EVALUASI PENGELOLAAN PEGAWAI NON PEGAWAI NEGERI SIPIL
Dipersiapkan oleh: Biro Keanggotaan dan Kepegawaian
SEKRETARIAT JENDERAL DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA 2013 1
BAB SATU PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya. Salah satu faktor yang sangat penting untuk mendukung peningkatan kinerja adalah ketersediaan pegawai pendukung baik dalam kuantitas, kualitas maupun jenisnya yang memadai. Penyediaan pegawai tersebut menjadi penting karena posisi pegawai suporting system DPR RI sangat timpang dibandingkan dengan sumber daya di Pemerintah. Proporsional dalam ketersediaan pegawai antara DPR RI dengan pemerintah merupakan salah satu elemen struktural terpenting dalam menciptakan prinsif check and balances. Namun saat ini, pemenuhan kebutuhan pegawai untuk mendukung kinerja DPR RI tersebut sulit dilakukan jika hanya mengandalkan pegawai yang berstatus Pegawai Negeri Sipil (PNS). Hal ini muncul karena adanya kebijakan
zero
growth
yang
harus
dilaksanakan
oleh
semua
kementerian/lembaga. Untuk itu pengadaan Pegawai Non PNS menjadi pilihan dan prioritas penting. Pengadaan Pegawai Non PNS sendiri sebenarnya sudah dilakukan sejak dulu terutama dengan kehadiran pegawai honorer atau pegwai tidak tetap (PTT). Pegawai honorer tersebut selanjutnya dapat setelah memenuhi berbagai persyaratan dapat diangkat menjadi PNS. Namun dengan keluarnya kebijakan dari Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan-RB) maka kebijakan tersebut ditiadakan. Bentuk lain dari pengadaan Pegawai Non PNS yang sudah dimulai sejak tahun 2005 yaitu dengan
pengadaan Asisten Anggota DPR, dan
kemudian disusul pada tahun 2007 dengan pengadaan Tenaga Ahli pada Alat Kelengkapan DPR RI dan Fraksi. Terakhir dengan pengadaan Tenaga Ahli bagi Anggota DPR RI di tahun 2008. Pegawai model ini merupakan model pegawai yang didasarkan pada kontrak kerja.
2
Kebutuhan pegawai untuk mendukung tugas dan fungsi DPR RI ternyata masih kurang dibandingkan dengan kebutuhan. Untuk itu Setjen DPR RI juga mencari model lain yaitu dengan pengadan pegawai melalui alih daya (outsourcing) terutama untuk memenuhi kebutuhan pegawai pengaman dalam, tenaga cleaning service, dan office boy/girl. Pegawai model ini merupakan model pegawai yang pengadaannya dilakukan melalui mekanisme pengadaan barang dan jasa. Meskipun pengadaan Pegawai Non PNS seperti tenaga perbantuan, Asisten Pribadi, Tenaga Ahli, dan pegawai alih daya sudah dilakukan, tetapi tuntutan kinerja yang lebih baik terhadap DPR tidak menutup kemungkinan jumlahnya untuk terus ditambah. Tak kalah penting adalah adanya tuntutan kebutuhan Pegawai Non PNS yang memiliki keahlian khusus seperti Perancang Undang-Undang, Penganalis Anggaran dan profesional lainnya. Dalam prakteknya, keberadaan Pegawai Non PNS tersebut
belum
terformulasikan dalam suatu sistem pengelolaan. Selama ini pengelolaannya hanya sebatas administrasi yang dilakukan oleh Sekretariat Jenderal (Setjen) DPR RI. Dengan latarbelakang di atas maka perlu dilakukan evaluasi terhadap Pengelolaan Pegawai Non PNS Setjen DPR RI. Namun demikian dalam evaluasi ini dibatasi pada PTT dan pegawai alih daya.
B. Tujuan Secara umum tujuan evaluasi terhadap Pengelolaan Pegawai Non PNS Setjen DPR RI adalah menilai secara menyeluruh terhadap semua proses Pengelolaan Pegawai Non PNS dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas pengelolaannya. Sedangkan secara khusus adalah sebagai kegiatan untuk: 1. Mengidentifikasi permasalahan Pengelolaan Pegawai Non PNS; dan, 2. Memberikan masukan untuk pengembangan Model Pengelolaan Pegawai Non PNS ke depan.
C. Manfaat Evaluasi
diharapkan
memberikan
manfaat
untuk
meningkatkan
efektivitas Pengelolaan Pegawai Non PNS dan sebagai masukan dalam menyusun Pedoman Pengelolaan Pegawai Non PNS di Setjen DPR-RI. 3
D. Metodologi Evaluasi terhadap Pengelolaan Pegawai Non PNS dilakukan melalui penilaian terhadap Pengelola dan Pegawai Non PNS.
Model yang akan
digunakan untuk melakukan evaluasi adalah model Context, Input, Process, Product (CIPP) yang dikembangkan oleh Stufflebeam. Model ini dilakukan dalam rangka menyediakan informasi bagi pembuat keputusan. Komponen dalam model evaluasi ini adalah konteks, input, proses, dan produk. Data yang digunakan dalam evaluasi Pengelolaan Pegawai Non PNS adalah data sekunder dan primer. Data sekunder berasal dari dokumentasi pengelolaan Pengelolaan Pegawai Non PNS. Sedangkan data primer adalah data yang berasal dari hasil survei dengan kuisioner dan wawancara secara mendalam (in depth interiew) dengan beberapa pihak yang mengetahui informasi tentang pengelolaan diklat. Survei dilakukan terhadap pengelola dan pegawai tidak tetap. Pengelola yang diwawancarai adalah Kepala Biro dan Kepala Bagian yang membawahi Pegawai Non PNS. Sedangkan Pegawai Non PNS yang diwawancarai adalah pegawai tidak tetap, alih daya, pegawai pihak ketiga, dan honor bagian.
4
BAB DUA PENGELOLAAN PEGAWAI TIDAK TETAP DI BIRO PEMELIHARAAN BANGUNAN DAN INSTALASI
A. Gambaran Umum Biro Pemeliharaan Bangunan dan Instalasi (Harbangin) merupakan salah satu Biro yang ada di Setjen DPR RI yang memiliki tugas menyelenggarakan pemeliharaan gedung, perumahan, wisma dan instalasi. Guna menjalankan tugas tersebut, Biro Harbangin terdiri atas 3 bagian, yaitu Bagian Gedung dan Pertamanan; Bagian Perumahan dan Wisma DPR RI; dan Bagian Instalasi. Guna menjalankan tugas yang menjadi tanggung jawab
Biro
Harbangin, PNS yang ada mendapatkan bantuan dari pegawai Non-PNS. Hal tersebut dilakukan karena besarnya beban pekerjaan yang ada di Biro Harbangin sementara jumlah PNS yang tidak dapat memenuhi beban pekerjaan tersebut. Terdapat beberapa jenis pekerjaan yang tidak mungkin dikerjakan oleh PNS, dan jumlah pegawai tidak sesuai dengan jumlah kompetensi yang dibutuhkan. Selain itu jenis pekerjaan yang menjadi tanggung jawab di Biro Harbangin banyak yang merupakan pekerjaan yang teknis sehingga dibutuhkan keahlian tertentu yang tidak banyak dimiliki oleh PNS yang tersedia di Setjen DPR RI. Tabel.2.1 Pegawai Biro Pemeliharaan Bangunan dan Instalasi NON PNS No. 1. 2. 3.
Bagian Gedung dan pertamanan Perumahan dan Wisma DPR RI Instalasi Total
PNS
Honorbagian -
Jumlah
PTT
Pihak ke-3
Kontrak
72
6
39
-
54
32
304
-
-
388
70 196
6 34
343
-
3 3
79 584
5
117
Mekanisme perekrutan pegawai Non-PNS yang ada di Biro Harbangin terdiri atas beberapa macam cara, yaitu pertama, dengan perekrutan melalui honorer; kedua,
perekrutan melalui pihak ketiga; serta pegawai yang
dikontrak oleh pihak ketiga dalam kegiatan pemeliharaan. Namun sejak kebijakan honorer dihapuskan pada tahun 2005 maka pegawai yang diangkat melalui mekanisme honorer diubah menjadi PTT. Selain mekanisme yang telah disebutkan sebelumnya, terdapat mekanisme lain dalam perekrutan pegawai di Biro Harbangin yaitu perekrutan pegawai yang honorariumnya dibiayai menggunakan dana bagian/biro. Hal tersebut guna mencukupi kebutuhan pegawai yang tidak bisa dipenuhi melalui mekanisme lainnya. Sementara itu jika dilihat dari total pegawai yang ada di Biro Harbangin adalah 584 orang, terdiri dari PNS sebanyak 196 orang dan sisanya NonPNS. Hal yang menjadikan jumlah pegwai sangat besar dikarenakan adanya pegawai dari pihak ketiga sebanyak 343. Kebutuhan pegawai ini muncul dikarenakan adanya pekerjaan yang dilakukan oleh pihak ketiga.
B. Bagian Gedung dan Pertamanan Bagian Gedung dan Pertamanan mempunyai tugas melaksanakan pemeliharaan gedung dan taman. Pada bagian Gedung dan Pertamanan terdapat 117 pegawai. Dari jumlah tersebut terdapat 72 PNS dan 6 Orang PTT yang sebelumnya direkrut melalui mekanisme honorer. Selain itu terdapat 39 pegawai yang direkrut melalui pihak ketiga dengan status sebagai cleaning service. Jumlah PNS yang ada di Bagian Gedung dan Pertamanan pada dasarnya cukup banyak namun secara kompetensi pegawai yang ada tidak mencukupi kebutuhan yang ada. Hal tersebut karena banyak dari pegawai yang ada berlatar pendidikan SMA dan bagian gedung dan pertamanan membutuhkan tenaga keahlian yang spesifik. PTT yang ada di Bagian Gedung dan Pertamanan, merupakan pegawai-pgawai yang cukup bepengalaman. Keberadaan pegawai tersebut cukup membantu karena pengalaman yang dimiliki. Bagian Gedung dan Pertamanan juga mengalami kekurangan pegawai karena adanya mutasi. Hal tersebut cukup disayangkan karena pegawai yang dimutasi tersebut memiliki keahlian teknis yang cukup baik yang tidak dimiliki oleh pegawai lainnya. 6
C. Bagian Perumahan dan Wisma Bagian Perumahan dan Wisma mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan rumah jabatan dan wisma DPR RI. Pada bagian Bagian Perumahan dan Wisma terdapat 117 pegawai. Dari jumlah tersebut terdapat 54 PNS dan 32 orang PTT yang sebelumnya direkrut melalui mekanisme honorer. Di smaping itu, terdapat 15 pegawai yang direkrut melalui pihak ketiga dengan status sebagai cleaning service di Wisma Kopo. Selain hal di atas, terdapat pegawai yang dikontrak oleh pihak ketiga untuk melaksanakan kegiatan pemeliharaan. Terkait dengan pegawai jenis terakhir tidak dapat seluruhnya dikategorikan sebagai pegawai yang direkrut melalui pihak ketiga karena jenis pekerjaan yang dikerjakan tidak termasuk dalam pengemudi, cleaning service, dan satpam. Selain itu pegawai tersebut merupakan pegawai dengan keahlian tertentu dengan besaran honor yang sesuai dengan keahlian yang dimiliki. Jumlah PNS yang ada di bagian Perumahan dan Wisma tidak memadai untuk menyelesaikan beban kerja yang ada di bagian Perumahan dan Wisma, mengingat luasnya wilayah yang ada dibawah tanggung jawab Perumahan dan Wisma antara lain: Rumah Jabatan Anggota (RJA) Kalibata, RJA Ulu Jami, dan Wisma Kopo. Untuk menyelesaikan tugas tersebut bagian Perumahan dan Wisma yang berada di Setjen DPR RI khususnya sangat terbantu oleh keberadaan PTT yang dipekerjakan di bagian Perumahan dan Wisma. Sebab ada juga PNS yang ada di bagian Perumahan dan Wisma tidak memiliki kompetensi yang dibutuhkan oleh bagian Perumahan dan Wisma. Sebaiknya para PTT yang sudah cukup lama bekerja di bagian Perumahan dan Wisma DPR RI dan tidak terbentur syarat usia untuk diangkat menajdi PNS segera diangkat menjadi PNS. Agar Setjen DPR RI tidak kehilangan para pegawai yang memadai secara kompetensi tersebut.
D. Bagian Instalasi Bagian Instalasi memiliki tugas untuk melaksanakan pengoperasian dan pemeliharaan instalasi. Untuk menjalankan tugasnya maka bagian
7
instalasi memiliki fungsi melaksanakan pengoperasian dan pemeliharaan mekanik dan kelistrikan. Pada Bagian Instalasi terdapat 78 pegawai. Dari jumlah tersebut terdapat 70 PNS dan 6 Orang PTT yang sebelumnya direkrut melalui mekanisme honorer, dan terdapat 2 orang pegawai yang perekrutannya menggunakan anggaran yang tersedia di Bagian Instalasi. Enam orang PTT seccara administrasi merupakan PTT pada Bagian Perumahan dan Wisma. Dua orang pegawai tersebut merupakan pensiunan yang memahami masalah instalasi di Komplek Setjen DPR RI.
E. Permasalahan di Lapangan Terkait dengan Pengelolaan Pegawai Non-PNS di lingkungan Biro Harbangin terdapat berberapa permasalahan, yaitu: 1. Jenis pekerjaan yang dilakukan oleh pegawai Non-PNS di Biro Harbangin merupakan pekerjaan yang bersifat rutin. Oleh sebab itu harus ada pegawai yang melakukannya sebab apabila tidak ada pegawai yang melakukannya maka pekerjaan tersebut akan terbengkalai. Sebagai contoh pekerjaan membersihkan taman, perbaikan listrik, dan lain-lain. 2. Perlu dilakukan kajian agar mengangkat para pegawai Non-PNS untuk menjadi PNS karena pekerjaan yang dilakukan bersifat rutin dan status sebagai Non-PNS cukup rawan mengingat banyak pekerjaan yang dilakukan juga berkaitan dengan dokumen dan arsip Setjen DPR RI. 3. Mengingat sifat pekerjaan yang ada di Biro Harbangin banyak yang bersifat teknis, maka sangat diperlukan pegawai dengan keahlian tertentu sesuai dengan pekerjaan yang ada, namun saat ini banyak pegawai yang mengusai teknis telah pensiun dan belum ada penggantinya. Hal tersebut menjadi penghambat bagi Biro Harbangin dalam menjalankan tugasnya. 4. Terdapat beberapa PNS yang ditugaskan di Biro Harbangin tidak memiliki kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan yang ada di Biro Harbangin sehingga diperlukan diklat pengembangan SDM bagi para pegawai tersebut. Hal tersebut guna memenuhi kebutuhan kompetensi dalam organisasi Biro Harbangin.
8
BAB TIGA PENGELOLAAN PEGAWAI TIDAK TETAP DI BIRO UMUM
A. Gambaran Umum Biro Umum merupakan salah satu Biro yang ada di Setjen DPR RI yang memiliki tugas menyelenggarakan perlengkapan, tata persuratan, kendaraan, serta keamanan dan ketertiban. Guna menjalankan tugas tersebut biro Umum terdiri atas 4 bagian, yaitu: Bagian Perlengkapan; Bagian Tata Persuratan; Bagian Kendaraan; dan Bagian Pengamanan Dalam. Guna menjalankan tugas yang menjadi tanggung jawab di Biro Umum, PNS yang ada mendapatkan bantuan dari pegawai Non-PNS. Mekanisme perekrutan Pegawai Non-PNS yang ada di biro umum terdiri atas beberapa macam cara yaitu dengan perekrutan melalui honorer, swakelola, perekrutan melalui
pihak
ketiga.
Sejak
kebijakan
pengadaan
pegawai
honorer
dihapuskan pada tahun 2005 maka pegawai yang diangkat melalui mekanisme honorer diubah menjadi PTT.
Tabel.3.1 Pegawai Biro Umum No. 1. 2. 3. 4.
Bagian Kendaraan Tata Persuratan Perlengkapan Pengamanan dalam Total
PNS
PTT
38 32 32 128
20 53
230
73
Non PNS Alih Kontrak Daya -300 300
0
Honorbagian 1 4 6
Jumlah
11
610
58 33 32 487
Selain mekanisme yang telah disebutkan sebelumnya, terdapat mekanisme lain dalam perekrutan pegawai di Biro Umum yaitu perekrutan pegawai yang honorariumnya dibiayai menggunakan dana bagian/biro. Hal tersebut guna mencukupi kebutuhan pegawai yang tidak bisa dipenuhi melalui mekanisme lainnya.
9
B. Bagian Kendaraan Biro Umum merupakan salah satu biro yang memiliki jumlah pegawai non-pns cukup besar, hal tersebut dapat dilihat dari jumlah Pegawai Non-PNS yang ada. Di Bagian Kendaraan memiliki tugas untuk melaksanakan pelayanan angkutan dan pemeliharaan kendaraan dinas sesuai dengan peraturan yang berlaku. Di Bagian Kendaraan terdapat 58 pegawai. dari jumlah tersebut terdapat 38 PNS dan 20 Orang PTT yang direkrut melalui mekanisme swakelaola untuk menjadi pengemudi. Hal tersebut karena terjadi pengurangan pegawai yang disebabkan oleh pensiun sebanyak 10 Orang dan 4 orang telah berubah status dari pengemudi menjadi pegawai administrasi baik di bagian kendaraan sendiri maupun di bagian yang lain. Perekrutan PTT yang ada di Bagian Kendaraan dilakukan melalui mekanisme swakelola karena sampai saat ini Bagian kendaraan tidak menemukan pihak ketiga yang bersedia menyediakan jasanya untuk pengemudi. Oleh karena kebutuhan yang tidak bisa dihindarkan maka pengadaan PTT di Bagian Kendaraan menggunakan mekanisme swakelola.
C. Bagian Tata Persuratan Bagian Tata Persuratan merupakan salah satu bagian yang ada di bawah Biro Umum yang memiliki tugas untuk melakukan kegiatan persuratan, penggandaan dan ekspedisi surat yang ada di Setjen DPR RI. Agar terlaksananya tugas tersebut bagian tata persuratan melakukan fungsi melakukan pencatatan surat masuk, surat keluar dan ekspedisi serta melakukan penggandaan surat. Dalam melakukan tugas ekspedisi PNS yang bertanggung jawab berposisi sebagai motoris. Luas wilayah yang menjadi cakupan tenaga motoris adalah sebesar 5 wilayah kota di Jakarta. Dengan besarnya wilayah cakupan tugas dan jumlah tenaga motoris yang hanya 9 Orang maka beban pekerjaan ekspedisi surat akan menjadi berat karena luasnya wilayah cakupan tidak berbanding lurus dengan tersedianya jumlah motoris. Bagian Tata Persuratan memiliki total 33 Pegawai, yang terdiri atas 32 PNS dan hanya memiliki 1 orang pegawai yang perekrutannya menggunakan dana yang tersedia di Bagian Tata Persuratan. Pengambilan kebijakan tersebut karena Bagian Tata Persuratan mengalami kekurangan pegawai 10
guna mendistribusikan surat/undangan/dokumen di lingkungan Setjen DPR RI. Satu orang pegawai yang direkrut tersebut dilakukan karena seringkali pekerjaan ekspedisi surat yang ada di dalam lingkungan komplek DPR RI menjadi terhambat. Oleh karena itu bagian tata persuratan merekrut pegawai yang honorariumnya dibayar menggunakan uang bagian. Pegawai tersebut bertugas sebagai pendistribusi surat yang ada di dalam kompleks DPR RI dan melakukan pengecapan stempel surat. Pegawai tersebut sudah lama menjadi pegawai di Bagian Tata Persuratan, kurang lebih 20 tahun. Awalnya bekerja sebagai honor Setjen DPR RI namun tidak dapat diangkat menajdi PNS karena terkendala usia yang telah melampaui batas maksimal. Pegawai tersebut dibayar sebesar Rp. 1.500.000 setiap bulannya yang berasal dari uang kas Bagian Tata Persuratan. Adanya pegawai yang honorariumnya dibayar menggunakan uang bagian, juga belum menyelesaikan masalah besarnya beban kerja ekspedisi surat yang ada dibagian tata persuratan. Oleh karena itu Bagian Tata Persuratan membutuhkan tambahan pegawai sebanyak 10-15 orang untuk menyelesaikan beban pekerjaan yang ada. Tambahan pegawai tersebut dapat berasal dari PNS ataupun bisa juga diusahakan dari perekrutan PTT. Sampai saat ini Bagian Tata Persuratan masih membutuhkan tambahan pegawai karena terjadi pengurangan pegawai sebab beberapa PNS yang ada di Bagian Tata Persuratan telah pensiun. Bahkan ditahun 2014 akan ada pengurangan jumlah pegawai di bagian tata persuratan yang disebabkan oleh pensiun sebanyak 7 orang.
Oleh karena itu perlu diberi
tambahan jumlah pegawai. Ketika hal tersebut tidak bisa di penuhi melalui rekrutmen PNS maka Bagian Tata Persuratan mengajukan permohonan tambahan pegawai sebanyak 10 orang Non-PNS melalui mekanisme PTT.
D. Bagian Perlengkapan Bagian
Perlengkapan
merupakan
bagian
yang
memiliki
tugas
penyimpanan dan pengadaan barang serta pendistribusian perlengkapan, peralatan dan inventaris kantor. Selain itu bagian perlengkapan juga bertugas untuk melakukan pemeliharaan atas invetaris kantor tersebut. Di Bagian 11
Perlengkapan terdapat 32 pegawai yang terdiri atas 28 Orang PNS dan 4 orang pegawai yang pembayaran honorarium menggunakan uang bagian. Bagian
Perlengkapan
dalam
menjalankan
tugasnya
terkadang
menemui kondisi kekurangan pegawai. Karena pekerjaan yang ada merupakan pekerjaan yang dilakukan oleh PNS Golongan I yaitu mengangkat kursi untuk sebuah acara dan tugas sejenisnya. Namun karena tidak ada lagi PNS dengan kualifikasi tersebut maka pekerjaan ini terkadang dilakukan dengan bantuan dari bagian lain.
E. Bagian Pengamanan Dalam Bagian
Pengamanan
Dalam
memiliki
tugas
untuk
melakukan
penyelenggaaraan keamanan dan ketertiban di lingkungan/kawasan kerjanya khususnya pengamanan secara fisik. Lingkungan/kawasan kerja yang dimaksud tentu saja meliputi komplek perkantoran DPR/MPR/DPR RI seerta fasilitas pendukung lain yang tersedia termasuk RJA dan Wisma Kopo DPR RI. Saat ini Bagian Pengamanan dalam memiliki 487 orang pegawai yang mekanisme perekrutannya berbeda-beda. Berdasarkan klasifikasi status pegawai terdapat 128 Orang PNS, 53 tenaga honorer, 6 orang pegawai yang pembayaran honorarium menggunakan uang bagian, dan sebanyak 300 orang tenaga yang dipekerjakan melalui pihak ketiga. Dalam menjalankan
tugas penyelanggaraan
keamanan, Bagian
Pengamanan Dalam terdiri atas struktur organisasi yang mana dipegang oleh PNS, selaku pimpinan dari pasukan pengamanan yang ada. Struktur organisasi tersebut dari pangkat terendah sampai dengan pangkat tertinggi dipengang oleh PNS. Sedangkan untuk pegawai yang dipekerjakan melalui pihak ketiga, di fungsikan sebagai unsur pelaksana penyelenggaraan keamanan di lapangan. Terdapat beberapa kendala yang sering ditemui oleh Bagian Pengamanan Dalam ketika menjalankan tugasnya. Kendala tersebut antara lain luasnya cakupan kerja yang dimiliki Bagian Pengamanan Dalam karena MPR dan DPD RI yang juga berada dalam komplek yang sama dengan DPR RI. Jumlah pegawai yang sangat besar juga terkadang menjadi kendala dalam praktek di lapangan yang ditemui oleh Bagian Pengamanan Dalam. 12
Pimpinan Biro Umum menyarankan agar pengamanan dalam menjadi UPT tersendiri. Hal ini penting karena dengan demikian Bagian Pengamanan dalam dapat lebih mudah mengatur dinamika yang terjadi di dalam upaya penyelenggaran keamanan antara lain: pengaturan pemberhentian pegawai Non-PNS, evaluasi kinerja pegawai baik pegawai PNS maupun pegawai nonpns, serta bagaimana menekan angka resiko yang ada dalam upaya penyelenggaraan keamanan bagi kegiatan dewan.
F. Permasalahan di Lapangan Permasalahan yang muncul di lingkungan Biro Umum yang terkait dengan keberadaan Pegawai Non-PNS adalah: 1. Di Bagian Tata Persuratan khususnya Sub-Bagian Penggandaan memiliki beberapa alat yang harus dioperasikan oleh orang yang memiliki keahlian tertentu, namun orang dengan keahlian tersebut belum tersedia karena pegawai yang sebelumnya memiliki keahlian tersebut telah pensiun. Oleh sebab itu, perlu dalam penambahan pegawai yang dibutuhkan oleh bagian tata persuratan perlu dilakukan perekrutan pegawai dengan kualifikasi tertentu yaitu mahir dalam mengoperasikan alat penggandan sesuai dengan yang tersedia di Bagian Tata Persuratan. 2. Selain itu adanya 3 jenis status pegawai yang ada di Bagian Pengamanan Dalam
juga
terkadang
menimbulkan
kendala
dalam
upaya
penyelenggaran pengamanan. Hal tersebut karena terkadang timbul kecemburuan sosial antara pegawai dengan status yang berbeda-beda. Sedangkan upaya pengajuan pegawai honorer untuk menjadi pegawai negeri nyatanya sulit sekali dilaksanakan karena terganjal dengan ketentuan yang ada. Pimpinan Biro Umum menyarankan agar sebaiknya tenaga honorer yang ada segera diangkat menjadi PNS sehingga status pegawai yang ada di Bagian Pengamanan Dalam hanya terdiri atas 2 jenis yaitu PNS dan Non-PNS, baik Non-PNS yang diangkat melalui mekanisme PTT maupun melalui perjanjian dengan pihak ketiga. 3. Masih terdapat pegawai yang dibayar oleh Bagian (honor bagian). Hal ini tentu menimbulkan pertanyaan dari mana sumber uang untuk membayar honor tersebut.
13
BAB EMPAT EVALUASI PENGELOLAAN PEGAWAI NON PNS
A. Sumber Daya Manusia 1. Secara konteks, dengan fokus pada pengembangan sistem pengelolaan Pegawai Non PNS maka belum adanya konsep pengelolaan yang jelas. Karena itu ke depan perlu adanya sistem pembinaan Pegawai Non-PNS. 2. Secara input, dalam pembinaan SDM Non PNS belum ada pedoman atau panduan dalam perekrutan (termasuk dalam pengembangan, evaluasi, dan pengukuran kinerja Pegawai Non-PNS), terutama basis kompetensi yang dibutuhkan. 3. Secara proses, data base tentang Pegawai Non PNS masih terbatas dan belum terintegrasi dengan data pegawai PNS dikarenakan belum memiliki sistem informasi (data base) yang baik. Dalam date base Pegawai Non PNS harus juga memuat kompetensi pegawai. 4. Secara produk dengan fokus untuk mengukur kebutuhan Pegawai Non PNS belum ada standarnya sehingga kebutuhan Pegawai Non PNS tidak belum dapat diketahui dengan pasti.
B. Metode Pengelolaan 1. Secara konteks, sistem yang dikembangkan dalam pengelolaan Pegawai Non PNS adalah pengelolaan melalui sistem honorer (PTT), pihak ketiga, dan bagian. 2. Secara input, pengelolaan belum dituangkan dalam Rencana Kerja Unit Organisasi secara tahunan (kecuali melalui pihak ketiga dikarenakan terkait dengan pengadaan barang dan jasa). 3. Secara proses sistem pengelolaan belum diatur dalam pengaturan secara internal, baik dalam Peraturan Sekjen DPR RI, Pedoman Pengelolaan, maupun SOP. 4. Secara produk dengan fokus pada pengukuran pencapaian tujuan pada akhir program/kegiatan/sub kegiatan belum ada pengukuran kinerja
14
sehingga ke depannya dalam evaluasi pengelolaan Pegawai Non PNS harus memasukan sistem pengelolaan.
C. Sarana dan Prasarana 1. Secara konteks, belum ada sistem pengelolaan Pegawai Non PNS yang baku yang menjadi standar dalam penyediaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam bekerjanya. 2. Secara input, kebutuhan sarana dan prasarana bagi pegawai Non PNS belum dituangkan dalam Rencana Kerja Biro tahunan. 3. Secara proses dengan fokus pada penyediaan informasi mengenai Pegawai Non PNS perlu dibuat suatu database Pengelolaan Pegawai Non PNS. 4. Secara produk dengan fokus untuk mengukur kebutuhan sarana dan prasarana Pegawai Non PNS belum ada standarnya sehingga evaluasi belum bisa dilaksanakan.
D. Penganggaran 1. Secara konteks, pada sistem penganggaran untuk Pegawai Non PNS memiliki standar baku karena mengacu kepada peraturan perundangundangan. 2. Secara input, dengan fokus pencapaian tujuan pengunaan Pegawai Non PNS maka perlu disusun Rencana Kebutuhan Pegawai Non-PNS yang memiliki sasaran jangka pendek dan panjang. 3. Secara proses dengan fokus pada penyediaan informasi untuk membuat keputusan dalam
melaksanakan program, maka dalam date base
Pegawai Non PNS harus juga memuat standarisasi kompensasi (pegwai yang berbasis keahlian/profesional). 4. Secara produk dengan fokus pada mengukur pencapaian tujuan maka harus dibarengi dengan akuntabilitas dalam pengelolaan Pegawai NonPNS.
Selama
ini
pengukuran
masih
pada
pertanggungjawaban keuangannya (kecuali honor bagian).
15
administrasi
BAB LIMA PENUTUP
A. Kesimpulan Dari pembahasan sebelumnya dapat ditarik beberapa informasi penting sebagai berikut: 1. Berdasarkan studi kasus di tiga biro menunjukkan bahwa keberadaan Pegawai Non PNS tidak bisa dihindari dikarenakan untuk memenuhi beban kerja yang ada pada biro yang bersangkutan tetapi tidak dapat dilakukan oleh Pegawai PNS semata. 2. Untuk kasus tertentu keberadaan Pegawai Non PNS di suatu bagian justeru memiliki kompetensi yang dibutuhkan oleh bagian tersebut dibandingkan kompetensi yang dimiliki PNS-nya. 3. Selama ini kebutuhan Pegawai Non PNS tidak dapat diketahui kebutuhannya secara tepat karena tidak ada pengukuran analisa beban kerja untuk Pegawai Non PNS maupun analisa beban kerja untuk Bagian/Biro secara totalitas (baik PNS dan Non PNS). 4. Namun demikian kebutuhan Pegawai Non PNS (terutama honorer) terus meningkat pada setiap biro tetapi kebijakan honorer sudah dihapuskan sehingga kebutuhannya dilakukan melalui alih daya dan pihak ketiga (melekat pada kebutuhan pengadaan barang dan jasa). 5. Keberadaan pegawai PTT yang dahulu direkrut sebagai pegawai honor telah menjadi persoalan pelik, yaitu tuntutan untuk menjadi PNS padahal kebijakan pengangkatan pegawai honor (PTT) untuk menjadi PNS sudah tidak dapat dilakukan.
B. Rekomendasi Berdasarkan
pembahasan
sebelumnya
terdapat
beberapa
permasalahan yang muncul terkait pengelolaan Pegawai Non PNS, sehingga dibutuhkan beberapa rekomendasi untuk perbaikan ke depan, yaitu: 1. Perlu adanya pengklasifikasian yang jelas tentang Pegawai Non PNS yang mengacu kepada:
16
1) Pegawai Tugas Perbantuan untuk memenuhi kebutuhan teknis, administrasi dan keahlian. Pegawai jenis ini dilakukan untuk mengganti pegawai honorer; 2) Pegawai kontrak untuk keahlian seperti Tenaga Ahli dan administrasi khusus seperti Asisten Anggota; dan, 3) Pegawai alih daya di mana pengadaan dan pengelolaannya terkait dengan pengadaan barang dan jasa. 2. Untuk mengukur kebutuhan Pegawai Non-PNS secara tepat maka perlu adanya pengukuran beban kerja (analisa beban kerja) yang melibatkan PNS dan Non PNS untuk semua unit organisasi yang ada di Setjen DPR RI. 3. Dari sisi SDM maka perlu adanya: 1) Penempatan pegawai sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya; dan, 2) Peningkatan kompetensi terutama untuk PNS yang selama ini tugas dan fungsinya dikerjakan oleh Pegawai Non PNS dikarenakan ketidakkompetensian. 4. Dari sisi metode maka perlu adanya perbaikan dalam mekanisme kerja, yaitu perlunya mengembangkan manajemen pengetahuan (knowledge management). Dengan konsep ini maka pengetahuan tentang organisasi tidak dikuasai oleh pegawai tetapi milik organisasi. 5. Untuk memudahkan pengelolaan Pegawai Non-PNS, maka perlu adanya database Pegawai Non-PNS. 6. Perlu segera disusun Pedoman Pengelolaan Pegawai Non-PNS.
17
