EUROPESE COMMISSIE GEMEENSCHAPPELIJK CENTRUM VOOR ONDERZOEK

EUROPESE COMMISSIE GEMEENSCHAPPELIJK CENTRUM VOOR ONDERZOEK Instituut voor referentiematerialen en -metingen

Geel, 18 september 2010 JRC.DG.D.1/IC/sv/ARES(2010) Onderwerp: Offerteaanvraag "Bouw van 10 fietsenstallingen" Publicatie 2010/S 182-277096 van 18/09/2010

Geachte heer, mevrouw,

1. De Europese Commissie overweegt een openbare aanbesteding te houden voor bovengenoemde opdracht. U vindt de aanbestedingsdocumenten op de Calls for Tender website van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek van de Europese Commissie. 2. Indien u belangstelling heeft voor deze opdracht, verzoek ik u een offerte in tweevoud in een van de officiële talen van de Europese Unie in te dienen, op het volgende adres: Europese Commissie Gemeenschappelijk Onderzoekscentrum Instituut voor Referentiematerialen en -Metingen Ter attentie van dhr. Ivan CELEN Retieseweg 111 B-2440 Geel België 3. De offertes kunnen als volgt worden ingediend: – Per aangetekende post met stempel van / per koerierdienst met bewijs van afgifte uiterst 03/11/2010; – U kunt de offerte persoonlijk komen afgeven aan bovenvermeld adres, niet later dan 15h00 op 03/11/2010 tegen afgifte van een ontvangstbewijs. 4. De offerte moet in een dubbele enveloppe worden ingediend. Beide enveloppen moeten gesloten zijn en de buitenste enveloppe moet voorzien zijn van het adres van de aanbestedende dienst en de vermelding: "Offerteaanvraag: 2010116-ic – niet door interne postdienst te openen". Zelfklevende enveloppen

IRMM / Ref. 2010-116-ic – Inleidende brief – fietsenstallingen – page 1 of 6

moeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakband wordt de handtekening van de verzender geplaatst. 5. Bijlage I bij deze inleidende brief bevat een lijst van de documenten/informatie die door de inschrijver bij zijn offerte moet worden gevoegd. De inschrijver wordt aangeraden om deze lijst te gebruiken om ervoor te zorgen dat zijn offerte volledig is. 6. Het ontwerpcontract met bijlagen zijn beschikbaar op de "Calls for Tender website" van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek. De volledig ingevulde, geparafeerde en ondertekende ontwerpovereenkomst en alle bijlagen dienen bij de offerte te worden bijgesloten. Om administratieve redenen dient u tevens het “financieel identificatieformulier” volledig ingevuld (door u en uw bank) te stempelen en te ondertekenen en terug te sturen, evenals het formulier “juridische entiteit”. Elke offerte moet duidelijk leesbaar zijn, teneinde iedere twijfel omtrent bewoordingen en cijfers uit te sluiten. 7. Offertes dienen: − Ondertekend te zijn door de inschrijver of zijn naar behoren gemachtigde vertegenwoordiger; − Duidelijk leesbaar te zijn teneinde iedere twijfel omtrent bewoordingen en cijfers uit te sluiten. 8. Gestanddoeningstermijn gedurende welke de inschrijver de voorwaarden van zijn offerte niet eenzijdig mag wijzigen: 9 maanden te rekenen vanaf de datum van de offerte. 9. De indiening van een offerte impliceert dat de inschrijver instemt met de voorwaarden in deze uitnodiging tot inschrijven, in het bestek en in het ontwerpcontract en, in voorkomend geval, dat hij afziet van zijn eigen algemene of particuliere voorwaarden. De inschrijver is eraan gebonden tijdens de uitvoering van het contract, indien dit aan hem wordt toegewezen. 10. Contacten tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers zijn verboden gedurende de procedure tenzij in uitzonderlijke omstandigheden en slechts onder de volgende voorwaarden: Vóór de definitieve datum voor indienen van offertes: * Op verzoek van de inschrijver kan de aanbestedende dienst bijkomende informatie verstrekken louter met het oog op het verduidelijken van de aard van het contract. Elk verzoek om extra informatie dient schriftelijk te gebeuren aan de persoon die in 2 wordt vermeld. * De Commissie kan, op eigen initiatief, geïnteresseerde partijen informeren over om het even welke fout, onnauwkeurigheid, weglating of andere schrijffout in de tekst van de aanbesteding.

IRMM / Ref. 2010-116-ic – Inleidende brief – fietsenstallingen – page 2 of 6

* Alle bijkomende informatie met inbegrip van deze hierboven beschreven zal gelijktijdig naar alle inschrijvers worden verzonden die om de specificatie hebben verzocht. Na het openen van offertes * Als verduidelijking nodig is of als duidelijke schrijffouten in de offerteaanvraag dienen te worden verbeterd, kan de aanbestedende dienst de inschrijver contacteren op voorwaarde dat de voorwaarden van de offerte dientengevolge niet worden gewijzigd. 11. Op maandag 11/10/2010 (9.30u.) zal een verkenningsbezoek aan de plaats van uitvoering plaatsvinden zodat de inschrijvers de huidige situatie van dichtbij kunnen bekijken. De vertegenwoordiger moet uiterlijk 08/10/2010 zijn aanwezigheid bevestigen aan Stephanie Vanhove, en dit per fax (+32 14584273) of email ([email protected]), met vermelding van zijn naam en functie. 12. De offertes zullen geopend worden op 08/11/2010 om 9.30u. 1 vertegenwoordiger per aanbiedende firma kan de opening bijwonen. De vertegenwoordiger dient uiterlijk op 05/11/2010 om 15.00u. zijn aanwezigheid te bevestigen aan Stephanie Vanhove, en dit per fax (+32 14584273) of email ([email protected]), met vermelding van zijn naam en functie. 13. Deze uitnodiging tot inschrijven verplicht de Commissie tot niets. Verplichtingen gaan pas in bij de ondertekening van het contract met de inschrijver aan wie de opdracht is gegund. De aanbestedende dienst kan tot op het ogenblik van de ondertekening van het contract van de opdracht afzien of de aanbestedingsprocedure annuleren, zonder dat de kandidaten of inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling. In voorkomend geval moet dit besluit worden gemotiveerd en ter kennis van de kandidaten of inschrijvers worden gebracht. 14. Omtrent het resultaat van de aanbesteding zult u na afsluiting van de procedure schriftelijk bericht ontvangen. 15. Gelieve op te merken dat de Call for Tender Website van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek regelmatig wordt bijgewerkt en dat het uw verantwoordelijkheid is om de website regelmatig te raadplegen gedurende de inschrijvingsperiode teneinde over volledige en bijgewerkte informatie over deze aanbesteding te beschikken. 16. Voor de follow-up van uw antwoord op de uitnodiging tot inschrijven moeten persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, cv) worden geregistreerd en verwerkt. Deze gegevens zullen worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn de antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk voor de

IRMM / Ref. 2010-116-ic – Inleidende brief – fietsenstallingen – page 3 of 6

beoordeling van uw offerte, overeenkomstig de specificaties van de uitnodiging tot inschrijven en zullen ze uitsluitend met het oog hierop worden verwerkt. Op verzoek kunt u de mededeling verkrijgen van uw persoonsgegevens en alle onnauwkeurige of onvolledige persoonsgegevens rechtzetten. Voor elke vraag betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met Prof. Dr. Krzysztof Maruszewski – Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek – Instituut voor Referentiematerialen en –metingen – Retieseweg 111, 2440 Geel - Belgium. U hebt het recht om u te allen tijde te wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming voor wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens. 17. U wordt ervan in kennis gesteld dat met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen uw persoonsgegevens aan interne controlediensten, de Europese Rekenkamer, de Instantie voor Financiële Onregelmatigheden of het Europees Bureau voor fraudebestrijding ("OLAF") kunnen worden doorgegeven. De gegevens van de ondernemingen die zich in een van de in de artikelen 93, 94, 96, lid 1, onder b), 96, lid 2, onder a), van het Financieel Reglement1 bedoelde situaties bevinden, kunnen worden opgenomen in een centrale databank en kunnen worden medegedeeld aan personen die door de Commissie, de andere instellingen, de agentschappen en de in artikel 95, eerste en tweede lid, van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten en organen werden aangesteld. Dit is ook van toepassing op de personen die bij de bovenvermelde ondernemingen vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid hebben. Eenieder die in de gegevensbank is opgenomen, heeft het recht, door middel van een verzoek aan de rekenplichtige van de Commissie, in kennis te worden gesteld van de opgeslagen gegevens die op hem betrekking hebben 18. Inschrijvers en, indien zij rechtspersonen zijn, personen die gewettigd zijn hen te vertegenwoordigen, beslissingen voor hen te nemen of hen te controleren, worden ervan op de hoogte gesteld dat, mochten zij zich in een van de situaties bevinden vermeld in: - het Besluit van de Commissie van 16.12.2008 aangaande het "Systeem voor Vroegtijdige Waarschuwing" voor het gebruik van de ordonnateurs van de Commissie en de uitvoerende agentschappen (PB, L 344, 20.12.2008, p. 125), of - de Verordening van de Commissie van 17.12.2008 aangaande de Centrale Gegevensbank voor Uitsluiting (PB L 344, 20.12.2008, p. 12), hun persoonlijke gegevens (naam, voornaam indien een natuurlijke persoon, adres, juridische vorm en naam en voornaam van personen die gewettigd zijn te vertegenwoordigen, beslissingen te nemen of te controleren, indien rechtspersoon) geregistreerd kunnen worden in enkel het Systeem voor Vroegtijdige Waarschuwing of zowel in het Systeem voor Vroegtijdige Waarschuwing als de Centrale Gegevensbank voor Uitsluiting, en gecommuniceerd kunnen worden aan de personen en entiteiten genoteerd in het hierboven vermelde Besluit en Verordening,

1

Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 (PB L 248 van 16.9.2002), gewijzigd door Verordening (EG, Euratom) nr. 1995/2006 van de Raad van 13.12.2006 (PB L 390 van 30.12.2006).

IRMM / Ref. 2010-116-ic – Inleidende brief – fietsenstallingen – page 4 of 6

in verband met de toekenning of de uitvoering van een aanbestedingscontract of een subsidieovereenkomst of besluit.

N.B.: Alle kosten voor het indienen en voorbereiden van offertes zullen uitsluitend door de kandidaten zelf worden gedragen en worden niet door de Commissie vergoed. Bijlagen: A. Ontwerpovereenkomst en bijlagen: Bijlage I Bestek Bijlage II Inschrijving van de contractant Bijlage III Conformiteitscertificaat Bijlage IV Voorschriften voor personeel van externe firma's werkzaam op het terrein van het IRMM in Geel Bijlage V Lijst van verlofdagen van het IRMM – GCO 2011

B. Financieel identificatieformulier Formulier juridische entiteit;

Met vriendelijke groeten,

(gehandtekend) I. Celen Contracts Office

G. Moczulski Technical responsible

IRMM / Ref. 2010-116-ic – Inleidende brief – fietsenstallingen – page 5 of 6

Bijlage I: Checklist van de documenten / informatie die ingevuld dient te worden / bijgevoegd dient te worden bij de offerte: Vink aan √ 1. Contract en zijn bijlagen Ontwerpovereenkomst ingevuld waar gevraagd, geparafeerd op elke bladzijde en gehandtekend op de laatste bladzijde. Inleidende brief, geparafeerd op elke bladzijde. Technische specificaties (bijlage I bij het contract) geparafeerd op elke bladzijde en gehandtekend. Administratieve bijlage (bijlage I bij het contract) geparafeerd op elke bladzijde Bijlage 1 bij de administratieve bijlage (verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria en de afwezigheid van belangenconflicten) geparafeerd op elke bladzijde, ingevuld en gehandtekend Bijlage 2 bij de administratieve bijlage (prijslijst) moet ingevuld en geparafeerd worden 2. Formulier Juridische Entiteit en Formulier Financiële Identificatiegegevens Vul het Formulier Juridische Entiteit in, handteken het en dateer het Vul het Formulier Financiële identificatiegegevens in (zowel uzelf als uw bank), plaats er een stempel op en handteken het. Het verdient de voorkeur een kopie van een recent bankrekeningafschrift bij te voegen. In dat geval zijn het stempel vande bank en de handtekening van de vertegenwoordiger van de bank niet verplicht. (zie voetnoot Juridische Entiteit) (enkel voor particuliere ondernemingen) „ Een kopie van de verklaring van BTW-plichtigheid, indien dit van toepassing is en het BTW-nr niet is vermeld op het onder punt 2 vermelde officieel document. „ Een kopie van ieder officieel document (bvb. Staatsblad, publicatieblad, handelsregister…) waarmee de benaming van de juridische identiteit, het adres van het hoofdkantoor en het registratienummer bij de nationale autoriteiten kunnen worden vastgesteld. 3. Selectiecriteria (punten III.2.2) en III.2.3) van de Aankondiging van de opdracht) een verklaring betreffende de omzet betreffende soortgelijke werken, uitgevoerd tijdens de laatste 3 boekjaren — deze verklaring moet balansen of uittreksels uit de balansen omvatten, indien de vennootschapswetgeving van het land waar hij is gevestigd publicatie van de balans voorschrijft; een bankverklaring over de financiële situatie van het bedrijf. minstens 3 jaar bewezen ervaring met soortgelijke werken; bewijs dat het bedrijf over een VCA-certificaat (VeiligheidsCertificaat Aannemer) of gelijkwaardig beschikt

Disclaimer: Dit document is enkel bedoeld als hulpmiddel en dient niet als definitief of volledig beschouwd te worden. Het is de verantwoordelijkheid van de inschrijver om alle documenten te verschaffen zoals gevraagd in de aanbestedingsdocumenten.

IRMM / Ref. 2010-116-ic – Inleidende brief – fietsenstallingen – page 6 of 6