Aanbestedende overheid – Aanvullende informatie

De aanbestedende overheid is de Federale Overheidsdienst Financiën vertegenwoordigd door de Minister van Financiën, Wetstraat 12 te 1000 Brussel.

5

Bijkomende inlichtingen betreffende de procedure kunnen verkregen worden bij de Afdeling Aankopen De heer Roland Garnier , NORTH GALAXY, Toren B 04, Koning Albert II-laan, n°33, Bus 961, 1030 BRUSSEL. Email-adres : [email protected] door vermelding van de referentie en de plaats van de opdracht. Bijkomende inlichtingen betreffende de technische aspecten van de opdracht kunnen verkregen worden bij de Administratie der douane en accijnzen. Havenzone Antwerpen : Tanja Peeters Email-adres : [email protected] Philip Gevaert Email-adres: [email protected] Havenzone Zeebrugge : Frans Debackere Email-adres : [email protected] Jan Dejonghe Email-adres : [email protected]

4. Informatiesessies en bezoek aan de installaties De inschrijver moet verplicht, per e-mail te versturen naar het adres [email protected], vóór 14/01/2011 laten weten dat hij van plan is aan de 2 informatiesessies en de plaatsbezoeken deel te nemen. De inschrijver vermeldt in de inschrijvingsmail de naam en de functie van de personen (maximum 2) die aan de informatiesessie en het plaatsbezoek zullen deelnemen. 4.1 Informatiesessies en plaatsbezoek. Gelet op de complexiteit van de opdracht, heeft de aanbestedende overheid beslist om twee (2) verplichte informatiesessies voor de kandidaat-inschrijvers te organiseren. Deze informatiesessies, die zullen worden aangevuld met een volledig of gedeeltelijk bezoek van de sites, zullen plaatsvinden in: Antwerpen Op 17/01/2011 om 10 u op het volgende adres: Inspectie Scan-Megaports Antwerpen – Sint-Antoniusweg Haven 1795 -9130 KALLO Zeebrugge

6

op 18/01/2011om 10 u op het volgende adres Administratief gebouw van de GIP – Minister Beernaertstraat 3 – 8380 ZEEBRUGGE Om de informatiesessies vlot te laten verlopen, worden de kandidaat-inschrijvers verzocht hun vragen per e-mail door te geven aan de aanbestedende overheid op het volgende emailadres: [email protected] door vermelding van de referentie van de opdracht. Tijdens de sessies zullen enkel de vragen behandeld worden die de aanbestedende overheid heeft ontvangen ten laatste op 12 januari 2011. De deelnemers zullen worden verzocht om de identiteit van de onderneming die zij vertegenwoordigen en hun volledige adres op een aanwezigheidslijst te vermelden. Een inschrijver kan slechts vertegenwoordigd worden door niet meer dan twee personen, zowel tijdens de informatiesessies alsook tijdens de plaatsbezoeken aan de volledige site of een gedeelte daarvan. De aanbestedende overheid zal het verslag van de informatievergadering publiceren op de http://minfin.fgov.be onder de rubriek website van de FOD FINANCIËN “Overheidsopdrachten”. Behoudens een uitdrukkelijk verbod van de afgevaardigde van de aanbestedende overheid is het gebruik van camera’s en fototoestellen toegestaan. Op het einde van de bezoeken ontvangt iedere inschrijver een bezoekattest.

5. Indiening en opening van de offertes De offertes moeten door de inschrijver of zijn vertegenwoordiger worden ingediend ofwel: -

persoonlijk bij de voorzitter op de zitting voor het openen van de offertes, voordat die de zitting opent; persoonlijk bij een ambtenaar van de leidende dienst uiterlijk de werkdag vóór de datum van de opening van de offertes; met de post.

Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk. De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat de North Galaxy enkel toegankelijk is via de ingang “bezoekers”, gelegen op de benedenverdieping, Koning Albert IIlaan 33 te 1030 BRUSSEL en dit enkel tijdens de kantooruren, d.i. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur De offertes worden door de voorzitter aanvaard voor zover de zitting voor het openen van de offertes nog niet geopend werd verklaard. Een laattijdig aangekomen offerte wordt echter in aanmerking genomen voor zover: -

de aanbestedende overheid haar beslissing nog niet ter kennis van de opdrachtnemer heeft gebracht,

7

-

en de offerte aangetekend met de post werd ingediend uiterlijk de vierde kalenderdag vóór de dag die is vastgelegd voor de inontvangstneming van de offertes.

De offerte moet worden ingediend in drie exemplaren, waarvan één duidelijk herkenbaar origineel en twee kopieën. De offerte moet in een gesloten omslag worden gestopt waarop de volgende twee vermeldingen zijn aangebracht: -

de referentie van het bijzonder bestek: S&L/DO 245.567. de datum en het uur van opening van de offertes: op 21 februari 2011 om 14u30

Deze verzegelde envelop wordt in een tweede envelop gestopt met de volgende vermeldingen: -

in de linkerbovenhoek: -

het woord: “INSCHRIJVING” de referentie van het bijzonder bestek: S&L/DO 245.567 indien de inschrijving per drager wordt ingediend, de gegevens betreffende de contactpersonen, belast met de inontvangstneming van de offertes: Roland Garnier Marc DE CROOCK Philippe DEITZ Maria D’HONDT Katrien GILLET Monique DEPPE

-

- tél. 0257 63352 - tél. 0257 63316 - tél. 0257 76009 - tél. 0257 65225 - tél. 0257 68446 - tél. 0257 63338

op de daartoe voorziene plaats, het adres van de geadresseerde.

De offertes moeten worden verzonden naar of worden ingediend op het volgende adres: Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen Ter attentie van de heer Roland GARNIER, Auditeur-generaal van Financiën North Galaxy - Toren B - 4e verdieping Koning Albert II-laan 33 - Bus 961 1030 Brussel

Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een bericht van ontvangst worden afgegeven indien daarom uitdrukkelijk wordt verzocht. Opgemerkt dient te worden, dat alleen dit bericht van ontvangst kan dienen als bewijs voor de indiening van de offerte.

8

Op 21 februari 2011 om 14u30 u. zal in een van de vergaderzalen van de North Galaxy, toegankelijk via de ingang “bezoekers”, Koning Albert II-laan 33 te 1030 BRUSSEL in openbare zitting worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht werden ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen).

6. Toezichthoudende diensten – leidend ambtenaar De toezichthoudende diensten bevoegd voor het toezicht op de goede uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden zijn: • •

de Inspectie ANTWERPEN Mega-Scan D.A. – Sint-Antoniusweg – Haven 1795 - 9130 KALLO; de Controle der Douane en Accijnzen – Minister Beernaertstraat 3 – 8380 ZEEBRUGGE

De leidende ambtenaar die voor deze opdracht werd aangeduid, is dhr. Roland GARNIER, Auditeur-generaal van Financiën – Dienst Aankopen - North Galaxy-complex, Koning Albert IIlaan 33 bus 961 in 1030 BRUSSEL. Hij kan een deel van zijn prerogatieven delegeren aan de bevoegde ambtenaren van de lokale diensten op de sites.

7. Beschrijving van de te verlenen diensten De te verlenen diensten worden beschreven in deel B “Technische voorschriften” van het bijzondere bestek.

8. Documenten die de opdracht regelen 8.1. Wetgeving -

-

-

-

-

de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (BS van 22 januari 1994); Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (BS van 26 januari 1996) of KB “1”; Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage: Algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken (BS van 18 oktober 1996); Het Koninklijk Besluit van 14 oktober 1996 betreffende het voorafgaand toezicht en de overdracht van bevoegdheid inzake de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en inzake de toekenning van concessies voor openbare werken op federaal niveau (BS van 24 oktober 1996); Het Koninklijk Besluit van 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van hun uitvoeringsmaatregelen (BS van 13 februari 1997); Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB) en de Codex over het welzijn op het werk

9

-

Alle wijzigingen aan de voornoemde wet en aan de voornoemde besluiten die van kracht zijn op de dag van opening van de offertes; De reglementering van de Europese Unie betreffende de overheidsopdrachten voor diensten die van kracht is op de dag van de opening van de offertes; De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; Het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI); De milieuwetgeving in het betrokken Gewest.

8.2. Documenten betreffende de opdracht. -

-

De in het Bulletin der Aanbestedingen gepubliceerde berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van onderhavig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben; Dit bijzondere bestek nr. S&L/DO 245.567; De door de aanbestedende overheid goedgekeurde offerte van de inschrijver.

9. Offertes 9.1. Gegevens die in de offerte moeten worden vermeld. De inschrijvers worden attent gemaakt op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en op artikel 78 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de onverenigbaarheden. De inschrijver is ertoe gehouden het offerteformulier te gebruiken dat bij dit bijzonder bestek is gevoegd alsook de prijsinventarissen. Indien echter andere documenten worden gebruikt, moet hij op elk van deze documenten verklaren dat het document conform de bij het bijzonder bestek behorende modellen is (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en het offerteformulier inclusief de prijsinventaris worden opgemaakt in het Frans of in het Nederlands. De inschrijver geeft aan welke taal hij kiest voor de interpretatie van het contract. Indien hij het niet uitdrukkelijk aangeeft, wordt er van uitgegaan dat hij de taal kiest waarin zijn offerte is opgemaakt. De inschrijver moet iedere pagina van zijn offerte te nummeren. Door de indiening van zijn offerte doet de inschrijver automatisch afstand van zijn algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, zelfs indien die vermeld worden in een of andere bijlage bij de offerte In de offerte moeten de volgende inlichtingen worden verstrekt:

-

het totale jaarbedrag voor het preventief onderhoud in letters en in cijfers (zonder BTW); het jaarbedrag van de BTW voor het preventief onderhoud; het totale jaarbedrag voor het preventief onderhoud in letters en in cijfers (BTW inbegrepen);

10

-

het uurtarief (mankracht) voor het curatief onderhoud in letters en in cijfers (zonder BTW); het bedrag van de BTW verschuldigd per uur prestatie; het uurtarief (mankracht) voor het curatief onderhoud in letters en in cijfers (BTW inbegrepen);

-

de handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).

-

het inschrijvingsnummer bij de RSZ; het nummer en de naam van de bankrekening van de inschrijver geopend bij de Bank van de Post of een andere financiële instelling; de naam, de voornamen, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver of wanneer het om een bedrijf gaat, de firmanaam, de rechtsvorm, de nationaliteit en het hoofdkantoor; alle vereiste elementen en documenten voor de evaluatie van de offertes.

-

-

BELANGRIJK 1. Voor elke offerte die wordt ingediend door een lasthebber, de rechtsgeldige of onderhandse akte (of een kopie van die akte) die door de lasthebber wordt bijgevoegd als bewijs dat hij ertoe gemachtigd is de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De lasthebber kan eveneens het nummer vermelden van de bijlage tot het Belgisch Staatsblad waarin de lastgeving is gepubliceerd. .

9.2 Geldigheidsduur van de offerte. De inschrijvers blijven door hun offerte gebonden gedurende een termijn van 180 kalenderdagen vanaf de dag na die waarop de offertes worden geopend. 9.3. Bij de offerte te voegen stalen, documenten en bescheiden. De inschrijvers voegen bij hun offerte: -

De complete prijslijst ingevuld per rubriek en per categorie van prestaties (zie bijlage II); alle documenten gevraagd in het raam van de selectiecriteria en de gunningscriteria (zie rubriek 12 hierna); De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen ; lHet bewijs dat zij aan de 2 informatiesessies hebben deelgenomen. bestek.

11

10. Prijzen 10.1. Prijzen. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO. Voor wat betreft het preventief onderhoud, dit is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De dienstverlener wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. Voor wat betreft het curatief onderhoud, dit is een opdracht volgens prijslijst wat betekent dat enkel de eenheidsprijs (het uurtarief mankracht) forfaitair is. De dienstverlener wordt geacht in zijn eenheidsprijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. 10.2. Prijsherziening.

Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is zowel in min als in meer toepasbaar en kan worden doorgevoerd op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritair comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (bij elke verjaardag van de gunning). Voor de berekening van de prijsherziening wordt de volgende formule toegepast:

P = Po x [(s x 0,80 ) + 0,20 (=F)] S De kleine letters hebben betrekking op gegevens geldig op de toepassingsdatum van de prijsherziening1. De hoofdletters hebben betrekking op gegevens geldig 10 dagen vóór de opening van de offertes2. P = herziene prijs; Po = offerteprijs; , s en S = salariskosten (sociale lasten inbegrepen); F:

onherzienbaar gedeelte dat de vaste kosten en winsten omvat (Art. 57 van de wet van 30.03.1976 betreffende de economische herstelmaatregelen).

1 Deze datum is in normale omstandigheden de datum van de ontvangst van de brief van de dienstverlener inzake de aanvraag om prijsherziening. 2 Dit is de vermoedelijke datum waarop de dienstverlener zijn prijs of prijzen heeft gebaseerd die in zijn offerte werden vermeld.

12

De prijsherziening kan slechts worden toegepast indien de verhoging of verlaging van de prijs door te voeren ingevolge de aanvraag of het verzoek om prijsherziening ten minste 3 % bedraagt ten opzichte van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening).

11. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer De dienstverlener aanvaardt de volledige aansprakelijkheid voor fouten of gebreken die werden aangetoond in de verleende diensten.

12. Selectiecriteria – Geldigheid van de offertes – Gunningscriteria 12.1. Selectiecriteria De inschrijvers worden geëvalueerd op basis van de onderstaande selectiecriteria. BELANGRIJK Door de indiening van zijn offerte verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de hierna vermelde uitsluitingsgevallen bevindt. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op eer controleren in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste geklasseerd is. Daartoe zal ze de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de door haar bepaalde termijn verzoeken de inlichtingen of documenten te verstrekken die toestaan zijn persoonlijke situatie te controleren. De aanbestedende overheid zal zelf de inlichtingen of documenten aanvragen die zij met behulp van elektronische middelen gratis kan verkrijgen bij de diensten die er de beheerder van zijn. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de vergelijking van de offertes met de gunningscriteria, vermeld in punt 12.3 van dit bijzonder bestek, voor zover die offertes op administratief en technisch vlak geldig zijn. 12.1.1. Uitsluitingscriteria. Eerste uitsluitingscriterium. §.1.

De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, moet in orde zijn met zijn verplichtingen tegenover de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt beschouwd als zijnde in orde met de voornoemde verplichtingen indien uiterlijk op de dag vóór de uiterste datum voor de inontvangstneming van de offertes blijkt dat hij:

1°

de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle aangi ften heeft bezorgd die vereist zijn, met inbegrip van die betreffende het voorlaatste kalenderkwartaal dat verstreken is ten opzichte van de uiterste datum voor de inontvangstneming van de offertes en

13

2°

hij met betrekking tot die aangiften geen bijdrageschuld heeft van meer dan 2 500 euro, tenzij hij voor die schuld een uitstel van betaling heeft gekregen dat hij strikt naleeft.

Zelfs indien de bijdrageschuld hoger is dan 2 500 euro zal de inschrijver echter worden beschouwd als zijnde in orde indien hij vóór de beslissing de opdracht te gunnen bewijst dat hij uiterlijk de dag vóór de uiterste datum voor de inontvangstneming van de offertes bewijst dat hij op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10° van de wet of op een openbare onderneming in de zin van artikel 26 van diezelfde wet nietbetwiste, opeisbare en vrij van elke verbintenis tegenover derden schuldvorderingen heeft voor een bedrag dat, op 2 500 euro na, ten minste gelijk is aan datgene waarvoor hij een vertraging heeft opgelopen bij de betaling van bijdragen. § 2.

De buitenlandse inschrijver moet uiterlijk de dag vóór de uiterste datum voor de inontvangstneming van de offertes:

1°

in orde zijn met zijn verplichtingen betreffende de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wetsbepalingen van het land waar hij gevestigd is;

2°

in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien h ij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders.

§.3.

In om het even welk stadium van de procedure kan de aanbestedende overheid met alle middelen die zij nuttig oordeelt, navraag doen naar de situatie van elke inschrijver wat de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid betreft.

Tweede uitsluitingscriterium Is uitgesloten van de deelneming aan de gunningsprocedure: De leverancier die het voorwerp is van een vonnis dat in kracht van gewijsde is getreden waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft wegens: 1° deelname aan een criminele organisatie, zoals ge definieerd in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping zoals gedefinieerd in artikel 246 van het Strafwetboek; 3° fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkom st aangaande de bescherming de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld, zoals gedefinieerd in artik el 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid wanneer zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een leverancier zich wenden tot de bevoegde Belgische of buitenlandse autoriteiten om de informatie te verkrijgen die zij dienaangaande nodig acht. Derde uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in een van de volgende gevallen bevinden:

14

1°

zich in staat van faillissement of van vereffeni ng bevinden, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben verkregen, of zich in elke andere analoge situatie bevinden die voortvloeit uit een overeenstemmende procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen;

2°

een aangifte van faillissement hebben ingedie nd, een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord hebben ingesteld of een overeenstemmende procedure lopende hebben die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen.

Vierde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet met een in kracht van gewijsde getreden vonnis veroordeeld zijn geweest wegens een misdrijf dat afbreuk doet aan zijn professionele integriteit. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag bij de beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk zal kunnen maken. Door de ondertekening van zijn offerte verbindt de inschrijver zich bovendien ertoe de normen te eerbiedigen die zijn vastgelegd in de basisovereenkomsten van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en meer bepaald: Het verbod op dwangarbeid (overeenkomsten nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en nr. 105 betreffende de afschaffing van de dwangarbeid, 1957); Het recht op de syndicale vrijheid (overeenkomst nr. 87 betreffende de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948); Het recht van organisatie en collectief overleg (overeenkomst nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); Het verbod van elke discriminatie inzake arbeid en bezoldiging (overeenkomsten nr. 100 betreffende gelijke beloning, 1951, en nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); De minimumleeftijd die is bepaald voor kinderarbeid (overeenkomst nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod van de ergste vormen van kinderarbeid (overeenkomst nr. 182 betreffende de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). De niet-naleving van de voornaamste overeenkomsten zal bijgevolg worden beschouwd als een ernstige fout bij zijn beroepsuitoefening in de zin van artikel 69, 4° van het KB van 8 januari 1996. De voorafgaande bepalingen zijn van toepassing onverminderd de andere bepalingen die vermeld zijn in artikel 69 van het voornoemde besluit. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met zijn verplichtingen tegenover de directe belastingen en de btw. Zevende uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet ernstig hebben schuldig gemaakt aan valse verklaringen door inlichtingen te verstrekken die opeisbaar zijn in het kader van deze opdracht.

15

BELANGRIJK : Uitsluitingscriteria De niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving, die het voorwerp is geweest van een definitief vonnis of een beslissing met een gelijkwaardig effect, kan beschouwd worden als een overtreding met betrekking tot het professionele gedrag van de betrokken economische operator, of een ernstig vergrijp dat het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten van de mededinging voor het contract. Ref.: Art. 53 en 54 van Richtlijn 2004/17/EG en Art. 45 van Richtlijn 2004/18/EG

12.1.2. Selectiecriteria betreffende de financiële middelen van de inschrijver. De inschrijver moet tijdens elk van de laatste drie boekjaren een omzet hebben verwezenlijkt die ten minste gelijk is aan 500.000 EURO. Hij moet bij zijn offerte een verklaring voegen betreffende deze omzet die is verwezenlijkt tijdens de laatste drie boekjaren, tenzij de totale omzet vermeld is in de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronische loket kunnen worden geraadpleegd (het gaat om de jaarrekeningen opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet ingevuld werd). De inschrijver moet voor de laatste drie boekjaren een gemiddelde jaaromzet, inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten die in dit bestek beschreven worden, van minstens 400.000 EURO gerealiseerd hebben. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren. Deze twee voorwaarden zijn cumulatief. 12.1.3. Selectiecriteria betreffende de technische capaciteiten van de inschrijver. De technische bekwaamheid van de inschrijver moet worden aangetoond door te voorzien in: 1) een lijst van gelijkaardige onderhoudswerken (minimum 2 referenties) voor een totaal jaarbedrag van minimum € 100.000 per referentie, die gedurende de laatste drie kalenderjaren voor openbare of privé-instellingen werden verricht en waaruit de opgebouwde expertise moet blijken. Het moet gaan om onderhoudswerken aan elektronische apparatuur die 24u/24 en 7d/7 operationeel is. Op de lijst wordt ook het volgende vermeld: het jaar van uitvoering van de werken, het bedrag, de aanbestedende instantie en een korte beschrijving van de inhoud van de opdracht. 2) een lijst van de personen die bekwaam zijn om een apparaat zoals beschreven in de technische voorschriften bij dit bestek te onderhouden en te herstellen, met vermelding van hun namen, hun beroepsbekwaamheden, hun relevante ervaring en de opleidingen die ze hebben gevolgd. 3) een beschrijving en foto’s van het materiaal, de middelen en de softwareprogramma’s die kunnen worden gebruikt, met inbegrip van de dienstvoertuigen, het veiligheidsmateriaal, enz.

16

4) een bewijs dat de inschrijver in het bezit is van een NAVO-veiligheidsmachtiging van het niveau “vertrouwelijk” of een Belgische machtiging van een gelijkaardig niveau. 5) een beschrijving van de maatregelen die de inschrijver heeft genomen om de kwaliteit te kunnen garanderen, alsook een beschrijving van de gebruikte methodologie en procedures om een kwaliteitsvolle dienstverlening te kunnen garanderen.

De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst van de diensten die hij door een onderaannemer zal laten uitvoeren. Ook de onderaannemers moeten in het bezit zijn van de veiligheidsmachtiging waarvan sprake in punt 4 hierboven. 12.2. Geldigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht vanuit het oogpunt van hun geldigheid. Ongeldige offertes worden uitgesloten. Enkel de geldige offertes zullen in aanmerking worden genomen om te worden getoetst aan de gunningscriteria. 12.3. Gunningscriteria Voor de keuze van de uit economisch oogpunt interessantste offerte zullen de geldige offertes van de geselecteerde inschrijvers worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën; De voor de verschillende criteria behaalde punten worden samengeteld om te komen tot een eindklassement. 12.3.1. Lijst van de gunningscriteria De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de meest voordelige offerte heeft ingediend, rekening houdend met: a. b.

de prijs exclusief BTW (50 %); de kwaliteit van de voorgestelde methodologie en van de mate waarin de offerte een specifiek antwoord biedt op het voorwerp van de opdracht (50 %);

12.3.2. Methode voor het bepalen van de meest voordelige offerte 1. De prijs (/50) De punten voor het criterium “prijs” worden toegekend op basis van de volgende formule: Pi = (50 x Pm) / Poi

17

Waarbij

Pi staat voor het aantal punten toegekend aan inschrijver i voor het toewijzigingscriterium “Prijs”

Pm staat voor de minst dure geldige offerte Poi staat voor de prijs die werd voorgesteld door inschrijver

Voor elke inschrijver moet de Poi als volgt worden bepaald: Poi = totale jaarbedrag (BTW inbegrepen) van het preventief onderhoud + totale jaarbedrag (BTW inbegrepen) van het curatief onderhoud geraamd op basis van 160 interventie-uren. 2. De kwaliteit van de methodologie (/50) Voor het evalueren van de kwaliteit van de werkmethode en van de mate waarin de offerte voldoet aan de eisen van het bijzondere bestek, houdt de aanbestedende overheid rekening met de volgende drie subcriteria: 1. de praktische organisatie van de onderhoudsprestaties en van de leiding (/50). Daartoe voegt de inschrijver bij zijn offerte : -

een lijst van de personen die zullen worden ingezet om de prestaties zoals beschreven in de technische voorschriften bij dit bestek te verrichten, met vermelding van hun namen, hun beroepsbekwaamheden, hun relevante ervaring en de opleidingen die ze hebben gevolgd.

-

een beschrijving en foto’s van het materiaal, de middelen en de softwareprogramma’s die kunnen worden gebruikt om de onderhoudswerkzaamheden en herstellingen vermeld in dit bestek te verrichten, met inbegrip van de dienstvoertuigen, het veiligheidsmateriaal, enz.

-

alle nuttige informatie met betrekking tot de procedures en de middelen die zouden worden gebruikt.

De inschrijvers verkrijgen meer punten naarmate ze meer middelen hebben en naarmate dat hun procedures vollediger, nauwkeuriger en beter aan de vereisten van de opdracht aangepast zijn. Voor dit toewijzingscriterium wordt de volgende evaluatie toegepast: - 50 punten: zeer goed - 40 punten: goed - 30 punten: voldoende - 20 punten: zwak - 10 punten: zeer zwak - 0 punten: onbestaand of onmogelijk te evalueren Opmerkingen:

-

Een evaluatiecommissie geeft punten voor het criterium “kwaliteit van de methodologie”.

18

-

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen van de FOD Financiën;

12.3.3. Eindcijfer Er wordt een eindcijfer toegekend aan iedere offerte door de behaalde punten voor de twee bovengenoemde criteria bij elkaar op te tellen. De meest interessante offerte krijgt het hoogste eindcijfer.

13. Borgtocht De borgtocht wordt bepaald op 5 % van het totale bedrag, exclusief btw, van het preventief onderhoud, op jaarbasis. Het op die manier verkregen bedrag wordt naar afgerond naar het hogere tiental in euro. De borgtocht kan overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen worden gesteld ofwel in contanten, ofwel in overheidsfondsen, ofwel in de vorm van een collectieve borgtocht. De borgtocht kan eveneens worden gesteld in de vorm van een garantie die wordt verleend door een kredietinstelling die voldoet aan de bepalingen van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de bepalingen van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en erkend voor de tak 15 (borgtocht). Binnen dertig kalenderdagen na de dag waarop de opdracht werd afgesloten moet de aannemer een bewijs leveren van de samenstelling van een borgtocht door hemzelf of door een derde, op een van de volgende manieren: 1°

wanneer het om contanten gaat door de storting van het bedrag op het Postchequerekeningnummer van de Deposito- en Consignatiekas (PCR nr. 6792004099-79) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie als die van genoemde Kas vervult, hierna openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult genoemd;

2°

wanneer het openbare fondsen betreft, door het deponeren ervan in handen van de kassier van de staat op de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in een van de agentschappen ervan op het platteland, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3°

wanneer het een collectieve borgtocht betreft do or het deponeren door een vennootschap die deze activiteit rechtsgeldig vervult van een akte van hoofdelijke borgtocht bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4°

wanneer het een garantie betreft, door de akte v an verbintenis van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dat bewijs wordt naargelang het geval geleverd door de overlegging aan de aanbestedende overheid:

19

1° 2° 3° 4° 5°

ofwel van het reçu van deponering van de Deposit o- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; ofwel van een debetbericht dat is uitgere ikt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; ofwel de erkenning van deponering die is uitgere ikt door de kassier van de staat of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; ofwel het origineel van de akte van hoofdelijke borgtocht, geviseerd door de Depositoen Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; ofwel het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een garantie verleent.

Deze documenten, ondertekend door de bewaargever, geven aan ten bate van wie de borgtocht wordt gesteld, de nauwkeurige bestemming ervan door de beknopte vermelding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie van het bijzonder bestek, alsook de naam, voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel van de derde die de deponering voor rekening heeft gedaan, met de vermelding van “geldschieter” of “lasthebber” naargelang het geval. De voornoemde termijn van dertig kalenderdagen wordt geschorst tijdens de periode van sluiting van de onderneming van de opdrachtnemer voor de dagen van de betaalde jaarlijkse vakantie en de inhaalrustdagen waarin reglementair of in een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst bepaald is.

Het bewijs van het stellen van de borgtocht moeten worden verzonden naar: Federale Overheidsdienst FINANCIEN Stafdienst Budget en Beheerscontrole Boekhouding S&L - Divisie Aankopen North Galaxy – Toren B 22 – Bus 784 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL

De borgtocht zal in eenmaal worden vrijgegeven na de definitieve aanvaarding van de laatste opdracht die is uitgevoerd op basis van het contract dat is afgesloten op basis van dit bijzonder bestek, op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de geleverde diensten werden opgeleverd.

14. Oplevering van de verleende diensten De controle van de goede uitvoering van de prestaties wordt uitgevoerd door de leidende ambtenaar vermeld punt 6 van dit bestek. Hij kan een deel van zijn prerogatieven delegeren aan de bevoegde ambtenaren van de lokale diensten op de sites.

15. Uitvoering van de diensten 15.1 Plaatsen waar de diensten worden uitgevoerd.

20

De diensten zullen worden uitgevoert op de lokaties vermeld in gedeelte luikrubriek B van dit bestek. 15.2. Uitvoeringsvoorwaarden Zie rubriek B van dit bestek Op te merken dat:

-

De opdrachtnemer verbindt zich tot het leveren van de arbeidskrachten en het materiaal die nodig zijn voor de uitvoering van de preventieve prestaties.

-

De overheid behoudt zich het recht voor zich te verzetten tegen de indiensttreding van een personeelslid als er redenen bestaan om aan te nemen dat hij niet al de vereiste garanties biedt. Dat verzet moet worden gemotiveerd.

-

De overheid behoudt zich het recht voor zich middels een motivatie en een bewijs van de ingeroepen feiten te verzetten tegen het in dienst houden van een personeelslid dat de hem of haar toevertrouwde taak niet naar behoren uitvoert. .

15.3. Controle van de aanwezigheden en prestaties -

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor te allen tijde een beroep te doen op een externe firma om de goede uitvoering van de prestaties te controleren.

15.4. Toegang tot de lokalen en veiligheid 15.4.1. Toegang tot de lokalen De aanemer dient de toezichthoudende diensten (Antwerpen en Zeebrugge) een complete lijst te bezorgen van het voor de uitvoering van het contract bestemde personeel; die lijst moet systematisch worden bijgewerkt bij iedere wijziging in de samenstelling van het personeel. Deze lijst moet minstens de volgende persoonlijke gegevens bevatten: -

de naam de voornaam de geboortedatum de functie de kwalificatie de prestaties die werden geleverd in het kader van de onderhavige aanneming

15.4.2. Veiligheid De dienstverlener ziet toe op de naleving van alle veiligheidsverplichtingen die worden opgelegd door middel van een verplichte collectieve arbeidsovereenkomst. Dat personeel verbindt zich bovendien tot de naleving van de voorschriften vermeld in het ARAB en de Codex over het welzijn op het werk. De schade veroorzaakt door de opdrachtnemer of zijn aangestelden aan de lokalen, de roerende en onroerende goederen moeten worden gerepareerd op zijn kosten en binnen een zo kort mogelijk termijn.

21

16. Facturatie en betaling van de diensten De betaling gebeurt ieder kwartaal na uitvoering en oplevering van de prestaties beschreven in deel B “Technische voorschriften”, op basis van correct en op rechtvaardige wijze opgemaakte, aan de btw te onderwerpen facturen, geadresseerd aan: Federale Overheidsdienst FINANCIEN Stafdienst Budget en Beheerscontrole Boekhouding Afdeling Aankopen North Galaxy – Toren B 22 – Bus 784 Koning Albert II-laan 33 1030 BRUSSEL Op de facturen is de volgende vermelding aangebracht: “Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekening nr. … op naam van … te …”. De vereffeningsprocedure verloopt overeenkomstig het reglement van de Rijkscomptabiliteit. Enkel de correct uitgevoerde werken en leveringen mogen worden gefactureerd. De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen na de datum waarop de opleveringsformaliteiten zijn beëindigd, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk in het bezit is van de geldig opgestelde factuur, alsook van de andere documenten die eventueel worden geëist. De factuur moet worden opgesteld in euro.

17. Bijzondere verplichtingen voor de dienstverlener De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door een terughoudendheidsplicht betreffende de informatie die hen wordt meegedeeld bij de uitvoering van deze opdracht. Die informatie mag in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder de schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Het bewijs dat de inschrijver in het bezit is van een NAVO-veiligheidsmachtiging van het niveau “vertrouwelijk” of van een Belgische machtiging van een gelijkaardig niveau vormt een selectiecriterium. De dienstverlener mag deze opdracht echter vermelden als referentie.

18. Geschillen Alle geschillen betreffende de uitvoering van deze opdracht zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel. De voertaal is het Nederlands en het Frans. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade die aan personen of aan goederen wordt berokkend en die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg is van de activiteiten van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke schade-eis van derden dienaangaande.

22

19. Boeten en straffen 19.1. Boeten wegens laattijdige uitvoering (zie bepalingen art. 20 en 75 van het algemeen bestek) Een boete wegens laattijdige uitvoering vastgesteld op 0,20 percent per kalenderdag vertraging, met een maximum van 10 percent van de waarde van de diensten waarvan de uitvoering met eenzelfde vertraging gebeurde, zal worden vastgelegd overeenkomstig art.75 van het algemeen bestek en zal van rechtswege worden toegepast zonde een of andere formaliteit of kennisgeving. De boeten wegens laattijdige uitvoering worden als forfaitaire vergoeding wegens vertraging in de uitvoering van de opdracht opgelegd Zij zijn eisbaar zonder ingebrekstelling door het eenvoudig verstrijken van de uitvoeringstermijn zonder opstelling van een proces-verbaal en worden van rechtswege toegepast voor het totaal aantal kalenderdagen vertraging. 19.2. Niet-betaling van niet-uitgevoerde prestaties Naast het opleggen van boeten en straffen heeft de aanbestedende overheid het recht de nietuitgevoerde prestaties niet te betalen. 19.3. Verrekening van de boeten en straffen Het bedrag van de boeten en straffen, evenals het bedrag van de schade, uitgaven of kosten die voortvloeien uit of moeten voortvloeien uit de ambtshalve toepassing van maatregelen, worden op de eerste plaats afgetrokken van de bedragen die om welke reden dan ook (facturen) verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer, en daarna van de borgtocht.

23

B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN PREVENTIEF EN CURATIEF ONDERHOUD VAN DE MEGAPORTS INSTALLATIES TE ANTWERPEN EN ZEEBRUGGE

1.0 Achtergrond De National Nuclear Security Administration (NNSA) van het Amerikaanse Department of Energy (DOE) heeft in 2003 het Megaports Initiative ( MPI) project opgezet om het wereldwijde containervervoer te screenen op speciale nucleaire en radiologische materialen. De screening vindt plaats door het doorlaten van de containers door meetpoorten met geavanceerde stralingsdetectoren en dit op strategische plaatsen in de haven. Als er straling wordt gedetecteerd in een container, zal een alarm en de ondersteunende digitale en video-informatie automatisch worden doorgegeven aan het bevoegd personeel om de informatie te analyseren, zodat het personeel kan bepalen of het alarm een risico van illegale of gevaarlijke radioactieve lading inhoudt. Zo ja, zal de container worden opgehouden voor verder onderzoek. Zo niet, dan zal de container worden vrijgegeven voor vervoer naar de oorspronkelijke bestemming. Het project wordt beheerd door de Belgische Douane (Ministerie van Financiën), en de diverse terminal operatoren in de havens van Zeebrugge en Antwerpen. 2.0 Doel Het doel van deze opdracht is het uitvoeren door de aannemer (hierna "aannemer") van preventief en curatief onderhoud van meetsystemen geïnstalleerd op diverse containerterminals in de havens van Antwerpen en Zeebrugge. Tevens zal de aannemer elke maand hiervan een verslag opmaken met een vermelding van de verrichte werkzaamheden,een beschrijving van de systeemprestaties,een lijst van gebruikte reserveonderdelen en een overzicht van de parameterinstellingen van de meetsystemen. De belangrijkste technische documentatie en de belangrijkste handboeken met betrekking tot het onderhoud van MPI-apparatuur en –systemen (PM -700AGN) zijn op het internet beschikbaar via de website: http://tsasystems.com/archives/product_manuals.html De aanvullende documentatie zal tijdens de informatiesessies worden bezorgd.

24

2.1. Standaard samenstelling van een meetsysteem Een meetsysteem bestaat uit verschillende onderdelen. Standaard samenstelling van een meetsysteem in de haven van Antwerpen : Onderdeel monitoren met occupancy sensor utility panel cabinet met diverse componenten camera's IR illuminatoren funderingen verkeersdrempels verkeerszuilen verkeerssignalisatie server rack met communicatie server en diverse componenten

PC workstation met diverse componenten'

Locatie op de terminal Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Binnen:in serverhuisje of in serverlokaal van de terminal operator Binnen: in bureelcontainer op de terminal

Standaard samenstelling van een meetsysteem in de haven van Zeebrugge: Onderdeel monitoren met occupancy sensor utility panel cabinet met diverse componenten Camera's IR illuminatoren . funderingen verkeersdrempels verkeerszuilen verkeerssignalisatie OCR camera's LPR camera's utility industrial PC cabinet met server en airco

Locatie op de terminal Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten Buiten

server rack met communication server en diverse componenten

Binnen: in servercontainer

25

1.2.Locatie van de geïnstalleerde meetsystemen Haven van Antwerpen: Rechteroever

Vehicle portal monitors

Train portal monitors

Bureelcontainer Servercontainer

Noordzee Terminal (913) Europa Terminal (869) Hansa Terminal (242) Churchill Terminal (420) MSC Home Terminal Delwaide Dock (736) Linkeroever Deurganck Terminal Katoennatie (1225) Antwerp Euroterminal Antwerp Gateway (1702) Kallosluis

6 6 3 2 4 2

1 1 0 0 1 0

1 1 1 1 1 1

1 0 1 0 0 1

4 2 2 0 0

0 0 0 4 2

1 (2 verdiepingen) 0 0 0 0

0 0 0 0 0

Haven van Zeebrugge :

Container Handling Zeebrugge APM Terminals Zeebrugge

Vehicle portal monitors 3 0 3

Train portal monitors 2 5 7

3.0 Taakomschrijving De aannemer zal periodiek onderhoud uitvoeren in de havens van Antwerpen en Zeebrugge. De aannemer onderhoudt alle meetsystemen,bestaande uit RPM’s ( radiation portals) met inbegrip van de monitoren,camera’s,nummerplaatherkenning,verkeerssignalisatie en alle bijhorende computer en netwerkverbindingen. Planning en overleg met de Belgische douane is essentieel, omdat de onderhoudswerkzaamheden alarmsignalen genereren die het douane personeel zal moeten verwerken. Daarom moeten alle werkzaamheden strikt worden meegedeeld, zodat deze alarmsignalen worden geassocieerd met het planmatig onderhoud. Planning en overleg met de terminal operators is eveneens van cruciaal belang teneinde de toegang tot de apparatuur te waarborgen en de normale werking van de terminal niet te verstoren. De aannemer dient zich te houden aan alle veiligheids –en gezondheidsmaatregelen opgelegd door de beheerders van de terminal.

3,1 Preventief onderhoud De aannemer zal voor alle apparatuur de onderhoudswerkzaamheden en inspecties zorgvuldig documenteren en registreren. Elke site zal onderhouden worden terwijl deze volledig operationeel blijft,waardoor men er rekening mee dient te houden dat vele

26

werkzaamheden buiten de normale diensturen ( nacht – weekend) moeten worden uitgevoerd. Voor de RPM systemen is de aannemer verantwoordelijk voor het uitvoeren van het reguliere onderhoud inclusief het schoonmaken van de monitoren, cameralenzen en optische sensoren,zowel voor de vaste focus camera’s als voor de OCR / LPR-systemen, vervanging van droogmiddelen*, en het voorkomen van corrosie. Camera's en optische sensoren worden schoongemaakt om het bekijken van gebieden mogelijk te maken en nauwkeurige metingen te waarborgen. In eerste instantie dient het onderhoud uitgevoerd te worden op een maandelijkse basis. De aannemer dient dit evenwel aan te passen aan de noden om voor elk item en op elke locatie de juiste functionaliteit te waarborgen en onderhoudsschema te optimaliseren. De aannemer zal, afhankelijk van de weersomstandigheden ,de frequentie voor het schoonmaken van de camera's en optische sensoren aanpassen. *droogmiddelen of dessicants moeten inbegrepen zijn in de prijsopgave De aannemer zal jaarlijkse testen uitvoeren op elke RPM om ervoor te zorgen dat kalibraties, en de Gamma en Neutronen uitslagen binnen de vastgestelde normen blijven zoals voorgeschreven in paragraaf 7.0 "Onderhoud" van de TSA Handleidingen. De aannemer zal verslag uitbrengen van eventuele aanpassing volgens secties 7.2.5 en 7.3.4. De aannemer zal maandelijks een gedetailleerd verslag opsturen met een beschrijving van de uitgevoerde inspecties en herstellingen en incl. foto’s van alle activiteiten voor en na.De onderstaande tabel kan daarbij als leidraad gebruikt worden. Deze tabel geeft de belangrijkste controle-eisen weer voor de binnen –en buitenzijde van de RPM-systemen .

Onderdeel & taak Buitenzijde (RPM Systemen): Reinigen van de behuizing en het bedieningspaneel Reinigen van cameralenzen ,infrarood illuminatoren en aanwezigheidsdetectoren van zowel de vaste camera’s als de OCR systemen Smeren van sloten en scharnieren(ASP, RPMs, en bedieningspanelen) Verwijderen van roest en losse verf + herspuiten.(ASP, RPMs, verkeerszuilen, utility panels, camerapalen)

doelstelling Buitenzijde vrij houden van vervuiling Werking garanderen van de cameras, illuminatoren en aanwezigheidsdetectoren. Goede werking verzekeren Voorkomen van roestvorming

27

Maandelijks jaarlijks X

X

X

X

Onderdeel & taak Inspectie van de detectielussen in de grond en indien nodig de herstelling hiervan Algemene inspectie van de omgeving rond de meetpoorten (funderingen, asfalt , verkeersdrempels, verkeersignalisatie, camerapalen) Display van de nummerplaatherkenning Reinigen van de display

RPMs (Binnenzijde): Inspectie van de binnenzijde, en vervanging van de droogmiddelen.

Visueel nazicht op slechte verbindingen,roestvorming,vervuiling,e nz... Kalibratie van de RPM’s volgens de onderhoudshandleidingen. Bedieningspaneel (Interieur) Inspectie van het bedieningspaneel ( nazicht op roestvorming, vervuiling,slechte verbindingen …)

Netwerk Inspecteren en reinigen van de rackmounted componenten. Inspecteren en herstellen van airco units

doelstelling Maandelijks jaarlijks De goede werking van de X detectielussen verzekeren Het rapporteren van mogelijke gebreken in de maandelijkse rapporten.

Goede leesbaarheid van de cijfers en letters verzekeren Droog houden van de binnenzijde en vermijden dat de droogmiddelen verzadigd geraken. Identificeren van mogelijke gebreken

X

X

X

X

Zorgen voor een correcte kalibratie Bedieningspaneel in optimale conditie behouden. Voorkomen van problemen die tot het uitvallen van het paneel kunnen leiden Goede werking van het volledige netwerk garanderen.

X

X

X

3.2 Curatief onderhoud Om ten allen tijde de goede werking van de meetsystemen te verzekeren,staat de aannemer in voor het volledige curatief onderhoud van alle onderdelen van de geïnstalleerde meetsystemen. Het curatief onderhoud omvat zowel het herstellen als het vervangen van onderdelen. De aannemer zal voor alle apparatuur de herstellingswerkzaamheden en inbedrijfstelling zorgvuldig documenteren en registreren. Deze werken dienen hoofdzakelijk tijdens de sluiting of weekend te gebeuren. Het curatief onderhoud wordt uitgevoerd naar aanleiding van schade die vastgesteld is door de aannemer of door ambtenaren van de aanbestedende overheid. Indien de schade

28

vastgesteld is door de aannemer moet deze onmiddellijk na vaststelling telefonisch en via e-mail gerapporteerd worden aan de aanbestedende dienst . De aanbestedende dienst zal schriftelijk opdracht geven voor het uitvoeren van het curatief onderhoud. Herstellingen of vervangingen moeten uitgevoerd worden de eerste werkdag nadat de opdracht werd gegeven. Als wordt vastgesteld dat de reparatietijd groter zal zijn dan wat kan worden bereikt tijdens een diagnostische bezoek, zal een werkorder worden ingediend ter goedkeuring bij de Belgische Douane, voorafgaand aan alle herstellingen die worden gemaakt. De aannemer zorgt voor een maandverslag met een beschrijving van alle uitgevoerde interventies en herstellingen. Dit rapport bevat minstens de volgende informatie : Doel van de interventie Aantal gepresteerde manuren Gebruikte wisselstukken 3.3 Telefonische ondersteuning De aannemer zorgt voor een telefonische helpdesk voor de RPM-systemen tijdens de normale werkuren (08:00 tot 17:00 maandag t / m vrijdag). Zodra een storing wordt opgespoord zal de Douane de help-desk van de aannemer contacteren met vermelding van de site en de onregelmatigheid die zich voordoet. Indien de storing of het verzoek gerechtvaardigd is zal een werkorder worden opgemaakt. 3.4 wisselstukken De Belgische douane zal een basishoeveelheid van reserveonderdelen in voorraad houden om te kunnen voldoen aan de werkorders opgesteld door de aannemer. De aannemer zal in samenspraak met de douane de benodigde reserveonderdelen bepalen die nodig zijn om een werkorder te kunnen uitvoeren. Tevens zal de aannemer aangeven wanneer bepaalde reserveonderdelen werden gebruikt en zal de defecte onderdelen die werden vervangen terugbezorgen aan de Douane. De aannemer kan worden verplicht om bepaalde reserveonderdelen zelf aan te kopen. Alle onderdelen moeten in overeenstemming zijn met en voldoen aan de CE gecertificeerde en erkende normen. 3.5 Documentatie Een gedetailleerde documentatie zal door de aannemer worden bijgehouden. Deze documentatie omvat een lijst van alle reparaties en preventief onderhoud die werden uitgevoerd, de communicatie met de klanten, bezoeken ter plaatse en voorraadwijzigingen. De aannemer zal door de douane op de hoogte gebracht worden van elke storing die zich voordoet. De aannemer zal daarop een werkorder genereren. Dit werkorder zal gebruikt worden om de nodige manuren en eventuele reserveonderdelen te bepalen.

29

De aannemer zal de Belgische douane via e-mail op de hoogte brengen wanneer de reparaties voltooid zijn en zal tevens de ingevulde werkorders doorsturen.

3.6 Aankoop De aannemer zal de douane verwittigen indien bepaalde reserveonderdelen niet aanwezig zijn. Onderdelen mogen door de aannemer niet aangekocht worden zonder voorafgaande goedkeuring van de douane.

3.7 kwaliteitscontrole De service technieker van de opdrachtnemer zal elke herstelling nauwkeurig controleren alvorens de RPM ,netwerk of werkstation opnieuw vrij te geven. Elk werkorder zal na beëindiging en controle van de herstelling ondertekend worden door de service technieker. 3.8 radioactieve bronnen Radioactieve bronnen zijn nodig voor het kalibreren en het testen van de monitoren .De Belgische Douane heeft specifiek voor dit doel radioactieve bronnen beschikbaar . Opdrachtnemer zorgt voor de coördinatie met de Belgische douane i.v.m het gebruik van deze bronnen.

Opmerking : Bij de prijsopgave dient de aannemer rekening te houden met de volgende van toepassing zijnde uitgaven dewelke moeten inbegrepen zijn : - Doortochten in de Liefkenshoektunnel - Abonnement op Alfapass-kaarten

4.

Preventief en curatief onderhoud van het informaticasysteem

4.1.

Voorstelling van het informaticasysteem

Een voorstelling van het informaticasysteem is op verzoek te verkrijgen bij de aanbestedende overheid. 4.2. Preventief onderhoud van het informaticasysteem Inhoud:

30

Algemene inspectie van het systeem algemene check—up van het systeem; controle van de taken van de system administrator (taken die uitgevoerd worden door ambtenaren van de Administratie der Douane en Accijnzen). Hierbij een overzicht van de taken van de system administrator, die gecontroleerd moeten worden:

Check to ensure that all the CAS System services are up and running correctly. In particular, ensure that the "cold" backup jobs completed normally and that all the CAS SLD services have restarted. Check the Tapeware logs to ensure that the daily "hot" backup files created by the database backup job were copied to tape correctly. Check the file system storage usage for each of the CAS System servers. Check the hot backup log file. Check the archive log purge-operation log file. Check the available space within each table-space. Check the alert log for errors. Maintain the alert log file. Delete unneeded trace files. Rename the listener log file. Remove unneeded directories from the archive directory structure.

Daily Daily

Daily Daily Daily Daily Daily Weekly Weekly Bi-weekly Bi-weekly

Frequentie: De inspectie en het preventief onderhoud van het informaticasysteem wordt in principe uitgevoerd om de 14 dagen. Indien de aannemer echter merkt dat voor een bepaalde taak een hogere onderhoudsfrequentie nodig is, is hij zelf verantwoordelijk voor de aanpassing van het onderhoudsschema. Prijsbepaling: Lumpsum voor het totaal van de prestaties.

31

4.3. Curatief onderhoud van het informaticasysteem Om ten allen tijde de goede werking van de meetsystemen te verzekeren, staat de aannemer in voor het curatief onderhoud van het informaticasysteem. Upgrades naar nieuwe software versies zijn niet inbegrepen in het onderhoudscontract. Herinstallatie en curatief hulp zijn inbegrepen. Frequentie: Het curatief onderhoud wordt uitgevoerd naar aanleiding van schade die geconstateerd is door de aannemer of door de ambtenaren van de aanbestedende overheid. Indien de schade vastgesteld wordt door de aannemer, moet deze onmiddellijk na vaststelling telefonisch en schriftelijk (via e-mail) gerapporteerd worden aan de aanbestedende dienst. De aanbestedende dienst zal schriftelijk opdracht geven voor het uitvoeren van het curatief onderhoud. Herstellingen of vervangingen moeten de eerste werkdag nadat de schriftelijke opdracht werd gegeven uitgevoerd worden. Rapportering: De aannemer zal een rapport uitbrengen met een beschrijving van de uitgevoerde interventies en herstellingen. Dit rapport bevat de volgende informatie: − −

doel van de interventie; gepresteerde manuren.

Prijsbepaling: Manuurprijzen voor het uitvoeren van de prestaties.

5. 5.1.

Curatief onderhoud van handmeettoestellen Overzicht van de handmeettoestellen Er zijn 2 types handmeettoestellen in gebruik: Merk: TSA Systems Ltd Type: PRM 470CGN Merk: Ortec Type: Detective

5.2.

Curatief onderhoud

Inhoud: Om ten allen tijde de goede werking van de handmeettoestellen te verzekeren, staat de aannemer in voor het volledige curatief onderhoud van de handmeettoestellen. Het curatief onderhoud omvat zowel het herstellen als het vervangen van onderdelen. Indien het onderhoud van bepaalde onderdelen niet door de technici van de aannemer kan verzorgd worden, zal het onderhoud, op kosten van de aannemer, in onderaanneming uitgevoerd worden. Frequentie: Het curatief onderhoud wordt uitgevoerd naar aanleiding van schade die vastgesteld wordt door de ambtenaren van de aanbestedende overheid. De aanbestedende dienst zal schriftelijk opdracht geven voor het uitvoeren van het curatief onderhoud. Herstellingen of vervangingen moeten de eerste werkdag nadat de schriftelijke opdracht werd gegeven uitgevoerd worden. Rapportering: De aannemer zal een rapport uitbrengen met een beschrijving van de uitgevoerde interventies en herstellingen. Dit rapport bevat de volgende informatie: − −

doel van de interventie; aantal gepresteerde manuren; gebruikte wisselstukken.

wisselstukken: Wisselstukken nodig tijdens het curatief onderhoud zijn niet inbegrepen in het onderhoudscontract. De aanbestedende overheid heeft zelf wisselstukken in voorraad. De aannemer moet gebruik maken van deze voorraad totdat de voorraad uitgeput is. Na de uitputtting van de voorraad worden wisselstukken hetzij zelf aangekocht door de aannemer en gefactureerd aan de aanbestedende dienst, hetzij zelf ter beschikking gesteld door de aanbestedende dienst of een derde partij. Prijsbepaling: Manuurprijzen voor het uitvoeren van de prestaties.

1030 Brussel

Namens de Minister

Jean-Pierre Delannoy Auditeur-generaal van Financiën dd.

33

C. BIJLAGEN

I. II.

Offerteformulier; Inventaris van de prijzen.

34

BIJLAGE I BIJZONDER BESTEK nr.: S&L/DO 245.567 -

. ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET PREVENTIEF EN CURATIEF ONDERHOUD VAN INSTALLATIES EN SYSTEMEN MPI VOOR HET METEN VAN RADIOACTIEVE STRALING IN CONTAINERS EN VRACHTWAGENS

OFFERTEFORMULIER Het formulier moet volledig worden ingevuld 3

De firma :

(volledige benaming)

met als adres:

(straat) (postnummer en gemeente) land)

met als rekeningnr.: met als btw-nr.: ingeschreven bij RSZ onder het nr.:

de

het inschrijvingsnr. bij de kruispuntbank 4 ondernemingen en waarvoor de heer / mevrouw:

(naam) (functie)

Woonachtig op het adres:

(straat) (postnummer en gemeente) (land)

handelend als inschrijver of gevolmachtigde tekent hieronder en verbindt zich tot het uitvoeren van de preventieve onderhoudsprestaties beschreven in het bovengenoemde bijzondere bestek, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het genoemde bijzondere bestek, tegen de hieronder vermelde globale jaarlijkse som (volgens de bijgevoegde inventaris), aangegeven in cijfers en voluit geschreven, vermeld in EURO excl. btw, van : 3

4

Vermeld voor een natuurlijke persoon: de naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit. Vermeld voor bedrijven: “De firma.......................... (naam van de firma of benaming, form, nationaliteit en hoofdkantoor) vertegenwoordigd door de ondergetekende......................... (naam, voornaam, hoedanigheid)” Vermeld voor verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid: “De ondergetekende.……................ (voor elk van hen: naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit en woonplaats, RSZ-inschrijvingsnummer) tijdelijk verenigd voor de betreffende opdracht, verbindt zich individueel………………” Vermeld bovendien in de offerte welke van de inschrijvers belast is met de vertegenwoordiging van de vereniging voor de relaties met de aanbestedende overheid. Uitsluitend voor Belgische inschrijvers.

35

[in cijfers en voluit geschreven, in euro] [het bedrag staat vermeld in de overzichtstabel van de prijzen (totale jaarprijs voor het preventief onderhoud)]

waarvan de btw moet worden inbegrepen voor een bedrag van

[in cijfers en voluit geschreven, in euro] wat een totaalbedrag, inclusief btw, maakt van

[in cijfers en voluit geschreven, in euro] de curatieve onderhoudsprestaties beschreven in het vermelde bestek, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van dat bestek, tegen de manuurprijs hieronder vermeld (zoals in de bijgevoegde inventaris), in letters en cijfers, in EURO, zonder BTW, van:

[in cijfers en voluit geschreven] [het bedrag staat vermeld in de overzichtstabel van de diensten (manuurprijs] evenal waarvan de btw moet worden inbegrepen voor een bedrag van

[in cijfers en voluit geschreven, in euro] wat een totaalbedrag, inclusief btw, maakt van

[in cijfers en voluit geschreven, in euro]

36

Ik geef de overheid te toestemming al de nuttige zowel financiële als morele informatie in te winnen over mijzelf, bij andere instanties of organismen. Deze inschrijving omvat de verbintenis de overheid op verzoek en zo spoedig mogelijk de documenten en certificaten te bezorgen waarvan zij de voorlegging eist in toepassing van het bijzondere bestek of in toepassing van de reglementering betreffende de afsluiting van contracten voor rekening van de staat.

Nationaliteit van het voor de uitvoering bestemde personeel Taal voor interpretatie van contract (correspondentie):

de het

Contactpersoon, adres, tel. nr., faxnr. voor het verzenden van de correspondentie na afloop van het contract

BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN:

aankruisen

Voor de selectie en gunning (zie punt 12)

Bij het offerteformulier gevoegde documenten

-

De volledig ingevulde inventarissen.

-

Lijst van de onderaannemers

Aldus gedaan: Datum: Naam:

Handtekening:

37

BIJLAGE II

INVENTARIS VAN DE PRIJZEN BESTEK NR.: S&L/D.O. 245.567

Preventief onderhoud Post 1 2

3 4

5

Beschrijving

Te vermelden

Preventief onderhoud van alle meetsystemen (Antwerpen) Preventief onderhoud van alle meetsystemen (Zeebrugge) Preventief onderhoud van de informaticasystemen (Antwerpen) Preventief onderhoud van de informaticasystemen (Zeebrugge) Totale jaarprijs voor het preventief onderhoud (Antwerpen + Zeebrugge) = 1+2+3+4

Globale prijs zonder BTW

Globale prijs BTW inbegrepen

Forfaitaire jaarprijs

In te vullen

In te vullen

Forfaitaire jaarprijs

In te vullen

In te vullen

Forfaitaire jaarprijs

In te vullen

In te vullen

Forfaitaire jaarprijs

In te vullen

In te vullen

In te vullen

In te vullen

Manuurprijs zonder BTW

Manuurprijs BTW inbegrepen

In te vullen

In te vullen

Forfaitaire jaarprijs

Curatief onderhoud

6

Bescrijving

Te vermelden

Curatief onderhoud van de meetsystemen, de informaticasystemen en de handmeettoestellen (Antwerpen + Zeebrugge)

manuurprijs

38