ESSF O.L.Vrouwestraat AW Eindhoven

ESSF O.L.Vrouwestraat 1 5612 AW Eindhoven [email protected]

ESSF Jaarverslag 2004-2005

2


Inhoud

Inleiding

pag.05

Functieverslagen Voorzitter Vice-voorzitter Secretaris Penningmeester Commissaris externe betrekkingen

pag.07 pag.08 pag.09 pag.10 pag.11

Beleidsevaluatie

pag.13

Evenementen en activiteiten

pag.16

HR-wijziging

pag.20

Financieel Jaarverslag Begroting 2004-2005 Afrekening 2004-2005 Deelafrekingen Goedkeuring Kas Controle Commissie

pag.21 pag.22 pag.23 pag.38

Slotwoord

pag.39

3


4


Inleiding Het 42e verenigingsjaar der ESSF zit er alweer op. Al is het natuurlijk een cliché, we mogen wel zeggen dat het jaar is om gevlogen. Voordat we goed en wel door hadden wat er om ons heen allemaal gebeurde, was het al weer voorbij. Wij hebben het geluk gehad een bestuur op te mogen volgen dat duidelijk geïnvesteerd heeft in de interne structuur. Een nieuw Huishoudelijk Reglement, een ESSF-handboek, nieuwe draaiboeken, kortom we vielen in een gespreid bedje. Een soepele bestuursoverdracht en een heldere interne structuur zijn natuurlijk vereisten voor iedere slagvaardige organisatie. Van even groot belang is de ontwikkeling van een meerjaren beleidsplan geweest. Dit document heeft het in zich om de ESSF langere tijd op één koers te houden. Dit betekent dat gedurende meerdere achtereenvolgende bestuursperioden duurzame ontwikkelingen kunnen plaatsvinden. Een hele verbetering ten opzichte van een (in potentie) zwalkende organisatie waar ieder bestuur zijn eigen koers vaart. Al met al hebben wij het hele jaar het gevoel gehad dat we vooruit konden met de ESSF. We hebben eigenlijk nooit aanleiding gehad te twijfelen aan de eigen structuur en organisatie. Dit heeft niet alleen geleid tot een betrekkelijk zorgeloos jaar, ook hielden we de tijd en energie over om onze ambities waar te maken. We hadden ons voorafgaand aan het jaar, in overleg met onze voorgangers, ten doel gesteld om de ESSF weer meer onder de studenten te brengen. We wilden meer naar buiten toe treden en meer en overvloediger in beeld zijn. Zorgenkindje was in deze het gebrek aan naamsbekendheid en het gebrek aan kijk op ons imago. In ons beleidsplan hebben we reeds aangegeven dat we een stagiaire planden aan te nemen om onderzoek te doen naar onze naamsbekendheid en imago. Nadat dit een tijdje op de achtergrond is geraakt hebben we nu goede hoop dat dit onderzoek in het begin van het volgende bestuursjaar gestart kan worden. In het kader van het naar buiten toe treden hebben we natuurlijk veel tijd en energie gestoken in de gevestigde ESSF-activiteiten. We zijn blij te moeten vaststellen dat de Van Lint Studenten Sportweek, de sportverkiezingen, de Bata444race en het GNSK goed verlopen zijn. Extra aandacht hebben we geschonken aan de sportkaartvrije week en het Buitentoernooi, dit jaar omgedoopt tot “Van Lint Outdoor”. De eerste is dit jaar heel anders aangepakt dan andere jaren en ondanks wat terughoudendheid bij de meeste verenigingen bijzonder goed uitgepakt. De Van Lint Outdoor was mede door het goede weer en de 18 teams ook een groot succes. Hopelijk kunnen komende ESSF-besturen deze evenementen verder ontwikkelen. Geplaatst tegen de achtergrond van de politieke ontwikkelingen en het economische klimaat in het land zal het waarschijnlijk steeds belangrijker worden de studentensport te profileren, zowel onder studenten als de universiteit, gemeente en bedrijfsleven. Om in staat te zijn dit succesvol te doen zal ook de ESSF zelf enige bekendheid moeten genieten. Het is van belang dat de ESSF en het SSC nauw betrokken blijven bij de Eindhovense studentensport omdat de student in toenemende mate keuzes zal moeten maken met betrekking tot de invulling van zijn vrije tijd. Wanneer je dan als studentensport prominent in beeld bent en voortdurend op positieve wijze onder de aandacht gebracht wordt zal deze keuze eerder gunstig uitpakken. We zijn daarom bijzonder blij dat we aan het begin van het jaar ervoor hebben gekozen deze weg te bewandelen. In dit jaarverslag zal verder verslag worden gedaan van de wijze waarop we onze taken hebben uitgevoerd. We proberen daarbij vooral inzicht te verschaffen in wat ons bewogen heeft bepaalde beslissingen te nemen. Het doel hiervan is tweeledig. Ten eerste natuurlijk een deel verantwoording afleggen aan de leden. Voor ons is echter minimaal zo belangrijk dat toekomstige besturen op de hoogte zijn van onze beweegredenen achter belangrijke beslissingen. Dit is van vitaal belang, willen zij kunnen inschatten welke argumenten nog steeds gelden en welke niet. Alleen dan kunnen ze de gewoontes en gebruiken op waarde schatten en op duurzame wijze de ESSF verder ontwikkelen.

5


6


Functieverslag Voorzitter: Voorzitter zijn is een hele mooie taak. Je bent overal van op de hoogte en kan overal over meepraten en mee denken. Maar ook naar buiten toe is de mogelijkheid om de Eindhovense studentensport te presenteren. Een echte voorzitterstaak is het leiden van de vergaderingen. Met een zo eigenwijs bestuur valt dat natuurlijk niet altijd mee, maar al vrij snel is toch een manier van vergaderen gevonden die bij ons paste. Vergaderingen duurden vaak 1 a 1,5 uur en daarna was ook iedereen weer helemaal op de hoogte en waren de vragen beantwoord. Het sturen van de groep is naar mijn idee goed verlopen. Er werd vaak in eerste instantie door iedereen anders tegen dingen aangekeken, maar ik ben ervan overtuigd dat dit heeft geleid tot betere resultaten. De beste ideeën zijn meegenomen. Als voorzitter heb ik ook alle algemene dingen die op ons pad kwamen op me genomen. Hier gaat ontzettend veel tijd in zitten. Maar het is wel heel belangrijk dat je elke vraag die je krijgt ook aandacht geeft en goed beantwoord. Naar buiten toe heeft de ESSF vooral te maken met het koepeloverleg, Studenten Sport Nederland (SSN), de TU/e en de Fontys. Het koepeloverleg is een maandelijks overleg van Scala, Compositum, FSE, Groep 1, PF en ESSF. Er zijn dit jaar hele nuttige dingen besproken met deze groep en er is ook vrij veel bereikt. SSN is het overkoepelende orgaan van alle aangesloten OSSO’s (Overkoepelende Studenten Sport Organisaties). Dit is dus eigenlijk de sportraad uit iedere stad. Als voorzitter heb je hier het meeste contact mee. Het contact is soepel verlopen, met een goede inbreng in de vergaderingen. Natuurlijk werd alles wat behandeld wordt op vergaderingen, eerst intern doorgenomen, zodat ik wist dat iedereen erachter stond. Mijn bevindingen zijn dat het contact met de TU/e heel makkelijk te vinden is. Iedereen is bereid naar je ideeën te luisteren en om mee te denken. Het is heel makkelijk om de persoon te vinden die je ook daadwerkelijk moet hebben. Het contact met de Fontys verloopt minder soepel. Je wordt 100 keer doorverwezen en moet vaak wachten omdat mensen maar een paar dagen aanwezig zijn en niet op de hoogte zijn van de rest van de organisatie. Het voordeel is wel dat iedereen even aardig en vriendelijk is daar. En met flink doorzetten kom je er alsnog wel. Natuurlijk mag het contact met het sportcentrum niet vergeten worden. Ik denk dat hierbij voor ons alle 5 hetzelfde geldt. In het begin moesten we duidelijk onze plek vinden. Er heerst een bepaalde hiërarchie en een bepaalde manier van werken. Als ik er nu op terug kijk zie ik dat wij onze plek echt helemaal hebben gevonden. Het is fijn samenwerken met het personeel. Terug kijkend ben ik tevreden over hoe ik de taak van voorzitter heb vervuld. Zowel intern als extern heb ik er zo veel mogelijk uitgehaald. Nu geef ik het stokje door. Ik heb veel vertrouwen in mijn opvolgster en wens haar veel succes! Anneke van Sonsbeek Voorzitter 2004-2005

7


Functieverslag Vice-voorzitter: Als vice-voorzitter ben ik het afgelopen jaar ingegaan met als primaire taken het vervangen van de voorzitter bij afwezigheid en het ondersteunen van de voorzitter in zijn/haar taken. Aangezien Anneke dit jaar blijk gaf van een goede gezondheid heb ik de eerste taak niet of nauwelijks hoeven te vervullen. Wel heb ik er voor gezorgd dat ik bij belangrijke vergaderingen, zoals een ALV of AB-vergadering van SSN, op de hoogte was, zodat ik indien zich onverhoopt iets zich zou voordoen ik in staat was haar te vervangen. Mijn tweede taak was het ondersteunen van de voorzitter. Hiertoe heb ik samen met Anneke belangrijke vergaderingen samen van tevoren doorgenomen en uitgewerkt, dit al dan niet samen met onze medebestuursleden. Daarnaast heb ik Anneke vergezeld tijdens de ABvergaderingen van SSN. Het doel hiervan was te zorgen dat Anneke ruggespraak zou hebben tijdens deze vergaderingen. In principe voerde Anneke dan ook het woord tijdens deze vergaderingen en lag de beslissingbevoegdheid bij haar. Deze constructie was zeer effectief en ik raad onze opvolgers dan ook aan wederom getweeën deze vergaderingen te bezoeken. Naast deze twee primaire taken is de vice-voorzitter verantwoordelijk voor een groot deel van de evenementen die de ESSF organiseert. Dit waren voor mij afgelopen jaar de studenten-sportverkiezingen (2e verantwoordelijke), de LSSW, Batavierenrace (2e verantwoordelijke), Van Lint Outdoor en de intro. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor de voorlichtingsdagen van de TU/e namens de studentensport. Meer over dit alles vindt de lezer verderop in dit jaarverslag. Met bovenstaande zaken is echter slechts een deel van de taken van de vice-voorzitter omschreven. Lang heb ik geprobeerd uit te vinden wat het vice-voorzitterschap nu eigenlijk inhoudt en zelfs aan het einde van het jaar vrees ik dat ik er nog steeds geen adequate beschrijving voor kan geven. Door het gebrek aan echte vaste taken heb ik mij het afgelopen jaar veel bezig gehouden met kleine zaken ter ondersteuning van mijn medebestuursleden. Hierbij kan gedacht worden aan het overnemen van enkele taken, het meehelpen aan bepaalde taken (zoals het ontwerpen en bijhouden van een nieuwe website) en het oplossen van kleine probleempjes, in het bijzonder wanneer Anneke weer eens ruzie met haar PC had. Het beste is de vice-voorzitter denk ik dan ook te omschrijven als een ‘manusje-vanalles’. Door het ontbreken van een duidelijke taakomschrijving kan de vice-voorzitter zelf zijn/haar uitdagingen zoeken en zelf bepalen hoe ver hij/zij daar in wil gaan. Dit is voor mij dan ook het grootste pluspunt geweest in mijn jaar als vice-voorzitter van de ESSF. Met vriendelijke groet, Joost Tonnaer Vice-voorzitter 2004-2005

8


Functieverslag Secretaris: Op het vlak van de secretaris taken is het een vrij soepel verlopen jaar geweest. Er zijn geen noemenswaardige veranderingen in de administratie en archief geweest. Er hebben zich dan ook geen grote problemen voorgedaan. Het bijhouden van het adressenbestand vergt tijd en moeite. Ondanks dat dit geen prioriteit heeft gehad is er een redelijk compleet adressenbestand opgebouwd. Mijn mede bestuursleden hebben hier gelukkig ook een bijdrage aan geleverd. Volgend jaar zal de strijd om van alle ssv besturen de adressen te bemachtigen opnieuw gevoerd moeten worden al zal de recente HR wijziging misschien tot verbetering leiden. De hoop bestaat dat de ssv’s wel aan hun verplichtingen gaan voldoen en bestuurswijzigingen aan de ESSF kenbaar maken. In de communicatie naar buiten toe is er wel behoorlijk veel veranderd. Om te beginnen is de website volledig aangepast. Er is nu een moderne, goed werkende website. Deze wordt goed onderhouden en bevat altijd de laatste nieuwtjes. Bij het ontwerpen van de site is gelet op de onderhoudsvriendelijkheid. Opgebouwd uit louter html-pagina’s is het ook voor toekomstige besturen zonder website ervaring mogelijk deze site te onderhouden. Voor alle posters en flyers is een standaard layout gekozen. Er is altijd een verlopende schuine kantlijn in kleur met bovenin het ESSF logo. Voor de rest is de layout vrij te kiezen. Voor uniformiteit in deze publicaties is gekozen om de herkenbaarheid ( en naamsbekendheid) van de ESSF te vergroten. In de toekomst is het streven om ook alle briefpapier hiervan te voorzien. De nieuwsbrief aan ssv’s is heel consequent ingezet als communicatie middel richting ssv’s. Gelet is er op dat we geen futiliteiten in de nieuwsbrief zetten. Indien er niets belangrijks te melden is wordt er geen nieuwsbrief gestuurd. In het begin van het jaar werd de nieuwsbrief slecht gelezen en dreigden er zelfs problemen te ontstaan omdat ssv besturen dingen gewoon niet wisten. Nu lijkt men in de regel het belang van de nieuwsbrief in te zien. Leuk nieuwtje dit jaar is dat we in de kantine tafelstaanders hebben mogen neerzetten. Hiermee kunnen we gerichter dan voorheen ook de ongebonden sportkaarthouder benaderen. Zowel de ESSF en EUC 2006 hebben deze al aangewend om nieuwe bestuursleden te werven. In de toekomst zullen ook evenementen in de kantine aangekondigd worden. Tot slot is er het eigen prikbord in de hal. Op dit bord hebben we het hele jaar geprobeerd alle evenementen en andere mededelingen te presenteren. Aan het einde van het jaar is ons bord helaas komen te vervallen. We zullen in de toekomst gebruik moeten maken van het evenementen en het sportcentrum bord. De toekomst zal uitwijzen of we hierop dezelfde mogelijkheden krijgen als op ons eigen bord. Zaken als het archief en het beheer van de digitale archieven hebben dit jaar weinig werk gekost. Mijn voorganger heeft hier wel veel tijd in geïnvesteerd waardoor de noodzaak hiertoe niet bijzonder groot is geweest. Misschien had hier iets meer aan mogen gebeuren, noodzakelijk was het zeker niet. Al met al ben ik als secretaris tevreden over hoe dit jaar is verlopen. In de traditie van secretarissen voor mij heb ik het er denk ik redelijk vanaf gebracht. Een nieuw sportkaartbeheersysteem zal vanaf volgend jaar nieuwe mogelijkheden en uitdagingen gaan bieden. Het is aan mijn opvolger om aan deze nieuwe invulling vorm te gaan geven. Ik denk dat hier een mooie uitdaging ligt en dat er veel rendement en even zo veel voldoening uit te halen is. Ik wens mijn opvolgers hier natuurlijk veel succes mee. Met vriendelijke groet, Bart Brouwers Secretaris 2004-2005

9


Functieverslag Penningmeester: Financieel zijn er bij de ESSF dit jaar best wel wat veranderingen doorgevoerd. Zowel op boekhoudkundig niveau als procesmatig niveau zijn er een aantal zaken veranderd, in mijn optiek, verbeterd. Waar voorheen gewerkt werd met verschillende procedures en boekhoudkundige methoden voor verschillende geldstromen is dit jaar alles samengevoegd in één algemene procedure gekoppeld aan één algemeen digitaal (excel-)boekhoudbestand. ESSF is nu in staat op ieder moment te kunnen zien hoe het er met de liquide middelen voorstaat, zowel chartaal (kas) als giraal (raborekening). Dit jaar heeft de ESSF kostenplaatsen geïntroduceerd waardoor alle inkomsten en uitgaven onder één van deze kostenplaatsen onder te brengen zijn en er altijd heel snel gekeken kan worden hoe een bepaald evenement van de ESSF of een andere kostenpost (bijv. PR) er financieel voorstaat. Bovendien is de ESSF dit jaar overgestapt van drie verschillende postbankrekeningen naar één verenigingsrekening, geopend bij de Rabobank. Het internetbankieren is bij deze bank vele malen overzichtelijker en gebruiksvriendelijker. Bovendien kan geld veel sneller worden overgemaakt en is het geld ook sneller binnen op de rekening van de ESSF, wat gezien de vele geldstromen waar de ESSF mee te maken heeft in combinatie met het lage bedrag aan eigen werkgeld, zeer wenselijk is. De begrotingen en afrekeningen van de verschillende evenementen alsmede de periodieke afrekeningen van de kostenplaatsen die buiten de evenementen vallen zijn allemaal in een gelijke lay-out gegoten wat de overzichtelijkheid voor de directeur en administrateur van het SSC bevordert. Sportkaartnummers kunnen sinds eind dit jaar op iedere ESSF-computer worden gecontroleerd. Dit in combinatie met de overstap naar de Rabobank zorgt voor een snellere afhandeling van de (NSK-)subsidies wat de leden van de ESSF ten goede komt. Vorig jaar is er voor het eerst een jaarafrekening gemaakt door het ESSF-bestuur. Dit jaar is er aan de hand van deze afrekening voor het eerst een jaarbegroting opgesteld door de ESSF. Vanwege de financiële structuur van de ESSF is deze begroting, in combinatie met het jaarbeleid, meer een financiële richtlijn, dan een bestand waar het bestuur zich aan dient te houden. Financieel is de ESSF namelijk afhankelijk van het sportcentrum. De procedure voor ieder evenement en uitgave is dat de ESSF een verzoek tot subsidie aandraagt bij de directeur van het SSC. Deze wordt al dan niet goedgekeurd. Het belangrijkste om te weten is dus dat een overschrijding van de ene post géén (negatieve) invloed heeft op de overige posten. De afrekening van dit jaar zal vanwege de geïntroduceerde centrale boekhouding een stuk vollediger zijn dan voorheen en een goed beeld geven van de inkomsten en uitgaven van de ESSF afgelopen jaar! Met vriendelijke groet, Rob Jansen Penningmeester 2004-2005

10


Functieverslag Commissaris externe betrekkingen Een jaar Commissaris Externe betrekkingen zijn bij de ESSF. In het begin wist ik niet wat me te wachten stond. Maar dit werd me al gauw duidelijk toen bleek dat de deadline voor het studentensportmagazine Goud op scherp stond. Daar kon ik dus meteen hard mee aan de slag. Het eerste exemplaar mocht er wezen. Een mooi magazine vol informatie was het resultaat. Helaas heeft dit magazine ondanks de inzet van de stichting en de OSSO’s geen vervolg kunnen krijgen. Het volgende wat voor mij in de agenda stond was de Marathon van Eindhoven. Medewerkers en studenten aan de TU/e kunnen hier gratis aan meedoen als ze zich inschrijven bij de ESSF. Een leuk initiatief, er hebben ruim 60 lopers meegedaan. En er zijn zelfs goede resultaten behaald. Gedurende het jaar is mij vaak gevraagd om stukjes te schrijven voor verschillende doeleinden, de Atlas en het introzakboekje bijvoorbeeld. In het begin was dit wel effe lastig, maar zoals bij veel dingen geldt, als je er eenmaal aan begonnen bent, valt het allemaal wel mee. Om de zoveel tijd kwam er weer een bestuursgenootje van me bij me langs om te vragen voor sponsoring. Er waren reeds een aantal sponsoren welke de ESSF al een tijdje had: Cafe de Stunt en Akzo Nobel. Deze contacten waren dus makkelijk gelegd. Het contact met OGD en Palm bier is het afgelopen jaar ook hersteld. Samen met de nieuwe sponsoren Runnersworld en Pak Döner maakt dit een leuk gezelschap als sponsoren voor de ESSF. Als enige HBO-er binnen het bestuur, lag bij mij de taak om de banden met de Fontys warm te houden. Al redelijk snel kwam ik in contact met Teun Borst van Fontys online. Hij heeft gedurende het jaar ervoor gezorgd dat alle NSK’s en sommige evenementen van de ESSF op de Fontys website werden gezet. Bij de HBO horen natuurlijk de ook de opendagen. Dit jaar is de ESSF hier voor het eerst bij aanwezig geweest. Het is aan te raden aan het nieuwe bestuur dit voort te zetten. De beste manier om de nieuwe Fontys-studenten te betrekken bij het SSC is natuurlijk de intro. Dit jaar is er door de Fontys voor het eerst een gezamenlijke intro georganiseerd genaamd FEID (Fontys Eindhoven Introductie Dagen). Omdat het voor het eerst georganiseerd werd liep alles nogal stroef. Uiteindelijk is er door ons een sportmarkt georganiseerd. Dit verliep niet geheel vlekkeloos. Er zijn te weinig studenten daadwerkelijke bij de sportmarkt geweest. Toch hoop ik dat met het concept van FEID door zal zetten en dat het uiteindelijke een succes zal worden. Terug kijkend op een jaartje ESSF zijn er toch een aantal dingen bijgebleven: - spierpijn van het meetrainen met verschillende verenigingen - de leuke nieuwe contacten die ik allemaal heb opgedaan - weinig vrije tijd, maar veel gezelligheid Kortom, wat mij betreft was het een geslaagd jaar!! Ellen te Kaat Commissaris Externe betrekkingen 2004-2005

11


12


Beleidsevaluatie In het hierna volgende is het beleid zoals dit door het 42e bestuur aan het begin van het bestuursjaar is geformuleerd. Ieder punt wordt afzonderlijk geëvalueerd. Deze evaluatie is in de schuin gedrukte tekst weergegeven.

Beleid 2004/2005 Het hoofddoel van de ESSF is het ‘ bevorderen van de studentensport in Eindhoven’ en de beleidspunten voor 2004/2005 zijn daarvan afgeleid. We willen met deze punten het algemene beleid van de ESSF van de afgelopen jaren voortzetten. We gaan proberen zoveel mogelijk studenten in Eindhoven enthousiast te maken om te gaan sporten via het SSC, maar ook om ze te laten deelnemen aan evenementen op het gebied van sport die door het jaar heen georganiseerd worden. De beleidspunten waar wij ons op gaan richten om dit te bereiken zijn de volgende: 1. De belangen behartigen van de studentensporters Dit staat natuurlijk op 1. Het is de bedoeling dat er volop mogelijkheid is op het sportcentrum voor iedereen om zijn of haar sport te beoefenen. Hiertoe dient de ESSF contactpersoon en aanspreekpunt te zijn in het SSC voor SSV’s en individuele sporters. Dit is natuurlijk een vrij algemeen punt, maar in principe houdt dit alles in waar de ESSF zich mee bezig houdt. Door consequent alle vragen snel en compleet te beantwoorden en aangedragen problemen snel af te handelen is geprobeerd deze faciliterende taak zo efficiënt mogelijk in te vullen. 2. De toegankelijkheid en de bekendheid van de ESSF vergroten De drempel om naar de ESSF toe te stappen moet lager komen te liggen. We willen meer service en individuele tijd bieden. Hiertoe hebben we een aantal punten opgesteld die we dit jaar willen uitvoeren. - Het aanstellen van contactpersonen (binnen het bestuur) voor de SSV’s. Dit houdt in dat deze persoon 2 maandelijks bijeenkomsten regelt, maar ook langs gaat bij de vereniging en zo meer inzicht krijgt in wat wij voor de vereniging zouden kunnen doen. Het verenigingsgesprek wordt dan ook minder formeel en persoonlijker. Het werken met contactpersonen bevalt goed. Het is niet zo dat verenigingen altijd naar die persoon toestappen, maar als we een vereniging ergens bij kunnen helpen dan wordt dit meestal geregeld door de contactpersoon. Gebleken is dat de kennis van en betrokkenheid bij de vereniging groter is wanneer je contactpersoon bent. -

Het uitbreiden van het buitentoernooi. Door het uitbreiden van het buitentoernooi hebben we naast de van Lint Sportweek een tweede groot sporttoernooi waarmee we ons als ESSF kunnen profileren. Waarschijnlijk zal het twee dagen in beslag gaan nemen ipv één en zullen de studievereningen benaderd worden om mee te doen. Zo willen we ook andere mensen bereiken dan de mensen die al bij een SSV zijn aangesloten. Tijdens de van Lint willen we al peilen of hier belangstelling voor is en gaan we het evenement alvast onder de aandacht brengen. We hebben tijdens de van Lint een enquête gehouden en hieruit bleek dat iedereen wel open staat voor een tweede groot toernooi. We hebben hierbij gekozen voor een nieuwe opzet waarbij elk team alle sporten deelneemt. Met 20 teams was Van Lint Outdoor dit jaar een succes. Voor meer info zie onder evenementen.

13


-

Het onderzoeken van het imago van de ESSF. Nog dit jaar willen we het imago van de ESSF door een stagiaire of een onderzoeksbureau zoals de TM winkel in kaart laten brengen. Op langere termijn willen we het imago verbeteren en hier dit jaar al een begin aan maken. Er is ten tijde van de overgang naar het 43e bestuur een stageplek gecreëerd bij SPECO. De eerste sollicitaties zijn ontvangen en het 43e bestuur zal dit onderzoek verder laten uitvoeren.

-

Het verbeteren van de website. We willen een interactieve, representatieve website die persoonlijk en toch zakelijk is. Hierop zijn bijvoorbeeld foto’s te zien, maar is ook info te vinden over de verschillende activiteiten die ESSF organiseert. De site is al in het begin van het jaar veranderd. De website is in html ontworpen en zo gestructureerd dat ook zonder kennis van html het onderhouden hiervan mogelijk is.

3. Een goede informatieoverdacht Het spreekt vanzelf dat het heel belangrijk is dat iedereen op de hoogte is van wat er zich in en rond het sportcentrum afspeelt. We willen al het nieuws op een goede manier naar buiten brengen. Hiervoor komen we weer terug op onze website, die we up to date willen houden. Natuurlijk blijven we ook nieuwsbrieven rondsturen naar de verenigingen. Verder willen we meewerken aan het idee van het sportmagazine wat het huidige bestuur heeft opgezet. De nieuwe website is vernieuwd en de reacties waren positief. In zijn algemeenheid wordt de site duidelijk en informatief gevonden. De nieuwsbrief wordt alleen verstuurd wanneer hiertoe noodzaak bestaat. Hij wordt sinds dit jaar desgewenst ook naar privé adressen van SSV bestuurders gestuurd. Dit heeft ertoe geleid dat meer SSV’s op de hoogte zijn van het nieuws dat de ESSF verspreidt. Er is voor SSV-besturen een infomap samengesteld waarin zaken die elk bestuur zou moeten weten worden toegelicht. Deze infomap zal in de toekomst aan elk nieuw bestuur worden uitgedeeld. 4. Contact HBO en design academy verbeteren Met dit punt heeft het huidige bestuur zich ook al bezig gehouden. Wij willen dit voortzetten. Er valt naar ons idee nog veel winst te halen op dit gebied, omdat op het SSC op de HBO en design academy nog lang niet zo bekend is als op de TUE. Voor de sportkaartvrije week is heel veel contact geweest met de Fontys. De Fontys heeft de ESSF en de SSV’s deze week alle ruimte gegeven om zich op de verschillende locaties te presenteren. Tijdens de twee HBO open dagen heeft de ESSF met standjes op verschillende lokaties gestaan. Dit jaar is voor het eerst FEID georganiseerd. ESSF heeft over de invulling van deze dag meegedacht. Het resultaat was een sportmarkt zoals deze ook tijdens de TU/e intro wordt georganiseerd. Uiteindelijk zijn ca. 900 eerstejaars op het SSC langs geweest. 5. Nieuwe invulling sportkaartvrije week We willen aan de SSV’s de mogelijkheid bieden om zichzelf nogmaals te presenteren door middel van bijvoorbeeld een introtraining of een demonstratie. Verder willen we deze week aangrijpen om het SSC nog eens extra te profileren. Er kan een klein toernooitje of een stunt georganiseerd worden. De sportkaartvrije week is dit jaar goed bevallen. Op zowel de TU/e als de Fontys zijn door verschillende verenigingen leuke activiteiten georganiseerd. Voor meer info zie onder evenementen.

14


6. Sponsoring uitbreiden We willen onze inkomsten uit sponsoring vergroten, waardoor we onze eigen evenementen beter financieel kunnen ondersteunen. We willen duidelijker voor ogen krijgen wat wij als meerwaarde te bieden hebben voor sponsors om ons doelbewust op een bepaalde groep sponsors te kunnen richten. Verder willen we voor volgend jaar een hoofdsponsor vinden en de sponsordatabase uitbreiden. De database met (potentiele) sponsoren en is groter geworden. Er is nog geen hoofdsponsor gevonden maar per evenement is de sponsoring wel uitgebreid. Er is dit jaar door de vernieuwde boekhouding voor het eerst een overzicht ontstaan van alle ontvangen sponsoring. Door een aantal sponsoren is de intentie uitgesproken vaker en/of intensiever met de ESSF samen te gaan werken.

15


Evenementen en activiteiten Constitutieborrel Hier hoeft geen lang verhaal over te worden geschreven. Het was gewoon gezellig. Leuke mensen en precies druk genoeg. Sportverkiezingen De titels beste studenten sportman, vrouw en team zijn dit jaar op 21 oktober uitgereikt. Het koste weer de nodige moeite om voldoende genomineerden te vinden. Uiteindelijk bleek gelukkig dat er toch ruimschoots voldoende (top)prestaties geleverd waren in het voorgaande collegejaar. We waren dan ook heel blij met de uiteindelijke genomineerden: Sportmannen Martijn Arnoldussen (Atletiek) Vincent Hermes (Atletiek) Joris Keizer (Zwemmen) Pieter Custers (Handboogschieten) Jaap Haartsen (Roeien) Sportteams GNSK veldvoetbal heren Totelos 1 Icehawks Don Quishoot Heren 1

Sportvrouwen Rosita Steltenpool (Kano, raften) Katja Roose (Kite boarden) Laura Huijbrechts (Atletiek)

GNSK handbal dames ESK korfbal Don Quishoot Dames 1 Nayade Dames 1

Nadat honderden sportkaarthouders en de vakjury bestaande uit J.d.Mooij (directeur SSC), H.Roumen ( College van Bestuur TU/e) en E.Teune ( Raad van Bestuur Fontys) hun stem hadden uitgebracht bleken Joris Keizer, Katja Roose en Nayade dames 1 met de titels naar huis te gaan. De sfeervolle uitreiking zelf was met een honderdtal aanwezigen geslaagd. Schoonheidsfoutje was dat Joris Keizer de datum fout had onthouden en wij niet voldoende waren nagegaan of de winnaars er daadwerkelijk waren. De borrel na afloop, dit jaar in de kantine om de wandeling naar het tennispaviljoen te voorkomen, was bijzonder gezellig. Er is samen met het SSC nagedacht over manieren om de betrokkenheid van de SSV’s en de individuele sporters te verhogen. De uitkomsten hiervan hoopt de ESSF volgend jaar te kunnen presenteren. Van Lint Studenten Sport Week (LSSW) In de laatste collegeweek van december is traditioneel weer de LSSW gehouden, dit jaar met als thema “Winter Wonderland”. Ondanks enkele kleine incidenten, zoals een klein opstootje in de kantine op maandag en het ontbreken van tjoeks tijdens het tjoekbal, is de week weer goed verlopen. Dit was uiteraard niet mogelijk zonder alle helpende SSV’s, die we hierbij dan ook nog eens extra willen bedanken. Elke avond werd er flink wat gezweet door de deelnemers, al was het ene team wat fanatieker dan het andere... Ook was de kantine elke avond weer gezellig vol en zijn er heel wat liters bier doorheen gegaan. Tijdens de prijsuitreiking was de feestvreugde onder de winnaars groot met het behalen van hun meter bier en de bijpassende rookworst. Met ongeveer 280 deelnemende teams was de animo voor de LSSW onder de studenten wederom groot. Toch dient hierbij opgemerkt te worden dat de deelnemende studenten aan de LSSW steeds ouder lijkt te worden, de nieuwe generatie studenten is zich nauwelijks

16


meer bewust van het “fenomeen LSSW”. Zorgwekkend is dat steeds minder teams van buiten de SSV’s deel lijken te nemen en dat de kantine ’s nachts steeds leger lijkt te worden. Verschillende oorzaken, zoals de toegenomen studiedruk en het moeten afronden van projecten in het nieuwe semestersysteem, lijken hier debet aan te zijn. De volgende ESSF besturen zullen er dan ook alles aan moeten doen om ervoor te zorgen dat de animo onder studenten voor de LSSW niet verder af zal nemen. Studentenwintersport De wintersportreis ging dit jaar naar Avoriaz. Via de ESSF waren er 203 deelnemers. En via de NSSK waren er ook nog eens zo’n Eindhovense 70 deelnemers. Van de 700 deelnemers vanuit 6 steden samen is dit ruim 40%. De reis was een groot succes en het gebied was prachtig. Er hebben zich wel wat problemen voorgedaan omtrent wegversperringen met vertragingen als gevolg. De grootste ergernissen die zijn ontstaan hebben te maken met de onbekwaamheid van de met ons samenwerkende reisorganisatie Totemtravel. De deelnemers hebben dit waarschijnlijk hooguit gemerkt met de problemen omtrent het bagagedepot in Avoriaz op de terugreis. De organisatie van de studentenwintersport 2005 daarentegen heeft hier veel meer last van gehad. Het gebied was prachtig, maar niet optimaal voor zo’n grote groep studenten als bij ons het geval was. Sportkaartvrije week Deze week is voor het eerst veel grootser aangepakt. Het is de ultieme week voor de verenigingen en het sportcentrum om zich nogmaals te kunnen presenteren aan de studenten. Denk hierbij vooral aan de eerstejaars die hun draai tegen die tijd hebben gevonden in Eindhoven. Er is heel veel tijd gestoken in de promotie. Niemand op de TU/e of Fontys kon er bijna omheen dat deze week plaatsvond. Op dat gebied is de week heel goed verlopen. De introtrainingen waren ook redelijk goed bezocht. Er werden tijdens de week demo’s gegeven op de TU/e en Fontys. Over het algemeen kregen deze veel aandacht van de studenten. Ook de cursor heeft hier aandacht aan besteed. Wat enigszins tegenviel was dat de sportverenigingen echt onder de kont moesten worden geschopt om ze in beweging te krijgen. Terwijl ze in het begin van het jaar hadden aangekondigd veel te willen doen voor de week. Deze week is zeker iets om mee door te gaan. Afgelopen jaar heeft het heel veel werk gekost om dingen gedaan te krijgen, vooral bij de Fontys. De wegen die bewandeld moeten worden zijn nu waarschijnlijk veel makkelijker te bewandelen dan vorig jaar en gewerkt kan worden aan de verdere uitbouw. Batavierenrace 2005 Evenals ieder jaar was Eindhoven weer een van de best vertegenwoordigde steden tijdens de Batavierenrace. Dit jaar hebben er in totaal 34 Eindhovense teams deelgenomen die allemaal reglementair de finish hebben gehaald. Hulde!!! Naast het werven, inschrijven en nabellen van de recreatieve teams vergt ook het TU/e-team jaarlijks veel tijd. Tot heel kort voor de race waren er vele onzekerheden en voornamelijk het vullen van de damesetappes bleek bijzonder moeilijk. Mede dankzij Kees, Vincent, Sam en de sponsoren “gemeente Eindhoven”en “Runnersworld Eindhoven” is uiteindelijk een hecht, jong en enthousiast team geformeerd. Verwacht werd dat we het vooral in de breedte een sterk team zouden hebben zonder al te veel uitschieters in positieve of negatieve zin. Uiteindelijk bleek dit waar te zijn en vrijwel alle lopers mochten dik tevreden zijn over hun prestaties. Het kwam desondanks enigszins als een verrassing dat we alsnog een derde plaats in het universiteitsklassement wisten te behalen. Het goede resultaat was verdiend maar zeker niet verwacht. De verwachting/ hoop is dat de komende jaren wel opnieuw om de overwinning

17


meegedaan kan worden. Met dit jonge team is in ieder geval een goede stap in de goede richting gezet. GNSK In mei vond het GNSK plaats waarvoorde ESSF de afvaardiging vanuit Eindhoven verzorgt. Het komt er op neer dat telkens iedereen achterna gezeten moest worden om te zorgen dat alle teams op tijd ingeschreven werden. Het toernooi zelf was geslaagd en niet te vergeten érg gezellig. Het voetbal bij de mannen hebben we gewonnen, de dames van de handbal en volleybal en de tafeltennissers werden tweede en de schermers en dames voetbalsters zijn derde geworden. In het allround klassement is Eindhoven als derde geëindigd. Het is jammer dat achteraf toch wel weer blijkt dat sommige trainers / verenigingen onvoldoende hun best doen om een zo goed mogelijke team neer te zetten, terwijl andere trainers / verenigingen dit wel doen. Dit zal de komende jaren onder druk van het SSC en de ESSF moeten veranderen. Van Lint Outdoor Dit jaar vierde het ESSF Buitentoernooi haar eerste lustrum, hiertoe werd het evenement in een geheel nieuw jasje gestoken. Zowel de naam als opzet werden gewijzigd, waardoor de link met de LSSW werd gelegd. Daarnaast namen de teams voortaan aan alle sporten deel, in plaats van te moeten kiezen uit twee sporten zoals dit voorheen het geval was. Uiteindelijk namen 18 teams deel aan de Van Lint Outdoor (VLO). Teleurstellend was het lage aantal SSV’s dat deelnam aan VLO. Positief was echter dat veel ‘losse’ vriendenteams meededen, een teken dat de promotie onder studenten goed is geweest. Alle teams waren bijzonder gemotiveerd en onder de voortreffelijke leiding van de helpende SSV’s werd menig spannende strijd gestreden. Door het heerlijke weer waren al gauw vele deelnemers net zo rood als de polo’s van de organisatie, vele liters waren dan ook nodig om de deelnemers weer af te koelen. Aansluitend werd nog een BBQ georganiseerd, waarna de deelnemers moe maar voldaan richting stad of huis gingen. Gezien het succes van de nieuwe naam en opzet zal ook volgend jaar waarschijnlijk weer hiervoor gekozen worden. Intro De intro is net zoals voorgaande jaren zonder noemenswaardigheden verlopen. Op Asklepia en Disaster Area na hebben alle SSV’s deelgenomen aan de sportmarkt en een introtraining georganiseerd. Tijdens de sportmarkt hadden de nuldejaars de keuze uit volleybal, voetbal, rugby en honkbal. Bij het volleybal bleken er enkele miscommunicaties te zijn tussen de organiserende verenigingen en de introcommissie, waardoor het volleybal wat rommelig verlopen is. De andere sporten zijn, enkele lichte blessures daargelaten, zonder incidenten verlopen. Over het algemeen valt te stellen dat de communicatie (tussen de introcommissie, ESSF en de SSV’s) hier en daar voor verbetering vatbaar was, maar dit heeft niet tot onoverkomelijke problemen geleid. Kaderdag Aan het begin van het jaar hadden we als ESSF besloten om de kaderdag aan het begin van het nieuwe studiejaar plaats te laten vinden, omdat dan de meeste besturen net gewisseld zijn en dus dan nog het meeste kunnen leren. De inschrijvingen waren goed. Na lekker gesport te hebben was het tijd voor een oerdegelijke Hollandse maaltijd, stampot. Vervolgens was het tijd voor de workshops. Er waren workshops van Akzo-Nobel, Fontys, Stu en SSN. De dag werd afgesloten met een borrel, al met al was het een geslaagde dag.

18


Thema-avond In februari is voor het eerst een themadag georganiseerd naar aanleiding van de uitkomsten van de verenigingsgesprekken. Deze avond is georganiseerd om de verschillende SSVbesturen onderling te laten discussiëren over relevante thema’s. Er is op deze avond gekozen voor: sponsoring, het werven van nieuwe leden en werven van besturen en commissies. De ESSF is hierbij als het waren de voorzitter van de discussies. Er waren op deze avond niet zo heel veel verenigingen aanwezig, maar er ontstonden wel leuke discussies. De aanwezigen vonden het over het algemeen leerzaam en leuk. Cursus BHV (Bedrijfs Hulp Verlening) De coördinatie van de BHV-ers door het jaar heen is goed verlopen. Het blijkt wel dat veel verenigingen die mensen willen laten overnachten op het sportcentrum, veel te laat beginnen met zoeken naar BHV-ers. In april hebben er weer een beginners- en een herhalingscursus plaatsgevonden. Deze waren druk bezocht. Er is dit jaar naar voren gekomen dat het heel nuttig zou zijn als aan de cursus ook een gedeelte zou worden toegevoegd met uitleg over het AED systeem. Hierover is al contact geweest en dat gaat waarschijnlijk volgend jaar ook gebeuren. Er is nog een tip voor de opvolger en dat is om een borg te vragen aan de mensen die willen deelnemen aan een cursus. Elk jaar komen er namelijk mensen niet opdagen en dit is heel vervelend als je weet dat er een reservelijst is. TU/e Voorlichtingsdagen Afgelopen jaar is de opzet van de deelname aan TU/e voorlichtingsdagen ietwat gewijzigd: maximaal drie SSV’s konden per dag(deel) aanwezig zijn en ruilen en plaats afstaan werd mogelijk. Daarnaast werd gepoogd elke keer een demonstratie te geven in het Auditorium of het SSC. Echter, het STU, in het bijzonder het Communicatie Service Centrum (CSC), heeft besloten vanaf collegejaar 2005-2006 de opzet van de TU/e voorlichtingsdagen te veranderen. Voortaan zullen er 3 in plaats van 2 Oriëntatiedagen zijn en zal op de VWO Voorlichtingsdagen enkel nog aandacht gegeven worden aan de studies. Dit houdt in dat op de VWO Voorlichtingsdagen geen gezamenlijke markt meer zal zijn. Hierdoor wordt aan de studentengroeperingen van Eindhoven, waaronder de ESSF en de SSV’s, geen gelegenheid meer geboden zich te promoten onder potentiële studenten. De ESSF is fel tegen deze wijzigingen, temeer daar deze zijn opgedrongen door het CSC, zonder hierbij eerst in overleg te treden met de verschillende studentenkoepels. De koepels ESSF, Scala (cultuur) en Compositum (gezelligheidsverenigingen) hebben inmiddels protest aangetekend. Het resultaat hiervan is nog niet bekend, zeker lijkt echter wel dat voor collegejaar 2005-2006 de wijzigingen niet meer ongedaan kunnen worden gemaakt. Het volgende ESSF bestuur zal verder gaan onderzoeken wat nu de mogelijkheden zijn.

19


HR-wijziging Met het oog op de toekomst was er dit jaar de noodzaak een wijziging in het gloednieuwe HR door te voeren. De wijziging heeft betrekking op de samenstelling van de besturen van leden van de ESSF (besturen van SSV’s). In het huidige HR is slechts vermeld dat een SSVbestuur moet bestaan uit natuurlijke rechtspersonen bij toetreding tot de ESSF. Als niet-studenten in het bestuur zouden plaatsnemen zou de ESSF moeten handelen tegen haar doel in. In Lid 2.02 b van het HR is namelijk opgenomen dat de ESSF de belangen behartigd van studenten met een studentensportkaart. Het is dan op zijn minst vanzelfsprekend dat het bestuur uit studenten (met een sportkaart) bestaat. Het is voor de geloofwaardigheid van de Eindhovense Studenten Sport ook van belang dat deze “voor”en “door” studenten is. Deze geloofwaardigheid is van belang in de relaties met derden als onder andere het SSC, de TU/e, SSN en de gemeente Eindhoven. Zowel in direct contact met deze partijen als wanneer vertegenwoordigd door de ESSF kan dit alleen maar in het voordeel van de leden uitpakken. Op de ALV van 31 maart 2005 zijn de volgende wijzigingsvoorstellen door de leden aangenomen. Dit gebeurde met 12 stemmen voor, 8 stemmen tegen en 2 stemmen onthouding. Wijziging van Lid 3.02 c (schuingedrukt is toegevoegd): Lid 3.02 Algemene criteria voor toetreding tot de ESSF Zij die als lid wensen toe te treden tot de ESSF: (c) Moeten de samenstelling van het SSV-bestuur voor leggen aan de ESSF. Het SSV-bestuur moet uit tenminste drie natuurlijke personen bestaan. De afzonderlijke bestuursleden dienen in het bezit te zijn van een studentensportkaart. De functies voorzitter, penningmeester en secretaris moeten in ieder geval verdeeld zijn binnen het SSV-bestuur. Toevoeging Lid 3.05 c, Lid 3.05 c t/m j schuiven hierdoor een plaatsje op: Lid 3.05 De leden zijn verplicht (c) Te allen tijde een bestuur te hebben dat is samengesteld conform de in Lid 3.02c gestelde voorwaarden. Derhalve is sinds 31 maart 2005 van kracht: ” Huishoudelijk Reglement versie 5, maart 2005”.

20


BEGROTING ESSF 2004/2005 KOSTEN ALGEMEEN - Representatie - Publiciteit & PR - Kaderactiviteiten SSN - Organisatie - Vergaderkosten Subtotaal EVENEMENTEN - Sportverkiezingen - Lssw - Wintersport (Eindhoven) - Batavierenrace - AfterBata-PreGNSK Feest - GNSK - Buitentoernooi - Kaderdag ESSF - Constitutieborrel Subtotaal

SUBSIDIES & VOORLICHTING - Deelnamesubsidies Bata - Deelnamesubsidies NSK's - Overige subsidies - VWO-VOORLICHTING Subtotaal

ONVOORZIENE KOSTEN TOTAAL KOSTEN

BATEN INKOMSTEN - Contributie SSV's - Inschrijfgelden ESSF-activiteiten - Subsidie SSC (evenementen e.d.) - Sponsoring Subtotaal

200 400 400 400 100

130 1500 6300 5000 12930

1500

1300 2300 600 2500 500 150 2000 1000 800 11150

1000 2000 800 1100 4900

KRUISPOSTEN SSC - Deelnamesubsidies Bata - Deelnamesubsidies NSK's - Overige subsidies - Vergoedingen VWO-dagen Subtotaal

1000 2000 800 1100 4900

280 17830

TOTAAL BATEN

17830

21


AFREKENING ESSF 2004/2005 (periode 1-9-'04 t/m 31-8-'05) KOSTEN ALGEMEEN - Representatie - Publiciteit & PR - Kaderactiviteiten SSN - Organisatie - Vergaderkosten Subtotaal

BATEN

551,84 1339,88 275,00 1152,18 116,11 3435,01

EVENEMENTEN - Sportverkiezingen - LSSW - Wintersport (incl. Reünie) - Indoordag Landgraaf - Batavierenrace - ESSF Verjaardagsfeest - GNSK - van Lint Outdoor - Kaderdag ESSF - Constitutieborrel Subtotaal SUBSIDIES & VOORLICHTING - Deelnamesubsidies Bata - Deelnamesubsidies NSK's - Overige subsidies - VWO-VOORLICHTING Subtotaal Nog te verdelen subsidie Reservering Stud. Wintersport 2006 Toename Liquide Middelen ONVOORZIENE KOSTEN TOTAAL KOSTEN

22

INKOMSTEN ALGEMEEN - Contributie SSV's - Boetes - Subsidie Gemeente voor SSV's - Subsidie SSC Algemeen - Sponsoring Overig Subtotaal INKOMSTEN EVENEMENTEN - Inschrijfgelden ESSFactiviteiten - Omzet Reünie Wintersport - Subsidie Studentenwintersport

2361,81 2534,94 1351,86 6797,00 3272,95 405,19 818,96 1708,24 895,80 886,25

- Subsidie SSC Evenementen - Sponsoring Evenementen

21033,00

1125,00 2371,50 945,00 636,00 5077,50

192,00 45,00 1000,00 2834,38 255,48 4326,86

7885,95 826,42 179,96 7906,83 3707,65

20506,81

Subtotaal KRUISPOSTEN SSC - Deelnamesubsidies Bata - Deelnamesubsidies NSK's - Overige subsidies - Vergoedingen VWO-dagen Subtotaal

1035,00 2286,25 945,00 636,00 4902,25

1000,00 210,25 447,48

Tegoed SSC Tegoed Overige Debiteuren

1427,32 100,00

60,00 31263,24

TOTAAL BATEN

31263,24


KOSTENPLAATSEN: ALV Algemene Leden Vergadering BATA 33e BATAvierenrace Barbecue voor GNSK & BATAdeelnemers (TueBBQ team) BK BestuursKleding BWN BeleidsWeekend Nieuw bestuur (zomer 2005) CB ConstitutieBorrel CO COntributie FE essf-verjaardagsFEest GEM subsidie GEMeente GNSK Groot Nederlands Studenten Kampioenschap KD KaderDag LSSW van Lint Studenten Sport Week NSK NSK-subsidies OV OVerig PR Public Relations SSN StudentenSportNederland SUB SUBsidies (geen NSK) SVK SportVerKiezingen TLM Toename Liquide Middelen VLOD Van Lint OutDoor VV VerVoerskosten WS WinterSport

23


AFREKENING Sportverkiezingen 2004 Kosten Algemeen - Ontvangst - Geluid & licht - Boekjes

Prijzen - Aanmoedigingsprijs - Teamprijs (penningen) - Sportkaarten (2*60,-) - Bloemen - Cadeau jury - Bokalen

Baten

9,54 214,20 160,00

Subsidies - Vergoeding teamprijs - Vergoeding bokalen - Vergoeding geluid & licht 383,74 - Vergoeding drank - Vergoeding sportkaarten - Subsidie SSC overig

770,00 600,00 214,20 240,20 120,00 357,41 2301,81

75,00

Sponsoring

770,00 120,00 110,50 16,17 600,00

- Sponsoring Reclamecenter

60,00

1691,67 Borrel - Versiering - Borrelhapjes - Drankbonnen kantine

8,93 37,27 240,20 286,40

Totaal Kosten:

24

2361,81 Totaal Baten:

2361,81


AFREKENING LSSW '04-'05 Kosten

Baten

DJ Licht & geluid T-shirts (65 stuks) Aankleding organisatie

400,00 100,00 400,00 130,00

Afdracht deelnemersbijdrage aan SSC

771,00

Versiering Prijzen Posters (250 stuks) Flyers (5000 stuks) Sligro (hapjes e.d.) Eten ESSF(+ sportraden) Fotoposters

Totaal Kosten:

Deelnemersbijdrage (257 bet. Teams) Deelnemersbijdrage (26 nietbet. Teams) Sponsoring Pak Doner Sponsoring Akzo Nobel Sponsoring OGD

771,00 0,00 150,00 260,00 200,00

Vergoeding DJ Vergoeding Licht & Geluid Vergoeding prijzen (meters bier)

400,00 100,00 101,40

91,95 101,40 Subsidie SSC 0,00 0,00 72,24 148,35 0,00


232,54

2214,94

25


AFREKENING WS REÜNIE 2005 Kosten

Baten

Personeel (6 pers.) DJ Bodyguard

90,00 250,00 150,00

Huur sporthal BHVer 2e Persoon sporthal huur ilium

150,00 50,00 50,00 0,48

Fust (50 liter) Avondeten organisatie

Stichtingbijdrage zustercommissie Vergoeding sporthal

Inkomsten bierverkoop Kasverschil muntenverkoop Kaswinst muntenkas 740,48 Inkomsten garderobe Inkomsten slaapplaatsen 140,00 Inkomsten garderobe fooi 20,90 Kaswinst garderobekas

Reservering Wintersport 2006

150,00

Betaling borg AOR

100,00 Ontvangst borg AOR

Totaal Kosten:


X = aantal verkochte muntjes Y = aantal opgehangen jassen Z = aantal betaalde slaapplaatsen X = 2752 Y = 279 Z=2

26

74,96 150,00 = 0,2 * X

550,40 -13,50 536,90 279,00 10,00 0,52

=1*Y =5*Z

289,52

100,00 1151,38


AFREKENING WS Indoordag 2004

Kosten Kosten Snowworld - Deelnemerskosten (213) - Bitterballen e.d. - 7 Leraren (2 ski + 5 SB) - 1 deelnemers normale tarief - extra leraarkosten vanwege vertraging - gratis skipas Rob Jansen

Baten Deelnemersbijdrage - Kale bijdrage (213) - 1 deelnemer normale tarief - overig - busmensen E (1 pers.)

4153,50 150,00 367,50 27,50 35,00 0,00

- busmensen EHV (3 pers.) - extra inkomsten busmensen

4153,50 27,50 1,95 12,00 30,00 39,00

4733,50 Prijzen - Snowboardshirt - Snowboardtrui - Blad bier (15 glazen) - Muts

4263,95 Vervoerskosten: - vervoerskosten EHV (118 pers.) - vervoerskosten E (22 pers.) - vervoerskosten N (22 pers.) - vervoerskosten W (36 pers.)

15,00 30,00 0,00 6,70

1180,00 264,00 264,00 396,00 2104,00

51,70 Teruggave onnodige vervoersbijdrage - Nijmegen (22 pers.) - Maastricht (14-2 pers.)

Onnodige vervoersbijdrage - Nijmegen (22 pers.) - Maastricht (14-2 pers.)

66,00 60,00

66,00 60,00

126,00 Vervoerskosten - vervoerskosten EHV - vervoerskosten E / N - vervoerskosten W

126,00 Deelnemersbijdrage lessen - bijdrage skilessen (21 pers.) - bijdrage snowb.lessen(51 pers.)

954,00 465,00 396,00

147,00 357,00 504,00

1815,00

Organisatie - 4 Mutsen - veilingvergoeding Enschede - vergoeding 4 paketten zustercie - vergoeding vervoerskosten (6 pers.)

26,80 12,00 78,00 80,00 196,80

Reservering Wintersport 2006 Totaal Kosten:

74,95 6997,95 Totaal Baten:

6997,95

EHV = Eindhoven E = Enschede N = Nijmegen W = Wageningen

27


AFREKENING TU/e-team Bata 2005 Kosten Inschrijfgeld Inschrijfgeld Busbonnen / slaapplaatsen Busjes Huur busjes Km-kosten Brandstofvergoeding busjes

Baten Sponsoring 285,00 Gemeente Eindhoven 165,80 Runnersworld (shirts)* Runnersworld (kortingsactie) 335,60 142,10 AA-drink*

812,00 369,00 Subsidie SSC 97,60 Voorschot subsidie SSC Subsidie SSC (nog te ontvangen)

Teambuilding Etentje "Il Giardino" Etentje "Villa BDK"

268,00 118,90

Wedstrijdbenodigdheden Voedsel AA-drink Fiets EHBO-dozen

22,29 100,00 74,40 11,78

Declaraties Telefoonkosten Reiskosten Totaal Kosten: * Productsponsoring

28

202,65 125,00 100,00

127,08 Multi-print*

Kleding Shirts Truien Bedrukking

500,00

20,00 40,10 2989,65 Totaal Baten:

30,00

2000,00 32,00

2989,65


AFREKENING ESSF-verjaardagsfeest: Kosten 150 Papieren hoedjes voor gasten Versieringen Sligro Materiaal voor papieren ESSFtaarten Avondeten ESSF in de hoek

Baten 25,20 62,24 Subsidie SSC

110,19

9,00 13,75

500 Flyers & 5000 Posters

295,00 Sponsoring Flyers & Posters

295,00

Totaal Kosten:


405,19

29


AFREKENING GNSK 2005 Kosten

Baten

Inschrijfgelden SSN Inschrijfgeld OSSO-programma Representatie & PR Aanmoedigingsspandoek ESSF GNSK blousen bedrukking GNSK blousen

175,00

12,00 149,75 121,98

Subsidie SSC

535,66


535,66

283,73 Logistieke kosten Parkeerkosten Benzinekosten busje SSC

8,40 68,53 76,93

Totaal Kosten: * Productsponsoring

30


Afrekening van Lint Outdoor 2005 Kosten

Baten

Afdracht inkomsten drankverkoop aan SSC Afdracht inkomsten BBQ aan SSC Afdracht deelnemersbijdrage aan SSC

Inkomsten drankverkoop op tijdens 480,00 toernooi 168,00 Deelnemersbijdrage BBQ (48 personen) 75,00 Deelnemersbijdrage (15 bet. Teams) Deelnemersbijdrage (3 nietbet. Teams)

480,00 168,00 75,00 0,00

stokbroden huren BBQ

75,40 Vergoeding stokbroden 325,00 Vergoeding BBQ

75,40 325,00

500 Flyers & 5000 Posters Polo's (28 stuks) Partytent Catering & BBQ-benodigdheden huren kraampjes huren geluidsinstallatie hoofdprijs & BBQ-benodigdheden

295,00 331,75 19,99 254,33 36,00 119,00 8,77

295,00 150,00 275,00 75,00 200,00

Totaal Kosten:

Sponsoring 500 Flyers & 5000 Posters Sponsoring Pak Doner Sponsoring Akzo Nobel Sponsoring Fontys EHV Sponsoring OGD

Subsidie SSC

69,84


2188,24

31


AFREKENING Kaderdag '04-'05 Kosten Workshops - Akzo Nobel - Stu - SSN - Fontys Speco - Fontys

Baten Sponsoring Akzo Nobel Deelnemersbijdrage vergoeding drinken bij het eten vergoeding rondje(s)

0,00 100,00 0,00 70,00 0,00

51,80 77,30 379,10

170,00 Subsidie SSC Catering - Koekjes - Koffie en thee - Avondeten - Drinken bij het eten - Rondje(s)

250,00 0,00

516,70

5,75 41,00 546,00 51,80 77,30 721,85

Overig - Reiskosten - Inpakpapier - Prijs

0,00 0,90 3,05 3,95

Totaal Kosten:

32


895,80


AFREKENING Constitutieborrel Kosten

Printen kaartjes Versiering Eten ESSF Receptieboek Versnaperingen ed Drank 870 bier 18 wijn 139 fris 8 AA-drink

Baten Vergoeding printen 13,00 kaartjes 19,80 Subsidie SSC 25,00 12,50 62,30 609,00 34,20 97,30 7,20 747,70 Vergoeding drank

Lampolie

Totaal Kosten:

13,00 125,55

747,70

5,95


886,25

33


AFREKENING PR-SSN-VV-OV (1-9 t/m 13-11) Kosten Public Relations - kado MUSST - behangplaksel + borstel - printkosten verschillende posters

Baten Subsidie SSC

523,24


523,24

3,50 12,90 12,00 28,40

StudentenSportNederland - Bijdrage Kaderdagen SSN Vervoerskosten - Vervoerskosten Ellen (ivm weekendOV) - Vervoerskosten wintersportvergaderingen - Vervoerskosten const. borrel MUSST - Vervoerskosten const. Borrel Aclo (25%)

275,00

46,60 66,70 19,60 10,00 142,90

Overig - Uittreksel KvK - Kantoorartikelen - Periodieke kosten Rabobank - Periodieke kosten STACK

11,00 32,45 8,49 25,00 76,94

Totaal Kosten:

34


AFREKENING PR-VV-OV (14-11 t/m 17-12) Kosten

Baten

Public Relations - 300 bedrukte golfballen (SSC & ESSF) - kerstkaarten

Subsidie SSC

619,60

488,50 27,22 515,72

Vervoerskosten - Vervoerskosten NSK-werkgroep - Vervoerskosten wintersportvergadering

8,90 25,10 34,00

Overig - Bij laten maken ESSF-sleutels - 3 Muizen MET wieltje - Kado Henk v/d Dungen

17,50 37,50 14,88 69,88 Totaal 619,60 Baten:

Totaal Kosten:

619,60

AFREKENING PR-VV-OV (18-12-'04 t/m 13-2-'05) Kosten Public Relations - Fotolijsten - 3 Spandoeken SKVW Vervoerskosten - benzinekosten gebruik busje SSC voor verg. - parkeerkosten vergadering wintersport

Baten

5,00 569,36

Inkomsten Marathon-actie Ontvangst borg Marathon 574,36 Boete STUDS oriëntatiedag

20,87 3,40

568,95 100,00 15,00

Subsidie SSC

741,43


1425,38

24,27 Overig - Periodieke kosten Rabobank 1-10 t/m 31-12 - Per. kosten Rabobank 1-11 t/m 31-3 (aanbet.) - Boete I.v.m. promotie ESSF-evenementen - Totale bedrag marathon-actie - Terugstorting borg Marathon (5x10,- + 1x50,-) - Bijdrage Kamer van Koophandel 2005

66,12 7,50 60,00 568,95 100,00 24,18 826,75

Totaal Kosten:

35


AFREKENING PR-VV-OV-WS (14-2-'05 t/m 7-4-'05) Kosten Public Relations - Catering RvA-vergadering (vieze koeken) - Behangplaksel

Baten

2,70 9,90

Ontvangst borg Marathon

10,00

12,60 Vervoerskosten - Treinkaartje Bart i.v.m. open dag Fontys

8,80 8,80 Subsidie SSC

Overig - Periodieke kosten Rabobank 1-1 t/m 31-3 - Per. kosten Rabobank 1-4 t/m 30-6 (aanbet.) - Postzegels voor inschrijvingsbrief GNSK - Terugstorting borg Marathon

88,44

45,80 7,50 2,96 10,00 66,26

Wintersport - Lunch potentiële wintersport(hoofd)commissie

10,78 10,78

Totaal Kosten:

98,44 Totaal Baten:

98,44

AFREKENING PR-VV-OV (8-4-'05 t/m 11-5-'05) Kosten Public Relations - Kosten voor advertenties AG&DA '05-'06

Baten

83,30

Boete De Club VWO-voorl.dag

15,00

83,30 Vervoerskosten 0,00 Subsidie SSC Overig - Aanschaf postzegels - Storting op kaderdagenrekening i.v.m. opheffing - Kennismakingsdiner met kand. ESSF '05'06 - Meetrainen Weth - Meetrainen Boreas

204,50

7,80 7,50 43,40 42,50 35,00 136,20

Totaal Kosten:

36


219,50


AFREKENING PR-VV-OV (12-5-'05 t/m 8-8-'05) Kosten Public Relations - Fles champagne voor nieuwe Boreasbestuur - 40 Tafelstaanders voor A6-flyers ESSF & EUC

Baten

6,50

Boete Tantalus VWO-voorl.dag

15,00

119,00 125,50

Vervoerskosten 0,00 Subsidie SSC Overig - Bijmaken sleutels kelderkast - Periodieke kosten Rabobank 1- t/m 30-6 - Per. kosten Rabobank 1-7 t/m 30-9 (aanbet.)

146,83

6,00 22,83 7,50 36,33

Totaal Kosten:


161,83

37


Goedkeuring Kas Controle Commissie

Beste, De Kascontrole Commisse (KCC) heeft als taak de controle van de boekhouding, afrekeningen en de algemene financiële situatie van de ESSF. Er is eind vorig jaar een enigszins nieuwe weg ingeslagen om voor een duidelijk en transparant financiëel beheer te zorgen. Op deze gedachte is dit jaar verder gebouwd met als gevolg dat er een goede basis voor een duidelijk boekhoudkundig systeem is gelegd, verder door te voeren door toekomstige ESSF-besturen. Afgelopen jaar hebben wij als KCC zowel voor de halfjaarlijkse ALV als voor de wisselingsALV de totale boekhouding en financiën doorgenomen. Zowel boekhouding als de jaarafrekening zijn in beide gevallen goed gekeurd door de KCC. Met vriendelijke en sportieve groet,

Anthal Smits, Penningmeester ESSF 2003/2004, KCC 2004/2005. .

38

Sonja van Grimbergen Penningmeester ESSF 2002/2003, KCC 2004/2005.


Tot slot: Ik heb de eer om het slotwoord te schrijven. Hierin ga ik natuurlijk iedereen bedanken met wie we dit jaar te maken hebben gehad. Maar eerst wil ik even terugkijken op het jaar. We begonnen als vreemden en hadden geen idee waar we moesten beginnen. We waren ingewerkt door het oude bestuur, maar alles was nog wat onwennig. Na een tijdje kregen we meer vat op de zaak en ook steeds meer te doen. We hebben geleerd hoe we zaken moeten aanpakken. Hoe we mensen moeten benaderen en hoe we moeten samenwerken. Al met al een heel leerzaam en leuk jaar waarin we, naar mijn idee, echt iets hebben kunnen betekenen voor de Eindhovense studentensport. Dan begint nu het bedank gedeelte. Als eerste wil ik de besturen van de verschillende sportverenigingen bedanken. Ze hebben ervoor gezorgd dat het een heel gezellig en leerzaam jaar is geweest voor ons. Verder natuurlijk alle medewerkers van het sportcentrum. Jacques die ons altijd advies heeft gegeven en heeft gestimuleerd in onze plannen. Toon aan wie je alles kunt vragen, maar die ook gezellig komt vertellen over de carnaval, Wim Koch en Peter die ook altijd voor ons klaarstonden en natuurlijk alle portiers, kantine mensen, schoonmakers, Bob, Filo, Stefan en alle anderen met wie we gezellig konden kletsen. Het meeste wil ik natuurlijk mijn eigen bestuursgenootjes bedanken. Ik denk dat we het heel goed gedaan hebben als bij elkaar geraapt stelletje en dat we trots mogen zijn op wat we hebben neergezet. Dus Joost, Brouwer, Robbie en Kaatje. Bedankt voor de leuke tijd! Anneke

39

ESSF O.L.Vrouwestraat AW Eindhoven

Recommend Documents