Explain-IT examentool KSF Instructie voor het aanmaken van evenementen, het toevoegen van kandidaten en het verwerken van resultaten. Evenement: Kandidaat: Gebruiker: Klaarzetten toets:
toets/examen medewerker die getoetst wordt beheerder/examinator evenement aanmaken
Belangrijke zaken: Zet een evenement moet ten minste 24 uur van tevoren klaar. Later is niet mogelijk: er zit altijd minimaal 24 uur tussen klaarzetten en uitvoeren. Evenementen kunnen op ieder gewenst tijdstip gepland worden. Let er wel op dat kandidaten niet in de gelegenheid moeten zijn om vragen en antwoorden aan elkaar door te spelen, dus plan ze niet te dicht bij elkaar. Kandidaten moeten direct worden aangemaakt bij het evenement. Zonder kandidaten verdwijnt het evenement vanzelf. Iedere kandidaat krijgt een eigen nummer. Het is handig om hiervan een registratie bij te houden, om iedereen een uniek nummer te kunnen geven. Gegevens van kandidaten kunnen tot een uur voor aanvang van het evenement worden gewijzigd. Er kan bijvoorbeeld bij ziekte een vervangende kandidaat worden ingevoerd. Inloggegevens van kandidaten zijn 4 uur voor aanvang van het evenement beschikbaar. Kandidaten kunnen nog worden toegevoegd na het aanmaken van een event. Het is handig om voor de zekerheid een paar extra kandidaten aan te maken, zodat er ruimte is voor meer kandidaten dan gepland. Niet aanwezigen worden na de toets op ‘afwezig’ gezet. Resultaten worden door de examinator verwerkt en akkoord verklaard. Dat kan tot 10 dagen na het evenement. Daarna zijn de resultaten definitief. Inloggen met de gegevens die zijn gemaild door Explain-IT.
1
Evenement aanmaken Klik op ‘Evenementen’ in de blauwe balk boven in het dashboard.
2
Klik rechts op ‘Evenement aanmaken’
3
Er verschijnt een klein invulscherm. Vul de gevraagde gegevens in en klik op opslaan.
Examenlocatie(s) en interne referentiecode hoeven niet ingevuld te worden. Evenementen moeten minimaal 24 uur van tevoren klaargezet worden. Er moeten direct kandidaten aan gekoppeld worden. Zonder kandidaten verdwijnt het evenement op de dag waarop het gepland staat.
4
Na het opslaan van het evenement verschijnt het volgende scherm. Als je het evenement nog wilt wijzigen, kan dat nu. Klik daarna weer op opslaan.
5
Kandidaten aanmaken Klik op ‘Kandidaten’.
6
Er zijn nog geen kandidaten aangemaakt. Klik op ‘Kandidaat toevoegen’ onder aan het scherm.
Vul de gevraagde gegevens in. Iedere kandidaat krijgt een uniek nummer, let er dus op dat de kandidatennummers goed worden bijgehouden en bewaard in een bestand.
7
Er verschijnt een invulscherm om individuele kandidaten in te voeren. Niet alle gegevens zijn noodzakelijk, maar het is handig om ervoor te zorgen dat er geen vergissingen kunnen worden gemaakt, dus dat iedere kandidaat uniek is, ook als er twee met dezelfde naam zijn. Het kan handig zijn om fictieve kandidaten aan te maken of om er meer aan te maken dat zich hebben aangemeld, om ze later te kunnen bewerken als er een nieuwe kandidaat examen gaat doen.
8
Het is ook mogelijk om kandidaten via een excelbestand te importeren (oranje pijl). Het speciale template daarvoor kan via de rechter knop gedownload worden (blauwe pijl).
9
Kandidaten kunnen gewijzigd worden tot een uur voor het evenement plaatsvindt, via ‘Details’.
10
Na klikken op de knop ‘Details’ verschijnt het scherm met de gegevens van de kandidaat. Wijzig wat nodig is en klik op OK.
Het evenement is nu klaar.
11
Ga terug naar ‘Evenementen’ in de blauwe balk of met de knop ‘Terug’ en kijk of het evenement in de lijst staat. Als dat niet zo is, is er geen evenement aangemaakt en doe je het opnieuw.
12
Inloggegevens kandidaten vinden Kandidaten krijgen hun eigen unieke inloggegevens. 4 uur voor het evenement plaatsvindt, staan deze in ‘Rapportage’. Klik op ‘Rapportage’ in de blauwe balk en klik daarna op CBTkandidaten. Vul het nummer van het evenement in. Dat is te vinden in de lijst met evenementen op het dashboard. Klik op ‘Toon rapport’. In beeld verschijnt de lijst met kandidaten, met hun inloggegevens. Die zijn pas zichtbaar 4 uur voor het evenement plaatsvindt. Als het evenement net is aangemaakt, staat er bij CBT password nog niets.
De lijst is te exporteren naar onder andere excel, pdf en word. De examinator van de toets kan de inloggegevens uitdelen aan de kandidaten, maar ook zelf de gegevens op de werkplekken van de kandidaten invoeren om alvast voor hen in te loggen. De link naar de online toets is https://ebfs.online-examinering.nl/perception5/perception.php
13
Resultaten verwerken Na afloop van de toets verwerkt de examinator de resultaten. De toets staat 90 minuten open, daarna kunnen de resultaten worden verwerkt. Ga naar het overzicht door in de blauwe balk te klikken op ‘Dashboard’. Klik op ‘Details’ van het evenement onder het kopje ‘Evenementen wachtend op resultaatinvoer’. (In het voorbeeld is dat nog leeg, maar na de toets staat daar wel een regel met een knop ‘Details’.)
14
Het evenement opent. Niet aanwezige kandidaten moeten door de examinator/beheerder worden afgemeld door ze op ‘Afwezig’ te zetten. Dat kan door erop te klikken. Afwezige kandidaten tellen dan niet mee in de resultaten. Iedere kandidaat wordt individueel verwerkt. Klik daarna op de knop verwerken onder in beeld. Dit kan ook de volgende dag.
15
Akkoord verklaren Na verwerking van de resultaten moet de examinator het evenement akkoord verklaren. Daar is 10 dagen de tijd voor. Eventuele wijzigingen kunnen nog ingevoerd worden. Klik op ‘Akkoord verklaren’ onder aan de pagina. Het evenement is nu definitief afgerond en staat niet meer in het dashboard.
16
