Elnöki utasítás az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és részönkormányzatok gazdálkodási és gazdasági adminisztráció rendjének szabályozására

Elnöki utasítás az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és részönkormányzatok gazdálkodási és gazdasági adminisztráció rendjének szabályozására

Jelen utasítás célja a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és részönkormányzatok

gazdálkodási

folyamatainak

és

adminisztrációs

tevékenységeinek

meghatározására a hatályos jogszabályok keretei között. 1. § Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Hallgatói Önkormányzatára és a kari részönkormányzatokra. 2. § A jelen utasítás mellékletét képező Egyetemi Hallgatói Önkormányzat Gazdasági Iroda által készített PTE Egyetemi Hallgatói Önkormányzat gazdálkodási és gazdasági adminisztrációs kézikönyve támogatást kíván adni az önkormányzatok tisztségviselői számára a gazdasági adminisztrációs folyamatok könnyebb megértéséhez. Pécs, 2012. november 6.

Zag Gábor PTE EHÖK elnök

A PTE EGYETEMI HALLAGATÓI ÖNKORMÁNYZAT GAZDÁLKODÁSI ÉS GAZDASÁGI ADMINISZTRÁCIÓS KÉZIKÖNYVE

Jelen kézikönyv a Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és részönkormányzatok gazdálkodási folyamatait- és adminisztrációját tekinti át. Támogatást kíván adni az önkormányzatok tisztségviselői számára a gazdasági adminisztrációs folyamatok könnyebb megértéséhez.

Pécsi Tudományegyetem 2012. november 6.

Készítette: Gyetván Katalin Martini Szabina dr. Fülöp Péter

Tartalom 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

A kézikönyv hatálya ............................................................................................................................................. 5 Az egyetemi költségvetés ..................................................................................................................................... 5 A keretgazdálkodás általános szabályai ................................................................................................................ 5 Az EHÖK éves költségvetése ............................................................................................................................... 6 A rendezvények költségvetései............................................................................................................................. 6 A pénzügyi központok, alapok és jogcímek ......................................................................................................... 6 Az előzetes kötelezettségvállalás: árajánlattól a számla ellenértékének kifizetéséig ............................................ 6 A pénzforgalom lebonyolítása ............................................................................................................................ 10 A számla befogadásának alaki kellékei .............................................................................................................. 11 A számlakezelési rend – iktatás .......................................................................................................................... 12 Elnöki utasítás az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és Részönkormányzatok szerződéskötési rendjének szabályozására .................................................................................................................................................... 12 Nyomtatványok .................................................................................................................................................. 13 A belső megrendelések- egységes anyag eszköz megrendelés az Elektronikus igénylési felületen keresztül .... 14 A PBS rendelés rendje ........................................................................................................................................ 15 A Modulo „Előzetes kötelezettségvállalás” űrlapjának használati útmutatója ................................................... 15

1. A kézikönyv hatálya A kézikönyv személyi hatálya kiterjed a Pécsi Tudományegyetem (továbbiakban egyetem / PTE) Egyetemi Hallgatói Önkormányzatára (továbbiakban: EHÖK) és a kari részönkormányzatokra. Illeszkedik a jogszabályi környezetbe, az egyetemi belső szabályozásainak megfelel. Hatálybalépés: 2012.11.06. Új folyamatokra történő átállási időszak: 2012.11.06.- 2012.12.06. A kézikönyv annak visszavonásáig érvényes.

2. Az egyetemi költségvetés A Pécsi Tudományegyetem, mint állami felsőoktatási intézmény, önállóan működő és gazdálkodó, teljes jogkörrel rendelkező központi költségvetési szerv. Költségvetése végrehajtásának pénzügyi lebonyolítását a Magyar Államkincstár végzi. Az egyetem kincstári (a Magyar Állam tulajdonában és az egyetem vagyonkezelésében lévő) vagyonnal rendelkezik, a központi költségvetés által nyújtott támogatásból és saját, valamint támogatás értékű bevételeiből gazdálkodik. Az egyetem feladatait a fenntartó által jóváhagyott éves költségvetés, valamint az ezzel összhangban levő, a szenátus által elfogadott gazdasági terv szerint látja el. Az egyetem gazdasági terve tartalmazza az egyes gazdálkodó egységek összesített éves kereteit, várható bevételét, a várható felhasználásokat, az átcsoportosításokat, valamint a központi szolgáltatások összegét.

3. A keretgazdálkodás általános szabályai Az egyetem forrásainak hatékony elosztásáról, az éves gazdasági tervben meghatározott keretek kialakításáról a szenátus az éves belső egyetemi költségvetés elfogadásával dönt. A keretgazdálkodás alapját az éves gazdasági terv képezi. A gazdálkodó egységeknél az egyetemen belül decentralizált keretgazdálkodás folyik. A decentralizált keretgazdálkodás során a gazdálkodó egység vezetője a szenátus által meghatározott keretei-, valamint az egység saját bevételei felhasználásáról a központi jogszabályok és az egyetemi szabályzatok, utasítások betartása mellett önállóan jogosult dönteni. A gazdálkodási keret az egyetemi szintű előirányzatok gazdálkodó egységek részére történő lebontásával képződik. A gazdálkodási keret képezi a személyi juttatások, a járulékok, a dologi és felhalmozási kiadások forrását. A gazdasági tervben tervezett saját és a támogatásértékű bevételek csak a pénzforgalmi teljesülést követően képeznek felhasználható gazdálkodási keretet, kötelezettség ezt követően vállalható a terhükre. Az egyetemre meghatározott célra érkező pénzeszközök (alapítványi támogatás, adomány, segély, szakképzési hozzájárulás, pályázati támogatás, külföldi pályázat, stb.) kizárólag a juttató által megjelölt célra, a támogató által a szerződésben megjelölt mértékben használhatók fel. A keretgazdák a költségvetésben tervezett, illetve év közben módosított kereteiket az egyetem szabályzataiban meghatározottak szerint használhatják fel.

4. Az EHÖK éves költségvetése Az EHÖK az egyetem valamennyi szervezeti egységével megegyezően az adott gazdasági év gazdasági tervezési irányelvei szerint egység gazdasági tervet készít. Az EHÖK elnökségi ülésen, majd a küldöttgyűlésen fogadja el az éves költségvetés keretösszegeit. A részönkormányzatok a gazdasági vezető és az EHÖK vezetőségének felügyelete mellett önállóan készítik el saját gazdasági tervüket. A részönkormányzatok és az EHÖK költségvetéseit a gazdasági vezető összesíti, egyezteti az ifjúsági titkárral, és az EHÖK elnökkel, majd eljuttatja a Terv és Gazdasági Elemzési Osztály részére.

5. A rendezvények költségvetései Nagyobb rendezvények lebonyolítása előtt költségvetés készítése szükséges. A tervezett költségvetés (1. sz. melléklet) összeállítását követően azt a gazdasági vezető és az EHÖK gazdálkodásáért felelős tisztségviselője részére minimum 14 nappal a rendezvény előtt meg kell küldeni - egy millió forint alatti költségvetésű rendezvény esetén. A gazdasági vezető a költségvetést az ifjúsági tikárral egyezteti és az esetleges – részönkormányzatoknak jelzett - módosításokkal engedélyezi. Az EHÖK gazdálkodásáért felelős tisztségviselője pedig az EHÖK Gazdálkodási és Költségvetési Bizottsága elé terjeszti. Az 1 millió forint feletti költségvetésű rendezvényeket az elnökségi ülés is tárgyalja, melyek tervezett költségvetését a rendezvény előtt legalább 30 nappal (gólyatábor esetén az azt megelőző 60 nappal) engedélyeztetik. Ezt követően kerülhet sor a programmal kapcsolatos kötelezettségvállalásokra, szerződéskötésekre. A költségvetés összeállításakor törekedni kell a bevételek maximalizálására.

6. A pénzügyi központok, alapok és jogcímek Az EHÖK gazdálkodását pénzügyi központokon keresztül végzi (2. sz. melléklet). Részönkormányzatonként ez általában 3 pénzügyi központot jelent: 2 bruttó elszámolásút (működési keret, juttatási keret) és egy nettó elszámolásút (rendezvények bevételei). A pénzügyi központon belül a kereteket alapokon tartjuk nyilván. Ez az EHÖK esetében két féle lehet: T01- ami az állami normatívákat jelenti, és T04- ami a saját bevételt jelenti. Az alapokon belül jogcímeket különböztetünk meg.

7. Az előzetes kötelezettségvállalás: árajánlattól a számla ellenértékének kifizetéséig A következő alapesetek az utalásos illetve készpénzes számlákkal kapcsolatos eljárásrendeket részletezi a hallgatói részönkormányzat a szolgáltató és a Gazdasági Iroda tekintetében.

A. Eljárásrend utalásos számla esetén: teljesítés számla érkezése számla kiállítása munkanap Ifjúsági titkár (dr. Fülöp Péter) Gazdasági Vezető (Gyetván Katalin) Gazdasági Asszisztens (Martini Szabina)

T É K mn I. Titkár G. Vez. G. Assz.

A - Átutalásos számla Részfeladat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

3 árajánlat kérés (kivételek) Szerződés előkészítése és küldése az [email protected] Modulo-ban új űrlap kitöltése, árajánlatok csatolásával SAP kötelezettségválalás Kötelezettságvállalás aláírása Kötelezettségvállalás küldése e-mailben a szolgáltatónak = megrendelés TELJESÍTÉS Teljesítésigazolás kiállítása, 3 pld-ból 2 átadása a szolgáltatónak* Számla kiállítása Számla postázása a teljesítésigazolóval az EHÖK nevére és címére (számlán: SAP megrendelés szám, 30 napos fiz.hat.) Szükség esetén plusz mellékletek csatolása Moduloba (névsor, stb) Számla érkeztetése a Gazdasági Irodán Számla ellenőrzése, összehasonlítása Modulo-val Hiánypótlások Számla átadása az Iktatóba, postázás UTALÁS

Felelős HÖK HÖK HÖK G. Vez. G. Vez., I. Titkár G. Assz. Szolgáltató HÖK Szolgáltató

Határidő T-8 mn-ig T-7 mn-ig T-5 mn- ig T-3 mn-ig T-2 mn-ig T-2 mn-ig T T K (T+15-ig)

Szolgáltató

K (T+15-ig)

HÖK G. Assz. I. Titkár, G. Vez., G. Assz. HÖK, G. Assz. G. Assz. PÜ

T+2-ig É É+1 mn É+3 mn-ig É+4 mn-ig K+30-ig

Megjegyzés: Nyomdák esetében 3 munkanappal hosszabb határidők érvényesek a teljesítést megelőzően. * 1-1 példány a szolgáltatóé, a HÖK/HÖT-é, illetve egy a számla mellé kerül.

1. sz. táblázat – Eljárásrend utalásos számla esetén

Az 1. sz. táblázat szerinti eljárásrend értelmező kiegészítései: 1. Árajánlat kérése minden estben szükséges, amennyiben a szolgáltatás/termék összege meghaladja a 10.000 forintot. Az esetek döntő többségében 3 árajánlatot kell kérni, kivétel ez alól, ha az adott szolgáltatás/termék csak egy adott szolgáltatótól szerezhető be, illetve ha szerződés/együttműködési megállapodás köttetett egy adott partnerrel. 2. A szerződéskötés pontos rendjét a kézikönyv 11. pontja részletesen tartalmazza. 3. A Modulo rendszerében szereplő, előzetes kötelezettségvállalást szolgáló űrlap pontos kitöltési útmutatóját a kézikönyv 15. pontja tartalmazza. 4. SAP megrendelés a Modulo űrlap alapján készül, amely szerződés esetén tartalmazza annak szövegezését is. 5. Kötelezettségvállalás akkor keletkezik, amikor az SAP megrendelés aláírásra kerül a kötelezettségvállaló és a gazdasági ellenjegyző által. 6. Az aláírt, hivatalos megrendelést az adott partner felé a gazdasági asszisztens küldi el e-mailben, amelyet a szolgáltató megerősít. (Szerződéskötés esetén az aláírási folyamat ekkor a részönkormányzat általi szakmai ellenjegyzéssel kezdődik.) Az adott részönkormányzat feladata a teljesítés tartalmának, időpontjának egyeztetése. A részönkormányzat önállóan nem végez megrendelést. 7. A partner teljesít. 8. A részönkormányzat teljesítésigazolást állít ki 3 példányban a teljesítés napján, ellátja aláírásával, nyomtatott nevével és pecséttel. 9. Amennyiben a részönkormányzat képviselője jelen van a számla kitöltésekor, leellenőrzi annak összegét, illetve alaki kellékeit (lásd: kézikönyv 9. pontja)

10. A szolgáltató postázza a 30 napos fizetési határidejű, SAP megrendelő sorszámmal ellátott számlát a PTE EHÖK, 7622, Pécs, Vasvári Pál u. 4. címre. Ne a HÖK/HÖT címére érkezzen. Amennyiben a számla a részönkormányzathoz lett véletlenül postázva, úgy a számlát és a teljesítésigazolót postafordultával a fenti címre továbbítani kell. 16. Utalás a számla Gazdasági Irodára történő érkezését követően minimum 10 munkanappal. 10.000 Ft alatti számla esetén a megrendelést a részönkormányzat/EHÖK végzi, Moduloba sem szükséges a tétel felvitele.

B. Eljárásrend megelőlegezett készpénzes számla esetén: B/1: szolgáltatás igénybevétele esetén B/1 - Megelőlegezett készpénzes számla (szolgáltatás) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Részfeladat 3 árajánlat kérés (kivételek) Modulo-ban új űrlap kitöltése, árajánlatok csatolásával SAP kötelezettségválalás Kötelezettságvállalás aláírása Kötelezettségvállalás küldése e-mailben a szolgáltatónak = megrendelés TELJESÍTÉS Teljesítésigazolás kiállítása, 3 pld-ból 1 átadása a szolgáltatónak* Számla kiállítása SZOLGÁLTATÁS KIEGYENLÍTÉSE P2 kitöltése és mellékletek csatolása P2 + számla + mellékletek behozása/-küldése az EHÖK Gazdasági Irodába Számla érkeztetése a Gazdasági Irodán Hiánypótlások Aláírások Számla átadása az Iktatóba, postázás

Felelős HÖK HÖK G. Vez. G. Vez., I. Titkár G. Assz. Szolgáltató HÖK Szolgáltató HÖK HÖK HÖK G. Assz. HÖK, G. Assz. I. Titkár, G. Vez. G. Assz.

Határidő T-7 mn-ig T-5 mn- ig T-3 mn-ig T-2 mn-ig T-2 mn-ig T T K=T T T+3 mn-ig T+3 mn-ig É É+3 mn-ig É+5 mn-ig É+5 mn-ig

Megjegyzés: A számla minimális összege 2.000 Ft. * 1-1 példány a szolgáltatóé, a HÖK/HÖT-é, illetve egy a számla mellé kerül.

2. sz. táblázat – Eljárásrend megelőlegezett készpénzes számla esetén (szolgáltatás) A P2 kitöltése a 3, 4. sz. mellékletek alapján történik.

B/2: rendezvény kellék / étel-ital estén B/2 - Megelőlegezett készpénzes számla (kellékek/étel-ital) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Részfeladat TELJESÍTÉS Számla kiállítása SZÁMLA KIEGYENLÍTÉSE P2 kitöltése és mellékletek csatolása P2 + számla + mellékletek behozása/-küldése az EHÖK Gazdasági Irodába Számla érkeztetése a Gazdasági Irodán, számla ellenőrzése Hiánypótlások Aláírások Számla átadása az iktatóba, postázás

Felelős Szolgáltató Szolgáltató HÖK HÖK HÖK G. Assz. HÖK, G. Assz. I. Titkár, G. Vez. G. Assz.

Megjegyzés: A számla minimális összege 2.000 Ft.

3. sz. táblázat – Eljárásrend megelőlegezett készpénzes számla esetén (rendezvény kellék) A P2 kitöltése a 3, 4. sz. mellékletek alapján történik.

Határidő T K=T T T+3 mn-ig T+3 mn-ig É É+3 mn-ig É+5 mn-ig É+5 mn-ig

C. Eljárásrend előzetes készpénz felvétel esetén: C/1: szolgáltatás igénybevétele esetén C/1 - előzetes készpénz felvétel es készpénzes számla (Szolgáltatás) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Részfeladat 3 árajánlat kérés (kivételek) Szerződés előkészítése és küldése az [email protected] KP igénylési nyomtatványok leadása (P1, P1 melléklet, kérelem költségvetéssel) Nyomtatványok jóváhagyása, aláírása KP megrendelése, továbbítása KP felvétele TELJESÍTÉS teljesítésigazolás kiállítása, 3 pld-ból 1 átadása a szolgáltatónak* Számla kiállítása SZOLGÁLTATÁS KIEGYENLÍTÉSE P2 kitöltése és mellékletek csatolása (P2-n előleg elszámolás mellé pipa!) P2 + számla + mellékletek behozása/-küldése EHÖK Gazdasági Irodába KP elszámolásos számlák leadása EGYSZERRE, összefogva, sorba rendezve, elszámolási előlap kitöltésével! Számla érkeztetése a Gazdasági Irodán, számla ellenőrzése Hiánypótlások Aláírások Számla átadása az iktatóba, postázás

Felelős HÖK HÖK HÖK I. Titkár G. Vez. HÖK Szolgáltató HÖK Szolgáltató HÖK HÖK HÖK

Határidő T-7 mn-ig T-7 mn-ig T-7 mn-ig T-6 mn-ig T-6 mn-ig T-4 mn-ig T T K=T T T+5 mn-ig T+5 mn-ig

HÖK

T+5 mn-ig

G. Assz. HÖK, G. Assz. I. Titkár, G. Vez. G. Assz.

É É+3 mn-ig É+5 mn-ig É+5 mn-ig

Megjegyzés: A számla minimális összege 2.000 Ft, a maximális pedig 99.999 Ft. * 1-1 példány a szolgáltatóé, a HÖK/HÖT-é, illetve egy a számla mellé kerül.

4. sz. táblázat – Eljárásrend előzetes készpénz felvétel esetén (szolgáltatás) A P2 kitöltése az 5. sz. mellékletek alapján történik.

C/2: rendezvény kellék / étel-ital estén C/2 - előzetes készpénz felvétel es készpénzes számla (kellék) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Részfeladat KP igénylési nyomtatványok leadása (P1, P1 melléklet, kérelem költségvetéssel) Nyomtatványok jóváhagyása, aláírása, KP megrendelése, továbbítása KP felvétele TELJESÍTÉS számla kiállítása SZÁMLA KIEGYENLÍTÉSE P2 kitöltése és mellékletek csatolása (P2-n előleg elszámolás mellé pipa!) P2 + számla + mellékletek behozása/-küldése EHÖK Gazdasági Irodába KP elszámolásos számlák leadása EGYSZERRE, összefogva, sorba rendezve, elszámolási előlap kitöltésével! Számla érkeztetése a Gazdasági Irodán, számla ellenőrzése Hiánypótlások Aláírások Számla átadása az iktatóba, postázás

Felelős HÖK I. Titkár G. Vez. HÖK Szolgáltató Szolgáltató HÖK HÖK HÖK

Határidő T-7 mn-ig T-6 mn-ig T-6 mn-ig T-4 mn-ig T K=T T T+5 mn-ig T+5 mn-ig

HÖK

T+5 mn-ig

G. Assz. HÖK, G. Assz. I. Titkár, G. Vez. G. Assz.

É É+3 mn-ig É+5 mn-ig É+5 mn-ig

Megjegyzés: A számla minimális összege 2.000 Ft, a maximális pedig 99.999 Ft.

5. sz. táblázat – Eljárásrend előzetes készpénz felvétel esetén (rendezvény kellék) A P2 kitöltése az 5. sz. mellékletek alapján történik.

8. A pénzforgalom lebonyolítása Fizetési kötelezettségeit az egyetem elsősorban átutalási megbízással teljesíti. Törekedni kell a készpénz nélküli és készpénz kímélő fizetési módok alkalmazására. Készpénz felvétel, elszámolás Készpénz előleg felvételére HÖK/HÖT elnök/alelnök, alelnök/szakfeladati alelnök, illetve megbízottai jogosultak.

illetve

EHÖK

elnök/általános

A készpénzt személyesen pénztárban, vagy az igénylő bankszámlájára történő utalással lehet felvenni. Ugyanaz a személy ismételten újabb előleget csak úgy vehet fel, ha az előzőleg felvett előleggel már elszámolt. A nyomtatványokon az összegeket bruttó módon kell feltüntetni. A készpénzfelvétel és elszámolás csak ugyanabban a pénztárban történhet. A készpénz igénylés folyamata a következő: Az alábbi nyomtatványok előzetes kitöltése szükséges: 1. P1- készpénzigénylés elszámolásra (6. sz. melléklet), 2. P1 nyomtatvány mellé megbízás az ifjúsági titkártól a készpénzkezelésre (7. sz. melléklet), 3. Hivatalos levél az ifjúsági titkárnak címezve (8. sz. melléklet), amely tartalmazza tétel csoportonként a tervezett kiadásokat A felvett készpénz előleg elszámolásában kizárólag 100.000 Ft-ot meg nem haladó összegű számlák szerepelhetnek. Előlegként legfeljebb 30 napra adható ki pénz. Az EHÖK esetében ez azt jelenti, hogy a felvétel napjától számított 3 héten belül (lehetőség szerint mielőbb) az elszámolásnak a Gazdasági Irodában szükséges lennie. Ezt követően kerül sok az esetleges hiánypótlásokra, javításokra, aláírásokra. A készpénz elszámolás tartalma 1. Elszámolás eseti készpénz felhasználásról nyomtatvány kitöltése (9. sz. melléklet) 2. P2-es nyomtatvánnyal (5. sz. melléklet), szükség szerinti mellékletekkel (pl.: árajánlat, megrendelő, megrendelést visszaigazoló, teljesítés igazoló, névsor, nyilatkozat) felszerelt számlák, az elszámolási nyomtatványon szereplő lista szerinti sorrendben. Az előleget felvevő személy a felvett összegért és a határidő betartásáért teljes anyagi felelősséggel tartozik. A 30 napon túl el nem számolt előleg után, kamatkedvezményből származó jövedelem címén keletkező személyi jövedelemadó fizetési kötelezettség az előleget felvevőt terheli. Elszámoláskor, amennyiben az egyetem tartozik a felvevőnek, az összeget a felvevőnek megtéríti. Ez történhet pénztáron keresztül, illetve banki utalással. Bevétel felfizetés A részönkormányzatok által teljesített szolgáltatások, továbbadásra kínált termékek értékesítését követően számla, illetve nyugta készül a bevételekről. A részönkormányzat ezeket a bevételeket (a

megfelelő nyomtatványok kitöltését követően) köteles az alábbiak szerint az egyetem valamely pénztárában felfizetni a „nettós” témaszámára: a) ha a bevétel eléri az 100.000.- forintot, a munkanap végével azonnal, b) hetente, ha a bevétel szabályzat szerinti őrzésének feltételei biztosítottak, és a heti bevétel még nem éri el az 50.000 forintos összeghatárt, Az egyetemen működő pénztárak és belső mellékeik: a) Pécs, Szántó Kovács János u. 1/B 22079 b) Pécs, Ifjúság u. 6 . 24174 c) Pécs, Rákóczi u. 80. 23308 d) Pécs, Boszorkány u.2. 23962 A bevételek pénztárban történő felfizetéskor a pénztárossal célszerű leegyeztetni, hogy az összeg mihamarabb kerüljön könyvelésre a témaszámon, annak érdekében, hogy abból a kifizetések késés nélkül teljesíthetőek legyenek. Készpénz kezelés Készpénzt a) 500.000 forint összeghatárig egy fő, b) 500.000- 1.000.000 forint közötti összegig két fő, amelyből egy fő a gépkocsivezető, c) 1.000.000 forint felett gépjárművel 3 fő, amelyből egy fő a gépkocsivezető, egy fő fegyveres kísérő szállíthat, illetve őrizhet.

9. A számla befogadásának alaki kellékei Vevő: PTE XXX HÖK/HÖT/ EHÖK HÖK/HÖT iroda cím/ EHÖK cím Szállító: Név Cím Adószám Bankszámlaszám (Egyéni vállalkozóknál, őstermelőknél az igazolvány sorszáma) Számla sorszám Eredeti/ 1. példány Fizetés módja: utalás / készpénz (esetleg bankkártya) Teljesítés dátum: éééé.hh.nn. Kiállítás dátuma: teljesítést követő 15 napon belül Fizetési határidő: kiállítás dátuma + 30 nap Megnevezés: Mennyiségi egység: Mennyiség Egységár Áfa Nettó ár Bruttó ár Fizetendő összeg

teljesítés tartalma pl.: darab 1, 2… X Ft, lehet nettó vagy bruttó megadva 27%, 18%, 5%, 0%

10.

A számlakezelési rend – iktatás

A hallgatói részönkormányzatoknál a számlák az egyetem Központi Iktatójába történő postai érkezése miatt nem jelennek meg, így azok a részönkormányzatok irodáin külön iktatásra nem kerülnek. A kiadások nyilvántartására a részönkormányzatok maguk határoznak meg belső eljárási rendet.

11. Elnöki utasítás az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és Részönkormányzatok szerződéskötési rendjének szabályozására 1. Az utasítás célja (1) Az utasítás célja, hogy a Pécsi Tudományegyetem Szervezeti és Működési Szabályzatának 46. mellékletével összhangban szabályozza és racionalizálja az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat és a részönkormányzatok által kötendő szerződések beérkezésének és elkészítésének rendjét. 2.

Az utasítás hatálya

(1) Az utasítás személyi hatálya kiterjed az Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Hallgatói Önkormányzatára és a kari részönkormányzatokra. (2) Az utasítás tárgyi hatálya kiterjed az EHÖK által kötendő, 100.000 Ft-ot meghaladó, kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések és támogatói szerződések előkészítésére, megkötésére és az azzal kapcsolatos mellékletekre. 3. Szerződések érkeztetésének rendje (1) A szerződéseket és a hozzá kapcsolódó nyomtatványokat az [email protected] e-mail címre kell eljuttatni elektronikus úton a teljesítést megelőző 7 munkanapig. (2) A kötelezettségvállalás kezdeményezője köteles a kötelezettségvállalás tényét és mellékleteit rögzíteni a Modulo programban a teljesítést megelőző 5 munkanapig. (3) Az EHÖK munkatársa 1 munkanapon belül visszajelez a szerződés átvételéről. (4) Az EHÖK munkatársa köteles a szerződést aláírásra előkészíteni a visszajelzéstől számított 3 munkanapon belül. (5) Amennyiben a szerződést módosítani kell, úgy minden módosítás új szerződéskötési kérelemnek minősül a határidők számítása szempontjából. 3/A. Szerződések érkeztetésének rendje jogi ellenjegyzés esetén (1) Amennyiben a szerződés bruttó összege 1 millió forint feletti, a kötelezettségvállalás jogi ellenjegyzést igényel. A 3.§ (1) bekezdésben meghatározott határidő 10 munkanapra módosul. (2) Az EHÖK munkatársa 1 munkanapon belül visszajelez a szerződés átvételéről és ezzel egyidejűleg továbbítja a [email protected] e-mail címre. (3) A Jogi Igazgatóság munkatársa a szerződéstervezetet 5 munkanapon belül átvizsgálja és visszaküldi az EHÖK munkatársának, aki további 1 munkanapon belül előkészíti azt aláírásra.

(4) Amennyiben a szerződéstervezet további egyeztetést igényel, úgy az EHÖK munkatársa haladéktalanul jelzi ezt a kötelezettségvállalás kezdeményezőjének és a határidők újraindulnak. 4. Szerződésekhez szükséges adatok, mellékletek (1) Az EHÖK a 18/2011. számú rektori utasítás értelmében az utasítás mellékletét képező szerződés mintákat köteles használni szolgáltatás igénybevétele, ingatlan bérlete, vállalkozási jogviszony létesítése és megbízási (nem PTE közalkalmazottakkal kötendő) jellegű jogviszony létesítése tárgyában. (2) A kötelezettségvállalás kezdeményezéséhez szükséges adatok a másik fél vonatkozásában a következők: a cég neve, székhelye, adószáma, statisztikai számjele, bankszámlaszáma, a számlavezető pénzintézet neve és a képviseletre jogosult személy. Egyéni vállalkozó esetén az egyéni vállalkozói szám. (3) Egyedi szolgáltatás esetén elegendő egy árajánlat bekérése, minden más szolgáltatás esetén három árajánlat szükséges, amelyek három, ugyanazon szolgáltatási, illetve a szerződési tartalomra vonatkozó árajánlat szükséges. (4) Amennyiben érvényes és eredményes közbeszerzés vagy közbeszerzésen kívüli pályázati eljárás zajlott le a Pécsi Tudományegyetemen, úgy az azoknak megfelelő nyomtatványok használata kötelező. 5. Képviseleti, szerződéskötési joggal rendelkezők köre (1) A képviseleti, szerződéskötési joggal rendelkezők köre megegyezik a Pécsi Tudományegyetem Szervezeti és Működési Szabályzatának 46. számú mellékletében és a PTE EHÖK Alapszabályában foglaltakkal. 6. Az aláírás rendje (1) A szerződések aláírásának sorrendje a következő: szakmai ellenjegyző, gazdasági ellenjegyző, kötelezettségvállaló(k), szerződő partner. (2) Amennyiben a szerződés a szolgáltatás jellegére vagy a kötelezettségvállalás mértékére tekintettel a PTE szerződéskötés rendjéről szóló szabályzata értelmében jogi ellenjegyzést igényel, úgy a jogi ellenjegyző személyével kezdődik az aláírások sorrendje, egyebekben nem változik. (3) A másik fél minden esetben cégszerű aláírással köteles ellátni a szerződést. 7. Záró és hatályba léptető intézkedések (1) Jelen szabályzat az Egyetemi Hallgatói Önkormányzat elnöke általi kihirdetése napján lép hatályba. (2) Jelen szabályzat rendelkezéseit a hatályba lépést követően megkötött szerződésekre kell alkalmazni.

12.

Nyomtatványok

A kézikönyv korábbi fejezeteiben eddig nem említett nyomtatványok kezelésének rendje az alábbi. P5 (keretátadás) Pénzügyi központok és/vagy pénzügyi alapok közötti átcsoportosításra szolgál. Az elektronikusan kitöltött nyomtatványt a Gazdasági Iroda továbbítja az illetékesek részére. Buszrendelés (10. sz. melléklet) A PTE-vel szerződéses viszonyban álló partnertől rendeljük. Az erre vonatkozó nyomtatvány elektronikus kitöltése után az EHÖK gazdasági asszisztense részére szükséges elküldeni e-mailben. Ellenőrzés és aláírás után megrendelésre kerül a Szállítási Osztály által. A megrendelés kizárólag az EHÖK-ön keresztül érvényes.

P28 (belföldi kiküldetés) (11, 12, 13. sz. melléklet) A belföldi busszal, vonattal, autóval történt utazások elszámolására szolgál, az ezekhez kapcsolódó járulékos költségekkel együtt (BKV jegy, autópálya matrica, esetleg étel, szállás). Az útiköltség elszámolás tartalma: • P2-es kitöltve az utazó nevével és bankszámlaszámával • 2 db P28-as nyomtatvány elektronikusan kitöltve (az Excel automatikusan számol) • Meghívó (rendezvény, konferencia esetén) • jegyek (busz, vonat, BKV, autópálya matrica fénymásolata), számlák (étkezés, szállás) Autóval történt utazás esetén a P28-as nyomtatványok kitöltéséhez a • megtett kilométereket a PTE honlapon lévő „Magyarország nagyvárosai közötti távolságok” táblázatból kell leolvasni. Ha nem szerepel benne a keresett település, a googlemaps által számolt távolság kerül a nyomtatványra. • APEH üzemanyag egységárat a PTE honlapján szereplő „NAV által közzétett üzemanyag egységárak (2012)” havonta frissülő táblából szükséges leolvasni. A PTE honlapján az alábbi útvonalon érhetők el: www.pte.hu -> adminisztráció -> nyomtatványok –> kiküldetési nyomtatványok–> Belföldi kiküldetési rendelvény A kitöltött nyomtatványokat a Gazdasági Iroda befogadja, feldolgozza és továbbítja az illetékeseknek. Telefonkészülék, PTE szállás Értelemszerű kitöltést követően a nyomtatványokat a Gazdasági Iroda befogadja, feldolgozza és továbbítja az illetékeseknek.

Taxicsekk tömb igénylés Taxicsekk igénylésre a 14. sz. melléklet szerinti nyomtatvány kitöltésével nyílik lehetőség, melyet az EHÖK Gazdasági Irodába kell eljuttatni. Aláírásokat követően a Szállítási Osztály a csekktömböt a Gazdasági Irodába küldi, ahol a részönkormányzat felveheti. Egyszerre 1 csekktömb lehet használatban, új igénylésére csak teljesen kitöltött csekktömb leadását követően van lehetőség.

További nyomtatványok 16. sz. melléklet: Egységes Raktári igénylési nyomtatvány, 17. sz. melléklet: P31 kiküldetési rendelvény (repülő, személyautó), 18. sz. melléklet: L12 leltárkezelői megbízás, 19. sz. melléklet: L22 kizárólagos személyi használat engedélyezése, 20. sz. melléklet: L31 leltári átadó-átvevő bizonylat, 21. sz. melléklet: teljesítés igazoló lap

13. A belső megrendelések- egységes anyag eszköz megrendelés az Elektronikus igénylési felületen keresztül A bejelentkezés az Elektronikus Igénylés felületre (https://igenyles.pte.hu/kitolt/aesz) EHA kóddal és jelszóval történik. A kitöltés értelemszerűen történik. Eszköz rendelés esetén a megjegyzés rovatban fel kell tüntetni, hogy kinek a leltárába kerül. A költséghely/ belső rendelést és pénzügyi alapot a gazdasági

vezetővel előzetesen egyeztetni szükséges. A felület véglegesítése és az űrlap elküldése után a gazdasági vezető ellenőrzi, nyomtatja, majd a szükséges engedélyezéseket és aláírásokat követően továbbítja.

14.

A PBS rendelés rendje

A PBS rendelés tartalmáról, illetve árairól tételes listát állít össze a részönkormányzat. Az EHÖK gazdasági vezetőjének megküldi, aki keretellenőrzést végez. A részönkormányzat a megrendelést a gazdasági vezető megerősítése után feladja a PBS honlapján. A megjegyzés rovatban a HÖK/HÖT nevét és címét fel kell tüntetni. A termékek kiszállításakor a teljesítésigazolót/szállítólevelet a HÖK/HÖT arra jogosult kollégájának kell aláírnia, a nevét nyomtatottan kiírnia, illetve lepecsételnie.

15. A Modulo „Előzetes kötelezettségvállalás” űrlapjának használati útmutatója Használatának indokoltsága, célja: Az egyetemi szabályozások értelmében valamennyi szolgáltatás/termék megrendelése előtt előzetes kötelezettséget kell vállalnia az adott gazdálkodó szervezet arra jogosult kollégáinak. Az EHÖK speciális helyzetéből fakadóan (részönkormányzatok) ennek megkönnyítésére hoztuk létre ezt a felületet.

A felület elérhetősége: www.modulo.tr.pte.hu Minden 10.000 Ft feletti szolgáltatás/termék esetén szükséges előzetes kötelezettségvállalási űrlapot kitölteni. (Kivételek: busz, taxi csekktömb igénylés, eszköz beszerzés, útiköltség elszámolás, PTE szállás igénybevétele, Artisjus, Magyar Reprográfiai Szövetség, ill. olyan eszköz/ szolgáltatás melyre előzetes készpénz igény lesz/lett beadva)

Az űrlap kitöltésének folyamata: A Modulo megnyitását követően a bejelentkezés az ETR azonosítóval és jelszóval történik.

Bejelentkezés után a következő képernyő látható:

A fent bekarikázott ügyfél módra váltás gombbal jutunk a következő képernyőre:

A beadási helyek alatt az EHÖK-re kattintva jutsz a következő képernyőre.

Az előzetes kötelezettségvállalások sorában az űrlap kitöltése gombra kattintva megnyílik az űrlap, ahova a kiválasztott cég adatait és az igénybe veendő termék/szolgáltatás adatait, az árajánlatokat, és az esetleges egyéb mellékleteket kell felvinni. Az űrlapon a fehér mezőket kell értelem szerint kitölteni.

A csillaggal jelzett mezők kitöltése kötelező. A megrendelő HÖK-nél a legördülő listából válaszd ki a sajátodat. Töltsd ki a cég nevét, adószámát. A tétel megnevezéséhez a teljesítés tartalmát szükséges beírni. Ezen felül, ha ismert a teljesítés napja/időszaka, azt is be kell írni. Jelöld, hogy részvételi díjas volt-e a rendezvény. A nettó összeg és az áfa kulcs kitöltésével a bruttó összeg magától töltődik. A melléklet(ek) rovatba tudod csatolni az árajánlatokat, névsort, stb-t. Maximum 10 elem csatolható. (Megrendelő e-mailt nem kell feltölteni, a hivatalos megrendelést a gazdasági iroda küldi el a cégnek.) A megjegyzés rovatba a következő kiegészítő információkat írd: Amennyiben bevétel kapcsolódik az adott szolgáltatáshoz/termékhez, úgy annak várt összegét szükséges beírni (darabonként/fejenként, illetve összesen), illetve minden egyéb háttér információt, melyek a lekötéshez szükségesek lehetnek. Ha valamelyik adat nem áll rendelkezésre az űrlap teljeskörű kitöltéséhez, az addig beírtakat el lehet menteni piszkozatként (képernyő alja), majd újból megnyitni a véglegesítéshez. A munkalap kitöltését követően, a mentés és véglegesítés gombbal lépünk tovább. Az EHÖK gazdasági vezetőjének Modulo felületén megjelenik az új megrendelés. Ezt követően SAP-ban a kötelezettségvállalást megteszi. Az így létrejött SAP megrendelés sorszámot az űrlapon kitölti, ami mentést követően a HÖK felhasználói felületén is megjelenik. A gazdasági asszisztens ezt követően az aláírt kötelezettségvállalást e-mailben elküldi a szolgáltatónak, ez a hivatalos megrendelés. A további, teljesítéssel kapcsolatos részletek egyeztetése a HÖK feladata.

Ha esetleg kifelejtettél valamit, a lezárt űrlaphoz is lehet új mellékleteket csatolni (maximum 10 elem csatolható). A beadvány lezárt adatai, már meglévő mellékletei nem módosíthatóak, csak újabb dokumentum hozzáadása lehetséges. A korábbi, lezárt megrendelések a következő útvonalon érhetők el: Fejléc -> Ügyintéző módra váltás

Kattints a lenti jelentések gombra.

A következő képernyő jelenik meg, kattints a művelet címszó alatti kis futtatás ikonra.

Ezt követően irodának kiválasztod a saját HÖK/HÖT-öd, illetve a szűrés időintervallumát. (Arra a dátumra szűr, amikor Te felvitted a beadványt)

Az adatok megjelenítéséhez két módot használhatsz: Ha a listát választod, ugyanezen a képernyőn kapod meg a kívánt adatokat. A csúszkákat használva láthatod a beadványokat. Egy konkrét beadványba úgy tudsz belemenni, ha az első oszlopban lévő azonosítóra kattintasz. Ekkor ugyanolyan formában jelenik meg, mint mikor kitöltötted, csak már lezárt, kész állapotában.

Ha az exportot választod, ugyanezeket Excelben tudod lementeni, így az adatokon további szűréseket is végezhetsz.