EXPORT DAT TABULEK V M ÍŽKÁCH HROMADNÉHO PROHLÍŽENÍ V PRODUKTECH YAMACO SOFTWARE
P ÍRU KA A NÁVODY PRO Ú ELY:
- EXPORTU DAT DO EXTERNÍCH FORMÁT
© YAMACO SOFTWARE 2005
1. ÚVODEM Všechny produkty spole nosti YAMACO Software byly v nedávné dob vybaveny velmi ú elnou funkcí, která umož uje p enést všechna nebo vybraná data dané agendy ( nap . p estupce, držitele loveckých lístk , zem d lské podnikatele, výherní p ístroje apod.) do ady populárních formát , použitelných v aplikacích t etích spole ností –typicky nap . v Microsoft Wordu, Excelu a dalších. 2. KDE JSOU POPISOVANÉ FUNKCE K DISPOZICI V rámci jednotného vzhledu všech našich produkt se funkce pro export dat skrývají pod tla ítkem s ikonou poznámkového blo ku, umíst ným jako poslední v ad pod každou m ížkou hromadného prohlížení:
<-----Exportní funkce jsou k dispozici ve všech m ížkách hromadného prohlížení, kde má jejich použití smysl, a zp sob jejich použití je zcela totožný. 3. FORMÁTY, PODPOROVANÉ V RÁMCI EXPORTU Export dat je koncipován jako víceformátový, tzn. že umož uje dle výb ru uživatele provád t p evod Vašich dat do ady nejpopulárn jších a nej ast ji používaných formát . Zde je jejich kompletní seznam: XLS – formát tabulky pro Microsoft Excel. Prakticky nejžádan jší a nejpoužívan jší formát, který umož uje s Vašimi daty dále pracovat, upravovat je, vytvá et tabulky, grafy a podobn DOC – textový formát pro Microsoft Word, který umož uje dále s daty pracovat RTF – podobný formát jako DOC, ale platformn nezávislý – tzn. že jej lze použít v libovolném textovém editoru, podporujícím tento formát, a není vázán na produkty spole nosti Microsoft HTML – formát, používaný nej ast ji pro prezentace na Internetu, umož ující další zpracování XML – tzv. Extended Markup Language, univerzální formát pro vým nu dat mezi aplikacemi DBF – databázový formát pro lokální tabulky typu DBASE. M“že být dále použit pro práci s daty nap . v aplikaci Microsoft Access PDF – populární formát pro obecné ú ely, který se vyzna uje zejména nezávislostí dokumentu na nastavení po íta e nebo tiskárny ( tzn. vždy
je prezentován tak, jak byl vytvo en) a možností zabezpe ení. Nejlepší formát pro vým nu dokument elektronickou cestou. CSV soubor textový soubor DIF soubor LATEX soubor SYLK soubor – tyto formáty slouží k p evodu dat pro speciální ú ely, nap . pro ú ely tiskové sazby a podobn SQL soubor – tento typ exportu umož uje exportovat data do tabulky pomocí sady SQL p íkaz . Speciální typ pro pokro ilé použití. schránka Windows – tento export je „virtuální“. Neukládá se do žádného souboru, ale do schránky Windows ( tzv. clipboardu) a odtud jej lze vložit pomocí zkratky CTRL+V ( resp. SHIFT+INSERT) vložit do libovolného typu dokumentu 4. JAK VYPADÁ FUNKCE PRO TVORBU EXPORTU Po klepnutí na výše zmín né tla ítko se otev e dialog voleb pro export:
K jednotlivým ástem dialogového okna podrobn ji: cílový soubor – jedná se o jméno exportovaného souboru. Jako výchozí pojmenování je nastaveno jméno EXPORT, p i emž p ípona souboru se dopl uje automaticky v závislosti na zvoleném typu exportu. Požadujete-li jiné jméno souboru, zadejte jej p ímo do tohoto polí ka – p íklad: M j dokument.XLS
tla ítko Vyberte – pomocí n j lze zm nit adresá ( složku), kam je výsledný exportní soubor sm rován a kde je vytvá en. Lze použít libovolnou lokalizaci, dostupnou z Vašeho systému. p epína Otev ít soubor po exportu – je-li zatrženo, po ukon ení exportu se vytvo ený soubor ( nap . tabulka pro Excel) automaticky otev e v dané aplikaci, tedy nap . v Excelu, ve Wordu apod. Funkce šet í práci uživatele, který by musel jinak samostatn spustit danou aplikaci a v ní vytvo ený soubor otev ít. p epína Tisknout soubor po exportu – je-li zatrženo, po ukon ení exportu se vytvo ený soubor ( nap . tabulka pro Excel) automaticky otev e v dané aplikaci, tedy nap . v Excelu, ve Wordu apod., a spustí se jeho tisk. Funkce šet í práci uživatele, který by musel jinak samostatn spustit danou aplikaci a v ní vytvo ený soubor otev ít a zvolit p íkaz pro tisk. jednotlivé záložky – Typ exportu, Pole, Formáty a další funkce pro uživatelské nastavení exportu a exportovaných dat. Podrobn budou vysv tleny dále. tla ítko Nástroje – po klepnutí na n j je k dispozici p íru ní nabídka se dv ma volbami – ti nastavení exportu a Ulož nastavení exportu. Pomocí t chto funkcí lze všechna provedená nastavení pro daný export uložit a opakovan na íst – již bez složitého nastavování. T chto tzv. exportních schémat si m žete uložit pro každý typ exportu neomezený po et. 5. POPIS JEDNOTLIVÝCH ZÁLOŽEK V této ásti jsou popsány funkce, které se nacházejí na jednotlivých záložkách. Vynechány jsou funkce nepodstatné nebo používané z ídka. Záložka Typ exportu umož uje uživateli vybrat si typ exportovaného souboru. P ednastaven je export pro Microsoft Excel:
Na její druhé podzáložce Možnosti jsou k dispozici funkce, jejichž pomocí se dá ovlivnit rozsah exportovaných dat:
Jdi na první záznam – je-li zatržena, export bude probíhat od prvního záznamu. V opa ném p ípad za ne od aktuáln nalistovaného záznamu Jen aktuální záznam – je-li zatrženo, bude exportován pouze aktuáln nalistovaný záznam ( tj. jeden) Povol export prázdného zdroje dat – je-li zatrženo, export prob hne i v p ípad , že daná evidence neobsahuje žádná data Mimo N záznam – ur uje, kolik záznam má být p esko eno, než za ne export Exportuj všechno – export prob hne pro veškerá data v dané evidenci Exportuj jen N záznam – exportován bude Vámi zadaný po et záznam m, v závislosti na stavu p epína e Jdi na první záznam od za átku evidence nebo od aktuální pozice Záložka Pole umož uje ur it, které údaje z Vaší evidence budou exportovány:
V seznamu Dostupná pole jsou k dispozici všechny údaje dané evidence. V seznamu Pole pro export jsou pak ty údaje, které se mají objevit v exportním souboru. Volba polí je jednoduchá – lze použít dvojklik myší nebo sadu tla ítek se šipkami. Poznámka: Nevyberete-li žádná pole pro export, použijí se všechna pole ze seznamu Dostupná pole, tzn. že v exportu budou obsaženy všechny údaje Vaší evidence. Záložka Formáty obsahuje funkce pro aktuální nastavení formátu exportu jednotlivých typ údaj :
Pro každý typ údaje ( text, íslo, Datum, as, ...) je nastaveno výchozí formátování. Tak nap . v p ípad údaj typu Datum ( nap . Datum vydání osv d ení) je nastaveno po adí údaj podle masky d.M.yyyy. To znamená, že údaj bude exportován ve tvaru den.m síc.rok. V p ípad pot eby zm ny po adí nap . na formát rok-m síc-den zadejte jednoduše masku yyyy-M-d. Záložka Hlavi ka a pata umož uje definovat Vaše vlastní popisky, které budou umís ovány do záhlaví a zápatí exportem vytvo eného dokumentu. Záložka Název a ší ka umož uje upravit titulky a ší ky exportovaných údaj :
Pokud není na této záložce provedena žádná zm na, program ur í automaticky ší ky jednotlivých údaj a jako jejich titulky použije jména jednotlivých polí. V ad p ípad je nutné nebo vhodné provést jednak korekci ší ek údaj , jedna úpravu titulku každého údaje. Oba požadavky lze realizovat zm nou v m ížce u každého požadovaného údaje ve smyslu obrázku výše. Záložka Možnosti je r zná v rámci každého typu exportu – v p ípad typu exportu EXCEL bude mít název Excel možnosti, v p ípad exportu WORD bude mít název Word možnosti a podobn . Na této záložce je k dispozici v tší nebo menší množství funkcí pro další p izp sobení exportovaných údaj v závislosti na zvoleném typu exportu. Nej ast ji používané funkce ze záložky Možnosti jsou popsány v dalším textu, a vztahují se zejména k typ m exportu Excel a Word. Jedná se p edevším o nastavení typu písma pro údaje, jejich zarovnávání, rámování, barevnou výpl resp. šrafování. U typu Excel je navíc k dispozici možnost p idání n kolika tzv. agregát v p ípad exportu íselných údaj – nap . pro údaj Správní poplatek lze p idat do posledního ádku exportu sou et všech hodnot poplatk apod. Záložka Možnosti se lení na další podzáložky, z nichž nejvýznamn jší jsou funkce pro nastavení Pole na podzáložce Formát dat. V rámci nastavení vzhledu exportu jednotlivých polí lze volit vlastnosti, týkající se použitého písma ( záložka Font), nastavení okraj ( záložka Okraje), nastavení výpln ( záložka Výpl ) a p idání jednoduchých agregátních funkcí ( záložka Agregáty).
Na podzáložce Font je možno nastavit pro každý exportovaný údaj typ písma, vertikální a horizontální zarovnávání a další nastavení, týkající se podtržení, kurzívy apod.
Na podzáložce Okraje je k dispozici nastavení okraj jednotlivých údaj – lze nastavit každý okraj samostatn , p i emž lze nastavit jak styl okraje, tak barvu použité áry:
Na podzáložce Výpl lze nastavit styl a barvu výpln každého údaje.
Na podzáložce Agregáty jsou k dispozici jednoduché funkce pro další zpracování íselných údaj :
Pro jakýkoliv íselný údaj lze zadat jeden ze ty tzv. agregát : SUM – sou et AVG – pr m r ( aritmetický) MAX – nejv tší hodnotu údaje MIN – nejmenší hodnotu údaje P íklad na obrázku znázor uje, jak lze do exportu jednoduše p idat sou et po tu položky VOZIDLA. Nastavení údaj na všech ty ech podzáložkách je provázáno s informa ním okénkem P íklad bu ky v dolní ásti záložek – provedené zm ny se ihned akceptují a je ihned viditelné, jak se úpravy projeví na vzhledu výsledného exportu. V p ípad požadavku na zrušení úprav vzhledu jednoho údaje sta í klepnout na tla ítko Reset položky, tla ítko Reset vše vynuluje všechny provedené vzhledové úpravy. 6. N KTERÉ POKRO ILÉ VLASTNOSTI EXPORTU Na záložce Možnosti u jednotlivých typ exportu je zejména v p ípad typu exportu EXCEL k dispozici ada dalších pokro ilých funkcí, které jsou sdruženy na podzáložce Rozší ení. Jedná se o možnost zahrnutí poznámek do exportního souboru, vytvo ení slou ených bun k z zvolených údaj nebo o automatické vytvo ení grafu podle vybraného údaje a typu grafu:
Použití pokro ilých funkcí p esahuje rámec tohoto návodu. Zájemc m poskytneme pot ebné informace na požádání. 7. VLASTNÍ EXPORT DAT Po nastavení pot ebných parametr exportu nebo jejich na tení pomocí funkcí tla ítka Nástroje je vše p ipraveno k provedení vybraného typu exportu. Sta í klepnout na tla ítko Start Export. Zahájí se p evod dat a zobrazí se informa ní okno, které informuje o stavu exportu, po tu exportovaných záznam , asu exportu a orienta ní rychlosti p evodu.
V závislosti na nastavených p epína ích se po ukon ení exportu provede p ímé otev ení vytvo eného souboru nebo jeho odeslání na výchozí tiskárnu.
Pokud typ exportu umož uje editaci, lze s vytvo eným souborem dále pracovat v p íslušném programu – tj. nap . Excel tabulku lze dále zpracovávat v Microsoft Excelu a použít veškeré jeho dostupné funkce. 8. OPAKOVANÉ POUŽITÍ NASTAVENÍ EXPORTU V praxi se ur ité úlohy opakují s r znou asovou periodicitou a tejn tak je tomu v p ípad požadavku na export dat. Pro úsporu asu uživatele jsou k dispozici funkce, které umož ují jednak uložení všech nastavených parametr exportu, jednak jejich na tení kdykoliv pozd ji. Nezanedbatelnou výhodou je možnost existence velkého po tu nastavení – nap . pro každý typ exportu, pro každého uživatele, pro jednotlivé specifické exporty a podobn . Uložení a na tení parametr je k dispozici pod tla ítkem Nástroje. Po klepnutí na n j se zobrazí p íru ní menu se dv ma položkami: ti nastavení exportu – umož uje výb r souboru s požadovaným nastavením exportních parametr Ulož nastavení exportu – umož uje uložení aktuáln nastavených voleb exportu pro opakované použití
Poslední revize: 30.4.2005
