ELEKTRONICKÝ PODPIS VE WORDU
Elektronický podpis ve Wordu OBSAH 1
ÚVOD .................................................................................................................................................................3
2
POPIS..................................................................................................................................................................3
3
ELEKTRONICKÝ PODPIS .......................................................................................................................................3
4
ZRUŠENÍ ZÁMKU .................................................................................................................................................4
5
ZMĚNA HESLA ....................................................................................................................................................4
6
ZÁZNAMY O PODPISECH .....................................................................................................................................5
7
ZÁVĚR .................................................................................................................................................................6
2/6
Elektronický podpis ve Wordu
1 Úvod Dlouhá léta jsem vedl diskuze se svými kolegy, zda lze v dokumentech Word zajistit elektronický podpis. Považoval jsem to tedy za výzvu a čekal na nějaký nápad a vhodnou příležitost. Ta se mi naskytla nedávno a toto je výsledek.
2 Popis V principu jde o to, že všechny dokumenty, které jsou v podniku tvořeny, musí být navázány na šablonu WebTemplate.dotm která musí být umístěna v podnikové síti. Dokumenty by měly být ukládány do adresáře Soubory, ale není to podmínkou. V tom případě je nutné upravit definici cesty k souboru Hesla.xlsx v makrech šablony WebTemplate.dotm. Šablona obsahuje tři základní funkce, které jsou na panelu Rychlý přístup (Obrázek 1). Obrázek 1
1.
Elektronický podpis
2.
Zrušení zámku podepsaného dokumentu
3.
Změna hesla uživatele
Další součástí je soubor Hesla.xlsx, kde je seznam uživatelů, jejich loginů a hesel. V tomto sešitu je i list Log, kde se ukládají záznamy o provedených podpisech. Sešit Hesla.xlsx je zamčen a zabezpečen administrátorským heslem. VBA projekt by měl být zabezpečen před nepovolaným přístupem.
3 Elektronický podpis Tlačítko funkce elektronický podpis vyvolá klasický dialog pro zadání login a hesla plus činnost, kterou hodláte použít (Obrázek 2). Můžete dokument podepsat jako autor, můžete jej ověřit, případně schválit. Obrázek 2
Pokud se uživatel úspěšně autorizuje v sešitu Hesla.xlsx, v řádku podpisů se objeví záznam, kdo, kdy a jakou činností dokument podepsal (Obrázek 3). Dokument je v tuto chvíli uzamčen administrátorským heslem a je vytvořen záznam do listu Log sešitu Hesla.xlsx. Zobrazení záznamů o podpisech je podmíněno znalostí administrátorského hesla. 3/6
Elektronický podpis ve Wordu Obrázek 3
Umístění podpisů je vymezeno prostorem mezi dvěma záložkami v šabloně WebTemplate.dotm. jedna z nich je Podpis a je umístěna za textem Elektronické podpisy. Druhá záložka má název Konec a je před textem Datum účinnosti. Dokument mohou podepsat i další odpovědné osoby. V tomto okamžiku program dokument odemyká a po podpisu opět zamyká administrátorským heslem.
4 Zrušení zámku Pokud v průběhu schvalování někdo objeví chybu, případně ověřovatel nebo schvalovatel požadují dodatečnou úpravu dokumentu, je nutné zrušit zámek. To se provede tlačítkem . Objeví se dotaz (Obrázek 4) a v případě kladné odpovědi je dokument odemčen a všechny podpisy jsou vymazány. Obrázek 4
V této chvíli je možné dokument opravit nebo doplnit a opakovat všechny procedury schvalování.
5 Změna hesla Heslo v sešitu Hesla.xlsx si uživatelé mohou sami spravovat. Tlačítkem se vyvolá dialog (Obrázek 5), kde vložte login, stávající heslo a nové heslo. Nové heslo ověřte ještě jednou vložením do pole Opakujte heslo.
4/6
Elektronický podpis ve Wordu Obrázek 5
Pokud změna hesla proběhne korektně, budete o tom informováni zprávou (Obrázek 6). Obrázek 6
6 Záznamy o podpisech Záznamy o podpisech lze zobrazit v sešitu Hesla.xlsx. Administrátor zruší zámek sešitu (heslo je v tomto případě „54321“) a použije Vlastní zobrazení „Vše“ (Obrázek 7). Obrázek 7
Objeví se list Log, kde je záznam o provedených změnách hesel (Obrázek 8). Obrázek 8
Po kontrole historie změn musí administrátor opět nastavit Vlastní pohled Start a sešit opět zamknout.
5/6
Elektronický podpis ve Wordu
7 Závěr Práce s papírovými dokumenty je náročná na správce dokumentace. Moderní podniky by rádi přešly na elektronickou správu dokumentů. Je tu však zábrana ze strany norem řady ISO 9000, které vyžadují prokazatelný a datovaný podpis schvalovatelů. Tento systém to umožňuje a to velmi jednoduše.
6/6
