Enterprise Foundation Optimaliseer het roosterproces om strategische doelen te behalen
Optimaliseer het roosterproces met behulp van de roosteroplossing Enterprise Foundation en zorg dat strategische doelen van uw institute gehaald worden. In het veeleisende klimaat van het hedendaagse onderwijs zoeken instellingen voortdurend naar manieren om middelen die nodig zijn voor academisch onderwijs effectief toe te wijzen. Men staat voor een aantal uitdagingen bij het maken van een rooster, zoals het verhogen van de tevredenheid van studenten, een breder cursusaanbod bieden en ruimtes optimaal gebruiken, terwijl men rekening moet houden met de voorkeuren van docenten. Roosteren is van wezenlijk belang voor de strategische planning en heeft invloed op alle andere activiteiten van de instelling. Enterprise Foundation is een krachtige oplossing die toch eenvoudig in gebruik is. Het pakket ondersteunt compleet geautomatiseerd roosteren, compleet handmatig roosteren of een combinatie daarvan, zodat de gebruiker altijd de kracht van de planner kan gebruiken, maar wel volledig de controle houdt. Enterprise Foundation bevat de volgende modules: • Enterprise Timetabler zorgt ervoor dat er roosters zonder overlap gemaakt worden. De module ondersteunt ook het roosteren van alle geplande activiteiten met gebruik van de beschikbare middelen. • Enterprise Course Planner maakt een slimme analyse van de geschatte vraag om het juiste aantal activiteiten te plannen. Een dashboard wijst de gebruiker op discrepanties tussen het geplande aanbod en de verwachte vraag. • Reference Data Manager geeft de gebruiker de mogelijkheid om middelen als academisch personeel en onderwijslocaties te beheren en ook de eigenschappen ervan, zoals geschiktheid en capaciteit van een zaal, beschikbaarheid en gewenste werkpatronen. • Authorisation Manager geeft u de mogelijkheid om te bepalen wie toegang heeft tot welke functies in Enterprise Foundation en u kunt tevens de gegevens beperken die gebruikers kunnen zien en wijzigen.
• Reporting Database presenteert het rooster en andere eraan verwante gegevens in een opmaak waarin makkelijk zinvolle beheerinformatie gevonden kan worden. Rapporten kunnen op maat gemaakt worden met standaard rapportagesoftware of ze kunnen door Scientia gemaakt worden om aan uw speciale wensen te voldoen. Enterprise Foundation is zo opgezet dat een instelling kan werken met een gespecialiseerd, centraal team van roostermakers, met lokale roostermakers op elke afdeling of met een combinatie van die twee benaderingen. Er is bewezen dat Enterprise Foundation met succes de meest complexe roosterscenario’s kan oplossen. Enterprise Foundation levert roostering op basis van ‘werkelijke gegevens’. Enterprise Timetabler ondersteunt ‘cumulatief roosteren’. Dat betekent dat er geroosterd kan worden met de gegevens die in de loop van de tijd beschikbaar komen zonder dat alles wat al geroosterd is, veranderd moet worden. Bovendien ondersteunt Enterprise Timetabler ‘dynamisch roosteren’, dus als er aanpassingen aangebracht moeten worden, dan geeft het systeem meteen advies over alternatieve oplossingen. Enterprise Foundation is een betrouwbare, beproefde en geteste oplossing voor het omgaan met roosterproblemen. Onze software wordt wereldwijd gebruikt door ruim 450 instellingen in ruim 30 landen voor het roosteren van de academische programma’s van ruim 7 miljoen studenten. Enterprise Foundation kan helpen om: • De efficiëntie te verhogen. • Groei te maximaliseren of het cursusaanbod uit te breiden met gebruik van bestaande middelen. • De tevredenheid van studenten te verhogen. • Uw docenten en studenten zelfstandiger te maken. • De academische kwaliteit te handhaven.
Voordelen De tevredenheid van studenten verhogen Reizen, werk en familieverplichtingen oefenen allemaal druk uit op de moderne student. De roosteraar beheert deze factoren en beperkingen en houdt ook rekening met de gewenste beschikbaarheidspatronen van studenten en docenten. Zo wordt ervoor gezorgd dat er studentvriendelijke roosters worden gemaakt.
Zet de beschikbare ruimte zo goed mogelijk in Geef onderwijs in het juiste type zaal met een passende capaciteit om de bezetting van zalen te verbeteren. Veel instellingen hebben het aantal studenten kunnen verhogen en meer cursussen kunnen aanbieden, terwijl het aantal zalen werd verminderd. Houd rekening met de voorkeuren van academisch personeel De planner van Enterprise Foundation ondersteunt roosterbeperkingen die om academische redenen worden opgelegd. Academisch personeel zal gerustgesteld zijn als ze weten dat er tijdens het roosterproces rekening gehouden wordt met hun beschikbaarheid en voorkeuren. De efficiëntie verhogen Slim roosteren garandeert dat belangrijke middelen als docenten, zalen en apparatuur effectief worden ingezet, wat in het voordeel werkt van de hele organisatie. Hierdoor komt capaciteit vrij die kan worden ingezet voor groei of voor andere activiteiten die inkomsten genereren. Verbeter de besluitvorming Gebruik beheerrapportages om belangrijke informatie als gebruik van zalen en beschikbaarheid van docenten in de gaten te houden en indien nodig maatregelen te nemen. Door het samenstellen van snelle en efficiënte ‘wat als’-scenario’s kunt u vol vertrouwen nieuwbouw plannen, nieuwe cursussen opzetten of het aantal studenten verhogen.
Een breder cursusaanbod Enterprise Timetabler biedt de flexibiliteit om roosters te maken en te wijzigen die gebaseerd zijn op de gezamenlijke wensen van docenten en studenten en op de eigenschappen van zalen. Mentoren kunnen ook bekijken welke impact het heeft op het rooster van een individu als diegene andere cursussen kiest. Studenten werven en behouden Door te roosteren op een manier waardoor de keus groter wordt, zult u waarschijnlijk meer studenten voor uw instituut werven en ook meer studenten behouden. Een flexibel rooster verhoogt de tevredenheid van studenten en zorgt ervoor dat uw instituut aantrekkelijker is om er te studeren. Maximaliseer resultaten van studenten Het gebruik van studiepaden zorgt ervoor dat studenten de juiste combinaties van cursussen of modules kunnen kiezen om hun studiedoelen binnen zo kort mogelijke tijd te halen.
Functies Gegevens van middelen voorbewerken • Meerdere methodes van roosteren - De instelling, individuele afdelingen of beide kunnen de ‘eigenaar’ van middelen zijn. Afdelingen zijn vaak de ‘eigenaar’ van gespecialiseerde zalen, terwijl het instituut de centrale ‘eigenaar’ is van algemene onderwijszalen en collegezalen. • Mechanisme voor aanvragen en goedkeuring ervan Een gebruiker kan direct middelen toewijzen als hij voor die middelen volledige permissie heeft of hij kan een aanvraag indienen als een andere gebruiker de eigenaar van die middelen is. Elke gebruiker heeft toegang tot een lijst van bestaande aanvragen voor zijn middelen en hij kan die aanvragen goedkeuren of afwijzen. • Regels en beperkingen kunnen aangepast worden De gebruiker kan tijden specificeren waarop een middel niet beschikbaar is, evenals een voorkeur aangeven voor een tijdstip waarop een middel juist wel of niet gebruikt kan worden. Er kunnen nog complexere regels gedefinieerd worden met gebruik van op tijd gebaseerde beperkingen. Het curriculum definiëren • Meer flexibiliteit - In Enterprise Course Planner kan de gebruiker studiepaden beschrijven binnen een studieprogramma om te zorgen dat specifieke combinaties van modules elkaar niet overlappen.
Hierboven: Op het dashboard van Enterprise Foundation kan de gebruiker het geplande rooster vergelijken met de nieuwste cijfers van de vraag van studenten. De groene kleur geeft aan dat de planning voldoende capaciteit biedt om aan de verwachte vraag te voldoen, terwijl de rode kleur aangeeft dat er een discrepantie is tussen de planning en de werkelijkheid. Via snelkoppelingen kan de gebruiker toegang krijgen tot de planning en die snel aanpassen om beter aan de vraag te voldoen
Het probleem ‘roosteren’ oplossen • Volledig geautomatiseerd roosteren - Definieer de voorwaarden voor elke onderwijsactiviteit, waaronder mogelijke harde roosterbeperkingen, en laat de automatische planner een oplossing zoeken op basis van zachte beperkingen, zoals de wens om zalen efficiënt te gebruiken of om roosters met een gelijke spreiding van de werkdruk te krijgen.
• Hogere efficiëntie - Enterprise Course Planner ondersteunt de definitie van de oplevering van onderwijs vanuit het perspectief van de student en daarom kan de gebruiker, om te voldoen aan de vraag, het juiste aantal activiteiten maken op basis van het aantal studenten.
• Volledig handmatig roosteren - De toewijzing van middelen kan vooraf ingesteld worden en het tijdstip van activiteiten kan als harde roosterbeperking ingesteld worden. Zelfs als er handmatig geroosterd wordt, blijft de volledige kracht van de planner gehandhaafd. Met een kleurcode wordt aangegeven wanneer harde roosterbeperkingen overtreden worden en er wordt met de kleurcode advies gegeven over beschikbaarheid in het rooster als u alternatieve oplossingen test. Met voorkeuren voor zachte beperkingen wordt de gebruiker naar een goede oplossing geleid.
• Omgaan met gelijktijdige activiteiten - Als studenten die verschillende modules en programma’s volgen gelijktijdig onderwijs krijgen op dezelfde locatie van dezelfde docent, dan kunnen die studenten in Enterprise Timetabler met het model van gelijktijdige activiteiten het juiste overzicht van de activiteit bekijken zonder dat docenten of zalen dubbel geboekt hoeven te worden.
Hierboven: Door roostervoorkeuren aan te passen, kan de gebruiker de rooster engine ‘leren’ wat een ‘goed’ rooster is
• Planning van studentenkeuzes - Als de modulekeuzes van studenten van tevoren al bekend zijn, dan kunnen die gebruikt worden als basis voor de planning van een rooster zonder overlap. De software kan bepaalde combinaties van modules herkennen en daar omheen plannen.
Functies vervolg… • Hybride roosteren - Sommige activiteiten kunnen handmatig geroosterd worden, terwijl andere activiteiten automatisch geroosterd worden. Sommige aspecten van een activiteit kunnen vooraf ingesteld worden (bv. de activiteit moet gegeven worden door een specifieke docent), terwijl andere aspecten flexibel blijven (bv. de activiteit vereist een zaal van een specifiek type en met een specifieke capaciteit). • Reageer snel op verandering - Met het variantiemodel van activiteiten in Enterprise Timetabler kan eenvoudig omgegaan worden met de wekelijkse variatie, wat resulteert in accurate cijfers over het gebruik van middelen, accurate controle op overlap en accurate roosters voor studenten. • De rooster engine is altijd actief - De controle op overlap zit in de software ingebouwd. Als u begint met het wijzigen van de dag, tijd of middelen van een activiteit, dan berekent de roostersoftware de mogelijkheden en hij waarschuwt voor overlap in het rooster. De rooster engine is altijd actief en beschikbaar, of de taak nu zo eenvoudig is als het zoeken naar een alternatieve locatie voor een activiteit of zo complex is als het automatisch roosteren van duizenden studenten.
Frequentiefactor
Bezetting
Gebruik
Hierboven: Een voorbeeld van een rapport over inzet
De oplossing bekijken • Meerdere weergaven van het rooster - Hiermee kunt u de kettingreactie op alle betrokken middelen bekijken, die volgt op iedere willekeurige roosterwijziging. De gebruiker kan het rooster vanuit verschillende perspectieven bekijken in verschillende tabbladen, naast elkaar of trapsgewijs. • Gepersonaliseerde weergave - De gebruiker kan de software personaliseren om de gewenste informatie weer te geven op een manier die bij de uit te voeren taken aansluit. De persoonlijke instellingen worden elke keer dat u de software gebruikt opgeslagen, zodat de software ‘leert’ hoe u graag werkt. • Rapportage - Alle modules van Enterprise hebben een ingebouwde rapportagefunctie, waarmee de gebruiker de informatie die hij op het scherm ziet rechtstreeks naar een printer kan sturen of in een aantal bestandsopmaken kan opslaan. De rapportagedatabase geeft ook de mogelijkheid voor het maken van aangepaste rapporten in standaard rapportagesoftware.
Hierboven: De rooster engine legt harde beperkingen op en biedt roosteradvies om de gebruiker te helpen de beste oplossing te vinden
• Boekingen - De software ondersteunt het maken van ad-hocboekingen voor privéstudie van studenten, buitenschoolse activiteiten of voor externe gebruikers van het instituut. Authorisation Manager kan ingezet worden om het gebruik van sommige gebruikers te beperken, zodat ze met de software alleen dit type boekingen kunnen maken.
U wordt bij elke stap ondersteund
Over Scientia
Wij denken dat het niet voldoende is om alleen de beste software te hebben.
Scientia heeft met de tijd de benijdenswaardige reputatie opgebouwd van een wereldwijde marktleider op het gebied van oplossingen voor het beheer van middelen voor het hoger en voortgezet onderwijs.
We weten dat als uw instelling alles uit onze software wil halen dat u dan ook moet kunnen rekenen op onze supportservices, waaronder: • Een toepassingsgerichte helpdesk, bemand door een team van experts, die snel reageert en goede technische ondersteuning biedt. • Technische adviseurs die u in alle fases van uw implementatie kunnen begeleiden. • Trainers die training geven over al onze producten en die ook op locatie op maat gemaakte trainingen kunnen verzorgen om aan alle wensen van uw administrateur te kunnen voldoen. • Adviseurs op het gebied van roosterprocessen met een rijke ervaring binnen de sector, die een uitgebreide analyse kunnen bieden van uw huidige processen en advies kunnen geven over hoe u ze kunt herstructureren waar dat nodig is.
Scientia biedt slimme software en advies om instellingen te helpen hun waardevolle middelen, waaronder docenten en ruimte, zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Enterprise Foundation is een onderdeel van Scientia’s pakket oplossingen voor het beheer van middelen. Enterprise Foundation is voor gebruikers aanvullende software die geïntegreerd kan worden met andere software van Scientia en andere systemen van de instelling om zo strategische en operationele ondersteuning te bieden.
Contact Voor meer informatie over Enterprise Foundation en onze andere slimme software, advies of om uw regionale kantoor te vinden om contact met ons op te nemen, kunt u kijken op onze website www.scientia.com/nl.
Ref: 3335 Copyright © Scientia Ltd 2012. Alle rechten voorbehouden. Scientia is een geregistreerd handelsmerk van Scientia Ltd.
