Er zullen altijd meer oplossingen zijn dan problemen

ARTEVELDE HOGESCHOOL GENT OPLEIDING COMMUNICATIEMANAGEMENT COMMUNICATIEMANAGEMENT BIJLOKEHOF 4 9000 GENT

Er zullen altijd meer oplossingen zijn dan problemen Onderzoek naar de invloed van (negatieve) externe factoren en trends op Vlaamse middelgrote evenementenlocaties

BEGELEIDER: MARC MOMBAERTS

EINDPROJECT VOORGEDRAGEN VOORGEDRAGEN DOOR ANNE WERBROUCK TOT HET BEHALEN VAN HET DIPLOMA

ACADEMIEJAAR 2008 - 2009

BACHELOR IN HET COMMUNICATIEMANAGEMENT COMMUNICATIEMANAGEMENT

Voorwoord In dit voorwoord wil ik graag alle mensen bedanken die mij hielpen dit eindwerk tot stand te brengen. Dit eindwerk is voor een groot deel gebaseerd op interviews met uitbaters van vaste en mobiele evenementenlocaties en oprichters van brancheorganisaties. Door hun jarenlange ervaring in de sector, konden ze mij een goed beeld geven van de trends, ontwikkelingen en (negatieve of positieve) externe factoren. Ze hielpen me mee zoeken naar geschikte oplossingen voor de sector. Er was een vlotte samenwerking met verschillende vaste locaties: De Parnassuskerk ligt in het centrum van Gent (Oude Houtlei) en wordt ter beschikking gesteld van evenementorganisatoren of andere geïnteresseerden. De locatie bestaat uit een concertzaal en een sacristie. De locatie is zeer gelijkend aan De Zebrastraat en Het Pand. De Zebrastraat is een middelgrote evenementenlocatie dicht bij de afrit Zuid in Gent. De locatie bestaat uit 5 seminariezalen en een expovleugel. De locatie bestaat bijna 4 jaar en is te vergelijken met de andere vaste locaties die in dit eindwerk aan bod komen. Cultuur- en congrescentrum Het Pand heeft een capaciteit tot 300 personen met een tentoonstellingsruimte. Het is een middelgrote evenementenlocatie, verbonden aan de Universiteit Gent. Ik had interessante gesprekken met organisatoren van mobiele locaties: Evenementenboot Pure-liner 1 & 2 zijn schepen met een capaciteit tot 600 personen. Ze worden ingezet voor bedrijfs- en privé-evenementen. Deze schepen spelen in op de trend van nieuwe en exclusieve types locaties. Veldeman Group is een verhuurder van tenten voor diverse doelen. Na meer dan 35 jaar ervaring kennen ze hun vak (en branche) door en door. Tenten spelen in op de in-house trend, maar eveneens op de ‘exclusieve locatie’ trend. Finley mobile experience verhuurt trucks als mobiele evenementenlocatie. De trucks kunnen, samen met een op maat gemaakte tent, uitgebouwd worden tot een middelgrote locatie van 300m². Deze trucks spelen in op de in-house trend en de ‘exclusieve locatie’ trend. Incredible balloons verhuurt de eerste opblaasbare tenten van Europa. De tenten kunnen in een uur worden opgezet en vormen een grote concurrent van andere tentconstructies en vaste locaties. De verhuurders spelen in op de trend van ‘exclusieve locaties’. Tot slot laat ik ook de oprichtster van brancheorganisatie Gent Congres aan het woord: Gent Congres is een brancheorganisatie die verschillende congresen evenementenlocaties in Gent bundelt. Ze willen Gentse locaties beter bekend maken bij het bredere publiek en bij buitenlandse klanten. Gent Congres is het officiële congresbureau voor Gent en Oost-Vlaanderen en werkt samen met diverse brancheorganisaties.

Speciale dank aan meneer Mombaerts, voor de correcte begeleiding van dit eindwerk.

Ik wil zeker mijn familie en vriend bedanken, omdat ze me steunden in deze stressvolle periode.

Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

2

Inhoudsopgave 1.

Politieke invloeden .......................................................................................................... 6

1.1.

Trend: Veiligheid op een evenement .................................................................................. 6

1.1.1.

Mening ondervraagden over meer veiligheidsmaatregelen ............................................. 6

1.1.2.

Waarom neem je als evenementenlocatie veiligheidsmaatregelen? ................................. 7

1.2.

Regels en wetten rond veiligheid, opgesteld door de sector .................................................. 7

1.1.

Regels en wetten rond veiligheid, opgesteld door de overheid ............................................... 7

1.2.

Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties (ter bescherming van locaties) ......... 7

1.2.1. 1.3.

Regels en wetten rond milieu, opgesteld door de sector ....................................................... 8

1.3.1. 1.4.

Kans: het behalen van een groene sleutel als evenementenlocatie ................................. 9

Regels en wetten rond milieu, opgesteld de overheid ........................................................... 9

1.4.1. 2.

Mening ondervraagde locaties .................................................................................... 7

MVO-campagne ........................................................................................................ 9

Economische invloeden ................................................................................................. 10

2.1.

Economisch ongunstige tijden ......................................................................................... 10

2.1.1.

Welke invloed hebben economische crisistijden? ........................................................ 10

2.1.2.

Kans tot onderscheiden via creativiteit ...................................................................... 11

2.1.3.

Kans tot veranderen van aanbod .............................................................................. 11

2.1.4.

Kans tot aanspreken andere markten en publieksgroepen ........................................... 12

2.1.5.

Kans tot samenwerken ............................................................................................ 12

2.1.6.

Kans tot meer binnenlandse evenementen ................................................................ 13

2.1.7.

Kans tot extra evaluatie en interne besparingen ......................................................... 13

2.1.8.

Belangrijkste overlevingstips volgens de ondervraagde locaties .................................... 14

2.2.

In-house evenementen .................................................................................................. 14

2.2.1.

Mening van de ondervraagden ................................................................................. 14

2.2.2.

Kansen ................................................................................................................. 15

2.3.

Mobiele en exclusieve (nieuwe types) locaties................................................................... 15

2.3.1.

Mening nieuwe type locaties .................................................................................... 15

2.3.2.

Mening vaste locaties .............................................................................................. 16

3.

Sociale invloeden........................................................................................................... 17

3.1.

No show....................................................................................................................... 17

3.1.1.

Mening van de respondenten ................................................................................... 17

3.1.2.

Oplossingen ........................................................................................................... 17

3.2.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) ............................................................ 18

3.2.1.

Kans: Word een maatschappelijk verantwoorde locatie ............................................... 18

3.2.2.

Redenen om aan MVO te doen ................................................................................. 20

3.2.3.


3.3.

Authenticiteit ................................................................................................................ 21

3.3.1. 3.4.


Custom made evenementen ........................................................................................... 21

3.4.1.



3

4.

Technologische invloeden .............................................................................................. 22

4.1.

Nieuwe Media ............................................................................................................... 22

4.1.1.

Voordelen voor de evenementensector...................................................................... 22

4.1.2.

Communicatiemiddel binnen de sector ...................................................................... 22

4.1.3.

Nieuwe media tijdens evenementen .......................................................................... 22

Besluit ..................................................................................................................................... 23 Bijlage 1: Organisaties die ik heb aangeschreven voor interviews ..................................................... 24 Bijlage 2: E-mail van Ruud van der Meer ....................................................................................... 26 Bijlage 3: E-mail van Ria Mondelaers (Veldeman Group) .................................................................. 26 Bijlage 4: E-mail Frank De Graeve (Parnassuskerk) ........................................................................ 30 Bijlage 5: E-mail Lisette Smits (Finley mobile experience)................................................................ 31 Bijlage 6: interview met Mieke Dutré (Het Pand) ............................................................................ 33 Bijlage 7: Interview met Annick Debels (Gent Congres) ................................................................... 38 Bijlage 8: Interview met Dieter Veulemans (Pure-liner) ................................................................... 42 Bijlage 9: Interview met Werner van Craenenbroeck (Zebrastraat) ................................................... 48 Bijlage 10: Volledige vragenlijst.................................................................................................... 55 Begrippenlijst .......................................................................................................................... 59 Trend ..................................................................................................................................... 59 (Negatieve) externe invloed ...................................................................................................... 59 SWOT-analyse ......................................................................................................................... 59 PEST-analyse .......................................................................................................................... 59 Brancheorganisatie .................................................................................................................. 59 Groene evenementenlocatie ...................................................................................................... 59 In-house evenementen ............................................................................................................. 59 Mobiele en exclusieve locaties ................................................................................................... 59 No-show ................................................................................................................................. 60 Authenticiteit ........................................................................................................................... 60 Custom made .......................................................................................................................... 60 Nieuwe Media .......................................................................................................................... 60 Bronnenlijst ............................................................................................................................. 61 Boeken en brochures, folders, programmabrochures, jaarverslagen,… ............................................ 61 Tijdschrift- en krantenartikels, nieuwsbrieven .............................................................................. 61 Cursussen en eindwerken ......................................................................................................... 61 Multimedia (zonder internet) ..................................................................................................... 61 Interviews ............................................................................................................................... 61 Artikels uit documentatie- en informatiemappen .......................................................................... 61 Elektronische communicatie ...................................................................................................... 62 Studiedagen ............................................................................................................................ 62 Internetbronnen ...................................................................................................................... 62 Illustraties .............................................................................................................................. 63


4

Inleiding De evenementenbranche groeit en moet gewapend zijn tegen (negatieve) externe invloeden en trends die haar positie kan verzwakken. Volgens Nicoline van Straten van The Live House is er verdere professionalisering bij de toplaag: Opdrachtgevers weten steeds meer het verschil tussen goede en minder goede bureaus, goede en minder goede locaties. Dat alles komt de branche ten goede. Met de toplaag is er inmiddels aansluiting met en erkenning van marketing/communicatie. Eventmarketing is bij bedrijven steeds vaker een geïntegreerd onderdeel van de marketingmix. (Weikamp (S.), EventTrends, 10/2008, pp.19) Ik vind het interessant om de (negatieve) externe invloeden op en trends voor de evenementensector te onderzoeken. Ik bakende dit onderwerp verder af en zal in dit eindwerk ingaan op de (negatieve) externe invloeden op en trends voor Vlaamse middelgrote evenementenlocaties. Ik koos voor dit onderwerp, omdat ik tijdens de eerste weken van mijn stage bij evenementenlocatie De Zebrastraat merkte dat evenementenlocaties zeer afhankelijk zijn van externe factoren. Het onderzoek dat ik heb gevoerd en de interviews die ik afnam, zijn enkel bij Vlaamse, middelgrote locaties gebeurd. De externe invloeden en trends waar ik het in mijn eindwerk over zal hebben, zijn zeer actueel en dus sterk afgebakend in de tijd. Het is dan ook niet de bedoeling om oplossingen te zoeken voor trends die al voorbij zijn of (negatieve) externe invloeden die locaties al onder de knie hebben. Voor dit eindwerk deed ik aan desk- en fieldresearch. De gegevens die ik uit boeken, eindwerken, tijdschriften en websites haalde, gebruikte ik voor het opstellen van de interviews. Het is belangrijk dat mijn onderzoek geen kwantitatieve, maar kwalitatieve en diepgaande gegevens oplevert. Het is niet de bedoeling te veralgemenen voor de volledige Belgische evenementensector, maar om een mooie analyse te maken van oplossingen voor problemen van evenementenlocaties. Via interviews met uitbaters van vaste evenementenlocaties, uitbaters van mobiele evenementenlocaties en organisatoren van brancheorganisaties wil ik te weten komen of ze invloeden ondervinden van dezelfde externe factoren of trends en op welke externe invloeden en trends ze inspelen. Het is voor mij vooral belangrijk hoe ze dit doen. Ik wil het niet alleen over invloeden en trends hebben, maar hoofdzakelijk over de oplossingen die geboden kunnen worden. Ik zal het onderwerp economisch en marketinggericht benaderen. Via een SWOT-analyse van de deelnemende locaties wil ik te weten komen wat voor hen écht een rol speelt en wat zij als minder belangrijk ervaren. (Wat voor hen kansen zijn en welke elementen bedreigingen vormen.) Het is dus mogelijk dat de mening van evenementenlocaties en de opinie van vakbladen uit de evenementensector verschillen. Als evenementenlocatie is een omgevingsanalyse onontbeerlijk. Daarom is de structuur van dit eindwerk gebaseerd op een beperkte PEST-analyse (Politieke, Economische, Sociale en technologische invloeden) van de Vlaamse evenementensector. Inhoudelijk zal ik per trend of probleem werken. Elke locatie zal zijn mening mogen geven over de trend/het probleem en zal mij leiden naar eventuele benaderingen of oplossingen voor het probleem en kansen voor de trend. Zo zal ik tot eigen conclusies komen over de besproken externe factor.

Uiteindelijk wil ik op elke onderzoeksvraag die ik me op voorhand stel, een antwoord formuleren. 1.Onder welke politieke, economische, sociale en technologische invloeden en trends hebben Vlaamse, middelgrote evenementenlocaties te lijden? 2.Welke kansen zien de Vlaamse, middelgrote evenementenlocaties in deze (negatieve) invloeden en trends? 3.Welke oplossingen kunnen geboden worden aan Vlaamse middelgrote evenementenlocaties om op te boksen of in te spelen op deze (negatieve) externe invloeden en trends? 4.Hoe moet een (al dan niet beginnende) evenementenlocatie zich gedragen in de sector?


5

1. Politieke invloeden

PEST Regels en wetten, opgesteld door de overheid rond veiligheid en milieu Regels en wetten, opgesteld door brancheorganisaties rond veiligheid en milieu 1.1. Trend: Veiligheid op een evenement “Het is goed dat klanten nu alerter zijn voor veiligheid.” Erik Kroon (directeur SOS Sport&Events) Het voorbije jaar kwam het aspect ‘veiligheid tijdens evenementen’ steeds meer in de media. Het aantal ongelukken tijdens (sportieve) evenementen is relatief gering en doorgaans gaat het om lichte ongevallen, maar soms gaat het ernstig mis. Het bewijs hiervan zijn dodelijke ongevallen in 2007 tijdens een vlottocht en een survival. (Weikamp, Internet, 2009) Door alle publiciteit rond deze ernstige ongelukken leeft het onderwerp ‘veiligheid’ veel meer bij de klant. Ze zijn kritischer geworden en het bedrijfsleven is zich beter bewust van risico’s. (Weikamp; EventTrends, 10/2008, pp. 12) De ongevallen leidden zelfs tot enkele rechtszaken waarin een duidelijk verdict viel: “De werkgever is niet aansprakelijk maar wel verantwoordelijk voor risicobeheersing”, zegt advocaat Derk-Jan van der Kolk. “De uitspraak zou voor alle werkgevers reden moeten zijn om veiligheid hoog op de agenda te plaatsen en de verzekeringspolis nog eens goed te bekijken.” Als werkgevers hogere veiligheidseisen stellen voor evenementen, heeft dit een duidelijke invloed op locaties. Zo wordt geconcludeerd in FZ Magazine. (Weikamp, Internet, 2009) De rol van de organisator omvat de zorgen voor passieve en actieve veiligheid op een evenement. Zorgen voor passieve veiligheid is instaan voor de infrastructuur, de brandveiligheid,… Actieve veiligheid is het inzetten van personeel dat ‘actief’ toezicht houdt op de veiligheidsmaatregelen. Men kan hiervoor beroep doen op bewakingsdiensten (intern), bewakingsondernemingen (extern) en politieversterking. (Peters, 2007-2008,p. 7) 1.1.1. Mening ondervraagden over meer veiligheidsmaatregelen De voorwaarden om lid te worden van Gent Congres (brancheorganisatie) zijn helemaal niet streng. Het enige criterium is dat de firma in Gent of Oost-Vlaanderen moet gevestigd zijn. Er worden verder geen veiligheidsregels aan verbonden. Annick Debels vindt dat het treffen van veiligheidsmaatregelen voor evenementen- en congreslocaties een taak is van Toerisme Vlaanderen. (Debels,Gent,11/05/2009) De Veldeman Group past strenge normeringen toe en geeft opleidingen voor het personeel in verband met veiligheid. Ze zorgen niet voor veiligheid op het evenement. (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Finley Mobile Experience beschikt verplicht (door Nederlandse overheid)over een veiligheidsplan. (E-mail van Lisette Smits, 11/05/2009) “Er is een steeds grotere vraag (door grote groepen) naar veiligheidsmaatregelen, vooral naar diefstalpreventie. Maar camerabewaking kan niet zomaar, omdat de Wet op de Privacy niet geschonden mag worden. Een historisch pand dat beschermd is door de Regie Der Gebouwen, kan niet aangepast worden aan de hoge veiligheidsnormen. Bij grote groepen wordt ook vaker gevraagd naar brandveiligheid en vluchtwegen. Het Pand heeft een veiligheidsplan en een evacuatieplan voorhanden en communiceert dit ook duidelijk naar de klant toe.”zegt Mieke Dutré.(Dutré, Gent, 11/05/2009) Dieter Veulemans (Pure-liner): “Veiligheid is zeer belangrijk. Daarom wordt er vaak bewaking voorzien op de parkings waar de bezoekers van het evenement hun wagen plaatsen. Elke 2 jaar worden de schepen onderworpen aan een strenge keuring. De schepen worden gecontroleerd op brandveiligheid, reddingsvesten,…) Volgens ons is er geen verstrengde wetgeving nodig. In de contracten worden verschillende verzekeringsclausules opgenomen, om ons genoeg te beschermen tegen gebeurlijke ongevallen. Het is belangrijk voor de organisator om voldoende verzekerd te zijn. In de voorbereidende gesprekken wordt hier ook duidelijk op gehamerd.” (Veulemans,Gent,18/05/2009) Werner van Craenenbroeck: “Ik moet toegeven dat er niet proactief gereageerd wordt op veiligheidsincidenten. Het is dus niet zo dat we een veiligheidsplan hebben, tijdens een rondleiding van de klanten de vluchtwegen uitleggen of het evacuatieplan voorleggen. Dit schrikt enkel af en veroorzaakt bezorgdheid. Ik denk dat historische panden meer risico lopen op een ramp, brand,… dan een nieuw gerenoveerd gebouw.” Op het evenement zelf zorgt Werner ervoor dat alle deuren vrij zijn en dat er geen vrachtwagens, dozen, tijdelijke bars,… voor de uitgangen staan. De Zebrastraat zou volgens Werner nog veel meer veiligheidsmaatregelen kunnen treffen. (van Craenenbroeck, Gent, 20/05/2009) Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

6

1.1.2. Waarom neem je als evenementenlocatie veiligheidsmaatregelen? Wettelijke bepaling De organisator is verplicht zich te gedragen als ‘een goede huisvader’. Hij moet voorzien in actieve en passieve veiligheid Gemoedsrust Organisatoren van evenementen hebben tijdens het evenement niet de mogelijkheden of de tijd om zich fulltime bezig te houden met de veiligheid. Strategie Veiligheid garanderen wanneer een concept (evenement en locatie) veilig wordt genoemd naar de klant, proactief tewerk gaan ( geweld en ongelukken vermijden). (Peters, 2007-2008,p. 7) 1.2. Regels en wetten rond veiligheid, opgesteld door de sector De algemene tendens in Nederland is minder regelgeving en meer zelfregulering door de branche. Op dat gebied is VeBON actief. Binnen de VeBON bestaat er sinds 2000 een certificeringsysteem: Het VeBON keurmerk. Alle leden zijn verplicht een veiligheidsmanagementsysteem te implementeren. De opgestelde normen vormen geen wettelijke verplichting. De branche moet zichzelf opleggen om zich aan die normen te houden. (Weikamp, EventTrends, 10/2008, pp.12) Een Nederlands bureau nam het initiatief om een classificatiesysteem voor congresen vergaderzalen te introduceren. Sinds januari 2009 kunnen Belgische locaties hun accommodatie laten classificeren. Op de website www.vergaderhamer.be vindt men een overzicht van alle eisen/voorwaarden die de organisatie Vergaderhamer hanteert. Het concept is afkomstig uit Nederland, waar het in 1996 gelanceerd werd door professor Cees Langeveld. (E-mail van Kirsten Brisard, 14/05/2009). Annick Debels is niet overtuigd van dit systeem. Ze vindt dat een classificatiesysteem enkel nuttig is op Europees- of wereldvlak. Zelfs in de hotelwereld is er onenigheid over het sterrensysteem (het ene land is strenger dan het andere en de criteria waarop ze het systeem baseren, is niet goed). (Debels, Gent, 11/05/2009) 1.1. Regels en wetten rond veiligheid, opgesteld opgesteld door de overheid Voor de evenementbranche in zijn geheel zal certificering en onderscheid op het gebied van veiligheid een belangrijk onderwerp worden. Scherpere regelgeving vanuit de Nederlandse overheid is in aantocht en zal de gehele branche beïnvloeden. Het is nog maar een kwestie van tijd tot België volgt. (Weikamp, 2008, pp.19) Er bestaat in België geen wet die alle evenementen omvat. Daarom wordt er nog een onderscheid gemaakt tussen private (met uitnodiging) en openbare (toelating zonder onderscheid) vergaderingen. (Peters, 2007-2008,p. 7) De nieuwe wetgeving die eraan komt rond brandveiligheid is een bedreiging voor Het Pand. In het Masterplan wordt gepleit voor compartimentering (onderverdeling) van alle ruimtes van een evenementenlocatie. Voorlopig is het plan nog niet officieel goedgekeurd. Als dit gebeurt, zal de uitstraling van Het Pand afzwakken. Ze vrezen zelfs klanten te verliezen. (Dutré, Gent, 11/05/2009) De ondervraagden beseffen en bevestigen dat (verhoogde) veiligheid belangrijk is, maar ook steeds belangrijker wordt voor organisatoren. Zelfs diegenen die geen strenge veiligheidsmaatregelen hanteren, weten dat het beter zou moeten en kunnen. Het is dus aan te raden om als locatie maatregelen te nemen richting (verhoogde) veiligheid. Niet alleen voor de klanten, maar ook in het belang van het eigen personeel. 1.2. Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties (ter bescherming van locaties) locaties) Veel grote steden en streken beschikken over een eigen congrescentrum. Vroeger bestond er voor België een nationaal bureau voor congressen, maar deze organisatie is ondertussen opgedoekt. The Belgian Convention Bureau overkoepelt nu alle Vlaamse steden. In dit eindwerk komt Gent Congres, een brancheorganisatie uit Gent, regelmatig aan bod. Brancheorganisaties kunnen locaties beschermen en ondersteunen. (Debels,Gent,11/05/2009) 1.2.1. Mening ondervraagde locaties Het Pand is aangesloten bij de brancheorganisatie Gent Congres, maar dit is meer uit sympathie. Volgens Mieke Dutré hebben ze de organisatie niet echt nodig om hen te ondersteunen of aan klanten te helpen. (Dutré,Gent,11/05/2009) Dieter Veulemans vertelt dat ze met Pure-liner aangesloten zijn bij MICE Antwerpen. Ze willen geen extra brancheorganisaties: “Wij willen geen overkoepelende organisatie voor België of Vlaanderen, omdat er Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

7

dan favorietenrollen zouden ontstaan per stad of provincie, zodat de minder bekende locaties niet meer aan bod zouden komen. Maandelijks vinden vergaderingen van MICE Antwerpen plaats en krijgen de leden een brochure. Daarin worden de beursbezoeken van de brancheorganisatie verantwoord. De brancheorganisatie MICE Antwerpen werkt met subsidies van Toerisme Vlaanderen en niet met lidgeld. Als evenementenlocatie of –bureau kan men dus gratis lid worden. Er zijn dan ook weinig locaties in Antwerpen die niet aangesloten zijn, wat voor een goed overzicht aan locaties en bureaus zorgt en samenwerking bevordert. Wij merken een echte strijd tussen de steden. Men wil zich extra profileren, want evenementen hangen samen met andere toerisme-uitingen.” (Veulemans, Gent, 18/05/2009) De Zebrastraat is aangesloten bij Gent Congres en is grote voorstander van brancheorganisaties. Het kost behoorlijk wat geld, maar het brengt nog meer op (ROI). De stichter (meneer Liedts) vond het, bij het opstarten van de locatie, belangrijk om erbij te horen. Het samenhorigheidsgevoel vond en vindt hij nog steeds een belangrijke factor. (van Craenenbroeck, Gent, 20/05/2009) Voor Werner was het vooral leerrijk. Als schoolverlater wist hij niets van de branche. Via andere leden van Gent Congres en de ledenvergaderingen deed hij heel wat kennis op. “Je aansluiten bij een brancheorganisatie biedt veel kansen. Elke zitting gaat door in een concurrerende locatie. Als je niets kent van de sector, moet je ‘pikken met je ogen.’” Zegt Werner van Craenenbroeck. (ibid.) Gent Congres maakt veel reclame op (internationale) beurzen, websites,… Als Gent Congres hierdoor een aanvraag binnenkrijgt, mogen alle leden een offerte opmaken. Zo heeft De Zebrastraat toch al een aantal klanten binnengehaald. (= rechtstreekse return) Als deze klanten dan zeer tevreden zijn, keren ze terug zonder eerst via Gent Congres te gaan. (= onrechtstreekse return) “Ik vind niet dat Gent Congres gratis moet werken. Het is goed dat er een zekere drempel is om toe te treden. Zo blijft de kwaliteit van de leden behouden. (Gent Congres werkt voor de ene helft met subsidies en voor de andere helft met lidgeld.) Ik wil daar gerust voor betalen, maar het moet natuurlijk ook opbrengen. De brancheorganisaties worden volgens mij het best op regionaal/stedelijk vlak georganiseerd. Een Vlaamse of nationale overkoepelende organisatie zou minder goed werken. De klant kiest tenslotte eerst de stad, dan de locatie! Hij zal bijna nooit naar een brancheorganisatie stappen zonder een duidelijk beeld van de regio in gedachten te hebben.” Aldus Werner van Craenenbroeck.(ibid.) We kunnen hier besluiten dat er eensgezinde meningen zijn omtrent de positieve invloed van brancheorganisaties en hun regionale werkveld. De meeste locaties vinden de brancheorganisaties en de samenwerking die hierdoor ontstaat verrijkend voor hun werking.

1.3. Regels en wetten rond milieu, opgesteld door de sector Green meeting is not about making things green, but making green things looking normal. (Debels, Gent, 11/05/2009) Volgens Annick Debels, voorzitster van Congrescentrum Gent Congres, wordt de klant steeds kritischer en kiest meer en meer voor groene locaties. Ze weet dat binnen medische en wetenschappelijke verenigingen MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen; zie begrippenlijst) erg speelt. Deze verenigingen eisen een green meeting center (dat MVO hoog in het vaandel draagt). De vraag naar groene locaties is in Vlaanderen nog zeer beperkt, maar groeit vast en zeker. (Debels,Gent,11/05/2009) Annick Debels is van mening dat het de taak is van Gent Congres en andere brancheorganisaties om te reageren op de stijgende vraag naar groene locaties. Gent Congres ziet het als haar taak om de locaties te sensibiliseren en het imago van groene meetings en evenementen in Vlaanderen op te krikken.(ibid.) Gent Congres probeert, samen met de congrescentra van Brugge, Gent, Antwerpen, Leuven en Mechelen, subsidies te verkrijgen van Toerisme Vlaanderen om een project (voor de 5 kunststeden) op te starten rond green meetings. Het is de bedoeling deze subsidies te gebruiken voor oplossingen. De aanvraag werd nog niet aanvaard, maar kreeg wel al een positief advies van de commissie. Annick Debels hoopt dat de goedkeuring nog voor de verkiezingen gebeurt. (ibid.) Een belangrijk keurmerk voor de milieuvriendelijkheid van een milieu- of congrescentrum is de Green Key (een internationaal programma van de FEE (Foundation for environmental education) Voor Vlaamse congresen evenementcentra willen brancheorganisaties in Vlaanderen een groene sleutel ontwikkelen. De groene sleutel is nu al hét internationale keurmerk voor bedrijven in de toeristische sector die serieus en controleerbaar bezig zijn met milieuzorg. Met het behalen van de Groene Sleutel engageert een bedrijf zich om op een duurzame manier te werk te gaan. Er wordt zorgvuldig omgesprongen met water, energie en afval, zonder toe te geven op vlak van comfort. Aangezien er voor de congresen evenementensector in Vlaanderen geen dergelijk groen label voorhanden is, willen ze met dit project de aanzet geven voor het ontwikkelen van deze standaard. (ibid.) Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

8

De projectdoorloop kent 3 fasen: 1. In kaart brengen van Vraag(Belgische corporates; hiervoor willen ze een database aanleggen met de gegevens van de Belgische corporates) en Aanbod (Belgische suppliers; in kaart brengen van de bestaande aanbodstructuur. 2. Groen label ontwikkelen (criteria opstellen door corporates en suppliers te ondervragen rond duurzaamheid en een groen label; ze zullen ook de reeds ondernomen acties van de suppliers in kaart brengen; de normen bepalen waaraan een congrescentrum moet voldoen om een groen label te bekomen) 3. Communicatie ( = onmisbaar element in de promotie van green meetings in Vlaanderen) voeren (online, educationals, workshops…) naar overheid, sector en pers over de ontwikkeling van een groen label en de reeds ondernomen acties. Deze communicatie is voorzien voor oktober 2010 Het onderzoek zal gevoerd worden door een extern onderzoeksbureau en zal 2 jaar duren, vanaf het moment dat het project wordt uitgeschreven. Fase 3 zou moeten voltrokken worden in oktober 2010. In de US wordt 1 miljoen dollar uitgetrokken voor MVO In de UK 430 miljoen pond In België: nog niets… (ibid.) 1.3.1. Kans: het behalen van een groene sleutel als evenementenlocatie Green meetings en MVO is geen trend, maar een feit! Annick Debels, Gent Congres Als locatie kan je verschillende initiatieven nemen om te voldoen aan de strenge milieueisen van De groene sleutel.( spaarlampen, thermische audit, drukkosten vermijden,…) Voorlopig zijn er nog geen specifieke richtlijnen opgesteld. (Debels,Gent,11/05/2009) Verder kunnen ook de medewerkers gemotiveerd worden om met het openbaar vervoer en de fiets naar het werk te komen, kan er elk jaar een milieumaand georganiseerd worden waarin de medewerkers en gasten bewust gemaakt worden van de milieuproblematiek. Er kan een milieucoördinator aangesteld worden die nauwlettend toeziet op de uit te voeren acties. (ibid.) “Het is in het begin een investering is om ‘groen’ te zijn, maar je haalt er op lange termijn veel meer uit. Een locatie moet het zien als een langere termijn investering. Op lange termijn worden kosten bespaard.” Zegt Annick Debels. (ibid.) De hotelsector in Vlaanderen staat al veel verder op het gebied van ‘groene’ locaties dan de evenementensector. Vlaanderen telt tot nu toe nog geen enkele ‘groene’ locatie die zich ook zo profileert. 1.4. Regels en wetten rond milieu, opgesteld de overheid MVO kan per definitie nooit in een wet worden vastgelegd, omdat het gaat over bovenwettelijke ondernemersbeslissingen. Wel kan de overheid kaders aangeven voor ondernemers, bijvoorbeeld door doelstellingen te formuleren op het gebied van het verminderen van CO2-uitstoot of het vergroten van de arbeidsparticipatie van minderheden. Toch zijn er veel onderwerpen waarbij het niet wenselijk is om ze volledig vast te leggen in wetten. Hier wordt een beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid van bedrijven om zelf actief zorg te dragen voor de maatschappij. Waar ondernemers zelf verantwoordelijkheid nemen is het voor de overheid minder noodzakelijk om wetten te maken. Bedrijven krijgen dus meer speelruimte als zij zelf actief zijn op het gebied van MVO.(MVO-misverstanden, Internet,2009) 1.4.1. MVO-campagne Om het belang van MVO te onderstrepen, lanceerde de SERV(Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen) op 11 september 2007 zijn MVO-campagne. Ze zijn ervan overtuigd dat meer MVO goed is voor de Vlaamse ondernemingen en hun werknemers. De doelstellingen van de campagne: Werkend en ondernemend Vlaanderen sensibiliseren Werknemers en werkgevers informeren Werknemers en werkgevers aanzetten tot engagement De SERV wenst zoveel mogelijk MVO-beginners in contact te brengen met concrete MVOtoepassingen en -ervaringen. Het doel is ze zo over de drempel heen te helpen. (Sociaal Economische Raad van Vlaanderen, Internet, 2007) Er worden wel initiatieven genomen door de Vlaamse Overheid in verband met MVO, maar deze zullen nooit volstaan. Daarom is het belangrijk dat de sector zijn verantwoordelijkheid opneemt. Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

9

2. Economische invloeden

PEST Economische ongunstige tijden In-house events (door beperkte budgetten) 2.1. Economisch ongunstige tijden 2.1.1. Welke invloed hebben economische crisistijden? Volgens Sjoerd Weikamp (redacteur bij FZ, vakblad over bedrijfsevenementen), komen er de laatste tijd op de redacties van vaktijdschriften uit de evenementensector enorm veel e-mails toe. Allemaal met hetzelfde onderwerp: de invloeden van de heersende economische crisis. Van crisisarrangementen en low budget events, tot in het ergste geval faillissementen. Er is volgens Weikamp paniek in de evenementenbranche. (Weikamp, FZ, 3/09, pp.7) Wat zijn de gevolgen van een economische crisis voor evenementenlocaties? Lagere budgetten voorhanden Meer nood aan onderhandelen met de klant Meer moeten terugkoppelen (offertes telkens opnieuw opstellen) Meer uitleg geven over de kosten en waarom dingen zo duur zijn Meer verantwoording nodig voor de bureaufee en kosten van de catering Volgens Tindemans wordt er door evenementenorganisatoren vooral bezuinigd op de manier van presenteren, de catering en de decoratie. (Tindemans, FZ, 3/09, pp.55) Het grote nadeel van economische crisistijden is de onzekerheid. Evenementen kunnen altijd op het laatste moment veranderen, maar nu is die kans veel groter dan voorheen. (Tindemans, FZ, 3/09, pp. 57) Volgens een onderzoek over de Europese Meetings Industry door The Right Solution in samenwerking met Reed Travel Exhibitions vindt 64% van de 700 ondervraagde professionals uit de meeting industry dat het economisch klimaat en de druk om kosten te reduceren sleutelfactoren zijn tijdens economisch slechte tijden. 9% van de ondervraagden zegt meer nationale events te zullen organiseren. (Markt, Experience, 3/09, pp.27) Het Genootschap voor Eventmanagers heeft onderzoeksbureau NarrowMinds een quickscan uit laten voeren naar de eventbudgetten van opdrachtgevers. Bij de helft van de eventmanagers lopen de budgetten terug met 30 tot 35 procent in economische crisistijden. 80% van alle ondervraagden gaf aan dat zij met hun events toch hetzelfde willen blijven bereiken, maar dan met minder luxe en franje. 'Effectloos bezuinigen, dus'.De ligging is volgens het onderzoek de belangrijkste factor bij het selecteren van een locatie, gevolgd door prijs/waar voor je geld. Daarna komt de kwaliteit van de service. Wat aangeeft dat het niveau van de dienstverlening op peil moet blijven, zelfs wanneer de kosten onder druk staan. (Weikamp, Internet,2009) Veel organisaties zijn door een economische crisis bang om bekritiseerd te worden. Ze willen dat de programmering voor hun evenementen meer ingetogen is. Het is volgens de organisatoren niet meer gepast om gasten onbeperkt te laten consumeren. De aanpassingen zitten vooral in de details. Er wordt bijvoorbeeld een kleiner aandenken gegeven, de uitnodigingen worden via e-mail verstuurd,… (Tindemans, FZ, 3/09, pp.56) Volgens Jean Pierre Verreck, zaakvoerder van ATB Incentives, vormen economisch ongunstigere tijden een unieke kans. Elke crisis heeft zijn positieve kanten, iedereen wordt verplicht om zich te bezinnen, om zijn manier van werken te evalueren en bij te schaven en daar komen ideeën uit voort. (Verreck, Experience magazine, 3/09, pp.105) Mieke Dutré (Het Pand) merkt vooral invloeden op de interne cateringaanvragen en de formules die de klanten aanvragen. Mieke Dutré voerde 3 jaar geleden al een intense reclamecampagne in Trends en andere tijdschriften, waarvan ze volgens haar nu de vruchten plukken. Toen had ze de instelling: Baat het niet, dan schaadt het niet. De campagne diende dus ook als preventie voor slechtere tijden. Mieke Dutré is ervan overtuigd dat ze nooit invloed zullen kennen van economische crisissen, omdat ze werken met interne, vaste klanten. Het Pand biedt alle diensten in een locatie, en dit zal volgens Mieke steeds belangrijker worden voor opdrachtgevers. (Dutré,Gent,11/05/2009) Annick Debels van Gent Congres kreeg nog niet veel reacties van locaties op de economische crisis. Enkel de hotels klagen. (Debels,Gent,11/05/2009) Dieter Veulemans (Pure-liner) ondervindt een bepaalde druk van economische crisistijden en reageert daarom nog flexibeler dan anders. Ze bekijken elke klant als een vriend en willen zo een klantenbinding


10

creëren. Ze stappen meer en meer zelf naar de klant toe. Er is geen crisisplan voorzien. Ze vertrouwen op hun gevoel en gezond verstand. (Veulemans, Gent, 18/05/2009) Werner Van Craenenbroeck zegt dat de Zebrastraat zeker invloed ondervindt van economisch ongunstige tijden. Grootbanken, bedrijven,… organiseren dezer dagen zeer bescheiden recepties. Opleidingsfirma’s die in economisch gunstigere tijden veel inschrijvingen krijgen, zeggen nu cursussen af wegens te weinig inschrijvingen,… Zelfs bedrijven die de voorschotfactuur van hun annulatie voor een volgende boeking mogen gebruiken, zien niet de mogelijkheid om te boeken. Veel bedrijven krijgen de opdracht om enkel nog in-house events te organiseren en krijgen geen toestemming om buitenshuis te organiseren. De Zebrastraat beschikt niet over een crisisplan, omdat Werner van Craenenbroeck vindt dat het meer iets is voor een multinational. Hij zou dit pas opstellen als er echt een gevaar in zou zitten dat ze failliet zouden gaan.(van Craenenbroeck, Gent, 20/05/2009) Volgens Marianne Impens zou het getuigen van weinig realiteitszin om de huidige crisis te ontkennen, maar we mogen ook niet vervallen in self-fullfilling prophecy. Ondernemen is de boodschap.(Impens (M.), experience, 3/09, pp.105) Lodewijk van der Grinten, directeur van KHN: 'Iedereen zit op dit moment enorm op de kosten, maar je komt niet uitsluitend door kostenreductie uit deze problemen. Het zit meer in ondernemen dan in prijspolitiek.' (Weikamp, Internet, 2009) 2.1.2. Kans tot onderscheiden via creativiteit CLC en Vecta zien volop kansen in crisistijden. Hun devies: inspiratie, ondernemen en creativiteit. Locaties moeten volgens hen niet de bedreigingen zien, maar juist de kansen. Het is belangrijk om deze kansen aan te grijpen om je als organisatie te onderscheiden. (Weikamp, FZ,3/09, pp.33) Volgens de Nederlandse brancheorganisatie IDEA worden kwaliteit en inhoud nog belangrijker. (Weikamp,FZ,3/09, pp.33) Een bedrijf kan zich onderscheiden door een correcte positionering en profilering. De missie en de visie van een organisatie zijn heel belangrijk. (van der Linden, 2008, pp.4) Als Event Organizer moet je creatief omgaan met de beschikbare budgetten. Je moet meedenken met de klant over de manier waarop ze de vooropgestelde doelstellingen kunnen bereiken, zelfs in een minder gunstige economische context. Haar boodschap: blijf enthousiast!(Impens, Experience, 3/09, pp.105) Ria Mondelaers deelt deze mening volledig. (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) De geschiedenis toont aan dat tijdens crisis periodes de echte winnaars voorsprong nemen. Winnaars blijven investeren in groei en vergroten zo hun voorsprong op hun concurrenten. Een crisisgolf spoelt al het valse van mensen en dus ook van organisaties. (Weikamp,FZ,03/2009,pp.7) Dieter Veulemans bevestigt deze stelling. (Veulemans, Gent, 18/05/2009) “De grootste kansen voor onze locatie liggen bij faillissementen van concurrenten. Het is niet mooi om dat te zeggen, maar dat is nu eenmaal de realiteit. De crisis schift in het aanbod en de sterke locaties blijven overeind.” Vertelt Werner van Craenenbroeck. (van Craenenbroeck, Gent, 20/05/2009) Er moeten volgens Ria Mondelaers zeker toekomstplannen aangepast worden. Ze zullen in de dagdagelijkse bezigheden kosten onder controle houden, maar zeker niet tornen aan toekomstgerichte projecten. Na minder goede tijden komen ook weer betere en dan moet je klaar staan. Dus investeren in nieuwe producten blijft zeker ook in deze tijd noodzakelijk. (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Onderscheiden door Passie Passie als drijfveer binnen je onderneming. Ondernemers stellen de resultaatverwachtingen vaak buiten zichzelf; het resultaat zal afhangen van externe factoren (Economie, overheidsmaatregelen, gedrag van banken, arbeidsmarkt, voorzichtige klanten,…), maar de sterkste drijfveer voor een onderneming moet volgens Nievaart Passie zijn, met een grote P. Kan je passie leren? Het antwoord is volmondig: Ja! Je kunt ernaar op zoek, je kunt het ontwikkelen, er anderen in meenemen en het een deel van je organisatie maken. Bij het uitdragen van de gezamenlijke passie zijn een aantal bedrijfsonderdelen heel belangrijk: personeelsafdeling, communicatie, iedereen die het bedrijf naar buiten vertegenwoordigt, want pas als de interne en externe communicatie volledig in lijn liggen, volgt het succes. Passie is dus niet een vaag en zweverig begrip, maar is concreet en biedt houvast. (Nievaart, EventView, 1/09, pp.7) 2.1.3. Kans tot veranderen van aanbod “Pas je prijzen en aanbod niet aan als het niet nodig is. Het is niet de bedoeling dat er een prijzenoorlog ontstaat tussen verschillende locaties. Start er dan ook geen.” (Werner van Craenenbroeck) Op de website www.FZ.nl wordt wekelijks een poll ingevuld. Het valt op dat slechts een kwart van de aanbieders hun aanbod aanpast aan een crisis. Dit is volgens Weikamp een slechte ingesteldheid: klant is nu eenmaal koning. Er ligt een oplossing en vooral een kans voorhanden. Evenementenlocaties Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

11

moeten speciale programma’s ontwikkelen voor economische crisistijden. (Weikamp, 3/09, pp.42) Men moet zich aanpassen aan de nieuwe verwachtingen van de klant en vooral aan de gereduceerde budgetten. De evenementen moeten dus gerichter, professioneler, meer ‘bescheiden’ en minder feestelijk worden. (Markt, Experience Magazine, 3/09, pp.27) Ook lef is belangrijk. Het gaat niet langer om degene die het beste of slimste is, maar om die bedrijven die zich het beste kunnen aanpassen. Back to basic en low budget. (Weikamp,FZ,3/09,pp.33) Het voordeel is dat met minder budget de kwaliteit en het nut van het evenement juist omhoog gaan. Er wordt beter nagedacht over het doel van een evenement. De boodschap staat weer centraal. (Tindemans, FZ, 3/09, pp. 57) De Veldeman Group hanteert prijsverlagingen in economisch mindere tijden. “Slimme inkopers maken van deze economisch minder gunstige omstandigheden gebruik om een zeer lage prijs te bedingen. Het is aan de leverancier om te kijken hoe ver hij daarin mee gaat.” Aldus Ria Mondelaers. “ Ook de concurrentie voert prijsverlagingen door. Sommige bedrijven willen/moeten kost wat kost zaken aannemen om te overleven. Vaak is dat aan dumpingprijzen. Als dit te lang aanhoudt, ondermijnt dit de markt.” (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Om te reageren op deze specifieke economische crisis, past Dieter Veulemans flexibelere prijzen toe en heeft hij het aanbod aangepast. Het aanbod werd vernieuwd en ze proberen voor te zijn met unieke items. Dieter Veulemans: “Het klimaat leent zich ertoe om de eigen producten beter te leren kennen en deze om te zetten in iets nieuws. Zo hebben we bijvoorbeeld het bestaand loungemeubilair een beetje laten aanpassen, in plaats van nieuw aan te kopen. (Veulemans, Gent, 18/05/2009) Mieke Dutré is zeker niet van plan prijzen of aanbod(locatie, gastenkamers, services,…) aan te passen indien er ingrijpende economische veranderingen plaatsvinden.(Dutré,Gent,11/05/2009) “We zijn niet van plan om te reageren op deze economische crisistijden, door prijzen te laten zakken of voordeelpakketten uit te denken. We zouden er teveel tijd (en dus geld) in moeten investeren en uiteindelijk zou het ons weinig opbrengen. Je moet als locatie de return on Investment van de investeringen bewaken. De Zebrastraat biedt al vanaf het begin van zijn bestaan een ruim aanbod. Het principe: voor elk wat wils; zowel voor grote als kleine budgetten.” Zegt Werner van Craenenbroeck.(van Craenenbroeck,Gent,20/05/2009) 2.1.4. Kans tot aanspreken andere markten en publieksgroepen Congressen en evenementen krijgen steeds meer raakvlakken. De congresmarkt is iets stabieler dan de evenementenmarkt. Een feestje wordt eerder uit het budget geschrapt dan een congres, zeker bij de overheid. (Weikamp, EventTrends, 10/2008, pp.11) Annick Debels deelt deze mening. Ze denkt wel dat de periodiciteit en capaciteit van congressen zal afnemen. (Debels,Gent,11/05/2009) Dieter Veulemans en zijn collega’s proberen hun publieksgroepen uit te breiden. Momenteel leggen ze contacten met publieksgroepen waar de budgetten niet gereduceerd worden, zoals de gamesector, de holebi’s , en organisatoren van huwelijksfeesten. (Veulemans, Gent, 18/05/2009) “Grote bedrijven die in economisch gunstige tijden een exclusief, groots bedrijfsfeest zouden geven, organiseren het nu allemaal kleiner en eenvoudiger, bijvoorbeeld in een middelgrote evenementenlocatie zoals De Zebrastraat.” Zegt Werner van Craenenbroeck. (van Craenenbroeck, Gent, 20/05/2009) 2.1.5. Kans tot samenwerken Co-creation betekent samenwerken in moeilijke tijden; elkaar helpen. Volgens beroepsvereniging HSMAI is Co-creation partijen bij elkaar krijgen en van elkaar leren. (Weikamp, FZ, 3/09, pp.33) Door samen te werken, kom je op creatieve oplossingen. Voor oplossingen moet men als locatie meer beroep doen op de medewerking van vaste leveranciers. Vergaderingen van brancheorganisaties vormen een ideale gelegenheid om samenwerkingsverbanden te creëren tussen klanten en collega’s, en relaties te versterken. De snel veranderende wereld met alle uitdagingen van nu maken het eens te meer duidelijk dat samenwerking, ervaringen uitwisselen, kennis delen en netwerken een absolute noodzaak is. "Let's Get Closer" is de boodschap. (Weikamp, Internet, 05/2009) Volgens Ria Mondelaers (Veldeman Group) is open communicatie, stiptheid, correctheid in afspraken zeer belangrijk bij de keuze van een (vaste) leverancier. (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Voor diensten die Het Pand niet aanbiedt, (zoals overnachtingen) werkt Mieke Dutré nauw samen met het Marriott Hotel. Door mee te denken met de klant, bouwen ze een goede relatie op en is er meer kans dat de klant ook de volgende keer bij hen boekt. (Dutré,Gent,11/05/2009) De relaties met klanten en leveranciers moeten volgens Dieter Veulemans vriendschappelijker worden. Hij heeft wel de indruk dat er meer wordt samengewerkt. Het is belangrijk om goede relaties en vriendschappen op te bouwen met klanten en leveranciers. Een mooi voorbeeld hiervan was de Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

12

beursstand Avenue Belge op de beurs Event 09. Evenementenbureaus en evenementenlocaties stonden als één unit samen en gaven een sterk beeld naar buitenlandse organisatoren. (Veulemans, Gent, 18/05/2009) “De relatie met je vaste leveranciers is belangrijker dan de beste prijs. Zolang er een vergelijkbare, redelijke prijs wordt geboden, blijf je best bij je vaste leverancier. Door deze vertrouwensrelatie zullen de leveranciers veel meer inspanningen doen. Tenslotte mag iedereen zijn boterham verdienen.” Aldus Werner van Craenenbroeck. (van Craenenbroeck, Gent, 20/05/2009) “Het is als locatie niet de bedoeling om haatdragend te zijn tegenover de concurrentie. Klanten werken de versterkte concurrentie wel in de hand. In het verleden vroegen klanten bij één iemand een offerte aan. Als dit een redelijke offerte was, dan kreeg de locatie de boeking. Nu vraagt de klant bij veel verschillende bureaus tegelijk een offerte en worden deze sterk vergeleken. Nu komen we dus meer in concurrentie te staan met andere locaties dan vroeger. Ook hier schuilt een kans in: De Zebrastraat krijgt veel meer offertes binnen en kan nieuwe klanten binnenhalen die bijvoorbeeld vroeger gebonden waren aan één locatie.” Zegt Werner van Craenenbroeck. (ibid.) 2.1.6. Kans tot meer binnenlandse evenementen Een andere kans die ontstaat door economische crisistijden, zijn evenementen die verschuiven naar locaties dicht bij huis. Voor locaties in het binnenland biedt de crisis kansen. (Citaat Erik van Essen, Sales Director Benelux bij Center Parcs Meetings & Events). “Bedrijven organiseren vandaag de dag liever een evenement dichtbij huis dan dat ze met personeel en zakenrelaties ver moeten reizen.” (Weikamp, FZ, 3/09, pp.9) Trendwatchers voorzien een focus op nabije bestemmingen en locaties. (Markt, Experience Magazine, 3/09, pp.27) 2.1.7. Kans tot extra evaluatie en interne besparingen Economische crisistijden bieden locaties de kans om aan kostenreductie te doen, zowel op korte als op lange termijn. Je zou verbaasd staan van de besparingen, realiseerbaar door een meer systematische benadering van de niet-strategische bedrijfskosten. Hiervoor zijn verschillende oorzaken aan te halen: Het kostenproces is soms moeilijk te beheren. En hierop een overzicht houden is moeilijk Er is meestal een harde aanpak vereist Kostenbesparende initiatieven worden niet altijd positief onthaald door het bestuur en de personeelsleden. Om het even welke stafmedewerker die van plan is om een kostenbesparing door te voeren moet beschikken over ware leiderscapaciteiten. (Ondernemingen, Internet, 2008) Bijgevolg betalen de meeste ondernemingen te veel voor hun werkingskosten. Experts schatten dat 90% van de Belgische ondernemingen te veel spenderen aan dagelijkse uitgaven. Er is geen gecentraliseerd aankoopsysteem. Er wordt bijna uitsluitend ad hoc aangekocht, in plaats van in grote hoeveelheden aan te kopen. Er wordt bijna altijd in vertrouwen bij dezelfde leverancier aangekocht. Kostenbesparingen kunnen ook op langere termijn gebeuren. Deze omvatten onder andere een beter beheer van de inventaris, de kostenanalyse en de beheersinstrumenten, een betere naleving van de contracten van het bedrijf en ervoor zorgen dat het personeel zich kan focussen op hun strategische taken. Tips Zorg voor een efficiënt kostenbeheer Een kostenbesparing mag niet beschouwd worden als een soort "smaak van de maand". Integendeel, een onderneming moet gemotiveerd blijven om de kosten op regelmatige basis te controleren. Er moet een cultuur van ‘kostenmanagement' tot stand komen. Een te groot vertrouwen kan nefast zijn Ondernemingen die ervan uitgaan dat hun kosten onder controle zijn omdat dit in het verleden zo was, of dat ze een waterdichte kennis hebben van de markt, lopen door hun onwetendheid het risico om teveel uit te geven Begrijp wat u koopt Praat met uw leveranciers (Ondernemingen, Internet, 2008) De meeste Belgische ondernemingen beschikken niet over de nodige financiële middelen om regelmatig hun uitgaven grondig na te kijken en zo te besparen op hun kosten. Ze hebben ook zelden de tijd om de Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

13

markt of hun leveranciers te controleren. Daarom kan een onderneming beroep doen op consultants die de hele situatie deskundig kunnen beheren. Een bedrijf zoals Expense Reduction Analysts (ERA) helpt organisaties kosten te besparen. (Peeters en Pichal, Radio1, 2009) 2.1.8. Belangrijkste overlevingstips volgens de ondervraagde locaties De belangrijkste overlevingstips voor evenementenlocaties in economische crisistijden volgens Ria Mondelaers (Veldeman Group): Een goede service blijven bieden en iets meer naar “back to basic” gaan. Eenvoud betekent niet dat de kwaliteit slechter wordt. (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Het is volgens Mieke Dutré van het grootste belang om de klant heel hard te verwennen. Locaties moeten hun materiaal verzorgen, zeker nu! De klanten willen waar voor hun (ingekrompen) budgetten. Mieke merkt dat de klanten extra kritisch geworden zijn voor de werking van de multimedia, de schoonmaak,… Als de infrastructuur niet in orde is, komen klanten gegarandeerd niet terug. (Dutré,Gent,11/05/2009) Dieter Veulemans: “Het is belangrijk dat de locaties blijven investeren en dus vernieuwen. Men moet meegaan in het verhaal van de klant. Sta er dan ook als de klant je nodig heeft en zorg dat de klant zich op zijn gemak voelt.” (Veulemans, Gent, 18/05/2009) Werner Van Craenenbroeck: “Flexibiliteit is zeer belangrijk: in plaats van prijzen te laten zakken, moeten er alternatieven uit een lagere prijsklasse aangeboden worden. Een fles champagne kost bijvoorbeeld nog evenveel, maar de mogelijkheid tot het aankopen van cava, wordt aangeboden. Je moet formules kunnen aanbieden die goedkoper zijn. Pas je prijzen en aanbod niet aan als het niet nodig is. Het is niet de bedoeling dat er een prijzenoorlog ontstaat tussen verschillende locaties. Start er dan ook geen. Boet niet in op je marges. De relatie met je vaste leveranciers is belangrijker dan de beste prijs. Zolang er een vergelijkbare, redelijke prijs wordt geboden, blijf je best bij je vaste leverancier. Door deze vertrouwensrelatie zullen de leveranciers meer inspanningen doen. (van Craenenbroeck,Gent,20/05/09) Er zijn verschillende kansen die ontstaan in economische crisistijden. De ondervraagden waren niet altijd eensgezind, maar het is volgens mij belangrijk om de kansen te grijpen die je het best toepasbaar ziet op jouw locatie. Wees vooral flexibel en creatief! 2.2. InIn-house evenementen Meer en meer organisatoren van evenementen kampen met ingekrompen budgetten door de economisch slechte tijden. Bedrijven die grootse evenementen organiseren, worden ook steeds meer bekritiseerd. Daarom ontstaat er een nieuwe trend: In-house Events. Totaalconcepten zoals RoomService van Limonada, de bekendste Gentse cocktailbar, winnen in economische crisistijden steeds meer aan belangstelling door hun inzetbaarheid tijdens in-house evenementen. Het concept brengt een volledige atmosfeer mee. RoomService richt de locatie dan ook volledig in. Het is goede nieuws voor organisatoren, maar slecht nieuws voor locaties: RoomService tarifeert enkel volgens consumptie. (Roomservice, Internet, 03/2009) 2.2.1. Mening van de ondervraagden Veldeman merkt dat de trend in-house events gegroeid is door het slechte economische klimaat. In principe is hiertegen niet veel in te brengen, maar het vergt een andere benadering van het evenement. (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Lisette Smits (Finley Mobile Experience) vindt de trend begrijpelijk, maar denkt niet dat deze trend zich zal blijven voortzetten. Volgens Smits moet je ervoor zorgen dat je als locatie andere producten aanbiedt. (E-mail van Lisette Smits, 11/05/2009) Mieke Dutré (Het Pand) kent de trend, maar denkt dat de trend geen lang leven beschoren is. Werknemers willen na hun lange werkdag niet ook nog eens een bedrijfsfeest of productvoorstelling op het bedrijf. Het mag zelfs iets leuks zijn. Ze willen eens buiten. Voorlopig wordt er volgens Dutré door evenementenlocaties niet gereageerd op deze trend. (Dutré,Gent,11/05/2009) Annick Debels heeft de indruk dat de trend van In-house events steeds meer doorbreekt. Dit heeft volgens haar vooral te maken met de dalende budgetten in de sector. De mensen zijn volgens Annick Debels ook steeds meer prijsbewust, dus deze trend van in-house events zal zich ook buiten economisch ongunstige tijden voortzetten. Dit zal niet voor elk evenement zo zijn, en zeker niet voor elke doelgroep! Naar belangrijke klanten moeten ze toch altijd iets ‘extra’ aanbieden. (Debels,Gent,11/05/2009) Dieter Veulemans is ervan overtuigd dat deze trend zal stoppen na de economisch slechtere tijden. Een evenementenlocatie buiten het bedrijf is leuker. Je kunt de werknemers niet blijven verrassen met concepten op het bedrijf zelf. Na een aantal keer hebben ze het wel gezien en willen ze iets anders.


14

“Wij merken dat In-house vooral een trend is die opgekomen is door de economisch slechte tijden. Wij krijgen tegenwoordig heel wat aanvragen van bedrijven die aan het water liggen (vb. in de haven, langs een kanaal,…) om bij hen aan te meren. Zo wordt er creatief omgegaan met zaken die in-house aanwezig zijn. België is hiervoor minder ideaal, maar Nederland is een echt ‘waterland’. Spijtig genoeg krijgen evenementenschepen niet de toestemming om evenementen op zee te organiseren. Er worden nu heel wat evenementen georganiseerd op windmolenparken in zee.” (Veulemans,Gent,18/05/2009) Werner van Craenenbroeck is helemaal niet opgezet met deze trend. “Het zou hypocriet zijn om deze trend niet bedreigend te vinden. Het biedt mogelijkheden voor de sector, maar niet voor evenementenlocaties zelf. Na de economische crisis zal deze trend terug afnemen. Het fenomeen zal natuurlijk niet volledig verdwijnen, omdat een in-house evenement perfect kan zijn voor bijvoorbeeld de voorstelling van de nieuwe bedrijfsgebouwen, de nieuwe machines,… Voor elk evenement bestaat er een perfecte locatie en die is lang niet altijd De Zebrastraat. (van Craenenbroeck,Gent,20/05/2009) 2.2.2. Kansen Werner van Craenenbroeck: “Geef argumenten waarom bedrijven het evenement niet op het bedrijf zelf moeten organiseren. Werknemers moeten eens ‘buiten’ kunnen, weg van de werkomgeving. Als men een teambuilding organiseert in de kantoorgebouwen, zullen er heel wat medewerkers geneigd zijn in de pauzes ‘toch eventjes snel de e-mailtjes te controleren’. Het bedrijf kan een troef zijn voor een evenement, maar het kan evengoed afstotend werken. Op sommige vlakken kan een evenementenlocatie goedkoper zijn dan een in-house evenement. Als een cateraar een volledige keuken moet opbouwen, alle apparatuur meebrengen, toiletwagen en sfeerverlichting moet gehuurd worden,… Vooral het huren van multimedia is bijzonder duur. (van Craenenbroeck,Gent,20/05/2009) Mieke Dutré deelt zijn mening: “De evenementenlocaties moeten inspelen op het “anders zijn”. Ze moeten duidelijk maken dat het ook voor de bedrijfsleiders zelf belangrijk is om hun personeel te blijven motiveren.”(Dutré,Gent,11/05/2009) Het merendeel van de ondervraagden denkt dat de in-house trend zal afnemen in economisch gunstigere tijden. De locaties zijn zich ervan bewust dat bedrijven ook in betere tijden in-house zullen organiseren. Een bedrijfsite kan voor bepaalde evenementen de perfecte (en noodzakelijke) locatie zijn. 2.3. Mobiele en exclusieve (nieuwe types) locaties Organisatoren van evenementen hebben allemaal hun favoriete evenementenlocatie. Maar na verloop van tijd krijgt men het gevoel al overal te zijn geweest. En dat gaat vervelen. Tenten bieden volgens Experience Magazine het perfecte alternatief. (Evenementen, Experience, 03/2009,pp. 66)Maar niet alleen tenten veroveren steeds meer de locatiemarkt, evenementenschepen, mobiele trucks, opblaasbare constructies winnen aan terrein. Vormen deze nieuwe type locaties een bedreiging voor vaste evenementenlocaties? 2.3.1. Mening nieuwe type locaties Tentstructuren Veldeman Group is een verhuurder van tenten voor diverse doelen. Na meer dan 35 jaar ervaring kennen ze hun vak (en branche) door en door. Ria Mondelaers van Veldeman Group weet niet of je een tentstructuur als een concurrent van vaste locaties kan zien. “ Vaak krijgt de vaste locatie een extra dimensie door de tentstructuur. Het zicht op een park of op een kasteel vanuit een mooie tent geeft vaak een positieve bijdrage aan het gebeuren.” Volgens Ria Mondelaers is het goedkoper om een vaste locatie te huren. Alle technische voorzieningen zijn dan aanwezig. “Bij beperktere budgetten zijn vaste locaties eerder een concurrent voor ons.” (E-mail van Ria Mondelaers,7/05/2009) De Sterktes van tenten zijn volgens Ria Mondelaers originaliteit, flexibiliteit, overal inzetbaar, snel te bouwen. (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Een tent kan ook op het bedrijfsterrein zelf opgesteld worden. Tenten zijn erg flexibel qua vorm en afmeting. Voor ieder evenement bestaat de juiste tent. Een tent is vandaag de dag geen tent meer. Het komt meer in de buurt van een vast gebouw.” Besluit Tim Smedts.(Smedts, Experience Magazine, 3/09, pp.27) De zwaktes zijn volgens Ria Mondelaers de vaak hoge kosten. Door het aanvoeren van alle nodige accessoires, zoals elektriciteit, water, toiletten, cateringinfrastructuur,…(E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Het is ook aan te raden om bewaking in te huren als de tent ingericht is voor de volgende dag.” (Smedts, Experience Magazine, 3/09, pp.27) Incredible balloons verhuurt de eerste opblaasbare tenten van Europa. De tenten kunnen in een uur worden opgezet en vormen een grote concurrent van andere tentconstructies en vaste locaties. Ruud van der Meer is ervan overtuigd dat tenten een groot stuk van de locatiemarkt aan het veroveren zijn met flexibiliteit en exclusiviteit als grootste troeven. In opblaasbare tenten is er tot nu toe nog erg weinig concurrentie, omdat het om een nieuwe techniek gaat. Het grootste voordeel van een tent is volgens Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

15

haar dat je op de mooiste plekken kan gaan staan die voor vaste locaties niet te betalen zijn. De zwakte van tenten is volgens haar het klimaat in de tenten. Ruud van der Meer ziet in de toekomst een grote markt voor opblaasbare tenten, omdat de materialen zullen verbeteren. Haar tip is dat vaste locaties moeten samenwerken met tentenbouwers. (E-mail van Ruud van der Meer, 4/05/2009) Mobiele evenemententrucks Finley mobile experience verhuurt trucks als mobiele evenementenlocatie. Lisette Smits antwoordde via e-mail op enkele vragen. Ze is ervan overtuigd dat de evenemententruck nu al een sterke concurrent vormt voor vaste evenementenlocaties. De sterktes zijn volgens haar dat de truck zich kan plaatsen op een unieke ligging, dat het een uniek concept is en dat elke bestemming goed te bereiken is. Volgens haar zijn er geen zwaktes verbonden aan dit soort evenementenlocatie. (E-mail van Lisette Smits, 11/05/2009) Evenementenschepen Om meer toeristen naar Noord-Finland te lokken, wil een excentrieke Finse zakenman de Titanic op originele grootte nabouwen. Het schip zou, net als het origineel, 269 meter lang zijn en mogelijk als hotel en evenementenlocatie kunnen dienen. De kopie zal een ramp bespaard blijven: hij wil het schip op land plaatsen. (De Morgen, Internet, 2009). Maar er zijn ook andere drijvende locaties, zoals Pure-liner I en II. Evenementenboot Pure-liner 1 & 2 zijn schepen met een capaciteit tot 600 personen. Ze worden ingezet voor bedrijfs- en privé-evenementen. EventsFactory verzorgt de boekingen voor Belgische evenementen. Dieter Veulemans van EventsFactory denkt dat evenementenschepen een sterke concurrent zijn of zullen worden van vaste locaties. Ze krijgen geen extra concurrenten, zeker niet in België. “Een schip inrichten als een evenementenlocatie is een zeer grote investering. Omdat de Pure-liner schepen en concurrent Ocean Diva al bestaan, zijn we ervan overtuigd dat investeerders niet zoveel geld willen steken in een concept dat al bestaat en dus niet meer uniek is.” Zegt Dieter Veulemans. (Veulemans,Gent,18/05/2009) De sterktes van evenementenschepen zijn volgens Veulemans dat alles aan boord is, de locatie uniek en exclusief is, thema’s met water mogelijk zijn, het interieur van de schepen open is, de schepen volledig kunnen ‘gebrand’ worden (vb. meubilair met logo van bedrijf). Het schip kan dus volledig gehuld worden in de huisstijl van het bedrijf. (ibid.) De zwaktes van evenementenschepen zijn dat de huurprijzen van de locatie afhankelijk zijn van brandstofprijzen, de schepen kunnen niet overal aanmeren, de tijdspanne tussen 2 bestemmingen is soms wat krap om te overbruggen met een (ietwat log) schip, ze zitten voor grote groepen te beperkt qua grootte. (ibid.) 2.3.2. Mening vaste locaties Frank De Graeve van de Parnassuskerk is hierover kort: “Persoonlijk vind ik een vijandbeeld geen positieve benadering, het zou eerder een stimulans moeten betekenen om de eigen werking te optimaliseren.” (E-mail van Frank De Graeve, 13/05/09) Ook Mieke Dutré van Het Pand neemt geen vijandige houding aan. Ze ziet mobiele locaties eerder als een extra voor een vaste locatie, dan als concurrent. Mobiele locaties kunnen de verstedelijking tegengaan. Door de opkomst van mobiele locaties is het niet steeds nodig om nieuwe (vaste) locaties te bouwen. Het is een oplossing om groene gebieden te behouden. Dit is een kans voor de locatiemarkt. Mobiele locaties zijn zeker niet goedkoper (en soms zelfs duurder) dan vaste locaties en zullen volgens Mieke Dutré dus niet snel vaste locaties verdringen. Tip voor vaste locaties: Zie mobiele locaties niet als concurrent, maar als collega. (Dutré, Gent, 11/05/2009) Annick Debels van Gent Congres is ervan overtuigd dat tenten niet profiteren van een economische crisis, omdat de totaalprijs voor de tent duurder is dan het huren van een vaste locatie. (Debels,Gent,11/05/2009) Volgens Werner van Craenenbroeck zijn vaste locaties niet gelukkig met deze ontwikkelingen, maar ze maken zich niet al te grote zorgen. Er zal volgens hem altijd iets nieuws komen en bepaalde types zullen dan weer verdwijnen. “Je kunt niet inspelen of opboksen tegen deze trend, je moet ze gewoon aanvaarden. Dit wil niet zeggen dat je daar schrik moet voor hebben.” Besluit Werner van Craenenbroeck. (van Craenenbroeck, Gent, 20/05/2009) Nieuwe types locaties moet je volgens de ondervraagden niet zien als vijand, maar als collega. Je kunt het aanbod van beiden samen leggen om iets nieuw te creëren. Zie de trend dus als een kans en niet als een bedreiging.


16

3. Sociale invloeden

PEST No-show (ingesteldheid van congresen evenementbezoekers) Omslag naar maatschappelijk verantwoorde evenementen in de branche De vraag naar duurzame/groene events neemt toe Custom made: Het individu wordt steeds belangrijker. 3.1. No show If you don’t attend a confirmed Event, you spoil more than just the party. Vzw The Promise No-Shows zijn een uiterst vervelend fenomeen waar iedere organisator vroeg of laat mee krijgt af te rekenen. Mensen die zich inschreven voor een evenement, dagen simpelweg niet op zonder verwittiging. No-show is een sociaal fenomeen dat te maken heeft met het gedrag en de beleefdheid van de mens. Volgens Danny Stevens en Stijn Snaet van de ACEA, de beroepsvereniging van de ondernemingen actief in de evenementencommunicatie in Nederland, verliezen organisatoren elk jaar pakken geld door mensen die niet komen opdagen. Een recente marktstudie bij 800 Event managers wijst er op dat in sommige sectoren een No-show percentage van 40 tot 50 % voor externe events als ‘normaal’ wordt beschouwd. (Reken voorgoed af met No-shows, Internet, 2009) 3.1.1. Mening van de respondenten “Het is belangrijk om met de klant (via het contract) goede afspraken te maken. Als alles op papier staat, moet de klant zich aan deze afspraken houden. Aldus Mieke Dutré .(Dutré, Gent, 11/05/2009) No-show is volgens Annick Debels (Gent Congres) een zeer vervelende trend, ook voor evenementen congreslocaties. De grootste reden van No-show is volgens haar de opvoeding en de beleefdheid van de gasten. (Debels, Gent, 11/05/2009) Volgens Dieter Veulemans (Pure-liner) werken de locaties al een beetje preventief ten opzichte van Noshow, door te werken met een voorschotfactuur. “Ik denk dat men vooral een hoge No-show heeft bij publieksevenementen en minder bij bedrijfsevenementen. De crisis kan deze negatieve trend doen stoppen. Er zijn minder evenementen en meer mensen willen de toffe kant van het werk opzoeken. Er zal volgens ons dus minder No-show zijn in economisch slechte tijden.” (Veulemans, Gent, 18/05/2009) Werner van Craenenbroeck: “No-show heeft vast en zeker een invloed op evenementenlocaties. Het is op de eerste plaats heel vervelend. Als een klant bijvoorbeeld een zaal zoekt voor 250 personen en de maximumcapaciteit van onze zaal is 200 personen, dan lopen we deze klant mis. Als 1/5 van de ingeschrevenen niet opdagen, was onze maximumcapaciteit wel voldoende geweest. We zouden meer boekingen hebben, moesten de inschrijvingen makkelijker in te schatten zijn. Ook op het vlak van catering kan No-show een serieuze streep door de rekening betekenen. Extern bestelde catering wordt sowieso doorgerekend, maar overbodige interne catering wordt in de praktijk niet snel op de factuur gezet. Een lagere opkomst voor een bepaald evenement, betekent ook dat je de groep evengoed in een kleinere zaal had kunnen boeken. Het is dus mogelijk dat je een andere klant voor de grote zaal al had afgeketst. (van Craenenbroeck,Gent,20/05/2009) 3.1.2. Oplossingen Danny Stevens en Stijn Snaet zochten een oplossing voor het probleem en introduceerden begin april het concept ‘Spoilman’ en de website www.dontspoiltheparty.org. Om hun initiatief te omkaderen, richtten ze de vzw The Promise op. “The Promise vzw wil personen die zich inschrijven voor een evenement en niet komen opdagen, aansporen om enerzijds hun gedrag te veranderen, maar tevens aan te sporen om het verkwiste bedrag voor een goed doel te storten.” Het concept is eenvoudig. Als je jezelf aanmeldt voor een evenement en niet opdaagt, stuurt vzw The Promise je via e-mail een uitnodiging om het verspilde geld over te maken aan Unicef. “In de eerste plaats is The Promise een sensibilisatieactie.” aldus de initiatiefnemers. De EMA Society, Meeting Professionals International, Duval Guillaume Brussels, Nautadutilh, Hill & Knowlton, EventMasters, Toerisme Vlaanderen en The Rits hebben zich reeds achter het initiatief geschaard. Organisatoren die met vzw The Promise in zee willen gaan, betalen één euro per uitnodiging die verzonden wordt. In ruil stuurt vzw The Promise naar elke persoon die niet opdaagt het bericht om het verkwiste geld over te maken aan Unicef. (Reken voorgoed af met No-shows, Internet, 2009) De negatieve trend dat de No show weer toeneemt, kan gecounterd worden met een andere trend: Nieuwe Media, waarover later meer. (Vanzelfsprekend authentiek, Internet, 2009)


17

Gent Congres wilde iets doen tegen deze trend en bedacht een systeem voor hun familiarization trips (kennismakingsreizen) om de nonchalance van de deelnemers tegen te gaan. De geïnteresseerden moesten bij het inschrijven €100 betalen en kregen dit bedrag teruggestort als ze kwamen opdagen. Noshow betekende dat de €100 werd ingetrokken. Dit zou een goed systeem kunnen zijn voor opdrachtgevers, maar voor locaties ligt dit nog erg moeilijk. (Debels, Gent, 11/05/2009) Dieter Veulemans (Pure-liner) vindt het een goed idee om te werken met het principe van Gent Congres, maar vind dit toch erg moeilijk om op te dringen aan de klant. Ook de crisis kan volgens hem een positieve invloed hebben op No-show.(Veulemans, Gent, 18/05/2009) Volgens Ria Mondelaers (Veldeman Group) blijft No-show een moeilijk punt. In Nederland heeft men tegenwoordig een regel ingevoerd bij brancheborrels: kom je 2 maal niet opdagen, dan krijg je voor de volgende keer geen uitnodiging meer. (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) No-show wordt door alle ondervraagden gezien als een zeer vervelend fenomeen, waar nog weinig oplossingen voor bestaan. Door samenwerking binnen de evenementensector kunnen er remedies gevonden worden. De ondervraagden denken dat No-show het best te bestrijden valt via uitsluiting of ‘geldboetes’. 3.2. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Ondernemen (MVO) It’s not easy being green. Kermit De Kikker had een vooruitziende blik in de jaren ’70. De initiatieven die brancheorganisaties rond dit onderwerp nemen, kwamen al eerder aan bod in dit eindwerk. In dit hoofdstuk bespreken we het sociale aspect. In Amerika is het onderwerp MVO al helemaal hip, Nederland sprong ook al op de kar en wie zijn wij, Belgen, om achter te blijven? De overheid en het bedrijfsleven worstelen met de vraag hoe invulling te geven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Nu steeds meer bedrijven duurzaamheid in woord en daad belijden, neemt de vraag naar duurzame –ook wel ‘groene’– events toe.(Dossier MVO in de evenementenbranche,2008,pp.3) Maatschappelijk verantwoord ondernemen, er zijn een behoorlijk aantal definities over te vinden. Over het algemeen komen ze op het volgende neer: Maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent dat je naast het streven naar winst (profit) ook rekening houdt met het effect van uw activiteiten op het milieu (planet) en dat je oog hebt voor menselijke aspecten binnen en buiten het bedrijf (people). Het gaat er om een balans te vinden tussen people, planet en profit (definitie is afkomstig van mvonederland.nl). Door sommige bedrijven wordt het onderwerp ge(mis)bruikt om in de externe communicatie mee te scoren, maar er is een toenemend aantal bedrijven dat oprecht een bijdrage levert aan een mooiere samenleving. (Dossier MVO in de evenementenbranche, 2008, pp.3) MVO en duurzaam ondernemen zijn niet langer een leuke bijkomstigheid of alleen voor het goede gevoel, het beïnvloedt ook uw dagelijkse bedrijfsvoering. Zo gaat de Nederlandse overheid vanaf 2010 alleen nog maar aanbesteden bij bedrijven die zichtbaar MVO uitvoeren. Ook het gros van de bedrijven heeft MVO in haar bedrijfsplan staan en daar moet de evenementenbranche op inhaken. (Weikamp, Internet, 2009) 3.2.1. Kans: Word een maatschappelijk verantwoorde locatie Kies een stukje MVO en maak het onderdeel van je organisatie. Eliane Schoonman, Zelfstandig consultant van het Issues Management Institute In alle lagen van de evenementindustrie zijn er bedrijven die zich specialiseren in MVO. Er zijn bijvoorbeeld organisatiebureaus die concepten aanbieden, waarbij de rode draad MVO is en het evenement in het teken staat van een verantwoord doel. Er wordt meer en meer gezocht naar een doel dat past bij het bedrijf. Ook cateraars en toeleveranciers (zoals locaties) kunnen hun steentje bijdragen aan een groen en maatschappelijk verantwoord evenement.(Weikamp, EventTrends, 10/2008, pp. 9) “Kies een stukje MVO en maak het onderdeel van je organisatie. MVO is zo’n groot dossier, dat er altijd een stukje verantwoord ondernemen is dat bij je organisatie past. Waar het om gaat is dat je iets kiest dat onderdeel is van je identiteit, en dat je rekening houdt met hoe ver je kunt gaan.” Zegt Eliane Schoonman (Zelfstandig consultant van het Issues Management Institute) : “Je moet je organisatie zien als een persoon in de maatschappij; en met behoud van winstoogmerk verantwoord omgaan met de wereld.” En er over communiceren. “Je moet er geen imagocampagne of cosmetische PR toestand van maken. Dat komt altijd uit. MVO moet je je eigen maken en dan kan je er prima over communiceren. Daar is niks mis mee.” We moeten dus af van het idee dat je stilletjes goed moet doen, dat je er niets Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

18

mee mag verdienen. Eliane Schoonman: “MVO mag ook gewoon financieel bijdragen aan je organisatie, je bent per slot van rekening geen filantropische instelling.” (Dossier MVO in de evenementenbranche, 2008,pp.5) Je kunt op verschillende manieren aan MVO doen: MVO op sociaal gebied MVO op sociaal economisch gebied MVO op gebied van milieu MVO anders (vb. programma’s combineren met MVO) MVO in de dagelijkse routines (bedrijfswagens, verlichting,...) (Dossier MVO in de evenementenbranche, 2008,pp.3) Mevrouw Kauffman heeft het over ‘Meeting Responsibility’. MVO is een essentieel onderdeel van de marketingstrategie. Voor locaties betekent dit voorzien in maximale waarde op economisch, milieugericht en sociaal vlak. (E-mail van Rhonda Kauffman aan Annick Debels, verkregen tijdens interview op 11/05/2009) De prijs, toegankelijkheid en beschikbaarheid van locaties winnen terug terrein op de congresen evenementenmarkt, maar als de locaties op deze vlakken vergelijkbaar zijn, zullen locaties met extra services, zoals het ondersteunen van groene initiatieven en bijdragen aan de gemeenschap, winnen in de pitch. 80% van de Europese opdrachtgevers houden rekening met omgevingsgerichte initiatieven wanneer ze een locatie selecteren. (ibid.) Ondernemingen zijn bewuster geworden van hun impact op het milieu, maar ook van de kracht van “milieubewust”. Het levert namelijk direct een kostenbesparing op en de klant prefereert een milieubewuste en duurzame onderneming. De evenementenbranche ziet nu ook de kansen die MVO voor hen kan bieden, want maatschappelijk verantwoorde evenementen kunnen effectiever én kostenbesparend zijn. (van Roekel, 2007- 2008, pp.8) Wat moeten de locaties verschaffen? Nabijheid. Organisatoren en deelnemers hebben een zekere druk om hun uitstoot en uitgaven te berekenen en kiezen daarom voor een nabij gelegen locatie of bestemming. Aanbod. Toon wat je te bieden hebt. Verzin niet, je valt toch door de mand. Doorzichtigheid. Toon je sterktes, maar ook je zwaktes. Bewijs dat je inspanningen doet om deze te overbruggen. Afvalbeleid. Sorteer, composteer. Dit kan zelfs kostenbesparend zijn! Elektriciteitsbeleid. Gebruik hernieuwbare of zonne-energie. Als je niet weet welke stroom je gebruikt, bel dan de plaatselijke verdeler. Het is mogelijk dat je al groene energie koopt, of dat je gemakkelijk kan overschakelen. Grijp kansen voor goed burgerschap. Investeer in een goed doel en engageer het hele bedrijf om zich in te zetten. Investeer in leuke initiatieven, zoals een dansvloer om energie op te wekken. Deel je verhaal met je klanten. Het is mogelijk dat bedrijven je locatie kiezen op vlak van de inspanningen die je levert of geleverd hebt.(E-mail van Rhonda Kauffman aan Annick Debels, verkregen tijdens interview op 11/05/2009) Maak bewuste keuzes op het gebied van milieu, maatschappij en kwaliteit om op de lange termijn een leefbare wereld te behouden. Gebruik netwerken als MVO-gereedschap Nr. 1 Denk mee met je klanten aan een bewustere organisatie Breng MVO in de praktijk. Start met jezelf en kijk daarna eerst in je directe omgeving. Als kleine ondernemer kan je veel, maar eigenlijk ook weer heel weinig voor de "grote wereld" betekenen. Je kunt in je eigen omgeving wel heel gemakkelijk aan de slag met MVO. Leg meer nadruk op maatschappelijk verantwoord inkopen. (MVO-tips,Internet,2009) Het is moeilijk om een MVO-checklist te maken die aangeeft dat je maatschappelijk verantwoord onderneemt. MVO is een voortdurend proces dat bij iedere verandering in beweging is. Bij elke verandering in de markt moet opnieuw een balans worden gezocht tussen people, planet en profit. Dit continue proces van MVO, maakt het niet mogelijk een statische checklist voor MVO te maken. (MVOmisverstanden, Internet, 2009) Wat moeten de steden doen? Het is, vooral voor steden, zeer belangrijk om samen te werken. Als een stad voorziet in milieuvriendelijk transport (zoals hybride bussen, tramlijnen,…), dan drukt ze de ecologische voetafdruk en komt ze hoger in de ranking te staan van milieuvriendelijke bestemmingen voor congressen en evenementen.


19

Steden en congrescentra moeten weten wat hun locaties te bieden hebben. Als men deze informatie duidelijk op de website vermeldt, geeft dit een extra boost aan de locaties om de initiatieven te evenaren of te overtreffen. Steden moeten op de hoogte zijn van voorzieningen voor groene stroom en de locaties aanzetten tot het omschakelen op deze netwerken. Steden moeten op de hoogte zijn van de initiatieven tot goed burgerschap die genomen worden. (E-mail van Rhonda Kauffman aan Annick Debels, verkregen tijdens interview op 11/05/2009) 3.2.2. Redenen om aan MVO te doen MVO levert op tal van manieren geld op en draagt zo bij tot de winstdoelstellingen van een bedrijf. MVO kan om investeringen vragen, waardoor mensen denken dat als je maatschappelijk verantwoord onderneemt, je geen winst kunt maken. Maar MVO draagt onder meer bij aan het verlagen van de kosten voor ziekteverzuim, het verlagen van de energiekosten en aan het aanspreken van de groter wordende groep klanten die om duurzame producten vragen. (MVO-misverstanden, Internet, 2009) MVO is geen hype. Sommigen stellen dat MVO een voorwaarde wordt voor ondernemen. Bedrijven die niet maatschappelijk verantwoord ondernemen, zullen zoveel kansen laten liggen dat zij in de toekomst geen bestaansrecht meer hebben. (ibid.) MVO kan gebruikt worden in een marketingcampagne. Let op met greenwashing (MVO in marketing gebruiken zonder in bedrijfsvoering invulling aan te geven. (ibid.) MVO is ook in economisch moeilijker tijden lonend. MVO ondersteunt de bedrijfsdoelstellingen, bouwt relaties met belangrijke stakeholders wiens mening het belangrijk is in de zware tijden, en draagt bij aan kostenvermindering en grotere effectiviteit. (ibid.) MVO verhoogt de arbeidsproductiviteit. Aandacht voor mens en milieu zorgt voor een positieve sfeer en medewerkers zijn meer betrokken en minder vaak ziek. (ibid.) Met MVO speelt u sneller in op de markt. (ibid.) MVO zorgt voor positieve publiciteit. MVO geeft bedrijven vaak een streepje voor bij klanten, kredietverstrekkers en investeerders. (ibid.) MVO verkleint uw ondernemersrisico's. U vermindert uw risico op imagoschade. (ibid.) MVO maakt van u een aantrekkelijke werkgever. Mensen werken graag voor bedrijven die verder kijken dan winst alleen. (ibid.) Steeds meer banken nemen MVO mee bij kredietverstrekking. Sommige banken in Nederland verstrekken uitsluitend krediet aan MVO-bedrijven. (ibid.) 3.2.3. Mening van de ondervraagden “Duurzaam ondernemen is voor mij kwalitatief, innovatief en correct blijven naar je klanten toe. De trend zal zich steeds verder in de diepte ontwikkelen.” Zegt Ria Mondelaers. “Blijf oog hebben voor details.” “Een groen evenement is volgens mij een evenement met aandacht voor milieu, omgeving, mens en dier. Vorig jaar hebben we een tentstructuur in een natuurgebied moeten bouwen. Er moest een strak tijdschema aangehouden worden bij opbouw en afbraak.” Veldeman Group hanteert een doorgedreven afvalrecyclage en gaat bewust om met energieverbruik. (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Frank De Graeve wil als beginnende verhuurder van de evenementenlocatie De Parnassuskerk een plan rond MVO ontwikkelen. (E-mail van Frank De Graeve, 13/05/2009) Ook voor Finley Mobile Experience is MVO iets voor de toekomst. (E-mail van Lisette Smits, 11/05/2009) Mieke Dutré heeft geen probleem met de trend MVO. Als bedrijfsleiders écht groene denkers zijn, dan weten ze dat een verplaatsing van de stad/ het bedrijf naar het platteland een grote CO² uitstoot teweeg brengt. Dan is het ‘groener’ om voor een stadslocatie te kiezen, waar de mensen te voet of met de fiets naartoe kunnen. Een locatie in een groene omgeving is zeker niet gelijk aan een groene locatie. Als locatie zorgen ze ervoor dat er zoveel mogelijk energie bespaard wordt. In samenspraak met de cateraars kan gezorgd worden voor biologische en vegetarische catering. We hebben de indruk dat vele cateraars zich hierin meer en meer verdiepen.” Antwoordt Mieke Dutré. “Het is moeilijk om het verloop van deze trend in te schatten, omdat de trend in Vlaanderen nog niet helemaal doorgebroken is.” (Dutré, 11/05/2009) Dieter Veulemans is voorstander van MVO, maar de kosten om hierin te investeren, zijn veel te hoog. Zo’n investeringen zouden resulteren in een hogere huurprijs van de schepen. Voor klanten die MVO belangrijk vinden, kan Veulemans een voorbeeld van MVO met de Pure-liner aanhalen. Organisatoren van roadshows (voor concerten en festivals) doen meestal beroep op vrachtwagens om podia, multimedia,… Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

20

te verplaatsen. Dit zorgt voor het verbruik van heel wat brandstof en voor overlast op de wegen. Als men één van de schepen gebruikt, wordt dit vermeden. De verhuurders van Pure-liner hebben geen toekomstplannen richting MVO. Ze denken dat de vraag naar MVO vooral zal spelen tijdens evenementen, gericht naar externe doelgroepen van de organisator. (Veulemans,Gent,18/05/2009) Werner van Craenenbroeck: “Wij zijn er niet van overtuigd dat bedrijven voor een locatie kiezen, omdat deze aan MVO doet. Ik ga geen 10 klanten winnen, omdat ik groen denk. Het is wel mogelijk dat we in de toekomst echt ‘groene’ klanten verliezen, als er een soortgelijke groene locatie komt in de omgeving. Dit zijn ook maar heel specifieke klanten. De vaste cateraars van De Zebrastraat spelen niet op in op de trend MVO. Spaarlampen gebruiken, sorteren,… doen we allemaal niet. Er worden geen fair trade producten gekocht. Af en toe krijgen we klanten over de vloer die MVO belangrijk vinden, maar wij passen ons aanbod niet aan voor deze enkelingen. Ik denk dat MVO wat gerommel in de marge is. Van al onze klanten heeft er nog niemand een opmerking gemaakt over het water in de vijver, dat voor elk evenement in de tent moet weglopen. Ik denk dat Nederlanders veel meer inspringen op soortgelijke trends dan Belgen. Ik denk dat het hier niet zo’n vaart zal lopen.” (van Craenenbroeck,Gent,20/05/2009) 3.3. Authenticiteit Authenticiteit is terug te vinden in de echtheid en puurheid van het product en hangt daarom samen met de trend van duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. (Weikamp (S.), EventTrends, 10/2008, pp. 8) Voor zowel de opdrachtgever als de organisator blijkt authenticiteit, ook wel ‘echtheid’, de tegenhanger van al het multimediale geweld. We gaan met zijn allen terug naar de basis.(Back to basic). De overdreven luxe lijkt uit en dat is deels de oorzaak van het economisch ongunstig klimaat. Authenticiteit betekent niet dat er geen gebruik mag gemaakt worden van moderne snufjes en nieuwe media, als dit maar een bijdrage levert aan de functionaliteit, creativiteit en originaliteit van het evenement. Een gouden tip van de redactie van FZ: Authentiek moet je zijn en niet zeggen. (Weikamp, EventTrends, 10/2008, pp. 8) 3.3.1. Mening van de ondervraagden De ondervraagde locaties spelen allemaal op een of andere manier in op de trend “Authenticiteit” en dit vooral door zichzelf en hun pand zo te profileren. Ze gaan er echter geen extra inspanningen voor doen. Rond de trend MVO (en de bijtrend authenticiteit) bestonden er verschillende meningen. De ene vond het een belangrijk werkpunt, de andere vond het een storm in een glas water. Mijn mening is dat MVO wel degelijk zal doorbreken en dat locaties beter voorbereid moeten zijn, bijvoorbeeld via een milieuplan. MVO kan geleidelijk opgebouwd worden en moet niet per se grote investeringen op korte termijn betekenen. 3.4. Custom made evenementen De consument verlangt steeds meer zijn/haar mening en inbreng te kunnen geven. Het individu wordt steeds belangrijker, de maatschappij wordt steeds meer geïndividualiseerd.(van den Dongen, Internet,1996). Het thema dit jaar op Event09 was niet voor niets Custom Made. 3.4.1. Mening van de ondervraagden Werner van Craenenbroeck, Dieter Veulemans en Ria Mondelaers en Mieke Dutré beamen dat bedrijven en consumenten steeds kritischer, mondiger en beter geïnformeerd zijn. Werner van Craenenbroeck: “In de trend Custom made kan je zover gaan als je zelf wilt. Het hangt vooral af van de budgetten, waarmee je creatief moet omspringen. (van Craenenbroeck,Gent, 20/05/2009) Ria Mondelaers denkt er ook zo over en voegt nog toe dat de definitie van Custom made Events goed luisteren is naar de verwachtingen van de klant. Flexibiliteit is hiervoor een vereiste. Je moet meedenken met de klant, maar hem toch proberen te leiden binnen de mogelijkheden van je eigen bedrijf” De evolutie van deze trend is volgens Mondelaers duidelijk: “Eenmaal deze weg ingeslagen, zal dit niet meer veranderen. Klanten worden op alle vlakken beter geïnformeerd, worden meer en meer verwend en de verwachtingen worden steeds hoger getild.” (E-mail van Ria Mondelaers, 7/05/2009) Ook Pure-liner probeert zijn aanbod af te stemmen op het individu. Dieter Veulemans verduidelijkt: “De belevingsitems (vb. zuurstofbars) en aparte degustatie-items zorgen voor het aanspreken van een zo breed mogelijk publiek op een individuele manier. Het mag echter geen allegaartje worden (wat in Nederland al te vaak het geval is). Er moet een rode draad behouden blijven.” (Veulemans, Gent,18/05/2009) Ook hier zijn creativiteit en flexibiliteit sleutelwoorden voor een goede samenwerking met de klant. Bewaak de rode draad in een Custom Made evenement.


21

4. Technologische invloeden

PEST 4.1. Nieuwe Media Voor veel 30+’ers is de eerste reactie op de term Nieuwe Media een angstige, maar de technische snufjes en ontwikkelingen hebben op evenementengebied bij juist gebruik een grote toegevoegde waarde. Het gebruik van internet bij bedrijven groeit in economische crisistijden. Nieuwe media zijn snel, efficiënt en voordelig. Het is duidelijk dat nieuwe media een grote impact hebben op de evenementenbranche. (Crisis, Internet, 2009) 4.1.1. Voordelen voor de evenementensector Sommige organisatoren zijn ervan overtuigd dat een juist gebruik van Nieuwe Media tijdens voor- en natraject kan zorgen voor een lagere No-show en een grotere verbondenheid met het evenement. Maar de ontwikkelingen gaan snel en zijn moeilijk bij te benen. Dus om uw gasten echt te verrassen, laat je dan voorlichten door bureaus en toeleveranciers die gespecialiseerd zijn in de inzet van nieuwe media op evenementen. (Weikamp, EventTrends, 10/2008, pp.9) Guido van Nispen zegt hierover het volgende: “Wat je nu ziet is dat de kosten om je evenement te laten registreren enorm omlaag gegaan zijn. Je kunt al heel snel zelf dingen opnemen. De nieuwe technologie, en vooral het voor een leek begrijpelijk kunnen toepassen van deze technologie brengt belangrijke verschuivingen in het congres of evenement”. (van Roekel, 2008, pp.11) Dieter Veulemans (Pure-liner): Vroeger was het moeilijker voor evenementenorganisaties om nieuwe media in te zetten voor een evenement. Tegenwoordig bestaan er websiteprogramma’s die worden ingezet voor de voor- en nazorg van een evenement. Er wordt een website opgericht, speciaal voor het evenement. Ze vinden dat soortgelijke websites het evenement echt af maken. (Veulemans, Gent, 18/05/2009) 4.1.2. Communicatiemiddel binnen de sector Netwerken gebeurt in de regel op een bijeenkomst of receptie. Dat oerdegelijke systeem werkt nog steeds, maar er is meer. Voor elektronisch netwerken kan het internet veel beter worden gebruikt dan tot nu toe gebeurt”, aldus Erno Hannick (marketingdeskundige). Online netwerken helpt je bij het “offline” netwerken en omgekeerd. (van der Linden, 2007-2008,pp.42) Mieke Dutré (Het Pand) vindt websites het beste medium om te communiceren met (potentiële) klanten. Externen vinden de locatie bijna altijd via internet. De website voor locaties in België DNLS.be verschaft nog te vaak verkeerde informatie en dit werkt op de zenuwen van locaties die hierop vernoemd worden. Ten slotte heeft elke locatie ook een eigen website. De meeste klanten vinden die het snelst via Google (met trefwoorden). (Dutré, Gent, 11/05/2009) De website www.DNLS.be is volgens Annick Debels een goed onderbouwde website die voor hen al heel wat klanten aanleverde. De site bundelt evenementen congreslocaties in Nederland, België, Duitsland en Luxemburg. Een eigen, verzorgde website voor elke locatie is volgens Annick Debels onontbeerlijk. (Debels,Gent, 11/05/2009) De nieuwe communicatiemiddelen raken bekender, maar worden volgens Dieter Veulemans niet extra aangewend door de crisis. Evenementenlocaties en –kantoren zoeken meer en meer contact via Facebook en LinkedIn. Dit zal echter nooit het eerste (persoonlijke) contact vervangen. Nieuwe media worden eerder gebruikt om de relaties te onderhouden. Werken via internet is veel budgetvriendelijker en bereikt meer mensen. (Veulemans, Gent, 18/05/2009) 4.1.3. Nieuwe media tijdens evenementen Annick Debels is ervan overtuigd dat sommige sectoren liever ontmoetingen organiseren dan meetings te doen via video conferences. Vooral de medische en wetenschappelijke sectoren vinden ontmoetingen met partners en klanten erg belangrijk. (Debels, Gent, 11/05/2009) Werner van Craenenbroeck: “Ik weet dat er in de evenementensector meer en meer gebruik gemaakt wordt van nieuwe media technieken. Als een bedrijf nieuwe technologieën wil gebruiken, neemt het beter een evenementenbureau onder de arm dat hier voor kan zorgen.” (van Craenenbroeck, Gent, 11/05/2009) De ondervraagde locaties spelen niet in op de voortdurend verder ontwikkelende markt rond Nieuwe Media. Ze hebben een eigen website, maar daar houdt het op. Nieuwe Media tijdens evenementen wordt beter overgelaten aan evenementenbureaus of multimedialeveranciers. De ondervraagden vinden het niet noodzakelijk om constant mee te evolueren met deze trend. Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

22

Besluit De onderzoeksvragen die ik mij op voorhand stelde, kunnen beantwoord worden door het onderzoek dat ik voerde. Vlaamse, middelgrote evenementenlocaties ondervinden (negatieve) invloeden van verhoogde veiligheidsmaatregelen, verhoogde vraag naar MVO en groene locaties, economisch ongunstige tijden, In-house evenementen, mobiele en exclusieve (nieuwe types) locaties, No-show, Custom made evenementen en nieuwe media. Maar welke kansen bieden deze (negatieve) invloeden en trends? Welke kansen zien Vlaamse, middelgrote evenementenlocaties in de trend van: Verhoogde veiligheidsmaatregelen? Vlaamse locaties moeten samenkomen en zelfregulerend tewerk gaan. Als de sector initiatief neemt, is er minder kans op overheidstussenkomst. Hier ligt een grote kans weggelegd voor brancheorganisaties. De Vraag naar verhoogde veiligheid kan niet ‘opgelost’ worden. De Vlaamse locaties moeten de kans tot samenwerken grijpen en zo goed mogelijk inspelen op deze trend. Verhoogde vraag naar MVO en groene locaties? Word een maatschappelijk verantwoorde locatie. Vlaanderen kent tot nu nog geen enkele ‘groene’ locatie. Men kan als locatie raad vragen aan de hotelsector, Europese instellingen en andere landen, omdat ze al veel verder staan op het gebied van MVO. Locatie-uitbaters kunnen zich engageren voor het verkrijgen van de ‘groene sleutel’. Er zijn momenteel nog geen richtlijnen, maar proactief inspelen op MVO biedt voordelen voor de toekomst. Kies een stukje MVO en maak het onderdeel van je organisatie. Je moet iets kiezen dat onderdeel is van je identiteit en rekening houden met hoe ver je hierin kunt gaan. Communiceer over je inspanningen. Ook hier moeten locaties de kans grijpen om zelfregulerend te werken. In de negatieve invloed van economisch slechte tijden? Kans tot onderscheiden via creativiteit, tot veranderen van het aanbod, tot aanspreken van andere markten en publieksgroepen, tot samenwerken, tot meer binnenlandse evenementen en tot extra evaluatie en interne besparingen. Geen enkele ondervraagde locatie beschikt over een crisisplan. Dit kan nochtans oplossingen bieden in economisch slechte tijden. Flexibiliteit en creativiteit zijn dan sleutelwoorden. Blijf evolueren en investeren. In-house evenementen? De ondervraagden boden in hun antwoord op de “kans-vraag” onmiddellijk enkele oplossingen. De ondervraagden denken dat de trend vanzelf zal afnemen na een economische crisis. De trend zal echter nooit verdwijnen. Daarom is het belangrijk dat de uitbater van een locatie zijn locatie door en door kent om te kunnen argumenteren waarom organisatoren wél voor een externe locatie moeten kiezen. De locatie moet inspelen op het “anders zijn” en zijn troeven in de verf zetten. Mobiele en exclusieve (nieuwe types) locaties? Zowel uitbaters van nieuwe types locaties als van vaste locaties zijn ervan overtuigd dat deze trend niet zoveel invloed heeft als publicaties uit de sector laten uitschijnen. Beiden hebben sterktes en zwaktes. Deze trend zou net een stimulans moeten zijn om de eigen werking te optimaliseren. De oplossing? Je moet nieuwe types locaties niet zien als vijand, maar als collega. Je kunt het aanbod van beiden samen leggen om iets anders of nieuws te creëren. De trend moet gezien worden als kans, niet als bedreiging. No-show? Hier liggen geen kansen voor de evenementenlocaties. De trend moet zo snel mogelijk opgelost worden. Dit kan via samenwerkingsverbanden en sensibiliseringsacties waar de hele sector achter staat. Men moet goede afspraken maken met de klant en ook het gebruik van nieuwe media kan de trend afzwakken. De ondervraagden denken dat No-show het best te bestrijden valt via uitsluiting of ‘geldboetes’. Het blijft een erg moeilijke kwestie om initiatieven op te dringen aan de klant. Custom made? De kans bestaat erin om op deze trend in te springen via flexibiliteit, creatief omgaan met budgetten, luisteren naar de wensen van de klant, maar hem toch proberen te leiden binnen de mogelijkheden van de locatie. Nieuwe Media? Er zijn momenteel erg weinig locaties die inspringen op deze trend. Zie er een kans in! Werk samen met evenementenbureaus en multimedialeveranciers om de ontwikkelingen van nieuwe media te kunnen bijbenen. Raadpleeg dus zeker professionals. De kansen die geboden worden, dienen eveneens als tips voor (al dan niet beginnende) evenementenlocaties. Tot slot nog enkele algemene tips: Spring in op de trends die bij je locatie passen. Je moet als locatie de trends als vanzelfsprekend opnemen, zonder hierin te overdrijven of van koers te veranderen. Sluit je aan bij brancheorganisaties. Deze zijn leerrijk, bevorderen de samenwerking, ondersteunen en beschermen evenementenlocaties. Wees te allen tijde flexibel en creatief. Onderneem en durf te investeren in ‘het onbekende’. Verzorg de faciliteiten van je locatie, probeer kwaliteit te geven in alles wat je doet, luister naar goed onderbouwde kritieken. De oplossingen zijn er. Ondernemen is de boodschap!


23

Bijlage 1: Organisaties die ik heb aangeschreven voor interviews Wie

Status

Contactgegevens

Parnassuskerk (Gent)

Geantwoord via e-mail

+32 9 2678529

[email protected] [email protected] http://www.parnassus.be/ Het Pand (Gent)

Mondeling interview

Evenementenboot Pure-liner

Mondeling interview

Congrescentrum Gent Congres

Mondeling interview

+32-9-224 44 95 [email protected] www.gentcongres.be

De Zebrastraat (Gent)

Mondeling interview

0474 69 36 03 Werner(at)zebrastraat.be www.zebrastraat.be

Tentenbouwer Veldeman


089/47 31 31 [email protected] www.veldemangroup.be

Finley mobile experience


+31 35 577 40 40 [email protected] www.finley.nl

Incredible balloons


02826992976 [email protected] www.incredibleballoons.com

Monasterium PoortAckere (Gent)

Vond geen tijd om te antwoorden

Tel.+32 9 269 22 10 [email protected] http://www.monasterium.be/

Kasteel d’Aertrycke (Aartrijke)


0473/33.97.67 [email protected] http://www.kasteeldaertrycke.be/

Maaltebruggekasteel (Gent)


+32(0)9/242 88 34 www.maaltebruggekasteel.be [email protected]

Limonada bar

Na annulatie afspraak, geen medewerking meer

Barcelona Meeting (Antwerpen)

Geen antwoord

Brussels special venues

Geen antwoord

San Marco Village

Geen antwoord

Maison Grand Place

Geen antwoord


09 264 83 05 [email protected] http://www.ugent.be/nl/voorzieningen/cultuur/hetpand

www.pure-liner.be [email protected]

[email protected]

http://www.barcelona-meeting.be/

+32 2-556.11.74 [email protected] www.brusselsspecialvenues.be

[email protected] www.sanmarcovillage.be 02/290 58 22 02/743 25 19 [email protected]

24

Spiegeltenten Nostalgie

Geen antwoord

03 314 4637 [email protected] http://www.spiegeltent.com/

Kasteel Cateline & Tudor

Geen antwoord

050 31 70 26 [email protected]

Fabriekspand

Geen antwoord

3251200888 [email protected] www.fabriekspand.be

De Halve Maan

Geen antwoord

050 33 26 97 [email protected] http://www.halvemaan.be/

Oneplus Event Place

Geen antwoord

059 51 08 61 [email protected] http://www.oneplus.be/

Kasteel Het Blauwhuis

Geen antwoord

051 31 12 14 [email protected] http://www.kasteelhetblauwhuis.be/


25

Bijlage 2: EE-mail van Ruud van der Meer Van: Incredible Balloons.com met Ruud van der Meer Denkt u dat uw tenten op korte of lange termijn een sterke concurrent kan worden van vaste evenementenlocaties? Ik ben net begonnen grote opblaasbare tenten over heel Europa te verkopen zie bijlage vandaag geleverd in China. Tent gaat een veel grotere markt krijgen, ze zijn overal te plaatsen en van binnen groter als gebouwen Merkt u dat uw tentenbouwers steeds meer concurrentie krijgen, omdat meer mensen hierin een toekomst zien? In opblaasbare tenten is weinig concurrentie, nieuwe techniek. Wat zijn volgens u de voordelen van tenten in vergelijking met vaste locaties? Je kunt op de mooiste plekken gaan staan die voor vaste locaties niet te betalen zijn Wat zijn volgens u de nadelen van tenten i.v.m. vaste locaties? Klimaat in de tent Hoe denkt u dat uw branche zal evolueren? De grote tenten gaan opblaasbaar worden omdat materialen verbeteren Wat zijn de trends wat betreft tenten? Super grote Domes voor grote feesten Welke tips zou u geven aan vaste locaties om op te boksen of in te springen op de trend van mobiele en unieke locaties? De vaste locaties kunnen grote feesten in tenten gaan doen

Bijlage 3: 3: EE-mail van Ria Mondelaers (Veldeman Group) Algemeen Onder welke externe (negatieve) factoren hebben de evenementenlocaties in Vlaanderen momenteel te lijden? X Economische invloeden? (Socio-economische ontwikkelingen?) X Milieuontwikkelingen? Invloed van het rookverbod? Verplichte winkelnering? (Vaste cateraars en leveranciers) Andere: Welke (positieve of negatieve) trends hebben volgens u een (al dan niet blijvende) invloed op evenementenlocaties in Vlaanderen? X Trend 1: in-house events X Trend 2: groene evenementen en MVO (en authenticiteit) X Trend 3: Nieuwe Media (het gebruik van alternatieve communicatiemiddelen) X Trend4: Nieuwe types locaties (mobiel) Trend 5: Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties voor evenementenlocaties (het volwassen worden van de sector en concurrentiële bescherming) X Trend 6: No-show X Trend 7: Steeds meer wens naar veiligheidsmaatregelen op een evenement X Trend 8: De locatie moet steeds unieker (verwende organisaties!) Trend 9: Custom made Andere: Past u uw aanbod aan voor bepaalde trends en veranderingen? Worden er bepaalde speciale formules uitgewerkt? Soms wel, maar er hangt dan een ander prijskaartje aan. Economisch ongunstige klimaat Hoe wilt u op korte en lange(re) termijn reageren op economische ongunstige tijden? Door kort op de bal te spelen bij binnenkomende aanvragen, creatief te zijn in de voorstellen en zelf actief te prospecteren. Welke kansen biedt een economisch ongunstiger klimaat? (Niet specifiek deze economische crisis!)? Wakkert creativiteit aan met beperktere middelen. Bent u (en zijn de evenementenlocaties in Vlaanderen in het algemeen) voorbereid op eventuele ingrijpende veranderingen? (Vb. via een crisisplan). Ja, vooral door zeer korte opvolging van de zich aandienende zaken en door de jarenlange opgebouwde trouwe relaties kan er open gecommuniceerd worden door partijen onderling om toch een oplossing te vinden voor bv lagere budgetten. Moeten er dan ideeën en plannen voor de toekomst herzien worden? Absoluut, in de dagdagelijkse bezigheden kosten onder controle houden, maar zeker niet tornen aan toekomstgerichte projecten. Na Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

26

minder goede tijden komen ook weer betere en dan moet je klaar staan. Dus investeren in nieuwe producten blijft zeker ook in deze tijd noodzakelijk. Hoe worden relaties tussen klanten, leveranciers, evenementenbureaus en locaties beïnvloed? Belangrijkste punt blijft het budget. Dit bepaalt alles wat volgt. Ook zeker belangrijk is de relatie die een leverancier met zijn (trouwe) klant heeft: open communicatie, stiptheid, correctheid in afspraken enz. Is er momenteel een omzetverhoging/ -stabilisering?/ -verlaging? (Typisch of Atypisch bedrijf). 2009 geeft zeker een omzetverlaging aan, maar 2008 was dan ook een topjaar. Worden de prijzen en het aanbod(locatie, gastenkamers, services,…) aangepast indien er ingrijpende economische veranderingen plaatsvinden? Ik denk dat er zeker een prijsverlaging gehanteerd wordt. Slimme inkopers maken van deze economisch minder gunstige omstandigheden gebruik om een zeer lage prijs te bedingen. Aan de leverancier is het dan om te kijken hoe ver hij daarin mee gaat. Ontstaat er extra concurrentie door (negatieve) veranderingen in het economische klimaat? Hoe uit zich dat? Vooral door prijsverlaging: sommige bedrijven willen/moeten kost wat kost zaken aannemen om te overleven. Vaak is dat aan dumpingprijzen. Als dit te lang aanhoudt, ondermijnt dit de markt. Worden er nieuwe (goedkopere) communicatiemiddelen aangewend om potentiële klanten en leveranciers te zoeken? (vb. Netwerksites). Voorlopig niet. Wordt de werking van de locatie extra geëvalueerd? (Nazorg). Voor ons niet van toepassing. Wat zijn volgens u de belangrijkste overlevingstips voor evenementenlocaties in economische crisistijden? Een goede service blijven bieden en iets meer naar “back to basic” gaan. Eenvoud betekent niet dat de kwaliteit slechter wordt. Dit kan zich bv uiten in eerlijke catering, zonder exotische, gekunstelde gerechten. In-house events Wat denkt u van de trend In-house events? (Evenementen die op het bedrijf zelf doorgaan door het schrappen in de budgetten). Dit komen wij inderdaad vaker tegen als het economisch klimaat minder goed wordt. In principe is hiertegen niet veel in te brengen, maar het vergt een andere benadering van het evenement. Merkt u dat u door de economisch warrige tijden meer boekingen krijgt? Wij niet, maar wij zijn geen vaste locatie, wij zijn leverancier van tentstructuren. Merkt u ook negatieve invloeden op de boekingen door de economisch mindere tijden? Door beperktere budgetten wordt er inderdaad minder kwistig met geld omgesprongen en dat uit zich inderdaad in minder nieuwe opdrachtgevers. De vaste waarden blijven wel aanwezig. MVO en groene evenementen Hoe staat u tegenover groene evenementen, groene omgevingen van locaties en MVO? Geven steeds een erg grote voldoening door de aangename omgevingsfactor. Wat is volgens u de definitie van duurzaam ondernemen? Kwalitatief, innovatief en correct blijven naar je klanten toe. Wat is volgens u de definitie van een groen evenement? Een evenement met aandacht voor milieu, omgeving, mens en dier. Zo hebben we bv vorig jaar een tentstructuur in een natuurgebied moeten bouwen: hierbij moest een strak tijdschema aangehouden worden bij opbouw en afbraak: niet vóór X u en niet meer na X u. De daar levende dieren moesten gerespecteerd worden en rust geboden worden. Geen resten na het evenement achter laten.

Zit MVO in de genen van uw locatie? Wij zijn geen vaste locatie, maar hebben in ons bedrijf bv een doorgedreven afvalrecyclage, gaan bewust om met energieverbruik etc. Hebt u met uw locatie al stappen ondernomen richting MVO? (vb.ISO 14.001 certificaat). Is het antwoord op de vorige vraag een antwoord op deze vraag? Sluit het beleid van de locatie aan bij MVO?(toekomstplan) Ja, er wordt nauwkeurig op toegezien en indien nodig bijgestuurd. Hebt u een plan voor de ontwikkeling van MVO? Zie vorige vraag Moeten er ideeën en plannen voor de toekomst herzien worden? Zie eerdere vraag. Hoe moeten evenementenlocaties volgens u op de kar springen van MVO en groene evenementen? Absoluut zeker. Trouwens, zit dit niet al bij velen onder ons automatisch in onze gedachten? Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

27

Krijgen de stadslocaties volgens u concurrentie van ‘groene’ locaties? Niet echt, denk ik, iedere locatie is uniek in zijn soort. Voor sommige events leent het ene zich beter dan het andere. Hangt gewoon af van wat men als doel stelt. Doet u aan ecologiesponsoring? (Goede doelen steunen die zich inzetten voor het milieu). Niet echt, we proberen wel zelf zo bewust mogelijk om te springen met energie en milieu in ons eigen bedrijf. Doet u aan sponsoring die zich inzetten voor mensen? Ja, af en toe. Zo ja: hoe? BV vorig jaar hebben we gratis een tentstructuur gebouwd voor een organisatie die zich inzet voor kansarme kinderen in een bepaalde provincie. Hoe kunt u deze (positieve of negatieve) trend omzetten in uw voordeel? Milieubewustheid en energiebesparing zijn sowieso al zodanig ingeburgerd in onze maatschappij dat dit bijna evident is. Wie dit naast zich neerlegt, zal eerder nadelen van ondervinden. Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Steeds verder in de diepte. Speelt u in op de bijtrend authenticiteit? Moet wel, om als bedrijf goed in de markt te blijven liggen. Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trends? Blijven oog hebben voor details. Dit lijkt misschien minder belangrijk, maar een aandachtige inkoper zal dit zeker opmerken en dit als een belangrijk punt van aandacht voor zichzelf beschouwen. Vragen voor nieuwe types locaties Denkt u dat uw type locatie (tent) op korte of lange termijn een sterke concurrent kan worden van vaste locaties? Ik weet niet of je een tentstructuur als een echte concurrent kan zien. Wij hebben een (vaste) locatie nodig om onze structuren te bouwen. Vaak krijgt de vaste locatie een extra dimensie door onze tentstructuur. Je kunt je inbeelden dat het zicht op een park of op een kasteel vanuit een mooie tent vaak een positieve bijdrage geeft aan het gebeuren zelf en helemaal anders is, dan dat je vanuit bv. het kasteel het park in kijkt. Budgettair gezien is het huren van een vaste locatie meestal beterkoop dan een tentstructuur met alle nodige accessoires te bouwen op een locatie waar niets voorhanden is. Dus bij beperkter budget zijn vaste locaties eerder een concurrent voor ons. Merkt u dat uw type locatie steeds meer concurrentie krijgt, omdat meer mensen hierin een toekomst zien? Zie vorige vraag. Wat zijn volgens u de voordelen van uw type locatie i.v.m. vaste locaties? Originaliteit, flexibiliteit, overal inzetbaar, snel te bouwen. Wat zijn volgens u de nadelen van uw type locatie i.v.m. vaste locaties? Vaak hogere kosten door het aanvoeren van alle nodige accessoires, zoals elektriciteit, water, toiletten, cateringinfrastructuur etc. Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Er zal altijd nood aan originaliteit en vernieuwing zijn en gefeest zal er ook steeds worden. Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trend? Ook hier weer, correctheid naar de klanten toe hoog in het vaandel dragen en origineel zijn. Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties Bent u als (al dan niet) vaste locatie aangesloten bij een organisatie die u ondersteuning of bescherming biedt? Niet echt, maar de normeringen die wij als professioneel fabrikant van tentstructuren hanteren en de opleidingen die wij ons uitvoerend personeel bieden i.v.m. veiligheid onderscheiden ons van de kleinere verhuurders, die zelf een structuur maken of na hun normale job tenten verhuren. Bent u voldoende op de hoogte van de bestaande organisaties? (zoals Gent Congres, Brussels special venues,…). Wij hebben in onze jarenlange carrière inderdaad heel veel contacten opgebouwd. Vindt u dat er meer overkoepelende evenementenlocaties? Neen, niet echt.

organisaties

moeten

komen

ter

bescherming

van

Vindt u dat er meer branchegerichte tijdschriften, websites, publicaties,… moeten komen? Neen, in onze sector zijn er enkele tijdschriften en dat volstaat volgens mij (bv in België: Experience en Rendevenement). Leest u de Nederlandse tijdschriften, publicaties, websites om op de hoogte te blijven van branchenieuws? Absoluut, je hebt er o.a. Feestelijk Zakendoen en High Profile. En er zijn heel wat brancheborrels, waar sectorgenoten elkaar geregeld treffen. Bent u voorstander van samenwerking (of Co-creation) van evenementenlocaties?


28

Waarom niet? Al zie ik dat niet snel gebeuren. Wel, kan het bv zijn dat een cateringbedrijf dat verschillende locaties uitbaat, feesten probeert te versluizen naar een andere locatie als de ene locatie vol zit Organiseert u zich samen met andere locaties op eigen initiatief? Voor heel erg grote evenementen op drukke momenten wordt de koek soms verdeeld en samen gewerkt met een collega-concurrent. Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden voordelen? Dient echt per project bekeken te worden en dan biedt samenwerken wel een voordeel. BV stocktekort op drukke momenten in het seizoen, of te korte tijd die geboden wordt voor opbouw/afbraak van het gevraagde materiaal. Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden nadelen? Meestal niet, omdat het over een eenmalig specifiek project gaat. Denkt u dat deze ontwikkeling naar samenwerking zich verder zal uitbreiden? Niet echt, iedere zaak zal steeds apart geëvolueerd worden. Welke tips zou u geven aan locaties i.v.m. deze positieve/negatieve trend? Alert blijven en steeds de beste oplossing bekijken geval per geval. Eventuele extra trends en invloeden Hoe moeten locaties reageren op No-show en heeft dit een ingrijpende invloed op locaties? Dit blijft een moeilijk punt. In Nederland heeft men tegenwoordig een regel ingevoerd bij brancheborrels (die uitgaan van dezelfde organisatie): kom je 2 x niet opdagen, dan krijg je voor de volgende keer geen uitnodiging meer. Merkt u een stijgend aantal (last-minute) annulaties? Niet echt. Welke invloed heeft het rookverbod op evenementenlocaties? Ik kan niet spreken voor vaste locaties. Bij tentstructuren is het meestal geen probleem: er wordt een klein “rokerstentje” extra geplaatst. Hoe (proactief) reageren op veiligheidsincidenten op een locatie? (ev.veiligheidsplan?) Is meestal niet voor ons tijdens het evenement. Wel besteden wij alle aandacht aan het veilig opstellen van onze structuren. Is verplichte winkelnering: vloek of zegen? (verplicht gebruik maken van catering of leveranciers). Niet van toepassing voor ons zelf, maar bepaalde vaste locaties hebben een vaste cateraar, waarmee de organisatoren dan rekening moeten houden. Wat denkt u over de opkomende trend van ROI (return on Investment) of een evenement als marketingtool? Een goed verzorgd evenement blijft voor de gasten een onvergetelijk feit. De return is een erg moeilijk te meten iets, maar op lange termijn loont dit steeds, maakt het je relatie met de klant altijd beter. Ziet u een verschil tussen de evenementenmarkt en congresmarkt? Zijn 2 totaal verschillende zaken, elk met een eigen benadering. Onze producten zijn voor beide markten inzetbaar, maar er zijn verschillen in uitvoering: bv. Meer m2 per persoon nodig voor event (zittend diner bv) dan voor een academische zitting. Voor een event bv transparante dakzeilen, voor een congres met presentatie, best verduisterde dakzeilen. Enz. De locatie moet steeds unieker Hoe gaan jullie onderscheidend te werk? Wij kiezen de locatie niet, dat doen onze klanten. Custom made Wat is volgens u de definitie van een Custom made Event? Goed luisteren naar de verwachtingen van de klant en dat zo mooi mogelijk voor hem invullen. Dit kan vaak met standaard producten, maar soms moeten bepaalde zaken specifiek voor de klant aangemaakt worden. Hoe ver “Custom made” gaat, hangt vaak samen met het budget van de klant. Merkt u als locatie dat bedrijven en consumenten steeds kritisch, mondiger en beter geïnformeerd zijn? Dit is heel zeker waar. Merkt u dat bedrijven steeds meer willen inspelen op individuele behoeften? Ook dit is zo, een bedrijf zoekt dmv een evenement vaak zijn eigen ideologie uit te dragen. Zo ja: Welke flexibiliteit vergt dit? Meedenken met de klant, maar hem toch proberen te leiden binnen de mogelijkheden van je eigen bedrijf.


29

Past u uw aanbod aan aan deze trend? Dat gebeurt, maar zoals reeds eerder aangehaald: het prijskaartje is dan anders. Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Eenmaal deze weg ingeslagen, zal dit niet meer veranderen, denk ik. We worden op alle vlakken beter geïnformeerd, worden meer en meer verwend en de verwachtingen worden steeds hoger getild. Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? Wat zijn de belangrijkste tips of levenslessen die u kunt meegeven aan een evenementenlocatie? Realistisch blijven, maar met oog voor detail je klant te verleiden.

beginnende

Wat zijn volgens u de grootste sterktes en zwaktes van uw locatie? Zoals gezegd zijn wij geen locatie, maar onze producten zijn snel inzetbaar, flexibel, kunnen aan vele omstandigheden aangepast worden, kunnen het feestelijk karakter van een evenement benadrukken, kunnen beurzen op een niet verwachte locatie laten doorgaan en zijn technisch zeer sterk. Als je voor tentstructuren kiest ipv voor een vaste locatie, ga je een groter budget nodig hebben en is de logistieke benadering heel wat veeleisender. Wat zijn volgens u de grootste kansen en bedreigingen voor uw locatie? Onze creativiteit, flexibiliteit, correctheid, stiptheid en netheid van de materialen zijn onze grootste troeven. De grootste bedreiging voor ons is het niet meer ter beschikking zijn van budgetten. Bent u bereid uw aanbod/prijzen aan te passen aan deze kansen en bedreigingen? Wij bekijken steeds iedere aanvraag zeer kritisch, zullen nooit raken aan de zaken die wij als bedrijf hoog in het vaandel dragen om de prijzen naar beneden te halen. Wel houden wij, zoals in de toeristische sector, rekening met hoog- en laagseizoen.

Bijlage 4: EE-mail Frank De Graeve (Parnassuskerk) Inleidend wil ik wel duidelijk stellen dat ik helemaal geen ervaring heb met organisatie van evenementen en dat het ook niet in onze bedoeling ligt om evenementen te organiseren. We stellen dus voorlopig enkel onze locatie ter beschikking van geïnteresseerden. Ik zal dus maar in heel beperkte mate kunnen antwoorden op enkele vragen, over vragen waar ik geen ervaring mee heb vind ik het zinloos om proberen een ernstig antwoord te formuleren. Hebt u een plan voor de ontwikkeling van MVO? Ik veronderstel dat MVO een soort kwaliteitsplan is, dan is het wel de bedoeling om rond ons project een (EFQM) – plan te ontwikkelen. Speelt u in op de bijtrend authenticiteit? Het is duidelijk onze bedoeling de nadruk te leggen op duurzaamheid, en onze eigenheid als sociale werkplaats te benadrukken. In welk type ziet u uw grootste vijand? Persoonlijk vind ik een vijandbeeld geen positieve benadering, het zou eerder een stimulans moeten betekenen om de eigen werking te optimaliseren. Bent u als vaste locatie aangesloten bij een organisatie die u ondersteuning of bescherming biedt? Neen Vindt u dat er meer overkoepelende organisaties moeten komen ter bescherming van evenementenlocaties? Een overkoepelende organisatie kunnen in elk geval een ondersteuning vormen voor de sector, indien goed georganiseerd. Leest u de Nederlandse tijdschriften, publicaties, websites om op de hoogte te blijven van branchenieuws? Aangezien dit slechts een nevenactiviteit van mijn job is, reserveer ik daar niet veel tijd voor. Bent u voorstander van samenwerking (of Co-creation) van evenementenlocaties? Elke vorm van samenwerking kan de eigen positie versterken. Organiseert u zich samen met andere locaties op eigen initiatief? Momenteel nog niet Is verplichte winkelnering: vloek of zegen? (verplicht gebruik maken van catering of leveranciers) Verplichtingen werken dikwijls contraproductief en volgens mij per definitie niet aan te raden. In een bepaalde richting stimuleren biedt meer mogelijkheden. Hoe gaan jullie onderscheidend te werk? Het kader waarin wij werken is een eerste element van onderscheiding. Wij willen ons onderscheiden als kwaliteitsvol benefietcircuit Als sociale werkplaats zijn we ook uniek in deze sector Bent u bereid uw aanbod/prijzen aan te passen aan deze kansen en bedreigingen? Ik vind dat men steeds soepel moet kunnen reageren op bepaalde golven van crisis of optimisme. Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

30

Bijlage 5: EE-mail Lisette Smits (Finl (Finley Finley mobile experience) experience) Algemeen Onder welke externe (negatieve) factoren hebben de evenementenlocaties momenteel te lijden?

Economische invloeden? (Socio-economische ontwikkelingen?) Milieuontwikkelingen? Invloed van het rookverbod? Verplichte winkelnering? (Vaste cateraars en leveranciers) Andere:

Welke (positieve of negatieve) trends hebben volgens u een (al dan niet blijvende) invloed op evenementenlocaties?

Trend 1: in-house events Trend 2: groene evenementen en MVO (en authenticiteit) Trend 3: Nieuwe Media (het gebruik van alternatieve communicatiemiddelen) Trend4: Nieuwe types locaties (mobiel) Trend 5: Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties voor evenementenlocaties (het volwassen worden van de sector en concurrentiële bescherming) Trend 6: No-show Trend 7: Steeds meer wens naar veiligheidsmaatregelen op een evenement Trend 8: De locatie moet steeds unieker (verwende organisaties!) Trend 9: Custom made Andere:

Past u uw aanbod aan voor bepaalde trends en veranderingen? Worden er bepaalde speciale formules uitgewerkt? Economisch ongunstige klimaat Bent u voorbereid op eventuele ingrijpende veranderingen? (Vb. via een crisisplan) NVT Hoe worden relaties tussen klanten, leveranciers, evenementenbureaus en locaties beïnvloed? Prijs- en kwaliteitsverhouding Worden de prijzen en het aanbod(locatie, gastenkamers, services,…) aangepast indien er ingrijpende economische veranderingen plaatsvinden? Afhankelijk van de situatie, maar momenteel nog niet van toepassing. Ontstaat er extra concurrentie door (negatieve) veranderingen in het economische klimaat? Hoe uit zich dat? NVT Worden er nieuwe (goedkopere) communicatiemiddelen aangewend om potentiële klanten en leveranciers te zoeken? (vb. Netwerksites) NVT Wordt de werking van de locatie extra geëvalueerd? (Nazorg) NVT Wat zijn volgens u de belangrijkste overlevingstips voor evenementenlocaties in economische crisistijden? NVT In-house events Wat denkt u van de trend In-house events? (Waarbij bedrijven steeds meer evenementen in hun bedrijf zelf organiseren om de kosten voor het huren van een locatie te drukken) Begrijpelijk. Hoe reageren evenementlocaties op de trend van meer in-house events? Wij reageren begripvol. Stemt u uw aanbod/ prijzen hierop af? Nee Hoe schat u het verloop van deze trend in? Zal niet blijven duren Hoe kan men voordelen halen uit deze negatieve trend voor evenementenlocaties? Zorgen dat je andere producten aanbiedt. Welke tips zou u geven aan evenementenlocaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? Zorgen dat je andere producten aanbiedt. MVO en groene evenementen


31

Doet u aan ecologiesponsoring? (Goede doelen steunen die zich inzetten voor het milieu) Dat is iets voor de toekomst. Doet u aan sponsoring die zich inzetten voor mensen? Ja, we bouwen scholen voor kinderen Vragen voor nieuwe types locaties (mobiel) Denkt u dat uw type locatie op korte of lange termijn een sterke concurrent kan worden van vaste locaties? Ja, dat is het al. Merkt u dat uw type locatie steeds meer concurrentie krijgt, omdat meer mensen hierin een toekomst zien? (Geen antwoord) Wat zijn volgens u de voordelen van uw type locatie i.v.m. vaste locaties? Unieke ligging, uniek concept, goede bereikbaarheid. Wat zijn volgens u de nadelen van uw type locatie i.v.m. vaste locaties? Geen. Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? (geen antwoord) Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trend? (geen antwoord) Ontstaan van professionele evenementenlocaties)

groeperingen

en

organisaties

(Ter

bescherming

van

Bent u als locatie aangesloten bij een organisatie die u ondersteuning of bescherming biedt? Nee Leest u de Nederlandse tijdschriften, publicaties, websites om op de hoogte te blijven van branchenieuws? Ja Bent u voorstander van samenwerking (of Co-creation) van evenementenlocaties? Nee en ja Organiseert u zich samen met andere locaties op eigen initiatief? Ja Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden voordelen? Ja Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden nadelen? Ja Denkt u dat deze ontwikkeling naar samenwerking zich verder zal uitbreiden? Nee Welke tips zou u geven aan locaties i.v.m. deze positieve/negatieve trend? (geen antwoord) Eventuele extra trends en invloeden Hoe moeten locaties reageren op No-show en heeft dit een ingrijpende invloed op locaties? (geen antwoord.) Merkt u een stijgend aantal (last-minute) annulaties? Neen Welke invloed heeft het rookverbod op evenementenlocaties? Weinig Hoe (proactief) reageren op veiligheidsincidenten op een locatie? (ev.veiligheidsplan?) Ze beschikken (verplicht) over een veiligheidsplan. Is verplichte winkelnering: vloek of zegen? (verplicht gebruik maken van catering of leveranciers) Vloek. Wat denkt u over de opkomende trend van ROI (return on Investment) of een evenement als marketingtool? Goed. Ziet u een verschil tussen de evenementenmarkt en congresmarkt? NVT De locatie moet steeds unieker Hoe gaan jullie onderscheidend te werk? Kwaliteit en unieke locaties. Custom made Wat is volgens u de definitie van een Custom made Event? (geen antwoord) Merkt u als locatie dat bedrijven en consumenten steeds kritisch, mondiger en beter geïnformeerd zijn? Altijd al geweest. Merkt u dat bedrijven steeds meer willen inspelen op individuele behoeften? Ja. Zo ja: Welke flexibiliteit vergt dit? Gebeurt al. (ze zijn al flexibel) Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? (geen antwoord) Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

32

Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? (geen antwoord) Wat zijn de belangrijkste evenementenlocatie?

tips

of

levenslessen

die

u

kunt

meegeven

aan

een

beginnende

Met je beide benen op de grond blijven staan Eigen concept uitdenken Wat zijn volgens u de grootste sterktes en zwaktes van uw locatie? S: Kwaliteit, uniek concept en persoonlijke werking W: geen Wat zijn volgens u de grootste kansen en bedreigingen voor uw locatie? O: Evenementenbureaus ertussenuit. Bent u bereid (geen antwoord)

uw

aanbod/prijzen

aan

te

passen

aan

deze

kansen

en

bedreigingen?

Bijlage 6: interview met Mieke Dutré (Het Pand) Bij mijn bezoek aan de vaste evenementenlocatie Het Pand, voerde ik een gesprek met Mieke Dutré, de verantwoordelijke voor de evenementen in Het Pand. De locatie vormt het congrescentrum van de Universiteit Gent. Zij ontving me op 11 mei om 11.00u. Het gesprek duurde ongeveer een uur. Algemeen Onder welke externe (negatieve) factoren hebben de evenementenlocaties in Vlaanderen momenteel te lijden? Economische invloeden? Ze merken vooral invloeden op de interne cateringaanvragen en de formules die de klanten aanvragen. Als er geen catering aangevraagd wordt, kunnen ze hiervoor geen zaal verhuren. Ze voelen slechts een lichte druk, omdat ze met enkele grote, vaste klanten werken, zoals Universiteit Gent. (scholen voelen weinig economische druk door de crisis) Ze doen niet aan verplichte winkelnering, maar bieden de keuze tussen hun vaste cateraar en een eigen keuze van de klant. Welke (positieve of negatieve) trends hebben volgens u een (al dan niet blijvende) invloed op evenementenlocaties in Vlaanderen? Trend 7: Steeds meer wens naar veiligheidsmaatregelen op een evenement Er is een steeds grotere vraag (vooral door grote groepen) naar veiligheidsmaatregelen, vooral naar diefstalpreventie. Maar camerabewaking kan niet zomaar, omdat de Wet op de Privacy niet zomaar geschonden mag worden. Een historisch pand dat beschermd is door de Regie Der Gebouwen, kan niet zomaar aangepast worden aan de hoge veiligheidsnormen. Ook bij grote groepen wordt vaak gevraagd naar brandveiligheid en vluchtwegen. Daar zijn mensen alerter voor geworden. Trend 8: De locatie moet steeds unieker (verwende organisaties!) Ze merken dat steeds meer klanten op zoek zijn naar een speciale, authentieke, maar toch goed bereikbare locatie. (En dat kan Het Pand ook bieden) Economisch ongunstige klimaat Hoe wilt u op korte en lange(re) termijn reageren op economische ongunstige tijden? Momenteel merken ze nog niets van de economische crisis. Mieke Dutré voerde 3 jaar geleden al een intense reclamecampagne in Trends en andere tijdschriften, waarvan ze volgens haar nu wel de vruchten plukken. Toen had ze de instelling: Baadt het niet, dan schaadt het niet. De campagne diende dus ook als preventie voor slechtere tijden. Mieke denkt dat ze het nu moeilijker zouden hebben, moesten ze de campagne niet gedaan hebben. Het Pand is bijna altijd volboekt en ze moeten regelmatig klanten weigeren. Ze denkt dat ze één van de weinigen is die niets van de crisis ondervinden. Welke kansen biedt een economisch ongunstiger klimaat? (Niet specifiek deze economische crisis!) Mieke Dutré is ervan overtuigd dat ze nooit invloed zullen kennen van economische crisissen, omdat ze werken met interne, vaste klanten. Ook voor de externen zijn ze volgens haar zeer interessant, omdat ze een middelgrote locatie zijn. Het Pand biedt alle diensten (catering, zalen,multimedia…) in een locatie, en dit zal volgens Mieke steeds belangrijker worden voor opdrachtgevers. Voor diensten die ze niet aanbieden (zoals overnachtingen) werken ze nauw samen met het Marriott Hotel. Door mee te denken Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

33

met de klant, bouwen ze een goede relatie op en is er meer kans dat de klant ook de volgende keer bij hen boekt. Bent u (en zijn de evenementenlocaties in Vlaanderen in het algemeen) voorbereid op eventuele ingrijpende veranderingen? (Vb. via een crisisplan) Ze hebben geen crisisplan, omdat ze geen invloeden ondervinden van economisch ongunstige tijden. Qua preventie deden ze enkel de campagne 3 jaar geleden. Hoe worden relaties tussen klanten, leveranciers, evenementenbureaus en locaties beïnvloed? Volgens Mieke is er geen invloed op deze relaties. Ze heeft er niet echt een idee van. De cateraars waarmee ze werken, hebben nog steeds veel werk en de klanten waarmee ze werken, deden nog geen (extra) last-minute annulaties. Ze denkt wél dat hun locatie eerder een uitzondering op de regel is. Is er momenteel een omzetverhoging/ -stabilisering?/ -verlaging? (Typisch of Atypisch bedrijf) Er is zeker geen omzetverlaging, eerder een omzetstabilisering tot zelfs een omzetverhoging. Worden de prijzen en het aanbod(locatie, gastenkamers, services,…) aangepast indien er ingrijpende economische veranderingen plaatsvinden? Nee Ontstaat er extra concurrentie door (negatieve) veranderingen in het economische klimaat? Hoe uit zich dat? Nee, ze heeft toch niet het gevoel dat klanten worden afgesnoept of dat er sterkere concurrentie ontstaat. Worden er nieuwe (goedkopere) communicatiemiddelen aangewend om potentiële klanten en leveranciers te zoeken? (vb. Netwerksites) Nee Wordt de werking van de locatie extra geëvalueerd? (Nazorg) Nee, ze moeten zich volgens Mieke Dutré geen zorgen maken en daarom doen ze het ook niet. Wat zijn volgens u de belangrijkste overlevingstips voor evenementenlocaties in economische crisistijden? Het is van het grootste belang om de klant heel hard te verwennen. Locaties moeten hun materiaal verzorgen, zeker nu! De klanten willen waar voor hun (ingekrompen) budgetten. De klanten eisen dat ze voor hun geld een accommodatie krijgen die extra in orde is. Mieke merkt dat de klanten extra kritisch geworden zijn voor de werking van de multimedia, de schoonmaak,… Als de infrastructuur niet in orde is, komen klanten gegarandeerd niet terug. In-house events Wat denkt u van de trend In-house events? Ze kent de trend, maar denkt dat de trend geen lang leven beschoren is. WN’s willen na hun lange werkdag niet ook nog eens een bedrijfsfeest of productvoorstelling op het bedrijf (het mag zelfs iets leuk zijn). Ze willen eens buiten. Daarom worden ook zoveel feesten gegeven op externe locaties, zelfs in het buitenland, omdat bedrijven hun WN’s iets anders willen meegeven. Hoe reageren evenementlocaties op de trend van meer in-house events? Voorlopig wordt er hierop nog niet gereageerd. Stemt u uw aanbod/ prijzen hierop af? Nee Hoe schat u het verloop van deze trend in? Kort leven beschoren. Hoe kan men voordelen halen uit deze negatieve trend voor evenementenlocaties? De evenementenlocaties moeten inspelen op het “anders zijn”. Ze moeten hun troeven uitspelen en duidelijk maken dat het ook voor de bedrijfsleiders zelf belangrijk is om hun personeel te blijven motiveren. Een troef die Het Pand dan bijvoorbeeld uitspeelt, is de binnentuin. In de zomer kan men de catering buiten laten doorgaan. Voor een locatie in de stad is een binnentuin eerder een uitzondering. Dit spelen ze dan extra uit. Welke tips zou u geven aan evenementenlocaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? Speel je troeven uit en speel in op de negatieve aspecten van in-house events. MVO en groene evenementen Hoe staat u tegenover groene evenementen, groene omgevingen van locaties en MVO? Ze heeft er geen probleem mee. Ze is wel van mening dat nieuwe evenementenlocaties buiten de stad vaak nog niet voldoen aan de eisen. De gebouwen moeten in orde zijn en voldoen aan alle (strenge)


34

eisen van de klant. (vb. Een goede internetverbinding, goede multimedia…) Ze denkt dat de groene locaties qua accommodatie nog niet op punt staan. Ze denkt dat het ook daarom is dat mensen graag naar Het Pand komen. Het is niet klinisch en heeft iets natuurlijks. Wat is volgens u de definitie van duurzaam ondernemen? Volgens Mieke Dutré staat duurzaam ondernemen gelijk aan zeer klantgericht tewerk gaan. Inspelen op de wensen van je klanten. Als locatie moet je je klanten leren kennen. Het werk voor een stuk psychologisch; je moet aanvoelen wat de klant wil en daarop inspelen. Wat is volgens u de definitie van een groen evenement? Een groen evenement kan volgens Mieke Dutré perfect in een stadslocatie. Vb. in Het Pand. Als locatie zorgen ze ervoor dat er zoveel mogelijk energie bespaard wordt. Er wordt ingespeeld op het natuurlijke daglicht en de lichten gaan uit waar mogelijk. Zit MVO in de genen van uw locatie? MVO zit in de genen van Het Pand, omdat het een historisch, authentiek en natuurlijk gebouw is. Ze spelen deze authenticiteit dan ook uit. Hebt u met uw locatie al stappen ondernomen richting MVO? (vb.ISO 14.001 certificaat) Nee. Er worden geen extra inspanningen gedaan in de richting van MVO. Sluit het beleid van de locatie aan bij MVO?(toekomstplan) Nee. Hoe moeten evenementenlocaties volgens u op de kar springen van MVO en groene evenementen? Volgens Mieke Dutré moeten evenementenlocaties in Vlaanderen hun troeven uitspelen, zonder het kunstmatig te doen overkomen. Je moet de eigenheid van je locatie behouden, zonder te overdrijven met extra inspanningen. Krijgen de stadslocaties volgens u concurrentie van ‘groene’ locaties? Nee. Als bedrijfsleiders écht groene denkers zijn, dan weten ze dat een verplaatsing van de stad / het bedrijf een grote CO² uitstoot teweeg brengt. Dan is het ‘groener’ om voor een stadslocatie te kiezen, waar de mensen te voet of met de fiets naartoe kunnen. Wordt prijs/aanbod aangepast aan deze trend? (vb. Biologische catering) Voor de meeste klanten wordt gezorgd voor een watertank met bekertjes. Echter, als milieuverenigingen (vb.iMVW – waterrecreatie) komen, dan zorgen ze ervoor dat er flessen en glazen voorzien zijn, dat de broodjes niet in plastiek zijn ingepakt,… In samenspraak met de cateraars kan gezorgd worden voor biologische en vegetarische catering. Ze hebben de indruk dat vele cateraars zich hierin meer en meer verdiepen. Doet u aan ecologiesponsoring? (Goede doelen steunen die zich inzetten voor het milieu) Nee. Maar omdat ze een deel zijn van de Universiteit Gent, weten ze dat de dienst Milieu van Ugent wel inspanningen doet. Doet u aan sponsoring die zich inzetten voor mensen? Nee. Maar omdat ze een deel zijn van de Universiteit Gent, weten ze dat Ugent wel inspanningen doet. Hoe kunt u deze (positieve of negatieve) trend omzetten in uw voordeel? Door in te spelen op het verkeersprobleem. (files naar de buitenstad, veen CO² uitstoot) Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Mieke Dutré vindt het moeilijk om deze trend in te schatten, omdat de trend in Vlaanderen nog niet helemaal doorgebroken is. Ze vindt het te vroeg om hierover al een mening te vormen. Speelt u in op de bijtrend authenticiteit? Ja (zie hierboven) Vragen voor vaste locaties over nieuwe types locaties Ziet u bepaalde nieuwe soorten locaties de kop opsteken? (Mobiel, exclusief, industrieel, …) Nee. Ze ziet mobiele locaties eerder als een extra voor een vaste locatie, dan als concurrent. Ze denkt dat mobiele locaties nog steeds erg afhankelijk zijn van vaste locaties. In welk type ziet u uw grootste vijand? Ze ziet de mobiele locaties niet als vijand, eerder als een goed punt. Mobiele locaties kunnen de verstedelijking tegengaan. Door de opkomst van mobiele locaties is het niet steeds nodig om nieuwe (vaste) locaties te bouwen. Het is een oplossing om groene gebieden te behouden. (goed voor MVO) Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

35

Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Mobiele locaties zijn zeker niet goedkoper (en zelfs duurder) dan vaste locaties en zullen dus niet snel vaste locaties verdringen. Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trend? Vaste locaties moeten mobiele locaties niet zien als concurrent, maar als collega. Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties Bent u als vaste locatie aangesloten bij een organisatie die u ondersteuning of bescherming biedt? Het Pand is aangesloten bij de brancheorganisatie Gent Congres, maar dit is meer uit sympathie. Ze hebben de organisatie niet echt nodig om hen te ondersteunen of aan klanten te helpen. Bent u voldoende op de hoogte van de bestaande organisaties? (zoals Gent Congres, Brussels special venues,…) Ze hebben kennis van enkele organisaties, maar zijn er niet erg mee bezig. Vindt u dat er meer branchegerichte tijdschriften, websites, publicaties,… moeten komen? Mieke Dutré wil niet meer tijdschriften (omdat dit niet milieubewust is; overbodig gebruik van papier). Ze ontvangt de magazines Trends en experience (Belgische) wel, maar leest ze bijna nooit. Ze vindt websites het beste medium. Het is meer toegankelijk (iedereen kan het gratis raadplegen). Externen vinden de locatie bijna altijd via internet. De websites moeten wel makkelijk toegankelijk zijn en de correcte informatie bevatten! De website voor locaties in België DNLS.be verschaft nog te vaak verkeerde informatie en dit werkt op de zenuwen van locaties die hierop vernoemd worden.(Dit is verkeerde publiciteit). De websites moeten niet te uitgebreid zijn. Ten slotte heeft elke locatie ook een eigen website en vinden de meeste klanten hen het snelst via Google (met trefwoorden). Bent u voorstander van samenwerking (of Co-creation) van evenementenlocaties? Zeker. Bijvoorbeeld de goede verstandhouding met het Marriott Hotel. Organiseert u zich samen met andere locaties op eigen initiatief? Ze werken nauw samen met het Marriott Hotel. Ze helpen elkaar als ze een tekort hebben aan zalen of als Het Pand een mogelijkheid tot overnachten zoekt voor haar gasten. De locaties liggen op wandelafstand van elkaar, maar ze hebben niet het gevoel dat ze grote concurrenten zijn van elkaar. Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden voordelen? Men kan de klanten een zekere oplossing en flexibiliteit aanbieden. Voor de klant biedt dit het voordeel dat hij zowel het Marriott Hotel als de locatie Het Pand leert kennen. Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden nadelen? Neen. De klant is daar ook helemaal niet mee bezig. Denkt u dat deze ontwikkeling naar samenwerking zich verder zal uitbreiden? Ja. Het zal volgens Mieke Dutré ook noodzakelijk worden. Als je als locatie of bureau alles alleen wil doen, dan verlies je sowieso klanten. Samenwerken levert kansen op en is onontbeerlijk voor de evenementenbranche. Welke tips zou u geven aan locaties i.v.m. deze positieve/negatieve trend? Samenwerken is de boodschap! Eventuele extra trends en invloeden Hoe moeten locaties reageren op No-show en heeft dit een ingrijpende invloed op locaties? Het is belangrijk om met de klant (via het contract) goede afspraken te maken. Als alles op papier staat, moet de klant zich aan deze afspraken houden. De bestelde catering moet 48u voor het evenement nog eens bevestigd worden. Alles wat daarna gewijzigd wordt, moet betaald worden. Merkt u een stijgend aantal (last-minute) annulaties? Nee. Welke invloed heeft het rookverbod op evenementenlocaties? Het rookverbod heeft voor de organisaties van evenementen in Het Pand geen enkele invloed, omdat er sowieso niet gerookt mocht worden. Dat hoort ook niet in een historisch, beschermd pand. Hoe (proactief) reageren op veiligheidsincidenten op een locatie? (ev.veiligheidsplan?) Het Pand heeft een veiligheidsplan en een evacuatieplan voorhanden en communiceert dit ook duidelijk naar de klant toe. Er is hiervoor een speciale clausule opgenomen in het contract.


36

Is verplichte winkelnering: vloek of zegen? (verplicht gebruik maken van catering of leveranciers) Geen mening. Wat denkt u over de opkomende trend van ROI (return on Investment) of een evenement als marketingtool? Geen mening. Ziet u een verschil tussen de evenementenmarkt en congresmarkt? Er is momenteel een veel grotere vraag naar congressen dan naar diners. De vraag naar bedrijfsfeesten ed. is sterk gedaald door de economisch slechtere tijden. Het Pand had ook vroeger meer congressen dan andere feesten. De locatie moet steeds unieker Hoe gaan jullie onderscheidend te werk? Om zich te onderscheiden van andere locaties moeten ze geen moeite doen. Het Pand is op zich al een unieke en authentieke locatie. Hiervoor doen ze geen extra inspanning. Custom made Wat is volgens u de definitie van een Custom made Event? Volgens Mieke Dutré werken ze voortdurend klantgericht. Merkt u als locatie dat bedrijven en consumenten steeds kritisch, mondiger en beter geïnformeerd zijn? Ja, zeker in economisch slechtere tijden. Merkt u dat bedrijven steeds meer willen inspelen op individuele behoeften? Geen mening Zo ja: Welke flexibiliteit vergt dit? NVT Past u uw aanbod aan aan deze trend? Nee Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? NVT Nieuwe Media Opdrachtgevers vinden hen via de Via andere kanalen werken ze eigenlijk niet.

eigen

website

OF

via

de

universiteit.

Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? Wat zijn de belangrijkste evenementenlocatie?

tips

of

levenslessen

die

u

kunt

meegeven

aan

een

beginnende

Onderhoud van de infrastructuur is zeer belangrijk! (= de belangrijkste service) De faciliteiten op zich moeten goed zijn (goede verduistering, daglicht,…) Internet moet feilloos, draadloos en supersnel zijn. Er moet goede multimedia voorhanden zijn. Er moet een goede toegankelijkheid zijn voor rolstoelgebruikers! Zorg ervoor dat de locatie zich in de buurt van een parking bevindt, of eigen parkeerfaciliteiten kan bieden. De mensen moeten zich bij het binnenkomen al meteen welkom voelen. Er moet voor gezorgd worden dat de mensen de weg niet verliezen en dat ze hierdoor niet mateloos geïrriteerd geraken. Er moet een aanspreekpunt zijn voor de klant. Wat zijn volgens u de grootste sterktes en zwaktes van uw locatie? S: Het Pand is een mooi gebouw, het spreekt tot de verbeelding, het biedt goeie faciliteiten. De centrale ligging W: Het Pand is een oud gebouw, maar er mag niet veel veranderd worden, omdat het tevens beschermd is. Airco is er niet en zal er dus ook nooit komen (=verboden). Het kan er in de zomer erg heet zijn. De nadelen wegen volgens Mieke Dutré niet op tegen de grote voordelen die het historische pand biedt. Het Pand wordt te klein, maar er is geen mogelijkheid om bij te bouwen. Wat zijn volgens u de grootste kansen en bedreigingen voor uw locatie? Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

37

O: Het aanbod aan zalen zou kunnen uitgebreid worden. Enkele diensten van de Universiteit Gent hebben hun bureaus in Het Pand. Als deze diensten zouden verhuizen, kunnen er extra zalen gecreëerd worden. T: De wetgeving rond brandveiligheid is een bedreiging voor Het Pand. In het Masterplan wordt gepleit voor compartimentering (onderverdeling) van alle ruimtes. Dit zal de uitstraling van Het Pand afzwakken. Ze vrezen er zelfs klanten door te verliezen. Ongeïnteresseerde werknemers kunnen de vraag naar congressen grondig verstoren. Door tijdens een congres te blijven hangen aan het buffet of in de tuin, geven ze een ondankbare indruk aan de opdrachtgever. Zo kan deze laatste beslissen om de congressen niet meer te laten doorgaan. Dit hebben ze al meerdere keren ondervonden.

Bijlage 7: Interview met Annick Debels (Gent Congres) MVO De klant wordt steeds kritischer en kiest groen: Ze weet dat er binnen medische en wetenschappelijke verenigingen CSR (Corporate Social Responsability) erg speelt. Deze verenigingen eisen een green meeting center. Als de locatie niet voldoet aan de eisen, dan zullen ze niet voor deze locatie kiezen. Maar dit zijn nog heel weinig mensen. Ze is van mening dat het aan Gent Congres ( en andere brancheorganisaties) is om daaraan te werken. Er is een kunststedenactieplan in Vlaanderen; het kuststedenactieplan verzamelt de 5 kunststeden: Brugge, Gent, Antwerpen, Leuven en Mechelen. Zij hebben een soort vereniging binnen de Vlaamse gemeenschap en ontvangen hiervoor geld van toerisme Vlaanderen. Hierbinnen krijgen ze geld voor projecten en deze keer zouden ze geld geven aan de meetingindustrie (MAIS groep). Gent Congres dient nu een aanvraag in voor een subsidie van 90 000 euro, om een project op te starten rond green meetings. Deze aanvraag werd nog niet aanvaard, maar kreeg wel al een positief advies van een commissie. Het kabinet van Minister President Kris Peeters en de ministerraad beslissen nu of het project doorgaat. De voorwaarden zijn dat het project doorgaat buiten de gewone werking van een conventiebureau. De subsidie kan dus niet gebruikt worden voor een studie rond congressen of een reclamecampagne. Annick Debels hoopt dat dit nog voor de verkiezingen gebeurt. Het project zien ze als een soort pakket (voor de 5 kunststeden). Aan de ene kant: een studie doen naar wat de aanbieders kunnen geven (vb. welke congrescentra zijn green) Ze willen dus de bestaande infrastructuur in kaart brengen. (Zonnepanelen, afvalverwerking, spaarlampen, groene energie,…) Maar langs de andere kant gaan kijken: wat vragen de klanten? Verdere uitwerking: Subsidies gebruiken voor oplossingen! Ze willen een kwaliteitslabel ontwikkelen, zoals in Engeland. Onderzoeken hoever de green meetings staan in Europa. Wat valt binnen de ISO normen? Meer informatie zoeken via artikels en websites Mogelijk stappenplan ontwikkelen: Informatieopdracht naar de sector toe (bewustmaken van de suppliers via educationals, campagnes,… vb. een project vormen rond toeristische ambassadeurs); vergelijking maken met de Europese stappen. Inventarisatie van het aanbod Intern document: De meetingmarkt groen laten zijn is een stijgende trend. Ze nemen hiervoor de Scandinavische en Angelsaksische landen als grote voorbeeld, omdat zij op dit gebied koploper zijn. Een belangrijk keurmerk voor de milieuvriendelijkheid van een milieu- of congrescentrum is de Green Key (een internationaal programma van de FEE (Foundation for enveiromental education.) Voor Vlaamse congresen evenementcentra willen ze dus ook zo’n groene sleutel ontwikkelen. De groene sleutel bestaat nu al in Vlaanderen, maar dient vooral voor toeristische voorzieningen zoals campings, hotels, jeugdaccommodaties… en wordt beheerd door de Bond Beter Leefmilieu met de steun van toerisme Vlaanderen. Aangezien er voor de congres-en evenementensector in Vlaanderen een dergelijk groen label nog niet voorhanden is, willen ze met dit project de aanzet geven voor het ontwikkelen van dergelijk standaard. De projectdoorloop kent 3 fasen: Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

38

4. In kaart brengen van Vraag(Belgische corporates; hiervoor willen ze een database aanleggen met de gegevens van de Belgische corporates) en Aanbod (Belgische suppliers; in kaart brengen van de bestaande aanbodstructuur door de MICE-medewerkers van de respectievelijke steden en zal gebeuren door de eigen databases samen te leggen en ontbrekende gegevens zullen vervolledigd worden door toerisme Vlaanderen) 5. Groen label ontwikkelen (criteria opstellen door corporates en suppliers te ondervragen rond duurzaamheid en een groen label; ze zullen ook de reeds ondernomen acties van de suppliers in kaart brengen; de normen bepalen waaraan een congrescentrum moet voldoen om een groen label te bekomen) 6. Communicatie ( = onmisbaar element in de promotie van green meetings in Vlaanderen) voeren (online, educationals, workshops…) naar overheid, sector en pers over de ontwikkeling van een groen label en de reeds ondernomen acties. Deze communicatie is voorzien voor oktober 2010 Het onderzoek zal gevoerd worden door een extern onderzoeksbureau en zal 2 jaar duren, vanaf dat het project wordt uitgeschreven. Fase 3 zou moeten voltrokken worden in oktober 2010. Green meetings en MVO is geen trend, maar een feit! Op congressen vindt Annick Debels het belangrijk dat er ook biologische en gezonde voeding (yoghurt, fruit,… en niet altijd cake en taartjes) voorhanden is tijdens breaks. Ze vindt dat ze dit nog te weinig doen binnen de locaties. (Aanbod zou dus zeker uitgebreid kunnen worden.) In ICC: spots zijn vervangen door spaarlampen. ( groene stroom: nee, maar er zijn geen zonnepanelen.) Aanrader voor locaties: SORTEREN. Maar je moet het personeel de middelen geven. De vraag naar groene locaties is echter nog zeer beperkt. Er is volgens haar geen extra concurrentie tussen stadslocaties en groene locaties. De historische (stads)locaties zitten meestal al met beperkingen. (geen lift, geen airco,…) Dus deze beperkingen moeten de klanten erbij nemen. De gebouwen moeten wel zoveel mogelijk up-to-date gehouden worden. (Maar dit hangt natuurlijk af van de budgetten). Headquarters nr 31. Volledig artikel over sustainable development. (gedrukt op gerecycleerd papier) (aanvragen via [email protected]) over MVO (Belgische uitgave) Uit dit tijdschrift kreeg ik een artikel met Charles-Eric Vilain XIII (verantwoordelijke voor toerisme Rijsel): Rijsel ontwikkelde zijn groene attitude al enkele enkele jaren geleden. In 1995 tekende Rijsel het Aalborg charter en in 2000 stelde de stad het ‘Agenda 21’ plan samen om een duurzame, sociale en intermediaire stad te worden. In oktober 2008 verscheen er een studie van Ernst & Young waaruit bleek dat Rijsel de kleinste ecologische voetafdruk had. De studie vergeleek 6 metropolissen als Londen, Brussel, Amsterdam, Parijs, Keulen en Rijsel. Ze investeren in bedrijven om hun CO² uitstoot te verlagen met 15% tot 40%. Er werd recent een CSR manager aangesteld om evenementen congresorganisatoren te leren hoe ze groene meetings moeten organiseren. Het ‘Carbon Care’ programma zal bedrijven helpen om hun evenementen op een groenere manier te houden. www.meetingmedia.eu www.bestplacestomeetgreen.com (=Australische website) (groene locaties over de wereld) Deze website werkt met een rankingsysteem. Een gelijkaardige website zal nog niet direct voor België zijn. Gent Congres wil beginnen bij het begin: bij het onderzoek dat ze willen voeren. Alle volgende stappen om bij te benen met andere landen, zullen pas later ondernomen worden. (België staat dus zeker ver achter op andere landen) Probleem met gerecycleerd papier: het is nog veel te duur voor bedrijven. Dit schrikt de aankoop af. Zeker in deze economisch slechte tijden is zo’n (dure) aankoop niet evident. Kreeg boekje van haar met gerecycleerd papier. www.destinationmarketing.org www.apexsolution.org www.surfhouse.be

Seminarie door greenmeetingcouncil: www.sustainlane.com Green meeting industry council: www.greenmeetings.info


39

In Amerika zal het eenvoudiger zijn om MVO door te voeren, omdat ze daar een gemeenschapsgevoel hebben. In België is dit veel minder het geval. Gent Congres ziet het als haar taak om de locaties te sensibiliseren en het imago van groene meetings en evenementen in Vlaanderen op te krikken. Het imago van Vlaanderen als groene locatie moet echt nog opgebouwd worden. (kan via het promoten van vb. hybride bussen). Gent Congres wil de locaties duidelijk maken dat het in het begin een investering is om ‘groen’ te zijn, maar dat ze er op termijn veel meer kunnen uithalen. Ze moeten het zien als een langere termijn investering. Saving costs (vb. De Hilton keten wint momenteel 9 miljoen euro per jaar doen groen te gaan werken). In de US wordt 1 miljoen dollar gegeven voor MVO. In de UK 430 miljoen pond. In België: nog niets… Evenementenlocaties moeten minder afdrukken. (en vb. op e-mail een bericht plaatsen om het niet af te drukken) Denemarken als land past checklist toe om groen te ontmoeten. Ook Melbourne en Vancouver worden hiervoor gepromoot. Gent heeft de ambitie om te volgen, maar kan het niet alleen! De tendens is dat er steeds minder papier gebruikt wordt tijdens congressen. Vaak is er een verwijzing naar een website, maar er is natuurlijk geen garantie dat de deelnemers het thuis niet afdrukken. Groene locaties? Radisson SAS (Hasselt) Frederique Mertens Hotel Bloom Rijsel: wordt gepromoot als green city door Lille convention bureau (verantwoordelijke: Charles-Eric Vilain XIII) www.meeting-lille.com De hotelsector in Vlaanderen staat al veel verder op het gebied van ‘groene’ locaties dan de evenementensector. Vlaanderen telt tot nu toe nog geen enkele ‘groene’ locatie die zich ook zo profileert. Green meeting is not about making things green, but making green things looking normal. Economie Nog niet veel reacties van locaties. Enkel de hotels klagen (werken met firma’s). Meetings worden er afgelast of verdaagd. Annick Debels vindt dat er een wereld van verschil is tussen de evenementenmarkt en de congresmarkt. De congresmarkt is veel groter en stabieler dan de evenementenmarkt. Bedrijfsfeesten worden veel sneller uit de budgetten geschrapt als het slechter gaat, maar congressen blijven iets waar opdrachtgevers willen in investeren. Ze denkt wel dat de periodiciteit zal afnemen. Jaarlijkse congressen zullen waarschijnlijk evolueren naar om de twee jaar. Ook de capaciteit van grote congressen zullen aanzienlijk afnemen. Wereldcongressen zullen evolueren naar kleinere congressen, bijvoorbeeld per continent. Zo probeert de congresbranche de kosten te drukken. In-house events Annick Debels heeft de indruk dat de trend van In-house events steeds meer doorbreekt. Dit heeft volgens haar vooral te maken met de dalende budgetten in de sector. Gent Congres kreeg al enkele annulaties van klanten die hadden besloten het evenement op hun eigen bedrijf te doen. De mensen zijn volgens Annick Debels ook steeds meer prijsbewust, dus deze trend van in-house events zal zich ook buiten economisch ongunstige tijden voortzetten. Dit zal niet voor elk evenement zo zijn, en zeker niet voor elke doelgroep! Naar belangrijke klanten moeten ze toch altijd iets ‘extra’ aanbieden. Nieuwe Media Annick Debels is ervan overtuigd dat sommige sectoren liever ontmoetingen organiseren dan meetings te doen via video conferences. Vooral de medische en wetenschappelijke sectoren vinden ontmoetingen met partners en klanten erg belangrijk. Samenwerking Veel grote steden en streken zoals Brugge, Gent, Antwerpen, kuststeden (West-tour), Limburg,… beschikken over een eigen congrescentrum. Tussen deze congrescentra is er samenwerking; ook voor green meetings . Dit wordt nog eens extra geïllustreerd door het ontwikkelen van het groene label voor de 5 kunststeden. Gent Congres werkt het meest samen met de congrescentra van Brugge en Antwerpen. Ze zien elkaar niet als concurrenten, omdat ze alle drie een ander product vertegenwoordigen. Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

40

Vroeger bestond er voor België een nationaal bureau voor congressen, maar deze organisatie is ondertussen opgedoekt. The Belgian Convention Bureau overkoepeld nu alle Vlaamse steden. Jan Wittouck leidt de organisatie. Trend: exclusieve locaties Annick Debels vindt het typisch van deze tijd dat opdrachtgevers iets exclusiefs willen voor hun evenement of congres, maar dat het geen geld mag kosten. Als het aanbod niet toereikend is, proberen ze de opdrachtgevers tevreden te stellen met de bestaande faciliteiten. Het klopt dus zeker dat opdrachtgevers steeds mondiger en kritischer worden. Annick Debels is ervan overtuigd dat tenten niet profiteren van deze economische crisis, omdat de totaalprijs voor de tent duurder is dan het huren van een vaste locatie. Gent Congres is op de hoogte van de trend dat mobiele locaties zoals schepen steeds meer interesse wekken. Ze hebben dan ook een hele tijd overwogen om cruiseschepen naar Gent te lokken; zoals Antwerpen doet. Dit plan ging niet door, omdat de Gentse waters te ondiep zijn. Antwerpen daarentegen werkt al met cruisemanager Katinna Glasinovich. Dit initiatief gaat uit van Toerisme Antwerpen. www.livingtomorrow.be Veiligheid De voorwaarden om lid te worden van Gent Congres zijn helemaal niet streng. Het enige criterium is dat de firma in Gent of Oost-Vlaanderen moet gevestigd zijn. Er worden verder geen veiligheidsregels aan verbonden. Annick Debels vindt dat het treffen van veiligheidsmaatregelen voor evenementen- en congreslocaties een taak is van Toerisme Vlaanderen. Een Nederlands bureau nam het initiatief om een veiligheidslabel te introduceren in België en Nederland. Op www.vergaderhamer.be vind je er alle informatie op terug. Het hamertjessysteem werkt met een puntensysteem van 1 tot 5 hamertjes; vergelijkbaar met het sterrensysteem voor hotels. Het ICC in Gent heeft een veiligheidslabel van 3 hamertjes. Annick Debels is niet overtuigd van dit systeem. Ze vindt dat een classificatiesysteem enkel nuttig is op Europees- of wereldvlak. Zelfs in de hotelwereld is er onenigheid over het sterrensysteem (het ene land is strenger dan het andere en de criteria waarop ze het systeem baseren, is niet goed). Branchetijdschriften, -websites en -publicaties in België De website www.DNLS.be is volgens Annick Debels een goed onderbouwde website die voor hen al heel wat klanten aanleverde. De site bundelt evenementen congreslocaties in Nederland, België, Duitsland en Luxemburg. Het kost een locatie €500 per jaar om lid te worden van de website. Publicaties in tijdschriften zorgen voor zeer weinig opdrachten. Een eigen, verzorgde website voor elke locatie is volgens Annick Debels onontbeerlijk. 2 Belgische (kwaliteitsvolle) branchetijdschriften: Headquarters Meeting Media Hoofdredacteur Marcel Vissers is eveneens actief op het internet als fervente blogger. Trend: No-show No-show is volgens Annick Debels een zeer vervelende trend, ook voor evenementen congreslocaties. De grootste reden is volgens haar de opvoeding en de beleefdheid van de gasten. Gent Congres wilde iets doen tegen deze trend en bedacht een systeem voor hun familiarization trips (kennismakingsreizen) om de nonchalance van de deelnemers tegen te gaan. De geïnteresseerden moesten bij het inschrijven €100 betalen en kreeg dit bedrag teruggestort als ze kwamen opdagen. No-show betekende dat de €100 werd ingetrokken. Dit zou een goed systeem kunnen zijn voor opdrachtgevers, maar voor locaties ligt dit nog erg moeilijk. Verplichte winkelnering Annick Debels is voorstander van verplichte winkelnering, omdat de cateraar de infrastructuur kent en niet voor verrassingen komt te staan. Toch is het een risico voor de locaties, omdat ze zo klanten kunnen verliezen. Een tip van Annick Debels aan de locaties is dan ook om een waaier aan mogelijkheden aan te bieden, zodat de locatie toch nog een zekere flexibiliteit toont. ROI


41

ROI is volgens Annick Debels al jaren aan de gang en is zeker geen nieuwe trend. Er is zelfs al een nieuwe ontwikkeling op dit gebied: ROO Return on objectives. (Wat hoofdzakelijk op hetzelfde neerkomt als ROI. Tips voor beginnende locaties Voorzie een goede infrastructuur Wees flexibel Probeer kwaliteit te geven in alles wat je doet (desnoods reken je hiervoor meer geld aan) Luister naar kritieken; die zijn meestal opbouwend bedoeld Speel in op de groene trend (groene stroom, sorteren, biologische en vegetarische catering, congrestas recycleerbaar maken of aan een weeshuis schenken,…)

Bijlage 8: Interview met Dieter Veulemans (Pure(Pure-liner) Interview met Dieter Veulemans van EventsFactory (Mede-uitbater van evenementenschepen Pureliner I en Pureliner II) Algemeen Onder welke externe (negatieve) factoren hebben de evenementenlocaties in Vlaanderen momenteel te lijden?

Economische invloeden? (Socio-economische ontwikkelingen?) Milieuontwikkelingen? Invloed van het rookverbod? Verplichte winkelnering? (Vaste cateraars en leveranciers) Andere:

Welke (positieve of negatieve) trends hebben volgens u een (al dan niet blijvende) invloed op evenementenlocaties in Vlaanderen?

Trend 1: in-house events Trend 2: groene evenementen en MVO (en authenticiteit) Trend 3: Nieuwe Media (het gebruik van alternatieve communicatiemiddelen) Trend4: Nieuwe types locaties (mobiel) Trend 5: Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties voor evenementenlocaties (het volwassen worden van de sector en concurrentiële bescherming) Trend 6: No-show Trend 7: Steeds meer wens naar veiligheidsmaatregelen op een evenement Trend 8: De locatie moet steeds unieker (verwende organisaties!) Trend 9: Custom made Andere:

Economisch ongunstige klimaat Hoe wilt u op korte en lange(re) termijn reageren op economische ongunstige tijden? EventsFactory ondervindt een bepaalde druk van economische crisistijden en reageert daarom nog flexibeler dan anders. Ze bekijken elke klant als een vriend en willen zo een klantenbinding creëren. E doen etentjes met klanten, proberen de klant door en door te kennen. Ze stappen ook meer en meer zelf naar de klant toe. Om te reageren op deze specifieke economische crisis, passen ze flexibelere prijzen toe en hebben ze hun aanbod aangepast. Het aanbod werd vernieuwd en ze proberen voor te zijn met unieke items. Ook proberen ze hun publieksgroepen uit te breiden. Momenteel leggen ze contacten met publieksgroepen waar de budgetten niet gereduceerd worden, zoals de gamesector, de holebi’s , en organisatoren van huwelijksfeesten. Welke kansen biedt een economisch ongunstiger klimaat? (Niet specifiek deze economische crisis!) Het klimaat leent zich ertoe om de eigen producten beter te leren kennen en deze om te zetten in iets nieuws. Zo hebben ze bijvoorbeeld hun bestaand loungemeubilair een beetje laten aanpassen, in plaats van nieuw aan te kopen. De boodschap in crisistijden: creatief zijn met weinig geld. Een ander voordeel van de crisis: ‘Slechte’ organisatoren van evenementen of uitbaters van locaties vallen door de mand. Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

42

Bent u (en zijn de evenementenlocaties in Vlaanderen in het algemeen) voorbereid op eventuele ingrijpende veranderingen? (Vb. via een crisisplan) Er is geen crisisplan voorzien. Ze vertrouwen op hun gevoel en gezond verstand. Moeten er dan ideeën en plannen voor de toekomst herzien worden? Nee, de investeringen (nieuwe boot, nieuwe vrachtwagen,…) zijn gebeurd voor de crisis. Er waren geen andere investeringen gepland. Hoe worden relaties tussen klanten, leveranciers, evenementenbureaus en locaties beïnvloed? De relaties met klanten en leveranciers moeten volgens Dieter Veulemans vriendschappelijker en gezamelijker worden. Hij heeft wel de indruk dat er meer wordt samengewerkt. Het is belangrijk om goede relaties en vriendschappen op te bouwen met klanten en leveranciers. Een mooi voorbeeld hiervan was de beursstand Avenue Belge op de beurs Event 09. Evenementenbureaus en evenementenlocaties stonden als 1 unit samen en toonden een sterk beeld naar buitenlandse organisatoren. Is er momenteel een omzetverhoging/ -stabilisering?/ -verlaging? (Typisch of Atypisch bedrijf) Omzetverlaging. Worden de prijzen en het aanbod(locatie, gastenkamers, services,…) aangepast indien er ingrijpende economische veranderingen plaatsvinden? Ja (zie eerste vragen.) Ontstaat er extra concurrentie door (negatieve) veranderingen in het economische klimaat? Hoe uit zich dat? Neen. Hij heeft niet dit idee. Worden er nieuwe (goedkopere) communicatiemiddelen aangewend om potentiële klanten en leveranciers te zoeken? (vb. Netwerksites) De communicatiemiddelen raken bekender bij bedrijven, organisatoren van evenementen en evenementenlocaties, maar deze nieuwe communicatiemiddelen worden volgens Dieter Veulemans niet extra aangewend door de crisis. Wordt de werking van de locatie extra geëvalueerd? (Nazorg) Ja, als de organisatoren het gevoel hebben dat het evenement goed verlopen is, worden de klanten uitgenodigd om de positieve punten nogmaals te overlopen met hen. Het is één van de middelen die ze gebruiken om klantenbinding te bereiken. Wat zijn volgens u de belangrijkste overlevingstips voor evenementenlocaties in economische crisistijden? Het is belangrijk dat de locaties blijven investeren en dus vernieuwen. Men moet meegaan in het verhaal van de klant. Sta er dan ook als de klant je nodig heeft en zorg dat de klant zich op zijn gemak voelt. In-house events Wat denkt u van de trend In-house events? (Evenementen die op het bedrijf zelf doorgaan door het schrappen in de budgetten) Hoe schat u het verloop van deze trend in? Dieter Veulemans is ervan overtuigd dat deze trend zal stoppen na de economisch slechtere tijden. Een evenementenlocatie buiten het bedrijf is leuker. Je kunt de werknemers niet blijven verrassen met concepten op het bedrijf zelf. Na een aantal keer hebben ze het wel gezien en willen ze iets anders. MVO en groene evenementen Hoe staat u tegenover groene evenementen, groene omgevingen van locaties en MVO? Dieter Veulemans is voorstander van groene evenementen, groene locaties en MVO, maar de kosten om hierin te investeren, zijn veel te hoog. Zo’n investeringen zouden resulteren in een hogere huurprijs van de schepen. Wat is volgens u de definitie van duurzaam ondernemen? NVT Wat is volgens u de definitie van een groen evenement? NVT Zit MVO in de genen van uw locatie? Neen. Hebt u met uw locatie al stappen ondernomen richting MVO? (vb.ISO 14.001 certificaat) Voor klanten die MVO belangrijk vinden, kunnen ze wel een voorbeeld van MVO door de Pure-liner aanhalen. Organisatoren van roadshows (voor concerten en festivals) bijvoorbeeld doen meestal beroep op vrachtwagens om podia, multimedia,… te verplaatsen. Dit zorgt voor het verbruik van heel wat brandstof en zorgt voor overlast op de wegen. Als men één van de schepen gebruikt, wordt dit vermeden. Dit concept wordt vaak toegepast in Duitsland en Nederland, nog niet veel in België. Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

43

Pure-liner verwierf ISO certificaten, dus de schepen voldoen wel aan bepaalde normen. Sluit het beleid van de locatie aan bij MVO?(toekomstplan) Neen. Hebt u een plan voor de ontwikkeling van MVO? Neen. Moeten er ideeën en plannen voor de toekomst herzien worden? Neen. Hoe moeten evenementenlocaties volgens u op de kar springen van MVO en groene evenementen? Krijgen de stadslocaties volgens u concurrentie van ‘groene’ locaties? NVT Doet u aan ecologiesponsoring? (Goede doelen steunen die zich inzetten voor het milieu) Nee Doet u aan sponsoring die zich inzetten voor mensen? Nee. Enkel via het concept No-show (met steun aan Unicef), maar niet actief. Hoe kunt u deze (positieve of negatieve) trend omzetten in uw voordeel? NVT Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? NVT Speelt u in op de bijtrend authenticiteit? Neen, nieuwe locatie. Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trends? Hij denkt dat de vraag naar MVO vooral zal spelen tijdens evenementen, gericht naar externe doelgroepen van de organisator. (Om te tonen dat ze bewust omgaan met het milieu, zich inzetten,…). Voor interne evenementen zal dit niet zo’n vaart lopen. Vragen voor nieuwe types locaties Denkt u dat uw type locatie (tent) op korte of lange termijn een sterke concurrent kan worden van vaste locaties? JA. Merkt u dat uw type locatie steeds meer concurrentie krijgt, omdat meer mensen hierin een toekomst zien? Neen, zeker niet in België. Een schip inrichten als een evenementenlocatie is een zeer grote investering. Omdat de Pure-liner schepen en concurrent Ocean Diva al bestaan, zijn we ervan overtuigd dat investeerders niet zoveel geld willen steken in een concept dat al bestaat en dus niet meer uniek is. Wat zijn volgens u de voordelen van uw type locatie i.v.m. vaste locaties? Alles is aan boord, (voordeel van de roadshows), uniek en exclusief, thema’s met water zijn mogelijk, het interieur van de schepen is open, er kan ‘gebrand’ worden; het schip kan dus volledig gehuld worden in de huisstijl van het bedrijf. Wat zijn volgens u de nadelen van uw type locatie i.v.m. vaste locaties? Huurprijzen zijn afhankelijk van brandstofprijzen, de schepen kunnen niet overal aanmeren, de tijdspanne tussen 2 bestemmingen is soms wat krap om te overbruggen met een (ietwat log) schip, ze zitten voor grote groepen te beperkt qua grootte. Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trend? Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties Bent u als (al dan niet) vaste locatie aangesloten bij een organisatie die u ondersteuning of bescherming biedt? Ja. Ze zijn aangesloten bij MICE Antwerpen. Bent u voldoende op de hoogte van de bestaande organisaties? (zoals Gent Congres, Brussels special venues,…) Ja. Vindt u dat er meer overkoepelende organisaties moeten komen ter bescherming van evenementenlocaties? Neen. Wij willen geen overkoepelende organisatie voor België of Vlaanderen, omdat er dan favorietenrollen zouden ontstaan per stad of provincie, zodat de minder bekende locaties niet meer aan bod zouden komen. Vindt u dat er meer branchegerichte tijdschriften, websites, publicaties,… moeten komen? Neen. Tijdschriften worden te weinig ter hand genomen. Wij zijn geen grote voorstanders van algemene branchewebsites (zoals www.DNLS.be) , omdat het begrip ‘evenementenlocatie’ wel heel erg ruim kan gaan. Van fermettes tot het sportpaleis! Als de klant hieruit een keuze moet maken, kan hij wel een tijdje bezig zijn. De websites van de brancheorganisaties vinden we wél een goed idee. Wij geloven meer in een goed uitgebouwde database per evenementenbureau. Zo kunnen evenementenbureaus de klant perfect helpen bij hun zoektocht naar een locatie.


44

Leest u de Nederlandse tijdschriften, publicaties, websites om op de hoogte te blijven van branchenieuws? Ja. Maar vooral Belgische publicaties, zoals experience, rentevenement, eventnews,… Bent u voorstander van samenwerking (of Co-creation) van evenementenlocaties? Ja. Organiseert u zich samen met andere locaties op eigen initiatief? Nee. Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden voordelen? (NVT) Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden nadelen?(NVT) Denkt u dat deze ontwikkeling naar samenwerking zich verder zal uitbreiden? (zie begin interview) Welke tips zou u geven aan locaties i.v.m. deze positieve/negatieve trend? (zie begin interview.) Eventuele extra trends en invloeden Hoe moeten locaties reageren op No-show en heeft dit een ingrijpende invloed op locaties? Volgens mij werken de locaties al een beetje preventief ten opzichte van No-show, door te werken met een voorschotfactuur. Ik vind het een goed idee om te werken met het principe van Gent Congres (€100 aanrekenen en teruggeven als de mensen die zich inschreven, opdagen), maar vind dit toch erg moeilijk om op te dringen. Merkt u een stijgend aantal (last-minute) annulaties? JA. Dit vooral door de crisis. Last-minute boekingen in december en januari werden ook snel terug afgelast. Welke invloed heeft het rookverbod op evenementenlocaties? Hoe (proactief) reageren op veiligheidsincidenten op een locatie? (ev.veiligheidsplan?) Is verplichte winkelnering: vloek of zegen? (verplicht gebruik maken van catering of leveranciers) We werken met enkele vaste cateraars, maar de klant is vrij in zijn keuze. De catering moet dan wel ‘uitgekocht’ worden. Via degustaties proberen we toch de klant te overtuigen van onze catering. Wat denkt u over de opkomende trend van ROI (return on Investment) of een evenement als marketingtool? (Zie volgende vraag) Ziet u een verschil tussen de evenementenmarkt en congresmarkt? We merken dat de evenementenmarkt veel meer last heeft van de economische crisis. Er wordt meer geïnvesteerd in beursstanden in de plaats van bedrijfsfeesten, omdat bedrijven dit budget meer kunnen verantwoorden, zowel intern als extern. Via beursstanden is er sneller zicht op de ROI (Return on investment). De locatie moet steeds unieker Hoe gaan jullie onderscheidend te werk? De locatie is uniek, met op maat gemaakte concepten. Custom made Wat is volgens u de definitie van een Custom made Event? Merkt u als locatie dat bedrijven en consumenten steeds kritisch, mondiger en beter geïnformeerd zijn? JA Merkt u dat bedrijven steeds meer willen inspelen op individuele behoeften? Zo ja: Welke flexibiliteit vergt dit? Past u uw aanbod aan aan deze trend? Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? Wat zijn de belangrijkste evenementenlocatie?

tips

of

levenslessen

die

u

kunt

meegeven

aan

een

beginnende

Blijf eigen aan de locatie en aan jezelf Wees creatief Toon inlevingsvermogen Zoek mee naar oplossingen met de klant


45

Toon inzet en overtuiging Probeer niet vast te hangen aan vaste toeleveranciers Wees vrij in je denken Wat zijn volgens u de grootste sterktes en zwaktes van uw locatie? S: Budget (roadshow) Exclusief De locatie charmeert Er is erg weinig concurrentie W: Prijzen afhankelijk van brandstofkosten Niet elke bestemming is bereikbaar (men kan niet overal aanmeren.)

Wat zijn volgens u de grootste kansen en bedreigingen voor uw locatie? O: Andere markten die nog niet werden aangesproken. (nieuwe publieksgroepen) Bijvoorbeeld de huwelijksmarkt. T: Dalende budgetten door economische crisistijden Té groen denkende klanten en bedrijven die de locatie als vervuilend zien (MVO)

EventsFactory organiseert alle evenementen in België op de Purelinerschepen. Voor de evenementen in Nederland en Duitsland zijn in desbetreffende landen evenementenbureaus aangesteld. We kunnen hier dus spreken van een internationale samenwerking. De Pure-liner is een exclusief, open schip met 2 verdiepingen. Ocean Diva is de enige concurrent. Toch zijn het heel verschillende concepten en schepen. Milieu Tot nu toe kwam er nog geen protest op de vervuilende factor van de evenementenschepen. Maar dit is ook relatief. De boten kunnen een mooi, en minder verbruikend alternatief vormen voor vrachtwagens. Elke locatie is een stuk vervuilend. Bij de bouw van de allerlaatste Pure-liner, werd wel al veel groener gedacht. Er werd een meer milieuvriendelijke motor geïnstalleerd. Ze zijn niet van plan om meer te gaan werken met groene energie of energiebesparingen door te voeren. De inspanningen hangen ook deels af van de vraag van de klanten. Rookverbod Wij reageren zeer flexibel op het rookverbod. Als de klant het expliciet vraagt, mag er gerookt worden. (Deze vraag kregen ze bijvoorbeeld van World Tobacco Organisation) Het wordt echter weinig aangevraagd. Er wordt op de schepen een aparte bar voorzien voor rokers. Op andere locaties wordt er vaak een extra kost aangerekend voor het voorzien van een rokersruimte, maar dit is bij ons niet het geval. In-house Wij merken dat In-house vooral een trend is die opgekomen is door de economisch slechte tijden. Door het gebruik van tenten, kan er een andere omgeving gecreëerd worden op de bedrijfssite, maar dit is natuurlijk ook met een prijskaartje. Toch denk ik dat tenten nog steeds goedkoper zijn dan het huren van een vaste locatie. Wij krijgen tegenwoordig heel wat aanvragen van bedrijven die aan het water liggen (vb. in de haven, langs een kanaal,…) om bij hen aan te meren. Zo kan er gebruik gemaakt worden van de boot én van het


46

bedrijfsterrein. Zo wordt er creatief omgegaan met zaken die in-house aanwezig zijn. België is hiervoor minder ideaal, maar Nederland is een echt ‘waterland’. Daar hebben we dan ook 50% meer boekingen. Spijtig genoeg krijgen evenementenschepen niet de toestemming om evenementen op zee te organiseren. Hier zit nog een echte markt weggelegd. Er worden tegenwoordig bijvoorbeeld heel wat evenementen georganiseerd op windmolenparken in zee. Nieuwe locaties In Brussel vindt er een nieuwe trend plaats. Bedrijven richten hun eigen evenementenlocatie op. Mercedes en Fiat zijn hiervan een stichtend voorbeeld. Het fiathuis werd ingericht in een oude watertoren. Deze locaties worden niet alleen gebruikt voor de eigen bedrijfsevenementen, maar worden ook uitgeleend aan externen. Huizen worden tegenwoordig ook al verhuurd als evenementenlocatie. Het geeft een gezellige sfeer, maar zal nooit de plaats kunnen innemen van professionele locaties. Trucks: te beperkt in mogelijkheden en niet erg spectaculair. Wel voor een jeugdig publiek en festivals, niet voor bedrijven. Opblaasbare dômes: Zeer mooi en innovatief, maar de investering in multimedia voor dergelijke presentaties (360°), is erg hoog. Men moet al meteen een 3D bureau aanspreken. Nieuwe media Vroeger was het moeilijker voor evenementenorganisaties om nieuwe media in te zetten voor een evenement. Tegenwoordig bestaan er websiteprogramma’s (zoals Hailto en Eventdrive) die worden ingezet voor de voor- en nazorg van een evenement. Er wordt een website opgericht, speciaal voor het evenement. Dit kan volgens 3 formules en aan een relatief lage prijs. Wij vinden dat soortgelijke websites het evenement echt afmaken. Evenementenlocaties en –kantoren zoeken meer en meer contact via Facebook en LinkedIn. Dit zal echter nooit het eerste (persoonlijke) contact vervangen. Nieuwe media worden eerder gebruikt om de relaties te onderhouden. Brancheorganisaties Antwerpen: Wij zijn aangesloten bij brancheorganisatie MICE Antwerpen. Maandelijks vinden vergaderingen plaats en krijgen de leden een brochure. Daarin worden de beursbezoeken van de brancheorganisatie verantwoord. De brancheorganisatie werkt met subsidies van Toerisme Vlaanderen en niet met lidgeld. Als evenementenlocatie of –bureau kan men dus gratis lid worden. Er zijn dan ook weinig locaties die niet aangesloten zijn bij MICE Antwerpen, wat voor een goed overzicht aan locaties en bureaus zorgt en samenwerking bevordert. We zijn geen voorstander van de overkoepelende brancheorganisaties voor Vlaanderen, omdat er dan teveel favorieten zijn. Wij merken een echte strijd tussen de steden. Men wil zich extra profileren, want evenementen hangen samen met andere toerisme-uitingen. (Horeca, hotels,…) No show Wij hebben hiermee niet zoveel ervaring, omdat het ons nog niet overkomen is. Ik denk dat men vooral een hoge No-show heeft bij publieksevenementen en minder bij bedrijfsevenementen. De crisis kan deze negatieve trend doen stoppen. Er zijn minder evenementen en meer mensen willen de toffe kant van het werk opzoeken.(tot rust komen.) Er zal volgens ons dus minder No-show zijn. Publicaties Wij plaatsen erg weinig publicaties in branchetijdschriften, omdat we zowel een evenementenlocatie als – bureau uitbaten. Onze klanten kunnen dus evengoed concurrenten zijn. We willen niemand voor de borst stoten en werken enkel met interne mailings en interne websites. (bijvoorbeeld eventnews.be ; waar je over een eventcase kan communiceren naar de sector aan een lage kost.) Websites zoals eventplanner.be of eventonline.be worden ingezet om de locatie voor te stellen.(foto’s + tekst). Werken via internet is ook veel budgetvriendelijker en bereikt meer mensen. (Ze zoeken niet meer in tijdschriften, maar via zoekmachines) Veiligheid Veiligheid is zeer belangrijk. Daarom wordt er vaak bewaking voorzien op de parkings waar de bezoekers van het evenement hun wagen plaatsen. Het schip ligt meestal buiten het centrum, waar bewaking soms meer nodig is, omdat de parking gratis is. Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

47

Elke 2 jaar worden de schepen onderworpen aan een strenge keuring. De schepen worden gecontroleerd op brandveiligheid, reddingsvesten,…) Volgens ons is er geen verstrengde wetgeving nodig. In de contracten worden verschillende verzekeringsclausules opgenomen, om ons genoeg te beschermen tegen gebeurlijke ongevallen. Het is vooral belangrijk voor de werkgever van het organiserende bedrijf/organisator van het evenement om voldoende verzekerd te zijn. In de voorbereidende gesprekken wordt hier ook duidelijk op gehamerd. Locatie unieker Het is belangrijk voor een (trendy) locatie om altijd te blijven vernieuwen (bijvoorbeeld qua licht en geluid, infrastructuur, meubilair,…) Check website van zuri.be (loungebar van casino Knokke) Je moet met alle zaken rekening houden en vooruitdenken. Custom made De belevingsitems (vb. zuurstofbars) en aparte degustatie-items zorgen ervoor dat er een zo breed mogelijk publiek kan aangesproken worden. Het mag geen allegaartje worden (wat in Nederlands al te vaak het geval is). Er moet een rode draad behouden blijven. Dit kan bijvoorbeeld via de moodunits (=budgetvriendelijk).

Bijlage 9: Interview met Werner van Craenenbroeck (Zebrastraat (Zebrastraat) Zebrastraat) Vaste evenementenlocatie (Interview met Werner Van Craenenbroeck) Ik zal eerst iets meer vertellen over het onderwerp van mijn eindwerk. “Er zullen altijd meer oplossingen zijn dan problemen”, waarmee ik bedoel dat voor iedere negatieve (externe) invloed of trend op een evenementenlocatie enkele positieve oplossingen of uitwegen aangeboden kunnen worden. Ik wil niet alleen deze negatieve (externe) invloeden en trends bestuderen, maar dus ook oplossingen bieden. Daarbij kunt u mij helpen. Algemeen Onder welke externe (negatieve) factoren hebben de evenementenlocaties in Vlaanderen momenteel te lijden?

Economische invloeden? Milieuontwikkelingen? Invloed van het rookverbod? Verplichte winkelnering? (Vaste cateraars en leveranciers) Andere:

Welke (positieve of negatieve) trends hebben volgens u een (al dan niet blijvende) invloed op evenementenlocaties in Vlaanderen?

Trend 1: In-house events Trend 2: Groene evenementen en MVO (milieubewust, duurzaam ondernemen, authenticiteit,…) Trend 3: Nieuwe Media (het gebruik van alternatieve communicatiemiddelen) Trend4:Nieuwe types locaties (mobiel, exclusief,...) Trend 5: Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties voor evenementenlocaties (het volwassen worden van de sector en concurrentiële bescherming) Trend 6: No-show Trend 7: Steeds meer wens naar veiligheidsmaatregelen op een evenement Trend 8: De locatie moet steeds unieker Trend 9: Custom made events (op maat van de klant en de deelnemer aan het evenement) Andere:

Economisch ongunstige klimaat De Zebrastraat ondervindt zeker invloed van economisch ongunstige tijden. Grootbanken, bedrijven,… organiseren dezer dagen zeer bescheiden recepties. Opleidingsfirma’s die in economisch gunstigere tijden veel inschrijvingen krijgen, zeggen nu cursussen af wegens te weinig inschrijvingen,… Zelfs bedrijven die de voorschotfactuur van hun annulatie voor een volgende boeking mogen gebruiken, zien niet de mogelijkheid om te boeken. Veel bedrijven krijgen de opdracht om enkel nog in-house events te organiseren en krijgen geen toestemming om buitenshuis te organiseren.


48

Werner heeft als beginnende locatie-uitbater slechts 4 jaar ervaring, maar wil me toch zo goed mogelijk proberen te helpen. Inhaken op oude trends en fenomenen zal hij niet kunnen doen. (Daarvan bracht Werner me in het begin van het interview op de hoogte.) Hoe wilt u op korte en lange(re) termijn reageren op economische ongunstige tijden? We zijn niet van plan om te reageren op deze economische crisistijden, bijvoorbeeld door prijzen te laten zakken of voordeelpakketten uit de denken. We zouden er teveel tijd (en dus geld) in moeten investeren en uiteindelijk zou het ons te weinig opbrengen. Je moet als locatie de return on Investment van de investeringen bewaken. De Zebrastraat biedt al vanaf het begin van zijn bestaan een ruim aanbod. Het principe: voor elk wat wils; zowel voor grote als kleine budgetten. We merken dat onze eigen (goedkopere) formules meer gekozen worden, maar dat wil niet zeggen dat ik die nog eens extra ga promoten. Welke kansen biedt een economisch ongunstiger klimaat? (Niet specifiek deze economische crisis) Grote bedrijven die in economisch gunstige tijden een exclusief, groots bedrijfsfeest zouden geven, organiseren het nu allemaal kleiner en eenvoudiger, bijvoorbeeld in een middelgrote evenementenlocatie zoals De Zebrastraat. De grootste kansen voor onze locatie liggen natuurlijk bij faillissementen van concurrenten. Het is niet mooi om dat te zeggen, maar dat is nu eenmaal de realiteit. De crisis schift in het aanbod en de sterke locaties blijven overeind. De Zebrastraat is niet de chicste, meest exclusieve locatie. In economische crisistijden zoeken bedrijven dit soort locaties. Bent u (en zijn de evenementenlocaties in Vlaanderen in het algemeen) voorbereid op eventuele ingrijpende veranderingen? (Vb. via een crisisplan) We beschikken niet over een crisisplan. Waarom niet? (denkt lang na) Ik vind het meer iets voor een multinational. Ik zou het pas opstellen als er echt een gevaar in zou zitten dat we failliet zouden gaan. Hoe worden relaties tussen klanten, leveranciers, evenementenbureaus en locaties beïnvloed? De relatie met je vaste leveranciers is belangrijker dan de beste prijs. Zolang er een vergelijkbare, redelijke prijs wordt geboden, blijf je best bij je vaste leverancier. Door deze vertrouwensrelatie zullen de leveranciers veel meer inspanningen doen. Tenslotte mag iedereen zijn boterham verdienen. Deze relaties worden niet geëvalueerd. Ontstaat er extra concurrentie door (negatieve) veranderingen in het economische klimaat? Hoe uit zich dat? Het is als locatie niet de bedoeling om haatdragend te zijn tegenover de concurrentie. Klanten werken de versterkte concurrentie wel in de hand. In het verleden vroegen klanten bij één iemand een offerte aan. Als dit een redelijke offerte was, dan kreeg de locatie de boeking. Nu vraagt de klant bij veel verschillende bureaus tegelijk een offerte en worden deze sterk vergeleken. Nu komen we dus meer in concurrentie te staan met andere locaties dan vroeger. Ook hier schuilt een kans in: De Zebrastraat krijgt veel meer offertes binnen en kan nieuwe klanten binnenhalen die bijvoorbeeld vroeger gebonden waren aan één locatie. Worden de prijzen en het aanbod(locatie, gastenkamers, services,…) aangepast indien er ingrijpende economische veranderingen plaatsvinden? Worden er nieuwe (goedkopere) communicatiemiddelen aangewend om potentiële klanten en leveranciers te zoeken? (vb. Netwerksites) Wordt de werking van de locatie extra geëvalueerd? (Nazorg) Alleen als ik er de tijd voor vind. Toch hecht ik hier behoorlijk wat belang aan. Het versterkt de klantenbinding. Is er momenteel een omzetverhoging/ -stabilisering?/ -verlaging? (Typisch of Atypisch bedrijf) Wat zijn volgens u de belangrijkste overlevingstips voor evenementenlocaties in economische crisistijden? Flexibiliteit is zeer belangrijk: in plaats van prijzen te laten zakken, moeten er alternatieven uit een lagere prijsklasse aangeboden worden. Een fles champagne kost bijvoorbeeld nog evenveel, maar de mogelijkheid tot het aankopen van cava, wordt aangeboden. Je moet formules kunnen aanbieden die goedkoper zijn.


49

Pas je prijzen en aanbod niet aan als het niet nodig is. Het is niet de bedoeling dat er een prijzenoorlog ontstaat tussen verschillende locaties. Start er dan ook geen. Boet niet in op je marges. Speel in op andere (goedkopere) formules waarop je ook nog altijd marges hebt. De relatie met je vaste leveranciers is belangrijker dan de beste prijs. Zolang er een vergelijkbare, redelijke prijs wordt geboden, blijf je best bij je vaste leverancier. Door deze vertrouwensrelatie zullen de leveranciers veel meer inspanningen doen. Tenslotte mag iedereen zijn boterham verdienen. In-house events Hoe denkt u over de trend In-house events? “Kut met peren”.Ik ben helemaal niet opgezet met deze trend. Het zou hypocriet zijn om deze trend niet bedrijgend te vinden. Deze trend is het slechtste wat een locatie kan overkomen. Het biedt mogelijkheden voor de sector, maar niet voor evenementenlocaties zelf. Hoe reageren evenementlocaties op de trend van meer in-house events? Argumenteren (zie tips.) Stemt u uw aanbod/ prijzen hierop af? Nee. Hoe schat u het verloop van deze trend in? Na de economische crisis zal deze trend terug afnemen. Het fenomeen zal natuurlijk niet volledig verdwijnen, omdat een in-house evenement perfect kan zijn voor bijvoorbeeld de voorstelling van de nieuwe bedrijfsgebouwen, de nieuwe machines,… Voor elk evenement bestaat er een perfecte locatie en die is lang niet altijd De Zebrastraat. Locaties die zeggen dat ze alle evenementen kunnen huisvesten, overdrijven. De slogan: “Dé perfecte locatie voor al uw evenementen” is bullshit. Hoe kan men voordelen halen uit deze negatieve trend voor evenementenlocaties? Niet. Het biedt mogelijkheden voor de sector, maar niet voor evenementenlocaties zelf. Welke tips zou u geven aan evenementenlocaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? Geef argumenten waarom bedrijven het evenement NIET op het bedrijf zelf moeten organiseren. Werknemers moeten eens ‘buiten’ kunnen, weg van de werkomgeving. Als men een teambuilding organiseert in de kantoorgebouwen, zullen er heel wat medewerkers geneigd zijn in de pauzes ‘toch eventjes snel de e-mailtjes te controleren’. Het bedrijf kan een troef zijn voor een evenement, maar het kan evengoed afstotend werken. Als je beschikt over enkele groezelige kantoorgebouwen, vormen die niet echt de ideale omgeving voor een bedrijfs- of klantenevenement. Op sommige vlakken kan een evenementenlocatie goedkoper zijn dan een in-house evenement. Als een cateraar een volledige keuken moet opbouwen, alle apparatuur meebrengen,... Als er een toiletwagen en sfeerverlichting moet gehuurd worden,… Deze kosten mogen niet worden onderschat. Vooral het huren van multimedia is bijzonder duur. Ik kan wel argumenteren, maar ik ga geen grote mailing doen naar al mijn klanten over de gevaren van in-house events. MVO en groene evenementen Wat is volgens u de definitie van duurzaam ondernemen? NVT (heeft hier geen definitie voor, omdat De Zebrastraat niet aan MVO doet.) Wat is volgens u de definitie van een groen evenement? Ik ben eerlijk gezegd totaal niet op de hoogte van MVO of groene evenementen. Hoe staat u tegenover groene evenementen, groene locaties en MVO? Zit MVO in de genen van uw locatie? Neen. Absoluut niet. Hebt u met uw locatie al stappen ondernomen richting MVO? (vb.ISO 14.001 certificaat) Neen. Wij zijn er niet van overtuigd dat bedrijven voor een locatie kiezen, omdat er bijvoorbeeld ecover zeep wordt gebruikt. Ik ga geen 10 klanten winnen, omdat ik groen denk. Het is wel mogelijk dat we in de toekomst echt ‘groene’ klanten verliezen, als er bijvoorbeeld een soortgelijke locatie komt in de omgeving die wel groen denkt. Groene partijen, milieuactivisten,… zullen dan zeker opteren voor de andere locatie. Dit zijn ook maar heel specifieke klanten. Sluit het beleid van de locatie aan bij MVO?(Toekomstplan) Neen. Meneer Liedts (initiatiefnemer en baas) staat hier niet voor open.


50

Krijgen de stadslocaties volgens u concurrentie van ‘groene’ locaties? Neen. Elke locatie is een concurrent. Een locatie in een groene omgeving is niet per se een groene locatie. Groene locaties kunnen evengoed stadslocaties zijn die aan MVO doen (zoals het Radisson SAS in Hasselt) Locaties in een groene omgeving hebben meestal wel als voordeel dat ze over veel parkeerruimte beschikken. Er kan ook meer lawaai gemaakt worden, aangezien de buren meestal op een afstand wonen. Wordt prijs/aanbod aangepast aan deze trend? (vb. Biologische catering) Neen. De vaste cateraars van De Zebrastraat spelen hier niet op in. Spaarlampen gebruiken, sorteren,… doen we allemaal niet. Doet u aan ecologiesponsoring? (Goede doelen steunen die zich inzetten voor het milieu) Neen. Doet u aan sponsoring die zich inzet voor mensen? De stichting Liedts-Meesen steunt culturele projecten, maar eerder omdat ze er persoonlijk bij betrokken zijn. Er worden geen fair trade producten gekocht. Af en toe krijgen we klanten over de vloer die MVO belangrijk vinden, maar wij passen ons aanbod niet aan voor deze enkelingen. Als ze fair trade fruitsap willen, mogen ze dit zelf meebrengen. Speelt u in op de bijtrend authenticiteit? Ja. Het verhaal dat achter het gebouw schuilt, wordt aangehaald tijdens gesprekken en rondleidingen als leuk weetje. Het karakter van het gebouw is zeker een troef dat benadrukt mag worden. Hoe kunt u deze (positieve of negatieve) trend omzetten in uw voordeel? Niet mogelijk. Het is voor mij heel simpel. Als mijn baas niet wil meestappen in deze trend, zal ik me ook niet uitsloven om hem te overtuigen. Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Ik denk dat het wat gerommel in de marge is. Het zal volgens mij altijd een kleine niche blijven. Van al onze klanten heeft er nog niemand een opmerking gemaakt over het water in de vijver, dat voor elk evenement in de tent weer moet weglopen. Ik denk dat Nederlanders veel meer inspringen op soortgelijke trends dan Belgen. Daarom denk ik dat de MVO-trend hier niet zo’n vaart zal lopen. Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trends? Wij kunnen de MVO-trend wel een beetje ombuigen tot een voordeel. Als MVO écht een trend wordt, zullen mensen meer met het openbaar vervoer of met de fiets reizen en hebben we minder parkeerruimte nodig. De Zebrastraat is perfect bereikbaar met het openbaar verover. Dit lost ons parkeerprobleem voor een groot stuk op. Deze trend gaan we niet zelf ombuigen. We kunnen wel argumenten geven, maar kunnen hier actief niets aan veranderen. Vragen voor vaste locaties over nieuwe types locaties Ziet u bepaalde nieuwe soorten locaties de kop opsteken? (Mobiel, exclusief, industrieel,…) Hoe reageren vaste locaties op nieuwe types locaties? Vaste locaties zijn niet gelukkig met deze ontwikkelingen, maar we maken ons niet al te grote zorgen. Er zal altijd iets nieuws komen en bepaalde types zullen dan weer verdwijnen. Als er volgende week een nieuwe tent ontwikkeld wordt die in een halfuur kan opgebouwd worden, zullen de types die er 2 uur over doen, verdwijnen. Welk type locatie ziet u als een bedreiging? Geen. (zie hierboven.) Zult u uw aanbod/prijzen aanpassen onder invloed van deze negatieve trend? Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Nieuwe types komen en gaan. Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trend? Dat kan je niet, deze trend moet je gewoon aanvaarden. Dit wil niet zeggen dat je daar schrik moet voor hebben. Nieuwe Media Een medium is volgens mij een manier om een boodschap over te brengen. De laatste 5 à 10 jaar merken wij dat het evenement op zich steeds meer als boodschapoverdrager, als communicatiemiddel fungeert. Ik weet dat er in de evenementensector meer en meer gebruik gemaakt wordt van nieuwe media technieken. Tijdens de renovatie (4 jaar geleden) werd geïnvesteerd in goede multimedia, maar wij zijn niet van plan om deze telkens aan te passen aan de allernieuwste snufjes. Als een bedrijf nieuwe technologieën wil gebruiken, neemt het beter een evenementenbureau onder de arm die hier voor kan zorgen.


51

De stichting Liedts-Meesen organiseert om de twee jaar een kunstproject rond nieuwe media. (Dit jaar: Update III) Dit project draait echter veel meer om interactieve kunst dan om nieuwe media in de evenementensector. Als deze tentoonstelling loopt, worden er wel pogingen ondernomen om hier zoveel mogelijk informaticacongressen te laten doorgaan. Deze mensen krijgen dan een gratis rondleiding op de tentoonstelling. Als de bedrijven dit dan echt de moeite waard vinden, komen ze de volgende keer misschien terug. (=combinatie van kunst en evenement) Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties Bent u als vaste locatie aangesloten bij een organisatie die u ondersteuning of bescherming biedt? De Zebrastraat is aangesloten bij Gent Congres. Het kost behoorlijk wat geld, maar het brengt nog meer op (ROI). Hiervoor waren verschillende drijfveren. De stichter (meneer Liedts) vond het, bij het opstarten van de locatie, belangrijk om erbij te horen. Het samenhorigheidsgevoel vond en vindt hij nog steeds een belangrijke factor. Voor Werner was het vooral leerrijk. Als schoolverlater wist hij niets van de branche. Via andere leden van Gent Congres en de ledenvergaderingen deed hij heel wat kennis op. Je aansluiten bij een brancheorganisatie biedt veel kansen. Elke zitting gaat door in een concurrerende locatie. Als je niets kent van de sector, moet je ‘pikken met je ogen.’ Een brancheorganisatie kan er ook voor zorgen dat bepaalde leden uiteindelijk klant worden. (Bijvoorbeeld evenementenbureaus) Gent Congres maakt veel reclame op (internationale) beurzen, websites,… Als Gent Congres hierdoor een aanvraag binnenkrijgt, mogen alle leden een offerte opmaken. Zo heeft De Zebrastraat toch al een aantal klanten binnengehaald. (= rechtstreekse return) Als deze klanten dan zeer tevreden zijn, keren ze terug zonder eerst via Gent Congres te gaan. (= onrechtstreekse return) Ik vind niet dat Gent Congres gratis moet werken. Het is goed dat er een zekere drempel is om toe te treden. Zo blijft de kwaliteit van de leden behouden. (Gent Congres werkt voor de ene helft met subsidies en voor de andere helft met lidgeld.) Ik wil daar gerust voor betalen, maar het moet natuurlijk ook een klein beetje opbrengen. De brancheorganisaties worden volgens mij het best op regionaal/stedelijk vlak georganiseerd. Een Vlaamse of nationale overkoepelende organisatie (zie dik boek!) zou minder goed werken. De klant kiest tenslotte eerst de stad, dan de locatie! Hij zal bijna nooit naar een brancheorganisatie stappen zonder een duidelijk beeld van de regio in gedachten te hebben. Bent u voldoende op de hoogte van de bestaande organisaties? (zoals Gent Congres, Brussels special venues,…) Ja. Er zou voor de locaties wel wat meer informatie voorhanden mogen zijn over de HORECAen hotelbranche. Vindt u dat er meer overkoepelende organisaties moeten komen evenementenlocaties? Neen. Het moet op stedelijk vlak blijven (zie verder)

ter

bescherming

van

Vindt u dat er meer branchegerichte tijdschriften, websites, publicaties,… moeten komen? Neen. Leest u de Nederlandse en Belgische tijdschriften, publicaties, websites om op de hoogte te blijven van branchenieuws? Ja. , maar enkel als het kosteloos is. Bent u voorstander van samenwerking (of Co-creation) van evenementenlocaties? Ja. Dit komt bij onze locatie echter weinig voor. Ik heb lang gelobbyd voor een samenwerking met Kinepolis. Ik heb de indruk dat dit eindelijk zijn vruchten begint af te werpen. Het moet een win-win situatie zijn. Wij hebben betere receptieruimtes, Kinepolis biedt meer en betere mogelijkheden voor plenaire zittingen. Organiseert u zich samen met andere locaties op eigen initiatief? Ja. Dit gebeurt vooral als we weten dat we er zelf voordeel kunnen uithalen. Als wij bijvoorbeeld aanvragen krijgen voor de huur van een appartement (en we hebben geen vrij appartement), dan verwijzen we de klant graag door naar De Grifioen. De Griffioen is een evenementenlocatie met kleine seminariezaaltjes en appartementen. We hopen dus dat, als zij een zaal tekort hebben, ze de klanten ook doorverwijzen naar ons. Het is belangrijk dat je de eigen voordelen van de samenwerking kan inschatten. De meeste samenwerkingsverbanden gebeuren wel tussen locaties op wandelafstand van elkaar. Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden voordelen? (zie hieronder) Door samenwerkingsverbanden haal je evenementen binnen die je alleen niet binnen kunt halen. Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden nadelen? Zolang het allemaal maar informeel blijft. Als men het formeel (contractueel) probeert vast te leggen, kan dit nadelig uitdraaien. Denkt u dat deze ontwikkeling naar samenwerking zich verder zal uitbreiden? / Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

52

Welke tips zou u geven aan locaties i.v.m. deze positieve/negatieve trend? / Eventuele extra trends en invloeden Hoe moeten locaties reageren op No-show en heeft dit een ingrijpende invloed op locaties? No-show heeft vast en zeker een invloed op evenementenlocaties. Het is op de eerste plaats heel vervelend. Als een klant bijvoorbeeld een zaal zoekt voor 250 personen en de maximumcapaciteit van onze zaal is 200 personen, dan lopen we deze klant mis. Als 1/5 van de ingeschrevenen niet opdagen, was onze maximumcapaciteit wel voldoende geweest en lopen we een boeking mis door No-show. We zouden meer boekingen hebben, moesten de inschrijvingen makkelijker in te schatten zijn. Ook op het vlak van catering kan No-show een serieuze streep door de rekening betekenen. Als we een studiedag voor 100 mensen organiseren en 30% van de ingeschrevenen daagt niet op, dan moet het bestelde eten weggegooid worden. Extern bestelde catering wordt sowieso doorgerekend, maar overbodige interne catering wordt in de praktijk niet snel op de factuur gezet. Soms moet je commerciële gestes doen, die “zeer doen in de portemonnee”. Een lagere opkomst voor een bepaald evenement, betekent ook dat je de groep evengoed in een kleinere zaal had kunnen boeken. Het is dus mogelijk dat je een andere klant voor de grote zaal al had afgeketst. Remedie? Als locatie kan je hier niets aan doen, behalve werken met een annulatieverzekering. Merkt u een stijgend aantal (last-minute) annulaties? Ja. Dit is volgens mij vooral te wijten aan de crisis. Noodgedwongen geven de organisatoren veel tijd om in te schrijven. Als de inschrijvingen niet lopen zoals verwacht, moet men dan nog op het allerlaatste moment de locatie annuleren. Werken met een annulatievergoeding is delicaat. De annulatievergoeding moet hoog genoeg zijn om indruk te maken, maar mag de organisatoren ook niet afschrikken om te boeken. Welke invloed heeft het rookverbod op evenementenlocaties? Neen. De locatie werd niet rookvrij gemaakt. De klant beslist zelf of er op zijn/haar evenement mag gerookt worden of niet. Hoe moeten locaties (proactief) reageren op veiligheidsincidenten? (veiligheidsplan) Ik moet toegeven dat er niet proactief gereageerd wordt op veiligheidsincidenten. Het is dus niet zo dat we een veiligheidsplan hebben, tijdens een rondleiding van de klanten de vluchtwegen uitleggen of het evacuatieplan voorleggen. Dit schrikt enkel af en veroorzaakt bezorgdheid. Ik denk dat historische panden meer risico lopen op een ramp, brand,… dan een nieuw gerenoveerd gebouw. Op het evenement zelf zorgt Werner ervoor dat alle deuren vrij zijn en dat er geen vrachtwagens, dozen, tijdelijke bars,… voor de uitgangen staan. De Zebrastraat zou nog veel meer veiligheidsmaatregelen kunnen treffen. Bijvoorbeeld EHBO-koffers voorzien. De basisvoorzieningen voor veiligheid staan zeker niet op punt. Is verplichte winkelnering: vloek of zegen? (verplicht gebruik maken van catering of leveranciers) Werken met 1 vaste cateraar is te beperkt. Elke cateraar is gespecialiseerd, ook qua budgetten. Voor een locatie is het ideaal om te werken met een selecte club van cateraars, waarmee een goede commissievergoeding moet worden afgesproken. Zorg ervoor dat je 1 goede cateraar hebt voor elke prijsklasse. (Hoe denkt u over de opkomende trend van ROI (return on Investment) of een evenement als marketingtool? ) Ziet u een verschil tussen de evenementenmarkt en congresmarkt? De congresmarkt is volgens mij veel leuker en redelijker. Je weet wat je kunt verwachten. In de evenementenmarkt zitten er nog al te vaak cowboys die veel praten, maar weinig verwezenlijken. De locatie moet steeds unieker Hoe gaan jullie onderscheidend te werk? Op zich is De Zebrastraat al een unieke locatie. Er zijn veel gelijkaardige kastelen, maar er is maar één Zebrastraat! Het is een mooie locatie met een uniek kunstaanbod. Kunst en evenementen worden samengebracht. De uitbaters van De Zebrastraat wil een gemoedelijke, maar professionele sfeer creëren. Het evenwicht vinden is niet eenvoudig. De relaxte sfeer lokt soms rare, lakse reacties van klanten uit. Ze kleven bijvoorbeeld posters tegen een raam of deur. Iets wat ze niet zouden doen in een chic hotel. Custom made Wat is volgens u de definitie van een Custom made Event? Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

53

In de trend Custom made kan je zover gaan als je zelf wilt. Het hangt vooral af van de budgetten die voorhanden zijn. Met deze budgetten moet je creatief omspringen. Meubels kunnen bijvoorbeeld speciaal voor een bepaald evenement ontworpen worden. Wat voor een locatie vervelend is, zijn onrealistische klanten. Ze hebben vele eisen op maat, maar het mag geen geld koste. Merkt u als locatie dat bedrijven en consumenten steeds kritisch, mondiger en beter geïnformeerd zijn? Ja Merkt u dat bedrijven steeds meer willen inspelen op individuele behoeften? Zo ja: Welke flexibiliteit vergt dit? Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? Wat zijn de belangrijkste evenementenlocatie?

tips

of

levenslessen

die

u

kunt

meegeven

aan

een

beginnende

Zorg (bij het bouwen of renoveren van een locatie) ervoor dat alle gebruikte materialen degelijk en onderhoudsvriendelijk zijn. Het moet allemaal tegen een stootje kunnen. Investeer in verlichting. Bepaalde klanten werken bijvoorbeeld met bepaalde kleuren. Het is leuk dat je het interieur hierop kan aanpassen. Flexibiliteit! Probeer een zo groot mogelijke range aan evenementen te ontvangen. Je moet als locatie veel verschillende dingen kunnen doen. Zorg dat er in je locatie een auto binnenkan. Er wordt veel geïnvesteerd in productlanceringen van auto’s, grote drukpersen,… Toegankelijkheid is met andere woorden zeer belangrijk. Ook voor mindervaliden. (Voorzie liften, hellende vlakken,…) Haal er desnoods een expert bij. Wat zijn volgens u de grootste sterktes en zwaktes van uw locatie? S: De Zebrastraat is redelijk flexibel. Er kunnen evenementen georganiseerd worden van 10 tot 300 personen; voor elk budget wat wils. De look van het gebouw op zich en het unieke karakter (het prachtige middenplein bijvoorbeeld). Er wordt gewerkt met een professionele, toffe equipe. W: Beperkte parkeergelegenheid Omdat de locatie in een woongebied ligt, is er een sluitingsuur ’s avonds. (tegen nachtlawaai.) Wat zijn volgens u de grootste kansen en bedreigingen voor uw locatie? O: De culturele doelgroepen kunnen via promotie beter bereikt worden. De Zebrastraat kan in de toekomst op cultureel vlak iets betekenen. Men moet daarom de culturele projecten zorgvuldiger uitkiezen. Zo garandeer je de kwaliteit van je locatie als kunsttempel, maar ook als evenementenlocatie. Men moet dus op cultureel gebied de vinger aan de pols houden. T: Slijtage van meubilair, maar ook van het imago. Momenteel zijn er nog veel bedrijven en particulieren die De Zebrastraat niet kennen. Voor hen is dit een ontdekking. Als de locatie bekender geraakt bij het publiek, wordt het mysterie rond de locatie verbroken.


54

Bijlage 10: 10: Volledige vragenlijst Ik zal eerst iets meer vertellen over het onderwerp van mijn eindwerk. “Er zullen altijd meer oplossingen zijn dan problemen”, waarmee ik bedoel dat voor iedere negatieve (externe) invloed of trend op een evenementenlocatie enkele positieve oplossingen of uitwegen aangeboden kunnen worden. Ik wil niet alleen deze negatieve (externe) invloeden en trends bestuderen, maar dus ook oplossingen bieden. Daarbij zullen jullie mij helpen. Algemeen Onder welke externe (negatieve) factoren hebben de evenementenlocaties in Vlaanderen momenteel te lijden? Economische invloeden? (Socio-economische ontwikkelingen?) Milieuontwikkelingen? Invloed van het rookverbod? Verplichte winkelnering? (Vaste cateraars en leveranciers) Andere: Welke (positieve of negatieve) trends hebben volgens u een (al dan niet blijvende) invloed op evenementenlocaties in Vlaanderen? Trend 1: in-house events Trend 2: groene evenementen en MVO (en authenticiteit) Trend 3: Nieuwe Media (het gebruik van alternatieve communicatiemiddelen) Trend4: Nieuwe types locaties (mobiel) Trend 5: Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties voor evenementenlocaties (het volwassen worden van de sector en concurrentiële bescherming) Trend 6: No-show Trend 7: Steeds meer wens naar veiligheidsmaatregelen op een evenement Trend 8: De locatie moet steeds unieker (verwende organisaties!) Trend 9: Custom made Andere: Past u uw aanbod aan voor bepaalde trends en veranderingen? Worden er bepaalde speciale formules uitgewerkt? Economisch ongunstige klimaat Hoe wil u op korte en lange(re) termijn reageren op economische ongunstige tijden? Welke kansen biedt een economisch ongunstiger klimaat? (Niet specifiek deze economische crisis!) Bent u (en zijn de evenementenlocaties in Vlaanderen in het algemeen) voorbereid op eventuele ingrijpende veranderingen? (Vb. via een crisisplan) Moeten er dan ideeën en plannen voor de toekomst herzien worden? Hoe worden relaties tussen klanten, leveranciers, evenementenbureaus en locaties beïnvloed? Is er momenteel een omzetverhoging/ -stabilisering?/ -verlaging? (Typisch of Atypisch bedrijf) Worden de prijzen en het aanbod(locatie, gastenkamers, services,…) aangepast indien er ingrijpende economische veranderingen plaatsvinden? Ontstaat er extra concurrentie door (negatieve) veranderingen in het economische klimaat? Hoe uit zich dat? Worden er nieuwe (goedkopere) communicatiemiddelen aangewend om potentiële klanten en leveranciers te zoeken? (vb. Netwerksites) Wordt de werking van de locatie extra geëvalueerd? (Nazorg) Wat zijn volgens u de belangrijkste overlevingstips voor evenementenlocaties in economische crisistijden? In-house events Wat denkt u van de trend In-house events? Hoe reageren evenementlocaties op de trend van meer in-house events? (Evenementen die op het bedrijf zelf doorgaan door het schrappen in de budgetten) Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

55

Stemt u uw aanbod/ prijzen hierop af? Hoe schat u het verloop van deze trend in? Hoe kan men voordelen halen uit deze negatieve trend voor evenementenlocaties? Welke tips zou u geven aan evenementenlocaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? Vragen voor organisatoren in-house events Merkt u dat u door de economisch warrige tijden meer boekingen krijgt? Merkt u ook negatieve invloeden op de boekingen door de economisch mindere tijden? Denkt u dat u op evenementenlocaties?

korte

of

lange

termijn

grote

concurrentie

vormt

of

zal

vormen

voor

Welke trend of ontwikkeling van de laatste maanden/jaren biedt voor u de grootste voordelen? Welke trend of ontwikkeling van de laatste maanden/jaren biedt voor u de grootste nadelen? Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Welke tips zou u geven aan evenementenlocaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? MVO en groene evenementen Hoe staat u tegenover groene evenementen, groene omgevingen van locaties en MVO? Wat is volgens u de definitie van duurzaam ondernemen? Wat is volgens u de definitie van een groen evenement? Zit MVO in de genen van uw locatie? Hebt u met uw locatie al stappen ondernomen richting MVO? (vb.ISO 14.001 certificaat) Sluit het beleid van de locatie aan bij MVO?(toekomstplan) Hebt u een plan voor de ontwikkeling van MVO? Moeten er ideeën en plannen voor de toekomst herzien worden? Hoe moeten evenementenlocaties volgens u op de kar springen van MVO en groene evenementen? Krijgen de stadslocaties volgens u concurrentie van ‘groene’ locaties? Wordt prijs/aanbod aangepast aan deze trend? (vb. Biologische catering) Doet u aan ecologiesponsoring? (Goede doelen steunen die zich inzetten voor het milieu) Doet u aan sponsoring die zich inzetten voor mensen? Zo ja: hoe? Hoe kunt u deze (positieve of negatieve) trend omzetten in uw voordeel? Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Speelt u in op de bijtrend authenticiteit? Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trends? Vragen voor vaste locaties over nieuwe types locaties Ziet u bepaalde nieuwe soorten locaties de kop opsteken? (Mobiel, exclusief, industrieel,…) Hoe reageren vaste locaties op nieuwe types locaties? In welk type ziet u uw grootste vijand? Zult u uw aanbod/prijzen aanpassen onder invloed van deze negatieve trend? Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trend? Vragen voor nieuwe types locaties Denkt u dat uw type locatie op korte of lange termijn een sterke concurrent kan worden van vaste locaties?


56

Merkt u dat uw type locatie steeds meer concurrentie krijgt, omdat meer mensen hierin een toekomst zien? Wat zijn volgens u de voordelen van uw type locatie i.v.m. vaste locaties? Wat zijn volgens u de nadelen van uw type locatie i.v.m. vaste locaties? Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te springen op deze trend? Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties (Ter bescherming van evenementenlocaties) Bent u als (al dan niet) vaste locatie aangesloten bij een organisatie die u ondersteuning of bescherming biedt? Bent u voldoende op de hoogte van de bestaande organisaties ? (zoals Gent Congres, Brussels special venues,…) Vindt u dat er meer evenementenlocaties?

overkoepelende

organisaties

moeten

komen

ter

bescherming

van

Vindt u dat er meer branchegerichte tijdschriften, websites, publicaties,… moeten komen? Leest u de Nederlandse tijdschriften, publicaties, websites om op de hoogte te blijven van branchenieuws? Bent u voorstander van samenwerking (of Co-creation) van evenementenlocaties? Organiseert u zich samen met andere locaties op eigen initiatief? Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden voordelen? Bieden deze organisaties en samenwerkingsverbanden nadelen? Denkt u dat deze ontwikkeling naar samenwerking zich verder zal uitbreiden? Welke tips zou u geven aan locaties i.v.m. deze positieve/negatieve trend? Extra vragen voor Gent Congres Wat heeft de organisatie als kerntaken? Telt ze veel leden? Merkt u dat er bepaalde (externe) factoren een invloed hebben op het ledenaantal? Werkt ze samen met andere brancheorganisaties? Bestaat er een specifiek vakblad voor de evenementensector in België? (Zoals EventView, FZ, EventTrends,…) Bestaat er een specifieke website voor de evenementensector in België? (zoals FZ.nl of oplocatie.nl) Zo nee, waarom niet? Neemt men Nederland als voorbeeld voor publicaties, websites, initiatieven en overkoepelende organisaties? Wat zijn de toekomstplannen van de organisatie? Is er al een specifieke wetgeving voor de evenementensector? (Welke minister is hiervoor bevoegd) Zal die op het vlak van veiligheid verscherpt worden? Bestaat er een zelfregulering door de branche op het vlak van veiligheid, zoals in Nederland met VeBON? (certificeringsysteem) (Verder ook over trends en (negatieve) externe invloeden) Economische ongunstig klimaat? Invloed van het rookverbod? Verplichte winkelnering? (Vaste cateraars en leveranciers) Trend 1: in-house events Trend 2: groene evenementen en MVO (duurzaam, authenticiteit,…) Wat is volgens u de definitie van duurzaam ondernemen? Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

57

Trend 3: Nieuwe Media (het gebruik van goedkopere communicatiemiddelen) Trend4: Nieuwe types locaties (mobiel) Trend 5: Ontstaan van professionele groeperingen en organisaties voor evenementenlocaties Trend 6: No-show Trend 7: Steeds meer wens naar veiligheidsmaatregelen Trend 8: De locatie moet steeds unieker Trend 9: Custom made ROI (Return on Investment) Events als marketingtool Andere: Tips? Eventuele extra trends en invloeden Hoe moeten locaties reageren op No-show en heeft dit een ingrijpende invloed op locaties? Merkt u een stijgend aantal (last-minute) annulaties? Welke invloed heeft het rookverbod op evenementenlocaties? Hoe (proactief) reageren op veiligheidsincidenten op een locatie? (ev.veiligheidsplan?) Is verplichte winkelnering: vloek of zegen? (verplicht gebruik maken van catering of leveranciers) Wat denkt u over de opkomende trend van ROI (return on Investment) of een evenement als marketingtool? Ziet u een verschil tussen de evenementenmarkt en congresmarkt? De locatie moet steeds unieker Hoe gaan jullie onderscheidend te werk? Custom made Wat is volgens u de definitie van een Custom made Event? Merkt u als locatie dat bedrijven en consumenten steeds kritisch, mondiger en beter geïnformeerd zijn? Merkt u dat bedrijven steeds meer willen inspelen op individuele behoeften? Zo ja: Welke flexibiliteit vergt dit? Past u uw aanbod aan aan deze trend? Hoe denkt u dat deze trend zal evolueren? Welke tips zou u geven aan locaties om op te boksen of in te spelen op deze trend? Wat zijn de belangrijkste evenementenlocatie?

tips

of

levenslessen

die

u

kunt

meegeven

aan

een

beginnende

Wat zijn volgens u de grootste sterktes en zwaktes van uw locatie? Wat zijn volgens u de grootste kansen en bedreigingen voor uw locatie? Bent u bereid uw aanbod/prijzen aan te passen aan deze kansen en bedreigingen?


58

Begrippenlijst Trend Uit twee definities van het begrip ‘trend’ op www.trendwatching.com en van Dhr. F. Maenhoudt, leidde ik de volgende definitie af: Een trend is een ontwikkeling vanuit het verleden en ontstaat vanuit een bepaalde behoefte, wens, verlangen of waarde en is zo krachtig dat het in staat is om krachtvelden zoals cultuur, traditie, gewoonte en gemakzucht te veranderen. Volgens mij is een trend een tijdsgebonden fenomeen, dat kan uitgroeien tot een vaste invloed. (Bron: www.trendwatching.com) en (Maenhoudt, (F.), Trends: herkennen, begrijpen, gebruiken, creëren) (Negatieve) externe invloed Onder een (negatieve) externe invloed versta ik een verandering in de omgeving van de evenementenlocatie die een rechtstreekse of onrechtstreekse (negatieve) invloed heeft. Dit is niet zo tijdsgebonden en specifiek als een trend. SWOTSWOT-analyse Ieder bedrijf moet een goede analyse hebben van de omgeving. Zowel PEST als SWOT. De SWOT analyse staat voor Strenghts. Weaknesses, Opportunities en Threats. Het geeft een structuur om te beoordelen of de geanalyseerde sterke en zwakke punten aansluiten op relevante kansen en bedreigingen. Met de sterke punten van de organisatie kan men inspringen op de kansen in de omgeving. Daarnaast is het de taak voor de evenementenlocatie om haar zwakke punten te verbeteren of om te buigen tot sterke punten en om te voorkomen dat kansen niet benut worden. PESTPEST-analyse De PEST-analyse is een bedrijfskundig model dat een raamwerk beschrijft van de Politieke, Economische, Sociale, en Technologische factoren op macro-omgevingsniveau. Het model wordt gebruikt voor omgevingsscans. Verder wordt het gebruikt als externe analyse voor de sterkte-zwakteanalyse en marktonderzoek en biedt het een overzicht van de verschillende macro-omgevingsfactoren voor een organisatie. (PEST-analyse, Internet, 2009) Brancheorganisatie Brancheorganisaties (of congrescentra) worden opgericht ter bescherming en ondersteuning van congresen evenementenlocaties. De meeste brancheorganisaties hebben een stedelijk werkgebied. De medewerkers proberen binnenlandse en buitenlandse organisatoren aan te trekken. Ze zorgen ervoor dat de aangesloten locaties offerteaanvragen krijgen en hopen vaste klanten te bezorgen aan deze locaties. Brancheorganisaties werken vaak samen om iets te verwezenlijken. Ze proberen regels en wetten op te stellen voor de sector, zodat er meer normen ontstaan op vlak van kwaliteit. Groene evenementenlocatie Voor het begrip ‘groene evenementenlocatie’ kunnen we twee verschillende definities geven. Je kunt een groene evenementenlocatie zijn en je inzetten voor MVO, maar je kan ook een evenementenlocatie zijn in een (letterlijk) groene omgeving. Beide locaties krijgen dezer dagen steeds meer belangstelling. In dit eindwerk gaat het uitsluitend over groene evenementen en groene locaties die zich inzetten op het vlak van MVO. InIn-house evenementen In-house evenementen vinden plaats op het bedrijf zelf. De organisatoren besluiten om geen gebruik te maken van een externe evenementenlocatie, maar om het evenement door te laten gaan op de bedrijfssite. Dit kan verschillende redenen hebben (budgettair, productgerelateerd, privé,…). Mobiele en exclusieve locaties Onder mobiele en exclusieve locaties, versta ik de nieuwe type locaties die de laatste jaren aan een opmars bezig zijn binnen de evenementensector. Tenten, evenementenschepen, evenemententrucks,… horen in deze categorie thuis. Ze zijn mobiel, zijn door de beperkte concurrentie exclusief en hebben (al dan niet) invloed op evenementenlocaties.


59

NoNo-show Wanneer iemand zich inschrijft voor een evenement en zonder verwittigen afwezig is, doet aan No-show. Het is een veelvoorkomend en groot probleem binnen de evenementensector. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Maatschappelijk verantwoord ondernemen betekent dat je naast het streven naar winst (profit) ook rekening houdt met het effect van uw activiteiten op het milieu (planet) en dat je oog hebt voor menselijke aspecten binnen en buiten het bedrijf (people). Het gaat er om een balans te vinden tussen people, planet en profit (definitie is afkomstig van www.mvonederland.nl). Authenticiteit Authenticiteit of “echtheid”, wijst op de geloofwaardigheid van een locatie. Klanten willen een locatie die niet doet alsof. Consumenten betalen soms vaak grif wat meer voor een authentiek product. Volgens Gilmore en Pine is een product (of locatie) pas authentiek als het correspondeert met het zelfbeeld. (Management Executive 2008, Internet, 2008) Custom made Custom made evenementen zijn belevingen op maat van het individu. Elke deelnemer aan het evenement, moet de indruk hebben dat hij persoonlijk benaderd wordt. Er moet voor ieder wat wils zijn. Nieuwe Media Dragers van informatie die digitaal, multimediaal en interactief zijn. Ook het internet wordt vaak als een nieuw medium bestempeld. Dat geeft wel aan hoe relatief het begrip is, want het internet bestaat al een jaar of dertig. Men doelt dan ook vooral op het WWW dat alle kenmerken van een nieuw medium heeft. (Nieuwe, Internet, 2009) De nieuwe media nemen constant toe en veranderen snel. Mobiele telefoon, krant, televisie, internet. Het zijn allemaal vormen van media. Nieuwe media zijn media die relatief kort op de markt zijn of in de nabije toekomst op de markt worden verwacht. Met nieuwe media worden alle nieuwe ontwikkelingen binnen de communicatiemedia bedoeld. Het begrip nieuwe media is dus tijdsgebonden. (Ruimschoot, Internet,2007)


60

Bronnenlijst Boeken en brochures, folders, programmabrochures, jaarverslagen,… NVT TijdschriftTijdschrift- en krantenartikels, nieuwsbrieven nieuwsbrieven EVENEMENTEN, Evenementen op elke locatie. In: Experience Magazine, 64(2009)1, pp. 66-69 GROEN, Het is niet gemakkelijk om groen te zijn. In: EventView, Dossier MVO in de evenementenbranche (2008) 3, pp.3 IMPENS (M.), Tijd voor een round-up. In: Experience Magazine, 64(2009)1, pp.105 MVO, MVO binnen de evenementenbranche. In: EventView, Dossier MVO in de evenementenbranche (2008) 3, pp. 4-6 VERRECK (JP.), Crisis? Ja. Maar wat een opportuniteit voor zij die durven…, In: Experience Magazine, 64(2009)1, pp.105 MARKT, De Franse markt van agentschappen voor Event-communicatie in 2008. In: Experience Magazine, 64(2009)1, pp.27 NIEVAART (R.), Passie als drijfveer binnen uw onderneming. In: EventView, 9 (2009)1, pp.7 ONTHULT, EIBTM 2008 onthult ‘Mood of the Market’. In: Experience Magazine, 64(2009)1, pp.111 TINDEMANS (M.),De crisis heeft mijn werk veranderd. in: FZ vakblad voor bedrijfsevenementen, 24(2009)1, pp.55-57 WEIKAMP (S.), De Event Trends Top 5. In: EventTrends, 1 (2008) 1, pp. 8-9 WEIKAMP (S.), Veiligheid voorop. In: EventTrends, 1 (2008) 1, pp. 12 WEIKAMP (S.), Echtheid, internet en cross mediaal. In: EventTrends, 1 (2008) 1, pp.19 WEIKAMP (S.), Papendal heeft recht van spreken. In: EventTrends, 1 (2008) 1, pp. 22-23 WEIKAMP (S.), Rummikub in de tent. In: FZ vakblad over bedrijfsevenementen, 24(2009)1 , pp.7 WEIKAMP (S.), 2009 overleven met creativiteit, lef en kwaliteit. In: FZ vakblad over bedrijfsevenementen, 24(2009)1, pp.33 Cursussen en eindwerken PETERS (E.), Veiligheidsmaatregelen tegen geweld op evenementen. Strategische keuze of noodzaak?Met een onderzoek naar het (on)veiligheidsgevoel bij de bezoekers en de juridische feiten., Gent, Arteveldehogeschool, 2007-2008, pp.47 VAN ROEKEL (S.), Connecting the dots, Rapport trends en ontwikkelingen. Nederland, 2007 -2008, pp.22 VAN DER LINDEN (G.), Afstudeerrapport financiële dienstverlening en zakelijke evenementen. Utrecht, HU Instituut van communicatie, 2007-2008, pp.95 Multimedia (zonder internet) Radioprogramma Peeters en Pichal, Radio 1, 9 maart 2009, Online op: http://www.radio1.be/programmas/pepi/1543968/ Interviews DEBELS (A.), Voorzitster Gent Congres, geïnterviewd te Gent, 11/05/2009 DUTRE (M.), Evenementverantwoordelijke Het Pand, geïnterviewd te Gent, 11/05/2009 VAN CRAENENBROECK (W.), Commercieel Management Zebrastraat, geïnterviewd te Gent, 20/05/2009 VEULEMANS (D.), Evenementenverantwoordelijke Pure-liner (EventsFactory), geïnterviewd te Gent, 18/05/2009 Artikels uit documentatiedocumentatie- en informatiemappen NVT Eindproject Communicatiemanagement 2008-2009 Anne Werbrouck

61

Elektronische communicatie Frank De Graeve, [email protected], 13/05/2009, e-mail aan Anne Werbrouck, [email protected] Lisette Smits, [email protected], 11/05/2009, e-mail aan Anne Werbrouck, [email protected] Rhonda Kauffman, [email protected], e-mail aan Annick Debels, [email protected] Ria Mondelaers, [email protected], 7/05/2009, e-mail aan Anne Werbrouck, [email protected] Ruud van der Meer, [email protected], 4/05/2009, e-mail aan Anne Werbrouck, [email protected] Studiedagen NVT Internetbronnen Computerwoorden.nl, Nieuwe Media, online op: http://www.computerwoorden.nl/direct--15051--Nieuwe%20media.htm (30/05/2009) Eventplanner, RoomService zorgt voor de waaaw-factor, 27/03/2009, Online op: http://www.eventplanner.be/nieuws-trends/evenementen/3487/roomservice-zorgt-voor-dewaaawfactor.h RoomService zorgt voor de waaaw-factortml (28/03/2009) Eventplanner, Fin wil Titanic nabouwen als evenementenlocatie,28/03/2009, Online op: http://www.eventplanner.be/nieuws-trends/evenementen/3496/fin-wil-titanic-nabouwen-alseventlocatie.html (28/03/2009) Eventplanner, Steek een tandje bij in de crisis, 20/03/2009, Online op: http://www.eventplanner.be/nieuws-trends/evenementen/3480/steek-een-tandje-bij-in-de-crisis.html (25/03/2009) Eventview, Dossier MVO in de evenementenbranche, Nummer 3/2008, Online op: http://www.grandcatering.nl/documenten/Artikel%20Eventview%20-%20MVO%20-%2008-10-08.pdf Franchise+, Geld verdienen met kostenbesparing., Online op: http://www.franchiseplus.nl/fplus/2006/03/era.html (14/05/2009) Management Executive 2008, Authenticiteit, Online op: http://www.klamer.nl/docs/wanneer.pdf MVO Nederland, MVO-misverstanden, online op: http://www.mvonederland.nl/nieuwsteontwikkelingen/mvomisverstanden/ (11/05/2009) Newbizz, Waarom 9 op de 10 ondernemingen te veel spenderen aan dagelijkse uitgaven. (16/09/2008) Online op: http://www.newbizz.be/nl/detail.php?id=1606 (14/05/2009) PIETERS (B.), Reken voorgoed af met No-shows, 28/04/2009, Online op: http://www.eventplanner.be/blog/305_reken-voor-goed-af-met-no-shows.html (1/05/2009) RUIMSCHOOT, Nieuwe media, oude kennis., 29/11/2007, Online op: http://www.hbokennisbank.nl/nl/page/hborecord.view/show?uploadId=inholland%3Aoai%3Arepository.samenmaken.nl% 3Asmpid%3A1596 (30/05/2009) Sociaal Economische Raad van Vlaanderen, Online op: http://www.maatschappelijkverantwoordondernemen.be/ (28/05/2009) VAN DEN DONGEN (M.),in: Blad bestuurskunde, (jaargang 5 nr.1, 1996), Online op: http://www.bestuurskunde.nl/publicaties/bestuurskunde.php?artikel=1996,,5,1,2) WEIKAMP (S.), Werkgever betaalt tonnen na ongeval bij bedrijfsuitje. Online op: http://www.fz.nl/nieuws/werkgever-betaalt-tonnen-na-ongeval-bij-bedrijfsuitje-id4394.html (14/05/2009)


62

WEIKAMP (S.), MVO en de Eventbranche: aanhaken of afwachten? Online op: http://www.fz.nl/nieuws/mvo-en-de-eventbranche-aanhaken-of-afwachten-id4424.html (22/05/2009) WEIKAMP (S.),Genootschap voor Eventmanagers: eventbudget daalt fors. Online op: http://www.fz.nl/nieuws/genootschap-voor-eventmanagers-eventbudget-daalt-fors-id4377.html (08/05/2009) WEIKAMP (S.), Prijspolitiek niet de oplossing voor de crisis. Online op: http://www.fz.nl/nieuws/prijspolitiek-niet-de-oplossing-voor-de-crisis-id4415.html (19-05-2009) WEIKAMP (S.), FZ Brancheborrel op groene locatie., 19/05/2009, Online op: http://www.fz.nl/nieuws/fzbrancheborrel-op-groene-locatie-id4411.html (20/05/2009) Wikipedia, PEST-analyse, Online op: http://nl.wikipedia.org/wiki/PEST-analyse (30/05/2009) Illustraties NVT


63

Er zullen altijd meer oplossingen zijn dan problemen

Recommend Documents