ESF aanvragen voor Jeugd-project? Deze brochure helpt u op weg!

ESF aanvragen voor Jeugd-project? Deze brochure helpt u op weg!

Voorwoord Het kabinet wil voorkomen dat jongeren langdurig aan de kant staan zoals in de jaren tachtig is gebeurd. Eén van de maatregelen die het kabinet heeft genomen is het beschikbaar stellen van subsidie uit het Europees Sociaal Fonds (ESF). Op 1 september 2009 is daarom de nieuwe ESF Actie Jeugd (Actie J) in de ESF-subsidieregeling opgenomen. Het beschikbare geld kan door dertig coördinerende gemeenten worden aangevraagd voor projecten die passen in de regioconvenanten jeugdwerkloosheid. In deze brochure kunt u lezen hoe u subsidie kunt aanvragen voor de Actie J. Ook vindt u aanwijzingen hoe u de verantwoordingslasten tot een minimum kunt beperken. Zo weet u van te voren wat er van u verwacht wordt. Het Agentschap SZW wil er alles aan doen u zo veel mogelijk te ondersteunen bij uw aanvraag. Heeft u na afloop van het lezen van deze informatie nog vragen, aarzel dan niet contact op te nemen met de consultants van het Agentschap. De contactgegevens vindt u achterin deze brochure.

Paula Loekemeijer Directeur Agentschap SZW

PS: deze brochure is ook gepubliceerd op de website van het Agentschap SZW (www.agentschapszw.nl, onderdeel ESF 2007-2013.). Voor actuele informatie verwijs ik u graag naar deze website.

1. Inleiding Deze brochure geeft op hoofdlijnen aan hoe de dertig coördinerende gemeenten een subsidieaanvraag kunnen indienen voor de nieuwe ESF Actie J1 . Achterin deze brochure is de lijst opgenomen van de gemeenten die een aanvraag kunnen indienen. Ook het maximale subsidiebedrag dat kan worden aangevraagd vindt u in die tabel. Op de volgende bladzijden vindt u antwoord op vragen als hoe dien ik een aanvraag in? Ook wordt een inkijk gegeven in de mogelijkheden om de administratieve kant van het ESF-project zo eenvoudig mogelijk te houden.

TIP: Een meer uitgebreide handleiding voor het voeren van een projectadministratie vindt u op www.agentschapszw.nl. Deze Handleiding projectadministratie ESF 2007 - 2013 beschrijft ook hoe u het beste de administratie op kunt zetten. Als u de aanwijzingen uit de Handleiding volgt, mag u ervan uitgaan dat u aan alle eisen voldoet. Wanneer u twijfelt of iets op een andere manier wilt doen, neemt u dan contact op met één van de consultants van het Agentschap SZW. Zij kunnen u uitsluitsel geven over of uw aanpak ook aan de eisen voldoet.

 Actie J1 is opengesteld voor dertig coördinerende gemeenten. Actie J2 stelt subsidie beschikbaar aan de Opleidings- &Ontwikkelingsfondsen. Zie voor meer informatie over de Actie J2 de website www.agentschapszw.nl. ESF voor Jeugd-project | 

2. Waarvoor kunt u subsidie aanvragen? De nieuwe ESF Actie Jeugd heeft tot doel het voorkomen van jeugdwerkloosheid en het vergroten van de mogelijkheden tot scholing, opleiding en arbeidsinpassing van jongeren. Het belangrijkste voor alle activiteiten in uw project is dat ze aansluiten bij uw regionale actieplan Jeugdwerkloosheid. Alleen wanneer die aansluiting bestaat, komen de activiteiten in aanmerking voor subsidie. TIP: De ervaring leert dat de administratieve lasten van het ESF-project lager zijn wanneer alleen duidelijk afgebakende, goed te controleren kosten worden meegenomen in het project. Het Agentschap SZW adviseert dan ook, wanneer een bepaalde kostenpost lastig te verant­ woorden is, af te zien van het opnemen ervan in de aanvraag.

 | ESF voor Jeugd-project

3. Wie kan subsidie aanvragen en hoeveel subsidie is er beschikbaar? Voor projecten die in de doelstelling van Actie J passen is voor het jaar 2009 in totaal € 25.000.000 beschikbaar gesteld. Dit bedrag is verdeeld over de dertig gemeenten die subsidie aan kunnen vragen onder Actie J. Op de laatste pagina van deze brochure vindt u het maximale subsidiebedrag per gemeente. Let op: onder ESF wordt 40% van de projectkosten gesubsidieerd. Dit betekent dat u zelf de financiering van de overige 60% van de kosten zult moeten regelen (hiervoor kunt u ook de rijksmiddelen inzetten die u voor het regionale actieplan heeft gekregen). Het bedrag dat in de tabel op de laatste pagina van deze brochure is vermeld, is dus maximaal 40% van de totale projectkosten.

ESF voor Jeugd-project | 

4. Hoe vraagt u subsidie aan? 4.1 Eerst registreren Het indienen van de subsidieaanvraag gebeurt digitaal. Maar voordat u een aanvraag kunt indienen, moet u zich eerst registreren als aanvrager bij het Agentschap SZW. Dit kan via de website www.mijnagentschapszw.nl (klikken op ‘registreren’). Het Agentschap SZW controleert de ingevoerde gegevens. Als alles in orde is, ontvangt u een brief met een inlognaam en een wachtwoord. Hiermee krijgt u toegang tot het systeem waarmee de subsidieaanvraag moet worden ingediend. Heeft u al een inlognaam en wachtwoord van het Agentschap SZW ontvangen? U kunt de nieuwe subsidieaanvraag voor Actie J indienen met uw bestaande inlognaam en wachtwoord.

4.2 Wanneer moet de aanvraag binnen zijn? Als u een beroep wilt doen op subsidie dan zult u uw aanvraag in moeten dienen tussen 1 oktober 2009 en 31 december 2009. In 2010 zal nogmaals ESF beschikbaar worden gesteld. Wanneer bekend is wat het nieuwe aanvraagtijdvak is, wordt dit bekend gemaakt op de website www.agentschapszw.nl.

4.3 Hoe kunt u uw aanvraag indienen? Het e-formulier Het indienen van de aanvraag gaat via een zogenoemd e-formulier. Dit formulier vindt u op de website www.mijnagentschapszw.nl. In het e-formulier beantwoordt u een aantal vragen over uw project. U wordt gevraagd beschrijvingen te geven van het doel van het project, de doelgroep, de activiteiten en de bijhorende kosten. Als alle vragen zijn beantwoord en de bijlagen zijn ingevuld kunt u de aanvraag digitaal versturen. Uw inlognaam gebruikt u als elektronische handtekening. TIP: Op de website www.agentschapszw.nl vindt u een uitgebreide handleiding voor het invullen van het e-formulier. Klik onder het kopje “Regelingen” de tab ESF 2007-2013. Klik vervolgens in het scherm op de link ‘aanvragen subsidie ESF 2007-2013’. Hier vindt u de handleiding die u stap voor stap door het e-formulier leidt.

 | ESF voor Jeugd-project

4.4 Belangrijke bijlagen in het e-formulier De ervaring leert dat een aantal bijlagen van het e-formulier soms lastig is. Hieronder lichten we deze bijlagen kort toe.

4.4.1 Wat moet er in de bijlage ‘activiteiten en begroting’ worden ingevuld?

In deze bijlage van het e-formulier geeft u een toelichting op de activiteiten die u binnen het project gaat uitvoeren. U geeft aan wat de verwachte kosten van de activiteiten zijn. Om u op weg te helpen, treft u in het e-formulier een spreadsheet aan waarop u deze gegevens kunt invullen. Binnen ESF wordt onderscheid gemaakt tussen directe kosten per activiteit, exploitatiekosten, indirecte kosten, eventuele inkomsten en de kosten na afloop. Hoe werkt dit in de praktijk? Tabblad 1: In het eerste tabblad geeft u bij ‘omschrijving’ de nadere onderbouwing van de betreffende activiteit. Dit betekent dat u kort de inhoud van de activiteit aangeeft en het beoogde aantal beoogde deelnemers opgeeft. Tabblad 2: Het tweede tabblad gaat over de kosten van de directe activiteiten in het project. Voorbeelden zijn re-integratie- en scholingsactiviteiten. Als u de directe activiteit extern inkoopt, vult u in de kolom ‘prijs’ de kosten van de activiteit per deelnemer in. Deze prijs wordt automatisch vermenigvuldigd met het aantal deelnemers dat u in het eerste tabblad ingevuld hebt. Als de activiteit intern wordt verzorgd, vult u in de kolom ‘uren’ het aantal uren in dat met de activiteit is gemoeid. Een voorbeeld: als er een interne opleiding wordt verzorgd, vult u het aantal lesuren en eventuele voorbereidingsuren van degene die de opleiding gaat geven in. In de kolom ‘tarief’ vult u het uurtarief van de interne instructeur in. Wilt u weten hoe u het uurtarief berekent? Raadpleeg de Handleiding projectadministratie op de website van het Agentschap. Tabblad 3: In het derde tabblad kunt u exploitatiekosten opvoeren. Voorbeelden van exploitatiekosten zijn: de aanschaf van boeken voor een cursus en de huur van een (praktijk)ruimte. In het derde tabblad wordt u gevraagd onderscheid te maken tussen exploitatiekosten die ESF voor Jeugd-project | 

betrekking hebben op de indirecte activiteiten en de exploitatiekosten die betrekking hebben op de directe activiteiten. Dit onderscheid is van belang om de verhouding tussen de directe kosten en de indirecte kosten te kunnen bepalen. De indirecte kosten van het project mogen namelijk maar 20% van de totale projectkosten zijn. De kolom ‘hoeveelheid’ hoeft u niet in te vullen wanneer kosten geen betrekking hebben op een bepaalde hoeveelheid. In het veld ‘toelichting’ kunt u een tekstuele toelichting geven op de exploitatiekosten. Wanneer u gebruik maakt van externe uitvoerders, dient u in deze kolom de gegevens van deze uitvoerders te vermelden. Tabblad 4: In het vierde tabblad kunt u de kosten van indirecte projectactiviteiten opnemen. Voorbeelden van indirecte activiteiten zijn de kosten die u maakt omdat een medewerker het project coördineert. Of de kosten die heeft vanwege de administratie van het project. Als u kosten van indirecte activiteiten wilt opnemen in uw aanvraag, geeft u in tabblad 4 een onderbouwing van deze kosten. Ook kunt u in dit tabblad de kosten van activiteiten na afloop van het project opnemen. Kosten na afloop van het project zijn over het algemeen alleen de kosten die u maakt voor het opstellen van de einddeclaratie. Tot slot biedt tabblad 4 u de mogelijkheid kosten op te voeren voor ‘overige indirecte activiteiten’. Let op: in de praktijk blijkt dat deze post niet gemakkelijk te onderbouwen is. Het Agentschap SZW adviseert dan ook terughoudend te zijn met het opvoeren van dit type kosten. Tabblad 5: Als uw project waarschijnlijk inkomsten gaat opleveren, dan dient u deze in tabblad 5 op te geven. U doet dit door aan te geven welke activiteiten de inkomsten gaan genereren. Per activiteit geeft u een inschatting van de te verwachten inkomsten. Let op: inkomsten zijn in de praktijk moeilijk te administreren. Om veel administratie – en rekenwerk te voorkomen adviseert het Agentschap SZW activiteiten die inkomsten gaan opleveren niet op te nemen in uw project. Tabblad 6: In het tabblad ‘samenvatting begroting’ hoeft u niets in te vullen. Dit tabblad maakt op basis van de door u ingevulde gegevens een overzicht van de totale projectkosten. Daarnaast vat het een aantal kerngegevens samen.

 | ESF voor Jeugd-project

4.4.2 W  at moet er in de bijlage ‘Administratieve Organisatie & Interne Beheersing (AO/IB)’ worden ingevuld?

De subsidieregeling verplicht u een inzichtelijke en controleerbare projectadministratie bij te houden. In de bijlage AO/IB wordt u daarom gevraagd te beschrijven wie waarvoor verantwoordelijk is en wie wat moet doen in het administratieve proces. Zo zorgt u dat u de kosten van uw project achteraf goed kunt verantwoorden. Het Agentschap gebruikt de door u gegeven beschrijving om te beoordelen of de projectadministratie aan de ESFeisen zal voldoen. Een goede beschrijving van de AO/IB gaat in op de volgende aspecten: • Een beschrijving van de projectorganisatie, de doelstelling en de daarop gebaseerde taakverdeling; • De organisatorische plaats, waarbij het vooral gaat om de afdelingen en personen die bij bepaalde handelingen betrokken zijn; • De interne controlemaatregelen, waarbij onder andere moet worden gedacht aan functiescheiding; • De bevoegdheden en verantwoordelijkheden (wie doet wat?); • Verantwoordelijkheden voor de inhoudelijke juistheid van gegevens; • De informatievoorziening en de rol van documenten (in ruime zin) daarbij; • Werkproces (de volgorde van taken, activiteiten en operaties); • Technische hulpmiddelen; • Geografische plaats (waar spelen handelingen zich af?); • Het tijdselement (wanneer moeten handelingen uitgevoerd worden?); • Frequentie (hoe vaak moet iets gebeuren?). Voor meer informatie over de AO/IB verwijzen we u naar de Handleiding projectadministratie ESF 2007 – 2013 die u op de website van het Agentschap SZW kunt vinden.

TIP: Zorg dat u tijdig de AO/IB binnen u organisatie doorspreekt. Hoe loopt de facturen stroom, waar moeten de urenbriefjes worden gearchiveerd en hoe leveren de samenwerkende partners hun administratie aan? De AO/IB moet antwoord geven op dit soort vragen.

ESF voor Jeugd-project | 

4.4.3 Wat moet er in de bijlage ‘externe uitvoerders’ worden ingevuld?

In deze bijlage bij het aanvraagformulier vult u de gegevens in van de partijen die u gaat inschakelen bij de uitvoering van uw project. Als u, vanwege een nog lopende aanbesteding of offerteprocedure, nog niet (al) deze gegevens kunt invoeren, dan is dat geen probleem. Deze informatie vertrekt u dan in de einddeclaratie die u opstelt als u het project heeft afgerond.

4.4.4 Het afronden van de subsidieaanvraag

Als u alle velden hebt ingevuld komt u bij de laatste pagina van de aanvraag. Automatisch wordt een samenvatting van uw aanvraag gegenereerd. Let u erop dat het weergegeven totaal gevraagde subsidiebedrag overeen komt met het door u gevraagde bedrag. Als dit niet klopt dient u terug te gaan in de aanvraag en de ingevoerde bedragen te controleren. Tot slot wordt u gevraagd in te stemmen met een aantal verklaringen over uw project. Nadat u heeft ingestemd kunt u de subsidieaanvraag digitaal verzenden naar het Agentschap SZW.

 | ESF voor Jeugd-project

5. Hoe verantwoordt u de subsidie? Wanneer u ESF-subsidie ontvangt, is het zaak goed stil te staan bij de administratieve vereisten. ESF heeft de naam voor grote administratieve lasten te zorgen. De praktijk wijst uit dat de tijd die gestoken wordt in het op tijd onder de knie krijgen van de regels en het vroegtijdig inrichten van de projectadministratie, zich later dubbel en dwars terugbetaalt. Vaak zijn de moeilijk te verantwoorden kosten een belangrijke oorzaak zijn de administratieve lasten. U kunt dus deze lasten zelf beperken door een gerichte keuze te maken in de activiteiten en kosten die u wel en niet opneemt in een ESF-project. In deze brochure vindt u een aantal handreikingen om u hierbij te helpen. TIP: Staatssecretaris Klijnsma heeft in september 2009 € 60 miljoen beschikbaar gesteld aan de coördinerende gemeenten voor de regionale afspraken in het kader van de bestrijding van jeugdwerkloosheid. Een deel van het geld is bedoeld om uw Actie J project administratief goed te laten ondersteunen. U kunt het budget dus aanwenden om de co-financiering van een projectadministrateur te betalen. De praktijk wijst uit dat het inzetten van een (parttime) medewerker die de projectadministratie verzorgt, leidt tot minder fouten en dus minder kortingen op de subsidie. Een aantal activiteiten zal waarschijnlijk veel voorkomen in Actie J projecten. Deze hebben we onderstaand op een rij gezet in de vorm van een aantal voorbeelden. Deze voorbeelden laten zien hoe de activiteiten en de bijhorende kosten zo gemakkelijk mogelijk kunnen worden geadministreerd.

Voorbeeld 1 Hoe verantwoord ik het bemiddelen of begeleiden van jongeren naar een BBL-opleiding, stage, traineebaan, leer-werktraject of school? De kosten van deze activiteiten zullen hoofdzakelijk bestaan uit de (loon)kosten van de personen die de begeleiding of bemiddeling verzorgen. Voorbeelden zijn: - klantmanagers die werken bij een jongerenloket; - klantmanagers van een Sociale Dienst die jongeren als aparte groep bedienen; - casemanagers van het UWV die jongeren in de Wajong bedienen; - jongerenwerkers van een gemeente etc. ESF voor Jeugd-project | 

Wanneer u alleen gebruik maakt van uw eigen personeel dient u in beginsel een uren­ registratie op te zetten waarin het personeel bijhoudt hoeveel uren in het kader van het ESF project zijn gewerkt. Als u deze administratieve last tot een minimum wilt beperken kunt u ervoor kiezen een of meerdere personeelsleden geheel vrij te stellen voor deze activiteiten. Wel dient u dit dan vast te leggen in een addendum bij het arbeidscontract met de werknemer. Uit dit addendum moet blijken voor welke ESF-werkzaamheden de werknemer wordt ingezet. Ook moet vastliggen gedurende welke periode hij voor het ESF project werkzaam is. De loonkosten voor die periode kunnen dan worden meegenomen in het project, zonder dat er wekelijkse urenstaten moeten worden bijgehouden. Wanneer de medewerker niet voor een vast deel kan worden vrijgesteld, moet de medewerker zijn uren wel specifiek bijhouden. In dat geval wordt voor de verantwoording van de loonkosten uitgegaan van het werkelijke uurtarief van de medewerker (p) maal het aantal uren dat aan de ESF-activiteiten is besteed (q). Het aantal gerealiseerde uren in het ESF-project dient u te verantwoorden met een urenregistratie, ondertekend en gedateerd door de medewerker (binnen een week) en geautoriseerd door de direct leidinggevende (binnen een maand).

Voorbeeld 2 Hoe verantwoord ik het inzetten van een jobcoach voor de begeleiding van stages? Wanneer u een ‘jobcoach’ wilt inzetten, kunt u de administratieve lasten zo klein mogelijk houden door gebruik te maken van intern personeel. Er kan een jobcoach van de gemeente worden ingezet om zorg te dragen voor de begeleiding van de jongere op de stageplaats. Deze begeleiding kan bestaan uit het afleggen van bezoeken en het voeren van begeleidingsgesprekken. De uren (loonkosten) besteed aan begeleiding van ESF-deelnemers (jongeren in dit geval) zijn subsidiabel. De regels zoals beschreven bij voorbeeld 1 zijn van toepassing. Let op de kosten gemaakt door samenwerkende partijen, zoals bijvoorbeeld het UVW, moeten ook worden opgenomen in de projectadministratie van de coördinerende gemeente.

10 | ESF voor Jeugd-project

Voorbeeld 3 Hoe verantwoord ik het inzetten van loonkostensubsidies als instrument om werkgevers te stimuleren om jongeren in dienst te nemen? Loonkostensubsidies van gemeenten worden vastgelegd in een beschikking. In deze beschikking worden de voorwaarden genoemd waaraan de werkgever moet voldoen om de loonkosten subsidie te krijgen. Ook bevat de beschikking de hoogte van de loonkosten subsidie. Een kopie van deze beschikking bewaart u in de ESF-projectadministratie. Daarnaast zal een bewijs van betalingsverplichting aan de werkgever moeten worden opgenomen. Dit kan op dezelfde manier worden vastgelegd in de projectadministratie als een factuur. Het gaat dan om de ‘factuur’ (de beschikking) en de betaling. Met dat laatste wordt bedoeld dat er onvoorwaardelijk betaling binnen de projectperiode heeft plaatsgevonden. Alleen de kosten die betrekking hebben op de projectperiode kunnen worden meegenomen.

Voorbeeld 4 Hoe verantwoord ik het inzetten van extern ingekochte activiteiten zoals scholing en re-integratie trajecten? Dé manier om de administratieve lasten tot een minimum te beperken is het ESF project buiten de reguliere processen van uw organisatie te plaatsen. Als u ervoor zorgt dat facturen en betalingen alleen betrekking hebben op een ESF-project voorkomt u ingewikkelde toerekeningsvraagstukken. Zorg dat de inkoop van activiteiten buiten het reguliere inkoopproces van uw organisatie plaatsvindt. Hiermee wordt direct inzichtelijk wat er wel en niet tot uw ESF-project behoort. Let op: wanneer u een prestatiebeloning afspreekt met een leverancier is dit vaak moeilijk te verantwoorden in de administratie. Houdt u hier rekening mee wanneer u die afspraken maakt. Bewaar in de projectadministratie de betaalbewijzen waarmee u kunt aantonen dat de verantwoorde kosten ook daadwerkelijk zijn betaald. Zorg tot slot dat u op de juiste wijze de marktconformiteit van externe kosten aantoont en leg de documentatie van de eventuele aanbesteding of het aantonen van de marktconformiteit goed vast in de projectadministratie. Voor meer informatie kunt u terecht in de Handleiding projectadministratie ESF 2007 - 2013.

ESF voor Jeugd-project | 11

6. Contactinformatie In deze handreiking staat in hoofdlijnen beschreven hoe u subsidie kunt aanvragen en hoe u deze kunt verantwoorden. Meer informatie over het voeren van een ESF-project­ administratie vindt u in de uitgebreide Handleiding Projectadministratie. Deze en andere informatie over ESF kunt u vinden op de website www.agentschapszw.nl. Ook kunt u tijdens kantoortijden bellen met een van de consultants van het Agentschap SZW : 070 3152180. Uw regionaal accountmanager van het ministerie van SZW kan u ook in contact brengen met de consultants van het Agentschap SZW. Voor meer informatie over ESF 2007-2013 kunt u zich richten tot de afdeling Europese Regelingen, telefoonnummer 070 315 21 80. U kunt ook een email sturen naar [email protected].

12 | ESF voor Jeugd-project

7. Subsidieplafond per coördinerende gemeente De onderstaande tabel is overgenomen uit bijlage 4 bij de Subsidieregeling ESF 2007-2013, gepubliceerd in Staatscourant 2009, nr. 12998, 31 augustus 2009. In de tabel kunt u lezen welke gemeenten een aanvraag voor subsidie kunnen indienen. Ook geeft de tabel aan wat het maximale subsidiebedrag per gemeente is. Coördinerende gemeente Werkplein + regio Subsidieplafond 2009 (euro’s) Emmen Drenthe 640.000 Leeuwarden Friesland 1.060.000 Groningen Groningen 1.230.000 Doetinchem Achterhoek 400.000 Arnhem Gelderland-Midden / Arnhem 750.000 Nijmegen Gelderland-Zuid / Nijmegen 550.000 Zwolle Noord-Overijssel 560.000 Tiel Rivierenland 320.000 Apeldoorn Stedendriehoek 830.000 Enschede Twente 930.000 Venlo Noord- en Midden Limburg 810.000 ’s-Hertogenbosch 's-Hertogenbosch 790.000 Tilburg Tilburg 600.000 Heerlen Zuid-Limburg 1.070.000 Eindhoven Zuid-Oost Brabant 1.030.000 Amsterdam Groot Amsterdam 1.520.000 Alkmaar Noord-Kennemerland (+ West Friesland) 890.000 Zaanstad Zaanstreek / Waterland 470.000 Haarlem Zuid-Kennemerland 490.000 Almere Flevoland 730.000 Hilversum Gooi- en Vechtstreek 380.000 Den Haag Haaglanden 1.510.000 Leiden Holland-Rijnland 690.000 Gouda Midden-Holland 340.000 Utrecht Utrecht-Midden 1.180.000 Amersfoort Utrecht-Oost 460.000 Dordrecht Drechtsteden 690.000 Goes Noord-Midden Zeeland / Zeeuws-Vlaanderen 500.000 Rotterdam Rijnmond 2.700.000 Breda West-Brabant 880.000 25.000.000

ESF voor Jeugd-project | 13

Agentschap SZW Wilhelmina van Pruisenweg 52, 2595 AN, Den Haag Postbus 93249, 2509 AE, Den Haag 75S960 | oktober 2009