Evidence majetku 2.0

Evidence majetku 2.0 Evidence majetku je program sloužící (jak jistě název napovídá) k evidenci drobného neinvestičního majetku. Dokáže kromě běžné evidence (přidávání nového, opravy, vyřazování) také dokonale tisknout sestavy, a to dokonce dvojího druhu. Umožňuje sledovat místnosti, ve kterých se jednotlivé věci nacházejí, cenové skupiny majetku a odpovědné zaměstnance – tyto parametry jednotlivých věcí jsou spravovány formou tzv. číselníků. Majetek lze velice snadno přesouvat mezi místnostmi, skupinami i odpovědnými lidmi, lze provádět všemožné úpravy, náhrady a další operace nad číselníky, které dávají smysl, a to velice jednoduše a hromadně, což velice usnadní práci (např. při stěhování, odchodu některých zaměstnanců apod.). Navíc program umožňuje tisk inventárních značek na samolepící štítky. Této funkci byla věnována mimořádná pozornost a je tedy skutečně velice dobře propracována. Můžete si zadávat vlastní velikosti samolepících tapet, vytvářet si vlastní styly (vzhledy) štítků apod. Samozřejmě, že program umožňuje generovat tiskový náhled (ke všemu, co lze vytisknout) a disponuje propracovaným zálohovacím mechanismem, který Vám umožní provádět zálohy na disk i na více disket. Základy ovládání: Program dodržuje standardy Windows, a tedy by jeho ovládání nemělo činit potíže. Spolupracuje se schránkou Windows (viz. Menu Úpravy ). Pro přechod mezi editačními textovými poli lze nyní v dopředném směru používat také klávesu “ENTER” (standardní “TAB” funguje také). V případě zadávání nového majetku lze využívat funkci vkládání historie, která vloží naposledy úspěšně zadaný majetek, a to: •

pomocí “CTRL + MEZERA” do právě aktivního editačního pole

• pomocí “SHIFT + MEZERA” do všech polí najednou Tuto funkci je výhodné využívat při zadávání více stejných věcí, lišících se pouze například inventárním číslem. V tomto případě tak zajistíte mimo jiné i spolehlivé generování součtových sestav. dále je podrobná nápověda členěna do těchto částí: •

Přidávání majetku, vyřazování a opravy (popisuje způsob, kterým se zadává nový majetek, provádí se jeho opravy, vyřazování a jednoduché prohlížení.)

•

Číselníky (popisuje obecně funkci a význam číselníků) 1. Číselníky skupin majetku (podrobněji vysvětluje práci s číselníky skupin majetku) 2. Číselníky místností (podrobněji vysvětluje práci s číselníky místností) 3. Číselníky zaměstnanců (podrobněji vysvětluje práci s číselníky zaměstnanců)

•

Sestavy (popisuje dva růzvé druhy sestav – součtovou a obyčejnou, vysvětluje jejich obsah, způsob generování a způsob tisku)

•

Vyhledávání (popisuje metody pokročilého vyhledávání majetku podle libovolně zadaných kritérií – názvy nebo části názvů, ceny, datumy pořízení a vyřazení nebo jejich rozsahy, číselníky)

•

Tisk sestav a tiskový náhled (popisuje způsob tisku sestav a možnosti ovlivnění výsledku – volba písma, seskupování majetku podle odpovědných zaměstnanců, obsah sestav a nastavení tiskárny)

•

Tisk samolepících štítků (popisuje obecně tisk inventárních čísel na samolepící štítky, hlavní okno pro výběr tištěného majetku a kalibraci tiskárny) 1. Správce štítků (popisuje vytváření a úpravy rozměrů štítků) 2. Správce stylů (popisuje vytváření a úpravy stylů – vzhledů štítků)

•

Zálohování a obnova dat (popisuje způsob zálohování dat na disk nebo diskety a jejich znovunačtení do programu)

•

Programové menu (vysvětluje funkci všech položek v menu)

•

Nastavení programu a ochrana heslem (vysvětluje, jak lze přizpůsobit program vlastním potřebám – možnost základního nastavení a princip ochrany heslem)

•

Panel nástrojů a stavový řádek (popisuje význam ikon na panelu nástrojů a význam stavového řádku)

Přidávání, vyřazování a opravy majetku Program ihned po startu ukazuje tzv. ”Zadávací pohled”, kde lze provádět přidávání nového majetku, jeho opravy, vyřazování a jednoduché prohlížení. Vše se odehrává na kartách pro tento účel určených, mezi kterými se lze přepínat kliknutím myší na jejich záložku. Zadávací pohled lze vidět zde:

Karta Nový Majetek Zde musíte zadat údaje o majetku a stisknout ”OK”. Položky, které jsou označeny hvězdičkou (Způsob nabytí a Poznámka) vyplňovat nemusíte, ostatní pole jsou povinná. •

Inventární číslo: je číslo identifikující majetek. Může obsahovat maximálně 32 libovolných znaků, včetně čísel, interpunkce a mezer. Toto číslo jednoznačně identifikuje majetek a je tedy jedinečné. Tj. každé číslo musí být přiřazeno právě jednomu kusu. Duplicity nejsou povoleny, a to ani v případě vyřazených věcí.

•

Název zboží: je název majetku. Může obsahovat maximálně 128 libovolných znaků.

•

Způsob nabytí: umožňuje zadat doplňující údaje o způsobu nabytí majetku – může se jednat například o sponzorský dar s nulovou cenou apod. Toto pole není nutné vyplňovat. Pokud ho zadáte, musíte se vejít do 64 znaků.

•

Poznámka: umožňuje zadat doplňující poznámku k majetku, která smyslem nezapadá do ostatních položek. Může mít maximálně 128 znaků.

•

Cena: je nákupní cena majetku. Může to být celé nebo desetinné číslo, jako desetinný oddělovač lze použít tečku i čárku, takže lze používat tečku na numerické klávesnici bez závislosti na používaném jazyku (angličtina / čeština apod.).

•

Datum pořízení: je datum pořízení majetku ve formátu: DD.MM.RRRR, kde D znamená den, M měsíc a R rok. nemusíte zadávat počáteční nuly, stačí zadat například: 1.1.2000. Opět zde nezáleží na desetinném oddělovači. Může to být tečka i čárka.

•

Skupina: je cenová skupina majetku. Majetek je často rozdělován podle své hodnoty například na: od 0 do 500 Kč, od 500 do 5000 Kč. apod. Pro snadné generování sestav musí každý kus náležet právě jedné cenové skupině majetku. (můžete zvolit pro skupinu i jiný význam, pokud chcete). Program zezačátku žádnou skupinu neobsahuje, a tedy ji musíte vytvořit stisknutím tlačítka ”Nová skupina…”. Zde zadáte název (což je kód, často pouze několik málo písmen, např A nebo B, který je pro každou skupinu jedinečný a jednoznačně ji identifikuje) a popis, kam můžete zadat doplňující údaje – například text: ”Majetek od 5000 Kč do 40000 Kč”. Skupinu můžete buďto napsat a stisknout ”ENTER” nebo ”OK”, nebo ji můžete nalistovat ze seznamu pomocí tlačítka ”Nalistovat…”.

•

Místnost: podobně jako v případě skupin sem musíte zadat kód jednoznačně identifikující místnost, ve které se majetek nachází – může to být například označení učebny (A22) apod. Při zadávání místností (pomocí tlačítka ”Nová místnost…”) můžete (a je to doporučeno) zadat i doplňující text, který vám usnadní oreintaci – například umístění na patře, v budově apod.

•

Odpovídá: je políčko určené pro kód odpovědného zaměstnance. Každý zaměstnanec musí mít přiřazen svůj identifikační kód, neboť příjmení a jméno je samozřejmě nedostačující. Tento kód je libovolný, 32 znaků dlouhý identifikátor, který může být založen na iniciálách, pořadovém čísle, rodném číslu apod. Přidání nového zaměstnance je stejné jako přidání skupin majetku a místností.

Více o Skupinách majetku, místnostech a odpovědných zaměstnancích se můžete dozvědět v části týkající se číselníků . Při přidávání majetku můžete s výhodou využívat funkce vkládání historie, která vám usnadní psaní opakujících se textů. Pomocí kombinace kláves ”SHIFT + MEZERA” vložíte do všech polí naposledy úspěšně zadané hodnoty. Pomocí kláves ”CTRL + MEZERA” vložíte naposledy zadaný text do právě zaměřeného políčka (je žluté). Při zadávání majetku se po správném zvolení místnosti automaticky vyplní také odpovědný zaměstnanec, a to vždy ten, který byl naposledy zadán jako odpovědný za nějaký majetek v této místnosti. Toto chování programu může urychlit práci, ale pokud za majetek v nějaké místnosti odpovídá mnoho lidí, může být matoucí. Proto ho lze vypnout v nastavení programu .

Karta Opravy v datech Zde provádíte opravování, pokud zjistíte že jste se překlepli při zadávání, anebo pokud z jakýchkoliv důvodů potřebujete provést nějakou libovolnou změnu. Pokud potřebujete provést přeřazení majetku do jiné cenové skupiny, místnosti, anebo změnit odpovědného zaměstnance, můžete to provést klidně zde. V případě, že to ale hodláte dělat u více kusů naráz – například přemisťujete všechny věci z jedné místnosti do druhé nebo udělujete odpovědnost za majetek jinému zaměstnanci, můžete využít hromadného přesunu, který je popsán v části týkající se číselníků . Po přepnutí se na stránku oprav je aktivní pouze okno pro zadání inventárního čísla. Inu, zadejte jej. Můžete ho také nalistovat v seznamu za pomoci tlačítka ”Nalistovat…”. Po zadání stiskněte ”ENTER” nebo ”OK”. Nyní můžete opravit, co potřebujete, a stisknout tlačítko ”Opravit”. Stiskem ”Původní” se obnoví původní stav, pokud jste ovšem již nestiskli ”Opravit”. Karta Vyřazování Můžete najednou vyřadit i více kusů. Stačí, když je všechny přidáte do seznamu majetku připraveného v vyřazení. Toho docílíte zadáním inventárního čísla a stiskem ”ENTER” nebo ”OK”, popřípadě nalistováním. V polích ”Název”, ”Místnost” a ”Skupina” nyní pro jistotu uvidíte další informace o vyřazovaném kusu. Pokud vše souhlasí, stiskněte zelenou šipku ”Přidat”. Takto přidejte libovolný majetek. Vložení majetku do seznamu ještě není vyřazení a majetek z tohoto seznamu můžete odebrat žlutou šipkou ”Odebrat”, a tím ho ”zachránit”. Zbývá zadat datum vyřazení a stisknout tlačítko ”Vyřadit”. Karta Prohlížení Slouží k rychlému prohlížení nevyřazeného majetku přítomného v databázi. Pomocí modrých šipek na panelu nástrojů se můžete pohybovat z jednoho kusu na druhý. Majetek je zde řazen abecedně podle inventárních čísel. Pokud chcete přejít rovnou na některý konkrétní, stiskněte tlačítko ”Jdi na…” a zadejte hledané inventární číslo. Samozřejmě, že existuje mnohem propracovanější způsob prohlížení dat – více v části týkající se sestav .

Číselníky Číselníky slouží k vedení a údržbě seznamu skupin majetku, místností a zaměstnanců. Dávají Vám možnost zvolit vždy jednu skupinu, místnost nebo jednoho člověka ze seznamu – tj. z číselníku, a tím minimalizují práci (opětovné zadávání) a zaručují správnou integritu dat, a tím umožňují generování sestav majetku například podle kritéria, kterým bude zvolený odpovědný pracovník. Bez existence číselníků by tato funkce nebyla přesná, lépe řečeno, byla by nemožná. Pomocí položky ”Číselníky” v menu lze provádět několik operací, které jsou nutné pro přehledné vedení databáze a které Vám usnadní mnoho práce. Jednotlivé číselníky jsou popsány v oddělených odstavcích: •

číselník skupin majetku

•

číselník místností

•

číselník zaměstnanců

Číselníky se dají také vytisknout, abyste měli přehled o kódech zaměstnanců a názvů místností a skupin majetku. Lze také generovat náhled před tiskem. Obojí lze provést z menu “Číselníky” pomocí posledních tří voleb. Dojde tak k zobrazení seznamu zvoleného číselníku, který lze stiskem tlačítka “Tisk” vytisknout.

Číselníky skupin majetku Číselníky skupin majetku slouží k vedení databáze skupin, do kterých lze rozdělovat majetek podle jejich ceny. Pokud chcete rozdělovat majetek podle jiného kritéria, než je cenová skupina, můžete, ale cenové rozdělení do skupin je standardní a je obvykle vyžadované (například majetek od 500 do 10000 Kč apod.) Pokud nechcete majetek takto dělit vůbec, musíte vytvořit skupinu alespoň jednu a všechen majetek do ní přiřadit, neboť členství majetku ve skupině majetku je povinné. S tímto typem číselníku můžete provádět následující operace: •

Vytvoření nové skupiny Lze aktivovat z menu ”Číselníky / Skupiny majetku”volbou ”Nová skupina” nebo stiskem tlačítka ”Nová skupina…” v zadávacím pohledu . Dojde tak k zobrazení následujícího dialogu:

Zde má pole ”název” význam identifikátoru skupiny majetku – často bývá také částí inventárního čísla a často se označuje pouze jedním písmenem, např ”C”. Pole ”popis” je pomůckou pro Vás a slouží k popisu zadávané skupiny – napište sem například cenový rozsah. Tento text zadáte pouze jednou, proto si s tím dejte práci a něco smysluplného vymyslete, určitě to práci s programem zpřehlední. •

Změna údajů o skupině Umožní opravit název nebo popis zadané skupiny, pokud dojde k nějaké změně. V dialogu, který se zobrazí, zadejte název opravované skupiny a stiskněte ”OK”, ”ENTER”, anebo skupinu nalistujte.

•

Odstranění skupiny Odebere skupinu z databáze. Lze to provést pouze u takové skupiny, které nepřísluší žádný majetek.

•

Přesun mezi skupinami Umožní provést hromadný přesun majetku z jedné skupiny do druhé a to pomocí několika málo kliknutí myší. Zobrazí se následující dialog:

Zde v levém a pravém rozbalovacím seznamu vyberete skupiny, mezi nimiž budete přesun provádět, a pomocí myši vyberete v levém a pravém seznamu majetek pro přesun. Lze zde vybrat i více položek naráz a lze s výhodou používat tlačítek pro inverzi výběru a pro vybrání všeho. Pomocí šipek vlevo a vpravo přesun provedete a pomocí tlačítek ”OK” nebo ”Použít” ho dokončíte. Pokud použijete tlačítko ”Použít”, zůstane dialog i nadále zobrazen a můžete provádět další přesuny. Tlačítko ”Povolit” odemkne rozbalovací seznamy skupin pro výběr skupin jiných, pokud chcete právě načatý přesun stornovat.

Číselníky místností Číselníky místností slouží k vedení databáze místností, do kterých lze rozdělovat majetek podle jejich umístění. Musí existovat alespoň jedna místnost, neboť členství majetku v nějaké místnosti je povinné. S tímto typem číselníku můžete provádět následující operace: •

Vytvoření nové místnosti Lze aktivovat z menu ”Číselníky / místnosti”volbou ”Nová místnost” nebo stiskem tlačítka ”Nová místnost…” v zadávacím pohledu . Dojde tak k zobrazení následujícího dialogu:

Zde má pole ”název” význam identifikátoru místnosti – může jím být například číselné nebo znakové označení učebny apod. Pole ”popis” je pomůckou pro Vás a slouží k popisu zadávané místnosti – napiště sem například její umístění na patře, v budově apod. Tento text zadáte pouze jednou, proto si s tím dejte práci a něco smysluplného vymyslete, určitě to práci s programem zpřehlední. •

Změna údajů o místnosti Umožní opravit název nebo popis zadané místnosti, pokud dejde k nějaké změně. V dialogu, který se zobrazí, zadejte název opravované místnosti a stiskněte ”OK”, ”ENTER”, anebo místnost nalistujte.

•

Odstranění místnosti Odebere místnost z databáze. Lze to provést pouze u takové místnosti, ve které se nenachází žádný majetek.

•

Přesun mezi místnostmi Umožní provést hromadný přesun majetku z jedné místnosti do druhé, a to pomocí několika málo kliknutí myší. Jistě již tušíte, jak snadné bude stěhování … Zobrazí se následující dialog:

Zde v levém a pravém rozbalovacím seznamu vyberete místnosti, mezi nimiž budete přesun provádět, a pomocí myši vyberete v levém a pravém seznamu majetek pro přesun. Lze zde vybrat i více položek naráz a lze s výhodou používat tlačítek pro inverzi výběru a pro vybrání všeho. Pomocí šipek vlevo a vpravo přesun provedete a pomocí tlačítek ”OK” nebo ”Použít” ho dokončíte. Pokud použijete tlačítko ”Použít”, zůstane dialog i nadále zobrazen a můžete provádět další přesuny. Tlačítko ”Povolit” odemkne rozbalovací seznamy místností pro výběr místností jiných, pokud chcete právě načatý přesun stornovat. •

Nastavení odpovědnosti Umožňuje zvolit zaměstnance, který je odpovědný za všechen majetek ve zvolené místnosti. Pokud v této

místnosti za nějaký majetek odpovídají různí lidé, bude provedena náhrada za zadávaného zaměstnance. Toto je výhodné, pokud někomu ”věnujete” místnost, o kterou má ”pečovat”.

Číselníky zaměstnanců Číselníky zaměstnanců slouží k vedení databáze zaměstnanců, odpovědných za majetek. Musí existovat alespoň jeden odpovědný zaměstnanec, neboť za každý majetek musí povinně někdo odpovídat. S tímto typem číselníku můžete provádět následující operace: •

Přidání nového zaměstnance Lze aktivovat z menu ”Číselníky / zaměstnanci” volbou ”Nový zaměstnanec” nebo stiskem tlačítka ”Nový zaměstnanec…” v zadávacím pohledu. Dojde tak k zobrazení následujícího dialogu:

Zde má pole ”Kód” význam identifikátoru zaměstnance – může být založen například na iniciálech, pořadových nebo rodných číslech. Tento kód je nezbytný, neboť rozlišení lidí pouze pomocí jmen a příjmení je zřejmě nedostačující. Pole ”Jméno” a ”Příjmení” asi netřeba vysvětlovat. Pokud zaškrtnete volbu ”Včetně doplňujících údajů”, odemknou se Vám i zbývající editační pole, kde do libovolných z nich můžete zadat informace pro svou vlastní potřebu. •

Změna údajů o zaměstnanci Umožní opravit kód, jméno, příjmení nebo jakýkoliv rozšiřující údaj o zaměstnanci, pokud dojde k nějaké změně nebo pokud to z nějakého důvodu potřebujete udělat. V dialogu, který ze zobrazí, zadejte kód opravovaného zaměstnance a stiskněte ”OK”, ”ENTER”, anebo zaměstnance nalistujte.

•

Odstranění zaměstnance Odebere zaměstnance z databáze. Lze to provést pouze u takového člověka, který neodpovídá za žádný majetek.

•

Přesun odpovědnosti Umožní provést hromadný přesun odpovědnosti za majetek z jednoho zaměstnance na jiného, a to pomocí několika málo kliknutí myší. Jistě již tušíte, jak snadné bude přidělovaní odpovědnosti novým lidem… Zobrazí se následující dialog:

Zde v levém a pravém rozbalovacím seznamu vyberete zaměstnance, mezi nimiž budete přesun odpovědnosti provádět, a pomocí myši vyberete v levém a pravém seznamu majetek pro přesun. Lze zde vybrat i více položek naráz a lze s výhodou používat tlačítek pro inverzi výběru a pro vybrání všeho. Pomocí šipek vlevo a vpravo přesun provedete a pomocí tlačítek ”OK” nebo ”Použít” ho dokončíte. Pokud použijete tlačítko ”Použít”, zůstane dialog i nadále zobrazen a můžete provádět další přesuny. Tlačítko ”Povolit” odemkne rozbalovací seznamy místností pro výběr jiných pracovníků, pokud chcete právě načatý přesun stornovat. •

Náhrada odpovědnosti Umožňuje snadno nahradit zaměstnance odpovědného za nějaký majetek jiným. Toto je potřebné například při odchodu lidí a přijmutí lidí nových, kteří zdědí odpovědnost za majetek svých předchůdců. Pomocí této funkce se provede náhrada odpovědnosti za veškerý majetek, daného zaměstnance, tedy nezávisle na jeho umístění.

Sestavy Sestavy jsou určené k zobrazování dat a poté k jejich tisku. Existují dva základní druhy sestav – součtová sestava a sestava ”obyčejná”. V obyčejné sestavě je na každém řádku uveden právě jeden kus (majetek), v případě sestavy součtové se majetek, shodující se názvem, datem pořízení, cenou a skupinou majetku sčítá, a je uveden počet takovýchto stejných kusů, cena za jednotku a celková cena.

Pokud dvakrát kliknete nad některým řádkem sestavy, zobrazí se Vám detaily o vybrané položce. Totéž lze aktivovat pomocí klávesy ”ENTER”. Data v sestavách jsou implicitně vždy seřazena abecedně podle inventárních čísel. Pokud si je přejete seřadit podle nějakého jiného parametru, klikněte na záhlaví požadovaného sloupce. Pokud se přepínáte do sestavy z jiného pohledu, bude se sestava zobrazovat jako mazimalizovaná, nebo si zachová velikost původního okna. Toto chování lze upravit v Nastavení programu .

Tisk sestavy lze provádět pomocí ikony tiskárny na panelu nástrojů nebo volbou ”Tisk sestavy” či ”Tisk součtové sestavy” v menu . Tisk sestav má mnoho různých možností a je podrobně popsán v části týkající se pouze tisku. Existují tyto typy sestav: •

Majetek v místnosti – zobrazí majetek v zadané místnosti (pouze nevyřazený)

•

Majetek ve skupině – zobrazí majetek v zadané skupině majetku (pouze nevyřazený)

•

Majetek zaměstnance – zobrazí majetek, za který odpovídá zvolený zaměstnanec (pouze nevyřazený)

•

Majetek s cenou – zobrazí nevyřazený majetek, jehož cena se pohybuje v zadaném rozsahu

•

Majetek s cenou ve skupině – zobrazí nevyřazený majetek, jehož cena se pohybuje v zadaném rozsahu a zároveň majetek náleží do zadané skupiny

•

Majetek pořízený za období – zobrazí mejetek, který byl pořízen v zadaném období. Pokud byl již také vyřazen, zobrazí jej a uvede platné datum vyřazení. Ve výsledné sumě je zvlášť sečten majetek vyřazený a dosud platný.

•

Majetek vyřazený za období – zobrazí majetek, který byl vyřazen ve zvoleném období

•

Všechen vyřazený majetek – zobrazí všechen majetek, který je vyřazený bez ohladu na jakýkoliv datum

•

Všechen nevyřazený majetek – zobrazí všechen dosud platný majetek

Tyto předdefinované sestavy lze zobrazit jako součtové i obyčejné, a to volbami z menu ”Zobrazení / Sestava” nebo ”Zobrazení / Součtová sestava”. Kromě těchto druhů sestav může být ještě sestava výsledkem tzv. Pokročilého vyhledávání, kde lze pomocí vlastních kritétérií najít skutečně vše. Výsledek tohoto vyhledávání se vždy zobrazuje pouze jako obyčejná sestava. Sestavy ”Majetek s cenou” a ”Majetek s cenou ve skupině” byly nově přidány jako rozšíření programu “Evidence

majetku” z verze 2.00 na 2.01. Došlo k tomu na základě požadavku některých organizací na možnost sledovat rozsah cen i skupiny majetku, které však neurčují cenu, ale typ majetku – například “Nábytek”, “Elektronika” apod. Pokud budete chtít takto členit majetek, využívejte skupiny majetku tímto způsobem.

Vyhledávání majetku Do vyhledávacího pohledu se lze přepnout pomocí volby v menu ”Zobrazení” anebo pomocí ikony na panelu nástrojů. Vyhledávací pohled slouží k nalezení požadovaného majetku podle zadaných kritérií a pro jeho následné zobrazení v sestavě, kde je možný tisk. Vyhledávací formulář vypadá takto:

Majetek, který bude vyhledáváním nalezen, musí splňovat všechny parametry, které ve vyhledávacím formuláři uvedete. Pokud neuvedete nic, bude zobrazen všechen majetek. Pokud uvedete například rozsah cen a místnost, bude nalezen takový majetek, který se nachází v zadané místnosti a jehož cena je v uvedeném rozsahu. U některých položek je možné zaškrtnout volbu ”Přesná shoda”. Pokud to provedete a pokud do příslušného políčka zadéte nějaký text, bude vyhledávací podmínce vyhovovat takový majetek, který bude v příslušném parametru obsahovat přesný uvedený text. V opačném případě stačí, když zadaný text bude pouze podmnožinou příslušné vlastnosti majetku. Pokud například zrušíte zaškrtnutí možnosti ”přesná shoda” u pole ”Název” a jako název zadáte slovo ”židle”, ve výsledku naleznete například majetek s názvy: ”židle”, ”židle kovová”, ”rozkládací židle” apod. Některé položky lze zadávat v rozsahovém tvaru (cena, datumy). Pokud zadáte pouze spodní mez, bude nalezen majetek, který má hodnotu příslušného atributu větší nebo rovnou zadané hodnotě a naopak. Můžete zadat současně spodní i horní mez. Můžete také nastavit, zda má být nalezený majetek vyřazený, nevyřazený, popřípadě zda nezáleží na tom, je-li vyřazen. V případě vyřazeného majetku můžete také zadat rozsah datumů, kdy mělo k vyřazení dojít.

Tisk sestav a tiskový náhled Tisk sestav je v tomto programu propracován do velikých detailů, neboť sestava vytištěná na papír je nejdůležitějším výstupem. Lze měnit orientaci stránek, velikost písma běžných řádků i záhlaví i titulek sestavy. Můžete si zvolit, které položky si přejete vytisknout a které ne. Můžete v případě obyčejné sestavy seskupovat majetek podle zaměstnance, čímž docílíte vytištění pro každého zaměstnance své stránky s možností podpisu, přičemž seřazení majetků se nezmění. Tisk spustíte kliknutím na ikonu tiskárny nebo volbou z menu. V závislosti na tom, máte-li zobrazenou součtovou nebo obyčejnou sestavu, se Vám zobrazí odlišné dialogové okno: •

Tisk obyčejné sestavy

V seskupení ”Tisknout v každém řádku” si můžete zvolit, co všechno si přejete vytisknout. Jsou implicitně vždy zaškrtnuty ty parametry, které jsou pro daný typ sestavy nejvhodnější – jiné jsou pro nevyřazený majetek, jiné pro vyřazený apod. Ať zvolíte cokoliv, vždy bude každý řádek obsahovat vše, co jste zvolili. Místo pro jednotlivé atributy bude automaticky proporcionálně přepočítáno. Pokud budete chtít vytisknout úplně vše, možná bude vhodné zvolit tisk na šířku stránky anebo nastavit menší velikost písma, jinak by mohlo dojít například k ”oseknutí” dlouhých názvů majetku. Dále si můžete zvolit titulek sestavy. Ten je na počátku nastaven na titulek sestavy na monitoru, ale můžete si jej pozměnit – přidat různé poznámky apod. Také v případě sestavy jako výsledku pokročilého vyhledávání asi budete chtít tento název změnit. Pomocí tlačítek ”Písmo záhlaví” a ”Písmo běžných řádků” můžete měnit font – řez písma, jeho velikost i atributy (kromě barvy). Pokud budete zmenšovat písmo běžných řádků, zmenšete ho i u záhlaví, vypadá to lépe. Nakonec si můžete zvolit, zda si přejete seskupovat data v sestavě podle zaměstnance. Význam je asi následující: Představte se sestavu, která obsahuje všechen majetek v nějaké veliké místnosti, za který odpovídá více lidí. Vy si můžete sestavu seřadit například podle názvu věcí a zvolit seskupování majetku podle zaměstnance. Potom se vytiskne majetek seřazený tak, jak jste chtěli, ale pro každého člověka zvlášť – na celý počet stránek a s možností podpisu v dolní části každé stránky. Toto je často vyžadováno pro tisk seznamů majetku v místnostech, kde se odpovědní pracovníci musejí podepsat. Pokud by za majetek v našem hypotetickém případě odpovídal pouze jeden človék, bude sestava stejná jako bez seskupování, ale navíc bude dole obsahovat místo pro podpis. Pokud

chcete mít přesný obraz o tom, ce se při seskupování děje, vyzkoušejte si to na náhledu před tiskem, který lze vyvolat z menu ”Soubor / Náhled před tiskem”. Když si s tím chvilku budete hrát, zjistíte, jaké ohromné možnosti Vám tisk sestav umožňuje. •

Tisk součtové sestavy

Je zřejmé, že v součtové sestavě nemůžete tisknout v každém řádku například inventární číslo, neboť to je pro každý kus jedinečné. Proto lze tisknout pouze společné věci, které ukazuje uvedený tiskový dialog. Na rozdíl od obyčejné sestavy nelze v tomto případě seskupovat majetek podle zaměstnanců. Můžete měnit název sestavy a velikost písma tak, jako v předešlém případě. Také tiskový náhled lze generovat z menu ”Soubor / Náhled před tiskem” •

Nastavení tiskárny Lze měnit volbou ”Soubor / Nastavení tiskárny”. Zobrazí se tak standardní dialog Windows, který jistě netřeba vysvětlovat. Zde můžete provádět změnu orientace výstupu na papíře.

Tisk na samolepící štítky V této kategorii programu funkce vskutku nevídaná… Ano, Váš program umožňuje velice propracovaný tisk inventárních čísel majetku na samolepící etikety a to na velmi vysoké úrovni. Můžete zadávat vlastní rozměry etiket (chcete-li, štítků), můžete si vytvářet vlastní grafické styly – velikost, řez a atributy písma, záhlaví, zápatí, stínování a rámování. Můžete generovat tiskový náhled. To vše lze navíc provádět velice snadno a intuitivně s ilustrativní grafickou nápovědou. Je jedno, zda spustíte náhled před tiskem anebo přímo tisk, vše co se potom bude odehrávat je stejné. Pokud zvolíte náhled před tiskem, máte stále možnost také tisku z náhledového okna. Obojí se spouští z menu ”Soubor / Tisk / Inventární značky” nebo ”Soubor / Náhled před tiskem / Inventární značky”. Dojte tak k zobrazení následujícího dialogu:

Nejprve musíte určit, který majetek se bude tisknout. K tomu slouží čtyři tlačítka v seskupení ”Načíst majetek”. Jejich význam je samovysvětlující. Vždy se po stisku některého z nich zobrazí dialogové okno pro zadání upřesňujících údajů – například kódu zaměstnance nebo rozsahů datumů. Pokud načtete majetek (zobrazí se v pravém seznamu), můžete si zvolit, jednotlivé kusy, které si přejete vytisknout, a to tak, že je vyberete a pomocí šipky ”vlevo” je přesunete do levého seznamu. Majetek zde uvedený se bude tisknout. Při vybírání můžete s výhodou používat tlačítek ”Vybrat vše” a ”Invertovat výber”. Šipkou ”vpravo” majetek odstraníte z levého seznamu a tím ho později nevytisknete. Dále v seskupení ”Štítky” zvolíte typ – rozměr štítků, které máte a grafický styl, kterým si přejete tisk provést. Pokud tisknete poprvé, budete muset rozměry štítků zadat. Vytvářením nových rozněrů a stylů štítků se zabývají části Správce štítků a Správce stylů. Nezapomeňte provést kalibraci tiskárny! Tu stačí provést pouze jednou – data se ukládají do databáze. Pokud ale dojde ke změně tiskárny, musíte kalibraci opakovat. Stiskem tlačítka ”Překalibrovat tiskárnu” se objeví dialog, do kterého musíte opsat změřené hodnoty levého horního rohu vytištěného kalibračního obrazce od levého horního okraje papíru. Tento obrazec se vytiskne po stisku tlačítka ”Tisk” v kalibračním dialogu. Kalibrace je nutnou podmínkou úspěšného vytištění štítků, neboť eliminuje nepřesnosti v podávání papíru tiskárnou. Stiskem tlačítka ”Tisk” v hlavním dialogu spustíte vlastní tisk štítků nebo jejich tiskový náhled. Ještě před vlastním tiskem je vhodné provést seřazení majetku v levém seznamu podle požadovaného kritéria – často podle kódu zaměstnance. Proč? No přeci proto, abyste mohli každému ustřihnout spojitou část samolepící tapety s čísly majetku, za který dotyčná osoba odpovídá. Samolepky jsou přeci poměrně drahé. Štítky se vždy tisknou zasebou v tom pořadí, v jakém je seřazen levý seznam majetku.

Správce štítků Pokud v hlavním dialogu pro tisk štítků stisknete trojtečku vedle rozbalovacího seznamu s typem štítků, zobrazí se okno, ve kterém máte tyto možnosti: •

Přidat nový rozměr – pro zadání nového rozměru štítků

•

Opravit existující rozměr – pro změnu rozměrů již existujících štítků

•

Odebrat existující rozměr – pro odstranění zvoleného rozměru štítků z databáze

Zvolte to, co potřebujete a stiskněte OK. Zobrazí se následující okno:

Zde jsou na obrázku srozumitelně popsány rozměry, které jsou od Vás vyžadovány, a které jednoznačně popisují rozměry tapety se štítky. Změřte je, zadejte je, zvolte si pro Vás srozumitelný název (bude se zobrazovat v rozbalovacím seznamu v hlavním dialogu) a stiskněte OK. Opravení rozměrů vede po zvolení názvu ke stejnému dialogu, odebrání rozměru je triviální a netřeba dalšího komentáře.

Správce stylů Pokud v hlavním dialogu pro tisk štítků stisknete trojtečku vedle rozbalovacího seznamu se stylem štítků, zobrazí se okno, ve kterém máte tyto možnosti: •

Přidat nový styl – pro zadání nového stylu štítků

•

Opravit existující styl – pro změnu již existujícího stylu

•

Odebrat existující styl – pro odstranění existujícího stylu štítků z databáze

Zvolte to, co potřebujete a stiskněte OK. Zobrazí se následující okno:

Zde jsou na obrázku srozumitelně popsány parametry. Zadejte je. Pokud budete vyžadovat tisk stínování (zašeděné záhlaví nebo zápatí) anebo tisk vnějšího nebo vnitřního rámu, musíte také zadat vzdálenost rámu od okraje štítku – to je nutné proto, že některé štítky mají zakulacené rohy a mohlo by dojít k nepovedenému tisku v důsledku ořezání. Pokud zadáte záhlaví nebo zápatí, bude toto vytištěno na každém štítku. Proto je vhodné do zápatí psát například název Vaší organizace nebo rok provedení inventury. Písmo záhlaví a zápatí, stejně jako písmo vlastního inventárního čísla máte možnost změnit. Doporučujeme nepřehánět velikosti tohoto písma, neboť štítky jsou většinou dost malé. Ještě jedna důležitá rada nakonec. Je vždy lepší vytisknout si pro kontrolu jednu zkušební stránku na čistý papír před vlastním tiskem na samolepky a nespoléhat se na tiskový náhled. Z důvodu mnohem menšího rozlišení monitoru než tiskárny není technicky možné provést náhled přesný. Může se stát, že náhled bude správně, ale opravdový tisk bude nepoužitelný. Může to být ale klidně i naopak.

Zálohování a obnova dat Program dokáže zálohovat a importovat data. Používá k tomu svůj vlastní souborový formát – záložní soubory mají koncovku *.evm, případně *.e00, *.e01 … Doporučujeme Vám provádět zálohování poměrně často. I přesto, že program vnitřně disponuje mechanismem, který brání porušení datové integrity při poruše (například při výpadku proudu), může se stát něco nečekaného, a potom by Vám mohly zbýt jen oči pro pláč. Co kdybyste chytili virus? Co kdyby Vám spadnul počítač do vany? (notebook, samozřejmě…). Ale teď vážně:

•

Zálohování (Export všech dat): Po volbě z menu ”Soubor / Zálohování / Export všech dat” se zobrazí následující okno:

Můžete si vybrat zálohu na disk (záloha bude provedena do jednoho souboru, ať je jakkoli veliký) nebo na jednotlivé diskety (záloha bude nasekána na větší počet disket, pokud to bude zapotřebí) a umožní tak přenos po disketách i bez následného zabalování. Pokud budete zálohovat na disk, můžete pomocí tlačítka ”Změnit” změnit jméno cílového souboru. V případě exportu na diskety bude název vždy stejný. Spustit export můžete pomocí tlačítka ”Start”, ukončit ho můžete pomocí ”Storno” a to i při již probíhající operaci. •

Obnova dat (Import všech dat): Po volbě z menu ”Soubor / Zálohování / Import všech dat” se zobrazí následující okno:

Zadejte zde cestu k záložnímu souboru a stiskněte ”Start”. Zrušit akci můžete kdykoliv pomocí ”Storno”. Pokud importujete data tímto způsobem, dojde ke kompletnímu přepsání stávajících dat daty novými – původní tedy bodou ztracena. Pokud si přejete provést pouze jejich aktualizaci, exportujte je a importujte pomocí dalších dvou možností, popsaných níže.

•

Zálohování vybraných dat (Export vybraných dat): Pokud potřebujete provést zálohu nebo export pouze některých dat, je toto vhodná volba pro Vás. Export vybraných dat Vám umožní na disketu nahrát majetek pouze ve vybraných skupinách, místnostech nebo majetek zvolených odpovědných pracovníků. Pomocí exportu vybraných dat také můžete snadno zajistit, že na jediném centrálním počítači jsou aktuální data od více uživatelů programu, kteří každý pracují na svém počítači a s pouze svými daty. Tito pracovníci mohou jednoduše vyexportovat svoje údaje (všechny nebo pouze vybrané) a následně je můžete v centrálním počítači naimportovat pomocí “Importu vybraných dat”. Tímto docílíte například toho, že každý učitel bude mít svůj kabinet zadán ve svém počítači, všichni budou moci paralelně pracovat a přitom bude možné data od všech sjednotit do jediné databáze.

•

Obnova vybraných dat (Import vybraných dat): Import vybraných dat slouží k aktualizaci databáze vyexportovanými vybranými daty. Tímto způsobem lze nahrávat data uložená pouze pomocí ”Exportu vybraných dat”, protože ”Export všech dat” používá jiný souborový formát. Pozor, platí zde však některá pravidla, která si musíte uvědomit, aby nenastaly problémy v důsledku špatného pochopení problému: Pokud vyexportujete vybraná data, vyexportujete zároveň všechny skupiny, místnosti a zaměstnance, na které se tato data odkazují. To je jistě zřejmé. Pokud ale budete tato data importovat, můžou nastat následující dvě odlišné situace: 1. Na cílovém počítači skupina, místnost nebo zaměstnanec se stejným názvem nebo kódem již existují a jsou platné (nejsou zrušené). Potom dojde k doplnění vyexportovaného majetku do databáze a odkazy na skupiny, místnosti a zaměstnance jsou nastaveny na skupiny, místnosti a zaměstnance již existující v hostitelském počítači. Nevytváří se tedy znovu. Proto musí jejich názvy odpovídat. Pokud by na cílovém počítači byla například skupina ”A”, na zdrojovém počítači by byla také skupina ”A”, ale jejich význam by byl odlišný, došlo by při importu vybraných dat ke sloučení, což by bylo zřejmě nežádoucí. Obdobně to samozřejmě platí pro názvy místností a kódy zaměstnanců. 2. Na cílovém počítači skupina, místnost nebo zaměstnanec s názvem nebo kódem, jaký je ve vyexportované záloze ještě neexistuje. V tom případě bude tato skupina, místnost nebo zaměstnanec na cílovém počítači vytvořen. V tomto případě tedy nehrozí sjednocení dat v rozdílných skupinách, ale naopak může nastat jejich ”roztrhání”. Pokud by skupina, místnost nebo zaměstnanec na obou počítačích měly stejný význam, ale jejich názvy nebo kódy by se lišily, nesjednotily by se data do stejné skupiny (místnosti, zaměstnance) po jejich importu, ale na cílovém počítači by se pro exportovaná data vytvořila skupina, místnost nebo zaměstnanec, který tam zatím nebyl. Z výše uvedeného vyplývají jisté zásady, které je třeba si uvědomit a při exportu a importu vybraných dat na ně dávat pozor. Pokud si zavedete nějakou konvenci anebo pokud budete skupiny, místnosti a zaměstnance vytvářet pouze na centrálním počítači, riziko omylu se značně sníží. Vždy si uvědomne, co děláte, protože po dokončení importu dat již není návratu do předcházejícího stavu. Ledaže byste si před ním původní data kompletně zálohovali, což by bylo velmi výhodné a vřele Vám to doporučujeme!

POZOR, SKUTEČNĚ NEZAPOMÍNEJTE ZÁLOHOVAT !!!

Programové menu Obsah a struktura programového menu je následující: •

Soubor •

•

•

•

Tisk •

Sestava (tiskne sestavu, je-li zobrazena)

•

Součtová sestava (tiskne součtovou sestavu, je-li zobrazena)

•

Inventární značky (tiskne inventární čísla na samolepky - štítky)

Náhled před tiskem •

Sestava (ukáže náhled sestavy, je-li zobrazena)

•

Součtová sestava (ukáže náhled součtové sestavy, je-li zobrazena)

•

Inventární značky (ukáže náhled tisku štítků)

•

Nastavení tisku (umožní změnit typ tiskárny, orientaci stránky apod.)

•

Zálohování •

Export dat… (provede zálohu na disk či diskety)

•

Import dat… (provede obnovu dat ze zálohy)

•

Nastavení programu (umožní změnit základní nastavení programu)

•

Uzamčení (umožní uzamknout program před nežádoucím použitím)

•

Konec (ukončí program)

Úpravy •

Zpět (vrátí zpět naposledy provedenou editační akci)

•

Vyjmout (vyjme obsah editačního pole do schránky)

•

Kopírovat (zkopíruje obsah editačního pole do schránky)

•

Vložit (vloží obsah ze schránky do editačního pole)

•

Odstranit (Odstraní vybraný text z editačního pole)

•

Vybrat vše (Vybere vše v editačním poli)

•

Vložit historii záznamu (vloží do všech polí naposledy zadané hodnoty)

•

Vložit historii pole (vloží do aktivního pole naposledy zadanou hodnotu)

Zobrazení •

Sestava •

Majetek v místnosti (zobrazí majetek v místnosti jako sestavu)

•

Majetek ve skupině (zobrazí majetek ve skupině jako sestavu)

•

Majetek zaměstnance (zobrazí majetek zaměst. jako sestavu)

•

Majetek pořízený za období (zobr. maj. poř. za obd. jako sest.)

•

Majetek vyřazený za období (zobr. maj. vyř. za obd. jako sest.)

•

Všechen vyřazený majetek (zobr. všechen vyřazený majetek)

•

Všechen nevyřazený majetek (zobrazí všechen platný majetek)

•

•

•

Majetek v místnosti (zobrazí majetek v místnosti jako součt. sestavu)

•

Majetek ve skupině (zobrazí majetek ve skupině jako součt. sestavu)

•

Majetek zaměstnance (zobrazí majetek zaměst. jako součt. sestavu)

•

Majetek pořízený za období (zobr. maj. poř. za obd. jako součt. sest.)

•

Majetek vyřazený za období (zobr. maj. vyř. za obd. jako součt. sest.)

•

Všechen vyřazený majetek (zobr. všechen vyřazený majetek)

•

Všechen nevyřazený majetek (zobrazí všechen platný majetek)

•

Zadávání (zobrazí zadávací okno)

•

Vyhledávání (zobrazí vyhledávací okno)

•

Panel nástrojů (zapne / vypne panel nástrojů)

•

Stavový řádek (zapne / vypne stavový řádek)

Číselníky •

•

•

•

Součtová Sestava

Skupiny majetku •

Nová skupina (přidá novou skupinu majetku)

•

Změna údajů o skupině (změní údaje o skupině majetku)

•

Odstranění skupiny (odstraní existující skupinu majetku)

•

Přesun mezi skupinami (provede přesun majetku mezi skupinami)

Zaměstnanci •

Nový zaměstnanec (přidá nového zaměstnance)

•

Změna údajů o zaměstnanci (změní údaje o zaměstnanci)

•

Odstranění zaměstnance (odstraní existujícího zaměstnance)

•

Přesun odpovědnosti (provede přesun odpovědnosti za majetek)

•

Náhrada odpovědnosti (provede náhradu odpovědnosti za majetek)

Místnosti •

Nová místnost (přidá novou místnost)

•

Změna údajů o místnosti (změní údaje o existující místnosti)

•

Odstranění místnosti (odstraní existující místnost)

•

Přesun mezi místnostmi (provede přesun majetku mezi místnostmi)

•

Nastavení odpovědnosti (nastaví zaměstnance odpovědného za místnost)

•

Seznam skupin majetku (zobrazí seznam všech platných skupin majetku)

•

Seznam zaměstnanců (zobrazí seznam všech platných zaměstnanců)

•

Seznam místností (zobrazí seznam všech platných místností)

Navigace •

Skok na začátek (přejde na začátek seznamu dat)

•

Skok na konec (přejde na konec seznamu dat)

•

O stránku vpřed (přejde o 40 záznamů vpřed v seznamu dat)

•

O stránku vzad (přejde o 40 záznamů vzad v seznamu dat)

•

•

Předchozí záznam (přejde na předchozí záznam v seznamu dat)

•

Další záznam (přejde na další záznam v seznamu dat)

Nápověda •

Nápověda pro evidenci majetku (zobrazí tuto nápovědu)

•

Seznam témat pro evidenci majetku (zobrazí seznam témat nápovědy)

•

O této aplikaci (zobrazí informace o PH-Software a uživateli)

Nastavení programu a ochrana heslem Program si v malé míře můžete přizpůsobit svým vlastním potřebám. K tomu slouží okno nastavení vyvolané z menu “Soubor / Nastavení programu”. Vypadá následovně:

•

Ochrana heslem: Pokud ji vyžadujete, zaškrtněte jednu nebo obě zabazpečovací funkce. Pokud zaškrtnete funkci ”Vyžadovat heslo při spuštění programu”, budete muset heslo zadat při startu, jinak se Vám program nespustí. Pokud zvolíte ”Povolit uzamykání programu za běhu”, budete moci uzamknout program za běhu bez jeho vypnutí – a například si odskočit uvařit kafe… Uzamčení se provádí stiskem tlačítka na panelu nástrojů nebo v menu . Heslo musí mít velikost 3 – 16 libovolných znaků.

•

Zobrazení sestavy: Pokud zvolíte ”V normální velikosti”, bude mít sestava automaticky na počátku velikost původního pohledu, pokud ale zvolíte ”Vždy na celou obrazovku”, bude vždy automaticky maximalizována. Je to docela výhodné (obzvlášť, když máte monitor s nižším rozlišením). Vidíte tak více položek najednou. Po ukončení pohledu se

sestavou bude obnovena původní velikost okna. •

Odpovědný zaměstnanec Pokud zvolíte možnost “Generovat automaticky”, bude po zadání názvu místnosti v zadávacím pohledu vždy automaticky vyplněn odpovědný zaměstnanec, a to ten, který byl pro danou místnost naposledy zadán jako odpovědný za nějakou věc. Samozřejmě, že jej můžete změnit, pokud to potřebujete udělat. Pokud zvolíte “Nikdy negenerovat”, zůstane vyplnění kódu zaměstnance na Vás.

Panel nástrojů a stavový řádek Pokud si přejete mít na monitoru více místa, můžete si vypnout zobrazování stavového řádku a panelu nástrojů volbami z menu. •

Panel nástrojů

Význam jednotlivých položek zleva doprava je následující: 1. Tisk sestavy (součtové nebo obyčejné) 2. Zobrazení zadávacího pohledu 3. Zobrazení vyhledávacího pohledu 4. Uzamčení za běhu 5. Skok na začátek 6. Přechod o 40 záznamů vpřed 7. Přechod na předcházející záznam 8. Přechod na následující záznam 9. Přechod o 40 záznamů vzad 10. Skok na poslední záznam 11. Ukončení programu •

Stavový řádek Ukazuje vždy stručnou nápovědu k položce menu, která je právě vybírána z menu.