Evidence pracovní doby aneb na co si dát pozor při kontrole inspektorátu práce Petr Bata
Státní úřad inspekce práce
Orgány inspekce práce:
Státní úřad inspekce práce se sídlem v Opavě +
8 oblastních inspektorátů práce Orgány inspekce práce jsou kontrolními orgány na úseku ochrany pracovních vztahů a pracovních podmínek.
Působnost a příslušnost orgánů inspekce práce upravuje zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisů. Od 1.1.2012 kontrola dodržování pracovněprávních předpisů ve smyslu zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů. Od 29.11.2014 též kontrola plnění podmínek stanovených zákonem č. 247/2014 Sb., o poskytování služby péče o dítě v dětské skupině, ve znění pozdějších předpisů.
Kontrolní činnost vykonávají orgány inspekce práce dle: zákona č. 255/2012 Sb., o kontrole (kontrolní řád), ve znění pozdějších předpisů zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, ve znění pozdějších předpisu
Způsoby zahájení kontroly:
• předložením pověření (průkaz inspektora) • doručením oznámení o zahájení kontroly • provedením úkonu bezprostředně předcházejícího kontrole
Výstupem z kontroly je protokol o kontrole, který by měl být vyhotoven do 30 dnů od provedení posledního kontrolního úkonu. Ve zvlášť složitých případech do 60 dnů. Stejnopis protokolu o kontrole se doručuje kontrolované osobě.
Námitky lze podat ve lhůtě do 15 dnů od dne doručení protokolu.
Námitky musí být písemné, musí směřovat vůči určitému kontrolnímu zjištění a musí být odůvodněny. Orgány inspekce práce následně mohou vydat opatření k odstranění nedostatků, a požadovat po kontrolované osobě podání písemné zprávy o odstranění vytýkaných nedostatků.
Evidence pracovní doby (hlavní funkce)
• podklad
pro výpočet mzdy nebo platu a dalších souvisejících nároků zaměstnance
• doklad
prokazující dodržování povinností vyplývajících z pracovněprávních předpisů
Právní základ: Dle ust. § 96 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci s vyznačením začátku a konce
a) odpracované 1. směny 2. práce přesčas 3. další dohodnuté práce přesčas 4. noční práce 5. doby v době pracovní pohotovosti b) pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel
Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen umožnit zaměstnanci nahlédnout do jeho účtu pracovní doby nebo evidence pracovní doby a do jeho účtu mzdy a pořizovat si z nich výpisy, popřípadě stejnopisy na náklady zaměstnavatele.
Na práce konané na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr se vztahuje úprava pro výkon práce v pracovním poměru; to však neplatí, pokud jde mimo jiné o pracovní dobu a dobu odpočinku; výkon práce však nesmí přesáhnout 12 hodin během 24 hodin po sobě jdoucích (HLAVA VIII zákoníku práce, v rámci které je upravena i evidence pracovní doby je nazvána jako „Společná ustanovení o pracovní době a době odpočinku“)
;
U dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce a dohoda o pracovní činnosti), tak zaměstnavatel nemá povinnost vést evidenci pracovní doby. V praxi velmi problematické, v případě dohod o provedení práce.
zejména
Evidence pracovní doby x evidence docházky
• • •
může ale nemusí to být to samé doba příchodu zaměstnance do areálu zaměstnavatele se ne vždy rovná okamžiku začátku směny zaměstnanec je povinen být na začátku směny na svém pracovišti a odcházet z něj až po skončení směny (§ 81 odst. 3 zákoníku práce)
• v případě, že chce zaměstnavatel odčítat pro
účely odměňování určitý čas, mělo by se toto projevit v evidenci pracovní doby (tak aby byl zaznamenám skutečný začátek a konec směny)
• nedostatečná je pak např. evidence, kde je
pro určitý den zaznamenáno „8“, není-li současně uveden odkaz na vnitřní předpis, který upravuje stálou pracovní dobu
Forma evidence docházky:
• • • •
právní předpisy nestanovují konkrétní formu možno vést elektronicky, „píchačkami“, sešitem…
podstatný je obsah tzn. evidence všech dob, které ust. § 96 zákoníku práce vyžaduje evidence musí být vždy přehledná a průkazná!
Začátek a evidován.
konec
přestávky
nemusí
být
Přestávka na jídlo a oddech však musí být poskytnuta vždy nejpozději po 6 hodinách práce, a to v délce nejméně 30 minut. Mladistvému zaměstnanci musí být tato přestávka poskytnuta nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité práce.
Jde-li o práce, které nemohou být přerušeny, musí být zaměstnanci i bez přerušení provozu nebo práce zajištěna přiměřená doba na oddech a jídlo; tato doba se započítává do pracovní doby (u mladistvých toto uplatnit nelze).
Nepřetržitý odpočinek mezi dvěma směnami Zaměstnavatel je povinen rozvrhnout pracovní dobu tak, aby zaměstnanec měl mezi koncem jedné směny a začátkem následující směny nepřetržitý odpočinek po dobu alespoň 11 hodin, zaměstnanec mladší 18 let po dobu alespoň 12 hodin během 24 hodin po sobě jdoucích. Odpočinek může být zkrácen až na 8 hodin během 24 hodin po sobě jdoucích zaměstnanci staršímu 18 let za podmínky, že následující odpočinek mu bude prodloužen o dobu zkrácení tohoto odpočinku: a) v nepřetržitých provozech, při nerovnoměrně rozvržené pracovní době a při práci přesčas, b) v zemědělství, c) při poskytování služeb obyvatelstvu, zejména ve veřejném stravování, v kulturních zařízeních, v telekomunikacích a poštovních službách, ve zdravotnických zařízeních, v zařízeních sociálních služeb, d) u naléhavých opravných prací, jde-li o odvrácení nebezpečí pro život nebo zdraví zaměstnanců, e) při živelních událostech a v jiných obdobných mimořádných případech.
Zkrácený odpočinek mezi koncem jedné směny a začátkem následující směny může být zaměstnanci staršímu 18 let nahrazen při sezónních pracích v zemědělství tak, že mu bude poskytnut v období následujících 3 týdnů od jeho zkrácení.
Nepřetržitý odpočinek v týdnu Zaměstnavatel je povinen rozvrhnout pracovní dobu tak, aby zaměstnanec měl nepřetržitý odpočinek v týdnu v trvání alespoň 35 hodin. Nepřetržitý odpočinek v týdnu nesmí činit u mladistvého zaměstnance méně než 48 hodin. V případech, kdy může být zkrácen nepřetržitý odpočinek mezi směnami u technologických procesů, které nemohou být přerušeny, může zaměstnavatel rozvrhnout pracovní dobu zaměstnanců starších 18 let pouze tak, že doba nepřetržitého odpočinku v týdnu bude činit nejméně 24 hodin, s tím, že zaměstnancům bude poskytnut nepřetržitý odpočinek v týdnu tak, aby za období 2 týdnů činila délka tohoto odpočinku celkem alespoň 70 hodin. (4) Jestliže to je dohodnuto, může být v zemědělství poskytnut nepřetržitý odpočinek tak, že bude tento odpočinek za období
Pracovní pohotovost
•
•
doba, v níž je zaměstnanec připraven k případnému výkonu práce podle pracovní smlouvy, která musí být v případě naléhavé potřeby vykonána nad rámec jeho rozvrhu pracovních směn.
pracovní pohotovost může být jen na jiném místě dohodnutém se zaměstnancem, odlišném od pracovišť zaměstnavatele
• • •
•
pracovní pohotovost může zaměstnavatel na zaměstnanci požadovat jen jestliže se o tom se zaměstnancem dohodne musí se jednat o stejný druh práce
je potřeba sjednat konkrétní místo, kde bude zaměstnanec pohotovost držet pracovní pohotovost odpočinku
se
považuje
za
dobu
• •
•
není vyloučeno, aby zaměstnanec držel pracovní pohotovost od skončení směny do začátku další směny v případě, že však v rámci pracovní pohotovosti zaměstnanec začne vykonávat práci, přeruší se mu nepřetržitý odpočinek v takovém případě může dojít i k tomu, že se bude jednat o práci přesčasovou
Práce přesčas Prací přesčas je práce konaná zaměstnancem na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem nad stanovenou týdenní pracovní dobu vyplývající z předem stanoveného rozvržení pracovní doby a konaná mimo rámec rozvrhu pracovních směn. U zaměstnanců s kratší pracovní dobou je prací přesčas práce přesahující stanovenou týdenní pracovní dobu; těmto zaměstnancům není možné práci přesčas nařídit.
U zaměstnance s kratší pracovní dobou se pak v případě práce překračující sjednaný úvazek a nepřesahující stanovenou týdenní pracovní dobu nejedná dle zákoníku práce ani o část směny ani o práci přesčas. Blíže má však svou povahou tato práce ke směně, a proto by takto zřejmě měla být i vykazována, ale na tuto otázku existují i jiné právní názory.
Zákoník práce výslovně nestanovuje, že by měla být odděleně vedena evidence nařízené práce přesčas (max.150 hodin/ 8 hodin týdně) a dohodnuté práce přesčas (max. 416/ průměrně 8 hodin týdně). Jako vhodné se to však může jevit tam, kde zaměstnavatel tyto dva druhy přesčasů kombinuje a ke konci kalendářního roku chce práci přesčas nařizovat.
Noční práce
• • •
zaměstnavatel má povinnost evidovat práci v noční době noční doba je od 22:00 do 6:00 účelem je podklad pro poskytování příplatku a dále monitoring práce v době, která není pro organismus zaměstnance přirozená
Pružná pracovní doba V případě pružné pracovní doby je potřeba zabezpečit, aby směna nepřesáhla 12 hodin. Není však bezpodmínečně nutné, aby mezi začátkem volitelné pracovní doby a jejím koncem byla vždy maximálně doba 12 hodin prodloužená o dobu přestávky.
Zaměstnavatel je však odpovědný za to, že žádná ze směn nepřekročí 12 hodin.
Časté chyby při vedení evidence
• • •
nepřezkoumatelnost, nepřehlednost nezajištění nepřetržitého odpočinku
mylné přesvědčení, že pověřením jiné osoby vedením evidence pracovní doby se subjekt zbaví odpovědnosti za porušování předpisů
+ vedení dvojí evidence, falšování evidence…
Orgány inspekce práce v roce 2014 přijaly 8.255 podnětů. Některé podněty směřovaly současně do více oblastí. V případě, že bychom podněty směřující do více oblastí hodnotili jako více podnětů, a to v závislosti na počtu oblastí, do kterých směřují, byl by celkový počet podnětů roven číslu 9456.
Z tohoto celkového počtu pak směřovalo 5764 podnětů do oblasti pracovních vztahů a podmínek. Kontrolami iniciovanými občany pak bylo v oblasti pracovní doby zjištěno orgány inspekce práce 852 případů porušení pracovněprávních předpisů.
Správní delikty Právnická nebo podnikající fyzická osoba se při své činnosti může na úseku pracovní doby dopustit mimo dalších i těchto správních deliktů:
• • • • •
neposkytne zaměstnancům přestávku v práci na jídlo a oddech nebo bezpečnostní přestávku, odečte u prací, které nemohou být přerušeny, z pracovní doby přiměřenou dobu na jídlo a oddech, nezajistí rozvržení pracovní doby tak, aby měl zaměstnanec stanovený nepřetržitý odpočinek mezi dvěma směnami, nezajistí rozvržení pracovní doby tak, aby měl zaměstnanec stanovený nepřetržitý odpočinek v týdnu, nevede evidenci pracovní doby,
• • •
nařídí zaměstnanci pracovní pohotovost v rozporu s § 95 zákoníku práce, kolektivní smlouvou, popřípadě se nařízením vlády, kterým se stanoví odchylná úprava pracovní doby a doby odpočinku zaměstnanců v dopravě nařídí zaměstnanci práci přesčas ve vyšším rozsahu, než je její týdenní nebo roční rámec vyplývající ze zákoníku práce, vyžádá nebo umožní, aby byla práce přesčas konána nad rámec vyplývající ze zákoníku práce.
Pokuty za spáchání správních deliktů jsou diferencovány dle obecné závažnosti jednotlivých skutkových podstat. U některých skutkových podstat je stanovena pokuta až do výše 2.000.000,- Kč.
U správních deliktů není potřeba prokazovat zavinění. Právnická osoba za správní delikt neodpovídá, jestliže prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které bylo možno požadovat, aby porušení právní povinnosti zabránila.
Judikatura Rozsudek Krajského soudu v Českých Budějovicích č.j. 10A 115/2012 – 54, ze dne 15.5.2013. „Soud poznamenává, že k následně předložené evidenci docházky správně nebylo ze strany žalovaného přihlédnuto, neboť v daném případě je rozhodné zjištění v době kontroly. V daném případě dne 14.7.2011 žalobcem evidence pracovní doby předložena nebyla, proto v souladu s ust. § 28 odst. 1 písm. m) zákona o inspekci práce byl žalobce postižen za správní delikt právnické osoby na úseku pracovní doby, kterého se dopustil tím, že nevedl evidenci pracovní doby. K později předložené evidenci pracovní doby po kontrole nelze již přihlédnout.“
Rozsudek Krajského soudu v Ostravě č.j. 22 Ca 112/2009- 34, ze dne 30.7.2009. „Lze sice přisvědčit, že žalobci v tom, že formu vedení evidence pracovní doby zákoník práce ani jiný právní předpis nestanoví a je proto jen na zaměstnavateli, jaký způsob evidence zvolí s tím, že zvolený způsob musí odpovídat účelu vedení evidence pracovní doby, tedy především jako podkladu pro výpočet mezd, ke sledování čerpání dovolené, přesčasové práce apod., na straně druhé je z obsahu správního spisu zřejmé, že žalobce evidenci pracovní doby v souladu s ust. § 96 odst. 1 zákoníku práce nevedl.“
Rozsudek Krajského soudu v Ústí nad Labem - pobočka Liberec č.j. 59 Ad 1/2014 – 44, ze dne 27.8.2014. „Soud se pak neztotožnil s výkladem § 309 odst. 1 zákoníku práce, který zastává žalobce. Naopak má ve shodě se správními orgány za to, že z § 309 odst. 1 zákoníku práce, podle kterého po dobu dočasného přidělení zaměstnance agentury práce k výkonu práce u uživatele ukládá zaměstnanci agentury práce pracovní úkoly, organizuje, řídí a kontroluje jeho práci, dává mu k tomu účelu pokyny, vytváří příznivé pracovní podmínky a zajišťuje bezpečnost a ochranu zdraví při práci uživatel, nelze dovodit, že zaměstnavatel – agentura práce je v důsledku přenosu organizace a kontroly výkonu práce, včetně povinnosti vytvářet příznivé podmínky a zajišťovat bezpečnost a ochranu zdraví při práci, na uživatele zároveň zbaven své povinnosti evidovat pracovní dobu ve smyslu § 96 odst. 1 zákoníku práce. Ustanovení § 96 odst. 1 zákoníku práce totiž není samoúčelné, smyslem zakotvené evidenční povinnosti zaměstnavatele je zajistit řádné podklady pro výpočet mzdy, ke sledování čerpání dovolené, práce přesčas, apod. Je to agentura práce, která je při agenturním zaměstnávání ve vztahu k fyzické osoby zaměstnavatelem a je povinna plnit veškeré ostatní povinnosti zaměstnavatele, jež nebyly výslovně přeneseny na uživatele, tedy i vyplácení mzdy, pro které je evidence pracovní doby nezbytná.“
Rozsudek Krajského soudu v Ostravě č.j 22 Ca 153/2009-25, ze dne 16.9.2010. „Z předložených listinných důkazů nelze dovodit nic jiného než počet odpracovaných hodin žalobkyně v měsíci a jednotlivých kalendářních pracovních dnech a také to, že nepracovala v noci. Žádné jiné údaje (rozčlenění pracovní doby v jednotlivých dnech ve smyslu ust. § 96 odst. 1 písm. a) a b) zákoníku práce nelze z uvedených evidencí vyčíst. Lze sice dovodit, že zaměstnankyně vykonávala práce přesčas, ale jejich délka, případně přestávky v práci, nejsou z evidence patrny.“
Rozsudek Krajského soudu č.j. 31Ad 2/2014 – 51, ze dne 30.1.2015. „Je zřejmé, že daná právní úprava vyžadovala podrobnější evidenci, než právní úprava účinná do data 31. 12. 2011, dle níž bylo postačující vést u jednotlivých zaměstnanců pouze evidenci odpracované pracovní doby. Nelze tedy souhlasit s žalobní námitkou, dle níž oblastní inspektorát i žalovaný postupovali na základě neexistence právního podkladu. Bylo tedy naprosto zákonné, když na základě zjištěného skutkového stavu věci dospěl žalovaný k závěru, že žalobkyně porušila ust. § 96 odst. 1 zákoníku práce a za takové jednání jí uložil v souladu s ust. § 28 odst. 1 písm. l) zákona o inspekci práce pokutu. Nevyznačením začátku a konce směny nelze totiž bez důvodných pochybností zjistit, zda byla ze strany zaměstnavatele dodržena délka směny stanovená v ust. § 94 zákoníku práce, zda práce nebyla konána v noci, a zda nebylo třeba vyplácet příplatky za práci v noci, a zda tedy zaměstnanec žalobkyně nebyl poškozen na svém právu spočívajícím v odměně za vykonanou práci.“
Rozsudek Nejvyššího správního soudu č.j. 3 Ads 53/2011, ze dne 1.2.2012. „Porušením povinnosti stanovené v § 92 odst. 1 zákoníku práce byl porušen veřejný zájem na předcházení ohrožení života a zdraví zaměstnanců při práci. Jedná se o kogentní úpravu, neboť ke zkrácení nepřetržitého odpočinku v týdnu může dojít pouze z důvodů a způsobem výslovně vymezeným zákoníkem práce.“
Rozsudek Krajského soudu v Ostravě č.j. 38 Ad 52/2010, ze dne 14.4.2011. „Je skutečně v prvé řadě věcí žalobce jako zaměstnavatele, jakým způsobem vede evidenci pracovní doby (za předpokladu vyhovění zákonným požadavkům). Účelem této povinnosti uložené zaměstnavateli je přitom zejména snaha zamezit obcházení právních předpisů týkajících se maximální délky pracovní doby a přesčasové práce a povinná evidence pracovní doby zaměstnanců má také usnadnit kontrolu dodržování těchto předpisů.“
Děkuji za pozornost Státní úřad inspekce práce, Kolářská 451/13, 746 01 Opava tel.: 950 179 101, fax: 553 626 672, www.suip.cz
