Er was echter 1 specifiek onderdeel wat ik miste: er was nergens een opleiding waarin je leert hoe je dat doet

Hallo! Het feit dat je dit e-book gaat lezen, betekent vast dat jij in een oriëntatiefase zit. Dat je aan het onderzoeken bent of werken als Virtueel Assistent echt iets voor jou is. Of zelfstandig ondernemerschap bij jou past. Want laten we wel wezen: het klinkt helemaal geweldig zo’n eigen bedrijf, maar kan ik dat wel? Mijn naam is Petra Fehring. In september 2013 ben ik gestart met de Academie voor Virtueel Assistenten. De reden? Er zijn zoveel ondernemers die het niet alleen kunnen. Die behoefte hebben aan support door een professional. En dat kan op heel veel verschillende gebieden zijn. Daarnaast zijn er ondersteuners die óf op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging óf boventallig zijn verklaard en daarom iets anders willen gaan doen. Maar wat dan? Waar vind je nog die ene leuke, uitdagende baan? Daarin zag ik een mogelijkheid om vraag en aanbod bij elkaar te brengen! En wat blijkt? Een schot in de roos. Al die ondernemers die nu met de VA’s uit mijn programma’s samenwerken, zijn helemaal gelukkig. De VA’s trouwens ook. Mocht jij overwegen om zelfstandig te worden dan kan ik je vertellen dat er vandaag de dag zoveel mogelijkheden zijn! Lang leve het online tijdperk. Want hierdoor behoort werken vanuit huis, flexibiliteit, je eigen tijd indelen, en meer van dit soort voordelen, tot de mogelijkheid. Er was echter 1 specifiek onderdeel wat ik miste: er was nergens een opleiding waarin je leert hoe je dat doet. • Hoe pak je het aan? • Wat heb je nodig? • Welke diensten ga je leveren? • Welk tarief hanteer je? • Wat zoekt de markt eigenlijk? • En waar vind je opdrachtgevers? Daarom ben ik de Academie voor Virtueel Assistenten gestart. Om jou al het zoeken ontwikkelwerk te besparen. De kennis die ik vanaf 2008 heb opgedaan. De trainingen die ik zowel nationaal als internationaal gevolgd heb. De nieuwe online ontwikkelingen. Vanuit ervaring in de praktijk weten wat werkt. Waar opdrachtgevers behoefte aan hebben. En in welke vorm. En natuurlijk het verkrijgen van een ondernemers mindset. Want dat is uiteindelijk het doel: dat jij een succesvol VA bedrijf runt. Al mijn kennis en ervaring over wat jij als VA nodig hebt om een succes van je bedrijf te maken, heb ik in programma’s gegoten!

www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Naast deze programma’s weten de opdrachtgevers mij ondertussen ook te vinden. In 2013 was de VA in Nederland nog vrij onbekend. Ik ben begonnen met pionieren. Nu 2 jaar verder is er al veel veranderd. Daardoor komen opdrachtgevers op mijn pad. Ze willen een VA die begrijpt waar het over gaat. Die snapt wat zij zoeken en waar ze mee bezig zijn. Ze willen kwaliteit! In dit e-book heb ik alle artikelen die ik tot nu toe geschreven heb gebundeld. Zo kan ik jou nader informeren over wat het inhoudt. Wat belangrijk is om op voorhand te weten. Zodat jij een beter beeld krijgt over de mogelijkheden. En wat er bij komt kijken. Ik wens je veel leesplezier!

PS: meld je aan op mijn website om de nieuwste videoblogs te volgen!


Inhoud 1. Wanneer weet je of werken als VA bij jou past? ................ 2. Wat doe je precies als virtueel assistent? ................ 3. Kan je als VA voor elke branche werken? ................ 4. Waarom zou je kiezen voor een eigen bedrijf als virtueel assistent? ................ 5. Wat is de allergrootste meerwaarde van virtueel werken? ................ 6. Wil jij je zeker voelen en dit uitstralen? ................ 7. De weg naar jouw VA succes ................ 8. Perfectionisme blokkeert jouw groei! ................ 9. De manier om voldoende inkomsten te genereren ................ 10. Wanneer ben je een goede virtueel assistent? ................ 11. Waarom kennis van online ondernemen belangrijk voor jou is ................ 12. Wat zijn de trends op het gebied van werk? ................ 13. Wat is de marketing mindset die jij als VA nodig hebt? ................ 14. De worsteling van jouw klant is ook jouw worsteling ................ 15. Waarom je je klant tactisch moet benaderen als het om zijn bedrijf gaat ................ 16. Durf te delen dat je al doende leert ................ 17. Samen staan we sterk ................ 18. Waarom zelfstandig ondernemerschap niet eng is ................ 19. De enige oplossing om je zeker te voelen! ................ 20. 5 tips hoe je snel begrijpt wat belangrijk is bij online tools ................ 21. Deel 1: In 6 stappen email marketing toepassen ................ 22. Deel 2: hoe je als VA helpt bij email marketing toepassen ................ 23. Welke software programma’s je als virtuele assistent gebruikt ................ 24. Ben jij geschikt om te ondernemen? ................ 25. Kan ik naast mijn huidige baan als VA aan de slag? ................ 26. Weet jij het verschil tussen een freelancer en een VA? ................ 27. Hoe zorg je ervoor dat je voldoende werk krijgt? ................ 28. Hoe zet jij de grote stap naar zichtbaarheid? ................ 29. Help, waarom vind ik geen klanten!? ................ 30. Hoe krijg je winstgevende, interessante opdrachten? ................ 31. Welke vragen stel je in een intakegesprek met een potentiële klant? ................ 32. 5 Stappen om je VA diensten helder aan te bieden ................ 33. Waarom alles om resultaat draait ................ 34. Heb jij een draaiboek om te starten met je klant? ................ 35. Hoe overtuig je potentiële opdrachtgevers wat je hen biedt? ................ 36. Hoe je het vertrouwen van klanten kunt krijgen ................ 37. Plof op de stoel van je klant ................ 38. 7 Valkuilen van VA’s die lang in loondienst hebben gewerkt ................ 39. De beste manier om met je klant af te stemmen! ................ 40. Wat is de know like trust factor? ................ 41. Waar ondernemers echt gelukkig van worden ................ 42. Neem de beslissing om succesvol te worden ................ 43. Ben jij kritisch bij het aannemen van een nieuwe klant? ................ 44. Pas op: aan huis werken heeft valkuilen! ................ 45. In 5 stappen jouw droom verwezenlijken ................


6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 44 46 48 50 52 54 56 58 60 62 65 67 69 71 73 75 77 79 81 83 85 87 89 91 93 96

46. 3 Mogelijkheden om je diensten aan te bieden ................ 47. Wie is jouw aanspreekpunt bij een MKB opdracht? ................ 48. Hoe werk je zelfstandig op afstand? ................ 49. Hoe close ben jij met je opdrachtgever? ................ 50. Waarom jij geen financiële contracten voor klanten moet afsluiten ................ 51. Ben jij te vertrouwen? ................ 52. What women, ik bedoel… clients want! ................ 53. Waarom klanten altijd naar mij komen ................ 54. Denk 3 stappen vooruit! ................ 55. Heb jij een goede balans tussen privé en werk? ................ 56. Welke programma’s gebruik je als virtuele assistent ................ 57. Hoe adviseer je je klant met welke tool te werken? ................ 58. 5 Tips om je klant te laten merken dat jij hem belangrijk vindt ................ 59. Kleine fouten hebben grote gevolgen ................ 60. Mis je als virtueel assistent je collega’s? ................ 61. Heb jij een probleemoplossend vermogen? ................ 62. Kiezen voor een niche trekt klanten aan ................ 63. Is jouw opdrachtgever jouw baas? ................ 64. Hoe zorg je dat je in de vakantieperiode inkomsten houdt? ................ 65. Hoe je resultaat uit netwerken haalt ................ 66. Onderscheid jezelf met een persoonlijke marketing aanpak ................ 67. Maak niet deze inschattingsfout! ................ 68. Processen saai? Integendeel: ze helpen jou! ................ 69. VA’s investeren niet in zichzelf ................ 70. Voel jij je wel eens verdrietig? ................ 71. Hoe organiseer je je klant als je zelf niet georganiseerd bent? ................ 72. Hoe financiën jou focus geeft ................ 73. Wat doe je als je klant niet betaalt? ................ 74. Hoe zorg je dat je voldoende cashflow hebt? ................ 75. Weet jij wat online ondernemen inhoudt? ................ 76. Zie jij nut en noodzaak van een marketingboodschap? ................ 77. Waarom online marketing een uitdaging is ................ 78. De grote stap van achter de schermen naar zichtbaar worden ................ 79. Succesvol ondernemerschap begint met jouw beslissing ................ 80. Keuzes maken: niet makkelijk wel zinvol! ................ 81. Wanneer ben je een interessante VA voor klanten? ................ 82. 3 Tips hoe je zorgt voor goede virtuele communicatie ................ 83. Hoe overtuig je tijdens een intakegesprek? ................ 84. Heb jij je diensten al aan jezelf verkocht? ................


99 101 103 105 107 109 111 113 115 117 119 121 123 125 127 129 131 133 135 137 139 141 144 146 149 151 153 156 158 160 162 164 166 168 170 171 173 175 177

1. Wanneer weet je of werken als VA bij jou past? Het idee om als virtueel assistent vanuit huis te werken, je eigen tijd indelen en werken voor diverse opdrachtgevers trekt menigeen aan. Tegelijkertijd klinkt het ook heel spannend. Je wordt nl. zelfstandig ondernemer. Daarom krijg ik vaak de vraag: ‘kan ik het wel?’ Een hele legitieme vraag, want zelfstandig ondernemer worden doe je niet zomaar. Er komt een hele grote verantwoordelijkheid bij kijken. Bovendien is het geen hobby: je moet er weloverwogen voor kiezen. Wanneer weet je of werken als VA bij jou past? Als je interesse hebt om als VA aan de slag te gaan, zijn er een aantal zaken die je van tevoren moet afwegen. Als je gewend bent om in loondienst te werken, verandert er heel wat wanneer je als zelfstandige gaat werken. Dat wil niet zeggen dat je het niet kan, het is echter wel belangrijk om te weten waar we het dan over hebben. Naar de Kamer van Koophandel gaan om je in te schrijven, is wel het minst spannende onderdeel. Alhoewel het wel een mijlpaal is waardoor je echt JA tegen ondernemerschap zegt. Maar feitelijk is het een kwestie van je bedrijf aanmelden en klaar. Het begint pas echt als je gaat bepalen: • Welke diensten je levert • Welk tarief je aan deze diensten hangt • Hoe klanten jou weten te vinden • Hoe je klanten werft • Hoe je zorgt dat je voldoende inkomsten genereert • Hoe je weet hoeveel inkomsten je nodig hebt om hiervan te kunnen leven Allemaal onderdelen die in het programma Binnen 10 Weken een Lopend VA Bedrijf aan bod komen. Maar hoe weet je of het bij jou past? Welke kwaliteiten moet je in huis hebben? Waar moet je rekening mee houden? De volgende 3 aspecten zijn een voorwaarde om een succes van je bedrijf te maken. 1. Zelfstandigheid Het lijkt misschien een inkoppertje als je een zelfstandig ondernemer wordt, maar besef dat je écht zelfstandig moet zijn. Jij bepaalt zelf het wat, hoe, waar, wanneer en wie. Van financiën tot klanten werven. Van marketing tot kwaliteit leveren van je diensten. Alles ligt bij jou. Je eigen bedrijf bestaat uit jou alleen. En natuurlijk zijn er collega VA’s aan wie je advies kunt vragen. Maar je moet het uiteindelijk allemaal zelfstandig doen. Letterlijk je eigen toko runnen. 2. Verantwoordelijkheid nemen Aangezien jij zelfstandig je eigen bedrijf runt, ben jij ook verantwoordelijk over hoe het gaat. Er is 6 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

niemand naar wie je kan wijzen als het niet goed gaat. Jij moet zorgen dat je je boekhouding op orde hebt en tijdig de belastingdienst betaalt. Je zorgt zelf voor zichtbaarheid naar buiten toe zodat opdrachtgevers je weten te vinden. Dus zelfstandig ondernemer zijn is niet voldoende. Jij moet zelf de verantwoordelijkheid nemen om de volgende stap te zetten. In elke fase van je bedrijf zorgen dat je proactief aan de slag gaat om van je bedrijf een succes te maken.

3. Kwaliteit leveren Kwaliteit leveren en je opdrachtgevers daadwerkelijk goed helpen is de allerbeste marketing ‘tool’ want tevreden klanten worden ambassadeur van jou en jouw diensten. En dan gaat het vinden van nieuwe klanten eens zo snel. Dat betekent dat je heel goed moet weten wat je doet. Je verdiepen in details. Secuur werken. En echt snappen waar je mee bezig bent. Je zou zeggen dat dit een hele logische is, maar geloof me, ik zie nog heel veel zaken fout gaan omdat er niet in detail onderzocht wordt of je wel de juiste dingen aan het doen bent. Mijn advies: • Check, check, dubbel check • Duik in details en zie de logische stappen voor je hoe van A naar B te komen • Controleer bij alles wat je gedaan hebt of het klopt Wanneer weet je of werken als VA bij jou past? Als je de bovengenoemde 3 aspecten kunt waarmaken. Dan heb jij het in je om een succesvol VA bedrijf te runnen.

7 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

2. Wat doe je precies als virtueel assistent? Het begrip virtuele assistent begint langzaamaan bekend te worden. Zowel in de media als bij ondernemend NL (en België) weet men ons steeds beter te vinden. En toch merk ik dat men half niet weet wat een VA kan doen! Hoog tijd dat ik je daar meer over vertel. Want wat ik zie is dat wij als virtueel assistent een hele hoop voordelen hebben t.o.v. menig ander bedrijf. En dat is een heel goed uitgangspunt om te ontdekken wat JIJ als virtuele assistent zou kunnen doen! Laten we bij het begin beginnen: wat doe je precies als virtueel assistent? Ieder bedrijf heeft een aantal taken die steeds weer uitgevoerd moeten worden. Terugkerende taken die vaak veel tijd kosten en voor velen niet per definitie interessant of leuk zijn. Of het nou een groot concern of eenmanszaak is: we hebben er allemaal mee te maken. Denk maar aan: • Financiële administratie • Operationele taken • Marketing • Verkoop • Klantenservice • Dagelijks management Grote bedrijven hebben daar afdelingen voor opgezet. Ze nemen mensen in loondienst aan die heel specifieke kennis en expertise hebben voor dat onderdeel. En die werknemers hebben een afgebakend takenpakket. Herkenbaar? En hoe denk je dat eenmanszaken dat oppakken? Of hele kleine bedrijven met maar een paar mensen in loondienst? Hebben zij al deze specialistische kennis in huis? Nee, dat hebben ze natuurlijk niet. Want niemand is overal goed in! Echt niet. Dus worstelen ze met al die taken. Moeten ze kennis opdoen van zaken waar ze nooit eerder mee te maken hebben gehad. Niet doen is geen optie, want: • Zonder marketing geen zichtbaarheid • Zonder verkoop geen klanten • Zonder financiële administratie geen tijdige betalingen en inkomsten • Zonder dagelijks management geen goed draaiende organisatie • Etc. etc. Voor al deze specifieke onderdelen kan jij jouw diensten als VA inzetten. Het is wel slim om een keuze te maken WAT je gaat doen. Want ook jij kan niet alles en vindt niet alles leuk. Zorg dat jij een expert wordt op een specifiek onderdeel. 8 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Om je een beter beeld te geven wat er allemaal mogelijk is, benoem ik hier een aantal rollen: • Persoonlijke assistent • Technisch assistent • Boekhoudkundig assistent • PR & marketing assistent • Klantrelaties assistent • Sales assistent • Strategisch assistent Daarnaast moet je een ondernemersmindset ontwikkelen. Je moet gewoonweg begrijpen wat ondernemen inhoudt. Wat hiervoor nodig is. Wat jouw klanten zoeken en waar ze voor willen betalen. Want geloof me, als jij je opstelt als een medewerker in loondienst, ga je het niet redden! Daar gruwelen ondernemers van. Ze zoeken NIET iemand die alleen maar uitvoert. Wanneer ben je dus als VA interessant voor de markt? 1. Als je een specialisatie hebt. 2. Als je als een ondernemer denkt en werkt (en dus zelf ook een ondernemer bent!). 3. Als je betaalbare diensten levert die interessant zijn om voor een paar uur in te huren. 4. Als je service levert en zorgt dat het werk tijdig én goed gedaan is. 5. Als je zelfstandig aan de slag gaat en zorgt dat het hoe dan ook geregeld wordt! 6. Als je een relatie opbouwt met je klant en meedenkt in de bedrijfsontwikkeling. Herken jij jezelf in het bovenstaande? Dan is werken als een virtueel assistent mogelijk perfect voor jou. Meld je vrijblijvend aan op de website http://academievirtueelassistent.nl/binnen-tien-wekeneen-lopend-va-bedrijf/ en je wordt uitgenodigd voor een intakegesprek om de mogelijkheden te verkennen.


3. Kan je als VA voor elke branche werken? Als je kijkt voor wie je je diensten levert, dan adviseer ik je altijd om te kiezen voor een niche. Een niche is een heel specifieke groep klanten en/of heel specifieke dienst die je levert, waarmee jij jezelf in de markt zet. Waardoor klanten denken: bij jou moet ik zijn! Een van die onderdelen is kiezen voor een specifieke branche. Waarbij jij kunt zeggen: ik heb de beste kwaliteiten, vaardigheden, kennis, etc. om juist deze branche te dienen. Herkenbaar voor jou? Heb jij specifiek kennis in een bepaalde branche? Waarin onderscheid jij je t.o.v. iedere andere VA? Als je het lastig vindt om een niche te kiezen, kan ik je alvast zeggen dat we in principe voor elke ondernemer kunnen werken. Iedereen heeft ondersteuning nodig. Van zelfstandig ondernemer tot MKB bedrijven. Een belangrijk criterium is wel: kunnen ze jou betalen? Een ondernemer die een VA inhuurt, is een ondernemer die een doel voor ogen heeft. Een ondernemer die echt een bedrijf wil zijn, die bouwt aan ontwikkeling, een expertstatus wil hebben in zijn eigen niche, die een eigen strategie heeft hoe hij de markt gaat benaderen. Dus geen huis-tuin-keuken ondernemer die meer hobbymatig bezig is. Je wilt een ondernemer die echt kan en wil leven van zijn eigen bedrijf. Als ik terugkijk naar de ondernemers die ik in 2015 heb geholpen bij het vinden van de juiste VA zie je al dat dat heel divers is. Een greep uit deze groep: • Trainers (diverse onderwerpen en voor diverse doelgroepen) • Loopbaanadviseurs • Coaches (diverse onderwerpen en voor diverse doelgroepen) • Film/productie makers • Business coaches • Logopediepraktijk • Notaris • Projectmanagement bureaus • Marketing en communicatie experts • Stylisten • Financieel expert In het algemeen zie je wel dat dit vooral ondernemers zijn die een dienst leveren. Dat is echter ook mijn niche. Je kunt net zo goed een ondernemer ondersteunen die prachtige, unieke tafels maakt. Geen probleem! Om te kijken op welke branche jij je wilt richten, kan je voor jezelf de volgende 2 zaken onderzoeken.


1. Waar ligt jouw werkervaring? Het lijkt een open deur, maar dit is het meest makkelijk om te kiezen. Zeker als je net start: • Wat is je werkervaring? • Voor welke branches heb je gewerkt? • Wie waren de klanten van jouw werkgever? • Met wie heb je samengewerkt? • Waar worstelden jouw werkgevers, collega’s mee? • Etc. 2. Spreek de taal van jouw klant Het klinkt misschien heel vreemd, maar je zult merken dat het heel belangrijk is om de taal van jouw klant te spreken. Wat bedoelen we dan met ‘dezelfde taal’? • Je begrijpt waar je klant over spreekt • Je kent de vaktermen • Je weet wat er in deze branche speelt • Je weet met welke ontwikkelingen deze klant te maken heeft • Je weet met welke zaken deze branche/klant worstelt Waar het om gaat is dat als jouw klant over een specifiek onderwerp spreekt, jij begrijpt waar het over gaat. En andersom, jouw klant begrijpt ook jouw voorstellen en heeft vertrouwen in jouw kennis en advies. Dit is een mooie richtlijn om te ontdekken voor welke branche je wilt werken. Durf te kiezen voor een branche waar jij helemaal blij van wordt!


4. Waarom zou je kiezen voor een eigen bedrijf als virtueel assistent? Het klinkt te mooi om waar te zijn: je eigen bedrijf hebben, aan huis werken, je eigen tijd indelen. Alleen voor leuke klanten werken. Is het werkelijk mogelijk dat je je werkzame leven zo kan inrichten? Ja, dat kan! Kijk, het gaat niet vanzelf. Jij moet zelf implementeren. Klanten werven. Je diensten leveren. En naast voor je klanten werken, ook je eigen bedrijf runnen. Je hebt eigen verantwoordelijkheid, draagt zelf belasting af en nee, geen WW, AOV, Ziektewet uitkering en meer van dit soort vangnetten. Dus waarom zou je kiezen voor een eigen bedrijf als virtueel assistent? Als je verwacht dat de klanten vanzelf komen binnenvallen dan heb je het mis. Ik lees regelmatig berichten over ZZP’ers die minder dan € 20.000 per jaar verdienen. Dat heeft een reden. Ondernemer zijn, betekent dat je nieuwe vaardigheden moet leren: • Hoe bouw je een bedrijf op? • Hoe werf je klanten? • Hoe zorg je dat je een goed inkomen verdient? • Hoe dien je meerdere klanten tegelijk? • Hoe werk je op afstand? Naar de Kamer van Koophandel gaan voor je registratie is niet ingewikkeld. Dat kan iedereen. Dus ondernemer worden is makkelijk. Ondernemer zijn, dat is een ander verhaal. Voordat je deze stap zet, moet je eerst onderzoeken of het werken als VA bij jou past. Daar heb ik eerder een blog over geschreven aan het begin van dit e-book: Wanneer weet je of werken als VA bij jou past?. De volgende stap is dat je weet waar je in de toekomst naartoe wilt groeien. Waar wil je aan werken? Wat heeft jouw interesse? Hoe wil jij je ontwikkelen? Vind je het wel prima zoals je carrière er nu uitziet? Of zoek je een nieuwe uitdaging? Als jij overweegt om als VA te gaan werken en je vraagt je af of dit een wijs besluit is, lees dan de 2 redenen waarom je zou kunnen kiezen voor een eigen VA bedrijf: 1. Leuk vinden om nieuwe ontwikkelingen te volgen Vind jij het leuk om al die nieuwe ontwikkelingen bij te houden? Wil je van de hoed en de rand weten? De online mogelijkheden leren kennen? Internet inzetten op een veel bredere manier dan de Google zoekfunctie en e-mailen? De meest gestelde vraag van klanten die met een VA willen werken, gaat over de online mogelijkheden en ontwikkelingen. Dat betekent dat steeds meer opdrachtgevers om VA’s vragen die kennis op dit gebied hebben. Die nieuwe tools kennen. Die creatief aan de slag gaan. Dat gaat niet alleen over online marketing. Ook voor alle andere onderdelen binnen een bedrijf komen steeds meer online oplossingen. Dus het is breder dan je nu wellicht denkt.


2. Toe zijn aan een hele nieuwe stap in je carrière Lijkt een inkoppertje, maar alles is nieuw. Wat je meeneemt uit je werkverleden is vooral kennis, expertise, kwaliteiten en vaardigheden waar je tot nu toe gebruik van hebt gemaakt. Dat gaat je natuurlijk enorm helpen in je nieuwe carrière. Maar er is meer. Klanten worden heel gelukkig van een VA die een ondernemersmindset heeft. Die begrijpt wat het inhoudt. Die weet wat een lastig aspect in het ondernemerschap is en wat je moet doen om dit op te lossen. Afwachten totdat een klant met een vraag komt, is definitief verleden tijd. Als je echter houdt van proactief zijn, meedenken, adviseren, sparringpartner zijn, dan is een rol als ondernemend VA werkelijk heel interessant en geeft je een enorme boost aan energie! Dat betekent dus, nieuwe kennis en vaardigheden leren om als zelfstandig ondernemer een eigen VA bedrijf op te zetten en te runnen. Wil jij daar alles over leren? Kijk dan eens bij mijn programma Binnen 10 Weken een Lopend VA Bedrijf op mijn website: http://academievirtueelassistent.nl/ binnen-tien-weken-een-lopend-va-bedrijf/. Ik help je stap voor stap met je eigen bedrijf opzetten en virtueel aan de slag te gaan.


5. Wat is de allergrootste meerwaarde van virtueel werken? Vanuit huis werken. Je eigen werktijd bepalen. Geen reistijd meer. Makkelijker te combineren met het gezinsleven. Allemaal voordelen die veel VA’s ervaren sinds ze hun eigen bedrijf hebben opgestart. Het klopt. Het zijn heerlijke voordelen. Het bied je vrijheid. Als we echter vanuit het oogpunt van onze opdrachtgevers kijken, wat is dan het voordeel? Wat is de allergrootste meerwaarde van virtueel werken? Als je mij al een tijdje volgt, dan weet je dat ik best zakelijk ben. Het hebben van je eigen bedrijf is geen hobby. Het is niet iets wat je er ‘even’ bijdoet. Het is serious business. Het mooie daarvan: daar krijg je dan ook naar betaalt. Daarom is het heel belangrijk om niet alleen naar de voordelen voor jezelf te kijken. Natuurlijk is dat de basis. Je begint niet een eigen bedrijf als je niet overtuigd bent dat dit is wat je echt wilt. De basis is dat jij een keuze maakt wat je wilt neerzetten met je bedrijf. Waar sta je voor? Wat wil je bereiken? Welke waarde bied je je klanten? En die laatste is heel belangrijk: welke waarde bied je? Opdrachtgevers worden soms een beetje angstig van het virtueel werken: • Ze geven jou toegang tot hun bestanden • Wat doe je daar precies mee? • Hoe lang werk je aan taken? • Hoeveel kost me dit? • Gaat het wel goed? • Wat als het fout gaat? • Ik heb er geen controle op Vervolgens krijg ik bij aanvragen de vraag: “ik wil graag een VA die bij mij in de buurt woont.” Niks virtueel werken. Ze vinden het spannend. Zijn vaak niet gewend om iets te delegeren. Laat staat te delegeren aan iemand die ze niet eens zien. Dat ze niet zo je kantoor in kunnen lopen om iets te vragen of te checken. Daarom is het zo belangrijk dat jij je klanten kunt uitleggen wat het voordeel van virtueel werken is. Daarmee kan je een potentiële klant overtuigen om toch voor een VA te kiezen. Het laat zien wat jouw meerwaarde is. Naast alle kennis en expertise die je natuurlijk biedt.

Nu zijn er een paar voordelen, maar de allergrootste meerwaarde die ik ervaar: Door op afstand te werken, geheel gefocust op een eigen werkplek, 14 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

tijd afgeblokt voor die ene opdrachtgever, kan je in een paar uur tijd enorm veel werk verzetten! Werkelijk waar, ik heb mensen nog nooit zo efficiënt en hard zien werken dan in die paar uur per week die ze voor een opdrachtgever te besteden hebben. Natuurlijk moet je daarvoor wel het e.e.a. inrichten qua werkwijze, de manier waarop je virtueel kúnt werken en hoe je dat aanpakt. Dat valt echter te leren. Voor iedere potentiële klant met wie je het gesprek aangaat en die zich afvraagt wat de allergrootste meerwaarde is van virtueel werken? Vertel hem dat er geen ondersteuner is die zo efficiënt zijn of haar tijd besteedt als de virtuele assistent!


6. Wil jij je zeker voelen en dit uitstralen? Overal zie je het om je heen. Wat iemand ook doet, waar iemand ook goed in is, het is blijkbaar nooit goed genoeg. Dat wil zeggen: als je wilt uitblinken in je vak. Als je succesvol wilt zijn zodat jouw doelgroep specifiek om jou vraagt! Een expertstatus hebben! Of je nou cup cakes bakt, de beste zanger van Nederland of topsporter bent. Je wilt meer. Je wilt beter. Je wilt kunnen kiezen voor hetgeen je het allerleukste vindt en wat je het allerliefste doet. En om dat te kunnen doen, wil je je zeker voelen. Vertrouwen hebben dat het je lukt en dit uitstralen. En hoe zit dat bij jou als virtueel assistent? Wil jij je zeker voelen en dit uitstralen? Misschien moet ik het omdraaien en eerst deze vragen aan jou stellen: • Werk jij al met die klanten waar je het allerliefst mee werkt? • Voer jij die taken uit waar je echt met veel plezier aan werkt? • Vergeet je de tijd als je lekker aan de slag bent? • Word je door klanten benaderd in de markt? Voor veel (startende) VA’s geldt dat ze het lastig vinden om te bepalen wat ze exact als expertise willen aanbieden. Ze vallen terug op bepaalde taken die heel vertrouwd zijn. Die ze kennen vanuit loondienst. En dat is in de basis prima. Maar het werken voor ondernemers brengt veel meer met zich mee. Uitdagingen dus! En de kans om leuke nieuwe dingen te ontdekken. Of toch niet…? Er komen taken op je pad waar je niet eerder mee te maken hebt gehad. Je krijgt vragen van klanten op voor jou onbekend terrein. Of nog erger: je krijgt vragen van leads en je krijgt jezelf niet ‘verkocht’ omdat je de gevraagde expertise mist. De onzekerheid slaat toe: • Kan ik dit wel? • Waar begin ik? • Wat gebeurt er als ik een fout maak? • Wat zeg ik als een klant iets vraagt wat ik nooit eerder gedaan heb? • Kan ik wel leven van een eigen VA bedrijf? HELP!!! Toen ik in 2008 als zelfstandig ondernemer startte had ik er ook geen kaas van gegeten. Geen idee wat ik precies moest doen en hoe. Ik was zoekende. Naar datgene waar ik echt gelukkig van werd. Wat mijn expertise zou moeten zijn. Want dat oude vertrouwde uit loondiensttijd dat kende ik wel. En daar vond ik geen uitdaging meer. Ik ben naar loopbaancoaches geweest. Ik heb de rode draad in mijn werkzame leven onderzocht. Ik heb van alles gedaan om meer over mijn innerlijke drijfveren te ontdekken, zoals dat zo mooi heet. Maar verder dan het benoemen van bepaalde losse onderdelen, kwam ik niet. Het was geen samenhangend geheel. 16 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Daarom ben ik trainingen gaan volgen over: • Ondernemerschap • Online ondernemen • Nieuwe (markt)ontwikkelingen • Persoonlijke ontwikkeling (jawel ;-)) En ik ben ondernemers gaan interviewen. Want als ik iets geleerd heb, is het wel dat je diensten moet aanbieden waar de markt om vraagt! En toen pas vielen de puzzelstukjes samen. Nu weet ik: • Wat de markt zoekt en vraagt • Wat de nieuwe ontwikkelingen zijn • Op welk vlak de werkzame wereld verandert • wat écht het verschil is tussen loondienst en ondernemerschap • waar geld in te verdienen valt en hoe! En vormen al deze puzzelstukjes het geheel tot mijn expertise! Pas toen wist ik wat mijn bedrijf zou worden en werd ik succesvol. Wil jij ook het werk doen waar jij gelukkig van wordt? Genieten van een goed lopend bedrijf? Er zijn 5 stappen die je ik je met klem kan aanraden om te zetten. Deze stappen hebben de verandering in mijn leven gebracht waardoor ik me nu rijk en gelukkig voel omdat ik dat doe wat écht bij mij past.

1. Beslis nu dat je gaat voor hetgeen je echt wilt Alles begint met jouw mindset. Je moet ervoor kiezen om succesvol te willen zijn. Om nieuwe stappen te zetten. Om in actie te komen. Om te onderzoeken wat je werkelijk wilt doen. Weet je nog niet wat het exact is? Dan weet je vast bepaalde losse onderdelen, net als ik destijds. Benoem die onderdelen! Als je jezelf een doel stelt en dat doel voor ogen houdt, haal je dat doel. Zeg het hardop, maak een moodboard met plaatjes, geef het woorden en beeld. Het begint allemaal met het maken van een keuze in jezelf. 2. Haal kennis in huis die je nu nog mist Als je kennis mist, ga die kennis dan opdoen. Denken dat je het zelf wel kan, terwijl je diep van binnen weet dat het niet zo is, is jammer. Want je verspilt kostbare tijd. Tijd om sneller expertise te krijgen. En daardoor sneller de juiste klanten vinden. Dus zelf doen, kost tijd én geld. En vergeet niet: vasthouden aan het oude is gevaarlijk. De markt dendert door, innoveren en vernieuwen moet. Dus loop voorop! Op de volgende pagina deel ik de volgende 3 stappen! Blijf aangehaakt, we pakken dan door.


7. De weg naar jouw VA succes In mijn vorige blog spraken we over jezelf zeker voelen en dit uitstralen (op de vorige pagina kun je deze blog terugvinden). Als virtuele assistent ga je veelal nieuwe taken uitvoeren. Op een andere manier werken. Je klanten vragen om nieuwe expertise. Willen nieuwe ontwikkelingen toepassen in hun bedrijf. En hebben jouw hulp daarbij nodig. Dat biedt enorm veel uitdagingen. En de VA’s die hier in duiken en er voor gaan, zijn enorm gedreven en enthousiast. Omdat ze zoveel nieuwe dingen leren. En nog belangrijker: omdat ze zo anders in het werkzame leven staan! Maar het gaat niet vanzelf! Je moet er wel iets voor doen. Als ik terugdenk aan ondernemers met wie ik eerder trainingen heb gevolgd, zie ik dat degenen die succesvol zijn de nieuwe kennis ook echt hebben geïmplementeerd. Dat is wel een wezenlijke. Je kunt nog zoveel trainingen volgen, uiteindelijk moet je het gaan doen. Of het nou over (online) marketing gaat of over die nieuwe tool toepassen. En dat niet alleen: je moet oefenen, oefenen, oefenen. Omdat je veel zaken niet in 1x onder de knie hebt. Dan moet je het continu weer doen. Om het je eigen te maken. Om meer vertrouwen te krijgen. Gewoonweg het nieuw geleerde in je eigen ‘systeem’ krijgen. De weg naar jouw VA succes ontstaat op het moment dat je doorpakt. Wanneer je weet wat je doet en je kennis alleen maar groter wordt. Als je meer inhoud en details weet. Pas dan ontstaat die expert status. Dan komen klanten op jou af. En bevelen huidige klanten jou bij anderen aan! Eerder heb ik stap 1 en 2 toegelicht. Nu wil ik je verder meenemen in de volgende 3 stappen. Al deze stappen samen vormen de weg naar jouw VA succes! 3. Bied aan waar de markt om vraagt We hebben allemaal onze voorkeuren. Worden blij van andere aandachtsgebieden en taken. Of andere mensen en branches. Kies dan ook waar jij gelukkig van wordt. Het enige wat belangrijk is, is dat de markt hier wel om moet vragen! Dus geen diensten aanbieden die niet afgenomen worden. Geen markt dienen die jou niet kan betalen! Als er geen of onvoldoende vraag naar is, krijg je geen klanten. Of te weinig klanten. Dat levert alleen maar frustraties op. Dus weet wie de markt is, wat zij zoekt en maak de juiste keuze! 4. Kies het juiste bedrijfsmodel Oh jee, nu wordt het echt ingewikkeld: je moet een bedrijfsmodel kiezen. Één waarvan je weet dat je daardoor genoeg inkomsten kunt verdienen. Waardoor je van je bedrijf kunt leven. Een eventuele baan in loondienst ernaast kunt opzeggen. Er zijn verschillende bedrijfsmodellen waar je voor kunt kiezen. Persoonlijk hou ik van een bedrijfsmodel waardoor je continuïteit krijgt in je inkomsten. Een beetje schommelen is niet erg. Maar van werk naar geen werk is een hele harde weg. Ineens zit je weer thuis en staat alles stil. Iets waar je bij freelance opdrachten mee te maken krijgt. Nee, ik kies voor continuïteit.


5. Ga naar buiten en onderneem actie Thuis zitten wachten totdat klanten naar jou komen is een illusie. Het gaat niet vanzelf. Jij moet in beweging komen. En als je het besluit in stap 1 (je mindset, weet je nog) genomen hebt, moet je nu gaan netwerken. Zichtbaar worden. Live en online. Kies wat bij jou past, al zou je eigenlijk beide moeten doen. Focus op 3 manieren die bij jou passen. En daarna moet je gaan doen. Niet slechts 1x maar continu. Zodat de markt weet dat jij bestaat! En jou dus kan vinden! Lukt het jou om de weg naar jouw VA succes zelfstandig af te leggen? Ik zou het zonde vinden als je het wiel opnieuw gaat uitvinden. Als jij dezelfde strubbelingen tegenkomt als ik. Wanneer jij tijd en energie verspilt door het ‘verkeerde’ aan te bieden. Niet weet welk bedrijfsmodel het beste voor jou werkt. Dat is precies de reden dat ik de Academie gestart bent. Kijk naar de volgende programma’s hoe ik jou daarbij kan helpen: • Binnen 10 Weken een Lopend VA Bedrijf voor startende VA’s: http://academievirtueelassistent.nl/ binnen-tien-weken-een-lopend-va-bedrijf/ • Meer Klanten door een Onweerstaanbaar VA Aanbod voor VA’s die het lastig vinden om klanten te krijgen: http://academievirtueelassistent.nl/meer-klanten-door-onweerstaanbaar-va-aanbod/. Wil jij zo gauw mogelijk aan de slag? Dat kan: in januari 2016 gaan we weer van start!


8. Perfectionisme blokkeert jouw groei! Wil jij ook altijd alles zo goed mogelijk doen? Is het nooit helemaal af? Ben je nooit helemaal tevreden? En merk je dat jouw perfectionisme je soms danig in de weg zit? Misschien hoort het wel bij ons vak. Denken we dat het altijd beter kan. Pfff, vermoeiend he. En tijdrovend! Of heb jij er niet zo’n last van? Ik krijg regelmatig vragen en terugkoppelingen van VA’s die te streng voor zichzelf zijn. En die tegen allerlei grenzen aanlopen. Want weet je: perfectionisme blokkeert jouw groei! Natuurlijk moet je kwaliteit afleveren. Je werk zo goed mogelijk doen. Want je wilt tevreden klanten hebben. Klanten die klanten blijven. En die ambassadeur van jou worden en zo nieuwe klanten op jouw pad brengen. Maar perfectionisme kan doorslaan. Zodanig dat het niet meer vóór je werkt maar juist tegen je werkt. De crux ligt in het feit dat je goed moet nadenken en bepalen wanneer het doorslaat. Feitelijk merk je het zelf wanneer dit het geval is. Daar ben ik van overtuigd. Laten we eens bekijken wanneer je het als een probleem gaat ervaren. Perfectionisme kost heel veel tijd Die herken je vast. Het steeds weer opnieuw alles doorlezen, bekijken, controleren etc. Het is nooit af. Je bent nooit tevreden. Dus blijf je maar aan die ene opdracht sleutelen. En dat kost bergen tijd. • Tijd die je of niet hebt of omdat het niet betaald wordt door je klant. • Tijd die je niet hebt en dus offer je daar privé tijd voor op (werken in de avond/weekend). • Tijd die daardoor voorkomt dat je een volgende opdracht aanneemt, want wanneer ga je deze taken dan doen? Er is een verschil tussen gezonde inspanning en perfectionisme. Ergens is het een keer goed genoeg. Je moet het een keer loslaten. En dan is het ook belangrijk om te beseffen wat de consequenties zijn als het niet goed genoeg is. Vloeit er bloed uit? Heeft het contractuele of financiële gevolgen? Dan is een dubbele check goed, maar overdrijf het niet. Voorbeeld van mijn kant: als mijn video blog filmpjes perfect zouden moeten zijn, komt er nooit een filmpje live. Het kan altijd beter, mooier, foutloos, soepel lopende zinnen, mijn haar perfect gekapt, etc. etc. Dat is echter niet belangrijk. Wat wel belangrijk is, is dat ik mijn boodschap naar jou deel. En dus dat het filmpje live komt. Ook al is die niet perfect. Perfectionisme kost geld Je weet, tijd is geld. Geldt voor jouw klanten dus besparen we hem tijd door werk uit handen te nemen. Maar het kost jou ook geld. Als je al je tijd 3 dubbel aan 1 klant of opdracht besteedt omdat je het perfect wilt hebben, dan kost jou dat bakken met geld. Reken het maar eens uit: hoeveel tijd besteed je aan taken die je niet betaald krijgt? En hoeveel klanten zou je in deze tijd extra kunnen ondersteunen?


En nee, ik heb het niet over leertijd. Soms moet je tijd investeren om iets nieuws te leren. Hierdoor kan je het straks elders weer inzetten, werk je sneller, en uiteindelijk groei je daar zelf ook weer door. Wees geen dief van je eigen portemonnee; bepaal wanneer het goed genoeg is en ga door! Perfectionisme blokkeert jouw groei Dat is misschien nog wel de belangrijkste. Als jij dromen hebt die je waar wilt maken, zal je stappen moeten zetten. • Ook al weet je het allemaal nog niet perfect • Ook al mis je nog bepaalde kennis of vaardigheden • Ook al is het spannend, nieuw en soms doodeng Als jij je laat tegenhouden door perfectionisme omdat je bang bent fouten te maken, kom je er niet. Worden je dromen nooit waarheid. Zal je nooit een volgende stap in die richting zetten. Risico’s nemen hoort erbij in het leven. Of je ondernemer bent of niet. Je eigen groei, je persoonlijke ontwikkeling, de nieuwe vaardigheden die je leert, maakt je leven enorm waardevol. Daarom hoop ik dat je het jezelf gunt om perfectionisme los te laten en te doen. Want na iedere volgende stap zal je dankbaar zijn dat je het gedaan hebt! Jij staat aan het roer, jij bepaalt dat je je groei niet door perfectionisme laat blokkeren! PS: je begrijpt wel hoe het ontbreken van mijn video blog filmpjes zouden doorwerken m.b.t. inkomsten en mijn persoonlijke groei.


9. De manier om voldoende inkomsten te genereren Continu krijg ik vragen van VA’s hoe ze klanten kunnen vinden. Ik heb al eerder gedeeld welke diensten interessant zijn om te leveren. Dat is al heel belangrijk aangezien opdrachtgevers hele specifieke wensen hebben. Een ander belangrijk onderdeel is bepalen hoe je je diensten aanbiedt! Het gevaar van niet slim je diensten aanbieden, betekent vaak dat je niet genoeg verdient. En dat is een probleem. Want zonder genoeg inkomsten heb je gewoonweg geen goed lopend bedrijf waar je van kunt leven. Ken jij dé manier om voldoende inkomsten te genereren? Als VA ben je ook een ondernemer. Dat betekent dat je voor jezelf een business plan moet maken waarin je bepaalt: • Welke diensten je biedt • Aan wie je dit biedt • Waar je deze doelgroep gaat vinden • Hoe je de doelgroep gaat benaderen • En de financiële onderbouwing hoe je je bedrijf runt Nu hoef je wat mij betreft hier geen 50 pagina’s dik rapport over te schrijven (overigens wel heel leerzaam). Maar in de basis moet je bovenstaande vragen wel beantwoorden. Zonder deze kennis ga je als een kip zonder kop te werk. En dat is zonde van je tijd. Sterker nog: wanneer je niet gericht aan de slag gaat, verlies je zelfs geld. Want waar leef jij van als er geen geld binnenkomt? Hoeveel spaarpotjes heb jij beschikbaar om rond te kunnen komen? En wat doe je als het spaarpotje leeg is? Een financieel plan en onderbouwing over hoe je je bedrijf runt is enorm belangrijk! Je moet allereerst berekenen hoeveel je moet verdienen. Want naast jezelf een ‘salaris’ te betalen, heb je natuurlijk ook bedrijfskosten. En de belastingdienst die tijdig zijn geld wil ontvangen. Het volgende is dat je gaat bepalen hoe je je diensten gaat aanbieden. Hier zijn een aantal mogelijkheden voor: • Je voert losse projecten uit • Je voert werkzaamheden tegen een los uurtarief uit • Je biedt concrete en afgebakende producten aan • Je biedt een strippenkaart aan • Je maakt maandpakketten Nu hoor ik dat VA’s vaak met strippenkaarten aan de gang gaan. Of losse uren aanbieden. Dat levert echter een minimale omzet op. Je weet niet op voorhand hoe hoog je inkomsten worden. Je kunt hier niet op bouwen en je weet niet hoeveel klanten je kunt dienen. 22 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Daarnaast is het grote nadeel dat je niet weet wanneer een klant om een taak vraagt. Je kunt geen planning maken en bij teveel tegelijk, loop je ook echt vast. Daarnaast komen klanten vaak op het allerlaatste moment met hun vraag. Ligt de urgentie ineens bij jou. Dus klanten kan je op deze manier ook niet managen. Dé manier om voldoende inkomsten te genereren is maandpakketten en/of producten aanbieden. Hierdoor heb je klanten die iedere maand bij jou terugkomen. Waarvoor je iedere maand dezelfde soort diensten uitvoert (bij producten). Of waarbij je echt helpt met het bouwen en ontwikkelen van hun bedrijf (maandpakketten). Waarom? Omdat je op een continuïteitsbasis voor hen aan de slag bent. Dat levert jouw klant echt een teamgevoel op. Samen zetten jullie de schouders eronder. Bovendien weet je steeds beter wat er speelt en kan je steeds meer voor je klant regelen. Het levert jou een inkomstenbron op continuïteitsbasis op. Je weet op voorhand hoeveel je verdient. Je weet hoeveel uren je maakt. En je kunt berekenen hoeveel klanten je nodig hebt om van je bedrijf te leven. Dan ben je pas een ondernemer! Wat is jouw manier om voldoende inkomsten te genereren? Hoe pak jij dat aan? Tijdens mijn 2-daagse live training ‘Meer Klanten door een Onweerstaanbaar VA Aanbod’ (http:// academievirtueelassistent.nl/meer-klanten-door-onweerstaanbaar-va-aanbod/)gaan we o.a. jouw diensten vormen zodat je weet wat je in de markt kunt zetten. En ja, dit kost dus eerst geld. Maar pas wanneer je de juiste stappen zet, ga je ook echt verdienen. Heb jij onvoldoende inkomsten? Neem het heft in eigen handen en pas je dienstenaanbod aan.


10. Wanneer ben je een goede virtueel assistent? Als je je afvraagt of het werken als VA bij jou past, begint het natuurlijk bij de wil om als zelfstandige te gaan werken. Veel VA’s kiezen hiervoor als ze: • Vanuit huis willen werken • Vrijheid willen ervaren om zelf je werktijd te bepalen, de taken die je wilt uitvoeren en de klanten voor wie je wilt werken • Zichzelf verder willen ontwikkelen en nieuwe uitdagingen willen aangaan • Waardering willen voelen door de klanten voor wie ze werken Het mooie van zelfstandig ondernemerschap is dat je dit allemaal kunt bereiken. Dit is geen illusie, maar werkelijk realiseerbaar. Maar wanneer ben je een goede virtueel assistent? Het ondernemerschap brengt echter ook onzekerheid mee. De vragen die ik veelal krijg zijn: • Kan ik het wel? • Hoe begin ik? • Hoe leer ik de online tools kennen? • Waar haal ik marketing kennis vandaan? • Hoe krijg ik voldoende klanten? Allemaal logische en terechte vragen. En toch vind ik dat velen zich onderschatten. Het is net alsof je al je werkervaring van de afgelopen jaren vergeet. Alsof dit er niet meer toe doet. Dat is natuurlijk vreemd. Je onderschat daarmee jezelf en je doet jezelf tekort! Als je al je kennis en expertise van de afgelopen X aantal jaren nu eens onder de loep legt, dan kan je toch niet anders constateren dan dat dit enorm veel is. Neem dat ter harte. En bedenk ook heel goed wat je nou echt leuk vindt om te doen. Als je 1 voorrecht hebt wanneer je ondernemer wordt, is het wel dat je zelf bepaalt wat je graag wilt doen! Waar je wel rekening mee moet houden, is het feit dat je ook hele nieuwe stappen gaat zetten. En die stappen zijn eng. Het is vaak letterlijk uit je comfort zone treden. Denk maar eens aan een allereerste intakegesprek houden. Vertellen hoeveel jouw diensten kosten. En wat dacht je van je website lanceren en iedereen (!) hierover informeren? Super eng kan ik uit eigen ervaring vertellen ;-). Ik heb daar 1 advies voor: gewoon doen! Ja, je moet goed voorbereiden. Je zaken op orde hebben zodat je betrouwbaar en gedegen overkomt. Een opdrachtgever legt tenslotte vertrouwelijke informatie in jouw handen. Hij of zij moet het gevoel hebben dat jij degene bent die het gaat regelen. Dus jij moet weten waar je aan begint en wat je te bieden hebt. En daarna: gewoon doen! Ik wil je de volgende adviezen meegeven om te bepalen wanneer je een goede VA bent: 24 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

1. Je hebt kennis en expertise op een specifiek vakgebied wat je kunt inzetten in de markt. 2. Je bent goed in zelfstandig kunnen werken. 3. Je neemt de verantwoordelijkheid voor jouw deel aan taken. 4. Je bewaakt de kwaliteit van de uitvoering van jouw taken. 5. Je gaat het gesprek aan met je opdrachtgever over zaken als: • Wat je nodig hebt qua input • Het wanneer, dus de deadline bewaken • Wijze van communiceren en aangehaakt blijven • Tussentijds evalueren • Je tijd en grenzen bewaken 6. Je kunt goed afbakenen wat je wel/niet doet zodat je je taken goed en tijdig kunt afronden. Herken je jezelf in het bovenstaande? Dan is werken als zelfstandig ondernemer vanuit een virtueel assistent functie een goede keuze. Maak gerust een afspraak met ons om hierover nader af te stemmen.


11. Waarom kennis van online ondernemen belangrijk voor jou is Zoals je weet, deel ik veel over online marketing & ondernemen. Waarom doe ik dat? Is het een trend? Is het een hype? Of is het echt belangrijk voor virtueel assistenten om hier expertise over te krijgen? Geloof me het is geen hype. Online is niet langer weg te denken uit onze maatschappij. Of een ondernemer nu wil of niet, online speelt een rol. Wat is dan de rol die jij als VA in dit geheel kunt nemen? Ik zie veel VA’s die zich in de markt aanbieden met meer secretariële ondersteuning. Dan hebben we het over taken als: • Email beheer • Agenda beheer • Archiveren • Notuleren • etc. Met alle respect, alleen een bepaald soort ondernemers hebben hier behoefte aan. De meest belangrijke onderdelen waar zelfstandig ondernemers hulp bij nodig hebben is: 1. Marketing 2. Klanten dienen 3. Financiën Marketing is dé manier om de doelgroep kennis te laten maken met de diensten/producten die een ondernemer aanbiedt. En die marketing gebeurt meer en meer online. Als je kijkt naar winkels in je eigen omgeving zie je dat zij winkelend publiek ook kennis willen laten maken met hun producten: • Ze leggen de loper uit. • Ze plaatsen goedkope, aantrekkelijke producten passend bij het seizoen voor de deur. • Aanbiedingen, kortingen, opruimingen, het wordt massaal geroepen. • Producten liggen voor het grijpen om mensen aan te trekken die vervolgens binnen verder rondkijken. We vinden dit allemaal heel normaal. We zijn het gewend dat dit gebeurt. En voor de online activiteiten is het niet anders!


Ook online ondernemers willen: • Aanbiedingen doen • Kennis laten maken met producten en diensten • Zowel goedkope als dure producten aanbieden • De loper uitleggen voor klanten die ze juist graag willen aantrekken Het verschil zit alleen in de omgeving waar ze dit aanbieden. De winkelstraat, het winkelcentrum, etc. is nu een online omgeving geworden. Dat is exact de reden waarom kennis van online ondernemer belangrijk voor je is. Als je deze ondernemers wilt ondersteunen is kennis hebben over hoe: • Die omgeving eruit ziet • Je in die omgeving kunt bewegen • Je die loper uitlegt • Die aanbiedingen geprofileerd kunnen worden • Je het winkelend publiek aantrekt • Je acties uitzet En vervolgens hoe de klanten alle vervolgstappen kunnen zetten om de koop te sluiten. Virtueel Assistent zijn houdt zoveel meer in dan secretariële ondersteuning! Kennis van ondernemen is enorm belangrijk. Begrijpen waar je klanten mee worstelen en mee te maken hebben. En daarbij kennis van de nieuwe ontwikkelingen zodat je mét je klanten voorop loopt in de huidige markt! Dat is waar de ondernemer vandaag de dag behoefte aan heeft!


12. Wat zijn de trends op het gebied van werk? Dat de werkende wereld verandert is niemand ontgaan. In het bedrijfsleven wordt veel bezuinigd en banen geschrapt. Er komen steeds meer zelfstandig ondernemers. Een baan voor je hele leven is sowieso al achterhaald. Bovendien moet je echt zelf zorgen dat je jezelf ontwikkeld zodat je nog interessant bent en blijft. Maar er is meer. Flexibel werken wordt meer en meer gewoon. In het bedrijfsleven wordt nog gedubd of Het Nieuwe Werken wel zo effectief en efficiënt werkt. Het heeft ook allemaal te maken met bezuinigen op vierkante meters op werkvloer. En minder kosten woon/werkverkeer en de onbenutte uren in de files staan. En dan hebben we nog de techniek. We werken vandaag de dag in de Cloud. Dat geldt ook voor de ZZP’ers. Het is betaalbaar en praktisch. En als je samenwerkt ook heel erg efficiënt. De technische ontwikkeling gaat mega snel en daar waar we onze kostbare tijd kunnen besparen wordt een technische oplossing voor gecreëerd. Wat betekent dit allemaal voor onze toekomst? Wat zijn de trends op het gebied van werk? De Nederlandse trendwachter Adjiedj Bakas heeft het boekje Megatrends Werk geschreven (te bestellen bij www.bol.com). Het gaat over banen die verdwijnen en banen die gaan komen. En hij legt helder uit wat de trends op het gebied van werk zijn. Opvallende ontwikkelingen die hij noemt zijn: • Van 55% mensen met een vaste baan naar 40% (was 72%) • Flexwerken wordt normaal • Van 1 mio naar 2 mio ZP’ers (Zelfstandig Professionals) • We werken afwisselend in loondienst en als ZP’er • Overleven door aanpassen aan veranderende omgeving Maar wat velen misschien nog onderschatten of niet zien aankomen is het feit dat er steeds meer banen in de administratieve hoek verdwijnen. De verwachting is dat de komende 3 jaar 50.000 banen verdwijnen in de financiële sector. En waarom? Omdat er steeds meer technologisch ingeregeld wordt. Boekhoudkundige programma’s kunnen nu al facturen inscannen en direct juist in het programma geboekt worden. Er is geen handmatig inklopwerk meer voor nodig. En dat is nog maar het begin. En er is meer. Bakas noemt in het boek een hele rij met banen die grotendeels verdwijnen. Als je dan kijkt naar de voor ons relevante banen dan zie je deze banen in het rijtje terug: • Secretaresse • Receptioniste • Administrateur • Reguliere vertaler • Datatypist 28 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• Telemarketeer • Corrector Waarom zijn dit banen die voor ons relevant zijn? Omdat wij als virtueel assistent vaak uit deze hoek komen. We hebben expertise in deze gebieden. Dit betekent dus dat je hier alert op moet zijn. Welke expertise bied jij als VA aan? Is dit nog wel interessant genoeg als je naar de toekomst kijkt? ‘Iedereen’ beheert vandaag de dag zijn eigen mail en agenda. We zijn gewend om met deze tools te werken en vinden het heel normaal. Het werk dat uitbesteed wordt, ligt vooral op het gebied waar ondernemers geen kaas van hebben gegeten. Of waar ze niet goed in zijn. Gelukkig zijn er ook kansen. Sommige branches groeien. Er worden ook nieuwe banen verwacht. Belangrijk is dat je zorgt dat je eigen talenten ontwikkelt en zorgt dat je inspeelt op de nieuwe ontwikkelingen. Dat je die diensten gaat aanbieden waar behoefte ontstaat. Ook als VA. Als we kijken naar enkele punten die specifiek voor ZP’ers genoemd worden, vind ik de volgende zaken opvallend: • Talent = belangrijk: ontwikkel je excellentie en vakmanschap • Je bent zelf verantwoordelijk om je eigen talenten te benutten • ZP’ers zoeken naar hulp om klanten te vinden (ze zijn niet goed in acquisitie) • Hebben behoefte aan ondersteunende dienstverlening!! Bv. voor de financiële administratie Vanuit het VA-schap ondersteunen we veelal zelfstandigen. Bovenstaande punten zijn dus interessant voor ons! Zorg dat je je eigen expertise hebt en excelleer daarin. Daarnaast is kennis van technologie (en up to date blijven) belangrijk. Alle processen die je kunt automatiseren, kan je jouw klanten mee helpen. Want door te automatiseren besparen je klanten tijd. Tools worden steeds gebruiksvriendelijker. Er is dus geen ontkomen meer aan dat steeds meer ondernemers van deze tools gebruik gaan maken. Zij weten echter vaak niet hoe! Daar kan je hen dus enorm mee helpen! Naast technologie zijn er altijd onderdelen die computers (nog) niet kunnen. Denk aan het oplossen van problemen en over communicatie. Daar waar je creatieve oplossingen moet kunnen aandragen. Als virtuele assistent is het slim om na te denken hoe jij kan helpen bij de volgende onderdelen: • Helpen bij het vinden van klanten/opdrachten (marketing & sales) • Hulp bieden bij herstructureren van financiële administratie • Copywriting vaardigheden: teksten kunnen schrijven • Interactie met fysieke personen (klantenservice bijv.) • Probleemoplossend vermogen (op alle vlakken) • Helpen bij werkprocessen inrichten Mijn advies: blijf alert en hou ontwikkelingen in de gaten! Zorg dat je weet wat jouw talent is en ontwikkel die tot je expert bent!


13. Wat is de marketing mindset die jij als VA nodig hebt? Nummer 1 van alle redenen waarom ondernemers een virtueel assistent inhuren, is het feit dat ze hulp nodig hebben bij het laten groeien van hun bedrijf. Klinkt misschien logisch. Iedereen wil zijn bedrijf laten groeien, toch? Meer klanten, meer omzet, meer vrijheid. Dan is het nodig dat je als virtuele assistent weet hoe je daarbij kunt helpen. Wat is de marketing mindset die jij als VA nodig hebt? Als virtueel assistent is het al belangrijk dat jij een ondernemers mindset hebt. Dat je weet en begrijpt wat het is om te ondernemen. Welke aspecten daarbij komen kijken. En een marketing mindset is daar een onderdeel van. Want marketing is het systeem dat we inzetten om klanten aan te trekken. Marketing is diensten onder de aandacht brengen bij de juiste doelgroep met focus op wat het resultaat is. De vraag die ik steeds van ondernemers krijg is dat ze een VA zoeken die: • stevig in haar schoenen staat • die mee kan denken en sparren • die kritisch durft te zijn en inhoudelijk meekijkt • die begrijpt hoe tools werken • en zich verdiept in zijn bedrijfsmodel Het probleem is dat als je je niet verdiept in de inhoudelijke kant van het bedrijf van je klant, dat je oppervlakkig werkt. Je voert uit. Het ‘u vraagt wij draaien’ idee. En met alle respect: daar zijn we te duur voor. Ook al bespaar je tijd voor je klant (en dus geld), als je klant steeds moet aangeven wat belangrijk is, wat NU urgent is, wat werkelijk helpt bij de ontwikkeling van zijn bedrijf, gaat het niet lukken. Het inhuren van externen op een continu basis is de hoogste kostenpost voor een zelfstandig ondernemer! Dus als je jezelf wilt waarmaken, als je echt interessant voor een ondernemer wilt zijn, moet je kunnen helpen met groei. En dus is een marketing mindset ontwikkelen heel belangrijk! Want je wilt aantonen dat je meer doet dan uitvoeren!!


Wat is de marketing mindset die jij als VA nodig hebt? Er zijn een paar punten die je continu in je achterhoofd kunt houden. Waar je de hele tijd op focust zodat je actief meewerkt aan de ontwikkeling en groei van het bedrijf van je klant: • Denk altijd 3 stappen vooruit op je klant • Help met taken afronden, dingen voor elkaar krijgen, zorg dat alles tijdig klaar is • Werk mee aan hoe meer geld te verdienen • Zoek naar mogelijkheden om taken beter en efficiënter in te regelen door te automatiseren • Kijk bij alles wat je doet met een kritisch oog: hoe helpt dit bij het bereiken van het uiteindelijke doel? Start sowieso bij het inzichtelijk maken van hoe het bedrijfsmodel van je klant in elkaar zit!


14. De worsteling van jouw klant is ook jouw worsteling Als je je klanten goed wilt kunnen ondersteunen en helpen, is het belangrijk dat je snapt waar hij of zij mee worstelt. Want dan weet je hoe je problemen kunt verhelpen. Dat betekent dat je wilt begrijpen waar je klant nu met zijn bedrijf staat. Inleven heet dat. In zijn situatie en waarom hij op het punt staat waar hij nu staat. Makkelijker gezegd dan gedaan. Want wat is dat exact? Hoe werkt dat dan in zijn bedrijf? Wat houdt hem tegen een volgende stap te zetten? Wat maakt dat hij nu worstelt? We denken er vaak veel te makkelijk over. Een klant heeft het te druk en ik kan hem prima helpen. Maar waarom: • Draagt hij geen taken over? • Houdt hij zich niet aan de afspraken? • Zegt hij niet wat ik moet doen? Begrijpt hij dan niet dat ik niet verder kan, als ik niets van hem krijg of hoor? Nou, ik denk dat hij dat heel goed begrijpt. Maar je klant weet vaak niet waar te beginnen. Er spelen een heleboel zaken mee waarom je klant niet tot die stap komt. Er speelt zoveel bij iedere ondernemer dat je niet moet onderschatten dat het niet zo eenvoudig is. We vergeten iets belangrijks: de worsteling van jouw klant is ook jouw worsteling. Echt? Ja echt! Op emotioneel en rationeel vlak komen dezelfde worstelingen naar voren! Emotionele worsteling Laat me je een paar vragen stellen: • Vind jij het spannend om nieuwe dingen te doen? • Wil jij je afspraken en beloftes naar je klant waarmaken? • Vind jij het eng om zichtbaar te worden? • Voelt het verkopen van jezelf als mega spannend? • Doe jij regelmatig iets wat je nooit eerder hebt gedaan? Waarom is dat? Omdat je nieuwe dingen leert en nieuwe stappen zet. Je treedt steeds weer buiten je eigen comfort zone. In het begin is alles nieuw en eng. Zodra je die fase voorbij bent, beland je in een nieuwe fase. Wederom buiten je comfort zone. En dat spannende deel maakt je vaak onzeker. Doe je het wel goed? Kan je het wel? Wat als je klant niet tevreden is? Voor jouw klant is het niet anders! • Ook hij zet steeds nieuwe stappen. • Leert nieuwe marketing technieken. 32 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• Biedt nieuwe diensten aan. • Krijgt vragen van zijn klanten over iets dat hij nooit eerder heeft gedaan. Besef dat emotionele worstelingen die jij als ondernemer voelt, jouw klant ook voelt of gevoeld heeft. Rationele worsteling Wederom begin ik eerst bij jou: • Waar wil jij over 6 maanden staan? • Welke stappen ga je zetten om je doel te halen? • Waar begin je? • Hoe pak je dat aan? • Wat doe je als je iets nooit eerder hebt gedaan? Heb je dat helder voor ogen? Weet je wat jouw einddoel is? Hoeveel klanten? Hoeveel inkomsten? Als je niet weet waar je naar toe wilt gaan, als je dat niet helder verwoord hebt, ga je dat doel niet halen. Ondertussen proberen we wel van alles maar kom je er niet aan toe om dit echt goed handen en voeten te geven. Laat staan dat je heel helder voor ogen hebt welke stap je als eerste moet zetten om je doel te bereiken. Voor onze klanten geldt dat ook. Het einddoel helder hebben is het startpunt. Begrijp dat dit – net als bij jou – voor jouw klant ingewikkeld is. Probeer hem te helpen vanuit jouw oogpunt. En dat lukt je op het moment dat je zelf weet hoe dat voelt. Dus leef je in. Kijk eerst naar jou en jouw bedrijf. De worsteling van jouw klant is ook jouw worsteling!


15. Waarom je je klant tactisch moet benaderen als het om zijn bedrijf gaat Het klinkt misschien raar, maar soms ligt alles rondom het eigen bedrijf bij een klant heel gevoelig. Persoonlijk vind ik het niet raar. Het wordt alleen nogal onderschat. Kijk, als je weet dat iets niet handig ingeregeld is. Of als je weet dat bepaalde zaken beter op een andere manier opgepakt kunnen worden, is dat natuurlijk hele waardevolle informatie. Waarom wordt je klant dan toch niet blij van jouw advies? Ik heb geen idee hoelang jij jouw eigen bedrijf al hebt. En ik weet niet hoeveel tijd, energie, geld, moeite, enz. jij in jouw bedrijf hebt gestoken. Als je eens wist wat ondernemers soms al gedaan hebben om hun bedrijf succesvol te maken. Soms hoor ik VA’s dingen zeggen en dan denk ik ‘au, oei, ah, pas op!’ Menig ondernemer is al jaren succesvol en is nu bezig met hele nieuwe ontwikkelingen, nieuwe diensten, het online ondernemen integreren, noem maar op. Dan doet het ‘zeer’ als jij daar met een kritische noot over spreekt. Dat vergt een iets andere aanpak. En dat is exact waarom je je klant tactisch moet benaderen als het om zijn bedrijf gaat! Heb je enig idee dat je heel hard trapt op een zeer gevoelige plek? Een eigen bedrijf hebben en runnen, voelt als een eigen kindje. Herkenbaar? Al je passie gaat hier in zitten. Je koestert het. En zeker als het al veel opgeleverd heeft, of dat nou geld of plezier is, wie is dan ieder ander die hier iets kritisch over te melden heeft? Een paar maanden geleden ontmoette ik een vormgever die meteen na ontvangst van mijn visitekaartje van de Academie voor VA’s durfde te vragen of ik er al eens over na had gedacht om een ander logo te ontwikkelen. ‘Pardon?’, zei ik meteen! Ik had zelf een idee over het logo en heb dit samen – naar volle tevredenheid – met mijn eigen vormgever ontwikkeld. Ik voelde me echt een beetje gekrenkt omdat deze vormgever vond dat mijn logo niet goed genoeg was. En persoonlijk krijg ik dan het gevoel dat ze vooral zichzelf wilde verkopen. Ongepast vond ik het. En ook al weet ik dat iedereen een andere mening heeft, dat ik er vanuit moet gaan dat het goed bedoeld was, het schoot bij mij in mijn verkeerde keelgat. En haar visitekaartje heb ik meteen weggegooid. Ik bedoel maar.

Kijk, zij weet niet dat ik het afgelopen jaar mij een slag in de rondte heb gewerkt. Dat dit mijn passie is. Mijn kindje. Waar ik al mijn tijd, energie en geld aan besteed om er een succes van te maken. Dat ik al sinds 2009 trainingen volg om te ontdekken hoe ik mijn kennis en kunde succesvol kan inzetten. Geloof me: een goed lopend bedrijf komt echt niet uit de lucht vallen! Dus wees alsjeblieft tactisch in je aanpak. In wat je zegt en wat je doet. Ook dat laatste: wees congruent. Doe wat je zegt! Als je prettig wilt samenwerken en een langdurige klantrelatie met je opdrachtgever wilt onderhouden, hou dan de volgende zaken in je achterhoofd. 34 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Je klant: • heeft veel geld in zijn bedrijf geïnvesteerd • werkt met hart en ziel aan zijn bedrijf • heeft bewust gekozen voor zelfstandig ondernemerschap en neemt dus risico’s • vindt het heel spannend om nieuwe stappen te zetten • zoekt naar mogelijkheden voor meer groei en ontwikkeling, dus ook voor hem zijn diverse zaken nieuw • vindt het ook eng om zichtbaar te zijn • weet dat alles een groeiproces is en voor hem is het soms ook moeizaam om vol te houden • vindt taken uitbesteden aan een ander en externe (jij als VA!) spannend en kijkt met een argwanend oog of dat wel goed gaat • wordt onzeker van een stelling nemen en hiermee naar buiten te treden • vraagt zich vaak af of hij wel goed genoeg is / levert / doet! Ook herkenbaar? Iedere ondernemer is uiteindelijk mens en doet heel hard zijn best. Net als jij! Een beetje inlevingsvermogen doet wonderen.


16. Durf te delen dat je al doende leert Ben jij een perfectionist? Wil je het juiste doen? Kwaliteit leveren? En voel je je verantwoordelijk dat je ook waarmaakt wat je belooft? Welkom bij de club: volgens mij geldt dat voor veel virtuele assistenten! Persoonlijk kan ik daar zelfs slapeloze nachten van hebben! Ik wil zeker weten dat ik wat ik beloof ook echt waarmaak. Nieuwe diensten aanbieden, nieuwe stappen zetten: het is allemaal mega spannend en zelfs eng! Herkenbaar? In al die jaren dat ik in loondienst was, heb ik maar een paar cursussen gevolgd. Alleen heel specifieke kennis omdat het totaal nieuw voor mij was en ik er in mijn werk mee te maken had. Maar hoe langer ik werkte, des te minder trainingen of cursussen ik ging volgen. Nu ik zelfstandig ondernemer ben, slurp ik nieuwe kennis op! Ik vind het allemaal mega interessant. Ik leer echt iedere dag weer bij. En ik volg continu nieuwe opleidingen en trainingen. Alles wat ik leer en doe, kan ik ook weer voor mijn klanten inzetten. Nu heb ik 2 doelgroepen: • (aanstaande) virtueel assistenten • zelfstandig ondernemers Ik zoek dus steeds weer kennis en expertise die ik voor deze doelgroepen kan inzetten. Grappig is dat de VA’s ook zelfstandig ondernemers zijn. Besef je je dat wel. Daarnaast geloof ik heel erg in praktische kennis. Toepasbaar moet het zijn. En het allerliefst meteen in de praktijk in te zetten zodat je al doende leert. Je kunt heel veel uit boeken halen, op filmpjes terugkijken, maar waar ik van hou is dat ik het zodanig omzet dat het in de praktijk uitvoerbaar is. De meest gestelde vraag is denk ik wel: hoe doe ik dat? Toch merk ik dat het sommige VA’s tegenhoudt om datgene wat ze nog niet goed kennen, toch al in te zetten. Bang dat ze fouten maken. Dat het ze het verkeerd doen. En dat is zonde. Omdat je daarmee jezelf de kans ontzegt om het nieuwe in de praktijk toe te passen. Vandaar deze tips om je het vertrouwen te geven gewoon te gaan doen: 1. Durf te delen dat je iets aan het leren bent. Waarom niet transparant zijn? As je zegt dat je nieuwe kennis aan het opdoen bent, dan kan het niet anders dan dat je ergens moet starten met deze kennis toepassen in de praktijk. Het zegt juist enorm veel over je drive dat je investeert in nieuwe kennis. Bovendien helpt het dat je klant het weet, mocht je ergens mee worstelen. Je kunt altijd terugvallen op in ieder geval deze juf. 2. Durf baby stapjes te zetten Je moet ergens beginnen. Maak het voor jezelf overzichtelijk door het klein te houden en stap voor stap het volgende te implementeren. Zeker als je net start als VA adviseer ik altijd dat je begint met de expertise die je al hebt. In mijn training leer ik je zoveel over het zelfstandig ondernemerschap dat je 36 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

deze kennis ook voor je klanten kunt inzetten. En dan nog: maak kleine stappen en wees trots op alles wat je doet en leert! ”Als je doet wat je altijd hebt gedaan, zal je krijgen wat je altijd hebt gekregen” 3. Besef dat je klant niet ziet hoeveel tijd het je kost Laten we wel wezen: nieuwe taken uitvoeren, kost in het begin tijd. Je moet nog leren hoe het werkt. Wat je allemaal moet doen, voordat je er vaart in krijgt. En het fijne van virtueel – dus op afstand – werken, is dat je klant dat helemaal niet ziet. Al die extra tijd die je in het begin nodig hebt, is je eigen leergeld. Je factureert dit natuurlijk niet naar je klant, maar weet dat als je iets nieuws onder de knie krijgt, je dit bij een andere klant ook weer kunt toepassen. Durf te delen dat je al doende leert! Uiteindelijk geldt dat voor iedere ondernemer, dus je bent echt niet alleen.


17. Samen staan we sterk Een van de meest belangrijke reden waarom geïnteresseerden virtueel assistent willen worden is toch wel de vrijheid om zelf je tijd in te delen. Niet afhankelijk zijn van werktijden, iedere dag in de file naar het kantoor waar je naar toe moet, je leidinggevende die vertelt dat thuiswerken toch echt niet voor jouw functie kan. Vrijheid in het streven! Vrijheid in tijd, in welke dagen je werkt, het soort taken dat je uitvoert, in de keuze van klanten en opdrachten. Maar vrijheid wil niet zeggen dat je altijd alles alleen wilt doen. Zelfstandig zijn, betekent soms ook eenzaam zijn. Hoeveel je ook online kunt vinden en halen, het hebben van een netwerk helpt je met je eigen ontwikkeling. Met de groei die je voor ogen hebt. Je kunt niet alles alleen. Daar geloof ik heilig in. We zijn allemaal schakels in het groter geheel. Precies daarom huurt een ondernemer een virtuele assistent in: omdat ook hij of zij het niet alleen kan! We hebben elkaar nodig. En dan doel ik op gelijkgestemden die jou écht willen helpen. Die begrijpen waar je staat en waar je mee bezig bent. Want helaas zijn er ook altijd mensen in je omgeving die je zullen afraden om VA te worden. Die niet begrijpen waarom je niet vasthoudt aan het vertrouwde, aan veiligheid en zekerheid. Dat is heel begrijpelijk omdat zij deze keuze niet durven te maken. Het is echter belangrijk om positieve geluiden te horen. Mensen die jou stimuleren en adviseren. Die jou net zoveel succes en geluk wensen en weten hoe het werkt. Die dezelfde keuze hebben gemaakt. Met de VA Club Exclusive heb ik een netwerk gecreëerd voor virtueel assistenten. Naast een aantal andere voordelen, vind je hier een groep van gelijkgestemden. Allemaal VA’s die genieten van deze nieuwe wijze van werken en leven. En tegelijkertijd een netwerk om zich heen hebben waar ze op terug kunnen vallen. Vooral de besloten Facebook groep helpt omdat je hier eenvoudig: • Vragen kunt stellen • Advies kunt vragen • Mee kunt denken met elkaar • Tips kunt delen • Ervaring m.b.t. een bepaalde tool kunt checken • Successen kunt delen! En zo kan ik nog wel even doorgaan. Op deze wijze kan je laagdrempelig met elkaar communiceren. Niet alleen voor vragen maar ook bij jubelstemming! Want hoe gaaf is het als je een nieuwe klant krijgt en je dit even in de groep mag delen en dat iedereen blij voor jou is. Of het feit dat je kunt stoppen met je UWV uitkering omdat je genoeg inkomen verdient om hier van te kunnen leven? Je hebt zoveel nieuwe ervaringen, ontwikkelingen, mogelijkheden, dat het heerlijk is 38 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

dat je VA’s in je netwerk hebt die je steunen en het geluk van harte gunnen! Maar er is meer; samen staan we sterk! Wat als je het niet alleen redt? Denk aan topdrukte, vakantie, ziekte, etc. Hoe fijn is het dat je een collega VA kunt inschakelen om jou uit te helpen? Iemand die je heel gericht kunt vragen omdat je elkaar kent! Of wat als jouw klant een specifiek verzoek heeft, waar je echt geen kaas van hebt gegeten maar een collega VA wel? Hoe fijn is het als je haar kunt inschakelen om jouw klant te helpen? Je hebt altijd de keuze om zelf je dienstenpakket met expertises uit te breiden. Soms is het echter niet wat je wilt. Maar ‘nee’ zeggen wil je ook niet en dat hoef je op deze manier ook niet. Met de VA Club Exclusive zorg ik dat je samen aan een geweldige toekomst werkt waarin jij je eigen keuzes maakt en doet waar jij gelukkig van wordt. Waarbij het netwerk een basis vormt waar je op terug kunt vallen. Waardoor je niet eenzaam hoeft te zijn. Samen staan we sterk en zijn we elkaars vraagbaak en vertrouwde haven waar je terecht kan. Iedere deelnemer aan de programma’s van de Academie kan zich aansluiten bij dit netwerk. Dan leer je elkaar zowel virtueel kennen als tijdens netwerkbijeenkomsten waarin je elkaar live ontmoet!


18. Waarom zelfstandig ondernemerschap niet eng is Je leest mijn website over hoe je als virtueel assistent aan huis kunt werken en zelf je werktijden in kan plannen. “Dat klinkt goed”, denk je, “dat wil ik ook”. Echter het zelfstandig ondernemerschap, dat schrikt je af. Waarom moet je zelfstandig worden? Is dat niet enorm eng? Wat als je geen werk hebt? Ik zal er niet om heen draaien, er zitten zeker risico’s aan vast. En het is zeker spannend. En het is geweldig! Want als je eenmaal de draai te pakken hebt en je én leuk werk doet én je vrij voelt om je leven en dagen zelf in te richten, voel je pas echt wat voor vrijheid het ondernemerschap je geeft. Dan merk je letterlijk hoe al het harde werken (want ja, er moet ook gewerkt worden ;-)) je enorm veel voldoening geeft. Wat is het voordeel dat je zelfstandig ondernemer wordt? 1. Je begrijpt exact waar jouw klanten mee worstelen, waardoor je je kunt inleven en weet waarmee en hoe je ze het beste kunt helpen. 2. Je bent verantwoordelijk voor je eigen output en voor tevreden klanten. Dit bied je nieuwe uitdaging. En het wordt beloond doordat je verdiensten ook rechtstreeks op jouw bankrekening komen. 3. Je ontmoet allemaal nieuwe, inspirerende mensen en je ontdekt dat er nog een hele wereld is naast het leven in loondienst. Dat verruimt enorm je blik op de wereld en je groeit als mens. 4. Je voelt letterlijk dat je zelf je werk en leven mag inrichten. Dat alleen al geeft zo’n gevoel van vrijheid! Dat is ongekend. Wat zijn de nadelen? 1. Je bouwt geen pensioen op (tenzij je het natuurlijk zelf regelt) 2. Je krijgt geen werkeloosheidsuitkering als je geen werk hebt (waarom het dus belangrijk is om een spaarpot op te bouwen én waardevol voor je klanten te zijn waardoor ze klant blijven) 3. Je bent niet verzekerd als je arbeidsongeschikt wordt (tenzij je het weer zelf regelt) 4. Je krijgt geen vakantiegeld uitgekeerd (je kunt hier natuurlijk ook voor sparen) Je ziet ook meteen bij zowel de voor- als nadelen dat het zelfstandig ondernemerschap niet voor iedereen geschikt is. Er is echter een oplossing! Als jij voelt dat je niet langer gelukkig bent in je huidige baan en werkomgeving en je wilt toch echt zelf je eigen leven vormgeven, dan kan dat! Het zelfstandig ondernemerschap is niet eng, het is gewoonweg een nieuwe manier van werken. Waarbij je geen baas boven je hebt, maar het zelf bepaalt. En juist dat voelt misschien wat eng. Omdat je het nog nooit gedaan hebt. Alles staat en valt met de manier waarop je bedrijf start en opzet. Er zijn een aantal mogelijkheden om vooral de start-up te vergemakkelijken: • start parttime als zelfstandig ondernemer zodat je je klantenkring kunt opbouwen; 40 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• sluit je aan bij een netwerk met gelijkgestemden waardoor je zaken kunt bespreken en je niet het gevoel hebt dat je er helemaal alleen voor staat; • werk eventueel met een andere VA samen zodat je gezamenlijk de opdrachten aanneemt; • volg trainingen over het zelfstandig ondernemerschap zodat je weet hoe je de zaken moet aanpakken en je niet worstelt in het hele proces. Als je bedrijf eenmaal loopt, verdien je goed en kan je de nadelen van het ondernemerschap (die voornamelijk met geld te maken hebben) ondervangen. En geloof me, het blijft heerlijk om een netwerk om je heen te hebben. Het is nl. helemaal niet leuk om altijd alles alleen te doen. Veel succes met je keuze!


19. De enige oplossing om je zeker te voelen! Zo aan de vooravond van de training ‘Binnen 10 Weken een Lopend VA bedrijf’ komen er een paar vragen steeds terug. Eén daarvan is: wat moet je doen om je zeker te voelen? En vragen die daarna gesteld worden: • Kan ik het wel? • Hoe zorg ik dat ik zekerheid uitstraal? • Hoe zorg ik dat ik meer kennis krijg op het virtuele gebied? • Als ik me niet zeker voel, hoe krijg ik dan klanten? • Waar begin ik? Herkenbaar? Geloof me, het is ook echt mega spannend. Ik ga dit niet ontkennen. In het begin voel je je onzeker. Als je een beetje zoals mij in elkaar steekt, wil je eerst zeker weten dat je het kan. Je wilt kennis hebben. Of (waar ik echt last van heb) zeker weten dat je kunt waarmaken wat je belooft! In het begin toen ik net startte dacht ik dat het vooral aan mij lag. Ik zag zoveel mensen om mij heen die heel overtuigend praten en zichzelf verkopen. Althans, zo leek het. Nu weet ik wel beter. Door alle trainingen die ik gevolgd heb (zowel in NL als in het buitenland) heb ik ontdekt dat iedereen onzeker is. Ja, ook die stoere mannen die het zo mooi weten te vertellen. In de basis is iedereen onzeker. Je wilt tenslotte niet falen. Toch? Er zijn al genoeg mensen om je heen die niet begrijpen waarom je überhaupt zelfstandig zou willen worden. Dus gezichtsverlies is een van onze angsten. Maar ook de onzekerheid dat je niet goed weet wat er op je pad komt. Je weet wat je nu hebt, je weet niet wat je er straks voor terugkrijgt. Voor mij is het mogelijk falen geen angst. Ook de onwetendheid over wat ik straks terugkrijg, is niet wat mij tegenhoudt. Ik heb altijd tegen mezelf gezegd: als het niet lukt, ga ik gewoon weer een baan in loondienst zoeken. Dat kan altijd. Of een tijdelijke opdracht via het uitzendbureau. Nee, de crux ligt bij mij echt bij het nakomen van mijn afspraken. De verwachtingen helder krijgen en doen waarvoor een klant mij betaalt. Want als ik een paar honderd euro per maand vraag, dan moet ik ook zorgen dat ik dat geld waarmaak. Daar ligt mij angst. Dus had ook ik het gevoel dat ik kennis nodig had. Kennis over ondernemen. Van marketing tot sales. En kennis over nieuwe ontwikkelingen. Alles op het gebied van online ondernemen, want dat is toch echt de toekomst. Want ik wil voorop lopen! En trainingen heb ik gevolgd. Kennis heb ik opgedaan. Nieuwe dingen geleerd, nieuwe technieken toegepast, nieuwe tools geïmplementeerd. Trainingen volgen is geweldig. Kan het iedereen aanraden! Maar er schuilt ook een gevaar in. Als je iets nieuws geleerd hebt, moet je namelijk gaan doen! En dat is waar velen in vastlopen. We leren nieuwe dingen, maar we gaan het niet doen. Door onzekerheid blijven we steeds nieuwe trainingen volgen. We zoeken naar meer en nog meer kennis. 42 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Met als gevolg: er gebeurt helemaal niets. Iedere keer als we iets geleerd hebben, blijven we twijfelen. Kan ik het nu wel? Is dit voldoende om me zeker te voelen? Om met die ene klant aan de slag te gaan? Om nieuwe virtuele technieken toe te passen? Nee. Het is nooit voldoende. Er valt namelijk altijd wat nieuws te leren. Maar om je zeker te voelen is er maar één manier: DOEN! Wat ik dus heel veel zie is dat mensen overspoeld raken door alle nieuwe kennis die ze opdoen. De kennis en verkregen informatie stapelt zich op. Geloof me, ik heb zelf nog niet de helft toegepast van wat ik allemaal geleerd heb. Omdat iedere training je nog veel meer geeft dan wat je op dat moment nodig hebt. Dat is waar veel ondernemers in verzanden. Mega veel kennis en informatie. Maar implementeren lukt ze niet. Trap niet in die valkuil. Je krijgt pas een zeker gevoel over jezelf en wat je kan, door te gaan doen. De enige oplossing om je zeker te voelen is DOEN! Door te doen, stap je door je angst heen! Wat in het begin eng is (omdat je iets nog nooit gedaan hebt), wordt op een gegeven moment ‘gewoon’. Dat is altijd al zo geweest en zal altijd zo blijven. Er komen steeds nieuwe ‘enge’ dingen voor terug. En iedere nieuwe stap maakt dat je je zekerder gaat voelen. Op steeds meer en nieuwe vlakken. Als je jezelf echt zeker wilt gaan voelen, is het slim om deze volgorde aan te houden: 1. Start met de kennis die je al hebt. Je expertise vanuit al je werkervaring. En kies hieruit die zaken waar jij echt gevoel bij hebt. Wat je ligt en bij je past. En wat je leuk vindt. Daar mag je je zeker over voelen. Het starten met je eerste klant is nl. al spannend genoeg. Zolang jij vanuit jouw expertise werkt, weet je waar je over praat. 2. Volg trainingen om nieuwe kennis te verkrijgen. Maar kies bewust voor datgeen wat je NU nodig hebt. Wat is voor jou de meest logische stap om nu te doen? Dus welke kennis heb je nodig? Waar worstelen jouw klanten mee? Welke ontwikkelingen spelen zich af in jouw doelgroep? Daardoor groei je op een specifiek vlak wat jij daarna meteen kunt toepassen. 3. Pas de verkregen kennis toe in je werkzaamheden en bij je klanten. Hierdoor groei je qua expertise. Je wordt zichtbaarder doordat jij weet waar je over praat. Je leert nieuwe ontwikkelingen en gebruikt ze voor jouw markt en doelgroep. Je weet wat je meer te bieden hebt t.o.v. vele anderen. En daarna kan je de volgende stap zetten met nieuwe kennis verkrijgen. Dus wacht niet te lang. Kies voor hetgeen je heel graag wilt. Verkrijg de kennis die je nodig hebt. Maar wel stap voor stap. Zodat je alles wat je leert ook direct in de praktijk toepast. Hierdoor ga je je zeker voelen!


20. 5 tips hoe je snel begrijpt wat belangrijk is bij online tools Als virtueel assistent heb je behoefte aan kennis over online tools. Je wilt graag nieuwe dingen leren over o.a.: • Programma’s in de Cloud • De wijze waarop je digitaal werkzaamheden uitvoert • Kennis over online marketing tools • Alles wat op virtueel gebied mogelijk is • Online ondernemerschap Laten we wel wezen: als VA weten we echt wel hoe Facebook werkt. En een LinkedIn pagina hebben we ook. Nieuwsbrieven lezen we volop (anders had je dit ook niet gezien). Videofilmpjes staan op YouTube en bekijken we om te leren hoe je iets moet doen. En ja, we begrijpen dat een webinar een online seminar is. De zoektocht van virtuele assistenten ligt veel meer in kennis over hoe het werkt en wat je wanneer inzet. Maar dat valt nog niet mee. Er is nl. geen training in de markt die exact uitlegt hoe je van stap tot stap iets opzet. Ik hoor veel VA’s uit de markt vertellen dat ze zelf op onderzoek uitgaan. In de praktijk uitdokteren hoe een systeem werkt. Van binnen naar buiten onderzoeken wat een tool allemaal kan. Ik zeg: chapeau!! Want als je onderzoek naar de systemen en tools doet, ontdek je dat er veel meer mogelijk is dan je wellicht dacht. Werkervaring uit het verleden heeft ons al geleerd dat je gerust op knopjes mag drukken. Dat je niet zo 1-2-3 iets ‘verknalt’ en dus moet uitproberen. Dus doen is het credo! Maar dan ben je er nog niet. Want een tool onderzoeken en kennen is heel handig. Wat echter ook belangrijk is, is de achtergrond begrijpen waarom je een tool toepast. Waarom je iets gebruikt. Wanneer kies je voor het een en wanneer kies je voor het ander.

Daarom deel ik graag 5 tips hoe je snel begrijpt wat belangrijk is bij online tools: TIP 1 Bedenk dat zelfstandig ondernemers te weinig tijd hebben. Tijd is het meest kostbare bezit van alle mensen. Dus tijd besparen is meer dan welkom. Dus als je vanuit de ogen van zelfstandig ondernemers (en ja, geldt dus ook voor jouzelf) naar alle taken kijkt: m.b.t. welke taken wil een ondernemer tijd besparen en welke tools zijn hiervoor handig? TIP 2 Meeste zelfstandig ondernemers passen online marketing toe. Omdat ze hiermee eenvoudig zichtbaar worden voor hun doelgroep. Omdat vandaag de dag iedereen met een probleem op Google zoekt hoe deze op te lossen. Dus welke online marketing tools kan een ondernemer het beste inzetten om snel zichtbaar te worden? En wat willen ze daarmee bereiken? 44 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

TIP 3 Je weet, de meest belangrijke onderdelen in een bedrijf zijn: marketing – klanten – financiën. Op welke wijze kunnen jouw klanten het snelst betaald krijgen? Welke online tools helpen hen met het eenvoudig beheren van de financiële administratie? Welke diensten levert je klant en aan welke doelgroep? En welke tools sluit hier het beste op aan? TIP 4 Voor ondernemers die nog traditioneel offertes versturen, contracten maken en maatwerk leveren en factureren, geldt dat ze vaak een tool zoeken waarin ze het proces kunnen bewaken. Een tool waarin je alles terug kunt vinden. Een CRM tool (Custom Relationship Management) is wat ze zoeken. Bedenk welke zaken ze allemaal per klant willen verzamelen. Wat willen ze in 1 oogopslag zien? En graag eenvoudig toepasbaar en te integreren, dus niet alles handmatig overtikken. TIP 5 Online ondernemen lijkt een holle kreet. Want een website hebben is al online ondernemen. Toch? Fout! Online ondernemen houdt in dat je via je website communiceert, diensten aanbiedt en levert, brochures download. Maar ook vragen worden beantwoord, betalingen kunnen worden gedaan, besloten pagina’s voor leden/klanten van de ondernemer (membership), etc. Eigenlijk alles wat normaal gesproken in een fysiek kantoor gebeurt. Maar dan online. Welke aspecten zijn dan van belang om via online tools in te regelen? Hopelijk heb je zo wat inzichten waar je allemaal naar kunt kijken om meer te leren en te begrijpen wat belangrijk is voor online tools.


21. Deel 1: In 6 stappen email marketing toepassen Online marketing toepassen is ‘hot’. Iedere ondernemer wil dat graag. Omdat: • we zo meer zichtbaar zijn • potentiële klanten ons weten te vinden • dit makkelijk te delen en door te sturen is • online marketing goedkoop is • iedereen online is en dus sneller bereikbaar en gevonden Dus ondernemers willen dit graag implementeren en toepassen. Hoewel niet iedereen weet hoe ze dat moeten doen. Daarom wil ik dit met jou als virtueel assistent delen. Zodat jij hier meer over weet: Vandaag deel 1: in 6 stappen email marketing toepassen Want ondernemers die met een VA (willen) werken zijn geneigd naar jou te kijken om dit in te regelen. Dat is prachtig natuurlijk. Maar dan moet je wel weten waar het over gaat. En hoe je dat aanpakt. Want het klinkt makkelijk: email marketing. Maar waar het gaat het dan werkelijk over? En stuur je ‘gewoon’ mailtjes via de email? Of wat bedoelen we nou exact? Voordat ik van start ga, wil ik je nog wel waarschuwen. Ik zie nl. dat ondernemers naar de VA kijken alsof wij dat allemaal ‘gaan regelen’. Dat kan tot een bepaalde hoogte. Wij implementeren. Wij doen. Wij voeren uit. Wij bedenken het echter niet! We kunnen wel meedenken en sparren! Daar ligt dus de grens: de ondernemer bepaalt zelf de volgende punten: • de inhoud: dus de content wordt door hem geschreven • de frequentie: wat wanneer (en aan wie) wordt gestuurd • het doel: wat wil hij hiermee bereiken? Daarmee kom ik meteen bij stap 1 van het toepassen van email marketing.

Stap 1: bepalen van het doel Marketing doe je natuurlijk niet zomaar. Je hebt een doel voor ogen waarvoor je het inzet. Denk bijvoorbeeld aan: • het lanceren van een nieuwe dienst • doorgeven dat de inschrijving van een programma geopend is • meer abonnees op je nieuwsbrief krijgen • het geven van een gratis webinar waarvoor je aanmeldingen wilt krijgen • een enquête sturen waardoor je meer inzichten krijgt waar de doelgroep mee worstelt Als het doel helder is, weet je waarom je de email marketing campagne gaat inzetten. 46 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Stap 2: aan wie stuur je de emails? In 9 van de 10 gevallen stuur je het aan je hele ‘lijst’. De achterliggende gedachte waarom ondernemers gratis downloads aanbieden op hun website is het feit dat ze hierdoor aanmeldingen krijgen van geïnteresseerden. Dit zijn allemaal potentiële klanten die op een ’lijst’ komen. En deze lijst gebruik je om emails naar toe te kunnen sturen. De meeste ondernemers laten deze geïnteresseerden alleen naam en email adres invullen. Dat is helemaal goed. Betekent wel dat je in feite niet een onderscheid kunt maken, je stuurt alle emails naar iedereen. Zelf heb ik nog 1 extra veld toegevoegd. Ik wil weten waarom iemand zich aanmeldt, d.w.z. ik wil weten wat hun achtergrond is. Hierdoor val ik niemand ‘lastig’ met mailings die voor hen niet interessant zijn. Een andere mogelijkheid is nog dat bezoekers op de website bij bepaalde programma’s kunnen aangeven dat ze op de hoogte gehouden willen worden. Dat doe ik ook. Hierdoor krijgen geïnteresseerden als eerste een email wanneer ik een programma openstel voor aanmelding.

Stap 3: wanneer stuur je de emails? Het is slim om de emails gedurende een bepaalde periode te sturen. Veel mensen zijn ‘bang’ dat ze iemand overspoelen met emails. Toch is dat een misvatting. Het is belangrijk om regelmatig te mailen. MAAR: dan moet het wel waardevolle informatie zijn. Daarover meer in stap 4. Abonnees/lezers die deze ondernemer volgen, hebben interesse wat geboden wordt. Het is informatie die ze interessant vinden en die hen helpt met het oplossen van een bepaald probleem. Het is echter niet zo dat iedereen meteen maar bestelt. Daarom wil je een relatie opbouwen en stukje bij beetje informatie delen. Als je een email marketing campagne start doe je dat dus ook stapsgewijs. Iedere keer leest de abonnee een stukje meer informatie. Zo kan de abonnee een beeld gaan vormen of het wat voor hem is. Afhankelijk van het doel van de marketing campagne plan je daarom een aantal emails in en deel je steeds meer over hetgeen waar de campagne over gaat. Gemiddeld is dat tussen 2 en 4 weken tijd. Je kunt een campagne niet continu door laten gaan. Het is belangrijk om het tijdspad wel af te bakenen. In mijn volgende artikel vertel ik over stap 4 t/m stap 6. Anders wordt het wel een heel lang verhaal.


22. Deel 2: hoe je als VA helpt bij email marketing toepassen In mijn vorig artikel spraken we over de eerste 3 stappen van email marketing toepassen. Vandaag deel 2 in dit verhaal. Ook al bepaalt jouw klant de inhoud, het doel en de frequentie. Het is heel slim om te snappen hoe het werkt. Dan kan je nl. meedenken en met je klant sparren over wat jullie aan het doen zijn. Hoe fijn is het als je inhoudelijk mee kunt denken? Als je echt betrokken wordt bij het bedrijf? Persoonlijk zocht ik altijd naar inhoud van mijn werkzaamheden. Niet alleen maar uitvoeren. Ik vind het juist leuk om te weten waar het over gaat. Wat het doel is. Zodat ik betrokken ben bij alles wat ik doe. Dat is wat ik jullie als virtueel assistent ook mee wil geven. Omdat inhoud: • het leuker maakt • het interessanter maakt • de samenwerking verstevigt • en hierdoor langdurige samenwerking bevordert En dat is wat velen graag willen: een langdurige samenwerking met je opdrachtgever! Toch? Goed, we gaan door met stap 4:

Stap 4: wat is de inhoud van de emails? Inhoud is misschien nog wel het allerbelangrijkste. Wat stuur je toe? Is het een tip? Een referentie van een eerdere deelnemer? Deel je kennis? Of of of…. Een tip voor alle ondernemers: wees creatief! Abonnees en lezers van de nieuwsbrief zijn potentiële klanten. Wat je graag wilt delen, zijn antwoorden op de vragen die bij hen spelen! Zodanig dat bezwaren weggenomen worden en de doelgroep een dienst afneemt. Daarom is het belangrijk om te weten wie exact de doelgroep is. En welke vragen ze hebben. Hier kan je op inspelen. Je beantwoordt deze vragen. En als VA kan je helpen door bijvoorbeeld de vragen die gesteld worden te verzamelen. Zodat je een lijst hebt waar jouw klant op terug kan vallen. Een andere insteek en tip: bekijk het van de andere kant. Wat zou jij prettig vinden om te weten over hetgeen waar de marketing campagne over gaat? En hoe kan je dat in een mail beantwoorden? Uiteindelijk is het doel dat de lezer een volgende stap zet. Wees wel alert: jij bent niet degene die de tekst schrijft. Dat doet de ondernemer zelf. Of hij huurt een tekstschrijver in!

Stap 5: hoe stuur je de emails?


Dat is bij uitstek het onderdeel waar je als virtuele assistent een rol in hebt! Jij zorgt dat de emails verstuurd worden. De teksten die je klant gemaakt heeft, verwerk jij in een nieuwsbrievensysteem. Dit is een online tool dat ingeschakeld is om alle gegevens van de abonnees in te verzamelen. Het nieuwsbrievensysteem verzorgt de volgende onderdelen: • het formulier dat op de website staat om naam en emailadres in achter te laten • een lijst met namen + emailadressen van degenen die zich aangemeld hebben • de optie om een email sjabloon te maken die je steeds kan toepassen én de mogelijkheid om emails in ‘platte tekst’ te maken • de mogelijkheid om via de email éérst zelf te bevestigen dat deze abonnee zich echt heeft aangemeld (opt-in en verplicht!) • linkjes waarmee iemand die zich ingeschreven heeft ook weer kan uitmelden (opt-out en ook verplicht!) • de mogelijkheid om emails in aan te maken en te programmeren wanneer deze verstuurd moeten worden Het is dus een slimme zet om als VA te zorgen dat je deze tools leert kennen!

Stap 6: waar naar verwijzen de emails? De laatste stap in het geheel van email marketing is dat de email ook ergens toe leidt. Dat betekent dat als iemand de mail heeft gelezen, wat wil je dat deze persoon gaat doen? Denk hierbij aan: • de website pagina bezoeken om de inhoud te lezen • de website pagina bezoeken om zich aan te melden • het maken van een afspraak • het aanmelden voor een webinar • het invullen van de enquête • doorsturen naar hun eigen netwerk via social media Hier kom je dus weer uit op het doel. De cirkel is hiermee rond. Jouw opdrachtgever heeft bij stap 1 een doel bepaalt en aan het einde van iedere email vraag je de lezer om een actie uit te voeren. Sommigen doen dat al bij de 1e email. Anderen willen eerst meer informatie hebben voordat ze overgaan tot actie. Niet iedereen leest elke email. Kortom: genoeg redenen om een aantal emails te sturen.


23. Welke software programma’s je als virtuele assistent gebruikt Regelmatig krijg ik de vraag welke software programma’s je als virtuele assistent gebruikt. Dat komt natuurlijk omdat je als VA ineens met heel andere taken te maken krijgt. Je werkt nu voor opdrachtgevers zoals zelfstandig ondernemers en MKB bedrijven. Je werkt niet langer in het bedrijfsleven waar alles voor je ingeregeld en voorgeprogrammeerd staat. Waar je kan terugvallen op een IT helpdesk of support intern. En dat is natuurlijk een heel ander verhaal. Ineens ben je zelf verantwoordelijk voor het goed inregelen en laten lopen van de software! Dat maakt dat sommigen onzeker worden: • Kan ik het wel? • Loop ik niet enorm achter op de ontwikkelingen? • Ik weet nog zo weinig van virtueel werken? • Waar haal ik deze kennis vandaan? • Waar moet ik nou echt in investeren? De angst om iets fout te doen, overweldigd dat. En ik wil die angst bij deze wegnemen. Het valt nl. enorm mee. En kennis van de software programma’s krijg je vooral door te doen. Allereerst moet je je het volgende beseffen In de basis werk je met precies dezelfde tools als in het bedrijfsleven. Denk aan MS Office software zoals Word, Excel, PowerPoint. Natuurlijk PDF. Velen gebruiken Outlook. Gmail wordt ook veel gebruikt en daar zijn ook velen van ons al mee bekend. Of heb je nog geen gratis Gmail adres? Ten tweede werk je vooral in de Cloud Daar heb je vast van gehoord en/of werk je zelf allang mee. Het voordeel hiervan is dat jij en je opdrachtgever in dezelfde mappen kunnen werken. En hierdoor werk je als het ware op een server waarin je alle documenten plaatst. Alleen stel je dit zelf in. Denk dan aan Dropbox, Google Drive, iCloud (Apple), OneDrive (MS Office), Box, noem maar op. En waar jouw opdrachtgever mee werkt, werk jij ook mee. Hiervoor hoef je geen software aan te schaffen. Slechts een account aanvragen (bij Dropbox, of Box) dat – jawel – al zorgt dat je online en dus in de Cloud werkt. Google Drive hoort bij het bedrijfspakket dat je gebruikt als je opdrachtgever daarmee werkt. De andere voorbeelden zitten vast al bij je huidige software pakket. Eenmaal geïnstalleerd, kan je je MS Office documenten ‘gewoon’ in je verkenner benaderen. Als derde ligt de uitdaging vooral in tools voor online marketing Dan hebben we het voornamelijk over het beheren en bewerken van de website en over een emailmarketingsysteem (ook wel autoresponder genaamd). Veel gebruikte tools zijn WordPress (voor de website). En voor emailmarketing: • Autorespond (NL) 50 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• Mailchimp (VS) • AWeber (VS) Ik kan je van harte aanbevelen om te leren hoe deze systemen werken. Want hiermee beheer je bijna alle aspecten op het gebied van online ondernemen en online marketing. Deze software benader je ook online. Je opdrachtgever heeft deze tools reeds en zal jou inlogcodes verschaffen. Dus je werkt via internet met deze marketing tools. En bij vragen heb je gelukkig ook een helpdesk, handleiding of filmpjes waar je wijzer van wordt. Het volgen van een goede training is wel heel belangrijk! Niet zozeer voor de software of de tools, maar omdat: • je wilt snappen hoe het proces in elkaar zit • waarom je wat toepast • hoe je de puzzelstukjes neerlegt om de marketing online te laten werken Welke software programma’s je als virtuele assistent gebruikt, is dus niet zo spannend! Het draait om kennis van ondernemen. Succesvolle ondernemers werken met de online mogelijkheden. En die ondernemers zoeken virtueel assistenten die hen daarbij kunnen helpen. Hou dat in je achterhoofd als je nieuwe expertise wilt opdoen!


24. Ben jij geschikt om te ondernemen? Mijn vader is een ondernemer. En soms zeggen mensen dat het bij mij zeker met de paplepel is ingegoten. Nou echt niet. Mijn vader startte zijn eerste eigen bedrijf toen hij 45 jaar oud was. Ik was toen al uit huis. Ik heb het niet van dichtbij meegemaakt. Sterker nog, in die tijd was ik daar helemaal niet in geïnteresseerd. Als het ondernemerschap niet in je genen zit, ben je dan wel geschikt? Ik geloof niet dat je in een ondernemersgezin opgegroeid moet zijn om te kunnen ondernemen. Ondernemen is een werkwoord. Ondernemen betekent werken, beginnen te doen, een taak op je nemen. Zie ook de 2 vertalingen uit de Van Dale. Dus ja een onderneming starten is een eigen bedrijf opzetten en leiden. En dat gaat niet vanzelf. Daarvoor moet je allerlei vaardigheden leren. Kennis hebben van zaken die voor een succesvol bedrijf noodzakelijk zijn. Maar het begint allemaal met de stap om iets te gaan doen. Ondernemen is een keuze! Een keuze om een sprong in het diepe te wagen. Om iets nieuws te starten. Om een andere koers te varen dan je tot nu toe hebt gedaan. Je kent deze uitdrukking vast wel: ‘als je doet wat je altijd gedaan hebt, krijg je wat je altijd gekregen hebt.’ Met andere woorden: wanneer je je leven wilt veranderen, zal je zelf een stap moeten zetten. Dat hoef je niet alleen te doen. Je kunt steun zoeken en hulp vragen. Zolang je zelf bewust de keuze hebt gemaakt dat je dit echt wilt. Het starten van je eigen bedrijf is live changing! Het brengt zoveel mooie, nieuwe ontwikkelingen met zich mee die jou persoonlijk laten groeien. En dat niet alleen. Het geeft je ook een heel nieuw en afwisselend leven. Zoals werken vanuit huis. Werk/privé balans zelf inrichten en bepalen. Waarbij jouw inbreng en inzet iedere dag weer enorm belangrijk zijn. Zeg maar gedag tegen een 9 tot 5 job. Het dagelijks in de file aansluiten. Iedere dag dezelfde automatische piloot afdraaien. Vastzitten in een baan waarin je maar weinig vrijheid hebt om de zaken anders te doen. Mits jij wilt ondernemen! Ben jij geschikt om te ondernemen? Check of je de volgende vragen met JA kunt beantwoorden. Indien dat het geval is, geloof ik dat jij het in je hebt om er een succes van te maken! 1. Heb jij regelmatig behoefte aan nieuwe uitdagingen? 2. Neem jij verantwoordelijkheid voor jouw acties? 3. Zorg je dat je kwaliteit levert? 4. Wil jij graag nieuwe zaken leren? 5. Vind je het leuk om je eigen toko te runnen? 6. Weet jij waar je goed in bent? 7. Weet jij ook waar je niet zo goed in bent?


8. Heb jij de discipline om te zorgen dat deadlines gehaald worden? 9. Ben je geschikt om voor meerdere mensen te werken? 10. Besef jij je dat je zelf aan het roer van jouw leven staat en dat jij de koers bepaalt? Zo ja, durf de stap te zetten. Zoals gezegd, je hoeft het niet alleen te doen. Gerichte kennis, support en advies kan je helpen om de sprong te wagen.


25. Kan ik naast mijn huidige baan als VA aan de slag? Als je geïnteresseerd bent om VA te worden, is dat vaak een hele spannende stap. Niet alleen omdat het een nieuwe manier van werken is. Of omdat je zelfstandig ondernemer wordt. Het meest spannende is denk ik wel: vind ik voldoende klanten om mijn inkomsten zeker te stellen? Laten we wel wezen, werken is heel leuk, een leuke interessante baan hebben is nog leuker. Maar er moet ook brood op de plank. En dat gaat niet vanzelf. Daardoor schrikt het vaak af om als zelfstandige te starten. Je voelt misschien wel: dit is wat ik wil! Maar de stap is net te groot. Als VA heb je meerdere klanten nodig om voldoende te verdienen. Je werkt meestal voor zelfstandig ondernemers en die huren een VA voor een paar uur per week/maand in. Afhankelijk van het soort werk dat je uitvoert. Dus is 1 klant onvoldoende. Dat betekent meerdere klanten zoeken. Zeker als je net begint is het niet vanzelfsprekend dat je ze snel hebt. Daar moet je wel wat voor doen. Daarnaast wil de Belastingdienst een bewijs hebben dat er niet sprake is van een verkapt dienstverband en dus eisen ze dat je minimaal 3 opdrachtgevers per jaar hebt. Dat kunnen overigens korte of langdurige opdrachten zijn, zolang je er maar 3 hebt. Is er een manier om rustig als VA te starten en je bedrijf op te bouwen? Ja, die is er! Als je nog in loondienst bent en zeker als je niet fulltime werkt, kan je prima met een eerste opdrachtgever starten. Je hoeft nog niet je baan in loondienst op te zeggen. Je kunt eenvoudig een paar uur per week aan deze eerste klant besteden. Zodat je eerst aan deze nieuwe manier van werken en inkomsten genereren, kunt wennen. Wat is het voordeel om met 1 opdrachtgever starten? • je kunt rustig kennismaken met de ondernemer en zijn/haar bedrijf; • je ontdekt wat de ondernemer nodig heeft; • je leert hoe je het beste met deze ondernemer kunt samenwerken; • je ervaart hoe het is om op afstand voor iemand te werken en wat dat van jou vraagt; • je ontdekt hoeveel tijd je besteedt aan 1 opdrachtgever. Zie het net zo als een nieuwe baan. Je moet ingewerkt worden en er even ‘inkomen’. Zowel doordat het een nieuwe opdrachtgever en bedrijf is als door de wijze waarop je gaat werken. Vanuit loondienst is dat een hele ommezwaai. Zodra het werk voor deze ondernemer loopt, kan je met de volgende van start gaan. En zo bouw je het langzaam op. Zorg wel dat je én je werk in loondienst goed kunt blijven doen én je werk als VA*. Overspoel jezelf niet! Als je merkt dat het niet meer gaat werken om een volgende klant aan te nemen, is het van belang om een keuze te maken. Blijf je in loondienst en doe je je werk als VA ernaast? Of maak je de stap naar volledig ondernemerschap? Als je voor het laatste kiest, adviseer ik om geen nieuwe klanten meer aan te nemen totdat je weer extra tijd beschikbaar hebt. Je kunt prima afspraken met geïnteresseerden maken door te zeggen dat je vanaf een bepaalde datum weer plek hebt voor een volgende opdracht. 54 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Daarmee geef je aan dat je professioneel bent, het werk niet wilt afraffelen en serieus goed de tijd neemt om je klant volledig ten dienste te kunnen zijn. En dat is wat een klant wil: een VA die serieus met zijn/haar bedrijf omgaat en hen ondersteunt! Veel succes met jouw start als VA! *Nog een persoonlijke noot: blijf altijd netjes naar je werkgever en laat nooit je huidige werk hieronder lijden. Als je kiest voor het opbouwen naar zelfstandig ondernemerschap, doe dat weloverwogen.


26. Weet jij het verschil tussen een freelancer en een VA? Het zelfstandig ondernemerschap voor secretariële of administratieve ondersteuning is niet nieuw. Er zijn heel wat kanjers die als freelance secretaresse of administratief medewerker aan de slag zijn. Er zit echter een wezenlijk verschil tussen de VA en een freelancer.

Virtueel Assistent

Freelancer

√

Werkzaam voor zelfstandig ondernemers en kleine bedrijven

√

Werkzaam voor vnl. bedrijfsleven

√

Opdrachten in principe continu

√

Tijdelijke opdrachten gedurende lange(re) periodes

√

Helpt ondernemers met structuur aanbrengen en de groei van het bedrijf

√

Vervult vaak tijdelijke rollen of ondersteunt projectmatig

√

Werkt vanuit huis/eigen kantoor

√

√

Door continu opdrachten een vast inkomstenstroom

√

√

Werkt voor meerdere opdrachtgevers tegelijk

√

Meestal voor 1 opdrachtgever meerdere dagen tot fulltime aan de slag

√

Bepaalt eigen invulling van taken, diensten en meer ondernemersgeest over ontwikkeling eigen bedrijf

√

Opdrachtgever zet opdracht uit en bepaald invulling van soort taken, lijkt meer op tijdelijke loondienst

Werkt op locatie van opdrachtgever Door tijdelijke aard van de opdrachten ook tijdelijke inkomsten.

Het grootste probleem met freelance werkzaamheden is dat je steeds opnieuw een nieuwe opdracht moet zoeken. Aangezien de meeste opdrachten langer duren (waardoor je wel een goed inkomen verdient) en meerdere dagen behappen, hou je vrij weinig tijd en energie over om een nieuwe opdracht te vinden. Bovendien ben je pas beschikbaar zodra de huidige opdracht afgerond is. Daarnaast lijkt het meer op loondienst omdat je in een bestaande werkomgeving gaat werken. Je hebt ‘gewoon’ collega’s die daar ook werken en met wie je samenwerkt. Velen zeggen dat je als freelancer eigenlijk geen ondernemer bent. Ik ben het daar wel mee eens. Mede uit eigen ervaring kan ik zeggen dat het heel erg op loondienst lijkt. Tevens voelde ik meer druk om een opdracht aan te nemen, want je weet maar nooit wanneer de volgende zich aanbiedt. En niet elke opdracht zou ik vrijwillig voor gekozen hebben. De wetenschap dat het tijdelijk is, maakt dat je een opdracht eerder aanneemt. Oftewel: ik vroeg me persoonlijk af of deze manier van werken de uitdaging bood waar ik naar op zoek was! Als virtueel assistent ga je veel meer ontdekken wat je zelf wilt doen: welke taken/aandachtsgebied en voor wie dan? Tijdens marketing- en ondernemerstrainingen ontdekte ik dat er nog een hele wereld open lag. Dat er nog zoveel nieuwe ontwikkelingen zijn die uitdaging bieden. Dat je kiest voor het soort bedrijf 56 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

dat je wilt neerzetten. En dat je je beter kunt specialiseren op een bepaald gebied waardoor je zeer interessant bent voor opdrachtgevers. Daarom is het goed om voor jezelf het volgende af te wegen: • Wil je nieuwe uitdagingen aangaan? • Wil je groeien als mens en in je vakgebied? • Weet jij dat je meer in je mars hebt en wil je dat laten zien? • Wat vind je belangrijk om te ontwikkelen? • Welke onderdelen in het zelfstandig zijn, spreken je aan? • Wil je nieuwe mensen leren kennen en netwerken opbouwen? • Wat wil je bereiken? Mijn persoonlijke afweging: hoe wil ik mijn werkzame leven invullen tot mijn 67e levensjaar? Laten we wel wezen, alles heeft zijn voor- en nadelen. Alles is een keuze. Het is vooral belangrijk dat je voor jezelf helder hebt wat jij wilt! Want ondertussen weet ik ook dat alles mogelijk is. Maak je eigen keuze!


27. Hoe zorg je ervoor dat je voldoende werk krijgt? De grootste worsteling van virtuele assistenten is de zoektocht naar klanten. Correctie: de zoektocht naar klanten die op continu basis ondersteuning vragen. Die succesvol zijn en verder willen groeien. Dus meer nodig hebben dan hap snap een klusje. De vraag die ik dan steeds weer krijg is: Hoe zorg je ervoor dat je voldoende werk krijgt? Ik zie steeds meer virtuele assistenten ‘ontstaan’. Mensen die dapper zijn en het heft in eigen handen hebben genomen om zelfstandig te worden. En hun expertise omzetten in het ondernemerschap als VA. Dit juich ik van harte toe. Omdat ik weet dat deze dappere mensen meer mogelijkheden zien. Omdat ze al jaren stilstaan en in loondienst niet de uitdaging en ontwikkeling krijgen waar ze naar verlangen. Toch krijgt menig VA geen opdrachtgevers! Het probleem is dat veel virtueel assistenten zich teveel als secretaresse profileren. Ze bieden taken aan op secretarieel vlak. Dat is echter niet hetgeen waar de meeste succesvolle ondernemers naar zoeken. Omdat deze taken prima door de ondernemers zelf gedaan kunnen worden. Omdat dit niet hetgeen is waarin ze investeren! Denk maar aan het bedrijfsleven. Ook daar worden secretaresses als overhead gezien en eruit bezuinigd. Waarbij managers voortaan zelf hun agenda en mail moeten beheren. Of dit een slimme oplossing is, is een tweede (ik denk persoonlijk van niet). Maar het is een teken dat dit dus niet meer de hoofdtaak van een secretaresses is/wordt. Ook in het bedrijfsleven! Daar sta je dan: heb je de stap gezet naar een eigen VA bedrijf, heb je geen klanten! Ronduit frustrerend. En het knaagt omdat je hierdoor niet voldoende inkomen genereert om van te leven. Wat weer onzekerheid met zich meebrengt. Het feit dat menigeen in je omgeving er ook geen brood in ziet en tegen je aanpraat over hoe ‘dom’ het is om zelfstandig te worden, maakt je aan het wankelen: heb je hier wel goed aan gedaan? Of klopt het wat ‘iedereen’ zegt? Geloof me: het klopt niet!! Er is mega veel werk en heel veel ondernemers worstelen. De kunst van succesvol je bedrijf neerzetten is dat je weet waarmee ze worstelen: • Welke taken willen zij uitbesteden? • Wat is de investering in een VA waard? • Wat moet je kunnen opleveren? • Hoe zorg je ervoor dat je voldoende werk krijgt? Als virtueel assistent is het belangrijk dat je de kosten voor jouw inzet weer terugverdient. Zeker als je een klant wilt die jou graag op continu basis inhuurt. Zodat jij jouw diensten in de vorm van een pakket aanbiedt en dit pakket iedere maand weer afgenomen wordt. Zodat jij weet wat jouw inkomsten per klant en per maand zijn. En je dus voldoende werk en inkomsten hebt. Om dit te kunnen bieden, moet je je richten op de 3 meest belangrijke onderdelen voor iedere ondernemer: (Online) Marketing Klanten 58 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Financiën Denk maar aan je eigen bedrijf: zonder marketing geen klanten -> zonder klanten geen geld. En zonder geld heb jij geen bedrijf waarvan je kunt leven. Als jij zorgt dat je je klant kunt helpen met (online) marketing, help je met nieuwe klanten werven. Dat betekent dat jouw opdrachtgever (jouw klant) weer meer inkomsten genereert en daardoor succesvol(ler) wordt. Hierdoor ontstaat continuïteit bij jouw klant. Waardoor hij ook continu jouw diensten nodig heeft. In de basis is het heel eenvoudig. Daarom is het slim dat je zorgt dat jouw kennis en vaardigheden richt op de 3 belangrijkste onderdelen voor ieder bedrijf. Waarmee je de investering voor jouw diensten waarmaakt.


28. Hoe zet jij de grote stap naar zichtbaarheid? Wij zijn de mensen achter de schermen. We werken hard om zaken gewoonweg geregeld en gedaan te krijgen. We doen mega veel. Maar men ‘ziet’ ons niet. Toch? Zelf heb ik daar altijd een soort van strijd in mezelf over gehad. Aan de ene kant wil ik dat men ziet wat ik allemaal doe en beteken. Ik wil toch erkenning en waardering voor mijn inzet voelen. Aan de andere kant vind ik het lastig om mezelf op de voorgrond te zetten, althans zo voelt dat. Laat mij maar gewoon doen. Dat hoor ik ook van andere virtuele assistenten (en voorheen secretaresses)… Woorden als ondersteunen, assisteren, backoffice, ze beschrijven allen precies onze rol en hoe we ons vaak -niet- profileren. Nou is er niets mis met een bescheiden houding en opstelling (zou bijna zeggen: in tegendeel) maar als ondernemer moeten we dit toch anders aanpakken. Want als we niet zichtbaar zijn, hoe vinden we dan klanten? En hoe vinden klanten ons? Zelf was het publiceren van mijn allereerste website een mega grote stap. Het voelde kwetsbaar. Wat vind men daarvan? Hoe komt het over? En wat voor reacties zal ik hierop krijgen…? Ondertussen ben ik al wat jaartjes verder en is een website publiceren allang geen hobbel meer. Nu lag mijn uitdaging in het opnemen van filmpjes zodat jullie mij ook kunnen leren kennen. En zie hier, na een paar weken opnemen en publiceren, heb ik deze hobbel ook al overwonnen. Yeah!! Dus mijn advies: gewoon doen! Ik bagatelliseer niets, ik weet dat het spannend en eng is. Daarom is het belangrijk om voor jezelf helder te maken wat je wilt bereiken met het zichtbaar worden. Wat is je doel? En daarna beslis je welke wijze bij jou past. Laten we dat wat uitdiepen. 1. Bepaal je doel Als je geen doel hebt, is de stap mega groot om te zetten. Daarom is het belangrijk om voor jezelf te bepalen wat je wilt bereiken. Want onafhankelijk van de wijze waarop je zichtbaar wordt, je zult zelf actief moeten worden. Als je een startende virtuele assistent bent, wil je in het begin vooral klanten vinden. De eerste klant is het lastigste. Zodra je met de eerste gestart bent, wordt de drempel om de volgende klant te zoeken al wat lager. Maar hoe dan ook moet jij aan de slag om jezelf te laten zien. Om te tonen wie je bent en wat je kunt. Als je reeds een ervaren VA bent, wil je je vaak meer specialiseren. Heb je een bepaalde niche waar je je op richt? Of bied je misschien hele specifieke diensten aan? Dan wil je herkend worden als de expert op die vlakken. En misschien wil je zelfs een volgende stap zetten zoals Online Business Manager worden of trainingen geven. Of ben je op zoek naar bepaalde kennis en vaardigheden? Dan is dat je doel met zichtbaarheid creëren. 2. Bepaal de wijze waarop je jezelf zichtbaar maakt Er zijn verschillende manieren om zichtbaar te worden. Een website hebben, lijkt het meest voor de hand te liggen. Maar daar komen niet automatisch nieuwe klanten op af. Het is een mooie manier 60 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

om meer over jezelf en jouw diensten te vertellen. De meeste mensen gaan echter pas op je website kijken zodra ze je op een andere wijze ‘ontmoet’ hebben. Om mensen te laten zien dat je bestaat zijn er nog 2 kanalen die sneller werken: Het online kanaal En dan bedoel ik sociale media. Er zijn verschillende mogelijkheden en ik zou kiezen welke het beste bij jou past. Ik noem de 3 meest bekende: • LinkedIn is wat mij betreft een must. Het meest zakelijke netwerk waar jij je profiel uitgebreid kan invullen én een link naar je website kunt plaatsen • Twitter is een kanaal dat veel zakelijk gebruikt wordt. Betekent echter wel dat je regelmatig iets moet gaan posten. Heb je tips of advies wat je kunt delen? Heb je interessante artikelen gelezen die voor je doelgroep ook interessant zijn? • Facebook zakelijke pagina: hierop kan je ook net als bij LinkedIn meer over je bedrijf vertellen en contactgegevens achterlaten. Ook een mooi alternatief als je nog geen website hebt. Maar ook hiervoor geldt: je zult actief moeten communiceren met je doelgroep dus tips, advies, berichtjes, blogs etc. Deel wat interessant is of naar welke netwerkbijeenkomst je gaat. Dan kunnen mensen je zo live ontmoeten. • Volg anderen en word lid van groepen. Het maakt niet uit in welk kanaal je actief bent. Volg ondernemers in jouw doelgroep, word lid van groepen waarin jouw doelgroep vertegenwoordigd is en deel kennis, tips en ga vooral het gesprek aan. Je zult zien dat je prima tips kunt geven. Het offline kanaal Uiteindelijk vindt iedereen het fijn om je persoonlijk en dus live te ontmoeten om je beter te leren kennen. Dus hoe goed het online kanaal ook werkt, er is nog meer. • Ga naar netwerkbijeenkomsten. Het is niet direct dé manier om een klant tijdens zo’n bijeenkomst te ontmoeten maar je breidt je netwerk wel uit. En hoe meer mensen jou gezien en ontmoet hebben, des te meer mensen over jouw bestaan en je diensten weten en dus een tip kunnen geven. Ga dus altijd met mensen het gesprek aan, leer ze kennen, toon interesse, etc. Ook al is het niet een potentiële klant! Het balletje moet gaan rollen zeg maar. • Word lid van een netwerk. En als VA is het nog slimmer om een actieve rol in zo’n netwerk op je te nemen. Denk aan secretaris zijn. Of een organisatorische rol. Je komt hierdoor in contact met een heel groot netwerk, vaak in je eigen regio. Dé manier om jezelf zichtbaar te maken én om klanten te vinden. Want de meeste klanten vind je toch in je eigen/directe netwerk. • Connect met dienstverleners die ook voor jouw doelgroep werken. De meest voor de hand liggende is je boekhouder. Maar ook een grafisch ontwerper, websitebouwer, tekstschrijver, fotograaf, noem maar op. Allemaal ‘collega’s’ op een ander vlak die ook voor zelfstandig ondernemers en/of MKB bedrijven werken. Die weten vaak meer waar ondernemers mee worstelen en kunnen je zo maar in contact brengen. En zie hier nog een reden om met diverse ondernemers het gesprek aan te gaan. Er zijn nog heel veel mogelijkheden om zichtbaar te worden, maar dit zijn mooie en de meest makkelijke manieren om actief te werken aan zichtbaarheid. Dan komen die video filmpjes vanzelf nog.


29. Help, waarom vind ik geen klanten!? Klanten vinden is – zeker in het begin – best ingewikkeld. Je bent nog onzeker over: • wat je kunt betekenen voor de klant • hoe je het beste aan de slag kunt • wat de klant exact van je verwacht Dat maakt het heel lastig of zelfs ronduit eng om rechtstreeks op potentiële klanten af te stappen. Kan me dus heel goed voorstellen dat je onrustig wordt en je afvraagt: Help, waarom vind ik geen klanten!? Heb jij misschien het gevoel nog geen volwaardig gesprekspartner te zijn? Denk je dat je nog te weinig over ondernemen weet? Of is de stap zo groot om vanuit een rol op de achtergrond nu ineens op de voorgrond te moeten treden? Allemaal logische verklaringen vanuit jouw gevoel. Maar heb je al eens nagedacht hoe het voor onze potentiële klanten is? Denk je dat zij weten waar ze ons als VA voor kunnen inzetten? Of zou het kunnen dat zij worstelen met (voor)oordelen zoals: • ik kan het vast niet betalen • ik weet niet waar ik moet beginnen • zelf doen gaat sneller dan overdragen • geen idee hoe virtueel samenwerken gaat dus laat maar • ik heb geen tijd om iets over te dragen • weet zelf niet eens hoe ik online ondernemen moet implementeren, hoe ga ik het dan uitleggen aan een VA Kortom: ze hebben zelf geen idee hoe ze met een virtuele assistent kunnen samenwerken! Sterker nog: ze hebben er vaak nog nooit over gehoord!! Gevolg is dat zowel jij als VA als de ondernemer het gesprek niet aangaan. Omdat van beide kanten nog teveel onduidelijkheid of onwetendheid is. En het gevolg daarvan is dat ondernemers blijven worstelen met alle ballen in de lucht houden en taken gedaan krijgen. Met een gevoel van overweldigd worden door dit alles i.p.v. kunnen doen wat ze het allerliefst doen. Waarbij jij als VA beschikbaar bent om te helpen maar de ondernemer weet je niet te vinden. Je wordt moedeloos omdat het maar niet lukt. Met al je drive en enthousiasme zit je toch gewoon thuis te wachten op…. tja, waar wacht je eigenlijk op? Het wordt hoog tijd dat we daar verandering in gaan brengen. Eens? Laten we de handen in elkaar slaan en ons actief op de markt gaan profileren. Doe jij mee? Dit is mijn voorstel:


Stap 1: Zichtbaarheid in de markt We gaan ondernemend Nederland (en België) informeren over ons bestaan. Dus we laten weten dat de virtueel assistent bestaat. We vertellen wat onze expertise is. Waarmee wij kunnen helpen en hoe wij het ondernemen weer echt leuk maken. Geloof me, dat is nog veel meer dan alleen taken uit handen nemen! Hoe worden we zichtbaar? Doordat ik presentaties ga geven in het land. Jawel, je kunt mij ‘boeken’ om te spreken tijdens netwerkbijeenkomsten, clubdagen, MKB bijeenkomsten, etc. Om wat helderheid te geven waarover ik kan spreken, heb ik op deze websitepagina nadere informatie met 2 onderwerpen geplaatst. Voel je vrij om deze informatie van mijn website te plukken (PDF downloaden) en lokaal in jouw omgeving navraag te doen óf en wanneer ik zou mogen spreken. Vraag ook andere ondernemers in je netwerk om tips! De meest directe en snelle manier om zelf in jouw directe omgeving zichtbaarheid te creëren! Want jij bent er natuurlijk gewoon bij!

Stap 2: Ondernemers een handje helpen Daar waar ondernemers niet weten hoe ze met een VA kunnen starten, welke taken ze uit kunnen besteden of waar gewoonweg te beginnen, gaan we hen daarbij helpen. Niets zo frustrerend als geld uitgeven terwijl er geen resultaat uit volgt. Speciaal hiervoor heb ik een dienst gecreëerd en help ik de ondernemer om gericht een keuze te maken. Zodat hij weet in welke fase zijn bedrijf op dit moment zit en daardoor heel gericht een keuze maakt welke VA diensten de investering waard zijn. De meest belangrijke aspecten voor een ondernemer zijn: Marketing -> Klanten -> Financiën Herkenbaar? Jij bent tenslotte ook een ondernemer! Na deze dienst weet de ondernemer waar zijn focus nu moet liggen om meters te maken. En hoe een VA hem daarbij gaat helpen! Ken jij ondernemers die worstelen met: • het maken van de keuze wel/niet met een virtuele assistent werken? • de vraag hoe een VA hem gaat helpen met de groei van zijn bedrijf? • het implementeren van marketing mogelijkheden en zich afvragen of het hen gaat helpen? Verwijs ze dan naar deze dienst ‘Snel en Effectief met een VA aan de slag’ Dan help ik ze met het maken van de keuze en kunnen ze daarna gericht met een virtueel assistent aan de slag.


Stap 3: Profileer jezelf online op mijn website De ondernemers die overtuigd zijn dat een VA de juiste uitkomst is voor: • het managen van hun bedrijfsgroei • het verlichten van werken tijdsdruk • het implementeren van online marketing én tools • en nog veel meer… Zijn op zoek naar die ene juiste virtuele assistent. Daarom wil ik ze een plek bieden waar ze die VA kunnen vinden! Die plek is op een aparte pagina op mijn website. Een plek waarin ze vrij kunnen kijken naar de VA die ze zoeken en rechtstreeks contact kunnen opnemen. En jij kan jezelf op deze pagina profileren! Er wordt op dit moment hard gewerkt om dit onderdeel per 1 maart beschikbaar te stellen. Dus voor nu vraag ik je nog even geduld te hebben. Dat neemt niet weg dat we vast kunnen starten met stap 1 en stap 2. Dus doe jij mee? Dan hoeft niemand zich meer af te vragen waar we klanten vinden, want klanten vinden ons!!


30. Hoe krijg je winstgevende, interessante opdrachten? Vorige week sprak ik Annemieke. Zij vertelde mij dat ze regelmatig potentiële klanten spreekt. Ondernemers die geïnteresseerd zijn in het uitbesteden van taken aan haar als virtueel assistent. Maar als ze met haar in gesprek gaan over wat ze kan doen en wat haar uurtarief is, haakt menigeen af. De ondernemers die wel klant worden, kiezen voor een hele afgebakende taak zoals het versturen van de wekelijkse nieuwsbrief en betalen haar heel specifiek voor dit stukje werk. Op zich is Annemieke wel blij dat ze deze opdrachten krijgt, maar ze mist het echte ondersteunen. En meer continuïteit in haar inkomen. Het voelt nu teveel als gewoonweg taken uitvoeren waarvoor ze te weinig verdient. Hoe krijgt ze winstgevende, interessante opdrachten? Ik herken waar Annemieke mee worstelt. Toen ik in 2012 mijn certificatie voor Online Business Manager binnen had, ging ik de markt op met mijn lijst van activiteiten die ik allemaal voor klanten kan doen. Ik heb met heel wat ondernemers gesproken. Echter, niemand wilde met mij in zee! Ik voelde me helemaal gefrustreerd. Met al mijn kennis en vaardigheden kan ik zo ontzettend veel voor ondernemers betekenen! Waarom zien zij dat niet? Grote bedrijven stonden wel bij mij op de stoep, dus nam ik wederom een grote opdracht aan. Maar dit was niet wat ik wilde. Ik wilde winstgevende, interessante opdrachten zonder fulltime bij 1 klant aan de slag te moeten gaan. In 2013 heb ik de tijd genomen om eens uitgebreid onderzoek te doen bij zelfstandig ondernemers en kleine bedrijven. Dit heeft mij heel veel inzichten gegeven. Inzichten die ik nu ook met Annemieke besprak. Wat klanten willen is: • Herkennen dat jij een specifieke expertise hebt • Begrijpen hoe jij hen kan helpen met de volgende stap in hun bedrijf • Vooraf helderheid hoeveel jouw support kost Wat we niet moeten onderschatten is dat de meeste ondernemers nog nooit met een assistent samengewerkt hebben! Daardoor worden ze onzeker: • Wat ga je voor ze doen? • Hoe ontlast je ze dan? • Gaat het niet sneller als ze het gewoon zelf doen? • Is het wel veilig om allerlei bedrijfsinformatie aan een VA over te dragen? • En hoeveel geld kost het uiteindelijk? Het onzekere gevoel dat ze totaal geen vat hebben op wat er gebeurt als ze taken aan een virtueel assistent uitbesteden! 65 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Daarom ben ik mijn aanbod gaan wijzigen. Laat ik het toelichten:

1. Ik heb gekozen welke diensten ik wilde leveren Daar begint het. Het is eng om te kiezen, maar wel het beste wat je kunt doen! Waar ben je goed in? Wat vind je leuk? Waar word je blij van? Geef aan waar jouw expertise ligt en wat jij de markt wilt aanbieden. 2. Daarna besloot ik voor welke klanten ik wilde werken Persoonlijk hou ik van de zakelijke dienstverlening. Daarom heb ik gekozen voor zelfstandig ondernemers die diensten leveren aan het bedrijfsleven. Dit is mijn achtergrond en ik begrijp waar ze mee bezig zijn. Ik herken aspecten en kan me inleven in de klanten van mijn klant. Hierdoor spreek ik dezelfde taal als mijn klanten (zoals dat zo mooi heet) en zij begrijpen mij. 3. Door mijn marketing boodschap te formuleren wist iedereen wat ik deed Door eerst zo breed mezelf aan te bieden, konden klanten geen beeld vormen van wat ik deed. Laat staan of ik bij hen paste. In mijn marketing boodschap vertelde ik exact wat ik deed, voor wie en wat het resultaat is als ze met mij samenwerken. Dat scherpte het beeld van klanten. En ineens vond ik ze wel! Ineens kwamen klanten naar mij en vertelden dat ze graag met mij wilden samenwerken! 4. Ik ben afgestapt van mijn uurtarief en heb vaste pakketten gevormd Nooit meer een discussie over de kosten. Klanten wisten exact wat het samenwerken met mij kost. Vooraf helderheid. En bij groei van het bedrijf en de hoeveelheid taken, was ook meteen helder wat mijn volgend pakket kost. Mijn klanten wisten precies waar ze aan toe waren en kozen zelf voor uitbreiding. Grappig is dat mijn klanten direct merkten wat het samenwerken met mij hen opleverde. Want slechts één taak uitvoeren zoals het versturen van een nieuwsbrief zet geen zoden aan de dijk (zoals ik het graag noem). Alleen constructief bouwen aan (de groei) van het bedrijf, met een doel voor ogen waar de ondernemer naar toe wil en wat hij hiervoor nodig heeft, levert echt resultaat op!


31. Welke vragen stel je in een intakegesprek met een potentiële klant? Tijdens het programma ‘Binnen 10 Weken een Lopend VA Bedrijf’ besteden we 1 les geheel aan het intakegesprek én het verkoopgesprek met een opdrachtgever. Voor velen is dat een heel spannend gesprek. Je wilt natuurlijk heel graag goed overkomen én deze ondernemer over de streep trekken om met jou in zee te gaan. Makkelijker gezegd dan gedaan, nietwaar? Er staat namelijk heel wat op het spel. Je wilt zó graag dat dit een klant van jou wordt, dat je zenuwachtig bent, vergeet dingen te vragen, onzeker wordt of je wel goed overkomt, en zo kan ik nog wel even doorgaan. Bij één van mijn eerste intakegesprekken als zelfstandig ondernemer kreeg ik de opdracht niet. Ik had al geleerd dat je altijd moet vragen waarom niet. Daar kan je nl. iets van leren voor de volgende keer. Dus dat heb ik gedaan (veilig via de telefoon) . De terugkoppeling die ik kreeg, was dat ik het intakegesprek teveel als een sollicitatiegesprek was aangegaan. Hmm, zo had ik het nog niet eerder bekeken. Maar ik begreep heel goed wat zij bedoelde. Ik was nl. teveel afwachtend geweest. Ik had het gesprek niet geleid om het zo maar te zeggen. En dat is wat je wilt. Je wilt een duidelijke rol in het gesprek nemen zodat je kan laten zien wat je in je mars hebt. Ondertussen weet ik wel beter. Ik heb geleerd dat ik al mijn intakegesprekken in 3 delen moet opbouwen: 1. De feiten 2. Het gevoel 3. De toekomst Laat me dat aan je uitleggen:

De feiten In de startfase van het gesprek wil je zoveel mogelijk de feiten boven tafel krijgen: • over het bedrijf zelf (welke klanten, markt, dienst/product, hoe diensten leveren, (online) marketing, etc.) • over de tijd-/ energievreters van de klant • of en zo ja met welke andere teamleden/externe inhuur de ondernemer werkt (boekhouder, website developer, grafisch ontwerper, etc.) • in welke fase het bedrijf zit -> waar is hij op dit moment mee bezig / groeifase / veel klanten / te weinig klanten.


Het gevoel Probeer zoveel mogelijk het gevoel van de klant te ontdekken om het probleem werkelijk te begrijpen: • kruip in de huid van de klant (denk aan je eigen ervaringen…) • probeer een gedetailleerd beeld te krijgen waar hij tegenaan hikt of mee worstelt en waardoor dit komt (gebrek aan tijd, niet tijdig factureren, te laat betaald worden…) • wat die worsteling met hem doet (frustratie, moedeloos, burn-out, gebrek aan energie…) • hoe dit hem tegenhoudt nieuwe/volgende stappen te zetten • wat voor effect heeft deze worsteling op de klanten van deze ondernemer (denk aan lang wachten, slechte service,…).

De toekomst De worstelingen en problemen van de klant voorkomen dat hij zijn doel kan behalen, dus wil je tijdens het intakegesprek ook weten wat zijn toekomstplannen zijn: waar wil de ondernemer zich graag op kunnen focussen wat heeft op korte termijn zijn prioriteit (meer klanten, nieuwe producten creëren, meer zichtbaarheid, (online)marketing toepassen, etc.) heeft hij een expliciet doel/visie voor ogen met zijn bedrijf wat is zijn doel op de lange termijn / waar werkt hij naar toe. Een potentiële opdrachtgever wordt pas een klant op het moment dat hij het gevoel heeft dat jij precies begrijpt waar hij mee worstelt en je kan laten zien dat jij de oplossing biedt om hem hiermee te helpen! Het intakegesprek is de uitgelezen kans om goed door te vragen en de ondernemer zijn verhaal te laten vertellen! Dus niet een afwachtende houding alsof je aan het solliciteren bent, maar proactief de leider van het gesprek zijn en zoveel mogelijk vragen zodat je écht begrijpt waar het om draait! Zodat de ondernemer voelt (!) dat jij dé persoon bent die hem écht kan helpen het probleem op te lossen. Veel succes!


32. 5 Stappen om je VA diensten helder aan te bieden Ik krijg veel vragen van virtuele assistenten hoe ze hun diensten kunnen aanbieden. Want je weet wel wat je kunt doen, maar hoe zorg je dat je dit helder naar potentiële klanten kunt overbrengen? En nog belangrijker: hoe zorg je dat het aantrekkelijk wordt zodat een klant zich herkent in jouw aanbod en ziet dat jij de perfecte VA bent om zijn problemen of worstelingen op te lossen? Er zijn een paar valkuilen waar virtueel assistenten in stappen: • Je profileert je teveel als een secretaresse en dat dekt niet de lading wat je als VA doet. Je begeleidt en assisteert als virtuele assistent de ondernemer in zijn bedrijfsgroei. Je helpt de bedrijfsonderdelen goed in te richten waardoor de ondernemer vrij is om zich op zijn core business te focussen. • Je geeft aan dat je alles kunt oppakken en doen. Dat is echter onzin. Je kunt niet alles. En je moet ook niet alles willen doen. Bepaal eerst wat je echt leuk vindt om te doen en waar je blij van wordt. Dat geeft je energie en door je daarin verder te specialiseren word je voor je klanten interessant. • Je werkt uurtje factuurtje. Dat kan natuurlijk, maar voor zowel je klanten als jouzelf zet dat niet zoveel zoden aan de dijk. Ze weten niet goed wat ze aan je kunnen vragen en benaderen je alleen voor klusjes. Op deze wijze kun je echter niet bouwen aan een goede opzet en inrichting van de bedrijfsprocessen. Maakt niet uit waar het over gaat. Dat kan absoluut anders! Op moment dat jij jouw diensten op een heldere wijze naar klanten aanbiedt en jezelf anders profileert in de markt, maak je klanten pas nieuwsgierig. Pas dan worden ze getriggerd wat jij voor hen kunt betekenen. Pas dan zien zij voor zich hoe zij aan het worstelen zijn op bepaalde vlakken en begrijpen ze wat jij doet om hun probleem op te lossen. Pas dan ben je interessant! Hoe profileer je je diensten dan helder in de markt? Volg de onderstaande stappen en creëer je eigen aanbod.

Stap 1: welke diensten bied je precies aan? Je kunt niet alles, iedereen heeft haar/zijn eigen expertise. Dus waar ben jij goed in? Wat is je focus waar jij je met jouw diensten op richt? Kijk nog eens naar mijn download ‘100 manieren hoe je ondernemers kunt helpen met bedrijfsgroei’. Daaruit haal je vast tips en inspiratie wat bij jou past.

Stap 2: waar start je als je met een klant aan de slag gaat? Laten we wel wezen, bij de meeste klanten zal eerst achterstallig werk gedaan moeten worden. Gewoonweg opruimen. Of overzicht creëren waar hij precies staat voordat je weet hoe nu verder. Voor sommigen geldt ze iets willen opstarten wat ze nog niet eerder hebben gedaan. Denk bv. aan nieuwsbrieven sturen. Of social media starten. Bij een klant van mij heb ik geholpen met het inrichten van de financiële administratie in Exact. 69 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Stap 3: wat is de volgende fase waar je met je klant naar toe gaat? Als de basis staat, dan wil je daarna gaan bouwen. Wat ga je doen? Wat kun je aanbieden? Hoe wil je dat aanpakken? Hoe kun je zorgen dat er een bepaalde continuïteit ontstaat waar de klant op kan vertrouwen. En hoeveel tijd is nodig om je klant goed te kunnen ondersteunen zonder dat hij heel veel geld hoeft te investeren?

Stap 4: hoe werk je aan de professionaliseringsslag? Zodra het bedrijf van je klant echt groeit, wil je kunnen meegroeien. Je werkt aan een professionaliseringsslag en gaat helpen met systemen implementeren. Want systemen helpen om een goede structuur neer te zetten. Om slimmer en efficiënter te werken. Maar ook om de kans op fouten te verminderen.

Stap 5: bepaal hoeveel tijd je gaat besteden Iedere fase in het bedrijf zal gefinancierd moeten worden. Dus je zult moeten bepalen hoeveel tijd je gaat besteden en wat dit kost. En zodanig dat dit qua investering past bij de fase waarin het bedrijf van jouw klant zit. Je klant zal namelijk niet veel geld willen en kunnen uitgeven in de beginfase. Bovendien zal jjj eerst moet bewijzen wat jouw inzet hem oplevert. Dus ook hierin zijn stappen gewenst. Als jij stapsgewijs alles uitwerkt, kan jij je diensten vormgeven en deze aanbieden aan de markt. Veel succes met het helder profileren van je diensten!


33. Waarom alles om resultaat draait Ik ben net terug van een 3-daagse training voor mijn eigen bedrijf waar ik verschillende verhalen van andere ondernemers gehoord heb. Die wilde ik toch graag met je delen. Het is nl. heel belangrijk om te weten hoe potentiële opdrachtgevers tegenover onze diensten staan! Want als je weet hoe zij denken, kan jij daarop inhaken om hen te overtuigen waarom het zinvol is om met jou samen te werken. Laat ik eens op een rij zetten wat ik gehoord heb. Virtueel assistent is voor menigeen een nieuw begrip. Een nieuwe functie waarvan ze geen weet hadden dat dit bestaat en dat zij als ondernemer een virtuele assistent kunnen inhuren. Het klinkt als kostbaar, want een VA kost natuurlijk geld. En de vraag is of zij wel het geld hebben om een VA in te huren. Er zijn externen die promoten dat je een VA in het buitenland zou moeten inhuren want die zijn veel goedkoper (denk aan landen als India). En er zijn ook Nederlandstaligen die in het buitenland werken en je dus goedkoper als virtuele assistent kunt inhuren. Daarnaast klinkt het heel leuk om met een virtual assistent te gaan werken, maar wat besteed je dan uit? Het voelt heel eng om taken van je bedrijf uit handen te geven aan iemand die ergens anders zit en werkt. Wat als de VA niet werkt en communiceert op de manier dat zij als ondernemer graag willen. Hoe moet je daar mee omgaan? Ik sprak ook een ondernemer die al met 5 (!) virtuele assistentes gewerkt heeft en niet 1x tevreden was! Zij gelooft er eigenlijk niet meer in en heeft geen fiducie dat er een VA is die haar werkelijk kan helpen op een manier waar ze echt iets aan heeft. Een andere ondernemer vertelde dat hij zich groen en geel ergerde dat hij steeds opnieuw moet uitleggen aan zijn VA hoe een landingspagina op zijn website gemaakt moest worden. Hij vraagt zich ten zeerste af of dit ooit goed komt. Kortom: wisselende geluiden van geen ervaring tot slechte ervaring! Dat geeft nogal te denken. Gelukkig stonden deze ondernemers positief tegenover mijn verhaal en wilden ze graag meer informatie over de mogelijkheden en over de virtuele assistenten die ik opleid. Wat ik jou echter wil meegeven is dat het heel belangrijk is dat je je bewust bent van deze vragen en onzekerheden. Want er is 1 goede manier om potentiële opdrachtgevers te helpen met het maken van de juiste keuze: dat is vertellen wat de resultaten zullen zijn als zij met jou aan de slag gaan! 1. Jij staat naast de ondernemer Waarom met jou in zee gaan als hij iemand goedkoper in het buitenland kan inhuren? Ondernemers hebben behoefte aan iemand die meedenkt en meewerkt aan de groei van hun bedrijf. Een tekst in de website plakken, kan iedereen. Maar weten waar het over gaat, kijken of de tekst klopt, of de tips en trucs toegepast worden m.b.t. online marketing, pas daar heeft de ondernemer wat aan! Leg uit hoe jij meehelpt en niet klakkeloos uitvoert. 2. Jij werkt mee aan de groei van het bedrijf Je acteert en reageert uit naam van de ondernemer. Dat betekent dat jij eerst zorgt dat je helder hebt 71 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

wat de communicatiestijl van de ondernemer is. Deze pas je toe, je vraagt om voorbeeld teksten, je legt voor en adviseert naar de ondernemer. Hoe meer je meegroeit, hoe meer je kunt overnemen. En des te meer jij een rol hebt in de groei van het bedrijf. 3. Jij bespaart de ondernemer tijd Helder, alles wat jij doet, hoeft hij niet te doen. Maar tijd is een ruim begrip. Tijd besparen is helpen dat de ondernemer zich kan focussen op hetgeen hij zelf moet doen. Het loslaten van taken waar hij niet goed in is. Gaat ook over slimmer en sneller werken. Over de juiste systemen en tools implementeren. En over kennis hoe je de structuur helder neerzet en overzicht bewaakt. Daarnaast kan de ondernemer meer tijd aan zijn privéleven besteden en heeft hij minder stress. Hij staat er nl. niet alleen voor. Dat is heel wat meer resultaat dan alleen tijd besparen. 4. Jij helpt de ondernemer met zijn doel verwezenlijken Ondernemers hebben vaak plannen en ideeën genoeg. Maar alles uitvoeren en werkelijk stappen zetten is nog een hele uitdaging. Wil jij goed kunnen werken, is het belangrijk dat je helder hebt wat het doel van de ondernemer is. Waarbij het groter doel in stukjes gehakt wordt zodat je weet wat de volgorde wordt om dit doel te behalen. Met natuurlijk een bijbehorende planning. Hierdoor kan jij de ondernemer niet alleen helpen maar ook sturen; jij denkt en werkt nl. 3 stappen vooruit! 5. Jij helpt de ondernemer meer geld te verdienen Doordat er meer structuur is, meer en sneller stappen gezet worden, kan de ondernemer meer klanten helpen, nieuwe diensten ontwikkelen en uiteindelijk meer geld verdienen! Wow, over groei gesproken. Doordat je samen werkt, kan er sneller resultaat behaald worden. Uiteindelijk vertaalt dit zich in sneller en meer omzet! 6. Jij voorkomt dat de ondernemer zich alleen voelt Dat klinkt zoetsappig denk je? Nou echt niet! Het zelfstandig ondernemerschap kan en is vaak heel erg eenzaam. Alles alleen moeten doen, alles alleen moeten bedenken en uitvoeren, pff… je moet van goede huize komen om dat vol te houden én er een succes van te maken. Als de ondernemer slim is, heeft hij ook een business of marketing coach om de stappen helder te krijgen. Als jij hem daarna ook nog helpt met de vervolgstappen en als sparringspartner klaar staat, dan geeft dat vertrouwen in zichzelf en de mogelijkheden. Eenzaamheid is niet eens meer een issue. Je ziet, wij leveren veel meer resultaat dan je wellicht zou bedenken. Stop met alleen maar praten over tijdbesparing. Benoem wat werkelijk wezenlijk en belangrijk is en zeker waar jij je specifiek op richt.


34. Heb jij een draaiboek om te starten met je klant? Het starten met een nieuwe klant is een spannend moment! Je gaat aftasten hoe deze klant werkt. Wat er precies gebeurt in zijn of haar bedrijf. Hoe jij daar een rol in kunt spelen. Wat jij precies uit handen kunt nemen. Enzovoorts. Weet jij exact hoe je dat aanpakt? Waar te starten? Wat voor jouw diensten het meest belangrijk is om te weten? Heb jij een draaiboek om te starten met je klant? Als virtueel assistent neem je slechts enkele taken uit handen. Je bent niet in loondienst. Je bent geen parttime of fulltime medewerker. Dat betekent dat je heel scherp en concreet moet gaan vaststellen wat jij precies gaat doen. Vervolgens gaat jouw klant er vanuit dat jij ook ondernemer bent. Met andere woorden: dat jij precies weet wat je moet doen. Dat jij eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor jouw aandeel neemt. En dat je zorgt dat je dit zelfstandig runt. Helder, toch? Wat is dan vaak lastig? 1. Je klant vergeet jou te informeren Je bent niet aangehaakt. Of niet tijdig aangehaakt. Hoe zelfstandig je ook bent, je zult inhoudelijke informatie van je opdrachtgever moeten ontvangen. De expertise van de ondernemer zelf. Over hoe de zaken in zijn bedrijf lopen en werken. Over inhoudelijke informatie dat verwerkt kan worden. Pas dan kan jij zelfstandig aan de slag met jouw onderdeel.

2. Er is geen planning gemaakt Om structuur te krijgen, heb je een planning nodig. Ondanks dat iedere VA andere taken uitvoert, heb je een leidraad nodig over wat er wanneer gebeurt. Geen planning hebben, betekent in het duister tasten. Je weet niet wat de deadlines zijn. Of wat prioriteit heeft. En dat moet je weten om zelfstandig hierop te kunnen anticiperen.

3. Je klant vindt het moeilijk om los te laten Heel begrijpelijk dit. Voor een ondernemer voelt het als je eigen kind loslaten. Je bedrijf waar je heel je ziel en zaligheid in stopt om er een succes van te maken. En dan gewoon onderdelen overdragen aan een ander? Die ook nog eens virtueel dus op afstand werkt? Hoe spannend is dat? Wanneer jouw opdrachtgever niet een goed beeld heeft over hoe delegeren werkt. Hoe hij aangehaakt blijft en toch met vertrouwen taken los durft te laten, zal hij dat ook niet gaan doen. Met als gevolg dat jij ook stilstaat. Hoe kan je deze 3 punten op voorhand al ondervangen? Door je eigen draaiboek te maken hoe je met een klant wilt starten. Jij hebt als zelfstandig VA goed voor ogen wat je nodig hebt. Hoe je wilt samenwerken. Wat voor jou belangrijk is om je werk tijdig en van kwalitatief hoog niveau te kunnen 73 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

leveren. Hoe je hem aangehaakt houdt. Maak heldere afspraken. Ontwikkel een draaiboek dat je keer op keer voor iedere klant weer kunt gebruiken. Naast het feit dat dit jouw klant helpt om inzichtelijk te krijgen hoe jij het aanpakt, getuigt het ook van jouw kwaliteit. Je weet waar je over praat en laat dit helder zien. Veel succes!


35. Hoe overtuig je potentiële opdrachtgevers wat je hen biedt? Jezelf verkopen, klanten krijgen, voldoende inkomsten verdienen is wel de grootste zorg die virtuele assistenten hebben. Logisch natuurlijk want zonder klanten geen inkomsten. En zonder inkomsten geen bedrijf. Simpel. Maar hoe zorg je dat ze JA tegen jou zeggen? Dat je voorstel zo interessant is dat ze de waarde voelen die jij kunt bieden? Welk voorstel je hiervoor het beste kunt doen? Wat vertel je? Dus hoe overtuig je potentiële opdrachtgevers wat je hen biedt? Veel ondernemers kennen het begrip virtueel assistent (VA) nog niet. Terwijl in het buitenland al volop met VA’s wordt gewerkt. Ik zit in een netwerk van VA’s in Amerika dat al 10 jaar bestaat! Wij lopen dus duidelijk een paar jaar achter. Dat maakt niet uit, dat betekent alleen dat we ondernemers moeten leren wat een virtueel assistent is en kan doen. Dat doe ik al volop vanuit mijn bedrijf Manage je Bedrijfsgroei, maar jij zal dat ook moeten doen. Waarbij ik je wil adviseren om niet te zeggen dat een VA een secretaresse is. Want hoe waardevol de functie van secretaresse ook is (echt!) dat is niet voldoende voor ondernemers. Sterker nog: een zelfstandig ondernemer zoekt niet zozeer secretariële ondersteuning. Een ondernemer heeft zijn handen vol aan alle taken die in een bedrijf spelen. Daarbij komt ook nog eens dat de meeste ondernemers nooit geleerd hebben wat het opzetten en runnen van een goed lopend bedrijf precies inhoudt. Wat je allemaal moet: • weten • kunnen • leren • doen Dus werken ze zich een slag in de rondte om alles te managen, uit te voeren, te implementeren. En nog komen ze tijd tekort. Nog even los van het feit dat ze niet in alles even goed zijn. Want we kunnen nou eenmaal niet alles! Daarnaast zijn ondernemers heel zuinig. Want net als bij jou geldt: geen klanten = geen inkomsten! Je zult dus echt moeten weten wat je te bieden hebt. Welke diensten je levert en wat hiervan de waarde is. Het rekensommetje van uurtarief is heel zwart/wit. Daar tegenover moet waarde staan die meer uit gevoelsonderdelen bestaat. In feite valt alle waarde die je biedt in 2 categorieën: 1. Problemen Welke problemen los je op? Waar worstelt jouw doelgroep mee? Wat leeft er in jouw niche? Ieder bedrijf zit in een andere fase. De een is net gestart, de ander groeit enorm. Je wilt dus kunnen inspelen op de problemen die bij jouw potentiële opdrachtgevers spelen. Want problemen zijn negatief. Die maken dat ondernemers vermoeid raken. Niet langer plezier in sommige activiteiten 75 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

hebben. Tegen bepaalde taken aanhikken. En meestal komen deze problemen steeds weer terug! Bedenk dus wat je kunt doen om het probleem op te lossen. Niet eenmalig of alleen nu een brandje blussen. Maar heel concreet zodat dit probleem in de toekomst niet meer voorkomt. 2. Resultaten Welk resultaat bied je? Wat levert de investering in jouw diensten concreet op? Investering klinkt al heel anders dan kosten. Een investering moet echter iets opleveren. Dan kan je praten over een concreet iets, bijvoorbeeld een tool implementeren, maar voeg hier ook het gevoel aan toe. Wat levert deze tool op? Is dat tijdwinst? Is dat het stroomlijnen van een proces? Voorkomen van fouten? Continuïteit? Beter relatiebeheer met klanten? Zoals je ziet is dit veel meer positief ingestoken. Ondernemers investeren heel veel. Ze willen alleen weten wat het resultaat hiervan is. Hierdoor kunnen ze een weloverwogen afweging maken of het resultaat de investering waard is! In feite overtuig je potentiële opdrachtgevers door te vertellen welk probleem je oplost en wat het resultaat hiervan is! Veel succes!


36. Hoe je het vertrouwen van klanten kunt krijgen Misschien herken je dit: Je hebt allemaal plannen en ideeën hoe je ondernemers wilt helpen. Je hebt veel ervaring en expertise uit het verleden en dus zie je zelf goed voor ogen wat je hen te bieden hebt. Toch lukt het je niet om potentiële opdrachtgevers te overtuigen om een betaalde klant te worden. Of je nu net als VA bent gestart of dat je al een tijd zelfstandig bent en nieuwe diensten aanbiedt, dit kan heel frustrerend werken. Het lijkt wel alsof je niet krijgt uitgelegd wat je werkelijk kunt betekenen. Je zoekt naar de juiste woorden om klanten te overtuigen maar blijft hangen op de voor jou bekende begrippen. En die komen niet ’binnen’ bij potentiële klanten. Het probleem zit hem vaak dat ze nooit eerder met een assistent hebben gewerkt. Ze zien niet goed in welke taken ze kunnen overdragen, laat staan hoe. En het onbekende houdt hen tegen. Een ander probleem is dat ze hikken tegen de prijs die ze moeten betalen. Het investeren in goede ondersteuning voelen ze als een luxe die ze zich niet kunnen permitteren. Ze investeren liever in marketing trainingen, websites, nieuwe diensten ontwikkelen, etc. Alles om maar klanten te werven. Allemaal waardevol en noodzakelijk om je bedrijf te laten groeien. Wat ze echter onderschatten is dat een virtuele assistent hen juist helpt bij het stroomlijnen van de groei en zich richt op het uiteindelijke doel. Ze helpt de ondernemer juist met een volgende stap te zetten en de focus op het uiteindelijke doel te houden. Een VA huur je niet zozeer in voor de taken van nu: een VA huur je in om te helpen met het verwezenlijken van je doel. Wat kun je als virtueel assistent doen om een nieuwe klant te werven? Allereerst is het belangrijk dat je ondernemers kunt uitleggen wat het samenwerken met een virtueel assistent hen oplevert. En dat gaat verder dan alleen maar: meer tijd. Wat je nodig hebt is helderheid geven over: • wat je expertise is • welke diensten je aanbiedt • wat jouw unieke toegevoegde waarde is • welk resultaat dit hen oplevert Daarnaast kan een proefperiode heel handig zijn. Voor klanten wordt de drempel om met jou te gaan werken, veel lager. Zo krijg je bewijs dat het echt werkt wat je doet en dat geeft je het nodige zelfvertrouwen om meer potentiële klanten te gaan benaderen. Hoe pak je het aan? Hoe zorg je dat klanten makkelijk ‘ja’ zeggen tegen een proefperiode? Hoe pak je een proefperiode aan zodat jij er ook echt wat aan hebt? • Je biedt een specifieke dienst aan zodat je hier gericht aan kunt werken • Je bepaalt een afgebakende periode waarin je je diensten tegen geen (of een geringe) vergoeding aanbiedt 77 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• Je evalueert na deze periode met de klant hoe hij/zij dit ervaren heeft zodat je helder en in de woorden van de klant kunt vertellen wat dit opgeleverd heeft • Je spreekt van tevoren af dat je een referentie van deze klant wilt hebben die je als ‘bewijs’ voor je eigen marketing in de markt kunt gebruiken Hiermee heb je het bewijs geleverd, zal je klant enthousiast met je verder werken en is hij/zij tevens een goede referent voor nieuwe klanten.


37. Plof op de stoel van je klant Iedereen heeft zijn eigen expertise, zijn eigen (werk)ervaring en kennis opgebouwd. En vanuit die expertise heb je je eigen bedrijf opgezet. Helder toch? Je weet wat je kunt en wat je leuk vindt. Maar dat is ook gelijk je valkuil! Denk maar eens goed na hoe het werkt. Alles wat je doet, doe je vanuit je eigen perspectief. Je hebt exact voor ogen hoe je je werk doet. En dat wil je delen. Je vertelt dit aan potentiële klanten en voor je gevoel is dat helder. Voor klanten is het echter helemaal niet helder. Zij ‘begrijpen’ niet alles en als ze het al begrijpen, voelt het niet altijd als urgent. Een voorbeeld: jij weet heel goed dat je je klant kunt helpen tijd te besparen door allerlei taken over te nemen op het gebied van dagelijks management. Dus de agenda beheren, mail afhandelen, digitaal archief opbouwen, enz. Enthousiast vertel je je verhaal hoe jij deze taken over kan nemen, hoe goed je hierin bent en dat de klant tijd kan besparen en zich meer kan focussen op zijn eigen bedrijf. ‘Leuk’ denkt de klant ‘maar ik kan prima zelf mijn mail en agenda bijhouden’. Hij voelt niet per definitie de noodzaak om jou in te huren om deze taken van hem over te nemen. De investering die hij moet doen om jou te betalen, voelt voor hem als extra kostenpost. En dus zal hij jou niet inhuren. Gemiste kans, toch? Wat ik ondertussen geleerd heb (heel zwart/wit gesteld) is dat men niet in jou (en mij) geïnteresseerd is. Iedereen is hard bezig met zijn eigen bedrijf. Als jij jouw diensten wilt aanbieden, zal je je op de klant moeten richten. Wat maakt dat jij interessant voor hem bent? Waarom zou hij geld investeren in jouw diensten? Welk resultaat behaalt hij dan? Welk probleem wordt er dan opgelost? Kijk, een website laten maken is heel helder. De klant weet exact wat hij aan het einde van de opdracht in handen heeft. Onze diensten als virtuele assistent is van een andere orde. Allereerst lijkt het niet zo concreet. En daarnaast lopen de taken en uren en dus investering alleen maar door. In principe stopt het niet. Tenzij je een afgebakend project uitvoert. Dat maakt dat je je heel goed moet inleven in de klant. In de zaken waar de klant mee bezig is. En waar hij behoefte aan heeft. Er is maar één goede manier hoe je dat kunt doen: Bij alles wat je doet dat gericht is op je klanten, is het belangrijk dat je op de stoel van je klant gaat zitten. • Waar worstelt je klant mee? • Welke kennis of ervaring mist je klant? • Wat is het meest urgente voor je klant? • Welke bezwaren heeft je klant waardoor hij jou niet gaat inhuren? • Welke vragen spelen bij de klanten van jouw klant? • Wat is het doel dat jouw klant wil behalen? • Welke projecten wil je klant implementeren en wat kan hij daarmee bereiken? 79 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Je helpt je klant pas echt als je onderzoekt, vraagt en ontdekt waar jouw klant behoefte aan heeft. En misschien staat het uit handen nemen van het dagelijks management wel helemaal niet bovenaan zijn prioriteitenlijstje. Met deze kennis, met de exacte woorden die (potentiële) klanten gebruiken, kan jij jezelf helder profileren. Denk daarbij aan: • de omschrijving van je diensten • de teksten op je website • je marketing boodschap • je visitekaartje • de gesprekken tijdens netwerkbijeenkomsten • enz. Pas dan leert de klant wat de noodzaak is om jou als VA in te huren!


38. 7 Valkuilen van VA’s die lang in loondienst hebben gewerkt Ondernemer zijn is zo anders dan in loondienst werken. Als ik kijk naar mijn programma waarin ik a.s. VA’s help hun eigen bedrijf op te zetten, leren ze van de 1e tot aan de 10e week enorm veel nieuwe aspecten. En dat heb ik zelf destijds ook zo ervaren. Alleen had ik geen opleiding. Kan me nog goed herinneren dat ik op een opdracht reageerde en het enorm spannend vond om het gesprek aan te gaan. Ik was heel teleurgesteld dat ik de opdracht niet kreeg. Toen ik achteraf om feedback vroeg wat er ‘fout’ ging, meldde de opdrachtgever dat ik het gesprek was aangegaan als een sollicitant. Ze zochten echter geen medewerker, ze zochten een expert die het probleem ging oplossen! Nou, die heb ik in mijn oren geknoopt. Ondernemer zijn, vergt een heel andere houding. Een andere insteek m.b.t. wat je aanbiedt en wat je gaat doen. En dan nog iets: je moet zichtbaar worden. Hellup! Ik was gewend om op de achtergrond te werken. Hoe ging ik nu dan op de voorgrond treden? Herken je dat? Als we teveel op de achtergrond blijven, vinden opdrachtgevers ons niet. Dus zichtbaar zijn, is een must. Maar dat is niet voldoende. Je moet exact weten waar jouw doelgroep om vraagt en juist dat gaan aanbieden. OK, maar hoe kom je dan aan die informatie? Het klinkt misschien simpel, maar dat moet je gaan onderzoeken. Je doelgroep benaderen en het vragen. Waar worstelen ze mee? Wat hebben ze nodig? Waar willen ze voor betalen? Jawel, de investering die ze in een VA gaan doen, moet ook resultaat opleveren. En dat resultaat moet je kunnen verwoorden wil een ondernemer JA tegen jouw aanbod zeggen. Goed, dan heb je je eerste opdrachtgever. Dan wil je aan de slag. Maar denk maar niet dat de ondernemer weet hoe je dat aanpakt. Nee, die kijkt naar jou. Ondernemers stellen letterlijk de volgende vragen aan mij: • Hoe maak je goede afspraken? • Waar sla je de gezamenlijke documenten op? • Hoe start je en waar begin je mee? • Hoe hou je elkaar op de hoogte? • Hoe hou je een vinger aan de pols? Oeps, geen IT afdeling waar je bij terecht kunt. Nee, nu moet je het zelf inregelen en organiseren. Uhm, welke tools gebruiken we? Hoe pakken we dat aan? Vraag jij het aan? Of doet de ondernemer dat? En hoe zit dat met de kosten? Heel belangrijk dus dat jij exact weet hoe dit te doen En last but not least: neem taken uit handen. Ga niet zitten wachten totdat je opdrachtgever iets aan jou vraagt: jij vertelt wat je gaat doen. Jij legt uit welke stappen je zet om het resultaat te bereiken. En nog beter: je houdt je opdrachtgever bij de les. Je geeft aan wat je nodig hebt. Je helpt hem/haar bij een volgende stap zetten. 81 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Je opdrachtgever stroomt over. Wordt geleefd door alles wat er speelt. En heeft vaak niet de tijd (en de energie) om jou uit te leggen wat er moet gebeuren. Wat de volgende stap is. Wat handig is dat jij doet. Denk mee. Leef je in. Wat zou jij in zijn situatie doen? Wat is urgent? En probeer zelfs je opdrachtgever een stap voor te zijn. Zet een ondernemerspet op en stap in het bedrijf van je klant: wat ga jij dan doen om te helpen? Dus de 7 valkuilen van VA’s die lang in loondienst hebben gewerkt, zijn: 1. Niet zichtbaar zijn 2. Als een sollicitant het gesprek aangaan 3. Geen onderzoek in de markt doen 4. Geen aanbod hebben waar opdrachtgevers naar zoeken 5. Niet het resultaat kunnen verwoorden wat ze bieden 6. Geen idee hoe op afstand werken technisch werkt 7. Wachten totdat opdrachtgever taken overdraagt Laat je daar niet door verleiden. Wees de ondernemende VA die opdrachtgevers zoeken!


39. De beste manier om met je klant af te stemmen! Het mooie van een bedrijf als virtueel assistent hebben, is toch wel het feit dat je vanuit huis kunt werken en diverse klanten tegelijk kunt assisteren. Wat echter wel belangrijk is, is het feit dat je een goede afstemming met je klant onderhoudt. Dat betekent onderzoeken naar de beste manier om met je klant af te stemmen. Ondernemers die naar een virtuele klant zoeken, vragen mij meestal om iemand die in de buurt woont. Dat is wel grappig gezien het feit dat we virtueel werken. Maar ik snap het wel. Het gaat niet altijd om letterlijk ‘om de hoek wonen’. Het gaat over het opbouwen van een vertrouwensrelatie. Het gevoel dat ze de VA dan regelmatig(er) zien, geeft hen een beter gevoel. Vergeet niet: iedere opdrachtgever legt op basis van goed vertrouwen zijn of haar bedrijfsinformatie in jouw handen! Het ‘gevaar’ voor hen zit er in dat jij aan de bedrijfsgegevens loopt te ‘prutsen’. Dus is het belangrijk dat jij hen helpt met het transparant zijn over wat je aan het doen bent. Waar je staat met je opdrachten. Zodat je opdrachtgever weet dat het goed gaat. Heb je vragen of weet je niet zeker of het goed gaat? Stem dit dan af. Ook al voelt het ‘stom’, het is nog dommer om maar gewoonweg te doen en hopen dat het goed gaat. Dus stem tijdig af. Vraag door zodat je begrijp waar het over gaat. Wat het doel is van deze opdracht. Voor mij geldt dat ik graag wil snappen waarom ik iets doe zodat ik ook zelf kan nadenken. Dat betekent dat ik mijn klant regelmatig wil spreken. Dat wil ik kunnen doorvragen over de ontwikkeling van zijn bedrijf. Waar hij staat. Zodat ik meeleef en meedenk in dat proces! De beste manier om met je klant af te stemmen, betreft een combinatie van de diverse manieren. Laat ik hierna uitleggen hoe jij aan het vertrouwen werkt en de klant steeds beter leert kennen zodat je goed kunt inhaken op de wensen: Wekelijks bila Hou iedere week een bilateraal overleg. Dat betekent 1-op-1 even kort afstemmen over de gang van zaken. Je verzamelt punten die je wilt bespreken zodat je je klant tussentijds zo min mogelijk hoeft te storen. En andersom kan je klant ook acties en vragen verzamelen. Bij voorkeur kies je voor een vaste dag en tijdstip. Hierdoor raken jullie hier beiden aan gewend. Spoedzaken Het lijkt me duidelijk dat je ook afstemt hoe je je klant kan benaderen bij spoedzaken. Stuur je een sms? Mail of bel je direct? Of werk je met een besloten Facebook groep voor korte berichten? Bedenk dat je klant niet altijd bereikbaar is. Bij een duidelijke afspraak weet je klant ook dat als je zo contact opneemt dat het ook echt spoed is! Live afstemming Om echt een goede werkrelatie te krijgen en een band op te bouwen is het slim om elkaar af en toe live te zien en te spreken. Voor de een is 1x per kwartaal voldoende, voor de ander liever 1x per maand. Stem dit ook af. En mocht je klant verder weg wonen, is er altijd een mogelijkheid om halverwege af te spreken. Skype Stem af d.m.v. Skype. Hierdoor kan je elkaar in de ogen kijken en dat maakt het al meer persoonlijk dan alleen via de telefoon. Je kunt ook eenvoudig je beeldscherm delen als je iets wilt laten zien of 83 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

ergens niet uitkomt en je zijn advies wilt. Geldt natuurlijk ook andersom. Dit voorkomt ingewikkelde mailtjes. En je hebt snel uitleg waardoor je verder kunt. TIP: Heb je Windows 8? Download dan de Windows bureaublad versie anders werkt het niet. Ga naar de tab ‘Bellen’ en kies voor ‘Scherm delen’. Je moet dan wel de camera’s uit hebben staan. Dropbox Werk voor alle documentatie in een centrale map met je klant. Dat kan Dropbox zijn, of OneDrive, iCloud, noem maar op. Maakt niet uit welk systeem maar je klant moet direct bij de documenten kunnen waarin en waaraan jij werkt. Het zijn nl. zijn documenten! Wees transparant in wat je doet en hoe het ervoor staat. Dan weet je klant precies waar hij aan toe is en bestaat er geen twijfel!


40. Wat is de know like trust factor? Zoals iedere ondernemer, zoeken onze opdrachtgevers klanten. Zij willen die mensen aantrekken die ze het allerbest kunnen helpen. Hun ideale klant. En daar zijn diverse manieren voor. Het allerbelangrijkste is dat onze opdrachtgevers zichtbaar worden. Dat hun doelgroep hen weet te vinden. Pas dan krijgen ze de mogelijkheid om te delen welk probleem ze oplossen. En hoe! Dat kost echter tijd en een lange adem. Daarom zetten onze opdrachtgevers diverse marketing systemen in. Zowel online als offline. Ze maken een marketingplan waarbij alles in elkaar past. Vandaag de dag is de ouderwetse manier van marketing allang veranderd. Waar het vroeger een kwestie van zenden was, gaan we nu de interactie aan. Door internet en het feit dat iedereen online is en zijn mening kan geven, gebeurt dat ook volop. Denk maar aan alle mogelijkheden via social media. Dat doen we niet alleen online. Ondernemers willen ook offline (dus tijdens bijeenkomsten waar ze letterlijk live aanwezig zijn) hun doelgroep tonen en delen wat ze kunnen betekenen. Zodat hun doelgroep dan ook de interactie kan aangaan. Vragen stellen die op hun lippen branden. Ervaren wie die ondernemer is. Maar ook letterlijk ervaren waarmee de ondernemer hen kan helpen. Wat is de ‘know like trust’ factor? Heel eenvoudig: de doelgroep wil de ondernemer eerst leren kennen en aardig vinden voordat ze hem vertrouwen en een dienst afnemen. Ga jezelf maar na: waarom volg je mijn blog? Wat maakt dat je dit interessant vindt? Wat ervaar jij nu als lastig in je bedrijf? Vraag je je af of jij het wel kan? En hoe is het om mij iets beter te leren kennen door een videofilmpje? In het algemeen geldt dat iedere ondernemer de volgende 4 zaken wil delen: 1. Voor wie hun diensten zijn bedoeld 2. Het probleem dat ze oplossen 3. Wat de oplossing is 4. Wat het resultaat is van hun oplossing Dat kan alleen als ze hun doelgroep ook echt samen krijgen. Een moment waarop ze kunnen proeven en kennismaken met de mogelijkheden die deze ondernemer biedt. En de ondernemer zelf beter leren kennen. Dat kan zowel offline als online. Dat vergt heel wat organisatietalent. En dat is precies waar ze de hulp van een VA bij nodig hebben. Want al die verschillende: • manieren van communiceren • marketing systemen die op elkaar aansluiten • kanalen die je inzet om je zichtbaar te maken • mogelijkheden voor live bijeenkomsten 85 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

vergen zoveel inzichten en kennis van wat er mogelijk is, dat het heerlijk is als een virtueel assistent hierover kan meedenken en kan zorgen dat het loopt. Dus een virtuele assistent die hen kan helpen met online en offline marketing waarbij organisatietalent bovenaan staat. Want je kunt alleen werken aan de know like trust factor als je alles aan elkaar rijgt en een grote ketting maakt van opvolgende stappen en acties.


41. Waar ondernemers echt gelukkig van worden Ondernemers weten vaak niet goed wat ze exact van een virtuele assistent kunnen verwachten. Ze begrijpen wel dat ze taken kunnen uitbesteden. Dat de VA werk uit handen neemt, zodat zij lucht hebben om zich te focussen op zaken die alleen zij kunnen doen. Maar helemaal begrijpen hoe dat in de praktijk gaat, is een tweede. Het idee om taken uit te besteden spreekt enorm aan, bezwaren zijn er ook legio maar daar een andere keer meer over. Waar ze echter geen idee van hebben, is dat de VA veel meer voor hen betekent dan alleen de uitvoerende rol! Hoe komt dat eigenlijk? De meesten hebben nooit eerder met een assistent samengewerkt. Ze hebben geen idee wat ze kunnen verwachten en hoe dat er in de praktijk aan toegaat. De traditionele secretaresse in het bedrijfsleven is de beste vergelijking voor hen en laten we wel wezen; de meesten in het bedrijfsleven hebben ook echt geen idee wat een secretaresse allemaal doet. Daarnaast ligt alles omtrent hun bedrijf heel na aan hun hart. Het is hun kindje. De meeste ondernemers die een VA inhuren, hebben heel hard gewerkt om te komen waar ze nu zijn. Hun hart en ziel hebben ze erin gestoken. Dat stuk delen met iemand van ‘buitenaf’ is een hele stap. Ze moeten ervaren dat een ander ook de waarde en het belang van hun bedrijf onderkent. Het vertrouwen in een VA zal moeten groeien. En als ze zover zijn om met een VA samen te werken, hebben ze niet eens voor ogen dat een VA nog veel meer voor hen kan doen. Dat betekent dat we als VA moeten aantonen dat we het vertrouwen waard zijn. Dat we hun steun en toeverlaat zijn. Dat we meedenken, meekijken en dat we meehelpen aan het succes van hun bedrijf! Ze staan er niet langer alleen voor. Wij zijn hun sparringspartner en hun succes is ons succes! Hoe doe je dat? Pas deze 3 tips toe om dichter bij de ondernemer te staan zodat ze voelen dat jij er voor hen bent.

TIP 1 Kijk altijd minimaal 2 weken vooruit wat er op de planning staat. Bedenk wat jij – vanuit jouw aandachtsgebied – hiervoor kan doen en bereid zoveel mogelijk van tevoren voor. Idealiter lever je al zaken aan of regel je de planning en bewaak je deadines (denk aan een tekst schrijven, checklist opstellen, voorstel openstaande facturen nabellen, plan een tijdige afspraak om af te stemmen, te controleren, etc.). De ondernemer kan eenvoudiger op een voorbereiding reageren of planning anticiperen dan dat hij/ zij alles zelf moet bedenken. TIP 2 Vraag om inhoudelijke informatie m.b.t. het onderdeel dat jij ondersteunt zodat je begrijpt waar het over gaat. Zorg dat je aangehaakt bent. Als je het niet begrijpt, kan je je niet inleven in de situatie en weet je niet wat de beste volgende stap is. 87 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Dit is misschien nog wel het meest belangrijke punt dat er is! Je moet keuzes durven en kunnen maken op kritieke momenten. En dat kan je alleen doen als je weet wat het belang is, waarom iets moet gebeuren en wat het de ondernemer oplevert. Uiteindelijk draait alles om het bedrijf. Hou dat voor ogen! TIP 3 Zorg dat je elkaar regelmatig spreekt. Afhankelijk van het soort werk dat jij uit handen neemt, adviseer ik minimaal 1x per maand en soms zelfs wekelijks een belafspraak in te plannen. Dit is de meest praktische wijze om de voorgaande 2 tips toe te passen. Vergeet niet dat je op afstand werkt. Dat je klant niet ziet waar jij tegen aanloopt. Hij of zij vergeet zaken te delen. Dagen vliegen om – zowel bij jou als bij hen – en voor je het weet ben je weer een week verder. Strak op de planning en activiteiten binnen het bedrijf zitten is wezenlijk! Dat wordt enorm onderschat. Hierdoor groeit de band tussen jouw klant en jou en ontdekken ze jouw echte waarde. Als je deze 3 tips toepast, ervaren jouw klanten in no-time wat een verademing het samenwerken met jou is. En hier worden ondernemers écht gelukkig van! Veel succes


42. Neem de beslissing om succesvol te worden Je wilt heel graag een succesvol bedrijf als VA runnen. Klanten aantrekken die graag met jou willen werken. Genoeg verdienen om hier van te kunnen leven. Een eventuele baan in loondienst opzeggen. Kortom: zo werken en leven als je het allerliefst zou willen. Waarom lukt het dan niet? Waarom krijg je niet de juiste klanten op je pad? Waarom wil het eigenlijk helemaal niet zo lopen als jij graag zou willen? Als het zo blijft: kan je dan wel zelfstandig ondernemer blijven? Of moet je toch weer op zoek naar een baan in loondienst? Er zijn verschillende zaken waar je aan kunt werken. Het is slim om te ontdekken op welk vlak jij nieuwe expertise wilt opdoen. De vaardigheden die je mist, ontwikkelen. Absoluut belangrijk. Maar er is meer! Neem de beslissing om succesvol te worden! Hè? Hoe bedoel je: neem de beslissing om succesvol te worden? Ik hoor het je al bijna zeggen Is het zo simpel? Ja, dat is het! Het gaat allemaal over je eigen mindset. Laat het mij uitleggen. Je mindset gaat over wat je zelf in je hoofd bedenkt. Geloof je wel echt diep van binnen dat je het kunt? Of twijfel je? Over je kunnen? Over het feit of er wel genoeg werk is? Of over heel andere dingen? Wat zeg je tegen jezelf? Gedachten worden namelijk woorden in je hoofd. En die woorden gaan hun eigen leven leiden. Hierdoor ga je steeds meer geloven dat je gedachten waar zijn. Waardoor je in een negatieve spiraal komt. Doordat jij gaat geloven dat deze negatieve gedachten waar zijn, worden jouw gedachten waarheid. En dan krijg je ‘bewijs’ geleverd dat het echt zo is. Nou ben ik een hele nuchtere meid. Zo’n eerst zien dan geloven type. Maar ik kan je vertellen dat ik al een paar keer ontdekt heb dat dit echt zo werkt. En niet alleen bij mijzelf. Ik zie het ook bij anderen. Hoe we onszelf kunnen tegenwerken door gedachten en woorden die niet bijdragen aan hetgeen we echt graag willen. Draai het daarom om en beslis wat je wel wilt! Wie is jouw ideale klant? Beschrijf jouw ideale klant en zeg dit hardop. Vraag om deze ideale klant op jouw pad te laten komen. Dat je graag met deze klant wilt samenwerken. Wat bedoel ik met hardop? Je hoeft het niet echt tegen iemand te zeggen maar zeg de woorden hardop. Zelf ga ik altijd voor het raam staan en kijk in de lucht en dan deel ik het hardop. Enne, daarna zeg ik altijd: dank je wel! Stop niet na 1x maar zeg het continu in het universum. Hoe wil jij je graag voelen? Bedenk hoe jij je iedere dag wilt voelen. Wat heb je nodig om je zo te voelen? Zijn er woorden die jou helpen om zo te voelen? Woorden die dat versterken? Zeg die woorden ook hardop. Kijk jezelf in de spiegel aan en zeg het tegen jezelf. Zet de woorden op een briefje en plak dit op je computer, op de ijskast, etc. zodat je het niet vergeet. Door het steeds te zeggen, gaat het doorwerken. Nou moet je jezelf niet voor de gek houden. Als je het zelf niet gelooft dan gaat het ook niet werken. Zoek dus naar de woorden die echt waar zijn. Die kloppen. Haal jezelf niet omlaag. Je kunt meer dan je denkt. Denk ook wat wel goed gaat. Of waar je echt zeker weten heel goed in bent. Kijk ook eens bij Byron Katie’s The Work (link: http://thework.com/sites/thework/nederlands/). Wat ik zelf heel vaak tegen mijzelf gezegd heb: ‘ik ben het waard om succesvol te zijn’. 89 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Hoe ziet succesvol zijn er voor jou uit? Maak een moodboard d.m.v. plaatjes hoe jouw leven in jouw dromen eruit ziet. Ook al weet je het niet exact, je hebt toch beelden in je hoofd zitten. Dromen en wensen. Maak het daarom visueel. Misschien zitten er bepaalde woorden in je hoofd. Zet er daarom ook woorden bij. Hang je moodboard op in je kantoor zodat je het elke dag weer ziet. Zorg dat je er zelf ook opstaat! Ik heb in 2011 mijn moodboard gemaakt (zie plaatje) en toen ik wist ik nog helemaal niet hoe ik het voor elkaar zou krijgen. De Academie voor VA’s was nog nooit in mijn gedachten opgekomen, maar ik had wel plaatjes voor ogen hoe mijn ideale bedrijf eruit zou zien. Welke elementen erbij hoorden. En dat ik in Haarlem centrum in ‘mijn’ kantoor wilde werken. Als je nu naar mijn moodboard kijkt wat denk jij dan: is het gelukt? Klopt het plaatje bij mijn werkelijkheid nu?


43. Ben jij kritisch bij het aannemen van een nieuwe klant? Als je net start met je eigen VA bedrijf ben je blij met elke klant die op je pad komt. Je grijpt iedere opdracht met 2 handen aan want een opdracht betekent inkomsten! Niet onbelangrijk natuurlijk. Maar wat doe je als het eigenlijk niet goed voelt? Wanneer je onderbuik gevoel zegt dat je niet blij van deze klant of opdracht wordt? Zeg jij dan nee tegen de opdracht? Uit eigen ervaring kan ik vertellen dat het heel lastig is om nee tegen een opdracht te zeggen. Zeker als je afhankelijk bent van de inkomsten. In zowel de tijd van loondienst als zelfstandige, heb ik me regelmatig laten verleiden om de verkeerde keuze te maken. De reden dat ik toch ja tegen een baan of opdracht zei, had te maken met: • De opdrachtgever vond ik heel sympathiek (maar de baan zelf sprak me totaal niet aan) • De opdracht vond ik super leuk en interessant (maar de opdrachtgever, daar kreeg ik de kriebels van) • De opdrachtgever was zo in nood, dat ik wilde helpen (terwijl ik met mijzelf afgesproken had dit soort opdrachten niet meer te doen) Gevolg? Dat ik ALTIJD spijt kreeg. Resultaat van die verkeerde keuzes waren dan altijd in nadeel voor mij. Misschien herken je dit wel: • Ik voelde me doodongelukkig • Al mijn zelfvertrouwen verdween door zo’n ‘verkeerde’ opdrachtgever (en verbaasd dat ik daar dan over was!!) • Het werkte niet, ik maakte fouten, het liep gewoonweg niet en dat maakte me klein • Met tegenzin het werk doen en de weken en dagen aftellen dat het afgelopen is • Met lood in je schoenen toch de opdracht weer moeten stopzetten

Kortom: de verkeerde keuze maken heeft altijd negatieve gevolgen. En vooral het verdwijnen van zelfvertrouwen kan je een enorme deuk opleveren! Daarom wil ik je vragen om alert te zijn: ben jij kritisch bij het aannemen van een nieuwe klant? Wat zijn signalen die je niet moet negeren? 1. Je onderbuik gevoel Dat is het allerbelangrijkste signaal dat je kunt krijgen. Als je gevoel zegt dat je hier niet blij van wordt, doe het dan niet! Soms kan je niet eens uitleggen waardoor je gevoel dit zegt. Het is intuïtie en ik kan je verzekeren: doe het niet!! Voel je dit echter niet meteen? Of durf je dit niet meteen te zeggen? Bouw dan tijd in. Zeg bij een aanvraag dat je er even over nadenkt en wanneer je er op terug komt. Dan kan je in alle rust even bij 91 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

jezelf gaan voelen of je dit wel moet doen. 2. Gezeur over je tarief Ik zeg het maar even recht voor z’n raap. Als een opdrachtgever vertelt dat je te duur bent, dan gaat er iets niet goed. Of je bent te duur voor de specifieke opdracht omdat het resultaat niet voldoende waarde heeft. Maar dan kan je je ook afvragen of deze opdrachtgever wel het juiste werk uitbesteedt. Meestal zegt het echter iets over de opdrachtgever. Als hij of zij niet bereid is om een goed en redelijk tarief voor jouw diensten te betalen, dan heeft hij vaak geen geld. Dat kan natuurlijk, iedereen moet ergens starten. En voor veel ondernemers staan de eerste jaren volledig in het teken van investeren in het bedrijf. Zowel qua tijd als geld. Dat betekent dat niet iedereen jouw diensten kan betalen. Het is niet anders. Maar jij hebt niets aan een opdrachtgever die graag jou wil inzetten maar er geen verdiensten tegenover zet. Ook jij hebt een bedrijf te runnen. 3. Werkzaamheden waar je niet blij van wordt Als je kiest voor een opdracht met werkzaamheden waar je niet blij van wordt, kan je dit in de beginfase van je bedrijf nog wel doen. Hier kom je nog wel overheen. En op het moment dat jij meer klanten hebt, kan je bepaalde opdrachten stop zetten. Of nog beter: overdragen aan een VA die hier wel blij van wordt! Heb je echter de keuze: kies dan altijd voor werk waar jij blij van wordt. Hierdoor ga je stralen en groeien. Het komt altijd weer ten goede van jezelf. En uiteindelijk is dat wat je wilt: gelukkig zijn met je bedrijf en het werk wat je doet voor klanten waar je blij van wordt!


44. Pas op: aan huis werken heeft valkuilen! Een van de redenen waarom mensen geïnteresseerd zijn om virtueel assistent te worden is doordat je aan huis kunt werken. Heerlijk eenvoudig, niet langer in de file staan of ’s ochtends vroeg de deur uit moeten. Het gevoel dat je er niet altijd op en top uit hoeft te zien (niemand die je ziet, toch?). Je neemt pauze wanneer jij dat wilt. Je kunt gerust overdag andere dingen doen om vervolgens ’s avonds weer in te loggen en nog even te werken. Nee, ik ben de laatste die zegt dat dit niet heerlijk is! Voor mij is aan huis werken pure vrijheid! Vrijheid is voor mij de belangrijkste reden om überhaupt zelfstandig ondernemer te zijn. Maar dat is een ander onderwerp ;-). Toch zitten er ook wat valkuilen aan het aan huis werken. Voor mij persoonlijk was het gemis aan contact met anderen een lastig fenomeen. Zo nu en dan kwamen de muren op mij af. En ik heb behoefte aan het horen van andere verhalen en contact hebben met anderen. Maar ik woon alleen, dus dat heeft er zeker mee te maken. Wat ik veel van andere zelfstandig ondernemers hoor, is dat zij het lastig vinden om thuis te kunnen focussen. Als je toch thuis bent, verval je in: • tussentijds even wat huishoudelijke taken doen; • gestoord worden door kinderen en/of andere gezinsleden waardoor je niet opschiet; • je juist heel alleen voelen doordat niemand er is, maar ook niemand die controleert wat je doet. Met als gevolg dat je aan het einde van de dag afvraagt wat je nou in hemelsnaam gedaan hebt! Een andere valkuil is dat je te weinig feeling hebt wat er bij andere ondernemers speelt (en dus je klanten) doordat je teveel in je eigen woning vertoeft. Of dat je te weinig beeld hebt wat er nog meer in de wereld speelt omdat je alleen maar aan huis werkt (en dus een beetje ‘wereldvreemd’ wordt). De virtuele assistenten in mijn huidige opleiding hebben al ondervonden dat er zoveel meer in de wereld gebeurt, leeft en te koop is dan dat ze ooit in hun baan in loondienst voor mogelijk hadden gehouden! Door van de gebaande paden te treden, door allemaal nieuwe stappen te zetten, ontdekten ze deze nieuwe wereld! Daarom is het belangrijk dat je zorgt dat je – ondanks het aan huis werken – met twee benen in die nieuwe wereld blijft staan. Dat je productief bent en blijft waardoor je tevreden klanten hebt. En dat je veel nieuwe inspiratie en gezellige contactmomenten houdt met andere ondernemers en collega VA’s (ook daarom hebben we ons gezamenlijk Netwerk voor VA’s!).


Wat kun je doen om te voorkomen dat je in de valkuilen trapt? 1. Zorg dat je een eigen kantoorruimte aan huis hebt Doordat je op je eigen kantoor gaat zitten, sluit je jezelf af van het huislijke leven. Spreek met gezinsleden af dat je niet gestoord mag worden als je aan het werk bent (bv. als de deur dicht is niet storen!). Maak ook afspraken met jezelf. Wanneer werk je en wanneer niet. Neem tussentijds pauzes om te eten of een kop koffie te drinken. Je hoeft niet de hele dag aan het werk te zijn!! Overdag ook tijd vrijmaken voor andere, niet werk gerelateerde zaken is prima. Hierdoor kan jij je richten op je werk en even meters maken om het zo maar te zeggen. Het is heerlijk om even door te pakken en te voelen dat je zinvol bezig bent geweest en tevreden klanten hebt. Bovendien werk je zo sneller en hou je tijd over. 2. Zorg dat je aangekleed en klaar bent om zo het huis uit te gaan Het klinkt heel raar misschien, maar als jij in je joggingbroek aan de slag gaat, krijg je ook zo’n ‘weekend/joggingbroek’ gevoel over je heen. Het is net alsof het niet klopt. Als je klanten spreekt, voel je je niet echt zakelijk of sterk. In tegendeel zelfs! Op een of andere manier werkt het door. Als iemand je vraagt of je even snel kunt afspreken, skypen of meer van dat soort contact momenten, wil je je sterk en zeker voelen. Je uiterlijk, je kleding, je make-up, alles werkt hierin op een positieve manier mee. Dus neem iedere werkdag serieus en kleed je daarnaar. 3. Zorg dat je veel andere mensen ontmoet Ga naar netwerkbijeenkomsten, drink 2-wekelijks kop koffie bij een open coffee bijeenkomst in jouw regio, word lid van een netwerkvereniging, ga flexwerken, enz. Er zijn zoveel momenten dat je andere ondernemers kunt zien en spreken. Doe dat ook. Je vindt hier niet alleen potentiële klanten, je staat ook midden in het werkzame leven van ondernemers. Je hoort waar ze mee bezig zijn én je breidt je netwerk uit.

Zelf werk ik in een pand in het stadscentrum waar allemaal zelfstandig ondernemers een flexplek gehuurd hebben en hier dus kantoor houden. De voordelen: • Je bent niet zo alleen aan het werk • Je hebt een netwerk om je heen (ik heb hierdoor nieuwe klanten gevonden) • Je kent mensen met verschillende expertises (wat weer helpt in het ondersteunen/adviseren van jouw klanten) • Het voelt alsof je collega’s hebt (we gaan samen lunchen, borrelen, brainstormen, enz.) • Je kunt verhalen, inzichten en vraagstukken delen met andere ondernemers • Beschikking over vergaderruimtes in het pand (dus eenvoudig klanten kunnen ontvangen) • En doordat ik de huissleutel heb, kan ik altijd terecht (ook in het weekend!) 94 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Ik werk echter ook thuis. De afwisseling en het kunnen kiezen wat op elke dag het beste schikt maakt het voor mij perfect. Er zijn ook veel gratis flexplekken/kantoren waar je zo kunt gaan zitten. Kijk bv. eens bij Seats2Meet. Ontdek voor jezelf wat jouw valkuil is of kan zijn en bereid je hierop voor! Dan is het werken aan huis meer dan geweldig en geeft je exact de vrijheid die jij in je werk zoekt!


45. In 5 stappen jouw droom verwezenlijken Aanstaande virtueel assistenten die ik spreek, vertellen allemaal dat ze een droom hebben. Dat ze graag anders willen leven en werken. Wat ze willen is: • meer uitdaging • zelf kunnen kiezen wat ze willen doen • de waardering voelen voor het werk dat ze verzetten • groeien en ontwikkelen • meer vrije tijd voor hun privé leven • ontdekken hoe ze nieuwe ontwikkelingen kunnen toepassen in hun werk Van bestaande virtuele assistenten hoor ik dat ze heel gelukkig zijn met het zelfstandig ondernemerschap en hoe ze werken. Zij hebben echter ook nog wensen. Ze willen: meer bekendheid over het vak van VA weten hoe ze ondernemers kunnen laten inzien wat het samenwerken met hen kan opleveren een netwerk van andere VA’s om zich heen om te kunnen delen kunnen aantonen dat hun diensten van een kwalitatief hoog niveau zijn Kortom: we hebben allemaal nog dromen. En ik weet dat we die dromen kunnen waarmaken. Laat ik nog iets meer over mijn droom vertellen. Mijn passie is mensen helpen hoe ze op een goede wijze kunnen samenwerken en daarin samen veel bereiken. Waarbij ieder een eigen rol heeft, gebaseerd op de eigen expertise en kracht. Mijn kracht is mijn empathisch vermogen en structuur aanbrengen. Systemen opzetten en inrichten om efficiënt te werken. Meedenken met ondernemers hoe we er nog meer uit kunnen halen. Verbeteren. Stroomlijnen. En groeien. Want ik wil heel graag aan een resultaat gericht doel werken. Omdat ik in mijn eentje niet zoveel kan bereiken (want hoeveel ondernemers kan ik alleen ondersteunen?), ben ik gestart met deze academie. Want ik weet zeker dat er nog veel meer kanjers zijn die net als ik zo aan de slag willen. In september heb ik de eerste stappen gezet om met die droom concreet aan de slag te gaan. En al snel begon er heel veel te gebeuren. Zoveel dat ik al wekenlang 7 dagen per week werk (inclusief de avonden) om alle ballen in de lucht te houden én mijn klanten goed te kunnen dienen. Maar ik merk dat het niet meer goed lukt. Ik merk dat ik op deze manier niet iedereen goed kan dienen. Dat ik mensen misschien teleurstel omdat ik niet zoveel tijd, energie en aandacht kan geven als ik zou willen. Dan bedoel ik zowel zakelijk als privé. En hoe lang houd ik dit zelf vol? Dus heb ik al snel besloten dat ik wat moet veranderen, ik: • ga stoppen met ander soortige activiteiten (zoals Radio2) • ben de opdrachten vanuit mijn eerste bedrijf Fehring Office Support aan het afbouwen 96 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• ben bezig met opdrachten vanuit mijn nieuwe bedrijf over te dragen aan andere VA’s • heb mijn eigen VA aangesteld (binnenkort stel ik haar voor :-)) • neem 2 weken Kerstvakantie om mijn energie weer op te laden • ga mijn droom omzetten in doelen zodat ik exact weet wat ik volgend jaar ga doen Alles in het teken om meer tijd en energie te hebben om meer mensen te helpen, zowel zelfstandig ondernemers als de ondernemende (aanstaande) VA’s. Ik hoor je denken: ‘klinkt leuk Petra, maar wat kan ik hiermee?’ Ik wil je laten zien dat het niet alleen voor mij geldt maar ook voor jou. Of je nu virtueel assistent bent of graag wilt worden: maak helder wat jouw droom is! Als ik iets geleerd heb de afgelopen jaren is het wel dat je niet bij dromen moet blijven. Als je de huidige situatie wilt veranderen en daadwerkelijk iets nieuws wilt creëren, dan moet je in actie komen. En dat betekent misschien ook afscheid nemen van zaken (en mensen?) die niet in die droom passen. En dat kan op verschillende manieren. Want geloof me: we kunnen allemaal onze dromen waarmaken! Laten we eens wat stappen doorlopen hoe je aan je droom kunt werken.

Stap 1: visualiseer hoe je ideale plaatje eruit ziet Het is heel slim om voor jezelf een plaatje te maken hoe jouw droom eruit ziet. Dat kan op verschillende vlakken: van je persoonlijke leven tot aan je werk. Op het moment dat je een beeld voor ogen hebt, weet je ook waar je naar toe werkt. Hoe ziet het eruit? Waar zit je? Hoe laat sta je op? Op welke wijze werk je? Waar werk je? Wat doe je? Zelf maak ik ieder jaar een moodboard. Tijdens een training in 2011 heb ik deze moodboard gemaakt hoe mijn leven er in 2016 uit ziet. Ik wist exact een plaatje in mijn gedachten te visualiseren, ik wist toen alleen nog niet op welke wijze ik dat zou vormgeven. En kijk nu eens naar dit plaatje m.b.t. mijn werk en waar ik nu sta. Stap 2: zeg hardop met welke klanten je wilt werken Op het moment dat je weet met welke klanten je wilt werken, zend je de boodschap in de wereld. Beschrijf je meest ideale klant. Wat voor type mens is het? Met wat voor zaken is hij/zij bezig? Hoe ziet de samenwerking met deze persoon eruit? Ook al weet je niet wie het is, bedenk voor jezelf met wie je graag wilt samenwerken en vertel dit hardop aan jezelf. Deel dit ook met mensen in je omgeving! In je eigen netwerk zitten potentiële klanten waar je wellicht geen weet van hebt. Op het moment dat je deelt met je omgeving welke klanten je zoekt, wordt er bij hen ook iets geactiveerd waardoor ze potentiële klanten voor jou zullen gaan herkennen en aan je doorverwijzen! Stap 3: noem het getal dat je wilt verdienen en schrijf dit op Jawel, we gaan ook een bedrag noemen. Haal jezelf niet omlaag om te denken dat geld niet zo 97 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

belangrijk is. Dat is het nl. wel. Door goed te verdienen, voel je de beloning van je harde werken in je portemonnee. Je kunt hiervan ook andere leuke dingen in je leven doen. Je kunt het investeren in verdere groei van jezelf. En je kunt ook bv. goede doelen steunen of een gedeelte van je tijd op een andere manier inzetten. Schrijf het getal op een overzicht waarop je voortaan gaat bijhouden hoeveel je (al) verdient. Zodra je een nieuwe opdracht krijgt, vul je dat bedrag hierop aan zodat je ziet hoe je inkomsten aan het groeien is naar het bedrag dat je wilt bereiken. Hierdoor activeer je je focus op het aantrekken van voldoende inkomsten. Stap 4: leer vaardigheden die je nodig hebt om je stappen te verwezenlijken Laat je niet afschrikken door termen en systemen die je niet kent. Door het online werken waarvan je nog niet goed weet hoe je dat vormgeeft. Of hoe je klanten moet helpen met groei terwijl jij jezelf vooral als secretaresse ziet. Dat is nergens voor nodig. Vaardigheden kunnen we allemaal leren. Ja, je moet feeling met bepaalde zaken hebben. Daarom kies je ook voor de werkzaamheden en expertise waar jij blij van wordt. En waar je meestal ook heel goed in bent. Het feit dat je misschien nieuwe systemen moet leren, is niet zo spannend. Je kunt alles leren zolang je maar wilt. Als je weet waar je naar toe wilt, wat je wilt bereiken en hoe je leven er dan uitziet, weet je ook welke vaardigheden je wilt leren. Stap 5: maak een keuze met welke activiteiten je gaat stoppen Dat is eng. Ik weet het. En soms ook jammer, omdat je misschien met iets gaat stoppen (of minderen) terwijl je dat ook leuk vindt. Toch is het wel slim om dat te doen. Je kunt hierdoor nl. ook starten met activiteiten die je nog niet eerder gedaan hebt. Je kunt tijd vrijmaken voor zaken die nu belangrijker zijn. Die passen in het nieuwe leven dat je aan het creëren bent. Tijd is ons meest kostbare bezit. Het is namelijk eindig. We hebben allemaal maar 24 uur in een dag. En die 24 uur willen we goed besteden, toch? En nee, niet alleen met werken. Ook al vinden we het heel erg leuk. Ons leven verandert continu. Alleen al door de levensfases waarin we zitten. We kunnen kiezen om te blijven doen wat we al heel lang doen. We kunnen ook kiezen om iets nieuws op te pakken wat misschien heel goed past in de levensfase waarin we nu zitten. Maar alleen jij kan kiezen.


46. 3 Mogelijkheden om je diensten aan te bieden Als je mij een beetje volgt, weet je dat ik voor opdrachten ga die continuïteit bieden. Voor onze opdrachtgevers en voor de virtuele assistenten. Omdat ons hoger doel is de opdrachtgevers te helpen met de groei van hun bedrijf. En dan helpt een uurtje hier en daar niet. Wat maakt dat het soms moeilijk is om onze diensten op deze wijze te verkopen? VA’s vinden het soms lastig om hun diensten goed onder woorden te brengen. Om helder aan te geven wat opdrachtgevers bereiken als ze met hen gaan werken. Maar dat is vooral in de beginfase van je bestaan als VA. Omdat je nog moet ervaren en voelen hoe het werkt. Wat je werkelijk kunt betekenen. Gelukkig weten sommige virtueel assistenten het direct goed onder woorden te brengen. Er is echter een valkuil die je niet moet onderschatten: niet iedere ondernemer is een klant voor ons! Nederland telt op dit moment (CBS 2e kwartaal 2014) 1.153.000 ZZP’ers. Lees je het goed? Meer dan 1 miljoen zelfstandig ondernemers!! En nee, die willen en kunnen echt niet allemaal een VA inhuren. Maar bedenk dan: hoeveel klanten heb je nodig om je bedrijf te kunnen runnen? Drie? Of vijf misschien? Voor sommigen is 10 klanten genoeg. Hoe dan ook, je hebt er geen tientallen nodig. Iedere opdrachtgever zit in een andere fase met zijn of haar bedrijf. Of heeft heel andere ondersteuning nodig. Daarom zijn er 3 mogelijkheden om je diensten aan te bieden. 1. Pakketten De ultieme manier om opdrachtgevers op continuïteitsbasis te ondersteunen is het aanbieden van pakketten. Je biedt een bepaald aantal uren per maand aan waarin je je klant kunt ondersteunen. De ondersteuning die je biedt kan van alles zijn: • Achterstallig werk wegwerken • Nieuwe tools opzetten en inrichten • Terugkerende taken op continu basis uit handen nemen Waar het om gaat is dat je stap voor stap met je opdrachtgever meedenkt en –werkt aan de volgende stap in zijn bedrijf. Afhankelijk van de fase van het bedrijf en de wensen van de opdrachtgever kan je een klein tot groter pakket qua aantal uren aanbieden.

2. Projecten Voor sommige klanten is het eenmalig opzetten, inrichten, organiseren etc. van iets voldoende. Van het opzetten van een automatiseringstool tot en met het organiseren van een event. Het kan van alles zijn. Een project heeft altijd een begin- en einddatum. Het is dus altijd afgebakend en eindig. Om het uitvoeren van een project te kunnen aanbieden, maak je een inschatting qua aantal uren voor dit project. Gebaseerd op het aantal uren en je losse uurtarief maak je een totaal aanbod. Soms weet je niet goed hoeveel uren het je exact gaat kosten, maar dat is het risico van het vak. De ene keer schat je goed in, de andere keer minder. Je leert echter al doende. Vermeld wel heel helder 99 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

welke taken en acties bij het project horen.

3. Producten De laatste optie is het aanbieden van producten. Kijk naar je diensten/specialisatie en maak kleinere producten met afgebakende taken en tijdsbesteding. Ook hier geldt dat je de benodigde uitvoeringstijd vermenigvuldigt met je uurtarief om een bedrag vast te stellen. Daarnaast is het slim om een paar producten naast elkaar te zetten waaruit je opdrachtgever kan kiezen. De een wil een klein product, de ander een uitgebreidere versie. Bepaal wat jij wilt aanbieden aan je opdrachtgevers. Bedenk wat past bij de diensten die je levert en waar opdrachtgevers uit jouw niche om vragen.


47. Wie is jouw aanspreekpunt bij een MKB opdracht? Waar ik in eerste instantie de zelfstandig ondernemers spreek om met een virtuele assistent te gaan werken, krijg ik steeds meer aanvragen van het MKB. En dan met name kleine bedrijven waar een paar mensen werkzaam zijn. Overigens zie je ook steeds meer MKB bedrijven waar ze niet alleen VA’s maar ook ander personeel als zelfstandigen inhuren. Zie hier de ontwikkeling van de toekomst: zelfstandigen die samen diensten uitvoeren en bedrijven succesvol maken! Maar wat als meerdere mensen vanuit het MKB jou vragen gaan stellen? Wie is jouw aanspreekpunt bij een MKB opdracht? Als er meerdere mensen bij of voor een MKB bedrijf werken, wordt het gauw onoverzichtelijk. Iedereen heeft een mening, vraag, verzoek! Die ze allemaal bij jou deponeren. En dat brengt verwarring in de organisatie. En niet alleen bij jou! Je wilt als VA natuurlijk het spin in het web blijven voor jouw aandachtsgebied. Als anderen zich met jouw taken gaan ‘bemoeien’ of zaken uit handen gaan nemen, heb jij geen overzicht meer. Dat brengt verwarring. Bovendien werk je in de basis vanuit je eigen kantoor. Dus zie je half niet wat anderen doen. Of waar anderen mee bezig zijn. Tegelijkertijd wil je ook andere collega’s helpen en niet star alleen maar met de ‘baas’ werken. Dat lijkt me ook een goede zet, want als je een centrale rol in de organisatie hebt, hou je overzicht wat er gebeurt. Collega’s nemen graag contact met jou op omdat jij weet wat er speelt. Een goede relatie met al die collega’s onderhouden is goud! Het geeft je nl. meteen de mogelijkheid om hier en daar wat (bij) te sturen. En vaak werkt dat vanuit onze rol als virtueel assistent heel erg goed! Zonder mensen tegen het verkeerde been te schoppen, is het slim om een 3-tal zaken goed op orde te hebben! Maak daarom op voorhand hele goede afspraken met je opdrachtgever!

1. Bepaal wie jouw aanspreekpunt is Je zou denken dat iedereen dat wel logisch vindt, toch is dat niet zo. In principe zal je opdrachtgever het aanspreekpunt zijn. Hou je daar dan ook aan. Vindt een collega dat iets voorrang heeft? Check de prioriteit bij je klant. Tegelijkertijd kan het zijn dat voor bepaalde zaken een collega het aanspreekpunt is. Stem dat af. Leg duidelijk vast wie wat in zijn portefeuille heeft en waarvoor zij jou mogen inzetten. Je wordt voor slechts beperkte tijd ingehuurd en voor je het weet komt er van alles bij wat niet ingecalculeerd is.


2. Zorg dat processen helder zijn Als er bij diverse taken verschillende mensen betrokken zijn, dan is het handig om te weten wat het proces is: • Wie mag opdrachten geven? • Wie is eindverantwoordelijk? • Wanneer is iets definitief? • Wie checkt wat? Let op dat jij niet de eindverantwoordelijkheid draagt als het proces niet gevolgd is. Hou je aan de afspraken met je klant zodat hij weet dat hij op jou kan vertrouwen. Dus een collega die ‘even gauw’ iets wil regelen buiten de procedure om, zal toch even geduldig moeten wachten totdat de klant zijn goedkeuring heeft gegeven.

3. Stem af waar wat staat Jij werkt op afstand. En voor menig collega geldt hetzelfde. Zorg dus dat je een online omgeving hebt (of inricht) waar eenieder bij kan. Het kan niet zo zijn dat iedereen zelf stukken bewaart. Of dat je zit te wachten op gegevens terwijl een ander niet bereikbaar is. Virtueel werken houdt in dat je zodanig georganiseerd bent dat iedereen weet waar wat staat. En dat iedereen zich hieraan houdt. Hierdoor kan iedereen zijn eigen planning maken mits de deadlines gehaald worden natuurlijk. Het biedt in ieder geval voldoende vrijheid. Zelf vind ik dat je altijd transparant moet zijn. Maak en hou alles inzichtelijk voor minimaal je klant. Het zijn zijn gegevens en horen bij zijn bedrijf. Jij werkt vanuit zijn naam en je klant moet alles kunnen terugvinden. Van email tot en met documenten. Mochten bepaalde onderdelen niet goed opgezet zijn? Wellicht is dat een perfecte klus om jouw toegevoegde waarde te tonen. Als je daarbij het gemak en voordeel voor je klant en collega’s voor ogen houdt, heb je er meteen een hoop vrienden bij.


48. Hoe werk je zelfstandig op afstand? Het op afstand werken biedt veel uitdagingen. Want waar je op locatie even snel naar je opdrachtgever kunt lopen om iets te vragen, zal je nu op afstand het ‘zelf moeten uitvogelen’. Als je op afstand werkt, moet je zorgen dat je zodanig de informatie en gegevens hebt dat je zelfstandig aan de slag kunt. Want als je dat niet hebt, kun je niet verder! Dan word je beperkt in meters maken. Is het zelfstandig werken amper tot niet mogelijk. En moet je je klant ‘lastig vallen’ met vragen. Heb jij ondervangen dat je hier tegenaan loopt? Hoe werk je zelfstandig op afstand? Zelfstandig ondernemers zijn enorm druk. Dat is juist de reden waarom ze een virtueel assistent inhuren. Zodat ze zich (meer) kunnen focussen op de taken die alleen zij kunnen doen. En dat betekent dat er een hoog verwachtingspatroon is. Ondernemers verwachten dat ze de uitbesteedde taken geheel aan jou kunnen overdragen! Tegelijkertijd zien ze niet altijd goed in wat hun rol in het geheel is. Wat jij nodig hebt om je taken goed te kunnen doen. En dat is een valkuil van hen, maar jij hebt daar last van! Op het moment dat je geen goede afspraken met je klant maakt, zullen er zaken mislopen. En je klant heeft niet eens helder voor ogen wat zijn aandeel daarin is. Dus wordt er met scheve ogen naar jou gekeken. Waarom: • loopt het niet goed? • zijn taken niet tijdig af? • stoor je hem continu met vragen? • heb jij de zaken niet onder controle? Dat wil je voorkomen. Sterker nog, ik adviseer je zelfs om je klant een beetje aan te sturen. Help hem met de juiste afspraken maken. Want als jij weet wat wel werkt, kan je hem helpen met de gewenste resultaten behalen. En dan ben jij niet alleen gelukkig maar je klant des te meer!


Maak samen met je opdrachtgever afspraken over 3 zaken:

1. Waar de documenten staan waarmee jullie werken Werk met een centrale map in de Cloud waarin je alle documenten kunt plaatsen waarmee gewerkt wordt. Als er nog geen mappenstructuur is, kan jij wellicht een voorstel doen en het inrichten. Samen met je opdrachtgever bepaal je waar welke documenten geplaatst wordt zodat jij gericht aan de slag kunt zonder dat je hem hoeft ‘lastig te vallen’.

2. Wat de planning van de diverse onderdelen is Geheel afhankelijk van de werkzaamheden die je uit handen neemt, bespreek je samen met je opdrachtgever wat de bijbehorende planning is. Wanneer wat afgerond moet zijn. Wat prioriteit heeft, maar dus ook wanneer je input van je opdrachtgever krijgt. Voor 9 van de 10 onderdelen zal je eerst input van hem moeten ontvangen voordat je verder kunt. Help je opdrachtgever met het maken van deze planning en laat weten hoeveel tijd je nodig hebt om taken tijdig afgerond te hebben.

3. Wanneer jullie afstemmen over de voortgang Maak afspraken voor een regelmatig werkoverleg. Ik adviseer een wekelijks bilateraal overleg met je opdrachtgever. Liefst op dezelfde dag en tijdstip. Zodat het een routine in de week wordt. De bila kan je telefonisch of via Skype doen. Daarnaast zou ik 1x per kwartaal live afspreken en elkaar zien. Dit helpt in bouwen aan een teamgevoel. Het vertrouwen groeit, jullie raken meer op elkaar ingespeeld. En tijdens zo’n overleg heb je de kans om net wat meer te praten over alles omtrent het bedrijf van je klant. Als je regelmatig overlegt, hoef je gedurende de rest van de week amper contact te hebben. Dat scheelt jou en je klant enorm veel tijd. Jullie kunnen beiden doorpakken. Pure focus dus! Help jouw klant hoe je het beste met elkaar kunt samenwerken. Hierdoor hou je controle over het geheel en werk je geheel zelfstandig op afstand. Bovendien heb je een tevreden klant die ervaart wat jij voor hem betekent.


49. Hoe close ben jij met je opdrachtgever? Mijn uitgangspunt is altijd: zoek klanten waar jij blij van wordt. Die diensten leveren waar jij achter staat. Waar je feeling mee hebt. Of wat je mega interessant vindt. Het is altijd leuk om te begrijpen waar je opdrachtgever mee bezig is en wat hem of haar drijft. Hierdoor kan je je steeds beter in het bedrijf inleven. Dan weet je meer en meer over wat er speelt en wat wenselijk is. Dat maakt het samenwerken met je opdrachtgever enorm leuk. Maar hoe ver ga je? Hoe close ben jij met je opdrachtgever? Wanneer je nauw met een opdrachtgever gaat werken, leer je niet alleen het bedrijf steeds beter kennen. Je leert ook je opdrachtgever heel goed kennen. Voor jouw klant geldt dat hij of zij veelal alleen aan de slag is. Misschien heeft hij al een klein team om zich heen verzameld. Wat ondernemers lastig vinden is om alles alleen te moeten doen. Geen sparringpartner. Niemand om mee af te stemmen. Of die meeleest en met een kritische blik input levert. Het grappige is dat iedere ondernemer dezelfde wensen heeft qua type VA dat zij/hij zoekt. De kenmerken zijn: • een sparringpartner, je mening geven, adviseren en meedenken • gezellig en prettig samenwerken • samen leren en ontwikkelen • gevoel voor taal, spellingcheck en kritisch meelezen • interesse in het vakgebied en/of de niche -> belangrijk dat jij dit leuk vindt en onderdeel van het team wilt zijn • ondernemend type dat enthousiast aan de slag gaat • proactief zijn, op iemand afstappen, doen, uit handen nemen • gewoonweg regelen en terugkoppelen als het niet lukt • deadlines bewaken en de ondernemer vragen om tijdig input aan te leveren • openheid, graag melden als er iets niet loopt en het uitspreken • en natuurlijk helpen met structuur aanbrengen, soepel laten verlopen van de processen, techniek uit handen nemen en zorgen dat doelen gehaald worden Je ziet, volop punten waaruit blijkt dat je een heel leuk team samen vormt. Maar let op: word niet te close!


Je opdrachtgever is geen vriend of vriendin! Je hebt een zakelijke relatie. En hoe prettig de samenwerking ook is, te nauw betrokken zijn kan ervoor zorgen dat de scheiding tussen werk en privé vertroebeld. Wat is dan het probleem? Als je niet zakelijk blijft, wordt het heel lastig om: • kritisch en objectief te blijven • je grenzen aan te geven • of gewoonweg nee te zeggen en dat geldt op diverse vlakken. Vergeet nooit dat je een zakelijke relatie hebt. Dat jij jouw bedrijf te runnen hebt, net als jouw opdrachtgever de verantwoordelijkheid voor haar/zijn bedrijf heeft. Hou de relatie zuiver. Hou de relatie zakelijk.


50. Waarom jij geen financiële contracten voor klanten moet afsluiten Daar waar wij zoveel mogelijk werk uit handen van onze klanten willen nemen. Waar we zoeken naar nog meer verlichting bieden, proactief zijn en vooruit denken, ligt ook een valkuil. Soms willen we teveel doen. En vervagen grenzen wat je wel en wat je niet moet doen. Een van deze grenzen betreft financiële contracten. Daarom wil ik je graag uitleggen waarom jij geen financiële contracten voor klanten moet afsluiten. Ik krijg regelmatig de vraag wat we als VA moeten doen m.b.t. aansprakelijkheid. Hoe zorgen we dat we niet aansprakelijk gesteld worden als er iets fout gaat? Doemscenario’s poppen op. Want ja, laten we wel wezen: als VA kom je heel dicht bij allerlei vertrouwelijke informatie over het bedrijf van jouw klant. Dus het is een hele reële gedachte. En daarom is het sowieso slim om een aantal zaken juridisch gezien goed in te regelen: • Opstellen van een contract en deze ook echt laten tekenen • Algemene voorwaarden op laten stellen die specifiek voor jou als virtueel assistent zijn gemaakt • Een bedrijfsaansprakelijkheid verzekering afsluiten, mocht je … Daarbij wil ik nog vertellen dat een beroepsaansprakelijkheid niet nodig is. Dat is een hele dure verzekering en meer voor professies waarbij het risico als er iets fout gaat niet te overzien is. Denk bv. aan een architect die een fout maakt waardoor een gebouw instort. Daarnaast is vertrouwelijk omgaan met gegevens die je onder ogen krijgt natuurlijk mega belangrijk. Dat is je eigen verantwoordelijkheid. Hou in je achterhoofd dat eenmaal een goede naam kwijt zijn, heel veel consequenties heeft. Dus een ‘no go’ wat mij betreft. En dan kom ik uit op de financiële contracten. Want wat doe je daarmee? Voor mij is het heel simpel en ik wil je met klem adviseren dat advies over te nemen: jij sluit geen enkel contract voor je klant af waar geld mee gemoeid is! Kijk, je kunt prima iets aanvragen voor je klant. Je kunt informatie opvragen over mogelijkheden en kosten. Maar je sluit geen contracten af!


Alle contracten waarvoor betaald moet worden, laat je je klant zelf regelen. Ze moeten zelf: • Contracten ondertekenen • Betalingen online doen • Abonnementen op hun naam zetten • Facturen op hun bedrijfsnaam plaatsen en zelf ontvangen Je kunt denken: ik regel het en vraag de klant terug te betalen. Maar dat is vragen om problemen. En 9 van de 10 keer gaat het goed. Maar die ene keer dat het fout gaat, ben jij ongelukkig. Want in 1x komen de kosten op jouw bord terecht. Geloof me, ik heb genoeg fout zien gaan en ik heb helaas ook meegemaakt dat mooie woorden in het begin later omgedraaid worden. Die weg wil je niet bewandelen. Een ander belangrijk punt is dat jij niet het recht hebt voor een klant te beslissen dat hij nu een betaling moet doen. Al is het nog zo logisch. De klant beslist. Het is zijn geld en zijn investering. Dus hou je daar verre van. Maak niet de fout om je op het pad van financiële verantwoordelijkheden te geven. Er zijn grenzen!


51. Ben jij te vertrouwen? Zoals jullie weten, spreek ik veel met zelfstandig ondernemers. Steeds meer zelfs. Nu kreeg ik afgelopen week schokkende berichten te horen. Berichten waar ondernemers onderling met elkaar over praten. Waardoor ze nog wel 2x nadenken of ze met een virtueel assistent WILLEN werken. Daarom begin ik met mijn heel directe vraag: Ben jij te vertrouwen? Komt die binnen? Bij mij wel. Ik hoorde namelijk dat VA’s met elkaar de omzetcijfers van hun opdrachtgevers bespreken!! En ik hoorde dat op 1 dag van 2 verschillende ondernemers. Met wie ik separaat van elkaar een afspraak had. Dus grote, hele grote twijfel of zij wel met een virtueel assistent aan de slag willen. Niemand wil dat zijn bedrijfsgegevens op straat liggen. Toch? Iedereen werkt heel hard om zijn of haar bedrijf goed te runnen en een goede omzet te verdienen. Een goede ondernemer houdt daarbij de volgende zaken in acht: • Diensten/producten leveren van een hoge kwaliteit • Hele goede service bieden • Afspraken nakomen • Klaarstaan voor je klanten • Organisatorisch het bedrijf op orde hebben Wat ik steeds tegen de VA’s zeg die mijn programma’s volgen: Als virtueel assistent ben jij zelf ook een ondernemer! Gedraag je dan ook als een ondernemer. Alle bovengenoemde punten gelden dus óók voor virtuele assistenten! Als jij een goede ondernemer wilt zijn, als jij een goed inkomen wil verdienen, zorg dan dat jouw klanten meer dan tevreden over je zijn. Maar hoe toon je op voorhand dat je betrouwbaar bent? Dat is natuurlijk lastig als je niet eerder met die potentiële klant hebt samengewerkt. Of als je net als VA start en nog met je eerste klant moet beginnen. Toch kan je op voorhand al wat laten zien.

Maak heldere afspraken en kom die ook na Helder communiceren is zo ontzettend moeilijk. Je denkt al gauw dat de ander begrijpt wat je bedoelt. Of dat jij goed begrepen hebt wat de klant van je verwacht. Nee dus. Vaak gaat hier heel veel ‘fout’ waardoor het verwachtingspatroon bij je klant heel anders is dan dat je zelf in gedachten had. Zorg daarom dat je de afspraken hardop herhaalt naar de opdrachtgever. Of bevestig de afspraken schriftelijk via de email. Als blijkt dat jullie niet op dezelfde lijn zitten, kan je direct bijsturen. Daardoor weet de klant wat hij kan verwachten. 109 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Dit begint natuurlijk al bij het maken van een kennismakingsgesprek en het helder krijgen van de vragen en wensen van een opdrachtgever. Zorg dat je begrijpt waar het over gaat en bevestig dit door een heldere offerte. Als iets niet duidelijk is, ook als je dat tijdens het maken van je offerte ontdekt, neem dan opnieuw contact op en vraag door!! Als jij vervolgens altijd je afspraken nakomt, of tijdig meldt als je iets niet kan waarmaken, dan toon je dat je betrouwbaar bent en leert de klant je te vertrouwen.

Plaats testimonials op je website of LinkedIn profiel Als iemand een testimonial of referentie voor je afgeeft gebaseerd op zijn ervaring, zegt dat veel meer dan wanneer jij zegt dat je betrouwbaar bent en kwaliteit levert. De woorden van de persoon die de referentie afgeeft, maakt dat het heel persoonlijk is en de ervaring van hem verwoordt. Vraag aan mensen waar je eerder voor gewerkt hebt (directeuren, managers, oud-collega’s, externe relaties of huidige klanten) of zij een testimonial willen afgeven. Het is belangrijk dat ze aangeven hoe ze de samenwerking ervaren hebben en welk resultaat dit hen heeft opgeleverd. Plaats deze op je website (liefst met naam, functie en bedrijf) of laat het hem via LinkedIn aanleveren.

Vermeld een geheimhoudingsverklaring in je overeenkomst en algemene voorwaarden Als jij voor betrouwbaarheid staat, neem je dat van tevoren op in je algemene voorwaarden en de overeenkomst die je aan je klant voorlegt. Dit geeft aan dat je er over nagedacht hebt, dat je het belangrijk vindt en dat je hiervoor staat. Beschrijf duidelijk wat de geheimhouding inhoudt. Vertel ook wat je wel wilt kunnen delen zoals de naam van de klant voor referentie- en reclamedoeleinden. Het kan maar duidelijk zijn. Vertrouwen krijgen kost tijd, het vertrouwen kwijt raken gebeurt binnen een minuut Zorgvuldigheid, heldere afspraken en de wijze waarop je met je (potentiële) klanten omgaat, geeft al heel veel aan over de wijze waarop jij jouw diensten levert. Zorg dat je daarin zorgvuldig blijft en bouw het vertrouwen op. Voorkom ten alle tijden dat je het vertrouwen beschaamd want eenmaal kwijt, krijg je het bijna niet meer terug. Ik wens je veel wijsheid.


52. What women, ik bedoel… clients want! Ken je die film: ‘What women want?’ Mel Gibson die allerlei producten die vrouwen gebruiken uitprobeert om te begrijpen hoe hij deze kennis kan gebruiken in de marketing? Met alle commotie van dien. En uiteindelijk hoort hij letterlijk alles wat vrouwen denken en graag willen. De onuitgesproken woorden die veelal binnen in het hoofd van de ander blijven. Dit levert hem enorme inzichten op. In vrouwen en over zichzelf! Nou lieve mensen, bij klanten is het niet anders! Ik heb al eerder verteld dat je op de stoel van de klant moet gaan zitten. Dat is om je in te leven in de zaken waar de klant mee worstelt. Waar hij behoefte aan heeft en wat jij kunt gaan aanbieden. Maar er is meer. Het is nl. zo dat veel zelfstandig ondernemers niet goed weten wat ze ‘echt’ willen. Velen hebben niet eerder met een virtuele assistent gewerkt. Ze weten niet goed wat ze aan VA’s kunnen vragen. Of ze durven dit niet goed te vragen. Want jawel, ook andere ondernemers zijn wel eens onzeker. Dus gaan ze door met de wijze waarop ze met hun VA samenwerken. Ook al knaagt er iets. Omdat het niet helemaal goed voelt. Of omdat ze iets missen. En in het ergste geval: stoppen ze met de samenwerking! En plop: het werken met een VA heeft een slechte naam. Dat willen we niet! Daarom wil ik jullie graag meenemen bij de 5 zaken die klanten echt heel graag willen!

1. Een supporter, partner, rechterhand! Zelfstandig ondernemer zijn, is vaak eenzaam. Je moet alles alleen uitdokteren, keuzes maken, bedenken wat de beste volgende stap is, enz. Jouw klant wil heel graag het gevoel hebben dat jij de partner, de betrouwbare rechterhand bent die hem/haar steunt en helpt.

2. Samenwerken met een expert! Als virtueel assistent ben je ook zelfstandig en ga je naast de klant staan waarbij jij jouw expertise inzet. Jij vertelt wat jij gaat doen en hoe je het gaat doen. Je klant huurt jou daarvoor in. En niet om continu jou te vertellen wat je moet doen.

3. Aandacht! Je klant wil van je horen. Hij/zij wil niet een verzoek indienen en vervolgens 24 uur niets meer van je horen. Ze willen het gevoel hebben dat je aandacht voor ze hebt. Dat betekent niet dat je altijd alles direct moet uitvoeren (lees binnen 24 uur). Maak van tevoren afspraken of laat horen wanneer je iets oppakt en dat je het verzoek ontvangen hebt. 111 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

4. Oprechte interesse! Het bedrijf waar jouw klant hard voor gewerkt heeft, voelt als een kindje. Je klant houdt van zijn/haar bedrijf en doet er alles aan om het goed te laten groeien. Jij hebt als virtuele assistent een belangrijke rol in deze. Behandel en hou van het bedrijf van je klant alsof het je eigen bedrijf is. Zie het als jullie bedrijf!

5. Team gevoel! Hoe meer je voor je klant kunt doen en betekenen, des te beter. Een klant wil graag een ja horen als ze iets vragen. Dat je ze kunt helpen. En als dat betekent dat je iemand anders in moet schakelen voor de juiste expertise of voor extra ondersteuning, dan is dat ook goed. Stuur je klant niet terug met een nee, kijk hoe je het team gevoel kunt vergroten. Klanten willen graag begrepen worden. Gezien worden. En het gevoel hebben dat ze met jou samen een team vormen.


53. Waarom klanten altijd naar mij komen Ik krijg vaak de vraag: “hoe zorg ik dat ik meer klanten krijg? Zodat ik genoeg werk heb om voldoende inkomsten te verdienen om van te leven?” Ik zal je vertellen: dit stuk ligt volledig bij hoe jij je werk doet! Tijdsdruk is het grootste probleem dat succesvolle ondernemers hebben. Teveel taken die teveel tijd kosten. De klanten die om hun aandacht vragen en altijd – ja echt altijd! – voor gaan. Zonder klanten geen inkomsten en zonder inkomsten geen bedrijf. Dus zijn ze blij als jij als virtueel assistent taken overneemt. In het begin kost het wat tijd om over te dragen. Maar het liefst willen ze daar zo min mogelijk mee bezig zijn. Ondernemers willen lucht en meer beschikbare tijd! Dus zoeken ze iemand die dit snel biedt! Daar wringt ook de schoen. Want je zult ook het bedrijf moeten leren kennen. Je moet eerst helder krijgen hoe de ondernemer nu werkt. Hoe de processen lopen, welke documenten ze gebruiken, welke tools ze hebben. Maar ook wie hun klant is en op welke wijze diensten worden aangeboden. Alles natuurlijk ook afhankelijk van het werk dat jij overneemt. Het is echter wel slim om een totaalbeeld te krijgen van hoe het bedrijf ingericht is. En als je dat in het begin niet direct hebt, zorg dan dat je dit in de loop van de tijd ontdekt en het plaatje steeds meer inkleurt. Jij hebt echter maar beperkt tijd. Je wordt ingehuurd voor een paar uur per week/maand. Dus is het belangrijk dat jij ook je tijd effectief managet. Want je wilt snel resultaat kunnen bieden. Dat jouw klant al snel voelt dat jij hem echt helpt! Dat motiveert namelijk enorm. Hij wil waar voor zijn geld. Jij bent een investering voor zijn bedrijf! Die investering moet ook iets opleveren! Als hij niet het gevoel heeft dat jij hem echt ontlast, dat jij taken overneemt zodat hij zich op andere zaken kan gaan focussen, wordt hij onrustig. Gaat het wel goed? Moet hij jouw werk controleren? Durft hij wel meer taken over te dragen? En i.p.v. dat het vertrouwen groeit, zal eerder twijfel en onrust naar boven komen. Met als gevolg dat je wellicht een klant verliest… En laten we wel wezen: zonder klanten heb jij ook geen bedrijf! Het kan ook anders. Het kan ook dat jij overzicht hebt, snel acties oppakt en zorgt dat het loopt. Linksom of rechtsom: het moet en zal werken! Omdat jij kiest voor eigen verantwoordelijkheid! Dat wanneer iets niet goed loopt/werkt/gaat, noem maar op, dat jij zorgt dat dit verandert! Daarom zorg ik altijd dat ik het snap! Bij alles wat ik doe wil ik het snappen. Ik wil zelfstandig kunnen opereren. En dat kan ik niet als ik niet begrijp wat het doel is. Dus maak ik een totaalplaatje. Dat kan bv. visueel met plaatjes , door een proces overzicht te maken, door het uit te schrijven. Maakt niet uit. Je moet echt zorgen dat je het totaalplaatje snapt. En als jij slechts 1 onderdeel uit het totaal overneemt, begrijp je ook wat de consequenties of vervolgstappen in het bedrijf zijn van hetgeen jij doet. Of hoe iets anders/beter ingericht kan worden waardoor jouw werk ook beter loopt of van een hogere kwaliteit is. Dat is dé manier waarop jouw klant vertrouwen krijgt. Waardoor jij zelfstandigheid uitstraalt en het waar maakt. Waardoor je vertrouwen krijgt. Waardoor jouw klant je weer aanbeveelt bij anderen. Waardoor jij door jouw kwaliteiten en inzet zelf klanten aantrekt! Hoe doe ik dat? 113 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

De vraag die ik mijzelf altijd weer stel: begrijp ik het? En zo niet: hoe kan ik zelf ontdekken dat ik het snap? • Wat levert deze ondernemer? • Op welke wijze levert de ondernemer? • Wie zijn zijn klanten? • Wat is zijn doel op korte termijn en waarom? • Wat is zijn doel op lange termijn? • En hoe kan ik hem nu snel helpen én ontlasten?

Daarna, tijdens het uitvoeren van mijn werk, stel ik mijzelf weer vragen: • Als iets niet werkt, waar ligt het aan? Wat gebeurt er als ik op een ander knopje druk? • Als iemand niet tijdig stukken krijgt geleverd: wat kan ik veranderen of doen waardoor het wel goed gaat? • Als facturen niet tijdig betaald worden: wat kan ik doen dat dit wel gebeurt? • Als ik een mailing stuur, wat moet er daarna gebeuren? Wat kan ik hierin betekenen? • Bij alles wat ik doe bedenk ik: moet ik hier mijn klant mee lastig vallen? Of kan ik zelf een besluit nemen? • Tot welk bedrag neem ik zelf beslissingen en wanneer vraag ik om goedkeuring? • Is dit zo belangrijk dat de klant een keuze moet maken of is het van ondergeschikt belang (lees: heeft het te maken met strategie, marketing, klanten? Zo niet, kan ik dan beslissen?) • Wat staat er over 2 tot 3 weken op de planning? Kan ik hier nu al op inspelen? Feitelijk maakt het niet uit over wiens bedrijf het gaat. We zijn allemaal ondernemers, het doel en resultaat dat we willen behalen is voor iedereen gelijk: voldoende en tevreden klanten waardoor we een succesvol bedrijf runnen!


54. Denk 3 stappen vooruit! Ik heb het al meer gezegd, zelfstandig ondernemers vinden het moeilijk om alles te behappen. Dat is precies waarom sommige zaken niet lopen. Of waarom planningen niet gehaald worden. Of waarom ze geen stappen kunnen zetten met verdere ontwikkeling van hun bedrijf. Tenzij ze al dit soort zaken in de avonduren en weekenden doen. Daarom zijn wij als virtueel assistent belangrijk! Want als ze niet aan de ontwikkeling werken dan is de valkuil: • te weinig klanten kunnen helpen • te weinig verdienen • onvoldoende voortgang met hun bedrijf • blijven hangen op administratieve tijdrovende taken • niet voldoende zichtbaar in de markt • marketing ligt stil… • enz. enz. Heel gevaarlijk want als je als ondernemer niet tijdig inspringt om dit soort zaken te voorkomen kan je bedrijf nog wel eens stil komen te staan. Want de markt gaat door. Concurrenten hebben zaken ingeregeld en voorzien. Voor je het weet lopen zij voorop. Wat kunnen wij daar nou in betekenen? Eigenlijk alles. Want 1 van de 3 belangrijkste zaken die wij voor hen kunnen opvangen is vooruitkijken naar de toekomst. Niet teveel focussen op het hier en nu, want daar liggen de acties van vandaag en alles wat ons snel van ons pad brengt. Nee: wij denken 3 stappen vooruit! Wat bedoel ik daarmee? Als jij je klant echt wilt helpen, kijk je vooruit. En niet alleen 1 stap, zijnde morgen. Maar 3 stappen! We willen vandaag bezig zijn met acties voor over een week tot aan een maand vooruit. Als eind deze maand de boekhouding over het kwartaal bij de boekhouder ingediend moet worden, gaan we niet op de 28e van de maand als een gek bonnetjes verzamelen en inboeken. Nee, dat organiseer je op voorhand zodat je op het laatste moment alleen de laatste zaken moet aanvullen. Als volgende week maandag een belangrijke bijeenkomst plaatsvindt, gaan we niet vandaag pas over de agenda nadenken en wat we ter voorbereiding moeten organiseren. Je bespreekt en organiseert dit 3 weken van tevoren zodat een week van te voren de puntjes op de i gezet kunnen worden. Als iedere week een nieuwsbrief wordt verstuurd dan plan je de agenda van de ondernemer zodanig dat dit artikel er tijdig ligt, zodat jij alleen nog maar de verwerking in het e-mailsysteem hoeft te doen. Het maakt niet uit over welk onderwerp het gaat. Of wat jouw aandachtsgebied is. Als jij je klant écht wilt helpen, kijk en denk je 3 stappen vooruit en regel je de zaken zodanig in dat je klant iedere keer 115 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

opgelucht kan blijven ademen en alle noodzakelijke acties rustig doorlopen. Wat heb jij hiervoor nodig? • je weet wat de planning en deadlines zijn • je hebt inzage in de stukken die benodigd zijn • je weet waar je klant mee bezig en naar toe werkt • je zorgt dat systemen goed ingericht zijn zodat je hierop terug kunt vallen • je spreek je klant regelmatig (al dan niet live) zodat je aangehaakt blijft.


55. Heb jij een goede balans tussen privé en werk? Als iets lastig is als zelfstandig ondernemer is het wel de juiste balans houden! Even ter illustratie hoe mijn dag er vandaag uitzag: • 8 uur nog even gauw een filmpje voor mijn videoblog maken – √ • 8.30 uur op de fiets springen richting kantoor – √ • 9 uur op kantoor kan zijn om iemand binnen te laten die vandaag op kantoor wat opdrachten komt doen -√ • 10 uur een telefonische afspraak – √ • 11 uur nog een offerte versturen namens een klant van mij – √ • nog 2 spoed afspraken voor diezelfde klant maken, de mailbox screenen – √ • 11.30 uur op de fiets springen naar het centrum om drukwerk in het copycenter te regelen voor de presentatie van mijn klant bij zijn klant – √ • daarna door naar huis zodat ik om 12 uur snel mijn tanden kan poetsen – √ • 12.10 uur in de auto springen op weg naar de tandarts – √ • 12.30 uur in de tandarts stoel voor een nieuwe vulling – √ • 13.30 uur weer in de auto terug naar huis – √ • tijd voor een broodje (!) – √ • mijn mail checken of ik de laatste input heb gehad voor de afronding van mijn webinar vanavond –√ • 14.00 uur even checken of alles bij de klant is goed gegaan, nog een offerte aanvraag en nog een afspraak verzoek • 15.00 uur telefoongesprek met mijn buddy (vanuit mijn eigen training) en gotowebinar met haar testen – √ • 16.00 uur nog even terugkoppelen naar de klant – √ • 16.30 uur mijn videoblog schrijven en afronden….. En de dag is nog niet om! Herkenbaar?

Kortom, een eigen planning is zó belangrijk om: • alles behapbaar te houden; • weten wanneer je wat doet om je prioriteiten te bewaken; • de balans tussen privé en werk te houden; • je energieniveau hoog te houden. 117 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Want ergens stopt het een keer. Voor mij geldt nu dat ik overspoeld ben door alles wat er op mij afkomt. En daar ben ik mij heel erg bewust van en daar heb ik voor gekozen. Omdat het tijdelijk is. Omdat alles waar ik nu aanvullend mee bezig ben – en dan hebben we het over de Academie opzetten – een ‘project’ is dat straks in goede banen geleid zal worden. Omdat ik nu nog opdrachten heb, die ik straks ga afstoten c.q. afbouwen. Wat ik hier mee wil zeggen, is dat je heel erg bewust moet kiezen voor wat je doet, wanneer je het doet en waarom je het doet. Niemand zal jouw grenzen bewaken. Als je in loondienst werkt, gaat het kantoor op een gegeven moment dicht. Als je thuiswerkt niet. En wie stopt jou als je ‘s avonds gewoon doorgaat? En wanneer gaat het vlammetje uit? Maak je eigen planning en hou je aan je eigen afspraken. Ik hou het kort vandaag, heb nog een webinar vanavond op de planning staan…


56. Welke programma’s gebruik je als virtuele assistent Virtueel werken betekent op afstand werken. Dus vanuit je eigen kantoor, terwijl je andere ondernemers ondersteunt die ook weer op hun eigen kantoor zitten. Voor veel VA’s betekent dit vanuit huis werken. Wat je wilt, is goed kunnen samenwerken met je klant. Zeker op afstand! En aangezien je bijna alles met je computer verwerkt, kreeg ik de vraag: welke programma’s gebruik je als virtuele assistent? Ik hoor van geïnteresseerden die graag VA willen worden dat ze onzeker worden omdat ze niet zoveel kennis hebben van het online werken. Dat begrijp ik. Maar dat onzeker zijn over online zaken gaat meer over het online ondernemen en online marketing. Dat is voor velen een nieuwe tak van sport. Daar wil ik graag een volgende keer meer over vertellen. Virtueel werken betekent dat je aan jouw klant moet kunnen aangeven wat hij moet regelen zodat je goed kunt samenwerken. Dus welke programma’s gebruik je als virtuele assistent en schaf je zelf aan. En voor welke programma’s moet de klant toegang regelen? De meeste programma’s die je gebruikt, zijn heel bekende programma’s waar je altijd al mee werkt. Gewoon MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Dat is dus niet zo spannend. Dit is basis software dat je op voorhand zelf aanschaft zodat je goed voorbereid aan de slag kunt. Denk ook aan een virusscanner. Een virus is wel het laatste wat je wilt hebben! Je kunt natuurlijk ook kiezen om met een ander mailprogramma te werken, bv. Gmail. Dat is geheel jouw eigen keuze. Jouw eigen email en agenda gaat over jouw bedrijf en je eigen communicatiestroom. De klant kan een heel eigen programma gebruiken. Wat heb je echt nodig om goed met je klant af te kunnen stemmen? Meer en meer programma’s zijn ‘in de Cloud’. Dat betekent via internet toegankelijk vanuit elke locatie. Dat maakt het juist zo eenvoudig om op afstand te werken. Want doordat jij op afstand kunt inloggen, kan je bij de informatie van de klant. Dat betekent wel dat je klant dit zo moet inrichten. En dat moet je met hem afstemmen. Voor documenten beheer werken veel klanten met Dropbox. Dat is een online (in de Cloud) systeem waarin je mappen kunt aanmaken en documenten kunt opslaan. En dit is – tot een bepaald hoeveelheid geheugen – gratis. Je klant kan dus een account in Dropbox aanmaken en daar de mappenstructuur in plaatsen waar jij bij moet kunnen. Dat betekent ook jou autoriseren voor toegang tot deze mappen. Gelijksoortige programma’s zijn: • Skydrive (MS Office) • Google Drive • Office 365 • Document manager (Apple) Voor toegang tot de email of agenda van de klant, zal de klant jou ook moeten autoriseren en/ of toegangscodes moeten leveren. En dat betekent dat je soms gaat inloggen in het systeem van 119 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

de klant en soms maak je bv. een aparte map in Outlook aan waarin je de mail van je klant laat binnenkomen. Externe programma’s waar je op inlogt zijn: • Office 365 • Gmail Om goed te kunnen afstemmen, zorg je dat je wekelijks een bilateraal overleg hebt staan. Dat kan live op locatie – ik adviseer je om dat regelmatig te doen, minimaal 1x per kwartaal – of telefonisch. Voor een telefonisch overleg kan je weer prima gebruik maken van Skype. Een gratis tool waar je een account voor aanmaakt en een connectie met je klant in aanmaakt. Weet dan ook wat jouw Skypenaam is, dat geef je door om te connecten. Neem zelf het initiatief om je klant 1x per week te bellen! En als dat via Skype is, hoeft het zeker niet met beeld! Het voordeel van bellen via Skype is dat je meteen je handen vrij hebt om: • aantekeningen te maken • documenten te openen • online mee kunt kijken bij zowel documenten als programma’s • mee te kijken op het scherm van je klant (of je klant bij jou) Een extra tip: zorg dat je een headset hebt die je eenvoudig mee kunt nemen en waardoor je – ook als je elders bent – goed kunt bellen en anderen niet mee kunnen luisteren wat je klant vertelt. Verder zal je klant toegang moeten geven voor programma’s waar hij specifiek mee werkt. Dat kunnen hele verschillende programma’s zijn. Van specifiek voor de eigen branche tot aan algemene programma’s zoals bijvoorbeeld de social media tools waar hij mee werkt. Onthoud in ieder geval dat als er programma’s aangeschaft moeten worden die specifiek voor je klant zijn, dat hij dit moet aanschaffen. Jij logt altijd in op de bestanden en gegevens van jouw klant. Dus nooit iets op jouw naam zetten en de klant toegang geven. Als je ooit weggaat, moet je klant gewoon toegang hebben tot zijn eigen informatie. Nog een laatste basis tip voor jou als VA: zorg dat je je uren goed bijhoudt en weet hoeveel tijd je voor je klant besteed hebt. Zelf werk ik met Toggl. Een tool die je eenvoudig op je PC of laptop kunt zetten en de tijd bijhoudt. Geheel gratis (tenzij je urenoverzichten wilt hebben) en je helpt herinneren als je al langere tijd niet op de computer actief bent. Je ziet, in de basis heb je niet zoveel nodig om aan de slag te kunnen!


57. Hoe adviseer je je klant met welke tool te werken? Een paar weken geleden vertelde een ondernemer mij dat zij verwachtte dat een virtueel assistent meer weet dan zijzelf als het over het inrichten en werken met tools gaat! Vond ik wel een sterk punt. Want inderdaad is het voor ondernemers natuurlijk heerlijk als ze kunnen terugvallen op de expertise van een VA. Maar dat wil niet zeggen dat jij elke tool moet kennen. Onmogelijk zelfs. Toch is het handig dat je weet waar op te letten. Dus hoe adviseer je je klant met welke tool te werken? Een tool is een hulpmiddel. Iets wat jou en je klant ondersteunt in: • het uitvoeren van taken • het bijhouden van gegevens • het besparen van tijd • efficiënter werken • minder fouten maken Soms zijn VA’s echter geneigd om steeds weer een bepaalde tool te adviseren terwijl het niet voor iedere klant werkt. En dat stukje inzicht missen ze. Want ja, deze tool werkt misschien super, maar niet voor elke klant! Waar sommige ondernemers meer dan genoeg hebben aan een eenvoudige Excel sheet, zullen anderen juist heel veel baat hebben om werkzaamheden te automatiseren. Het kan dus een heel goed idee zijn om onderdelen te automatiseren. Want automatiseren vergemakkelijkt de uitvoering. En soms geldt zelfs dat je bepaalde taken helemaal niet meer hoeft te doen omdat het geautomatiseerd is. Soms weegt echter de prijs van het automatiseren niet op tegen de winst qua tijd voor de klant. Of wordt het verwerkingsproces ineens heel ingewikkeld en kost het werken met deze tool veel meer tijd dan voorheen. Is het dan slim om met deze tool te gaan werken? Nee! Een valkuil van ondernemers is té zuinig zijn. Begrijp me goed, zuinig zijn is een must denk ik. We kunnen het ons niet altijd veroorloven om continu geld uit te geven. Maar soms is zuinig zijn een verkeerde keuze. Een tool moet jou en je klant altijd helpen om het werk te vereenvoudigen. Want laten we wel wezen: jij kost ook geld! En jouw omgerekende uurtarief weegt vaak niet op tegen de kosten van een tool. Laat staan het uurtarief van je klant! Er zijn dus aantal tips waar je goed naar moet kijken voordat je je klant kunt adviseren met welke tool te werken. 1. Hoeveel tijd kost het werken zonder tool Tijdbesparing is een hele grote en snel gemaakte winst! Het is slim om een tijdje je uren bij te houden die je aan een taak besteedt. En dat geldt ook voor je klant. De gemaakte uren kan je omzetten in een bedrag van zowel jouw uurtarief als die van je klant. Wat kost het jullie dan per maand? Of per jaar? 121 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

2. Hoe vaak wordt deze taak uitgevoerd? Daarnaast bekijk je of het gehele proces en de taken een steeds terugkomend iets is of een eenmalige actie. Ook zaken die maatwerk betreffen, kan je vaak niet automatiseren of in een tool stoppen. Het is slim om juist steeds terugkerende taken te automatiseren. Of om met een tool te werken waarmee je het gehele proces kunt inrichten zodat je hier steeds op terug kunt vallen.

3. Hoe is de verhouding prijs en tijdwinst? Vervolgens kijk je wat de tool kost en of deze kosten opwegen tegen de tijdwinst. Anders gezegd: als het een complex iets is en je nog steeds veel persoonlijke aandacht in de taak moet steken, kan je je afvragen of dit het geld waard is. Ik werk met veel simpele Excel sheets omdat die genoeg inzicht of hulp bieden. En dan weegt de tijd om een geautomatiseerde tool in te richten niet op tegen de (tijd)besparing dat dit uiteindelijk oplevert. Je moet dus continu prijs tegen tijdwinst afzetten.

4. Wat moet de tool kunnen doen? Voor iedere klant gelden weer andere regels. Denk bv. aan een CRM systeem. Dat klinkt super, een Customer Relationship Management tool waarin je alle klantgegevens in bewaakt. Echter iedere ondernemer heeft een andere doelgroep. Of heeft behoefte aan een andere manier om deze gegevens bij te houden. Dus hiervoor geldt: wat moet de tool voor jouw klant kunnen doen? Heb je genoeg aan naam en emailadres omdat je klant aan emailmarketing doet en online onderneemt? Of levert je klant maatwerk en is het belangrijk om elk contactmoment vast te leggen zodat hij daarop terug kan vallen?

5. Wie is de doelgroep van de klant? Heel simpel gezegd: niet voor elke doelgroep werkt een tool goed. Het kan zelfs zijn dat een tool wel of niet geschikt is puur en alleen gebaseerd op de doelgroep. Is de doelgroep het bedrijfsleven? Of is zijn het consumenten? Wie betaalt de factuur? Wie volgt de dienst? Aan wie richt je de boodschap? Soms kan de doelgroep de werknemers in een bedrijf zijn, terwijl de baas betaalt. Denk bij alles: voor wie is dit bestemd en levert deze tool dan een efficiënte bijdrage? Je ziet alle tips haken op elkaar in. Het is dus slim om altijd goed na te denken over de diverse aspecten per klant voordat je een keuze maakt en je klant adviseert! Wil jij meer tools leren kennen? Op mijn Facebook pagina deel ik #ToolTips dus wordt vrienden en ontdek nieuwe tools.


58. 5 Tips om je klant te laten merken dat jij hem belangrijk vindt Als je meerdere klanten tegelijk ondersteunt en je moet balanceren tussen alle afspraken en klanten, neigt er nog wel eens iets tussen wal en schip te vallen. En wat je klant niet wil, is het gevoel dat hij niet belangrijk genoeg is. Aandacht geven en service verlenen staan hoog op het prioriteitenlijstje van ieder klant! Denk maar eens hoe het voor jouzelf voelt. Hoe komt het bij jou over als: • je lang moet wachten • je niets hoort • afspraken niet nagekomen worden • er geen kwaliteit geleverd wordt • enz. enz. We moeten echter niet onderschatten dat we met onze neus in diverse bestanden en mailboxen zitten. Dat aan de ene kant de telefoon rinkelt, terwijl je net geconcentreerd een tekst aan het redigeren bent. Niets is ons onbekend, toch? Het kan alleen een gevoel van onrust geven bij onze klanten. En dat willen we voorkomen. Dat wil niet zeggen dat je alles altijd a la minute moet doen. Dat kan nl. niet. Je klant begrijpt echt wel dat je meerdere klanten ondersteunt. Bovendien wil hij dat je ook je aandacht geeft aan de werkzaamheden voor zijn bedrijf. Als je hem dat zo uitlegt, is het geen probleem. Je kan echter ook meteen zorgen dat je klant merkt dat je aan hem denkt. Dat hij weet dat jij de taken voor zijn bedrijf onder controle hebt. Deze 5 tips zorgen er voor dat je klant zich geen zorgen meer maakt.

Tip 1: antwoord altijd op de mailtjes die je klant stuurt zodat hij weet dat je het verzoek in goede orde ontvangen hebt.

Tip 2: laat hem weten wanneer een taak is afgerond. Dat hoeft niet perse per mail, spreek van te voren met je klant af wat hij prettig vindt zodat jullie daar goede afspraken over hebben.

Tip 3: geef hem wekelijks een update over de stand van zaken van projecten en taken.


Tip 4: laat tijdig (!) weten wanneer je een deadline niet kunt halen. Dan kunnen jullie samen nog afstemmen hoe dit anders op te lossen.

Tip 5: zorg dat jullie elkaar wekelijks live of telefonisch spreken. Voor de meesten geldt dat een telefoon of skype afspraak perfect werkt. Zo nu en dan elkaar ook live zien, verstevigt de band en is zeker aan te raden. Veel succes!


59. Kleine fouten hebben grote gevolgen Als je denkt dat het werk dat wij als VA doen vrij eenvoudig is, heb je het mis. Er komt mega veel bij kijken. Dat wordt nog behoorlijk onderschat denk ik zelf. Er is vooral veel koppie koppie bij nodig (dus je hoofd erbij houden) want voor je het weet heb je een ‘fout’ gemaakt. Kleine fouten hebben grote gevolgen. Daar moeten we ons heel bewust van zijn! Wat de valkuil is, is dat we denken het ‘even gauw’ ernaast te doen. Ik merk dat ik zelf ook in die valkuil trap. Voor je het weet moet je nog even: • de website updaten • die tekst redigeren • de facturen inboeken • de datum bevestigen van die training • etc. etc. Een dag is om voordat je erg in hebt. En dan heb je nog niet half gedaan wat je allemaal wilde. En als het een beetje tegenzit, heb je een paar klanten die op die dag nog wensen hebben… De valkuil van even snel doen, is dat we onderschatten dat elke kleine stap in het proces een reden heeft. Elke systeem waar we mee werken, is gekoppeld aan een proces. Iedere activiteit met een geautomatiseerde tool is weer gekoppeld aan een volgende tool. Eigenlijk is alles met elkaar verweven. Daarom is het zo belangrijk dat we secuur werken met elk klein detail dat we toepassen. Onze klanten die eerst zelf al deze stappen hebben gezet, begrijpen waar het over gaat. Zij hebben ervaring met al het werk dat hiermee gemoeid is. Maar dat neemt niet weg dat ze van ons verwachten dat wij heel nauwkeurig blijven werken. Ook al zit er een hoge tijdsdruk op. Wij moeten steeds weer even een pas op de plaats maken en bedenken: klopt het wat ik nu doe? Wat zijn nou specifieke details waar ik het over heb? Dat zijn details die gevolgen hebben voor de alles wat daarna komt. Denk aan bijvoorbeeld: • de juiste einddatum van een vroegboek-aanbieding in de shoppingcart • een juist bedrag op de factuur • een link in de email naar de juist pagina op de website • een lanceringspagina voor een dienst die niet werkt • een verkeerde trainingsdatum bevestigd naar de klanten van je klant • met verschillende groepen werken en een mail naar de verkeerde groep sturen • een foutieve korting berekenen op een factuur • inlogcodes voor een pagina naar de verkeerde klant sturen 125 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• niet tijdig leveren van een dienst/product conform afspraak • de juiste offerte naar de juiste lead sturen • de algemene voorwaarden vergeten bij te voegen en niet naar verwijzen in een contract En zo kan ik nog wel even doorgaan. Waar het om gaat is dat je goed checkt of je de juiste stappen in het proces zet! Want ook al is het voor je gevoel een kleine fout. Je weet: kleine fouten hebben grote gevolgen! Zorg dat je de volgende 3 regels voor jezelf aanhoudt en waar mogelijk formaliseert zodat je hierop terug kunt vallen:

1. Begrijp wat je doet Ik blijf dat als een hele belangrijk regel vinden. Als je werkelijk begrijpt waarom iets gebeurt en of op een bepaalde manier is opgezet of ingeregeld, dan begrijp je ook of het proces goed loopt. Je kunt de logica volgen en zelf meedenken of het goed gaat. Daar hoef je je klant niet voor ‘lastig te vallen’. Het is ook een voorwaarde om mee te kunnen denken of alle stappen wel gezet zijn óf om mee te denken of iets op een betere/efficiëntere manier opgezet kan worden.

2. Test alles Aangezien we heel veel online en digitaal inregelen kan je bijna alles testen. Denk aan een link die je in een mail hebt gezet. De nieuwe pagina op de website. Het product in de shoppingcart. De nieuwe mailing die je hebt voorgeprogrammeerd. Bij alles geldt: klik op de link, test of het werkt, of het er goed uitziet en of het juist gaat! Een fout zit in een kleine hoek en zo kan je testen of het allemaal goed loopt.

3. Maak procesbeschrijvingen Voor iedere steeds terugkerende taak kan je het beste een procesbeschrijving maken. Gewoon kort en krachtig beschrijven in de juiste volgorde. Waar nodig of handig met een plaatje erbij. Hierdoor heb je altijd iets waar je op terug kunt vallen. Je kan je klant vragen om nog even mee te lezen of je het zo goed begrepen hebt. Hierdoor heb je op voorhand alles goed op de rit staan. Tip: maak ook standaard emailberichten voor terugkerende taken/opdrachten. Zo zonde om het wiel steeds opnieuw uit te vinden.


60. Mis je als virtueel assistent je collega’s? Wanneer je zelfstandig ondernemer wordt, werk je vanaf je eigen kantoor. Je zit op je eigen locatie en werkt helemaal alleen. Dat betekent geen gezellig gesprekje bij de koffieautomaat. Of even langs een collega lopen voor advies. Is dat niet ontzettend eenzaam? Mis je als virtueel assistent je collega’s? Voor veel zelfstandig ondernemers is het ‘alleen werken’ heel eenzaam. Dat komt omdat je alles zelf moet bedenken. Jij bent jouw bedrijf. Dus jij moet alles zelf doen. Nieuwe ideeën? Die moet je zelf uitvoeren. Niet iedereen kan dat. Sommigen vinden het alleen zijn zo ingewikkeld dat ze hierdoor op een gegeven moment afhaken. We zijn als mens nou eenmaal niet gemaakt om alleen te zijn. Het is dus echt een feit dat dit een probleem kan zijn. Maar dat hoeft niet! Zelf heb ik alles altijd alleen moeten doen. Het wiel zelf uitvinden vond ook ik eenzaam. Je weet op een gegeven moment niet meer of je de goede dingen doet. Je ‘ziet’ het niet meer. En dat is best een valkuil. Daarom besloot ik bij het oprichten van de Academie voor Virtueel Assistenten dat dit ten alle tijden voorkomen moest worden. Ik wil alles behalve VA’s die zich eenzaam en alleen voelen!! Dat is exact de reden waarom ik de VA Club Exclusive heb opgericht! Kijk, er zijn VA’s met verschillende expertises. Met verschillende ervaringen. En werkend voor diverse soort opdrachtgevers. Dat is een uitgelezen kans om deze verschillende expertises samen te brengen in een VA Club zodat ze elkaar ondersteunen. We hoeven niet allemaal het wiel uit te vinden. We kunnen bij elkaar advies vragen. Tips delen. Nieuwe tools onder de aandacht brengen. Of gewoonweg even jubelen omdat je een nieuwe klant hebt gekregen! Hoe fijn is het als je een luisterend oor hebt? Als je weet dat er gelijkgestemden zijn die net als jij behoefte hebben aan support? Collega’s die hetzelfde pad bewandelen als jij. En die elkaar helpen omdat ze het elkaar gunnen! Mijn droom en idee over de VA Club Exclusive werkt in de praktijk ook écht zo! Hoe doen we dat?

1. We delen ideeën, tips, adviezen, successen enz. in een besloten Facebook groep Laagdrempelig en snel. We zijn goed van elkaar op de hoogte. Je kunt altijd even snel een vraag voorleggen. Een tip delen. Je succes delen. Er is altijd wel iemand online. Dus als je wilt kan je dagelijks een praatje maken. En ja, ik doe ook mee. 2. Maandelijks online vragenuurtje Omdat iedereen in de praktijk tegen vragen aanloopt, organiseer ik maandelijks een online 127 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

vragenuurtje. Daar kan je lopende vragen inbrengen die ik beantwoord. Los van het feit dat ik iedere maand een specifiek onderwerp behandel. En mocht je niet kunnen, geen probleem want ik neem alles op. Dus je vraag wordt altijd beantwoord en jij luistert naderhand de opnames na. 3. We hebben 2x per jaar een eigen bijeenkomst Hoe handig het online en op afstand werken en communiceren ook is, we willen elkaar ook kennen. Zo nu en dan live ontmoeten. De personen achter de namen en foto’s leren kennen. Dat doen we door 2x per jaar live een bijeenkomst te organiseren! Op dit moment bestaat de VA Club Exclusive uit meer dan 53 leden. Het netwerk van de VA Club Exclusive wordt alleen maar groter! Ben je een zelfstandig ondernemer die overweegt om met een VA te gaan werken? Weet dan dat wanneer je met een virtuele assistent samenwerkt, dat ook jij je minder eenzaam zal voelen. Want door een sparringpartner aan je zijde te hebben, hoef ook jij niet meer alles alleen te bedenken en te doen. Samen sta je nou eenmaal sterker. Ik zeg: een win-win situatie!


61. Heb jij een probleemoplossend vermogen? Alles wat je doet, komt heel nauw. Kleine details zijn mega belangrijk. Zeker als we het over online zaken hebben. Veel hangt van linkjes aan elkaar en dan is 1 typefout al ‘fataal’. Klinkt dramatisch, maar het is echt zo. Jouw opdrachtgever kan zomaar een klant mislopen door een kleine fout! Niet alleen online is het belangrijk. Ik zie veel ondernemers steeds weer brandjes blussen. Of VA’s die een probleem niet in de basis oplossen maar ‘gewoon’ doorgaan. En die brandjes, die fouten in de basis komen steeds weer terug. Tenzij je ze oplost! Als virtueel assistent werken we in detail. Ik bedoel daarmee dat we gericht een aantal taken voor opdrachtgevers overnemen. Het is echter maar een klein deel. We werken niet – net als in loondienst – een flink aantal uren voor 1 klant. In de uren dat we ingehuurd zijn, moeten we de taken kunnen behappen. En vaak zie je dat hier nog een uitdaging ligt als de zaken niet goed op de rit staan. Dus wanneer de klant het proces, de organisatorische kant van zijn bedrijf niet goed op orde heeft. Dan komen brandjes steeds terug. Waar we dan veel tijd aan verkwisten. Zoals gezegd, ligt dit op het online vlak nog gevoeliger, zoals: • een link die niet werkt, • een mail die in de spam belandt en over het hoofd wordt gezien, • een bestelknop die naar het foutieve product in de shop gaat of • een verouderde datum die wordt genoemd. Je begrijpt wel, dat kan gewoonweg niet. Een gemiste kans. En zeker voor de online bedrijven kan dat zomaar betekenen dat je een klant kwijt bent! Heb jij een probleemoplossend vermogen? Wil jij ervoor zorgen dat problemen voorkomen worden? Dat foutjes in de basis worden opgelost? En dat brandjes voorgoed gedoofd zijn? Volg dan deze 3 tips:

1. Check, check, dubbel check Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: controleer altijd alles. • Lees teksten hardop (in gedachte) na. • Zet de spellingscontrole aan. • Gebruik tijdens het doorlezen het werkwoord ‘lopen’ voor ieder ander werkwoord wanneer je twijfelt tussen een T of een D. • Haal dubbele spaties uit een tekst in Word door de functie ‘zoeken en vervangen’ (voor een enkele spatie). • Kijk goed naar data, zeker in de online Shoppingcart en bij tijdelijke kortingsacties, en voorkom 129 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

dat een fout financiële gevolgen heeft. • Zit de bijlage bij het mailtje en is het in PDF opgemaakt? Iedereen kan maar 1 eerste indruk maken en je wilt ervoor zorgen dat het klopt! Dat jouw klant een goede eerste indruk maakt op zijn doelgroep.

2. Test alles Ieder linkje, iedere bestelknop, iedere pagina die je aangemaakt hebt in een online omgeving moet je testen: • Stuur nieuwsbrieven naar jezelf als test en test alle linkjes. • Bekijk de website pagina’s als ze opgemaakt zijn hoe ze uiteindelijk eruit zien. • Werkt het product dat je in de Shoppingcart hebt aangemaakt goed? • Stuur een testmail vanaf een nieuw account om te zien of alles goed wordt weergegeven. • Werken de social media icoontjes? • Opent een link naar een externe website pagina in een nieuwe tab? Het zijn vaak details waar het omdraait. Door hier heel veel aandacht aan te besteden, ontwikkel je een gevoel voor details en zie je in no time waar het fout gaat.

3. Ga op onderzoek uit En gaat er ergens iets fout, krijg je een mailtje met een terugkoppeling van een lezer, klant of andere relatie? Kijk dan bij de bron waar het fout gaat. Een oplossing is pas zinvol als in de bron het probleem opgelost wordt. Hierdoor voorkom je fouten in de toekomst. Bovendien leer je van dit soort fouten want je begrijpt hoe je iets in de toekomst anders kan doen zodat het niet meer voorkomt. Hoe je een proces kan aanpassen. Een tool beter kan inrichten. Heb jij een probleemoplossend vermogen waardoor klanten met een gerust hart taken aan jou kunnen overlaten?


62. Kiezen voor een niche trekt klanten aan Regelmatig krijg ik vragen van VA’s die al een tijd een eigen bedrijf hebben en niet weten hoe klanten aan te trekken. Ze profileren zich als virtueel assistent en richten zich vervolgens op MKB bedrijven en op ZZP’ers. En dat is zo’n beetje heel Nederland! Hoe trek je klanten aan als je niet helder verwoord aan wie je je diensten levert? Welke ondernemers voelen zich aangetrokken als je je richt op MKB en ZZP? Bedrijven heb je in alle soorten en maten. Van éénpitters tot bedrijven met werknemers in loondienst. In een artikel van MKB Servicedesk las ik dat in 2012 99% van alle NL bedrijven in de categorie MKB valt met de volgende onderverdeling: • aantal zelfstandigen: 70 procent • 2-10 werknemers: 25 procent • 10 – 49 werknemers: 4 procent • 49 – 250 werknemers: 0,8 procent • >250 werknemers: 0,2 procent Dus als jij al VA je richt op ZZP en MKB richt je je op 99% van alle bedrijven in NL. Uhmm, wie zoek je nou eigenlijk? Niet zo vreemd dat je geen klanten krijgt. Klanten voelen zich namelijk niet aangesproken! In de tijd dat je nog op zoek was naar een baan in loondienst solliciteerde je ook niet op elke baan. Toch? Je keek dan ook naar het soort bedrijf, het soort functie, voor wie je zou gaan werken, de taken behorend bij de functie, etc. Je wilde een baan waar je je tot aangetrokken voelde. Waar je blij van werd en wat je inspireerde. En andersom keek de HR afdeling van het bedrijf waar je solliciteerde of er een match was qua: • ervaring • kwaliteiten • kennis Ook toen werd je alleen uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek omdat er een match was. Omdat jij één van de besten was onder de sollicitanten. Omdat het bedrijf het gevoel had dat jij bij hen paste. Pas toen nodigden ze jou uit voor een gesprek! Nu is het precies andersom. Nu ben jij degene die klanten moet aantrekken. Dat betekent dat jij nu zelf laat zien wat jouw kennis, ervaring en kwaliteiten zijn. Zodat je precies die klanten aantrekt die bij jou passen. Zodat klanten zichzelf herkennen in jouw verhaal. In wat je te bieden hebt. Het gevoel dat jij begrijpt waar zij mee bezig zijn en wat zij nodig hebben. Dat maakt dat je aantrekkelijk bent voor slechts een bepaald soort bedrijven. Denk aan ondernemers: • in een bepaalde branche • die zich op een bepaald soort doelgroep richten 131 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• die diensten leveren, of • die juist producten leveren Los nog even van het soort diensten dat je levert! Met je diensten breng je een volgend onderscheidend vermogen t.o.v. andere virtuele assistenten aan. Geloof me: kiezen voor een niche trekt klanten aan Klanten willen zien dat je voor hen gaat! En dat zij bij jou passen. Dus kies een niche en onderscheid je van ieder andere VA waardoor je klanten aantrekt.


63. Is jouw opdrachtgever jouw baas? Laatst was ik samen met mijn VA Tamira bij een bijeenkomst. Een van de ondernemers aldaar zag mij als de baas van Tamira. Het viel haar op dat wij zo open, vol vertrouwen en goed samen aan het afstemmen en werken waren. Dat klopt, we zijn juist samen naar deze bijeenkomst gegaan om aan het bedrijf Manage je Bedrijfsgroei te werken. Maar wat mij triggerde was het woordje ‘baas’. Ik voel mij nl. helemaal niet de baas van. En voor Tamira voelt het ook niet zo. Hoe zit dat bij jou? Is jouw opdrachtgever jouw baas? Als jij het gevoel hebt dat jouw opdrachtgever jouw baas is, gaat er in mijn beleving iets fout. Een baas houdt in dat er hiërarchie en machtsverhouding is. Natuurlijk is het mijn bedrijf. Ben ik degene die de strategie en lijnen uitzet. Dat is mijn rol en mijn verantwoordelijkheid. En ja, ik betaal de teamleden die voor mij werken. De ondernemer bepaalt wat hij wil uitbesteden. Als VA kan je hierop reageren omdat je zelf het gevoel hebt: dit past bij mij, dit vind ik leuk en hier ben ik goed in. En dus ja, ik wil graag deze opdracht accepteren. Daarmee neem je als VA de verantwoordelijkheid over. Een opdrachtgever heeft niets aan een VA die zich afhankelijk opstelt. Jij staat net zoveel aan het roer als de opdrachtgever. Natuurlijk ben je afhankelijk van zaken als: • Tijdig input ontvangen • Regelmatig werkoverleg zodat je aangehaakt bent • Weten wat het doel is zodat je mee kunt denken Als deze punten echter niet goed werken of ingeregeld zijn, dan ben jij ook verantwoordelijk om aan de bel te trekken. Veel ondernemers zijn niet of onvoldoende gewend om met een assistent samen te werken. Die zal je dus moeten helpen met hoe dat praktisch werkt. Je zult met hen om de tafel moeten om duidelijkheid te verschaffen. Wanneer jij in een baas-werknemer houding blijft zitten en afwachtend naar je ‘baas’ gaat zitten kijken, verandert er niets. Een ander punt is het ‘ja maar’ gedrag. Je kunt bij alles wat een opdrachtgever vraagt beren op de weg zien. Daarop reageren met ‘ja maar dat kan helemaal niet …’ En ik weet heel goed dat er soms vragen gesteld worden waar je niets mee kunt. Het punt is echter dat je op zoek moet gaan naar hoe het wel kan. Het feit dat de opdrachtgever een vraag heeft, maakt dat er een probleem is. Hoe groot of klein dan ook. Het probleem moet opgelost worden. En daarvoor kijkt de opdrachtgever naar jou. Ben jij serieus met jouw bedrijf? Dan zoek jij naar de oplossing. Of eventueel samen met de opdrachtgever. Ga je niet verschuilen achter ‘ja, maar’. Vertel hoe het wel kan. Zoek naar een mogelijkheid hoe je iets wel kan regelen. Het is een kwestie van anders naar de vraag kijken. De opdrachtgever heeft jou als expert ingeschakeld zodat jij het probleem oplost.


Jij bent ook een ondernemer. Jij hebt de verantwoordelijkheid dat je alles doet wat in jouw macht ligt om jouw klanten zo goed mogelijk te helpen vanuit jouw expertise. Dat kan alleen vanuit een gelijkwaardige rol waarin de opdrachtgever taken uitbesteed aan jou en jij zorgt dat dit onderdeel geheel door jou geregeld wordt. Uiteindelijk draait alles om de groei van het bedrijf! Zodra het bedrijf succesvol is, zijn de opdrachtgever en jij ook succesvol!


64. Hoe zorg je dat je in de vakantieperiode inkomsten houdt? Dit is de eerste week van de schoolvakanties in Nederland. Langzaamaan stromen we massaal weer naar onze vakantiebestemming. Tijd om te relaxen, bijkomen van al dat harde werken van het afgelopen jaar. Of heb jij tussentijds nog een break gehad ;-)? Dat geldt niet alleen voor ons. Ook onze opdrachtgevers gaan er even tussenuit. Sommigen 2-3 weken. Anderen tot wel 2 maanden lang. Zeker die ondernemers waarbij het in de zomer behoorlijk stil ligt. En dat zijn er best veel. Hoe ga jij met die periode om? Hoe zorg je dat je in de vakantieperiode inkomsten houdt? Ik ben om meerdere redenen een voorstander voor opdrachten waarin je op continu basis inkomsten verdient. Dat lukt niet altijd. Er zijn echter genoeg mogelijkheden om klanten continu te ondersteunen waardoor je dat wel mogelijk maakt. Daarom is het zaak dat je zodanig je diensten aanbiedt en een contract afsluit waardoor je dit ook kunt waarmaken. Dat is een heel ander verhaal waar ik je graag alles over leer in mijn workshop Meer Klanten door een Onweerstaanbaar VA Aanbod. Feitelijk is dit wel een heel belangrijk onderdeel waar je ook in de vakanties op terug kunt vallen. Wanneer je alleen op uur basis en/of ad-hoc diensten aanbiedt en werk uitvoert, staan veel werkzaamheden in de zomervakantie stil. Als je klant niet echt actief aan de slag is, dan valt er voor jou ook weinig te doen. Herkenbaar? Wanneer je echter op continu basis diensten levert, zijn dat veelal werkzaamheden die altijd doorgaan. Ook al is het vakantie, niet elk bedrijf ligt helemaal stil. De meeste klanten van onze opdrachtgevers zijn echt niet 2 maanden weg. Kan zijn dat het minder intensief is, maar sommige activiteiten gaan gewoon door. Denk maar aan: • Email • Telefoon • Klantvragen • Facturering & betalingen • Boekhouding • Blog/nieuwsbrief • Social media berichten Zelf heb ik ook al meegemaakt dat sommige klanten juist in de zomerperiode tijd hebben om diensten bij mij af te nemen. Een rustige periode biedt voor velen misschien juist kansen! Daarnaast willen ondernemers niet 2 maanden uit de lucht zijn. De online zichtbaarheid mag 135 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

niet zolang stil liggen. Continuïteit is op elk vlak wenselijk. Dus mogelijkheden genoeg die jij kan oppakken. Wat betekent dit dan praktisch gezien voor jou? Er zijn een paar opties mogelijk die ik je hier wil meegeven. Bespreek de wensen met je opdrachtgevers en stem af welke optie een oplossing voor zowel jouw klanten als voor jou is.

Optie 1: Je draait meer uren voorafgaand aan je vakantie waardoor je voorwerkt. Dat betekent concreet gezien dat je meer uren maakt om dit te kunnen behappen. Hiervoor geldt dat je opdrachtgever vaak ook vooruit moet werken om hetzelfde te kunnen doen. Tevens betekent dit na de vakantie achterstallig werk wegwerken, dus wederom meer uren draaien. Als je dit verrekent met de uren die je normaliter zou maken in de weken van je vakantie, kan je contract gewoon doorlopen. Met andere woorden: gewoon dezelfde inkomsten.

Optie 2: Wanneer je klant volop doorgaat en het zich niet kan veroorloven (qua tijd) om zonder VA te werken, kan je een tijdelijke oplossing bieden door een collega VA te vragen om jou te vervangen. Dat betekent dat jij deze VA betaalt uit jouw inkomsten. Je klant zal je meer dan dankbaar zijn voor deze goede regeling. Op zich heb jij dan geen doorlopende inkomsten, maar wanneer jij dezelfde afspraken met je collega VA maakt, heb je grote kans dat jij tijdens deze vervanging juist extra inkomsten verdient. Al met al loopt het dan nog los.

Optie 3: Je stemt met je opdrachtgevers af dat jij op een ander moment vakantie neemt dat hen. Hierdoor kan jij de communicatie kanalen bewaken en zorg je dat een lead- of klantvraag altijd beantwoord wordt. Ook al is het antwoord dat jouw opdrachtgever er na de vakantie op terugkomt. Hierdoor bewaak je de continuïteit en gaan je opdrachtgevers met een gerust hart op vakantie. Heel erg belangrijk en fijn voor hen.

Optie 4: Teveel gemaakte uren gedurende de rest van het jaar verreken je tijdens jouw vakantie. Hierdoor hoef je tussentijds niet je extra uren te declareren en kan je de reeds besteedde tijd in de vakantie laten uitbetalen. Deze optie is voor zowel jouw opdrachtgevers als voor jou een prettige manier. En mocht dit niet voor elke opdrachtgever gelden, dan ontvang je in ieder geval van sommige klanten een reguliere betaling.


65. Hoe je resultaat uit netwerken haalt Ga je regelmatig naar netwerkbijeenkomsten maar lukt het je niet om nieuwe klanten te werven? Heb je wel leuke gesprekken maar levert het je niet op wat je echt zoekt? En vraag je je af of het nog wel zinvol is om hier tijd in te steken? Nou geloof me: het is zeer zeker zinvol. Maar je moet wel weten hoe je resultaat uit netwerken haalt. De valkuil van het netwerken is dat je alleen maar koffie leut of borrelt. Zo lijkt het tenminste. Er komen veel ondernemers op zo’n netwerkbijeenkomst die alleen in zichzelf geïnteresseerd zijn. Doen alles om maar visitekaartjes van henzelf uit te reiken en zichzelf te promoten. Met als gevolg dat de ander die met hen in gesprek is zich helemaal niet gezien en gehoord voelt. In het verleden heb ik zelf vaak meegemaakt dat andere ondernemers helemaal niet geïnteresseerd waren in mij. Ik was niet interessant voor hen dus draaiden hun ogen al snel af. Of ze vertelden wel volop over zichzelf maar daarna wilden ze zo snel mogelijk naar de volgende ‘klant’. Overduidelijk eenrichtingsverkeer! En ik was vaak geïmponeerd. Dacht dat anderen het helemaal voor elkaar hadden. Voelde mezelf klein worden. Hoe kon ik nou opboksen tegen hen? Wie was ik nou in hemelsnaam. Tot dat is door kreeg dat het een houding en truc van de ander is. Dat er nog andere manieren zijn om te netwerken. En dat als jij niet in jezelf gelooft, je dat ook uitstraalt en de ander al helemaal niet geïnteresseerd raakt. En toch heb ik veel uit het netwerken gehaald. Zelfs op een later moment een opdracht vanuit de allereerste netwerkbijeenkomst waar ik destijds gestart was! Dat had ik toen niet kunnen verwachten. De crux blijft dat je een paar zaken in je achterhoofd moet houden zodat je begrijpt hoe je resultaat uit netwerken haalt. Laat ik het nader uitleggen. Netwerken is marketing Vanuit marketing oogpunt is onderzocht en gebleken dat mensen gemiddeld 7x jou gezien en/of over jou gehoord moeten hebben voordat ze iets van je gaan afnemen. Dus slechts zelden wordt er meteen iets gekocht. Dat betekent dat 1-malig naar een netwerkbijeenkomst gaan niets oplevert. Je moet steeds terugkomen en zorgen dat mensen jou leren kennen. Netwerken is relaties aangaan Aansluitend op het vorige punt geldt dat je nieuwe mensen leert kennen en daar een relatie mee opbouwt. Zodat je beter weet wie de ander is en wat die persoon voor jou of anderen kan betekenen. En dus ga je ook elkaar helpen. Als je iemand ontmoet die ergens mee worstelt en jij ken iemand in jouw netwerk die hem daar perfect mee zou kunnen helpen, ga je het lijntje leggen. Maar dat doe je alleen als je een goed gevoel bij die connectie hebt. Toch? Andersom werkt het net zo. Ook een connectie uit jouw netwerk zal jou met een ondernemer in verbinding stellen als hij weet dat jij hem uit de brand kunt helpen. Maar daarvoor moet hij meer over jou weten dan alleen een naam en visitekaartje. Hij wil je kennen en vertrouwen. En dat gebeurt pas als je een goede relatie hebt opgebouwd. Een goede relatie hebben betekent: elkaar kennen, aardig vinden en vertrouwen! 137 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Netwerken is elkaar helpen Sluit je aan bij een netwerk waar jij een goed gevoel bij hebt. Waar de basis is dat je elkaar helpt. Dat je investeert in een groep ondernemers die gezamenlijk een doel hebben. Omdat ook zij beseffen dat we het niet alleen kunnen en we elkaar nodig hebben. Door elkaar te helpen, krijg je een gevoel van saamhorigheid. Een groep ondernemers die net als jij oprecht geïnteresseerd is in de ander. Op wie je kan terugvallen. En die voor je klaar staan. Je zult zien dat dat heel erg prettig voelt en je (zelf)vertrouwen groeit! Een aantal voorbeelden van soorten netwerken waar je je bij kunt aansluiten: • Netwerken met diverse (zelfstandig) ondernemers in de regio. • Netwerken met een specifiek doel en opzet waarbij van elke discipline maar 1 persoon in het netwerk mag zitten om concurrentie te voorkomen. Voorbeelden daarvan zijn BNI en Club van 25. • Mastermind groepen van gelijkgestemden die vaak eenzelfde training/programma gevolgd hebben en dus ‘dezelfde taal spreken’ en met dezelfde leerstof aan de slag gaan. • Netwerken met collega ondernemers in hetzelfde vakgebied zoals mijn VA Club Exclusive met wie je dus ook eenzelfde expertise deelt en elkaar kan adviseren. • Netwerken speciaal voor vrouwen die toch een andere connectie met elkaar hebben dan de gemêleerde groepen. • Een klein clubje ondernemers (max 4) met wie je regelmatig afstemt om ook vertrouwelijke gesprekken te voeren, worstelingen te delen, elkaar ondersteunt omdat je zelf met een open blik naar het probleem van ander kijkt. Je ziet, er zijn veel mogelijkheden. Waarbij je het ook zelf kunt initiëren. Zelf zit ik bij diverse netwerken die alleen een andere insteek en opzet hebben. En ik hoor ook veel VA’s die een inhoudelijke rol in zo’n netwerk op zich nemen. Zoek in ieder geval naar de bijeenkomst waar jij je prettig bij voelt zodat je ook zelf ervaart hoe je resultaat uit netwerken haalt.


66. Onderscheid jezelf met een persoonlijke marketing aanpak Net als iedere andere ondernemer, zal je als virtueel assistent ook aan marketing moeten doen. Je wilt dat klanten jou weten te vinden. Zichtbaar zijn in de markt. En wel zodanig dat je juist die klanten aantrekt waar jij naar op zoek bent. Werken met de voor jou ideale klant moet je hoofddoel zijn. Bij deze klanten ga jij helemaal opbloeien. Hier word je zo blij van dat je niet anders meer wilt. Dat betekent dat je op zoek gaat naar juist die klant. Maar hoe vind je hem? En wat kan je doen om hem te overtuigen dat jij de perfecte VA voor hem bent? Soms krijg ik de vraag of de markt straks niet verzadigd is. Dat er genoeg VA’s op de markt zullen zijn en dat het dan moeilijk wordt om klanten te vinden. Daar geloof ik echter helemaal niets van. Iedere VA die aan mijn programma’s heeft meegedaan, weet hoe verschillend we allemaal zijn. Dat we allemaal kiezen voor andere diensten of andersoortige klanten. Dat maakt ook dat er zoveel verschillende VA’s zijn. En daardoor blijkt maar weer waarom marketing zo belangrijk is. Eerst een algemene marketing tip: denk aan de know-like-trust factor. Voordat een klant voor jou zal kiezen doorloopt hij of zij een 3-tal fases: 1. Know: hij zal van jouw bestaan moeten weten 2. Like: hij wil je aardig vinden 3. Trust: hij moet het gevoel hebben dat hij jou kan vertrouwen En dat is precies waar het bij marketing om draait. Deze 3 facetten zullen steeds weer in de wijze waarop jij aan jouw marketing werkt terug moeten komen.

1. Know Zorg dat jouw doelgroep, de markt waar jij je op richt, jou leert kennen. Ze moeten weten dat je bestaat. Als dat niet bij hen bekend is, hoe gaan ze jou dan vinden? Wat ga je hiervoor doen? Je wordt actief via een aantal marketing kanalen. Dat kan online of offline zijn. Denk aan: • Social media kanalen (kies wat bij jou en jouw doelgroep past) • Netwerken • Kennis delen door een workshop te geven • Presentaties geven • Blogs schrijven Zorg dat je niet alleen visitekaartjes uitdeelt, maar toon echt interesse. Leer elkaar kennen, ga de interactie aan en laat zien dat je interesse hebt in de mensen die je ontmoet.


2. Like Hier gaat het veel meer om de persoon achter het bedrijf. Men wil jou leren kennen. Denk bv. aan: • Wat drijft jou om als VA te werken? • Wat is jouw visie op de wijze waarop jij jouw klanten dient? • Wat doe je in je vrije tijd? • Hoe ziet jouw leven eruit? • Waar beleef jij enorm veel plezier aan? • Wat is jouw standpunt in je leven en je werk? Deel iets over jou. Geef jouw naam letterlijk een gezicht en een persoonlijkheid. Durf hardop te delen wat jouw mening is. En waar jij voor staat! Je weet maar nooit waarin je soms raakvlakken hebt met opdrachtgevers. Of waarom een opdrachtgever juist op zoek is naar jou!

3. Trust Vertrouwen lijkt een heldere. Opdrachtgevers willen het vertrouwen hebben dat hun bedrijf in goede handen bij jou is. Dat je waarmaakt wat je belooft. Dat je proactief bent en eigen initiatief neemt om je taken op te pakken. Dat je meedenkt en advies geeft op jouw werkvlak. Omdat dit juist jouw expertise is. Deel dus waar jouw expertise ligt. Tips delen via social media is een optie. Ook het delen van interessante artikelen kan prima. Laat echter ook iets unieks van jouzelf zijn. Of deel ervaringen en testimonials van andere klanten. Enkele voorbeelden: • Je hebt een hekel aan schrijf- en spelfouten. • Je bent een perfectionist maar je weet ook dat je je daar niet door tegen laat houden. • Je houdt van analytisch te werk gaan. • De manier waarop jij jouw klanten up to date houdt. • Hoe jij een eventueel gemaakte fout oplost. • Welke tools jij het liefst mee werkt omdat…. Marketing werkt goed als je het een persoonlijke tint geeft. Wanneer je laat zien wie de persoon achter de naam is. Opdrachtgevers willen geen eenheidsworst. Ze zoeken jou, dus: Onderscheid jezelf met een persoonlijke marketing aanpak! Klanten kiezen jou wanneer ze zich herkennen in de know-like-trust factor dat jij laat zien!


67. Maak niet deze inschattingsfout! Wat me opvalt is dat er 1 onderdeel van ons werk als virtuele assistent steeds weer onderschat wordt: de planning!

De planning komt in alle onderdelen van ons werk weer terug, bij het: • maken van je offerte • uitvoeren van je diensten • bepalen van het aantal klanten dat je kunt dienen • bewaken van je grenzen • tijdig opladen van je energie • in de gaten houden van je werk en privé balans Je begrijpt: mega belangrijk! Toch zie ik dat menig virtueel assistent dit onderschat. En wel in elk van de genoemde onderdelen. Wat ik zie is dat VA’s de planning niet zodanig inschatten dat ze deze werkelijk kunnen halen.

Wat ik bedoel is dat virtuele assistenten: • te weinig tijd incalculeren voor het uitvoeren van de diensten dus te weinig tijd offreren • uiteindelijk bij het uitvoeren van de taken in de knel komen • doordat ze meer tijd nodig hebben dan geoffreerd, te weinig verdienen • teveel klanten aannemen waardoor ze niet kunnen waarmaken wat ze beloven • vergeten aan te geven wanneer ze opdrachten aangeleverd moeten krijgen om dit tijdig uit te kunnen voeren • alsmaar doorgaan i.p.v. tijdig vrij af te plannen • teveel van hun privé tijd opofferen en daardoor discussie of onvrede van het thuisfront krijgen.

En uiteindelijk lijden niet alleen de klanten hieronder, maar ook de VA zelf! En dat is heel tricky want klanten kunnen ontevreden worden en klagen. Of nog erger: weggaan! Maar ook jij kan er zelf zodanig onder lijden dat je ‘het’ niet volhoudt of je zodanig financieel tekort doet dat je er niet van rond kan komen. En dan heb ik het niet eens over voldoende energie overhouden om ook een leuk privéleven over te houden. Heel belangrijk dus om m.b.t. alle aspecten goed te plannen!


Ga als volgt aan de slag: 1. Wees reëel: ga na hoeveel tijd je aan een taak kunt besteden. Zie je jezelf in gedachten aan het werk. Maak hierdoor een goede inschatting. Hou ook letterlijk bij hoelang je ergens mee bezig bent en maak een overzicht van veel voorkomende taken met de bijbehorende uren. Deze lijst groeit natuurlijk in de loop der tijd en kan je altijd op terugvallen.

2. Als je een taak uitvoert, is het dan meteen ‘af’? Of volgt er nog een controle slag? Kan de klant nog aanvullende acties vragen? Bedenk en beschrijf voor jezelf hoe je taken wilt uitvoeren. Wat zijn de stappen die hiervoor nodig zijn om een taak compleet en goed af te ronden? Hoe vaak vraag je om feedback? Wat heb je van je klant nodig? Het lijkt misschien ingewikkeld maar dat is het niet. Bovendien help je je klanten door hier afspraken over te maken. Een planning waar jullie beiden op terug kunnen vallen.

3. Hou de werkelijk gemaakte uren goed bij en geef tijdig aan wanneer je bijna de geoffreerde uren besteed hebt. Hierdoor kan je tijdig bijsturen. Klanten hebben veelal geen zicht hoe lang je ergens mee bezig bent. Ideeën komen op en worden aan je gevraagd. Het is echter belangrijk dat je je grenzen aangeeft. Om je uren te behappen, de financiën in de gaten te houden en om je klanten goed aangehaakt te houden.

4. Plan jezelf nooit (!) vol. Je kunt niet voor 40 uur per week klanten dienen. Er zullen regelmatig pieken qua werkdruk zijn. Of een extra project. Een training die je bijwoont, noem maar op. Als je jezelf helemaal volplant, heb je totaal geen uitwijkmogelijkheden meer. En dan heb ik het nog niets eens over de taken die je voor je eigen bedrijf moet uitvoeren. Trap er niet in: ga jezelf niet fulltime voor klanten inplannen!

5. Plan letterlijk in je agenda wanneer je werkt. Wat zijn de momenten in de dag die je voor andere dingen vrij wilt houden? Wil jij je kinderen naar school brengen? Overdag sporten om je energie op peil te houden? Tijd overhouden om je verder te ontwikkelen? Of tijd hebben voor je hobby? Denk ook aan het plannen van vakanties. Of regelmatig vrij om je zinnen te verzetten en energie op te laden. Als je continu over je grenzen qua energie gaat, hou je het niet vol. En dat gaat ten koste van een succesvol bedrijf, je klanten én jezelf.

6. Plan de uren die je voor je klanten besteedt altijd in je agenda. Werk je bv. 5 uur per week voor een klant? Is dat dan iedere dag een uur? Wanneer heb je de wekelijkse bila gepland? Betekent een bila dat hier direct nieuw werk uit voortvloeit? Heb je een wekelijkse terugkerende taak met een bepaalde deadline? Maak je planning gebaseerd op de afspraken. Door alles in te plannen, weet je ook hoeveel tijd je voor nieuwe klanten beschikbaar hebt. En wanneer je met hen vaste afspraken kunt inplannen. En wanneer je onverwacht een (extra) project krijgt, zie je ook hoe je de andere taken daar omheen kunt plannen zodat je toch alle deadlines kunt halen! 142 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

7. Wat zijn de momenten van de dag of de week dat je het meest creatief bent om een bepaald soort taken uit te voeren? Ben jij een ochtend mens? Of ben je creatiever in de avonduren en slaap je liever wat langer uit? Plan naar het ritme dat bij je past. Dan kom je het beste uit de verf en haal je het meeste uit je tijd. Hoe meer jij jouw eigen planning beheert, des te beter heb jij je bedrijf onder controle! En dat is wat we willen, een succesvol bedrijf en voldoende tijd voor ons privéleven.


68. Processen saai? Integendeel: ze helpen jou! Veel mensen vinden processen saai. Het klinkt saai. Het is niet spannend of sexy, dus gets processen? Wat moet je daarmee? Persoonlijk ben ik het hier helemaal niet mee eens. Processen Saai? Integendeel: ze helpen jou! Waarom vinden velen het dan saai? Omdat het saai klinkt. Dus zijn ondernemers veel liever bezig met leuke, creatieve aspecten van het bedrijf. Met leuke klanten, nieuwe ideeën en ontwikkelingen. Het geven van trainingen, leveren van diensten, noem maar op. Het probleem is echter dat als je niet werkt aan goed lopende processen dat alle taken en activiteiten binnen een bedrijf veel te veel tijd kosten. Ik zie ondernemers die continu brandjes blussen. Ad hoc problemen oplossen. Op het laatste moment nog alle losse eindjes aan elkaar proberen te knopen. Zo zonde van je tijd en energie! Waarom niet iedere keer een probleem/brandjes/losse eindjes voor eens en altijd oplossen en zorgen dat deze taken als een goed lopend proces worden ingericht? Laat me eerst iets uitleggen. Voor ieder goed lopend bedrijf dat wil groeien en ontwikkelen is het belangrijk om systemen te implementeren. Het maakt niet uit waar het over gaat: binnen elk onderdeel van een bedrijf is het slim om een goed lopend systeem op te zetten! Wat is een systeem? Een systeem bestaat uit 3 onderdelen: 1. hoe je taken uitvoert: het proces 2. wat je hiervoor gebruikt: de tools 3. wie welke taken uitvoert: de mensen Waarom zijn systemen belangrijk? Ieder bedrijf heeft systemen nodig om het bedrijf goed te runnen/managen en te laten groeien want: • het kost minder tijd • er worden minder fouten gemaakt • het bespaart geld • zowel jij als je klanten kunnen zich focussen op het leveren van diensten Wanneer creëer je dan een systeem? Dat doe je voor steeds terugkerende taken! Doe je iets eenmalig dan spreken we over een project. Denk bv. aan het maken van je website. Wij als virtuele assistent zijn – samen met onze klanten – een onderdeel van ieder systeem. Wij voeren taken uit. En in een systeem wordt bepaald welke taken wij uitvoeren. En tegelijkertijd welke taken onze klant uitvoert. Het proces betreft de manier waarom het systeem loopt. De wijze waarop taken uitgevoerd worden. De volgorde, het idee erachter, met het doel voor ogen. Efficiënt en effectief. Nee, een proces is helemaal niet saai. Het is juist iets waar je heel slim voor moet zijn. Je moet kunnen analyseren en 144 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

bedenken wat de beste (werk)wijze is om de activiteiten binnen een bedrijf goed te laten lopen. Als jij als virtueel assistent een proces voor je klant goed kunt inrichten, bewijs je direct je waarde! Omdat een goedlopend proces zowel jou als je klant helpt. Zodat jullie je samen kunnen focussen op de bedrijfsgroei. Om meer succesvol te kunnen zijn. De volgende stap te kunnen zetten omdat het proces hiervoor goed ingericht en lopend is. En goed lopende processen kan je ook toepassen bij andere klanten. Want de diensten of producten kunnen anders zijn, veel processen binnen bedrijven zijn gelijk. Daarmee bespaar je ook meteen tijd bij taken voor een nieuwe klant. Dus processen saai? Integendeel: ze helpen jou!


69. VA’s investeren niet in zichzelf Vorig jaar waarschuwde een marketing expert mij toen ik mijn idee over het starten van de Academie voor Virtueel Assistenten deelde. “Dit is de verkeerde doelgroep” zei ze “VA’s investeren niet in zichzelf”. Ik schrok er wel even van. Had ze gelijk? In voorgaande jaren had ik secretaresses getraind en gecoacht en ik moet eerlijk zeggen: er zijn maar weinig secretaresses die echt zelf op zoek gaan naar trainingen. Ook voor het coachen werd ik door managers ingehuurd. Slechts een paar secretaresses hadden mij zelf benaderd. En al waren secretaresses heel blij met mijn coaching en heb ik tot op de dag van vandaag nog contact met hen: ze schreven zich niet op mijn nieuwsbrief in! Even werd ik aan het wankelen gezet… Toch bleef ik bij mijn besluit: ik had in mijn eigen netwerk van secretaresses gepolst wat zij van de het idee vonden. En meteen kreeg ik hele positieve reacties: dit is waar ze op gewacht hadden! Dit bood perspectief om: • eindelijk weer te groeien • stappen te zetten m.b.t. de nieuwe ontwikkelingen in de markt • een nieuwe leuke baan te vinden (omdat ze eruit bezuinigd waren) • weer gevoel te hebben dat ze belangrijk zijn en toegevoegde waarde leveren En dan heb ik het nog niet eens over persoonlijke motieven. Dus heel eigenwijs, heb ik toch doorgezet. Alhoewel, eigenwijs? Ik had voorafgaand aan mijn besluit veel ondernemers gesproken en geïnterviewd om te vragen waar ze tegenaan lopen. En daar kwam iedere keer weer uit dat ze behoefte hebben aan hulp en ondersteuning. Nu wil ik wel meteen even iets rechtzetten: als VA werken we niet in een secretaresserol. Sterker nog: daar ligt de vraag en de behoefte niet echt. Overigens zou je bijna denken dat VA’s alleen vrouwen zijn. Nou echt niet!! Sterker nog: ik ken 3 mannen die als VA werkzaam zijn. En wellicht niet deze titel hanteren, maar what’s in the name. Als VA is het belangrijk dat we kennis hebben over diverse zaken om te begrijpen wat ondernemen inhoudt. En ik heb tot nu toe allemaal VA’s om mij heen gezien die wel investeren in zichzelf. Ze willen het zelfs graag. Omdat ze – nu ze als VA aan de slag zijn – merken dat ze nieuwe kennis en expertise nodig hebben om in deze nieuwe wereld goed te kunnen werken. Op welk gebied is het dan slim om nieuwe kennis op te doen? Er zijn een paar onderdelen waar je naar kunt kijken. Zoals je weet, deel ik alle taken binnen het zelfstandig ondernemerschap in 7 systemen. Afhankelijk van de diensten die je levert, kan je kijken waar jij nog extra expertise in nodig hebt. 1. Dagelijks Management Hiervoor geldt dat het goed is om kennis te krijgen op welke wijze je op afstand ondernemers kunt ondersteunen: • Hoe kom je bij de juiste documenten • klant kunt ontvangen/lezen 146 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• Toegang tot de agenda

2. Financiën Op welke wijze kan je de financiële administratie beheren. Of hoe zorg je dat facturen tijdig en juist verstuurd worden. Denk aan: • Online boekhoudprogramma’s • Online betaalmogelijkheden • Shoppingcart inrichten

3. (Online) Marketing Wat houdt marketing eigenlijk in. Wat is het verschil tussen offline en online marketing? Wat heb je nodig? • Online marketing tools • De wijze waarop je warme leads opbouwt • Hoe combineer je offline en online

4. Statistieken Voor velen misschien onbekend: dit houdt in dat je bijhoudt wat werkt en wat niet. Meten = weten. • Wat houdt je bij • Hoe lees je statistieken • Wanneer verander je iets in de aanpak?

5. Communicatie De wijze waarop je de relaties onderhoudt. Met klanten, leveranciers, leads, noem maar op. Heeft raakvlakken met marketing, maar ook met klanten die al diensten hebben afgenomen. • Hoe houd je de relatiegegevens bij • Hoe verstuur je gerichte mailings aan specifieke groepen • Hoe zorg je dat jij op afstand de communicatiestroom van je klant managet

6. Sales Het verkopen van de diensten of producten. Op welke wijze worden de diensten aangeboden? Hoe wordt de koop gesloten? • Online lanceren van (nieuwe) diensten • Bijhouden van offertes en de stand van zaken in het verkoopproces • Het verstrekken van contracten 147 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

7. Diensten en producten leveren Als je klant dan echt zijn dienst levert. Of het product moet toegezonden worden. Wat is hiervoor nodig om dit goed in regelen? • Diensten online leveren • Hoe coaching online ingeregeld wordt • Bij online bestellingen van producten zorgen dat de levering automatisch uitgevoerd wordt Je begrijpt dit zijn slechts voorbeelden. Maar het geeft wellicht een goed beeld op welk vlak jij graag meer kennis wilt vergaren. En ik zeg je: VA’s investeren niet in zichzelf? Nou, mooi wel! Goede VA’s zien zichzelf ook als ondernemer en gedragen zich ook zo.


70. Voel jij je wel eens verdrietig? Er zijn van die momenten dat het even tegen zit. Dat je je verdrietig voelt. Of gefrustreerd. Of zelfs bang. Puur omdat de dingen anders lopen dan je voor ogen had. Omdat er iets gebeurt wat je niet had zien aankomen. Of omdat je iets heel engs moet gaan doen. Cliché natuurlijk maar nee, het leven is niet alleen rozengeur en maneschijn. En dat heeft soms weerslag in ons werk. Hoe ga je daarmee om? Voel jij je wel eens verdrietig? En wat doe je dan? Op dit moment gebeurt er iets in mijn privéleven wat mij verdrietig maakt. En daardoor wankel ik even. Omdat ik het verdrietige gevoel niet wil wegstoppen maar ook niet wil laten overheersen. Want dat kan consequenties hebben voor de kwaliteit van mijn werk. Mijn energie en enthousiasme. En dat vind ik zonde. Nu kan je iets in je privéleven niet voorkomen of veranderen. Het is wat is. Er zijn echter ook andere zaken die je aan het wankelen kunnen brengen. Denk aan alle spannende en vaak nieuwe stappen die je zet. Als ondernemer krijg je steeds een nieuwe uitdagingen op je pad. In het begin is het voor veel virtueel assistenten spannend om zichtbaar te worden. Om naar buiten te gaan en het gesprek met andere ondernemers aan te gaan. Alles wat je voor het eerst doet, zoals: • Je eerste netwerkbijeenkomst • Je eerste intakegesprek • Je eerste verkoopgesprek • Je eerste klant waarmee je start • Etc. Denk je dat allemaal overwonnen te hebben, komt het volgende op je pad. Nieuwe tools leren. Inschatten hoeveel tijd en dus kosten je doorberekent voor een totaal nieuwe opdracht. 2 Nieuwe klanten tegelijk krijgen en dat goed managen. Een presentatie geven. Een lead die nee tegen jouw aanbod zegt. Of wat dacht je van het eerste gesprek waarin een klant aangeeft niet tevreden te zijn? Je allereerste grote fout maken dat financiële consequenties heeft? Allemaal nieuwe ervaringen die spannend zijn en je allemaal een keer gaat meemaken. Ik wil je niet ontmoedigen door deze blog. Ik wil je laten weten dat we deze gevoelens allemaal ervaren. Dat je niet de enige bent en dat dit erbij hoort. Ons werk is een onderdeel van ons leven. Een heel groot onderdeel. En in dit onderdeel van je leven leer je enorm. Je springt regelmatig in het diepe. Het uit je comfort zone stappen zoals dat zo mooi heet, levert jou nl. enorm veel op. Jij ontwikkelt jezelf als mens en als ondernemer! Ondernemerschap is een grote leerschool voor persoonlijke ontwikkeling. Want door al die stappen, weet je straks precies: • wat je wilt 149 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• hoe je het wilt • waar je goed in bent • wat je leuk vindt • met wie je graag samenwerkt En je bent vrij om steeds weer je keuzes aan te passen. Dat mag, dat kan en niemand die vertelt dat het anders moet! Dus hoe spannend ook, ik zou NOOIT maar dan ook nooit meer anders willen! Laat me je nog een paar tips geven die ik geleerd heb en waarvan ik weet uit ervaring dat ze werken. Ga je iets nieuws doen en vind je dat heel spannend? Heb je buikpijn omdat het als heel eng voelt? Het uit je comfort zone stappen? Weet dat er maar 1 remedie is: gewoon doen. Het spannende gaat er vanaf zodra je dit een paar keer gedaan hebt. Je moet één keer een 1e stap zetten en het nieuwe leren. Net als bij alles wat we ooit geleerd hebben.

Heb je buikpijn omdat iets niet goed voelt? Ga dan na of dit je intuïtie is die spreekt. Een potentiële klant waar je geen klik mee hebt? Iemand die met je wil samenwerken waar je geen goed gevoel bij hebt? Of iets wat je niet helemaal kan duiden, maar je gevoel zegt dat het niet klopt? Het is anders dan spanning voor iets nieuws. Het is het gevoel van ‘geen zuivere koffie’. En dat gevoel klopt altijd. De remedie: zeg nee! Dat voorkomt heel veel ellende. Verdrietig voelen door een privé situatie? Gaat het over iets dat niets met je werk van doen heeft? Een privézaak op welk vlak dan ook? Laat het je niet beïnvloeden op je werk. Je bent als ondernemer vrij. Vrij om je eigen tijd in te delen. Je eigen dag te plannen. Gebruik dat! Doe wat voor jou goed voelt zonder dat je klanten daar last van hebben. Neem een dag vrij. Verstop je een dag in je bed. Ga wandelen in de natuur. Iets leuks doen met je kids. Maakt mij niet uit wat het is. Het is beter om jezelf eerst beter te voelen dan dat je slechte kwaliteit aflevert. Dat is zonde van de vertrouwensrelatie met je klant. En hou je klant op de hoogte als je daardoor iets later af hebt dan gepland. Transparantie is hier het sleutelwoord.


71. Hoe organiseer je je klant als je zelf niet georganiseerd bent? Het meest lastige van op afstand werken, is toch wel dat je niet regelmatig even bij je klant kan binnenlopen om iets te vragen. Hij of zij zit niet ‘om de hoek’ of in dezelfde gang zoals je vroeger in loondienst gewend was. Dat betekent dat je het afstemmen anders moet inplannen. Maar dat niet alleen. Je moet het zodanig ander inregelen dat je tijdig en op voorhand vragen stelt, wil je binnen die paar uur die je iedere week beschikbaar hebt, ook echt slagen maken. Dat betekent wat van jouw organisatietalent! Maar hoe organiseer je je klant als je zelf niet georganiseerd bent? Organiseren van leuke evenementen is heerlijk om te doen. Alles goed inregelen en zorgen dat de zaken goed lopen ook. Veel VA’s die ik spreek vinden dat het allerleukst om te doen. Ze willen het graag zelfstandig oppakken en doen. En juist dat is iets wat je zeker kunt doen in je rol als VA. Hoe geweldig is dat? En toch wordt het organiseren van jezelf enorm onderschat. We zijn geneigd om te focussen op vragen die klanten stellen. Pas te doen als er vragen gesteld worden. We vergeten echter dat we 3 stappen vooruit moeten lopen en denken! Zowel voor onze klanten als voor onszelf. Wat bedoel ik daarmee? 1. Dat je moet zorgen dat je eigen bedrijf zodanig is opgezet en ingericht dat je niet teveel tijd aan je eigen taken meer hoeft te besteden. 2. Dat je vooruit moet kijken in de planning van de klant. Wat wil hij de komende tijd bereiken? Wat moet er gebeuren en hoe ga je dat zo goed mogelijk op voorhand begeleiden en organiseren? Het gevaar van zelf niet georganiseerd zijn is dat je op een gegeven moment vastloopt. Je hebt het overzicht niet bij jezelf. Laat staan bij je klanten. Zeker als je meerdere klanten krijgt, gaat dat je op een gegeven moment opbreken. En dat is het moment waarop fouten gemaakt gaan worden. Alleen jij zelf kunt zorgen dat je dat voorkomt! Vandaag wil ik met je praten over hoe je jezelf en je eigen bedrijf organiseert. Het gaat over het dagelijks management van je eigen toko. Hoe je zorgt dat jij snel en efficiënt bent. Dat je geen tijd verkwist. Want laten we wel wezen, de uren die je voor klanten besteedt zijn de uren waarin je inkomsten verdient.

Planning Allereerst moet je zorgen dat je een eigen planning maakt. Waardoor je precies weet wat je wanneer gaat regelen. En wat urgent is. • Wanneer ondersteun je welke klant? • Hoe zorg je dat je elke dag de email die je van je klant beheert even doorleest zodat er geen spoedzaken blijven liggen? • Wanneer regel je de zaken voor je eigen bedrijf? Denk aan de financiële administratie, je eigen email, netwerkafspraken, etc. 151 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• Wanneer werk je niet? En weten je klanten dat? • Wat heeft prioriteit? Wat is urgent? En hoe zorg je dat je de planning daar flexibel op kunt aanpassen?

Email en archief Wat velen onderschatten is dat je je eigen archief goed op orde moet hebben. Waar staat wat? Hoe kan je alles snel terugvinden en oppakken? Zowel digitaal als in hard copy. • Heb jij je eigen email inbox opgeschoond? • Weet jij welke acties je open hebt staan? • Werk je met een mappenstructuur? • Wat moet je bewaren en wat kan weg? Bewaar geen zaken die alleen maar je email en archief dichtslibben i.p.v. dat het zinvol is. • Hoe is je digitale archief ingericht? • Heb je je archief zodanig ingericht dat alle documenten van je klanten (en dus eigendom van je klanten) ook echt in de omgeving van de klant staan? Het lijkt allemaal heel erg voor de hand liggend, en toch zie ik het regelmatig fout gaan! De enige manier om dit goed op de rit te hebben, is te zorgen dat je eerst zelf goed georganiseerd bent. Als dit nu niet het geval is, reserveer dan een dag voor jezelf en doe dat eerst!


72. Hoe financiën jou focus geeft Als virtuele assistenten aangeven dat ze het lastig vinden om genoeg inkomen uit hun bedrijf te verdienen, weet ik dat het aan een paar zaken kan liggen. Belangrijk is dat de focus op de financiën ligt. Financiën is namelijk de basis van je bedrijf. Ook de net startende virtueel assistenten (of degenen die graag zouden willen starten) worstelen met dat financiële stuk. Zonder voldoende inkomen, moet je namelijk je baan in loondienst aanhouden c.q. ben je nog afhankelijk van een uitkering bij het UWV. Voor de meesten geldt dat ze graag EN een leuke interessante en uitdagende baan willen hebben EN voldoende willen verdienen om hiervan rond te komen. Logisch natuurlijk! Dat willen we allemaal. Maar hoe? Wat echter onderschat wordt, is dat het niet helder hebben wat je nou precies qua financiën nodig hebt, je ook geen focus geeft om voldoende te verdienen! En daar begint het allemaal mee. We worstelen met het uurtarief dat we mogen vragen. Dat kan je echter onderzoeken en in de markt vragen wat anderen hanteren. Maar dan? Hoe ga je je diensten aanbieden? Hoeveel uren reken je daarvoor? En nog belangrijker: hoe zorg je voor continuïteit? Oftewel: hoe zorg je dat je iedere maand weet wat je verdient. Om dit helder te krijgen, maak je een plan. En dit plan draait helemaal om de financiën. Want zonder cijfers, ga je stuurloos aan de slag. Je weet niet waar je aan begint. Je weet niet wanneer je moet bijsturen. En je hebt geen duidelijke focus waar je naar toe wilt! En juist die focus wil je hebben! Want als je weet dat jij aan 3 klanten voldoende hebt, dan is je focus 3 klanten zoeken. Als jij echter 6 klanten nodig hebt, weet je dat je bij 3 klanten nog niet ‘klaar’ bent. Snap je? Wat je dus met het plan wilt uitzoeken is: hoeveel klanten heb je nodig? Pas dan kan je gericht op pad, gaan netwerken, marketing acties uitzetten. Maar ook bepalen wanneer je kunt stoppen met je baan in loondienst. OK. Laten we de stappen nader doorspreken:

1. Hoeveel wil (moet) je verdienen? Allereerst maak je inzichtelijk wat je exact uitgeeft in je privéleven. Welke kosten komen standaard iedere maand terug. Van hypotheek tot aan je telefoonabonnement. Daarnaast reserveer je bedragen voor bepaalde uitgaven zoals je boodschappen, kleding, sparen voor vakanties, etc. Al deze uitgaven zet je in een overzicht in Excel. Tevens maak je een overzicht van alle kosten die je voor je bedrijf uitgeeft. Sommige zaken die je nu 153 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

privé betaalt, kan je overhevelen naar de zakelijke kostenpost en dus betaal je dit van je zakelijke rekening. Denk bv. aan je mobiele telefoon en de benzinekosten. Zet ook dit in het Excel overzicht. Nu heb je inzichtelijk welke kosten je maandelijks hebt en wat je dus moet verdienen om hiervan te kunnen leven. Maar dat is niet voldoende. Voor het inkomen vanuit je bedrijf moet je natuurlijk nog inkomstenbelasting afdragen. In de basis kan je aanhouden dat 35% van de zakelijke netto verdiensten (dus bedrag zonder BTW) afgedragen moet worden aan de belastingdienst. Dus tel er 35% bij op, dan zit je zeker goed! NB: de Belastingdienst geeft aan welke zaken je mag aftrekken van je winst en onder welke voorwaarden. Hierbij is de zelfstandigenaftrek en startersaftrek (in de eerste 3 jaar van je bedrijf) zeer interessant! Dit is te complex om hier uit te leggen, maar in het programma ‘Binnen 10 Weken een Lopend VA Bedrijf’ bespreken we dit in detail. Maar wat als je helemaal niet weet hoeveel je gaat verdienen? Hoe kan je dan die 35% voor de belastingdienst berekenen? Dat is precies de reden waarom je gaat bepalen wat je gaat leveren en hoeveel dit kost:

2. Hoe lever je je diensten? Als je mijn download ontvangen hebt, weet je dat je heel veel verschillende diensten als virtuele assistent kunt leveren. Daarom moet je eerst bepalen wat je gaat leveren. Welke taken passen bij jou? Wat vind je leuk? Waar word je blij van? Dat weet je zelf heel goed. Het is ook belangrijk om te kiezen wat bij je past want daar ben je heel goed in. Ook al ga je nieuwe systemen en ontwikkelingen in de toekomst leren. Het feit blijft dat jij bv. organiseren heel leuk vindt, terwijl een ander liever met automatiseringstools aan de slag gaat. Als je weet wat je gaat leveren, dan bepaal je hoe je dit gaat leveren. Kunnen ze jou op uur basis inhuren voor klussen? Wat doe je als ze jou voor langere tijd willen inhuren? En zijn je tarieven dan anders? Hoeveel tijd kan je aan een opdrachtgever besteden? Zelf werk ik altijd met pakketten met vaste uren en tarieven waardoor klanten van tevoren weten hoeveel ze kwijt zijn. En ook wat ze hiervoor geleverd krijgen. Je kunt ook vaste diensten als een product omzetten en leveren voor een vaste prijs. Bijvoorbeeld: maximaal 8 nieuwsbrieven per maand verwerken in het emailmarketingsysteem en versturen voor een vast bedrag. Allemaal mogelijkheden waar je in de training ‘Meer klanten door een Onweerstaanbaar VA Aanbod’ mee aan de slag gaat. Zodat je dit stuk helemaal helder hebt en weet wat en hoe je jezelf in de markt neerzet. Tevens leer je in deze training hoe je zorgt dat je continuïteit in je verdiensten krijgt.

3. Hoeveel klanten heb je nodig? Nou is het alleen nog maar een rekensommetje. Je weet wat je aanbiedt en hoeveel dit kost. 154 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Daarnaast weet je hoeveel van deze diensten je moet verkopen om je rekeningen te kunnen betalen. Als je dat op een rij zet, weet je hoeveel klanten je nodig hebt. En als je weet hoeveel klanten dat zijn, kan je gericht op zoek gaan naar deze klanten. Als je bv. € 2000 per maand moet verdienen is dat een enorm bedrag en zie je niet hoe je dit moet binnenhalen. Als je weet dat je 4 klanten nodig hebt om € 2000 te verdienen, dan is de focus 4 klanten! Dat is overzichtelijk. Dat is te overzien. Dus de financiën zijn echt de basis voor jouw focus!


73. Wat doe je als je klant niet betaalt? Je hoopt dat je dit nooit meemaakt, maar helaas, het gebeurt. Er zijn opdrachtgevers die niet betalen. Of die niet op tijd betalen. Hoe vervelend is dat? Je kunt niet zonder deze inkomsten. Het niet tijdig ontvangen van de betaling zorgt er voor dat jij niet op tijd andere facturen kunt betalen. Inclusief jouzelf natuurlijk. En dan komt de grootste bottleneck: hoe ga je dit bespreekbaar maken? Het voelt zo enorm vervelend om om je geld te moeten vragen. Zo vervelend zelfs dat je het uitstelt om te doen. Met als gevolg dat je nog langer op je geld zit te wachten… Wat doe je als je klant niet betaalt? Helaas krijg ik deze vraag regelmatig van virtueel assistenten die hiermee worstelen. Dat betekent dat het vaker voorkomt dan we zouden willen. Dus echt een probleem waar je aandacht aan moet besteden voordat dit uit de hand loopt. Het is nl. heel simpel: als jij niet tijdig je geld ontvangt, kan jij je bedrijf niet runnen. Een van de belangrijkste onderdelen voor iedere ondernemer is het hebben van cashflow. Dat betekent dat je geld op je rekening moet hebben staan. Met dat geld betaal je jezelf maar ook alle andere facturen. Je hebt je eigen bedrijfskosten en die leveranciers willen ook graag op tijd hun geld hebben. En natuurlijk je privékosten die je weer betaalt van het ‘salaris’ dat je naar je privérekening overmaakt. Geen cashflow geen bedrijf! Daarom is het heel belangrijk dat je zoveel mogelijk voorkomt dat dit überhaupt gebeurt. Over 2 weken zal ik je toelichten hoe je dit op voorhand kunt voorkomen. Stel je hebt nu een klant die niet tijdig betaalt, wat doe je dan? Je kunt beginnen met een email sturen waarin je vriendelijk vraagt of hij alsnog de factuur wil betalen. Dat dit wellicht aan zijn aandacht is ontglipt maar dat de betalingstermijn overschreden is. Hierdoor wijs je je klant erop en geef je hem de kans om alsnog de betaling snel over te maken. Ontvang je echter geen reactie én geen betaling, dan ga je het gesprek aan. Het liefst live of face tot face tijdens een Skype gesprek met beeld. Waarom? Omdat het meer effect heeft wanneer je je opdrachtgever in de ogen kunt kijken als je vertelt dat hij zich niet aan zijn afspraken heeft gehouden. Niet dat je dit letterlijk zo moet zeggen, maar dat is wel de boodschap. Leg uit dat jullie op voorhand afspraken hebben gemaakt en dat je netjes op tijd je geld wilt ontvangen. Jij houdt je aan jouw afspraken door jouw werk tijdig en goed te doen. Stel daarna open vragen: • Waarom heeft hij het geld nog niet overgemaakt? • Wanneer gaat hij dat wel doen? 156 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Blijf altijd netjes en vriendelijk maar wel zakelijk! Als iemand het geld niet heeft om jou te betalen moet hij jou niet inhuren. Jij bent verantwoordelijk voor jouw deel. Je opdrachtgever is verantwoordelijk voor zijn deel. Hij kan altijd een financieel VA inzetten die hem helpt tijdig zijn geld te ontvangen. Als hij zegt dat hij te druk is, koppel dan terug dat jij ook ondernemer bent en dat jij rekening met hem houdt maar dat dit zo niet werkt. Jij reserveert tijd, voert je taken uit, doet waarvoor jij bent ingehuurd. Je wilt graag dat hij dit serieus neemt en je netjes betaalt. Als er dan nog steeds niet betaald wordt, stop je met je werkzaamheden. En dit koppel je ook terug. Je gaat niet door met je werk als je niet op tijd betaald krijgt. Zet ook gerust een deurwaarder in om je geld te innen. Door hier netjes en zakelijk mee om te gaan, maak jij meteen helder dat jij professioneel bent en zo niet wilt werken. Je maakt een statement waar je opdrachtgever eerder ontzag voor heeft. Met jou valt niet te spotten, jij bent een ondernemer. En dat is precies wat je zo laat zien.


74. Hoe zorg je dat je voldoende cashflow hebt? Cashflow? Nou worden we wel heel zakelijk he. En ja, ik meen het echt en ben super serieus. Want ben je als VA een hobbyist of wil je een echt bedrijf runnen? Een bedrijf waar je van kan leven? Met voldoende klanten en voldoende omzet? Ik hoop van harte dat jij net zo serieus over je bedrijf bent als ik. Dat betekent dat je cashflow nodig hebt. Letterlijk geld dat binnenkomt op je rekening zodat je je kosten en jezelf kunt betalen. Zonder cashflow ben je in no-time failliet. En moet je weer op zoek naar een baan in loondienst. Wat is de reden dat je überhaupt je eigen bedrijf gestart bent? Welk doel had je voor ogen? En als je onvoldoende geld verdient en op je rekening hebt staan, waar ga je dan de mist in? Hoe zorg je dat je voldoende cashflow hebt? In mijn vorige blog heb ik uitgelegd wat je doet als je klant niet betaalt. Ik zou het zeker nog even lezen, mocht je dat gemist hebben. Vandaag leg ik je uit hoe je op voorhand zorgt dat je tijdig betaald krijgt. Beiden zijn belangrijk. Het gaat erom dat jij dit op een zakelijke manier aanpakt. Jij bent verantwoordelijk voor het succes van jouw bedrijf. En zonder geld geen bedrijf. Zo simpel is dat. Als je het niet zakelijk benadert, zullen jouw klanten het ook niet zakelijk oppakken. Het is een soort energie wat je overbrengt. Een uitstraling waardoor de ander ziet hoe belangrijk dit onderdeel voor je is. Dat er met jou niet te spotten valt. Laat me een voorbeeld vanuit eigen ervaring delen. Een aantal jaren geleden had ik met een opdrachtgever de afspraak dat ik mijn gewerkte uren achteraf zou factureren. Dat was in de tijd dat ik nog freelance opdrachten aannam. Dan is het heel gewoon dat de werkelijk gemaakte uren pas daarna betaald worden. Deze opdrachtgever maakte er een gewoonte van om standaard niet te betalen totdat je zelf aan de bel trok. Ik ben direct mijn aanpak gaan wijzigen door iedere 2 weken te factureren. Dat verkortte de doorlooptijd vast. Het feit dat ik ALTIJD om mijn geld moest vragen, maakte dat ik het contract van 3 maanden niet verlengd heb. Ook al zagen zij dat graag anders. Het vertrouwen was wat mij betreft totaal weg. Helaas werkt het vaak zo, dat als je een opdrachtgever teveel ruimte geeft om steeds te laat te betalen, dat je hier continu last van houdt. Je maakt of heldere afspraken of het gaat niet werken. Als een opdrachtgever iets andere regels wilt, dan kan je daarover afspraken maken, maar wel graag in goed overleg!

Hoe maak je heldere financiële afspraken waar je op terug kunt vallen?

1. Leg de afspraken contractueel vast Terug naar mijn inleiding: we zijn geen hobbyisten. Zorg voor een overeenkomst met algemene voorwaarden waarin je alle afspraken vastlegt. Doordat je op voorhand vraagt om de afspraken contractueel vast te leggen en de stukken te ondertekenen, laat jij vast zien dat je heel professioneel 158 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

met je bedrijf omgaat. Dat vraag je van je opdrachtgever ook.

2. Maak heldere prijsafspraken Waar ik vroeger uurtje factuurtje werkte, heb ik voortaan vaste diensten met bijbehorende prijzen. In mijn programma’s leren de VA’s om maandpakketten en/of producten te maken. Hierdoor weet zowel jij als je opdrachtgever waar je aan toe bent. Dat wordt ook door de opdrachtgever enorm gewaardeerd. Maar er is meer…

3. Stuur op voorhand je facturen ..doordat je precies weet wat het maandbedrag is, kan je ook meteen factureren. Jawel, op voorhand al. Dus stel, je start op de 1e van de maand dan stuur je op de 1e van de maand ook direct je factuur. Als je in je algemene voorwaarden opneemt dat je een betalingstermijn van 14 dagen hebt, kan je halverwege de maand het geld op je rekening verwachten. Doordat je tijdig je geld ontvangt, kan je ook tijdig jouw facturen betalen omdat je nou eenmaal cashflow hebt! Dat heet ondernemen!


75. Weet jij wat online ondernemen inhoudt? Het klinkt zo leuk: een online bedrijf hebben. Maar hoe doen ondernemers dat? Wat houdt het precies in? Is het hebben van een website voldoende? Wat is vervolgens jouw rol bij een online bedrijf? Hoe kan jij klanten helpen bij het online ondernemen? Weet jij wat online ondernemen inhoudt? Voor veel ondernemers is het runnen van een online bedrijf net zo nieuw als voor menig VA. Sommigen starten net. Anderen hebben al wat meer kennis opgedaan en weten beter wat er mogelijk is. Maar dan nog is online ondernemen een behoorlijke uitdaging. Het hebben van een website is niet voldoende. Bijna ieder bedrijf heeft vandaag de dag een website. Voor velen is het echter een verlengde van het visitekaartje. Waarin staat wat ze leveren, voor wie en waar ze gehuisvest zijn. Dat weet een ondernemer vaak ook wel Maar wat kan hij dan verder doen als hij online wil ondernemen? En hoe kan jij helpen? In de basis is ondernemen zowel offline als online hetzelfde. Je hebt in alle soorten bedrijven te maken met: • Dagelijks management • Financiën • Marketing • Communicatie • Verkopen van de diensten/producten • Leveren van de diensten/producten Maar wat is dan het verschil? Laat ik als voorbeeld een kledingwinkel nemen. In de winkelstraat weet je de winkel te vinden. Je krijgt folders in je brievenbus thuis en weet dat er een aanbieding is. Je zult echter wel naar de winkel moeten om die aanbieding te kopen. Je rekent terplekke af en krijgt de bon mee naar huis. Wil je ruilen? Dan moet je terug naar de winkel. Nou hebben we vandaag de dag ook veel online winkels. Het proces is in de basis precies hetzelfde, alleen verloopt het hele proces online: • Je vindt de shop op internet • Je krijgt een online folder in de vorm van een nieuwsbrief in je mailbox • Je bestelt online de aanbieding • Je rekent meteen online af en ontvangt in je email de rekening • Je krijgt je aankoop thuis afgeleverd • En wil je ruilen, dan stuur je het terug of laat het ophalen en dat geef je online aan Helder toch? 160 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Wat is het allergrootste verschil? Bij een online bedrijf is alles online ingeregeld! Dat betekent dat de processen, de tools, de automatisering, de facturering etc. allemaal zodanig ingericht moeten worden dat dit online beschikbaar is. Dat iedere klant die online iets wil bestellen dat via de website moet kunnen afhandelen. En dat dit dus eerst zo ingeregeld moet worden. Vergeet daarbij niet dat het start met online marketing! Want hoe weet een potentiële klant anders dat deze website bestaat? Hoe trek je de doelgroep aan zodat zij zich op de nieuwsbrief abonneren? Juist ja, door online marketing. Dus als jij als virtuele assistent ondernemers wilt helpen bij het runnen van een online bedrijf, is het belangrijk dat jij kennis hebt over: • De processen • De tools • En hoe jij kan helpen dit alles in te regelen. Wat denk jij dat de toekomst is: een OFFline bedrijf of een ONline bedrijf? Denk jij: daar wil ik meer over leren! Wil jij deze nieuwe expertise je eigen maken en opdrachtgevers helpen bij het opzetten en runnen van een online bedrijf? Meld je dan aan voor het Virtueel Succes Programma op mijn website waarin jij in 5 stappen leert hoe je ondernemers kunt helpen om online succesvol te zijn. We houden een vrijblijvend intakegesprek om samen te bepalen of dit bij jou past!


76. Zie jij nut en noodzaak van een marketingboodschap? Waar veel ondernemers mee worstelen maar waar we niet onderuit komen, is kiezen welke markt we dienen. Jawel, ook voor ons als VA is het belangrijk dat we een niche kiezen. Waarom? Omdat we nou eenmaal niet voor iedereen kunnen werken. En na de niche volgt een belangrijke stap: onze marketingboodschap. Zie jij nut en noodzaak van een marketingboodschap? Het kiezen van een niche is mega moeilijk voor menigeen. Echt, ook voor onze klanten! Maar door het kiezen van een niche wordt duidelijk: • voor wie we werken • welke diensten we exact leveren • welk resultaat onze diensten opleveren Wat ik echter steeds zie, is dat VA’s zich heel algemeen profileren. Ze noemen hele grote doelgroepen. Ze zeggen dat ze alle ondersteuning leveren. En dat ze zorgen dat de ondernemer meer tijd heeft voor taken die alleen hij of zij kan doen. Klopt als een bus natuurlijk, maar het is te algemeen! Zelf worstelde ik daar ook heel erg mee. Ik heb ervaring in bijna alle onderdelen van een bedrijf. En ongelogen, ik ben goed in diverse gebieden. Dus ik kan menigeen helpen of hele diverse vlakken. Maar het woord zegt het al: menigeen! En op diverse vlakken! Wie trek ik dan eigenlijk aan? Niemand! Gevolg is dat ook ik niet de klanten aantrok die ik echt zocht. Ik worstelde met het helder formuleren ervan omdat ik niet koos. Ik wilde teveel. En door niet te kiezen, voelde de juiste doelgroep zich niet aangetrokken. Ondertussen weet ik wel beter. En ook bij ondernemers om mij heen zie ik het gebeuren: door te kiezen en je marketingboodschap helder te formuleren trek je de juiste klanten aan! Daarmee zie jij nut en noodzaak van een marketingboodschap! Want met een marketingboodschap geef je heel duidelijk aan: • wie je doelgroep is • wat het probleem is dat je oplost • wat het resultaat is dat je dienst oplevert Laten we wel wezen: we zijn niet goed in alles. Ook ik niet! Want ook ik heb mijn expertise. Een voorkeur voor werkzaamheden waar ik in uitblink. Met een heel specifiek doel en resultaat dat ik graag wil bereiken. Grappig is dat we denken dat we als VA allemaal hetzelfde doen. Nou echt niet! We zijn allemaal anders en leveren onze eigen diensten. Tijdens de trainingen die ik geef, komt dat ook steeds weer naar boven. Heel bijzonder om te ontdekken dat we allemaal: • iets anders goed kunnen en leuk vinden • een eigen voorkeur hebben met het soort klanten waar we het liefst mee samenwerken • een ander resultaat leveren door hetgeen we doen 162 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Vraag maar aan de deelnemers van mijn trainingen. Als we eenmaal onze marketingboodschap geformuleerd hebben, kunnen we heel gericht op zoek naar die perfecte klant die bij ons past. We kunnen dit helder formuleren. Waardoor klanten zich aangesproken voelen. En juist voor ons kiezen. Omdat zij voelen en zien: jij bent de perfecte VA voor mij! Die marketingboodschap passen we overal toe: • op onze website • in onze social media profielen • op je visitekaartje • op je handtekening onder iedere email • mondeling tijdens netwerkbijeenkomsten • etc. etc. Zie jij nut en noodzaak van een marketingboodschap? Ik hoop het wel!


77. Waarom online marketing een uitdaging is Als je als virtueel assistent echt een stap wilt zetten om je klanten te helpen met bedrijfsgroei dan is online marketing dé manier! Ondernemers die diensten verlenen, leren massaal allerlei nieuwe ontwikkelingen en technieken. Waarbij het aanbieden van online diensten er ook 1 is. Dus het onderwerp is hot. De vraag is dan: vinden wij dit ook leuk om te doen? Ik leg je uit waarom online marketing een uitdaging is. Laat me eerst wat achtergrond uitleggen. De traditionele wijze van diensten leveren is vooral 1-op-1. Dus een coach, adviseur, therapeut, etc. kan maar 1 klant tegelijk dienen. Dat beperkt ondernemers. Want tijd is ons meest kostbare bezit. We kunnen er niet meer van maken, er zit toch echt maar 24 uur in een dag. En dat betekent dat zij tegen grenzen aanlopen. Grenzen qua tijd, qua aantal klanten dienen en dus qua groei en omzet. Daarom is men op zoek naar nieuwe business modellen. Een business model is de wijze waarop je je bedrijf inricht en je diensten aanbiedt. Daarin worden heel wat marketing trainingen gegeven. Zo volg ik zelf ook dit soort trainingen. Collega ondernemers doen dat ook en leren hier nieuwe business modellen en mogelijkheden. En bij al deze stappen wordt online ondernemen en online marketing meegenomen. Want een business model bedenken is 1, ze moeten ook klanten werven dus dat is stap 2. Dat hoef ik jou niet uit te leggen. Als dat heel eenvoudig zou zijn, als iedereen continu en vanzelf klanten krijgt, hoeven we er niet zoveel tijd en moeite in te steken. Maar zo werkt het helaas niet. Ook supermarkten doen continu aan marketing en verzinnen nieuwe dingen om klanten te werven. En als er iets is dat we altijd nodig hebben, is het wel voedsel. Dus doen we aan marketing. En online marketing is de meest efficiënte en effectieve manier voor velen. Of je moet een hele grote beurs hebben waardoor je reclamespotjes op TV kunt maken. Het is dus betaalbaar. Je hebt landelijk bereik. Iedereen kan het op elk gewenst moment van de dag lezen of bekijken. En het is makkelijk door te sturen naar iedere andere potentiële klant. Dus voordelen genoeg. Maar dan nog gaat het niet vanzelf. We moeten er wel wat voor doen. Dat betekent nadenken over het proces én de uitvoering: • Wat gaan we doen? • Hoe gaan we het doen? • Via welke kanalen gaan we communiceren? • Wat werkt voor welke doelgroep? • Welke tools zitten we hiervoor in? • Hoe vaak gaan we communiceren? • Welke stappen zet je in om online een dienst te lanceren? • Wie bewaakt welke stap? • Wie schrijft de content? 164 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• Wat zijn wervende titels? • Hoe zorg je dat de lezers ook echt actie ondernemen? • Hoe ga je online het gesprek met je doelgroep aan? • Wanneer gebruik je visuele middelen? • En welke visuele middelen? • Etc. etc. Begrijp je waar ik naar toe wil? Onze klanten moeten over heel veel dingen nadenken. Los van het creëren van het marketing materiaal. Dus zij willen heel erg graag hulp krijgen van VA’s die hen hierin kunnen begeleiden! Omdat het zo veel en complex is, zoeken ze niet een VA die een berichtje op Facebook of Twitter kan plaatsen. Nee, ze zoeken iemand die het proces snapt! Die weet waarom online marketing zinvol is. Die weet en begrijpt (!) waarom je voor het een kiest en niet het ander. Die kritisch kan meelezen en advies kan geven. Een VA die het leuk vindt om zich in het verhaal te verdiepen. Die wil puzzelen om het proces en de tools zo goed mogelijk in te richten. De draadjes van het toneelstuk waar Mira Sovilj over sprak. Het gaat niet langer alleen over uitvoeren. Het gaat over professionele kennis en een basis waarop je je klanten kan adviseren en begeleiden. Nu begrijp je waarom online marketing een uitdaging is. Voor onze klanten én voor onszelf!


78. De grote stap van achter de schermen naar zichtbaar worden Ben jij ook zo gewend achter de schermen te werken? Voelt het veilig en goed om niet zichtbaar te zijn? Want eigenlijk is het niet zo belangrijk. Je doet tenslotte je werk goed en wordt gewaardeerd. Toch? Nou nee dus! Als zelfstandig ondernemer moet je juist zichtbaar zijn! Veel assistenten en ondersteuners die de stap naar zelfstandig ondernemerschap zetten of gezet hebben, blijven vasthouden aan die onzichtbare rol. Alsof het niet belangrijk is om door klanten gevonden te worden. Want dat is wat er dan gebeurt! Hoe denk je dat klanten jou vinden als ze je niet kunnen zien? Ik begrijp heel goed dat het spannend en eng is om zichtbaar voor de wereld te worden. Toen ik mijn allereerste website live zette en een mailing hierover naar mijn netwerk stuurde, durfde ik bijna niet op de verzendknop te drukken. Uitstel is afstel, dus uiteindelijk heb ik het ‘gewoon’ gedaan! En wat een positieve en leuke reacties heb ik daarop gehad! Zorgen om niets leek het wel. Ook het idee dat alles wat ik via social media deel altijd online blijft, vond ik eng. Wat als ik iets raars zou zeggen? Of wat als iemand iets vervelends zou opmerken over mijn bericht? Ik kan niet ontkennen dat dat een vervelend gevoel geeft. Laatst kreeg ik de volgende opmerking op Youtube n.a.v. een videoblog waarin ik ‘goedemorgen’ zei: ‘het is avond snol’. Ik begrijp niet dat iemand daar de lol van inziet. Maar ik kan er niets aan doen. Iedereen heeft het recht om te delen wat hij of zij wil. En social media heeft dat versterkt. Want over de hele wereld delen we. Mooie en minder mooie dingen. Als ondernemer én als mens heb ik een boodschap. En die deel ik online. En ook al voelt het soms ook onwennig, ik laat steeds meer zien. Omdat ik belangrijk ben als mens. En omdat het helemaal goed is dat ik een mening heb. Hierdoor vinden klanten mij. Die zich in mijn visie, mening, boodschap etc. herkennen. Zoals jullie mij gevonden hebben. Hoe zonde zou het zijn als ik niet zichtbaar ben? Neem daarom de grote stap van achter de schermen naar zichtbaar worden Want als jij serieus bent en een succesvol bedrijf wilt runnen waar je goed van kunt leven, moet je zichtbaar zijn. Is het belangrijk dat je een mening durft te hebben. Dat je woorden geeft aan jouw diensten en je motivatie. Klanten willen de persoon achter het bedrijf leren kennen. Dat betekent jou leren kennen! Zodat ze juist voor jou kiezen om mee te werken.

Waar moet je op letten bij het zichtbaar worden? 1. Plaats een identieke professionele foto op elk social media profiel, je website, reacties op blogs, etc. Een plaatje van een onzichtbare persoon is not done! Je logo i.p.v. een foto is ook geen optie. Klanten willen de mens achter het bedrijf leren kennen. Niet het logo. En overal dezelfde foto maakt dat mensen jou gaan herkennen. 2. Deel openlijk over je werkzame leven, vertel over je kwaliteiten, je ervaring, je achtergrond op LinkedIn en laat mensen jou vinden. Je profiel niet openstellen is vreemd en eerlijk gezegd dom. Dit is het meest zakelijke sociale media profiel en daar gaan mensen juist op kijken om meer over 166 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

de persoon achter het bedrijf te ontdekken. 3. Connect met zoveel mogelijk mensen online. Zeker op LinkedIn. De meeste opdrachten krijg je uit je eigen netwerk. Vooral in het begin van het ondernemerschap. Dus link met iedereen: vrienden, familie, (oud) collega’s, andere ondernemers die je bij netwerkbijeenkomsten ontmoet enz. enz. 4. Ga netwerken, bijvoorbeeld naar netwerkbijeenkomsten in je eigen omgeving. Of naar bijeenkomsten die specifiek jouw doelgroep vertegenwoordigen. Dus waar jouw potentiële klanten zich bevinden. Of wordt lid van een netwerk waar je wellicht nog een mooie rol kunt vervullen. 5. Deel blogs, tips, advies, interessante artikelen of gewoonweg je mening via de social media kanalen. Mensen gaan je steeds vaker zien. Merken je op, worden getriggerd door interessante zaken die je deelt of vertelt. Het geeft hen een beeld over wie jij bent. 6. Vertel ook over jou als mens. Wat vind je leuk? waar geniet je van? Welke interesses heb je naast je werk? Je hoeft niet alles te vertellen. Bepaal wat je wel of niet vertelt. Bij gedeelde interesses kan zomaar een ingang ontstaan om elkaar nader te leren kennen. Of waardoor iemand bv. een klik heeft. Persoonlijk vind ik dat je heel trots mag zijn op wie je bent en wat je doet. Het feit dat je de stap hebt gezet (of zet) naar zelfstandig ondernemerschap. Dat je doet wat je echt leuk vindt. Niet langer vasthouden aan alleen datgene wat je kent en weet. Nee, jij kiest voor jouw nieuwe weg en de uitdaging. En dat mag de hele wereld weten! Menigeen is heel jaloers dat jij het lef hebt om dit te doen.


79. Succesvol ondernemerschap begint met jouw beslissing Na vele jaren van onderzoek wat nieuwe ontwikkelingen in de markt zijn. Het volgen van ondernemerstrainingen. Vragen wat ondernemers zoeken en behoefte aan hebben, ben ik er sinds vorig jaar uit: Ondernemers zoeken ondersteuning op een laagdrempelige manier (lees: slechts een paar uur per week en niet in loondienst). Waarbij de meeste vraag ligt op het gebied van online ondernemen en online marketing. Toen dat kwartje gevallen was, ben ik de Academie voor Virtueel Assistenten gestart! En nu een dik jaar later, blijkt dat een schot in de roos! Men denkt dat ‘het’ nu vanzelf gaat. Nou lieve mensen: dat is echt niet zo! Succesvol ondernemerschap draait om kiezen voor succes. Vol overtuiging doen waar je voor wilt gaan! Heb jij al gekozen voor succesvol ondernemerschap? Ik zie allemaal ondernemers starten en zichzelf als virtueel assistent in de markt neerzetten. Maar velen lukt het niet om succesvol te zijn. Ze vinden geen klanten. Ze zeggen wel dat ze willen ondernemen, maar vergeten te kiezen wat ze werkelijk willen. Ze worstelen met het ondernemerschap. En onderschatten wat er allemaal bij komt kijken. Succesvol ondernemerschap begint met jouw beslissing om het echt te willen! Net als op het plaatje van de ijsberg te zien is, gaat succes niet vanzelf. Je moet kiezen om: • hard te willen werken • goede gewoontes op te bouwen • opofferingen te doen om het succes te behalen • enorm veel actie te ondernemen • af en toe te kunnen falen om vervolgens weer door te pakken • altijd weer vol te houden • doelen te stellen • te focussen op je doelen • risico’s te durven nemen

Laat me dit dus duidelijk stellen: noch bij mij noch bij iedere andere ondernemer gaat het ‘vanzelf’. Een keuze maken om succesvol ondernemer te zijn, is waarmee het allemaal begint. Kies daarom voor het succes dat je wilt bereiken: • verwoord het helder • maak het visueel door bv. een moodboard 168 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

• kies voor de klanten die bij jou passen • lever diensten waar klanten op zitten te wachten • bepaal wanneer je wat gerealiseerd wilt hebben • en houd je aan je eigen planning en afspraken Net als de ijsberg op het plaatje, ziet de buitenwereld slechts het topje wat voor het succes staat. Het harde werken wat hieronder ligt, is niet te zien. Of wil men niet zien. Als jij echter bewust kiest en de stappen zet die nodig zijn, is ook voor jou het succes haalbaar! En geloof me, het is meer dan de moeite waard. Omdat het resultaat van je harde werken zoveel biedt: 1. Geweldig leuk werk 2. Klanten waar je zelf voor gekozen hebt 3. Meer inkomsten 4. Vrijheid om je eigen dagen in te delen 5. Vanuit huis kunnen werken 6. Meer tijd voor je privéleven 7. Enorme persoonlijke groei 8. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van kennis 9. Vooruitlopen op de ontwikkelingen in de markt 10. Het heft in eigen handen omdat jij beslist wat jij wilt Durf dus te kiezen voor succes. Heel bewust en overtuigd!


80. Keuzes maken: niet makkelijk wel zinvol! Als we zo goed zijn in zoveel taken en juist de diversiteit leuk vinden, wat bieden we dan aan? Goede vraag. En iets waar veel ondernemers mee worstelen. Want keuzes maken doen we niet zo graag. Ik heb ondertussen al heel wat trainingen voor ondernemers gevolgd (en doe ik nog steeds) en iedere keer weer hoor je: maak een keuze! En juist dat is voor velen moeilijk. Want als ik A uitsluit dan kan ik dat nooit meer doen, en ik vind dát ook leuk. En als ik alleen voor doelgroep B kies, dan kiest een ondernemer die niet in die doelgroep valt niet meer voor mij. Dat klopt wel, maar het is niet zo zwart/wit. Laat ik een voorbeeld situatie geven. VA Annemieke biedt diensten aan op het gebied van dagelijks management van een bedrijf, dus meer secretarieel gericht. Als haar klant vraagt of ze een evenement kan organiseren, zegt ze natuurlijk ja en doet ze dat. Helemaal geen probleem. De klanten die ze aantrekt zijn echter voornamelijk klanten die ondersteuning zoeken voor het dagelijks management. Want dat is waar ze in uitblinkt. VA Marloes profileert zich als iemand die juist die ondernemers ondersteunt die evenementen en trainingen geven waarbij zij de organisatie van de evenementen organiseert. Dan trekt ze juist die klanten aan. Dat ze daarnaast ook taken op het gebied van dagelijks management of bv. online communicatie/marketing erbij doet, is natuurlijk helemaal prima. Zij heeft echter een hele andere uitstraling naar de markt. • Stel jij bent die trainer die allemaal trainingen in de markt zet, voor welke VA zou jij kiezen? • En als je zelfstandig ondernemer bent die advies geeft in het bedrijfsleven en je hebt een drukke agenda, veel mailverkeer, offertes die verstuurd moeten worden, contracten opstellen, etc. voor welke VA kies jij dan? Precies! Helder, toch? Wij hebben de mogelijkheid om te kiezen. En uit een heleboel verschillende, leuke taken en dat is lastig. Dat begrijp ik helemaal. Zelf heb ik het jaar 2013 uitgetrokken om te onderzoeken waar de vraag in de markt ligt. Waar kan ik op inspelen met mijn giga brede achtergrond en kennis? En wat me heel snel duidelijk werd is dat ondernemers inderdaad niet begrijpen wat ik allemaal voor ze kan doen als ik me breed profileer. Terwijl ik heel veel voor ze kan doen. Ze snappen het echter niet. En dan zullen ze ook nooit voor mij kiezen. En daar gaat het fout. Nog zo’n vervelende boodschap die ik er toch maar even ingooi: ‘men’ is niet geïnteresseerd in jou! Ze willen weten wat je voor hen kan betekenen. Dus heel veel over jezelf vertellen is helemaal niet interessant voor ze. Ze haken al af voordat je er erg in hebt. Daarom wil je graag delen wat je voor hen kunt doen. En dat lukt je alleen als je een heldere boodschap hebt. Pas dan kunnen ze inschatten of zij iets aan jou hebben. En zijn ze niet jouw doelgroep, dan weten ze exact wie in hun netwerk juíst jou zoekt. Ze zullen jou dan met alle liefde doorverwijzen. Want behulpzaam zijn zelfstandig ondernemers wel. Dus maak een keuze: dan trek je klanten aan en profileer je jezelf sterk in de markt!


81. Wanneer ben je een interessante VA voor klanten? De titel virtueel assistent is niet beschermd. Iedereen kan zich een VA noemen. Feitelijk zegt de naam niets over je expertise. Over wat je kan doen en betekenen. En dat geldt natuurlijk voor veel meer functies en titels. Waar het om draait is dat je als VA laat zien wat jouw expertise is. Wat het resultaat is als ondernemers jou inzetten en inhuren. Daarom is het belangrijk dat jij dat zelf heel helder kunt verwoorden. Maar ook dat je die diensten en waarde aanbiedt waar klanten om vragen. Wanneer ben je een interessante VA voor klanten? Ondernemers zijn nog vrij onbekend met de functie van virtuele assistent. Ze kennen het niet of hebben er niet eerder over gehoord. Dus weten ze niet wat je als VA kunt betekenen. En daardoor nemen ze niet zo gauw de stap om: • jou te benaderen • om met jou af te spreken • te oriënteren wat je voor hen kunt doen Dat is meteen een lastig facet want hoe krijg je dan opdrachtgevers op je pad? En hoe overtuig je hen om wel het gesprek aan te gaan? Wat ik keer op keer merk, is dat ondernemers het heel lastig vinden om bepaalde onderdelen op te zetten. Waar ze mee worstelen is: • gebrek aan kennis over tools • niet de tijd om te focussen op bepaalde taken • geleefd worden door de waan van de dag doordat ze geen structuur hebben Eigenlijk maakt het niet uit op welk gebied het is. De een worstelt met de financiële administratie. De ander met relatiebeheer. En weer een ander met teksten schrijven voor online marketing. Het probleem is dat ze dus niet vooruitkomen. Ze blijven vaststeken op dat ene onderdeel. Niet wetende hoe hier verandering in aan te brengen. En dus blijven ze worstelen met dezelfde 3 onderdelen als hierboven: • geen tools (door gebrek aan kennis) • geen focus (door gebrek aan tijd) • geen structuur (door teveel taken en acties) En precies daar lig jouw waarde! Als je hier iets mee kunt doen, bied je waarde! De ondernemer is ondernemer geworden om vrijheid te krijgen. Vrijheid om te doen wat hij leuk vindt. Waar hij goed in is. En vaak omdat hij het anders wil doen dan bv. zijn oud-werkgever. Waarbij hij zijn eigen proces, insteek en wensen heeft. Die vrijheid moet voor jou als VA bekend in de oren klinken. Is dat niet ook 1 van de redenen waarom jij VA geworden bent? 171 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

De ondernemers ervaren op een gegeven moment beperking in die vrijheid. Omdat ze kennis hebben van hun vakgebied maar niet van menig ander onderdeel wat wel bij ondernemen hoort. Daar zit de bottleneck. En daar lopen ze vast. Dus weg vrijheid! Jij kan weer vrijheid bieden. Maar alleen als je: • kennis hebt van tools • weet hoe je tijd kunt besparen • structuur kunt geven Wil jij een interessante VA voor klanten zijn? Dan is het belangrijk dat je precies op deze 3 onderdelen gaat kijken waar het aan schort. Als je dat heldere hebt ga JIJ stappen zetten. Jij vertelt je klant hoe je hem gaat helpen. Jij springt in een proactieve rol. Adviseert over oplossingen. Legt uit wat nog meer mogelijk is.

WAT + HOE = SUCCESFORMULE

1. Feitelijk weet de klant alles over zijn eigen expertise en WAT hij moet doen voor zijn eigen klanten. 2. De VA die interessant is voor haar opdrachtgevers weet HOE dit om te zetten in structuur en HOE dit te organiseren. Pas dan ervaart de ondernemer weer zijn vrijheid. En pas dan ben jij een interessante VA voor klanten!


82. 3 Tips hoe je zorgt voor goede virtuele communicatie Communiceren: het lijkt zo makkelijk. Maar dat is het zeer zeker niet! Het allerlastigste voor mensen is communiceren. Zowel zakelijk als privé! En dat wordt zo enorm onderschat. Hierdoor ontstaan nl. fricties, irritaties en verwarringen. De allergrootste fout die we maken is denken dat we de ander begrijpen. Jawel, wij denken dat we het snappen. We weten precies wat de ander voelt. Hoe het overkomt. Wat een ander ervan vindt. Wat het met een ander doet. Tenminste, dat denken we… Als wij denken dat we het voor een ander begrijpen, dan denken we vanuit ons eigen referentiekader. Vanuit onze eigen gevoelens. We maken er zelf een voorstelling van. We vullen zelf in hoe het bij een ander moet overkomen. En dat heeft alles met onszelf en onze achtergrond, opleiding, studie, etc. te maken. Het heeft helemaal niets te maken met de ander! WAKE UP: hier gaat het enorm fout wanneer je niet goed schakelt met je opdrachtgever! Als jij niet zorgt dat je precies helder hebt wat je opdrachtgever bedoelt, dan ga je hiermee de mist in. En daar wordt zowel jij als je opdrachtgever niet blij van. Daarnaast heb je nog te maken met het feit dat je op afstand werkt. Je ziet elkaar niet vaak. Dat betekent dat je nog beter je best moet doen om te zorgen dat je begrijpt wat er gevraagd wordt. Alleen dan kan je zelfstandig op afstand het werk verrichten op de manier zoals je opdrachtgever het voor zijn/haar bedrijf voor ogen heeft. Want daar ligt natuurlijk de uitdaging. Het gaat over het bedrijf van je opdrachtgever en dat moet je voor ogen houden! En als virtueel werkende ondernemer, moet jij zorgen dat je de boodschap helder krijgt! Ik heb 3 tips hoe je zorgt voor goede virtuele communicatie.

1. Hoe neem jij de informatie op? We nemen informatie op via onze zintuigen. En het grappige is dat iedereen een andere voorkeur heeft. Daar ontstaat een 1e misverstand. Als jij het liefst in plaatjes denkt en informatie opneemt (visueel) en je opdrachtgever is auditief ingesteld (dus via het gehoor), maak jij plaatjes bij hetgeen je klant vertelt. En dat wil niet zeggen dat je de juiste plaatjes gemaakt hebt. Zorg dus allereerst dat je weet hoe jij de informatie opneemt waardoor je weet wat voor jou het beste werkt. Daarnaast vraag je je opdrachtgever naar zijn stijl. Als je opdrachtgever mondeling taken doorgeeft en jij hebt hierdoor geen goed beeld bij de vraag, dan gaat er in de uitvoering iets fout. Zorg dan dat jullie op een andere wijze informatie overdragen zodat het voor beiden werkt!

2. Houd werkoverleg via Skype met beeld Door op afstand te werken, kijk je elkaar niet in de ogen. Je loopt niet even de kamer van je 173 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

opdrachtgever binnen. Je ziet geen mimiek van het gezicht. Geen gebaren. Wist je dat het effect van communicatie voor 55% wordt bepaald door fysiologie, 38% door tonaliteit en slechts 7% door woorden? En dat is een onbewust proces! Skype is de perfecte tool om een groot deel van de hindernissen weg te nemen. Mits je het beeld aanzet! Want doordat je elkaar ziet, kan je de houding, de mimiek in het gezicht, een opgetrokken wenkbrauw, etc. zien. Daardoor kan je doorvragen op een signaal dat je ziet!!

3. Luisteren Samenvatten Doorvragen = LSD Heb je vast al meer over gehoord. Neem niet zomaar aan dat je het begrijpt. Luister wat je opdrachtgever vraagt, vat samen of je het goed begrepen hebt en zo niet, vraag dan door. Ik zeg altijd: als ik het niet snap, kan ik het niet goed uitvoeren. Dus zorg ik eerst dat ik het snap! Stel een klant vraagt je om aan te geven hoeveel het kost om een bepaalde klus te doen. Dan zal je eerst helder moeten hebben wat het inhoudt voordat je een prijs kunt aanleveren. Anders schiet je mis en gaat de opdracht aan je neus voorbij! Je begrijpt, over goede communicatie valt nog heel veel te vertellen. Deze 3 tips geven je echter een goede basis die je zelf kunt oppakken. Wees echter alert: want als er iets fout gaat tussen jou en je opdrachtgever gaat het 9 van de 10x over geen goede communicatie. En dat kan je zomaar een klant kosten.


83. Hoe overtuig je tijdens een intakegesprek? Een intakegesprek voeren met een potentiële opdrachtgever is geen sollicitatiegesprek. Een ondernemer die met een VA wil gaan werken, zoekt nl. geen werknemer! Als jij dus een gesprek voert waarin je heel afwachtend luistert wat de opdracht inhoudt terwijl jij ‘slechts’ jouw CV overhandigd, gaat dat hem niet worden. Bij iedere aanvraag voor een virtuele assistent stel ik 2 VA’s uit mijn eigen netwerk voor. De ondernemer spreekt beiden en koppelt daarna aan mij terug voor wie hij of zij gekozen heeft en waarom. Er zijn een paar punten die ondernemers steeds weer als een pre doorgeven! Hoe overtuig je tijdens een intakegesprek een opdrachtgever om voor jou te kiezen? Tijdens een van mijn allereerste intakegesprekken in 2009 of zo voor een opdracht die ik heel graag wilde hebben, liep het mis. Ik vond het enorm spannend. Het was een totaal nieuwe opdracht voor mij. Voor een nieuwe dienst die ik zelf had ontwikkeld. En ik was heel hard op zoek naar een klant waar ik deze dienst kon uitvoeren. Helaas kreeg ik te horen dat ik de opdracht niet kreeg. Met als reden: het leek net een sollicitatiegesprek. Van een ondernemer verwachten we dat je proactief vertelt hoe je de opdracht gaat uitvoeren en aanpakken. Ai, die kwam binnen. En weet je, ik gaf ze nog gelijk ook. Ik begreep hun feedback helemaal. Het feit dat het een totaal nieuwe dienst voor mij was, maakte mij onzeker. Dat straalde ik uit. En ik bleef te afwachtend naar hen kijken en luisteren over wat zij wilden delen. Als VA ondernemer moet jij jouw klanten kunnen uitleggen hoe jij de zaken aanpakt! Als jij jouw diensten als ondernemer in de markt wilt neerzetten, aanbieden én verkopen, is het belangrijk dat je een aantal zaken voorbereidt voordat je een intakegesprek ingaat.

1. Inlezen in de opdrachtgever Vandaag de dag gaat dat zoveel gemakkelijker: online kan je alles terugvinden. Je kunt de website doorlezen, je kunt een LinkedIn profiel bekijken, noem maar op. Het gaat erom dat je gevoel krijgt bij: • Wie de opdrachtgever is • Welke diensten hij aanbiedt • Aan wie hij de diensten aanbiedt (zijn doelgroep) Als jij het gesprek aangaat, kan je al inspelen op datgene wat je gelezen hebt. En hou daarbij in je achterhoofd wat jij aanbiedt in relatie tot hetgeen wat je gelezen en opgemerkt hebt.

2. Maak je eigen stappenplan Waar begin je als je met een klant aan de slag gaat? Wat heb je nodig? Hoe werk je op afstand samen? Bedenk goed: jij bent de expert en jij biedt jouw diensten aan. Dat betekent dat je voor jezelf helder moet hebben HOE je dat doet. 175 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

Een opdrachtgever heeft vaak niet eerder met een VA gewerkt, dus hij of zij heeft geen idee. Jij bent de ondernemer die een andere ondernemer helpt door specifieke taken uit handen te nemen. Leg uit wat jouw stappenplan is. Als jij niet kunt uitleggen hoe je dat aanpakt, dan is er geen vertrouwen dat jij dit kunt!

3. Laat je expertise zien Los van hoe je samenwerkt, wil je ook tonen wat jouw kennis en expertise is. De opdrachtgever besteedt 9 van de 10 keer taken uit waar hij of zij geen feeling mee heeft. Dat betekent dat je vertrouwen wint door uit te leggen hoe bepaalde zaken werken. Denk hierbij aan: • Tools die je kunt inzetten • Volgorde van taken zodat het proces helder is • Efficiënte werkwijzen om tijd te besparen • Meedenken over wat prioriteit heeft Ik zeg altijd maar zo: zou jij iemand inhuren die niet helder kan aangeven wat hij of zij voor jou kan betekenen? Wanneer krijg jij het vertrouwen dat je met de juiste persoon in gesprek bent die jou kan helpen?


84. Heb jij je diensten al aan jezelf verkocht? Klanten vinden. Prioriteit nummer 1 voor iedere VA! Er zijn diverse acties die je daarvoor kunt oppakken. Onder andere natuurlijk zichtbaar worden voor de markt. Gaan netwerken. En ook actief aan (online) marketing werken. Er is echter nog iets waar je aan kunt werken. Een actie waar je wellicht nog niet eerder over nagedacht hebt, maar die zeer waardevol is: Heb jij je diensten al aan jezelf verkocht? Jawel, je hebt mijn vraag goed gelezen: heb jij je diensten al aan jezelf verkocht? Kijk, we profileren ons als VA op de markt. We vertellen welke problemen we voor onze opdrachtgevers oplossen, zoals: • Tijdgebrek waardoor ze achter de feiten aanlopen • Gebrek aan focus waardoor ze niet actief met ontwikkelingen verder komen • Te weinig kennis van bepaalde zaken • Overspoeld worden door taken waardoor werk/privé balans zoek is • Worstelen met implementeren van techniek en tools Dat soort problemen, toch? Die problemen heb je hopelijk helder voor ogen. Want als jij bij potentiële klanten kunt aangeven welke problemen je oplost, heb je het eerste deel goed door. Je kunt aanhaken op deze problemen waardoor je doelgroep het gevoel krijgt dat jij hen begrijpt. Hierdoor kan je met je doelgroep het gesprek aangaan. Het feit dat jij hun problemen weet, maakt dat ondernemers het interessant vinden om met jou hierover te praten. Heel belangrijk! Maar wat als je dan terugkrijgt dat je te duur bent? Heb je dat al eens meegemaakt? Dat je een goed gesprek met een ondernemer hebt en dat hij of zij al helemaal blij wordt bij het idee dat jij zijn/haar probleem oplost totdat je jouw tarief noemt? Dat de ondernemer verschrikt afhaakt? En dat jij vervolgens ook weer schrikt: ben je niet te duur?? Nee, je bent niet te duur (ervan uitgaand dat je haalbare tarieven vraagt). Als ondernemers schrikken van jouw tarief dan is er iets anders aan de hand. De reden waarom de ondernemer afhaakt is omdat hij of zij niet helder heeft wat jouw diensten opleveren! Je moet weten dat het inhuren van een VA een investering is. Het zijn terugkomende kosten. Zeker als je ondersteuning op continu basis levert. Dus niet eenmalig een project maar iedere maand weer diezelfde ondersteuning en bijbehorende investering. Dat betekent dat je moet kunnen onderbouwen wat jouw diensten opleveren! En dat is geen wassen neus. Mooie woorden zijn niet voldoende. Een ondernemer wil het kunnen voelen. Hij wil voor zich kunnen zien wat dat dan betekent. En je zult moeten kunnen uitleggen hoe 177 www.academievirtueelassistent.nl - © 2015 Petra Fehring

dat dan werkt. Wat ga jij dan doen waardoor je het resultaat gaat waarmaken? Hoe concreter des te beter. Feitelijk is er maar 1 manier dat je dit echt onder woorden kunt brengen. Dat je die ondernemer in het gesprek kunt overtuigen dat wat jij biedt echt heel waardevol is. En dat is doordat je het zelf ook zo voelt. Je weet precies wat het inhoudt als jij voor die ondernemer gaat werken. Wat je doet en waarom het zo waardevol is. En wanneer weet je dat? Als je zelf ook jouw dienst zou kopen! Wanneer je vol overtuiging en diep van binnen voelt en weet wat jij waard bent. Pas dan kan je het overbrengen. Stel jezelf de vraag: wanneer zou jij een VA inhuren? Wat wil jij qua waarde terugzien waardoor de investering voor de VA het waard maakt? Wanneer kan jij deze investering bekostigen? Wat is hiervoor nodig? Heb jij je diensten al aan jezelf verkocht? Zo ja, dan voel je de waarde en straal je dit uit.


Ik hoop dat je enorm geïnspireerd bent door al deze artikelen. Dat je een goed beeld gekregen hebt over de mogelijkheden. Wil jij nader met ons het gesprek aan gaan om te horen wat jouw volgende stap kan zijn? • Hoe jij kan deelnemen aan de programma’s? • Of welk programma het beste bij jou past?

Ga naar de website en lees welke programma’s wij aanbieden. Bij ieder programma staat een inschrijfformulier waarin je je kunt aanmelden voor nadere informatie.

Bij de grote programma’s bieden wij altijd de optie om vrijblijvend een gesprek met ons aan te vragen. Zodra je het formulier hebt ingevuld, lees je in de email hoe dit werkt.

>>Klik hier om naar de website te gaan<<

Wij hopen je gauw te spreken!

Hartelijke groet, Petra Fehring


Er was echter 1 specifiek onderdeel wat ik miste: er was nergens een opleiding waarin je leert hoe je dat doet

Recommend Documents