ERRATUM MET ANTWOORDEN OP VRAGEN VAN DIENSTVERLENERS VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR
DIENSTEN MET ALS VOORWERP
“SHAREPOINT DIENSTVERLENING”
Opdrachtgevend bestuur
EMMAÜS VZW
Ontwerper Coördinatiedienst, Joeri Vissers Edgard Tinellaan 1c te 2800 Mechelen
In dit erratum kan u antwoorden op vragen terugvinden die door geïnteresseerde SharePoint dienstverleners bij ons neergelegd werden. Emmaüs probeert deze vragen zo goed mogelijk te beantwoorden , maar aangezien de expertise bij de aanbieders ligt wenst Emmaüs te benadrukken dat indien onze richtlijnen zouden ingaan tegen good practices, de dienstverlener vrij is ons daarop te wijzen en een alternatieve werkwijze voor te stellen.
Inhoud
Vragen over procedure overheidsopdracht Q: Wanneer is de uiterste datum dat de offerte moet ingediend worden worden? (18/02 of 19/02) A: Er is inderdaad sprake van een zetfout: de correcte datum is 19/02 Q: Is het voldoende van de papieren versie te handtekenen? U wenst geen scan te krijgen als elektronische versie. A: Het is voldoende van de papieren versie te handtekenen. De digitale versie hoeft niet elektronisch gehandtekend te zijn. Q: Wijze van gunning : Is het max van € 207.000,00 excl btw van toepassing voor post 1 + post 2 gezien voor post 3 en post 4 er enkel tarieven worden gevraagd A: Neen, het betreft een totale geschatte raming van de kosten overheen alle posten. Q: Prijsvaststelling: Voor Posten 1 en 2 gebeurt de prijsvaststelling via globale prijs. Betekent dit dat dit een Fixed Price aanbieding moet zijn? A: Ja Q:Kunnen we een zicht krijgen op budget-scope? A: De opdracht wordt gegund via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking dat betekent dat de tot de totale geraamde waarde onder 207.000 euro ligt.
Technische vragen omtrent de omgeving Q: Versie van Nintex? A: 3.0.5.0. Q: Is er nog genoeg capaciteit over op jullie platform om meerdere machines te kunnen hosten? A: Indien de capaciteit die in het bestek beschreven staat ontoereikend is vragen wij aan de leverancier om aan te geven wat extra nodig is. In overleg kan zo meer capaciteit voorzien worden. Q:Gaan mensen ook van thuis uit met SharePoint connecteren, zo ja hebben jullie daar al een bestaande architectuur voor? A: Inlog via Citrix Q:Informatie vanuit het archief dient geraadpleegd te worden via het zoekcentrum. Hoe wordt het archief nu bijgehouden (fileshares, andere SharePoint systemen)? A: Enkel op fileshares Via welke zoek verfijningen kan de gebruiker informatie uit het archief halen? A: Vandaag geen verfijningen Q:Beschikken jullie reeds over een migratietool? A: Neen, er is geen vraag naar in post 1 en post 2. Q: Werd het huidige SharePoint platform opgezet door een externe partij? Zo ja, welke partij was dat? A: Real Dolmen Q:Kunnen we een detail inzicht krijgen op hun architectuur? Is er een functionele analyse beschikbaar? A:De dienstverlener die gekozen wordt kan na sluiting van de overeenkomst deze informatie verkrijgen.
Inhoudelijke vragen Q: P22 De rechtenstructuur, is deze verschillend voor de voorzieningen of staat m.a.w. alles open voor iedereen binnen Emmaüs? A: Medewerkers van een voorziening hebben steeds rechten voor de pagina's van Emmaüs en daarnaast enkel tot die van hun eigen voorziening. Q: P20 Create one, publish to many --> hebben de plaatsen waarop het document moet verschijnen dezelfde security? Zoniet kunnen we niet met search werken en moeten we met fysische kopies van documenten gaan werken. A:We gaan er vanuit dat een document slechts eenmaal gepubliceerd wordt. Een document moet op die plaats staan met de meeste rechten. Voorzieningen die op termijn een eigen intranet-pagina bouwen, moeten de informatie van het intranet van Emmaüs op de eigen pagina publiceren. Voorbeeld: Emmaüs heeft voor alle medewerkers één arbeidsreglement. Dat origineel staat in de rubriek 'werken bij' op niveau Emmaüs. Een medewerker zal dat document echter zoeken op het niveau 'werken bij' van de eigen voorziening. Op de site van de voorziening moet het dus staan als een link to document naar het origineel. Het referentiekader voor een medewerker is de eigen voorziening, niet Emmaüs. Dat houdt in dat een medewerker informatie zal zoeken en moet vinden op het intranet van de eigen voorziening. We willen wel dat documenten slechts één keer gepubliceerd worden. Dat houdt in dat gemeenschappelijk informatie op het niveau gepubliceerd wordt waarop de ruimste rechten zijn toegekend (ruim in betekenis van aantal personen). Voorbeeld: Emmaüs heeft voor alle medewerkers één arbeidsreglement. Dat origineel staat in de rubriek 'werken bij' op niveau Emmaüs. Alle medewerkers hebben leesrechten op die pagina. Een medewerker zal dat document echter zoeken op het niveau 'werken bij' van de eigen voorziening.
De manier waarop die informatie getoond wordt op het intranet van de voorziening is nog niet bepaald (als zoekresultaat, via link to document…). Q: P20 raadplegen van archiefstukken. Bevinden deze zich op SharePoint? Zijn dit gewoon oudere documenten die opgeladen worden of moet er ook archiving uitgewerkt worden? A:Met archiefstukken worden bestaande Office-documenten, pdf en andere elektronische informatiedragers bedoeld. Dit lastenboek gaat niet over digitaliseren van papieren archieven en medische dossiers. Q: P22 Het algemeen contentschema op basis waarvan de navigatie moet opgebouwd worden, zit als bijlage. A: Het gaat om de mindmap.
Q: P24 Daarvoor is toegang mogelijk, zij het beperkt tot de inhoud op SharePoint waarop de overeenkomst slaat. o Wordt hier bedoeld dat de arts recht heeft op bijv. 1 of meerdere voorzieningen? o Heeft de arts een AD account? A: Een externe heeft geen rechten voor alle informatie. De rechten voor externen worden eveneens via AD toegekend. Zij moeten inloggen op de omgeving van Emmaüs en een AD-paswoord ingeven. Q: Buiten netwerk Emmaüs --> moet de web application naar buiten ge-extend worden? A: Buiten scope. Q:Wie is wie en contactenboek: is het een standaard implementatie in eerste fase zonder integratie met de bestaande systemen? Of in eerste instantie gewoon een lijst die manueel wordt onderhouden en beheerd? A:Wie is wie / contactenboek zit in post 3. Analyse daarvoor moet nog gebeuren (koppeling met AD? Koppeling met pakket sociaal secretariaat? My site?...) Q:Kan elke voorziening zijn eigen navigatie kiezen of dient deze die van het Emmaüs intranet over te nemen. Staat deze structuur ook vast? A:We kiezen voor een gelijke structuur. De inhoudelijke invulling van de navigatie-items is vrij voor de voorziening. Ook gebruik van buttons en webparts op de startpagina kan verschillen van voorziening tot voorziening. De ontwikkeling voor de voorzieningen zit in post 3. Q:De vergaderkalender is enkel toegankelijk voor de medewerkers van bestuur en beleid. Op elke team site is er ook een vergaderkalender voorzien. Dient de algemene vergaderkalender een overzicht te geven van alle vergaderingen vanuit de teamsites? A: Neen Q: Teamsites: zijn de teamsites toegankelijk voor alle leidinggevenden? Of is een teamsite enkel toegankelijk voor leden? A:Teamsite heeft een publiek gedeelte voor iedereen. Privaat gedeelte voor medewerkers van het team. Toegang van leidinggevenden wordt ad hoc bepaald via AD. Q:Dient er bepaalde informatie vanuit de werkgroepsites getoond te worden op de voorzieningensites? Indien ja, welke informatie? A:Niet vanuit werkgroepsites. Q: Er wordt melding gemaakt van voorzieningssites, en meer bepaald gespecifieerd dat zij een eigen portaal zullen vormen voor de specifieke voorziening. o In welke mate is dit een apart portaal? Maw, hoe verhoudt dit zich tot het portaal op het hoofdniveau? A: Apart portaal, met aparte beheerders met informatie over de groep. Hiërarchisch hadden wij voor ogen dat deze sites zich op hetzelfde niveau bevinden. Er moet een informatiestroom mogelijk zijn tussen de site van Emmaüs en die van de voorzieningen (bv. publicatie nieuwsitems).
Vanuit de site van Emmaüs moeten links gelegd kunnen worden naar sites van voorzieningen, werkgroepsites, teamsites op niveau Emmaüs…
o
Welke informatie dient er bijgehouden te worden? A: In principe moet alle informatie bijgehouden kunnen worden. De omgeving van iedere voorziening is een apart intranet, parallel aan dat van Emmaüs.
o
Er wordt vermeld dat er gebruikers zijn die dit portaal als de eigenlijke startpagina zullen beschouwen. Welke elementen van het algemene portaal zullen hierin terugkeren en welke niet? A: Structureel zijn de pagina’s hetzelfde. Daarom wordt vertrokken van een zelfde template. Voorziening moet in staat zijn ze af te stemmen op de eigen behoeftes. Inhoudelijk is er een zeer beperkte overdracht (op dit ogenblik enkel nieuwsitems). Wordt verder uitgewerkt in post 3.
o
Wat voor informatiestructuren dienen er voorzien te worden (bibliotheken, lijsten, agenda’s, …)? A:Zelfde elementen als in de pagina van Emmaüs.
o
Hebben alle medewerkers hier toegang toe? Zo nee, hoeveel personen hebben hier wel toegang toe? A:Medewerkers hebben toegang tot hun eigen voorziening, tot de pagina van Emmaüs, tot eventueel werkgroepsites en teamsites op niveau Emmaüs.
o
Q:Hoeveel data zal hier bijgehouden worden (Gb) en in welke vorm? A: Kunnen we moeilijk op antwoorden.
Q: Welke informatie wordt vanuit Emmaüs aangeboden aan de verschillende voorzieningen? (Nieuws, Werken bij, …). Dient die via een link raadpleegbaar te zijn of dienen de gegevens naadloos geïntegreerd te worden in de voorziening? A: In eerste instantie nieuwsitems en documenten. Bij voorkeur naadloos geïntegreerd Q: Aanvraag teamsites: dient er een goedkeuring plaats te vinden? A: Indien opstart teamsite of werkgroepsite geautomatiseerd wordt via formulier, is goedkeuring nodig. Q: Integreren van reeds bestaande SharePoint 2013 elementen in het te bouwen intranet o Is het voldoende om een link te voorzien naar de werkgroepsites? A: Ja o Indien er diepgaande integratie nodig is, welke informatie dient dan gevisualiseerd te worden op het portaal (Emmaüs/voorzieningen)? A: Geen diepgaande integratie nodig.
Q:Mogen de kwalitatieve selectie criteria verwerkt worden in een referentie voorbeeld en aan deze hand worden beschreven? A: Ja, u mag werken aan de hand van een voorbeeld, zolang er een antwoord wordt geboden op alle vragen in het bestek. We prefereren echter een beschrijving van projectaanpak die zoveel mogelijk is toegespitsts op onze concrete situatie, en zijn minder geïnteresseerd in generieke beschrijvingen van projectaanpak
Vragen over support Q: Wat zijn de huidige SLA's/OLA's m.b.t. de oplossing? A: Er werd tot op heden geen expliciete SLA voor het ontwikkelde gedeelte van SharePoint afgesloten. Q: Zijn er nog gekende SPOF's (Single Point of Failure)? A: Er zijn er heden geen geïdentificeerd. Q: OTAP: huidige architectuur m.b.t. ontwikkeling en/of configuratie van een (bestaande) toepassing (Ontwikkel - Test - Acceptatie - Productie –omgeving aanwezig)? A: Neen, louter één test en productieomgeving. De leverancier kan aangeven wat nodig is. Q: Zijn deze omgevingen beschikbaar en/of up-to-date (bijv. voor reproduceren van issues voor incidenthandling zou de acceptatie omgeving in lijn moeten liggen met de productie)? A: Ja Q: Worden de applicaties en/of interfaces gemonitord op basis van bepaalde drempels en/of KPI's? A: Neen Q: Wat is het huidige aantal incidenten/problemen/requests/wijzigingen voor de respectievelijke applicatie(s) en hoeveel incidenten hebben een (zeer) hoge prioriteit? A: Aantal incidenten bleef tot op heden zeer beperkt. Er hebben zich nog geen incidenten voorgedaan met hoge prioriteit. Q: Hoeveel FTE 's worden momenteel ingezet om deze processen te ondersteunen (respectievelijk incidenten, problemen, vragen en wijzigingen. Hoeveel tijd werd hier de voorbije periode aan gespendeerd?) A: Het project is afgewerkt, vragen komen terecht bij de stuurgroep. Aantal FTE’s is niet gekend. Q: Support via SPOC of end-user? A: Via SPOC Q: Is support buiten kantooruren in Engels een groot probleem? A: Tijdens kantooruren verwachten we minstens Nederlands, buiten de kantooruren is Engels mogelijk.
