EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS PAKAI SECARA KREDIT Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri S K R I P S I

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS PAKAI SECARA KREDIT Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri

SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Andreas Setio Adiputro NIM : 082114131

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013



SKRIPSI Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Andreas Setio Adiputro NIM : 082114131

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013 i


Skripsi EYALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANil PEMBELIAI\ BAHAN HABIS PAKAI SECARA KREDIT Studi Kasus pad* PT. Mesitechmitra Pumabsngun enbang

Iluri

Pembimbing

\

z

\t\

\

,

,

\l

I|

x\tz

tv^\tz/ -\,1 lY

r \

/

t\v\

Drs. Edi Kustanto, M.M

Tanggal 06 Februari 2013


Skripsi


Dipersiapkan dan ditulis oleh:

Andreas Setio Adiputro NIM:082114131 Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji Pada Tanggal 19 Februari 2013 cian dinyatakan memenuhi syar4t

Susunan Dewan Penguji

Tanda

Nama Lengkap

Ketua

Firnia Sulistiyowati, S.E., M.Si., QiA

Sekretaris Lisia Apriani,

Anggota Anggota Anggota

S.E., M.Si., Akt.,

QIA

Drs. Edi Kustanto, M.M

Dra. YFIvi. Gien Agustinewansari, MM., Ak.

FirmaSulistiyowati, S.E., Ivf.Si., QIA

Yogyakarta, | 9

F

ebruai 2013

Falmltas Ekonomi

Dr. H. Herry Maridjo, M.Si

lll


i v


LINIVERSITAS SANATA DTIARTVIA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKIINTANSI _ PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKzuPSI

Yang bertanda tangao di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul:

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKLTNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS

PAKAI SECARA KREDIT Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 19 Februari 2013 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tuliasn orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukan gagasan atau pendapat atau pernikiran dari penulis lain yang saya aku seolah olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.

-

Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja mauprm tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri. Bila kemudian terbukti bahwa saya temyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah - olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.

Yogyakarta, 19 Februari 2013 Yang membuat pemyataan

Andreas Setio Adiputro


LEMBAR PERITYATAAi{ PERSETUJUAFT PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:

Nama

: Andreas Setio

NIM

: 0821 14131

Adiputro

Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada

Perpustakaan

Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul: EVALUASI SISTEM

INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS PAKAI SECARA

KREDIT (Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri) beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan

kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma

hak untuk menyimpan,

mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikannya secara terbatas dan mempublikasikannya di internet atau media

lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencanttrmkan nama saya sebagai penulis.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenamya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal; 19 Februari 2013

Yang Menyatakan:

lfu Andreas S etio Adipr*r,o

vl


KATA PENGANTAR

Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Es4 yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk

memperolah gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. Dalam menulis skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan

dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:

1.

Rama Reklor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.

2.

Dr. H. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

3.

Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA selaku Ketua Program pendidikan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

4.

Drs. Edi Kustanto M.M selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan serta petunjuk kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

5.

Bapak Teguh Santoso, selaku Project Support Manager PT. Mesitechmitra Pumabangun cabang

Duri yang telah rnemberikan izin untuk

melakukan

penelitian. Dan segenap karyawan PT. Mesitechmitra Pumabangun cabang Duri yang telah membantu dengan mencarikan datayatg dibutuhkan.

6.

Bapak, ibu, mbak tari, mbak

tia dan Dayana Angrani S. yang selalu

memberikan doa, semangat dan dorongan untuk menyelesaikan skripsi ini.

7.

Sahabat-sahabatku Rickvarq Yudith, Ifen, Coco, Keling, Ridwan

teman-teman akuntansi angkatan 2008, terutama kelas C.

8.

Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu,

vll

, dan seluruh


Penulis menyadari bahwa skripsi

ini masih banyak

kekurangan, oleh karena itu

penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Yogyakartq 13 Februari 2013 ,4t

/-'-t?

/fr(-----

///'

Penulis

vl11


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ........................................................................................ i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING............................................... ii HALAMAN PENGESAHAN.......................................................................... iii HALAMAN PERSEMBAHAN....................................................................... iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS......................... v HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN............................................. vi HALAMAN KATA PENGANTAR................................................................. vii HALAMAN DAFTAR ISI.............................................................................. ix HALAMAN DAFTAR TABEL...................................................................... xi HALAMAN DAFTAR GAMBAR................................................................. xii ABSTRAK....................................................................................................... xiii ABSTRACT..................................................................................................... xiv BAB I PENDAHULUAN.......................................................................... 1 A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1 B. Rumusan Masalah ................................................................... 3 C. Batasan Masalah...................................................................... 3 D. Tujuan Penelitian...................................................................... 4 E. Manfaat Penelitian................................................................... 4 F. Sistematika Penulisan............................................................... 5 BAB II LANDASAN TEORI..................................................................... 7 A. Sistem ...................................................................................... 7 B. Informasi.................................................................................. 7 C. Sistem Informasi...................................................................... 7 D. Akuntansi................................................................................ 9 E. Sistem Informasi Akuntansi.................................................... 10 F. Sistem Komputer..................................................................... 11 G. Sistem Pengendalian Intern..................................................... 13 H. Siklus Pembelian...................................................................... 18 I. Pengertian Perusahaan Jasa...................................................... 34 J. Pengertian Bahan Habis Pakai................................................. 35 BAB III METODE PENELITIAN............................................................... 36 A. Jenis Penelitian......................................................................... 36 B. Lokasi dan Waktu Penelitian................................................... 36 C. Subyek dan Obyek Penelitian.................................................. 36 D. Data yang Diperlukan.............................................................. 37 E. Teknik Pengumpulan Data....................................................... 37 F. Teknik Analisis Data................................................................ 38 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN...................................... 41 A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan................................... 41 B. Bidang Usaha Perusahaan........................................................ 42 C. Visi dan Misi Perusahaan......................................................... 45 D. Lokasi Kantor Perusahaan....................................................... 46 E. Struktur Organisasi Perusahaan............................................... 47 F. Kepersonalia Perusahaan......................................................... 57 ix


G. Bahan Habis Pakai yang Dibutuhkan Perusahaan................... BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN................................. A. Deskripsi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri......................................................................................... B. Perbandingan Praktek Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Habis Pakai yang Diterapkan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan Teori................................ BAB VI PENUTUP..................................................................................... A. Kesimpulan............................................................................. B. Keterbatasan Penelitian.......................................................... C. Saran....................................................................................... DAFTAR PUSTAKA.................................................................................... LAMPIRAN..................................................................................................

x

59 64

64

113 132 132 133 133 135 136


DAFTAR TABEL

Tabel 1 Tabel 2 Tabel 3 Tabel 4

Tabel 5

Tabel 6

Tabel 7

Tabel 8

Tabel 9

Tabel 10

Tabel 11

Perbandingan Sistem Akuntansi Sistem Manual dengan Sistem Komputerisasi............................................................................. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen................................................................................... Daftar-daftar proyek yang dilaksanakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri................................. Perbandingan Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori........... Perbandingan Dokumen-dokumen yang Digunakan pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori............ Perbandingan Catatan-catatan Akuntansi yang Digunakan pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori............ Perbandingan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori............ Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori............ Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori............ Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang Praktik yang Sehat pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori................................................................................ Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang Karyawan yang Cakap pada Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori........................................................................

xi

12 33 43

113

116

119

120

122

123

125

127


DAFTAR GAMBAR

Gambar 1

Komponen Sistem Informasi..................................................

8

Gambar 2

Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern..............................

18

Gambar 3

Surat Permintaan Pembelian...................................................

21

Gambar 4

Surat Permintaan Penawaran Harga.......................................

22

Gambar 5

Surat Order Pembelian............................................................

23

Gambar 6

Laporan Penerimaan Barang..................................................

24

Gambar 7

Surat Perubahan Order Pembelian..........................................

25

Gambar 8

Bukti Kas Keluar....................................................................

26

Gambar 9

Jurnal Pembelian.....................................................................

27

Gambar 10

Kartu Utang............................................................................

28

Gambar 11

Kartu Persediaan.....................................................................

28

Gambar 12

Struktur organisasi...................................................................

48

Gambar 13

Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian..........................

81

Gambar 14

Flow Chart Prosedur Penawaran Harga ke Pemasok..............

87

Gambar 15

Flow Chart Prosedur Order Pembelian....................................

89

Gambar 16

Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok........

93

Gambar 17

Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang..................................

97

xii


ABSTRAK


Andreas Setio Adiputro NIM: 082114131 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2013 Tujuan penelitian ini adalah untuk (1) menilai bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit; (2) menilai apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit yang dilaksanakan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori. Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, kuesioner, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab permasalahan pertama adalah dengan mendeskripsikan sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. Rumusan masalah kedua dijawab dengan membandingkan sistem informasi pembelian bahan habis pakai secara kredit di perusahaan dengan teori sistem informasi akuntansi pembelian yang memenuhi syarat sistem pengendalian intern. Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri melakukan pembelian bahan habis pakai secara kredit. Sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit yang dijalankan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori karena fungsi-fungsi, dokumen-dokumen, catatan-catatan, jaringan prosedur, dan sistem pengendalian intern yang sudah diterapkan perusahaan dengan baik dan sesuai teori.

xiii


ABSTRACT

THE EVALUATION OF ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM OF CONSUMABLE GOODS PURCHASING ON ACCOUNT Case Study at PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri Andreas Setio Adiputro NIM : 082114131 Sanata Dharma University Yogyakarta 2013 The objectives of this research are to (1) evaluate how accounting information system of consumable goods purchasing on account at PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri; (2) evaluate the conformity between the accounting information system of consumable goods purchasing on account at PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri with the theories. The kind of this research was a case study. The data collection techniques used by interview, observation, questionnaire, and documentation. The data analysis techniques used to answer the first problem formulation is describing the accounting information system of consumable goods purchasing on account at PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri. The second problem formulation answered by comparing the accounting information system of consumable goods purchasing on account in the company with the theories of purchasing accounting information system which is eligible the internal control system. It can be concluded that PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri purchase the consumable goods on account. The accounting information system of consumable goods purchasing on account aplicated by PT. Mesitechmitra Purnabangun branch Duri has been in accordance with the theories because the functions, documents, records, business procedure, and internal control system are good and are in line with the theories.

xiv


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Perkembangan perekonomian Indonesia saat ini tidak lepas dari perkembangan perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia. Perusahaanperusahaan itu meliputi perusahaan yang bergerak di bidang jasa, manufaktur dan dagang. Perusahaan jasa merupakan perusahaan yang mempunyai kegiatan menjual jasa kepada pihak lain yang membutuhkan dan memberikan pelayanan tertentu. Perusahaan manufaktur merupakan perusahaan yang mempunyai kegiatan memproses atau mengolah bahan mentah sebagai input menjadi barang setengah jadi atau barang jadi sebagai outputnya. Perusahaan dagang merupakan perusahaan yang mempunyai kegiatan menjual barang langsung kepada pelanggan tanpa ada proses pengolahan barang. Perusahaan jasa kontrak merupakan salah satu jenis perusahaan jasa yang berkembang saat ini. Perusahaan jasa kontrak adalah perusahaan yang menyediakan jasa pemasangan, pembangunan, dan pemeliharaan suatu objek bangunan kepada konsumen. Perusahaan jasa kontrak mendapatkan suatu proyek dengan cara bersaing dengan perusahaan jasa kontrak lain untuk memenangkan tender yang disediakan konsumen. Perusahaan-perusahaan jasa kontrak yang ada di Indonesia misalnya perusahaan pemasangan jaringan internet, perusahaan yang membuat suatu bangunan dan juga perusahaan pemeliharaan atau perawatan kilang minyak. Perusahaan jasa kontrak harus

1

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 2

memiliki strategi untuk memenangkan suatu proyek

yang ditawarkan

konsumen. Perusahaan jasa kontrak pasti membutuhkan barang-barang untuk mendukung aktifitas perusahaan. Oleh karena itu, ketersediaan barang-barang sangat mempengaruhi aktifitas perusahaan. “Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan” (Diana, 2011: 4). Pembelian merupakan transaksi untuk mendapatkan barang atau jasa dari pihak lain. Pembelian barang-barang pada perusahaan jasa kontrak adalah hal yang sangat penting, karena pembelian barang-barang melibatkan beberapa fungsi yang berbeda dan juga membutuhkan pengeluaran kas yang besar dengan frekuensi transaksi yang cukup tinggi. Hal ini dapat menimbulkan terjadinya kecurangan dan penyimpangan. Untuk meminimalkan terjadinya kecurangan dan penyimpangan, diperlukan suatu sistem yang dapat mempermudah pengawasan dan pengendalian yang efektif dan efisien bagi perusahaan jasa kontrak. Oleh

karena itu, sistem informasi akuntansi dibutuhkan untuk

menyediakan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen guna mempermudah proses pengawasan dan pengendalian. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri merupakan perusahaan kontrak swasta yang bergerak di bidang jasa pemeliharaan kilang minyak. Perusahaan jasa kontrak ini memerlukan banyak barang untuk menjalankan usahanya. Barang-barang yang diperlukan perusahaan jasa ini adalah bahan habis pakai, material utama, peralatan, perlengkapan, dan alat pelindung diri.


Barang yang sering dibeli perusahaan jasa ini adalah bahan habis pakai. Bahan habis pakai adalah jenis barang yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan sehari-hari, dan habis digunakan untuk jangka pendek. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi sangat dibutuhkan perusahaan untuk menangani pembelian barang-barang yang dibutuhkan perusahaan sehingga dapat menghasilkan laporan dan informasi yang berguna bagi pihak manajemen. Evaluasi sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit perlu dilakukan untuk mengetahui siklus pembelian bahan habis pakai yang diterapkan oleh perusahaan. Selain itu, untuk mengetahui kesesuaian antara praktik di perusahaan dengan teori yang terdapat dalam ilmu akuntansi sehingga akan menghindarkan adanya penyalahgunaan dan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan. B. Rumusan Masalah 1. Bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri? 2. Apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori? C. Batasan Masalah Dalam penelitian ini, perusahaan mengelompokkan pembelian berdasarkan besarnya kas yang dikeluarkan perusahaan, yaitu pembelian di bawah lima puluh juta dan pembelian di atas lima puluh juta. Perusahaan


juga membutuhkan bahan habis pakai untuk menjalankan usahanya. Perusahaan juga membeli bahan habis pakai secara kredit. Oleh karena itu, penulis hanya meneliti pembelian di bawah lima puluh juta dan yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. D. Tujuan Penelitian 1. Menilai sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. 2. Menilai apakah sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori. E. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Memberikan masukan sebagai bahan pertimbangan dan perbaikan bila terjadi penyimpangan yang berhubungan dengan sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai. 2. Bagi Pembaca Hasil penelitian ini dapat menambah pengetahuan mengenai topik yang berkaitan dengan penulis. 3.Bagi Peneliti Dapat membandingkan ilmu yang didapatkan dalam perkuliahan dengan praktik di lapangan.


F. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pembahasan penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi beberapa Bab yaitu sebagai berikut : Bab I : Pendahuluan Bab ini berisi latar belakang masalah penelitian, perumusan masalah yang menjadi pembahasan, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan Bab II : Landasan Teori Bab ini berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai acuan penelitian. Landasan teori yang digunakan mengenai: pengertian sistem, informasi, sistem informasi, akuntansi, sistem informasi akuntansi, sistem komputer, sistem pengendalian intern, siklus pembelian, perusahaan jasa kontrak dan bahan habis pakai (suplies). Bab III : Metode Penelitian Bab ini berisi tentang jenis penelitian, lokasi dan waktu penelitian, subjek dan objek penelitian, data yang diperlukan, teknik pengumpulan data, serta teknik analisis data. Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan Bab ini menguraikan mengenai sejarah berdirinya perusahaan, bidang usaha yang dijalankan perusahaan, visi dan misi perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan contoh bahan habis pakai.


Bab V : Analisis Data dan Pembahasan Bab ini berisi tentang hasil analisis data dan pembahasan mengenai sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. Bab VI : Penutup Bab ini berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan, keterbatasan penelitian, dan beberapa saran kepada pihak yang berkepentingan.


BAB II LANDASAN TEORI

A. Sistem 1. Pengertian Sistem Menurut

Diana (2011: 2), “Sistem merupakan serangkaian

bagian yang saling tergantung dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.” Menurut Bodnar (2000: 1), “Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.” Dari pengertian sistem diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan erat satu dengan lainnya untuk mencapai tujuan secara bersama-sama yang melalui tiga tahapan, yaitu input, proses dan output. 2. Tujuan Sistem Tujuan sistem menurut Mulyadi (2001: 3), “Sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali terjadi atau yang secara rutin terjadi.” Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa tujuan sistem adalah untuk menangani sesuatu yang terjadi berulangkali sehingga mencapai suatu target atau sasaran akhir yang ingin dicapai. B. Informasi 1. Pengertian informasi Menurut Jogiyanto (2005:8), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

7


menerimanya”. Menurut Bodnar (2000:1), “Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat” Contoh informasi akuntansi adalah laporan keuangan. Informasi akuntansi dibutuhkan oleh pihak ekstern dan intern. Pihak ekstern mencakup investor, pemegang saham, pemerintah dan masyarakat. Pihak Intern mencakup manajer perusahaan. C. Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem Informasi Menurut

Jogiyanto (2005:1) defenisi sistem informasi adalah

sebagai berikut: Sistem informasi merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen baik manual ataupun berbasis komputer yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut. Menurut

Bodnar

(2000:4),

“Sistem

Informasi

merupakan

sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat”.

Input

Proses

Output

Gambar 1: Komponen Sistem Informasi Sumber: Diana (2011: 4) Ada perbedaan antara data dan informasi. Data adalah fakta yang dimasukkan ke dalam, disimpan, dan diproses oleh sebuah system


informasi akuntansi. Informasi adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa data adalah input bagi sebuah sistem informasi, sedangkan informasi merupakan output. D. Akuntansi 1. Pengertian Akuntansi Menurut Suwardjono (2003: 23), “Akuntansi merupakan bidang studi perekayasaan penyediaan informasi keuangan dan merupakan seperangkat pengetahuan yang menjadi bagian penting dari kehidupan bisnis.” Menurut Jusuf (2001: 4), ”Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi.” Menurut Diana (2004: 14), “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi penting sehingga memungkinkan adanya pelaksanaan dan penilaian jalannya perusahaan secara efisien.” Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak di luar perusahaan (pemegang saham, petugas pajak, investor, kreditor) yang mempunyai kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut. Bidang-bidang

akuntansi

menurut

Soemarso

(2002:

9),

“Akuntansi, auditing, akuntansi manajemen, akuntansi biaya, akuntansi


perpajakan,

sistem

informasi,

penganggaran

dan

akuntansi

pemerintahan.” E. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Diana (2011: 4), “Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.” Menurut Bodnar (2000:1), “Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang di atur untuk mengubah data menjadi informasi.” Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan proses mengumpulkan, mengolongkan, mengolah data transaksi, lalu menganalisis, dan dikomunikasikan hasilnya dalam bentuk laporan keuangan perusahaan. 2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Diana (2011: 5), Tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Mengamankan harta atau kekayaan perusahaan. 2. Menghasilkan beragam informasi untuk pengambilan keputusan. 3. Menghasilkan informasi untuk pihak eksternal. 4. Menghasilkan informasi untuk penilaian kinerja karyawan atau divisi. 5. Menyediakan data masa lalu untuk kepentingan audit. 6. Menghasilkan informasi untuk penyusunan dan evaluasi anggaran perusahaan. 7. Menghasilkan informasi yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.


F. Sistem Komputer 1. Komponen Sistem Komputer Sistem komputer terbentuk dari tiga komponen, yaitu: a. Perangkat Keras Menurut Suwardjono (2003: 207), “Perangkat keras merupakan komponen fisik sebuah komputer yang mengerjakan operasi tertentu.” Komponen fisik terdiri atas tiga alat utama, yaitu: 1) Alat Masukan Menurut Suwardjono (2003: 208), “Untuk memasukkan data yang masih berupa dokumen sumber ke dalam media masukan diperlukan kegiatan yang disebut data entry.” 2) Alat Pemrosesan Menurut Suwardjono (2003: 208), “Alat pemrosesan sering disebut dengan Central Processing Unit (CPU) dan merupakan otak komputer.” 3) Alat Keluaran Menurut Suwardjono (2003: 208), “Alat keluaran untuk menyampaikan informasi dapat berupa printer, layar monitor, atau dalam bentuk magnetik disk atau tape, disket, atau media lain yang dapat diakses oleh komputer untuk diproses lebih lanjut.” b. Perangkat Lunak Menurut Suwardjono (2003: 208), “Pengertian perangkat lunak menunjuk pada program dan alat bantu lain yang bersifat menambah


kemampuan komputer sebagai alat untuk melaksanakan tugas atau operasi tertentu.” c. Perangkat Manusia Menurut Suwardjono (2003: 209), “Perangkat manusia adalah mereka yang terlibat dalam perancangan dan pengoperasian sistem komputer untuk suatu organisasi tertentu.” 2. Perbandingan

Sistem

Akuntansi

Sistem

Manual

dengan

Sistem

Komputerisasi Tabel 1. Perbandingan Sistem Akuntansi Sistem Manual dengan Sistem Komputerisasi Sistem Akuntansi pada Sistem Akuntansi pada Sistem Manual Sistem Komputerisasi 1.Diawali dengan saldo-saldo 1.Diawali dengan saldo-saldo rekening buku besar pada rekening buku besar pada awal. awal. 2.Menganalisis dan menjurnal transaksi pada saat transaksi terjadi.

3.Posting ayat-ayat jurnal ke rekening-rekening di buku besar. 4.Menghitung saldo rekening sebelum disesuaikan untuk setiap rekening. 5.Memasukkan neraca saldo ke dalam neraca lajur dan menyelesaikan neraca lajur.

Sumber: Jusuf (2001: 440-441)

2.Menganalisa transaksi dan memasukkannya ke dalam komputer yang akan membuat jurnalnya. Jurnal tersebut dapat dicetak setiap saat diperlukan. 3.Komputer secara otomatis membukukan ayat-ayat jurnal ke buku besar. 4.Komputer secara otomatis menghitung saldo tiap rekening. 5.Komputer secara otomatis menyusun neraca saldo. Memasukkan ayat jurnal penyesuaian ke dalam komputer, sehingga tidak diperlukan neraca lajur.


Tabel 1. Perbandingan Sistem Akuntansi Sistem Manual dengan Sistem Komputerisasi (lanjutan) Sistem Akuntansi pada Sistem Manual 6.Menggunakan neraca lajur sebagai pedoman untuk: a.Menyusun laporan keuangan b.Menjurnaldan membukukan penyesuaian c.Menjurnal dan membukukan penutupan buku 7.Menyusun neraca saldo setelah penutupan buku.

Sistem Akuntansi pada Sistem Komputerisasi 6.Komputer secara otomatis menyusun laporan keuangan dan membukukan ayat-ayat jurnal penyesuaian dan jurnal penutup.

7.Komputer secara otomatis telah menyusun neraca saldo setelah penutupan buku.

Sumber: Jusuf (2001: 440-441) G. Sistem Pengendalian Intern 1.

Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001: 163), “Sistem pengendalian internal

meliputi

struktur

organisasi,

metode

dan

ukuran-ukuran

yang

dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” Menurut Mulyadi (2001: 163), “Tujuan dari pengendalian internal adalah menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi, memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi, meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan, dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.”


2.

Unsur Sistem Pengendalian Intern Unsur-unsur pokok sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 165-172) adalah sebagai berikut: a. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas Struktur organisasi merupakan rerangka pembagian tanggung jawab fungsional

kepada

unit-unit

organisasi

yang dibentuk

untuk

melaksanakan kegiatan utama organisasi. Pembagian

tanggung jawab fungsional

dalam

organisasi

ini

didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: 1) Harus dipisahkan fungsi–fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan memerlukan otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva organisasi sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melakukan pencatatan peristiwa keuangan. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.


b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup Terhadap Kekayaan, Utang Pendapatan dan Biaya Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang mempunyai wewenang untuk menyetujui adanya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Seperti telah diuraikan diatas formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang memberikan otorisasi terlaksananya transaksi organisasi. Di lain pihak formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan suatu transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi, dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. c. Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik


yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh organisasi dalam menciptakan praktik yang sehat adalah : 1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi maka pengendalian pemakaiannya dengan menggunakan nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi. 2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatankegiatan pokoknya maka akan mendorong karyawan untuk melasanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. 3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap organisasi yang terkait maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.


4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam malaksanakan tugasnya sehingga persengkongkolan diantara mereka dapat dihindari. 5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan kunci organisasi diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti jabatannya digantikan sementara oleh pejabat lain sehingga seandainya terjadi kecurangan dapat diungkap oleh pejabat yang menggantikan sementara. 6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatan akuntansinya. 7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas unsur-unsur sistem pegendalian internal yang lain d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya Struktur organisai yang baik, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat

semuanya

sangat

tergantung

kepada

manusia

yang

melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian internal tersebut diatas unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang paling penting. Jika organisasi memiliki


karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian internal yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum, dan organisasi tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas

sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Unsur Pokok Sistem pengandalian intern praktik yang sehat

karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya

Gambar 2: Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Sumber: Mulyadi (2001: 165) H. Siklus Pembelian Kegiatan pembelian terdiri dari transaksi pembelian tunai dan kredit. dalam kegiatan pembelian kredit, dimulai dari proses permintaan pembelian oleh fungsi gudang, proses order pembelian oleh bagian pembelian, proses penerimaan barang dari pemasok dan proses pencatatan utang oleh fungsi akuntansi. Kegiatan ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem informasi akuntansi pembelian secara kredit.


1. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam siklus pembelian kredit adalah sebagai berikut: a. Fungsi Gudang Menurut Mulyadi (2001: 300), “Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.” b. Fungsi Pembelian Menurut Mulyadi (2001: 300), “Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.” c. Fungsi Penerimaan Menurut Mulyadi (2001: 300), “Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.” d. Fungsi Otorisasi Menurut Diana (2011: 89), “Fungsi otorisasi diwujudkan dalam bentuk tanda tangan dalam dokumen sebagai tindakan memulai sebuah transaksi.”


e. Fungsi Pencatat Menurut Diana (2011: 89), “Fungsi pencatat bertanggung jawab menyiapkan dokumen transaksi dan juga bertanggung jawab mencatat transaksi ke dalam jurnal dan buku besar, membuat rekonsiliasi, menyusun laporan.” f. Fungsi Kas Menurut Mulyadi (2001: 514), “Fungsi kas bertanggungjawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.” 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian adalah : a. Surat Permintaan Pembelian Menurut Diana (2011: 124), “Surat permintaaan pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk merekam permintaan pembelian dari departemen yang membutuhkan kepada departemen pembelian.”


Gambar 3: Surat Permintaan Pembelian Sumber: Mulyadi (2001:304)


b. Surat Permintaan Penawaran Harga Menurut Mulyadi (2001: 305),” Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.”

Gambar 4: Surat Permintaan Penawaran Harga Sumber: Mulyadi (2001:306)


c. Surat Order Pembelian Menurut Diana (2011: 132), “ Surat order pembelian dibuat oleh bagian pembelian untuk dikirimkan ke pihak pemasok.”

Gambar 5: Surat Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2001: 88)


d. Laporan Penerimaan Barang Menurut Mulyadi (2001: 307), “Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.”

Gambar 6: Laporan Penerimaan Barang Sumber: Mulyadi (2001: 234)


e. Surat Perubahan Order Pembelian Surat perubahan order pembelian menurut Mulyadi (2001: 307) adalah sebagai berikut: Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.

Gambar 7: Surat Perubahan Order Pembelian Sumber: Mulyadi (2001: 308)


f. Bukti Kas Keluar Menurut Diana (2011: 132), “Bukti kas keluar merupakan permintaan untuk melunasi utang kepada pemasok. Bukti kas keluar dibuat oleh bagian akuntansi berdasarkan informasi dalam faktur dan surat order pembelian.”

Gambar 8: Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (2001: 309)


g. Faktur Pembelian Menurut Diana (2011: 132), “Faktur pembelian merupakan faktur yang diterima dari pemasok. Faktur ini merupakan alat bagi pemasok untuk menagih utang ke pelanggan.” 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah : a. Jurnal Pembelian Menurut Mulyadi (2001: 309), “Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan

untuk

mencatat

transaksi

pembelian

pembelian.”

Gambar 9: Jurnal Pembelian Sumber: Mulyadi (2001: 109)

adalah

jurnal


b. Kartu Utang Menurut Mulyadi (2001: 309), “Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.”

Gambar 10: Kartu Utang Sumber: Mulyadi (2001: 311) c. Kartu Persediaan Menurut Mulyadi (2001: 309), “Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.”

Gambar 11: Kartu Persediaan Sumber: Mulyadi (2001: 140)


4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2001: 301-303) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : a. Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. d. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. f. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 5. Unsur Pokok Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Pembelian Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian intern akuntansi di antaranya adalah untuk menjaga kekayaan dan kewajiban


perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Unsurunsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001: 312) adalah sebagai berikut: a. Organisasi 1) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang. 2) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi/pencatatan. 3) Fungsi penerimaan barang terpisah dari fungsi gudang. 4) Transaksi pembelian dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, dan fungsi akuntansi. b. Sistem Otorisasi 5) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang (jika barang yang dibeli masuk dalam gudang), atau fungsi pemakai barang (jika barang langsung dipakai). 6) Surat order pembelian barang diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang berwenang. 7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang berwenang. c. Prosedur Pencatatan 9) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.


10) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi. d. Praktik yang Sehat 11) Surat

permintaan

pembelian

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. 12) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. 13) Laporan

penerimaan

barang

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. 14) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. 15) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 16) Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 17) Terdapat pengecekan tehadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur itu diproses untuk dibayar.


18) Terdapat catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. 19) Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran

guna

mencegah

hilangnya

kesempatan

untuk

memperoleh potongan tunai. 20) Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. Unsur-unsur pokok pengendalian intern dalam sistem akuntansi pembelian menurut Diana (2011: 147-148) adalah sebagai berikut: 21) Data pembelian, maupun data pengeluaran kas perlu dibackup secara teratur. 22) File pembelian dan pengeluaran kas seharusnya hanya boleh diakses oleh karyawan yang berwenang. 6. Bagan Alir Dokumen Sistem Pembelian Kredit Menurut Mulyadi (2001: 57), “Bagan alir data adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.” Jadi bagan alir merupakan gambar yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol. Dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.


Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan fungsinya masing-masing: Tabel 2. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen Simbol Fungsi Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Penghubung pada halaman yang sama.

Penghubung pada halaman yang berbeda.

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual.

Arsip. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen.

Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip pemanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Sumber: Mulyadi (2001: 60-63)


Tabel 2. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (lanjutan) Simbol Fungsi Keying (typing, verifying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal. On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer) Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dlam proses pengolahan data.

ya tidak

Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.

Mulai/berakhir (terminal). Simbol untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Sumber: Mulyadi (2001: 60-63) I. Pengertian Perusahaan Jasa Perusahaan

jasa

merupakan

unit

usaha

yang

kegiatannya

memproduksi produk yang tidak berwujud (jasa) dengan maksud meraih keuntungan. Akan tetapi, perusahaan jasa juga membutuhkan produk berwujud

dalam

menyelenggarakan

kegiatan

usahanya

misalnya

perusahaan jasa kontrak pemeliharaan kilang minyak. Untuk mendukung usahanya, perusahaan membutuhkan barang-barang untuk menjalankan usahanya misalnya bahan habis pakai, alat pelindung diri, peralatan kantor, dan lain-lain.


J. Pengertian Bahan Habis Pakai Menurut Diana (2011: 122), ”Bahan habis pakai adalah barang yang dibutuhkan perusahaan untuk mendukung jalannya kegiatan usaha dan barang tersebut habis dikonsumsi dalam waktu kurang dari satu tahun.” Jadi, bahan habis pakai merupakan barang yang habis dikonsumsi dalam satu atau beberapa kali pemakaian yang umur ekonomisnya kurang dari satu tahun. Contoh bahan habis pakai antara lain: oksigen, acetylene, hose pump, anti seize compound, dan lain-lain.


BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus, yaitu penelitian terhadap sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit. Dengan demikian, kesimpulan yang diambil dari penelitian ini hanya berlaku pada perusahaan tempat dilaksanakannya penelitian. B. Lokasi dan Waktu Penelitian 1. Lokasi Penelitian Penelitian ini bertempat di PT Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. 2. Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Juni-Juli 2012. C. Subyek dan Obyek Penelitian 1. Subyek Penelitian a. Pimpinan perusahaan b. Kepala bagian gudang c. Kepala bagian akuntansi d. Kepala bagian pembelian 2. Obyek Penelitian Obyek penelitian adalah sesuatu yang menjadi pokok pembicaraan dalam penelitian. Dalam hal ini yang menjadi obyek penelitian yaitu sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit.

36


Obyek penelitian ini digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang ada. D. Data yang Diperlukan 1. Gambaran umum perusahaan, yang meliputi sejarah perusahaan, bidang usaha yang dijalankan perusahaan, visi dan misi perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi, dan deskripsi kerja. 2. Fungsi-fungsi, dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang digunakan perusahaan dalam pembelian bahan habis pakai secara kredit. 3. Prosedur permintaan pembelian bahan habis pakai secara kredit. 4. Prosedur memesan bahan habis pakai ke pemasok. 5. Prosedur penerimaan bahan habis pakai. 6. Prosedur pencatatan utang. 7. Prosedur pelunasan utang ke pemasok. 8. Pengendalian dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit. E. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik Wawancara Suatu teknik pengumpulan data dengan cara tanya jawab antara pencari informasi dengan sumber informasi. Data yang dicari adalah gambaran umum perusahaan. 2. Teknik Observasi/Pengamatan Teknik pengimpulan data dengan cara pengamatan secara langsung pada obyek penelitian dengan maksud mendapat gambaran


yang jelas mengenai penerapan sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit. 3. Teknik Kuesioner Teknik kuesioner adalah suatu teknik dengan cara memberi pertanyaan secara lisan untuk mendapat jawaban secara tulisan mengenai penerapan pengendalian dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit. 4. Teknik Dokumentasi Teknik pengumpulan data dari sumber atau data catatan atau arsip perusahaan yang berhubungan dengan obyek penelitian. F. Teknik Analisis Data Untuk menjawab rumusan masalah pertama, yaitu Bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri yakni dengan cara: 1. Mendeskripsikan kegiatan pokok pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. 2. Mendeskripsikan fungsi-fungsi yang terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. 3. Mendeskripsikan dokumen-dokumen yang digunakan terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri.


4. Mendeskripsikan catatan-catatan akuntansi yang digunakan terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. 5. Mendeskripsikan jaringan prosedur yang membentuk siklus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. 6. Mendeskripsikan bagan alir dokumen siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. 7. Mendeskripsikan unsur sistem pengendalian intern terkait sistem pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri. Untuk menjawab rumusan masalah kedua, yaitu apakah sistem pengendalian intern dalam sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori, yakni dengan cara: 1. Membandingkan fungsi-fungsi yang terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan teori. 2. Membandingkan dokumen-dokumen yang digunakan terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan teori.


3. Membandingkan catatan-catatan akuntansi yang digunakan terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan teori.. 4. Membandingkan jaringan prosedur yang membentuk sistem terkait siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan teori. 5. Membandingkan unsur sistem pengendalian intern terkait sistem pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan teori.


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah dan Perkembangan PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri Pada awal tahun 1979, pertumbuhan industri di Indonesia sangat pesat. Perusahaan yang khusus memberikan jasa pemeliharaan untuk industri kilang dan pabrik pada saat itu belum ada, maka dibentuklah perusahaan

dengan

nama

PT.

Mesitechmitra

Purnabangun.

PT.

Mesitechmitra Purnabangun merupakan sebuah perusahaan kontrak swasta yang bergerak di bidang jasa pemeliharaan kilang atau pabrik. Pada tahun 1989, PT. Mesitechmitra Purnabangun memulai usahanya. Klien pertama PT. Mesitechmitra Purnabangun adalah PT. Arun NGL. PT. Mesitechmitra Purnabangun memberikan jasanya selama lima tahun. Klien kedua PT. Mesitechmitra Purnabangun adalah PT. Chandra Asri Chemical Center yang merupakan pabrik kimia terbesar di Asia. PT. Mesitechmitra Purnabangun memberikan jasa pemeliharaan yang meliputi perawatan rutin harian dan perawatan tahunan. Perkembangan lebih lanjut adalah PT. Mesitechmitra Purnabangun membuka tiga cabang perusahaan. Tiga cabang perusahaan tersebut berada di provinsi Papua, Sumatera Selatan dan Riau. PT. Mesitechmitra Purnabangun membuka cabang di Riau pada awal tahun 2004. PT. Mesitechmitra Purnabangun membuka cabang di provinsi Riau tepatnya di kota Duri. Kota Duri merupakan salah satu kota penghasil minyak bumi 41


dan gas alam terbesar di Indonesia. Pertambangan Minyak bumi dan gas alam di kota Duri dikuasai oleh perusahaan asing dari Amerika Serikat, yaitu PT. Chevron Pasific Indonesia. Pada tahun 2004, PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri langsung melakukan kerjasama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia untuk menyediakan jasa-jasa pendukung operasi dan pemeliharaan fasilitas produksi di Bekasap dan Drilling. Kontrak kerjasama itu berdurasi dua tahun, dengan nilai kontrak Rp. 62.367.600.000,00. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri bekerja keras untuk memberikan jasa terbaik untuk memuaskan PT. Chevron Pasific Indonesia. Oleh karena itu, PT. Chevron Pasific Indonesia masih melakukan kerjasama hingga kini walaupun dengan proyek-proyek yang berbeda. B. Bidang Usaha PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri PT.

Mesitechmitra

Purnabangun

cabang

Duri

merupakan

perusahaan yang bergerak di bidang jasa perawatan fasilitas produksi dan pendukungnya. Saat ini, ada tiga proyek yang dijalankan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri yang bekerja sama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia, yaitu: 1. WTP (Water Treatment Plan) WTP (Water Treatment Plan) merupakan proyek perusahaan yang bekerja sama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia dengan durasi kontrak tiga tahun. Proyek ini merupakan proyek penyaringan air yang digunakan oleh PT. Chevron Pasific Indonesia untuk media pengeboran


minyak bumi. Pada proyek ini, PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menyaring air sisa yang digunakan sebagai media pengeboran minyak bumi untuk mendapatkan kandungan minyak bumi yang tercampur dengan air tersebut. 2. Steam Rate Measurement Steam Rate Measurement merupakan proyek yang bekerja sama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia dengan durasi kontrak dua tahun.. Proyek ini merupakan proyek pengaturan dan pengukuran uap pada sumur pengeboran minyak bumi yang dimiliki oleh PT. Chevron Pasific Indonesia. 3. Building Maintenance Building Maintenance merupakan proyek yang bekerja sama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia dengan durasi kontrak enam bulan. Proyek ini merupakan proyek pemeliharaan dan perbaikan perumahan milik PT. Chevron Pasific Indonesia. Daftar-daftar proyek yang dilaksanakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri berkerjasama dengan PT. Chevron Pasific Indonesia adalah sebagai berikut: Tabel 3. Daftar-daftar proyek yang dilaksanakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Periode Proyek Nilai Kontrak Kontrak 2005-2007 Perbaikan, Pengetesan dan Rp 3.154.000.000,00 Inspeksi Katup Pengaman Bertekanan Sumber: PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri-Riau


Tabel 3. Daftar-daftar proyek yang dilaksanakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri (lanjutan) Periode Proyek Nilai Kontrak Kontrak 2005-2007 Manual Well Test Rp 6.899.890.000,00 2006-2007

Jasa-jasa Operasi Rp 38.811.445.000,00 Pemeliharaan dan Fasilitas Penunjang Produksi di SLN, Drilling dan MSS 2006-2006 Addendum Jasa-jasa Rp 6.249.924.000,00 Pendukung Operasi dan Pemeliharaan Fasilitas Produksi di Bekasap dan Drilling 2006-2006 Addendum Jasa-jasa Rp 9.449.039.000,00 Pendukung Operasi dan Pemeliharaan Fasilitas Produksi di Bekasap dan Drilling 2007-2007 Jasa-jasa Operasi Rp 16.154.000.000,00 Pemeliharaan dan Fasilitas Penunjang di Drilling (4872-OK) 2007-2010 Jasa-jasa Operasi Rp 2.832.328.000,00 Pemeliharaan dan Fasilitas Penunjang di Drilling No. 10501-OK 2008-2009 Water Treating Plan USD 18,930 Equipment Meintenance Services No. 10068-OK 2008-2009 Integrated Maintenance Rp 7.228.678.000,00 Services Contract for FOM HCT (Fasilities Owner Maintenance HydroCarbon Transport) No. 22572-OK dan Add. No. C676710 Sumber: PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri-Riau


C. Visi dan Misi PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri 1. Visi Perusahaan Menjadi mitra handal dan terpercaya bagi lingkungan industri di bidang jasa pendukung operasi dan pemeliharaan kilang, pabrik dan fasilitas produksi. 2. Misi Perusahaan a. Memberikan prioritas yang tinggi dalam menjalankan jasa perawatan sesuai dengan persyaratan pelanggan. b. Memastikan bahwa seluruh stakeholder mendapat manfaat sesuai dengan keberhasilan yang telah dicapai. c. Meningkatkan standar mutu pada semua bagian operasi perusahaan. d. Mengembangkan organisasi industri perawatan yang berskala nasional dan internasional. e. Melindungi karyawan bekerja dengan sehat, aman dan peduli terhadap lingkungan. Meyakinkan pemberi tugas bahwa perusahaan kita mampu bekerja secara profesional. f. Menumbuhkan hubungan baik secara kemitraan dengan pemberi tugas dan mitra kerja (pemasok). 3. Kebijakan Mutu Perusahaan a. Mengembangkan market dan meningkatkan daya saing di regional yang potensial. b. Melaksanakan jasa pemeliharaan secara professional.


c. Menetapkan, memelihara, dan meningkatkan sumber daya yang memadai untuk operasional perusahaan. d. Pengendalian internal perusahaan ditingkatkan. e. HSE (Health, Savety, and Environment) merupakan komponen dasar dari bisnis perusahaan. 4. Sasaran Mutu Perusahaan a. Pertumbuhan marketing pada tahun 2011 adalah 10%. b. Kompetensi karyawan yang memadai telah terselesaikan. c. Performa HSE (Health, Savety, and Environment) tahun 2011 adalah tidak ada catatan kecelakaan kerja. d. Pelaksanaan operasi proyek sesuai dengan persyaratan pelanggan. e. Meningkatkan kepedulian lingkungan kepada seluruh karyawan. D. Lokasi Kantor PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri terletak di Jalan Anyelir nomor 7 Duri, Riau. Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan lokasi PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: 1. Harga Sewa Kantor Perusahaan membutuhkan bangunan kantor yang luas dan murah untuk menjalankan aktifitasnya. Oleh karena itu, perusahaan memilih lokasi kantor di pinggiran kota yang harga sewa bangunannya masih cukup murah sehingga dapat menghemat biaya sewa kantor.


2. Lingkungan Kantor Lingkungan di sekitar kantor dekat dengan PT. Chevron Pasifik Indonesia yang merupakan partner kerja perusahaan. Hal ini memudahkan perusahaan untuk mendapatkan informasi tentang proyek baru yang dibutuhkan PT. Chevron Pasifik Indonesia. 3. Fasilitas Air, Listrik, dan Telephone Fasilitas air, listrik, dan telephone di lokasi kantor sangat memadai untuk menunjang operasional perusahaan. E. Struktur Organisasi PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri Struktur organisasi yang berlaku di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sesuai dengan keputusan direktur utama PT. Mesitechmitra Purnabangun pusat Jakarta yang ditetapkan pada tanggal 2 Februari 2012. Strukur organisasi PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut:


Gambar 12: Struktur Organisasi Sumber: PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri-Riau


Gambar 12: Struktur Organisasi (lanjutan) Sumber: PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri-Riau


Gambar 12: Struktur Organisasi (lanjutan) Sumber: PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri-Riau


Penjelasan mengenai tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan Perusahaan Tugas pimpinan perusahaan adalah: a. Mengotorisasi dan mengawasi dokumen-dokumen yang mendukung jalannya perusahaan. b. Menerapkan management mutu serta peduli terhadap keselamatan, kesehatan dan lingkungan. 2. Bagian Internal Audit Tugas bagian internal audit adalah: a. Memberi

informasi

kepada

manajemen

yang

berguna

untuk

pengambilan keputusan yang berkaitan dengan efektifitas perusahaan. b. Melakukan inspeksi terhadap fungsi-fungsi yang terdapat di perusahaan. 3. Bagian Regional Division Head Tugas bagian regional division head adalah: a. Mengotorisasi dan mengawasi laporan bulanan dari masing-masing proyek dan memberikan catatan atas penyimpangan yang terjadi. b. Membuat laporan rutin secara berkala (bulanan) kepada direktur utama. c. Berkomunikasi dengan bagian terkait lainnya di lingkungan perusahaan secara komunikatif untuk kelancaran pekerjaan. d. Menerapkan management mutu serta peduli terhadap keselamatan, kesehatan dan lingkungan.


4. Bagian Deputy of Regional Division Tugas bagian deputy of regional division adalah: a. Mengawasi dan memberi otorisasi dalam pembelian serta pengadaan barang untuk keperluan proyek sesuai spesifikasinya. b. Melakukan internal audit pada proyek yang sedang dilaksanakan dan meminta akses ke setiap bagian yang terkait. c. Menerapkan manajemen mutu serta peduli terhadap keselamatan, kesehatan dan lingkungan. 5. Bagian Project and Data Control Tugas bagian project and data control adalah: a. Melakukan pemantauan terhadap harga serta jumlah penggunaan atas bahan

habis

pakai,

peralatan

dan

alat

pelindung

diri

yang

didistribusikan ke seluruh proyek berdasarkan permintaan dan kebutuhan. b. Menganalisis laporan progress bulanan yang dibuat oleh site manager, serta

memberikan

saran

perbaikan

jika

ditemukan

penyimpangan/ketidaksesuaian terhadap rencana yang telah disetujui kepada site manajer. c. Membuat laporan bulanan untuk seluruh proyek devisi regional Riau. 6. Bagian Accounting Tugas bagian accounting adalah: a. Memeriksa dokumen transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan.


b. Menginput faktur dari pemasok setiap ada transaksi pembelian ke aplikasi komputer (alfa currency 2005), untuk diinformasikan ke kantor pusat. c. Mengirimkan dokumen-dokumen bukti pembelian yang terjadi di perusahaan ke kantor pusat. 7. Bagian Finance Tugas bagian finance adalah a. Berkoordinasi dengan bagian keuangan kantor pusat dalam hal transfer dana proyek ke lapangan. b. Berkoordinasi dengan purchasing, HRD, dan general affair untuk pengaturan kebutuhan dana dan alokasi pembayaran. c. Memproses pelunasan utang ke pemasok melalui bank. 8. Bagian Project Support Manager Tugas bagian project support manager adalah: a. Memantau dan melakukan pengawasan terhadap program kerja semua proyek dengan mengacu kepada PEP (Project Execution Plan) yang disahkan oleh BOD (Board Of Director). b. Berkomunikasi dengan bagian terkait lainnya di lingkungan perusahaan secara komunikatif untuk kelancaran pekerjaan. c. Menghadiri rapat koordinasi dengan proyek dan rapat koordinasi dengan pelanggan. d. Menerapkan manajemen mutu serta peduli terhadap keselamatan, kesehatan dan lingkungan.


e. Membuat laporan rutin secara berkala (bulanan) kepada regional division head. f. Mengotorisasi dan mengawasi setiap pengeluaran rutin dari semua proyek dan pengawasan harga berdasarkan kontrak kesepakatan dengan pemasok. 9. Bagian Site Manager Tugas bagian site manager adalah: a. Dengan pengarahan dari project manager support, membuat dan menyiapkan PEP (Project Execution Plan). b. Membuat, mengontrol, mengendalikan sasaran mutu dan target finansial dari proyek yang dikelolanya. c. Membuat, menetapkan dan mengendalikan mekanisme kerja di proyek. d. Mengontrol asset perusahaan berupa bahan habis pakai, peralatan dan kendaraan yang menjadi persyaratan kontrak. e. Bertangung jawab dalam hal inspeksi bahan habis pakai, peralatan dan kendaraan pada waktu inspeksi bersama dengan pelanggan. f. Memantau, mengawasi dan mendorong percepatan invoicing. g. Menghadiri rapat-rapat koordinasi dengan pelanggan dan undangan lainnya yang terkait dengan proyek. h. Membuat laporan rutin secara berkala (bulanan) kepada project support manager. i. Membuat laporan penutupan proyek pada akhir Proyek.


10.Bagian Purchasing Tugas bagian purchasing adalah: a. Melakukan pengadaan atau membeli bahan habis pakai dan peralatan yang merupakan permintaan dari masing-masing proyek dengan persetujuan dari deputy of regional division. b. Mempelajari dan mencari peluang terhadap harga termurah dengan tidak mengabaikan kualitas bahan habis pakai yang di butuhkan setiap proyek. c. Membuat laporan rutin secara berkala (bulanan) terhadap kuantitas pemakaian bahan habis pakai serta perkembangan harga kepada project support manager. d. Menyimpan copy seluruh data pembelian barang. e. Melakukan seleksi terhadap pemasok untuk pengadaan barang. 11.Bagian General Affair Tugas bagian general affair adalah: a. Memantau dan mengawasi laporan harian dan mingguan untuk distribusi dan status bahan habis pakai, peralatan dan asset lainnya dari bagian gudang dan dari masing-masing proyek dengan pengarahan dari project support manager. b. Membuat perencanaan maintenance kendaraan dan equipment lainnya dan membuat laporan rutin secara berkala kepada project support manager.


c. Menyimpan copy seluruh data bahan habis pakai, peralatan dan asset lainnya untuk wilayah cabang Duri. d. Mengawasi seluruh asset perusahaan di wilayah cabang Duri. e. Meminta data pendistribusian bahan habis pakai, peralatan dan asset lainnya beserta kelengkapannya kepada bagian gudang dan masingmasing proyek. 12.Bagian HRD Administrator Tugas bagian HRD administrator adalah: a. Mempersiapkan kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan persyaratan kontrak kerja baik jumlah dan klasifikasinya. b. Membuat program pelatihan bagi karyawan yang disesuaikan dengan kebutuhan lapangan. c. Membuat dan merencanakan serta mengontrol hak cuti karyawan, penggajian, tunjangan hari raya, pesangon karyawan berdasarkan kebijakan perusahaan. d. Mendaftarkan, melaporkan keluar dan masuknya karyawan ke Disnaker dan Jamsostek. e. Mendokumentasikan dan menyimpan data-data kepegawaian secara menyeluruh staff dan proyek. 13.Bagian Material yang meminta barang Tugas bagian material yang meminta barang adalah: a. Memesan barang yang sudah habis di gudang, dengan membuat surat permintaan barang yang harus diotorisasi oleh fungsi site manager,


fungsi project and data control, fungsi general affair dan fungsi deputy of regional division. b.Mengawasi dan mengontrol barang yang ada di gudang. 14.Bagian Material yang menerima barang Tugas bagian material yang menerima barang adalah: a. Menerima dan memeriksa kualitas & kuantitas barang dari pemasok. b. Berkoordinasi dengan bagian general affair dalam mencatat persediaan barang digudang. A.

Personalia PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri Karyawan merupakan sumber daya manusia yang bekerja pada perusahaan

untuk

menjalankan

proses

operasional

perusahaan.

PT.

Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri memiliki 239 karyawan, karyawan ini dibagi menjadi beberapa bagian atau proyek yaitu 18 orang bekerja di kantor, 74 orang bekerja di proyek WTP, 20 orang bekerja di proyek steam rate measurement, 126 orang bekerja di proyek building maintenace. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri mengelompokkan karyawan yang bekerja atas dua status, yaitu: 1. Karyawan Tetap Karyawan tetap adalah karyawan yang telah melewati masa percobaan yang dilaksanakan paling lama tiga bulan. Karyawan tetap pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri ada tiga orang yang terdiri dari satu orang regional devision head, satu orang deputy of regional division, dan satu orang project support manager.


2. Karyawan Tidak Tetap Karyawan tidak tetap adalah karyawan yang melakukan pekerjaan selama jangka waktu tertentu dan didasarkan pada perjanjian kerja untuk kurun waktu tertentu yang di buat karyawan yang bersangkutan dengan perusahaan. Karyawan tidak tetap pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri ada 236 orang. Karyawan tidak tetap diikat dengan kontrak. Untuk karyawan yang bekerja di kantor memiliki durasi kontrak satu tahun, dan untuk karyawan yang bekerja di suatu proyek tergantung pada durasi kontrak proyek tersebut. Penerimaan calon karyawan dilaksanakan tersendiri oleh pimpinan cabang dengan memperhatikan intruksi kerja yang berlaku. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri berhak untuk memutasi karyawan dari satu jabatan ke jabatan lainnya maupun dari satu lokasi ke lokasi lainnya karena beberapa faktor, yaitu: 1. Bertambahnya bobot kerja di kantor cabang atau unit kerja atau proyek lainnya. 2. Berkurangnya bobot kerja bagi karyawan yang bersangkutan atau karena adanya pengembangan usaha. 3. Atas nasehat dokter atau pakar lainnya yang relevan bahwa karyawan yang bersangkutan tidak memungkinkan untuk bekerja pada tugas/jabatannya. 4. Atas kebijakan Pempinan perusahaan karena alasan tertentu. Batas usia pensiun adalah lima puluh enam tahun, namun bila karyawan tersebut dipandang masih dibutuhkan, perusahaan dapat


memperpanjang hingga usia pensiun lima puluh delapan tahun. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri juga mewajibkan karyawan untuk mengikuti pelatihan yang telah diprogramkan perusahaan dan perusahaan wajib membayar penuh kepada karyawan yang mengikuti pelatihan. Waktu kerja pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah tujuh atau delapan jam perhari. Sedangkan untuk jam istirahat dapat diatur sendiri sesuai dengan kondisi di setiap kantor cabang. Hari kerja berlangsung dari hari senin sampai hari jumat. Karyawan yang melaksanakan pekerjaan lebih dari delapan jam per, akan dihitung sebagai jam kerja lembur dan karyawan tersebut akan diberikan upah lembur. B. Bahan habis pakai yang Dibutuhkan PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri Contoh bahan habis pakai yang dibutuhkan PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: 1.

Anti seize compound

2.

Stainless steel wire for Strainer

3.

Stainless steel clamp for strainers

4.

Stainless steel clamp for strainers size 40-60 mm

5.

Stainless steel clamp for strainers size 78-102 mm

6.

Teflon tape

7.

Yellow tape

8.

Wire brush

9.

Hand brush


10.

Silicon Seal

11.

Kuas Cat

12.

Hand soap

13.

4 WD Paretrant / WD 40

14.

Uniform

15.

Wear Pack for working inside pressure vessel

16.

Kain Lap,pel

17.

Detergen

18.

Battery Type D

19.

Battery Accu Type GS 70 A

20.

Bola Lampu

21.

Cat Minyak

22.

Cat Pilox

23.

Elbow 6"

24.

Flash Light

25.

Galon Air

26.

Heavy duty clamp 2", 1"

27.

Kawat Brush

28.

Kawat Scaffolding

29.

Karet Pel

30.

Karpet plastik 6x8 meter

31.

Kikir Gergaji kayu

32.

Gergaji kayu


33.

Lampu Neon 110 volt MAXLIGHT

34.

Lotto

35.

Measuring tape 3 meter

36.

Pad lock, 50mm, 40mm

37.

Paint Brush 2", 3"

38.

Permatex

39.

Pipa paralon 6"

40.

Plastik Tape

41.

Plug 3/4"

42.

Round Up

43.

Rubber Tape

44.

Electrical Tape

45.

Hex bolt 3/8" c/w ring, nuts

46.

Hex bolt 3/4" x 1-1/2" Stainless stell

47.

Stud bolt 3/4''x4''

48.

Plug 220 volt (Hubel)

49.

Receptacle 220 volt hubel

50.

Terminal stackon 14 awg

51.

Jerigen

52.

Scrapper 4"

53.

Semen

54.

Tempat cat/Bak cat

55.

Terminator


56.

Terpal biru ukuran 8x12 meter

57.

Welding Umbrela

58.

Wipping rags

59.

White board 1.5 meter x 1 meter

60.

Wire lock

61.

Papan Scafolding

62.

Calibration T-40

63.

Solvent

64.

Lem silicon

65.

Hose Pump

66.

Gasket requirement per unit Water Softener at CGS 1,3,5 (Gasket Graphite, Non Swelling Ring, Type #150, thick 1/16", ASTM F104P1161A ASA STD B16-21, Mfr 3-Star 5072, Valqua 930, Tombo 1920 or INGI CSS 300

67.

Gasket requirement per unit Water Softener at CGS 10 (Spiral wound gasket ANSI #150, W/CS Outer Ring, 304 SS, Winding Graphite, API 601, Flexitallic, 3-Star, Valgua, Tombo or INGI)

68.

Gasket requirement per unit ORF Vertical at CGS 1,3,5 (Gasket Graphite, Non Swelling Ring Type #150, thick 1/16" ASTM F104P-1161A ASA STD B16-21, Mfr 3-Star 5072, Valqua 930, Tombo 1920 or INGI CSS 300)

69.

Gasket requirement per unit ORF Horizontal at CGS 1,3,5 (Gasket Graphite, Non Swelling Ring Type #150, thick 1/16" ASTM F104P-1161A


ASA STD B16-21, Mfr 3-Star 5072, Valqua 930, Tombo 1920 or INGI CSS 300) 70.

Gasket requirement per unit MFU at CGS 1,3,5,10 (Spiral wound gasket ANSI #150, W/CS Outer Ring, 304 SS, Winding Graphite, API 601, Flexitallic, 3-Star, Valgua, Tombo or INGI)

71.

Gasket Spesification requirement is Gasket Graphite, Non Swelling Ring Type #150, thick 1/16" ASTM F104P-1161A ASA STD B16-21, Mfr 3-Star 5072, Valqua 930, Tombo 1920 or INGI CSS 300


8. Unsur Pengendalian Intern Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri Unsur pengendalian intern siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: a. Organisasi Dalam struktur organisasi sistem akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit, PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah memiliki pembagian tugas yang tegas antara fungsi gudang, fungsi operasi, fungsi otorisasi, fungsi kas dan fungsi pencatatan. 1) Fungsi Pembelian Terpisah dari Fungsi Penerimaan Barang Pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, fungsi pembelian bertanggung jawab melakukan pembelian yang dimulai dari menerima surat permintaan barang dari fungsi gudang yang menjadi dasar dalam membuat surat order pembelian untuk dikirim kepada pemasok. Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian purchasing. Sedangkan fungsi penerima barang bertanggung jawab menerima barang dan memeriksa kuantitas serta kualitas barang beserta surat pengantar barang dari pemasok dan faktur pembelian dari pemasok. Fungsi penerima barang dilakukan oleh bagian purchasing bersamaan dengan bagian material yang menerima barang.


direksi PT. Mesitechmitra Purnabangun

pusat di Jakarta untuk

meminimalkan kecurangan yang terjadi di setiap kantor cabang. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri memesan bahan habis pakai yang diperlukan di setiap proyek ke pemasok. Setelah barang sampai ke gudang proyek, perusahaan akan memasukkan data dari faktur pembelian, surat order pembelian dan bukti pengiriman dan penerimaan barang ke dalam aplikasi computer (alfa currency 2005) yang secara otomatis akan menghasilkan jurnal pembelian dan kartu utang. Hasil tersebut akan terkirim secara otomatis ke aplikasi komputer (alfa currency 2005) pusat di Jakarta. Setelah itu, PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri akan mengirimkan faktur pembelian, surat order pembelian dan bukti pengiriman dan penerimaan barang ke kantor pusat di Jakarta melalui paket pos sekali dalam satu bulan sebagai bukti fisik. PT. Mesitechmitra Purnabangun pusat di Jakarta akan membandingkan kartu utang yang telah ter-input dalam aplikasi komputer dengan dokumen-dokumen pembelian yang sudah sampai di kantor pusat. Bila sudah cocok dan tidak ada kekeliruan, maka PT. Mesitechmitra Purnabangun pusat di Jakarta akan langsung melunasi utang PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri ke pemasok melalui bank.


2. Fungsi yang Terkait dalam Siklus Pembelian Bahan Habis Pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Fungsi yang terkait dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: a. Fungsi Gudang Fungsi gudang pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri ada di setiap lokasi proyek. Fungsi ini dilakukan oleh bagian material khusus meminta barang yang bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian barang kepada fungsi purchasing ketika bahan habis pakai di gudang proyek menunjukkan jumlah pemesanan kembali. b. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh bagian purchasing. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari informasi mengenai pemasok-pemasok mana saja yang dipilih dalam pengadaan barang, harga barang-barang yang dibutuhkan perusahaan, dan juga membuat surat order pembelian sesuai dengan yang tercantum dalam surat permintaan barang yang akan dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Bagian purchasing juga bertanggung jawab melakukan retur pembelian ke pemasok, jika ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan dan juga rusak.


c. Fungsi Penerimaan Barang Fungsi penerimaan barang pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh bagian purchasing dan bagian material khusus menerima barang. Fungsi ini bertanggung jawab mengecek kualitas dan kuantitas barang yang dikirim pemasok ke perusahaan. d. Fungsi Otorisasi Fungsi otorisasi pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh: 1) Pimpinan perusahaan bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar yang digunakan untuk bukti pelunasan utang ke pemasok. 2) Bagian internal auditor bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar yang dibuat oleh bagian accounting pusat Jakarta. 3) Bagian finance bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar yang dibuat oleh bagian accounting pusat Jakarta jika bagian finance sudah melunasi utang ke pemasok. 4) Bagian accounting pusat Jakarta bertanggung jawab mengotorisasi bukti kas keluar yang dibuat untuk memproses pelunasan utang. 5) Bagian accounting cabang Duri bertanggung jawab mengotorisasi faktur pembelian dari pemasok. 6) Bagian site manager bertanggung jawab mengotorisasi surat permintaan barang yang dibuat oleh bagian material yang meminta barang.


7) Bagian deputy of regional division bertanggung jawab mengotorisasi surat permintaan barang dan surat order pembelian. 8) Bagian project and data control bertanggung jawab mengotorisasi surat permintaan barang dari bagian material yang meminta barang. 9) Bagian purchasing bertanggung jawab mengotorisasi surat order pembelian dan bukti penerimaan atau pengiriman barang. 10) Bagian material yang menerima barang bertanggung jawab mengotorisasi bukti penerimaan atau pengiriman barang. e. Fungsi Pencatat Fungsi pencatat pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh: 1) Bagian accounting cabang di Duri yang bertanggung jawab memasukkan data pembelian kredit ke dalam aplikasi komputer (alfa currency 2005). 2) Bagian

accounting

pusat

Jakarta

yang

bertanggung jawab

memasukkan data pelunasan utang ke dalam aplikasi komputer (alfa currency 2005). 3) Bagian general affair bertanggung jawab mencatat bahan habis pakai yang masuk dan keluar dalam gudang proyek perusahaan. f. Fungsi Kas Fungsi kas pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dilakukan oleh bagian finance dikantor pusat Jakarta. Fungsi ini bertanggung jawab memproses pelunasan utang ke pemasok.


3. Dokumen yang Digunakan dalam Siklus Pembelian Bahan habis pakai secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Dokumen yang digunakan dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: a. Surat Permintaan Barang Gambar surat permintaan barang dapat dilihat pada lampiran 1. Dokumen ini merupakan dokumen yang diisi oleh bagian material khusus

meminta

barang

untuk

meminta

bagian

purchasing

melakukan pembelian barang dengan jenis, spesifikasi dan jumlah barang. Surat permintaan barang yang asli pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri ditujukan untuk bagian purchasing. Dokumen tersebut harus diotorisasi terlebih dahulu sebelum diberikan ke bagian purchasing. Dokumen tersebut diotorisasi oleh bagian site manager. Kemudian, dokumen ini juga harus diverifikasi oleh bagian project and data control. Bagian project and data control melakukan analisa operasional apakah barang-barang itu sangat dibutuhkan untuk menunjang jalannya proyek atau tidak. Kemudian, dokumen ini juga harus di cek kembali oleh bagian general affair. Bagian general affair mengecek kembali barang di gudang proyek dengan menggunakan formulir pemeriksaan permintaan barang. Jika sudah mencapai titik pemesanan kembali surat permintaan barang akan diberikan kepada bagian deputy of regional division untuk


diotorisasi. Setelah diotorisasi, surat permintaan barang tersebut sudah dapat diajukan ke bagian purchasing untuk dibuat surat order pembelian. Sebelum dikirim ke bagian purchasing, surat tersebut akan digandakan (fotocopy) sebanyak 2 (dua) lembar yang kemudian dibagikan kepada: 1) Bagian

accounting

di

kantor

cabang

Duri,

sebagai

bukti

pemberitahuan bahwa bagian material ada yang meminta pembelian barang. 2) Bagian material yang memesan barang, untuk diarsipkan secara sementara berdasarkan urutan tanggal. Sedangkan, surat permintaan barang yang asli akan di serahkan kepada bagian purchasing, untuk dibuat surat order pembelian. b. Surat Permintaan Penawaran Harga Gambar surat permintaan penawaran harga dapat dilihat pada lampiran 3. Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing dan digunakan untuk meminta penawaran harga barang dari pemasok. Dokumen ini berisi jenis, spesifikasi, kuantitas barang yang diminta kepada perusahaan pemasok. Dokumen ini juga disertai keterangan tentang waktu pengiriman yang diminta oleh perusahaan kepada pemasok. Perusahaan menggunakan dokumen ini dalam pengadaan bahan habis pakai yang bersifat berulangkali terjadi dengan jumlah pengeluaran kas di bawah lima puluh juta rupiah.


c. Surat Order Pembelian Gambar surat order pembelian dapat dilihat pada lampiran 5. Pada lampiran 5, surat order pembelian ini digunakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun pusat Jakarta. Dokumen ini dibuat oleh bagian procurement dan harus diotorisasi oleh bagian procurement dan bagian director. Dokumen ini juga harus diperiksa oleh bagian project control pusat Jakarta. Setelah diperiksa dan diotorisasi, surat order pembelian tersebut langsung dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Setelah mendapat otorisasi oleh pemasok, surat order pembelian ini dikirim kembali ke perusahaan. Surat ini kemudian digandakan (fotocopy) sebanyak satu lembar. Surat order pembelian yang asli nantinya akan diberikan ke bagian accounting pusat Jakarta bersamaan dengan dokumen-dokumen pembelian lainnya setelah bahan habis pakai sudah sampai di perusahaan. Copy surat order pembelian akan diarsipkan oleh bagian procurement sebagai bukti transaksi pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang sudah dipilih. Sedangkan, surat order pembelian yang digunakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dibuat oleh bagian purchasing dan harus diotorisasi oleh bagian purchasing dan bagian deputy of regional division. Dokumen ini juga harus diperiksa oleh bagian project and data control cabang Duri. Setelah diperiksa dan diotorisasi, surat order pembelian tersebut langsung dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Setelah mendapat


otorisasi oleh pemasok, surat order pembelian ini dikirim kembali ke perusahaan. Surat ini kemudian digandakan (fotocopy) sebanyak satu lembar. Surat order pembelian yang asli nantinya akan diberikan ke bagian accounting bersamaan dengan dokumen-dokumen pembelian lainnya setelah bahan habis pakai sudah sampai di perusahaan. Copy surat order pembelian akan diarsipkan oleh bagian purchasing sebagai bukti transaksi pembelian. d. Surat Perubahan Order Pembelian Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing jika ada perubahan jumlah dan spesifikasi barang yang dipesan ke pemasok. Dokumen ini jarang sekali digunakan oleh perusahaan. e. Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang Gambar bukti pengiriman dan penerimaan barang dapat dilihat pada lampiran 7. Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing setelah barang dari pemasok sudah sampai di perusahaan. Dokumen ini harus diotorisasi oleh bagian puchasing, pemasok, dan bagian material yang menerima barang. Setelah diotorisasi, dokumen ini digandakan (fotocopy) sebanyak dua lembar. Lembar aslinya akan diberikan kepada bagian accounting bersamaan dengan surat order pembelian. Lembar copy akan dibawa oleh bagian material yang menerima barang sebagai bukti bahwa barang sudah dibawa oleh bagian material yang menerima barang. Lembar copy yang lain akan diberikan ke bagian general affair


sebagai dasar pencatatan persediaan bahan habis pakai yang ada di gudang proyek. f. Faktur Pembelian Gambar faktur pembelian dapat dilihat pada lampiran 8. Dokumen ini berasal dari pemasok yang berisi informasi mengenai jumlah total harga yang harus dilunasi perusahaan. Dokumen ini harus diserahkan ke bagian accounting di cabang Duri bersama dengan surat order pembelian dan bukti pengiriman dan penerimaan barang. Faktur pembelian harus diotorisasi oleh fungsi accounting, jika sudah sesuai dengan surat permintaan barang, surat order pembelian dan bukti pengiriman dan penerimaan barang. Di dalam dokumen ini juga tercantum nomor rekening pemasok yang digunakan untuk mengirim pelunasan utang dari perusahaan pusat di Jakarta. g. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh bagian accounting pusat di Jakarta. Dokumen ini merupakan dokumen permintaan untuk melunasi utang kepada pemasok.dokumen ini diberikan kepada audit internal, pimpinan perusahaan, dan bagian finance untuk diotorisasi dilampiri surat order pembelian, faktur pembelian, dan bukti pengiriman dan penerimaan barang.


5. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah: a. Jurnal Pembelian PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menggunakan aplikasi komputer (alfa currency 2005) dalam mencatat setiap transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan. Aplikasi komputer (alfa currency 2005) ini secara otomatis akan menghasilkan jurnal pembelian. b. Kartu Utang PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menggunakan aplikasi komputer (alfa currency 2005) dalam mencatat setiap transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan. Aplikasi komputer (alfa currency 2005) ini secara otomatis akan menghasilkan kartu utang. c. Data Stock Barang PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menggunakan aplikasi komputer (microsoft excel 2007) dalam mencatat stock barang yang ada di perusahaan. Bagian material yang menerima barang dan bagian general affair menggunakan microsoft excel 2007 untuk mencatat jumlah barang yang masuk maupun keluar. Bila


jumlah barang menunjukkan batas minimum, maka hal ini dapat digunakan sebagai dasar untuk mengajukan permintaan pembelian bahan habis pakai. Data stock barang akan disimpan dalam memori komputer, dan bila diperlukan data stock barang dapat dicetak dengan menggunakan printer. d. Formulir Pemeriksaan Permintaan Barang Gambar formulir pemeriksaan permintaan barang dapat dilihat pada lampiran 2. Formulir pemeriksaan permintaan barang ini dibuat oleh bagian general affair secara manual untuk memeriksa bahan habis pakai yang ada di gudang proyek perusahaan. Catatan ini akan diberikan kepada bagian project and data control sebagai bukti ada permintaan pembelian bahan habis pakai. 6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri. Jaringan prosedur yang membentuk siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: a. Prosedur Permintaan Pembelian Dalam prosedur ini, bagian material yang meminta barang mengajukan permintaan pembelian dalam surat permintaan barang kepada bagian purchasing. Bagian material yang meminta barang membuat surat permintaan pembelian yang ditujukan untuk bagian purchasing. Dokumen ini diotorisasi oleh bagian site manager.


Kemudian, dokumen ini juga harus diverifikasi oleh bagian project and data control. Bagian project and data control melakukan analisa operasional apakah barang-barang itu sangat dibutuhkan untuk menunjang jalannya proyek atau tidak. Kemudian, dokumen itu juga harus di cek kembali oleh bagian general affair. Bagian General affair mengecek kembali barang di gudang proyek dengan menggunakan formulir pemeriksaan permintaan barang. Jika sudah mencapai titik pemesanan kembali dokumen tersebut diberikan kepada bagian deputy of regional division untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, surat permintaan barang tersebut sudah dapat diajukan ke bagian purchasing untuk dibuat surat order pembelian. Sebelum dikirim ke bagian purchasing, surat tersebut akan digandakan (fotocopy) sebanyak 2 (dua) lembar yang kemudian dibagikan kepada bagian

accounting

di

kantor

cabang

Duri,

sebagai

bukti

pemberitahuan bahwa bagian material ada yang meminta pembelian barang dan bagian material yang memesan barang, untuk diarsipkan secara sementara berdasarkan urutan tanggal. Sedangkan, surat permintaan barang yang asli akan di serahkan kepada bagian purchasing, untuk dibuat surat order pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Dalam prosedur ini bagian purchasing mengirim surat permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, kuantitas


barang dan syarat-syarat pembelian barang. setelah mendapat penawaran harga dari pemasok, bagian purchasing akan membuat perbandingan harga untuk menentukan pemasok yang dipilih sesuai kriteria perusahaan. c. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini bagian purchasing mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Sebelum dikirim, surat order pembelian harus diperiksa oleh bagian project and data control dan juga diotorisasi oleh bagian deputy of regional division. Setelah diotorisasi, surat order pembelian tersebut langsung dikirim ke pemasok yang sudah dipilih. Setelah mendapat otorisasi dari pemasok, Surat order pembelian ini dikirim kembali ke perusahaan. Surat ini kemudian digandakan (fotocopy) sebanyak satu lembar. Surat order pembelian yang asli nantinya akan diberikan ke bagian accounting bersamaan dengan dokumen-dokumen pembelian lainnya setelah bahan habis pakai sudah sampai di perusahaan. Sedangkan copy surat order pembelian akan diarsipkan oleh bagian purchasing sebagai bukti transaksi pembelian. d. Prosedur Penerimaan Barang Dalam prosedur ini, bagian purchasing bersama dengan bagian material yang menerima barang, menerima barang disertai dengan surat pengantar barang dan faktur pembelian dari pemasok. Pada saat menerima barang, bagian purchasing bersama dengan


bagian material yang menerima barang melakukan pemeriksaan kuantitas dan kualitas barang yang diterimanya untuk mencocokkan apakah sudah sesuai dengan pesanan. Bila barang yang diterima sudah sesuai, maka surat pengantar barang dari pemasok langsung ditanda tangan oleh bagian material yang menerima barang sebagai tanda penerimaan barang dan oleh pemasok sebagai tanda bahwa barang yang dikirim telah diterima. Kemudian surat pengantar barang akan diarsipkan oleh bagian purchasing sebagai bukti transaksi pembelian. Setelah itu bagian purchasing akan membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang yang harus ditandatangani oleh bagian purchasing, pemasok dan bagian material yang menerima barang. Setelah diotorisasi, bukti pengiriman dan penerimaan barang itu digandakan (fotocopy) sebanyak dua lembar. Lembar aslinya akan diberikan kepada bagian accounting bersamaan dengan surat order pembelian. Lembar copy akan dibawa oleh bagian material yang menerima barang sebagai bukti bahwa barang sudah dibawa oleh bagian material yang menerima barang. Lembar copy yang lain akan diberikan ke bagian

general affair sebagai dasar pencatatan

persediaan bahan habis pakai yang ada di gudang proyek. e. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini, bagian accounting di cabang Duri membandingkan antara copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti pengiriman dan penerimaan barang


yang asli dan faktur pembelian. Bila tidak ada kekeliruan, bagian accounting akan menandatangani faktur pembelian. Kemudian, bagian accounting memasukkan semua data pembelian yang tertera dalam faktur pembelian ke dalam aplikasi komputer (alfa currency 2005). Secara otomatis jurnal dan kartu utang akan terproses dan data tersebut langsung terkirim ke kantor pusat di Jakarta. Setelah itu, bagian accounting cabang Duir juga akan mengirimkan copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti penerimaan atau pengiriman barang yang asli dan faktur pembelian ke kantor pusat di Jakarta sebagai bukti pendukung pembayaran utang ke pemasok. Setelah dokumen-dokumen tersebut sampai di Jakarta, bagian accounting pusat di Jakarta akan memeriksa copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti pengiriman dan penerimaan barang yang asli dan faktur pembelian dari kantor cabang Duri. Kemudian bagian accounting pusat di Jakarta akan membuat bukti kas keluar. Setelah itu, bagian accounting pusat di Jakarta akan memberikan bukti kas keluar, copy surat permintaan barang dengan surat order pembelian yang asli, bukti pengiriman dan penerimaan barang yang asli dan faktur pembelian kepada bagian internal audit perusahaan. Internal Audit akan memeriksa kembali bukti kas keluar beserta dokumen-dokumen pembelian. Bila tidak sesuai, dokumendokumen pembelian tersebut akan dikirim kembali ke cabang Duri. Jika


sudah sesuai, dokumen-dokumen pembelian tersebut akan diberikan ke pimpinan perusahaan untuk diotorisasi. Setelah mendapat otorisasi dari pimpinan perusahaan, bukti kas keluar dan dokumen pendukung lainnya akan diberikan ke bagian finance untuk proses pelunasan utang. Bagian finance melunasi utang ke pemasok dengan cara men-transfer uang melalui bank. Setelah itu, bagian finance akan mencap lunas bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya. Slip transfer dari bank sebagai bukti pelunasan utang ke pemasok dan dokumen bukti kas keluar beserta dokumen pendukung lainnya akan diberikan kepada bagian accounting pusat Jakarta. Bagian accounting pusat Jakarta akan masukkan data dari dokumen bukti kas keluar beserta dokumen pendukung lainnya ke dalam aplikasi komputer (alfa currency 2005) dan diarsipkan secara permanen berdasarkan urutan tanggal. 7. Bagan Alir Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri. Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai deskripsi prosedur-prosedur dalam siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, akan dijelaskan lebih lanjut melalui bagan alir (flow chart) sebagai berikut:


Bagian Material yang Meminta Barang mulai

pada saat reorder point

membuat surat permintaan barang dengan menggunakan microsoft excel 2007

terminal

arsip surat permintaan barang

arsip surat permintaan barang belum update

run updating

arsip surat permintaan barang sudah update

surat permintaan barang

1

Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian Sumber: Data diolah


Bagian site manager 1


membaca surat permintaan barang

tidak otorisasi

dikembalikan ke bagian material untuk direvisi

ya


2

Gambar13: Flow Chart Prosedur Permintaan Pembelian (lanjutan) Sumber: Data diolah


Bagian project & data control data project & data control

2

arsip barang habis pakai yang dibutuhkan


run baca & sortasi

membandingkan surat permintaan barang dengan data di komputer

sesuai & otorisasi

tidak


ya


3


PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 84 Bagian general affair data general affair 3

arsip stock barang


run baca & sortasi

membandingkan surat permintaan barang dengan data di komputer dan memeriksa barang di gudang dengan mengisi formulir pemeriksaan permintaan barang secara manual

tidak sesuai & otorisasi


ya SPB FPPB catatan: FPPB: Formulir Pemeriksaan Permintaan Barang SPB: Surat Permintaan Barang

diberikan ke bagian project and data control 4 5



Bagian deputy of regional div.

4


membaca surat permintaan barang

otorisasi

tidak dikembalikan ke bagian material untuk direvisi

ya


6



Bagian Material yang Meminta Barang 6

sudah diotorisasi oleh site manager, data control, general affair dan deputy of regional div.


memfotocopy surat permintaan barang

Copy Copy surat permintaan barang diberikan ke bagian purchasing

diberikan ke bagian accounting

T

dikeluarkan saat barang sudah sampai di gudang proyek

7

8

9


PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 87 Bagian purchasing 7

dari bagian material yang memesan barang dan sudah diotorisasi oleh site manager, data control, general affair, deputy of regional div.

1 surat permintaan barang

membuat surat permintaan penawaran harga menggunakan microsoft excel 2007

terminal

arsip surat permintaan penawaran harga

arsip surat permintaan penawaran harga belum update

arsipsurat surat arsip permintaan permintaan penawaran penawaran hargasudah sudah harga update update

run updating

surat permintaan penawaran harga

otorisasi catatan: SPPH: Surat Permintaan Penawaran Harga

tidak diperbaiki kembali

ya SPPH

surat 1 permintaan barang

dikeluarkan saat barang sampai di perusahaan

T

dikirim ke pemasok

10

Gambar 14: Flow Chart Prosedur Penawaran Harga ke Pemasok Sumber: Data diolah

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 88 Bagian purchasing diterima dari pemasok

surat penawaran harga

membuat perbandingan harga menggunakan microsoft excel 2007

terminal

arsip perbandingan penawaran harga

arsip perbandingan penawaran harga belum update

run updating

arsip perbandingan penawaran harga sudah update

SPH perbandingan harga catatan: PH = Perbandingan Harga SPH = Surat Penawaran Harga 11

Gambar 14: Flow Chart Prosedur Penawaran Harga ke Pemasok (lanjutan) Sumber: Data diolah

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 89 Bagian purchasing 11

SPH PH

membuat surat order pembelian dengan menggunakan microsoft excel 2007

terminal

arsip surat order pembelian

arsip surat order pembelian belum update

arsip surat order pembelian sudah update

run updating

surat order pembelian

memeriksa surat order pembelian

tidak otorisasi

diperbaiki kembali

ya SPH PH surat order pembelian

12

T catatan: PH = Perbandingan Harga SPH = Surat Penawaran Harga

Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian Sumber: Data diolah


Bagian project & data control 5

data project & data control

12

dari bagian general affair

arsip harga barang habis pakai yang dibutuhkan


formulir pemeriksaan permintaan barang run baca & sortasi

membandingkan FPPB, surat permintaan barang dan data di komputer

tidak sesuai

dikembalikan ke bagian purchasing untuk direvisi

ya


catatan: FPPB: Formulir Pemeriksaan Permintaan Barang

FPPB

13 T

Gambar 15: Flow Chart Prosedur Order Pembelian (lanjutan) Sumber: Data diolah


Bagian deputy of regional div. 13


membaca surat order pembelian

tidak otorisasi

ya

dikembalikan ke bagian project and data control untuk diperiksa kembali sesuai dengan ketentuan perusahaan


14



Bagian purchasing 14

sudah diperiksa & diotorisasi oleh project control dan deputy of regional div.

sudah diotorisasi oleh pemasok


dikirim ke pemasok


diterima dari pemasok

memfotocopy SOP

Copy SOP

1 catatan: SOP: Surat Order Pembelian

N

dikeluarkan saat barang sampai di perusahaan

15




15

dari pemasok bersama dengan barang

N

T

faktur Copy

SOP surat 1 permintaan barang

surat pengantar barang

SOP

bersama dengan bagian material yang menerima barang

mengecek barang yang datang dan mencocokkan dengan surat permintaan barang dan surat order pembelian

tidak

sesuai

ya bagian material yang menerima barang mengotorisasi surat pengantar barang; bagian purchasing membuat bukti penerimaan atau pengiriman barang secara manual

catatan: SPaB: Surat Pengantar Barang SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang

faktur SPaB SPB SOP

Copy

SOP BPPB ke bagian accounting cabang Duri

N 16

17

Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok Sumber: Data diolah



BPPB

memfotocopy BPPB

BPPB BPPB

Copy

ke bagian general affair

Copy

BPPB

20

ke bagian accounting cabang Duri

18

19

barang dibawa oleh bagian material yang menerima barang ke gudang proyek

catatan: BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang

Gambar 16: Flow Chart Prosedur Penerimaan Barang dari Pemasok (lanjutan) Sumber: Data diolah


Bagian material yang Meminta Barang 19

9

dari bagian purchasing T

SPB

BPPB

Copy

Copy

membandingkan SPB dan BPPB

mengisi kartu stock barang dengan menggunakan microsoft excel 2007

terminal

arsip stock barang

arsip stock barang belum update

run

arsip stock barang sudah update

updating

BPPB data stock barang

SPB

Copy Copy

catatan: BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang SPB: Surat Permintaan Barang

T


PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 96 Bagian general affair 20 dari bagian purchasing

BPPB

2 Copy

mengisi arsip stock barang dengan menggunakan microsoft excel 2007

terminal

arsip stock barang

arsip stock barang belum update

run

arsip stock barang sudah update

updating

BPPB

2 Copy

kartu stock barang

T catatan: BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang



Bagian accounting cabang Duri 8

17

18

dari bagian purchasing

dari bagian material yang meminta barang faktur SPB

Copy

BPPB

SOP

memeriksa faktur dari pemasok dan membandingkan dengan surat permintaan barang, SOP, dan BPPB

tidak sesuai & otorisasi faktur

diberikan kepada fungsi purchasing untuk ditindak lanjuti sesuai ketentuan perusahaan

ya faktur SOP BPPB SPB

Copy

catatan: SPB: Surat Pengantar Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang

21

Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang Sumber: Data diolah

dari bagian purchasing


Bagian accounting cabang Duri 21

faktur SOP BPPB Copy surat permintaan barang

menginput ke dalam alfa currency 2005

terminal

arsip transaksi pembelian arsip induk jurnal pembelian belum updated

arsip induk jurnal pembelian updated run updating arsip induk kartu utang updated

arsip induk kartu utang belum updated faktur SOP BPPB SPB

Copy

dikirim ke kantor pusat di jakarta beserta arsip pembelian lainnya pada akhir bulan untuk pelunasan utang setelah di otorisasi oleh project and data control, dan deputy of regional div.

catatan: SPB: Surat Pengantar Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang

22

Gambar 17: Flow Chart Prosedur Pencatatan Utang (lanjutan) Sumber: Data diolah


Bagian accounting Pusat Jakarta 22 dari kantor cabang Duri faktur SOP BPPB SPB

Copy

membuat bukti kas keluar menggunakan microsoft excel 2007

terminal

arsip bukti kas keluar

arsip bukti kas keluar belum update

arsip bukti kas keluar sudah update

run updating

bukti kas keluar

tidak

otorisasi BKK catatan: SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar

di revisi kembali

faktur ya

SOP BPPB

SPB

Copy

BKK

23



Bagian Internal Audit data internal audit Jakarta

23

faktur arsip data pembelian

SPB SOP BPPB Bukti Kas Keluar

run baca & sortasi

membandingkan data di alfa currency 2005 dengan dokumen-dokumen pembelian dan otorisasi BKK

sesuai dan otorisasi catatan: SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar

tidak

dikembalikan ke bagian accounting cabang Duri untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur perusahaan

ya faktur SPB SOP BPPB

BKK

24



Pimpinan Perusahaan 24

faktur SPB SOP BPPB BKK

mengecek BKK beserta dokumen pembelian lainnya dan otorisasi BKK

otorisasi BKK

tidak

dikembalikan ke bagian internal auditor untuk diperiksa kembali

ya faktur SPB catatan: SOP SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK BKK: Bukti Kas Keluar

25



bagian finance

25

faktur SPB SOP BPPB BKK

membayar utang ke rekening pemasok melalui bank catatan: SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar

faktur SPB SOP BPPB BKK slip transfer dari bank

26



Bagian accounting Pusat Jakarta 26

faktur SPB SOP BPPB BKK slip transfer dari bank

menginput ke dalam alfa currency 2005

terminal

arsip transaksi pembelian

arsip induk jurnal pembelian belum updated

arsip induk jurnal pembelian updated

run updating

arsip induk kartu utang belum updated

arsip induk kartu utang updated faktur SPB SOP BPPB BKK slip transfer dari bank

catatan: SPB: Surat Permintaan Barang SOP: Surat Order Pembelian BPPB: Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang BKK: Bukti Kas Keluar

T

selesai



8. Unsur Pengendalian Intern Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri Unsur pengendalian intern siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut: a. Organisasi Dalam struktur organisasi sistem akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit, PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah memiliki pembagian tugas yang tegas antara fungsi gudang, fungsi operasi, fungsi otorisasi, fungsi kas dan fungsi pencatatan. 1) Fungsi Pembelian Terpisah dari Fungsi Penerimaan Barang Pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, fungsi pembelian bertanggung jawab melakukan pembelian yang dimulai dari menerima surat permintaan barang dari fungsi gudang yang menjadi dasar dalam membuat surat order pembelian untuk dikirim kepada pemasok. Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian purchasing. Sedangkan fungsi penerima barang bertanggung jawab menerima barang dan memeriksa kuantitas serta kualitas barang beserta surat pengantar barang dari pemasok dan faktur pembelian dari pemasok. Fungsi penerima barang dilakukan oleh bagian purchasing bersamaan dengan bagian material yang menerima barang.


2) Fungsi PembelianTerpisah dari Fungsi Akuntansi (pencatat) Pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, fungsi pembelian bertanggung jawab melakukan pembelian barang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh fungsi gudang. Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian purchasing. Sedangkan, fungsi akuntansi (pencatat) bertanggung jawab melaksanakan penginputan atas terjadinya transaksi pembelian ke dalam aplikasi komputer perusahaan (alfa currency 2005). Fungsi akuntansi (pencatat) dilakukan oleh bagian accounting. 3) Fungsi Penerimaan Barang Terpisah dari Fungsi Penyimpanan Barang Pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, fungsi penerimaan barang dilakukan oleh bagian purchasing bersama dengan bagian material yang menerima barang. Fungsi gudang (penyimpan barang) bertanggung jawab menyimpan barang di gudang proyek dan memasukkan data barang yang datang ke dalam aplikasi komputer. Fungsi gudang (penyimpan barang) dilakukan oleh bagian material yang memesan barang. 4) Transaksi Pembelian Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari Satu Orang atau Satu Unit Organisasi PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, melibatkan beberapa unit organisasi dalam melaksanakan transaksi pembelian.


Fungsi-fungsi yang terkait yaitu: fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi otorisasi, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat, dan fungsi kas. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1)Surat Permintaan Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Gudang. Jika jumlah persediaan bahan habis pakai mendekati angka batas minimum, maka bagian material yang memesan barang membuat surat permintaan barang yang ditujukan ke bagian purchasing. Surat permintaan barang tersebut harus diotorisasi oleh bagian site manager, project and data controller, general affair, dan deputy of regional division. 2) Surat Order Pembelian Diotorisasi oleh Fungsi Pembelian atau Pejabat yang Lebih Tinggi. Bagian purchasing menerima surat permintaan barang dari bagian material yang memesan barang, kemudian membuat surat order pembelian. Surat order pembelian pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri diotorisasi oleh bagian purchasing dan deputy of regional division untuk dikirim ke pemasok. 3) Laporan Penerimaan Barang Diotorisasi oleh Fungsi Penerimaan Barang. Perusahaan menggunakan bukti penerimaan atau pengiriman barang sebagai bukti bahwa barang sudah sampai di perusahaan.


Bukti penerimaan atau pengiriman barang diotorisasi oleh bagian purchasing, pemasok, dan bagian material yang menerima barang. 4)Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi atau Pejabat yang Lebih Tinggi. Bukti kas keluar dibuat oleh bagian accounting pusat di Jakarta. Bukti kas keluar diotorisasi oleh bagian accounting pusat di Jakarta, internal auditor, pimpinan perusahaan, dan bagian finance pusat di Jakarta. 5)Pencatatan Terjadinya Utang Didasarkan pada Bukti Kas Keluar yang Didukung dengan Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang, dan Faktur dari Pemasok. Bagian acconting pusat di Jakarta membuat bukti kas keluar yang didasarkan surat order pembelian, bukti penerimaan atau pengiriman barang dan faktur pembelian dari pemasok. 6) Pencatatan ke dalam Kartu Utang dan Register Bukti Kas Keluar Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi. Bagian accounting cabang Duri menggunakan aplikasi komputer (alfa currency 2005) untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi di perusahaan. Aplikasi ini menggunakan password. Bagian accounting

cabang

Duri

memiliki

password

sendiri

untuk

menjalankan aplikasi ini. Password ini dapat diartikan sebagai bentuk otorisasi oleh bagian accounting cabang Duri.


c. Praktik yang Sehat 1) Surat

Permintaan

Pembelian

Bernomor

Urut

Tercetak

dan

Pemakaiannya Dipertanggungjawabkan oleh Fungsi gudang Dalam membuat surat permintaan barang, perusahaan menggunakan aplikasi komputer. Jadi, nomor yang tercantum pada dokumen pembelian sudah otomatis tercetak. Pertanggungjawaban dokumen pembelian yang dibuat ditanggung oleh bagian material yang memesan barang. 2) Surat Order Pembelian Bernomor Urut Tercetak dan Pemakaiannya Dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Pembelian Dalam membuat surat order pembelian, perusahaan menggunakan aplikasi komputer. Jadi, nomor yang tercantum pada dokumen pembelian sudah otomatis tercetak. Pertanggungjawaban dokumen pembelian yang dibuat pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dipertanggung jawabkan oleh bagian purchasing. 3) Laporan

penerimaan

barang

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan Dalam membuat bukti penerimaan atau pengiriman barang, perusahaan menggunakan aplikasi komputer. Jadi, nomor yang tercantum pada dokumen pembelian sudah otomatis tercetak.


Pertanggungjawaban dokumen pembelian yang dibuat ditanggung oleh fungsi penerimaan.

4) Pemasok Dipilih Berdasarkan Jawaban Penawaran Harga Bersaing dari Berbagai Pemasok Perusahaan memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga yang ditawarkan pemasok ke perusahaan. Perusahaan biasanya akan memilih pemasok yang dapat dipercayai dalam meyediakan barang dan dapat memberi harga murah tetapi memiliki kualitas yang baik. 5) Barang Hanya Diperiksa dan Diterima oleh Fungsi Penerimaan Barang Jika Fungsi ini Telah Menerima Tembusan Surat Order Pembelian dari Fungsi Pembelian Fungsi Penerima barang dilakukan oleh bagian purchasing bersama dengan bagian material yang menerima barang. Pada saat barang datang ke perusahaan bagian purchasing menggunakan surat order pembelian yang sudah diarsipkan secara sementara. 6) Fungsi Penerimaan Barang Melakukan Pemeriksaan Barang yang Diterima

dari

Pemasok

dengan

Cara

Menghitung

dan

Membandingkannya dengan Tembusan Surat Order Pembelian Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan


membandingkannya dengan surat order pembelian dan surat permintaan barang yang sudah diarsipkan oleh bagian purchasing.

7) Terdapat Pengecekan Harga, dan Ketelitian Perkalian dalam Faktur Pembelian dari Pemasok Sebelum Faktur Tersebut Dibayar Sebelum memasukkan ke dalam aplikasi komputer (alfa currency 2005), bagian accounting cabang Duri akan melakukan pengecekan terhadap harga dan ketelitian perkalian dalam faktur pembelian dari pemasok. Bila tidak terdapat kekeliruan, bagian accounting akan menandatangani faktur pengiriman barang dari pemasok. Bagian accounting pusat Jakarta juga melakukan pengecekan kembali faktur pembelian dari pemasok saat dokumendokumen pembelian tersebut sampai di kantor pusat Jakarta. 8) Catatan yang Berfungsi Sebagai Buku Pembantu Utang Secara Periodik Direkonsiliasi dengan Rekening Kontrol Utang dalam Buku Besar Perusahaan menggunakan aplikasi komputer (alfa currency 2005) untuk membantu pencatatan transaksi yang terjadi. Aplikasi komputer (alfa currency 2005) secara otomatis akan menghasilkan jurnal pembelian, kartu utang dan data pembelian. 9) Pembayaran Faktur dari Pemasok Dilakukan Sesuai dengan Syarat Pembayaran

Guna

Mencegah

Memperoleh Potongan Tunai

Hilangnya

Kesempatan

untuk


Perusahaan melunasi utang ke pemasok sesuai dengan syarat pembayaran untuk memperoleh kesempatan potongan tunai. 10) Bukti Kas Keluar Beserta Dokumen Pendukungnya Dicap “Lunas” oleh Fungsi Pengeluaran Kas Setelah Cek Dikirimkan Kepada Pemasok Bagian finance pusat Jakarta akan mencap lunasbukti kas keluar besertadokumen pendukung lainnya setelah bagian finance melunasi utang ke pemasok. 11) Data Pembelian dan Data Pengeluaran Kas Perlu Dibackup Secara Teratur PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri biasanya menyimpan data pembelian dan data persediaan ke dalam CD dan data tersebut disimpan

ditempat

yang

aman.

Hal

ini

dilakukan

untuk

meminimalkan resiko yang terjadi kerusakan data akibat virus atau komputer yang rusak. 12) File Pembelian dan Pengeluaran Kas Seharusnya Hanya Boleh Diakses oleh Karyawan yang Berwenang Setiap karyawan PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri memiliki password

untuk menggunakan aplikasi komputer (alfa

currency 2005). Password antar karyawan berbeda satu dengan yang lainnya, hal ini berguna bagi karyawan untuk bertanggung jawab atas datanya sendiri. d. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya.


Unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Karyawan yang memiliki kompetensi dan kejujuran

sangat

dibutuhkan

perusahaan

untuk

menghasilkan

pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan. Untuk mendapat karyawan yang kompeten dan jujur, PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri melakukan: 1) Seleksi Calon Karyawan Perusahaan memiliki syarat-syarat tertentu sesuai jabatan yang akan diduduki. Oleh karena itu, perusahaan melakukan seleksi calon karyawan berdasarkan syarat-syarat yang sudah ditentukan perusahaan. 2) Pengembangan Pendidikan Karyawan Perusahaan memiliki program memberikan kesempatan bagi karyawan untuk mengikuti pelatihan

yang disediakan oleh

perusahaan klien. Pelatihan ini bertujuan untuk mengembangkan kemampuan karyawan sehingga menjadi semakin berkompeten.


B.

Perbandingan Praktik Siklus Pembelian Bahan habis pakai yang Diterapkan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dengan Teori 1. Perbandingan Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori Tabel 4. Perbandingan Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori No. Fungsi terkait Praktik Teori Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Kesuaian Duri dengan Ada Tidak teori Ada 1. Fungsi V Bertanggungjawab untuk Fungsi gudang dilakukan oleh bagian material Sesuai Gudang mengajukan permintaan yang meminta barang. Fungsi ini pembelian dan menyimpan bertanggungjawab membuat surat permintaan barang barang dan menyimpan barang. Surat permintaan barang diotorisasi oleh bagian site manager. 2. Fungsi V Bertanggungjawab untuk Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian Sesuai Pembelian memperoleh informasi purchasing. mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dan membuat surat order pembelian Sumber: Data diolah


Tabel 4. Perbandingan Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori (lanjutan) No. Fungsi terkait Praktik Teori Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Kesuaian Duri dengan Ada Tidak teori Ada 3. Fungsi V Bertanggungjawab menerima Fungsi penerimaan barang dilakukan oleh bagian Sesuai Penerimaan barang, memeriksa kualitas purchasing bersamaan dengan bagian material Barang dan kuantitas barang dari yang menerima barang. pemasok 4. Fungsi V Bertanggungjawab Fungsi otorisasi pada perusahaan Sesuai Otorisasi menandatangani dokumen bertanggungjawab mengawasi proses pembelian sebagai tindakan memulai dan menandatangani dokumen pembelian. Fungsi sebuah transaksi ini dilakukan oleh pimpinan perusahaan, bagian internal audit (di kantor pusat Jakarta), bagian site manager, bagian project and data control, bagian general affair, bagian deputy of regional division, bagian purchasing, bagian accounting pusat, bagian accounting cabang, dan bagian finance Sumber: Data diolah


Tabel 4. Perbandingan Fungsi-fungsi yang Terkait pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori (lanjutan) No. Fungsi terkait Praktik Teori Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Kesuaian Duri dengan Ada Tidak teori Ada 5. Fungsi V Bertanggung jawab Fungsi pencatat dilakukan oleh bagian accounting Sesuai Pencatat menyiapkan dokumen cabang di Duri (memasukkan data pembelian ke transaksi (bukti kas keluar) dalam aplikasi komputer (alfa currency 2005). dan juga bertanggung jawab Bagian accounting pusat di Jakarta mencatat mencatat transaksi ke dalam pengeluaran kas ke dalam aplikasi komputer jurnal dan buku besar, (microsoft Excel 2007). membuat rekonsiliasi, menyusun laporan atau juga bertanggung jawab memasukkan data pembelian dan data barang ke dalam aplikasi komputer. 6. Fungsi Kas V Bertanggungjawab dalam Fungsi pelunasan utang dilakukan oleh bagian Sesuai mengisi cek, meminta otorisasi finance di PT. Mesitechmitra Purnabangun pusat di atas cek, dan mengirimkan cek Jakarta kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur. Sumber: Data diolah


2. Perbandingan Dokumen-dokumen yang Digunakan pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori Tabel 5. Perbandingan Dokumen-dokumen yang Digunakan Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori No. Dokumen yang Praktik Teori digunakan Ada Tidak Ada 1. Surat V Digunakan oleh bagian Permintaan yang membutuhkan Pembelian barang untuk mengajukan pembelian barang ke departemen pembelian 2. Surat V Digunakan untuk Permintaan meminta penawaran Penawaran harga barang ke pemasok Harga Sumber: Data diolah

pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Kesuaian dengan teori Digunakan oleh bagian material yang mengajukan Sesuai permintaan barang ke bagian purchasing dengan nama surat permintaan barang dan harus diotorisasi oleh bagian site manager, bagian project and data control, bagian general affair, dan bagian deputy of regional division. Digunakan untuk meminta penawaran harga bahan Sesuai habis pakai ke pemasok. Perusahaan menggunakan dokumen ini dalam pengadaan bahan habis pakai yang bersifat berulangkali terjadi dengan jumlah pengeluaran kas di bawah lima puluh juta rupiah.


Tabel 5. Perbandingan Dokumen-dokumen yang Digunakan pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori (lanjutan) No. Dokumen Praktik Teori Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Kesuaian yang Duri dengan teori Ada Tidak digunakan Ada 3. Surat Order V Digunakan untuk memesan Dokumen ini digunakan untuk memesan barang Sesuai Pembelian barang kepada pemasok yang kepada pemasok yang sudah dipilih. Pada PT. sudah dipilih Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing dan harus diotorisasi oleh bagian purchasing dan bagian deputy of regional division. Dokumen ini juga harus diperiksa oleh bagian project and data control cabang Duri. Pada PT. Mesitechmitra Purnabangun pusat Jakarta dokumen ini dibuat oleh bagian procurement dan harus diotorisasi oleh bagian procurement dan bagian director. Dokumen ini juga harus diperiksa oleh bagian project control pusat Jakarta. 4. Surat V Dibuat oleh fungsi pembelian jika Dokumen ini dibuat oleh bagian purchasing jika Sesuai Perubahan ada perubahan jumlah order ada perubahan jumlah order barang yang dipesan Order barang yang dipesan Pembelian Sumber: Data diolah


Tabel 5. Perbandingan Dokumen-dokumen yang Digunakan pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori (lanjutan) No. Dokumen Praktik Teori Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Kesuaian yang Duri dengan teori Ada Tidak digunakan Ada 5. Laporan V Dibuat oleh fungsi penerimaan Bukti pengiriman/penerimaan barang dibuat oleh Sesuai Penerimaan barang untuk menunjukkan bagian purchasing yang diotorisasi oleh pemasok, Barang bahwa barang yang diterima bagian purchasing dan bagian material yang dari pemasok sudah sesuai menerima barang untuk menunjukkan bahwa dengan surat order pembelian barang yang diterima dari perusahaan sudah sesuai dengan surat order pembelian. 6. Faktur V Faktur yang diterima dari Faktur pembelian dari pemasok diotorisasi oleh Sesuai Pembelian pemasok, untuk bukti penagihan bagian accounting cabang di Duri kemudian utang ke perusahaan dikirim ke kantor pusat Jakarta sebagai bukti penagihan utang ke perusahaan. 7. Bukti Kas V Dibuat oleh fungsi akuntansi Bagian accounting pusat di Jakarta membuat Sesuai Keluar untuk dasar pencatatan transaksi bukti kas keluar, diberikan ke pimpinan pembelian dan berfungsi perusahaan dilampiri surat order pembelian, sebagai perintah pengeluaran faktur pembelian, dan bukti penerimanaan atau kas untuk membayar utang ke pengiriman barang dan diotorisasi oleh pimpinan pemasok perusahaan Sumber: Data diolah


3. Perbandingan Catatan-catatan Akuntansi yang Digunakan pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori Tabel 6. Perbandingan Catatan-catatan Akuntansi yang Digunakan pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori No. Catatan Praktik Teori Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Kesuaian akuntansi Ada Tidak Duri dengan teori Ada 1. Jurnal V Digunakan untuk mencatat Bagian accounting di kantor cabang Duri mencatat Sesuai Pembelian transaksi pembelian jika transaksi pembelian ke dalam aplikasi komputer perusahaan menggunakan (alfa currency 2005). Secara otomatis dapat account payable procedur menghasilkan jurnal pembelian dan kartu utang. 2. Kartu V Digunakan untuk mencatat Bagian accounting di kantor cabang Duri mencatat Sesuai Utang utang kepada pemasok jika transaksi pembelian ke dalam aplikasi komputer perusahaan menggunakan (alfa currency 2005). Secara otomatis dapat account payable procedur menghasilkan jurnal pembelian dan kartu utang. 3. Kartu V Catatan ini diselenggarakan Perusahaan menggunakan kartu stock barang untuk Sesuai Gudang oleh fungsi gudang dan mencatat persediaan barang di gudang ke dalam hanya berisi data kuantitas aplikasi komputer (microsoft Excel 2007). berang yang disimpan di Perusahaan juga membuat formulir pemeriksaan gudang beserta mutasinya permintaan barang secara manual untuk memeriksa persediaan barang di gudang proyek. Sumber: Data diolah


4. Perbandingan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori Tabel 7. Perbandingan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori No. Prosedur terkait Praktik Teori Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Kesuaian dengan Ada Tidak teori Ada 1. Prosedur V Fungsi gudang Bagian material membuat surat permintaan barang dan surat Sesuai Permintaan membuat dan permintaan barang tersebut harus diotorisasi oleh bagian site Pembelian mengotorisasi surat manager, bagian project and data control, bagian general permintaan affair, dan bagian deputy of regional division. pembelian. 2. Prosedur V Fungsi pembelian Bagian purchasing mengirim penawaran harga ke pemasok Sesuai Permintaan mengirim surat dan memilih pemasok yang tepat. Penawaran penawaran harga ke Harga dan pemasok dan memilih Pemilihan pemasok yang tepat. Pemasok 3. Prosedur Order V Fungsi pembelian Bagian purchasing membuat surat order pembelian. Surat Sesuai Pembelian membuat, order pembelian harus diperiksa oleh bagian project and data mengotorisasi dan control dan harus diotorisasi oleh bagian purchasing dan mengirimkan surat bagian deputy of regional division kemudian surat order order pembelian pembelian dikirim ke pemasok untuk otorisasi dan surat order kepada pemasok pembelian tersebut dikembalikan kembali ke perusahaan. Sumber: Data diolah


Tabel 7. Perbandingan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori (lanjutan) No. Prosedur Praktik Teori Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Kesuaian terkait Ada Tidak Duri dengan teori Ada 4. Prosedur V Fungsi penerimaan melakukan Bagian purchasing mempunyai fungsi menerima Sesuai Penerimaan pemeriksaan mengenai jenis, dan memeriksa kuantitas dan kualitas barang dari Barang kuantitas dan mutu barang yang pemasok. diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang 5. Prosedur V Fungsi akuntansi memeriksa Bagian accounting cabang di Duri dan pusat Sesuai Pencatatan dokumen-dokumen yang Jakarta memeriksa dokumen-dokumen yang Utang berhubungan dengan pembelian dan berhubungan dengan pembelian dan melakukan melakukan pencatatan utang pencatatan utang kedalam bukti kas keluar dan kedalam catatan akuntansi. memasukkan data ke dalam aplikasi komputer (alfa currency 2005). Secara otomatis dapat mengasilkan laporan-laporan yang berguna bagi manajemen. 6. Prosedur V Prosedur ini meliputi distribusi Prosedur ini sudah termasuk dalam prosedur Sesuai Distribusi rekening yang di debit dari pencatatan utang, karena perusahaan menggunakan Pembelian transaksi pembelian untuk aplikasi komputer dalam mencatat transaksi kepentingan pembuatan laporan pembelian. manajemen. Sumber: Data diolah


5. Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori Tabel 8. Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori No. Unsur SPI Praktik Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Kesuaian dengan teori Ada Tidak Ada 1. Fungsi pembelian V Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian purchasing, sedangkan Sesuai terpisah dari fungsi fungsi penerima barang dilakukan oleh bagian purchasing penerimaan bersama bagian material yang menerima barang. 2. Fungsi pembelian V Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian purchasing, sedangkan Sesuai terpisah dari fungsi fungsi pencatat (akuntansi) dilakukan oleh bagian accounting akuntansi cabang Duri dan bagian accounting pusat Jakarta. 3. Fungsi penerimaan V Fungsi penerimaan dilakukan oleh bagian material yang Sesuai terpisah dari fungsi menerima barang, sedangkan fungsi penyimpan barang penyimpanan dilakukan oleh bagian material yang memesan barang. barang 4. Transaksi V Transaksi pembelian dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi Sesuai pembelian pembelian, fungsi otorisasi, fungsi penerimaan barang, fungsi dilaksanakan lebih pencatat, dan fungsi kas. dari satu fungsi Sumber: Data diolah


Tabel 9. Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang Siklus Otorisasi dan Prosedur Pencatatan pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori No. Unsur SPI Praktik Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Kesuaian dengan teori Ada Tidak Ada 1. Surat permintaan V Surat permintaan barang diotorisasi oleh bagian site Sesuai pembelian diotorisasi oleh manager, bagian project and data control, bagian general fungsi gudang untuk affair, dan bagian deputy of regional division. barang yang disimpan di gudang dan diotorisasi oleh fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung pakai. 2. Surat order pembelian V Surat order pembelian diotorisasi oleh bagian purchasing Sesuai diotorisasi oleh fungsi dan bagian deputy of regional division. pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. 3. Laporan penerimaan V Bukti penerimaan atau pengiriman barang diotorisasi oleh Sesuai barang diotorisasi oleh bagian purchasing, pemasok, dan bagian material yang fungsi penerimaan menerima barang. barang. 4. Bukti kas keluar V Bukti kas keluar diotorisasi oleh bagian accounting pusat di Sesuai diotorisasi oleh fungsi Jakarta, internal audit, pimpinan perusahaan, dan bagian akuntansi atau pejabat finance pusat di Jakarta. yang lebih tinggi. Sumber: Data diolah


Tabel 9. Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai Secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori (lanjutan) No. Unsur SPI Praktik Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Kesuaian dengan teori Ada Tidak Ada 5. Pencatatan terjadinya V Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas Sesuai utang didasarkan pada keluar yang didukung dengan surat order pembelian, bukti bukti kas keluar yang penerimaan atau pengiriman barang, dan faktur pembelian didukung dengan surat dari pemasok. order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok 6. Pencatatan ke dalam V Perusahaan mencatat transaksi pembelian ke dalam aplikasi Sesuai kartu utang dan register komputer (alfa currency 2005) yang dilakukan oleh bagian kas keluar diotorisasi accounting cabang Duri. oleh fungsi akuntansi. Sumber: Data diolah


Tabel 10. Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang Praktik yang Sehat pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori No. Unsur SPI Praktik Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Kesuaian Duri dengan teori Ada Tidak Ada 1. Surat permintaan pembelian bernomor V Surat permintaan barang dibuat dengan menggunakan Sesuai urut tercetak dan pemakaiannya aplikasi komputer (microsoft excel 2007) dan dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang gudang. 2. Surat order pembelian bernomor urut V Surat order pembelian dibuat dengan menggunakan Sesuai tercetak dan pemakaiannya aplikasi komputer (microsoft excel 2007) dan dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian pembelian. 3. Laporan penerimaan barang bernomor V Bukti penerimaan atau pengiriman barang dibuat Sesuai urut tercetak dan pemakaiannya dengan secara manual dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. penerimaan 4. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban V Pemasok dipilih oleh bagian purchasing berdasarkan Sesuai penawaran harga bersaing dari berbagai jawaban harga bersaing dari berbagai pemasok pemasok 5. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh V Barang diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan. Sesuai fungsi penerimaan jika fungsi ini telah Bagian pembelian masih mengarsipkan surat order menerima tembusan surat order pembelian. pembelian dari fungsi pembelian Sumber: Data diolah


Tabel 10 Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang Praktik yang Sehat pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori (lanjutan) No. Unsur SPI Praktik Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Kesuaian Duri dengan Ada Tidak teori Ada 6. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan V Bagian purchasing bersama dengan bagian Sesuai barang yang diterima dari pemasok dengan cara material yang menerima barang melakukan menghitung dan menginspeksi barang tersebut pemeriksaan kualitas dan kuantitas barang yang dan membandingkannya dengan tembusan surat masuk ke perusahaan dan membandingkan dengan order pembelian surat order pembelian 7. Terdapat pengecekan tehadap harga, syarat V Bagian accounting cabang Duri melakukan Sesuai pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur pengecekan tehadap harga, syarat pembelian, dan dari pemasok sebelum faktur itu diproses untuk ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok dibayar sebelum faktur itu diinput ke dalam aplikasi komputer. 8. Ada catatan yang berfungsi sebagai buku V Bagian accounting cabang Duri memasukkan Sesuai pembantu utang secara periodik direkonsiliasi transaksi pembelian ke dalam aplikasi komputer dengan rekening kontrol utang dalam buku (alfa currency 2005) yang secara otomatis akan besar mengasilkan catatan akuntansi 9. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan V Bagian finance pusat Jakarta akan membayar utang Sesuai sesuai dengan syarat pembayaran guna ke pemasok sesuai dengan syarat pembayaran mencegah hilangnya kesempatan untuk untuk mendapatkan kesempatan memperoleh memperoleh potongan tunai potongan pembelian barang 10. Bukti kas keluar beserta dokumen V Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya Sesuai pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi dicap lunas oleh bagian finance pusat Jakarta pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada setelah fungsi kas menerima slip transfer pelunasan pemasok utang ke pemasok dari bank Sumber: Data diolah


Tabel 10 Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang Praktik yang Sehat pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori (lanjutan) No. Unsur SPI Praktik Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Kesuaian dengan Ada Tidak teori Ada 11. Data pembelian dan data V Sesuai PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri menyimpan data pengeluaran kas perlu pembelian dan data persediaan cadangan ke dalam CD (Compact dibackup secara teratur Disk) secara teratur dan disimpan di tempat yang aman. 12.

File pembelian dan pengeluaran kas seharusnya hanya boleh diakses oleh karyawan yang berwenang Sumber: Data diolah

V

Setiap karyawan yang berwenang yaitu bagian accounting cabang Duri dan bagian accounting pusat Jakarta memiliki password untuk menggunakan aplikasi computer (alfa currency 2005).

Sesuai

Tabel 11. Perbandingan Unsur Sistem Pengendalian Intern tentang Karyawan yang Cakap Pada Siklus Pembelian Bahan habis pakai secara Kredit di PT. Mesitechmitra Purnabangun Cabang Duri dengan Teori No. Unsur SPI Praktik Temuan di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri Kesuaian dengan Ada Tidak teori ada 1. Penerimaan karyawan melalui V PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri mempunyai standar Sesuai tahap seleksi yang dibuat oleh pihak menajemen untuk menerima karyawan baru. 2. Diadakan program V PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri bekerja sama dengan Sesuai pengembangan pendidikan perusahaan klien untuk mengadakan program pelatihan yang karyawan selama menjadi ditujukan kepada karyawan PT. Mesitechmitra Purnabangun karyawan perusahaan cabang Duri. Sumber: Data diolah

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI t28

Berdasarkan tabel

4,

fungsi-fungsi yang terdapat pada PT.

Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah sebagai berikut fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi otorisasi, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat, dan fungsi kas. Sehingga dapat disimpulkan fungsi-fungsi

yang terdapat pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai densan teori.

Berdasarkan tabel 5, dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT.

Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri adalah surat permintaan barang, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, surat perubahan

order pembelian, bukti pengiriman dan penerimaan barang, faktur pembelian

dari pemasok, dan bukti kas keluar. Sehingga dapat

disimpulkan dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori.

Berdasarkan tabel

6,

catatan-catatan yang digunakan oleh PT.

Mesitechmitra Pumabangun cabang

Duri dihasilkan oleh aplikasi

komputer. Perusahaan menggunakan aplikasi komputer untuk mencatat

transaksi pembelian

di

perusahaan. Catatan-catatan

itu

adalah jumal

pembelian, kartu utang, dan kartu stock barang. Perusahaan juga menggunakan catatan

yffig dibuat

secara manual

yaitu formulir

pemeriksaan permintaan barang. Sehingga dapat disimpulkan catatancatatan yang digunakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang

sudah sesuai densan teori.

Duri


Berdasarkan tabel

7, janngan prosedur yang membentuk siklus

pembelian bahan habis pakai secara kredit Purnabangun cabang

di PT. Mesitechmitra

Duri terdiri dari prosedur permintaan

pembelian,

prosedur permintaan dan penawaran harga dan pemilihan pemasok,

prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur distribusi pembelian. Sehingga dapat

disimpulkan jaringan prosedur yang membentuk siklus akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit

di PT. Mesitechmitra

Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori. Berdasarkan tabel 8, mengenai salah satu unsur pengendalian intem

pada siklus pembelian barang habis pakai secara kredit tentang struktur organisasi. Dijelaskan bahwa PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah memiliki pemisahan fungsi yang jelas dan tegas. Sehingga dapat

salah satu unsur pengendalian intem tentang struktur organisasi sudah sesuai densan teori.

Berdasarkan tabel 9, mengenai salah satu unsur pengendalian intem

pada siklus pembelian barang habis pakai secara kredit tentang sistem

otorisasi dan prosedur pencatatan dapat diketahui bahwa, Mesitechmitra Purnabang0n cabang

Duri telah menerapkan

PT.

sistem

otorisasi dan prosedur pencatatan secara terpisah. Setiap transaksi yang terjadi pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri dicatat dalam aplikasi komputer. Perusahaan juga menggunakan sistem otorisasi sangat

ketat untuk menjaga dokumen-dokumen agar tidak disalahgunakan.


Sehingga dapat salah satu unsur pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan sudah sesuai dengan teori.

Berdasarkan tabel 10, dalam membuat dokumen pembelian, PT.


Duri

menggunakan dokumen-

dokumen yang bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh bagian yang membuat dokumen tersebut. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. Barang diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan.

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan

membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. Bagian

accounting cabang Duri melakukan pengecekan tehadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum

faktur itu diinput ke dalam aplikasi komputer. Bagian accounting cabang

Duri memasukkan transaksi pembelian ke dalam aplikasi komputer (alfa currency 2005) yang secara otomatis akan mengasilkan catatan akuntansi.

Pembayaran faktur

dari pemasok dilakukan sesuai dengan

syarat

pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. Bukti kas'keluar beserta dokumen pendukungnya dicap

"lunas" oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan pemasok.

PT.


Duri

kepada

biasanya

menyimpan data pembelian dan data persediaan ke dalam CD dan data

tersebut disimpan ditempat yang aman. Setiap karyawan

PT.



Duri memiliki password

untuk

menggunakan aplikasi komputer (alfa currency 2005). Sehingga dapat salah satu unsur pengendalian intern tentang praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi

di

setiap

unit

organisasi pada PT.

Mesitechmitra Pumabangun cabang Duri sesuai dengan teori.

Berdasarkan

tabel 11, dapat dijelaskan salah satu

unsur

pengendalian intern tentang karyawan yang mutunya sesuai dengan teori. Perusahaan mempunyai standar yang sudah ditetapkan perusahaan untuk

menerima karyawan baru.


BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan 1. PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri melakukan pembelian bahan habis pakai secara kredit. Perusahaan menerapkan sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit yang telah dibuat oleh pihak manajemen perusahaan. Fungsi-fungsi yang terdapat pada perusahaan adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi otorisasi, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat, dan fungsi kas. Dokumen yang digunakan oleh perusahaan adalah surat permintaan barang, surat permintaan penawaran harga, surat order pembelian, surat perubahan order pembelian, bukti pengiriman dan penerimaan barang, faktur pembelian dari pemasok, dan bukti kas keluar. Perusahaan menggunakan aplikasi komputer untuk mencatat transaksi pembelian di perusahaan. Catatan-catatan yang digunakan adalah jurnal pembelian, kartu utang, dan kartu stock barang. Perusahaan juga menggunakan catatan yang dibuat secara manual yaitu formulir pemeriksaan permintaan barang. Prosedur yang membentuk siklus pembelian bahan habis pakai secara kredit terdiri dari prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan dan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, dan prosedur distribusi pembelian. Perusahaan sudah

132


memiliki pemisahan fungsi yang jelas dan tegas. Setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan dicatat dalam aplikasi komputer. Perusahaan juga menggunakan sistem otorisasi sangat ketat untuk menjaga dokumendokumen agar tidak disalahgunakan. Perusahaan sudah menerapkan praktek yang sehat dalam menjalankan aktifitas pembelian bahan habis pakai secara kredit. 2. Berdasarkan hasil perbandingan antara teori dengan praktik di lapangan dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian bahan habis pakai secara kredit pada pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri sudah sesuai dengan teori. B. Keterbatasan Penelitian 1. Tidak semua dokumen dan catatan yang digunakan perusahaan dapat dilihat dan direkam. 2. Teori sistem informasi akuntansi perusahaan jasa kontrak pemeliharaan kilang minyak didapat dari berbagai teori yang berhubungan dengan perusahaan jasa. C. Saran Adapun saran yang dapat diberikan kepada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri, yaitu: 1. Sebaiknya

PT.

Mesitechmitra

Purnabangun

cabang

Duri

mempertahankan prosedur pengawasan dalam proses pembelian bahan habis pakai di perusahaan.


2. Bagi peneliti selanjutnya yang meneliti sistem informasi akuntansi perusahaan jasa kontrak sebaiknya menggunakan teori yang khusus membahas tentang sistem informasi akuntansi pada perusahaan jasa kontrak.


DAFTAR PUSTAKA

Amir, Abadi J. dan Bodnar, George N. 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Buku Satu. Salemba Empat, Jakarta. Badri,

Zulidamel. 2005. AKUNTANSI ITU MUDAH. http://zulidamel.wordpress.com/akuntansi/. Diakses tanggal 29 September 2011

Diana A. dan Setiawati L. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Andi Offset, Yogyakarta. Heripracoyo, S. 2009. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan pada PT Oliser Indonesia”. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. http://journal.uii.ac.id/index.php/snati/article/view/1084/982. Jogiyanto, H.M. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta. Jusuf, Haryono. 2001. Dasar-dasar Akuntansi. Jilid 1. UPP AMP YKPN, Yogyakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba Empat, Jakarta. Nugroho, H.A. 2002. “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Terhadap Pembelian Secara Kredit Bahan Baku: Studi Kasus Pada PD Anindya, Unit Percetakan Negeri Yogyakarta”. Antisipasi. Vol. 6. No. 1: 136-155. Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar. Rineka Cipta, Jakarta. Suwardjono. 2003. Akuntansi Pengantar. Edisi Ketiga. BPFE, Yogyakarta.

135


LAMPIRAN


Lampiran 1. Surat Permintaan Barang

Sumber: PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri-Riau


Lampiran 2. Formulir Pemeriksaan Permintaan Barang



Lampiran 3. Surat Permintaan Penawaran Harga



Lampiran 4. Surat Penawaran Harga



Lampiran 5. Surat Order Pembelian

Sumber: PT. Mesitechmitra Purnabangun pusat Jakarta


Lampiran 6. Surat Pengantar Barang



Lampiran 7. Bukti Pengiriman dan Penerimaan Barang



Lampiran 8. Faktur Pembelian



Lampiran 9. Surat Izin Penelitian


Lampiran 10. Tabel Pertanyaan Pengendalian Intern Tentang Sistem Pembelian Barang Habis Pakai Pertanyaan Ya Tidak Organisasi 1. Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi V penerimaan barang? 2. Apakah fungsi pembelian terpisah dari fungsi V akuntansi/pencatatan? 3. Apakah fungsi penerimaan barang terpisah dari V fungsi gudang? 4. Apakah transaksi pembelian dilaksanakan oleh V fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, dan fungsi akuntansi?

Sistem otorisasi 5. Apakah surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang (jika barang yang dibeli masuk dalam gudang), atau fungsi pemakai barang (jika barang langsung dipakai)? 6. Apakah surat order pembelian barang diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang berwenang? 7. Apakah laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang? 8. Apakah bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang berwenang? Prosedur Pencatatan 1. Apakah terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok? 2. Apakah pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi? Praktik yang sehat 3. Apakah surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang? 4. Apakah surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian? 5. Apakah laporan penerimaan barang bernomor

V

V V V

V

V

V

V

V


urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan? 6. Apakah pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok? 7. Apakah barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian? 8. Apakah fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian? 9. Apakah terdapat pengecekan tehadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur itu diproses untuk dibayar? 10. Apakah ada catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar? 11. Apakah pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai? 12. Apakah bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok? Sumber: Mulyadi (2001:312) Pertanyaan 13. Apakah data pembelian, maupun data pengeluaran kas dibackup secara teratur oleh perusahaan? 14. Apakah File pembelian dan pengeluaran kas hanya boleh diakses oleh karyawan yang berwenang? Apakah setiap karyawan memiliki password sendiri? Sumber: Diana (2011: 147-148)

V

V

V

V

V

V

V

Ya V

V

Tidak


Lampiran 11. Daftar Pertanyaan Gambaran Umum Perusahaan dan Sistem Akuntansi Pembelian Barang Habis Pakai A. Gambaran Umum Perusahaan 1. Bagaimana sejarah berdirinya PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri? 2. Apa Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan? 3. Apa saja pertimbangan perusahaan dalam memilih lokasi kantor? 4. Bagaimana struktur organisasi di PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri? 5. Apa saja jenis barang habis pakai yang digunakan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri? 6. Bagaimana prosedur perekrutan karyawan yang diterapkan oleh PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri? B. Siklus Pembelian Barang Habis Pakai 7. Apakah perusahaan mempunyai prosedur sendiri dalam pembelian barang habis pakai? 8. Bagaimana prosedur permintaan pembelian barang habis pakai secara kredit? 9. Bagaimana prosedur penawaran harga dan pemilihan pemasok? 10. Bagaimana prosedur order pembelian barang habis pakai secara kredit? 11. Bagaimana Prosedur penerimaan barang habis pakai? 12. Bagaimana sistem pengendalian intern terhadap pembelian barang habis pakai secara kredit?

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN HABIS PAKAI SECARA KREDIT Studi Kasus pada PT. Mesitechmitra Purnabangun cabang Duri S K R I P S I

Recommend Documents