EVALUATIE TER STATE
Marion Matthijssen, Marn van Rhee Centrum voor Onderzoek en Statistiek (COS) juli 2005 In opdracht van Raad van State
© Centrum voor Onderzoek en Statistiek (COS) Auteur: Marion Matthijssen en Marn van Rhee Project: 05-2406 Prijs: € 10
Adres:
Goudsesingel 78, 3011 KD Rotterdam Postbus 21323, 3001 AH Rotterdam Telefoon: (010) 489 95 00 Telefax: (010) 489 95 01 E-mail:
[email protected] Website: www.cos.rotterdam.nl
2
INHOUD
| Samenvatting en conclusies
5
1
Inleiding
7
1.1 1.2
7 7
2
Onderzoeksvraag en –methode Onderzoeksgroep en respons
Het personeelsblad ter State 2.1 2.2 2.3
9
Gebruik van ter State Inhoud van ter State Waardering van ter State
9 10 12
3
Intranet
13
4
Informatie ontvangen
14
Bijlagen Vragenlijst
3
4
Samenvatting en conclusies In het voorjaar van 2005 is door het cos, op verzoek van de afdeling communicatie van de Raad van State, een schriftelijk onderzoek gehouden onder ontvangers van het personeelsblad ter State. Van de medewerkers heeft een derde aan het onderzoek meegewerkt, van de exmedewerkers die het blad ontvangen een vijfde. Op basis van deze respons is niet met zekerheid te zeggen hoeveel ontvangers het blad lezen. Degene die het blad lezen zullen over het algemeen eerder geneigd zijn de enquête in te vullen dan degene die het blad nooit lezen. Echter niet iedereen die het blad leest heeft de enquête ingevuld. Het aantal lezers is dus zeker groter dan het aantal ontvangers dat de enquête heeft ingevuld. Hoeveel groter is helaas niet bekend. Gezien de verdeling naar een aantal bekende achtergrondkenmerken, mogen we veronderstellen dat de resultaten representatief zijn voor de lezers van het blad. Ter State Ruim drie kwart van de respondenten leest het blad altijd. Het blad wordt erg uitgebreid gelezen. Twee derde leest de helft of meer van het blad. Het blad wordt door de medewerkers relatief vaak thuis gelezen, namelijk door ruim een kwart De human interest onderwerpen scoren het hoogst als het gaat om de onderwerpen waar meer aandacht aan moet worden besteedt. Vakinhoudelijke informatie en uitwerking van het jaarprogramma scoren het minst op dit gebied. Er zijn veel onderwerpen waarvan een groot deel vindt dat daar meer aandacht aan besteedt moet worden. Er zijn slechts weinig onderwerpen waar minder aandacht aan besteedt moet worden. Dan lijkt het blad dikker te moeten worden, want ook de lengte van de artikelen wordt goed gevonden. Toch vindt een duidelijke meerderheid het huidige aantal pagina’s goed. Net als men de overige aspecten, zoals kleur, illustraties, foto’s en het taalgebruik goed vindt. Evenals de verschijningsfrequentie. De inhoud en toonzetting worden gemiddeld met een 6,5 beoordeeld. De vormgeving scoort hoger, namelijk een 7,4. Een veel gemaakte opmerking is dat het oude personeelsblad minder saai was en meer voor het en door het personeel werd gemaakt. Intranet Ruim twee derde vindt het prettig dat intranet automatisch verschijnt wanneer de PC wordt aangezet. De overige groep is verdeeld tussen degene die daar geen mening over hebben en de groep die het zeer storend vindt. Het gebruik van intranet is zeer hoog. Driekwart van de medewerkers gebruikt het minimaal één maal per dag. Slechts 10 procent gebruikt intranet zelden of nooit. De leesbaarheid van de nieuwsberichten op intranet wordt zeer positief beoordeeld. Een overgrote meerderheid wil de nieuwsberichten via intranet blijven ontvangen. Slechts een op de acht wil dit liever via het oude Bulletin. De informatie die nu in Ter State staat wil men daarentegen wel graag op papier blijven ontvangen. 5
Het lijkt erop dat binnen de Raad van State een goede mix tussen informatie verspreiden via intranet en via papier reeds gevonden is. Aan de afdeling communicatie de uitdaging om meer aandacht te besteden aan een aantal onderwerpen zonder het aantal pagina’s toe te laten nemen en ook de lengte van de artikelen in tact te laten. Artikelen over en door het personeel lijken daarbij meer gewenst.
6
1
Inleiding
De afdeling Communicatie van de Raad van State wil graag weten wat de ontvangers van het personeelsblad ‘ter State’ vinden. Tevens wil de afdeling weten hoe de werknemers de andere communicatiemiddelen, zoals intranet, waarderen. De afdeling wil daarbij met name weten in welke verschijningsvorm het personeel het blad alsmede de nieuwsberichten wil ontvangen: op papier en/of digitaal.
1.1
Onderzoeksvraag en –methode
De centrale onderzoeksvraag luidt: ‘Hoe waarderen de lezers het personeelsblad ‘ter State’ en op welke wijze willen zij dit blijven ontvangen?’ Om antwoord te krijgen op deze vraag is een schriftelijke vragenlijst verspreid onder alle ontvangers van het blad ‘ter State’. Onder de ex-werknemers is de vragenlijst gelijktijdig verstuurd met een editie van het personeelsblad. De werknemers hebben de vragenlijst separaat van het personeelsblad ontvangen.
1.2
Onderzoeksgroep en respons
Respons De gemiddelde respons in dit onderzoek bedraagt 31 procent. De respons onder de werknemers is hoger dan onder de ex-werknemers (respectievelijk 34 en 21 procent). Er mag van uitgegaan worden dat degenen die het blad ‘ter State’ lezen de vragenlijst vaker ingevuld hebben dan degenen die het blad niet of nauwelijks lezen. In die zin is er sprake van een selectieve respons. Voor de groep lezers van het blad ‘ter State’ lijkt deze respons representatief. Werknemers aantal werknemers Raad van State
557
Respons 217 39%
Aantal ex-werknemers
196
42 21%
TOTAAL
753
34%
Vertegenwoordiging naar directie Bekeken is hoe de respondenten vertegenwoordigd zijn naar directie. Dit blijkt redelijk overeen te komen met de werkelijke verdeling naar directie. Opvallend is wel dat er geen enkele medewerker van de directie Wetgeving heeft deelgenomen aan het onderzoek. Eventueel kan het zijn dat medewerkers van deze afdeling de betreffende vraag niet hebben ingevuld.
7
Werkelijke verdeling naar directie
Verdeling in de onderzoeksgroep
Verdeling naar directie: Bureau Secretaris
7%
8%
Directie Bestuursrechtspraak
51%
56%
Directie Bedrijfsondersteuning
26%
28%
Directie Wetgeving
6%
0%
Staatsraad
9%
9%
100%
100%
Totaal
Vertegenwoordiging naar functieniveau Ook is gekeken naar de vertegenwoordiging van de respondenten naar functieniveau. Hieruit blijkt een ondervertegenwoordiging van de lagere functieniveaus (schaal 1-5 en schaal 6-8) en een overtegenwoordiging van schaal 12 en hoger. Werkelijke verd. naar functieniveau
Verdeling in de onderzoeksgroep
Verdeling naar functieniveau: Schaal 1-5
16%
13%
Schaal 6-8
25%
18%
Schaal 9-11
29%
30%
Schaal 12 en hoger
30%
38%
Dienstverband Zo’n 86 procent van de werknemers die de vragenlijst hebben ingevuld heeft een vast dienstverband, 7 procent heeft een tijdelijk dienstverband en 7 procent heeft een ander dienstverband. Een redelijk grote groep werknemers van 40 procent werkt al langer dan 10 jaar bij de Raad van State, 18 procent werkt er korter dan twee jaar, 26 procent tussen de twee tot vijf jaar en 17 procent tussen de vijf en tien jaar. Leeftijd en geslacht De vragenlijst is door iets meer mannen dan vrouwen ingevuld: respectievelijk 57 procent en 43 procent. De respondenten zijn verder afkomstig uit alle leeftijdsgroepen. Zo’n 15 procent is jonger dan 30 jaar, 34 procent is tussen de 30 en 45 jaar, 28 procent is tussen de 45 en 60 jaar en 23 procent is ouder dan 60 jaar.
8
2
Het personeelsblad ter State
2.1
Gebruik van ter State
Om meer inzicht te krijgen in het gebruik van het personeelsblad is aan de (ex-)werknemers gevraagd hoe vaak ze het blad lezen, hoe uitgebreid ze het lezen, waar ze het lezen en wie het blad eventueel nog meer lezen. Het blad wordt goed gelezen: een ruime meerderheid van de respondenten leest het blad altijd. Bij de Directie Bestuursrechtspraak en de Staatsraad wordt het blad het vaakst gelezen. Ook wordt het blad vaker gelezen door de werknemers met een hoger functieniveau: van de werknemers in schaal 1-5 leest 58 procent het blad altijd en van de werknemers met schaal 9 en hoger leest 82 procent het blad altijd. Hoe vaak leest men het blad ter State? (in %) altijd
78%
vaak
12%
soms
9%
nooit
1% 100%
aantal respondenten
258
Ook wordt het blad redelijk uitgebreid gelezen: 64 procent geeft aan de helft of meer te lezen. Maar een kleine groep respondenten leest het blad niet of nauwelijks en voor anderen wisselt het per keer hoe uitgebreid ze het blad lezen. Hoe uitgebreid leest men het blad ter State? (in %) de helft of meer
64%
minder dan de helft
17%
niet of nauwelijks
4%
verschilt per keer
15% 100%
aantal respondenten
247
Het blad wordt door veel medewerkers op het werk gelezen: 53 procent geeft aan het blad alleen op het werk te lezen, 10 procent leest het alleen onderweg en 18 procent leest het blad alleen thuis. De overige 20 procent leest het op diverse plekken. Bijna alle ex-medewerkers lezen het blad thuis. Waar lezen medewerkers het blad ter State? (in %, meer antwoorden mogelijk) op het werk
67%
op weg van/naar huis
19%
thuis
28%
anders
1%
aantal respondenten
217
9
Het blad wordt vooral door de werknemers zelf gelezen. Bij zo’n eenderde van de werknemers wordt het blad ook wel eens door huisgenoten gelezen. Bij de ex-werknemers wordt het blad vaker door huisgenoten gelezen. Lezen eventuele huisgenoten het blad ter State? (in %)
ja, altijd
ex-medewerkers
ja, vaak ja, soms nee, nooit
medewerkers
0%
2.2
20%
40%
60%
80%
100%
Inhoud van ter State
Aan de respondenten is gevraagd aan welke onderwerpen de redactie meer of minder aandacht zou moeten besteden om het blad aantrekkelijker te maken. Onderwerpen waaraan meer/minder aandacht besteed moet worden in het blad ter State (in %) reacties van lezers het werk / leven van collega’s nieuws / actualiteit sociale activiteiten binnen de Raad werkzaamheden van de verschillende directies meer
opiniërende artikelen
goed het personeelsbeleid van de Raad
geen mening minder
zittingen bij de Raad ontwikkelingen op het gebied van de rechtspraak themanummers wetgevingsadvies bij de Raad vakinhoudelijke informatie uitwerking van het jaarprogramma 0%
10
20%
40%
60%
80%
100%
Meer dan de helft van de respondenten (53 procent) wil dat er meer aandacht wordt besteed aan reacties van lezers. Ook het leven en werk van collega’s en nieuws/actualiteiten zijn onderwerpen die men graag meer belicht wil zien in het blad (respectievelijk 49 en 48 procent geeft dat aan). De onderwerpen waar de grootste groep minder aandacht aan besteed wil zien zijn vakinhoudelijke informatie en wetgevingsadviezen bij de Raad (respectievelijk 24 procent en 21 procent geeft dat aan). De ex-werknemers hebben vaker geen mening over de verschillende onderwerpen van het blad dan de werknemers. Zij hebben in ieder geval wat minder behoefte aan de onderwerpen ‘sociale activiteiten binnen de Raad’, ‘de werkzaamheden van de verschillende directies’ en de themanummers. Verder is er nog wel eens verschil tussen de verschillende functieniveaus: mensen met hogere functieniveaus hebben wat meer behoefte aan de onderwerpen ‘zittingen bij de Raad’, ‘wetgevingsadvies bij de Raad’, ‘ontwikkelingen op het gebied van rechtspraak’ en opiniërende artikelen. Ook tussen de verschillende directies gaat de belangstelling nog wel eens naar verschillende onderwerpen uit. Vooral bij Bureau Secretaris en de directie Bestuursrechtspraak en in iets mindere mate bij de directie Bedrijfsondersteuning wil men meer aandacht voor de sociale activiteiten dan bij de Staatsraden. Voor het onderwerp ‘zittingen bij de Raad’ is bij de directie Bedrijfsondersteuning juist weer minder belangstelling dan bij de andere directies; met name bij de Staatsraden bestaat hiervoor meer belangstelling. Ook voor het onderwerp ‘wetgevingsadvies bij de Raad’ bestaat met name bij de Staatsraden meer belangstelling in vergelijking met alle andere directies. Naast de onderwerpen van het blad is ook gevraagd aan welke aspecten meer of minder aandacht besteed zou moeten worden. Aspecten waaraan meer/minder aandacht besteed moet worden t.a.v. het blad ter State (in %) lengte van de artikelen
aantal pagina's meer
kleur
goed geen mening illustraties
minder
foto's
eenvoudige taal 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90% 100%
Over het algemeen is men redelijk tevreden over alle aspecten. Het merendeel van de respondenten geeft bij de meeste aspecten steeds aan dat het goed is zoals het nu is. Wel geeft zo’n 28 procent van de respondenten aan dat de artikelen best wat uitgebreider mogen en 23 procent zou willen dat het blad uit meer pagina’s bestaat dan nu het geval is. Wat betreft de exwerknemers zou er best wat minder aandacht besteed kunnen worden aan foto’s, kleur en illustraties. Ook komt het vaker voor dat ze geen mening hebben dan de werknemers. Bij de 11
werknemers van de directie Bedrijfsondersteuning is er wat meer behoefte aan nog meer foto’s en eenvoudige taal dan bij de andere directies. En bij de werknemers die werkzaam zijn in een lager functieniveau (m.n. schaal 1-5) bestaat meer behoefte aan eenvoudige taal, foto’s en illustraties in het blad dan bij alle hogere functieniveaus.
2.3
Waardering van ter State
De frequentie waarin het blad verschijnt vindt het merendeel van de respondenten goed, dit geeft 82 procent van de respondenten aan. Van 9 procent van de respondenten zou het blad best vaker mogen verschijnen en 6 procent van de respondenten vindt het juist te veel. De overige 3 procent heeft hierover geen mening. Hoe beoordeelt u het blad ter State als het gaat om…. 10 9,5 9 8,5 8 7,5 7 6,5 6 5,5 5 vormgeving
toonzetting
inhoud
De waardering voor het blad ter State is overwegend positief. De inhoud, toonzetting en vormgeving worden gemiddeld alledrie met een ruime voldoende beoordeeld. De vormgeving wordt daarbij met het rapportcijfer 7,4 het beste beoordeeld. Maar 4 procent van de respondenten beoordeeld de vormgeving met een onvoldoende, voor de toonzetting geeft 6 procent een onvoldoende en voor de inhoud geeft 7 procent een onvoldoende. Door de werknemers die werkzaam zijn in het laagste functieniveau (schaal 1-5) wordt de inhoud van het blad met het cijfer ‘6’ wat lager beoordeeld dan door de werknemers die in de hogere schaalniveaus werken, waar gemiddeld een ‘6,7’ wordt gegeven. De mogelijkheid om opmerkingen te maken over ter State is door velen gebruikt. De meest gemaakte opmerking betreft dat het vroeger beter was, minder saai, meer door en voor en over het personeel. Dit sluit aan bij de constatering dat er relatief veel medewerkers wat meer human-interest artikelen wensen.
12
3
Intranet
Nog niet zo lang geleden verschenen allerlei nieuwsfeiten tweewekelijks via het Bulletin. Maar sinds de komst van intranet worden deze nieuwsberichten alleen nog op intranet gezet. Aan de werknemers is gevraagd hoe ze intranet waarderen en hoeveel gebruik ze daarvan maken. Het merendeel van de werknemers vindt het prettig dat intranet automatisch verschijnt bij het opstarten van de computer. Hoe vindt men het dat intranet automatisch verschijnt wanneer de pc wordt aangezet (in %) prettig (lees gelijk laatste nieuws)
71%
zeer storend (zelf bepalen wanneer ik het nieuws lees)
15%
geen mening
14% 100%
aantal respondenten
203
Door een ruime meerderheid wordt frequent gebruik gemaakt van intranet: driekwart gebruikt intranet dagelijks. Ook zijn er werknemers die niet of nauwelijks gebruik maken van intranet: één op de tien werknemers maakt zelfs nooit gebruik van intranet. De werknemers van Bureau Secretaris maken het meest gebruik van intranet: 81 procent gebruikt intranet enkele keren per dag. Hoe vaak gebruikt men intranet van de Raad van State gemiddeld (in %)? enkele keren per dag
54%
één keer per dag
21%
één of enkele keren per week
10%
één of enkele keren per maand
5%
zelden of nooit
10% 100%
aantal respondenten
203
Over de leesbaarheid van de korte nieuwsberichten is het merendeel van de respondenten goed te spreken: voor 91 procent zijn de berichten (goed) leesbaar. Leesbaarheid van korte nieuwsberichten op intranet (in %)? goed leesbaar
56%
leesbaar
35%
onduidelijk
3%
geen mening
7% 100%
aantal respondenten
13
199
4
Informatie ontvangen
Op dit moment ontvangen werknemers informatie via intranet of via het blad ter State. Aan de werknemers is gevraagd hoe ze informatie het liefst willen ontvangen: digitaal of op papier. De korte nieuwsberichten die eerst tweewekelijks via het Bulletin werden verspreid wil een ruime meerderheid van 83 procent de nieuwsberichten toch liever via intranet ontvangen. Slechts een enkeling wil helemaal geen informatie ontvangen. Manier waarop men korte nieuwsberichten wil ontvangen (in %)? via intranet
83%
via het (oude) bulletin, op papier
13%
geen mening
4%
ik wil helemaal geen informatie ontvangen
1% 100%
aantal respondenten
200
Zo’n driekwart van de werknemers wil de informatie die nu in ter State staat en informatie over andere onderwerpen het liefst via het personeelsblad blijven ontvangen. Toch geeft ook nog zo’n 12 procent er de voorkeur aan om alles via intranet te ontvangen. Dit zijn allemaal werknemers die dagelijks gebruik maken van intranet. Ook zijn er nog redelijk wat werknemers die geen voorkeur hebben. Ook dit zijn met name de werknemers die dagelijks gebruik maken van intranet. Manier waarop men informatie wil ontvangen (in %)? alles via intranet en niet meer in gedrukte vorm
12%
ter State moet in gedrukte vorm blijven bestaan
77%
geen voorkeur
10%
ik wil helemaal geen personeelsblad ontvangen
1% 100%
aantal respondenten
14
205
Bijlagen
15
De eerste vragen gaan over het personeelsblad ter State. 1.
Hoe vaak leest u ter State? o o o o
2.
op het werk op weg naar / van huis thuis anders, namelijk
Lezen uw eventuele huisgenoten ter State? o o o o o
5.
de helft of meer minder dan de helft niet of nauwelijks verschilt per keer
Waar leest u ter State doorgaans? (meerdere antwoorden zijn mogelijk!) o o o o
4.
=> Ga door naar vraag 11
Hoe uitgebreid leest u ter State? o o o o
3.
altijd vaak soms nooit
ja, altijd ja, vaak ja, soms nee, nooit niet van toepassing
Aan welke onderwerpen moet de redactie van ter State meer of minder aandacht besteden om het blad voor u aantrekkelijker te maken?
a b c d e f g h
het personeelsbeleid van de Raad sociale activiteiten binnen de Raad het werk / leven van collega’s zittingen bij de Raad wetgevingsadvies bij de Raad vakinhoudelijke informatie ontwikkelingen op het gebied van de rechtspraak werkzaamheden van de verschillende directies
16
meer
minder
goed
geen mening
o o o o o o
o o o o o o
o o o o o o
o o o o o o
o
o
o
o
o
o
o
o
i j k l m
6.
nieuws / actualiteit reacties van lezers uitwerking van het jaarprogramma themanummers opiniërende artikelen
o o o o o
o o o o o
o o o o o
o o o o o
Aan welke aspecten moet meer of minder aandacht worden besteed?
a b c d e f
eenvoudige taal foto’s illustraties kleur aantal pagina’s (gemiddeld 12) lengte van de artikelen
meer
minder
goed
geen mening
o o o o o o
o o o o o o
o o o o o o
o o o o o o
7. Ter State verschijnt ongeveer tien maal per jaar. Vindt u dat voldoende, te weinig of te veel? o o o o
te weinig voldoende te veel geen mening
8.
Met welk rapportcijfer waardeert u de inhoud van ter State? (u kunt kiezen uit een cijfer van 1 tot en met 10; 1 is de laagste waardering, 10 de hoogste)
9.
Met welk rapportcijfer waardeert u de vormgeving van ter State? (u kunt kiezen uit een cijfer van 1 tot en met 10; 1 is de laagste waardering, 10 de hoogste)
10.
Met welk rapportcijfer waardeert u de toonzetting van ter State? (u kunt kiezen uit een cijfer van 1 tot en met 10; 1 is de laagste waardering, 10 de hoogste)
17
De volgende vragen gaan over intranet. (heeft u niet de beschikking over intranet, ga dan door naar vraag 16) 11.
De homepage van intranet verschijnt automatisch als de pc wordt aangezet. Vindt u dat… o o o
12.
Hoe vaak gebruikt u overigens het intranet van de Raad van State gemiddeld? o o o o o
13.
prettig, dan lees ik gelijk het laatste nieuws zeer storend, ik wil zelf bepalen wanneer ik het nieuws lees geen mening
enkele keren per dag één keer per dag één of enkele keren per week één of enkele keren per maand zelden of nooit
Wat vindt u van de leesbaarheid van de korte nieuwsberichten op intranet? o o o o
goed leesbaar leesbaar onduidelijk geen mening
Hoe wilt u de informatie ontvangen Op dit moment ontvangt u de informatie of via intranet of via ter State. Graag zouden we willen weten of u de informatie het liefst schriftelijk of digitaal wilt ontvangen.
14.
De korte nieuwsberichten die nu op de homepage staan van intranet, hoe zou u die het liefst willen ontvangen en lezen? o o o o
15.
via intranet via het (oude) Bulletin, dus op papier geen mening ik wil helemaal geen informatie ontvangen
Het personeelsblad ter State wordt gedrukt en verschijnt alleen in een papieren versie. Op welke wijze zou u de informatie, zoals die nu in ter State staat, of informatie over andere onderwerpen het liefst ontvangen? o o o o
alle artikelen op intranet en niet meer in gedrukte vorm ter State als personeelsblad moet in gedrukte vorm blijven bestaan geen voorkeur ik wil helemaal geen personeelsblad ontvangen
18
Tot slot nog enkele algemene vragen. 16.
17.
In welk dienstverband werkt u bij de Raad van State? o o o
vast dienstverband tijdelijk dienstverband met proeftijd project - aanstelling
o
anders, namelijk
o
Ex-werknemers bij de Raad van State (u kunt doorgaan naar vraag 20)
Hoe lang bent u in dienst bij de Raad van State? o o o o
18.
Bij welke directie bent u werkzaam? o o o o o
19.
schaal 1 – 5 schaal 6 – 8 schaal 9 – 11 schaal 12 en hoger
Bent u een man of een vrouw? o o
21.
Bureau Secretaris Directie Bestuursrechtspraak Directie Wetgeving Directie Bedrijfsondersteuning Staatsraad (ibd)
Wat is uw functieniveau? o o o o
20.
korter dan 2 jaar 2 tot 5 jaar 5 tot 10 jaar langer dan 10 jaar
man vrouw
Wat is uw leeftijd? o o o o
jonger dan 30 jaar tussen de 30 en 45 jaar tussen de 45 en 60 jaar ouder dan 60 jaar
19
22.
Heeft u tot slot nog vragen of opmerkingen over ter State, intranet of over deze enquête?
20
