PROSIDING
ISBN:978-602-8047-99-9
SEMNAS ENTREPRENEURSHIP
Juni 2014
Hal:58-64
Evaluasi Tata Kelola Teknologi Untuk Proses Pengelolaan Data Pada Perguruan Tinggi XYZ Untuk Meningkatkan Daya Saing Bisnis Perguruan Tinggi Stephanus Widjaja Program Studi Teknik Informatika, Stimik AKI Pati e-mail:
[email protected]
Abstrak - Tingginya persaingan antar perguruan tinggi saat ini tentu tidak lepas dari teknologi informasi sebagai salah satu pendukungnya. Teknologi informasi yang diterapkan masing-masing perguruan tinggi harus dikelola sebaik mungkin agar penggunaan teknologi informasi dapat mendukung perguruan tinggi dalam mencapai tujuan-tujuannya. Dalam pengelolaan tata kelola teknologi informasi perlu dilakukan evaluasi agar penggunaan teknologi informasi dapat lebih efektif dan efisien. Evaluasi menggunakan framework COBIT sebagai acuan evaluasi. Tahapan evaluasi adalah pengumpulan data, analisa data dan evaluasi tata kelola. Hasil evaluasi menunjukan tingkat kematangan saat ini pada level 2. Kata Kunci: tata kelola teknologi informasi, audit teknologi informasi, tingkat kematangan PENDAHULUAN Perkembangan pendidikan
tinggi
teknologi
di saat
dunia ini
kian
berkembang dengan pesat, hal ini terlihat dengan
banyaknya
swasta
yang
perguruan
bermunculan.
tinggi Dengan
banyaknya perguruan tinggi swasta yang bermunculan saat ini tentunya semakin meningkatkan persaingan antar perguruan tinggi
baik
negeri
maupun
swasta.
Persaingan ini tentu tidak lepas dari peranan
teknologi
informasi.
Dimana
informasi
digunakan
untuk
sebuah
perguruan
tinggi
mendukung
untuk mencapai tujuan-tujuannya secara maksimal. Peranan teknologi informasi dalam mendukung kesuksesan sebuah perguruan tinggi perlu mendapat perhatian serius karena perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat serta biaya yang cukup mahal. Manajemen perguruan tinggi
perlu
menerapkan
tata
kelola
teknologi
informasi
yang
baik
agar
teknologi
informasi
yang
diterapkan
mampu digunakan secara optimal untuk
59 | Pros Sem Nas Entrepreneurship. Hal: 58-64
mendukung
tercapainya
tujuan-tujuan
utama perguruan tinggi tersebut. The
Ministry
of
COBIT
International
Trade & Industry (1999) mendefinisikan tata kelola teknologi informasi sebagai kapasitas organisasi untuk mengendalikan formulasi
dan
implementasi
strategi
teknologi informasi dan mengarahkan kepada
kepentingan
pencapaian
daya
saing korporasi. IT Governance Institute (2001)
mendefinisikan
teknologi
tata
informasi
kelola sebagai
pertanggungjawaban dewan direksi dan manajemen eksekutif. Hal ini merupakan bagian yang terintegrasi dengan tata kelola
perusahaan
dan
berisi
kepemimpinan dan struktur serta proses organisasi
yang
organisasi
menjamin
teknologi
bahwa informasi
mengandung dan mendukung strategi serta tujuan bisnis. COBIT
(Control
mengaudit tata kelola teknologi informasi. dipublikasikan
oleh
ISACF
(Information Systems Audit and Control Foundation)
berisi
kerangka
kerja
pengendalian internal yang secara spesifik berkaitan dengan teknologi informasi. COBIT terdiri dari 4 domain dengan 34 proses. COBIT edisi pertama diluncurkan pada tahun 1996. COBIT edisi kedua merefleksikan suatu peningkatan sejumlah dokument sumber, tujuan yang lebih rinci dari
pengendalian
seperangkat
alat
dan
tambahan
implementasi
yang
diluncurkan pada tahun 1998. Kemudian COBIT edisi ketiga diluncurkan pada tahun 2000. COBIT sebagai alat yang efektif untuk menciptakan IT Governance dalam
sebuah
mempertemukan
organisasi beragam
dapat
kebutuhan
manajemen dengan menjembatani celah antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol, dan masalah-masalah teknis teknologi
Objective
for
Information and related Technology) COBIT (Control Objective for Information and related Technology) yang dikembangkan oleh ISACA (The Information Systems Audit and Control Association) merupakan salah satu kerangka kerja atau framework yang tepat untuk menilai atau
informasi. Berikut ini adalah gambar content
diagram
COBIT
ditunjukan gambar dibawah ini
seperti
Stephanus W - Entrerpreneurship |60
METODOLOGI PENELITIAN
2. Analisa Data Setelah
1. Metode Pengumpulan Data melakukan
dua analisis tingkat kematangan yang dilakukan
RACI yang terdapat dalam COBIT
analisis
2) Survey Kuesioner Untuk melakukan survey kuesioner dalam penelitian ini menggunakan tabel RACI sebagai acuan dalam responden. Kuesioner yang akan digunakan dalam penelitian ini menggunakan kuesioner yang telah peneliti-peneliti
sebelumnya. Pada tahap ini akan dilakukan terhadap
dokument-
dokument yang ada kemudian akan digunakan
analisa
saat
tingkat
ini
tingkat
(as-is)
kematangan
dan yang
diharapkan (to-be). 3.
Evaluasi Tata Kelola Pada tahap ini akan dilakukan evaluasi tingkat kematangan saat ini (as-is) dan tingkat kematangan yang dituju (to-be). HASIL DAN PEMBAHASAN 1) Analisis Hasil Interview
3) Studi Dokument
dideskripsikan
yaitu
kematangan
untuk penentuan narasumber.
analisis
dan
analisa tingkat kematangan. Akan ada
interview
peneliti menggunakan acuan tabel
dikembangkan
interview
survey kuesioner maka akan dilakukan
1) Interview Dalam
melakukan
untuk
sebagai
kemudian salah
Berikut ini adalah hasil interview seperti
ditunjukan
pada
tabel
berikut ini: Tabel 2: Hasil Interview
satu
masukan dalam proses analisa tingkat kematangan saat (as-is). No.
Aktifitas
Pengembangan
Unit
Tata Usaha
Sistem Informasi 1.
Penyimpanan Proses berjalan
Proses berjalan
Proses berjalan
data
lancar tetapi
lancar tetapi
lancar tetapi
prosedur belum
prosedur belum
prosedur belum
terdokumentasi.
terdokumentasi.
terdokumentasi.
61 | Pros Sem Nas Entrepreneurship. Hal: 58-64
2.
Pengelolaan
Proses berjalan
media library
lancar tetapi
-
-
prosedur belum terdokumentasi. 3.
4.
Penghapusan
Proses berjalan
Proses berjalan
media dan
lancar tetapi
lancar tetapi
peralatan
prosedur belum
prosedur belum
terdokumentasi.
terdokumentasi.
Back up dan
Proses berjalan
Proses berjalan
Proses berjalan
restore data
lancar tetapi
lancar tetapi
lancar tetapi
prosedur belum
prosedur belum
prosedur belum
terdokumentasi.
terdokumentasi.
terdokumentasi.
2) Analisis Hasil Survey Kuesioner Dari analisis survey kuesioner diperoleh untuk
tingkat
tiap-tiap
-
diagram radar seperti terlihat pada gambar dibawah ini:
kematangan atribut
yang
direpresentasikan kedalam Gambar 1: Representasi tingkat kematangan untuk tiap atribut
sebuah organisasi (universitas) KESIMPULAN
salah satunya adalah dengan menerapkan
1. Awareness and Communication 1) Pihak
manajemen
telah
mengetahui
faktor-faktor
pendukung
keberhasilan
Teknologi
Informasi yang baik. Tetapi dari hasil analisis studi
Stephanus W - Entrerpreneurship |62
dokument ditemukan bahwa
kegiatan
dokument Rencana Strategis
pengelolaan
tidak
berlangsung sampai saat ini
menggambarkan
perhatian
pihak
manajemen
(universitas)
terhadap
pengelolaan
dan
pengembangan
teknologi
atau
memiliki
proses
data resiko
yang terjadinya
kesalahan dan kelalaian karena tidak
adanya
Standart
Operasional Prosedur (SOP)
informasi serta tidak adanya
yang
Standart Operasional Prosedur
pengelolaan data. Apabila ada
(SOP)
mengatur
pergantian staff atau personel
pengelolaan data yang baik
baru hal ini menjadi ancaman
dalam
yang
yang sebuah
organisasi
(universitas).
sangat
disimpulkan
bahwa
manajemen
pihak
(universitas)
mengetahui dan menginginkan suatu
tata
kelola
proses
serius
terjadinya
2) Dari penjelasan di atas dapat
adanya
mengatur
untuk
kesalahan
penanganan proses pengelolaan data. 3. Tools and Automation 1) Penggunaan
tools
untuk
mengotomatisasikan aktivitas-
teknologi informasi khususnya
aktivitas
pada proses pengelolaan data
pengelolaan data tidak ada.
yang baik tetapi implementasi
Sehingga
berupa perhatian serta usaha-
pengelolaan
usaha yang nyata masih sangat
secara manual oleh staff.
kurang.
proses
semua data
proses dilakukan
2) Dari penjelasan di atas dapat
2. Policies, Standards and Procedures 1) Tidak
dalam
adanya
Standart
disimpulkan proses
bahwa
pengelolaan
kinerja data
Operasional Prosedur (SOP)
menjadi kurang efisien karena
yang mengatur dan sehingga
masih ditangani secara manual.
seluruh
proses
pengelolaan
data dilakukan hanya dengan pengetahuan individu saja. 2) Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan
bahwa
seluruh
63 | Pros Sem Nas Entrepreneurship. Hal:58-64
4. Skills and Expertise 1) Belum
melempar tanggungjawab saat
adanya
pelatihan
terhadap staff atau petugas
terjadi kesalahan penanganan. 6. Goal Setting and Measurement
secara formal untuk proses
1) Tidak pernah ada evaluasi dan
pengelolaan data, penerapan
monitoring
prosedur
pengelolaan data. Serta tidak
serta
penggunaan
dalam
proses
tools. Pelatihan yang ada hanya
adanya
bersifat individu atas keinginan
manajemen
masing-masing staff.
tentang tata kelola database
2) Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan
bahwa
yang
tidak
dari
(universitas)
baik
yang
mampu
memenuhi kebutuhan bisnis.
adanya pelatihan secara formal menyebabkan
pemahaman
2) Dari penjelasan di atas dapat
peningkatan
disimpulkan
bahwa
tidak
kemampuan tidak terstandart
adanya
serta
individu
monitoring serta pemahaman
berkembang
dari manajemen maka tujuan
dapat
kemampuan tidak
dengan baik.
evaluasi
dan
dalam proses pengelolaan data
5. Responsibilities
and
akan sangat sulit tercapai.
Accountabilities
Dari penjabaran tiap-tiap atribut
1) Pendefinisian
tugas
dan
kematangan
tata
kelola
teknologi
tanggungjawab secara umum
informasi di atas dapat disimpulkan
sudah ada tetapi pendefinisian
bahwa
tugas
kerawanan
dan
tanggungjawab
universitas untuk
secara khusus pada proses
bisnisnya
pengelolaan data tidak jelas
yang
dan tidak terdokumentasi.
pengelolaan
2) Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan
bahwa
belum adanya tugas secara
dan
mungkin
menjadi
hal
mendapatkan
memiliki
terhambat
proses
kesalahan-kesalahan terjadi
data.
pada
Pengelolaan
penting perhatian
yang
proses data perlu
utama karena
pendefinisian
dengan pengelolaan data secara efektif
tanggungjawab
dapat memenuhi kebutuhan bisnis dalam
khusus
terdokumentasi
dengan
karena
tersebut
dan sangat
memungkinkan adanya saling
mengoptimalkan penggunaan informasi
Stephanus W - Entrerpreneurship |64
dan memberikan jaminan bahwa informasi yang
diperlukan
(Kridanto
senantiasa
Surendro,
tersedia
2009).
Dengan
terhambatnya proses bisnis tersebut maka suatu saat tidak menutup kemungkinan universitas tersebut dapat kalah bersaing dengan universitas-universitas lainnya.
DAFTAR PUSTAKA Institute, Governance. 2007. COBIT 4.1, Governance Institute. Institute, Governance. 2000. COBIT Audit Guidelines, Governance Institute. Surendro, Kridanto. 2009. Implementasi Tata
Kelola
Bandung:
Teknologi
Informasi,
Informatika.
Institute, Governance IT. 2007. COBIT Control Practices Guidance To Achieve Control
Objectives For Successful
IT Governance. IT Governance Institute.
