VVE#Skydome# Commissie#Vernieuwing# Augustus#2014#
Func/es#en#Taken# Beheer#Model# Ons#voorstel#
Verplichte*samenstelling*VVE* • Algemeen# – Er#is#een#vergadering#van#leden#(ALV)# – Er#is#een#bestuur# – Er#zijn#commissies#
Verplich1ngen*VVE* • Algemeen# – Minimaal#jaarlijks#vergaderen*# – Er#is#een#bestuur#en#een#kascommissie# – Staat#ingeschreven#bij#KVK# – Maakt#ieder#jaar#een#jaarrekening#en#begro/ng# – Moet#een#collec/eve#opstal#hebben# *Quorum#voor#mandaat#
Wat*mag*niet?* • Statuten#in#strijd#zijn#met#dwingend#recht#zijn# niet#toegestaan.# • Uitvoering#in#strijd#met#statuten#is#niet# toegestaan.# • Verplich/ngen#aangaan#door#leden#is#niet# toegestaan#bij#wet.# • VoorziPerschap#VVE#uitbesteden#is#niet# toegestaan.#
Func1es*
Administra/ef#Beheer#
Visievorming#
Financieel#Beheer#
actor* Func1e* input*
Technisch#Beheer#
feedback*
MJOP*&*Jaarplan* Administra/ef#Beheer#
Visievorming#
MJOP#
Financieel#Beheer# Document*
Technisch#Beheer#
Jaarplan#
Func1e* input* beheer*
# Visievorming# Func/es#&#Taken
Visievorming# Bepalen#s/jl#doel# Bepalen#welke#s/jlniveau#wij#willen:# • •
Geen#s/jlbreuk# ???#
Bepalen#kwaliteits#doel#
Bepalen#vorm#besluitvorming# Garanderen#betrokkenheid#bewoners# • Hoe#creëren#wij#meer#betrokkenheid?## • Op#welke#dossiers#is#inspraak#van#leden#te#organiseren?## • Hoe#maak#je#het#leuk#om#te#par/ciperen?## • Binnen#welk#kader#kan#dat?# • Hoe#kunnen#we#bewoners#maximaal#betrekken## #########door#ze#minimaal#belasten?# • Enz.#
Bepalen#welke#kwaliteitsniveau#wij#willen:# Bouwtechniek:# • Technisch#in#stand#houden#van#het#gebouw.## Gebruikscomfort:# • Func/onele#gebruikswaarde#als#een#aanvulling#op#bouwtechniek.## • Problemen#oplossen#maar#ook#aanvullende#maatregelen#om## #########herhaling#te#vermijden.# Waardeontwikkeling:# • Al/jd#voldoen#aan#de#eisen#aan#nieuwe#woningen#
Bepalen#beheermodel# Wat#doen#we#zelf#en#wat#besteden#we#uit?# • Flexibiliteit#en#con/nuiteit# • Availability#of#interne#deskundigheid# • Ontzorgen# • Enz.#
# Visievorming#–#2# Func/es#&#Taken
Visievorming# Bepalen#style#doel# Bepalen#kwaliteits#doel#
Bepalen#vorm#besluitvorming# Bepalen#beheermodel#
Voer*deze*taken*uit*voor:* • Voortdurend#evalua/e#en#update#van#visie#
# Administra/ef#Beheer# Func/es#&#Taken
Administra/ef#Beheer# Administra/e#van#ledenbestand#
Externe#VVE#corresponden/e#
Bijhouden#van#ledenbestand:# • Contact#details# • enz.#
Alle#externe#communica/e#namens#VVE#met:# • Verzekeringbedrijven# • Nutsbedrijven# • Gemeente# • Enz.#
Administra/e#van#contracten# Administra/e/archieveren#van#contracten:# • Verzekeringen# • Onderhoud# • Facili/aire#diensten# • Nuts#bedrijven#(electriciteit,#enz.)# • Enz.#
Administra/e#van#documenten# Administra/e/archieveren#van#interne#documenten:# • Meerjaren#onderhouds#plan#(MJOP)# • Jaarplan# • ALV#notulen# • Enz.#
ALV#vergaderingen# • • •
Voorberedien#en#organiseren#van#ALV#vergaderingen.# Notulering# Enz.#
Interne#VVE#corresponden/e# Alle#interne#communica/e#over:# • Skylines# • Informeren#storingen# • Updates#werkzaamheden# • Enz.#
Beheer#online#pla]orm# Maken#en#onderhouden#van#een#online#pla]orm#met:# • Alle#documenten#(MJOP,#Jaarplan,#begro/ng,#enz.)# • Status#van#ongoing#werkzaamheden# • Planned#werkzaamheden# • Online#vo/ng#systeem# • Online#storing#melding#systeem# • Knowledge#base#(acrhieveren#van#alle#meldingen)# • Skylines# • Enz.#
# Financieel#Beheer# Func/es#&#Taken
Financieel#Beheer#
Financiele#planning# Begro/ng#voor:# • MJOP# • Jaarplan# • Individuele#werkzaamheden# • Enz.#
Inkomsten#&#betalingen# • • •
Bijhouden#van#leden#bijdrages# Betalen#van#rekeningen/facturen# Enz.#
Financiele#controle# • • •
Controle#van#de#jaarrekening# Controle#facturen#vs.#begro/ng# Enz.#
Boekhouding# • Bijhouden#van#de#boeken#met#leden#bijdrages,## #########andere#inkomsten#en#betalingen# • Enz.#
Beheer#bankrekening# • • •
Administra/e#van#de#bankrekening# Beheer#van#liquide#middelen#(sparen,#enz.)# Enz.#
# Technisch#Beheer# Func/es#&#Taken
Technisch#Beheer# Technische#analyse# Behoede#management:## • Wat#moeten#we#doen?# • Hoe#moet#het#resultaat#er#uitzien?# Technisch#ontwerp:## • Hoe#gaan#we#het#doen?## • Wat#voor#materialen/technieken#zijn#er?#
Aansturing#werkzaamheden# • • • •
Monitoring#voortgang#van#werk# Periodieke#rapportage# Gereedmelden# Controle#levering#vs#factuur#
Supplier#management#(leveranciers)#
Begeleiding#werkzaamheden#
• Inventarisa/e#van#qualified#leveranciers/#aannemers## #########op#basis#van#de#technisch#ontwerp# • Beheer#rela/e#&#corresponden/e#met#poten/ele#leveranciers#
•
Voorbereiding#voorwaarden#voor#offertes# Formulering#van#technisch#ontwerp#als#een#offerte:## • Probleem#beschrijving# • Vereiste#eindresultaat#(success#criteria)# • Specifieke#limita/ons/requirements#
Evalua/e#van#offertes#&#selec/e# • Ontvangen#van#offertes# • Evalua/e#van#de#offertes#op#basis#van:#Opgestelde#voorwaarden,# #########prijs,#/jd,#referen/es,#ervaring#van#de#leverancier,#enz.# • Als#nodig,#aanpassen#technisch#ontwerp:#Final#ontwerp#voor#execu/e.#
Technisch#assisten/e#als#er#vragen#zijn/problemen#ontstaan#
Kwaliteits#management# • • •
Controle#van#gebruikte#materialen/technieken# Controle#levering#vs#(final)#technisch#ontwerp# Accepta/e#
Technische#planning# • •
MJOP# Jaarplan#
# Technisch#Beheer#–#2# Func/es#&#Taken
Technisch#Beheer# Technische#analyse#
Aansturing#werkzaamheden#
Supplier#management# Begeleiding#werkzaamheden# Voorbereiding#voorwaarden#voor#offertes# Kwaliteits#management# Evalua/e#van#offertes#&#selec/e#
Voer*deze*taken*uit*voor:* • Het#updaten#van#het#MJOP# • Het#definieren#van#het#Jaarplan# • Elk#van#de#technische#ac/viteiten:# o o o o o
Grootonderhoud#in#Jaarplan# Regulier#onderhoud#(contracten)# Facili/aire#diensten#(contracten)# (Grotere)#storingen# Onvoorzien#
Beheermodel:#Principes# • Bestuurlijk# 1. Volledig#uit#eigen#gelederen# 2. Deels#uitbesteden# 3. Volledig#uitbesteden#(m.u.v.#voorziPerschap)#
• Uitvoerend# 1. Volledig#uit#eigen#gelederen# 2. Deels#uitbesteden# 3. Volledig#uitbesteden##
Beheermodel:#Voorbeelden# De#Hoge#Heren,#RoPerdam#(34# etages)#
Haarlem#Hoog,#Haarlem#(15# etages)#
• VVE#beheer:#
• Technisch#beheer:#PJJ#Advies#&# Management#
hPp://www.vvedehogeheren.nl/#
hPp://www.debeterebeheerder.nl/ index.htm#
Montevideo,#RoPerdam#(43# etages)# • Integraal#(=totaal)#onderhoud:# hPp://www.breijer.nl/home#
hPp://haarlemhoog.nl/#
hPp://www.pjjvvebeheer.nl/#
• Administra/ef#beheer:#Horlings# Accountants#en#belas/ngadviseurs# hPp://www.horlings.nl/en#
De#Watertoren#(22#etages)#
hPp://vvedewatertoren.org/site/gebouw#
• Administra/ekantoor:##
hPp://www.munnikvvebeheer.nl/#
Betrekken*&*besluitvorming* • • • • •
3#maal#per#jaar#updatesessie#+#borrel# Enquêtes#uitzePen#online# Bij#grote#beslissingen:#aparte#themasessies# Betrekken#exper/se#van#bewoners# Projecten#opzePen#met#kop#en#staart#(bijv):#
– Nieuwe#schoonmaakpar/j#contracteren# – Inventariseren#grootste#ergernissen# – ..# N.B.$Bewoners$melden$zich$aan$bij$projecten$die$vallen$ onder$verantwoordelijkheid$van$bestuur$
Beheermodel:#Matrix# Taak*
Zelf*
Deels*Uitbesteden*
Uitbesteden*
VoorziHerschap* Visievorming*(alle*taken)* Administra1ef*Beheer* Administra1e*van*ledenbestand* Administra1e*van*contracten* Administra1e*van*documenten* ALV*vergaderingen* Externe*VVE*corresponden1e* Interne*VVE*corresponden1e* Beheer*online*plaOorm* Financieel*Beheer* Financiële*planning* Financiële*controle* Boekhouding* Inkomsten*&*betalingen* Beheer*bankrekening* Technisch*Beheer* Technische*analyse* Supplier*management* Voorbereiding*voorwaarden*voor*offertes* Evalua1e*van*offertes*&*selec1e* Aansturing*werkzaamheden* Begeleiding*werkzaamheden* Kwaliteits*management* Technische*planning*
?* ?*
?*
Opmerkingen*
Onze#werkvorm#(ca.#1#uur)# • 3m6#tafels#met#voorziPer# • Per#tafel#1#model#bespreken# – Voorm#en#nadelen# – Aanvullingen#
• Rouleren#(na#15#min).#3#rondes# • Terugkoppeling# • Stemmen#
