Konsep Sistem
6-1
Model Model adalah abstraksi dari sesuatu hal. Di dalamnya direpresentasikan obyek atau aktifitas yang disebut entitas. Manajer menggunakan model untuk merepresentasikan masalah yang akan diselesaikan.
Empat Jenis Model 1) Model fisik – Representasi tiga dimensi, contoh maket dan prototipe kendaraan.
2) Model naratif – Lisan atau tertulis
3) Model grafis – Abstraksi garis, simbol, atau bentuk geometris
4) Model matematis – Persamaan EOQ =
2PS M
6-3
Model Grafis dari Konsep Economic Order Quantity (1) Cost
Total cost
Purchasing cost 0
EOQ
Order Quantity 6-4
Sales Orders
Sales Orders
Customers
1.
1.
Edit Sales Orders
2.
2. 3.
Sales Order Data
Enter Sales Orders
Sales Orders
Prepare Sales Order Report
Sales Orders Report
Edit Sales Orders
Enter Sales Order Data
Sales Orders
Enter Sales Order Data
Edit Sales Orders
Sales Order History File
3. Sales Order History File
Prepare Sales Order Report Sales
Order Report
Sales Manager
A. A Flowchart B. A Data Flow Diagram Model Grafis Alur Sales Order
6-5
Kegunaan Model
Keempat model tersebut memfasilitasi adanya pengertian dan komunikasi.
Model matematis juga dapat memprediksi masa depan.
6-6
The General Systems Model Diagram grafis yang disertai dengan narasi menggambarkan seluruh organisasi secara umum menggunakan kerangka kerja sistem (systems framework). Sistem Fisik:
– Aliran Material – Aliran Personnel – Aliran Mesin – Aliran Uang
6-7
The Physical System of the Firm Sumberdaya Input
Proses Transformasi
Sumberdaya Output
Lingkup perusahaan (Boundary of the Firm) 6-8
The Conceptual System
Open-loop systems: – Sistem tanpa feedback loop/mekanisme pengendalian
Closed-loop systems (feedback loop) – Sistem dengan feedback loop/mekanisme pengendalian
Pengendalian manajemen – Manajer berfungsi sebagai pengendali/controller
Information processor
6-9
A Closed-Loop System Umpan balik
Sumberdaya Input
Mekanisme Pengendalian (control)
Proses Transformasi
Umpan balik
Sumberdaya Output
6-10
The Physical System of the Firm as a Controlled System Informasi
Informasi Manajemen
Sumberdaya Input
Proses Transformasi
Sumberdaya Output
6-11
Laporan Penjualan dari
Fast-Moving Products Item Number 400293 319421 786402 190796 001007 739792 722210 410615 963214 000123
Item Description
BRAKE PIPE DOOR HANDLE GASKET CLUTCH DRIVEN PLATE CARPET SNAP SPARK PLUG HOSE CLIP RUBBER PLUG UPPER DOOR HINGE REAR TUBE SHOCK NEEDLE VALVE Totals
Year-to-Date Sales Volume
% of Total Year-to-Date Sales
$1,702.93 1,624.00 1,403.97 1,102.00 1,010.79 949.20 946.73 938.40 922.19 919.26
.068 .065 .056 .044 .040 .038 .038 .038 .037 .037
$11,519.47
.461
6-12
Informasi Dikumpulkan dari Seluruh Elemen Sistem Fisik
Informasi
Sumberdaya Input
Manajemen
Proses Transformasi
Informasi
Sumberdaya Output 6-13
Laporan Analisa Pemasok Item Number: 410615 Item Description: Upper Door Hinge SUPPLIER NUMBER
3062
NAME
0140
CARTER & SONS PACIFIC MACHINING A.B. MERRIL
2111
BAY AREA
4189
LAST DATE
P.O. #
QTY.
UNIT PRICE
DAYS TO RECEIPT
PCT. REJECTS
7/12
1048-10
360
$8.75
12
.00
4/13
962-10
350
$9.10
08
.02
1/04
550-10
350
$8.12
03
.00
8/19
1196-10
360
$11.60
19
.04
6-14
Laporan Satus Pekerjaan Memberikan Informasi Mengenai Proses Transformasi Job Number: 84-182 Customer: Wankel Automotive CURRENT STATUS
Step 4-weld supports to frame Department 410-Welding Date and Time Begun-10/8; 10:15A Projected Job Completion-10/14; 9:30A NEXT PROCESS
•Step 5-paint frame •Department 632-Paint 6-15
Pemroses Informasi (information processor) Mentransformasi Data Menjadi Informasi
Informasi
Informasi
Manajemen
Information Processor
Data
Sumberdaya Input
Proses Transformasi
Sumberdaya Output 6-16
Sistem Konseptual (cont.)
Dimensi Informasi – Relevan – Akurat – Tepat waktu – Lengkap
Terlalu banyak informasi disebut ‘Information Overload’ 6-17
Sistem Konseptual (cont.)
Standard
Objectives
– Mengukur kinerja yang – Seluruh tujuan (goal) telah disepakati yang harus dicapai sistem – Umumnya dinyatakan – Sistem memmiliki satu secara spesifik atau lebih tujuan – Digunakan untuk (objectives) mengendalikan sistem fisik Dengan demikian, sistem konseptual terdiri dari 3 elemen kunci : - Manajemen - Information Processor 6-18 - Standard
Perbandingan tujuan (objectives) dan standar Objectives Memenuhi Kebutuhan Pelanggan Menghasilkan return on investment bagi pemilik Beroperasi secara efisien Invetasi di Masa Depan Mengembangkan sumberdaya penawaran
Beroperasi secara etis
Standar Kinerja Mencapai volume penjualan tahunan minimum $25 juta Menjaga 20% pangsa pasar Menjaga tingkat pertumbuhan tahunan 15% Membayar dividen kepada pemegang saham setiap triwulan Menjaga harga saham (common stock) diatas $85/saham Realisasi laba setelah pajak 15% dari penjualan Menjaga catatan hari bebas kecelakaan Menjaga employee turnover di bawah 10% Investasi minimum 15% dari penjualan pada riset dan pengembangan Mencapai stockout tidak lebih dari 2% pada items dalam inventori sepanjang tahun ini. Menjaga angka backorders kurang dari 5% dari seluruh order yang diproses Tidak ada penutupan pabrik karena ketidaktersediaan material Perusahaan tidak memiliki catatan/tuntutan hukum dari 6-19 pelanggan, supplier, dan pemerintah
Standar Kinerja Tersedia untuk Manajemen and Information Processor Standard
Informasi
Informasi
Manajemen
Information Processor
Data
Sumberdaya Input
Proses Transformasi
Sumberdaya Output 6-20
Conceptual System (cont.)
Management by exception – Membandingkan standar dengan output informasi dari sistem – Manajer menjadi terlibat ketika kinerja sistem berada diluar acceptable range – Kemampuan yang diberikan oleh CBIS Conceptual by Business Information system
6-21
Conceptual System (cont.)
Critical Success Factors (CSFs) – CSF merupakan aktifitas-aktifitas perusahaan yang berpengaruh kuat terhadap kemampuan perusahaan untuk memenuhi tujuan perusahaan – Perusahaan memiliki beberapa CSFs – CSFs memfokuskan perhatian pada sebagian aktifitas perusahaan
6-22
Perubahan Dibuat di dalam Sistem Fisik Melalui Aliran Keputusan Standard
Keputusan
Informasi
Manajemen
Information Processor
Data
Sumberdaya Input
Proses Transformasi
Sumberdaya Output 6-23
Conceptual System (cont.)
Aliran Keputusan – Modifikasi lain dari general model - relabel informasi menjadi keputusan. – Data ditransformasikan menjadi informasi oleh information processor. – Manajer mentransformasikan informasi menjadi keputusan. Keputusan dilakukan untuk mengubah/memperbaiki kinerja sistem. 6-24
The General Systems Model of the Firm Environment
Standards
Decisions
Information and Data
Information Management
Information Processor
Data Physical Resources Input Resources
Transformation Process
Output Resources
Physical Resources
6-25
General Systems Model in Context – for student Membantu penyesuaian terhadap perusahaan Memberikan a sense of stability Memberikan gambaran mengenai apa yang dapat diharapkan
6-26
Problems -- Good and Bad
Penyelesaian Masalah (problem solving): – Menghentikan dampak buruk – Mengkaptalisasi kesempatan-kesempatan (opportunities) menjadi keuntungan bagi perusahaan
Keputusan (decision) – Tindakan memilih suatu strategi atau aksi yang dipercaya dapat memberikan penyelesaian terhadap permasalahan. 6-27
Elemen dari problem solving Kondisi yang diinginkan Selisih (desired state) = Solution Criterion Kondisi saat ini (current state) Hambatan-hambatan (constraints)
}
– Internal – sumberdaya terbatas – Lingkungan (environmental) – tekanan untuk membatasi aliran sumberdaya 6-28
Problem
Elements of the Problem-Solving Process
Element dari conceptual system
Standards
Alternate solutions
Desired state Current state
Problem solver (manager)
Information
Constraints
Solution 6-29
Problems versus Symptoms Ketahui perbedaannya – Gejala (symptoms) dihasilkan oleh permasalahan (problem) – Permasalahan menyebabkan gejala – Jika permasalahan dikoreksi gejala akan hilang, tapi tidak sebaliknya
6-30
Problem Structure 1.
Structured –
2.
Unstructured –
3.
Tidak ada elemen atau hubungan keterkaitan yang dimengerti
Semistructured –
Elemen-elemen and hubungan dimengerti
Beberapa elemen dimengerti
Konsep DSS tentang manajer dan komputer yang bekerja bersama-sama menyelesaikan permasalahan.
6-31
Problem Structure
DSS Computer Solve
Structured
Manager Solve
Semi-structured
Notes ; DSS (Decision support system) : Sistem yang mendukung keputusan manajemen
Unstructured
6-32
The Systems Approach
Systematic problem solving process.
John Dewey, 1910 Columbia philosophy professor 1. Kenali kontroversi 2. Timbanglah beberapa claim alternatif 3. Buat suatu judgement
Problem
Solution 6-33
Fase-fase dan Langkah-langkah Systems Approach Fase I: Preparation Effort Langkah 1. Lihat perusahaan sebagai suatu sistem Langkah 2. Kenali environmental system Langkah 3. Identifikasi sub sistem perusahaan
Fase II: Definition Effort Langkah 4. Laksanakan mulai dari sebuah sistem sampai tingkat subsistem Langkah 5. Analisa bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu
Fase III: Solution Effort Langkah 6. Identifikasi alternatif penyelesaian Langkah 7. Evaluasi alternatif solusi Langkah 8. Pilih solusi terbaik Langkah 9. Implementasikan solusi Langkah 10. Follow up untuk menjamin solusi berjalan efektif
Keputusan dibuat pada setiap langkah dari fase definisi dan solusi
6-34
Preparation Effort Langkah 1 – Lihat perusahaan sebagai sebuah sistem Langkah 2 - Kenali lingkungan dari sistem Langkah 3 - Identifikasi subsistem perusahaan
– Business areas – Level manajemen – Aliran sumberdaya
Langkah-langkah dapat diambil tidak berurutan atau bersamaan. Preparation effort untuk membentuk frame of mind dalam penyelesaian masalah. 6-35
The Systems Approach Memerlukan Pengambilan Keputusan FASE
Langkah (step) 4. Laksanakan dari suatu sistem sampai level sub sistem.
Definition Effort
5. Analisa bagian-bagian sistem dengan urutan tertentu.
Solution Effort
6. Identifikasi alternatif 7.
penyelesaian. Evaluasi alternatif solusi.
8. Pilih solusi terbaik.
9. Implementasikan solusi.
10. Follow up untuk menjamin solusi efektif.
Keputusan (decision) Dimana permasalahan? Perlukah data baru dikumpulkan, ataukah data sudah ada? Bagaimana data akan dikumpulkan? Apa yang menyebabkan permasalahan? Berapa banyak alternatif yang harus diidentifikasi? Apakah alternatif-alternatif tersebut feasible? Kriteria mana yang harus digunakan? Bagaimana masing-masing alternatif memenuhi setiap kriteria? Apakah semua kriteria memiliki bobot yang sama? Apakah informasi cukup untuk melakukan seleksi? Alternatif mana yang paling sesuai dengan kriteria yang dikehendaki? Kapan solusi tersebut diimplementasikan? Bagaimana solusi harus diimplementasikan? Siapa yang harus melakukan evaluasi? 6-36 Seberapa baik solusi sesuai dengan objectives?
Lingkungan Perusahaan Society
Financial Community
Suppliers
Government
The Firm
Labor unions
Customers
Competitors Stockholders or owners
Source: RG Ch 2
Global Community
2-37
Setiap Area Fungsional adalah Subsistem President
Marketing Subsystem
Manufacturing Subsystem
Human Resources Subsystem
Finance Subsystem
Information Services Subsystem 6-38
Sesuatu Memicu Definition Effort Definition effort didorong karena adanya signal feedback yang diluar acceptable range (bisa lebih baik/lebih buruk). Signal tersebut disebabkan oleh pemicu (problem trigger), yakni:
1. Suatu tindakan 2. Berlalunya waktu 3. Dari dalam perusahaan atau lingkungan 6-39
Definition Effort
Langkah 4: Laksanakan mulai dari suatu sistem hingga ke level sub sistem – Setiap level adalah suatu sistem – Apakah subsistem-subsistem terintegrasi di dalam suatu unit fungsional dengan baik? – Apakah sub sistem perlu dibagi lebih lanjut?
6-40
Definition Effort [cont.]
Langkah 5: Analisa elemen-elemen sistem dengan suatu urutan tertentu: 1. Standar evaluasi. Standar haruslah valid, realistis, dapat dimengerti, dapat diukur 2. Bandingkan system outputs dengan standar 3. Evaluasi manajemen 4. Evaluasi information processor 5. Evaluasi input dan sumberdaya input 6. Evaluasi proses transformasi 7. Evaluasi sumberdaya output
6-41
Setiap Bagian dari Sistem Dianalisan Berurutan 1. Standards
3.
5. Inputs.
+
Input resources
4.
Management
Information processor
6.
7.
Transformation processes
Output resources
2. Outputs
6-42
Solution Effort
Langkah 6: Identifikasi alternatif-alternatif – Carilah cara-cara lain untuk menyelesaikan masalah yang sama » Brainstorming » Joint Application Design (JAD) session
Langkah 7: Evaluasi setiap alternatif solusi Langkah 8: Pilih solusi terbaik – Mintzberg mengidentifikasi 3 cara untuk memilih alternatif terbaik: » Analysis – evaluasi sistematis dari beberapa opsi » Judgment – proses pemikiran seorang manajer » Bargaining – negosiasi diantara beberapa manajer
6-43
Langkah Akhir dari Solution Effort
Langkah 9: Implementasikan solusi
Langkah 10: Follow-up untuk menjamin bahwa solusi berjalan efektif
6-44
Review of Systems Approach Integrasi setiap langkah dari systems approach merupakan tantangan manajerial Upaya persiapan manajerial merupakan titik awal yang bagus. Selanjutnya, manajer terlibat didalam dekomposisi fungsional
– Definition effort
Akhirnya, manajer menyelesaikan permasalahan – Solution Effort
6-46
