Emlékeztető Magyar Nemzeti Levéltár Megyei levéltár-igazgatói értekezlet
Helyszín:
1014 Budapest, Hess András tér 5. fsz. 100. terem
Időpont:
2013. november 15. 10.00
Jelen vannak: - Dr. Mikó Zsuzsanna – főigazgató - Dr. Fülöp Tamás – főigazgató-helyettes - Gorjánác Rádojka – főtanácsos, EMMI - Dr. Gyimesi Endre – miniszteri biztos - Makó Csaba – költségvetési főfelügyelő - Marxné Máté Zsuzsanna – gazdasági igazgató-helyettes - Nemesné Zsigmondi Erzsébet – gazdasági igazgató - Dr. Rácz György – főigazgató-helyettes - Szatucsek Zoltán – főosztályvezető, Szakmai Koordinációs Központ - Dr. Vígh Annamária – főosztályvezető, EMMI - Vizsy József – főosztályvezető, Műszaki Főosztály - megyei levéltár-igazgatók
Napirendi pontok: 1. Tájékoztatás az MNL SZMSZ módosításáról (a módosításokkal kapcsolatos vélemények bekérése augusztus–szeptember folyamán megtörtént, főbb változások: főigazgató-helyettesi titkárság, stratégiai főigazgató-helyettes) – Dr. Mikó Zsuzsanna 2. Tájékoztatás az MNL megyei levéltárak 2014. évi munkatervi irányelveiről – Dr. Fülöp Tamás 3. Tájékoztatás rendezvényekről, kiállításokról (Levéltári Éjszaka, Bethlen vándorkiállítás, könyvbemutatók) – Dr. Ólmosi Zoltán 4. Tájékoztatás az E-levéltár és a ScopeArchiv bevezetésével kapcsolatos feladatokról – Szatucsek Zoltán 5. Tájékoztatás gazdasági ügyekről – Nemesné Zsigmondi Erzsébet, Marxné Máté Zsuzsanna 6. Tájékoztatás beruházásokról, műszaki ügyekről – Vizsy József 7. Tájékoztató tudományos projektekről – Dr. Mikó Zsuzsanna főigazgató
1
8. Tájékoztató pályázatokról 9. Tájékoztató eljárásrendről, elérhetőségekről, tagintézmény látogatásokról, könyvek átvételéről 10. Egyebek
Dr. Mikó Zsuzsanna: Köszöntötte a jelenlévőket. Jelezte, hogy első napirendi pontként a gazdasági ügyek áttekintésére kerül sor. Bemutatta az új gazdasági igazgatót, Nemesné Zsigmondi Erzsébetet, aki november 1-jén lépett hivatalba. Kérte, hogy Marxné Máté Zsuzsannával együtt a gazdasági vonatkozású ügyekről tartsák meg beszámolójukat. 1. Tájékoztatás gazdasági ügyekről Nemesné Zsigmondi Erzsébet: Köszöntötte a megjelenteket. Röviden ismertette pályafutása korábbi állomásait. Először vállalati, vállalkozási szférában dolgozott, majd a Magyar Tudományos Akadémia egyik kutatóközpontjában gazdasági vezetőként. Az Akadémia intézményhálózatában az integrált ügyviteli rendszer bevezetése a nevéhez kötődik. A rendszert a mai napig is használják. Mind pályázatkezeléssel, mind ingatlanüzemeltetéssel, mind hagyományos költségvetési feladatokkal foglalkozott. A kutatóközpontot 2011. december 31-ével megszüntették egy nagyszabású átszervezés eredményeként. A gazdasági osztály egyik beosztottjaként folytatta munkáját, így átélte mind a vezetői, mind a beosztotti létet. Egy évvel ezelőtt helyezkedett el a Belügyminisztérium irányítása alatt működő Közép-Dunavölgyi Vízügyi Igazgatóságnál. Feladatának tekinti, hogy minden erejével segítse a Magyar Nemzeti Levéltár munkáját. Tájékoztatás adott arról, hogy a múlt héten lezajlott a leltározási értekezlet, ahol Marxné Máté Zsuzsanna tartott egy átfogó beszámolót, és megbeszélték az ezzel kapcsolatos legfontosabb teendőket. Elmondta, kiemelt feladat a költségvetés stabilizálása. Első ránézésre az intézmény számlán lévő forrásai soknak tűnhetnek, de számos kötelezettségvállalás áll a háttérben, így nagyon fegyelmezett gazdálkodást kell folytatni továbbra is. Ebben az évben két zárolás is érintette az MNL költségvetését, egyszer 55, majd 80 millió forint. Ezek kigazdálkodása jelentős terhet ró az intézményre. A vezetés célja az volt, hogy ezt az elvonást a megyei levéltárak kevésbé érezzék meg. A bevételi lemaradás is nehezítette a gazdálkodást. Az a 135 millió forintos bevétel, amely 2013-ra volt betervezve, 50%-ban fog teljesülni. A zárolások és a bevételi elmaradás miatt így összesen 200 millió forint hiányzik az MNL költségvetéséből. A Gazdasági Igazgatóság átszervezésére koncepciót dolgoz ki, amelyet a jövő héten fog a főigazgató asszonyhoz felterjeszteni. Dr. Mikó Zsuzsanna: Van-e mindenkit érintő kérdés az elhangzottakkal kapcsolatban? Hermann István: A leltározás lebonyolításával kapcsolatban kért információt, mikor kezdődhetnek meg a munkálatok? Nemesné Zsigmondi Erzsébet: A leltározás során egyelőre csak a vonalkódokat kell több ezer eszközre ráragasztani. Vonalkód-leolvasó még nincs, a vonalkódokat az értekezlet után Pötörke Sándorné fogja kiosztani. Megköszönte mindenkinek a segítőkészségét. Dr. Mikó Zsuzsanna: A Cafetériával kapcsolatban tájékoztatást adott arról, hogy az előzetes költségvetési terveknek megfelelően minden jelenlegi munkatárs a szabályzatnak megfelelően megkaphatja a Cafeteria-juttatást. Azért, hogy az adminisztráció egyszerűbb legyen, Erzsébetutalványban fogják a kollégák egységesen megkapni. 2
Nemesné Zsigmondi Erzsébet: A jogosultság a jogviszony és a munkaidő alapján kerül megállapításra. Az előzetes számítások kiküldésre kerültek a megyei levéltáraknak, majd a korrekciót követően a költségvetési főfelügyelő elé terjesztették jóváhagyásra, a kifizetendő összeg ugyanis közterhekkel együtt 77 millió forint, ami remélhetőleg belefér a szűk és szoros költségvetésbe. A költségvetési főfelügyelő úr jóváhagyását követően megrendelik az Erzsébetutalványt, majd a gazdasági munkatársak közreműködésével megkezdik az utalványok mielőbbi kiosztását.
2. Tájékoztatás beruházásokról, műszaki ügyekről Vizsy József: A szeptemberi értekezlet óta eltelt időszakban történt változásokról adott tájékoztatást. A Békés Megyei Levéltár fűtési rendszerének korszerűsítése folyamatban van, a tulajdonviszonyok rendezetlensége miatt egyes engedélyek beszerzése azonban akadályokba ütközik. A székesfehérvári projekt karácsonyra lesz befejezve, akkorra a használatbavételi engedély megkérésére is sor fog kerülni. Esztergomban folynak a tetőjavítás munkálatai, de a műemlékvédelmi hatóság miatt csak a jövő héten lesz meg az engedély. Egerben a villamos-rendszer felújításának tervezése megrendelés alatt van, közbeszerzési pályázat keretében valósulhat meg a kivitelezés, amit még idén szeretne kiírni. Az egri levéltár harmadik épületrésze tetőjavításra szorul. Az erre vonatkozó közbeszerzés a villamos-rendszerrel kapcsolatos közbeszerzéssel együtt lesz lebonyolítva. Kaposváron nagy valószínűséggel sikerül megkapni a Bartók Béla utcai iskolát, ennek áttervezése folyamatban van, a kivitelezésre vonatkozó pályázat kiírására pedig jövő év elején kerülhet sor. A kivitelezést két ütemben tervezik megvalósítani. Salgótarjánban a honvédségi épület megszerzése folyik, ennek áttervezése is folyamatban van. A Bécsi kapu téri épületnél is kisebb javítások zajlottak. A Pest Megyei Levéltárban a légtechnikai rendszereket helyreállították. Felajánlja segítségét az eddig költségproblémák miatt leállított berendezések esetleges gazdaságos üzemeltetésével kapcsolatban. Pest megyében tervben van az üresen álló épületszárny befejezése. Problémát jelent azonban, hogy az épületszárny könyvtárnak és nem levéltári raktárnak lett tervezve, így kevésbe terhelhető. Nyíregyházán az azbesztmenetesítés és a tetőjavítás folyamatban van. Sopronban van egy ígéretes épület, ami minimális ráfordítással használhatóvá válik. Végül megemlítette, hogy az üzemanyagkártyák a 74-es szobában vehetők át. Dr. Mikó Zsuzsanna: A kaposvári beruházással kapcsolatban megérkezett az államtitkári jóváhagyás. Az MNV Zrt. felé is el lett küldve a kérelem, amely az épületnek önkormányzati tulajdonból az MNL vagyonkezelésébe kerülésével kapcsolatban felmerült problémákat vázolja. A jövő év elején mindenképpen el lehet indítani a tervezési közbeszerzési eljárást. A Nógrád megyei beruházással kapcsolatban is megérkezett az államtitkári jóváhagyás. Várjuk a Honvédelmi Minisztérium jelzését, hogy az épületet átadja. Szintén megkaptuk államtitkár úrtól a debreceni ingatlanvásárlásra az engedélyt. Az MNV Zrt. felé szükséges lépések ez utóbbi két esetben is megtörténtek. Egyeztetés volt továbbá az államtitkárságon a 2014. évi tervekről. Ennek értelmében a jövő évben a Somogy megyei első ütem és a Nógrád megyei beruházás mindenképpen megvalósul. Az egyéb kisebb beruházások bekerülnek a munkatervbe, megvalósításukra a rendelkezésre álló összegek függvényében kerülhet sor. Jövőre előreláthatóan 400 millió forintot tudunk fejlesztésre fordítani. Az ezt meghaladó igények fedezetét külön meg kell keresni. Dr. Biernacki Karol: A szegedi laktanyaépülettel kapcsolatban kért információt. Dr. Mikó Zsuzsanna: A Honvédelmi Minisztériumtól még nem kaptunk semmilyen információt. Köszöntötte az időközben megérkezett Dr. Vígh Annamáriát és Gorjánác Rádojkát. Dr. Gyimesi Endre: Köszöntötte a megjelenteket. Örömét fejezte ki amiatt, hogy már nem elvonásokról, hanem fejlesztésekről lehet beszélni. Miután befejeződött az MNL Nógrád Megyei 3
Levéltárban és az MNL Somogy Megyei Levéltárban folyó beruházás, ki kell dolgozni egy 3-5 éves fejlesztési tervet. Fontos, hogy a nagy beruházások mellett a kisebbekre is jusson pénz, illetve mindenki tudja tervezni, hogy a levéltárára mikor kerül sor. Erre kb. 400 millió forint áll majd rendelkezésre. Örül, hogy Debrecenben a vásárlás is megvalósulhat a következő esztendőben, és így a megyei levéltár aktuális raktározási gondjai is megoldódnak a Hajdú-Bét iratok tárolása mellett. Dr. Vígh Annamária: Nagyon örül, hogy végre személyen is jelen lehet az értekezleten, illetve annak, hogy a levéltárakkal kapcsolatban szép eredményekről lehet beszámolni. Az együttműködés során a jövőben is lesznek feszültségek, amivel számolni kell, mindezek mellett az egységes fellépés fontosságát hangsúlyozta, annak előnyeire hívta fel a figyelmet. Ha tartósan nem lesz legalább ennyi forrás a költségvetésben a fejlesztésekre, akkor el kell gondolkodni a továbbiakon. Jelenleg ez azonban nem indokolt, hiszen a források rendelkezésre állnak, ami az EU-s pénzekkel tovább növelhető, s amelyek megszerzése közös erővel sokkal inkább megvalósítható. Így lehetőség van egy hosszú távú fejlesztési koncepció kialakítására, amiben hangsúlyozni kell, hogy mindenkire sor fog kerülni. Ennek mindenki által elfogadható kialakításában a vezetőségnek nagy szerepe van. Az intézmény költségvetése szempontjából az energetikát, mint kitörési pontot említette, hiszen manapság már csak a legkorszerűbb energetikai eljárásokkal lehet középületeket építtetni. Felhívta a figyelmet az európai uniós fejlesztésekre, amelynek a társadalmi vitája hamarosan be fog fejeződni (szamitaszavam.hu). Ezen a területen figyelemmel kell kísérni azokat az operatív programokat, amelyek érinthetik a levéltárakat. Leszögezte, a levéltári terület most nagyságrendekkel jobb helyzetből indul, mint a korábbi tervezési időszakban. Mindamellett, hogy az E-levéltár projekt fontossága vitathatatlan, el kellett fogadtatni egyéb területek, így a levéltárpedagógia és a kutatásfejlesztés kiemelkedő jelentőségét is. Ezekre a területekre szintén jelentős források jutnak. Erre a feladatra megfelelő munkatársak kellenek, akik folyamatosan figyelik a lehetőségeket mind az MNL központjában, mind pedig a tagintézményekben. Szólt arról, hogy a jövőt meghatározó szakpolitikai pillér jövő év elején véglegesül és a kormány elé kerül. A főbb stratégiai kérdések elfogadását követőn akkor újabb szakmapolitikai munka veheti kezdetét. Végül megemlítette, hogy az EFOP-ban fontos elem, hogy a levélári rendszer szakemberei számára továbbképzési lehetőséget kínál. Ezzel élni kell, és ez egy, a jövőben kialakítandó életpályamodell szempontjából is nagy jelentőséggel bírhat majd. Dr. Mikó Zsuzsanna: Hangsúlyozta, hogy a fenntartói támogatás nélkül egy intézmény sem lehet sikeres. Jelezte, hogy bár főosztályvezető úr nem konkretizálta az összegeket, de már most 1,5 milliárd forintnak pontosan megvan a helye, amelyek az egyes fejlesztésekre, beruházásokra fordítódnak. Az intézmény nagyon aktív EU-s pályázatok terén is, hiszen jelenleg 10 és 15 közötti EU-s pályázatot kezel, ezek között a 30 milliós kisebb pályázatoktól kezdve jóval nagyobbak is vannak. Továbbá vannak közvetlen brüsszeli támogatások is, de a hazai források felhasználására szintén nagy súlyt fektet az Intézmény. Friss információként érkezett, és azonnal tájékoztatott arról, hogy a látogatóbarát kutatótermek megteremtésére beadott NKA-pályázaton sikerült 100 millió forint támogatást szerezni. Megköszönte Fülöp Tamásnak az ennek érdekében végzett munkáját. Dr. Tilcsik György: Mivel a Vas megyei levéltár-látogatáson Vizsy József nem tudott részt venni, megkérdezte, van-e lehetőség a tagintézmény műszaki állapotának felmérésére a közeljövőben. Erre a jövő évi költségvetés tervezése érdekében lenne szükség. Dr. Mikó Zsuzsanna: Segítséget ígért, bár leszögezte, a Vas Megyei Levéltár viszonylag kedvező helyzetben van a többi tagintézményhez képest. Dr. Fülöp Tamás: A levéltár-látogatások révén a rendszerről átfogó kép alakul ki, és, sajnos, igen szomorú helyzetben lévő tagintézményeket ismertünk meg. A főosztályvezető úrral történt egyeztetést követően a kért bejárás meg fog történni. 4
Dr. Bősze Sándor: A nagyberki raktár tetőzet-felújításával kapcsolatos problémákat vázolta: nem találnak megfelelő kivitelezőt. A főépület bejáratiajtó-cseréjére vonatkozóan árajánlatot kértek. Dr. Mikó Zsuzsanna: Fontosnak tartja, hogy a megyei kollégák kérjenek árajánlatot a helyi felújításokhoz. Ők tudják ugyanis a legjobban, melyik vállalkozó a megbízható. Természetesen a műszaki főosztályvezető ebben segíteni fog. Hermann István: Érdeklődött, hogy a vagyonbiztosítással kapcsolatban történt-e előrelépés? Felvetette a CASCO-biztosítás kérdését: lehet-e egyénileg kötni a saját költségvetés terhére? Elmondta továbbá, hogy rendelkeznek üzemanyagkártya-szerződéssel, s ez az ÖMV-nél még nem lett felmondva. Ezzel kapcsolatban kivel kell egyeztetni? Dr. Mikó Zsuzsanna: Az épületek biztosításával kapcsolatos árajánlatok bekérése folyamatban van. A megyei levéltárak biztosításai folyamatosan járnak le. Az MNV Zrt-nél történt fenntartói kezdeményezés a biztosítások kérdésének egységes rendezésére. Flottaszerződések megkötésére fog sor kerülni. Ez a gépjárművekre is vonatkozni fog. Arra kérte a gazdasági igazgató-helyettes asszonyt és a műszaki főosztályvezető urat, hogy az ÖMV kártyákkal kapcsolatos szükséges lépéseket tegyék meg, mivel csak MOL-os kártyát lehet használni a továbbiakban. Csombor Erzsébet: A megyei levéltári munkatársaknak az MNL mobiltelefon flottájához történő esetleges csatlakozásával kapcsolatban kért információt. Vizsy József: Az MNL mobiltelefon flottájához történő csatlakozás bármelyik kolléga számára lehetséges. Hermann István: Az intézményi mobilhasználatról kérdezett. Dr. Mikó Zsuzsanna: Meg kell különböztetni azt, hogy kinek biztosít az intézmény hivatali mobiltelefont, és ki az, aki az intézményi flottához csatlakozik. Csombor Erzsébet: Elmondta, hogy ő korábbi hozzászólásában a hivatali mobiltelefonokra utalt. Dr. Mikó Zsuzsanna: Hangsúlyozta, a hivatali mobilhasználattal kapcsolatos ügyintézést ebben a hónapban Cselei Tamás távollétében is mindenképpen le kell zárni. Hermann István: Az Elektra-rendszer iránti igényről beszélt, ugyanis idén 250-280 000 forintba kerül a papíralapú ügyintézés. Van-e ebben a vonatkozásban valamilyen elképzelés? Nemesné Zsigmondi Erzsébet: Elmondta, hogy nem támogatja a papír alapú ügyintézést. A kincstári kártya bevezetésében gondolkodik mind a központ, mind a tagintézmények esetében. Emellett az utalványozási és kötelezettségvállalási jogkör kiterjesztésében látja a megoldást. Hermann István: A jelenlegi rendszerben legalább hat nap szükséges az átutaláshoz, de a két hét az általános. Nemesné Zsigmondi Erzsébet: Az ügyvitel-technikai folyamat felgyorsítása nagyon fontos, ha ezen a téren lesz előrelépés, akkor minden gyorsabban fog haladni. Dr. Mikó Zsuzsanna: Megköszönte a gazdasági ügyeket intéző kollégáknak és a műszaki főosztály vezetőjének a részvételt.
3. Tájékoztatás az MNL SZMSZ módosításáról Dr. Mikó Zsuzsanna: Megköszönte a tagintézményeknek az SZMSZ módosításával kapcsolatban érkezett javaslatait, amelyeket beépítettek a fenntartónak megküldött javaslatba. Amint a 5
jóváhagyás megtörténik, arról mindenkit értesít a vezetés. Tájékoztatott az SZMSZ legfontosabb változásairól, így a stratégiai ügyekben illetékes harmadik főigazgató-helyettesi poszt létesítéséről, a megyei levéltárakért felelős Főigazgató-helyettesi titkárság felállításáról, a Gazdasági Hivatal átszervezéséről, illetve mint új feladatról, a Cseh Tamás Archívumnak intézményünkhöz történt csatolásáról, ami egyúttal az Úri utcában újabb beruházásokat tesz szükségessé. Az SZMSZ mellékletében szereplő szabályzatok készítése folyamatban van. Hamarosan főigazgatói utasítás fog kimenni az EU-s pályázatok eljárásrendjéről, illetve a közbeszerzésről szóló eljárásrendről. A szabályzatok és a főigazgatói utasítások tervezetének véleményezésében aktív közreműködést kért a kollégáktól. A munkatervi irányelvek kiküldésre kerültek. Készült egy sablon az elektronikus tervezési és beszámoltatási rendszer bevezetése érdekében. Felkérte a jövő évi tervezésről való tudnivalók ismertetésére Fülöp Tamás főigazgató-helyettest.
4. Tájékoztatás az MNL megyei levéltárak 2014. évi Munkatervi irányelveiről – Dr. Fülöp Tamás főigazgató-helyettes Dr. Fülöp Tamás: A 19/2013. (11.04.) sz. főigazgatói utasítással kiadásra kerültek az MNL munkatervi irányelvei. Az SZMSZ munkatervekkel kapcsolatos rendelkezései értelmében december 1-jéig kell benyújtani a tagintézmények munkatervét, a főigazgatói jóváhagyásukra pedig január 15-éig kerül sor. Röviden ismertette a megyei tagintézmények 2014. évi munkaterveinek elkészítéséhez kiadott irányelveket: I. Általános szempontok 1. A Magyar Nemzeti Levéltár létrejöttével a magyar levéltári rendszer alapvetően átalakult. A 2013. évben a megyei tagintézmények integrációja a gazdálkodási, üzemeltetési területeken elmélyült, a szakmai-tudományos területeken megkezdődött. A 2014. évben a megyei levéltárak szakmai-tudományos integrációjának kiterjesztését kell megvalósítani. A tervezés során figyelembe kell venni az integrációval együtt járó alapvető szakmai, adminisztrációs elvárásokat és feladatokat. 2. A 2014. évi költségvetési támogatás mértékét jelenleg nem ismerjük, de a 2013. évi költségvetési adatokat kiindulópontnak tekintve az MNL megyei levéltárainak konszolidált gazdálkodása biztosított. A munkaterv készítésekor a legszükségesebb és egyeztetett karbantartásokkal, fejlesztésekkel, az előzetesen tervezett beruházásokkal, valamint a tárgyévi személyi és dologi kiadásokkal lehet számolni. 3. A 2014. évi szakmai feladatok tervezésénél továbbra is meghatározó szempont, hogy a levéltári tevékenység az elmúlt évtizedek folyamán sokoldalúvá vált, a megyei tagintézmények nyitottak a társadalom szélesebb rétegei felé. A megyei levéltárak tudományos, közművelődési, ismeretterjesztő és oktatást segítő munkájában, a konferenciák, kiállítások szervezésében, a kiadványkészítésben elért eredményeket mindenképpen meg kell tartani, illetőleg a lehetőségekhez mérten – akár azok több tagintézményt is érintő, MNL szintű kiterjesztésével – tovább kell fejleszteni. 2014ben – hasonlóan az előző időszakhoz – döntően a pályázatokon elnyerhető támogatások nyújthatnak fedezetet ezekre a tevékenységekre. Az MNL tagintézményeinek hazai és EU-s pályázati tevékenységét megfelelő szabályozási keretek között tovább kell fejleszteni. Fülöp Tamás szólt a napirend kiküldése után közfoglalkoztatási programról (MaNDA), illetve programról. Ez utóbbi kidolgozása folyamatban közép- és az alsó szintű oktatást együttesen 6
indult, időszerű kérdésekről is: a kulturális az EMMI által indított „Leleményes hőseink” van; valamennyi közgyűjteményt, valamint a fogja érinteni – aktív, cselekvésre ösztönző
hagyományőrzés, külön honlap, Nemzeti Művelődési Intézet koordinálja. 4. Mindezek mellett a klasszikus levéltári alapfeladatok ellátására irányuló szakmai tevékenység magas színvonalát is meg kell őrizni, az integráció szempontjai alapján tovább kell fejleszteni. A szolgáltató levéltár alapvető funkciójának számító, a levéltári anyag biztonságos megőrzését, minél mélyebb, a felhasználók munkáját modern eszközökkel segítő feldolgozását, valamint a kutatók, ügyfelek számára a levéltári anyag lehető legkönnyebb hozzáférésének biztosítását továbbra is szakmai prioritásnak kell tekinteni. A 2014-es év tervezése során fontos szempontként kell kezelni a levéltári munkafajták megfelelő arányainak kialakítását, a nyilvántartások vezetésének, az adatbázisok építésének, a rendezési, selejtezési és segédletkészítési, továbbá a gyűjtőterületi és állományvédelmi alapfeladatoknak az eredményes megvalósítását. 5. A 2014. év tervezése során fontos szempont a megyei levéltárak korábbi helyi, országos és nemzetközi szakmai kapcsolatainak fenntartása, továbbfejlesztése. Lehetőség szerint továbbra is törekedni kell a társintézményekkel, felsőoktatási intézményekkel, a megyei tudományos szervezetekkel való együttműködésre. II.
Konkrét szempontok
1. A 2014-es munkaterv kiemelt szakmai feladata a Magyar Nemzeti Levéltár egységes nyilvántartási rendszerének bevezetése. A ScopeArchiv rendszer bevezetése a megyei tagintézményekben a korábbi nyilvántartások tekintetében minőségi változásokat fog eredményezni. Kiemelt cél, hogy a levéltári anyag egységes nyilvántartása teljes és naprakész legyen. A tervezés során számolni kell a raktárjegyzékek feltöltésével. A rendszer működtetéséhez szükséges infrastrukturális (infokommunikációs) fejlesztések (ÁROP program) is a következő év kiemelt feladatai között szerepelnek. Új elem a közös iktatóprogram bevezetése, a Poszeidon rendszer alkalmazása. 2. A munkaterv kialakítása során számolni kell a közigazgatás átalakításával kapcsolatban megnövekedett gyűjtőterületi, szervnyilvántartási feladatokkal, a területi illetékesség alapján az iratképző szervek felülvizsgálatával. 3. Munkatervi szinten tervezni kell az első negyedévre a még levéltárba nem került tanácsi iratanyag felmérését, az 1990 után keletkezett, a jogszabályok alapján levéltárérett, maradandó értékű iratanyag lehetőség szerinti folyamatos beszállítását, a XXXVII. fondfőcsoportot érintő fondszerkesztési elvek egységesítését, a minősítésében fenntartott iratokkal kapcsolatos munkákat, az anyakönyvi utólagos bejegyzések elmaradásainak pótlását. 2014 utolsó negyedévében előkészületeket kell tenni a következő évben megvalósítandó, a termelőszövetkezetek, a vállalatok és az iskolák 1950 előtt keletkezett maradandó értékű iratanyagának felmérésére is. (Helyi szinten kalkulálni kell a raktári kapacitások hiányával, a helyi sajátosságokkal, a gyűjtőterületi munka során egyes esetekben a gépjármű hiányával.) 4. Tervezni kell a rendezetlen vagy csak alapszinten rendezett iratanyagok középszintre rendezését és a raktári jegyzék készítését, a rendezés alá vont iratanyagok selejtezését. 5. Hangsúlyt kell fektetni a kutató- és ügyfélszolgálat jogszerű és határidőket betartó ellátására. Kalkulálni kell az eljárási illeték szedésével, az anyakönyvek kutathatóságával kapcsolatos eljárásrend változásával, az ezzel összefüggő munkafeladatokkal. 6. A munkatervek összeállításakor egyes kollégák esetében számolni kell az MNL-ben folytatott szakmai tevékenység egységes kereteinek kidolgozására és a levéltárügyet érintő jogszabály-változások előkészítésére életre hívott munkabizottságokban való esetleges személyes, rövid és koncentrált részvételre. 7.
A kataszteri térképek digitalizálásában érintett megyei tagintézményeknek munkatervi szin-
7
ten is kalkulálni kell a feladattal. Több tagintézményben is tervezni kell a Holokauszt Emlékközponttal együttműködésben végzett iratanyag feltárásával. 8. Gondoskodni szükséges a megyei tagintézmény honlapjának rendszeres karbantartásáról, az elektronikus tartalomszolgáltatás fejlesztéséről. 9. 2014-ben a tudományos-közművelődési munka tervezése során kalkulálni kell az MNL szintű közös kutatási projektek megvalósításában való közreműködéssel is. A 2014. év kiemelt projektjei a Holokauszt emlékévvel, valamint az I. világháborús centenáriumi megemlékezésekkel kapcsolatos tudományos-közművelődési feladatok. Javasolt a „Múzeumok (Közgyűjtemények) Éjszakája” rendezvényen a megyei tagintézmények egységes tematika alapján, egyeztetett módon történő megjelenése. 10. A levéltári szakkönyvtárak vonatkozásában tervezni kell a könyvtárak állományrevízióját, az elektronikus könyvtári nyilvántartási rendszerek vezetését. 11. A műszaki-üzemeltetési területen számolni kell a műszaki, katasztrófavédelmi, érintésvédelmi felülvizsgálatok lebonyolításával, a munkaegészségügyi vizsgálatok, a munkavédelmi képzések határidőre történő lebonyolításával. 12. Az Irányelvek az MNL valamennyi megyei levéltárában tervezendő feladatot tartalmazzák. Ezeken kívül a helyi sajátosságokat tartalmazó feladatok is munkatervbe vehetők, az általános irányelvek és a mellékelt útmutató szempontjait figyelembe véve. 13. A megyei levéltár-igazgatóknak a szakmai munkájukat tartalmazó, egyéni munkatervet kell készíteniük, amit a levéltár munkatervéhez kell mellékelni (levéltári szakmai feladatok, tudományos munka stb.). Újdonság: a munkaterv készítésének kiadott sablonja, az online munkaterv és beszámoló előkészítése folyamatban van. Kérte, hogy a megyei levéltárak ebben a formában készítsék el a munkatervüket. Hermann István: Az elmúlt hónapokban megnövekedett a felvidéki lakosságcsere során betelepültek kárpótlásával kapcsolatos érdeklődés. L. Balogh Bénitől kért felvilágosítást, aki jelezte, hogy ez ügyben a KIM-ben volt egyeztetés, de előrelépés nem történt. Jelenleg az MNL VeML-hez már több megkeresés érkezik, havi szinten több tucat. A veszprémi alpolgármestertől kapott információk alapján arról tájékoztatott, hogy még ez év decemberében kormányzati döntés várható, ami a jövő évi feladatokat jelenősen megnöveli, és amivel munkatervi szinten számolni kell. Jelezte, kérte L. Balogh Bénit további egyeztetésre, mivel az üggyel kapcsolatos „roham” nem csökken. Az MNL-nek van-e ezzel kapcsolatban álláspontja? Dr. Mikó Zsuzsanna: Nincs újabb információ erről a kérdésről. Dr. Vígh Annamária: Véleménye szerint kizárt, hogy ebben a kormányzati ciklusban döntés szülessen, de az az új parlament felállása után sem várható azonnal. Dr. Mikó Zsuzsanna: Tartaléknapokat kell betervezni a munkatervbe az előre nem látható, plusz feladatokra, amelyeket ilyen és ehhez hasonló esetekben fel lehet használni. Csombor Erzsébet: Nagyszámú iskola, tűzoltóság fenntartója megváltozott. Azokon a helyeken, ahol városi levéltár is működik, fontos lenne az illetékességi körök pontos elhatárolása. A működő iskolák ellenőrzése és a már begyűjtött iratanyag megfelelő elhelyezése érdekében szerencsés lenne egy állásfoglalást kiadni. Dr. Mikó Zsuzsanna: A Ltv. az illetékesség kérdését egyértelműen szabályozza, de amennyiben ez segítséget jelent, akkor ki fog menni egy állásfoglalás. 8
Molnár András: December 1-jéig a központi szerverre kell mindenkinek on-line módon a munkatervet feltölteni? Dr. Fülöp Tamás: Jelenleg nincs on-line kitöltési lehetőség, egy sablon van, az eddig megszokott módon kell beküldeni a munkatervet december 1-jéig.
5. Tájékoztatás rendezvényekről, kiállításokról Dr. Ólmosi Zoltán: Elkészült a Bethlen vándorkiállítás anyaga két példányban. Az egyik Nyíregyházán, a másik Sopronban van jelenleg. Lehetőség van arra, hogy a kiállítás anyaga minden megyébe eljusson 3-4 hét időtartamra, ehhez készítettek egy tervet (ennek kiosztására megkérte Farkas Andreát), hogy a szállítás minél egyszerűbben kivitelezhető legyen. Felvetette, hogy a kiállítás anyagát helyi forrásokkal is ki lehetne egészíteni. Jelezte egyúttal, hogy a Gárdonyi vándorkiállítás anyaga is elkészült, akit érdekel, szintén rendelkezésre tudják bocsátani, bár ezekhez nincs tárló. Dr. Mikó Zsuzsanna: Nem kötelező a kiállítás befogadása, az csupán egy lehetőség, amit akár tanórán kívüli oktatás céljaira is lehet hasznosítani. Kérte, hogy jelezzen vissza mindenki, aki szeretné befogadni a kiállítás anyagát, a logisztikai kérdéseket ezekkel a tagintézményekkel egyeztetni fogják. Ott, ahol nincs a kiállításra alkalmas helyiség, de van fogadókészség, más intézményekkel is fel lehet venni a kapcsolatot, ahogyan ezt az egri példa is mutatta. Ott ugyanis a törvényszék épületében nyitották meg a kiállítást. 6. Tájékoztatás az E-levéltár és a ScopeArchiv bevezetésével kapcsolatos feladatokról Szatucsek Zoltán: Üdvözölte a megjelenteket. Röviden reflektálni kívánt az eddig elhangzottakkal kapcsolatban néhány dologra. A felvidéki kitelepítetteknek van egy névmutató kartonja a Pénzügyminisztériumban, amit a levéltárosok figyelmébe ajánlott. A főosztályvezető asszony és a miniszteri biztos úr által elmondottakkal kapcsolatban elmondta, hogy érkeznek már olyan visszajelzések, miszerint a könyvtárosok, de még inkább a muzeológusok irigykednek ránk. Főosztályvezető asszony szavaihoz kapcsolódva jelezte, hogy a kreativitásra valóban nagy szükség van, hiszen például az EFOP pályázati kiírását olvasva igen nehéz megtalálni azon részeket, ami a levéltárakra vonatkozhat. Általános tendencia, hogy meg kell ragadni azokat a területeket, ahol a mi munkánkat be tudjuk kapcsolni a támogatott területekbe. Elsősorban az oktatás területén vannak lehetőségek (a levéltárak saját anyagára építő oktatási tevékenység, illetve a munkatársak képzése). A beruházások terén az EFOP-ban szintén éles lesz a verseny, ahol többek között a kórházakkal is versenyeznünk kell. A beruházásokra a pénzek egyharmada fordítható. A levéltárak eddigi aktivitásának eredménye, hogy szeptember 30-án lezárult az elektronikus levéltári projekt. Az egyes számú, amelyet remélhetőleg továbbiak követnek majd. Ennek keretében ki lettek helyezve azok az eszközök, amelyek biztosítják a tagintézményeknek az MNL belső hálózatába történő bekapcsolását. Ezek az eszközök nem üzemelnek még, hiszen a központban is több beállítási feladat még hátra van. Nehéz egymással összhangba hozni a különböző szolgáltatóktól, különböző szerződések keretében vásárolt eszközöket. A jövő héten a kihelyezett eszközök mindenhol működni fognak, és a belső hálózati eszközök is üzembe lesznek helyezve, így el tudják érni a Lángliliom utcai szervereket. Ez az alapja minden szolgáltatásnak: legyen szó akár a Scope nyilvántartási rendszerről, az iktatóprogramról vagy a központi pénzügyi szoftverről. Ezt tudták finanszírozni az E-projekt keretében maradt pénzösszegekből. A legnagyobb feladat a nyilvántartási rendszer új alapokra helyezése, azaz a svájci ScopeArchiv bevezetése, ami november 1-jétől működik a központban, bár az egyes területeken nem egyforma szilárdsággal. A legkritikusabb területen viszont, tehát a három kutatóteremben az 9
első naptól nagyobb összeomlás nélkül működik. A bevezetés kétségkívül lelassította a folyamatokat, hiszen egy teljesen új szoftvert kell használni, erre kell számítani megyei szinten is. Ez egy Európa hatvan levéltárban működő szoftver, tehát ha ezzel csődöt mondunk, az nem feltétlen a szoftver hibája. Erre véleménye szerint nem fog sor kerülni. Kevesebb figyelmet fordítottak eddig mindazon nyilvántartásokra, amelyeket a 10/2002-es rendelet előír. Az a cél azonban, hogy a megyei levéltárak a nyilvántartási funkciókban ezt a rendszert használják január 1-jétől. Ezért folyik most az anyagok migrációja. Megköszönte, hogy minden megyei tagintézmény elküldte az E-archívum exportot, ennek betöltése a tesztrendszerbe megtörtént. Az értekezlettel egy időben folyó oktatás keretében a kollégák a teszteléssel kapcsolatban kapnak képzést: megtudhatják, hogy az E-archívum Scope-ba való áttöltését hogyan tudják hatékonyan elvégezni. Ha a tesztelési folyamat lezárul, főigazgatói utasítás fog kimenni arra vonatkozóan, hogy az E-archívumba való adatbevitel álljon le, mert onnantól kezdve indul az éles migráció. A dátumok, sajnos, flexibilisek, ezzel kapcsolatban megértést kér. Reméli, hogy ez a folyamat le fog zajlani úgy, hogy január 1-jétől a rendszert a megyei tagintézmények is igénybe tudják majd venni. Ahol mégsem, ott az átmeneti időszakban a nyilvántartások vezetése terén kisebb csúszás megengedhető. Azokban a megyei levéltárakban, ahol a kutatószolgálaton is akarják használni a Scope-ot, ott több erőfeszítésre lesz szükség. Elmondta, hogy a rendszert úgy alakították ki, hogy egy kis megyei levéltár néhány fővel el tudja látni a kutatószolgálati feladatokat, egyúttal lehetővé válik MNL szinten is az egységes kutatótermi nyilvántartás vezetése. A legfontosabb feladat a migráció, a kutatóteremhez való kapcsolódás tolódhat későbbre is, év közben bármikor lehetséges az átállás. A 10/2002-es rendelet által előírt nyilvántartásoknak viszont január 1-jével mindenképpen indulniuk kell, hiszen még egy migrációra nincs pénz, annak a jelenlegi ÁROP-projekt keretében január 1-ig meg kell valósulnia. Amint azt a főigazgató-helyettes úr a munkatervi feladatok kapcsán is említette, a raktári jegyzékek feltöltése a Scope-ba fontos feladat. Végül szólt a Poszeidon iktatóprogram bevezetéséről. Bár még a szerződés nincs aláírva, az indítás január 1-jétől lehetséges. A Poszeidon telepítése és elérhetősége a belső hálózatba vont iktatóhelyeken lehetséges, a megyei levéltárak esetében ez 32 iktatóhelyet jelent. A rendszert szerverkliens megoldás jellemzi, tehát bizonyos dolgokat, sajnos, a helyi gépekre is telepíteni kell. Ha egy megyei levéltárban más telephelyen is történik iktatás, ott más megoldást kell alkalmazni. Ezeken a helyeken továbbra is maradhat egyelőre a papíralapú iktatás. Példaként említette Kőszeget, ahol évente kb. 106 iktatás van. Talán nem okoz akkora problémát, ha az ilyen helyeken az átállás egyéves csúszással valósul meg. Bár a munkatársak minden erőfeszítést megtettek, sajnos, a joggal elvárható minőségű oktatást nem tudták biztosítani, amiért türelmet kér. Ennek érdekében minden oktatási anyagot igyekeznek hozzáférhetővé tenni: a Scope esetében felhasználói kézikönyveket bocsátottak rendelkezésre, folyamatosan frissítik az extraneten található videó-anyagokat is. Az iktatóprogram esetében pedig megvannak a megfelelő e-learning anyagok. Január 1-jéig a frontális oktatást szinte kizártnak tartja. Dr. Mikó Zsuzsanna: Azért a Poszeidon iktatóprogram kerül bevezetésre, mert erre ad támogatást a kormányzat. A közigazgatásban sok helyen már ezt használják. Balázsné Magyar Dorottya: Üdvözölte a kollégákat. Megköszönte a szívélyes fogadtatást mindazon intézményvezetőknek, ahol a levéltár-látogatások alkalmával már volt szerencséje a személyes kapcsolatfelvételre. Az elmúlt időszakban az emberi erőforrásokra vonatkozóan kiküldött körlevelek az egyes tagintézményekben kialakult gyakorlatra kérdeztek rá, a szükséges visszacsatolások pedig megérkeztek. Elsőként a 2013. november 1-jétől 2014. április 30-áig tartó kulturális közfoglalkoztatási programról szólt. A kulturális közfoglalkoztatás keretében az MNL szerződéstervezete előkészítésben van a MaNDá-val. A program országos szinten 3700 főt érint, 10
ebből 1000 főt a MaNDA foglalkoztat (700 embert vidéken, 300 embert a fővárosban). Legalább középfokú végzettség szükséges a foglalkoztatáshoz. Az MNL Országos Levéltárában 12 fővel megkezdődött a program. A megyei levéltáraktól érkezett visszajelzések feldolgozása folyamatban van. A kapcsolattartó ez ügyben Pomázi Adél. Sok buktató merülhet fel, a munkaügyi központok sem biztos, hogy megfelelően tájékozottak, ezért ajánlotta fel a segítségét a kollégáknak. A megyei levéltárak közül eddig Veszprémben 2 fő foglalkoztatása indult el. Az esélyegyenlőségi felmérés eredményeit összesítette. Ebben arra kérdeztek rá, hogy az egyes megyei tagintézmények mennyire akadálymentesítettek, továbbá hogy milyen munkakörökben tudnának a vezetők megváltozott munkaképességűeket foglalkoztatni. Nagy hiányosságok tapasztalhatók, aminek alapvetően financiális okai vannak. Hangsúlyozta az esélyegyenlőség fontosságát. Harmadik témaként a középiskolásokat érintő közösségi szolgálatról szólt. A nemzeti köznevelésről szóló tv. a 2013. január 1. után érettségizők esetében 50 óra közösségi szolgálat teljesítését írja elő az érettségi feltételeként. Az ezzel kapcsolatban kiküldött kör-e-mailekre beérkezett visszajelzések feldolgozása folyamatban van. Bár jogi szabályozás már van, de a gyakorlati tapasztalat még hiányzik, ezért ötleteket is vár. Megköszönte a napi munka során tapasztalható együttműködést. Dr. Mikó Zsuzsanna: Intézményvezetői szándék, hogy az önkéntes munka nagyobb hangsúlyt kapjon a jövőben. Az Országos Levéltárban ennek első lépései már megtörténtek, szeretné, ha ebbe a megyei levéltárak is bekapcsolódnának. Szintén fontos a megváltozott munkaképességűek foglalkoztatása, ami akár az intézményi munkakultúrára is hatással lehet. Ez másrészt pénzügyi kérdés is, hiszen rehabilitációs járulék címén nagyon sok pénzt fizet be az intézmény, mivel minimális számban foglalkoztatunk megváltozott munkaképességű munkatársat. Dr. Tilcsik György: Két nyugdíjba vonult kolléga foglalkoztatására kérdezett rá, akiknek a munkavégzését legalizálni kellene. Dr. Mikó Zsuzsanna: Jogszerű az önkéntesek alkalmazása. Szerződést kell kötni az önkéntessel. Dr. Tilcsik György: A január 1-jétől életbe lépő GYED-extrával kapcsolatban jelezte, hogy intézményükben van olyan munkatárs, aki élni kíván majd a lehetőséggel. Ennek keretében mód nyílik arra, hogy a GYED-en lévő kismama a GYED mellett részmunkaidőben, vagy teljes munkaidőben visszamenjen dolgozni. Dr. Mikó Zsuzsanna: A tervezés szempontjából fontos ez az információ, ezért az ügyben ki fog menni egy körlevél. Csombor Erzsébet: Van-e lehetőség ebben az évben még üres álláshely betöltésére? Dr. Mikó Zsuzsanna: Ez egyedi elbírálást igényel. (Dr. Vígh Annamária és Gorjánác Rádojka, illetve Balázsné Magyar Dorottya távozott.) Dr. Mikó Zsuzsanna: Kérte, hogy a leltározási vonalkódokat mindenki vegye fel. Dr. Fülöp Tamás: A megyei levéltár látogatásokkal kapcsolatban elmondta, tizenöt látogatáson vagyunk túl. Hangsúlyozta, hogy látogatásokról, nem pedig ellenőrzésekről van szó. Hét kolléga utazik minden egyes alkalommal, akik az egyes szakterületeket mérik fel. A stratégiai döntések
11
előkészítésében rendkívül fontosak a helyszínen szerzett benyomások, információk, illetve az intézményi kommunikációt is erősítik ezek a látogatások. 7–8. Tájékoztató tudományos projektekről, pályázatokról Dr. Mikó Zsuzsanna: Az NKA-pályázatokról kért tájékoztatást Fülöp Tamástól. Dr. Fülöp Tamás: A kataszteri térképekkel kapcsolatban megérkezett a pozitív visszajelzés, a szerződéskötés folyamatban van. Az NKA Kollégiumban közreműködőknek köszönetet mondott. Az augusztusi döntésekről, bár azok már megtörténtek, nincsenek információink. A holokauszt pályázat kapcsán tájékoztatott, hogy vezetői döntés alapján a hatékonyabb érdekérvényesítés miatt egy közös MNL-pályázat került beadásra. A megyei indítványok integrálásra kerültek, így mindenki érvényesíthette benne a saját elképzeléseit. Kovács Tamás: Megköszönte, hogy minden tagintézmény határidőre elküldte a pályázattal kapcsolatban kiküldött körlevélre a válaszát. Ismertette a pályázati anyag koncepcióját. Ennek lényege úgy foglalható össze, hogy vannak közös projektek, mint például egy vándorkiállítás, egy közös dokumentumkötet. Valamennyi hívószava: mentés. Ezeken kívül tervbe van véve még egy kiállítás, ami a megyéknek a témában eddig kiadott köteteit mutatná be. A tervek szerint lesz egy nemzetközi konferencia is, ahová elsősorban a Felvidékről, Erdélyből, illetve a Németország területén felállított emlékhelyekről hívnának meg előadókat. Az elhangzott előadások egy konferenciakötetben is meg fognak jelenni. Mind ez, mind a dokumentumkötet a tervek szerint angolul is meg fog jelenni. A megyei elképzelések is beépültek a pályázatba. Jó lenne, ha a megyei kiadványok is egy sorozat részeként jelennének meg, demonstrálva ezzel is az intézményi egységet. Dr. Fülöp Tamás: Ismételten hangsúlyozta, hogy azok a tagintézmények, amelyek releváns pályázattal jelentkeztek, anyagaik ugyanazzal a költségvetéssel, elképzelésekkel kerültek be a közös pályázatba. Dr. Mikó Zsuzsanna: A Holokauszt Dokumentációs Központtal (HDKE) az újabb szerződés előkészítése megtörtént, ebben több tagintézmény is érintett. A zsidó vagyon felmérésére a HDKE kapott kormányzati megbízást. Az a szándék, hogy a munkában részt vevő kollégák külön illetménykiegészítésben részesüljenek.
9–10. Tájékoztató eljárásrendről, elérhetőségekről, tagintézmény látogatásokról, könyvek átvételéről, egyebek Dr. Mikó Zsuzsanna: Munkáltatói döntés alapján kéri a tagintézmények vezetőit, hogy a szabadságaikat vegyék ki az idei évben, jövő évre szabadságot átvinni csak megfelelő indoklással lehet. Dr. Tilcsik György: A beadott pályázatokkal kapcsolatos NKA-döntésekről tájékoztatott. Elmondta, hogy nehéz küzdelemben, de jó eredményekről adhat félhivatalos tájékoztatást. A múzeumok ugyanis visszavonták egyes pályázataikat. A döntések egy-két héten belül nyilvánosak lesznek, így már munkatervi szinten lehet számolni a pályázati feladatokkal. Ismertette az NKA jövő évi pénzügyi kereteit is. Jelezte, hogy 20%-kal csökken a felhasználható összeg. Mivel azonban az MNL jövőre már Áfa-körös lesz, csak a nettó összegekre kell pályázni, viszont a bruttó és a nettó ár közötti különbözetet saját erőből kell fedezni. Mindezt figyelembe véve nominálisan 12
valójában mégsem csökken a rendelkezésre álló összeg. Dr. Mikó Zsuzsanna: Megköszönte az információkat. Fontos, hogy egymással egyeztetve adjunk be pályázatokat a kedvező végkimenetel érdekében. Hangsúlyozta, mindenképpen számítunk az NKA Közgyűjteményi Kollégiumának támogatására és segítségére. Mivel további kérdés, hozzászólás nem volt, megköszönte a részvételt, további jó munkát kívánt a kollégáknak.
Budapest, 2013. november 30. Készítette: Dr. Tóth Judit Dr. Balázs Gábor
13
