Eindverslag Werkgroep Webstrategie. Algemene webstrategie voor de bibliotheken van de UGent

Eindverslag Werkgroep Webstrategie

Algemene webstrategie voor de bibliotheken van de UGent

Werkgroep Webstrategie

Management Summary This document is the report of a working party of librarians and IT staff of UGent libraries, who convened in 2012 (Q2) at the behest of Sylvia Van Peteghem, chief librarian of UGent. The goal was to develop a more up to date strategic framework for the online presentation of the university’s libraries (collections and services), which should guide the digital library staff in selecting and prioritizing development and/or implementation projects. This document opens with an outline of the context and the modus operandi. After a number of sessions, the working party agreed upon an encompassing vision, which has been summarized on one page. The full report of the different sessions (presentations and discussions) has also been attached. To conclude, a number of equivalent position papers of other universities and some of the key papers and inspirations have been listed. The analysis and vision presented here are not unique: Utrecht University, TU Delft and Ludwig-Maximilians-Universität München have recently enacted very similar policies. Many more universities currently point users from their homepage to Google Scholar, in supplement to a myriad of access and discovery tools: e.g. University of Berkeley, University of Colorado Boulder, Washington University, University of California - Santa Barbara and University of Chicago.

Status of this document: pending formal approval by UGent IFBC (Inter-Facultaire Bibliotheek Commissie).

versie maandag 1 oktober 2012 - pagina 2


Aanleiding en context In 2011 is de digitale bibliotheek van de UGent grondig doorgelicht. De resultaten van deze doorlichting zijn gebundeld in een rapport dat in maart 2012 gepubliceerd is en het startpunt vormt voor deze werkgroep. A library with a view : Investigation into the Digital Library of UGent Opdrachtgever: Sylvia Van Peteghem Internationale experten: Kristiina Hormia-Poutanen & Herbert Van de Sompel Redactie: Françoise Opsomer In deze doorlichting worden een aantal uitdagingen geformuleerd, waarvoor op verschillende niveau’s acties ondernomen worden. Sommige acties zijn elementair voor de digitale bibliotheek en gaan over systemen (storage, servers, back-up etc.) en software (veelheid aan systemen en platformen); andere uitdagingen vergen een meer strategisch oog, want er gebeuren veel dingen in de bibliotheken van de UGent die nog niet voldoende positief afstralen op de bib en de medewerkers (bijv. Biblio). In een eerste actieplan (zomer 2011) werden alle bibliotheekservers verhuisd naar het nieuw beschikbaar gekomen datacenter van de UGent (S10), werd nieuwe storage aangekocht en in gebruik genomen. Vervolgens werd onder begeleiding van gespecialiseerde systeembeheerders het beheer van de hardware systemen gehomogeniseerd (één OS, één database-technologie, enz.) en sterk geautomatiseerd (back-up, monitoring, installatieprocedures, enz.). De volgende stap is nu vooruitgang boeken met de ondersteuning en de dienstverlening. Hiervoor werden in december een 40-tal IT-projecten gedefinieerd. Alle IT-projecten zijn op de netwerkvergadering van maart 2012 toegelicht, met een timing. Snel werd duidelijk dat een deel van deze projecten heel erg verweven zijn met elkaar en een impact hebben op elkaar. Het gaat dan bijv. over: nieuwe MeerCat aanvraagmodules, het uitzetten van de Aleph OPAC, keuze van een discovery systeem, nieuwe website lib.ugent.be, inrichten van een single search box, inrichten van een single indexing service, hoe komt de bibliotheek in het portaal UGent en de facultaire websites, hoe krijgen we databanken dichter bij de docenten, link met onderwijs via Minerva. Deze werden gebundeld en staan voorlopig on-hold omdat er een achterliggende vraag is waarop eerst een antwoord geformuleerd moet worden. Hoe de diverse bibliotheekdiensten zichtbaar maken? Hoe inspelen op noden van gebruikers (op diverse vlakken: onderzoekers, studenten, bibliotheekmedewerkers...)? Zowel de verwachtingen bij als de gebruikswijzen van de digitale bibliotheek zijn in de laatste jaren snel veranderd en ook het internet zelf is een heel andere omgeving dan vijf jaar geleden. Om een visie te formuleren over hoe we als bibliotheken informatie bij de gebruikers (onderzoekers, studenten en anderen) willen brengen, is een ad hoc werkgroep samengesteld. Op basis van de gefocuste discussies kunnen vervolgens beslissingen genomen worden voor de vernieuwing van websites en kunnen een aantal veranderingstrajecten opgestart worden voor de IT-systemen die de digitale bibliotheek mogelijk maken. versie maandag 1 oktober 2012 - pagina 3


Samenstelling Werkgroep

Naam

Functie

Paul Bastijns

E-resources Librarian Universiteitsbibliotheek Gent

Ann De Meulemeester

Beleidsmedewerker Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg Gent

Hendrik Defoort

Collectiebeheerder Universiteitsbibliotheek Gent

Patrick Hochstenbach

Digital Architect Universiteitsbibliotheek Gent

Dries Moreels

extern consultant

Saskia Scheltjens

Faculteitsbibliothecaris Letteren & Wijsbegeerte

Veerle Van Conkelberge

Planning Officer Universiteitsbibliotheek Gent

Inge Van Nieuwerburgh

Coördinator Digitale Bibliotheek Universiteitsbibliotheek Gent



Vergaderkalender

Datum

Onderwerp

Gasten

introductie en methode 5 maart 2012 nieuwe gebruikscijfers problematiek veelheid websites en CMS systemen 22 maart 2012 internet als een platform nieuwe website UZ kenniscentrum 7 mei 2012 discovery systemen 7 juni 2012

samenvatting en draft strategie

5 juli 2012

validatie / praktijkgetuigenissen

Bart Temmerman, CultuurNet Johan Mijs, BIBNET 17 september 2012

eindverslag



Conclusie: Webstrategie De wereld verandert. Internet verandert nog sneller. De bibliotheken van de UGent zoeken sinds jaar en dag aansluiting bij actuele ontwikkelingen. Zo bouwde het IT team van de Universiteitsbibliotheek een aantal jaar geleden MeerCat, om artikels, e-boeken en databanken vindbaar te maken (een discovery systeem avant la lettre), bovenop het 'traditionele' Aleph zoeksysteem voor papieren publicaties. Maar tegenwoordig starten zoekacties meestal bij Google. Een belangrijk inzicht van de doorlichting is dat het zoeken naar wetenschappelijk materiaal (‘discovery’) niet noodzakelijk door een systeem van de bibliotheek moet gebeuren; er zijn goede alternatieven en de gebruikers kiezen er massaal voor. De bibliotheek kan zich meer focussen op het leveren van het materiaal (‘delivery’). Dit betekent dat MeerCat moet worden omgebouwd: de vraag is niet langer “hebben we titel x?” maar “welke dienstverlening bieden we voor titel x?”. De bibliotheken van de UGent bieden voor sommige titels en sommige gebruikersgroepen opmerkelijk verregaande dienstverlening, die nu te weinig uit de verf komt. Aanvullend bij een efficiënte zoekengine voor het vinden van de collecties van UGent (lib.ugent.be), is het vandaag belangrijk om het unieke erfgoed, de bijzondere corpora en eventuele niche content van de bibliotheken, extra ondersteuning te geven en eventueel zelfs via een eigen interface aan te bieden. De beeldbank is daarvan een goed voorbeeld: een iconografische zoekvraag vergt een andere user interface dan een algemene zoek op metadata biedt. De werkgroep adviseert verder om webbouwblokken aan te maken die ingebouwd zitten in de nieuwe portaalwebsite van de universiteit (in voorbereiding) en die als widgets in uiteenlopende externe websites de bibliotheken en hun dienstverlening op een coherente manier zichtbaar kunnen maken. Deze widgets moeten instelbaar zijn, zodat een faculteitsbibliotheek of een partner als de hogeschool in functie van de lokale gebruikersnoden er efficiënte interfaces mee kan bouwen. Het gaat hierbij niet alleen over widgets met collecties (databanksuggesties, tijdschriften, zoekbox, enz.), maar ook widgets die de service (openingsuren, contactpersonen enz.) beter vindbaar maken via Google, Facebook et al. en decentrale management tools. Een van de ambities van MeerCat was het aanbieden van een Google-achtige search box voor alle bronnen, zowel lokale catalogi, e-resources waarop toegangsrechten gekocht zijn, alsook databanken op artikelniveau. De feedback van gebruikers hierop is niet algemeen positief, omdat er altijd nog wel bronnen ontbreken, wat tot ontgoochelingen en misverstanden leidt. Dit blijkt de achilleshiel van alle discovery systemen te zijn, ook de grote commerciële. In de realiteit heeft alleen Google Scholar voldoende dekking. De gebruikers hebben dit ontdekt en gebruiken het gretig. Daarom moet Google Scholar centraal komen in de dienstverlening en moeten de handleidingen en opleidingen information literacy hierop inspelen. In de vernieuwing van MeerCat kan de aandacht zich toespitsen op de eigen collecties en het verfijnen van ‘delivery’ en het verspreiden van de catalogi van de UGent in de gangbare discovery systemen bij universiteiten wereldwijd. Als sluitsteen van deze strategie heeft een permanente monitoring van alle kanalen en continue bijsturing ervan een belangrijke plaats. Met name SFX is een cruciaal verbindend element waarvan het succesvolle gebruik van dichtbij opgevolgd moet worden. Meer fundamenteel is er onderzoek nodig naar de correcte zoekstrategieën in functie van een wetenschappelijke methode (heuristiek). De werkgroep twijfelt of result ranking altijd de beste feedback is voor een onderzoeksvraag. versie maandag 1 oktober 2012 - pagina 6


Log-analyse “Dr.Peeters” Presentatie Er werden in het verleden verschillende methoden gebruikt om onderzoek te verrichten naar gebruikersparticipatie op bibliotheekdiensten (interviews, vragenlijsten, log-analyse...). Deze metingen resulteren in rapporten zoals Library With A View (interviews), AGConsult en LibQual (online vragenlijsten) en het interne rapport “Dr.Peeters” waar door middel van loganalyse bezoekerstrends werden geanalyseerd. Elke methode heeft zijn voor- en nadelen. In het algemeen zijn vragenlijsten het meest geschikt om in korte tijd bij veel mensen informatie te verzamelen. Voorwaarde is wel dat de vragen en antwoorden eenvoudige combinaties opleveren. Wil men in de diepte, of als het gaat om moeilijk te standaardiseren materie dan zijn interviews het beste instrument, maar wel erg tijdrovend en kostbaar. Log-analyses zijn een goedkoop alternatief om op volautomatische wijze informatie te verzamelen. Ze missen de exactheid van interviews en vragenlijsten, maar kunnen vaker in het jaar of over langere periodes uitgevoerd worden. Het “Dr.Peeters” rapport is een log-analyse waarin onderzocht wordt hoe onderzoekers die in de Academische Bibliografie inloggen gebruik maken van andere bibliotheekdiensten zoals de homepage van de Universiteitsbibliotheek (lib.ugent.be), de MeerCat discovery interface (search.ugent.be), de ALEPH catalogus (aleph.ugent.be), de SFX link-resolver (sfxit.ugent.be), de LibHub artikeldatabank (elin.ugent.be/libhub) en Web of Science. Uit de logbestanden van de Academische Bibliografie (periode Jan-Dec 2011) werden 116 random personen (N=2950) gekozen waarbij een unieke koppeling van IP-nummers en inlog-gegevens mogelijk is (onderzoekers die op een vaste PC aan het werken zijn). Door de trends van deze 116 IP-nummers te vergelijken met gegevens uit de logbestanden van de andere webservices kunnen we gebruikersgedrag in de verschillende systemen onderzoeken. Omdat we onze analyse doen op basis van 116 personen uit de Academische Bibliografie is er natuurlijk een bias: we onderzoeken het gedrag van onderzoekers die inloggen in de Academische Bibliografie. Deze selectieve steekproef noemen we “Dr.Peeters”.

De “Dr.Peeters” groep heeft de volgende kenmerken: • 74 mannen en 42 vrouwen • 25% Zelfstandig Academisch Personeel in steekproef (14% in totale UGent populatie) • 15% Administratief en Technisch Personeel (32% in UGent) • 60% Assisterend Academisch Personeel, Bursalen, Wetenschappelijk Personeel (54% in UGent) We tellen dus meer Zelfstandig Academisch Personeel in de “Dr.Peeters” groep dan in de UGent populatie en minder Administratief en Technisch Personeel. versie maandag 1 oktober 2012 - pagina 7


De grote werkterreinen van het wetenschappelijk onderzoek worden traditioneel ingedeeld in 3 grote clusters: Alfawetenschappen, Betawetenschappen en Gammawetenschappen. Aan de UGent worden de faculteiten altijd op dezelfde wijze gekoppeld aan deze 3 clusters: Alfa: Letteren en Wijsbegeerte, Rechtsgeleerdheid, Economie en Bedrijfskunde, Psychologie en Pedagogische Wetenschappen, Politieke en Sociale Wetenschappen Beta: Wetenschappen, Bio-ingenieurswetenschappen, Ingenieurswetenschappen en Architectuur Gamma: Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen, Diergeneeskunde, Farmaceutische Wetenschappen Als we met deze verdeling naar de steekproef kijken, zien we een oververtegenwoordiging van Alfawetenschappen: • 42% Alfawetenschappen (24% in totale UGent populatie) • 39% Betawetenschappen (44% in UGent) • 17% Gammawetenschappen (19% in UGent)

Gegeven deze bias, welke trends zien we dan in de verschillende bibliotheeksystemen voor de groep “Dr.Peeters”? • Er zijn significant meer bezoeken door Alfawetenschappen op de homepage van de Universiteitsbibliotheek ten opzichte van Betawetenschappen en Gammawetenschappen. • Er zijn significant meer bezoeken door Alfawetenschappen op de MeerCat discovery interface ten opzichte van Betawetenschappen en Gammawetenschappen. • Er zijn significant meer bezoeken door Alfawetenschappen op de ALEPH catalogus dan Betawetenschappen en Gammawetenschappen. (opmerking: vooral onderzoekers in Politieke en Sociale Wetenschappen gebruiken Aleph) • SFX diensten worden door alle onderzoekers veel gebruikt maar significant meer door Betawetenschappen en Gammawetenschappen. • De LibHub (ELIN) diensten worden niet door “Dr.Peeters” gebruikt. (opmerking: uit andere cijfers weten we dat ELIN vooral door studenten wordt gebruikt) • Web of Science wordt door alle onderzoekers veel gebruikt maar significant meer door Betawetenschappen en Gammawetenschappen. Deze trends suggereren dat de klassieke bibliotheekdiensten zoals de catalogus en de bibliotheek homepage vooral de Alfawetenschappers zal aantrekken. Beta- en Gammawetenschappers werken meer in de specialistische databanken zoals Web of Science. Overkoepelende full-text databanken zoals LibHub (ELIN) worden niet of nauwelijks gebruikt. Het effect van



Google (Scholar) kan in dit rapport niet direct worden gemeten, hoewel het een van de populaire startpunten is voor SFX aanvragen.

Uit de bespreking 1.

In de doorlichting werd vooral gekeken naar dé studenten en dé onderzoekers. Maar is dit wel het correcte onderscheid tussen gebruikersgroepen? Moeten we niet eerder naar groepen/faculteiten kijken? Het is duidelijk dat om de bezoekersopdeling helder te krijgen meer metingen nodig zijn. “Dr.Peeters” is een eerste aanzet en bevestigt in ieder geval al de verwachtingen.

2.

Lib.ugent.be gaat naar 1 generiek profiel van dé bezoeker. Is het relevant deze piste aan te houden of moeten we dienstverlening diversifiëren (op de plaats waar de gebruikersgroepen zijn). Een piste kan ook zijn de generiek gebruiker aan te houden maar faculteiten de mogelijkheid geven om subsets te embedden in eigen websites, bijvoorbeeld door filters. Ervaring leert dat diversificatie in systemen altijd een extra kost betekent, wat steeds goed afgewogen moet worden. Tegelijkertijd wordt er steeds meer vakoverschrijdend gewerkt, dus de vraag is hoever je moet/wil personaliseren zonder relevante content te verbergen voor gebruikers.

Taken 1.

Publieksonderzoek moet systematisch onderdeel zijn van de webstrategie, om op korte termijn te kunnen inspelen op noden van gebruikers en om onderbenut potentieel gericht te bespelen.

2.

Er is een permanent spanningsveld tussen de specifieke noden van specifieke onderzoekers en de noodzaak om voor het geheel van de UGent een coherente dienstverlening aan te bieden (publieksdiensten, metadatastructuren, databanktoegangen...). Een nieuwe aanpak voor de webontsluiting van de collecties moet opnieuw een evenwicht vinden in dit spanningsveld.



Contentbeheer en websites Presentatie Hoe wil je informatie (databanken, catalogi, adressen…) meenemen naar facultaire websites? Welk soort informatie wil je (her)gebruiken op andere plekken (Google, Facebook, Amazon...) ? Een presentatie met een overzicht van websites van facultaire bibliotheken en vakgroepbibliotheken toont dat de bibliotheken soms diep verstopt zitten, dat de branding van de faculteit belangrijk is en dat de websites zeer divers zijn. Op welke gebieden kunnen universiteitsbibliotheek en faculteitsbibliotheken nog meer dezelfde IT instrumenten gebruiken, hoe kunnen de bibliotheken efficiënter ondersteund worden? In de voorbije periode heeft het IT team sterk ingezet op een goed functionerende centrale website die als een portaal alle bibliotheken lokaliseert en waarachter een sterke zoekmachine zit waarmee in alle bibliotheken en digitale collecties van de UGent gezocht kan worden. Als aanvulling daarbij is het belangrijk dat de IT-tools ook ingezet kunnen worden om de faculteitsbibliotheken toe te laten eenvoudig een pagina met search en lokale informatie in te passen in de portaalwebsite van UGent. Er wordt momenteel gewerkt aan een nieuwe structuur en layout voor dit portaal (www.ugent.be). Qua timing moet gestreefd worden naar een integratie bij de lancering van dit vernieuwde portaal. Op dat moment moeten ook een aantal basisblokjes voor de bibliotheken klaar staan, bijv. adressen en openingsuren, search widget die per faculteit beperkt kan worden, selectie van databanktoegangen... zodat de faculteiten voor hun doelgroepen zinvolle info kunnen presenteren, zonder dat items uit de catalogus steeds opnieuw gekopieerd moeten worden in andere content management systemen. De uitdaging ligt in het integreren van de bibliotheekdiensten met andere digitale diensten van UGent (bijv. Minerva), wat alleen kan als er voor de diverse informatiegehelen telkens één punt is waar de informatie bewaard en onderhouden wordt en die gemakkelijk in te passen is in allerlei contexten, zoals nu al in Biblio gebeurt.

Uit de bespreking 1. Letteren & Wijsbegeerte: Het bibliotheekteam is bezig met het uittekenen van alle informatiestromen waarmee het rekening moet houden. Enkele aandachtspunten daarbij: • Het intranet voor het bibliotheeknetwerk is slechts een forum, er is geen directe input van faculteitsbibliotheken. het intranet van de faculteit daarentegen vereenvoudigt de samenwerking met andere diensten en data kan eenvoudig worden doorgestuurd van het intranet naar de website. • Op de website lib.ugent.be kunnen faculteitsbibliotheken de eigen info niet editeren, waardoor veel informatie twee keer online wordt gezet, in verschillende layouts. versie maandag 1 oktober 2012 - pagina 10


Bij de hele reorganisatie en de verhuis komt er steeds meer informatie over de collecties, de dienstverlening, etc. op de website van de faculteit. Die informatie zou gekoppeld kunnen worden aan de info op de algemene website lib.ugent.be. Kan dit via een CSS stylesheet (sjabloon)? Een widget? Andere software?

2. Biomedische bibliotheek Op de website zijn de zoekmachines belangrijkste, direct aan de digitale informatiebronnen kunnen is doorslaggevend voor gebruikers. Daarom wordt overbodige info zoveel mogelijk verwijderd en op achterliggende pagina’s gezet of er worden links gelegd naar de pagina’s waar andere diensten van de UGent toelichting geven. • Wat informatie zoeken betreft zet de biomedische bib meer in op ondersteunen en begeleiden van de student, ook via online handleidingen en er zijn e-learning projecten, bv. over information literacy. • Er wordt veel zorg besteed aan FAQs, zodat er minder uitgebreide handleidingen nodig zijn. • De historische collectie Palfijn heeft een aparte pagina. • In grote faculteiten is het een illusie dat je je gebruikers kent, dus neem je als basishouding een gidsfunctie: de gebruiker naar de basisinstrumenten leiden en specifiek aanbod in de kijker zetten.

3. Elementen die terugkeren op de diverse websites bibliotheken UGent • Contact: doorverwijzen, centraal, balie, of virtueel … • Beschrijvende info • Tekstmateriaal over bibliotheekbeleid bijna niet te vinden • Eigen databanken • Attenderen: recente aanwinsten, beschikbare tijdschriften, bronnengidsen, lijstjes met links, naar andere bibliotheken, boekhandels, etc • Praktische tips over VPN, Endnote, etc • Over boeken maken, posters maken, ISBN nummer aanvragen (hoe een publicatie maken) • Formulieren allerhande (aanwinsten suggesties) • Openingsuren: centraal beheer, decentraal embedden • Voorzieningen voor gehandicapten etc • Voor specifieke opleidingsonderdelen: boekenlijst waar te vinden? cf.. Virtuele kenniscentra (VKC)



4. Discussie Het overzicht van elementen toont heel veel overlappingen en vergelijkbare noden. Een bouwdoos voor bibliotheekwebsites met daarin een aantal van de terugkerende elementen (een aantal shortcuts naar databanken, adressen en openingsuren, een search interface...) is perfect mogelijk: daarmee kan je als faculteitsbibliotheek een identiteit creëren, daarin gesteund door nieuwe IT-tools. Veel van de huidige IT-diensten voor de bibliotheken van de UGent zijn nog ingericht rond de veelheid van bibliotheken en proberen de werking van die bibliotheken te ondersteunen. Vooral in Aleph en op de lib.ugent.be website wordt het aanbod nog sterk per bibliotheek en niet vanuit inhoudelijke parameters gepresenteerd, wat met name voor het digitale aanbod lastig is (databanken, tijdschriften, e.a. zijn meer per vakgebied geordend). In zekere zin ondersteunen de huidige IT-diensten nog sterk het oude model van vakgroepbibliotheken en niet de nieuwe netwerkstructuur (cfr. Björnshauge). Er is een omslag mogelijk, waarbij meer tools ter beschikking worden gesteld om integraties van digitale collecties en dienstverlening te bouwen. Zeker op het niveau van de faculteitsbibliotheken zou dat ook daadkrachtig ondersteund moeten worden.

Taken 1.

Er is een opportuniteit om het werk te vereenvoudigen (kosten/baten analyse) in de faculteitsbibliotheken. Er is in deze overweging niet alleen lib.ugent.be, maar ook de sociale media en de locatiegebonden media, die nu onderbenut blijven.

2.

De bibliotheek-IT zou bouwblokken moeten aanbrengen voor de websites van de faculteitsbibliotheken, zodat een coherente bibliotheekervaring mogelijk is, met tegelijkertijd de nodige accenten per faculteit (cf. “Dr.Peeters”). De lange termijn bedoeling daarvan is dat de IT-diensten voor de digitale bibliotheek het netwerk vooruit stuwen naar meer coherentie en samenhang.

3.

De IT-diensten voor de digitale bibliotheek zullen meer diverse en pro-actieve communicatiestrategieën met de diverse gebruikers moeten opzetten, zodat alle betrokkenen gehoord worden en pertinente feedback krijgen.



Discovery systemen Presentatie Bibliotheken over de hele wereld worstelen met de vraag hoe een webcatalogus kan overleven in tijden van Google (Scholar), Wikipedia en het “Internet” in het algemeen. De verzuchting is dan toch vaak “[the] library core functionality is being the gateway for locating research information”. De realiteit is echter anders: “the library is not often the first stop for research (or, no stop at all)”. (cfr. Jason Vaughan) Discovery systemen zijn exponenten van de hoop van veel bibliotheken om een deel van die basisfuncties terug in bibliotheeksoftware te krijgen. Maar dit zijn vanuit technologisch oogpunt heel complexe uitdagingen, gegeven de huidige mogelijkheden van OPAC systemen. Wat zijn de argumenten van universiteitsbibliotheken om de OPAC in te ruilen voor een discovery systeem? De nieuwe systemen moeten op de eerste plaats veel eenvoudiger zijn: “users prefer poor quality information that is easy to find over high quality that is harder to find” (cfr. Marcia J. Bates). En op de tweede plaats moeten ze eenvoudig toegang bieden tot elektronische of papieren toegang: “users want a seamless flow from discovery to delivery”. (cfr. Karen Calhoun) En ten derde, de elektronische bronnen moeten veel meer gebruikt worden omdat de kostprijs van elektronische informatie veel hoger is dan die van gedrukte collecties, waardoor de feilloze discovery en een groot gemeten gebruik van de elektronische bronnen voor bibliotheken erg belangrijk is.

Dit zijn de argumenten van de bibliotheken. Maar wat willen de eindgebruikers? Uit de AGConsult vragenlijsten blijkt dat onderzoekers vooral op zoek zijn naar hun specialistische databanken (Web of Science, PubMed) en vervolgens vooral artikels willen downloaden. In het ‘Discovery’ rapport aan de werkgroep werden de IT-keuzes onderzocht van de top 100 universiteiten uit de Times Higher Education World University ranking met de volgende 4 vragen: 1. Wat is de ILS/Front-End combinatie die ze geïmplementeerd hebben? 2. Welke keuzes hebben ze gemaakt voor meta/integrated artikeldatabanken? 3. Vervangt de next-generation discovery de traditionele OPAC? 4. Combineert men e-content en papier in één index in de discovery engine (de ene zoekbox op alles)?

Resultaten:



• 36% van de universiteiten heeft de traditionele OPAC als catalogus front-end. • 18% installeerden een open-source discovery engine, 17% Primo, 13% WorldCat Local, 6% Summon. • 15% heeft geen artikel databank, 17% MetaLib, 21% Summon, 20% PrimoCentral, 10% WorldcatLocal. • In 80% van de gevallen vervangt de next-generation discovery niet de traditionele OPAC. Waar dit wel lukt (de overige 20%) is dit 50-50 split tussen Primo en WorldcatLocal. • 61.6% van de klanten van een next-generation discovery kiest voor de ene zoekbox op alles, 38.4% kiest voor verschillende ingangen.

De Universiteitsbibliotheek Gent heeft sinds 2004 de toegang tot een artikeldatabank (ELIN/LibHub) en een next-generation OPAC (MeerCat) of discovery tool. Wat zijn de effecten? We hebben gezien dat ongeveer 10-15% van de bezoekers van MeerCat zoekacties starten in de ELIN/LibHub artikeldatabank. Deze cijfers zijn gelijkaardig aan andere bibliotheken die hun discovery statistieken hebben vrijgegeven. Met name de cijfers van de Universität zu Köln (Duitsland) zijn erg gelijkaardig, bovendien hebben zij een goed vergelijkbare opstelling met een full-text zoekmachine en met EBSCO Discovery. Als we werkelijk willen meten of discovery systemen het gebruik van e-resources laten toenemen, dan moeten we naar de statistieken van uitgevers kijken. En inderdaad, discovery systemen brengen voor uitgevers als JSTOR de meerderheid van de gebruikers naar hun publicaties. Maar het is in heel grote mate Google en de andere systemen zijn bijna verwaarloosbaar: • 56% van de full-text aanvragen komen via Google • 19% van de native JSTOR interface • 10% via Crossref, Wikipedia, ISI, libhub • 8% via andere kanalen • 7% via bibliotheek websites • 1% via bibliotheek discovery tools Dit is niet verwonderlijk: LibQual rapporten tonen aan dat wereldwijd studenten en onderzoekers niet meer naar de bibliotheekwebsites komen, maar daarentegen Google, Yahoo en diensten als Web of Science of PubMed als startpunt van onderzoek gebruiken.

Case: Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg Gent Het UZ en de Biomedische faculteit van de UGent zijn twee instellingen die samen een kenniscentrum willen opzetten om voor onderzoekers, studenten en alle andere betrokkenen een eenduidige omgeving op te bouwen met interne procedures, wetenschappelijke literatuur, competentiegebieden van artsen enz. Het uitgangspunt daarbij is een gebruikersprofiel, volgens dienst of vakgroep, dat centraal wordt aangemaakt, maar op eigen initiatief kan worden verfijnd. Daarvoor is een complexe mapping gemaakt, want de diensten van het UZ zijn niet op dezelfde versie maandag 1 oktober 2012 - pagina 14


manier ingedeeld als de vakgroepen van de UGent. Dit project beoogt dus een domeinspecifiek portaal waar gebruikers van twee instellingen gekend zijn en op basis van hun status in de instelling toegangsniveaus in het portaal bepaald worden.

Het kenniscentrum bundelt drie soorten content: • Interne content van het ziekenhuis (biblio, nieuwsbrieven, onderzoekspagina), wat zal worden aangevuld met de inhoud van het document management systeem (bestek in opmaak). • Competentie-tool: Niet alle medewerkers weten duidelijk welke knowhow in huis beschikbaar is, het portaal wordt een front office op de nieuwe competentie-tool, om gebruikers meteen naar de juiste expert te leiden. • Externe content toegankelijk naargelang profiel. Deze informatie wordt minstens getrapt weergegeven, eerst de top 20 tijdschriften voor een vakgebied als basis, dan zelf verder bepalen welke bronnen belangrijk zijn (eventueel met link naar SFX), waar mogelijk met TOC (libhub en tic/toc dienst). De grote uitdaging in dit project is de oefening in personalisering: niet teveel en niet te weinig. Dit zal goed geanalyseerd moeten worden, want er zijn heel grote verschillen tussen de behoeftes van verschillende groepen. Een discovery systeem hiervoor gebruiken zou een aantal dingen vereenvoudigen, bijv. omdat er dan slechts 1 leverancier is, waardoor het risico beheersbaar blijft, maar omwille van de mengeling van gebruikersgroepen uit verschillende instellingen is dat in het kader van de huidige licenties op databanken, tijdschriften en e-resources algemeen, heel complex.

Taken Het is de taak van de bibliotheken van de UGent om de gebruikers zo goed als mogelijk van e-resource te voorzien door: 1.

Strategische aankoop van elektronische tijdschriften en e-books.

2.

SFX-links aante bieden binnen alle externe bronnen en SFX performance te meten en op te volgen.

3.

Bibliotheekservices met open data en API doorzoekbaar te maken door de grote search engines, niet alleen voor de collecties, maar ook bijv. openingsuren in Google Places.

4.

Rijkere lokale niche services en content aante bieden.



Best Practice Om een aantal concepten in de webstrategie te valideren en de consequentie voor de praktijk van een netwerkorganisatie met een centrale IT aansturing door te praten, heeft de werkgroep twee gasten uitgenodigd. BIBNET is de organisatie die in Vlaanderen de digitale omslag van de openbare bibliotheken begeleidt en aanstuurt en daarvoor de IT tools aanreikt. CultuurNet Vlaanderen is de organisatie die in Vlaanderen alle event informatie voor de brede cultuursector (t.e.m. vrije tijd en toerisme) in een centrale databank verzamelt en vervolgens via talloze kanalen verspreidt. Voor de realisatie daarvan is een sterk geografisch georganiseerd netwerk van partners uitgebouwd.

Vernieuwingstraject zoeken.bibliotheek.be In de presentatie werd in detail getoond hoe het netwerkmodel uitgewerkt is voor de catalogus van de openbare bibliotheken. Het beeld van een centrale catalogus voor alle bibliotheken is bijgesteld tot een gelaagd model. De records worden centraal beheerd in samenwerking met de vijf provinciale bibliotheeksystemen (hierna: PBS). Uitleenverrichtingen worden bewaard in de lokale databank van de bibliotheek of in het PBS. De provincies bieden eigen webinterfaces aan, maar alleen zoeken.bibliotheek.be biedt de complete databank, aangevuld met digitale content en diverse verrijkingen (FRBR, VIAF authorities...). De vernieuwing bestaat er nu in dat de interface op Aquabrowser helemaal herschikt is en aangepast aan de actuele gebruiken op internet en telkens gekloond wordt voor elke deelnemende gemeente (type: halle.bibliotheek.be; waregem.bibliotheek.be enz.) en dat de gebruikers van de nationale interface heel snel kunnen doorklikken naar de lokale interfaces van de bibliotheken waarvan zij lid zijn en de zoekresultaten vervolgens beperkt worden tot de toegankelijke content. Onderliggend worden alle bibliotheekpassen aan elkaar gekoppeld tot een open BibID, waarmee ook toegang tot digitale bronnen gefaciliteerd kan worden.

Aandachtspunten: • Alleen de nationale website wordt in Google aangeboden en er is een diepe, event-based Google Analytics tracking opgezet en uitgetest, om te evalueren waar informatie best wordt gevonden. • In de bouw van de interface is een verschil gemaakt tussen metadata en metacontent. Metadata wordt vrij gedeeld tussen alle bibliotheken en voor alle bezoekers, maar wordt in eerste instantie heel beperkt getoond: titel en auteur. Alle andere metadatavelden uit de catalogus zitten verstopt achter een knopje met “details”. Metacontent is boeiender voor de bezoekers: coverbeeld van een boek of CD, abstract van een boek, knipsels, uittips passend bij een zoekvraag enz. Maar dit soort rijkere informatie kan niet overal (gratis) aangeboden worden. versie maandag 1 oktober 2012 - pagina 16


• De technologie van Aquabrowser laat een erg fijnmazige ranking toe van de zoekresultaten en kan metacontent gericht plaatsen tussen de results. • Voor de realisatie van het OpenBibID worden met heel diverse bibliotheeksystemen koppelingen gebouwd. Voor de start wordt ook met Aleph gekoppeld, dankzij de component X-services (echter geen uitleenhistoriek).

Uit in Vlaanderen Informatie over evenementen (wie, wat, waar, wanneer) wordt decentraal ingevoerd door de organisatoren zelf (zij hebben het grootste belang en de beste informatie) en er is zelfs decentrale validatie: minstens 1 persoon per gemeente. Validatie gebeurt tegenwoordig als de data al online zijn: weinig tot nooit problemen mee. Deze informatie wordt ontsloten op een centrale website: uitinvlaanderen.be, waar alle nieuwe functionaliteiten eerst uitgerold worden. Gebruikers kunnen een account aanmaken (een UiTID) om een persoonlijk profiel mee op te bouwen (“ik was daar”), waarmee vervolgens aanbevelingen gegenereerd worden. Deze website is ook het centrum van een heel volledige promotie strategie van culturele evenementen (Uit met... in METRO, Vlieg! actie voor kinderen, enz.) Deze informatie is ook beschikbaar voor partners: in de vorm van datafeeds, in de vorm van kant en klaar printbare affiches of evenementenkalenders met het aanbod in een gemeente, in de vorm van Facebook events, in de vorm van widgets voor de website, enz. Om dit gebruik en hergebruik van data te ondersteunen is een complete website ingericht (tools.uitdatabank.be) voor de partners: • WYSIWYG interface voor het configureren van de kalenderwidget • signaleren van problemen en opvolging ervan • handleidingen bij dataformaat en datastructuur • rapporteringsomgeving • APIdocs • drupal module om in een website te integreren

Aandachtspunten: • CultuurNet Vlaanderen is een erg horizontale organisatie. Er is een systems team, een content team en een team customer services, maar nu ook een team “partner services”, die een aanspreekpunt zijn voor heel diverse partners zoals gemeentes, mediabedrijven, onderzoekers enz. Dit team is een pro-actieve tussenpersoon tussen de applicatiebeheerders en de projectmanagers die development aansturen; zij maken de vertaalslag tussen de noden van alle verschillende partners en de roadmaps en specificaties waarmee development wordt aangestuurd. • Opstellen van de requirements, wireframes e.d. wordt ook uitbesteed, alleen het project management blijft intern. Het voordeel daarvan is zeer heldere specificaties voor leveranciers en leveranciers zijn inwisselbaar. Ontwikkelingsdagen voor extra functionaliteit en onvoorziene omstandigheden worden altijd opgenomen in de gunning. versie maandag 1 oktober 2012 - pagina 17


Taken 1.

Bij een netwerkorganisatie met een grote IT inbreng is de rol van een partnerteam cruciaal, zodat issues van gebruikers snel aan developers gesignaleerd worden, maar ook om te zorgen dat gewenste nieuwe functionaliteit in een roadmap wordt gegoten, ipv. meteen als losse todo’s aan de developers door te geven. Dit is een specifieke en arbeidsintensieve bezigheid.



Referentiedocumenten Auteurs

Jaar Titel

Kristiina Hormia-Poutanen, Herbert Van de Sompel,

2012

A library with a view : Investigation into the Digital Library of UGent

Simone Kortekaas

2012

Thinking the Unthinkable: A Library without a Catalogue

Bruce Heterick

2012

Escaping Plato’s Cave

Françoise Opsomer (red.)

Erik Bastiaanse, Renze Brandsma, Maarten Steenhuis Mary M. Somerville, Barbara J. Schader, John R. Sack Marshall Breeding, Andromeda

2011 2011

Een discovery tool voor UBA en UBL : Betere toegang tot de digitale bibliotheek in het licht van veranderende systemen Improving the Discoverability of Scholarly Content in the Twenty-First Century : Collaboration Opportunities for Librarians, Publishers, and Vendors

2011

Librarians' Assessments of Automation Systems: Survey Results 2007-2010

2011

Web Scale Discovery Services

2011

How Users Search the Library from a Single Search Box

Peter Van Boheemen

2010

Discovery interface voor Bibliotheek Wageningen UR

Doug Way

2010

The Impact of Web-scale Discovery on the Use of a Library Collection

2009

Online Catalogs: What Users and Librarians Want

2003

Improving User Access to Library Catalog and Portal Information

Yelton Jason Vaughan Cory Lown, Tito Sierra, Josh Boyer

Karen Calhoun, Joanne Cantrell, Peggy Gallagher, Janet Hawk Marcia J. Bates


Eindverslag Werkgroep Webstrategie. Algemene webstrategie voor de bibliotheken van de UGent

Recommend Documents