EVALUASI KINERJA SLiMS SEBAGAI SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN DPR RI Skripsi Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk memenuhi persyaratan memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S.IP)
Oleh : Mahdiah NIM : 107025102055
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN FAKULTAS ADAB DAB HUMANIORA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011
EVALUASI KINERJA SLiMS SEBAGAI SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI DI PERPUSTAKAAN DPR RI Skripsi Diajukan kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk memenuhi persyaratan memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi (S.IP)
Oleh : Mahdiah NIM : 107025102055
Dibawah bimbingan :
Siti Maryam, M.Hum NIP: 197007051998032002
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ADAB DAB HUMANIORA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011
PENGESAHAN PANITIA UJIAN Skripsi yang berjudul “Evaluasi Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali di Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI)” telah diujikan dalam sidang munaqasyah Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada tanggal 25 Oktober 2011. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan.
Jakarta, 25 Oktober 2011
Sidang Munaqasyah
Ketua Sidang
Sekretaris
Drs. Rizal Saiful Haq, MA NIP. 19530319 1995041 001
Pungki Purnomo, MLIS NIP. 19641215 199903 1 005
Pembimbing
Siti Maryam, M.Hum NIP: 197007051998032002
Penguji I
Mukmin Suprayogi, M.Si NIP. 1962301199903100
Penguji II
Pungki Purnomo, MLIS NIP. 19641215 199903 1 005
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan hanya bagi Allah SWT, karena hanya berkat rahmat, taufik dan hidayah-Nya, penulis dapat menyelesaikan salah satu tugas studi berupa penyusunan proposal. Sholawat serta salam selalu tercurahkan kepada junjungan Nabi besar Muhammad SAW dan seluruh umatnya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan proposal ini dengan baik dan tepat pada waktunya, dengan judul ”EVALUASI KINERJA SLiMS SEBAGAI SARANA TEMU KEMBALI INFORMASI PERPUSTAKAAN DPR RI”. Topik sebuah proposal ini dipilih atas pertimbangan penulis terhadap pentingnya sebuah Sistem temu kembali informasi di sebuah perpustakaan. Hasil penelitian ini diharapakan dapat bermanfaat untuk kemajuan dan perkembangan perpustakaan dalam upaya meningkatkan keefektifan kinerja sistem temu kembali informasi perpustakaan DPR RI. Segenap rasa terima kasih ingin penulis sampaikan kepada pihak-pihak yang telah membantu menyelesaikan skripsi ini, diantaranya : 1. Allah SWT yang telah memberikan nikmat dan karunianya yang tidak terhenti hingga saat ini. 2. Ayahanda Abdul Razak serta Ibunda tercinta Mulyati, saudaraku Lia Rosmalia, Zakiyah Rahmawati, dan Khairunnisa terimakasih untuk setiap untaian doa, kasih sayang, perhatian dan dukungan yang begitu besar. Dan untuk nenek ku tercinta dan segenap keluarga besar terimakasih banyak atas doa dan dukunganya. 3. Ibu Siti Maryam, selaku dosen pembingbing yang telah memberikan ide, saran dan motivasi dalam pembuatan skripsi ini. 4. Bapak Mukmin Suprayogi, selaku dosen pengajar mata kuliah Metodologi penelitian yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam pembuatan proposal skripsi ini.
iv
5. Ibu Alfida, selaku dosen pembimbing akademik. Dan semua dosen-dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi. 6. Ibu Teni Rosanti, selaku Pustakawan serta para staff Perpustakaan DPR RI yang telah memberikan data-data dan informasi yang dibutuhkan penulis. 7. Bapak Kepala Yayasan Islamiyah Ciputat, Kepala Sekolah SMP Islamiyah Ciputat yang sudah memberi kesempatan untuk bergabung berkarir disini dan mengizinkan penulis untuk bekerja sambil menyelesaikan skripsi ini. 8. Dan untuk Fahmi Muizzudin, yang telah membantu penulis baik itu tenaga, pikiran, dan waktu. 9. Untuk teman-temanku seperjuangan IPI 2007 khususnya Eva, Novan, Erma, nurul yang telah banyak memberikan motivasi untuk penulis. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengaharapkan kritik dan saran yang membangun. Besar harapan penulis agar skripsi ini dapat berguna bagi kita semua. Jakarta, Spetember 2011
Penulis
v
ABSTRAK MAHDIAH Evaluasi Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali informasi Di Perpustakaan DPR RI. Jakarta, 2011. 82 hal.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tingkat keefektifan kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali informasi perpustakaan DPR RI dan ingin mengetahui hambatan-hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan OPAC serta ingin mengetahui upaya yang dilakukan oleh perpustakaan DPR RI dalam memenuhi tingkat keefektifan OPAC dari software SLiMS. Responden dari penelitian ini yakni 1 pustakawan dan 1 pengguna Perpustakaan DPR RI. Responden ini dipilih oleh penulis dengan beberapa kriteria. Metode yang digunakan penulis berdasarkan tujuanya yaitu metode deskriptif sedangkan berdasarkan jenis datan adalah menggunakan metode kualitatif. Data yang diperoleh untuk menghasilkan penelitian ini yakni observasi, wawancara dan pengukuran tingkat keefektifan kinerja OPAC. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kinerja OPAC Perpustakaan DPR RI belum efektif karena berdasarkan nilai recall-precision menunjukkan bahwa nilai perolehan (recall) sangat baik tetapi nilai ketepatan (precision) masih rendah. Hal ini menunjukkan bahwa OPAC memberikan jawaban yang baik tetapi tidak didukung oleh susunan dokumen yang kurang baik dan data di sistem yang belum di up-date. Untuk upaya yang dilakukan oleh pustakawan DPR RI belum sepenuhnya dijalankan karena sistem yang dipakai masih dalam masa peralihan sehingga membutuhkan proses secara bertahap untuk memperbaiki tingkat keefektifan dari kinerja SLiMS. Sedangkan hambatan dalam menelusur menggunakan OPAC yaitu ketidak selarasan informasi pada OPAC dengan dokumen yang ada di rak buku. Hal ini disebabkan karena migrasi data dari software yang lama ke software yang sekarang yakni SLiMS dan staf belum sempat untuk mengup-datenya.
vi
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ................................................................................................. iv ABSTRAK .................................................................................................................... vi DAFTAR ISI ................................................................................................................ vii DAFTAR TABEL ........................................................................................................ x BAB I Pendahuluan A. Latar belakang masalah ................................................................................. 1 B. Pembatasan dan perumusan masalah............................................................. 7 C. Tujuan penelitian ........................................................................................... 8 D. Manfaat penelitian ......................................................................................... 9 E. Metode penelitian .......................................................................................... 9 1. Jenis dan pendekatan penelitian .................................................................. 9 2. Sumber data................................................................................................ 10 3. Objek dan responden penelitian ................................................................. 11 4. Teknik pengumpulan data .......................................................................... 11 5. Teknik analisa data..................................................................................... 12 F. Definisi operasional ..................................................................................... 13 G. Sistematika penulisan ................................................................................... 15 BAB II Tinjauan Literatur......................................................................................... 17 A.Perpustakaan Khusus .................................................................................... 17 1.Pengertian perpustakaan khusus ............................................................... 17 2.Ciri-ciri perpustakaan khusus ................................................................... 19 3. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus ................................................. 20 B. Sistem Temu Kembali Informasi ................................................................ 21 1. Pengertian sistem temu kembali informasi .............................................. 21 2. Kegiatan temu kembali informasi ............................................................ 22 3. Tujuan dan fungsi temu kembali informasi ............................................ 23
vii
4. Pengertian OPAC ..................................................................................... 24 5. Perkembangan OPAC ............................................................................... 27 6. Kriteria OPAC ......................................................................................... 29 C. Evaluasi system temu kembali informasi .................................................... 29 1. Pengertian evaluasi ................................................................................. 29 2. Tujuan evaluasi ....................................................................................... 31 3. Kriteria evaluasi ..................................................................................... 31 4. Pengertian recall dan precision ............................................................... 32 D.Senayan Library Management System (SLiMS) ......................................... 36 1. Sejarah SLiMS ....................................................................................... 36 2. Profil SLiMS .......................................................................................... 38 3. Fitur-fitur SLiMS .................................................................................. 40 BAB III Gambaran umum Perpustakaan DPR RI ..................................... 45 A.Sejarah Singkat Perpustakaan DPR RI ................................................... 45 B. Visi, Misi Perpustakaan DPR RI ............................................................ 46 C. Struktur Organisasi Perpustakaan DPR RI ............................................ 46 D. Sumber Daya Manusia Perpustakaan DPR RI ....................................... 47 E. Koleksi Perpustakaan DPR RI ................................................................ 48 F. Software Perpustakaan DPR RI .............................................................. 48 G. Sarana Sistem Temu Kembali Informasi ............................................... 49 H. Gedung Perpustakaan DPR RI .............................................................. 50 I. Fasilitas Dan Perlengkapan .................................................................... 51 J. Profil Pengguna Perpustakaan DPR RI .................................................. 52 K. Susunan Organisasi koleksi.................................................................... 53 BAB IV Hasil Penelitian Dan Pembahasan ................................................. 55 A.Tingkat Keefektifan Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali Informasi .................................................................................................... 56 1. Hasil wawancara ........................................................................ 56 2. Hasil pengukuran ......................................................................... 60
viii
B. Hambatan-Hambatan Proses Penelusuran Informasi Menggunakan OPAC .......................................................................................................... 72 C. Upaya Yang Dilakukan Oleh Perpustakaan DPR RI ............................ 74 D. Hasil observasi ...................................................................................... 75 BAB V Penutup .............................................................................................. 79 A.Kesimpulan ...................................................................................... 79 B. Saran ................................................................................................ 81 DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 82
ix
Daftar Tabel Tabel 2.1 Kriteria Evaluasi
31
Tabel 2.2 Rumus recall and precision
34
Tabel 3.1 SDM
47
Tabel 3.2 Rincian SDM
47
Tabel 3.3 Perlengkapan perpustakaan DPR RI
52
Tabel 4.1 Subyek “Sosiologi agama”
61
Tabel 4.3 Koleksi “Hukum asuransi”
62
Tabel 4.4 Koleksi “Arsitektur”
64
Tabel 4.5 penilaian recall and precision
71
Tabel 4.6 penilaian respon’s time
71
Tabel 4.7 Lembar Observasi Terhadap kinerja SliMS
71
Tabel 4.8 Lembar observasi terhadap tingkat keefektifan OPAC
72
Tabel 4.9 Lembar observasi terhadap keadaan Perpustakaan DPR RI
72
x
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Ledakan informasi muncul akibat adanya dorongan globalisasi. Hal ini menyebabkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi berlangsung sangat cepat, sehingga kebutuhan masyarakat terhadap jasa dan layanan informasi semakin meningkat. Diantara kegiatan informasi adalah penyimpanan dan penemuan kembali informasi. Kegiatan ini berlangsung pada sebuah lingkup informasi yang tidak berdiri sendiri. Ia merupakan bagian dari lingkungan masyarakat yang secara alamiah didorong oleh keinginan untuk memberikan informasi dari batasan ruang dan waktu. Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang begitu cepat berimbas pada perpustakaan.
Perpustakaan
merupakan
institusi
yang
berperan
dalam
pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi akan memprioritaskan penggunaan mesin pencari (search engine) sebagai sarana temu kembali informasi. Perkembangan teknologi yang sangat cepat telah membawa kita untuk hidup berdampingan dengan informasi dan teknologi itu sendiri. Sekarang ini banyak orang telah meninggalkan proses penelusuran informasi secara manual
1
2
yang membutuhkan waktu yang lama untuk menemukan kembali beralih menggunakan Information Retrieval System yang berada dalam jaringan (Network) sehingga kita dapat mengakses informasi secara cepat dan dapat mengakses ke jaringan Data base mana saja yang ada dalam jaringan (network). Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi, dalam menyajikan informasi baik itu yang berupa buku maupun dokumentasi lainnya yang dimiliki menggunakan sarana temu kembali berupa katalog, bibliografi maupun indeks. Informasi yang setiap saat bertambah secara eksponsial tidak mungkin ditangani tanpa adanya sarana simpan sistem temu kembali informasi (retrieval) yang baru. Sistem temu kembali informasi digunakan untuk menemukan kembali (retrieve) informasi-informasi yang relevan terhadap kebutuhan pengguna dari suatu kumpulan informasi secara otomatis. Dalam berbagai kegiatan ilmiah, kebutuhan akan sumber-sumber informasi merupakan hal yang niscaya. Seorang peneliti maupun akademisi memerlukan sumber-sumber informasi untuk keperluan kegiatan akademisi atau kegiatan penelitian. Akan tetapi, dalam kenyataannya tidak semua peneliti maupun akademisi dapat menemukan sumber-sumber informasi tersebut karena berbagai alasan. Salah satunya kinerja sistem OPAC yang kurang efektif dan juga bahasa indeks yang digunakan pustakawan dan bahasa alamiah yang digunakan oleh user kurang cocok. Sehingga kinerja OPAC kurang baik karena tidak memberikan kemudahan untuk pengguna perpustakaan.
3
Katalog untuk sebagian orang merupakan benda antik yang jarang disentuh untuk penelusuran informasi, namun seiring kemajuan teknologi kini tersedia katalog online yang bisa diakses lewat komputer. Dampak jika tidak adanya sistem temu kembali informasi (OPAC), maka pencarian dokumen di perpustakaan akan tidak efektif sekali karena pengguna harus menelusur langsung ke rak tanpa menelusur dulu ke OPAC. Dengan adanya OPAC ini penguna dengan mudah dapat menemukan dokumen yang mereka inginkan. Namun untuk mengetahui seberapa baik sistem temu kembali (OPAC) memenuhi tujuannya maka sistem tersebut sebaiknya dievaluasi tingkat kinerjanya. Evaluasi pada dasarnya adalah penilaian. Dengan kata lain, kita mengevaluasi sistem untuk memastikan tingkat nilainya. Lancaster Stales mengatakan bahwa kita dapat mengevaluasi sistem temu kembali informasi dengan mempertimbangkan tiga isu berikut: 1. Seberapa baik sistem ini memenuhi tujuannya Maksudnya adalah apakah sistem ini sudah memenuhi apa yang diinginkan oleh pengguna seperti memberikan informasi-informasi relevan yang sesuai dengan keinginan penguna perpustakaan. 2. Seberapa efisien memuaskan tujuan dan hasil akhirnya Maksudnya adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan sistem dalam proses menemukan dokumen relevan yang sesuai dengan permintaan pengguna.
4
3. Apakah sistem tersebut membenarkan keberadaanya1 Maksudnya adalah apakah sistem tersebut mampu menemukan dokumen yang dicari oleh pengguna dan mengetahui dimana tempat dokumen tersebut disimpan. Salah satu sarana sistem simpan dan temu kembali informasi adalah OPAC yang merupakan salah satu fitur dari SLiMS. SLiMS (Senayan Library Management system) adalah open source software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan skala kecil hingga skala besar.2 Senayan Library Management System (SLiMS) adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git.3 Pengembangan Senayan dilakukan oleh SDC (Senayan Developers Community), SDC ini dikoordinir oleh Hendro Wicaksono, dan sebagai Programmer Arie Nugraha dan Wardiyono. Sementara untuk bidang dokumentasi dikerjakan oleh Purwoko, Sulfan Zayd, M Rasyid Ridho, Arif Syamsudin. Selain itu, ada programmer dari Jerman yaitu Tobiaz Zeumer. SLiMS dibangun di atas 1
Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library Association Publishing, 1999. 2 Manual senayan versi 3, 20 Maret 2009. 3 http://tartojogja.wordpress.com/2010/05/07/senayan-library-management-systemslims/#more-221/14 februari 2011/9.16 wib
5
platform GNU/Linux, SLiMS bisa berjalan hampir di semua sistem operasi komputer, termasuk Windows dan Unix. SLiMS dirancang sesuai dengan standar pengelolaan koleksi perpustakaan, misalkan standar pengatalogan
yang
memenuhi syarat Anglo-American Cataloging Rules.4 SLiMS merupakan software yang digunakan oleh Perpustakaan DPR RI yang menyediakan sarana temu kembali informasi berupa OPAC yang belum diketahui tingkat keefektifannya. Penulis akan mengevaluasi kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali informasi dengan beberapa aspek yang dinilai yaitu dari segi nilai recallprecision, respon’s time, upaya pengguna, dan segi tampilan. Yang dimaksud recall disini adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan oleh sebuah proses pencarian dalam sistem information retrieval (IR). Sedangkan precision adalah proporsi jumlah dokumen yang ditemukan dan dianggap relevan untuk kebutuhan si pencari informasi.5 Sangatlah sulit mencapai tingkat recall-precision yang ideal karena keduanya berdasarkan pada ukuran relevansi yang amat lentur dan dinamis. Selain itu, seorang pencari informasi seringkali tidak hanya peduli pada relevansi, melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses pencarian, kemudahan dalam mengajukan permintaan informasi, kenyamanan dalam memandang layar komputer, dan sebagainya. Seringkali seorang pencari 4
Ibid. Agus, Rifai. “Peran pustakawan intermediary dalam memenuhi kebutuhan informasi pemakai”, al-Maktabah, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Vol 4, No.1, April 2002:1-12. 5
6
informasi rela mengorbankan tingkat precision, asalkan sistem yang dipakainya memberikan respon yang cepat. Sedangkan yang dimaksud dengan respon’s time disini adalah waktu yang dibutuhkan dalam proses penelusuran. Seberapa cepat sistem membutuhkan waktu untuk menemukan dokumen relevan sesuai dengan permintaan pengguna perpustakaan. Sedangkan upaya pengguna adalah apakah sistem menyediakan pedoman atau menu help untuk mengetahui cara penggunaan OPAC tersebut dan fasilitas penelusuran apa saja yang disediakan oleh sistem apakah bisa menggunakan simple search (pencarian sederhana), advanced search (pencarian spesifik) dan apakah bisa menggunakan operator Boolean (AND OR NOT). Dari segi tampilan maksudnya yaitu apakah sistem memberikan tampilan yang menarik sehingga pengguna bisa berlama-lama memandang layar komputer. Dan jenis data apa saja yang bisa di input oleh sistem ke dalam data base, apakah hanya berupa data bibliografi, full text, pdf dan lain-lain. Perpustakaan DPR RI merupakan salah satu perpustakaan khusus yang telah menerapkan software SLiMS untuk proses temu kembali informasi, yaitu dengan menggunakan OPAC (Online Public Access Catalog). Peneliti mencoba mengupas seberapa jauh tingkat recall dan precision, respon’s time, upaya pengguna, dan segi penyajian pada software SliMS sebagai penyedia OPAC agar kebutuhan informasinya dapat akurat dan tepat sesuai keinginanya.
7
Dari latar belakang masalah yang dipaparkan di atas maka penulis tertarik mengambil judul skripsi : Evaluasi Kinerja SLiMS sebagai Sarana Temu Kembali Informasi di Perpustakaan DPR RI.
B. Pembatasan Dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah Agar masalah yang diangkat oleh penulis ini tidak meluas, mudah dilaksanakan dan terarah sehingga tidak mengakibatkan salah pemahaman dalam masalah ini maka penulis memberikan batasan yang jelas terhadap masalah ini yakni terbatas pada: Tingkat keefektifan kinerja SLiMS yang terdiri dari hambatan dan upaya meningkatkan keefektifan SLiMS sebagai sarana temu kembali (OPAC) di Perpustakaan DPR RI. 2. Perumusan Masalah Untuk
memperjelas
pembahasan
masalah
ini
maka
penulis
menuangkan masalah ke dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : a. Bagaimana tingkat keefektifan kinerja SLiMS dari segi recall and precision, respon’s time, upaya pengguna dan tampilan sistem sebagai sarana temu kembali informasi Perpustakaan DPR RI ? b. Apa saja hambatan-hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan OPAC?
8
c. Apa saja upaya yang dilakukan oleh Perpustakaan DPR RI dalam meningkatkan keefektifan OPAC dari software SLiMS ?
C. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai oleh penulis dalam penelitian ini adalah untuk : 1. Mengetahui tingkat keefektifan kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali informasi perpustakaan DPR RI. 2. Mengetahui
hambatan-hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun
pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan OPAC. 3. Mengetahui upaya yang dilakukan oleh perpustakaan DPR RI dalam memenuhi tingkat keefektifan OPAC dari software SLiMS.
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini terdiri dari manfaat akademis, kelembagaan dan untuk diri sendiri sebagai calon pustakawan, yaitu : 1. Dapat dijadikan tolak ukur dalam melaksanakan sistem simpan temu kembali informasi yang efektif agar user menggunakannya penuh dengan kepusaan tersendiri. 2. Sebagai sarana evaluasi demi meningkatkan kualitas Perpustakaan DPR RI. 3. Bagi penulis khususnya dan semua kalangan yang bergelut dalam bidang ilmu perpustakaan dan informasi hasil penelitian ini dapat berguna untuk menambah wawasan dalam praktik pelaksanaan kepustakawanan.
9
E. Metode Penelitian 1. Jenis dan Pendekatan Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah jenis penelitian deskriptif-analitis. Jenis penelitian deskriptif analitis ini adalah penelitian untuk mendeskripsikan atau menggambarkan kondisi lapangan secara apa adanya.6 Sedangkan pendekatan penelitian yang digunakan adalah pendekatan penelitian kualitatif, yakni penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek penelitian secara holistik dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah.7 2. Sumber Data a. Data primer Data primer adalah data yang bersumber dari responden dan sistem tersebut yang langsung ditemui di lapangan (lokasi penelitian) yaitu : 1) Observasi, yaitu penulis mengamati secara langsung Perpustakaan DPR RI untuk mendapat data yang diperlukan. 2) Wawancara yaitu penulis mewawancarai para pustakawan dan pengguna perpustakaan DPR RI.
6 7
Moh. Nazir. Metode penelitian. Jakarta: Graha Indonesia, 1998. h. 72 Moleong, lexy J. Metodologi penelitian kualitatif.Bandung: Remaja rusdakarya, 2009. h. 13
10
3) Dokumentasi hasil kerja (output sistem otomasi SLIMS) yaitu setiap bahan tertulis ataupun film. Studi dokumentasi dilakukan dengan cara mempelajari dokumen-dokumen yang berisi informasi tentang sistem temu kembali informasi guna melengkapi data-data yang telah didapatkan dari observasi dan wawancara. b. Data sekunder Data sekunder adalah data yang bersumber dari kepustakaan yang terdiri
dari
literatur-literatur,
buku
catatan
pustakawan,
buku
panduan/manual dan artikel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti. 3. Objek dan Responden Penelitian Objek penelitian adalah apa saja yang diteliti oleh peneliti. Objek penelitian bisa berupa desa, negara, sistem, udara, orang dan hal-hal lain yang abstrak seperti motivasi. Objek penelitian tidak pernah dikonotasikan dengan jumlah (kuantita).8 Objek dari penelitian ini adalah sistem temu kembali informasi perpustakaan DPR RI. Sedangkan populasi dalam penelitian ini tidak ada karena yang diteliti hanya satu-satunya sistem temu kembali informasi. Dan sampel juga tidak ada. Sedangkan penulis menggunakan responden penelitian yakni para pustakawan dan pengguna perpustakaan DPR RI.
8
Prasetya, Irawan, Logika dan prosedur penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999. h 179
11
4. Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data merupakan langkah yang penting dalam penelitian. Data yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan analisis. Oleh karena itu, pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah dan sesuai dengan masalah penelitian. Dalam penelitian ini metode pengumpulan data yang digunakan dengan cara sebagai berikut : a. Studi pustaka Dalam studi pustaka penulis mempelajari dan mengumpulkan data tertulis untuk menunjang penelitian. Data yang dikumpulkan berupa literatur yang berhubungan dengan topik permasalahan penelitian baik dalam bentuk buku, bahan rujukan, data base, internet dan lain-lain. b. Penelitian lapangan Pendekatan ini untuk mendapatkan data-data secara langsung dari objek penelitian yaitu dengan cara : 1) Observasi, yaitu penulis mengamati secara langsung proses kerja pengoperasian sistem temu kembali informasi Perpustakaan DPR RI untuk mendapat data yang diperlukan. 2) Wawancara, yaitu menanyakan tentang pengoperasian sistem di perpustakaan ini oleh pustakawan dan menanyakan kepada pengguna tentang kualitas sistem yang diberikan.
12
c. Pengukuran tingkat keefektifan Penulis mencoba mengukur tingkat keefektifan dari software SLiMS dengan menggunakan beberapa aspek penilaian yaitu: Tabel 1.1 Pengukuran keefektifan Aspek penilaian
No 1.
2. 3.
4.
Recall and precision: Recall = Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem x 100% Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan Precision = Jumlah item yang relevan yang ditemukan di rak x 100% Jumlah item yang relevan yang diperoleh system Waktu (Respon’s time): Waktu yang dibutuhkan dalam proses penelusuran. Upaya pengguna: Ketersediaan pedoman atau menu help Fasilitas penelusuran Dari segi penyajian: Tampilan (out put) data base Jenis data dalam database
5. Teknik Analisa Data Teknik analisa data yang dilakukan pada penelitian ini adalah analisa data kualitatif mengikuti konsep Miles and Huberman yang dikutip oleh Sugiyono dalam bukunya ”Memahami penelitian kualitatif”. Aktivitas dalam analisa data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus pada setiap tahapan penelitian.9 Proses analisa data dilakukan dalam tiga tahap, yaitu :
9
207
Moleong, lexy J. Metodologi penelitian kualitatif.Bandung: Remaja rusdakarya, 2009. h.
13
a. Reduksi data (data reduction) Data yang diperoleh penulis dari lapangan melalui observasi, wawancara dan dokumentasi yang jumlahnya cukup banyak. Penulis catat dengan rinci, kemudian dilakukan perangkuman, memilih hal-hal yang pokok dan memfokuskan pada hal-hal yang penting, dengan demikian data yang telah direduksi dapat memberikan gambaran tentang tingkat keefektifan OPAC. b. Penyajian data (data display) Setelah data direduksi, langkah yang selanjutnya dilakukan adalah menyajikan data. Dalam penyajian data, penulis melakukan dalam bentuk tabulasi atau table-tabel. c. Penarikan kesimpulan (verification) Data-data yang telah diterangkan dan dijabarkan dalam bentuk narasi kemudian penulis gunakan untuk menjawab rumusan masalah yang telah dirumuskan sejak awal.
F. Definisi Operasional Setelah mengkaji berbagai definisi dan pengertian tentang evaluasi dan sistem temu kembali informasi, maka definisi istilah variabel yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Evaluasi Evaluasi didefinisikan sebagai proses sistematis untuk menentukan kegunaan, manfaat, nilai dan harga dari sesuatu. Dalam proses evaluasi ada beberapa hal
14
yang perlu dikaji, yaitu: (1) apa maksud dan tujuan evaluasi, (2) Apa yang akan dievaluasi, (3) bagaimana cara mengevaluasinya, dan (4) kapan waktu yang tepat untuk evaluasi. 2. Sistem temu kembali informasi Sistem simpan temu kembali informasi adalah Sistem yang dirancang untuk keperluan kegiatan penelusuran informasi yang kegiatanya meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai ke pengambilan (accses). 3. OPAC Online Public Access Catalogue, yaitu suatu katalog yang berisikan cantuman bibliografi dari koleksi satu atau beberapa perpustakaan, disimpan pada magnetic disk atau media rekam lainnya, dan dibuat tersedia secara online kepada pengguna. 4. Recall and precision Recall adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukan-kembali oleh sebuah proses pencarian di sistem IR. Lalu, precision adalah proporsi jumlah dokumen yang ditemukan dan dianggap relevan untuk kebutuhan si pencari informasi. 5. SLiMS (Senayan Library Management System) Senayan adalah open source software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan skala kecil hingga skala besar.
15
G. Sistematika Penulisan Dalam skripsi ini penulisan terdiri lima bab. Yang mana bab tersebut membahas secara terperinci bagian-bagian yang dipaparkan. Bab tersebut adalah: BAB I
Pendahuluan Mencakup latar belakang masalah, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II
Tinjauan literatur Mencakup tentang teori yang digunakan penulis yaitu perpustakaan khusus, evaluasi, sistem temu kembali informasi dan SLiMS.
BAB III
Gambaran umum Perpustakaan DPR RI Mencakup sejarah singkat, visi misi, struktur organisasi, Sumber Daya Manusia (SDM), koleksi, anggaran, software, sarana sistem temu kembali informasi, gedung, fasilitas dan perlengkapan, profil pengguna, susunan / organisasi koleksi.
BAB IV
Hasil Penelitian Dan Pembahasan Mencakup Tingkat keefektifan kinerja SLiMS, hambatan yang dihadapi pengguna dan pustakawan dalam proses penelusuran informasi, upaya perpustakaan untuk meningkatkan keefektifan software SLiMS.
16
BAB V
Penutup Mencakup kesimpulan dan saran dari penulis.
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Khusus 1. Pengertian Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus adalah suatu jenis perpustakaan yang paling unik jika dibandingkan oleh perpustakaan lain. Perpustakaan khusus berada dibawah suatu departemen atau dibawah suatu biro, dibawah suatu bagian, atau bahkan dibawah bidang pemasaran. Karena itu sebuah perpustakaan khusus dapat bersifat nasional dengan dipimpin oleh pejabat eselon dua atau dapat pula dipimpin oleh eselon lima, karena letak dan struktur perpustakaan didalam suatu organisasi dapat bervariasi10. Perpustakaan DPR RI termasuk kedalam perpustakaan khusus karena berada dibawah suatu lembaga tinggi negara. Perpustakaan
khusus
dapat
merupakan
perpustakaan
sebuah
depatemen, lembaga Negara, lembaga penelitian, perusahaan swasta, BUMN, pusat informasi, bahkan perpustakaan pribadi. Mulyadi Achmad Nurhadi memberikan definisi perpustakaan khusus sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus diluar lembaga perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi. Lembaga yang
10
Karmidi Martoatmojo, Manajemen Perpustakaan Khusus, (Jakarta: Universitas Terbuka, 1999) h. 2.3.
17
18
dimaksud berupa lembaga industri, lembaga perkantoran, lembaga penelitian dan lain sebagainya.11 Selain itu menurut Sutarno NS yang dimaksud perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang berada pada suatu instansi/lembaga tertentu baik lembaga pemerintah maupun swasta, yang sekaligus lembaga tersebut sebagai pengelola dan penangung jawab. Istilah khusus yaitu melayani lembaga dan mereka yang bekerja pada instansi yang bersangkutan, kekhususan perpustakaan terletak pada pengelolaan, koleksi dan pemakai yang cukup terbatas.12 Menurut soetminah (1991), Perpustakaan khusus mempunyai tugas melayani suatu kelompok masyarakatt khusus yang memiliki kesamaan dalam kebutuhan dan minat terhadap bahan pustaka dan informasi. Ada tiga macam kelompok masyarakat khusus sehingga ada tiga macam perpustakaan khusus, yaitu: a. Perpustakaan Khusus di Bidang Ilmu/profesi Orang-orang yang memiliki keahlian atau profesi yang sama seperti: ahli jantung,
ahli
komputer,
ahli
perpustakaan
dan
lain-lain
akan
membutuhkan pustaka dan informasi yang berkaitan dengan bidang keahlian atau profesinya.
11
Ibid,h.1.3 Sutarno, NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktek, (Jakarta: Samitra Media Utama, 2004). h. 30. 12
19
b. Perpustakaan khusus perkantoran Perpustakaan khusus perkantoran, kantor pemerintah atau swasta dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari tentu membutuhkan informasi yang berkaitan dengan tugas kantor yang bersangkutan. Untuk menambah kegairahan dan meningkatkan kemampuan kerja, para pegawai perlu menambah dan mengembangkan pengetahuan serta keterampilanya. Untuk itu, setiap kantor perlu mempunyai koleksi perpustakaan dibidang yang
berkaitan
dan
dilengkapi
juga
dengan
koleksi
peraturan
perundangan, laporan kegiatan, laporan penelitian dan lain-lain. c. Perpustakaan Khusus Perusahaan Suatu perusahaan, baik yang memproduksi barang maupun jasa akan selalu membutuhkan informasi yang berkaitan dengan perusahaan yang bersangkutan agar dapat maju dan berkembang. Koleksi perpustakaan perusahaan terdiri dari buku-buku yang isinya dapat memberikan informasi untuk meningkatkan dan melancarkan kegiatan perusahaan. Koleksi akan berupa buku-buku pengetahuan administrasi, pengetahuan produksi, pengetahuan pemasaran dan pengetahuan lain-lain.13 2. Ciri-Ciri Perpustakaan Khusus Perpustakaan khusus berbeda dengan jenis perpustakaan lain. Adapun ciri utama sebuah perpustakaan khusus antara lain:
13
36
Soetminah, Perpustkaan kepustakawanan pustakawan. (Yogyakarta: Kanisius, 1991). h. 35-
20
a. Memiliki buku yang terbatas pada satu atau beberapa disiplin ilmu saja. b. Keanggotaan perpustakaan terbatas pada sejumlah anggota yang ditentukan oleh kebijakan perpustakaan atau kebijakan badan induk tempat pepustakaan yang tersebut. c. Peran utama pustakawan ialah melakukan penelitian kepustakaan untuk anggota. Dalam melakukan penelitian untuk anggota, sering dipersoalkan seberapa jauh pustakawan harus melakukan penelitian. d. Tekanan koleksi bukan pada buku (dalam arti sempit) melainkan pada majalah, pamphlet, paten, laporan penelitian, abstrak, atau indeks karena jenis tersebut umumnya informasinya lebih mutakhir dibandingkan buku. e. Jasa yang diberikan lebih mengarah kepada minat anggota perorangan. Karena itu perpustakaan khusus menyediakan jasa yang sangat berorientasi ke pemakainya dibandingkan jenis perpustakaan lain.14 3. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus Perpustakaan
khusus
berfungsi
sebagai
tempat
penelitian,
pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia.15 Menurut Arif Budiwijaya tujuan perpustakaan khusus adalah: a. Memberikan pelayanan yang bersifat terbatas pada anggota dalam linkungan tempat perpustakaan bernaung. b. Merupakan pusat informasi bagi aktifitas badan yang dilayani c. Mengumpulkan informasi, menyimpan dan secara efektif memberikan literatur dalam segala bentuk. d. Menyediakan bibliografi, sari karangan, reproduksi dan lain-lain dalam bidang khusus.16
14
Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1993)
h.49-50 15
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003) h. 39 Arif Budiwijaya, Pembinaan Koleksi Perpustakaan : Dalam Lokakarya Pembinaan Perpustakaan Khusus Kependudukan, (Yogyakarta: Universitas Gajah Mada, 1979) h.1. 16
21
B. Sistem Temu Kembali Informasi 1. Pengertian Sistem Temu Kembali Informasi Temu kembali atau temu balik informasi (information retrieval) sering digunakan dalam arti kegiatan pencarian atau penelusuran informasi. Menurut Lancaster (1979), temu balik informasi adalah proses penelusuran koleksi dokumen (dalam arti seluas-luasnya) untuk mengidentifikasi dokumen mengenai subyek tertentu. Setiap sistem yang dirancang untuk keperluan kegiatan penelusuran informasi dapat disebut sebagai sistem temu kembali informasi. Ingwersen (1992) mengatakan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan sistem yang dibangun melalui proses antara obyek sistem, sistem setting, dan situasi yang memungkinkan terjadinya penelusuran dan ditemukanya informasi potensial yang diinginkan oleh penelusur informasi. Sistem temu kembali informasi didesain untuk menemukan kembali dokumen atau informasi yang dibutuhkan oleh kelompok pemakai. Adanya sistem temu kembali informasi dengan demikian didesain tidak semata-mata didasarkan atas kebutuhan mengumpulkan dokumen atau informasi, akan tetapi juga upaya pengorganisasian dokumen atau informasi untuk disajikan dan diakses oleh pemakai secara mudah dan cepat.17 Untuk memudahkan pemahaman tentang information retrieval, Chu (2003) menguraikan komponen dasar dari sebuah sistem informasi, yaitu : 17
Agus, Rifai,” Peran pustakawan intermediary dalam memenuhi kebutuhan informasi pemakai”, al-Maktabah, Vol 4, No.1, April 2002:1-12
22
a. Sebuah pangkalan data (data base) sebagai tempat meletakkan dan menyimpan wakil dari dokumen atau informasi. b. Sebuah mekanisme pencarian untuk menentukkan apa yang sudah tersimpan di pangkalan data. c. Seperangkat bahasa pencarian, yaitu bahasa yang digunakan manusia pengguna sistem dan apa yang dikenali oleh mesin komputer yang ia gunakan. d. Sebuah antar muka (interface) yaitu segala sesuatu yang terlihat, terdengar atau tersentuh oleh pengguna ketika dia melakukan pencarian informasi. Jadi, information retrieval merujuk ke keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai ke pengambilan (accses). Semua ini harus memudahkan pemakai sistem informasi untuk memperoleh apa yang diinginkanya. Sementara itu, data retrieval memiliki lingkup yang lebih sempit yaitu bagaimana mencocokan antara kata-kata yang terkandung disebuah dokumen dengan kata-kata yang digunakan seseorang dalam mencari informasi (dengan asumsi bahwa yang dicari adalah kata-kata dan dokumennya berisi kata-kata).18
2. Kegiatan Temu Kembali Informasi Chowdhruy (1999) menyebutkan beberapa kegiatan yang dilakukan oleh suatu sistem untuk keperluan temu kembali informasi, yaitu sebagai berikut :
18
Putu Laxman Pendit, dkk, Perpustakaan digital:perspektif perpustakaan perguruan tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung seto, 2007. h 95
23
a. Mengidentifikasi sumber-sumber informasi (dokumen) yang relevan dengan minat pemakai. b. Melakukan analisis isi dokumen. c. Mewakili isi dari sumber informasi sesuai dengan pertanyaan pemakai d. Melakukan analisis terhadap pertanyaan pemakai dan mewakilinya dalam bentuk yang cocok agar sesuai dengan database. e. Mencocokan istilah penelusuran dengan database f. Menemukan kembali informasi yang relevan. g. Melakukan hal-hal yang perlu disesuaikan dalam sistem berdasarkan umpan balik (feedback) dari pemakai.19 3. Tujuan dan Fungsi Sistem Temu Kembali Informasi Sistem Temu Kembali Informasi didisain untuk menemukan dokumen atau informasi yang diperlukan oleh masyarakat pengguna. Sistem Temu Kembali Informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti dikemukakan oleh Belkin (1980) sebagai berikut:20 a. b.
c.
Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen menggunakan sekumpulan konsep. Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik. Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query). Berkaitan dengan sumber informasi di satu sisi dan kebutuhan
informasi pengguna di sisi yang lain, Sistem Temu Kembali Informasi berperan untuk: 19
Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library Association Publishing, 1999.
Belkin, N.J. “Anomalous State of Knowledge as a Basis for Information Retrieval”, Canadian Journal of Information Sciences, 5, 1980, 133-143. 20
24
a. Menganalisis isi sumber informasi dan pertanyaan pengguna. b. Mempertemukan pertanyaan pengguna dengan sumber informasi untuk mendapatkan dokumen yang relevan. Adapun fungsi utama Sistem Temu Kembali Informasi seperti dikemukakan oleh Lancaster (1979) dan Kent (1971) adalah sebagai berikut: a) Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan. b) Menganalisis isi sumber informasi (dokumen) c) Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan (query) pengguna. d) Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data. e) Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data. f) Menemu-kembalikan informasi yang relevan. g) Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.21
4. Pengertian OPAC Dalam perpustakaan berbasis web kita mengenal istilah OPAC yaitu sebuah fitur
atau fasilitas yang dapat digunakan untuk memfasilitasi
pengunjung web untuk mencari catalog koleksi, perpustakaan yang dapat diakses secara umum. Dapat dilakukan mencari koleksi yang kita inginkan dengan kata kunci judul, pengarang, subjek, nomor klasifikasi dan sebagainya.22
21
Lancaster, F.W. Information Retrieval Systems: Characteristics, Testing, and Evaluation, 2 nd Edition, New York: John Wiley, 1979. 22 Kanisius, Teknologi informasi perpustakaan:strategi perancangan perpustakaan digital. Yogyakarta:Kanisius, 2008.
25
Dalam kamus istilah perpustakaan Lasa HS menyebutkan bahwa OPAC adalah suatu database dari record-record catalog yang diakses oleh pencari informasi. OPAC ini berfungsi sebagai catalog terpasang (online catalog) yang dapat diakses secara langsung oleh pencari informasi di perpustakaan.23 ALA Glosary of Library and information science seperti dikutip Tahsinul Manaf menjelaskan bahwa “OPAC adalah cantuman bibliografi dalam bentuk mesin terbaca yang dapat dibaca dan disimpan dalam system computer, sehingga pemakai dapat mengakses informasi secara terus menerus dengan mendekati pengarang, judul, subjek atau gabungan dari komponenkomponen yang disebutkan.”24 Katalog itu dapat ditelusur secara online melalui titik akses yang ditentukan.
Pendapat
ini
menekankan
pengertian
OPAC
dari
segi
penyimpanan dan penelusuran secara online. Pendapat lain menyatakan bahwa OPAC adalah sistem katalog terpasang yang dapat diakses secara umum, dan dapat dipakai pengguna untuk menelusur pangkalan data katalog, untuk memastikan apakah perpustakaan menyimpan karya tertentu, untuk mendapatkan informasi tentang lokasinya, dan jika sistem katalog dihubungkan dengan sistem sirkulasi, maka pengguna
23
Lasa HS, Kamus istilah perpustakaan. (Yogyakarta: Gajah mada university press, 1998),
h.89 24
Tahsinul Manaf, “OPAC sebagai sarana temu kembali informasi”, Media pustakawan No.3 Juni 2002 (Jakarta: Lembaga informasi nasional, 2002), h.17
26
dapat mengetahui apakah bahan pustaka yang sedang dicari sedang tersedia di perpustakaan atau sedang dipinjam (Tedd 1993, 141). Pendapat ini menunjukkan fungsi dari OPAC sebagai sarana temu balik informasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem sirkulasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, OPAC dapat juga digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui OPAC, pengguna dimungkinkan juga dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpanannya. Horgan (1994, 1) menyatakan, OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi, dengan satu sisi masukan (input) yang menggabungkan pembuatan file cantuman dan indeks. Hal ini menghasilkan pangkalan data yang dapat ditelusur sebagai sisi keluaran (output) dari sistem. OPAC menyediakan akses umum kepada file pangkalan data yang dimiliki perpustakaan. Melalui OPAC pengguna berinteraksi untuk memeriksa isi file yang ada. Kebutuhan pengguna berkomunikasi dengan sistem komputer dalam rangka memecahkan suatu pertanyaan atau permintaan (query), merupakan aspek paling penting pada OPAC. Pengguna menggunakan OPAC adalah untuk menjawab query tertentu. OPAC menjadi suatu sarana atau alat bantu bagi pengguna untuk melakukan penelusuran informasi di perpustakaan. Melakukan
penelusuran
informasi
melalui
OPAC,
biasanya
menggunakan suatu terminal yang tersambung ke sistem komputer. Oleh karena itu, OPAC adalah sistem temu balik informasi yang merupakan bagian
27
dari sistem komputer perpustakaan. Feather (1997, 330) menyatakan bahwa OPAC adalah suatu pangkalan data cantuman bibliografi yang biasanya menggambarkan koleksi perpustakaan tertentu. OPAC menawarkan akses secara online ke koleksi perpustakaan melalui terminal komputer. Pengguna dapat melakukan penelusuran melalui pengarang, judul, subjek, kata kunci dan sebagainya. Pendapat ini selain menunjukkan fungsi OPAC pada penelusuran informasi, juga menekankan fungsi lain dari OPAC yaitu untuk menunjukkan keberadaan atau kekayaan koleksi dari suatu perpustakaan tertentu. Melalui OPAC, pengguna akan bisa mengetahui seberapa banyak judul, subjek, eksemplar, dan sebagainya dari koleksi suatu perpustakaan tertentu. Berdasarkan uraian di atas dapat dinyatakan bahwa OPAC adalah suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer yang digunakan oleh pengguna untuk menelusur koleksi suatu perpustakaan atau unit informasi lainnya.
5. Perkembangan OPAC OPAC (Online Public Access Catalogue) memungkinkan anggota atau pengunjung perpustakaan menelusur pangkalan data katalog untuk melihat apakah perpustakaan memiliki karya tertentu dan tempat lokasinya. Apabila sistem katalog ini terhubung sistem sirkulasi, akan diketahui apakah koleksi atau karya tersebut berada di rak ataukah sedang dipinjam oleh pemakai lain.
28
OPAC generasi pertama muncul pada awal 1980-an dan ia lebih banyak terhubung dengan sistem pengawasan sirkulasi berbasis komputer. Titik temu OPAC tersebut biasanya sama dengan titik temu yang ada dikartu, katalog tercetak, misalnya pengarang, judul, nomor panggil atau apabila mungkin tajuk subjek. OPAC generasi kedua didasarkan pada teknik-teknik temu kembali informasi yang dikembangkan oleh jasa penelusuran online. Titik temunya adalah kata-kata atau setiap kata dari judul, tajuk subyek, pengarang atau nama lain dan penyatan-pernyataan penelusuran yang bisa disusun dengan menghubungkan istilah penelusuran dengan menggunakan operator boolean. Banyak OPAC generasi kedua memiliki dua level interaksi pemakai. Pertama, level sederhana bagi penelusur yang baru dan belum berpengalaman. Kedua, level yang lebih maju bagi penelusur yang sudah berpengalaman. OPAC generasi ketiga pada umumnya memiliki karakteristik berikut: a. Teknik-teknik temu kembali non-boolean (hal ini mungkin didasarkan pada pencocokan yang paling baik atau best match) b. Penerimaan search expression dalam bahasa biasa (ordinary languange) dengan berbagai fasilitas untuk penggunaan direktori dalam rangka menyediakan singkatan, sinonim attau jenis-jenis uraian (spelling variant) c. Penyediaan bantuan yang tergantung pada konteks d. Penggunaan istilah dari cantuman yang relevan, yang ditemu kembali untuk meningkatkan strategi penelusuran e. Penampilan cantuman paling relevan yang ditemukan pertama kali25
25
Syihabuddin, Qalyubi, dkk, Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga, 2007.
29
6. Kriteria OPAC Ada
beberapa
faktor
yang
menyebabkan
seseorang
enggan
menggunakan OPAC adalah disebabkan sistem tersebut didesain terlampau sukar dan berbelit-belit sehingga menyulitkan pemakainya, disamping itu kurang menarik dalam penampilanya. Seharusnya, sebuah OPAC yang baik harus
mudah
dalam
pengoperasional
dan
disenangi
oleh
pemakai
perpustakaan. Crowford (1987: 21) menyarankan beberapa kriteria yang diperlukan untuk OPAC yang baik, antara lain: a) Layar monitor yang ditampilkan pada level pertama seharusnya memperkenalkan perpustakaan yang bersangkutan. Layar harus jelas sehingga dapat menimbulkan minat dari pengguna pemula dan yang berpengalaman untuk menggunakannya. b) Sebuah OPAC sebaiknya selalu memberikan indikasi kepada pemakai langkah demi langkah; di level mana mereka sekarang, bagaimana mereka sampai ke situ, dan ke mana mereka selanjutnya. c) OPAC seharusnya menghindari penggunaan „jargon‟ attau istilah dan kata-kata yang tidak baku. d) Jumlah hasil penelusuran harus dapat ditampilkan di layar e) Fasilitas „help‟ atau bantuan harus selalu tersedia pada layar monitor di setiap level searching. f) OPAC harus memberi respon yang cepat dan tepat dari setiap permintaan.26
C. Evaluasi Sistem Temu Kembali Informasi 1. Pengertian Evaluasi Evaluasi pada dasarnya adalah penilaian. Dengan kata lain, kita mengevaluasi sistem untuk memastikan tingkat nilainya. Dalam lingkungan penemuan informasi mungkin kita ingin menilai mana yang lebih baik 26
Walt Crowford, Patron access: issue for online catalogs. Boston: GK Hall, 1987.
30
diantara dua sistem, atau kita dapat mencoba untuk menilai bagaimana tingkat kinerja suatu sistem yang diberikan itu dapat ditingkatkan. Dengan demikian cukup jelas bahwa selama evaluasi, kita mengukur kinerja sistem yang diteliti terhadap beberapa jenis skala. 27 Menurut Firman B. Aji dan S. Martin Sirait, “evaluasi adalah suatu usaha untuk mengukur dan memberi nilai secara objektif pencapaian hasilhasil yang telah direncanakan sebelumnya.”28 Sedangkan menurut M. Manullang “evaluasi adalah membandingkan hasil pekerjaan (actual result) dengan alat pengukur (standar) yang sudah ditentukan.”29 Ada dua parameter dasar untuk mengukur kinerja sistem: efektivitas dan efisiensi. Dalam sebuah sistem pencarian informasi, efektivitas mungkin merupakan ukuran seberapa jauh ia dapat menemukan informasi yang relevan dibandingkan dengan informasi yang tidak relevan. Adapun efisiensi adalah bagaimana secara ekonomi sistem itu mencapai tujuanya. Dalam sebuah pencarian informasi efisiensi sistem dapat diukur oleh faktor-faktor seperti beberapa biaya minimum, apakah sistem berfungsi secara efektif.
27
30
Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library Association Publishing, 1999. 28 Firman B. Aji dan S. Martin Sirait, Perencanaan dan evaluasi, (Jakarta: Bumi aksara, 1990), h. 30 29 M. Manullang, Dasar-dasar manajemen, (Yogyakarta: Gajah mada university press, 2005), h. 141 30 Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval.
31
2. Tujuan Evaluasi Menurut Swanson yang dikutip oleh Chowdhury dalam buku Introduction to Modern Information Retrieval menyatakan bahwa studi evaluasi memiliki beberapa tujuan, sebagai berikut: a. Untuk menilai tujuan dan rencana program sebelum melaksanakan program tersebut. b. Untuk menentukan seberapa baik kinerja tujuan atau harapan yang diinginkan. c. Untuk menentukan alasan atau penyebab dari keberhasilan maupun kegagalan program tersebut. d. Untuk mengungkap prinsip-prinsip yang mendasari suatu program yang berhasil. e. Untuk mengekspolarasi teknik yang dapat meningkatkan efektivitas program. f. untuk memperbaiki cara yang digunakan untuk mencapai tujuan 3. Kriteria Evaluasi Menurut Salton dan McGill yang dikutip oleh Chowdhury dalam buku Introduction
to
Modern
Information
Retrieval
menyatakan
bahwa
mengidentifikasi berbagai parameter sistem pencarian informasi, masingmasing lima kriteria evaluasi yakni:31 Tabel 2.1 Kriteria Evaluasi No Kriteria evaluasi Parameter sistem 1. Recall and precision Indeks exhaustivity Istilah indeks yang mendalam meningkatkan recall. Term spesifitas Istilah indeks yang khusus meningkatkan nilai precision. Bahasa pengindeksan 31
dapat
dapat
Chowdhury, G.G., Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library Association Publishing, 1999.
32
2.
3.
Respon waktu
Upaya pengguna
4.
Dari segi penyajian
5.
Cakupan koleksi
menyediakan langkah-langkah untuk pengenalan sinonim, istilah-istilah yang terkait dll yang meningkatkan recall. Perumusan permintaan Kemampuan untuk merumuskan permintaan pencarian yang akurat. Strategi pencarian Kemampuan penguna untuk merumuskan strategi pencarian yang memadai. Pengorganisasian dokumen yang tersedia Jenis query Lokasi pusat informasi Frekuensi yang menerima permintaan pengguna Ukuran koleksi Aksesibilitas system Sistem menyediakan pedoman cara mengunakanya. Fasilitas untuk berinteraksi dengan sistem Sifat output : referensi bibliografi, abstrak atau full text Jenis perangkat input dan ukuran perangkat penyimpanan Kedalaman analisis subjek Sifat permintaan pengguna Bentuk fisik dokumen
4. Pengertian Recall Dan Precision Salah satu penerapan prinsip relevansi yang sejak dahulu digunakan dalam pengembangan sistem information retrieval (IR) adalah penggunaan ukuran recall and precision. Terjemahan yang pas untuk istilah ini dalam bahasa Indonesia belum ditemukan. Istilah recall digunakan pula dalam psikologi untuk menjelaskan proses mengingat yang dikerjakan otak manusia. Kata lain untuk recall dalam bahasa Inggris adalah remember, recollect, remind. Di bidang IR, recall berkaitan dengan kemampuan menemukan-
33
kembali butir informasi yang sudah tersimpan. Jadi, terjemahan bebasnya mungkin adalah “penemuan-kembali”. Precision dapat diartikan sebagai kepersisan atau kecocokan (antara permintaan informasi dengan jawaban terhadap permintaan itu). Jika seseorang mencari informasi di sebuah sistem, dan sistem menawarkan beberapa dokumen, maka kepersisan ini sebenarnya juga adalah relevansi. Artinya, seberapa persis atau cocok dokumen tersebut untuk keperluan pencari informasi, bergantung pada seberapa relevan dokumen tersebut bagi si pencari. Recall adalah proporsi jumlah dokumen yang dapat ditemukankembali oleh sebuah proses pencarian di sistem IR. Lalu, precision adalah proporsi jumlah dokumen yang ditemukan dan dianggap relevan untuk kebutuhan si pencari informasi. Rumus untuk mengetahui jumlah recall and precision adalah sebagai berikut : Recall Precision
= Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan = Jumlah item relevan yang ditemukan di rak Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem
x 100% x 100%
Kedua ukuran di atas biasanya diberi nilai dalam bentuk persentase, 1 sampai 100%. Sebuah sistem informasi akan dianggap baik jika tingkat recall maupun precision-nya tinggi. Jika ada seseorang mencari dokumen tentang “Pangeran Diponegoro” pada sebuah sistem, dan jika sistem tersebut memiliki 100 buku tentang Pangeran Diponegoro, maka kinerja terbaik adalah jika
34
sistem tersebut berhasil menemukan 100 dokumen tentang Pangeran Diponegoro. Kalau sistem tersebut memberikan 100 temuan, dan di temuan tersebut ada 50 dokumen tentang “Pangeran Diponegoro”, maka nilai recall-nya adalah 0,5 (atau 50%) dan nilai precision-nya juga 0,5. Kalau sistem tersebut memberikan 1 dokumen saja, dan dokumen tersebut adalah tentang “Pangeran Diponegoro”, maka recall-nya bernilai 0,01 dan precision-nya bernilai 1. Perhatikan bahwa nilai precision yang tinggi ini sebenarnya terjadi karena sistem memberikan hanya 1 jawaban kepada si pencari informasi. Kalau sistem memberikan 100 dokumen, dan hanya 1 yang relevan, maka nilai recall-nya tetap 0,01 dan precision-nya pun ikut merosot ke 0,01. Dalam perkembangan teori IR, ukuran dan eksperimen terhadap kinerja sebuah sistem semakin diupayakan untuk mengakomodasi berbagai kemungkinan dalam situasi yang sesungguhnya. Misalnya, Lancaster merumuskan matriks terkenal berikut ini sebagai ukuran recall-precision:32 Tabel 2.2 Rumus recall and precision
32
Relevan
Tidak Relevan
Total
Ditemukan
a (hits)
b (noise)
a+b
Tidak ditemukan
c (misses)
d (rejected)
c+d
Total
a+b
c+d
a+b+c+d
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan digital : dari A sampai Z. Jakarta : Cita karyakarsa mandiri, 2008. h 267
35
Lalu, berdasarkan tabel tersebut, rumus recall – precision pun menjadi: Recall
=[a/(a+c)]x100
Precision
=[a/ (a+b)] x 100
Lewat rumus ini kita dapat membayangkan bahwa sebuah sistem harus meningkatkan nilai recall dengan memperbesar nilai a di rumus di atas (atau nilai hits). Nilai a yang besar ini dapat terjadi jika jumlah dokumen yang diberikan oleh sebuah sistem dalam sebuah pencarian juga besar. Semakin besar jumlah dokumen yang diberikan, semakin besar kemungkinan nilai a. Tetapi pada saat yang sama, muncul kemungkinan bahwa nilai b (atau jumlah dokumen yang tidak relevan) juga semakin besar. Ini artinya, nilai precisionnya semakin kecil. Dalam berbagai eksperimen ditemukan kenyataan bahwa nilai recall dan precison ini cenderung berlawanan alias berbanding-terbalik. Jika recall tinggi, besar kemungkinannya precision rendah. Ukuran recall-precision ini juga sangat bergantung pada apa yang sesungguhnya dimaksud dengan “dokumen yang relevan” itu dan bagaimana memastikan relevan-tidaknya sebuah dokumen. Salah satu kritik terhadap prinsip recall-precision ini menyatakan bahwa ukuran ideal sebuah sistem selama ini terlalu berpihak kepada mesin dan logika yang terlalu ketat. Sangatlah sulit mencapai tingkat recall-precision yang ideal karena keduanya berdasarkan pada ukuran relevansi yang amat lentur dan dinamis.
36
Selain itu, seorang pencari informasi seringkali tidak hanya peduli pada relevansi, melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses pencarian, kemudahan dalam mengajukan permintaan informasi, kenyamanan dalam memandang layar komputer, dan sebagainya. Seringkali seorang pencari informasi rela mengorbankan tingkat precision, asalkan sistem yang dipakainya memberikan respon yang cepat.33
D. Senayan Library Managemen System (SLIMS) 1. Sejarah SLiMS Awal mula SLiMS ini bermula dari perpustakaan di Inggris yaitu Library of Congres memberikan sumbangan sebuah software perpustakaan yang bernama Alice. Seiring dengan berjalannya waktu, manajemen Perpustakaan Depdiknas mulai menghadapi beberapa kendala dalam penggunaan sistem Alice. Pertama, keterbatasan dalam menambahkan fiturfitur baru. Antara lain kebutuhan manajemen serial, meng-online-kan katalog di web dan kustomisasi report yang sering berubah-ubah kebutuhannya. Penambahan fitur jika harus meminta modul resmi dari developer Alice, berarti membutuhkan dana tambahan yang tidak kecil. Apalagi tidak ada distributor resminya di Indonesia sehingga harus mengharapkan support dari Inggris. Ditambah lagi beberapa persyaratan yang membutuhkan infrastruktur
33
Ibid.
37
biaya mahal seperti dedicated public IP agar bisa meng-online-kan Alice di web. Disini muncul masalah kedua, yaitu sulitnya mempelajari lebih mendalam cara kerja perangkat lunak Alice. Perpustakaan Depdiknas (sekarang Kemendiknas) salah satu tupoksinya adalah melakukan koordinasi pengelolaan perpustakaan unit kerja dibawah lingkungan Depdiknas. Dalam implementasinya, seringkali muncul kebutuhan untuk bisa mendistribusikan perangkat lunak sistem perpustakaan ke berbagai unit kerja tersebut. Disini masalah ketiga: sulit (atau tidak mungkin) untuk melakukan redistribusi sistem Alice. Alice merupakan perangkat lunak yang secara lisensi tidak memungkinkan diredistribusi oleh pengelola Perpustakaan Depdiknas secara bebas. Semuanya harus ijin dan membutuhkan biaya. November 2006,
perpustakaan dihadapkan oleh sebuah masalah
mendasar. Sistem Alice tiba-tiba tidak bisa digunakan. Ternyata Alice yang digunakan selama ini diimplementasikan dengan sistem sewa. Pantas saja biayanya relatif murah. Tiap tahun pengguna harus membayar kembali untuk memperpanjang masa sewa pakainya. Akhirnya pengelola Perpustakaan Depdiknas me-review kembali penggunaan sistem Alice di Perpustakaan Depdiknas. Setelah memutuskan untuk hijrah menggunakan sistem yang lain, maka langkah berikutnya adalah mencari sistem yang ada untuk digunakan atau mengembangkan sendiri sistem yang dibutuhkan. Langkah berikutnya adalah melakukan
banding
38
software sistem perpustakaan open source yang bisa diperoleh di internet. Beberapa software yang dicoba antara
lain: phpMyLibrary, OpenBiblio,
KOHA, EverGreen. Karena tidak menemukan sistem yang dibutuhkan, maka diputuskan untuk mengembangkan sendiri aplikasi sistem perpustakaan yang dibutuhkan. Pengelola perpustakaan Depdiknas Untuk versi awal (1.0) aplikasi yang akan dikembangkan, memberikan nama kode “Senayan”. Alasannya sederhana, karena awal dikembangkan di perpustakaan Depdiknas yang berlokasi di Senayan.
Apalagi
Perpustakaan
Depdiknas
mempunyai
brand
sebagai library@senayan. Belakangan karena dirasa nama “Senayan” dirasa cocok dan punya nilai marketing yang bagus, maka nama “Senayan” dijadikan nama resmi aplikasi sistem perpustakaan yang dikembangkan.34 2. Profil SLiMS Senayan merupakan salah satu OSS berbasis web yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak untuk membangun otomasi perpustakaan. Sebagai perangkat lunak berbasis web. Senayan mampu berjalan sempurna di dalam sistem jaringan komputer atau internet. Perangkat lunak berbasis web sesuai
dengan
kebutuhan
perpustakaan
karena
aplikasi
jenis
ini
memungkinkan perpustakaan mendekatkan berbagai produk layanannya dengan pengguna perpustakaan. Dengan jenis aplikasi ini pengguna dapat
34
http://duniaperpustakaan.com/2011/03/20/sejarah-lengkap-software-slims-senayan-librarymanagement-system/diakses pada 16 mei 2011 jam 11.05wib
39
mengakses layanan perpustakaan tanpa harus datang ke perpustakaan karena pengguna dapat mengakses layanan yang disediakan perpustakaan melalui web atau portal perpustakaan. Jika melihat sistem informasi atau berbagai perangkat lunak yang digunakan saat ini oleh perpustakaan di Tanah Air, banyak perpustakaan yang menggunakan perangkat lunak berbasis web. Senayan dikembangkan dengan menggunakan berbagai perangkat lunak open source. Web server, bahasa pemrograman dan database yang digunakan untuk mengembangkan Sanayan semuanya merupakan perangkat lunak open source. Berbagai perangkat lunak yang digunakan untuk membangun Senayan antara lain Apache sebagai web server, PHP sebagai bahasa pemrograman dan MySQL sebagai database yang menyimpan transaksi data yang terjadi di Senayan. Perangkat lunak ini dibangun dengan menggunakan PHP sehingga kode sumber (source code) perangkat lunak ini bersifat terbuka. Kode sumber yang bersifat terbuka inilah yang memberikan peluang bagi pengguna untuk mengembangkan Senayan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Hal ini dimungkinkan karena PHP merupakan bahasa pemrograman interpreter. Senayan di produksi oleh Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional. Lebih spesifik lagi kelahiran perangkat lunak otomasi perpustakaan ini dibidani oleh Hendro Wicaksono, Arie Nugraha dan Wardiyono. Guna mendukung pengembangan Senayan kedepan, saat ini
40
perangkat lunak otomasi perpustakaan ini memiliki komunitas pengembang yang tergabung dalam Senayan Developer Community (SDC). Perangkat lunak otomasi perpustakaan memiliki fungsi untuk mempermudah kegiatan administrasi perpustakaan. Sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan maka Senayan harus mampu mempermudah kegiatan administrasi perpustakaan. Jika melihat menu-menu yang disediakan Senayan, perangkat lunak ini mampu menjalankan fungsi administrasi yang ada di perpustakaan. Kegiatan pengolahan, peminjaman, pengembalian, pemesanan koleksi, penyiangan, manajemen anggota, fasilitas pencetakan barcode (barcode koleksi dan anggota) serta berbagai jenis laporan Senayan dapat membantu pihak manajemen untuk membuat kebijakan pengadaan atau sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan suatu kebijakan bagi perpustakaan. Semua kegiatan ini mungkin dilakukan dengan menggunakan menu-menu yang ada di Senayan. Menu-menu yang ada di Senayan antara lain menu bibliografi, sirkulasi, keanggotaan, OPAC (online public access catalog), stocktake (penyiangan), master file, system, laporan dan kedepan akan tersedia menu pengolah koleksi terbitan berkala dan multimedia.35 3. Fitur-fitur SLiMS SLiMS ini memiliki beragam macam fitur yang sangat membantu tugas pustaakawan mulai dari kegiatan teknis sampai akademis. SLiMS 35
Heri Abi Burachman Hakim (Staf Perpustakaan FISIPOL UGM), http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id/index.php?option=com_content&task=view&id=33&Itemid=33/ diakses pada 16 Mei 2011 jam 11.15 wib
41
memiliki berbagai fitur yang selalu dikembangkan oleh pembuatnya sesuai kebutuhan perpustakaan. Berikut macam-macam fitur-fiturnya:36 a. Pengatalogan (Cataloging) SLiMS menyediakan fitur pengatalogan yang sangat membantu pustakawan dalam pembuatan katalog. Berikut keunggulan dari fitur pengatalogan: 1) Compliance dengan standar AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules). 2) Fitur untuk membuat, mengedit, dan menghapus data bibliografi sesuai dengan standar deskripsi bibliografi AACR2 level ke dua. 3) Mendukung pengelolaan koleksi dalam berbagai macam format seperti monograph, terbitan berseri, audio visual, dsb. 4) Mendukung penyimpanan data bibliografi dari situs di Internet. 5) Mendukung penggunaan barcode. 6) Manajemen item koleksi untuk dokumen dengan banyak kopi dan format yang berbeda. 7) Mendukung format XML untuk pertukaran data dengan menggunakan standar metadata MODS (Metadata Object Description Schema). 8) Pencetakan Barcode item/kopi koleksi Built-in. 9) Pencetakan Label Punggung koleksi Built-in. 10) Pengambilan data katalog melalui protokol Z3950 ke database koleksi Library of Congress. 11) Pengelolaan koleksi yang hilang, dalam perbaikan, dan rusak serta pencatatan statusnya untuk dilakukan pergantian/perbaikan terhadap koleksi. 12) Daftar kendali untuk pengarang (baik pengarang orang, badan/lembaga, dan pertemuan) sebagai standar konsistensi penuliasan 13) Pengaturan hak akses pengelolaan data bibliografi hanya untuk staf yang berhak. b. Penelusuran (OPAC/Online Public Access Catalog) Fitur berikutnya yaitu SLiMS menyediakan OPAC atau sarana sistem 36
temu
kembali
informasi.
Pengguna
perpustakaan
bisa
http://duniaperpustakaan.com/2011/03/20/sejarah-lengkap-software-slims-senayan-librarymanagement-system/16 mei 2011 jam 11.05 wib
42
menggunakan OPAC untuk mencari dokumen yang mereka inginkan. Berikut keunggulan dari fitur OPAC: 1) Pencarian sederhana. 2) Pencarian tingkat lanjut (Advanced). 3) Dukungan penggunaan Boolean’s Logic dan implementasi CQL (Common Query Language). 4) OPAC Web Services berbasis XML. 5) Mendukung akses OPAC melalui peralatan portabel (mobile device) 6) Menampilkan informasi lengkap tetang status koleksi di perpustakaan, tanggal pengembalian, dan pemesanan item/koleksi 7) Detil informasi juga menampilkan gambar sampul buku, lampiran dalam format elektronik yang tersedia (jika ada) serta fasilitas menampilkan koleksi audio dan visual. 8) Menyediakan hyperlink tambahan untuk pencarian lanjutan berdasarkan penulis, dan subjek. c. Sirkulasi (Circulation) Fitur sirkulasi ini adalah fitur untuk mengatur kegiatan peminjaman, perpanjang dan pengembalian buku. Berikut keunggulan fitur tersebut: 1) Mampu memproses peminjaman dan pengembalian koleksi secara efisien, efektif dan aman. 2) Mendukung fitur reservasi koleksi yang sedang dipinjam, termasuk reminder/pemberitahuannya. 3) Mendukung fitur manajemen denda. Dilengkapi fleksibilitas untuk pemakai membayar denda secara cicilan. 4) Mendukung fitur reminder untuk berbagai keperluan seperti melakukan black list terhadap pemakai yang bermasalah atau habis keanggotaannya. 5) Mendukung fitur pengkalenderan (calendaring) untuk diintegrasikan dengan penghitungan masa peminjaman, denda, dan lain-lain. 6) Memungkinkan penentuan hari-hari libur non-standar yang spesifik. 7) Dukungan terhadap ragam jenis tipe pemakai dengan masa pinjam beragam untuk berbagai jenis keanggotaan. 8) Menyimpan histori peminjaman anggota.
43
9) Mendukung pembuatan peraturan peminjaman yang sangat rinci dengan mengkombinasikan parameter keanggotaan, jenis koleksi, dan GMD selain aturan peminjaman standar berdasarkan jenis keanggotaan
d. Manajemen Keanggotaan (Membership Management) Fitur manajemen
keanggotaan
ini digunakan untuk mengatur
proses keanggotaan perpustakaan. Berikut rincianya: 1) Memungkinkan beragam tipe pemakai dengan ragam jenis kategori peminjaman, ragam jenis keanggotaan dan pembedaan setiap layanan sirkulasi dalam jumlah koleksi serta lama peminjaman untuk jenis koleksi untuk setiap jenis/kategori. 2) Dukungan terhadap input menggunakan barcode reader 3) Memungkinkan untuk menyimpan informasi preferensi pemakai atau subject interest. 4) Memungkinkan untuk menyimpan informasi tambahan untuk keperluan reminder pada saat transaksi. 5) Memungkinkan menyimpan informasi detail pemakai yang lebih lengkap. 6) Pencarian informasi anggota minimal berdasarkan nomor dan nama anggota. 7) Pembuatan kartu anggota yang dilengkapi dengan barcode untuk transaksi peminjaman. e. Inventarisasi Koleksi (Stocktaking) Fitur ini merupakan fitur yang digunakan
untuk kegiatan
inventarisasi koleksi atau kegiatan dimana perpustakaan menghitung kembali atau mengecek ulang jumlah koleksi yang dimiliki apakah ada yang hilang atau tidak (stock opname). Berikut rincian fitur tersebut: 1) Proses inventarisasi koleksi bisa dilakukan secara bertahap dan parsial tanpa harus menutup layanan perpustakaan secara keseluruhan. 2) Proses inventarisasi bisa dilakukan secara efisien dan efektif. 3) Terdapat pilihan untuk menghapus data secara otomatis pada saat akhir proses inventarisasi terhadap koleksi yang dianggap hilang.
44
f. Statistik/Pelaporan (Report) Fitur statistik atau pelaopran merupakan fitur untuk menghitung hasil dari semua kegiatan perpustakaan. Berikut rincian dari fitur ini: 1) Meliputi pelaporan untuk semua modul-modul yang tersedia di Senayan. 2) Laporan Judul. 3) Laporan Items/Kopi koleksi. 4) Laporan Keanggotaan. 5) Laporan jumlah koleksi berdasarkan klasifikasi. 6) Laporan Keterlambatan. 7) Berbagai macam statistik seperti statistik koleksi, peminjaman, keanggotaan, keterpakaian koleksi. 8) Tampilan laporan yang sudah didesain printer-friendly, sehingga memudahkan untuk dicetak. 9) Filter data yang lengkap untuk setiap laporan. g. Manajemen Terbitan Berseri (Serial Control) Fitur manajemen terbitan berseri adalah fitur yang digunakan untuk mengolah koleksi berjenis seperti majalah, surat kabar, jurnal dan lain-lain. Berikut rincian fitur tersebut: 1) Manajemen data langganan. 2) Manajemen data Kardex. 3) Manajemen tracking data terbitan yang akan terbit dan yang sudah ada. 4) Memungkinkan tracking data terbitan berseri yang jadwal terbitnya tidak teratur (pengaturan yang fleksibel).
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN DPR RI
A. Sejarah Singkat Perpustakaan DPR RI Perpustakaan Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia berdiri sejak pemerintah negara Indonesia masih berbentuk Negara Republik Indonesia Serikat (RIS) yang bertempat di Daerah Istimewa Yogyakarta. Sekitar tahun 1951. Perpustakaan ini merupakan kelanjutan dari ”Bibliotheca Volktraad”, milik pemerintah Hindia Belanda di Indonesia. Sebagian koleksi merupakan peninggalan dari Perpustakaan ”Volkstraad”. Sejak Ibukota Pemerintah Republik Indonesia pindah ke Jakarta, Perpustakaan ditempatkan di gedung yang berlokasi di Lapangan Banteng, yang sekarang menjadi Gedung Balai Pustaka. Tahun 1965, Perpustakaan pindah ke Gedung DPR RI di Senayan atau gedung Pemuda. Tahun 1968, Perpustakaan pindah ke Gedung DPR RI di Jalan Gatot Subroto yang berlokasi di lantai dasar. Namun, Perpustakaan ini masih mengalami beberapa kali perpindahan lokasi. Tahun 1970, Perpustakaan menempati lantai 2 Gedung Pustaka Loka. Sedangkan tahun 1985 Perpustakaan menempati lantai 1 Gedung Pustaka Loka. Pada tahun 1997, Perpustakaan pindah ke Gedung baru Nusantara I di lantai 3 dan 4. Namun dengan adanya penambahan jumlah anggota DPR RI, maka pada tahun 2003 untuk sementara Perpustakaan pindah dan menempati ruang Press
45
46
Room lantai 1 dan 23 Gedung Nusantara I. Tahun 2004, Perpustakaan menempati lantai 1 dan 2 Gedung Paripurna Nusantara II hingga sekarang. Berdasarkan dengan Peraturan Sekretariat Jenderal DPR RI nomor 400/ Sekjen DPR RI/ 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia, perpustakaan mempunyai tugas untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan.
B. Visi, Misi Perpustakaan DPR RI Dalam menjalankan tugas dan fungsinya Perpustakaan Khusus DPR RI menetapkan Visi dan Misi. Adapun visi yang dimaksud adalah: ”Menjadi Perpustakaan Parlemen Yang Unggul Dalam Menyediakan Sumber Informasi Untuk Mendukung Fungsi Dan Tugas DPR RI.” Sedangkan misinya adalah: “Menyediakan akses informasi yang mendukung tugas dan fungsi DPR RI meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan”.
C. Struktur Organisasi Perpustakaan DPR RI Perpustakaan DPR RI berada dibawah P3DI (Pusat Pengkajian, Pengolahan Data dan Informasi), karena perpustakaan merupakan tempat penelitian, pengolahan informasi dan penyedia informasi bagi staf dn karyawan di DPR. Berdasarkan peraturan Sekretariat Jenderal DPR RI No. 400/SEKJEN DPR RI/ 2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia Perrpustakaan mempunyai tugas
47
melaksanakan pengelolaan perpustakaan. Untuk melaksanakan tugas sebagimana dimaksud pasal 83, bidang perpustakaan mempunyai tugas utama yaitu: 1) Pengadaan dan pemeliharaan bahan pustaka 2) Pelayanan jasa perpustakaan Semua staf perpustakaan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Bidang Perpustakaan DPR RI. Untuk struktur organisasi Perpustakaan DPR RI lihat Lampiran 1.
D. Sumber Daya Manusia Perpustakaan DPR RI Jumlah keseluruhan dari pegawai perpustakaan adalah 19 orang, sebagian besar adalah lulusan jurusan Ilmu perpustakaan dan sisanya berasal dari jurusan Ilmu Hukum dan Ilmu Pemerintahan. Secara lengkap berdasar latar belakang pendidikan, maka SDM Perpustakaan DPR-RI dapat digambarkan dalam tabel berikut: Tabel 3.1 SDM No 1. 2. 3. 4.
Pendidikan Master (S2) Sarjana (S1) Sarjana Muda (D3) SMA
Jumlah 2 orang 10 orang 2 orang 5 orang
Sedangkan SDM Perpustakaan DPR RI secara formasi jabatan secara rinci sebagai berikut:
48
Tabel 3.2 Rincian SDM No Jabatan 1. Kepala Perpustakaan 2. Administrasi Pengadaan 3. Petugas Referensi
Jumlah 1 orang 1 orang 3 orang
4.
Pustakawan
10 orang
5.
Petugas Entri Data dan 3 orang Kliping Petugas Ditribusi Kliping 1 orang
6.
Kualifikasi pendidikan Master (S2) Sarjana (S1) 1 orang sarjana muda (D3) dan 2 orang SMA 1 orang (S2) dan 9 orang (S1) 2 orang sarjana muda (D3) dan 1 orang SMA SMA
E. Koleksi Perpustakaan DPR RI Perpustakaan DPR RI mempunyai berbagai macam jenis koleksi. Koleksi yang paling menonjol berkaitan tentang ilmu sosial, hukum dan politik serta produk DPR RI. Rincian koleksi tersebut lihat di lampiran 2.
F. Software Perpustakaan DPR RI Perpustakaan DPR RI sekarang ini sudah terotomasi dengan menggunakan beberapa software secara bertahap. Pada Tahun 2000-2005 perpustakaan memakai CDS-ISIS. Tahun 2005 akhir, Perpustakaan DPR RI mencoba WINISIS, tapi gagal karena perbedaan sistem pengoperasiannya. Kemudian pada tahun 2007 menggunakan NCI Book Man, selanjutnya pada tahun 2008 pernah mencoba pembuatan program baru, tapi gagal. Kemudian pada tahun 2009 menggunakan software openBiblio. Dan pada akhirnya Pertengahan tahun 2010 tepatnya bulan Agustus menggunakan SLiMS hingga sekarang.
49
Alasan mereka menganti-ganti software Karena menurut mereka dari satu software ke software yang lain pasti ada kekurangannya, dan harus disesuaikan dengan kebutuhan Perpustakaan DPR dan perkembangan perpustakaan saat ini. Untuk penginstalan SLiMS ini dilakukan oleh teman-teman dari UI jika ada kendala atau mau ada tambahan yang disesuaikan dengan kebutuhan Perpustakaan DPR dengan mudah untuk menghubungi mereka. Proses biayanya adalah perpustakaan menganggarkannya setahun sebelum pelaksanaan. Jadi semua rencana kegiatan Perpustakaan DPR yang akan diadakan untuk dilaksanakan tahun depan, harus dibuat perencanaannya tahun ini. Bila kegiatan sudah selesai, maka pembayaran dilakukan oleh Bagian Keuangan atau Dirjen Anggaran sesuai dengan nilai yang telah ditetapkan untuk dibayarkan. Tetapi proses administrasinya dibuat di Perpustakaan DPR dan oleh pihak yang terkait.
G. Sarana Sistem Temu Kembali Informasi Katalog merupakan sarana temu kembali informasi. Adapun jenis katalog yang digunakan Perpustakaan DPR RI adalah katalog online (OPAC). Pengembangan sistem perpustakaan digital DPR RI telah dimulai sejak awal tahun 2002. Maka sejak itulah perpustakaan menggunakan katalog online (OPAC). Sebelumnya perpustakaan dikelola secara manual termasuk dalam hal penyajian katalog dengan katalog kartu untuk menelusuri suatu koleksi.
50
Sistem temu kembali informasi dengan katalog online (OPAC) ada 2 macam : 1. Pencarian sederhana (basic search) 2. Pencarian spesifik (advance search) bisa menggunakan penelusuran lewat judul buku, pengarang, jenis koleksi, GMD (General Material Description) Saat ini Perpustakaan Pusat DPR RI memiliki OPAC berjumlah satu. OPAC ini termasuk ke dalam software perpustakaan bernama SLiMS (Senayan Library Management System). Berikut tampilanya: Gambar 3.1 OPAC
H. Gedung Perpustakaan DPR RI Semua kegiatan perpustakaan dilaksanakan di dalam gedung perpustakaan yang khusus didesain sesuai dengan fungsi perpustakaan sehingga berbeda dengan perancangan gedung perkantoran atau gedung umum lainnya. Keterlibatan
51
pustakawan dalam mendesain gedung perpustakaan sangat menentukan keberhasilan
perancangan
yang
memenuhi
persyaratan
sebuah
gedung
perpustakaan. Jika dianggap perlu, pustakawan dapat dibantu oleh seorang konsultan atau arsitektur yang berpengalaman dalam mendesain gedung perpustakaan. Perpustakaan pusat DPR RI Jakarta menempati gedung Nusantara II Paripurna yang terdiri dari 2 lantai : 1. Lantai 1 tersedia koleksi surat kabar, jurnal (majalah ilmiah), Risalah PBB dan ruang baca. 2. Lantai 2 tersedia ruang koleksi, ruang baca, study carel, ruang audio visual, ruang internet, bagian peminjaman, bagian pengadaan, bagian pengolahan, ruang KTU (kepala tata usaha), dan ruang kepala perpustakaan.
I. Fasilitas Dan Perlengkapan Perpustakaan DPR RI menyediakan fasilitas-fasilitas yang dapat digunakan oleh para pemustakanya. Fasilitas biasanya dihubungkan dalam pemenuhan suatu prasarana umum yang terdapat dalam suatu perusahaanperusahaan ataupun organisasi tertentu, fasilitas yang ada pada perpustakaan DPR RI anatara lain adalah: 1. Fotokopi Fotokopi adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan DPR RI kepada pemustakanya, khususnya untuk para pegawai dilingkungan DPR
52
RI dan umumnya mahasiswa atau pemustaka diluar dari lingkungan DPR RI. Untuk fasilitas fotokopi ini tidak digunakan biaya kecuali untuk mahasiswa atau yang bukan anggota, dikenakan biaya Rp 500 perlembarnya. 2. Wifi Fasilitas ini dapat digunakan oleh pemustaka yang membawa alat seperti laptop. Dengan meminta no ID kepada petugas, pemustaka dapat menggunakan fasilitas Wifi ini dengan gratis. 3. OPAC Katalog merupakan sarana sistem simpan dan temu kembali informasi. Jenis katalog yang digunakan Perpustakaan DPR RI adalah katalog online (OPAC). Fasilitas OPAC pada Perpustakaan DPR RI hanya terdapat 1 komputer. 4. Database Online Pada perpustakaan DPR RI database online ini termasuk dalam Kompas Online. Kompas Online adalah fasilitas yang dilanggan oleh perpustakaan untuk mencari berita-berita atau kliping yang berdasarkan subjek, hari, bulan, tahun. Tabel 3.3 Perlengkapan perpustakaan DPR RI No 2 3 4 6 7 8
Jenis perlengkapan Televisi Telepon Komputer Alat penghancur kertas Trolli buku Alat Scanner
Jumlah 3 Buah 6 Buah 16 Buah 1 Buah 2 Buah 2Buah
53
9 10 11 12 13 14 15 16
Alat Penscanan Mesin Fotokopi Lemari Atlas Rak Display Faksimili Pemotong kertas Mesin Ketik Manual Printer
2 Buah 3Buah 1Buah 2Buah 1Buah 1Buah 2Buah 5 Buah
J. Profil Pengguna Perpustakaan DPR RI Perpustakaan DPR RI adalah Perpustakaan khusus yang bernaung di bawah lembaga sebuah negara yaitu Sekretariat Jendral DPR RI. Otomatis yang berhak menjadi anggota perpustakaan DPR RI adalah anggota DPR RI dan pegawai di lingkungan Sekretariat Jendral DPR RI. Keanggotaan Perpustakaan DPR RI melekat secara otomatis selama yang bersangkutan masih menjadi anggota DPR RI atau pegawai Sekretariat Jenderal DPR RI. Pegawai tidak tetap di lingkungan Sekretariat Jendral DPR RI termasuk didalamnya sekretariat pribadi, staf ahli, pegawai outsourcing, dan honorer dapat memanfaatkan sarana dan pelayanan Perpustakaan DPR RI dengan memberikan surat keterangan dari atasan dan menunjukkan kartu identitas yang berlaku di lingkungan DPR RI.
K. Susunan / Organisasi Koleksi Dalam pengolahan koleksi Perpustakaan DPR RI menggunakan pedoman Daftar tajuk subyek Perpustakaan Nasional tahun 2005, AACR dan DDC edisi 22. Koleksi Perpustakaan DPR RI disusun secara berkelas (classified order),
54
yaitu berdasarkan disiplin ilmu masing-masing. Koleksi dijajarkan berdasarkan nomor klasifikasi DDC 000-999 tetapi untuk koleksi rancangan UU, risalah hasil rapat disusun berdasarkan tahun dibuatnya. Susunan koleksi belum sepenuhnya tersusun dengan baik, masih ada yang kurang teratur dan belum terurut berdasarkan tiga huruf pertama nama pengarang. Dan untuk koleksi hadiah dengan koleksi yang dibeli disusun secara terpisah.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini akan dipaparkan tentang hasil observasi, pengukuran dan wawancara penulis dengan 2 orang responden yaitu Ibu Tenny Rosanti, S.Sos, M.Si sebagai pustakawan Perpustakaan DPR RI dan Faris Miharja sebagai pengguna Perpustakaan DPR RI. Menurut penulis, responden ini merupakan salah satu kunci utama (key informan) untuk memberikan informasi dan data-data yang penulis butuhkan. Penulis memilih responden ini berdasarkan beberapa kriteria. Kriteria tersebut adalah keahlian dan profesionalisme kerja sebagai pustakawan, serta latar belakang pendidikan (S2 Ilmu Perpustakaan) dan tingkat keseringan pengguna dalam berkunjung ke Perpustakaan DPR RI (kriteria khusus pengguna). Data-data dan informasi yang penulis butuhkan yakni mengenai tingkat keefektifan kinerja SLiMS sebagai penyedia sarana temu kembali informasi dan apa saja hambatan yang dihadapi pengguna maupun pustakawan dalam proses penelusuran informasi, termasuk juga bagaimana upaya pustakawan dalam meningkatkan keefektifan dari SLiMS tersebut. Penelitian ini dilakukan selama kurang lebih 2 bulan sejak tanggal 20 Juni 2011 sampai 10 Agustus 2011. Dalam penelitian ini digunakan teknik wawancara, observasi dan pengukuran tingkat keefektifan SLiMS.
55
56
A. Tingkat Keefektifan Kinerja SLiMS Sebagai Sarana Temu Kembali Informasi 1. Hasil Wawancara Berikut ini adalah hasil wawancara penulis dengan pustakawan Perpustakaan DPR RI mengenai gambaran singkat tentang software yang digunakan oleh Perpustakaan DPR RI mulai dari sistem manual sampai ke sistem otomasi. Pada Tahun 2000-2005 perpustakaan memakai CDS-ISIS. Tahun 2005 akhir, Perpustakaan DPR RI mencoba WIN-ISIS, tapi gagal karena perbedaan sistem pengoperasiannya. Kemudian pada tahun 2007 menggunakan NCI Book Man, selanjutnya pada tahun 2008 pernah mencoba pembuatan program baru, tapi gagal. Kemudian pada tahun 2009 menggunakan software openBiblio. Dan pada akhirnya pertengahan tahun 2010 tepatnya bulan Agustus menggunakan SLiMS hingga sekarang. Kemudian penulis akan memaparkan hasil wawancara mengenai tingkat kefektifan kinerja SLiMS sebagai sistem temu kembali informasi dengan beberapa kriteria yaitu recall and precision, waktu respon, upaya pengguna, dan segi penyajian (tampilan). a. Recall and Precision Menurut jawaban dari pustakawan Perpustakaan DPR RI mengenai kesesuaian koleksi pada OPAC yakni OPAC memberikan informasi yang sesuai dengan judul yang penelusur inginkan tetapi apabila menelusur melalui subyek maka OPAC akan menampilkan informasi yang
57
hampir mendekati subyek yang penelusur masukan, bahkan ada informasi yang ditampilkan tidak sesuai dengan permintaan penelusur. Selain itu informasi yang diberikan oleh OPAC masih kurang sesuai dengan keinginan penelusur dan kadang tidak didukung dengan susunan dokumen di rak karena koleksi tidak ditemukan di rak. Menurutnya ada beberapa penyebabnya yaitu karena masa peralihan dari sistem manual dan perubahan software sebelumnya ke SLiMS sehingga ada data koleksi yang belum dimasukkan. Selain itu kesalahan pada kegiatan weeding (penyiangan). Buku yang sudah lama dan sudah dipindahkan ke gudang tetapi data buku tersebut belum terhapus di SliMS, disamping juga hilangnya buku yang dipinjam pengguna dan sulit untuk dideteksi. Sedangkan menurut pengguna, OPAC memang sudah membantu dalam proses penelusuran informasi tapi kadang informasi pada OPAC tidak sesuai dengan keinginan. Maksudnya kata kunci yang dimasukkan ke OPAC terkadang kurang tepat sehingga informasi pada OPAC tidak ditampilkan dan apabila informasi tersebut ditampilkan kadang kurang relevan. Biasanya pengguna menelusur di OPAC memakai simple search karena menurutnya simple search ini bisa memakai kata kunci apa saja yang diinginkan. Tetapi fasilitas ini akan menghasilkan jumlah recall yang
58
tinggi dan precission yang rendah sehingga menghambat penguna dalam mencari dokumen yang diinginkanya. b. Waktu Respon Menurut hasil wawancara dengan pustakawan mengenai waktu respon dalam penelusuran informasi menggunakan OPAC di SLiMS hasilnya sudah sangat baik karena rata-rata waktu respon yang ditampilkan di OPAC sekitar 0,4 detik. Dan OPAC itu sendiri menampilkan waktu respon penelusuran sehingga penelusur bisa mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh sistem untuk menampilkan informasi yang ditelusur. Sedangkan menurut pengguna waktu respon ini tergantung dengan banyaknya data koleksi yang keluar dari OPAC jika data buku yang keluar banyak maka waktunya agak sedikit lebih lama dan hasil waktu respon itu sudah ditampilkan di OPAC. Dan pengguna biasanya butuh waktu sekitar 15 menit untuk mencari dokumen ke rak sampai buku bisa ditemukan. c. Upaya Pengguna Berdasarkan hasil wawancara dengan pustakawan salah satu upaya pengguna dalam proses penelusuran yakni tersedianya menu bantu (help), SLiMS ini menyediakan menu bantuan (help) selain menu bantuan pustakawan juga memberikan pelatihan kepada pengguna ketika pengguna mengalami kesulitan menggunakan OPAC. Pelatihan ini tidak dilakukan secara khusus dengan mengumpulkan beberapa orang tapi dalam rangka
59
kebetulan saja. Kemudian untuk upaya pengguna yang lain yaitu fasilitas penelusuran. SLiMS menyediakan fasilitas penelusuran berupa simple search dan advanced search. Pustakawan biasanya menggunakan yang advanced search (Penelusuran Spesifik). Menurut jawaban pengguna mengenai upaya pengguna yakni pengguna tidak pernah melihat adanya menu help, malah tidak mengetahuinya kalau di sistem itu ada. Untuk masalah pelatihan selama ini responden belum pernah melakukan pelatihan. Pengguna biasanya menggunakan fasilitas penelusuran simple search karena menurutnya fasilitas ini bisa menelusur dengan semua jenis kata kunci misalnya judul, pengarang, subyek dan lain-lain. d. Segi Penyajian (Tampilan) Dari segi penyajian SLiMS ini ada 2 penilaian yaitu tampilan layar (output) dan jenis data dalam data base SLiMS. 1) Tampilan layar dan out put Menurut pustakawan terhadap tampilan layar software SLiMS ini kurang menarik tetapi cukup sederhana. Menurutnya tampilan SLiMS bisa didesain lebih menarik agar pengguna bisa nyaman dalam penggunaanya. Sedangkan untuk out put dari OPAC masih kurang jelas dan tidak mudah untuk mengetahui status dari koleksi.
60
Sedangkan menurut pengguna, tampilan SLiMS ini sudah cukup baik dan menarik tetapi kurang sederhana sehingga menyulitkan pengguna yang baru pertama kali memakainya. 2) Jenis data dalam data base Berdasarkan jawaban dari pustakawan, jenis data yang bisa dimasukkan ke dalam database SLiMS lebih banyak dan beragam seperti data bibliografi, abstrak, PDF (portable document format), full text, MP3 (musik), video, dan gambar. Namun Perpustakaan DPR RI belum memanfaatkan sepenuhnya jenis database tersebut. Jenis data yang sudah digunakan yaitu jenis data bibliografi, abstrak dan pdf (full text). Jenis data bibliografi sudah digunakan untuk semua jenis koleksi, untuk jenis data abstrak baru sebagaian dari koleksi Perpustakaan DPR RI. (lihat lampiran 3.1). Sedangkan untuk jenis data pdf (full text) baru digunakan untuk jenis koleksi seperti peraturan tata tertib MPR RI tahun 1999 dan 2000. (lihat lampiran 3.2.)
2. Hasil Pengukuran Selain hasil wawancara berikut ini adalah hasil pengukuran tingkat keefektifan kinerja SLiMS sebagai sarana temu kembali informasi, yaitu: a. Nilai Recall and Precision Salah satu cara yang penulis pakai untuk mengukur tingkat keefektifan dari sistem temu kembali yaitu dengan menggunakan rumus
61
recall and precision. Penulis mencoba menghitung nilai keefektifan OPAC menggunakan rumus recall-precision sebagai berikut: Recall =
Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem Jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
x 100%
Precision =
Jumlah item yang relevan yang ditemukan di rak Jumlah item yang relevan diperoleh dari sistem
x 100%
Perpustakaan DPR RI menggunakan software SLiMS, salah satu fitur SLiMS yakni OPAC sebagai sarana temu kembali informasi. OPAC menyediakan sarana penelusuran dengan dua cara yaitu simple search (pencarian sederhana) dan advanced search (penelusuran spesifik). Penulis mencoba mengukur keefektifan dari dua sarana penelusuran tersebut berdasarkan beberapa subyek yaitu sosiologi agama, hukum asuransi dan arsitektur. Berikut hasilnya: 1) Sosiologi agama Untuk subyek sosiologi agama pada penelusuran menggunakan simple search, nilai recall sudah ideal dan lebih tinggi dari nilai precision. Sedangkan dengan advanced search nilai precision lebih besar dibandingkan dengan nilai recall. Berikut hasil penelusurannya:
62
Tabel 4.1 Subyek “Sosiologi agama” No
Jumlah koleksi yang dimiliki (4)
1
Agama : Dalam analisa dan interpretasi sosiologis Roland Robertson Sosiologi Agama D Hendropuspito
Sosiologi agama
Orientalis, posmodernisme dan globalisme
-
3
Agama dan masyarakat
-
4
Ditengah hentakan gelombang -
Ditengah hentakan gelombang Langit suci Agama dan masyarakat
-
2
5
6
-
Jumlah item yang diperoleh dari sistem Simple search Advanced (7) search (1) Sosiologi Agama D Hendropuspito
-
Agama : Dalam analisa dan interpretasi sosiologis 7 Metode penelitian agama Keterangan: judul buku yang dihitamkan pertanda dokumen relevan
Jumlah item yang ditemukan di rak Simple search Advanced (7) search (1) Sosiologi agama
Sosiologi Agama D Hendropuspito
Orientalis, posmodernism e dan globalisme Ditengah hentakan gelombang Langit suci
-
Metode penelitian agama -
-
-
-
-
-
-
Tabel diatas merupakan hasil penelusuran penulis menggunakan OPAC SLiMS pada alamat web htpp: www.dpr.go.id/portal/admin. Tabel diatas menjelaskan bahwa koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan ada 4 judul. Jumlah item yang diperoleh dari sistem dari hasil simple search berjumlah 7 judul tetapi yang relevan hanya ada 4 judul sedangkan dari hasil advanced search berjumlah 1 judul. Jumlah item yang ditemukan di
63
rak dari hasil simple search berjumlah 2 judul buku yang relevan sedangkan dari hasil advanced search hanya 1 judul. Setelah melakukan penelusuran maka hasil perhitunganya adalah: a) Menggunakan pencarian sederhana (simple search): Jumlah recall:
4 / 4 x 100% = 100%
Jumlah precision:
2 / 4 x 100% = 50%
b) Menggunakan pencarian spesifik (advanced search): Jumlah recall:
1 / 4 x 100% = 25 %
Jumlah precision:
1 / 1 x 100%= 100%
2) Hukum asuransi Untuk subyek hukum asuransi pada penelusuran menggunakan simple search
dan advanced search nilai recall lebih tinggi
dibandingkan dengan precision. Berikut hasil penelusuranya: Tabel 4.3 Koleksi “Hukum asuransi” No
Jumlah koleksi yang dimiliki (5)
1
Aspek-aspek Hukum dalam Perbankan dan Perasuransian Syariah di Indonesia Gemala Dewi Muhammad Nauval Omar
2
Asuransi syari’ah : tinjauan asas-asas hukum Islam Kuat Ismanto Hukum Asuransi Man Suparman Sastrawidjaja
3
Jumlah item yang diperoleh dari sistem Simple search (5) Advanced search (3) Aspek-aspek Hukum dalam Perbankan dan Perasuransian Syariah di Indonesia Gemala Dewi Muhammad Nauval Omar Asuransi syari’ah : tinjauan asasasas hukum Islam Kuat Ismanto Hukum Asuransi Man Suparman Sastrawidjaja
Aspek-aspek Hukum dalam Perbankan dan Perasuransian Syariah di Indonesia Gemala Dewi Muhammad Nauval Omar Hukum Asuransi Man Suparman Sastrawidjaja Hukum Asuransi Man Suparman Sastrawidjaja
Jumlah item yang ditemukan di rak Simple search Advanced search (2) (1) Asuransi syari’ah : tinjauan asasasas hukum Islam Kuat Ismanto
Lembaga keuangan islam tinjauan dan praktis Aspek-aspek Hukum dalam Perbankan dan
Aspek-aspek Hukum dalam Perbankan dan Perasuransian Syariah di Indonesia Gemala Dewi Muhammad Nauval Omar Hukum tanggungan
-
64
4
Hukum asuransi dan perusahaan asuransi Sri Rejeki Hartono
5
Hukum dagang tentang prinsip dan fungsi asuransi dalam lembaga keuangan, pasar modal, lembaga pembiayaan modal ventura, dan asuransi haji R. Ali Ridho
6
-
7
-
8
-
Hukum asuransi dan perusahaan asuransi Sri Rejeki Hartono Hukum dagang tentang prinsip dan fungsi asuransi dalam lembaga keuangan, pasar modal, lembaga pembiayaan modal ventura, dan asuransi haji R. Ali Ridho segi-segi hukum dalam masalah charter kapal dan asuransi laut G Kartasapoetra Hukum tanggungan Lembaga keuangan islam tinjauan dan praktis
Perasuransian Syariah di Indonesia Gemala Dewi Muhammad Nauval Omar Hukum tanggungan
Hukum tanggungan
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Keterangan: judul buku yang dihitamkan pertanda dokumen relevan
Tabel
diatas
menggunakan
merupakan
OPAC
SLiMS
hasil
penelusuran
pada
alamat
web
penulis htpp:
www.dpr.go.id/portal/admin. Tabel diatas menjelaskan bahwa koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan ada 5 judul. Jumlah item yang diperoleh dari sistem dari hasil simple search berjumlah 8 judul tetapi yang relevan hanya ada 5 judul sedangkan dari hasil advanced search berjumlah 3 judul yang relevan. Jumlah item yang ditemukan di rak dari hasil simple search berjumlah 2 judul
65
buku yang relevan sedangkan dari hasil advanced search hanya 1 judul. Setelah penelusuran maka hasil perjitunganya adalah: c) Menggunakan pencarian sederhana (simple search): Jumlah recall:
5 / 5 x 100% = 100 %
Jumlah precision:
2 / 5 x 100% = 40 %
d) Menggunakan pencarian spesifik (advanced search): Jumlah recall:
3 / 5 x 100% = 60 %
Jumlah precision:
1 / 3 x 100%= 33 %
3) Arsitektur Sedangkan
untuk
subyek
menggunakan simple search dibandingkan
dengan
arsitektur
pada
penelusuran
nilai recall juga lebih tinggi
precision
sedangkan
menggunakan
advanced search nilai recall juga lebih rendah dibandingkan dengan precision. Berikut hasil penelusuranya: Tabel 4.4 Koleksi “Arsitektur” Jumlah Jumlah item yang diperoleh koleksi dari sistem yang Simple Advanced dimiliki search search (13) (26) (20) Data lebih detail lihat di lampiran 4.
Tabel
di
menggunakan
atas
merupakan
OPAC
SLiMS
Jumlah item yang ditemukan di rak Simple search (10)
Advanced search (9)
hasil
penelusuran
pada
alamat
web
penulis htpp:
www.dpr.go.id/portal/admin. Tabel diatas menjelaskan bahwa koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan ada 26 judul. Jumlah item yang diperoleh dari sistem dari hasil simple search berjumlah 20
66
judul yang relevan sedangkan dari hasil advanced search berjumlah 13 judul yang relevan. Jumlah item yang ditemukan di rak dari hasil simple search berjumlah 10 judul buku yang relevan sedangkan dari hasil advanced search hanya 9 judul yang relevan. Setelah penelusuran berikut hasil perhitunganya: e) Menggunakan pencarian sederhana (simple search): Jumlah recall:
20 / 26 x 100% = 77%
Jumlah precision:
10 / 20 x 100% = 50 %
f) Menggunakan pencarian spesifik (advanced search): Jumlah recall:
13 / 26 x 100% = 50 %
Jumlah precision:
9 / 13 x 100%= 70 %
Dari perhitungan nilai recall and precision di atas berdasarkan penelusuran penulis melalui 3 subyek yang berbeda, maka hasilnya nilai recall lebih besar dibandingkan dengan nilai precision. Hasil ini menunjukkan bahwa nilai dari ketepatan masih rendah dan perolehan cukup tinggi. Sistem mampu memberikan jawaban yang cukup baik tetapi tidak didukung dengan susunan dokumen di rak. Maksudnya sistem memberikan jawaban terhadap informasi yang diinginkan penelusur tersedia di OPAC tetapi apabila dicek di rak dokumen dinyatakan tidak ada. Sangatlah sulit mencapai tingkat recall-precision yang ideal. Selain itu, seorang pencari informasi seringkali tidak hanya peduli pada
67
relevansi, melainkan juga pada banyak hal lain, seperti kecepatan proses pencarian,
kemudahan
dalam
mengajukan
permintaan
informasi,
kenyamanan dalam memandang layar komputer, dan sebagainya. Seringkali seorang pencari informasi rela mengorbankan tingkat precision, asalkan sistem yang dipakainya memberikan respon yang cepat. b. Waktu Respon Penelusuran Menggunakan OPAC SLiMS ini menyediakan tampilan waktu setelah selesei proses penelusuran. menggunakan
Disini simple
penulis search
membandingkan dengan
waktu
advanced
penelusuran
search.
Berikut
penelusuran
dengan
penjelasanya: a)
Pencarian Sederhana (simple search): Penulis
mencoba
membandingkan
menggunakan simple search dan advanced search dengan subyek yang sama yaitu ilmu hukum. Penelusuran menggunakan simple search menghasilkan 38 dokumen dengan kata kunci ilmu hukum sedangkan untuk respon time, sistem membutuhkan waktu sekitar 1,33584 detik. (Tampilan lihat di lampiran 8.1) b)
Pencarian Khusus (advanced search): Sedangkan untuk penelusuran dengan menggunakan advanced
search dengan subyek yang sama, sistem memberikan jumlah dokumen yang lebih sedikit dibandingkan dengan penelusuran simple
68
search yaitu berjumlah 15 dokumen. Dengan waktu yang lebih cepat lagi yakni 0.49975 detik. (Tampilan lihat di lampiran 8.2) Jadi fasilitas penelusuran dengan mengunakan advanced search lebih cepat dibandingkan dengan simple search. Begitu juga dengan informasi yang ditampilkan oleh advanced search lebih sedikit dibandingan simple search. Maka dari itu kecepatan waktu penelusuran tergantung pada jumlah informasi yang keluar dari OPAC. Apabila sistem mengeluarkan informasi yang cukup banyak maka waktu yang dibutuhkan sistem jauh lebih lama. c. Upaya Pengguna Upaya pengguna maksudnya yakni hal-hal apa saja yang pengguna bisa lakukan dalam proses penelusuran. SLiMS ini menyediakan
menu
bantuan
(help)
untuk
mengetahui
cara
menggunakan OPAC. Menu ini juga tidak menerangkan secara detail cara menggunakan OPAC dan tersedia hanya dalam satu bahasa saja yaitu Bahasa Inggris. SLiMS menyediakan dua fasilitas penelusuran yaitu simple search dan advanced search. Berikut hasilnya: a). Fasilitas Penelusuran Software SLiMS ini menyediakan dua fasilitas penelusuran, yakni bisa melalui simple search (pencarian sederhana) dan advanced search (pencarian khusus). Untuk pencarian dengan simple search bisa menggunakan semua jenis kata kunci apa saja
69
sesuai keinginan query pengguna (lihat lampiran 9.1), sehingga ada beberapa data yang ditampilkan tidak sesuai / tidak relevan dengan query penelusur. Hal ini bisa menghambat penelusur dalam mencari dokumen yang diinginkan. Tetapi fasilitas ini bisa menggunakan tanda petik (“) untuk membatasi hasil penelusuran. Sedangkan untuk yang advanced search bisa menggunakan judul buku, pengarang, ISBN/ISSN, jenis GMD dan tipe koleksinya. Sistem tidak menyediakan fasilitas penelusuran dengan menggunakan Boolean logic (AND, OR, NOT) tetapi sistem bisa menggunakan strategi penelusuran dengan Boolean logic bagi yang sudah mengetahuinya (Lihat lampiran 9.2). Penulis mencoba menelusur menggunakan strategi penelusuran Boolean logic dengan subyek “ekonomi syariah” hasilnya menunjukkan bahwa sistem mampu menggunakan Boolean logic apabila penelusur menguasai dan mengetahui teknik-tekniknya. Berikut hasil menggunakan Bolean Logic: 1) Menggunakan AND
70
2) Menggunakan OR
71
3) Menggunakan NOT
b). Menu Bantuan (help) SLiMS menyediakan menu bantuan untuk mengetahui cara penggunaan OPAC hanya dalam satu bahasa yaitu berbahasa Inggris. Namun menu bantuan ini kurang membantu pengguna untuk mengetahui cara penggunaan OPAC karena informasi yang diberikan tidak secara detail. Menurut penulis menu yang disediakan oleh SLiMS ini belum begitu sempurna karena menu tersebut tidak menjelaskan secara detail langkah demi langkah cara menggunakan OPAC dan sistem juga tidak menyediakan menu help dengan bahasa lain seperti bahasa Indonesia, Arab dan lain-lain. (Lihat lampiran 10).
72
d. Dari Segi Penyajian SLiMS Tampilan (output) dari software perpustakaan DPR RI yakni SLiMS menurut penulis sangat menarik karena profil SLiMS bisa kita ganti dengan logo, gambar dan warna sesuai dengan keinginan. Sedangkan outputnya sangat detail seperti tersedia penjelasan mengenai data informasi yang diinginkan oleh pengguna seperti keadaan koleksi apakah koleksi tersebut sedang dipinjam atau tersedia di rak.
B. Hambatan-Hambatan Proses Penelusuran Informasi Menggunakan OPAC 1) Hasil Wawancara Berdasarkan hasil wawancara mengenai proses penelusuran informasi menggunakan OPAC ada beberapa hambatan yang dialami oleh pustakawan dan pengguna Perpustakaan DPR RI. Yaitu: a. Jaringan internet kadang offline. Perpustakaan DPR
RI
menggunakan jaringan intranet sehingga pustakawan maupun pengguna hanya bisa mengakses OPAC di lingkungan sekitar DPR RI saja. b. Informasi yang ada di dalam data base (OPAC) belum dikelompokkan menurut tahun terbit. Sehingga dokumen yang berunsur angka/numerik akan sulit untuk ditemukan.
73
c. Data informasi yang diberikan oleh OPAC kadang tidak sesuai dengan keberadaanya di rak. Berdasarkan data yang diatas penulis akan membahas lebih jelas lagi mengenai hambatan yang dilami oleh pustakawan dan pengguna Perpustakaan DPR RI ketika melakukan penelusuran menggunakan OPAC. Hambatan yang pertama yakni jaringan internet kadang offline. Perpustakaan DPR RI menggunakan jaringan intranet yang hanya bisa diakses di sekitar lingkungan DPR RI sehingga pustakawan maupun pengguna hanya bisa mengakses OPAC di lingkungan sekitar DPR RI saja. Jika jaringan intranet offline maka pustakawan maupun pengguna tidak bisa melakukan penelusuran menggunakan OPAC baik di lingkungan DPR RI maupun diluar, sehingga mempersulit pengguna dalam menemukan dokumen yang mereka inginkan. Kemudian informasi yang ada di OPAC belum dikelompokkan menurut tahun terbit. Sehingga dokumen yang berunsur angka maka akan sulit untuk ditemukan. Misalnya ingin mencari Undang-undang Nomor 45 Tahun 2008, maka akan muncul semua unsur yang mengandung 45 dan 2008. Kalau hasilnya hanya beberapa tampilan di OPAC, mungkin akan memudahkan untuk melihatnya tetapi kalau banyak tampilan maka akan membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan dokumen yang
74
diinginkan. Hal ini disebabkan karena belum dikelompokan menurut tahun. Hambatan lain yaitu data informasi yang diberikan oleh OPAC kadang tidak sesuai dengan keberadaanya di rak. Kadang informasi yang ditampilkan di OPAC menunjukkan ketersediaan buku tersebut namun keadaan di rak tidak ada.
C. Upaya Yang Dilakukan Oleh Perpustakaan DPR RI Berikut adalah jawaban pustakawan ketika penulis menanyakan tentang upaya yang telah dilakukan oleh Perpustakaan DPR RI dalam meningkatkan keefektifan Software SLiMS adalah: “Mengecek data koleksi-koleksi lama yang ada dalam SLiMS dan bila fisiknya tidak ada di rak, data kita hapus. Begitu juga dengan barcodenya, barcode yang lama diganti dengan yang baru. Karena OPAC saling berhubungan dengan sistem SLiMS.“ Menurut jawaban di atas Perpustakaan DPR RI sedang dalam masa peralihan dari sistem yang lama ke sistem yang baru sehingga data-data koleksi yang ada di SLiMS perlu di update dan dicek ulang kembali. Sehingga koleksi yang belum masuk datanya ke SLiMS sulit untuk ditemukan. Misalnya buku yang ada di rak tetapi informasi buku tersebut tidak ditampilkan di OPAC, kemudian buku yang hilang seharusnya data buku tersebut di SLiMS harus dihapus.
75
Upaya lain yang dilakukan Perpustakaan DPR RI yaitu kegiatan shelving. Mereka mengatur buku-buku sesuai dengan nomor klasifikasi yang tertera di rak. Selain itu mengecek susunan dokumen yang di rak apakah sudah tersusun dengan baik atau belum. Menurut penulis OPAC di SLiMS masih belum efektif, karena untuk menemukan informasi di OPAC membutuhkan 3 aspek penting yang harus diperhatikan yaitu kecepatan, ketepatan dan kemudahan untuk pengguna. Namun Perpustakaan DPR RI belum sepenuhnya bisa memberikan kecepatan, ketepatan dan kemudahan dalam penelusuran informasi menggunakan OPAC.
D. Hasil Observasi Penulis melakukan observasi di Perpustakaan DPR RI dengan cara melihat langsung dan mengamati keadaan Perpustakaan DPR RI untuk mendapatkan data yang diperlukan. Sebelum memaparkan hasil observasi penulis akan menjelaskan indikator penilaian untuk nilai recall-precision dan kecepatan (respon’s time). Berikut indikatornya: Tabel 4.5 penilaian recall and precision Penilaian recall and precision Sangat baik Baik 100%-80% 80%-60%
Sangat baik 0,1 detik
Kurang baik 60%-10%
Tabel 4.6 penilaian respon’s time Simple search / advanced search Baik Kurang baik 1,0 detik 2,0 detik
76
Indikator penilaian diatas adalah sebagai acuan penilaian penulis terhadap hasil observasi di bawah ini. Menurut hasil observasi OPAC Perpustakaan DPR RI sudah memenuhi syarat sistem simpan temu kembali informasi. Berikut hasilnya:
Tabel 4.7 Lembar Observasi Terhadap kinerja SLiMS No 1. 2.
3. 4.
5.
6.
Kriteria OPAC Menu bantuan (help) Menampilankan jumlah hasil penelusuran Buku manual cara penggunaan OPAC Jenis data : a. Data bibliografi b. Full text (pdf) c. Abstrak
Penggunaan boolean (AND, OR, NOT) Fasilitas penelusuran: a. simple search b. advanced search
Ada √
Tidak ada
√
√
√ √ √
√
√ √
Keterangan Tapi kurang jelas
a. untuk semua jenis koleksi b. ketetapan peraturan MPR RI c. sebagian koleksi (buku-buku baru) Tapi OPAC tidak menyediakannya lansung. -
77
Tabel 4.8 Lembar observasi terhadap tingkat keefektifan OPAC No
Kriteria OPAC
1.
Kecepatan (respon’s time) Ketepatan (precison) Perolehan (recall) Tampilan layar Penunjuk / rambu OPAC
2. 3. 4. 5.
Sangat Baik √
Baik
Kurang baik
Keterangan -
√
-
√
Tidak ada rambu penunjuk OPAC
√ √
Tabel 4.9 Lembar observasi terhadap keadaan Perpustakaan DPR RI No Objek Sebaiknya realitanya Keterangan 1. OPAC sebuah OPAC yang Pengguna jarang Kurang Sesuai baik harus mudah menggunakan dalam OPAC untuk pengoperasionalnya mencari koleksi dan disenangi oleh buku yang pemakai diinginkan tetapi perpustakaan. meminta bantuan ke pustakawan. 2. Susunan / Susunan koleksi Susunan koleksi Kurang sesuai penjajaran sesuai dengan no masing kurang koleksi klasifikasi dan tersusun dengan urutanya sudah baik. Masih ada terurut berdasarkan nama pengarang tiga huruf pertama tidak terurut atau nama pengarang belum stack dan judul buku. reading. 3. Recall and Sebuah sistem Nilai recall lebih Kurang sesuai precision informasi akan tinggi dianggap baik jika dibandingkan tingkat recall nilai precision. maupun precisionnya tinggi
Hasil dari observasi diatas menunjukkan bahwa kinerja SLiMS khususnya untuk kinerja sistem temu kembali informasi (OPAC) sudah
78
menunjukkan kinerja yang cukup baik namun ada beberapa kekurangannya seperti ketidakjelasan menu bantu help, tidak adanya pelatihan secara langsung (secara khusus) dan tidak langsung, dan tidak tersedianya fasilitas penelusuran melalui Boolean Logic. Kemudian untuk tingkat keefektifan dari OPAC menunjukkan bahwa nilai recall sangat baik tetapi tidak didukung dengan nilai precision yang masih rendah. Begitu juga dengan tampilan layar SLiMS yang sudah baik dan menarik tetapi Pustakawan DPR RI tidak memberikan rambu/petunjuk keberadaan OPAC.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1.
Tingkat
keefektifan
kinerja
SLiMS
dalam
proses
penelusuran
menggunakan simple search dan advanced search dilihat dari segi nilai recall and precision, hasilnya menunjukkan bahwa nilai perolehan (recall) cukup tinggi. Tetapi nilai ketepatan (precision) masih rendah. Sistem mampu memberikan jawaban yang cukup baik, tetapi tidak didukung dengan hasil penelusuran ke rak. Maksudnya sistem memberikan jawaban terhadap informasi yang diinginkan penelusur tetapi apabila dicek di rak, dokumen dinyatakan tidak ada. Hasil ini menunjukkan bahwa OPAC Perpustakaan DPR RI belum efektif, karena antara informasi di OPAC belum sesuai dengan dokumen-dokumen yang tersimpan di rak. 2.
Dari segi respon’s time, fasilitas penelusuran dengan mengunakan advanced search lebih cepat dibandingkan dengan simple search. Begitu juga dengan informasi yang dihasilkan oleh advanced search lebih sedikit dan relevan dibandingan dengan fasilitas simple search.
79
80
3.
Sedangkan untuk segi upaya pengguna dalam proses penelusuran di SLiMS baik dari segi fasilitas penelusuran, menu bantuan (help), dan pelatihan (pendidikan pemakai) yaitu belum sempurna karena upayaupaya tersebut belum mampu membantu pengguna dalam proses penelusuran informasi di OPAC.
4.
Tampilan sistem di SLiMS sebagai sarana temu kembali informasi Perpustakaan DPR RI cukup menarik. Sehingga pengguna senang dan nyaman dalam menggunakan OPAC. Tetapi dalam penggunanya masih butuh pendidikan pemakai dari pustakawan baik itu bersifat langsung maupun tidak langsung.
5.
Hal terbesar dari salah satu hambatan yang dihadapi oleh pengguna maupun pustakawan dalam proses penelusuran informasi menggunakan OPAC yaitu ketidakselarasan informasi pada OPAC dengan yang ada pada rak buku. Hal ini disebabkan karena migrasi data dari software yang lama ke software yang sekarang yakni SLiMS dan staf belum sempat untuk mengup-datenya.
6.
Upaya yang dilakukan oleh Perpustakaan DPR RI dalam meningkatkan keefektifan OPAC dari software SLiMS belum efektif dilakukan karena ada tiga hal penting yang harus diperhatikan untuk meningkatkan kinerja OPAC yaitu ketepatan, kecepatan dan kenyamanan namun pustakawan DPR RI belum memperhatikan hal tersebut. Oleh karena itu sebaiknya
81
pustakawan mempunyai strategi khusus untuk memperbaiki ketiga hal tersebut.
B. Saran Menurut penulis saran-saran yang bisa diberikan antara lain: 1.
Pustakawan perlu memberikan pemahaman tentang strategi penelusuran yang baik dan benar, bisa dengan penggunaan Boolean Logika yang lebih jelas melalui pendidikan pemakai menggunakan buku panduan OPAC. Tujuanya agar pengguna mampu menggunakan OPAC secara optimal.
2.
Perpustakaan DPR RI sebaiknya selalu mengupdate semua informasi yang ada di OPAC bisa juga melakukan kegiatan stock opname. Baik informasi mengenai buku-buku yang hilang, buku-buku terbaru, maupun informasi yang lainya.
3.
Perpustakaan perlu memberikan beberapa petunjuk atau rambu yang menunjukkan keberadaan OPAC termasuk cara penggunaan OPAC tersebut.
4.
Memperbaiki jaringan intranet agar mengakses bisa lebih mudah dan cepat. Dan untuk memberikan layanan yang prima sebaiknya jaringan intranet bisa diganti menjadi jaringan internet agar pengguna bisa mengakses OPAC dimana saja mereka berada.
DAFTAR PUSTAKA
Aji, Firman B. Sirait, S. Martin, Perencanaan dan evaluasi, Jakarta: Bumi aksara, 1990. Basrowi. Suwandi, Memahami penelitian kualitatif, Jakarta: Rineka cipta, 2008. Chowdhury, G.G. Introduction to Modern Information Retrieval, London: Library Association Publishing, 1999. Crowford, Walt, Patron access: issue for online catalogs. Boston: GK Hall, 1987. Shiao, Feng Su. “Dialogue with an OPAC: How Visionary was Swanson in 1964 ?”. The Library Quarterly, 64 (2) (April 1994). Hakim, Heri Abi Burachman (Staf Perpustakaan FISIPOL UGM), Implementasi Otomasi Perpustakaan dengan Software Senayan. http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id/index.php?option=com_content&task=vie w&id=33&Itemid=33/ diakses pada 16 Mei 2011 jam 11.15 wib Irawan, Prasetya. Logika dan prosedur penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999. Kanisius, Teknologi informasi perpustakaan: strategi perancangan perpustakaan digital. Yogyakarta: Kanisius, 2008. Karmidi, Martoatmodjo. Manajemen perpustakaan khusus. Jakarta: Universitas terbuka, 1999. Lasa HS, Kamus istilah perpustakaan. Yogyakarta: Gajah mada university press, 1998. Manaf, Tahsinul. “OPAC sebagai sarana temu kembali informasi”, Media pustakawan, No.3 Juni 2002. Jakarta: Lembaga informasi nasional, 2002. Manual senayan versi 3, 20 Maret 2009. Manullang, M, Dasar-dasar manajemen, Yogyakarta: Gajah mada university press, 2005.
82
83
Moleong, lexy J. Metodologi penelitian kualitatif. Bandung: Remaja rusdakarya, 2009. Nasuhi, Hamid. Dkk. Pedoman penulisam karya ilmiah: skripsi, tesis dan disertasi. Jakarta: CeQDA Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2007. Nazir, Muhammad. Metode penelitian. Jakarta: Graha Indonesia, 1998. Sutarno, NS. Manajemen perpustakaan: suatu pendekatan praktek, Jakarta: Samitra Media Utama, 2004. Pendit, Putu Laxman. dkk. Perpustakaan digital: perspektif perpustakaan perguruan tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung seto, 2007. _________________, Perpustakaan digital : dari A sampai Z. Jakarta: Cita karyakarsa mandiri, 2008. Qalyubi, Syihabuddin, dkk, Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta: Jurusan ilmu perpustakaan dan informasi, fakultas Adab, 2007. Rifai, Agus. “Peran pustakawan intermediary dalam memenuhi kebutuhan informasi pemakai”, al-Maktabah, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Vol 4, No.1, (April 2002). Rufaidah, Vivit Wardah. “Evaluasi Perpustakaan Digital Melalui Transaction Log Analysis (TLA)”, Visi Pustaka, Vol.11 No.1. ( April 2009). Saleh, Abdul Rahman. Sujana, Janti. Pengantar kepustakaan. Jakarta: Sagung seto, 2009. Sejarah lengkap software SLiMS (Senayan Library Management System). http://duniaperpustakaan.com/2011/03/20/sejarah-lengkap-software-slimssenayan-library-management-system/diakses pada 16 mei 2011 jam 11.05wib Soetminah, Perpustakaan kepustakawanan pustakawan. Yogyakarta: Kanisius, 1991. Sofyan, Gani, dkk, Evaluasi OPAC pada UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala:laporan penelitian. 1998. Subana, M. Dasar-dasar penelitian ilmiah. Bandung: Pustaka setia, 2005.
84
Suharsimi, Arikunto. Manajemen penelitian. Jakarta: Rineka cipta, 2000. Sulistyo-Basuki, Teknik dan jasa dokumentasi. Jakarta: Gramedia pustaka utama, 1992. _____________, Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta: Gramedia pustaka utama, 1996. Tartojogja, Senayan library management system. http://tartojogja.wordpress.com/2010/05/07/senayan-library-managementsystem-slims/#more-221/14 Februari 2011/09.16 wib Tim Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus. Jakarta: Perpustakaan Nasional RI, 2002.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur organisasi Perpustakaan DPR RI
Lampiran 2 Koleksi Perpustakaan DPR RI No 1. 2. 3. 4.
5.
6.
7. 8. 9. 10. 11.
Jenis koleksi Buku The Asia Foundation The World Bank Book Depkeu DPR RI Product: Risalah/proses pembahasan UU Risalah paripurnaDPR RI Buku koleksi terbitan DPR RI Terbitan pemerintah: Badan pemeriksaan keuangan Mahkamah konstitusi Departemen keuangan Pidato kenegaraan Badan pusat stattistik Peraturan perundang-undangan: Kepres, PP, dan Inpres The World Bank Book Reference Book Journal E-Books Koleksi kliping DPR terjilid 2006 s/d februari 2010
Jumlah koleksi 17906 judul 758 judul 384 judul
Keterangan -
984 buku 2000 buku 360 buku 149 buku 112 buku 34 buku 141 buku 141 buku 944 buku 206 eks 536 buku 18 eks 2 judul 100
12. Risalah perserikatan bangsabangsa (PBB) 13. Koleksi Skripsi Tesis Disertasi Laporan PKL
500
Kliping berita tentang DPR RI dari surat kabar nasional. Yaitu : Tempo, Rakyat Merdeka, Republika, Harian Ekonomi, Neraca, Kompas, Bisnis Indonesia, Media Indonesia, International Herald Tribune, Suara Pembaharuan, dan The Jakarta Post. -
15 judul 35 judul 1 judul 11 judul
Skripsi dan tesis hasil tulisan Pegawai DPR RI, yang melakukan tugas belajar.
14. Surat kabar daerah dan nasional
23 judul
-
15. Majalah dalam dan luar negeri yang dilanggan secara tetap 16. Majalah tidak dilanggan secara tetap
34 judul
-
60 judul
-
Lampiran 3 3.1 contoh jenis data abstrak
3.2 Contoh jenis data full text (pdf)
Lampiran 4 Koleksi “Arsitektur” No
1 2
3
4 5 6 7
8
9
10
11
12
13
Jumlah koleksi yang Jumlah item yang diperoleh dari dimiliki (26) sistem Simple search Advanced (34) search (14) Arsitektur Francis D. K. CHING Arsitektur baru ekonomi global A Prasetyantoko ARSITEKTUR dan LINGKUNGAN Frick Heinz Arsitektur tradisional daerah Irian Jaya arsitektur tradisional daerah irian jaya Arsitektur tradisional daerah Jambi Arsitektur tradisional daerah Kalimantan Tengah Arsitektur tradisional daerah kalimatan tengah Arsitektur tradisional daerah Nusa Tenggara Timur Arsitektur tradisional daerah nusa tenggara timur Arsitektur tradisional daerah Sulawesi Tenggara Arsitektur tradisional daerah sulawesi tenggara Arsitektur tradisional
Jumlah item yang ditemukan di rak Simple Advanced search (8) search (9)
14
15 16 17 18 19
20
21 22 23 24 25 26
daerah sulawesi tenggara Arsitektur Zakat Indonesia Noor Aflah 99 untuk arsitek Seowon: the architecture Karya arsitek Indonesia Hanoak: tradisional Korea homes Floral laftkes, columns and pravilions Windows and doors Stone, walls and paths The traditional space Thai style Architectural security codes and guidelines Rumah menawan Beautiful bilts-in Roof and lines
Lampiran 5 5.1 Simple search penelusuran berdasarkan subyek sosiologi agama
Subyek:Sosiologi agama Item ditemukan: 7 dokumen
5.2 Advanced search penelusuran berdasarkan subyek sosiologi agama
Subyek:Sosiologi agama Item ditemukan: 1 dokumen
Lampiran 6 6.1 Simple search penelusuran berdasarkan subyek hukum asuransi
Subyek: hukum asuransi Item ditemukan: 8 dokumen
6.2 Advanced search penelusuran berdasarkan subyek hukum asuransi
Subyek: hukum asuransi Item ditemukan: 4 dokumen
Lampiran 7
7.1 simple search penelusuran berdasarkan subyek Arsitektur
Subyek: Arsitektur Item ditemukan: 34 dokumen
7.2 Advanced search penelusuran berdasarkan subyek Arsitektur
Subyek: Arsitektur Item ditemukan: 14 dokumen
Lampiran 8 8.1 respon waktu dalam penelusuran simple search
Respon waktu Simple search: 1. 33584 detik.
8.2 Respon waktu dalam Pencarian spesifik
Respon waktu advanced search: 0.49975 detik
Lampiran 9 9.1 Fasilitas penelusuran simple search
9.2 Fasilitas penelusuran advanced search
Lampiran 10 Menu help
