EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI JASA PEMBIAYAAN KREDIT KENDARAAN BERMOTOR

EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI JASA PEMBIAYAAN KREDIT KENDARAAN BERMOTOR (Studi Kasus Pada : PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Cabang Ketapang) Rendy Andrean Binus University, Jakarta, Indonesia, 11480

Agung Darmawan Binus University, Jakarta, Indonesia, 11480

And

Adityo Ramadhan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, 11480, Indonesia

Abstrak Abstrak TUJUAN PENELITIAN ialah untuk melakukan EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI JASA PEMBIAYAAN KREDIT KENDARAAN BERMOTOR (Studi Kasus Pada : PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Cabang Ketapang), terkait pengendalian umum dan pengendalian aplikasi, guna mengetahui kelebihan dan kelemahan yang ada sebagai dasar untuk mendukung tujuan bisnis yang ingin dicapai. METODE PENELITIAN yang digunakan dalam penelitian ini diantaranya studi kepustakaan dan studi lapangan. Metode studi kepustakaan adalah dengan mempelajari buku maupun bahan tertulis terkait dengan penulisan skrpsi. Metode studi lapangan meliputi pengamatan (observation), wawancara (interview), dan checklist. HASIL YANG DICAPAI dari EVALUASI PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI JASA PEMBIAYAAN KREDIT KENDARAAN BERMOTOR (Studi Kasus Pada : PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Cabang Ketapang) adalah untuk memperoleh kelebihan dan kelemahan dari setiap pengendalian. Hasil evaluasi ini disajikan dalam bentuk temuan dan rekomendasi yang dijadikan sebagai laporan hasil evaluasi. SIMPULAN yang dapat diambil dari hasil evaluasi ini dapat diketahui bahwa pengendalian sistem informasi jasa pembiayaan kredit kendaraan bermotor (Studi Kasus Pada : PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Cabang Ketapang) untuk pengendalian umum dan aplikasi sudah cukup baik. Namun masih terdapat beberapa kelemahan yang harus diperbaiki untuk peningkatan kinerja dikemudian hari.

Kata kunci : Evaluasi, Pengendalian, Sistem Informasi, Pembiayaan Kredit.

1. Pendahuluan Perkembangan sistem informasi di dunia saat ini telah mengalami perkembangan yang sangat pesat. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan teknologi yang makin meluas di berbagai bidang. Dalam jurnal Global Status Report on the Government of Enterprise IT (GEIT) – 2011 yang dikeluarkan oleh IT Governance Institute disebutkan bahwa “The survey, covering 21 countries, 10 industries, and

both large and small enterprises, revealed a significant degree of accord on the contribution of IT to business success, the challenges and oppurtinities connected with IT, the impact of the economic crisis and views on IT outsourcing, social networking and the cloud. “

Sistem informasi mendukung perusahaan untuk

mencapai efektivitas dan efisiensi dalam proses bisnis perusahaan. Di samping itu sistem informasi juga membantu perusahaan mengelola data dan informasi secara tepat dan akurat. Menurut (Gui, Maryanie, Octorian, Nurhadi, & William, 2009) diperlukan adanya informasi pendukung yang relevan dan akurat untuk pengambilan keputusan. Selain itu, juga berguna untuk penyusunan perencanaan strategi bisnis perusahaan serta pengendalian kegiatan perusahaan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuannya. Namun demikian, dalam penerapan sistem informasi tidak terlepas dari berbagai risiko yang akan dihadapi yang dapat menganggu proses bisnis organisasi atau perusahaan. | Seperti hasil penelitian dari Anderes Gui, Sanyoto Gondodiyoto, dan Irvan Timotius dalam CommIT Journal, Volume 2 No. 1 Mei 2008 (p.33) : “Teknologi informasi pada perusahaan, selain memberikan keuntungan juga membawa risiko yang beragam seperti timbulnya kesalahan tanpa disengaja. Misalnya adalah kehilangan data akibat server yang terserang virus dan kesalahan yang terjadi karena faktor kesengajaan atau kecurangan. Risiko-risiko yang timbul tersebut akan menimbulkan dampak kerugian bagi perusahaan, baik secara finansial ataupun non-finansial. Penerapan teknologi informasi didukung dengan sistem pengamanan yang kuat, prosedur yang baik, otorisasi yang baik, dan pemeliharaan berkala terhadap

sumber daya komputer, sehingga dapat menjamin perusahaan, pemeliharaan integritas data, dan penggunaan sumber daya yang tepat” |. Secara garis besar, kegiatan jasa pembiayaan kredit berpengaruh dengan aliran kas masuk dalam perusahaan yang erat kaitanya dengan keuntungan untuk perusahaan. Hal ini tidak lepas dari dukungan sistem informasi yang sangat membantu manajemen untuk mengambil keputusan. PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk telah mengintegrasikan seluruh sistem informasinya dari kantor pusat sampai kekantor cabang-cabang mereka. Pada saat ini sistem informasi yang digunakan oleh PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk adalah AD1SYS. Sistem ini telah mendukung seluruh proses kegiatan bisnis pada perusahaan, baik dari kantor pusat sampai ke cabang-cabang perusahaan lainnya. Karena besarnya cakupan sistem ini, maka diperlukan evaluasi pengendalian sistem informasi dalam perusahaan agar dapat mencegah dan mengendalikan berbagai risiko yang mungkin atau sedang dihadapi oleh perusahaan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulisan skripsi mengambil judul “EVALUASI

PENGENDALIAN

SISTEM

INFORMASI

JASA

PEMBIAYAAN KREDIT KENDARAAN BERMOTOR (Studi Kasus Pada : PT. ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE Tbk CABANG KETAPANG)”. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan masukan untuk perusahaan dalam memperbaiki proses bisnisnya.

2. Metodologi Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini, sebagai berikut: 1. Studi Kepustakaan Metode pengumpulan data yang diperoleh dari sumber – sumber kepustakaan dengan membaca dan mempelajari buku – buku, E-Thesis, dan sumber – sumber data lainnya yang berhubungan dengan pengevaluasian yang dilakukan. 2. Studi Lapangan Metode pengumpulan data yang diperoleh dengan melakukan survey secara langsung ke perusahaan yang dituju dengan menggunakan 3 (tiga) metode yaitu:

a. Wawancara (Interview) Metode pengumpulan data dengan cara melakukan tanya-jawab secara langsung dengan pihak – pihak yang bersangkutan dalam perusahaan untuk memperoleh informasi yang berkaitan. b. Pengamatan (Observation) Metode pengumpulan data dengan cara meninjau langsung obyek penelitian dan mempelajari catatan atau dokumen yang diberikan perusahaan kepada penulis untuk dapat memperoleh data yang akurat dan terpercaya. c. Daftar Pertanyaan (Checklist)

Metode pengumpulan data dengan cara memberikan daftar pertanyaan kepada perusahaan untuk mengevaluasi sistem informasi persediaan pada perusahaan.

2.1 Ruang Lingkup Agar penelitian ini lebih terarah, maka perlu adanya pembatasan ruang lingkup yang akan dibahas, antara lain: 1.

Sistem informasi jasa pembiayaan kredit kendaraan bermotor pada PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Cabang Ketapang, khususnya pada cicilan kendaraan sepeda motor yang dimulai ketika perusahaan menerima surat permohonan kredit dari dealer, mendata pelanggan, melakukan survey pelanggan, sampai proses pelanggan yang datang langsung ke kantor untuk membayar cicilan secara tunai setiap bulannya.

2.

Tidak membahas pelanggan yang melakukan kredit macet.

3.

Evaluasi terhadap pengendalian prosedur dan pelaksanaan sistem yang meliputi : a)

b)

Evaluasi terhadap pengendalian umum (General Control) yaitu : -

Security Management Control (Pengendalian Manajemen Keamanan).

-

Operation Management Control (Pengendalian Manajemen Operasi).

Evaluasi terhadap pengendalian aplikasi (Application Control) yaitu : -

Boundary Control (Pengendalian Batasan).

-

Input Control (Pengendalian Masukan).

-

Output Control (Pengendalian Keluaran).

2.2 Profil Perusahaan Adira Finance mengoperasikan 245 jaringan usaha di seluruh Indonesia. Dibangun dengan kesungguhan tekad untuk menjadi perusahaan terbaik dan terpercaya di sektor pembiayaan konsumen bidang otomotif, PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk (“Adira Finance” atau “Perusahaan”) yang didirikan sejak tahun 1990 telah menjadi salah satu perusahaan pembiayaan terbesar untuk berbagai merek otomotif di Indonesia berdasarkan pangsa pasar dan jumlah aktiva yang dikelola. Pada bulan maret 2004, Adira Finance melakukan penawaran saham perdana, yang diikuti dengan pengalihan 75,0% kepemilikan pemegang saham lama melalui penempatan terbatas ke PT. Bank Danamon Indonesia Tbk (Bank Danamon), salah satu bank swasta nasional terbesar yang dimiliki oleh Grup Temasek dari Singapura. Dengan

dukungan

dari

Bank

Danamon,

Perusahaan

terus

mengembangkan usahanya dengan menciptakan keunggulan kompetitif yang dapat menghasilkan nilai yang tinggi, baik bagi konsumen maupun pemegang saham. Sejalan dengan kemampuan utama perusahaan dalam mengelola risiko pembiayaan secara retail, Adira Finance lebih berkonsentrasi kepada pembiayaan dengan tingkat pengembalian yang tinggi. Adira Finance mulai melebarkan sayapnya dan mengembangkan strategi yang tepat, yaitu mulai bergerak melayani konsumen yang hendak mengajukan pembiayaan atas kepemilikan sepeda motor atau mobil dan memperkokoh

posisinya

sebagai

perusahaan

pembiayaan

yang

membiayai berbagai merek otomotif. Strategi ini terbukti efektif seiring dengan terus berkembangnya industri otomotif terutama untuk sepeda motor, sehingga menjadikan Adira Finance sebagai salah satu pemain terbesar di sektor pembiayaan konsumen otomotif, tanpa harus terikat pada salah satu merek otomotif tertentu. Didukung dengan lebih dari 12,500 karyawan dan 245 jaringan usaha yang tersebar di banyak kota di Indonesia, Adira Finance telah memantapkan posisinya sebagai salah satu perusahaan pembiayaan konsumen otomotif terkemuka di Indonesia. Dalam menjalankan proses bisnisnya, PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk juga telah menerapkan sistem yang terkomputerisasi yang bernama AD1SYS, dari tahun 1991 adira telah menerapkan AD1SYS tetapi tidak berbasis online. Dengan perkembangan teknologi yang mutakhir dimana perusahaan dapat menggunakan data yang dihasilkan untuk mengambil keputusan sehubungan dengan kelangsungan hidup perusahaan, maka pada tahun 2006 PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk telah mengembangkan AD1SYS berbasis online untuk mendukung proses bisnis PT.Adira Dinamika Multi Finance Tbk dalam pencapaian tujuanya.

2.3 Evaluasi Evaluasi Terhadap Pengendalian Manajemen Keamanan 1.

Temuan : Tidak tersedianya smoke detector disemua ruang komputer hanya diruangan penting seperti ruang brangkas BPKB dan uang. Risiko : Apabila smoke detector hanya terdapat pada ruang brangkas BPKB dan uang, kemungkinan terjadinya kebakaran besar pada

ruangan yang tidak

terdapatnya smoke detector sulit dihindari, sehingga apabila terjadi kebakaran ruangan BPKB dan uang yang sudah terdapat smoke detector tidak berpengaruh sehingga perusahaan akan mengalami kerugian aset dan financial atas hilangnya data dan informasi, dokumen, peralatan komputer, sistem aplikasi dan sumber daya manusia. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memasang alat smoke detector pada area perusahaan terutama area sekitar ruangan komputer. 2.

Temuan : Tidak adanya alat untuk menutup hardware dengan bahan yang tahan air dan udara sewaktu tidak digunakan.

Risiko : Ada kemungkinan hardware akan terkena air (kebocoran) sehingga akan menyebabkan kerusakan pada hardware. Rekomendasi : Hardware sebaiknya ditutup dengan bahan yang tahan air sewaktu tidak digunakan. 3.

Temuan : Tidak tersedianya UPS (Uninteruptable Power Supply) disetiap komputer. Risiko : Tidak tersedianya UPS (Uninteruptable Power Supply) disetiap komputer akan menyebabkan kerusakan pada komputer karena pengaruh tegangan listrik yang tidak stabil. Selain itu, juga memberikan risiko kehilangan data yang tidak sempat disimpan jika terjadi pemadaman listrik. Rekomendasi : Sebaiknya setiap komputer yang digunakan dilengkapi dengan UPS (Uninteruptable Power Supply).

4.

Temuan : Tempat penyimpanan aset tidak terbuat dari bahan tahan api. Risiko : Apabila terjadi kebakaran, aset perusahaan akan langsung terbakar tanpa ada alat yang bisa menahan api. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan menempatkan aset ditempat yang tahan api seperti brankas besi.

5.

Temuan : Perusahaan hanya memiliki kamera pengawas(CCTV) di area lobby saja. Risiko : Apabila kamera pengawas hanya di area lobby saja kemungkinan perusahaan tidak dapat memeriksa ulang proses/kejadian yang tidak diinginkan yang terjadi pada ruangan yang tidak terpasang kamera pengawas. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan menempatkan kamera pengawas disetiap sudut ruangan yang mempunyai potensi terjadinya risiko.

6.

Temuan : Karyawan diperbolehkan untuk menggunakan media penyimpanan data (flashdisk) yang dapat dihubungkan dengan komputer perusahaan. Risiko : Memungkinkan terjadinya pencurian data yang dapat dilakukan oleh karyawan

dengan

memindahkan

data

perusahaaan

kedalam

media

penyimpanannya. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan tentang penggunaaan media penyimpanan (flashdisk) untuk karyawan, agar mencegah terjadinya pencurian data. 7.

Temuan : Tidak adanya hydrant air didalam perusahaan. Risiko : Ketika terjadinya bencana kebakaran dalam ukuran yang masih bisa diatasi, perusahaan tidak bisa melakukan penanggulangan secara cepat, yang nantinya akan menyebabkan seluruh bencana kebakaran akan menyebar luas, sehingga aset perusahaan dapat hilang dalam kapasitas besar.

Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan menyediakan hydrant air, sehingga saat terjadi bencana kebakaran, perusahaan dapat mengatasinya secepat mungkin setidak terjadi kebakaran besar yang tidak dapat diatasi, sehingga mengurangi persentasi kerugian akibat kehilangan aset yang dimiliki perusahaan. 8.

Temuan : Perusahaan tidak memiliki prosedur dalam mengantisipasi terjadinya bencana. Risiko : Apabila terjadi ancaman atau bencana, karyawan tidak mengetahui hal apa yang harus dilakukan dan apa yang harus diselamatkan terlebih dahulu. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memberikan penyuluhan kepada karyawan terhadap tindakan yang harus dilakukan jika terjadi bencana.

9.

Temuan : Kabel-Kabel tidak dilapisi atau ditempatkan pada bahan yang tidak mudah terbakar. Risiko : Apabila kabel tidak dilapisi dengan bahan yang tidak mudah terbakar, jika terjadi konslet listrik maka kabel tersebut akan mudah terbakar yang menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan.

Rekomendasi: Sebaiknya kabel dilapisi dengan bahan yang tidak mudah terbakar dan kabel ditata dengan

rapih

agar

mengurangi

risiko

konslet

listrik

yang

mengakibatkan kebakaran diperusahaan.

Evaluasi Terhadap Pengendalian Manajemen Operasional 1.

Temuan : Tidak adanya fasilitas menu help didalam sistem jika user mengalami masalah ketika menggunakan sistem. Risiko : User yang mengalami masalah ketika menggunakan sistem akan sulit untuk mengetahui langkah-langkah atau tindakan yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah yang dihadapi, sehingga akan mengganggu kegiatan proses bisnis yang berjalan. Rekomendasi : Sebaiknya sistem dilengkapi dengan fasilitas menu help agar user yang mengalami masalah ketika menggunakan sistem bisa mengetahui tindakan atau langkah-langkah yang harus dilakukan, sehingga tidak mengganggu proses bisnis yang berjalan.

2.

Temuan : Masih banyak karyawan yang membawa makanan dan minuman di meja kerjanya. Risiko : Memungkinkan komputer akan terkena makanan dan minuman yang dibawa oleh karyawan, sehingga mengakibatkan kerusakan pada hardware (komputer, printer, scanner) perusahaan. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan yang membatasi karyawan untuk membawa makanan dan minuman ke meja kerjanya, agar hardware (komputer, printer, scanner) tidak cepat rusak akibat terkena makanan dan minuman tersebut.

Evaluasi Terhadap Pengendalian Batasan 1.

Temuan : Tidak terdapat history terkait user yang mengakses sistem AD1SYS. Risiko : Hal ini mengakibatkan tidak terdeteksinya user yang memakai sistem jika terjadi kesalahan.

Rekomendasi :

Sebaiknya sistem dapat mencatat history penggunaan sistem, agar jika terdapat kesalahan, sistem dapat melihat siapa yang bertanggung jawab. Evaluasi Terhadap Pengendalian Masukan 1.

Temuan : Tidak terdapat pedoman/manual book dalam penginputan data. Risiko : Jika user mengalami kesalahan dalam menggunakan sistem, maka user akan sulit untuk mengatasi masalahnya dan dapat menghambat proses kerja user. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memberikan pedoman/manual book, sehingga user dapat memahami cara untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

2.

Temuan : Semua dokumen sumber (Surat Permohonan Kredit) diinput kedalam sistem tanpa diotorisasi terlebih dahulu. Risiko : Memungkinkan manipulasi data yang dilakukan oleh data entry staff. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan melakukan otorisasi terlebih dahulu sebelum dokumen diinput agar tidak terjadi kesalahan dalam penginputan ataupun kecurangan yang dapat dilakukan oleh data entry staff.

3.

Temuan : Setiap tanggal transaksi bisa diinput lebih kecil atau lebih besar dari tanggal yang sedang berjalan. Risiko : Jika

terjadi

kesalahan

penginputan

tanggal

transaksi,

maka

akan

memperlambat proses bisnis. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memberikan pengendalian terhadap sistem dalam proses penginputan tanggal transaksi. Evaluasi Terhadap Pengendalian Output Control Tidak terdapat temuan dari hasil Checklist dan Wawancara Output Control (pengendalian keluaran).

3. Kesimpulan Berdasarkan simpulan diatas, maka penulis memberikan saran-saran yang berguna untuk meningkatkan kinerja sistem pengendalian internal pada PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Cabang Ketapang antara lain sebagai berikut : 1. Perusahaan sebaiknya melakukan evaluasi terhadap keseluruhan sistem informasi yang dijalankan sesuai dengan standard yang digunakan sebagai panduan evaluasi.

2. Perusahaan melakukan tindakan preventive untuk mencegah beberapa ancaman atau risiko yang akan terjadi di masa mendatang dengan membuat suatu prosedur tertulis. 3. Sebaiknya diadakan pelatihan dan pengenalan terhadap semua karyawan mengenai prosedur tertulis agar karyawan dapat melaksanakan prosedur tersebut dengan baik. 4. Sebaiknya perusahaan melaksanakan rekomendasi dari hasil laporan evaluasi yang telah dilakukan secara berkala, untuk meningkatkan kinerja dari sistem informasi jasa pembiayaan kredit kendaraan bermotor.

Daftar Pustaka

Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Penjualan, Henny Hendarti, Hari Setiabudi Husni, Tangkas Udiono, Ade Nugraha. Yogyakarta, 19 Juni 2010. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1896/1673.pdf Evaluasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada PT. XYZ, Hari Setiabudi Husni, I Gusti Made Karmawan, Abdul Haris. Yogyakarta, 19 Juni 2010. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1898.pdf Gelinas,Jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems, (8th Edition). South Western Cengage Learning. Gondodiyoto dan Henny (2006). Audit Sistem Informasi, (edisi pertama). Mitra Wacana Media, Jakarta. Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit Sistem Informasi Lanjutan Plus Standar, Panduan, Prosedur Audit SI dari ISACA. Jakarta: Mitra Wacana Media. Gondodiyoto, Sanyoto., (2007), Pengelolaan Audit Sistem Informasi +Pendekataan CobIT. Jakarta. Mitra Wacana Media. Gondodiyoto, Sanyoto., (2009), Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi +contoh Audit charter. Jakarta. Mitra Wacana Media.

Gui, A., Maryanie, Octorian, M., Nurhadi, & William. (2009). Evaluasi Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Arori Jaya. CommIT Journal Vol.3 No.2 , 79. Husni, H. S., Purwoko, & Antonius. (2010). Evaluasi Sistem Informasi Penggajian Pada PT. XYZ. ComTech Vol.1 No.1 , 130. Irmayanto, J. (2002). Bank dan Lembaga Keuangan. Jakarta: Universitas Trisakti. Karmawan, I. G. (2011). Evaluasi Sistem Informasi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang. CommTech Vol.2 No.2 , 1329. Kasmir, S. M. (2004). Manajemen Perbankan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. Mathiassen, Lars , Munk-Madsen, A. , Nielsen, P. A. , Stage, J., (2000). Object Oriented Analysis & Design. 1st edition. Marko Publishing ApS, Aalborg, Denmark. O’Brien, James A. (2005). Introduction Information System Essential for E-bussines Enterprise. (12th Edition). New York: McGraw-Hill. O’Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. (Edisi ke-12). Jakarta: SalembaEmpat. Peltier, Thomas R. (2001). Information Security Risk Analysis. (1st Edition). Washington D.C: Aurbach/CRC Press Release. Rama, dasaratha V. & Jones, Frederick L. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Buku 1.(Alih bahasa M. Slamet Wibowo). Jakarta: Salemba empat.

Rainer,R.K., Turban, E., & Potter,E. (2005). Introduction to Information Systems. New York: John Wiley & Sons, Inc. Umar, Husein. (2005). Evaluasi Kinerja Perusahaan: Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan secara Komprehensif, Kuantitatif, dan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Usman, R. (2001). Aspek Hukum Perbankan Di Indonesia. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Webber, Ron. (1999). Information System Control and Audit. New Jersey: Prentice Hall, Inc.

EVALUATION OF CONTROL INFORMATION SYSTEMS MOTOR VEHICLE LOAN FINANCING SERVICES (Case Study: PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Branch Ketapang) Rendy Andrean Binus University, Jakarta, Indonesia, 11480

Agung Darmawan Binus University, Jakarta, Indonesia, 11480

And

Adityo Ramadhan Binus University, DKI Jakarta, 11480, Indonesia

Abstract RESEARCH OBJECTIVES is to make EVALUATION OF CONTROL INFORMATION SYSTEMS MOTOR VEHICLE LOAN FINANCING SERVICES (Case Study: PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Branch Ketapang), related to the general controls and application controls, in order to determine strengths and weaknesses as a basis to support the business goals you want achieved.

research methods used in this study include literature study and field study. The method of literature study is to examine books and written materials associated with thesis writing. Field studies include observational method (observation), interviews (interview), and checklists.

Results achieved of EVALUATION OF CONTROL INFORMATION SYSTEMS MOTOR VEHICLE LOAN FINANCING SERVICES (Case Study: PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Branch Ketapang) is to obtain the advantages and disadvantages of each control. The results of this evaluation are presented in the form of findings and recommendations that serve as the evaluation report. CONCLUSION that can be drawn from the results of this evaluation can be seen that CONTROL INFORMATION SYSTEMS MOTOR VEHICLE LOAN FINANCING SERVICES (Case Study: PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Branch Ketapang), for general and application controls are pretty good. However there are some weaknesses that must be corrected for future performance improvement.

Keywords: Evaluation, Control, Information Systems, Cash Loan.

1. Introduction The development of information systems in the world today has experienced rapid growth. It can be seen from the increasingly widespread use of technology in various fields. In the journal Global Status Report on the Government of Enterprise IT (Geit) - 2011 issued by the IT Governance Institute stated that "The survey, covering 21 countries, 10 industries, and both large and small enterprises, revealed a significant degree of accord on the contribution of IT to business success, the challenges and oppurtinities connected with IT, the impact of the economic crisis and views on IT outsourcing, social networking and the cloud. "The information system supporting companies to achieve effectiveness and efficiency in business processes. In addition, information systems also help companies manage data and information in a timely and accurate manner. According to (Gui, Maryanie, Octorian, Nurhadi, & Williams, 2009) necessary to support the information relevant and accurate information for decision making. In addition, it is also useful for the preparation of the company's business strategy planning and control activities of the company in an effective and efficient in achieving its goals. However, in the application of information systems can not be separated from the risks to be faced that can disrupt business processes organization. | As the research of anderes Gui, Sanyoto Gondodiyoto, and Timothy Irvan in the commit Journal, Volume 2 No.. May 1, 2008 (p.33): "Information technology in the enterprise, in addition to providing benefits also carry risks as diverse as the incidence of accidental errors. For example, is the loss of data due to a server that got a virus and errors that occur because of deliberate or fraudulent. Risks arising from these will result in a loss for the company, both financially and nonfinancially. Application of information technology security system is supported by a strong, good procedure, authorization is good, and periodic maintenance on computer resources, so as to guarantee the company, maintaining data integrity, and proper use of resources "|.

Broadly speaking, the activities of credit financing services affected by the company's cash inflows are closely related to the profits for the company. This is not out of the support system is helpful information for management decisions. PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk has been to integrate all its information systems from the central office to office to their branches. At this time the information systems used by the PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk is AD1SYS. This system has to support the whole process of business activities of the company, either from head office to the branches of other companies. Due to the large scope of this system, it is necessary to control the evaluation of information systems within the enterprise in order to prevent and control the risks that may be or is being faced by the company. Based on the above background, the thesis writing takes its title EVALUATION OF CONTROL INFORMATION SYSTEMS MOTOR VEHICLE LOAN FINANCING SERVICES (Case Study: PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Branch Ketapang). The results of this research can be an input to the company in improving its business processes.

2. Methodology The research methodology used in the preparation of this thesis, as follows: 1. Library studies Methods of collecting data from the sources of literature by reading and studying books, E-Thesis, and other data sources related to the evaluation performed. 2. Field Study Methods of collecting data obtained by surveys directly to the intended company by using the 3 (three) methods: a. Interview

Methods of data collection by way of question and answer directly to the parties concerned in the company to obtain related information. b. Observation Methods of data collection by reviewing the direct object of research and study the records or documents provided to the author's company to be able to obtain accurate and reliable data. c. Checklist Methods of data collection by providing a list of questions to the company to evaluate the company's inventory of information systems.

2.1. Scope 1. In order to study more focused, then the need for restrictions on the scope to be covered include: INFORMATION SYSTEMS MOTOR VEHICLE LOAN FINANCING SERVICES (Case Study: PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Branch Ketapang). Especially on the installment motorcycles that began when the company received a loan application from a dealer, customer lists, customer surveys, to the customers who come directly to the office to pay the mortgage in cash every month. 2.

Customers that do not address non-performing loans.

3.

Evaluation of the control procedures and the implementation of systems that include: a)

Evaluation of common control (General Control), namely: - Security Management Control (Security Management Controls). - Operation Management Control (Control of Operations Management).

b)

Evaluation of control application (Application Control) is: - Boundary Control (Control Limits).

- Input Control (Control Input). - Output Control (Output Control).

2.2. Company Profile Adira Finance operates a network of 245 businesses throughout Indonesia. Built with his determination to be the best and reliable company in the sector of consumer finance automotive field, PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk ("Adira Finance" or the "Company") established since 1990 has been one of the largest financing companies for various automotive brands in Indonesia by market share and the amount of assets under management. In March 2004, Adira Finance undertake an initial public offering, which is 75.0% followed by the transfer of ownership of existing shareholders through a private placement to the PT. Bank Danamon Indonesia Tbk (Bank Danamon), one of the largest private banks owned by Temasek Group of Singapore. With the support of Bank Danamon, the Company continues to expand its business by creating a competitive advantage that can produce high value, both for consumers and shareholders. In line with the ability of the company to manage risks in retail financing, Adira Finance concentrate to financing high return rate. Adira Finance started to spread its wings and developing appropriate strategies, which began moving to serve customers who want to propose financing for a motorcycle or car ownership and strengthen its position as a finance company to finance a variety of automotive brands. This strategy proved to be effective along with the continued development of the automotive industry, especially for motorcycles, making Adira Finance as one of the greatest players in the automotive consumer finance sector, without being tied to one particular automotive brand. Backed with more than 12.500 employees and 245 business network spread across many cities in Indonesia, Adira

Finance has established itself as one of the leading automotive consumer finance companies in Indonesia. In running the business, PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk has also implemented a computerized system called AD1SYS, from 1991 Adira has been implemented based AD1SYS but not online. With the development of cutting edge technology in which the company can use the resulting data to make decisions with respect to the survival of the company, then in 2006, PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk has been developed based AD1SYS online to support business processes PT.Adira Dinamika Multi Finance Tbk in achieving its objectives.

2.3. Evaluation Evaluation of Safety Management Control 1. The Findings: Not available in all computer room smoke detector diruangan just as important as space and money brangkas reg. Risk: If the smoke detector is only found in space brangkas BPKB and money, the possibility of a large fire in the room that the absence of a smoke detector is hard to avoid, so that in case of fire reg room and the money that has been there smoke detector had no effect so that the company will suffer losses on financial assets and loss of information, documents, computer equipment, systems and human resources applications. Recommendations: Should the company installed a smoke detector in the area, especially the area around the company's computer room.

2.The Findings: The lack of tools to cover hardware with materials that resist water and air when not in use. Risk: There is a possibility of hardware will be exposed to water (leakage) that would cause damage to the hardware. Recommendations: Hardware should be covered with waterproof materials when not in use. 3. The Findings: Unavailability UPS (Uninteruptable Power Supply) in each computer. Risk: Unavailability UPS (Uninteruptable Power Supply) each computer will cause damage to the computer because of the unstable voltage. Moreover, it also gives the risk of data loss that could not be saved in the event of a power outage. Recommendations: We recommend that every computer used is equipped with UPS (Uninteruptable Power Supply). 4. The Findings: The storage assets are not made of fire-resistant materials. Risk: In case of fire, the company's assets will be directly burnt without any tools that can withstand fire.

Recommendations: We recommend that companies put in place an asset as fireproof safes iron.

5. The Findings: The company only has surveillance cameras (CCTV) in the lobby area only. Risk: When a surveillance camera in the lobby area only are the chances of the company can not double-check the process / Adverse events that occurred in the room that is not installed surveillance cameras. Recommendations: Should companies put surveillance cameras in every corner of the room that has the potential for risk.

6.The Findings: Employees are allowed to use the data storage media (flash) that can be connected with a computer company. Risk: Allows data theft can be done by employees with firms moving data into storage. Recommendations: Should the company create a policy on the use of storage media (flash) to employees, in order to prevent data theft.

7. The Findings: The absence of water hydrants within the company. Risk: When the disastrous fires in the size that can still be resolved, the company can not do rapid response, which will cause the entire catastrophic fires will spread, so that assets can be lost in a large capacity. Recommendations: Should companies provide hydrant water, so when there is a fire, the company can handle it as soon as possible at a major fire that can not be overcome, thus reducing the percentage of loss due to loss of company assets. 8.The Findings: The company does not have procedures in anticipation of a disaster. Risk: In the event of a threat or disaster, the employees did not know what to do and what should be saved first. Recommendations: Should companies provide counseling to employees on what to do in case of a disaster. 9. The Findings: Cable-Cable is not coated or placed on non-combustible materials. Risk: If the cable is not coated with non-flammable materials, electrical shortcircuit in case the cable will be highly flammable causing huge losses for the company.

Recommendations: Should the cable is coated with a material that is not flammable and cables neatly arranged in order to reduce the risk of electrical short-circuit resulting in a fire company. Evaluation of Management Control Operations 1.The Findings: The lack of facilities in the help menu system if users are having problems using the system. Risk: Users who experience problems when using the system will be difficult to know what steps or actions to be taken to address the problems encountered, thereby disrupting the business processes that are running. Recommendations: We recommend that the system is equipped with the help menu to allow users who are having problems using the system can determine the actions or steps that must be done, so it does not interfere with the running of business processes.

2. The Findings: There are many employees who bring food and drink on his desk. Risk: Allows computer will be exposed to the food and drinks brought by employees, resulting in damage to the hardware (computers, printers, scanners) company.

Recommendations: We recommend that companies adopt policies that restrict employees to bring food and drinks to his desk, so that the hardware (computers, printers, scanners) are not easily damaged due to exposure to food and drink. Evaluation of Boundary 1. The Findings: There are no related history AD1SYS user accessing the system. Risk: This resulted in no detection of users who are using the system if something goes wrong.

Recommendations: We recommend that the system can record the history of the use of the system, so if there are errors, the system can see who is responsible. Evaluation of Control Input 1. The Findings: There are no guidelines / manual book in inputting data. Risk: If the user has an error in using the system, the user will be difficult to solve the problem and can hinder users' work processes. Recommendations: Should companies provide guidelines / manual book, so you can understand how to solve problems.

2. The Findings: All source documents (Application Letter of Credit) is inputted into the system without prior authorized. Risk: Allow the manipulation of data by the data entry staff. Recommendations: Should companies conduct prior authorization document inputted to avoid errors in inputting or fraud that can be done by data entry staff. 3.The Findings: Every transaction can be inputted smaller or larger than the date that is running. Risk: If there is an error inputting the transaction date, then it would slow down business processes. Recommendations: Should companies give control to the system in the process of inputting the date of transaction. Evaluation of Control Output Control There were no findings of the Checklist and Interview Output Control (control output).

3. Conclusion 4. Based on the above conclusions, the authors provide useful suggestions to improve the performance of the internal control system at PT. Adira Dinamika Multi Finance Tbk Ketapang Branch are as follows: 5. 1. Companies should conduct an evaluation of the overall information system that is run according to the standards that are used to guide the evaluation. 6. 2. Companies preventive action to prevent some threat or risk will occur in the future by making a written procedure. 7. 3. Should be held and training to all employees regarding the introduction of a written procedure for the employee to perform the procedure properly. 8. 4. Should the company implement the recommendations of the report of the evaluation has been done on a regular basis, to improve the performance of information systems vehicle loan financing services.

References

Evaluasi Pengendalian Sistem Informasi Penjualan, Henny Hendarti, Hari Setiabudi Husni, Tangkas Udiono, Ade Nugraha. Yogyakarta, 19 Juni 2010. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1896/1673.pdf Evaluasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Pada PT. XYZ, Hari Setiabudi Husni, I Gusti Made Karmawan, Abdul Haris. Yogyakarta, 19 Juni 2010.

http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/1898.pdf Gelinas,Jr., Ulric J., Dull, Richard B. (2010). Accounting Information Systems, (8th Edition). South Western Cengage Learning. Gondodiyoto dan Henny (2006). Audit Sistem Informasi, (edisi pertama). Mitra Wacana Media, Jakarta. Gondodiyoto, Sanyoto. (2007). Audit Sistem Informasi Lanjutan Plus Standar, Panduan, Prosedur Audit SI dari ISACA. Jakarta: Mitra Wacana Media. Gondodiyoto, Sanyoto., (2007), Pengelolaan Audit Sistem Informasi +Pendekataan CobIT. Jakarta. Mitra Wacana Media. Gondodiyoto, Sanyoto., (2009), Pengelolaan Fungsi Audit Sistem Informasi +contoh Audit charter. Jakarta. Mitra Wacana Media. Gui, A., Maryanie, Octorian, M., Nurhadi, & William. (2009). Evaluasi Sistem Informasi Penjualan Pada PT. Arori Jaya. CommIT Journal Vol.3 No.2 , 79. Husni, H. S., Purwoko, & Antonius. (2010). Evaluasi Sistem Informasi Penggajian Pada PT. XYZ. ComTech Vol.1 No.1 , 130. Irmayanto, J. (2002). Bank dan Lembaga Keuangan. Jakarta: Universitas Trisakti. Karmawan, I. G. (2011). Evaluasi Sistem Informasi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang. CommTech Vol.2 No.2 , 1329.

Kasmir, S. M. (2004). Manajemen Perbankan. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada. Mathiassen, Lars , Munk-Madsen, A. , Nielsen, P. A. , Stage, J., (2000). Object Oriented Analysis & Design. 1st edition. Marko Publishing ApS, Aalborg, Denmark. O’Brien, James A. (2005). Introduction Information System Essential for E-bussines Enterprise. (12th Edition). New York: McGraw-Hill. O’Brien, James A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. (Edisi ke-12). Jakarta: SalembaEmpat. Peltier, Thomas R. (2001). Information Security Risk Analysis. (1st Edition). Washington D.C: Aurbach/CRC Press Release. Rama, dasaratha V. & Jones, Frederick L. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Buku 1.(Alih bahasa M. Slamet Wibowo). Jakarta: Salemba empat. Rainer,R.K., Turban, E., & Potter,E. (2005). Introduction to Information Systems. New York: John Wiley & Sons, Inc. Umar, Husein. (2005). Evaluasi Kinerja Perusahaan: Teknik Evaluasi Bisnis dan Kinerja Perusahaan secara Komprehensif, Kuantitatif, dan Modern. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Usman, R. (2001). Aspek Hukum Perbankan Di Indonesia. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Webber, Ron. (1999). Information System Control and Audit. New Jersey: Prentice Hall, Inc.