ELŐTERJESZTÉS Tiszalök Város Önkormányzat 2010. április 29-i ülésének 3. számú, - Előterjesztés a belső ellenőrzés 2009. évi jelentéséről - tárgyú napirendi pontjához Előadó: Graczka István belső ellenőr Előkészítette: Graczka István belső ellenőr Véleményezte: Pénzügyi Bizottság Tisztelt Képviselő-testület! Az előterjesztéshez mellékelem a belső ellenőri jelentést a 2009. évi ellenőrzésről és azok tapasztalatairól. Tiszavasvári , 2010. április 12. Graczka István sk. belső ellenőr
TIS ZALÖK VÁROS ÖNKORMÁNYZATA KÉPVIS ELŐ-TES TÜLETÉN EK ……../2010. (IV.29.) számú határozat-tervezete A 2009. évi belső ellenőri jelentésről A Képviselő Testület M egtárgyalta a belső ellenőr 2009. évi jelentését és azt elfogadta. A megállapítások, javaslatok tekintetében: 1. Az Önkormányzat és intézményei vonatkozásában a FEUVE rendszert a) a Polgármesteri Hivatalban aktualizálni kell b) az intézményekben el kell készíteni Felelős: jegyző intézményvezetők Határidő: 2010. május 31. 2.
A belső ellenőri jelentések megállapításaira intézkedési tervet kell készíteni és arról nyilvántartást vezetni.
Felelős: jegyző pénzügyi irodavezető Határidő: 2010. május 31.
Tiszavasvári Többcélú Kistérségi Társulás Munkaszervezetének Belső ellenőre 4440 Tiszavasvári, Városháza tér 4. Száma: 404-6/2010. Éves összefoglaló ellenőrzési jelentés, Tiszalök Város Önkormányzatának 2009. évi belső ellenőrzési tevékenységéről I. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása A Tiszavasvári Többcélú Kistérségi Társulásban (továbbiakban: társulás) a belső ellenőrzési tevékenységet feladat ellátási megállapodás alapján a társulás, a munkaszervezetén keresztül látja el. Tiszalök Város Önkormányzatánál a belső ellenőrzési feladatokat 2008. év második felétől kezdve látom el. 2009-ben kilenc település önkormányzata, továbbá a társulás belső ellenőrzési feladatát láttam el egy személyben. Az ellenőrzési kapacitás (ellenőrzési munkanapok) lakosságszám arányosan került felosztásra az egyes önkormányzatok között a tavalyi évben. Tiszalök Város Önkormányzatának (továbbiakban: önkormányzat) 2009. évi ellenőrzési tervében – melyet az önkormányzat Képviselő-testülete a 167/2008. (XI.27.) KT. határozatával fogadott el - öt téma ellenőrzés került tervezésre, ami összesen 37 ellenőrzési munkanapot igényelt a terv szerint. A tervezett ellenőrzések az alábbiak voltak: Az ellenőrzés tárgya Ellenőrzési Az ellenőrzés típusa Ellenőrzött szervek kapacitás A 2009. évi 10 szakértői nap Pénzügyi ellenőrzés Az önkormányzat költségvetés valamennyi tervezése az költségvetési önkormányzat szerve intézményeinél Az önkormányzati 10 szakértői nap Pénzügyi és rendszer Polgármesteri adók ellenőrzés Hivatal hátralékbehajtásának értékelése M űködési célú 6 szakértői nap Szabályszerűségi, és Polgármesteri pénzeszköz átadások pénzügyi ellenőrzés Hivatal Házipénztár 5 szakértői nap Szabályszerűségi Polgármesteri kezelésének ellenőrzés Hivatal értékelése Hivatali gépjárművek 6 szakértői nap Szabályszerűségi és Polgármesteri üzemeltetése pénzügyi ellenőrzés Hivatal Az önkormányzat 2009. évi belső ellenőrzési tervében szereplő vizsgálati programok közül négy dokumentált ellenőrzés valósult meg. Az elmaradt ellenőrzés a működési célú pénzeszközök átadása szabályszerűségének megállapítása című ellenőrzési program volt, mely ellenőrzési kapacitáshiány miatt maradt el. E vizsgálat egyébként az előbbiekre tekintettel az önkormányzat 2010. évi ellenőrzési ütemtervébe beépítésre került. Soron kívüli ellenőrzés lefolytatására nem került sor.
A 2009. évben lebonyolított ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást, hiányosságot nem tapasztalt a belső ellenőrzés. A feladat ellátásához szükséges informatikai és szakmai hátteret a munkaszervezet biztosította, Rakamaz Város Önkormányzata pedig egy irodahelyiséget tart rendelkezésemre a belső ellenőrzési tevékenység zavartalan és eredményes működtetése érdekében. A jelentésben használt jogszabályi hivatkozások: • • • • • •
Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet (Ámr.) a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CX VII. törvény (továbbiakban: Szja. törvény) A helyi adókról szóló 1990. évi C. törvény (Htv.) Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.) A gépjárműadóról szóló 1991. évi LXXXII. törvény: (Gat.) A költségvetési szervek belső ellenőrzési tevékenységéről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet (Ber.)
I.1. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai I.1.1. Tiszalök Város Önkormányzatának, a 2009. évi költségvetéséhez kapcsolódó koncepciókészítési gyakorlatának, illetve költségvetési-rendelet tervezete megalkotásának tartalmi, és formai szabályszerűségéről Az ellenőrzési jelentés kelt: 2009. február 10. A vizsgálat során az önkormányzat 2009. évi költségvetési-tervezetének realitását, szerkezetét, illetve annak teljességét igyekeztem véleményezni. Ennek keretében súlyos, és jelentős összegűnek minősített eltérést okozó hibákat nem tapasztaltam a tervezetben. A vizsgálat során szerzett tapasztalataimat az alábbiakban foglalom össze: A tervezet felületi – a tervezési folyamatok részleteinek konkrét ismerete hiányában vizsgálata alapján megállapítható volt, hogy az önkormányzat költségvetésének kiadási oldalában nincs jelentősnek mondható mozgástér. A tervezetben szerepeltetett működési hiány csak és kizárólag a költség-hatékony gazdálkodás alkalmazásával csökkenthető, illetve szüntethető meg. További kockázatot jelenthet még a hiány esetleges növekedése tekintetében az év közben felmerülő kedvezőtlen pénzügyi hatások: - normatíva lemondás feladatelmaradás miatt - előre nem látható, de év közben felmerülő kiadási tételek előfordulása - a tervezés során figyelembe nem vett tételek - bevételi előirányzatok tervezett előirányzatainak elmaradása A költségvetés félévi teljesülésekor javasoltam az önkormányzat részére ezen hatások megvizsgálását, és a szükséges lépések megtételét annak érdekében, hogy a tervezett hiánycél teljesíthető legyen. A költségvetési hiány további növekedésének okaként véltem felfedezni
az étkeztetési tevékenység feladatának kiszervezési költségvonzatát, mivel az eredeti előirányzatban e tevékenység személyi kiadása csak az év első 8 hónapjára került tervezésre. A tervezet előkészítése, és megalkotása során a jelentésben feltárt hiányosságokat kértem vegyék figyelembe a 2009. évi költségvetési rendelet megalkotásának munkafolyamatai során, illetve a jövőben ennek megfelelően járjanak el. Összességében megállapítottam, hogy az önkormányzat a vonatkozó jogszabályi előírásokat figyelembe véve járt el a tervezés során, figyelembe véve az előírt határidők betartását. I.1.2. Tiszalök Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala házipénztár kezelésének szabályszerűségéről Az ellenőrzési jelentés kelt: 2009. május 6. A vizsgálat keretében a hivatalnál érvényben lévő pénzkezelési szabályzat tartalmi vizsgálata valósult meg, mely alapvetően a szabályzat szabályozási funkciójának értékelésére irányult. A hivatal rendelkezett a vizsgálat időpontjában érvényes szabályzattal, ám ennek tartalma, aktualizáltsága nem volt teljes mértékben megfelelő. A hiányosságok feltárása után javaslattal éltem a jegyző részére a szabályzat módosítására vonatkozóan, melyet részletesen a vonatkozó ellenőrzési jelentés tartalmaz. Ezentúl sor került még a pénzkezelési tevékenység gyakorlati értékelésére, a pénztáranyagok szúrópróbaszerű vizsgálata által. Az ezzel kapcsolatban észlelt hiányosságokat szintén a jelentés tartalmazza részletesen, ám a fontosabb észrevételeimet az alábbiak szerint összegzem: -
-
Szükségessé vált a gazdálkodási jogosítványok (kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés) újraszabályozása, mivel a vonatkozó jogszabályi változások ezt szükségessé tették, illetve egy –egy esetben nem is jól lettek ezen szabályozások adaptálva a helyi szabályzatban; A gazdálkodási jogosítványok gyakorlása elégtelennek bizonyult a szúrópróbaszerű vizsgálat során, mely hibás gyakorlat megszüntetését szintén jeleztem a jegyző felé; Szükségesnek tartottam még a kiadott előlegek elszámolásával kapcsolatosan, hogy a maximum 30 napos elszámolási határidőt minden esetben szükséges megkövetelni, mivel ennek elmaradása adóvonzattal bír az előleget használót illetően.
I.1.3. Tiszalök Város Önkormányzatánál eredményességének vizsgálatáról
az
önkormányzati
adók
behajtásának
Az ellenőrzési jelentés kelt: 2009. szeptember 21. Általános megállapítások alapján elmondható, hogy az önkormányzat a Htv. szerinti adó megállapítási jogával élve két helyi adó nemet vezetett be illetékességi területén. Ezek a Htv. 24.§ szerinti magánszemélyek kommunális adója, illetve a Htv. 35.§ szerinti iparűzési adó. Az adók rendeleti szintű kiépítettsége megfelelő, azok szabályozási környezete megfelel a Htv. előírásainak. Az adóhátralékok nyilvántartott összege az utóbbi három költségvetési évben folyamatosan növekvő tendenciát mutatott, az átlagos növekedés mértéke mintegy 30-40%-osnak mutatkozik. A kimutatott hátralékok összegszerűen elérik a helyi adóbevételek kb. 30
százalékát. A hátralékok szempontjából a legnagyobb súlyban a gépjárműadóból és az iparűzési adóból származó tartozások szerepelnek. A beszedés eredményességi mutatói, szintén ennek a két adónemnek a leginkább kedvezőtlenebb. A kiválasztott adózók közül egyik esetben sem tapasztaltam, hogy azon hátralékosok közül akiknek gépjárműadó hátraléka van, kezdeményezte volna az adóhatóság a gépjármű forgalomból történő kivonását, tekintettel a Gat. 9.§ (4) bekezdésére is. Ez az opció mindenképpen javítaná véleményem szerint a végrehajtás eredményességét. Az adóhatóság alkalmazottai a vizsgált évben ellenőrzési tevékenységet nem végeztek, a beérkező bevallásokon számszaki vizsgálatot végeznek el, majd utólag összevetik az Apeh által közzétett listával. Az önkormányzatnál működik a Htv. 45.§ szerinti érdekeltségi rendszer, amelynek szabályait a 15/1998. (VI.02.) Képviselő-testületi rendelet szabályozza. A kiválasztott adósok ügyiratainak vizsgálata alapján megállapítottam, hogy az adóhatóság alkalmazottai rendszeresen figyelemmel kísérik a hátralékok alakulását, és minden esetben többszöri intézkedések zajlottak a vizsgált évben annak érdekében, hogy a kimutatott hátralékok összegei beszedésre kerüljenek az adózóktól. Olyan esettel nem találkoztam, ahol semmilyen intézkedés nem valósult meg ennek érdekében. Az intézkedések fajtája azonban legtöbb esetben csak a felszólítások kiküldésére korlátozódott, ami a hátralékok összegeinek folyamatos emelkedése folytán nem minősült eredményesnek. E negatív tendencia megfordítása érdekében több javaslatot tettem a jelentésemben, melyek lényege az intézkedések szigorítása volt (pl.: végrehajtás foganatosítása, gépjárművek forgalomból való kivonása, stb.). I.1.4. Tiszalök Város Önkormányzatának tulajdonában lévő gépkocsik üzemeltetésének, és az ehhez kapcsolódó egyes adókötelezettségeknek történő megfelelés értékeléséről Az ellenőrzési jelentés kelt: 2009. december 30. Az önkormányzat üzemeltetésében a vizsgált időszakban viszonylag jelentős számú gépjármű működött, ami éves viszonylatban jelentős összegű üzemanyagköltséget eredményez. A gépjárművek üzemeltetésével összefüggő szabályozási környezet kiépítettnek minősíthető, az előlegek elszámolásának kivételével szinte minden lényeges, az elszámolások gyakorlati megvalósulásához szükséges adatokat tartalmazta az érvényben lévő üzemeltetési szabályzat. Az üzemanyagok beszerzése érdekében kifizetett előlegek naprakész nyilvántartása biztosított volt a vizsgált időszakban, továbbá a havi üzemanyag elszámolások megvalósultak minden gépjármű esetében. A gépjárművek elszámolásaihoz alkalmazott alapnormák szintén meghatározásra kerültek járművenként, melyek közül a jelentésben részletezettek szerint négy gépkocsi esetében szükségesnek tartottam ezen értékek felülvizsgálatát. A korrekciós tényezők szintén a rendelet 2. számú mellékletében foglaltak szerint lettek meghatározva, bár a Csepel típusú autóbusz esetében a téli korrekciós tényező értékét úgyszintén szükségesnek tartom a gyártó adataival összevetni.
Az utólagos elszámolásra kiadott összegek 30 napon belüli elszámolása a tapasztalatok alapján biztosított volt, bár kettő esetben ez nem valósult meg az előbbi határidőn belül. Erre a jövőben továbbra is fokozott figyelmet javaslok fordítani, figyelembe véve az Szja. törvény 72.§ (4) bekezdésének rendelkezéseit. A gépjárművek üzemanyag elszámolásait alapjaiban javasoltam megváltoztatni 2010 januárjától. A vizsgált időszakban a könyvviteli nyilvántartásokban üzemanyag költségként kizárólag az alapnormákból és a korrekciós tényezőkből számított értékek kerültek könyvelésre, amelyek így számviteli bizonylatokkal nem voltak alátámasztva. Ezen kívül az üzemanyag megtakarítások kifizetése is ez alapján került meghatározásra és került kifizetésre, amely a helytelen gyakorlatnak köszönhetően nem minősült az Szja. törvény 25.§-ban definiált üzemanyag megtakarításnak sem, aminek következményeként a dolgozóknál ezeket az összegeket teljes egészében nem önálló tevékenységből származó adóköteles bevételként kellett volna figyelembe venni. A helyes gyakorlat megvalósításához segítségként csatoltam a jelentéshez egy elszámolási mintát, amely segítségével igazolható, és az Szja. törvény rendelkezései alapján előírt módon kerülhet kimutatásra az üzemanyag megtakarítás összege. I.2. A belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok Az Ámr. 155.§-a alapján a költségvetési szerv vezetője a szerv működésének folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a szervezet belső kontrollrendszerét, ezen belül folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzéseket (Feuve) működtetni. A belső kontrollrendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, amelyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. Ennek keretében a költségvetési szervek vezetőinek az alábbi kötelezettségei keletkeznek: • Az Ámr. 156.§ szerinti kontrollkörnyezet kialakítása, melynek keretében köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát; • Az Ámr. 157.§ szerinti kockázatkezelési rendszert kell működtetni, és kockázatelemzést végezni; • A költségvetési szerv vezetője köteles az Ámr. 158.§ alapján a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melynek során köteles legalább az alábbiakat szabályozni: engedélyezési és jóváhagyási eljárásokat, az információkhoz való hozzáférés lehetőségét, a fizikai kontrolokat, valamint a beszámolási eljárásokat; • Az Ámr. 159.§ szerinti információs és kommunikációs rendszert kialakítani és működtetni; • Az Ámr. 160.§ szerinti monitoring rendszert működtetni; • Köteles továbbá szabályozni az Ámr. 161.§-nak megfelelően a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, mely a szerv szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. Az Ámr. rendelkezései alapján a rendszer kiépítésének kötelezettsége a költségvetési szervek vezetőinek feladatkörébe tartozik, függetlenül attól, hogy azok önállóan működő és gazdálkodónak minősülnek, vagy csak önállóan működőnek minősülnek-e.
Az önkormányzat a Feuve rendszer alapvető kiépítési kötelezettségének 2008. év során a hivatal tekintetében eleget tett, ám a közelmúltban bekövetkező, a belső kontrollrendszereket érintő jogszabályi változások indokolttá teszik a már működő belső kontrolfolyamatok felülvizsgálatát, illetve azok kibővítését. Felhívom a jegyző figyelmét, hogy az Ámr. ide vonatkozó rendelkezéseit – Ámr. 155-161.§ - figyelembe véve a rendszer kiépítéséről az önkormányzat felügyelete alá tartozó valamennyi intézménye tekintetében is mihamarabb gondoskodjon, valamint az Ámr. kontrollrendszerekre vonatkozó új szabályozási környezetének megfelelően a szükséges módosításokat hajtsa végre önkormányzati szinten. II. A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása II.1. Az intézkedési terv megvalósításáról, valamint az ellenőrzési megállapítások, és ajánlások hasznosulásának tapasztalatai Az önkormányzat intézményeiben a 2009-ben lezajlott ellenőrzések közül egy esetben sem került sor intézkedési terv készítésére, amely ellentétes a Ber. 29.§-ban foglaltakkal. Az intézkedési terv elkészítésének kötelezettsége az ellenőrzött szerv vezetőjét terheli. Ennek megfelelően a Ber. 29/A.§ (2) bekezdése szerinti nyilvántartást sem vezették az érintett költségvetési szervek vezetői, az intézkedési tervek végrehajtásának tapasztalatairól. A 2009. évi vizsgálatok során feltárt hiányosságokkal kapcsolatban tett javaslatok megvalósulásáról a soron következő hasonló témakörű ellenőrzések alkalmával igyekszem majd meggyőződni. Kelt: Tiszavasvári, 2010. április 12. ……………………. Graczka István Belső ellenőr
