EMERGENCY RESPONSE PROCEDURE
PREPARED BY
: HSEW
Advisor (Improvement)
REVIEWED BY
: HSEW
Manager
APPROVED BY
: HSEW
Manager
AUTHORISED BY
: HSEW
Manager
Wijzigingen: • Duty Manager wordt gewaarschuwd door Site Coördinator i.p.v. door NAM ERT. • Duty Manager overlegt met Managing Director en/of HSEW Manager welke ER leden opgeroepen moeten worden. • Formulier met taken Duty Manager toegevoegd. • FFP overlegt met partnerorganisatie of eventuele opvang medewerkers, familieleden of onderaannemers door partner of GLT-PLUS wordt georganiseerd. • Emergency Response Manager bepaalt in overleg met FFP of slachtofferhulp ingeschakeld dient te worden. • Informatie wordt door de receptie vastgelegd op berichtenformulier. • Toegevoegd dat ER team informatie op Berichtenformulier vastlegt. I.v.m. mogelijke in beslagname apparatuur voor onderzoek door politie. • Bijlage Communicatieplanning toegevoegd. DISTRIBUTION INTERNAL
: HSEW Advisors, Management Team
EXTERNAL
:-
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 1 of 25
INHOUDSOPGAVE 1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.3.6 3.3.7 3.3.8 3.3.9 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 5. 5.1 5.2 6.
Doc. no. Revision
INLEIDING ................................................................................................................................... 3 SCOPE ......................................................................................................................................... 3 EMERGENCY RESPONSE PROCES ......................................................................................... 3 Algemeen ..................................................................................................................................... 3 Emergency Response en relatieschema ..................................................................................... 4 Emergency Response Proces ...................................................................................................... 5 Beantwoorden melding................................................................................................................. 7 Beoordelen incident...................................................................................................................... 7 Oproepen ER personeel............................................................................................................... 7 Informeren Management .............................................................................................................. 7 ER centrum 1st aankomst acties ................................................................................................. 8 Emergency Repsonse op het incident.......................................................................................... 8 Registraties .................................................................................................................................. 8 Evaluatie ....................................................................................................................................... 9 Nazorg .......................................................................................................................................... 9 EMERGENCY RESPONSE ORGANISATIE ............................................................................... 9 NAM Emergency Response Organisatie ..................................................................................... 9 Function Focal Points Partners .................................................................................................... 9 GLT-PLUS Emergency Repsonse Organisatie .......................................................................... 10 Emergency Faciliteiten ............................................................................................................... 10 Emergency Response functies en verantwoordelijkheden ........................................................ 11 Emergency Response Team ...................................................................................................... 11 ER Onderaannemer/Familie Response Team ........................................................................... 14 ER Opvang Team ...................................................................................................................... 14 Overige ondersteunende rollen .................................................................................................. 15 Business Recovery Team (BRT)................................................................................................ 15 ONDERHOUDEN VAN DE EMERGENCY RESPONSE SYSTEEM......................................... 15 Belangrijkste verantwoordelijkheden van de HSEW Back Officer ............................................. 16 Training ...................................................................................................................................... 16 REFERENTIE............................................................................................................................. 17
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 2 of 25
1.
INLEIDING Deze Emergency Response (ER) procedure is van toepassing voor noodsituaties op alle Groningen NAM locaties in Nederland waar personeel van GLT-PLUS of haar subcontractors werkzaam is. In deze rol, zal GLT-PLUS normaal gesproken de NAM Emergency Response organisatie ondersteunen, in overeenstemming met het NAM Emergency Response Plan. NAM is verantwoordelijk voor de emergency response op locatie, inclusief communicatie met de hulpdiensten ter plekke. Dit in overeenstemming met NAM’s (lokale) emergency response/noodplannen. In geval van noodsituatie met reizend personeel of in kantoorgebouwen zal GLT-PLUS haar verantwoordelijkheid nemen en eerste aanspreekpunt zijn en bemiddelen met alle relevante hulpdiensten, wettelijke autoriteiten en andere belangrijke organisaties.
2.
SCOPE In geval zich een noodsituatie op een NAM locatie voordoet, volgen alle medewerkers van GLTPLUS en haar subcontractors die op locatie aanwezig zijn, de instructies van het Location Response Team (LRT) van de NAM op. De dienstdoende Duty Manager van GLT-PLUS wordt door de Site Coördinator van GLT-PLUS op de NAM-locatie gewaarschuwd. Afhankelijk van de ernst van de noodsituatie roept de Emergency Response Manager van GLTPLUS het gehele of gedeeltelijke Emergency Response Team en Business Recovery Team van GLT-PLUS op. Het Emergency Response Team van GLT-PLUS informeert de Functional Focal Points (FFP’s) van de partners en waarschuwt het Management van eventueel betrokken subcontractors. De FFP’s van de partners informeren het Management van de partner. Het management van de partner zal via eigen procedures contact opnemen met familie van eventueel betrokken medewerkers uit de eigen organisatie en van haar subcontractors. Alle communicatie naar media en pers vindt plaats door de NAM woordvoerder. Het Emergency Coordination Team van de NAM kan via het Emergency Response Team van GLT-PLUS, een verzoek doen voor aanvullende support en beschikbaar stellen van eventuele middelen voor bestrijding van de noodsituatie door GLT-PLUS.
3.
EMERGENCY RESPONSE PROCES
3.1
Algemeen Dit hoofdstuk beschrijft het proces en afspraken om tot een adequate start en afhandeling te komen in geval van een noodsituatie. Het Emergency response proces van GLT-PLUS is zodanig georganiseerd dat in het geval van een noodsituatie één telefoontje voldoende is om de Emergency Response organisatie op een gestructureerde en gecontroleerde manier in beweging te brengen. Echter, in een noodsituatie, kunnen veel verschillende scenario’s zich voordoen. Deze procedure is bedoeld als leidraad voor de eerste acties die moeten worden genomen in de eerste uren van een reactie op een noodsituatie.
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 3 of 25
3.2
Emergency Response en relatieschema Het kader van de Emergency Response organisatie en de relatie tussen GLT-PLUS en hun bijdrage aan elke noodsituatie(s) op de NAM assets is weergegeven in het volgende schema. Noodsituatie NAM Locatie
NAM LOCATIE Locatie Verantwoordelijke Persoon
Locatie Response Team LRT
NAM ECT Emergency Coordinatie Team
NAM CMT Crisis Management Team
NAM ASSEN NAM Communicator
GLT-PLUS
ER Manager
ER Administrateur
Business Recovery Team
ER Receptie
ER Schrijver
Doc. no. Revision
: :
ER Onderaannemer/Familie Response Coordinator
FFP Partner
ER Opvang Coordinator
ER Onderaannemer/Familie Response Team
Partnerorganisatie
ER Opvang Team
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 4 of 25
3.3
Emergency Response Proces Melding noodsituaties Een NAM ER-melding komt normaal gesproken van de Site Coördinator van GLT-PLUS op de NAM-locatie. Overige noodsituaties (bijv. met reizend personeel of in kantoorgebouwen van GLT-PLUS worden gemeld volgens de afspraken in het bedrijfsnoodplan van de partners van GLT-PLUS. Noodsituaties worden gemeld via een altijd werkende Emergency Response telefoonnummer. Het ER telefoonnummer van GLT-PLUS is: Tijdens en buiten kantooruren: +31 (0)6 - 23 38 55 27 In het volgende processchema is het Emergency Response Process schematisch weergegeven. In de onderliggende paragrafen wordt het proces verder toegelicht.
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 5 of 25
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 6 of 25
3.3.1
Beantwoorden melding De melding van de Site Coördinator wordt beantwoord door de dienstdoende Duty Manager. De Duty Managers van GLT-PLUS draaien in een dienstrooster. De dienst is van maandag 12:00 tot maandag 12:00. De ER telefoon wordt overgedragen aan de nieuwe dienstdoende Duty Manager. De dienstdoende Duty Manager is verantwoordelijkheid voor: Te allen tijde dragen van de ER telefoon. In staat te zijn om te reageren op een noodsituatie en om te rijden. Beschikbaar zijn voor het ontvangen van updates over de noodsituatie van het NAM ECT. Het dragen van identiteitskaart en kantoor toegangspas. Controleren van hun eigen gegevens op het gepubliceerd dienstrooster op de intranetsite.
3.3.2
Beoordelen incident De dienstdoende Duty Manager schat de noodsituatie in op basis van o.a. aard, omvang en locatie van de calamiteit. Het is absoluut noodzakelijk dat alle oproepen, discussies, ontvangen informatie worden geregistreerd voordat het ER team is geïnstalleerd en worden besproken met de deelnemende ER leden zodra die aanwezig zijn in het ER Centrum.
3.3.3
Oproepen ER personeel De Duty manager zorgt dat de ER Manager, ER Response Team leden en eventueel ER ondersteunend personeel wordt opgeroepen. Dit wordt bepaald na overleg met de Managing Director en/of de HSEW manager, op basis van de aard, de locatie en omvang van de noodsituatie. De aangewezen personen die deel uitmaken van de GLT-PLUS Emergency Response organisatie staan op een overzichtslijst vermeld. Een hardcopy van deze contactinformatie wordt bewaard in de calamiteitentas van de dienstdoende ER Manager en in het ER Centrum. Als, door onvermijdelijke omstandigheden, een dienstdoend lid niet beschikbaar is voor een deel of geheel van zijn tijd, dan heeft hij de plicht, passende maatregelen voor vervanging te regelen. Alle ER betrokken managers worden hierover geïnformeerd. De dienstdoende ER Teamleden geven een indicatie van hun verwachte aankomsttijd aan de ER Manager door.
3.3.4
Informeren Management Direct na de oproep van het ER Response Team informeert de ER Manager de Managing Director, HSEW Manager, Execution Manager en FFP’s van de partners.
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 7 of 25
3.3.5
ER centrum 1st aankomst acties Het eerst aangekomen ER Teamlid in het ER Centrum in zaal Einstein Vosholen 97 te Sappemeer zal: Buiten de normale werktijden toegang moeten verkrijgen tot het kantoor(gebouw). De apparatuur installeren in het ER Centrum volgens de instructies, en controleren dat de telefoons, computer en fax apparatuur functioneren. Starten met het loggen van de gebeurtenis. Bij aankomst instructie en informatie geven aan de opgeroepen ER leden. Zorgen dat het NAM ECT in kennis wordt gesteld dat het ER Centrum operationeel is. Telefoon- en fax nummers doorgeven aan het NAM ECT. NAM ECT vragen voor een update van de noodsituatie en gecontroleerde verklaringen. NAM direct de behoeften van GLT-PLUS (bijvoorbeeld mobilisatie van en naar opvangfaciliteiten / vertegenwoordigers van het ECT of receptie centra) bevestigen. Ervoor zorgen dat de partner organisatie van GLT-PLUS worden geïnformeerd.
3.3.6
Emergency Repsonse op het incident Het ER Team zorgt voor het verzamelen en doorgeven van gecontroleerde informatie van de noodsituatie aan de direct betrokkenen, zoals naaste familie via FFP’s, subcontractors en moedermaatschappijen. Een aparte controlelijst is beschikbaar om ervoor te zorgen dat alle voorbereidingen zijn gedaan door het ER Team, wanneer het team eenmaal is gemobiliseerd. Deze controlelijst is beschikbaar in de kast van het ER Centrum en ook in de procedure (zie bijlage 1). Dienstdoend ER personeel zorgt voor registratie van alle belangrijke gebeurtenissen en belangrijke informatie in het gebeurtenislogboek. Kopieën van de blanco lijsten worden bewaard in de kast van het ER Centrum. In het geval van een noodsituatie op een NAM locatie zal alleen de NAM onder haar verantwoordelijkheid, door het NAM ECT, bedrijfsinformatie en/of persverklaringen afgeven. Het GLT-PLUS ER Team zorgt ervoor dat door de NAM uitgebrachte bedrijf / persverklaringen aan alle relevante partijen betrokken bij de noodsituatie en eventueel ook aan het personeel van GLTPLUS beschikbaar worden gesteld.
3.3.7
Registraties Alle binnenkomende informatie dient door iedereen binnen het Emergency Response Team schriftelijk te worden vastgelegd op het Emergency Berichtenformulier, als opgenomen in bijlage 15. Indien informatie electronisch wordt vastgelegd, kan de apparatuur die hiervoor gebruikt is, door de politie in beslag worden genomen, i.v.m. het verdere onderzoek van het incident.
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 8 of 25
3.3.8
Evaluatie Na elke noodsituatie of oefening vindt een formele afronding plaats. Hiervan wordt een verslag opgesteld en bekendgemaakt. Alle log bestanden en andere gegevens worden bewaard en gearchiveerd. De HSEW Manager en de ER Manager zullen deelnemen aan een evaluatiesessie met alle aanwezigen die betrokkenen waren bij de noodsituatie. Met de bedoeling na te gaan wat succesvol was gedurende het bestrijden van de noodsituatie en waar kan worden verbeterd met betrekking tot de competenties van de ER team leden. De richtlijnen hoe de evaluatie moet plaatsvinden zijn beschikbaar in het ER Centrum. Verbeteracties worden toebedeeld aan geschikte personen en de HSEW Manager coördineert de acties en volgt de acties op. De HSEW Manager zorgt voor verslaglegging van de vergadering en voor het distribueren van het verslag aan de aanwezigen voor de actiepunten en het beoordelen door het Management Team.
3.3.9
Nazorg Na elke noodsituatie wordt door de afdeling HR beoordeeld of nazorg voor de betrokken werknemers, de nabestaanden, de leden van de Emergency Response Team en ondersteunend personeel nodig is. Afdeling HR regelt de deskundige(n). Bij signaleren kan ook deskundige begeleiding aan ER personeel worden verleend tijdens en na de emergency response.
4.
EMERGENCY RESPONSE ORGANISATIE
4.1
NAM Emergency Response Organisatie Tijdens een noodsituatie op een NAM locatie heeft het NAM Emergency Coordination Team de leiding. Dit team is verantwoordelijk voor de Emergency Response op de locatie. Tevens onderhoudt dit team de contacten met de hulpdiensten en overheden. Alle contacten met de media en de uitgifte van bedrijfs- en persverklaringen worden door het NAM Emergency Coordination Team verzorgd. Indien medewerkers van GLT-PLUS bij de calamiteit betrokken zijn, zal het NAM ECT de dienstdoende Duty Manager van GLT-PLUS oproepen.
4.2
Function Focal Points Partners Alle contacten met familieleden van bij een calamiteit betrokken GLT-PLUS medewerker(s) en haar contractors lopen via het Emergency Response Team. Alle contacten met familieleden van bij een calamiteit betrokken medewerkers van een partner en haar subcontractors lopen via de partnerorganisaties. De partnerorganisaties worden door de Functional Focal Points van de partners geïnformeerd. De Functional Focal Points worden door de Emergency Response Manager van GLT-PLUS opgeroepen. Zij worden van de actuele ontwikkelingen en informatie op de hoogte gehouden door de Emergency Response Onderaannemer/ Familie Response Coördinator . In geval medewerkers, familieleden, of onderaannemers van de partnerorganisatie opgevangen dienen te worden, overlegt de Functional Focal Point met de partnerorganisatie of deze opvang door de partner of GLT-PLUS georganiseerd moet worden.
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 9 of 25
4.3
GLT-PLUS Emergency Repsonse Organisatie De GLT-PLUS Emergency Response organisatie is georganiseerd in een basisteam en één of meer aanvullende teams die een specifieke ondersteuning bieden wanneer nodig. Emergency Response Team: gestationeerd in het kantoor in aan de Vosholen 97 te Sappemeer. Dit team wordt als eerste opgeroepen bij een calamiteit. De taak van dit team is het beheren en besturen van de noodsituatie en de directe ondersteuning van teams of personeel. Opvang Team: gelegen in het kantoor aan de Vosholen 97 te Sappemeer. Het Opvang Team wordt opgeroepen wanneer werknemers zijn geëvacueerd naar het kantoor in Sappemeer en ontvangt focal points van onderaannemers en/of relaties of betrokkenen bij de noodsituatie. Het Opvang Team wordt aangestuurd Emergency Response Team. Wanneer nodig zal een managementvertegenwoordiger toetreden in het Opvang Team. Onderaannemer / Familie Response Team: gelegen in het kantoor aan de Vosholen 97 te Sappemeer. Het Onderaannemer / Familie Response team onderhoudt de contacten met de families via de Functional Focal Points van de partner en de onderaannemers. Business Recovery Team: gelegen in het kantoor aan de Vosholen 97 te Sappemeer. Het Business Recovery Team wordt gevormd om te zorgen voor sturing op strategisch niveau en de bedrijfsvoering te managen. Het team bestaat uit vertegenwoordigers van het senior management. De ER Manager kan het Business Recovery Team oproepen en informeren.
4.4
Emergency Faciliteiten Het Emergency Response Centrum is gevestigd in het kantoorgebouw aan de Vosholen 97 te Sappemeer. In geval deze locatie ten gevolge van de calamiteit niet beschikbaar is kan worden uitgeweken naar het kantoor aan de Vosholen 66 te Sappemeer. Indien deze teams zijn opgeroepen zullen de Onderaannemer / het Familie Response Team en het Opvangteam gebruik maken van een aparte ruimte uitgerust met telefoons. Hiertoe zullen een of meerdere vergaderzalen ter beschikking worden gesteld Het Emergency Response Centrum is gevestigd in de Einsteinzaal aan de Vosholen 97 te Sappemeer. Deze ruimte voldoet aan de volgende eisen: Algemeen: Plaats voor minimaal 11 personen Is binnen 5 minuten operationeel Back-up Emergency Reponse koffer met laptop, dongel en documentatie Computer en projectiescherm zijn aanwezig Whiteboard voor registratie van de Emergency Response teamleden Whiteboards voor de registratie van bij de calamiteit betrokken personeel Projectiescherm met informatie over de locatie, weersinformatie regionale en nationale TVzenders Video streaming vanaf incident locatie (via desktop Einsteinzaal)
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 10 of 25
Communicatie: Telefoonlijnen TV Radio Vaste telefoon (aansluiten op telefoonlijn spidertelefoon) Desktop en laptops Internetverbinding Printer (netwerkprinter en stand alone printer receptie GLT-PLUS, plaatsen in Einsteinzaal) Fax E-mail Documentatie: Emergency Response Plan GLT-PLUS Bedrijfsnoodplan Lijst met Emergency Response Contactgegevens NAM Lijst met contactgegevens Emergency Response Teamleden Lijst met contactgegevens Partnerorganisaties/Functional Focal Points Lijst met contactgegevens subcontractors 4.5
Emergency Response functies en verantwoordelijkheden Een persoon kan meerdere rollen tegelijkertijd vervullen. Hieronder is per team op hoofdlijnen een overzicht van de functies en verantwoordelijkheden weergegeven.
4.5.1
Emergency Response Team Emergency Response Manager (ERM) Is leider van het Emergency Response Team. Is verantwoordelijk voor de overall coördinatie van de Emergency Response door GLT-PLUS. Bepaalt welke medewerkers getroffen zijn: GLT-PLUS medewerkers GLT-PLUS Contractors Medewerkers Partners of hun subcontractors Roept afhankelijk van de aard en de omvang van de noodsituatie ondersteuning op uit het ER team. Stuurt het Emergency Response Team, de onderaannemer / Familie Response Team, het Opvang Team en ander ondersteunend personeel aan. Informeert NAM ECT dat het Emergency Response Team operationeel is. Heeft volledige leiding en financiële autoriteit om effectief de noodsituatie te bestrijden. Informeert de HSEW manager, Managing Director en Execution Manager over de noodsituatie. Zij zullen ook beslissen of het Business Recovery Team zal worden ingeschakeld. Informeert het Business Recovery Team over de stand van zaken, als deze wordt opgeroepen. Neemt regelmatig contact op met NAM ECT voor updates en persberichten, via NAM communicator. Informeert het Emergency Response Team en andere betrokken personeelsleden en wijst de rollen en verantwoordelijkheden toe. Zorgt voor reguliere tijdstops om het team goed te informeren, evenals andere betrokken teams en coördinatoren. Houdt het kantoorpersoneel ook regelmatig op de hoogte van de actuele stand van de noodsituatie. Het kantoorpersoneel zal er steeds aan worden herinnerd de status van de noodsituatie niet te bespreken met de media, maar door te verwijzen naar het Emergency Response Team. Draagt zorg dat alle communicatie met de media, via NAM ECT loopt Besluit, in overleg met Functional Focal Points van de partners of slachtofferhulp ingeschakeld dient te worden (tel: Slachtofferhulp 0900-0101) ER Receptie Rapporteert aan de ER Manager
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 11 of 25
Tijdens normale kantooruren heeft de receptie het eerste contact door de inkomende gesprekken. Beschikt over een telefoonnummerlijst van alle betrokken Emergency Response deelnemers. Verstrekt geen informatie of details van de noodsituatie aan intern of extern personeel. Ontvangen informatie wordt geregistreerd op het berichtenformulier. Het berichtenformulier wordt doorgestuurd naar de ER administrateur. ER NAM Communicator Rapporteert aan de ER Manager Is contactpersoon naar het NAM ECT in Assen. Legt en onderhoudt contact met het NAM ECT om actuele informatie te verkrijgen over de noodsituatie. Bij voorkeur is de ER NAM communicator gestationeerd bij het NAM ECT. Voorziet het Emergency Response Centrum en de anderen van het ER Team van relevante updates. Neemt deel aan de evaluatie bijeenkomst. ER Onderaannemer / Familie Response Coördinator Rapporteert aan de ER Manager Is verantwoordelijk voor het fungeren als een verbinding tussen het ER Team en het Onderaannemer/Familie Response Team Roept afhankelijk van de aard en omvang van de noodsituatie ondersteuning op uit het ER Onderaannemer/Familie Response team. Voorziet gedurende de noodsituatie het Onderaannemer/Familie Response team van alle relevante informatie. Is verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van contact met familieleden GLT-PLUS medewerkers, FFP’s GLT-PLUS contractors en FFP’s van de Partners die betrokken zijn bij de noodsituatie. Uitwisselen van telefoonnummers en verzoekt een focal point van de GLT-PLUS contractors en Partners naar het ER centrum of naar het opvangcentrum aan de Vosholen 97 te Sappemeer te komen. Zorgt ervoor dat de details van de betrokken personen dubbel zijn gecontroleerd en informatie naar nabestaanden duidelijk is. Voorziet de onderaannemer(s) van pers- en bedrijfsverklaringen en controleert de werknemers op de aanwezigheidslijsten.
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 12 of 25
ER Functional Focal Point Partner Rapporteert aan de ER Manager Legt contact en onderhoud communicatie met de Onderaannemer/Familie Response Coördinator. Legt contact en onderhoud communicatie met Manager Director, HSEW Manager en Execution Manager van GLT-PLUS. Informeert het crisismanagementteam van de partnerorganisatie. Informeert de partnerorganisatie over de huidige status en de ontwikkelingen. De partnerorganisatie draagt zorg voor communicatie naar familie van haar medewerkers en haar subcontractors. ER Opvang Coördinator Rapporteert aan de ER Manager Is verantwoordelijk voor het fungeren als een verbinding tussen het ER Team en het Opvang Team. Roept het team op, via de Emergency Response telefoon, en treedt op als een contactpersoon voor het team. Voorziet gedurende de noodsituatie het Opvang Team van alle relevante informatie. ER Administrateur Rapporteert aan de ER Manager Levert administratieve en secretariële ondersteuning die nodig is voor de leden van het Emergency Response Team. Draagt zorg voor ontvangst en verzending van email en faxen met betrekking tot de noodsituatie en bewaart de gegevens in het Emergency Response Centrum. Houdt toezicht op het ingeschakelde ondersteunend personeel ter ondersteuning van de noodsituatie. Draagt zorg voor het samenstellen van documenten en onderhouden van een gestructureerd opslag van alle documentatie/log bladen/etc. op een beveiligde plaats. ER Schrijver Rapporteert aan de ER Manager Verzorgen en het actueel houden van de verschillende registratiebladen (Gebeurtenissen, contacten, slachtoffers, acties, aanwezigheidslijst). Schrijft duidelijk en op een duidende wijze. Zal op tijd hulp vragen als er te veel informatie op hem afkomt. ER [locatie] Opvang Team Management Vertegenwoordiger Rapporteert aan de ER Manager en communiceert via de ER Opvang Coördinator Wordt opgeroepen door de ER Manager. Deze vertegenwoordiger zal reizen naar de locatie ter ondersteuning van het ER Opvang Team. Heeft een ondersteunende rol voor het nemen van financiële en operationele beslissingen.
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 13 of 25
4.5.2
ER Onderaannemer/Familie Response Team Rapporteert aan de ER Onderaannemer/Familie Response Coördinator Wordt aangestuurd door een aangestelde Familie Response Coördinator en zal opereren vanuit een aparte kamer. In geval van een noodsituatie op een niet NAM locatie bijvoorbeeld op het GLT-PLUS kantoor of een verkeersongeval, zal het team de primaire verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot personele aangelegenheden. Het is een team verantwoordelijkheid om de FFP’s van de betrokken partners, FFP’s van GLTPLUS contractors en familieleden van GLT-PLUS medewerkers, die betrokken zijn bij de noodsituatie te informeren. Dit team is de belangrijkste informatiebron van allen die betrokken zijn en het is hun verantwoordelijkheid om informatie vrij te geven. Het is een team verantwoordelijkheid dat nazorg wordt geregeld (counseling, bezoek afleggen, enz.). Dit verzekert dat alle betrokken personen gedurende de noodsituatie begeleiding kunnen krijgen. De Familie Respons Coördinator zorgt ervoor dat voldoende teamleden worden opgeroepen en instrueert het team met kopieën van alle persverklaringen, de aanwezigheidslijsten (wanneer vrijgegeven door het team ER) en de informatie naar nabestaanden. Het Familie Response Team zal niet in dezelfde kamer worden ondergebracht als het Emergency Response Team. Reden is om te voorkomen dat nog niet geverifieerde informatie aan nabestaanden wordt gegeven en dat in een rustige omgeving kan worden gebeld. Allen zorgen ervoor dat alle oproepen worden geregistreerd en gearchiveerd.
4.5.3
ER Opvang Team Rapporteert aan de Opvang Coördinator Het Opvang Team wordt geactiveerd door de Opvang Coördinator vanuit het Emergency Response Centrum. Eén teamlid wordt als coördinator aangewezen en dit teamlid is verantwoordelijk voor het toewijzen van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden aan de teamleden. Het team zal een evacuatie centrum inrichten in het kantoor van GLT-PLUS, of in een hotel in de nabijheid van de locatie, of zal reizen naar het opvangcentrum die wordt georganiseerd door de gemeente voor ontvangst van geëvacueerde en/of nabestaanden. Het team zorgt indien van toepassing voor het ontvangen en ondersteunen van de Focal Points van de GLT-PLUS contractors en Partners, die naar de locatie reist en voorziet deze van actuele informatie. Het team ontvangt en registreert alle binnenkomende personen alsook familie en personeel dat om medische of andere reden is geëvacueerd. Het team kan ervoor zorgdragen dat zij nog een medische controle ondergaan. Het team draagt zorg voor het welzijn van de betrokken personen. Het team zorgt ervoor, dat als de media naar de locatie reist, dat betrokken personeel of nabestaanden niet door hen wordt gehinderd. Zorgt voor regelmatige time-outs en updates. Registreert en onderhoudt alle informatie.
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 14 of 25
4.5.4
Overige ondersteunende rollen ER Ondersteuner Rapporteert aan de ER Administrateur De ER Ondersteuner kan worden opgeroepen door de ER Administrateur en levert algemene administratieve ondersteuning aan het ER personeel zoals het: beantwoorden van telefoon / verlichten administratie ER personeel verzenden en ontvangen van email en faxberichten bedienen van het kopieerapparaat catering uitvoeren van koeriersdiensten ER IT Ondersteuning Rapporteert aan de ER Manager Deze rol kan worden opgeroepen door de ER Manager en biedt de volgende ondersteuning: draagt er zorg voor dat alle communicatieapparatuur bruikbaar is en blijft. draagt er zorg voor dat e-mail en fax blijft functioneren en ook de toegang tot internet en intranet. ER HSEW Adviseur (Health and Safety) Rapporteert aan de ER Manager Deze rol kan worden opgeroepen door de ER Manager en biedt de volgende ondersteuning: Wanneer gevaarlijke stoffen bij een noodsituatie betrokken zijn kan de HSEW adviseur worden ingeschakeld. De HSEW Adviseur zal advies geven over de gevolgen van een dergelijk noodsituatie en de te nemen beheersmaatregelen om het gevaar en/of het effect te minimaliseren. De HSEW adviseur zal worden benaderd in overleg met de ER Manager. Zorgt ervoor dat altijd de laatste gegevens beschikbaar zijn.
4.5.5
Business Recovery Team (BRT) Het Business Recovery Team wordt opgeroepen om te zorgen voor sturing op strategisch niveau, waarbij het de reputatie en de licence to operate dient te managen. Het BRT wordt gevormd uit leden van het GLT-PLUS Management Team. Overwegen de middellange-tot-lange termijn effecten van de noodsituatie inclusief; Verzekeringen, juridische en compensaties kwesties. Zakelijke en financiële implicaties. Potentiële collectieve en individuele vervolgingen. Het instellen van een onderzoek. Het BRT zal de bedrijfsvoering beoordelen en verplicht zich om de normale bedrijfsvoering te ondersteunen, evenals het handhaven van veilige en effectieve operaties. Het BRT heeft contact met NAM CMT en het management van de moedermaatschappij met betrekking tot het omgaan met de media, persverklaringen en persconferentie. Indien nodig wordt een woordvoerder aangewezen. Het team wordt op de hoogte gehouden door de Management contactpersoon.
5.
Doc. no. Revision
ONDERHOUDEN VAN DE EMERGENCY RESPONSE SYSTEEM De HSEW Back Office zal als focal point fungeren voor het beheer van het Emergency Response systeem en de Emergency Response faciliteiten. Deze functionaris is verantwoordelijk voor het beheren en onderhouden van het Emergency Response proces binnen GLT-PLUS en rapporteert aan de HSEW Manager. Deze functionaris heeft geen rol binnen het operationele ER Team. : Date : 05/12/2014 : 1.0 (B) Page : 15 of 25
01173145-0001/Rev.C/27042011
5.1
Belangrijkste verantwoordelijkheden van de HSEW Back Officer Onderhouden en verbeteren van het GLT-PLUS Emergency Response System. Zorgt ervoor dat verbeteringen naar aanleiding van oefeningen en trainingen worden verwerkt in het bestaande ER plan en procedures. Onderhouden van Emergency Response kennis en expertise. Organiseert trainingen voor de leden van de Emergency Response organisatie. Organiseert gecombineerde oefeningen bijvoorbeeld met NAM, externe partijen of onderaannemers. Organiseert interne oefeningen. Opzetten en onderhouden van een relatie met de klant, partners en onderaannemers voor het afstemmen van het ER proces. Onderhouden van ER handleidingen, instructies, procedures, telefoonlijsten, dienstroosterschema ER telefoonhouder, etc. Periodiek controleren of alle middelen in de Emergency Response Room, die worden gebruikt in geval van noodsituaties ook klaar zijn om te worden gebruikt.
5.2
Training Personen die potentieel betrokken zijn bij de Emergency Response organisatie zullen worden getraind. Voor de onderstaande ER functies zijn trainingen beschikbaar: Receptionistes ER Manager, NAM / NAM Communicator, onderaannemer en HR vertegenwoordiger Media training voor Senior Management Onderaannemer Communicator / Familie Responders Opvangpersoneel bij aankomst Crisis Management ER Adminstrateur De HSEW Back Office draagt er zorg voor dat alle ER leden volledig worden geïnformeerd wat hun verantwoordelijkheden zijn en op de hoogte zijn van de procedures Van al het personeel dat een ER functie vervult, ongeacht hun werkfunctie, wordt indien noodzakelijk, verplicht een (bij)scholing te volgen of mee te doen aan simulatieoefeningen. Jaarlijks zal een oefening worden georganiseerd.
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 16 of 25
6.
REFERENTIE 20120625 Emergency Response Template format for Casos NL Definitief Bijlage nr. 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Omschrijving Emergency Response Centrum Controlelijst `Bij aankomst´ Basis Emergency Response Team Taken Duty Manager Taken Emergency Response Manager Taken NAM Communicator Taken opvang Coördinator Taken onderaannemer/Familie Response Coördinator Taken Administrateur Taken Function Focal Point Samenstelling Emergency Response Organisatie Gebeurtenissen logboek Acties Contacten Emergency Response Team Slachtoffer logboek Berichten formulier Communicatie planning Emergency Response Manager Inhoud calamiteitentas Inhoud calamiteitentas 2 Contactenlijst Business Recovery Team Contactenlijst Commercial Help Contactenlijst Emergency Response Team Contactenlijst Key Personnel Emergency Response Team Contactenlijst noodnummers Contactenlijst partners Overzicht Duty Managers
Date Page
: :
05/12/2014 17 of 25
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 18 of 25
BIJLAGE 3: TAKEN DUTY MANAGER SPECIFIEKE VERANTWOORDELIJKHEDEN: Beantwoorden melding Site Coördinator Oproepen Emergency Response Manager en Emergency Response Team Overdracht informatie noodsituatie aan Emergency Response Team
ROL: Beantwoorden melding ECT NAM en oproepen Emergency Response Team. RAPPORTEERT AAN: Emergency Response Manager
DUTY MANAGER CHECKLIST
□
Draait volgens een dienstrooster van maandag 12:00 uur tot maandag 12:00 uur.
□ □ □
Is in staat op noodsituatie te reageren.
□
Overlegt met Managing Director en/of HSEW Manager welke leden van het Emergency Response Team moeten worden opgeroepen
□ □
Oproepen van de Emergency Response Manager.
□
Overdracht informatie noodsituatie aan Emergency Response Team
Heeft altijd de ER telefoon bij zich. Is beschikbaar voor het ontvangen van updates over de noodsituaties van het NAM ECT.
In overleg met Emergency Response Manager oproepen van de leden van Emergency Response Team
KEY CONTACTS Managing Director HSEW Manager Emergency Response Manager
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
TE GEBRUIKEN FORMULIEREN
Date Page
: :
05/12/2014 19 of 25
BIJLAGE 4: TAKEN EMERGENCY RESPONSE MANAGER ROL: Overall coördinatie van de GLT-PLUS Emergency Response organisatie.
SPECIFIEKE VERANTWOORDELIJKHEDEN: Mobiliseren van het Emergency Response Team. Leiding geven aan Emergency Response Team. Adequate communicatie met de NAM
RAPPORTEERT AAN: Managing Director GLT-PLUS ONDERTEUND DOOR: Emergency Response Team
EMERGENCY RESPONSE MANAGER CHECKLIST
□
Bepaalt welke medewerkers getroffen zijn: • GLT-PLUS medewerkers • GLT-PLUS Contractors • Partners en Subcontractors
□
Oproepen van de vereiste Emergency Response Teamleden op basis van de groep getroffen medewerkers en de omvang van de noodsituatie.
□
Bij aankomst Emergency Response Team, rollen en verantwoordelijkheden toewijzen.
□ □
NAM informeren dat het Emergency Response Team operationeel is.
□
Informeren HSEW Manager, Managing Director en Execution Manager, in overleg besluiten of Business Recovery Team opgeroepen moet worden.
Heeft volledige leiding en financiële autoriteit om effectief de noodsituatie te Bestrijden.
□ □
Informeren Business Recovery Team, als deze wordt opgeroepen.
□
Regelmatig contact opnemen met NAM persberichten, via NAM Communicator.
□
Regelmatig informeren kantoorpersoneel, uitdrukkelijk vermelden dat situatie niet met media besproken mag worden.
□ □
Alle verzoeken tot inlichtingen door media doorverwijzen naar de NAM.
□
Evaluatie van inzet met Emergency Response Team na afloop.
KEY CONTACTS NAM ECT Managing Director GLT-PLUS Partners GLT-PLUS
Reguliere tijdstops om Emergency Response Team te informeren, evenals andere betrokken teams en coördinatoren. ECT
TE GEBRUIKEN FORMULIEREN Logboek Gebeurtenissen Logboek Slachtoffers
*** Gebruik klok in Emergency Response Ruimte voor alle tijden *** *** Geen telefoongesprekken tijdens Team Briefings *** *** Gebruik Log Sheets om alle gesprekken en acties vast te leggen *** : :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
updates
en
Bepaalt in overleg met FFP of slachtofferhulp ingeschakeld dient te worden.
Contacten Acties Leden Emergency Response Team Checklist Emergency Response Procedure
Doc. no. Revision
voor
05/12/2014 20 of 25
BIJLAGE 5: TAKEN NAM COMMUNICATOR ROL: Onderhouden van het contact met NAM ECT
SPECIFIEKE VERANTWOORDELIJKHEDEN: Emergency Response Team voorzien van de actuele informatie uit het NAM ECT.
RAPPORTEERT AAN: Emergency Response Manager
EMERGENCY RESPONSE NAM COMMUNICATOR CHECKLIST
□ □ □ □
Is contactpersoon naar NAM ECT in Assen. Is bij voorkeur aanwezig bij NAM ECT in Assen. Legt en onderhoudt contact met het NAM ECT om actuele informatie te verkrijgen over de noodsituatie. Voorziet de Emergency Response Manager en het Emergency Response team direct van de relevante updates.
KEY CONTACTS EMERGENCY RESPONSE MANAGER NAM ECT
TE GEBRUIKEN FORMULIEREN
*** Gebruik klok in Emergency Response Ruimte voor alle tijden *** *** Gebruik Log Sheets om alle gesprekken en acties vast te leggen ***
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 21 of 25
BIJLAGE 6 – TAKEN OPVANG COÖRDINATOR ROL: Opvang betrokken personeel, familieleden en FFP’s contractors RAPPORTEERT AAN: Emergency Response Manager ONDERSTEUND DOOR: Opvang Team
SPECIFIEKE VERANTWOORDELIJKHEDEN: Inrichten evacuatieruimte Ontvangst en registratie alle binnenkomende personen Fungeren als intermediair tussen Opvang Team en ER team Eventueel zorgdragen voor verdere medische controle personeel dat om medische redenen is geëvacueerd Ontvangst en ondersteuning Focal Points onderaannemers
OPVANG COÖRDINATOR en TEAM CHECKLIST
□ □
Oproepen van het Opvang Team Voorziet gedurende de noodsituatie het Opvang Team van alle relevante informatie.
□
Eén teamlid als coördinator aanwijzen en verantwoordelijk stellen voor het toewijzen van de verschillende taken en verantwoordelijkheden.
□
Inrichten van een evacuatiecentrum in kantoor GLT-PLUS of een hotel in de nabijheid van de locatie.
□
Indien door de gemeente een opvangcentrum is ingericht, zal het team naar dit centrum afreizen.
□
Ontvangen en ondersteunen van de Focal Points van de onderaannemers die naar locatie reizen, en deze van actuele informatie voorzien.
□
Ontvangst en registratie van alle binnenkomende personen, alsook familie en personeel dat om medische redenen is geëvacueerd.
□
Eventueel zorgdragen dat personen een medische controle ondergaan, als dit nodig is, en vervoer organiseren.
□ □ □ □
Zorgdragen voor het welzijn van de betrokken personen.
KEY CONTACTS Emergency Response Manager
Zorgdragen dat betrokken personeel of nabestaanden niet door media wordt gehinderd. Regelmatig organiseren van time-outs en updates met het team. Registreren en onderhouden van alle informatie.
TE GEBRUIKEN FORMULIEREN Registratie binnenkomende personen *** Gebruik klok in Emergency Response Ruimte voor alle tijden *** *** Geen telefoongesprekken tijdens Team Briefings *** *** Gebruik Log Sheets om alle gesprekken en acties vast te leggen ***
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 22 of 25
BIJLAGE 7: TAKEN ONDERAANNEMER/FAMILIE RESPONSE COÖRDINATOR ROL: Onderhouden van contact met betrokken onderaannemers RAPPORTEERT AAN: Emergency Response Manager
SPECIFIEKE VERANTWOORDELIJKHEDEN: Verificatie details betrokken personen Contact met FFP GLT-PLUS contractors Contact met FFP partner
ONDERSTEUND DOOR: Onderaannemer/Familie Response Team ONDERAANNEMER/FAMILIE RESPONSE COORDINATOR CHECKLIST
□
Roept afhankelijk van de aard en omvang van de noodsituatie ondersteuning op uit het ER Onderaannemer/Familie Response Team.
□
Zorgen dat de details van de betrokken personen dubbel zijn gecontroleerd en informatie naar nabestaanden duidelijk is.
□
Voorziet het Onderaannemer/Familie Response Team van alle relevante informatie (persverklaringen, aanwezigheidslijsten, informatie naar nabestaanden).
□
Familieleden GLT-PLUS medewerkers, FFP’s van contractors en partners voorzien van pers- en bedrijfsverklaringen.
□ □
□ □
Controleren van de werknemers op de aanwezigheidslijsten.
Inrichten van een aparte ruimte voor het Response Team. In geval van een noodsituatie op een niet NAM locatie, bijvoorbeeld op het GLT-PLUS kantoor of een verkeersongeval, zal het team de primaire verantwoordelijkheid hebben met betrekking tot personele aangelegenheden.
□
Registratie en archivatie van alle oproepen.
□
Opzetten en onderhouden van contact met familieleden GLT-PLUS medewerkers, FFP’s van contractors GLT-PLUS en FFP’s van Partners die betrokken zijn bij noodsituatie.
□ □
Uitwisselen van telefoonnummers met familieleden en FFP’s.
Regelen van nazorg (counseling, bezoek afleggen, enz.), om te verzekeren dat alle betrokken personen gedurende de noodsituatie begeleiding krijgen.
FFP’s van contractors en partners verzoeken naar opvangcentrum te komen. KEY CONTACTS Emergency Response Manager Contactpersonen contractors FFP’s
TE GEBRUIKEN FORMULIEREN Logboek Slachtoffers Contactenlijst *** Gebruik klok in Emergency Response Ruimte voor alle tijden *** *** Geen telefoongesprekken tijdens Team Briefings *** *** Gebruik Log Sheets om alle gesprekken en acties vast te leggen ***
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 23 of 25
BIJLAGE 8: TAKEN ADMINISTRATEUR ROL: Leveren van administratieve en secretariële ondersteuning Verzorgen en actueel houden van de registratiebladen RAPPORTEERT AAN: Emergency Response Manager
SPECIFIEKE VERANTWOORDELIJKHEDEN: Ontvangst en verzending van e:mail en faxen. Samenstellen en opslag van documenten. Actueel houden van registratiebladen
ONDERTEUND DOOR: Emergency Response Ondersteuner ADMINISTRATEUR CHECKLIST
□
Leveren van administratieve en secretariële ondersteuning die nodig is voor de leden van het Emergency Response Team (o.a. beantwoorden telefoon).
□
Ontvangst en verzending van e:mail en faxen met betrekking tot de noodsituatie en bewaren van de gegevens in het Emergency Response Centrum.
□ □
Toezicht houden op het ingeschakelde ondersteunend personeel ter ondersteuning van de noodsituatie. Samenstellen van documenten en onderhouden van een gestructureerde opslag van alle documentatie/log bladen/etc. op een beveiligde plaats.
SCHRIJVER CHECKLIST
□
Verzorgen en actueel houden van de verschillende registratiebladen: • Gebeurtenissen • Contacten • Slachtoffers
□ □ □ □
Acties. Leden Emergency Response Team. Informatie op een duidelijke en duidende wijze schrijven. Op tijd hulp vragen als er teveel informatie binnenkomt.
KEY CONTACTS Emergency Response Manager
TE GEBRUIKEN FORMULIEREN Logboek Gebeurtenissen Logboek Slachtoffers Contacten Acties Leden Emergency Response Team *** Gebruik klok in Emergency Response Ruimte voor alle tijden *** *** Geen telefoongesprekken tijdens Team Briefings *** *** Gebruik Log Sheets om alle gesprekken en acties vast te leggen ***
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
Date Page
: :
05/12/2014 24 of 25
BIJLAGE 9: TAKEN FUNCTIONAL FOCAL POINT ROL: Onderhouden van het contact met partnerorganisatie.
SPECIFIEKE VERANTWOORDELIJKHEDEN: Management partnerorganisatie informeren over situatie
RAPPORTEERT AAN: Emergency Response Manager
FUNCTIONAL FOCAL POINT PARTNER CHECKLIST
□ □ □ □ □ □
Legt contact en onderhoud communicatie met Emergency Response Onderaannemer/Familie Response Manager. Legt contact en onderhoud communicatie met de Managing Director, HSEW Manager en Execution Manager van GLT-PLUS. Informeert crisismanagementteam van de Partnerorganisatie. Informeert partnerorganisatie over de huidige situatie en ontwikkelingen. De partnerorganisatie draagt zorg voor communicatie naar familie van haar medewerkers en haar subcontractors. Bepaalt in overleg met de partnerorganisatie of opvang van medewerkers, familieleden en onderaannemers door partner of GLT-PLUS wordt georganiseerd.
KEY CONTACTS EMERGENCY RESPONSE MANAGER EMERGENCY RESPONSE ONDERAANNEMER/FAMILIE RESPONSE COORDINATOR Crisismanagementteam Partnerorganisatie
Doc. no. Revision
: :
1.0 (B)
01173145-0001/Rev.C/27042011
TE GEBRUIKEN FORMULIEREN
Date Page
: :
05/12/2014 25 of 25
