IMPORT DAT Z TABULEK MICROSOFT EXCEL V PRODUKTECH YAMACO SOFTWARE
P ÍRU KA A NÁVODY PRO Ú ELY:
- IMPORTU DAT DO P
ÍSLUŠNÉ EVIDENCE
© YAMACO SOFTWARE 2005
1. ÚVODEM Všechny produkty spole nosti YAMACO Software byly v nedávné dob vybaveny velmi ú elnou funkcí, která umož uje importovat ( na íst) data v externí podob tabule Microsoft Excel do p íslušné evidence v programu. M že se jednat nap . o data vozidel, která jsou dodána dopravcem v tabulce Excel, nebo o na tení Vaší dosavadní evidence, kterou jste vedli v pomocné tabulce Excelu. 2. KDE JSOU POPISOVANÉ FUNKCE K DISPOZICI Funkce, nutné k provedení importu, jsou k dispozici v nabídce P enosy datImport dat ve formátu Excel – toto schéma je použito v každém produktu YAMACO Software. 3. JAK VYPADÁ FUNKCE PRO IMPORT DAT Po ur ení evidence, do níž požadujete provedení importu, se nabízí následující Pr vodce importem:
K jednotlivým ástem dialogového okna podrobn ji:
jméno zdrojového souboru – jedná se o jméno importovaného souboru. Tedy o dokument ( tabulku), která obsahuje data, jejichž import do Vašeho systému požadujete. tla ítko Na íst nastavení –pomocí t chto funkcí lze všechna d íve provedená nastavení pro daný import opakovan na íst – již bez složitého nastavování. T chto tzv. importních schémat si m žete uložit pro každý typ exportu neomezený po et. Jít na poslední stranu po na tení nastavení – umož uje po výb ru uloženého nastavení p ejít automaticky na poslední záložku pr vodce z níž bude proveden import, a vynechat procházení jednotlivých záložek Uložit nastavení automaticky po zav ení pr vodce – umož uje bez zásahu uživatele automaticky uchovat provedená nastavení importu. Je využitelné v p ípad , že se používá pouze jedna varianta nastavení. 4. POPIS JEDNOTLIVÝCH ZÁLOŽEK V této ásti jsou popsány funkce, které se nacházejí na jednotlivých záložkách. Vynechány jsou funkce nepodstatné nebo používané z ídka. Záložka 1 umož uje uživateli jednak prohlédnutí importované tabulky, jednak nastavení vazeb mezi údaji Vaší evidence a údaji z importované tabulky – tzn. co se bude kam importovat:
v seznamu Pole jsou k dispozici všechny položky vybrané evidence – ve zobrazeném p íkladu se jedná o evidenci vozidel nákladní dopravy
v tabule List 1 – List n je zobrazena tabulka, která má být p ipojena, v etn všech jejích dat v seznamu Rozsahy je možno definovat vazby mezi jednotlivými eviden ními údaji a sloupci tabulky Excel, jejichž hodnoty budou do zvoleného údaje importovány volby P esko it sloupce a P esko it ádky umož ují specifikovat po et ádk nebo sloupc v tabulce Excel, které budou v rámci importu vynechány. Toto chování je vhodné v p ípad , že pot ebujeme importovat pouze vybranou ást tabulky. Záložka 2 umož uje ur it jednak výchozí formáty jednotlivých datových typ , jednak dovoluje up esn ní nastavení importu jednotlivých údaj . První podzáložka umož uje definici formát importu jednotlivých typ údaj :
Pro každý typ údaje ( text, íslo, Datum, as, ...) je nastaveno výchozí formátování. Tak nap . v p ípad údaj typu Datum ( nap . Datum vydání osv d ení) je nastaveno po adí údaj podle masky d.M.yyyy. To znamená, že údaj bude importován ve tvaru den.m síc.rok. V p ípad pot eby zm ny po adí nap . na formát rok-m síc-den zadejte jednoduše masku yyyy-M-d. Pro naprostou v tšinu požadavk importu se zde uvedená výchozí nastavení nem ní a neupravují.
údaj :
Druhá podzáložka umož uje up esnit podobu jednotlivých importovaných
P i definování vlastností importu se nej ast ji upravují povinné údaje každého záznamu a jelikož se nap . vozidla nebo idi i importují ke konkrétnímu subjektu ( dopravci), je nutno uvést do eviden ních polí I a Obchodní firma ( která jsou reprezentována v ukázkovém p íklad poli tabulky VICO a VDOPRAVCE) p íslušné údaje daného subjektu – tzn. Identifika ní íslo a Obchodní firmu. Tyto nem nící se údaje se vkládají do polí ka Konstanta, jak je nazna eno na obrázku výše – v tomto konkrétním p ípad požadujeme, aby pro každé importované vozidlo bylo automaticky dopln no I 48463850. V sekci Nahrazování je možno v p ípad pot eby ur it, zda mají být údaje z importované tabulky nahrazeny a jakým zp sobem. Na obrázku níže je uvedeno názorn , jak v p ípad údaje Barva vozidla program automaticky nahradí hodnotu „ ervená“ na „ ervená“:
Záložka 3 umož uje up esnit n které dopl ující volby importu a následn zahájit vlastní import:
K jednotlivým ovládacím prvk m této záložky podrobn ji: Commit po každých N záznamech, Commit po ukon ení – ur uje, po kolika importovaných záznamech bude proveden jejich fyzický zápis do databáze ( jinak se uchovávají v tzv. vyrovnávací pam ti a do databáze se zapisují až po ukon ení pr vodce). Doporu uje se ponechat nastavené hodnoty. Importovat všechny záznamy – importovány budou všechny ádky z Excel tabulky. Import pouze prvních N záznam – umož uje importovat pouze zvolenou ást tabulky od po átku, tj. ur itý po et ádk . Povolit LOG chyb do souboru – umož uje zapisovat pr b h importu do souboru pro snadné sledování importu a p ípadné odhalení problém P epsat LOG soubor, pokud již existuje – je-li zatrženo, informace o pr b hu exportu se ukládají pro každý import samostatn – jinak se p ipojují na konec existujícího LOG souboru Zobrazit LOG soubor po skon ení importu – je-li aktivní, po ukon ení importu se automaticky zobrazí LOG soubor pro kontrolu výsledk Zav ít pr vodce po provedení importu – po ukon ení importu se pr vodce automaticky ukon í Uložit nastavení – všechna provedená nastavení importu lze uložit do souboru pro jejich opakované použití bez nového zadávání. Po et nastavení pro jednotlivé p ípady importu není omezen. 5. UR OVÁNÍ VAZEB MEZI POLOŽKAMI EVIDENCE A IMPORTOVANÝMI ÚDAJI
Pro úsp šné provedení importu je nutno ur it, které sloupce tabulky a v jakém rozsahu budou na teny do jednotlivých eviden ní polí Vaší databáze. K tomuto ú elu slouží funkce, uvedené na záložce Krok 1:
V principu se jedná o to, aby byly stanoveny vazby mezi vybranými ( resp. všemi) poli ze seznamu Pole a p íslušnými sloupci tabulky na záložce List 1. Ve v tšin p ípad importu bude platit jednoduché pravidlo, že každému poli bude p íslušet ur itý rozsah ádk ve vybraném sloupci. Ve zobrazeném p íkladu se nap . do údaje ( pole SPZ) budou importovat ádky 4, 5 a 6 sloupce A. Nyní si ukážeme, jak se dá taková vazba v pr vodci importem nastavit: 1. Ozna te myší po áte ní bu ku ve sloupci A, tj. s íslem ádku 4. 2. P idržte klávesu Shift a myší roztáhn te blok nad všemi požadovanými bu kami, jak je nazna eno na obrázku:
3. Pokud jste s výb rem bun k spokojeni, uvoln te tla ítko myši i klávesu Shift a stiskn te klávesu Enter. Vámi definovaný rozsah bude zobrazen v seznamu pravidel pro import:
V p ípad pot eby lze vytvo ené rozsahy mazat ( tla ítkem s erveným znakem mínus v záhlaví seznamu Rozsahy) nebo editovat – pro editaci použijte dvojklik myší na p íslušné definici rozsahu nebo klepnutí na žluté tla ítko Editovat rozsah:
V p ípad , že nastaven v praxi pot eba importu ádk „na p eská ku“, použijeme pro ozna ení místo klávesy Shift klávesu Ctrl – v tomto p ípad p idržíme klávesu Ctrl a myší ozna ujeme požadované bu ky ve vybraném sloupci:
Poté op t stiskneme klávesu Enter – rozsahy jsou v tomto p ípad vícenásobné ( pr vodce je vygeneruje automaticky):
6. VLASTNÍ IMPORT DAT Po provedení pot ebného nastavení nebo po jeho na tení z konfigura ního souboru sta í klepnout na tla ítko Provést, umíst né v pravé dolní ásti pr vodce. Zahájí
se import údaj , jehož pr b h a výsledky je možno sledovat v dialogovém okn pr vodce:
Po ukon ení importu je možno voliteln zobrazit LOG soubor a v jeho rámci si prohlédnout detailní pr b h importu v etn p ípadných chybových stav
Poslední revize: 24.5.2005
