MAGAZINE
ESSENT KIEST VOOR CONSOLIDATIE
MINDER GEBO ,.WEN, De strategische keuze uan energiebedrijf Essent voor enkele regiokantoren en drie bouenregionale kantoren heeft directe consequenties uoor de facilimire dienstuerlening. Arri~n Termaat, Workspacemanager Vastgoed, uertelt hoe Essent tot deze keuze is gekomen en op welke wijze de facilitaire dienstuerlening is aangepast.
’In 2002 is een nieu~; centraal faeilitair bedriif ontstaan waarin de voormalige thciIitaire en vastgoed a|delingen ziin samengevoegd. Naar aanleiding van een onderzoek ~aar de bezetting val~ de gebouwcn en bet aantal werkplekken per werknemer, heefi her centrale facili tairc bedrijf een nieuwe strategic bedacht voor het w~stgoed van Essent. Tot voorkort hadden we meet werkplekken dan medewerkers, omdat een deel van de medewerkers op verschillende locaties werkt en op elke locatie een werkplek voor hen is ingericht. Daarnaast kenden wij een vrij hoge ra0o voor her aantal vierkante meters per werkplek. Gemiddeld kwamen wij uit op 22,3 mz per werkplek. Gecombineerd nlet her felt dat we meerdere werkp[ekken per werknemer hebben, komen we Hit op 25,5 m2 per fte. De gemiddelde norm in Nederland is 20m2 per fte. Reden genoeg omte kijken op welke wijze besparingen mogelijk zijn,’ zet Termaat uiteen.
MEER VOORZIENINGEN Hoe zqn jullie vervolgens te werk gegaan? ’We hebben nieuw beleid geschreven. Daarin is aangegeven dat het aantal vestigingen en daarmee her aantal vierkante meters kan worden teruggedrongen door regiokantoren in te richten. Deze regiokantoren worden uitgerust met alle benodigde voorzieningen. Ook medewerkers van andere locaties kunnen hier werken door gebruik te maken van flexplekken, projectruilnten of vergaderruimten. Vergaderruimten werden eerder door her hele land in hotels en conferentiecentra gehuurd. Daar besparen we dus meteen ook op. Onze aanname is Oat een reductie van tenminste 20% in vierkante meters mogelijk is.Vervolgens zijn we bij andere bedrijven gaan kijken waar ze een mnovatief kantoorconcept hebben gdfntroduceerd. Bij innovatieve kantoorconcepten wordt vaak uitgegaan van 0,7 tot 0,8 werkplekken per medewerker. Ons startsituatie was 1,1 werkplek per medewerker. Omdat we een niet te grote stap wil-
uitgangspunt 0,9 werkplekken per mede17 m2 per werkplek, realisercn we een reductie van 20 % verhuurbaar vloer-
oppe~,lak (wo). Op een vastgoedportefeuille van circa 170.000 m2 wo praat je dan over circa 35.000 mL Voor ons betekent dit een ruime besparing per jaar. Met deze plannen zijn we in 2002 naar de Raad van Bestuur gegaan.’ Hoe reageerde de Raad van Bes~tur op het plan ? ’Heel enthousiast. Essent is uiteindelijk omstaan na fusies van allerlei gemeentelijke en provinciale energiebedrijven. Hierdoor bestaat de vastgoedportefeuille
uit een scala aan gebouwen; van tlieuwbouw tot gebouwen aan her einde van hun levensduur. Dit plan vormt een opschoonactie van de vastgoedportefeuille. De Raad van Bestuur stelde daarom als voorwaarde dater een solide huisvestingsplan werd ontwikkeld, dat inzicht gaf in de benodigde regionale en locale aanwezigheid van Essent, dat gemaakte historische afspraken eerbiedigde. Verder eiste de RvB dat de regionale kantoren goed bereikbaar zijn, liegt bij een station, provinciale wegen ofaan snelin Zwolle, Amhem en Den Bosch is de nabijheid van een station zelfs een harde voorwaarde. AIs je in de vastgoedportelbuille gaat veranderen, ga je niet alleen schuiven met gebouwen maar ook met mensen. Dan krijg ie te maken met politieke afspraken, werkgaranties, mobiliteitsbeleid en tijdelijke verstoring van de productie. 11
Per regio stellen wij diverse herhuisvestingsscenario’s op, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met her minimaliseren van de reistijd per medewerker, zowel woonwerk als zakelijk verkeer. Dit heeft een directe invloed gehad op de keuze voor een locatie. Daarnaast is gesteld dat zoveel ~nogelijk gebouwen bij snelwegen gelegen moeten zijn, zodat er een goede verbinding tussen deze Iocaties ontstaat. De kleinere kantoorlocaties worden nu afgestoten of herontwikkeld. In plaats daarvan komen er centraal in de regio gelegen kantoren die voldoen aan alle eisen van deze tijd.’
Dit hospitality concept is afgestemd op ons eigen huisvestingsconcept, genaamd FIT Inn. FIT staat voor Facilities Innovatief & Transparant. De Inn in deze ilaam vet wijst naar her Engelse woord herberg/ gastvrijheid. Wij willen een werkhotel bieden voor de gebruikersorganisatie,
F~Ct[IVAJR
zodat ze zelf kunnen doseren in volume Wat zijn de con~equenties hiervan voor en werkwijze. In dit huisvestingsconcept de facilitaire dienstverlening? women diverse werkplekken aangeboden, ’[let facilitair beleid is g~fnitieerd van- zoals projectwerkplekken, flexplekken uit de vastgoedstrategie. Deze strategie en concentratiewerkplekken. Per locatie wordt doorvertaald naar de facilitaire kunnen de aangeboden werkplekken dienstverlening. ,Ms we gaan verhuizen, vari~ren. Deze worden in overleg mgericht en dit wordt periodiek ge~valueerd.’ willen we een stap maken in kwaliteit van de werkomgeving. De kwaliteit van de klimaatbeheersing, geluidsnormering en Stelt de implementatie van het FIT-Inn concept eisen aan het gebouw? vedichting wfllen we allemaal standaardiseren, maar de services zullen we op Termaat knikt: ’]a, we hebben een programma van eisen gemaakt waarin we drie niveau’s aanbiedem een, twee en precies hebben omschreven weike drie sterren. De hoofdlocaties in Zwolle, Amhem onderdelen flexibel moeten ziin. Hoe en Den Bosch zijn drie sterren locaties. moet de infrastructuur van de luchtbehandeling bijvoorbeeld worden aanDe regiokantoren zijn twee sterren locaties en de productiekantoren zijn een gelegd? Er zijn per stramien voorschrifster Iocaties. ten ten aanzien van de verlichting en de Om een prettige, flexibele werkomgeICT-infrastructuur. Doordat we werken ring te realiseren, hebben we ervoor met systeemwanden moet bij her plaatsen van her plafond rekening worden gekozen her traditioneel facilitair concept in te ruilen voor een hospitality concept. gehouden met de aansluitingen hiervan.
Op elke 9 m~ willen we 3 datapotten. Deze zijll ook geschikt voor de telefonie. We hebben veel strengere voorschriften geformuleerd voor de ventilatie en de temperatuurregeling binnen her gebouw, maar ook ten aanzien van de Iogistiek. Hoe kom je een gebouw bin hen? Waar richt je dan
[email protected] en projectplekken in? I loe zijn vergaderruimten goed bereikbaar en waar kun hen vaste werkplekken her best worden ingericht? Bij de inrichting van een gebouw zijn dit belangrijke aspecten.’ Hoe bepaal je per Iocatie hoeveel vergaderndmten, flexplekken, vaxte werkplekken en faciliteiten je nodig hebt? ’Daarvoor hebben we een methodiek ontwikke[d, die uit een aantal stappen bestaat. De eerste stap is een uitgebreide inventarisatie van de beoogde populatie. Tijdens de tweede stap kijken we naar de activiteiten. We hebben informatie over her aantal vergaderingen en dergelijke en we kunnen vrij goed schatten war de impact van her concept is. Binnen bet FIT Inn concept zijn overlegruimten op de kantoorvloer voorzien. Daarom kunnen we terug in de hoeveelheid vergaderruimten. We hebben een systeem ontwikkeld waarmee we de relatie tussen activiteit en aanwezigheid kunnen bepa]ell eH verwerkeH tot een zogenaamde footprint. Hiermee stellen we de tbeoretisch, optimale functionele omgeving vast. In de derde stap stemmen we ons voorstel af met de gebruikers. Hierdoor
voor definitief wordt vastgesteld hoe de Na de implenlentatie van her FIT Inn-
neer extra mensen lijdelijk worden ingezet, huren we w~lledig gemeubileerde ruimte. Dil is eel1 be\vuste keuze. I)e impact vail [let FIT lll[1-COllcept is dusdanig groot, dat we alle aandacht nodig
zijn we reel de gebruikersorganisatie om de schets die wij hebben gemaakt wel
hen dat de bezeuingsgraad slechts 50% gebmikers ofdit hevalt. Na drie maan-
graad van 70% leidt.Ii}dens de definifie
evaluatie. Werkt war we hebben bedacht
een vergelijking wm deze meting met de nuhneling of we her goed hebben
I)aarna komen we jaarlijks terug. Dan overleggen we nJet alleen ove~ de volumes, maar ook over de footprints. Op aanpassing van de foolprint nodig zijn. Bij de eerste projecten werkten we bij
kersorganisalie een be[angrijke rol a{s klankbord. Ook wmr de invulling van her facilitaire concepL De impact heeft vooral belrekking op de werkwijze. Mensen tl3oeten nu wm Ie w~ren nadenken over de acliviteil die zii gaan doen ell bepalen welke werkplek hiervoor her incest geschikt is. Niemand heefl hog een eigen werkplek. Mensen
pick. I let verschil met een eigen werkplek is dat tollega’s onmiddel[ijk van deze werkplek gebruik mogen maken als de
her pand, heeft de gebruiker hog keuze. Deze hebben belrekking op her aange-
Behalve afstemlning over her facilitair rondom ICI en mobiliteit met de gebrui woordigm s van deze afdelingen tijdig
Kunt u met het nieuwe vastgo~dbeleid en het facilitair concept eem,oudiger de groei en krimp van de organisatie opvangen?
[ingen die zich hadden afgeschernld, zie Hoe worden de facilitaire dienMen i,erleend in her FIT Inn-concept?
is 10% reserveruimte. Dat betekent dat de ’Ore de veranderbereidheid te stimu-
hospitaliW concep~ binnen de boven
her comfort aanzienlijk afneemt. Voor tijdelijke huisvesfing, bijvoorbeekl wan-
FACILI3Y
13
Den Bosch. De reden hiervoor is dat je in een werkhotel op een andere mallier service verleent dan in een traditioneel kamoor. Vooral omdat de gebruikersorganisatie ook andere dienstverlening vraagt. Her kan dan niet zo zijn dot een huismeester afwijzend reageert op een verzoek. Binnen her hospitality concept lnoet de huismeester heel servicegericht acteren. Dit concept biedt meer service, bijvoorbeeld door de aanwezigheid van een bemande servicedesk, naast een telefonisch meldpunt. Bovendien wordt van de facilitaire medewerkers in dit concept een proactieve houding verwacht. Dat kan zich uiten in regelmatige ronden omte controleren of alles in orde is, er voldoende papier in printers en faxen zit en dergelijke. De service moet van een zodanig niveau zijn dat je niet merkt dat je wordt ondersteund door de facilitaire organisatie. Dot wil overigens niet zeggen dat mensen in de watten worden gelegd. De facilitaire dienstverlener zal de gebruikers ook aanspreken op her naleven van de gedragsregels. Dit stelt andere eisen aan her team dot bier wordt ingezet. Niet iedere medewerker beschikt over de competenties die hiervoor nodig zijn. Hoewel dit hoge serviceniveau alleen geldt voor de bovenregionale kantoren, zullen we op de overige Iocaties proberen de medewerkers een soort gelijke dienstverlening te bieden.’ Hoe ervaren managers her nieuwe concept? ’Managers hebben sores moeite met her werken in een open omgeving. Voor hen is de overgang her grootst. Over her algemeen hadden zij alle faciliteiten om zich heen gebouwd, vaak in 66n ruimte en dat verliezen ze nu. Her vraagt ook om een andere aansturing van medewerkers. Daarom hebben we een managementintroductie gegeven, waarin zij leren omgaan met de weerstand die medewerkers kunnen hebben, maar ook welke gedragsregels we zullen hanteren en wat hun rol daarbij is. Als zii niet her goede voorbeeldgedrag laten zien, kun je dat gedrag evenmin van medewerkers verwachten. Daarbij ondersteunen wij hen zo reel mogelijk, door zaken uit te leggen, presentaties ter beschikking te stellen en dergelijke.’ En medewerkers? ’Om prettige werkplekken in een mooie omgeving te bieden, hebben we een upgrade van her meubilair toegepast
en dat helpt aanzienlijk. De medewerkers zijn mede daardoor over het algemeen positiever. Zij vertonen in bet begin wel meer weerstand, maar ervaren al snel dot er niet veel verandert. Zij gaan er vaak zelfs op vooruit.
v ~ );-’ MANAGERS !’~, OVERGANG HET GROOTST De meeste weerstand is overigens het gevolg van extra reistijd en de daarmee gepaard gaande veranderingen in de priv6-situatie. Dat is veel ingrijpender. Daarom wordt de afdeling HRM heel vroeg in her proces ingeschakeld en weten mensen al in een vroegtijdig stadium wat zij aan onkostenvergoeding en dergelijke onrvangen. Een neveneffect van her FIT Inn-concept is dat ambulante medewerkers meet thuis gaan werken. Daarmee kunnen ze een betere balans vinden tussen zorgtaken en professionele taken. Dat is een goede ontwikkeling, want voor een optimale output, heb ie tevreden mensen nodig. Ms thuiswerken daaxaan bijdraagt is dat zeker bespreekbaar, lk voorzie daarom dat in de toekomst meet mensen dee]s thuis zullen gaan werken.’ Welk effect heefl deze strategie op de ondersteunende afdelingen? ’Eerder hadden alle ondersteunende afdelingen ieder hun eigen strategie. We zijn bezig een programma te definii~ren met als thema ’werkomgeving van de toekomst’. Hierbij willen wij alle stafafdelingen van bet hoofdkantoor bundelen in een gezamenlijke visie. De afdelingen Facilities, ICT, HRM en Communicatie zullen hiervan de belangrijke spelers zijn. Her FIT Inn concept gaf aanleiding om integraal naar de ondersteunende diensten te gaan ldjken. Komend voorjaar zal de facilitaire organisatie doorkantelen naar een regJeorganisatie. Er ontstaat dan een driehoek tussen strategie, regie en operaties. De strategie komt vooral voor rekening van de afdeling vastgoed in de vorm van real estate management. Deze ontwikkelt de strategie voor bet facilitair bedriif en is daardoor bepalend voor facility management, omdat bier de link ligt tussen gebouw, gebouwinrichting en kantoorconcept. Ten aanzien van de regie zal de focus meet liggen op de tactische activfiteiten rondom facility management. Zij vertaalt de strategie naar beleid en stelt
FACILI~
de kaders voor de operatie. De operationele taken zullen opnieuw worden bezien. Ik verwacht dot deze reorganisatie een opmaat vorrtlt voor een verdere burldeling van facilitaire zaken en vastgoedactiviteiten op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Facilitaire dienstverlening heeft weliswaar een strategische impact, maar weinig strategische activiteiten. De afdeling facilitaire zaken zal zich bezig gaan houden activiteiten vanaf de oplevering van her casco gebouw en tioneel niveau blijven opereren,’ voorziet Termaat.
