Europees Economisch en Sociaal Comité
Punt 7 c) BUREAU 538 e vergadering – 10 juli 2007
Betreft:
Punt 7c) van de agenda Dienstverlening aan de leden / IT-diensten
TER INFORMATIE
Deze nota bevat informatie over verschillende aspecten van de IT-diensten waarvan de leden gebruik kunnen maken. Hierin wordt ingegaan op de financiële vergoeding van door leden gemaakte IT-kosten, de procedures voor de verzending van werkdocumenten, de lopende werkzaamheden in de IT-dienst, de beschikbare IT-diensten en een lijst met contactpersonen in het secretariaat. Het bureau en de andere ter zake bevoegde organen van het EESC zullen de komende tijd worden geïnformeerd over de logistieke ondersteuning van de leden op andere vlakken. N.B.: Ook de maandelijkse elektronische nieuwsbrief van de secretaris-generaal bevat regelmatig informatie over de dienstverlening aan de leden. In iedere versie is bovendien een overzicht te vinden van de reeds aan de orde gekomen onderwerpen.
1.
PC-vergoeding en procedures voor de verzending van werkdocumenten
1.1
Leden kunnen een vergoeding vragen voor de IT-kosten die zij tijdens de uitoefening van hun mandaat moeten maken. De vergoeding bestaat uit een jaarlijkse bijdrage in de kosten van nieuwe of bestaande informatica-apparatuur, en de gebruikskosten daarvan. De hoogte van de forfaitaire bijdrage is € 1.000. Leden die van deze regeling gebruik wensen te maken dienen een verklaring te ondertekenen. De regeling wordt beheerd door de Financiële dienst voor de leden.
1.2
Op leden die aan de pc-regeling deelnemen, is de volgende procedure voor de verzending van werkdocumenten van toepassing:
R/CESE 921/2007 rev. pt. 7 c) en/MB/ib
.../...
NL
-2Soort document Alle werkdocumenten voor zittingen en afdelingsvergaderingen: ontwerpen van informatieve rapporten, afdelingsadviezen, afdelingsrapporten, ontwerpadviezen van het Comité, adviezen van het Comité, verslagen van de beraadslagingen, notulen, informatieve nota's nieuwe raadpleging Convocaties/agenda's Voorontwerpen van advies Alle bureaudocumenten Alle documenten van groep I, II en III Alle studiegroepdocumenten Urgente documenten Brieven Alle andere documenten (incl. Commissiedocumenten)
Verzending van document Deze documenten worden niet opgestuurd, omdat zij online kunnen worden geraadpleegd.
Deze documenten verstuurd.
worden
per
Deze documenten worden via DHL verstuurd.
1.3
Leden die niet deelnemen aan de pc-regeling ontvangen alle documenten via DHL.
2.
Lopende werkzaamheden IT-dienst
2.1
Het werkprogramma van de IT-dienst voor 2007 bestaat uit 4 groepen activiteiten: 1. 2. 3. 4.
e-mail
Informaticasystemen (20 activiteiten) IT-infrastructuur (18 activiteiten) Ondersteuning van gebruikers (9 activiteiten) Coördinatie (3 activiteiten)
2.2
Met betrekking tot "Informaticasystemen" zijn de belangrijkste activiteiten het ontwikkelen en onderhouden van de informaticasystemen die worden gebruikt ter ondersteuning van de advieswerkzaamheden, de financiële en personeelsadministratie, communicatie en de productie van documenten. Voor iedere applicatie (of groep van applicaties) stelt een gebruikersgroep vast welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd.
2.3
Een eerste voorbeeld hiervan: het secretariaat heeft een werkgroep opgericht voor de toezending van documenten. Een tweede voorbeeld is de werkgroep over het vergoedingssysteem ten behoeve van de leden. Het mandaat van deze werkgroepen beperkt zich niet tot de IT-aspecten, maar heeft wel telkens betrekking op de wijze waarop IT e.e.a. zou moeten ondersteunen.
R/CESE 921/2007 rev. pt. 7 c) en/MB/ib
.../...
-32.4
De "IT-infrastructuur"-activiteiten zijn zeer technisch van aard, en omvatten de functionering van de databestanden, de opslag van files, e-mail, het netwerk en de telefooninfrastructuur. Het belangrijkste doel is het maximaliseren van de beschikbaarheid, capaciteit en continuïteit van de geïnstalleerde systemen.
2.5
Een van de grootste IT-infrastructuurprojecten voor 2007 is een volledige upgrade van de apparatuur voor opslag en bewaring van gegevens. De gegevens zullen worden opgeslagen in een "storage area network", onafhankelijk van de servers die de gegevens verwerken. De verschillende onderdelen van het storage area network zullen worden verdeeld over Bertha von Suttner en Belliard 68.
2.6
Andere belangrijke IT-infrastructuurprojecten voor 2007 zijn het computer- en telefoonnetwerk in twee nieuwe gebouwen, de upgrading van de Internetverbinding en de vervanging van de netwerkverbindingen tussen de gebouwen.
2.7
Bij "Ondersteuning van gebruikers" moet worden gedacht aan: ondersteuning van gebruikers (62%), contacten met gebruikers (4%), logistiek (4%), projecten (24%) en beleidsimplementatie (6%). De cijfers tussen haakjes hebben betrekking op het percentage middelen dat voor deze activiteiten wordt uitgetrokken.
2.8
De "Coördinatie"-activiteiten hebben betrekking op het financieel beheer en de organisatie van de IT-dienst, en opleidingen voor IT-personeel.
2.9
Dit zijn de aandachtsterreinen: 1. Documenten & Internet-toepassingen: bugs en instabiliteit 2. Het grote aantal verzoeken om hulp, met name op het gebied van de informaticasystemen. Aan het einde van het eerste kwartaal waren er nog 283 onbehandelde verzoeken: 62 aanvragen voor corrective maintenance (het verwijderen van fouten uit de software), 81 aanvragen voor perfective maintenance (de software aanpassen om zijn kwaliteiten te verbeteren), 91 aanvragen voor de ontwikkeling van nieuwe toepassingen en 42 technische taken; 3. Technische incidenten (tot op heden zijn er 3 grote incidenten geweest: alle pc's moesten worden gereboot na een update van de software (Bulgaars lettertype), een verminderde performance van één van de servers, en een defect aan het Testa-netwerk). Zij hebben twee factoren gemeen: ten eerste de grote complexiteit van de IT-infrastructuur, ten tweede de afhankelijkheid van derden.
R/CESE 921/2007 rev. pt. 7 c) en/MB/ib
.../...
-42.10
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de omvang van het IT-systeem van het EESC, en van de beschikbare middelen voor de tenuitvoerlegging van het IT-werkprogramma. INDICATOREN (2006)
TOTAAL
Aantal gebruikers (EESC- & CvdRambtenaren tezamen) Aantal informaticasystemen
1130 57
Aantal laptops
28
Aantal pc's
1475
Aantal servers
32
Aantal zetels van de instelling
1
Aantal gebouwen
4
MIDDELEN & UITGAVEN (2006) Infrastructuur- en aanverwante diensten
Budget in M€ / HR in "Full time equivalent" (FTE) Hardware & software met inbegrip van fotokopieerapparaten Helpdesk- ICT training-support-integration
1.73
Telecomkosten
0.31 3.41
Subtotaal IT-ontwikkeling en -ondersteuning
Ontwikkeling
0.87
Onderhoud en ondersteuning
0.40 1.27
Subtotaal Human resources (statutair personeel)
1.37
Statutair personeel AD
5
Statutair personeel AST
21
Extern personeel (FTE)
32
Subtotaal
58
3.
IT-diensten voor de leden
3.1
De IT-diensten voor de leden bestaan uit de computerfaciliteiten binnen het secretariaat, en de Internetsites en applicaties die buiten het secretariaat kunnen worden gebruikt. Zij staan beschreven in het document "Inleiding in de IT-diensten van het EESC" dat op de USB-stick van de leden is opgeslagen, en in de "IT-handleiding" die in de ruimtes voor de leden kan worden ingekeken. Naast deze diensten is er een financiële ondersteuning voor informaticacursussen.
3.2
Er is veel tijd en moeite gestoken in de verbetering van de IT-diensten voor leden. Er is goed geluisterd naar de behoeften van de leden, tijdens vergaderingen van de IT-werkgroep, tijdens
R/CESE 921/2007 rev. pt. 7 c) en/MB/ib
.../...
-5de voorlichtingsbijeenkomsten voor nieuwe leden, op de IT-stand tijdens zittingen, en door de meldingen van incidenten aan de IT Helpdesk te analyseren. Wat dit laatste punt betreft: de registratie van incidenten verloopt vrijwel vlekkeloos, en de meeste problemen worden binnen het kwartier opgelost. 3.3
Desalniettemin blijft dit een zeer lastig punt, en is het niet mogelijk gebleken om alle vragen te beantwoorden, noch om alle problemen op te lossen.
3.4
Op grond van de oproepen tot de IT Helpdesk, is een lijst van de belangrijkste onopgeloste problemen opgesteld. Dit zijn:
Probleem nr. 1 Diagnose Conclusie Probleem nr. 2 Diagnose
Conclusie Probleem nr. 3 Diagnose Conclusie Probleem nr. 4 Diagnose Conclusie Probleem nr. 5 Diagnose
Conclusie 3.5
Opslagruimte Gebrek aan opslagruimte voor e-mails en documenten. Zou moeten worden opgelost dankzij een nieuw storageproject. Technische oplossing zal worden toegepast. Niet-standaard apparatuur Veel vragen i.v.m. draagbare computers (sub-notebooks, PDA's, smart phones, enz.) en i.v.m. de connectie met remote systemen (Citrix, iPlanet, enz.). De dienst is slecht omschreven, en de probleemoplossing is zwak. De vooruitzichten voor verbetering zijn niet goed. Applicaties Veel instabiliteiten en bugs in verschillende Internettoepassingen. De dienst is goed omschreven, en de probleemoplossing is verbeterd. De vooruitzichten voor verdere verbetering zijn goed. E-mail Terwijl er zeer veel klachten zijn, zijn de gebruikers zich vaak niet bewust van de inherente beperkingen van e-mail. Er dient een e-mailbeleid te worden geformuleerd en aan de leden te worden meegedeeld. Printers, scanners en faxen Veel oude printers zijn in een slechte staat, en er is geen beleid voor de toewijzing van persoonlijke printers. Er zijn nog veel faxgebruikers en het aantal aanvragen voor scanners groeit exponentieel. De dienst is slecht omschreven. Extra middelen zullen helpen.
Er zijn grote verbeteringen gepland voor de Internettoepassingen. De verbeteringen liggen in de lijn van de aanbevelingen van de werkgroep van de leden over IT-aangelegenheden (AGIT) en de werkgroep van het secretariaat over de toezending van documenten. De belangrijkste punten zijn: 1. Een verbeterde naamgeving van documenten – de mogelijkheid om op titel te zoeken in de taal van het document;
R/CESE 921/2007 rev. pt. 7 c) en/MB/ib
.../...
-62. Leden en personeel moeten dezelfde applicatie gaan gebruiken voor het zoeken van documenten; 3. Een gepersonaliseerde lijst van documenten voor ieder lid (met alle vergaderingen die het lid bijwoont, met inbegrip van bureau- en groepsvergaderingen); 4. Nieuwe toepassingen op de portaalsite: online-registratie voor studiegroepen en onlinekennisgeving van afwezigheid; 5. Verbetering van online-agenda's voor zittingen en afdelingsvergaderingen; 6. Automatische toezending van werkdocumenten via e-mail, zodra zij zijn vertaald. De IT-toepassingen voor de eerste twee punten zijn klaar, en worden nu getest alvorens te worden verspreid. De IT-toepassing voor het derde punt is goed gevorderd. Deze applicaties zijn tijdens de laatste vergadering van de IT-werkgroep gepresenteerd. De ontwikkeling van IT-toepassingen voor de andere punten is gepland voor het einde van dit jaar. 3.6
In de "Bepalingen betreffende taal-, informatica- en communicatiecursussen van leden van het Europees Economisch en Sociaal Comité" is een financiële ondersteuning voor informaticacursussen opgenomen. Het EESC voorziet in een gedeeltelijke vergoedingen van informaticacursussen die buiten het EESC worden georganiseerd, onder voorbehoud van voorafgaande toestemming en de beschikbaarheid van begrotingsmiddelen. Leden mogen tevens interne informaticacursussen volgen, onder dezelfde voorwaarden als EESC-personeel.
4.
Contactpersonen bij het secretariaat
4.1
Voor alle vragen m.b.t. de pc-vergoeding, gelieve contact op te nemen met de Financiële dienst voor de leden: Verantwoordelijke ambtenaar Kantoor Tel. e-mail
Pierre Deglimes VM2 350 +32 (0) 2 546 9465
[email protected]
Alle financiële formulieren en regelingen zijn beschikbaar op de portaalsite van de leden. 4.2
Voor alle vragen m.b.t. het werkprogramma van de IT-dienst, gelieve contact op te nemen met: Verantwoordelijke ambtenaar Kantoor Tel. e-mail
R/CESE 921/2007 rev. pt. 7 c) en/MB/ib
Niall O'Higgins BvS 241 +32 (0)2 546 9668
[email protected]
-74.3
Voor hulp van de IT-diensten, is de IT Helpdesk het enige aanspreekpunt:
Kantoor Tel. e-mail
IT Helpdesk BvS – 2e verdieping +32 (0) 2 546 9697
[email protected]
De openingstijden van de IT Helpdesk zijn: Maandag 8.30-18.00 Dinsdag t/m donderdag 8.00-18.00 Vrijdag 8.00-16.00 4.4
Voor vragen m.b.t. informaticacursussen voor leden, gelieve contact op te nemen met de Dienst opleidingen: Verantwoordelijke ambtenaar Kantoor Tel. e-mail
Simone Einstoss Granado BvS 303 +32 (0) 2 546 9696
[email protected]
Alle formulieren en regelingen zijn beschikbaar op de portaalsite van de leden. Het maandelijkse cursusprogramma staat op het Intranet.
Het bureau wordt verzocht van deze informatie kennis te nemen.
_____________
R/CESE 921/2007 rev. pt. 7 c) en/MB/ib
.../...
