ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS 2015

Szombathelyi Törvényszék Belső Ellenőre Szombathely, Szily János u. 7. t. 06 94 314-365 f. 06 94 312-184 e. [email protected]

2016.El.IV.B.1/5. szám

ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS 2015.

Készítette: Kissné Béres Katalin belső ellenőrzési vezető Jóváhagyom: Dr. Andor Szabolcs a Szombathelyi Törvényszék elnöke

Szombathely, 2016. február 10.

ORSZÁGOS BÍRÓSÁGI HIVATAL Erdei Zoltán Ellenőrzési Főosztály

Tisztelt Főosztályvezető Úr!

A 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 48.§. és 49.§-ai előírásainak megfelelően, valamint a NGM által közzétett módszertani útmutató figyelembevételével a Szombathelyi Törvényszék összeállította 2015. évi belső ellenőrzési feladatainak végrehajtásáról szóló éves ellenőrzési jelentést.

Intézmény alapadatai:

Szervezet neve:

Szombathelyi Törvényszék

Székhelye: Szervezet vezetője:

9700 Szombathely, Szily János u. 7. Dr. Andor Szabolcs

Belső ellenőrzési vezető:

Kissné Béres Katalin

VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ ÉS ÉRTÉKELÉS AZ ÉVES ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉGRŐL

A Szombathelyi Törvényszék -az előírt tartalommal és határidőre- összeállította és ezúton megküldi a 2015. évi éves belső ellenőrzési jelentését további felhasználás céljából. Jogszabályi alap Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, a 370/2011.(XII.31.)Korm. rendelet, és a Belső Ellenőrzési Kézikönyv.

I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása 1. A tervezési munka értékelése A belső ellenőrzés a feladatait 2014 évben is munkaterv alapján végezte, amelyet a Bkr., a Kormány 370/2011.(XII.31.) rendeletével összhangban állított össze, és megfelel a Korm. rendelet 29-32.§ előírásainak. A kockázatelemzésen alapuló, stratégiai tervből lebontott tervet a Törvényszék elnöke hagyta jóvá. Végrehajtott ellenőrzési feladatok: 1) Tervezési, beszámolási nyilvántartási és jelentéstételi kötelezettségi feladatok, tervezést megalapozó kockázatelemzés elvégzése, külső ellenőrzéseknek adatszolgáltatás. 2) Összbírói értekezletre készített tájékoztató elkészítése az 1/2013. (II.5.) OBH Elnöki ajánlás 3.11.8. és 3.11.10. fejezetben megjelölt témák vonatkozásában. 3) A SZT Gazdasági ellenőrzése.

Hivatalánál működő házipénztár pénzkezelésének

4) Szabályzatok aktualizálásának utóellenőrzése. 5) A költségmentesség alkalmazásának és nyilvántartásának ellenőrzése a Szombathelyi Járásbíróságon. 6) 2014. évről szóló költségvetési beszámoló ellenőrzése. 7) MNV ZRT által javasolt tevékenység ellenőrzése.

Vagyonkezelési

szerződéssel

kapcsolatos

8) Felújítási és karbantartási tevékenység ellenőrzése. 9) Ítélkezési kiadások ellenőrzéséhez adatszolgáltatás (egyéb ellenőrzési tevékenység). 10) A ellenőrzése.

Szombathelyi

Törvényszék

belső

kontrollrendszerének

11) A KIRA programhoz kapcsolódó adatállomány ellenőrzése (soron kívüli ellenőrzés). 12) Tanácsadói feladatok (pl. integritás, szabályzatok aktualizálása, takarékossági intézkedések, nemzeti értékhatár alatti beszerzések szabályszerűsége, készenlét-ügyelet ellenőrzési nyomvonala, vezetői nyilatkozat elkészítése témakörökben).

Az ellenőrzési jelentés minden elvégzett ellenőrzésre elkészült, tartalmazzák az adott témára vonatkozó jelentős információkat, megállapításokat, az intézkedést igénylő javaslatokat, és minden esetben a záradékot is. A jelentések alaki és formai szempontból is megfelelnek a Bkr. követelményeinek. A belső ellenőrzés dokumentumait a jogszabályoknak megfelelően nyilvántartjuk. A 2015. évi ellenőrzések során büntető illetve szabálysértési eljárást nem kellett lefolytatni. 2. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők Az ellenőrzések személyi és tárgyi feltételei: A Törvényszéken jelenleg a belső ellenőrzési tevékenységet igazságügyi alkalmazotti jogviszonyban foglalkoztatott, megfelelő végzettséggel (közgazdász) és szakmai gyakorlattal (37 év) rendelkező személy látja el. Az ellenőrzés tárgyi feltételei is adottak voltak. A belső ellenőr funkcionális függetlensége megvalósult. Dokumentációkhoz való hozzáférésnek akadálya nem volt. Összeférhetetlenségi eset nem fordult elő. 3. Tanácsadói tevékenységet több esetben is kellett végezni, írásba nem lett foglalva, mert többségük kisebb volumenű kérdések, problémák vonatkozásában történt.

II. A Szombathelyi Törvényszék belső kontrollrendszerének szabályozása működésének értékelése: Az Áht. előírásainak megfelelően a Törvényszék vezetője 2015 évben is működtette a belső kontrollrendszert, fejlesztette annak elemeit: a kontrollkörnyezetet, kockázatkezelést, kontrolltevékenységeket, információs és kommunikációs rendszert és monitoring rendszert. Kontrollkörnyezet: A Törvényszéken rendelkezésre áll hatályos Alapító okirat és Szervezeti és Működési Szabályzat. Az SZMSZ magába foglalja a szervezeti egységekre, vezetőire vonatkozó szabályokat, a működési rend fő szabályait valamint a belső ellenőrzésre vonatkozó szabályokat. A SZMSZ (2015. január 1.-től hatályos) megtalálható a Törvényszék honlapján és a belső intraneten. Jogszabályi kötelezettségnek megfelelően a Törvényszéken a munkaköri leírások ki vannak alakítva, aktualizáltak, írásban rögzítettek és azok jóváhagyásra kerültek. A Törvényszék rendelkezik a jogszabályok alapján kötelezően elkészítendő szabályzatokkal. Kockázatkezelési rendszer: A Törvényszék a Belső kontrollrendszeren belül szabályozta kockázatkezelését. A szabályzat előírásainak figyelembe vételével a Törvényszék belső ellenőrzése lefolytatta azokat az ellenőrzéseket, amelyeket az előző év kockázatelemzése alapján kijelölt. Elvégezte az OBH elnöke által meghatározott és kockázatosnak ítélt soron kívüli ellenőrzési feladatokat. Törvényszék kockázataival kapcsolatosan intézkedéseket hozott (pl.: a belső ellenőrzési jelentések javaslataira, az OBH EF rendszerellenőrzés javaslataira). A feltárt kockázati tényezők minimalizálására felelősöket, feladatokat és határidőket jelölt meg. Az éves belső ellenőrzési tervbe a magas kockázatú tevékenységek lettek beépítve.

Kontrolltevékenységek: A kockázatok minimalizálása érdekében a Törvényszék az alábbi kontrolltartási intézkedéseket tette: A Szombathelyi Törvényszék működési folyamatainak ellenőrzési nyomvonal rendje ki lett egészítve az ügyelet, készenlét elrendelése, végrehajtása és elszámolása folyamatainak leírásával. A többi nyomvonal is felülvizsgálatra került a változások átvezetésével, az ellenőrzési pontok, folyamatok további pontosításával. A Törvényszék 2014. évben az OBH elnöke által kiadott belső szabályzatok felülvizsgálata során elvégezte a szabályzatok ellenőrzését, a megállapított hiányosságokat a meghatározott határidőig pótolta (2015. febr.28.) és utóellenőrzést végett a végrehajtásról. A Törvényszék humánerő-ellátottsága általában megfelelő. A szervezeti célok teljesítéséhez szükséges erőforrásokat folyamatosan igazította a felmerült igényekhez, az esetleges munkaerőhiány negatív hatását fokozott munkaszervezéssel, többlet feladatok meghatározásával mérsékelte. A pozíciókat megfelelő kompetenciájú személyek töltik be. A kiválasztás pályázat útján, felvételi interjúk mellett történik a szakmailag illetékes vezető jelenlétében. Információs és kommunikációs rendszer: Az információs rendszer keretében a beszámolási rendszerek hatékonyak, pontosak és megbízhatóak, a beszámolási szintek, a határidők, és a beszámolás módja világosan meghatározott. A bíróságon belüli információáramlás, a belső szabályzatok folyamatos elérhetősége, az elektronikus körlevelek alkalmazása, a belső intraneten keresztül biztosított. A vezetői értekezletek, a különböző rendezvények megtartása, a vezetői beszámoltatások rendszere is a fenti célt szolgálják. A külső kommunikáció elsődleges eszköze a Törvényszék internetes honlapja, továbbá eseti médiában és sajtóban történő megjelenés. A honlap naprakész vezetése, a megjelenő tartalmak szerkesztése, vezetői felülvizsgálata folyamatos fejlesztés alatt áll. Nyomon követési rendszer (monitoring) A Törvényszék elnöke olyan monitoring rendszert működtet, amely lehetővé teszi a szervezet tevékenységének és céljai megvalósulásának nyomon követését. A monitoringrendszer részeként gondoskodott a belső ellenőrzés kialakításáról, megfelelő működtetéséről és függetlenségéről.

III. Intézkedési tervek megvalósítása: Az intézkedések a belső és külső ellenőrzések egységvezetőkkel egyeztetve- megtörténtek,

javaslataira

-az

érintett

Részletes beszámoló I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása ( Bkr.48.§.a) pont ) A belső ellenőrzés által 2015. évben végzett tevékenységek számszerű adatait a 3. számú melléklet tartalmazza.

I/1. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése ( Bkr.48.§.aa) pont ) 2015 évben a tervezett ellenőri kapacitás 208 nap, ebből 150 nap ellenőrzésre, 58 nap pedig tanácsadás, képzés és egyéb feladatokra lett tervezve. A tényleges revizori kapacitás megegyezik a tervezettel, azonban a soron kívüli ellenőrzések és az egyéb ellenőrzési feladatok között 25 nap átcsoportosítás történt az egyéb feladatok végrehajtására (ítélkezéssel kapcsolatos adatszolgáltatás). Az ellenőrzési terv végrehajtása során a belső ellenőrzés követte a kézikönyv szabályait, alkalmazta az irat- és jelentésmintákat. I/1/a. A tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési terv teljesítése, az ellenőrzések összesítése A belső ellenőrzés 2015. évi tervét is kockázatelemzés alapján készítette. 2014. évben is elkészült a kockázatok felülvizsgálata. Az eltelt időben történő változások be lettek építve az új aktualizált munkaanyagba, figyelembe véve az új feladatokat és a szervezeti változásokat. Kockázatelemzés képezte alapját a hatályos stratégiai, illetve a 2015. évi éves ellenőrzési tervnek. A kockázatok azonosítása, illetve annak aktualizált változata lefedte a Törvényszék gazdálkodási, pénzügyi irányítási, beszámolási és ellenőrzési területeit (reszortjait). A tervet törvényszéki elnöke Dr. Andor Szabolcs hagyta jóvá. A 2015. évi éves tevékenység során - ellenőrzési terv alapján - döntően magas kockázatú tevékenységek vizsgálatára került sor. 2015. évben az elvégzett vizsgálatok összetétele a következő: 1 db szabályszerűségi ellenőrzés 3 db pénzügyi ellenőrzés 2 db rendszerellenőrzés 1db utóelenőrzés (szabályszerűségi ellenőrzések között lett tervezve)) 1 db soron kívüli ellenőrzés (szabályszerűségi ellenőrzés) Elmaradt ellenőrzés nem volt. Az OBH elnöke 2 témakörben rendelt el feladatot: • Az OBH EF által végzett - ítélkezési kiadások ellenőrzése -keretében adatszolgáltatás az egyéb tevékenység terhére. • Soron kívüli ellenőrzési feladat a KIRA programmal összefüggő személyi adatállomány helyességének ellenőrzése. Az ellenőrzési jelentések általános minősége A belső ellenőrzés a tevékenység végzése során a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben leírt elveket követte. Az ellenőrzési jelentések megfelelnek a jogszabályi előírásoknak. Az ellenőrzött területek vezetői a jelentésben foglaltakat egyeztetést követően elfogadták.

2015. évben elvégzett vizsgálatok tárgya, célja, módszere Az ellenőrzés címe, tárgya

Az ellenőrzés célja

Pénzkezelés ellenőrzése a Törvényszék A pénzkezeléssel kapcsolatos Gazdasági Hivatalánál. szabályok betartása A házipénztár működésének ellenőrzése Kötelezően előírt belső szabályzatok felülvizsgálatának Az előírt belső utóellenőrzése szabályozottságnak való A belső szabályozás megfelelés aktualizálásának megvalósulása A költségmentesség A költségmentesség engedélyezésekor a 6/1986. alkalmazása és IM. 2/1968.(I.24.) IM rendelet, nyilvántartása a büntető ügyben a 9/2003. Szombathelyi Járási (V.6.) IM-BM-PM. együttes Bíróságon rendelet szabályainak betartása Felújítási és A felújítás és karbantartási karbantartási tevékenység szabályszerű tevékenység elszámolása kiadásainak ellenőrzése Az állami vagyonkezelés ellenőrzése. Az állami vagyon vagyonkezelők által folytatott megóvása, gyarapítása, Felmérni és értékelni az szabályoknak megfelelő állami vagyonkezeléssel hasznosítása és a kapcsolatos kötelezettségek vagyonkezelők teljesítését vagyonkezelési szerződéses kötelezettségei teljesítésének ellenőrzése

A költségvetési beszámoló ellenőrzése

A költségvetési beszámoló a valóságnak megfelelően tartalmazza-e a bíróság eszközeit, és forrásait ( alátámasztottság, leltár, egyezőségek, valódiság)

Az ellenőrzés módszere

Mintavételezésen alapuló dokumentációs vizsgálat

A kötelező belső szabályzatok átfogó vizsgálata megadott módszertan alapján

Mintavételezésen alapuló dokumentációs vizsgálat

Mintavételezésen alapuló dokumentációs vizsgálat

Mintavételezésen alapuló dokumentációs vizsgálat megadott módszertan alapján

Mintavételezésen alapuló dokumentációs vizsgálat megadott módszertan alapján

A belső kontrollrendszer A Törvényszék feladatainak átfogó ellenőrzése ellátása Folyamatok és rendszerek Szombathelyi során minimálisra csökkentse vizsgálata Törvényszék és a kockázatokat járásbíróságai KIRA programmal összefüggő személyi adatállomány helyességének ellenőrzése (soron kívüli ellenőrzési feladat)

A KIRA program indításakor az adatállomány a lehető legpontosabb legyen

Szabályszerűség, Ítélkezési kiadások ellenőrzése időszerűség, (szakértői, ügyvédi, tolmács- költségtakarékosság szem és fordítói díjak) előtt tartása

Személyi anyag dokumentumainak vizsgálata kijelölt minta alapján

Dokumentumok vizsgálata kijelölt minta alapján

I/1/b. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása A 2015. évi ellenőrzések során büntető illetve szabálysértési eljárást nem kellett lefolytatni. I/2. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása (Bkr.48.§ ab) pont) I/2/a. A belső ellenőrzési egység létszámhelyzete (humánerőforrás-ellátottsága) A Szombathelyi Törvényszéken 2011. szept. 1-től a belső ellenőri munkát a törvényben előírt képzettséggel és megfelelő gyakorlattal rendelkező személy, Kissné Béres Katalin látja el. A belső ellenőr a belső ellenőrzési vezetői feladatokat is (Belső Ellenőrzési Kézikönyv felülvizsgálata, kockázatelemzés, a felügyeleti szerv részére készített éves belső ellenőrzési terv, éves belső ellenőrzési jelentés, adatszolgáltatás). A belső ellenőr képzettségi szintje és gyakorlata: A belső ellenőr végzettsége közgazdász, államháztartási pénzügyi, számviteli, ellenőrzési területen eltöltött szakmai gyakorlata 37 év. A belső ellenőr képzései: A belső ellenőr 2010. évtől szerepel a belső ellenőrök regisztrált névjegyzékében, rendelkezik annak feltételeivel, továbbá elvégezte a belső ellenőrök kétévente kötelező továbbképzését (2012. évben a rendszerellenőrzés modult, 2014. évben az államháztartási számvitel modult és bejelentkezett a 2016. évi továbbképzésre). A belső ellenőr minden esetben részt vett az OBH EF szervezésében a Magyar Igazságügyi Akadémián megtartott szakmai értekezleten, valamint egyéb más témakörökben a belső ellenőröknek javasolt továbbképzéseken.

2.1.

I/2/b. A belső ellenőrzési egység funkcionális függetlensége:

A belső ellenőr a tevékenységét a Törvényszék elnökének közvetlenül alárendelve végezte, függetlensége biztosított volt. I./2/c. Összeférhetetlenségi esetek: A belső ellenőrzési tevékenység során összeférhetetlenség nem állt fenn a belső ellenőr és az ellenőrzött egységek, illetve azok dolgozói között. 1/2/d. Belső ellenőri jogokkal kapcsolatos esetleges korlátozások: A dokumentációkhoz és ellenőrzöttekhez való hozzáférés akadálytalanul megvalósult. A közvetlen bejutási lehetőség és beszámolás a legmagasabb vezetői szint felé megfelelő volt. 1/2/e. A belső ellenőrzés végrehajtását akadályozó tényezők Az ellenőrzés személyi és tárgyi feltételei adottak voltak. I/2/f. Az ellenőrzések nyilvántartása: A belső ellenőrzés dokumentumait a jogszabályoknak megfelelően nyilvántartjuk. I/2/g. Belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok: • Javaslatokkal erősíteni a belső kontrollrendszer működését • A belső ellenőrzési tevékenység tanácsadó jellegének erősítése • A NGM által kidolgozott módszertanok, valamint a nemzetközi ellenőrzési standardok alkalmazása az ellenőrzési munkában • Részvétel az OBH által szervezett központi oktatási napokon • Anyagi erőforrások függvényében részvétel a különféle oktató központok által a belső ellenőrök részére szervezett előadásokon • Önképzés • ÁBPE II. kötelező továbbképzés • A belső ellenőr információkhoz való hozzáférése biztosított legyen • Biztosítsák a belső ellenőrök részére a bíróságon használt informatikai rendszerek (programok) használatának megismerését, ezáltal a GIIRrendszer adta lehetőségek kihasználhatóságát • A belső ellenőr legyen meghívottja a vezetői értekezleteknek I/3. A tanácsadói tevékenység bemutatása (Bkr.48.§ ac) pont) Tanácsadói tevékenységet több esetben is kellett végezni, írásba nem lett foglalva, mert többségük kisebb volumenű kérdések, problémák vonatkozásában történt. Tanácsadói feladatok: (pl.

integritás, szabályzatok aktualizálása, takarékossági intézkedések, nemzeti értékhatár alatti beszerzések szabályszerűsége, készenlét-ügyelet ellenőrzési nyomvonala, vezetői nyilatkozat elkészítése témakörökben).

II. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján (Bkr.48.§ b) II/1. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok Bkr.48.§ bb) pont

Vizsgálat címe

Szabályozottság/ kontrollkörnyezet: Szabályzatok 2014. évi ellenőrzésének utóellenőrzése

Megállapítás/Következtetés

A belső szabályok rendszeres aktualizálására és azok betartására van szükség.

Javaslat 1. A szabályzatok célját, személyi, tárgyi, területi hatályát, amely eddig is kiolvasható volt a szövegkörnyezetből, a szabályzatok aktualizálása során kiemelten beépítjük a belső szabályzatokba. A szabályzatok felelősét, az aktualizálás határidejét, a megismerés módját jelenleg az SZMSZ tartalmazza. 2. A szabályzatnak tartalmaznia kell az intézményben a személyi állományváltozás miatt érvénytelenné váló aláírásokra vonatkozó tájékoztatás rendjét. 2. A kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolásra, érvényesítésre és utalványozásra jogosult személyekről és aláírásmintájukról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A szabályzatban rögzíteni kell a nyilvántartás vezetésének módját, felelősét (munkakörhöz kapcsolódóan). 3. Az ügyrendben részletezzük az intézmény működtetésével, üzemeltetésével, vagyongazdálkodásával kapcsolatos feladatokat. 4. Az ügyrendhez mellékletként csatoljuk munkakörönként a munkaköri leírás mintákat. 5. Az ügyrendnek tartalmaznia kell a munkakör átadás-átvétel szabályait. 6. Meg kell határozni a korrupcióval veszélyeztetett beosztások körét.

1. A felújítási és karbantartási kiadásokat alátámasztó bizonylatokon leírt tevékenységek alapvetően megfelelnek-e a számviteli törvény felújítás, illetve karbantartás fogalmának. 2. Felújítási, karbantartási kiadások eredeti előirányzatának módosítása, a rendelkezésre álló finanszírozási források felhasználásával a teljesülés szabályszerűen valósult meg.

Felújítási, karbantartási tevékenység ellenőrzése

3. A szerződések megkötése, a megrendelések a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelően történt. 4. Karbantartási keretszerződések esetén a szerződésekben egyértelműen meghatározták a javítási és fizetési ciklusokat. 5. A teljesítésigazolást valamennyi tételnél megtörtént, a kifizetés utalványozása, ellenjegyzése szabályszerűen valósult meg. 6. A felújítások állományba vétele a megfelelő eszközszámlákon megtörtént. 7. A felújítási és karbantartási kiadások könyvelése a megfelelő számviteli számlára történt.

Vagyonvédelem (eszközés készletgazdálkodás): A SZT Gazdasági Hivatalánál működő házipénztár pénzkezelésének ellenőrzése. MNV ZRT által javasolt Vagyonkezelési

szabálytalanság nem merült fel

Intézkedésre nem volt szükség.

szerződéssel kapcsolatos tevékenység ellenőrzése szabálytalanság nem merült fel

A KIRA programhoz kapcsolódó adatállomány helyességének ellenőrzése

1. A bíráknál a besorolás során számításba vehető szolgálati idő kezdete kevés kivétellel hibásan lett rögzítve ( a szolgálati idők kezdetének időpontját javítani kellett). A besorolást befolyásolta továbbá a soron kívüli előrelépések és visszasorolások . A fizetési kategóriába történt besorolás a fentiek figyelembevételével minden esetben helyes volt. 2. A titkárok esetében szintén a szolgálati idő kezdete volt a hiba, mert a titkári megbízás időpontját kellett volna nyivántartásba venni a besorolásnál. A besorolás így helyes volt. 3. A fogalmazóknál a diploma minősítését nem kezelte a program, ezért jelezte hibásnak őket. 4. Az írnokoknál szintén programhiba miatt lett piros az adatállomány, mert a fizetési osztályt jelölő római számnál (IV.) a pont nem kellett volna. 5. A fizikai dolgozóknál nem a garantált minimálbérnek kellett megfelelni, hanem a minimálbérnek, ezért hozta ki hibának a 122 000 Ft alatti illetményeket.

1. A bíráknál a besorolás során számításba vehető szolgálati idő kezdetének időpontját javítani kell.A besorolást befolyásolja továbbá a soron kívüli előrelépések és visszasorolások, amelyeket pontosítani szükséges. 2. A titkárok esetében szintén a szolgálati idő kezdetét javítani kell.

6. A rendszer nem tudta kezelni a kerekítéseket a illetmény eltérítéseknél.

Speciális bírósági feladatokhoz kapcsoló ellenőrzések: A költségmentesség alkalmazásának és nyilvántartásának ellenőrzése.

Ítélkezési kiadások ellenőrzése (szakértői, ügyvédi, tolmács- és fordítói díjak)

Belső kontrollrendszer A Törvényszék belső kontrollrendszerének áttekintése. Belső ellenőrzési kontrollrendszer szabályozásában a belső ellenőrzés tanácsadói minőségben segítette a belső kontroll rendszer szabályzatának aktualizálását.

1. A költségjegyzéket az engedélyezéskor meg kell A szabályszerűség betartása. nyitni a 6/1986.IM rendelet 12§(3) bek. értelmében.

Szabályszerűség, időszerűség, költségtakarékosság szem előtt tartása

1. Egységes számlabekérő alkalmazása. 2. Szakértői díjak 2015. évi alakulásának ellenőrzése 2016.II. félévben. (OBH EF javaslatai)

1. Nincs reprezentációs szabályzat.

1. Reprezentációs szabályzat elkészítése

2. Nincs kijelölve szabálytalanságfelelős.

2. Szabálytalanságfelelős kijelölése

3. Teljesítményértékelési és kompetecia felmérési rendszert kell kialakítani.

3. Teljesítményértékelési és kompetecia felmérési rendszer kialakítása

Az ellenőrzések fontosabb megállapításai szabályszerűségi hiányosságok voltak.

lényegében

szabályozási

és

II/2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése (Bkr.48.§ bb)pont) Kontrollkörnyezet: A Törvényszék vezetése a feladatok és célok teljesítéséhez meghatározott és szabályozott minden szükséges folyamatot, kialakította a leghatékonyabb szervezeti struktúrát, humán és tárgyi eszköz ellátottságot, képzettségi, etikai követelményeket. A Törvényszéken rendelkezésre áll hatályos Alapító okirat és Szervezeti és Működési Szabályzat. Az SZMSZ magába foglalja a szervezeti egységekre, vezetőire vonatkozó szabályokat, a működési rend fő szabályait valamint a belső kontrollrendszerre vonatkozó szabályokat. Az SZMSZ mellékletét képezi a

Törvényszék felépítését bemutató szervezeti ábra, valamint a Törvényszéken kiadásra került belső szabályzatok, a Gazdasági Hivatal Ügyrendje. Ez áttekinthetően, minden dolgozó által a törvényszék belső intranet felületén elérhető formában rendelkezésre áll. A jogszabályi kötelezettségnek megfelelően a Törvényszéken a munkaköri leírások kialakításra kerültek, írásban rögzítettek és azok aláírásra kerültek. A Törvényszék rendelkezik a jogszabályok alapján kötelezően elkészítendő szabályzatokkal. A Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény által előírt szabályzatokkal, a közbeszerzésről szóló szabályzattal, Adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzattal, közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítésének rendjét rögzítő szabályzattal, fizikai biztonságra vonatkozó szabályzatokkal. Belső szabályzatokban rendezettek a működéshez kapcsolódó pénzügyi kihatással bíró, a Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítés igazolás, érvényesítés, utalványozás, beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrend, belföldi és külföldi kiküldetések elrendelésével, lebonyolításával, elszámolásával kapcsolatos kérdések, anyag és eszközgazdálkodás számviteli politikában nem szabályozott kérdései. A gépjárművek igénybevételének és használatának rendje, vezetékes és mobiltelefonok használata. A Törvényszék rendelkezik a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjével, amely a belső kontrollrendszer szabályozása részeként kiadásra került. Szabálytalanság észlelése esetén a szabályzat útmutatót ad a szabálytalanság észlelésének jelentési irányára, eljárásrendjének lefolytatására. A Törvényszék humánerő-ellátottsága általában megfelelő. A szervezeti célok teljesítéséhez szükséges erőforrásokat folyamatosan igazítjuk a felmerült igényekhez. Az estleges munkaerőhiány negatív hatását fokozott munkaszervezéssel, többlet feladatok meghatározásával mérsékli a Törvényszék. A pozíciókat megfelelő kompetenciájú személyek töltik be. A kiválasztás pályázat útján, felvételi interjúk mellett történik a szakmailag illetékes vezetők jelenlétében. A Törvényszék kiemelt stratégiai célja – az Országos Bírósági Hivatal elnökének stratégiai céljával megegyezően - a bírósági szervezet integritása, az ítélkezési és igazgatási munka átláthatósága, utóbbi kiszámíthatósága és ellenőrzöttsége, az integritás központú szervezeti kultúra megteremtése. A Szombathelyi Törvényszék a Belső kontrollrendszer részeként kiadott Kockázatkezelési Szabályzatot 2015. évben kiegészítettük a korrupciós szempontból jellemző kockázatok, a kockázatokat megelőző intézkedések, és a korrupciós szempontból veszélyeztetett beosztások meghatározásával. A szabályzat közzétételével felhívtuk a korrupcióval veszélyeztetett beosztásokban dolgozók figyelmét a kockázatokra és azok elkerülésére. A Szombathelyi Törvényszéken bíróság integritását erősítő képzésre is sor került. Program címe: A veszélyeztetett államigazgatási intézményekben dolgozó információbirtokosok biztonságtudatossága. Kockázatkezelési rendszer: A Törvényszék a Belső kontrollrendszeren belül szabályozta kockázatkezelését, rendelkezik kockázatkezelési szabályzattal. A tevékenységére ható kockázatok meghatározása adott körben ( a gazdálkodás és ügyvitel, valamint speciális bírósági folyamatok tekintetében) megtörtént, bekövetkezésük valószínűsége és hatása alapján az adott kockázati tényező elhelyezésre került a kockázati rangsorban. A beazonosított kockázatok és a lehetséges válaszintézkedések különböző vezetői és operatív értekezletek emlékeztetőiben, megbeszélésekről készült feljegyzésekben követhetők

esetenként nyomon. A Törvényszék belső ellenőrzése kockázatelemzésen alapuló belső ellenőrzési tervet készített és lefolytatta azokat az ellenőrzéseket, amelyeket az előző év kockázatelemzése alapján kijelölt. Az éves belső ellenőrzési tervbe a magas kockázatú tevékenységek lettek beépítve. A belső ellenőrzési tervhez csatoltuk a kockázatelemzésből készített reveláns bírósági folyamatok kockázati besorolását. Törvényszék elnöke a belső ellenőrzési és az OBH EF ellenőrzési jelentések javaslataira intézkedéseket tett. Kontrolltevékenységek: A kontrolltevékenységek a szervezeti hierarchia minden szintjén és minden működési területen megjelennek. A központi előírások és a helyi szabályok betartása az alábbi eszközökkel biztosított: előzetes vezetői ellenőrzéssel, egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatok rendszerével, utólagos vezetői ellenőrzéssel, független belső ellenőrzéssel. A vezetői ellenőrzés módszere az aláírási jog gyakorlása, beszámoltatás, helyszíni tapasztalatszerzés, valamint intézkedések nyomon követésében valósul meg. A Törvényszéken az engedélyezési, jóváhagyási és kontrolleljárások, dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférés, beszámolási eljárások szabályozása biztosított. A kockázatok minimalizálása érdekében 2015. évben a Törvényszék az alábbi kontrolltartási intézkedéseket tette: A Szombathelyi Törvényszék működési folyamatainak ellenőrzési nyomvonal rendje ki lett egészítve az ügyelet, készenlét elrendelése, végrehajtása és elszámolása folyamatainak leírásával. A többi nyomvonal is felülvizsgálatra került a változások átvezetésével, az ellenőrzési pontok, Az OBH Ellenőrzési Főosztálya által, a 2012-2013. évek fejezeti szintű rendszerellenőrzése során tett javaslatok realizálására egy áthúzódó intézkedés volt az egészségügyi szolgáltatásoknál fennálló párhuzamosság megszüntetése. A belső ellenőrzés és az Állami Számvevőszék is hiányosságként állapította meg a számviteli szabályozás aktualizálásának elmaradását. A hiányosságot pótoltuk. Az OBH elnöke által elrendelt soron kívüli ellenőrzések - a szabályzatok utóellenőrzése, a végrehajtás és a bűnjelkezelés témakörök - megállapításaira, javaslataira megtett intézkedések: Meghatároztuk a korrupcióval veszélyeztetett beosztások körét és felhívtuk az érintett dolgozók figyelmét a kockázatok tekintetében. Felhívtuk az önálló végrehajtók figyelmét a végrehajtási bevételi bizonylatok határidőre és megfelelő adattartalommal történő megküldésére. A törvényszéki végrehajtó és a végrehajtó-helyettes 2015. április 1. napjától az általuk foganatosított -a letiltások kivételével- behajtást a végrehajtói letéti számlára fizetik illetve fizettetik be. A bűnjelek értékesítéséből befolyt ellenérték az OBH GFO által megadott főkönyvi számlára kerüljön. Az öt éven túli bűnjelek állományát felülvizsgáltuk. A tárolással kapcsolatos költségek csökkentésére törekedünk, előzetes értékesítés lehetőségét szem előtt tartjuk. A bűnjelek szabályszerű tárolása érdekében a központi bűnjelraktárunk teljes területét bepolcoztuk a Petőfi utcai épület tárgylóterme kialakítása miatt megszüntetett irattár fa polcrendszerével, ezáltal a földön tárolt bűnjelek kezelése megoldódott.

Felhívtuk a bírák figyelmét, hogy a költségjegyzéket a 6/1986.IM rendelet 12.§ (3) bek. értelmében az engedélyezéskor kell megnyitni. A KIRA programhoz kapcsolódó adatállomány pontosításra került. Információs és kommunikációs rendszer: A Törvényszéken a belső kontrollszabályzat „Információ és kommunikáció” fejezete szabályozza a szervezeten belüli információáramlás módját és eszközeit. Az információáramlás kialakítása során az intézménynél a belső szabályzatokban rögzítették az információ átadásának formáit. Az alkalmazottak a munkavégzéshez, a vezetők pedig a döntéshozatalhoz szükséges információkhoz időben hozzájutottak, a szabályzatok az érintett dolgozók rendelkezésére álltak. Az iktatási rendszer támogatja az iratok nyomon követését, az intézmény rendelkezik iratkezelési szabályzattal. A törvényszék kialakította a szabálytalanságok, illetve a korrupció gyanújával kapcsolatos jelentések eljárásrendjét. A bíróságon belüli információáramlás, a belső szabályzatok folyamatos elérhetősége, az elektronikus körlevelek alkalmazása, a belső intraneten keresztül biztosított. A vezetői értekezletek, a különböző rendezvények megtartása, a vezetői beszámoltatások rendszere is a fenti célt szolgálják. A külső kommunikáció elsődleges eszköze a Törvényszék internetes honlapja, továbbá eseti médiában és sajtóban történő megjelenés. A honlap naprakész vezetése, a megjelenő tartalmak szerkesztése, vezetői felülvizsgálata folyamatos fejlesztés alatt áll. A honlapon jelennek meg a jogszabály által előírt közérdekű adatok. A Közérdekű adatok megismerésére irányuló igények teljesítése szintén fontos szerepet tölt be külső kommunikáció biztosításában és a korrupció megelőzésében. Monitoring: A Törvényszék belső kontrollrendszerről szóló szabályzata rögzíti a monitoring működtetésének kötelezettségét, a monitoring definícióját, célját, eszközeit, a monitoring stratégia elemeit valamint a vezetőknek az eredményes és hatékony monitoring rendszer működtetésére vonatkozó felelősségét, feladatait. A belső kontroll folyamatos monitoringja beépül a bíróság normális, ismétlődő működési tevékenységeibe. Magában foglalja a vezetés rendszeres felügyeletet ellátó tevékenységét, valamint más műveleteket, amelyeket az alkalmazottak hajtanak végre feladatkörük ellátása keretében. A folyamatos monitoring tevékenységek kiterjednek az összes kontroll elemekre, és magukban foglalják a szabályellenes, etikátlan, gazdaságtalan, nem hatékony és eredménytelen belső kontrollrendszer ellen irányuló műveleteket. A monitoring tevékenység keretében az egységvezetők időközönként beszámolnak az általuk vezetett szervezeti egység által végzett tevékenységről, a felmerült szabálytalanságokról, a felmerült kockázatokról, valamint az esetleges tevékenységüket érintő változásokról. Értékelik az aktuális feladatok helyzetét. A Törvényszék önálló, az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ellenőrzést működtet. Szervezeti és funkcionális függetlensége biztosított. A belső ellenőrzés, illetve az egyéb belső vagy külső vizsgálat által feltárt, a belső kontrollrendszert érintő hibák kijavítására a hatáskörrel rendelkező vezetők intézkedéseket foganatosítottak.

III. Az intézkedési tervek megvalósítása A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 48.§ c) pontja alapján a végrehajtott belső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések hasznosulásáról az alábbi összefoglaló jelentést teszem. Szabályzatok aktualizálásának utóellenőrzése témakörben Megállapítások, javaslatok: Általános hiányosság volt, hogy a szabályzat célja, személyi, tárgyi, területi hatálya nem mindig van kiemelve, hanem a szabályzat bevezetőjében, illetve elején a szövegkörnyezetbe be van építve. A szabályzat aktualizálásért felelős személy megnevezése és a felülvizsgálat határideje nincs feltüntetve a szabályzatokban. A szabályzatok a bíróság belső intranet felületén elérhetők, de a szabályzatok a megismerés módját nem tartalmazzák, a jövőben pótolni szükséges. A Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés rendjének szabályzatában pótolni szükséges az alábbi hiányosságokat: A szabályzatnak tartalmaznia kell az intézményben a személyi állományváltozás miatt érvénytelenné váló aláírásokra vonatkozó tájékoztatás rendjét. A kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolásra, érvényesítésre és utalványozásra jogosult személyekről és aláírás-mintájukról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A gazdasági szervezet ügyrendjében szabályozzuk az alábbi feladatokat, és hiányosságokat: Az ügyrendben részletezzük az intézmény működtetésével, üzemeltetésével, vagyongazdálkodásával kapcsolatos feladatokat. Az ügyrendhez mellékletként csatoljuk munkakörönként a munkaköri leírás mintákat. Az ügyrendnek tartalmaznia kell a munkakör átadás-átvétel szabályait. A kockázatkezelési szabályzatban meg kell határozni a korrupcióval veszélyeztetett beosztások körét és a kockázatokra történő felhívási kötelezettséget az érintett dolgozók tekintetében. Intézkedések: 1. A szabályzatok célját, személyi, tárgyi, területi hatályát, amely eddig is kiolvasható volt a szövegkörnyezetből, a szabályzatok aktualizálása során kiemelten beépítettük a belső szabályzatokba. 2. A szabályzatok felelősét, az aktualizálás határidejét, a megismerés módját jelenleg az SZMSZ tartalmazza. 3. A kötelezettségvállalásra, pénzügyi ellenjegyzésre, teljesítés igazolásra, érvényesítésre és utalványozásra jogosult személyekről és aláírásmintájukról naprakész nyilvántartást vezetünk. 4. Az ügyrendben részleteztük az intézmény működtetésével, üzemeltetésével, vagyongazdálkodásával kapcsolatos feladatokat. 5. Az ügyrendhez mellékletként csatoltuk a munkaköri leírás mintákat. 6. Az ügyrendnek tartalmazza a munkakör átadás-átvétel szabályait. 7. A kockázatkezelési szabályzatban meghatároztuk a korrupcióval

veszélyeztetett beosztások körét és a kockázatokra történő felhívási kötelezettséget az érintett dolgozók tekintetében. A költségmentesség alkalmazásának és nyilvántartásának ellenőrzése során felhívtuk a bírák figyelmét, hogy a költségjegyzéket minden esetben a 6/1986.IM rendelet 12§ (3) bek. értelmében már az engedélyezéskor meg kell nyitni. A belső ellenőrzés által - a költségvetési beszámoló ellenőrzése és a belső kontrollrendszer ellenőrzése során is - megállapításra került, hogy a számviteli szabályzatokat aktualizálni szükséges. Az intézményi Számviteli politika, Számlarend, Számlatükör, Eszközök és Források értékelési szabályzata - a fejezet e tárgyú szabályzatainak közzétételét követőenaz előírt 60 napon belül elkészült. A belső kontrollrenszer ellenőrzése során javaslat született a „Reprezentációs kiadások felosztását, azok teljesítését és elszámolását tartalmazó szabályzat”elkészítésére, amely elkészült (2015.El.I.D.5/4. szám). Napirenden van a szabálytalanságok kezelésére, annak nyomon követésére és nyilvántartás vezetésére szabálytalanság felelős kijelölése ( kijelöléséig a Törvényszék elnöke a felelős). Bevezetésre került a teljesítményértékelési és kompetenciafelmérési rendszer kialakítása és gyakorlati működtetése határozatlan időre szóló munkacsoport létrehozásával. Ítélkezési kiadásokkal kapcsolatban felmerült kifizetések ellenőrzése (áthúzódó ellenőrzés) OBH EF javaslatai: 1. Egységes számlabekérő alkalmazása. 2. Szakértői díjak 2015. évi alakulásának ellenőrzése 2016.II. félévben. A KIRA programhoz kapcsolódó adatállomány ellenőrzése: 1. A bíráknál a besorolás során számításba vehető szolgálati idő kezdete kevés kivételle hibásan lett rögzítve ( a szolgálati idők kezdetének időpontját javítani kell). Pontosítani kell a soron kívüli előrelépések és visszasorolások időpontját. 2. A titkárok esetében szintén javítani szükséges a szolgálati idő kezdetét, mert a titkári megbízás időpontját kellett volna nyivántartásba venni a besorolásnál.

Intézkedés: A Nexon HR adatállományának javítása megtörtént. Az ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések jelentésemhez csatolom ( 5. számú melléklet).

részletes

nyilvántartását

Kérem jelentésem szíves elfogadását.

Szombathely, 2016. február 10. Kissné Béres Katalin belső ellenőrzési vezető Mellékletek: Létszám és erőforrás (1. számú melléklet) Ellenőrzések (2. számú melléklet) Tevékenységek (3. számú melléklet) Intézkedések megvalósítása (4. számú melléklet) Belső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartása (5. számú melléklet) Önértékelési kérdőív