EUROPEES PARLEMENT De secretaris-generaal 7.12.2004 NOTA TER ATTENTIE VAN DE LEDEN VAN HET BUREAU Betreft: Behoefte aan kantoor- en opslagruimte in Brussel Pand aan de Wiertzstraat 30/50 - huur van 2 verdiepingen Ondergrondse opslagruimte - Aankoop SAMENVATTING Ten einde te kunnen voldoen aan de groeiende behoefte aan kantoor- en opslagruimte, acht de Administratie het wenselijk: - twee verdiepingen te huren in het pand dat gelegen is aan de Wiertzstraat 30/50, naast het ASPcomplex, - over te gaan tot de aankoop van opslagruimte, die in het bezit is van de SEL, en grenst aan het ASP. 1. Behoefte aan kantoorruimte Befimmo, eigenaar van Wiertzstraat 30/50, heeft 2 verdiepingen (tweede en derde) van het pand te huur aangeboden, en wel vanaf 01/01/05, voor een minimum periode van 3 jaar, volgens de klassieke formule van een huurcontract 3/6/9. 2. Behoefte aan opslagruimte De SEL is eigenares van een ondergrondse ruimte die voldoet aan de behoefte van het Parlement aan opslagruimte, en na aankoop een beter beheer van de voorraden in Brussel mogelijk zou maken. Als gevolg van onderhandelingen tussen het Europees Parlement en de eigenaar heeft laatstgenoemde een aanbod gedaan dat overeenkomt met de waarde van het goed. Daar echter voor een effectief gebruik van het pand als opslagruimte werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, dient de eventuele aankoop afhankelijk te worden gesteld van een bouwvergunning. -0De leden van het Bureau wordt dan ook verzocht: zich uit te spreken over het huren van 2 verdiepingen in het pand Wiertzstraat 30/50, voor de duur van tenminste drie jaren, met een huurcontract van het type 3/6/9. zich uit te spreken over de aankoop van de ondergrondse opslagruimte, die door de SEL wordt aangeboden; en, bij gunstig advies, de secretaris-generaal opdracht te geven: 1. de formaliteiten te vervullen voor het verkrijgen van de bouwvergunning voor het verrichten van werkzaamheden voor de inrichting van de opslagruimte; 2. advies van de Begrotingscommissie in te winnen over de financiële aspecten van deze beide operaties, overeenkomstig artikel 179, lid 3 van het Financieel Reglement; de Voorzitter en de secretaris-generaal toestemming te verlenen om alle formaliteiten te vervullen voor de ondertekening van het huurcontract voor 2 verdiepingen in het pand Wiertzstraat 30/50 en van het koopcontract voor de opslagruimte, onder de opschortende voorwaarde van voorafgaande verkrijging van de bouwvergunning voor deze ruimte.
NT\549596NL.doc
PE 352.410/BUR.
1. Achtergrond A. Behoefte aan kantoorruimte Half 2003 heeft een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de fracties en de secretaris-generaal, op verzoek van de secretaris-generaal een diepgaande studie verricht over de gevolgen van de uitbreiding voor de behoefte aan extra kantoorruimte. Op 13 oktober 2003 werd aan de secretaris-generaal een eindverslag aangeboden (bijlage 1). In dit verslag wordt geconcludeerd dat met de huur van de gebouwen Montoyer 65 (dat destijds leeg stond) en Montoyer 75 (toen in gebruik bij de Commissie), zou zijn voldaan aan de behoeften die destijds kenbaar waren gemaakt door de fracties en de DG's. In de laatste maanden van 2003 bleek dat de gebruiker van Montoyer 75, de Commissie, dat pand niet eerder dan half 2004 zou kunnen ontruimen. De oplevering half 2004 werd toen te laat bevonden en er moest dus een alternatieve oplossing worden gezocht. Het EP heeft toen onmiddellijk onderhandelingen geopend met de eigenaar en de huurder van het Remard-gebouw (naast Atrium II gelegen); het Parlement heeft dit gebouw kunnen huren en de oplevering heeft al in februari 2004 plaatsgevonden. De beschikbare kantooroppervlakte van het Remard-gebouw bedraagt echter 5.400 m2, terwijl het Montoyer 75 over 7.400 m2 beschikt, wat neerkomt op een tekort van 60 tot 80 arbeidsplaatsen; gebleken is dus dat de cijfers voor het aantal gebruikers die half 2003 werden verstrekt, aanzienlijk naar boven zijn bijgesteld. De huidige situatie, eind november 2004, is kortom als volgt: de 4.000 kantoren in Brussel bieden geen plaats meer voor nieuwkomers. De secretaris-generaal heeft dus het DG INFI verzocht op zoek te gaan naar een pand dat zo dicht mogelijk bij de hoofdgebouwen ligt en ruimte biedt aan ongeveer 100 arbeidsplaatsen. Het verslag van de secretaris-generaal van 13 oktober 2004 dient geactualiseerd te worden, zodat de gevolgen van de operatie "Raising the game" wat ruimte betreft en de uitbreiding van het personeelsbestand in 2005 ten opzichte van 2004, worden gedekt door de oplevering van de D4-D5 gebouwen, of anders naar een ander gebouw moet worden gezocht. Deze actualisering vindt thans plaats. B. Behoefte aan opslagruimte De aanvragen om opslagruimte voor diverse materialen (informatica, telecommunicatie, kantoorbenodigdheden, meubelen, enz,) alsmede om ruimte voor de archivering van documenten, nemen voortdurend toe. Op diverse plekken in de gebouwen worden gangen gebruikt als opslagruimte wat een gevaar betekent voor het normaal functioneren van de diensten en problemen oplevert bij het beheer van het opgeslagen materiaal en voor stapels documenten, wat gevaar kan opleveren voor het personeel bij ontruiming van de panden. Als gevolg van de toename van de wetgevende werkzaamheden zal de behoefte aan opslagen archiefruimte steeds groter worden. De bestaande opslagruimten volstaan niet langer. Momenteel is een ondergronds pand gelegen aan het uiteinde van het ASP-gebouw, en wel onder de oprit van de tegelvloer in de Wiertzstraat beschikbaar als opslagruimte. NT\549596NL.doc
2/5
PE 352.410/BUR.
II. Voorstel voor huur en aankoop A. De Administratie heeft al in september 2004 de mogelijkheid onderzocht van de huur van bouwlagen met een oppervlakte van 2.000 tot 3.000 m2, wat overeenkomt met een honderdtal arbeidsplaatsen, in panden die dicht bij de thans in gebruik zijnde gebouwen van het Europees Parlement zijn gelegen. De voorgestelde oplossing is de huur van 2 verdiepingen in het gebouw gelegen in de Wiertzstraat 30/50. Dit gebouw ligt in het verlengde van het ASP-gebouw naar het einde van de Wiertzstraat. De twee beschikbare bouwlagen kunnen tussen 1 januari en 1 maart 2005 ter beschikking worden gesteld. Na taaie onderhandelingen heeft de eigenaar een huurcontract van het type 3/6/9 aanvaard, zodat het Europees Parlement het pand na drie jaar kan ontruimen, dus op het moment van de oplevering van de D4/D5-gebouwen. Voor de oppervlakte van 2.430 m2 wordt een prijs van 250€/m2/jaar gevraagd. Indien voor deze oplossing wordt gekozen, dient zo spoedig mogelijk besloten te worden welke diensten aldaar hun intrek zullen nemen, zodat de afschottingen en andere werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd die voor hun functioneren noodzakelijk zijn. B. Half 1999 heeft de SEL het Parlement een voorstel gedaan voor de aankoop van een opslagen archiefruimte, grenzend aan het D3-gebouw, voor een bedrag van 2.837.440€. Aangezien dit bedrag te hoog werd gevonden, werd het voorstel door het Parlement afgewezen. Wat betreft het project D4/D5 heeft de projectontwikkelaar in het kader van de besprekingen een nieuw voorstel gedaan het pand te verkopen voor € 689.971,70, afgezien van de inrichtingskosten die hieronder worden geraamd (zie correspondentie met de SEL van 19/11/2003 - bijlage 2). Tijdens de daaropvolgende onderhandelingen is de administratie erin geslaagd dit bedrag terug te brengen tot 400.000€, zonder de hieronder geraamde inrichtingskosten, wat overeenkomt met de reële waarde van het goed (zie correspondentie met de SEL van 01/04/04 - bijlage 3). Het gebouw waarvan de aankoop wordt overwogen, biedt ontegenzeggelijk een aantal voordelen voor het gebruik als opslagplaats van materiaal: - de nabijheid van de andere gebouwen van het Parlement in Brussel; - een gemakkelijke toegang van buitenaf via de ingang van de parking van het ASP-gebouw, zijde Wiertzstraat; - beveiligingsfaciliteiten (één ingang); - de mogelijkheid om in de parkeergarages verbindingen te realiseren met de gebouwen van het Parlement; - een aanzienlijke oppervlakte van ongevaar 2000 m2, die overeenkomt met de behoefte van de instelling; - de mogelijkheid een eigen kabelverbinding tot stand te brengen tussen het ASP-complex en het pand Wiertzstraat 30/50, aangezien de opslagruimte zich tussen beide gebouwen bevindt. Gezien het voorafgaande kan de instelling alleen maar voordeel hebben bij deze aankoop die het voorraadbeheer zal vereenvoudigen.
NT\549596NL.doc
3/5
PE 352.410/BUR.
Er dient echter aan te worden toegevoegd dat een verbouwing in deze zone onontkoombaar is voor een zo functioneel mogelijk gebruik als opslagruimte. Voor de uitvoering van deze werken moet een bouwvergunning worden aangevraagd. Ervan uitgaande dat deze vergunning wordt verkregen en dat de leden van het Bureau zich voor deze aankoop uitspreken, dient in de eerste plaats de Begrotingscommissie om advies te worden gevraagd over de begrotingsaspecten van deze operatie. Vervolgens dient de klassieke procedure te worden gevolgd die moet leiden tot de ondertekening van een koopovereenkomst en later van een definitief koopcontract. Derhalve dient de secretaris-generaal volmacht te worden gegeven om deze noodzakelijke stappen te ondernemen. III. Financiële gevolgen A. In het laatste aanbod van 22 november 2004 van de eigenaar van het pand Wiertzstraat 30/50, de maatschappij Befimmo, waarvan een afschrift is bijgevoegd (bijlage 4), wordt de huurprijs van 2 verdiepingen (tweede en derde verdieping) als volgt vastgesteld: Kantoren Archiefruimte Interne parkeerruimte
2.430 m2 à € 250/jaar 470,50 m2 à € 86/m2 59 plaatsen à 1.500€/plaats/jaar
= 607.500€ = 40.463€ = 85.500€ 733.463€
De reële kosten komen ten laste van de huurder. B. Het laatste bod van projectontwikkelaar inzake de opslagruimte, bedraagt € 400.001, dat als volgt wordt onderverdeeld: - prijs van het gebouw: - grondprijs (terrein):
€ 400.000,00 € 1,00
Voorts worden de kosten voor technisch onderzoek en de te verrichten werkzaamheden door de verantwoordelijke diensten geraamd op een bedrag van € 600.000 (zie financieel memorandum - bijlage 5) terwijl de uitvoeringstermijn wordt geschat op 18 maanden. Daarnaast is advies ingewonnen bij onze externe technische deskundigen van CAPE, die optreden bij de onderhandelingen over het D4/D5-project; hun conclusies zijn opgenomen in bijlage 6. Deze experts zijn van mening dat de kosten die gemaakt moeten worden om de ruimte geschikt te maken als opslagruimte, naar schatting € 850.000 zullen belopen. Ter vergelijking: de diensten van de Administratie komen op een bedrag van € 600.000. C. Het is van belang te beklemtonen dat indien het Europees Parlement besluit een deel van het pand Wiertzstraat 30/50 te huren en de voorgestelde opslagruimte aan te kopen, de informatica- en telecomverbindingen via een eigen kabelverbinding van het Parlement kunnen lopen en door onszelf kunnen worden aangelegd. De drie gebouwen grenzen aan elkaar en daardoor kan bezuinigd worden op de publieke kabelaansluiting, die voor een periode van drie jaar ongeveer € 200.000 zou kosten (wat overeenkomt met de helft van de voorgestelde aankoopprijs van de ondergrondse opslagruimte).
NT\549596NL.doc
4/5
PE 352.410/BUR.
IV. Conclusies Gezien het voorgaande wordt de leden van het Bureau verzocht: zich uit te spreken over het huren van 2 verdiepingen in het pand Wiertzstraat 30/50, voor de duur van tenminste drie jaren, met een huurcontract van het type 3/6/9. zich uit te spreken over de aankoop van de opslagruimte, die door de SEL wordt aangeboden; en bij gunstig advies, de secretaris-generaal te belasten met: 1. het vervullen van de formaliteiten voor het verkrijgen van de bouwvergunning voor het verrichten van werkzaamheden voor de inrichting van de opslagruimte; 2. het inwinnen van het advies van de Begrotingscommissie over de financiële aspecten van deze beide operaties, overeenkomstig artikel 179, lid 3 van het Financieel Reglement; de Voorzitter en de secretaris-generaal toestemming te verlenen om alle formaliteiten te vervullen voor de ondertekening van het huurcontract voor 2 verdiepingen in het pand Wiertzstraat 30/50 en van het koopcontract voor de opslagruimte, onder de opschortende voorwaarde van voorafgaande verkrijging van de bouwvergunning voor deze ruimte.
Julian PRIESTLEY
Lijst van de bijlagen: Bijlage 1:
Definitief verslag van 13/10/2003: bezetting van de gebouwen
Bijlage 2:
Verkoopaanbod van de SEL van 19/11/2003.
Bijlage 3:
Nieuw aanbod van de SEL, van 01/04/2004.
Bijlage 4:
Aanbod van Befimmo van 22/11/04
Bijlage 5:
Financieel memorandum
Bijlage 6:
Advies van CAPE (externe technische deskundigen)
NT\549596NL.doc
5/5
PE 352.410/BUR.
