év végi zárási. segédlet

Forrás SQL Eszköz- Készlet- ENK modulok Időszaki / év végi zárási segédlet

Forrás Akadémia GriffSoft Informatikai Zrt. 1041 Budapest, Görgey Artúr utca 69-71. Telefon: +36-1/450-2200, +36-62/549-100 Fax: +36-1/239-0056, +36-62/401-417 Web: www.griffsoft.hu

Eszköz modul zárási és ellenőrzési feladatok 1.

Társszervek közötti átadás-átvétel ellenőrzése

A intézmény részére társintézmény által átadott valamennyi eszközt be kell vételezni. Ellenőrzés: Esemény menüpont >> Átadás-átvétel részjogkörű intézmények között (x) >> Beléptetés társintézménytől (b) >> lekérdezés >> SZAP_BENEMLEPT lista (még nem beléptetett eszközök): 

Szervezet kiválasztása



Beléptetés dátuma:



Beléptető:

A listán szereplő eszközöket be kell vételezni. A zárási feladatok további lépése nem hajtható végre, amíg a listán eszköz szerepel. A szerv társintézmény részére eszköz átadását tárgyhónap utolsó napjáig kezdeményezhet! 2.

Nyitott bizonylat vizsgálata: 

Könyvelés menüpont >> nyitott időszak állapot vizsgálata (p):



Időszak: adott hónap/negyedév utolsó időszaka:



Lekérdezés: SZAP_NYITBIZ (Nyitott bizonylat)



Ha a listában van nyitott bizonylat, akkor azt bizonylat szám alapján meg kell keresni és le kell zárni.

FONTOS: csak a bizonylatot rögzítő személy kódjával lehet az adott bizonylatot módosítani! A zárási feladatok további lépése nem hajtható végre, amíg a listán nyitott állapotú bizonylat szerepel. 3.

Negyedéves écs elszámolása:

Elszámolás menüpont >>Könyvsz. écs elsz. (d): Időszak: adott negyedév utolsó időszaka Számolás végdátuma: adott negyedév utolsó napja Több eszközre csoportosan: N (nem) választása esetén valamennyi eszközre lefut az elszámolás.

2 / 30

4.

0-ra írtak csoportos átsorolása:

2014. évtől kezdődően egyedül a 15-ös űrlap miatt van szükség a nullára íródott eszközök kimutatására. Ezért elegendő év végén egyszer futtatni ezt a funkciót. Természetesen a negyedévenkénti

átsorolásnak

sincs

semmi

akadálya,

azonban

egy-egy

javításnál

összetettebb javítási feladatot okozhat. Elszámolás menüpont >> 0-ra leírtak csop. átsorolása. (g): Időszak: adott negyedév utolsó időszaka Átsorolás dátuma: adott negyedév utolsó napja ÉCS kivezetés mozgásnem: TSNÉCS rávezetés mozgásnem: TSN+ Terven felüli ÉCS kivezetés mozgásnem: TFNTerven felüli ÉCS rávezetés mozgásnem: TFN+ Átsorolás bizonylata: F2, átsorolás bizonylati tömb Átsorolás mozgásneme: EE0101 Ért. helyesbítés kivezetés mozgásnem: EHATVÉrt. helyesbítés rávezetés mozgásnem: EHATV+ GENERÁLÁS Ha nincs mit feldolgozni, akkor az azt jelenti, hogy nincs olyan eszköz, amely az adott időszakban 0-ra íródott volna. 5.

Könyvelés.

a) Kartonok gépi kontírozása: Könyvelés menüpont >> Kartonok gépi kontírozása (a): Mindig U!! b) Mozgások gépi kontírozása: Könyvelés menüpont >> bruttó gépi kontírozása (b): Mindig U!! Időszak: adott hónap/negyedév minden időszaka külön-külön: c) ÉCS mozgások gépi kontírozása: Könyvelés menüpont >> ÉCS mozgások gépi kontírozása (c): Mindig U!! Időszak: adott hónap/negyedév minden időszaka külön-külön: 6.

Pénzforgalmi egyeztető

Bevételezések helyességének ellenőrzése a pénzügyi analitikával összevetve.

3/30

Eszköz modul: Könyvelés menüpont >> Pénzforgalmi egyeztető (s) kell lefuttatni: Melyik időszak: aktuálisan egyeztetendő időszak (javasolt mindig januártól futtatni). Mindet/ Csak eltérést (M/E): opcionális, hogy a teljes bevételezést, vagy csak az eltérésekre kívánunk listát generálni. A két analitika közötti egyeztetéshez jelölő pipa segítségével kötelező egyeztetni: 

partner



pénzforrás



egyedi gyűjtő



egységes rovatkód

A fent maradt egyéb dimenziók egyeztetési lehetőségei opcionálisak, majd a listagenerálás gombra kattintva megkapjuk az analitikánkat. Betöltendő lista: SZAP_ESZKPENZF 7.

Nyitott időszak és bizonylat állapot vizsgálata.

a) Kontírhiba vizsgálata: Könyvelés menüpont >> nyitott időszak állapot vizsgálata (p): Időszak: adott hónap/negyedév utolsó időszaka: Lekérdezés: SZAP_KONTHIB (kontírhibás érték) Ha a listában van kontírhibás tétel, akkor azokat a tételeket ki kell keresni és javítani kell. FONTOS: A bizonylatok főkönyvi dimenziói visszanyitás nélkül is módosíthatók a Könyvelés menüpont >> bruttó képernyős kontírozása >> a hibás bizonylatra pozícionálva >> file >> eszköz bizonylat nézegetése menüben. Visszanyitott bizonylaton, a bizonylat karbantartóban csak a bizonylatot rögzítő személy kódjával lehet az adott bizonylatot módosítani! A zárási feladatok további lépése nem hajtható végre amíg a listán kontírhibás tétel szerepel. b) ÉCS kontír hiba vizsgálata: Könyvelés menüpont >> nyitott időszak állapot vizsgálata (p): Időszak: adott hónap/negyedév utolsó időszaka: Lekérdezés: SZAP_ÉCSKONTHIB (écs kontírhiba) 8.

Könyvelési napló nyitás.

Könyvelés menüpont >> könyvelési napló nyitása (i): Napló jele: minden esetben EF

4/30

Időszak: adott hónap/negyedév minden időszaka külön-külön: Forgalom: F Nap: az adott hónap utolsó napja 9.

Főkönyvi feladás nyitott naplóba.

Könyvelés menüpont >> főkönyvi feladás nyitott naplóba (k): Könyvelési napló: az adott hónap/időszakhoz tartozó napló Könyvelési dátum: az adott hónap utolsó napja Az adott negyedév minden időszakához tartozó naplót külön-külön fel kell adni: Amennyiben hibaüzenet érkezik (adott időszakban nincs mit feladni), üres napló esetén a feladás sikertelen, az üres naplót törölni kell: Könyvelés menüpont >> napló törlése (m) Ellenőrzés: a)

Pénzforgalmi állománynövekedések ellenőrzése analitikán belül

Lekérdezés menüpont >> összetett lekérdezés (s) >> összetett lekérdezés karton szerint (b) teljes állományra kell lefuttatni: SZAP_KTGERAELTER A lekérdezés a kontírozási beállításokkal megegyezően ellenőrzi, hogy:  van-e olyan bizonylati sor, amelyen eltér az ERA kód a kartonon szereplő eszközcsoportnál beállított ERA kódtól, vagy 

eltér-e a bizonylat sorában megadott költséggyűjtő (egyedi gyűjtő) kód, vagy alábontás

esetén

a

kód

kezdete,

a

növekedési

kartonon

szereplő

eszközcsoportnál beállítottól. Az ellenőrzés célja az, hogy a bevételezett eszköznek megfelelő egyedi gyűjtő és ERA kóddal legyen kiállítva a bizonylat. A listán szereplő eltérések javítása a hiba típusának megfelelően történik:  amennyiben a kartonon rossz eszközcsoport került kiválasztásra, akkor a kartonon kell módosítani, 

ha a bizonylaton szerepel rossz kód, akkor a bizonylatban (Könyvelés menüpont >> bruttó képernyős kontírozása >> a hibás bizonylatra pozícionálva >> file >> eszköz bizonylat nézegetése menüben).

Nem szabad azonban elfeledkezni a pénzügyi oldalról sem!

5/30

Amennyiben az eszköz aktiválása már megtörtént, és az eszközcsoporton kellett módosítani, akkor gondoskodni kell az aktivált karton eszközcsoport módosításáról is! b)

Elhatárolandó pénzforrások ellenőrzése

Szintén kontírhibához vezethet, ha egy olyan gazdasági eseménynél, amelyet az új államháztartási számvitel szerint el kell határolni, a kartonon nem elhatárolandó pénzforrás kód került megadásra (pl. többlet esetén a bekerülési értéket el kell határolni, amit a felmerült költségek/ráfordítások arányában lehet feloldani, kivéve, ha az eszköz jellegéből adódóan nem számolható el értékcsökkenés). Az ellenőrzés az alábbi mozgásnemekre fut: XE0121

Térítés nélküli átvét vagyonkezelői körön kívülről

XE0105

Leltár többlet

XE0107

Ajándék, hagyatékként kapott eszközök

XE0119

Fellelt eszköz leltár időszakon kívül

Lekérdezés menüpont >> összetett lekérdezés (s) >> összetett lekérdezés karton szerint (b) teljes állományra kell lefuttatni: 

SZAP_ELHAT_KOT:

azokat

a

kartonokat

ellenőrzi,

amelyekre

történik

értékcsökkenés elszámolás (azonnal, vagy az aktiválást követően) 

SZAP_ELHAT_TILOS: azokat ellenőrzi, amelyekre nem kerül értékcsökkenés elszámolásra, de elhatárolandó a pénzforrás kód (pl.: értékét nem csökkentő képzőművészeti alkotások).

Javítás a kartonon szereplő pénzforráskód módosításával vagy pótlásával történhet (a visszanyitás lépéseit követően). Amennyiben az eszközökkel további gazdasági események történtek, akkor azokat is felül kell vizsgálni! (Pl.: ha aktiválva lett, akkor az új kartonon is ellenőrizni kell a pénzforrás kódot.) c)

Állományváltozás – Analitika- Főkönyv egyeztetés

Eszköz modul: Lekérdezés menüpont >> összetett lekérdezés (s) >> összetett lekérdezés karton szerint (b) teljes állományra kell lefuttatni: 

SZAP_ESZKALLV ( eszköz állomány főkönyvi számonként)



Időszak: adott hónap/negyedév időszaka tól-ig

6/30

Főkönyvi modul: Kivonat menüpont >> főkönyvi lekérdezés (g): 

SZAP_ESZKELL (eszköz állományváltozás)



Időszak: adott hónap/negyedév időszaka tól-ig

A főkönyvi kivonaton szereplő 1-es főkönyvi számlaszámainak egyenlegét kell egyeztetni az eszköz bruttó és écs értékváltozás summa soraival. Az egyezőség fennállása esetén lehet csak a következő zárási feladatot elvégezni! d)

Technikai számlák egyenleg vizsgálata

Főkönyvi modul>> Kivonat menüpont >> főkönyvi lekérdezés (g): SZAP_TECHNIKSZLA Főkönyvi modul>> Havizárás menüpont >> Évzárás előtti vegyes ellenőrzések (t): 

Könyvelési év: az aktuálisan zárandó év



Időszak: az aktuálisan zárandó év utolsó időszaka

A technikai számláknak évvégén egyenlege nem maradhat! 10.

Főkönyvi változás feladása naplózárással (egyezőség esetén).

Könyvelés menüpont >> főkönyvi feladás naplózárással (l): Könyvelési napló: az adott hónap/időszakhoz tartozó napló Könyvelési dátum: az adott hónap utolsó napja Az adott negyedév minden időszakához tartozó naplót külön-külön fel kell adni. 11.

Időszak zárása.

Könyvelés menüpont >>Időszak zárása (r): Valamennyi nyitott időszakot, naplót le kell zárni! 12.

Zárt napló feladás után eszköz és főkönyv egyeztetése

Beszámoló listák menüpont >> Karton nyitó-záró adatok (g): 

SZAP_Z_KARTNYZ



Időszak: adott hónap/negyedév utolsó időszaka

Főkönyvi könyvelő által kinyomtatatott főkönyvi kivonat Lezárt időszakban történő javítás lépései: 

Zárt időszak és napló visszanyitása

7/30



Hibás bizonylat javítása



Adott hónap zárási feladatainak ismételt elvégzése, melyet a javítást követően azonnal el kell végezni.

Évzárást megelőző ellenőrzések a) Tárolási helyek ellenőrzése 

Tárhely nélküli eszközök

Lekérdezés >> b. Eszközdefiníció alapján >> SZAP_LELTKORZN_Z (Leltárkörzet nélküli eszközök) 

Tévesen kitöltött partner a tárhelynél

Lekérdezés >> b. Eszközdefiníció

alapján >> SZAP_PARTNERH_Z (Hibásan kitöltött

partnerkód) A partnerkód csak idegen eszköz esetében tölthető! 

Leltárkörzet törzs – nyilvántartás eltérés:

Lekérdezés >> b. Eszközdefiníció alapján >> SZAP_MUNKEL_Z (Munkahely eltérés)

b) Könyvelés ellenőrzés 

Karton nélküli eszközök (nyilvántartásba vétel megtörtént, de az állományba vétel

már nem történt meg) Leltár >> m. Nézettáblák szerinti lekérdezés >> „Karton nélküli eszközök” nézettábla >> SZAP_Z_KARTNELK (Karton nélküli eszközök) A listát felül kell vizsgálni: 

amennyiben az eszköz tévedésből került felvitelre, a tárhelyet törölni kell, és az eszköz alapadatot rontott státuszúvá kell tenni;



amennyiben a megtörtént gazdasági esemény rögzítése nem került befejezésre, akkor a rögzítési folyamatot be kell fejezni.



Terven felüli écs ellenőrzése

Lekérdezés >> l. Értékcsökkenés alapján >> SZAP_TFECS_Z (Elszámolt terven felüli ÉCS) A listát felül kell vizsgálni a tekintetben, hogy indokolt volt-e a terven felüli écs elszámolása. Indokolatlan elszámolás esetén javítani kell. 

Befejezetlen beruházások (ellenőrizni kell, hogy van-e olyan tétel, amelyet már

használatba vettek és nincs aktiválva)

8/30

Beszámoló listák >> g. Karton nyitó – záró adatok >> Időszakig: utolsó tárgyidőszak >> SZAP_Z _BEFLEN (Befejezetlen beruházások) Csak a ténylegesen folyamatban maradó (üzembe helyezési okmány nélküli) eszközök szerepelhetnek a listán. 

Nem nulla nettó értékű, de a program nem számol rá ÉCS-t (oka pl.: hibás

eszközcsoport besorolás) Beszámoló listák>> g. Karton nyitó – záró adatok >> Időszakig: utolsó tárgyidőszak >> SZAP_Z_BESELL ( Hibás eszközcsoport ellenőrzése) Megjegyzés: minden esetben célszerű megvizsgálni, hogy a listán szereplő tételek tényleg hibásak-e. Ha van hibás eszközcsoportú karton, a javítás menete a következő (könyveléstől függően): 

Ha az eszköz zárt naplóval feladott, azaz a kartonhoz tartozik könyvelt érték, tilos átírni az eszközcsoportot. Ilyenkor új kartont kell létrehozni az eszközhöz a megfelelő eszközcsoporttal, és az Esemény>> Kartonra teljes szekció>> m. Átsorolás menüpontban a rossz kartonról átvezetjük az érték és mennyiségi adatokat a jó kartonra.



Ha a rossz eszközcsoportot tartalmazó kartonhoz nem tartoznak könyvelt tételek, akkor a Könyvelés>> e. Kartonok képernyős kontírozása alatt átírható az eszközcsoport.

A listán csak azok a tárgyi eszközök maradhatnak, melyek értékcsökkenési kulcsa 0% (föld, telek, képzőművészeti alkotások stb.) 

Kivezetett kartonok, de van értéke (oka pl.: écs, bruttó érték kivezetésének törlése

helytelen módon) Beszámoló listák >> g. Karton nyitó – záró adatok >> Időszakig: utolsó tárgyidőszak >> SZAP_Z_KIVKAR (Hibás kivezetett kartonok ellenőrzése) Hibalistát javítani kell! 

Mínuszos kartonok

Beszámoló listák >> g. Karton nyitó – záró adatok >> Időszakig: utolsó tárgyidőszak >> SZAP_HIBASKARTON (Hibás kartonok) Megjegyzés: Minden esetben meg kell vizsgálni, hogy a mínuszos karton minek az eredménye. Itt el kell különíteni a nyitóból eredő, és a helytelen kivezetésekből fakadó mínuszos kartonokat.

9/30

A tárgyévi mozgásból eredő mínuszos karton rendezése során a tételeket a megfelelő mozgásnemmel kell rendezni. ÉVZÁRÁSI FELADATOK Fontos: az eszköz modulban csak egyszer lehet zárni az évet! 1.

Évzárás feltételvizsgálata

Évzárás >> b. Évzárás feltételvizsgálata menüpontba kell belépni. Költségvetési év: tárgyév Az év megadását követően az „ellenőrzés”-re kell kattintani. Amennyiben a "Zárható-e az év nyitott leltár mellett?" paraméter értéke "0 – nem zárható", és a pénzügyi évben még van (fordulónapja pénzügyi évben van), nem zárt státuszú leltár, akkor a program hibát jelez és nem fut le az ellenőrzés, általános lekérdezővel listázhatók a nyitott leltárak. Amennyiben nincs nyitott leltár, vagy a paraméter értéke "1 - zárható", akkor a program ellenőrzi, hogy van-e kontírozatlan, feladatlan tétel. Ha a képernyőn megjelenik az általános lekérdező, akkor nem zárható az év. A lekérdezővel a hibák tételére lekérdezést lehet összeállítani, illetve az ott található listák segítségével a hibákat ki lehet listázni. Zárási problémák esetén szükséges az utolsó negyedévi naplók visszanyitása, a javítást követően meg kell ismételni a negyedévi zárás megfelelő lépéseit, majd neki elkezdeni az évzárást! VAGY a hibától függően korrekciós bizonylatokat állítunk ki. A javítások során TILOS zárt naplóval feladott, korábbi negyedév időszakait illetve naplóit visszanyitni, minden javítás az utolsó negyedévben kerül feladásra! Az esetleges hibák javítása után mindaddig kell futtatni ezt a menüpontot, ameddig a következő üzenetet nem kapjuk: „Sikerült az évzárás ellenőrzése!” 2.

15-ös tábla adatainak ellenőrzése



Eszköz analitikából mozgásnemes lista: Eszköz modul>> Lekérdezés>> s. Összetett

lekérdezések>> d. Összetett lekérdezések karton szerint ÉCS külön>> teljes állományra lefuttatni>> - SZAP_15B_BERFE (Beruházások, felújít bruttó 15ös űrlaphoz)

10/30

- SZAP_15B_GEPJA ( gépber, felsz, járm bruttó 15ös űrlaphoz) - SZAP_15B_IMMATJAV ( Immatjavak bruttó 15ös űrlaphoz) - SZAP_15B_INGVJ (Ingatlanok vjogok bruttó 15ös űrlaphoz) - SZAP_15B_ESZKSZUMM (Eszköz bruttó mozgásonként) - SZAP_15B_TEALL (Tenyészállatok bruttó 15-ös űrlaphoz) 

Eszköz analitikából átsorolások listázása: Eszköz modul>> Lekérdezés>> k. Bruttó

érték alapján: - SZAP_15ATSOR_CS (15-ös számlacsoport csökkenések) - SZAP_15ATSOR_NO (15-ös számlacsoport növekedések) 3.

Zárási adatok lekérdezése

Évzárás>> c. Zárási adatok lekérdezése A megjelenő általános lekérdezővel tetszés szerinti lista állítható össze. 4.

Mérleg alátámasztás leltár eredménylistákkal.

Leltár>> r. Csoportos leltár eredmény főkönyviszám szerint A leíró tábla kitöltése után a feldolgozás-ra kattintva az általános lekérdező ablak ugrik fel. Betöltendő lista: SZAP_LELTERERTEK Leltár>> s. Nem leltározott vagy leltár fordulónap után beléptetett eszközök A leíró tábla kitöltése után a feldolgozásra kattintva az általános lekérdező ablak ugrik fel. Betöltendő lista: SZAP_NEMLELTESZK 5.

A főkönyvi könyvelés miatt (technikai) időszakok nyitása, majd zárása.

13; 14; 15 időszak nyitása. Ezen időszakokra semmilyen gazdasági esemény nem rögzíthető! Csak és kizárólag technikai jelleggel kell megnyitni, majd rögtön le is zárni. 6.

Év zárása és új év nyitása

Évzárás >> f. Év zárása és uj év nyitása Zárás paraméterei: 

Költségvetési év: tárgyév (amit zárunk)



Bizonylati tömb: F2, záró bizonylattömb



Bruttó mozgásnem (mennyiségi): F2, záró mozgásnem

11/30



Tervszerinti Écs mozgásneme: F2, záró mozgásnem



Terven felüli Écs mozgásneme: F2, záró mozgásnem



Értékhelyesbítés mozgásneme: F2, záró mozgásnem



Időszak: tárgyév 13-as időszak



Zárás dátuma: MINDEN ESETBEN A TÁRGYÉV (LEZÁRT ÉV) UTOLSÓ NAPJA! (12.31.)

Nyitás paraméterei: 

Költségvetési év: tárgyév (amit nyitunk)



Bizonylati tömb: F2, nyitó bizonylattömb



Bruttó mozgásnem (mennyiségi): F2, nyitó mozgásnem



Tervszerinti Écs mozgásneme: F2, nyitó mozgásnem



Terven felüli Écs mozgásneme: F2, nyitó mozgásnem



Értékhelyesbítés mozgásneme: F2, nyitó mozgásnem



Időszak: tárgyévet követő év első időszaka



Nyitás dátuma: MINDEN ESETBEN A TÁRGYÉVET KÖVETŐ ÉV ELSŐ NAPJA! (01.01.)



Feldolgozási helyre szétbontva? Intézmény adatbázisának beállításától függően (Igen/Nem)

12/30

FORRÁS SQL Eszköz modul adatbázisváltás 1. Bizonylatolás módja A 2015. évi beszámoló (Mérleg) részét képező bizonylatokat (kötelezettségvállalás, kötelezettségek, követelések) a 2015. évi adatbázisban kell rögzíteni. A 2015-ös adatbázisban nem lehet 2016-ot érintő bizonylatokat rögzíteni, csak a 2015ös bizonylati tömbök állnak rendelkezésre. A 2016. évi adatbázisban a 2016. évi beszerzések, ezen eszközök aktiválásai és áthelyezések rögzíthetők. A 2015. évi adatbázisban szereplő eszközökkel kapcsolatban csak (2016. évi) áthelyezések könyvelhetők, az egyéb események rögzítésére kizárólag a tárgyi eszköz adatok átemelését követően történhetnek. A zárást követően a 2015. évi bizonylatok csoportosan átemelhetők a 2016-ös adatbázisba az adatbázisváltás modulban. 2. 2015. évi adatok átemelése Az átemelést megelőzően célszerű elindítani a törzsadatok másolását is az Adatbázisváltás modul » Modulok átemelése » Törzsadatok tábláinak átemelése menüpontban. Ezzel biztosítható, hogy az aktuális törzsek szerepeljenek a 2016. évi adatbázisban. Az Adatbázisváltás modul » Modulok átemelése » Tárgyi eszközök átmásolása funkcióval történik meg az átemelés.

Az átemelés feltétele, hogy a 2015. évi adatbázisban az eszköz analitika teljes körűen le legyen zárva, le kell zárni az időszakokat és el kell indítani az évzárás / évnyitás funkciót. Az átemelés funkció egyszer indítható.

13/30

A program az indításkor megkérdezi, hogy a 'Korábbi évek bizonylatait átemelje?'. Alapértelmezetten 'Igen' a válasz,amely hatására a 2015. évi adatbázisban található valamennyi bizonylat átmásolásra kerül. 'Nem' választása esetén csak a 2016 januári nyitó bizonylatok kerülnek másolásra.

Indítást követően a program is figyelmeztet arra, hogy csak egyszer indítható a funkció a végleges zárást követően.

Első lépésként készül egy dimenzió ellenőrző lista, amely leellenőrzi, hogy az átemelendő táblákban előforduló főkönyvi dimenziók az új év adatbázisában szerepelnek-e, (kódcserés törzsek esetén a csere utáni értékeket ellenőrzi). Az ellenőrzés a szervezeti egység, pénzforrás, szakfeladat részletező, bonyolítási esemény azonosító, ügylet, egyedi gyűjtő, egyedi gyűjtő2, egyedi gyűjtő3, keretgazda és ERA mezőkre történik. Ha az ellenőrzés hibát talál, akkor az általános lekérdezővel listázható a tábla neve, amelyben a rossz érték szerepel, a hibás dimenzió megnevezése, a hibás érték és egy megjegyzés oszlop a hiba jellegével (nem létező kód, vagy létező kód, de a könyvelési jelző nem Könyvelési „KVOK” ). Ameddig az ellenőrzés hibás tételt talál, az adatbázisváltás nem hajtható végre.

14/30

Ezt követően a program ellenőrzi, hogy a 2016. évi adatbázisban van-e karton a 2015. évi eszközökhöz. Amennyiben talál ilyet, akkor leáll az átemelés és az általános lekérdező segítségével egy lista készíthető az átemelést akadályozó kartonokról.

A hiba javításáig az átemelés nem történhet meg. Meg kell vizsgálni 2016. évben milyen adatok lettek rögzítve a 2015. eszközökhöz. Törölni kell a kartonokat, ha esetleg van kapcsolódó bizonylat, akkor azt le kell rontani a törlés előtt, a kartonhoz esetlegesen kapcsolódó écs tételekkel együtt. Ezután indítható újra az átemelés. Amennyiben nincs az átemelést akadályozó karton, akkor az átemelés az 'Átmásolandó táblák kiválasztásával' indul, ahol minden táblát ki kell jelölni. Itt a program csak azokat a táblákat ajánlja fel, amelyekben van adat a 2015. évi adatbázisban.

Az átemelés végén egy lista is készül az elvégzett feladatokról.

15/30

Készlet modul zárási és ellenőrzési feladatok

I. HAVI / NEGYEDÉVES ZÁRLATI FELADATOK 1.

„Úton lévő” raktár ellenőrzése:

Ellenőrizni kell, hogy valamennyi átadott készlet be lett-e léptetve. A zárási feladatok megkezdése előtt ennek üresnek kell lennie, azaz az összes készletet be kell vételezni, csak indokolt esetben maradhat benne tétel, évvégén azonban nem lehet benne semmi! Ellenőrző lekérdezés indítása: Készlet-nyilvántartási modul Lekérdezés>> b. Készletkartonok lekérdezése menüpontban a SZAP_UTONLEVO riport betöltésével. 2.

Időszak mennyiségi zárása

A tárgyhónapnak mennyiségileg zártnak kell lennie. A mennyiségi zárás végrehajtása: Könyvelés>> q. Időszak mennyiségi zárása menüpont: Amíg a zárni kívánt hónapban van nyitott bizonylat, addig nem zárható le! A nyitott bizonylat megkeresése: Könyvelés >> p. Nyitott időszak állapotvizsgálata >> a vizsgált időszak megadása után a SZAP_NYITBIZLAT listát kell lekérdezni. A listán szereplő bizonylatokat le kell zárni. FONTOS: csak a bizonylatot rögzítő személy kódjával lehet az adott bizonylatot módosítani, lezárni/rontani lehet a Készlet nyilvántartási modul >> Ellenőrzés >> User független bizonylat rontása/zárása funkcióval. 3.

Beszerzések árazásának ellenőrzése

Árazás menüpont>> f. Beszerzés lekérdezése menüpont: A megjelenő általános lekérdezőben a betöltésnél a SZAP_0ERTEKUBESZ (0 értékkel bíró beszerzések) listát kell lekérdezni. Amennyiben szerepel rajta tétel – azaz olyan beszerzés van, amely nincs beárazva -, ennek okát meg kell keresni, és a beszerzési bizonylatot be kell árazni. 4.

Előző könyvelési időszak zártságának vizsgálata

16/30

Könyvelés >> p. Nyitott időszak állapotvizsgálata >> a vizsgált időszak megadása után a listát kell lekérdezni. 5.

Felhasználások árazása

Árazás >> l. Felhasználás árazása menüpont:

6.



Árazási egység: K (karton szerinti)



Időszak: tárgyidőszak



Teljes vagy Szelektív árazás: T (teljes)

Árazatlan felhasználások vizsgálata

Árazás >> t. Árazatlan felhasználások >> SZAP_FELHASZN (Árazatlan kiadások időszaktólidőszakig) menüpont: 

Időszaktól: tárgyidőszak



Időszakig: tárgyidőszak

Amennyiben

a

megállapításához

listán le

kell

szerepelnek kérdezni

árazatlan az

felhasználások,

Árazás>>

p.

Árazási

úgy

ezek

analitikus

okainak lista

>>

SZAP_FELHASZELL2 listát, amelyen a kartonszámok szerint tételesen látható, hogy az adott felhasználás árazása miért nem történt meg. 

Tipikusan előforduló ok lehet: 

a raktári csökkenési bizonylat dátuma megelőzi a növekedési bizonylat dátumát. Pl.: a bevételezés és a kiadás is azonos napon történt, de óra-perc szerint a kiadási bizonylat készült el előbb. Ebben az esetben a Készlet-nyilvántartási modulban az Ellenőrzés menüpont >> b. Bizonylati dátumok javítása pontban az óra-perc javítható úgy, hogy a bevételezés időpontja megelőzze a kiadás időpontját.

7.

Negatív érték egyenlegű kartonok ellenőrzése

Készlet-nyilvántartási modul>> Ellenőrzés >> a. Haladó átlagáras kartonok ellenőrzése menüpont: 

Árazási egység: K (Karton)






Negatív készletvizsgálat kell-e: I (Igen)

17/30

A listán szereplő kartonokra könyvelt bizonylatokat tételesen meg kell vizsgálni és az esetleges hibákat javítani kell! Amennyiben a listában van negatív értékű tétel, akkor azokat a tételeket javítani kell a Készlet-nyilvántartási

modul

>>

Ellenőrzés

>>

b.

Bizonylati

dátumok

javítása

menüpontban>> SZAP_KARTONELLEN Fontos! Ha ezeket a tételeket nem javítjuk ki, akkor félreárazza a kiadásainkat a rendszer, és akár irreálisan nagy értéket kaphatnak a csökkenéseink, amitől évvégére akár mínusz egyenlegűek is lehetnek a kartonjaink! Javítást követően újból el kell végezni a fentebb pontokban leírtakat. 8.

Kartonok gépi kontírozása

Könyvelés >> c. Kartonok gépi kontírozása menüpont:

9.



Költségvetési év: tárgyév



Kontírozás vagy újrakontírozás: U (újrakontírozás)

Mozgások gépi kontírozása

Könyvelés >> d. Mozgások gépi kontírozása menüpont:

10.






Kontírozás vagy újrakontírozás: U (újrakontírozás)

Kontírozások ellenőrzése

a) Az esetleges kontírozási hibák kiszűrése Könyvelés >> f. Készletváltozások képernyős kontírozása menüpont 




Kontírozási hiba:nem egyenlő üres mezővel

b) Nyitott időszak állapotvizsgálata Könyvelés >> p. Nyitott időszak állapotvizsgálata menüpont 


- SZAP_ARAZATLAN (Árazatlan bizonylat) - SZAP_NYITBIZLAT (Nyitott bizonylat)

18/30

- SZAP_KONTHIBA (Kontírhibás tételek) - SZAP_MENNYELT (Árazások mennyiségi eltérései) Hibátlan feldolgozás esetén a fenti 4 listán adat nem szerepelhet. Kivételt képez ez alól az árazatlan

felhasználás

(az

5.

pontban

említettek

szerint),

amennyiben

az

adott

felhasználáshoz tartozó beszerzés számlája a hónapzárás időpontjáig nem érkezett meg. 11.

Pénzforgalmi egyeztető

Bevételezések helyességének ellenőrzése a pénzügyi analitikával összevetve. 

Készlet könyvelés modul:

Könyvelés menüpont >> Pénzforgalmi egyeztető (z) kell lefuttatni: Melyik időszak: aktuálisan egyeztetendő időszak Mindet/ Csak eltérést (M/E): opcionális, hogy a teljes bevételezést, vagy csak az eltérésekre kívánunk listát generálni. A két analitika közötti egyeztetéshez jelölő pipa segítségével kötelező egyeztetni: 

partner



egyedi gyűjtő



egységes rovatkód

A fent maradt egyéb dimenziók egyeztetési lehetőségei opcionálisak, majd a listagenerálás gombra kattintva megkapjuk az analitikánkat. Betöltendő lista: SZAP_KESPENELL 12.

Könyvelési napló nyitása

Könyvelés >> j. Könyvelési napló nyitása menüpont:

13.



Napló jele: KF (minden esetben)



Könyvelés időszaka: tárgyidőszak



Nap: tárgyidőszak utolsó napja

Főkönyvi feladás nyitott naplóba

Könyvelés >> l. Főkönyvi feladás nyitott naplóban menüpont: 

Könyvelési napló: tárgyidőszakhoz tartozó napló



Könyvelési dátum: tárgyidőszak utolsó napja

19/30

14.

Cikk csoport besorolástól/ készlet számlaszámtól eltérő ERA vagy egyedi

gyűjtő kód ellenőrzése Készletkönyvelési modul >>Árazás >> Árazási analitikus lista >> SZAP_ELLHIBKTGVAS A lekérdezés a kontírozási beállításokkal megegyezően ellenőrzi: -

-

van-e olyan bizonylati sor, amelyen eltér az ERA kód a kartonon szereplő

cikkcsoportnál beállított ERA kódtól, vagy -

-

eltér-e a bizonylat során megadott egyedi/költséggyűjtő kód a kartonon szereplő

cikkcsoportnál beállítottól. Az ellenőrzés célja az, hogy a bevételezett készleteknek megfelelő készlet számla / költségnem számla / egyedi/költséggyűjtő és ERA kóddal legyen kiállítva a bizonylat. A számlákhoz való egyeztetésre a pénzforgalmi egyeztető lista hivatott. A listán szereplő eltérések javítása a hiba okának megfelelően történik (a visszanyitást követően): -

amennyiben

a

kartonon

szereplő

cikkszám

cikkcsoportja

rosszul

került

kiválasztásra, akkor a cikktörzs, illetve az adott cikkszám kartonjain kell módosítani a cikkcsoport kódot, -

ha a bizonylaton szerepel rossz egyedi gyűjtő kód, akkor a bizonylatban.

Nem szabad azonban elfeledkezni a vásárlási bizonylatokhoz kapcsolódó szállítói számlákról sem!!

15.

Állományváltozás ellenőrzése:

Készletkönyvelési modul: Árazás

>>

p.

Árazási

analitikus

lista

>>

időszak

paraméter

megadása

után

a

SZAP_Z_FOKEGYEZK (főkönyvi egyeztetéshez) listát le kell kérdezni. 

Időszak (tól-ig): tárgyidőszak

Főkönyvi modul: Kivonat >> g. főkönyvi lekérdezés >> SZAP_Z_KÉSZLET (készletek állományváltozása) lista 


A fenti két listát főkönyvi számonként egyenlegek szerint össze kell egyeztetni! 

Tipikusan előforduló hibák:

Amennyiben a készletvásárlások összege az analitikában és a főkönyvben eltér, abban az esetben számlahivatkozásonként kell egyeztetni, és az eltérés okát meg kell keresni.

20/30

Fenti egyeztetéshez segítséget nyújt a 15-ös pontban részletezett pénzforgalmi egyeztető. FONTOS! Az eltérés megtalálása után, a főkönyvvel egyeztetve azt vagy a készletben, vagy a pénzügyben korrigálni kell. Amennyiben az egyeztetések után az analitikában javítás történik, minden esetben meg kell ismételni a zárási folyamatot (kivéve napló nyitása). FONTOS! Amennyiben a hibák javítása után nem kerül újra végrehajtásra a folyamat, nem történik meg újra a főkönyvi feladás nyitott naplóban, úgy a főkönyv és az analitika egyezősége nem áll fenn! 16.

Technikai számlák egyenleg vizsgálata

Főkönyvi modul>> Kivonat menüpont >> főkönyvi lekérdezés (g): SZAP_TECHNIKSZLA A technikai számláknak év végén egyenlege nem maradhat. 17.

Főkönyvi feladás zárt naplóban (egyezés esetén)

Könyvelés >> m. Főkönyvi feladás naplózárással menüpont:

18.



Könyvelési napló: tárgyidőszakhoz tartozó napló



Könyvelési dátum: tárgyidőszak utolsó napja

Zárt naplós feladás után készlet és főkönyv egyeztetése

Készlet modul: Árazás

>>

p.

Árazási

analitikus

lista

>>

időszak

paraméter

megadása

SZAP_Z_FOKEGYEZK (főkönyvi egyeztetéshez) listát le kell kérdezni. 


Főkönyvi modul: Kivonat >> Főkönyv lekérdezése >> SZAP_Z_KÉSZLET 19.

Időszak zárása

A zárt naplós feladás végrehajtása után a hónapot könyvelésileg is le kell zárni. Könyvelés >> s. Időszak könyvelési zárása menüpont 20.

Lezárt időszakban történő javítás lépései:

a) Zárt időszak és napló visszanyitása

21/30

után

a

b) Hibás bizonylat javítása c) Adott hónap zárási feladatainak ismételt elvégzése, melyet a javítást követően azonnal el kell végezni.

ÉVZÁRÁSI FELADATOK Az évzárási feladatokat a december hónap zárása során kell elvégezni. 1.

Zárást megelőző ellenőrzések

Beszerzések ellenőrzése Készletkönyvelési modul >> Árazás >> f. Beszerzés lekérdezése >> 

SZAP_MENNYELT2 (Mennyiségi eltérés az értékelési táblán)



SZAP_0ERTEKUBESZ (0 értékű beszerzések)

Nulla mennyiségű, értékkel rendelkező kartonok ellenőrzése Készletkönyvelési modul >> Árazás >> p. Árazási analitikus lista >> Időszak (tól-ig): tárgyév 01-es időszaka – tárgyév 12-es időszaka >> SZAP_Z_0EGYEN (0 egyenlegű értékkel bíró kartonok) A listán tétel nem maradhat! Javítás: 

Évzárás >> b. Érték kivezetés nulla menny. cikkekre és



Évzárás >> c. Átárazás végrehajtása

Hibás csökkenések listázása Készlet-nyilvántartási modul >> Ellenőrzés >> b. Haladó átlagáras kartonok ell. >> SZAP_Z_KARTELL (Haladó átlagár ellenőrzés) Készletkönyvelési modul >> Árazás >> p. Árazási analitikus lista >> Időszak: tárgyév 01es időszaka – tárgyév 12-es időszaka >> SZAP_FELHASZELL2 (Egy cikk kartonja időrendi) 2.

Év végi zárás

Évzárás előtt, a 12-es időszakra el kell végezni a havi zárási feladatokat. 3.


Évzárás >> d. Évzárás feltételvizsgálata menüpontba kell belépni.

22/30



Költségvetési év: tárgyév

Az év megadását követően az „ellenőrzés”-re kell kattintani. Amennyiben a "Zárható-e az év nyitott leltár mellett?" paraméter értéke "0 – nem zárható", és a pénzügyi évben még van (fordulónapja pénzügyi évben van), nem zárt státuszú leltár, akkor a program hibát jelez és nem fut le az ellenőrzés, általános lekérdezővel listázhatók a nyitott leltárak.

Amennyiben nincs nyitott leltár, vagy a paraméter értéke "1 - zárható", akkor a program ellenőrzi, hogy van-e kontírozatlan, feladatlan tétel. Ha a képernyőn megjelenik az általános lekérdező, akkor nem zárható az év. A lekérdezővel a hibák tételére lekérdezést lehet összeállítani, illetve az ott található listák segítségével a hibákat ki lehet listázni. Ezt követően a program ellenőrzi, hogy van-e kontírozatlan, feladatlan tétel, van-e olyan bizonylat/időszak ami még nyitott, stb. Ha a képernyőn megjelenik az általános lekérdező, akkor nem zárható az év. A lekérdezővel a hibák tételére lekérdezést lehet összeállítani, illetve az ott található listák segítségével a hibákat ki lehet listázni. Az általános lekérdező ablakot, ha elindítjuk, akkor látjuk, hogy az ellenőrzés milyen ponton akadt el (bizonylatok zártságának vizsgálata: van nyitott bizonylat, van könyveletlen tétel, nyitott napló) Az esetleges hibák javítása után mindaddig kell futtatni ezt a menüpontot, ameddig a következő üzenetet nem kapjuk: „Sikerült az évzárás ellenőrzése!” 4.


Évzárás >> e. Zárási adatok lekérdezése A megjelenő általános lekérdezővel tetszés szerinti lista állítható össze.

23/30

5.

Mérleg alátámasztás leltár eredménylistákkal.

Leltár>> o. Csoportos leltár eredmény A leíró tábla kitöltése után a feldolgozásra kattintva az általános lekérdező ablak ugrik fel. Betöltendő lista: SZAP_LELTEREDM

6.

Technikai időszakok nyitása

13; 14; 15 időszak nyitása. Ezen időszakokra semmilyen gazdasági esemény nem rögzíthető! Csak és kinyitólag technikai jelleggel kell megnyitni. 7.

A főkönyvi könyvelés miatt megnyitott (technikai) időszakok zárása

8.


Évzárás >> f. Év zárása és uj év nyitása Zárás paraméterei: 

Költségvetési év: tárgyév (amit zárunk)









Időszak: tárgyév 13-as időszak



Zárás dátuma: MINDEN ESETBEN A TÁRGYÉV (LEZÁRT ÉV) UTOLSÓ NAPJA! (12.31.)

Nyitás paraméterei: 

Új költségvetési év: tárgyévet követő év (amit nyitunk)









Időszak: tárgyévet követő év 1-es időszak



Nyitás dátuma: MINDEN ESETBEN A TÁRGYÉVET KÖVETŐ ÉV (MEGNYITÁSRA KERÜLŐ ÉV) ELSŐ NAPJA! (01. 01)

24/30

FORRÁS SQL Készlet modul adatbázisváltás 1. Bizonylatolás módja A 2015. évi beszámoló (Mérleg) részét képező bizonylatokat (kötelezettségvállalás, kötelezettségek, követelések) a 2015. évi adatbázisban kell rögzíteni. A 2015-ös adatbázisban nem lehet 2016-ot érintő bizonylatokat rögzíteni, csak a 2015ös bizonylati tömbök állnak rendelkezésre. A zárást követően a nyitó típusú bizonylatok csoportosan átemelhetők a 2015-ös adatbázisba az adatbázisváltás modulban. 2. Cikk törzs kezelése Azoknál az intézményeknél, akik használják a cikk törzsben a főkönyvi dimenziókat, ott a főkönyvi dimenziók változása 2015-ről 2016-ra probléma lehet, hiszen a 2015. év végleges zárásáig a cikk törzset a két adatbázis közösen használja. (Például az egyedi gyűjtő (költséggyűjtő) a szakmai anyagok esetében változik.) Ezért az a megoldás született, hogy ezen főkönyvi dimenziók külön táblában (cikk_fokdim) vannak eltárolva. A cikk főkönyvi dimenziói tábla eléréséhez a 2016. évi adatbázisban be kell állítani a "keskcd – Használja-e a külön álló cikk dimenziói táblát?" paramétert Igen-re. - Rendszergazdai feladat! Az Adatbázisváltás modul » Modulok átemelése » Törzsadatok tábláinak átemelése funkcióval a program a 2015. évi adatbázisban feltölti a cikk_fokdim táblát paraméter állástól függetlenül, a cikk törzsben szereplő aktuális adatokkal. Majd ezen adatokat emeli át 2016ba kódcserével. A törzsadatok átemelése tetszőleges számban indítható, mindig a még nem létező tételek kerülnek átmásolásra.

25/30

Tehát, ha 2015-ben felvesznek egy cikket, amelyet 2016-ban is használni kell, akkor előtte minden esetben el kell indítani a cikk_fokdim másolását (vagy a 2016-s adatbázisban fel kell vinni a főkönyvi dimenziókat hozzá)! Illetve fordított esetben a 2016. évben felvitt cikkhez kézzel pótolni kell a 2015. évi adatbázisban a főkönyvi dimenziókat! 3. Nyitó adatok átemelése Az nyitó átemelést megelőzően el kell indítani a törzsadatok másolását is a cikktörzsnél leírt menüpontban. Az Adatbázisváltás modul » Modulok átemelése » Raktári készletek mennyiségi és érték nyitó átmásolása funkcióval történik meg az átemelés. A program a 2015. évi adatbázisban található 201601 időszakú nyitó bizonylatokat emeli át, így az átemelés feltétele, hogy a 2015. évi adatbázisban legalább mennyiségileg le kell zárni az időszakokat és el kell indítani az évzárás / évnyitás funkciót. Az időszak az átemelést követően visszanyitható, tetszőleges számban indítható mind az évzárás, mint az átemelés! Első lépésként készül egy dimenzió ellenőrző lista, amely leellenőrzi, hogy az átemelendő táblákban előforduló főkönyvi dimenziók az új év adatbázisában szerepelnek-e, (kódcserés törzsek esetén a csere utáni értékeket ellenőrzi). Az ellenőrzés a szervezeti egység, pénzforrás, szakfeladat részletező, bonyolítási esemény azonosító, ügylet, egyedi gyűjtő, egyedi gyűjtő2, egyedi gyűjtő3, keretgazda és ERA mezőkre történik. Ha az ellenőrzés hibát talál, akkor az általános lekérdezővel listázható a

26/30

tábla neve, amelyben a rossz érték szerepel, a hibás dimenzió megnevezése, a hibás érték és egy megjegyzés oszlop a hiba jellegével (nem létező kód, vagy létező kód, de a könyvelési jelző nem Könyvelési „KVOK” ). Ameddig az ellenőrzés hibás tételt talál, az adatbázisváltás nem hajtható végre. Mivel a két adatbázisban párhuzamosan történhet feldolgozás, így előfordulhat, hogy ugyanabban a raktárban ugyanarra a cikkre, ugyanazokkal a szignifikáns adatokkal eltérő karton szám keletkezik 2016-ban, mint 2015-ben. Ezt a program vizsgálja, és a 2015. évi kartonokra visszaírásra kerül a 2016-s azonosító. Az átemelések során a program ellenőrzi, hogy a megismételt átemeléssel van-e olyan karton, amely mennyisége negatívba menne. Amennyiben talál ilyet, akkor leáll az átemelés és az általános lekérdező segítségével egy lista készíthető a hibás kartonokról.

Átemelendő mennyiségAktuális egyenleg Ebben az esetben az átemelés leáll, a hiba javításáig nem történhet meg. Meg kell vizsgálni a két évben, hogy milyen állományváltozások történtek és a megfelelő helyen javítani kell! (Amennyiben 2015-ben kell javítani, akkor meg kell ismételni az évzárást is! Akkor állhat elő ilyen eset, ha ugyanarról a kartonról mindkét adatbázisban történik kiadás és a kiadások összege meghaladja a készleten lévő mennyiséget.)

27/30

ENK modul zárási és ellenőrzési feladatok 1.


Évzárás>>a. évzárás feltételvizsgálata menüpontba kell belépni. Költségvetési év: tárgyév Az „ellenőrzés”-re kattintva, ha a képernyőn megjelenik az általános lekérdező, akkor nem zárható az év. A lekérdezővel a hibák tételére lekérdezést lehet összeállítani, illetve az ott található listák segítségével a hibákat ki lehet listázni. 2.


Évzárás>> b. Zárási adatok lekérdezése A megjelenő általános lekérdezővel tetszés szerinti lista állítható össze. 3.


Évzárás >> f. Év zárása és uj év nyitása Zárás paraméterei: Költségvetési év: tárgyév (amit zárunk) Bizonylati tömb: F2, nyitó bizonylattömb Bruttó mozgásnem (mennyiségi): F2, nyitó mozgásnem Időszak: tárgyév 13-as időszak Zárás dátuma: MINDEN ESETBEN A TÁRGYÉV (LEZÁRT ÉV) UTOLSÓ NAPJA! (12.31.) Nyitás paraméterei: Új költségvetési év: tárgyévet követő év (amit nyitunk) Bizonylati tömb: F2, nyitó bizonylattömb Bruttó mozgásnem (mennyiségi): F2, nyitó mozgásnem Időszak: tárgyévet követő év 1-es időszak Nyitás dátuma: MINDEN ESETBEN A TÁRGYÉVET KÖVETŐ ÉV (MEGNYITÁSRA KERÜLŐ ÉV) ELSŐ NAPJA! (01. 01)

28/30

FORRÁS SQL ENK modul adatbázisváltás 1. Törzs kezelése

Az Adatbázisváltás modul» Modulok átemelése» Törzsadatok tábláinak átemelése funkcióval a program a 2015. évi adatbázisban feltölti a törzsben szereplő aktuális adatokkal. Majd ezen adatokat emeli át 2016-ba kódcserével. A törzsadatok átemelése tetszőleges számban indítható, mindig a még nem létező tételek kerülnek átmásolásra.

2. Nyitó adatok átemelése

Az nyitó átemelést megelőzően el kell indítani a törzsadatok másolását is a törzsnél leírt menüpontban. Az Adatbázisváltás modul» Modulok átemelése» Értéknélküli eszközök átmásolása funkcióval történik meg az átemelés.

29/30

A program a 2015. évi adatbázisban található 201601 időszakú nyitó bizonylatokat emeli át, így az átemelés feltétele, hogy a 2015. évi adatbázisban el kell indítani az évzárás / évnyitás funkciót. Az időszak az átemelést követően tetszőleges számban indítható mind az évzárás, mint az átemelés! Első lépésként készül egy dimenzió ellenőrző lista, amely leellenőrzi, hogy az átemelendő táblákban előforduló főkönyvi dimenziók az új év adatbázisában szerepelnek-e, (kódcserés törzsek esetén a csere utáni értékeket ellenőrzi). Az ellenőrzés a szervezeti egység, pénzforrás, szakfeladat részletező, bonyolítási esemény azonosító, ügylet, egyedi gyűjtő, egyedi gyűjtő2, egyedi gyűjtő3, keretgazda és ERA mezőkre történik. Ha az ellenőrzés hibát talál, akkor az általános lekérdezővel listázható a tábla neve, amelyben a rossz érték szerepel, a hibás dimenzió megnevezése, a hibás érték és egy megjegyzés oszlop a hiba jellegével (nem létező kód, vagy létező kód, de a könyvelési jelző nem Könyvelési „KVOK” ). Ameddig az ellenőrzés hibás tételt talál, az adatbázisváltás nem hajtható végre. Mivel a két adatbázisban párhuzamosan történhet feldolgozás, így előfordulhat, hogy ugyanabban a raktárban ugyanarra a cikkre, ugyanazokkal a szignifikáns adatokkal eltérő karton szám keletkezik 2016-ban, mint 2015-ben. Ezt a program vizsgálja, és a 2015. évi kartonokra visszaírásra kerül a 2016-s azonosító. Az átemelések során a program ellenőrzi, hogy a megismételt átemeléssel van-e olyan karton, amely mennyisége negatívba menne. Amennyiben talál ilyet, akkor leáll az átemelés és az általános lekérdező segítségével egy lista készíthető a hibás kartonokról.

30/30

év végi zárási. segédlet

Recommend Documents