Evidence zaměstnanců
Rozdíl informace x data • Data – výchozí bod v procesu získávání informací • Skutečnosti, číslice, hodnoty (prvotní data) • Pokud jsou data účelně zpracována, stávají se z nich informace • Zkusíte vymyslet příklad?
Základní personalistika • Modul Základní personalistika uchovává a zpracovává více než 260 údajů o zaměstnanci. • Eviduje všechny údaje potřebné pro práci mzdové účtárny a personálního oddělení. • Současně tvoří základnu pro Personální Informační Systém a zaručuje tak jednotnost datové základny celého systému.
Hlavní rysy • Evidence osobních a základních mzdových údajů • Informace o rodinných příslušnících s vazbou na daňové odpočty • Informace o důchodech včetně evidence změn invalidity v průběhu roku • Evidence vzdělání zaměstnance (možnost evidovat všechny absolvované školy, vazba na systemizaci pracovníchmíst a vzdělávání zaměstnanců)
Hlavní rysy • Evidence předchozích zaměstnání i změn profesí v rámci organizace • Evidence praktických zkušeností zaměstnanců • Informace o jazykových znalostech (vazba na systemizaci pracovních míst a vzdělávání zaměstnanců) • Systém poznámek ke každému zaměstnanci umožňuje sledovat libovolné údaje • Evidence dojíždění
Práce s daty – nástrojová lišta
Vysvětlivky:
1)
– najdete rovněž v menu Nabídka 2) – najdete rovněž v menu Údaje
Práce s údaji v aplikaci • Třídění, filtrace a vyhledávání údajů •
Aby bylo možné pracovat efektivně nad větším množstvím dat načtených z databáze do libovolné tabulky, jsou k dispozici nástroje pro třídění a filtraci údajů. Zde popisované vlastnosti jsou společné pro většinu částí aplikace, pouze v některých specifických sestavách (s komplikovaným systémem výběru položek, např. z několika tabulek najednou) je tato možnost potlačena a nahrazena programovým způsobem třídění a filtrace, na tuto skutečnost je v příslušné části příručky, týkající se dané sestavy, upozorněno.
Nastavení filtrace, hledání, třídění
Třídění Třídění údajů znamená setřídit pořadí jednotlivých záznamů v seznamech či sestavách dle jednoho či více sloupečků z daného záznamu. Rychlé třídění Pokud chcete setřídit vybraný seznam (např. v okně Seznam zaměstnanců) jen podle jedné položky/sloupečku (např. Os.číslo), stačí pouze kliknout na název daného sloupce. Tím se vám seznam setřídí dle dané položky vzestupně, chcete-li třídit sestupně, je nutno kliknout ještě jednou.
Jednoduché třídění • Okno pro jednoduché nastavení třídění • obsahuje seznam sloupců tabulky, ze kterého je možné zvolit pouze jeden sloupec, podle nějž se provede třídění (vlastně alternativa pouhého kliknutí na název třídícího sloupce) a pole pro způsob třídění: vzestupně (pole zaškrtnuto) nebo sestupně (pole prázdné).
Rozšířené třídění • Okno pro rozšířené nastavení třídění • je podobné předchozímu oknu, navíc poskytuje možnost opakované volby sloupců tabulky (tlačítkem Vlož před aktuální řádek, tlačítkem Přidej na konec seznamu a tlačítkem Smaž zrušení ze seznamu sloupců) a jejich způsobu třídění, takže se vytváří seznam sloupců pro třídění. Pro výsledné třídění je rozhodující pořadí sloupců tak, že sloupec na prvním řádku má nejvyšší prioritu
DragDrop třídění • obsahuje dva seznamy - v levém je seznam sloupců tabulky. Do pravého přemisťujete pomocí myši (kliknutím na název a tažením při stisknutém levém tlačítku) ty názvy sloupců, podle kterých proběhne třídění. Kliknutím do pole ‚Vzestupně‘ se volí způsob třídění. Pořadí sloupců v pravém seznamu lze měnit opět pomocí myši. Pro výsledné třídění je rozhodující pořadí sloupců tak, že sloupec na prvním řádku má nejvyšší prioritu.
Filtrace •
•
•
Filtrace údajů označuje možnost stanovení výběrového kritéria (tzv.filtru) pro seznam údajů nebo položek v sestavě. Tímto způsobem lze omezit vybrané položky v seznamu či sestavě pouze na určitou požadovanou skupinu údajů. Filtrovací výraz jednou vytvořený je možné uložit tlačítkem ‚Uložit výraz’; je potřeba zadat název (pojmenování) filtrovacího výrazu. Filtrovací výraz pak načtete pomocí tlačítka ‚Načíst výraz‘. Objeví se ovšem jen ty výrazy, které byly předtím uloženy nad danou sestavou či seznamem. Vyvolat Okno pro definici filtru je možné opět třemi způsoby: stiskem tlačítka Filtr v nástrojové liště, položkou Filtr v menu Údaje nebo stiskem Hot-key CTRL-F. Stejně jako u třídění je možné zvolit z více variant filtrace:
Okno pro jednoduchý filtr •
•
• •
• •
zobrazuje seznam sloupců, přípustných výběrových podmínek (logických operátorů), pole pro vstup kritéria a pole pro přidání další výběrové podmínky (‚and‘ nebo ‚or‘). Výsledný výraz, podle něhož se provede výběr, je průběžně zobrazován v horní části okna, lze jej kopírovat či jej upravovat „ručně“ (pro správnost takto opraveného filtru je možné jej otestovat stiskem tlačítka Test). Speciální nastavení filtru umožňují tři zatrhávací pole: Jen akt. poměr k – po zatrhnutí pole a zadání data budou vybráni pouze zaměstnanci ve stavu bez rozdílu typu pracovního poměru k aktuálně nastavenému datu. Jen akt. HPP k – po zatrhnutí pole a zadání data budou vybráni pouze zaměstnanci s platným hlavním pracovním poměrem k danému datu ; Bez mimoev. k – ze seznamu budou vypuštěni zaměstnanci, kteří jsou mimo evidenci k danému datu.
Příklady • • • • •
Datum/Čas
• • •
DayName(dat_nar) = "Tuesday" DayNumber(dat_nar) = 3 Vybere zaměstnance, kteří se narodili v úterý. (Sestavy – Personální Evidenční sestavy – Jubilea.)
• •
Month(absence_dat_od) = 3 and Year(absence_dat_od) = 2004 Vybere nepřítomnosti zaměstnanců vzniklé v březnu roku 2004. (Sestavy – Nepřítomnosti; Záložka Sestavy
• •
Hour (Time( cas ) ) = 10 Vybere z archívu změn dat záznamy, které byly změněny mezi 10. a 11. hodinou (Evidence – Archiv změn dat). Položka ´cas´ v této sestavě není typu datum, ale string, proto musí být konverzní (změnovou) operací převedena na požadovaný typ datum.
DaysAfter( datum_nastupu, datum_vystupu ) < 365 Vybere ty zaměstnance (řádky), kteří vystoupili z firmy do jednoho roku od nástupu. (Evidence zaměstnanců – Osobní údaje, Sestava)
Vyhledávání •
Vyhledávání údajů je v aplikaci možné dvěma způsoby. První možnost je podle osobního nebo rodného čísla, příjmení, jména či střediska – (Vyhledání a práce se zaměstnanci).
•
Druhá možnost se skrývá pod volbou menu Údaje/Vyhledávání. Tato umožňuje ve kterémkoliv seznamu opakovaně vyhledat řádek splňující dané kritérium, které lze zadat nad jedním libovolným sloupcem sestavy.
Export dat z IS • Data zobrazená ve většině tabulek i sestavách aplikace je možné, pro jejich další zpracování nebo prezentaci jinou aplikací, ukládat do libovolného místa na uživatelově PC nebo v síti, do které je uživatel připojen. Stejně tak je možné data z aplikace zaslat přímo na technický support firmy KS-program,spol.s r.o., což je další zjednodušení a urychlení komunikace a technické podpory ze strany dodavatele k uživatelům systému.
Vyhledání a práce se zaměstnanci • Při vlastní práci s aplikací je jedním z hlavních požadavků práce s požadovaným zaměstnancem (resp. se skupinou zaměstnanců). • Seznamu zaměstnanců • Hledání zaměstnance.
Okno Seznam zaměstnanců • Okno Seznam zaměstnanců obsahuje přehled všech zaměstnanců z databáze, na které má přihlášený uživatel přístup. Seznam vždy obsahuje os.číslo, příjmení, jméno, titul. Další údaje jsou dle příslušného modulu • vystoupivší (červeně) nebo nově nastoupivší (zeleně)
Výběr jednoho zaměstnance • Chcete-li tedy v zobrazeném seznamu zaměstnanců vybrat jednoho konkrétního, označíte jej kurzorem, a to tak, že na něj kliknete levým tlačítkem myši. Tím se řádek s vybraným záznamem označí (viz obrázek vpravo).
Výběr jednoho zaměstnance
Výběr více zaměstnanců • Chcete-li v daném modulu pracovat s určitou skupinou zaměstnanců, které jste si např. vyfiltrovali, pak je lze označit tak, že pokud jsou jednotlivé záznamy pod sebou, kliknete myší na první v pořadí, stisknete klávesu SHIFT a kliknete na poslední. • Chcete-li označovat jednotlivé záznamy, pak stisknete klávesu CTRL a myší klikáte na požadované záznamy, čímž se vám označují.
Hledání zaměstnance • Okno lze otevřít kliknutím na tlačítko v toolbaru, volbou z menu Údaje/Najdi osobu nebo stiskem Hot-key CTRL-N. • Jako výchozí údaje pro hledání slouží databázové tabulky zaměstnanců a uchazečů. • Stejně jako u třídění a filtru je možné vybrat ze dvou variant hledání.
Kmenová data • Zadávání dat ručně • Hromadný přenos firmou KS program ze stávající databáze
Evidence ZC • Nástup zaměstnance • Menu: Evidence – Evidence zaměstnanců • Pod tímto menu naleznete shromážděné mzdové a personální údaje o zaměstnancích. • Spolu s dalším menu pracovní poměry tvoří toto nejpodstatnější datovou základnu o zaměstnancích pro modul mezd i pro modul personálního informačního systému. • Jimi také musíte projít při zavádění (přijetí) nového zaměstnance.
Evidence ZC
Klik pravého tlačítka myši na některou záložku vám nabídne volbu ‚Nastavit zobrazování záložek‘, pomocí níž můžete dočasně skrýt nepoužívané záložky (že jsou dočasně zneviditelněny, poznáte podle žluté značky F). Pro zpětné zobrazení záložek je postup analogický.
Nástup zaměstnance • Menu: Evidence – Evidence zaměstnanců • Při nástupu zaměstnance je třeba v tomto menu projít a vyplnit údaje v záložkách • Osobní údaje, • Rodinní příslušníci, • Studenti, • Invalidita. • Nově nastoupivšího zaměstnance založíte v záložce Osobní údaje vložením nového záznamu. – JAK vložíme nový záznam?
Skutečný nástup zaměstnance • Menu: Evidence – Pracovní poměry; záložky: Pracovní místo, Pracovní poměr •
Pokud se toto datum odlišuje od datumu zahájení pracovního poměru, pak v měsíci, kdy zaměstnanec nastoupil, se v měsíční uzávěrce počítá průměr pro nemocenskou s ohledem na datum skutečného nástupu. Když není vloženo, chová se uzávěrka jako dřív – pro průměr se bere v úvahu nejbližší pracovní den od nástupu zaměstnance. Aby bylo možné tuto variantu používat, musí zákazník nastavit rozšiřující parametr ‚Datum_skut_nast‘ na ‚Ano‘.
Výstup zaměstnance • Menu: Evidence – Evidence zaměstnanců; Záložka: Výstup •
Zadáváte datum výstupu, důvod ukončení, případně můžete změnit kmenové středisko. Pokud jste zaměstnanci neukončili pracovní poměr(y), systém vás na to upozorní a nabídne vám i ukončení pracovního poměru ke zde zadanému datu a s uvedeným důvodem. Po jejich ukončení se přepočítá zbývající dovolená.
• Vystoupivší zaměstnanec je v seznamu zaměstnanců označen červeně. Výběr tohoto zaměstnance způsobí modré podbarvení, vystoupivšího zaměstnance tak poznáme podle křížku umístěného za posledním sloupcem seznamu zaměstnanců.
Personální a mzdové údaje • Údaje o ZC se dále dělí podle toho, jestli jsou potřebné pro výpočet mezd nebo pro druhou část – PIS.
Osobní údaje •
•
•
•
•
Osobní číslo - Systém nabízí nové osobní číslo, které navazuje na dosud vytvořenou číselnou řadu. Pokud uživatel toto číslo změní, je při ukládání dat kontrolováno, aby nebylo duplicitní. Volná osobní čísla - V záložce Seznam zaměstnanců naleznete tlačítko ‚Volná osobní čísla‘, které umožní vyhledávat ‚mezery‘ v posloupnosti osobních čísel. Příjmení, Jméno - Rozšiřujícím parametrem VELKA_PISMENA je nastaveno, zda se příjmení a jméno píše povinně velkými písmeny (hodnota parametru může být Ano/Ne). Jednorázovou funkcí č. 6 a 7 lze konvertovat příjmení a jména všech zaměstnanců tak, aby byla uvedena velkými písmeny nebo prvním velkým písmenem a další malá. Rodné příjm., všechna dřív.příjm. Rodné příjmení je pole evidenčního charakteru, všechna dřívější příjmení je pole využívané při tisku nových evidenčních listů důchodového pojištění (ELDP) pro ČSSZ.
Rodné číslo • • • •
•
Správné zadání rodného čísla systém kontroluje na: - datum - počet znaků (9 nebo 10) - duplicitu (systém ověřuje, zda se již rodné číslo nevyskytuje u evidovaných zaměstnanců. Tuto kontrolu je možné potlačit nastavením rozšiřujícího parametru ROD_CIS_ZAM na hodnotu Ne). Pokud je známo jen datum narození zaměstnance (např.cizinci), může se zadávat rodné číslo jako 9 místné (doplněním tří libovolných číslic)
Věk zaměstnance • Vedle rodného čísla naleznete informativní údaj o věku zaměstnance. V sestavě osobních údajů je sloupec věk též obsažen, s možností třídění a filtrace. Dále tento údaj naleznete v záložce ´Výstup´ – v sestavě.
Trvalé bydliště • • •
U povinných položek (PSČ, Místo), si můžete pomoci rozšiřujícího parametru ´PSC_nacist´, nastavit čtyři stavy: ´Ne´ vepíšete PSČ a po stisku Enter se položka Místo zobrazí automaticky. Do položky Pošta se musí text vepsat.
• ´Ano´ zadáte PSČ z číselníku. Položka Místo se zobrazí automaticky. Do položky • • • • •
Pošta se musí text vepsat. ´Ano-obec do pošty´ zadáte PSČ z číselníku. Položka Pošta se zobrazí automaticky. Do položky Místo se text musí vepsat. ´Ano-obec do místa a pošty´ zadáte PSČ z číselníku. Hodnota pole „Obec“ z číselníku PSČ bude automaticky vkládána do místa i do pošty. Nastavením rozšiřujícího parametru VELKA_PISMENA2 si můžete zvolit psaní adresy vždy velkými písmeny.
Další povinné údaje • • • •
Rodinný stav, Státní příslušnost Kmenové středisko Místo narození
Nepovinné údaje • • • • • • • •
Číslo OP – číslo občanského průkazu Platnost do – datum platnosti občanského průkazu Číslo pasu – číslo pasu (tabulka pracovnici_po) Platnost do – datum platnosti pasu Titul – viz záložku Tituly Rodné jméno, číslo OP, Číslo pasu, Místo narození, Okres narození, Přechodné bydliště, Změněná pracovní schopnost Branná povinnost – výběr z číselníku (univerzální číselník) Změněná pracovní schopnost – může mít čtyři hodnoty: nevyplněno, ano, ne, těžké postižení.
Evidovat uchazeče • Pokud jsou v databázi záznamy o uchazeči, pak při vložení nového záznamu v evidenci osobních údajů se povolí tlačítko Evidovat uchazeče. Jestliže je současně otevřeno okno se seznamem uchazečů, pak po kliknutí na toto tlačítko je možné přenést všechny údaje aktuálně zvoleného uchazeče do databáze zaměstnanců.
Budoucnost informačních systémů pro řízení lidských zdrojů 20.10.2010
Cíle personálního řízení • Cílem personálního řízení je zajišťovat soulad kvantitativní a kvalitativní potřeby zaměstnanců ve firmě. V praxi se jedná např. o počet, profesní a věkovou skladbu, získaný kvalifikační stupeň a charakteristiky lidí (kvantitativní stránka) či o motivaci, tvořivost, uspokojení z práce (kvalitativní stránka).
• Pro rozhodování integrovaný systém informací o zaměstnancích, který je součástí celého informačního systému firmy. • Takový systém umožňuje přechod od převážně administrativních prací k rozhodování o vývoji. • Dobře koncipovaný informační systém umožňuje nejen tvorbu a vedení jednotné personální administrativy, ale zároveň jednotnou metodiku provádění všech personálních činností. • To je základní předpoklad pro plnění systému norem kvality řízení řady ISO 9000.
• Firma vždy musí vybírat takový software, který je otevřeným systémem a umožňuje různou kombinaci modulů a to nejen v současnosti, ale i perspektivně. • Kvalitní informační systém se stává faktorem správného rozhodování a měřítkem úrovně personálního řízení
Hlavní rysy HRIS budoucnosti • Základním rysem budoucích HRIS je zaměření na řízení talentu zaměstnanců. • HRIS se skládá z relativně samostatných softwarových komponent - pro určitou oblast řízení lidských zdrojů (aplikace)
HRIS budoucnosti obsahují tři vrstvy
Struktura HRIS (PIS) • První z nich je jádro HRIS, které je zaměřeno na personální procesy operativní úrovně, které zahrnují především personální evidenci a zpracování mezd zaměstnanců. • Druhá vrstva je tvořena aplikacemi, které řeší personální procesy zaměřené na personální řízení zaměstnanců, mezi které patří plánování pracovních míst, plánování pracovní doby a nepřítomnosti zaměstnanců nebo docházková evidence. • Třetí vrstva je nová a je zaměřena na personální procesy strategické úrovně řízení lidských zdrojů, které zahrnují personální výběr, vzdělávání, plánování kariéry a odměňování s hlavním zaměřením na výkonnost zaměstnanců. Třetí vrstva je tvořena aplikacemi, které bývají označovány jako strategické aplikace HCM (human capital management – řízení lidského kapitálu
Jádro HRIS • jádro HRIS tvoří personální procesy spojené s evidencí zaměstnanců • zpracováním jejich mezd. • tzv. personální samoobsluha omezený přístup k údajům HRIS pro zaměstnance .
Personální řízení zaměstnanců • • • •
plánování pracovních míst patří plánování pracovní doby, plánování směn, evidence a zpracování docházky a řešení absence zaměstnanců.
Strategické aplikace HCM • talent management. • aplikace tvoří vzájemně provázaný celek - řeší komplexní strategický proces řízení lidských zdrojů • (přijímání schopných zaměstnanců, jejich udržení, vzdělávání a dosažení odpovídající výkonnosti těchto zaměstnanců). • hodnocení plnění cílů, motivace zaměstnanců spojenou s procesy managementu odměňování a plánování kariéry.
