EINDVERSLAG Behoefteverkenning Terugkoppeling van gegevens voor bekostiging en beleid in PO, VO en MBO. Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs

EINDVERSLAG Behoefteverkenning Terugkoppeling van gegevens voor bekostiging en beleid in PO, VO en MBO

Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs

Januari 2014

INHOUDSOPGAVE

1. Inleiding

2

2. Procesbeschrijving

2

3. MBO-sector

3

4. VO-sector

3

5. PO-sector

4

6. Advies voor vervolg

5

Bijlage 1: Behoefte verkenning in MBO

Bijlage 2: Behoefteverkenning in VO

Bijlage 3: Behoefteverkenning in PO

2

1. Inleiding Scholen en instellingen leveren gegevens van individuele leerlingen aan DUO. Vervolgens verrijkt en verwerkt DUO deze tot bekostigingsbeschikkingen en informatie voor beleid, begroting en toezicht van OCW. Deze verrijkte gegevens op leerling niveau zijn echter ook voor sectorraden en instellingen van belang. Ook draagt terugkoppeling ervan bij aan meer transparantie in de totstandkoming van bekostigingsbeschikkingen en de informatie waarop OCW handelt richting instellingen. In het verleden konden gegevens echter niet op individueel niveau teruggekoppeld worden, omdat er geen wettelijke basis was. Voor BRON-HO is echter wetgeving ontwikkeld waarin geregeld is dat alle voor de bekostiging relevante (verrijkte) gegevens, waaronder bekostigingsstatus per leerling, na inschrijving terug geleverd kunnen worden aan instellingen. Voorgesteld is om dit voor alle sectoren te regelen. Gebruikmakend van de ervaring bij BRON-HO is verkend aan welke bekostigingsgegevens in de andere sectoren behoefte is. Het uiteindelijke doel dit traject is het realiseren van de terugkoppeling van benodigde bekostigingsgegevens voor instellingen in het PO, VO en MBO. In een proces van co-creatie werken SION en OCW samen aan het definiëren van informatiebehoefte, juridische borging (AMvB) en realisatie van ketenvoorzieningen om gegevens uit te wisselen. Voor het realiseren van deze doelstelling zijn de volgende op te leveren resultaten beschreven: 1. Een analyse van wenselijke en benodigde gegevens per sector 2. Een door OCW/DUO uitgevoerde Privacy Impact Assessment (PIA) voor de levering van de gegevens 3. Input voor door OCW op te stellen Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB) per sector PO, VO en MBO voor de juridische basis van de levering (in navolging van BRON-HO) Hoewel deze resultaten in het projectplan worden gedefinieerd als resultaten die SION dient op te leveren, is resultaat 2 in feite in handen van OCW/DUO. In het voor u liggende verslag wordt een analyse beschreven van de wenselijke en benodigde gegevens per sector. Dit rapport dient als input voor de door OCW op te stellen juridische basis voor teruglevering van gegevens, en de daarvoor benodigde Privacy Impact Assessment. Allereerst wordt de procesbeschrijving van de behoefteverkenning gepresenteerd, waarna de resultaten in achtereenvolgens MBO, VO en PO aan bod komen. Het verslag sluit af met een advies voor vervolgstappen.

2. Procesbeschrijving In de sectoren MBO, VO en PO is een behoefteverkenning uitgevoerd; in het MBO door SaMBO-ICT, in PO en VO door Kennisnet, in opdracht van SION. Die verkenning kende de volgende stappen: MBO  Interviews met experts en stakeholders van OCW, DUO, MBO-Raad en SaMBO-ICT.  Werksessie met vertegenwoordigers van MBO-instellingen.  Terugkoppeling van de resultaten van de werksessie op de SaMBO-ICT gebruikersdag.  Verwerken van feedback van deelnemers aan de werksessie en de SaMBO-ICT gebruikersdag. VO     

Interviews met experts en stakeholders van OCW, DUO, VO-Raad en Schoolinfo. Gesprekken met bestuurders van VO-instellingen. Werksessie met vertegenwoordigers van VO-instellingen. Terugkoppeling van de we4rksessie naar een grotere groep VO-vertegenwoordigers op het PO/VO-congres. Verwerken van de feedback van deelnemers aan het PO/VO-congres.

PO    

Interviews met experts en stakeholders van OCW, DUO, PO-Raad en Schoolinfo. Werksessie met vertegenwoordigers van PO-instellingen. Terugkoppeling van de werksessie naar een grotere groep PO-vertegenwoordigers op het PO/VO-congres. Verwerken van de feedback van deelnemers aan het PO/VO-congres.

3

3. MBO-sector MBO-instellingen hebben behoefte aan terugkoppeling van bekostigingsgegevens op individueel en geaggregeerd niveau. Deze wens wordt versterkt door de modernisering van de bekostiging, waardoor de bekostiging van studenten afhankelijk wordt van onder andere de verblijfsduur en behaalde diploma’s in het MBO. De belangrijkste veranderingen in de bekostiging komen (in het kort) op het volgende neer.  Als gevolg van de cascaderegeling wordt de bekostiging van elke student bepaald op basis van de behaalde diploma’s in het MBO en de bekostigde verblijfsduur in het MBO. Op basis daarvan wordt van elke inschrijving en diploma bepaald of deze wordt bekostigd en met welke prijsfactor (bijvoorbeeld 0.8, 1 of 1.2)  Om instellingen meer inzicht te geven, waarop de bekostiging is gebaseerd, wordt het terugmeldingsoverzicht aangepast. In het huidige ontwerp betekent dit, dat per opleiding, BOL/BBL, niveau en bekostigde verblijfsjaren het aantal bekostigde studenten wordt vermeld waarop de berekening van de bekostiging is gebaseerd. De instelling kan in de huidige situatie niet op individueel niveau vaststellen hoe hoog de bekostiging zal zijn. Daarnaast kunnen instellingen de beleidsinformatie niet altijd relateren aan hun eigen administratie. Dit komt voornamelijk doordat niet bekend is welke opleidingen en diploma’s zijn meegenomen in die beleidsinformatie. Om juist te kunnen begroten, moeten instellingen onderstaande gegevens van elke student teruggekoppeld krijgen :  Vooropleiding (inclusief eventueel overgangsbewijs havo 3-4 en behaald diploma).  Aantal bekostigde verblijfsjaren in het MBO.  Bekostigde diploma’s in het MBO.  Prijsfactor van de opleiding.  Diplomawaarde op basis van eerder bekostigde diploma’s. Instellingen hebben bovendien behoefte aan een uitbreiding van de terugkoppeling van gegevens over:  Verblijfsstatus.  Code leerbedrijf en VSV-status.  Vermelding van de inschrijving die wordt meegeteld in de beleidsinformatie.  Het diplomaresultaat dat wordt meegenomen in het jaar- en/of diplomaresultaat. Voor het moment van terugkoppeling geldt: hoe eerder, hoe beter. De gegevens waarop de bekostiging gebaseerd wordt, gebruikt een instelling ook om een (aankomend) student te begeleiden bij de studiekeuze. Om laatst genoemde reden, ontvangen de instellingen deze gegevens het liefst al op het moment dat een student zich aanmeldt. De bekostiging die een instelling ontvangt, is daarnaast afhankelijk van hoe de eigen aantallen zich verhouden tot het totaal van de sector. Instellingen hebben daarom ook behoefte aan het totaal aantal inschrijvingen in het MBO. Een gedetailleerde analyse van de behoefte aan terugkoppeling van gegevens voor bekostiging en beleid is te vinden in bijlage 1.

4. VO-sector In tegenstelling tot het HO en MBO is de behoefte aan terugkoppeling vooral gerelateerd aan de uitzonderingsgevallen. Het gaat om leerlingen die speciale bekostiging hebben of leerlingen die volgens DUO vroegtijdig verzuimen. Het komt voor dat de eigen gegevens van de school niet corresponderen met de gegevens van DUO. Dit leidt tot toekenningsbrieven waarvan de inhoud niet goed herleidbaar is. Oorzaken liggen soms in de aanlevering (de school geeft zelf een foute code door en komt daar veel te laat achter) en soms in de door DUO gehanteerde definities en berekeningswijzen. Wat betreft informatie omtrent de bekostiging, is in het VO een duidelijk onderscheid tussen drie categorieën:  Basisbekostiging: Hierbij gaat het vooral om verbeteringen van het proces, waarin de school een correcte en volledige aanlevering van leerlingaantallen doet ten behoeve van de basisbekostiging. Dit is voornamelijk gericht op registratie van de juiste aantallen, en het opsporen en corrigeren van verschillen.  Aanvullende regelingen: Naast de basisbekostiging zijn er tal van aanvullende regelingen, uiteenlopend van leerplus-regeling tot vroegtijdig schoolverlaters. Hierbij gaat het om de controle van de juiste aanlevering van de gegevens die daarvoor nodig zijn, en de teruglevering van informatie waaruit blijkt of er bekostiging op basis van aanvullende regelingen van toepassing is, en op basis van welke gegevens.  Financiële beschikking:

4

Tenslotte is er behoefte aan teruglevering van gegevens over de financiële beschikking, en de gegevens waarop die gebaseerd is. Hieronder is beschreven aan welke terugkoppeling behoefte is in de drie verschillende categorieën. Categorie Basisbekostiging

Aanvullende regelingen

Financiële beschikking

Behoefte teruglevering Bekostigingsstatus op individueel niveau, die vermeldt of de leerling geheel, gedeeltelijk of niet bekostigd wordt. Als een gedeeltelijke bekostiging mogelijk is (bijvoorbeeld 0,8 in plaats van 1), dan zou dat ook in de bekostigingsstatus aangegeven moeten worden. Notificatie gewijzigde bekostigingsstatus Afwijkende GBA-gegevens Notificatie gewijzigde GBA-gegevens Overzicht Geregistreerde Leerlingen op individueel niveau (incl. signalen en bekostigingsstatus) Overzicht Geregistreerde Leerlingen altijd opvraagbaar per peildatum/teldatum Aanlevering en teruglevering niet-bekostigde leerlingen Signaal bij opheffing dubbele inschrijving Op individueel niveau de aanvullende regelingen die van toepassing zijn en de gegevens waarop deze toekenning is gebaseerd. Betreft in ieder geval de leerplusregeling en nieuwkomers Ontwikkelingsprofiel LWOO en PRO Lijst met VSV-ers per 1/10 Uitgesplitst naar Brin-nummer en –locatie, basisbekostiging en aanvullende regelingen, en het vaste en leerlingafhankelijke deel Online opvraagbare onderbouwing van de financiële beschikking, uitgesplitst naar Brin-nummer en –locatie, basisbekostiging en aanvullende regelingen, en het vaste en leerlingafhankelijke deel, voor zover dit nu nog niet het geval is.

Daarnaast geven bestuurders aan dat er behoefte is aan een actieve snelle, signaleringsfunctie wanneer een leerling is ingeschreven op een andere school. In de huidige situatie is het een arbeidsintensief proces om leerlingen die tussentijds overstappen te verwerken in de leerling administratie systemen. In bijlage 2 is een gedetailleerd verslag te vinden van de behoefteanalyse die met vertegenwoordigers van VOscholen is gemaakt daarin wordt ook gedetailleerder ingegaan op het gewenste moment van teruglevering.

5. PO-sector Kenmerkend voor de PO sector is dat leerlingen zich gedurende het hele jaar aanmelden en inschrijven. De bekostiging van PO scholen houdt dan ook rekening met groei. Groeibekostiging houdt in dat scholen een toename in leerlingaantallen bekostigd krijgen, wanneer deze een drempelwaarde ten opzichte van de 1 oktober telling overschrijdt. Deze groeibekostiging wordt toegepast op het niveau van een schoolbestuur, en moet dus gelden voor de totale groei van het leerlingaantal van de aangesloten scholen samen. Scholen hebben aangegeven inzicht te willen hebben in de mate waarin zij bijdragen in de eventuele groeibekostiging. Dit kan door per school (brin-nummer) inzicht te geven in de ontwikkeling van het leerlingaantal op de peildata vanaf 1 oktober. Net als in het VO zijn er drie categorieën wat betreft de informatiebehoefte omtrent de bekostiging:  Basisbekostiging: Hierbij gaat het vooral om verbeteringen van het proces, waarin de school een correcte en volledige aanlevering van leerlingaantallen doet ten behoeve van de basisbekostiging. Dit is voornamelijk gericht op registratie van de juiste aantallen, en het opsporen en corrigeren van verschillen.  Aanvullende regelingen: Naast de basisbekostiging zijn er tal van aanvullende regelingen, uiteenlopend van groeibekostiging tot culturele minderheden. Hierbij gaat het om de controle van de juiste aanlevering van de gegevens die daarvoor nodig zijn, en de teruglevering van informatie waaruit blijkt of er bekostiging op basis van aanvullende regelingen van toepassing is, en op basis van welke gegevens.  Financiële beschikking: Tenslotte is er behoefte aan teruglevering van gegevens over de financiële beschikking, en de gegevens waarop die gebaseerd is.

5

Onderstaande tabel laat de behoefte aan gegevens zien voor de drie categorieën. Categorie Basisbekostiging



Behoefte teruglevering Bekostigingsstatus op individueel niveau GTB op individueel niveau Minimale vertraging tussen BRON en GTB Uniform signaal van dubbele inschrijving op individueel niveau, inclusief gegevens van de andere school Signalen met bijbehorende bekostigingsstatus Historie van opgeloste signalen Controle op elders ingeschreven Signaal bij opheffing dubbele inschrijving Ontwikkeling van het leerlingaantal op de peildata sinds 1 oktober, per brin-nummer Op individueel niveau de aanvullende regelingen die van toepassing zijn en de gegevens waarop deze toekenning is gebaseerd Aantal scholen dat de leerling heeft doorlopen Advies plaatsing vo Bekostiging per school Mutatiegrondslag beschikking

De tabel laat zien dat er ook gegevens zijn die niet bekostigingsrelevant zijn, maar waaraan wel behoefte is. Het gaat dan om de volgende gegevens.  Door DUO gehanteerde datum inschrijving leerling: Wanneer een leerling nog maar kort op een school zit, kan de school besluiten de resultaten voor de inspectie niet te laten meetellen.  Advies plaatsing vo: De po-school heeft een advies voor plaatsing op het vo gegeven. DUO krijgt deze gegevens ook aangeleverd van de vo-school, maar de po-school kan niet controleren of die informatie overeenkomt met het daadwerkelijke advies. Omdat hierop beleidsinformatie wordt gebaseerd, is het belangrijk dat de po-school dit indien nodig kan Net als in het VO is het proces rondom dubbele inschrijvingen is voor scholen ingewikkeld en tijdrovend. Scholen hebben behoefte aan duidelijke terugkoppeling van signalen van dubbele inschrijving. In bijlage 3 is een gedetailleerd verslag te vinden van de behoefteanalyse die met vertegenwoordigers van POscholen is gemaakt daarin wordt ook gedetailleerder ingegaan op het gewenste moment van teruglevering.

6. Advies voor vervolg De rapporten in de bijlagen bieden input voor de verdere ontwikkeling van regelgeving en de doorontwikkeling van BRON op het gebied van teruglevering van gegevens voor bekostiging en beleid, en voor een door OCW/DUO uit te voeren Privacy Impact Assessment (PIA) voor de levering van de gegevens. In het MBO en PO zijn er reeds gesprekken gepland tussen OCW/DUO en de sectorraden. Binnen DUO wordt het traject rondom de terugkoppeling van bekostigingsgegevens gekoppeld aan de doorontwikkeling van BRON. Het advies aan de stuurgroep is om de terugkoppeling van gegevens voor bekostiging en beleid in de toekomst ook vanuit dit bredere verband te benaderen. Het advies aan SION is om in 2014 zorg te dragen voor de vraagarticulatie van het onderwijsveld in het kader van de doorontwikkeling van BRON. Terugkoppeling van bekostigingsgegevens is daar een onderdeel van.

6

Bijlage 1: Behoefteverkenning in MBO

Terugkoppeling bekostigingsgegevens Inventarisatie behoefte mbo-instellingen

V1.0, 30 oktober 2013 7

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ............................................................................................................. 9

1.1. 1.2.

2.

Situatieschets .................................................................................................. 10

2.1. 2.2.

3.

Bekostiging ............................................................................................................................. 10 Beleidsinformatie..................................................................................................................... 12

Teruglevering van bekostigingsgegevens ........................................................ 13

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.

4.

Dit document ............................................................................................................................. 9 Het vervolg ................................................................................................................................ 9

Aanmelden .............................................................................................................................. 13 Inschrijven ............................................................................................................................... 14 Teruglevering BRON-foto........................................................................................................ 14 Terugmelding bekostiging ....................................................................................................... 14 Notificatie van wijzigingen ....................................................................................................... 15

Conclusies en aanbevelingen .......................................................................... 16

4.1. 4.2. 4.3.

Terug te koppelen gegevens ................................................................................................... 16 Moment van terugkoppelen ..................................................................................................... 16 Manier van terugkoppelen ....................................................................................................... 16

Documentgeschiedenis V0.1

26 september 2013

Bas Kruiswijk

V0.2

15 oktober 2013

Bas Kruiswijk

V0.3

16 oktober 2013

Ronald Reus

V1.0

30 oktober 2013

Jan Bartling

Verslag uitkomsten bijeenkomst 25 september 2013 Verwerking van opmerkingen na bespreking in de gebruikersgroepen Verwerking afstemming DUO, MBO-raad en saMBO-ICT 15-10-2013 Verwerken enkele opmerkingen

8

1. Inleiding Elke mbo-instelling levert gegevens van studenten aan DUO (BRON). Op basis van deze gegevens stelt DUO de bekostiging vast en wordt beleidsinformatie geleverd. Wanneer instellingen gegevens over inschrijvingen, BPVO’s en diplomeringen aanleveren aan DUO, krijgen zij op verschillende momenten in dat proces gegevens van DUO teruggeleverd. Die teruglevering stelt instellingen onder andere in staat om onjuistheden in hun administratie te corrigeren en om vast te stellen wat de hoogte van de bekostiging zal zijn. Instellingen hebben aangegeven behoefte te hebben aan terugkoppeling van bekostigingsgegevens op individueel en geaggregeerd niveau. Deze wens wordt versterkt door de modernisering van de bekostiging, waardoor de bekostiging van studenten afhankelijk wordt van onder andere de verblijfsduur en behaalde diploma’s in het mbo. Om deze behoefte aan terugkoppeling in kaart te brengen heeft saMBO-ICT samen met DUO en MBO Raad op verzoek van directie BVE een expertbijeenkomst georganiseerd op 25 september 2013. Daarin hebben vertegenwoordigers van de verschillende gebruikersgroepen van de instellingen, saMBO-ICT, DUO, de MBO Raad en Kennisnet de concrete behoefte geïnventariseerd.

a.

Dit document

Dit document is het verslag van de genoemde expertmeeting, en het startpunt voor afstemming met de betrokken partijen.

b.

Het vervolg

Het vervolg op de expertmeeting bestaat uit een aantal parallelle stappen, die uiteindelijk zullen moeten leiden tot daadwerkelijk aanpassingen van de teruglevering door DUO aan instellingen.   

Afstemming met de saMBO-ICT gebruikersgroepen Oplevering aan SION (programma van de samenwerkende sectorraden) waar voor alle sectoren de behoefte in kaart wordt gebracht Vervolgoverleg tussen saMBO-ICT, DUO, MBO Raad, OCW en enkele vertegenwoordigers van de instellingen, om concrete vervolgacties te bepalen. Mogelijk kunnen bepaalde wensen snel gerealiseerd worden, terwijl andere wensen binnen SION of langs een andere weg opgepakt moeten worden.

9

2. Situatieschets In dit hoofdstuk wordt de huidige situatie geschetst, en in kaart gebracht wat de belangrijkste redenen zijn achter de wens tot uitgebreidere terugkoppeling van bekostigingsinformatie.

a.

Bekostiging

Het proces rondom de uitwisseling van bekostigingsinformatie ziet er op dit moment als volgt uit.

Instelling

DUO / BRON

DUO / Bekostiging

aanmelding inschrijving uitschrijving diplomering

aanlevering melding / signaal / afkeuring BRON-foto

match

voorlopige foto (nov) integrale foto (januari) 2e voorlopige foto (maart) definitieve foto (juli)

terugmeldingsoverzicht Vaststellen bekostiging bekostigingsbrief

Samengevat werkt het proces als volgt.  Bij aanmelding van een student wisselt de instelling nog niets uit met DUO/BRON  Bij een inschrijving, wijziging of verwijdering van de inschrijving, diplomering of uitschrijving levert de instelling deze aan DUO/BRON. Dit gebeurt nu in de vorm van een batch-uitwisseling  BRON levert vrijwel direct een terugkoppeling met meldingen (goedgekeurde aanlevering), signalen (goedgekeurd met een opmerking) en afkeuringen.  BRON levert op vaste momenten, en op aanvraag van de instelling, een BRON-foto. Hierin krijgt de instelling alle aangeleverde informatie teruggekoppeld, zodat de compleetheid van de aanlevering kan worden geverifieerd door de instelling. DUO/BRON levert alleen terug wat de instelling zelf heeft aangeleverd, zonder verrijking  Op basis van de definitieve BRON-foto bepaalt DUO/Bekostiging uiteindelijk de bekostiging van de instelling. De instelling wordt daarover geïnformeerd door middel van een bekostigingsbrief en een bijbehorend terugmeldingsoverzicht waarin aangegeven is waarop de bekostiging is gebaseerd. Dit terugmeldingsoverzicht wordt ook beschikbaar gesteld op basis van de eerdere BRON-foto In de huidige situatie kan elke instelling op basis van de BRON-foto een vrij nauwkeurige berekening van de bekostiging maken. De bekostiging per student is van meerdere factoren afhankelijk, zoals de prijsfactor van het crebo waarop de student is ingeschreven, de deeltijdfactor en of de student BPV volgt. De enige onzekere factor voor de instelling is het landelijk budget en het landelijk aantal studenten, waarop de uiteindelijke hoogte van de bekostiging per student wordt gebaseerd. Op dit moment is het vanwege juridische belemmeringen ook niet mogelijk om individueel terug te koppelen. DUO mag geen verrijkte gegevens terugleveren, als die herleidbaar zijn tot een individuele student. In het kader van de modernisering van de bekostiging gaat hier het nodige aan veranderen. Deze verandering is in rood in het onderstaande schema weergegeven.

10

Instelling

DUO / BRON

DUO / Bekostiging


aanlevering melding / signaal / afkeuring bekostigingsstatus

BRON-foto


match? terugmeldingsoverzicht gesplitst naar opleiding, BOL/BBL, en bekostigde verblijfsjaren

Vaststellen bekostiging op basis van: - Diploma’s MBO - Verblijfsduur MBO

bekostigingsbrief

De belangrijkste veranderingen in de bekostiging komen in het kort op het volgende neer.  Als gevolg van de cascaderegeling wordt de bekostiging van elke student bepaald op basis van de behaalde diploma’s in het mbo en de bekostigde verblijfsduur in het mbo. Op basis daarvan wordt van elke inschrijving en diploma bepaald of deze wordt bekostigd en met welke prijsfactor (bijvoorbeeld 0.8, 1 of 1.2)  Om instellingen meer inzicht te geven, waarop de bekostiging is gebaseerd, wordt het terugmeldingsoverzicht aangepast. In het huidige ontwerp betekent dit, dat per opleiding, BOL/BBL, niveau en bekostigde verblijfsjaren het aantal bekostigde studenten wordt vermeld waarop de berekening van de bekostiging is gebaseerd. De instelling kan in deze situatie niet op individueel niveau vaststellen hoe hoog de bekostiging zal zijn, en dus ook niet eenvoudig controleren hoe de vastgestelde bekostiging matcht met de aangeleverde BRON-foto. In het hoger onderwijs is vooruitlopende op de aanpassing van de regelgeving rond het persoonsgebonden nummer (verrijkte gegevens mogen niet individueel worden teruggekoppeld) voor gekozen direct bij aanlevering van gegevens aan BRON (bij inschrijving) de bekostigingsstatus en de gegevens waarop deze is gebaseerd terug te gaan koppelen.

11

b.

Beleidsinformatie

Behalve voor de bekostiging hebben de instellingen ook behoefte aan terugkoppeling van gegevens die door DUO worden gebruikt voor beleidsinformatie. De situatie rondom beleidsinformatie is in onderstaand schema weergegeven. Instelling

DUO / BRON

DUO / Bekostiging


aanlevering melding / signaal BRON-foto


match?

1-cijferbestand rapportage jaarresultaten, diplomaresultaten

Samengevat is de situatie als volgt.  De (definitieve) BRON-foto wordt niet alleen gebruikt voor het vaststellen van de bekostiging, maar is ook de basis voor beleidsinformatie  Daartoe maakt DUO het zgn. 1-cijferbestand, waarin voor elke student per instelling maximaal één opleiding en één diploma is opgenomen. Het 1-cijferbestand is bovendien geanonimiseerd.  Op basis van de 1-cijferbestanden van alle mbo-instellingen stelt de inspectie beleidsinformatie op over jaarresultaten en diplomaresultaten van instellingen. Het belangrijkste probleem is dat instellingen de beleidsinformatie niet altijd kunnen relateren aan hun eigen administratie. Dit komt voornamelijk, omdat niet bekend is welke opleidingen en diploma’s zijn meegenomen in die beleidsinformatie. Hierbij is door een aantal instellingen gesteld dat als de eigen administratie van de instelling op orde is, de beleidsinformatie wel te relateren is. Door anderen wordt dit bestreden.

12

3. Teruglevering van bekostigingsgegevens De instellingen hebben in kaart gebracht welke bekostigingsinformatie zij teruggeleverd zouden willen zien, en op welke momenten in het proces. Er zijn in totaal vijf momenten benoemd, waarop de teruglevering van bekostigingsinformatie van belang is. Deze momenten zijn in onderstaand schema aangegeven.

Instelling aanmelding

DUO / BRON

DUO / Bekostiging

1 Bij aanmelding

inschrijving uitschrijving diplomering

aanlevering 2

Na aanlevering inschrijving

melding / signaal / afkeuring BRON-foto 3

Bij de BRON-foto


match Vaststellen bekostiging bekostigingsbrief 4

Bij de terugmelding bekostiging

5

Notificatie

terugmeldingsoverzicht

Hieronder wordt per moment uitgewerkt welke teruglevering van bekostigingsinformatie noodzakelijk of gewenst is. Hierbij geldt dat de gegevens zo vroeg mogelijk worden teruggekoppeld. Hoewel bepaalde gegevens in de volgende paragrafen meerdere keren genoemd zijn, hoeven zij slechts eenmaal teruggekoppeld te worden.

a.

Aanmelden

In het aanmeldproces wordt er nog geen aanlevering aan BRON gedaan. Toch is het voor instellingen van belang om al op dat moment een verzameling basisgegevens te kunnen opvragen. Het gaat om de volgende gegevens:  Vooropleiding (inclusief eventueel overgangsbewijs havo 3-4 en behaald diploma)  Aantal bekostigde verblijfsjaren in het mbo  Bekostigde diploma’s in het mbo  Prijsfactor van de opleiding Dit wordt beschouwd als de noodzakelijke basisset aan informatie die instellingen van elke student teruggekoppeld willen zien. Omdat er bij de aanmelding nog geen sprake is van aanlevering aan BRON, gaat het hier om een direct opvraagbare informatie bijvoorbeeld vanuit een systeem voor digitaal aanmelden. Naast deze basisset is het wenselijk om ook het volgende teruggekoppeld te krijgen.  Verblijfsstatus Dit is noodzakelijk omdat een instelling als gevolg van de koppelingswet iemand zonder verblijfsstatus niet mag inschrijven. 

Officiële voornamen van de student

Het is wel de vraag of deze gegevens al bij de aanmelding opvraagbaar zouden moeten zijn. Aanmelden gaat immers over de gegevens van de deelnemer. Een bekostigingsbeslissing speelt hierin geen rol. Met name de prijsfactor, maar ook de verblijfsjaren en eerder behaalde diploma’s mogen op zichzelf geen criterium zijn bij de intake. Instellingen hebben vóór het moment van inschrijven toch wel behoefte aan deze informatie om de studiekeuze zo goed mogelijk te kunnen begeleiden en om te kunnen beoordelen of een mogelijke inschrijving rechtmatig is.

13

b.

Inschrijven

Nadat een inschrijving, of wijziging op de inschrijving wordt aangeleverd aan BRON, is het noodzakelijk om op individueel niveau de basisset aan bekostigingsgegevens teruggeleverd te krijgen.  Vooropleiding (inclusief eventueel overgangsbewijs havo 3-4 en behaald diploma)  Aantal bekostigde verblijfsjaren in het mbo  Bekostigde diploma’s in het mbo  Prijsfactor van de opleiding  Diplomawaarde op basis van eerder bekostigde diploma’s Naast deze basisset is het ook hier wenselijk om, als gevolg van de koppelingswet, ook het volgende teruggekoppeld te krijgen.  Verblijfsstatus en officiële voornamen van de student  In het geval van een inschrijving op een BBL-opleiding is de volgende informatie gewenst, wanneer er van het betreffende leerbedrijf bij de instelling geen code leerbedrijf bekend is.  Code leerbedrijf

c.

Teruglevering BRON-foto

In de huidige situatie krijgen instellingen na aanlevering aan BRON alleen een terugkoppeling terug van de inschrijvingen of diplomeringen die niet konden verwerkt. Dit gebeurt in de vorm van een verzameling meldingen, signalen en afkeuringen. De wens is om voor alle aangeleverde inschrijvingen en diplomeringen een terugkoppeling te ontvangen, met daarin de hier genoemde gegevens. Het is noodzakelijk dat de BRON-foto wordt uitgebreid, zodat per student de basisset aan bekostigingsinformatie wordt teruggeleverd, bestaande uit.  Vooropleiding (inclusief eventueel overgangsbewijs havo 3-4 en behaald diploma)  Aantal bekostigde verblijfsjaren in het mbo  Bekostigde diploma’s in het mbo  Prijsfactor van de opleiding  Diplomawaarde op basis van eerder bekostigde diploma’s Om een zo goed mogelijke inschatting te kunnen maken van de te verwachten totale bekostiging, willen instellingen gelijktijdig met de BRON-foto de informatie op sectorniveau ontvangen. 

Totaal aantal inschrijvingen in het mbo

Daarnaast is het wenselijk om per student het volgende te ontvangen.  De inschrijving die wordt meegeteld in de beleidsinformatie  Het diplomaresultaat dat wordt meegeteld voor het jaar- en/of diplomaresultaat Op basis van deze informatie kunnen de instellingen de beleidsinformatie die door DUO wordt geleverd matchen met de inschrijvingen en diplomeringen die zijn aangeleverd.  De VSV-status van de student Op basis van deze informatie kan vroegtijdig gemonitord en gecontroleerd worden op het VSV-percentage.

d.

Terugmelding bekostiging

Wanneer de BRON-foto wordt aangevuld met de informatie zoals beschreven in de vorige paragraaf, dan is er op het moment van terugmelding van de bekostiging geen aanvullende informatie meer nodig. Instellingen hebben alle informatie al, waarop de hoogte van de bekostiging is gebaseerd. Het terugmeldingsoverzicht is nagenoeg gelijk aan de BRON-foto. De enige uitzondering zijn de signalen op individueel niveau, die wel door DUO/BRON zijn goedgekeurd, maar niet door de beslisboom van DUO/Bekostiging komen. Dit zijn meestal uitzonderlijke gevallen. Als de gevraagde gegevens niet kunnen worden opgenomen in de BRON-foto, moeten deze met het terugmeldingsoverzicht worden teruggekoppeld. Wanneer dit overzicht ook op aanvraag beschikbaar kan worden gesteld, krijgt deze het karakter van een standaard bekostigingsrapport dat op vaste momenten (de BRON-foto en de definitieve bekostiging) en op aanvraag beschikbaar wordt gesteld. De enige variabele die nog van belang is, is de sectorinformatie.  Totaal aantal inschrijvingen in het mbo 14

e.

Notificatie van wijzigingen

Wanneer er iets wijzigt in de basisset aan gegevens van een inschrijving of diplomering die door de instelling aan BRON is aangeleverd, dan veranderd daardoor mogelijk de bekostigingsstatus. In dat geval is het noodzakelijk dat daarvan een notificatie wordt gestuurd naar de instelling. Het gaat dan om een wijziging op de volgende gegevens, die niet door de instelling is doorgegeven.  Vooropleiding  Aantal bekostigde verblijfsjaren in het mbo  Bekostigde diploma’s in het mbo  Prijsfactor van de opleiding  Verblijfsstatus

15

4. Conclusies en aanbevelingen Aanleiding voor de bevraging was de modernisering van de bekostiging waarbij de gegevens van een individuele student meer bepalend worden voor de hoogte van de bekostiging (het cascademodel). Doel van de bevraging was om inzicht te krijgen in welke gegevens instellingen wanneer en op welke manier teruggekoppeld willen en moeten krijgen. Gebleken is dat instellingen behoefte hebben aan gegevens die nodig zijn voor de bedrijfsvoering (het opstellen van de begroting) en voor onderwijskundige redenen. Voor onderwijskundige redenen is het moment van aanmelding van belang en voor het opstellen van de begroting willen instellingen zo spoedig mogelijk informatie op individueel niveau teruggekoppeld krijgen, zodat de aangeleverde gegevens en consequenties daarvan voor de begroting gecontroleerd kunnen worden. In deze paragraaf wordt een prioritering aangebracht in de wensenlijst van de instellingen, waarbij een onderscheid wordt gemaakt in noodzakelijke gegevens voor de bedrijfsvoering en andere gegevensbehoefte en een prioritering in tijd. In de optimale situatie krijgen instellingen de gevraagde gegevens op het moment van inschrijven teruggekoppeld en ontvangen zij een notificatie als hierin buiten hun toedoen wijzigingen optreden.

a.

Terug te koppelen gegevens

Instelingen gebruiken de bekostigingsgegevens om hun begroting te maken. De bekostiging die een instelling ontvangt, is afhankelijk van hoe de eigen aantallen zich verhouden tot het totaal van de sector. Instellingen daarom in de huidige situatie al behoefte aan onderstaande informatie: 

Totaal aantal inschrijvingen in het mbo

Met de modernisering wordt de bekostiging afhankelijk van de onderwijshistorie van de individuele student. Om juist te kunnen begroten, moeten instellingen onderstaande gegevens van elke student teruggekoppeld krijgen :     

b.

Vooropleiding (inclusief eventueel overgangsbewijs havo 3-4 en behaald diploma) Aantal bekostigde verblijfsjaren in het mbo Bekostigde diploma’s in het mbo Prijsfactor van de opleiding Diplomawaarde op basis van eerder bekostigde diploma’s

Moment van terugkoppelen

Voor het moment van terugkoppelen geldt: Hoe eerder, hoe beter. De gegevens waarop de bekostiging gebaseerd wordt, gebruikt een instelling ook om een (aankomend) student te begeleiden bij de studiekeuze. Om laatst genoemde reden, ontvangen de instellingen deze gegevens het liefst al op het moment dat een student zich aanmeldt. Geconstateerd wordt dat instellingen in het algemeen de BRON-foto en niet het terugmeldingsoverzicht (TMO) gebruiken als bekostigingsinformatie. Reden is dat het verschil tussen het aantal studenten dat de instelling voor bekostiging in aanmerking brengt (BRON) en het aantal studenten dat voor bekostiging in aanmerking komt (TMO) klein is en het TMO te laat komt om de begroting op te baseren.

c.

Manier van terugkoppelen

In het algemeen geldt dat hoe lager het aggregatieniveau waarop de gegevens worden teruggekoppeld, hoe meer een instelling er mee kan. Als de benodigde gegevens tijdig worden teruggekoppeld, leidt dit met de huidige manier van terugkoppelen tot lange overzichten met gegevens. Het controleren en corrigeren van deze gegevens neemt dan veel tijd in beslag. Om dit enigszins te vergemakkelijken ontvangen instellingen daarom graag een notificatie van wijzigingen in studentgegevens die niet door hen zijn doorgegeven.

Bovenstaande conclusies en het bestaande instrumentarium leiden tot de volgende roadmap: 5. 6. 7. 8.

Terugmeldingsoverzicht uitbreiden met het totaal aantal inschrijvingen in het MBO Bekostigingsgegevens per student terugkoppelen in BRON-foto of terugmeldingsoverzicht Bekostigingsgegevens direct na inschrijving per student terugkoppelen Inrichten notificatie van wijzigingen in teruggekoppelde gegevens

16

9.

Terugkoppeling van gegevens uitbreiden met verblijfsstatus, code leerbedrijf en VSV-status, vermelding van de inschrijving die wordt meegeteld in de beleidsinformatie en het diplomaresultaat dat wordt meegenomen in het jaar- en/of diplomaresultaat 10. Bij aanmelding terugkoppelen van (bekostigings)gegevens Van belang voor instellingen is, dat duidelijk kan worden gemaakt, wanneer elke stap van de roadmap afgerond zal gaan worden. Die zekerheid is belangrijk, omdat leveranciers en instellingen dan weten waar ze aan toe zijn en er binnen de eigen planningen rekening mee kan houden.

17

Bijlage 2: Behoefteverkenning in VO

Terugkoppeling bekostigingsgegevens Inventarisatie behoefte vo-instellingen

18

1.

Inleiding

Elke vo-school levert gegevens van leerlingen aan DUO (BRON). DUO verwerkt gegevens op individueel niveau tot bekostigingsbeschikkingen en informatie voor beleid, begroting en toezicht van en door OCW. In deze uitwisseling krijgen de scholen op verschillende momenten gegevens van DUO teruggeleverd. Die teruglevering stelt scholen onder andere in staat om onjuistheden in hun administratie te corrigeren en om vast te stellen wat de hoogte van de bekostiging zal zijn. Ook dragen deze gegevens bij aan meer transparantie in de totstandkoming van bekostigingsbeschikkingen en de informatie waarop OCW handelt richting instellingen. Scholen hebben aangegeven behoefte te hebben aan terugkoppeling van verrijkte gegevens op individueel en geaggregeerd niveau. Kennisnet heeft in samenwerking met DUO het initiatief genomen om deze behoefte in kaart te brengen. Dit wordt gedaan vanuit het SION project, waarin de sectorraden samenwerken om de informatieuitwisseling tussen instellingen en sectoren te verbeteren. De informatiebehoefte wordt op dit moment zowel voor het po, vo als mbo in kaart gebracht. Voor het ho heeft dit al enige tijd geleden plaatsgevonden. Op basis daarvan is er voor het ho al een nieuwe systematiek van aan- en teruglevering geïmplementeerd. De noodzakelijke aanpassing van wetgeving om dit mogelijk te maken heeft inmiddels ook plaatsgevonden. Deze gewijzigde wetgeving is grotendeels ook van toepassing op het vo. 1.1.

Aanpak De aanpak die is gevolgd om de behoefte van het vo in kaart te brengen is als volgt geweest. 

In kaart brengen vraagstuk Er heeft een aantal gesprekken plaatsgevonden met deskundigen van de vo-raad, Schoolinfo, DUO en OCW om de huidige situatie, bekende knelpunten en mogelijke wensen in kaart te brengen. Op basis daarvan is een eerste schets van het uitwisselingsproces en de informatiebehoefte gemaakt.



Inventarisatie behoefte bij scholen In een bijeenkomst met een aantal scholen, Schoolinfo, DUO, OCW en Kennisnet is de behoefte meer gedetailleerd in kaart gebracht. Deze bijeenkomst heeft plaatsgevonden op 19 november 2013.



Toetsing Op het povo-congres van 4 december 2013 zijn de resultaten gepresenteerd en in een interactieve bijeenkomst getoetst.

Het eindresulaat zal worden opgeleverd aan het SION-project. Vanuit het SION-project zal in samenhang gekeken worden naar de behoefte van de verschillende sectoren, en van daaruit overleg worden gevoerd met DUO en andere partijen voor de realisatie.

19

2.

Situatieschets

In dit hoofdstuk wordt de huidige situatie geschetst, en in kaart gebracht wat de belangrijkste redenen zijn achter de wens tot uitgebreidere terugkoppeling van bekostigingsinformatie. 2.1.

Terugkoppeling bekostigingsgegevens Het proces rondom de uitwisseling van bekostigingsinformatie ziet er in het vo op dit moment als volgt uit.

DUO / BRON

School

DUO / Bekostiging


aanlevering melding / signaal / afkeuring BRON-foto

match

voorlopige foto(‘s) definitieve foto

Overzicht Geregistreerde Leerlingen Bekostigingsbeschikking

Vaststellen bekostiging op basis van: - elementcode

Samengevat werkt het proces als volgt.  Bij aanmelding van een leerling wisselt de school nog niets uit met DUO/BRON.  Vanuit het leerlingadministratiesysteem (LAS) wordt elke inschrijving, wijziging van de inschrijving, diplomering of uitschrijving aangeleverd aan DUO/BRON. Dit gebeurt nu in de vorm van een batchuitwisseling.  BRON levert vrijwel direct een terugkoppeling aan met meldingen (geaccepteerde aanlevering), signalen (geaccepteerd met een opmerking) en afkeuringen.  BRON levert op vaste momenten, en op aanvraag van de school, een BRON-foto. Hierin krijgt de school alle aangeleverde informatie teruggekoppeld, zodat de compleetheid van de aanlevering kan worden geverifieerd. DUO/BRON levert alleen terug wat de school zelf heeft aangeleverd, zonder verrijking  Op basis van de informatie uit de voorlopige BRON-foto , volgt een bekostigingsbeschikking en levert DUO/Bekostiging een bijbehorend Overzicht Geregistreerde Leerlingen (OGL) aan de school. Dit overzicht bevat geaggregeerde informatie over de aantallen leerlingen die voor de bekostiging worden meegeteld, en een overzicht van leerlingen die niet voor bekostiging in aanmerking komen met signaal/reden voor buiten bekostiging laten.  Op basis van de definitieve BRON-foto wordt de uiteindelijke bekostiging definitief vastgesteld. De school wordt daarover geïnformeerd door middel van een bekostigingsbeschikking. Ook daarbij wordt een OGL geleverd. .

20

2.2.

Modernisering teruglevering bekostigingsgegevens Op dit moment is het vanwege juridische belemmeringen nog niet mogelijk om verrijkte gegevens individueel terug te koppelen. Vandaar dat scholen in de BRON-foto de door hen zelf aangeleverde gegevens terugkrijgen. Het overzicht geregistreerde leerlingen bevat alleen geaggregeerde gegevens, omdat DUO geen verrijkte gegevens mag terugleveren, als die herleidbaar zijn tot een individuele leerling. Deze belemmering komt door de aanpassing van de wetgeving voor een groot deel te vervallen. De veranderingen die mogelijk worden met de aanpassingen van de wetgeving, en de plannen die DUO in dit kader al heeft voorbereid, zijn in onderstaand schema (in rood) weergegeven. DUO / BRON

School

DUO / Bekostiging



BRON-foto match?

voorlopige foto(‘s) definitieve foto Overzicht Geregistreerde Leerlingen Geaggregeerd en/of op individueel niveau


Bekostigingsbeschikking

De veranderingen komen op het volgende neer.  Na aanlevering van een inschrijving aan BRON wordt het mogelijk om naast de al bestaande melding, signaal of afkeuring ook direct vanuit DUO/Bekostiging de bekostigingsstatus terug te melden.  Het Overzicht Geregistreerde Leerlingen kan in plaats van geaggregeerde informatie, volledig individuele informatie per leerling terugleveren aan de school.  De school kan als gevolg daarvan een volledige match maken tussen de eigen administratie en de leerlingen waarop de bekostiging is gebaseerd.

21

2.3.

Terugkoppeling gerelateerd aan beleidsinformatie Behalve voor de bekostiging hebben instellingen ook behoefte aan terugkoppeling van gegevens die door DUO worden gebruikt voor beleidsinformatie. De situatie rondom beleidsinformatie is in onderstaand schema weergegeven.

DUO / BRON

School

DUO / Bekostiging


aanlevering melding / signaal BRON-foto


match? 1-cijferbestand

1-cijferbestand

rapportages

Opstellen rapportages

Samengevat is de situatie als volgt.  De (definitieve) BRON-foto wordt niet alleen gebruikt voor het vaststellen van de bekostiging, maar is ook de basis voor beleidsinformatie.  Daartoe maakt DUO het zgn. 1-cijferbestand, waarin alle leerlingen geanonimiseerd zijn opgenomen.  Op basis van de 1-cijferbestanden van alle scholen stelt onder andere de inspectie beleidsinformatie op. Een mogelijk probleem is dat scholen de beleidsinformatie niet altijd kunnen relateren aan hun eigen administratie. Het gaat dan vooral om verrijkte gegevens van de eigen leerlingen, die de school niet kent.

22

3.

Teruglevering van bekostigingsgegevens

De scholen hebben in kaart gebracht welke bekostigingsinformatie zij teruggeleverd zouden willen zien, en op welke momenten in het proces. Er is daarbij een duidelijk onderscheid tussen drie categorieën van informatie. 

Basisbekostiging Hierbij gaat het vooral om verbeteringen van het proces, waarin de school een correcte en volledige aanlevering van leerlingaantallen doet ten behoeve van de basisbekostiging. Dit is voornamelijk gericht op registratie van de juiste aantallen, en het opsporen en corrigeren van verschillen.



Aanvullende regelingen Naast de basisbekostiging zijn er tal van aanvullende regelingen, uiteenlopend van leerplus-regeling tot vroegtijdig schoolverlaters. Hierbij gaat het om de controle van de juiste aanlevering van de gegevens die daarvoor nodig zijn, en de teruglevering van informatie waaruit blijkt of er bekostiging op basis van aanvullende regelingen van toepassing is, en op basis van welke gegevens.



Financiële beschikking Tenslotte is er behoefte aan teruglevering van gegevens over de financiële beschikking, en de gegevens waarop die gebaseerd is.

Hieronder wordt de geïnventariseerde informatiebehoefte per categorie nader toegelicht 3.1.

Basisbekostiging

3.1.1.

Bekostigingsstatus Van elke individuele leerling is er behoefte aan terugkoppeling van de bekostigingsstatus, die vermeld of de leerling geheel, gedeeltelijk of niet bekostigd wordt. Als een gedeeltelijke bekostiging mogelijk is (bijvoorbeeld 0,8 in plaats van 1), dan zou dat ook in de bekostigingsstatus aangegeven moeten worden . De bekostigingsstatus is het resultaat van de ‘beslisboom’ waarin DUO/Bekostiging bepaalt of een leerling daadwerkelijk wordt bekostigd. In principe wordt elke correct aangeleverde leerling ook bekostigd op basis van de door de school aangeleverde gegevens. Terugkoppeling van de bekostigingsstatus is met name relevant in het geval van signalen. Van een leerling waarvoor een signaal is ontvangen kan de school niet altijd met zekerheid vaststellen of de leerling wordt meegeteld voor de bekostiging. Deze terugmelding is relevant direct na aanlevering aan BRON, in de BRON-foto en op het OGL. Wanneer zich een wijziging (buiten de school) voordoet die effect heeft op de bekostigingsstatus, dan is er behoefte aan een notificatie van die wijziging.

3.1.2.

GBA-gegevens Wanneer de gegevens in het GBA afwijken van de door de school aangeleverde gegevens is het wenselijk om die direct na aanlevering aan BRON teruggeleverd te krijgen. Dit staat los van de wijze van verwerking door de school, want er zijn allerlei redenen denkbaar om bijvoorbeeld in de communicatie met de leerling of ouder een ander adres te gebruiken dan het GBA-adres. De school moet uiteraard ook het juiste GBA-adres kennen en in de leerlingadministratie kunnen opnemen. Wanneer de GBA-gegevens wijzigen nadat de leerling is aangeleverd aan BRON, dan is er de behoefte om deze wijziging in de vorm van een notificatie te ontvangen.

23

3.1.3.

Overzicht Geregistreerde Leerlingen Het Overzicht Geregistreerde Leerlingen (OGL) is nu een geaggregeerd overzicht met aantallen leerlingen per elementcode. Het OGL bevat wel de signalen op individueel niveau. De behoefte is om dit overzicht volledig individueel te maken en aan te vullen met de bekostigingsstatus en de signalen per leerling. Eventueel moet dit overzicht ook per vestiging ingedeeld kunnen worden. Dit overzicht zou bij voorkeur altijd opvraagbaar moeten zijn per peildatum, zowel op de peildatum van 1 oktober als op een andere datum. Daarmee valt dit overzicht bijna samen met de BRON-foto, als die uitgebreid wordt met de bekostigingsstatus.

3.1.4.

Niet-bekostigde leerlingen Het komt voor dat leerlingen worden ingeschreven terwijl zie niet bekostigd (kunnen) worden. Een voorbeeld hiervan zijn leerlingen die willen herprofileren (het verbeteren van examencijfers, of examen doen met een ander profiel). In dat geval bepaalt DUO op basis van historische gegevens in BRON dat de leerling niet bekostigd wordt. Er zijn ook situaties waarbij de school er zelf voor kiest om een leerling als niet-bekostigd in te schrijven. De school moet deze leerlingen kunnen inschrijven, of ingeschreven kunnen laten met de status ‘niet bekostigd’. De school moet leerlingen kunnen aanleveren met bekostigingsstatus niet-bekostigd. Deze leerlingen moeten in de BRON-foto en op het OGL als niet-bekostigd zijn opgenomen.

3.1.5.

Dubbele inschrijving Wanneer een signaal dubbele inschrijving is afgegeven, zou het goed zijn als er een automatisch signaal door DUO wordt afgegeven wanneer die dubbele inschrijving is opgeheven omdat de leerling elders is uitgeschreven.

3.2.

Aanvullende bekostiging Er is een groot aantal aanvullende regelingen in het vo. Deze regelingen en bijbehorende voorwaarden zullen door de tijd ook wijzigen. In veel gevallen levert de school de gegevens aan. DUO neemt deze gegevens over en leidt daaruit de van toepassing zijnde aanvullende bekostiging af. De school kan in die gevallen ook zelf afleiden welke leerlingen voor aanvullende bekostiging in aanmerking komen. In sommige gevallen beschikt DUO over aanvullende informatie (bijvoorbeeld postcodetabel armoedecumulatiegebieden van het CBS, relevant voor bekostiging leerplus), en is het bij aanlevering door de school aan BRON nog onduidelijk of een leerling daadwerkelijk voor aanvullende bekostiging in aanmerking komt. In zijn algemeenheid hebben scholen aangegeven behoefte te hebben aan duidelijkheid over welke leerlingen in aanmerking komen voor welke aanvullende bekostigingsonderwerpen en op grond van welke gegevens. Dit betekent dat de individuele teruglevering zou moeten worden uitgebreid met de volgende gegevens.  De aanvullende regelingen die van toepassing zijn  De gegevens waarop deze toekenning is gebaseerd Dit is een algemeen principe dat van toepassing is op alle aanvullende regelingen voor bekostiging. In de inventarisatie onder de scholen is een aantal regelingen specifiek besproken. Deze worden hieronder nader toegelicht.

24

3.2.1.

Leerplusregeling en nieuwkomers De leerplusregeling is een regeling voor leerlingen die extra begeleiding nodig hebben omdat zij wonen in een gebied dat is aangemerkt als ‘armoedeprobleemcumulatiegebied’. Of een leerling wordt bekostigd op basis van deze regeling, is afhankelijk van de postcode van het adres waar de leerling volgens het GBA is ingeschreven in combinatie met een postcodetabel van het CBS waarin de armoedecumulatiegebieden zijn bepaald.. Er is behoefte om op individueel niveau teruggekoppeld te krijgen, of de leerling daadwerkelijk wordt meegeteld voor de bekostiging als leerplus-leerling. Daarbij is het ook van belang op basis waarvan dat is vastgesteld, dus de postcode van de leerling in combinatie met de CBS gegevenst. Het gaat hier alleen om de vraag, of een leerling meetelt en op grond van welke gegevens. De daadwerkelijke bekostiging die daaruit voortvloeit is niet per individuele leerling te bepalen, omdat deze voor leerplus onder andere van drempels afhankelijk is. De regeling voor nieuwkomers geldt voor leerlingen die korter dan twee jaar in Nederland zijn en geen Nederlandse nationaliteit hebben. Daarbij wordt nog onderscheid gemaakt tussen leerlingen die korter dan een jaar, en leerlingen die tussen de één en twee jaar in Nederland zijn. Of een leerling in deze regeling wordt bekostigd wordt door de school bepaald op basis van de verblijfsduur en nationaliteit zoals vastgelegd in het GBA. DUO verrijkt de door de school aangeleverde gegevens niet. Daarnaast is er nog de wens om deze gegevens op elke moment te kunnen opvragen, zodat het prognotiseren van de bekostiging beter mogelijk is.

3.2.2.

Passend onderwijs Op dit moment wordt het passend onderwijs ingevoerd, wat onder andere zal betekenen dat de ondersteuningsbekostiging voor LWOO en PRO afhankelijk wordt van het aantal indicaties waarbij de samenwerkingsverbanden een rol spelen. Ondanks die verandering zal het noodzakelijk blijven om de gegevens goed aan te leveren en te kunnen controleren of DUO op basis van de juiste gegevens de bekostiging bepaalt. Dit betekent dat scholen nog steeds de indicatie, en in de toekomst het ontwikkelingsprofiel LWOO of PRO aanleveren. In de aanlevering van gegevens verandert er op dit punt dus niets. De behoefte is er wel om die informatie teruggeleverd te krijgen zodat kan worden gecontroleerd of op basis van het juiste ontwikkelingsprofiel wordt bekostigd.

3.2.3.

Vroegtijdige schoolverlaters (VSV) Scholen willen inzicht hebben in de leerlingen die worden aangemerkt als vroegtijdig schoolverlaters (VSV). Dit zijn leerlingen die niet meer bij de school zijn ingeschreven. Deze informatie zal daarom apart opvraagbaar moeten zijn. De behoefte is om de lijst met leerlingen die als VSV-er worden aangemerkt op de peildatum 1/10 aangeleverd te krijgen (of te kunnen downloaden).

3.3.

Financiële beschikking Voor wat betreft de financiële beschikking is er behoefte aan een nadere onderbouwing van de gegevens naar de volgende onderdelen. • Per Brin-nummer, en daarbinnen de Brin-vestiging • Zowel de basisbekostiging als aanvullende bekostiging • Uitgesplitst naar vaste voet en het leerlingafhankelijke deel

25

Deze financiële beschikking is op dit moment al online opvraagbaar. De behoefte is om ook de hierboven genoemde onderbouwing online opvraagbaar te maken.

3.4.

Teruglevermomenten Er zijn in totaal zes momenten benoemd, waarop de teruglevering van bekostigingsinformatie van belang is. Deze momenten zijn in onderstaand schema aangegeven. DUO / BRON

School aanmelding

1 Bij aanmelding

inschrijving uitschrijving diplomering

DUO / Bekostiging

aanlevering melding / signaal / afkeuring


2

bekostigingsstatus

BRON-foto


3 Bij de BRON-foto match?

6

3.5.

4

Bij het OGL

5

Bij de financiële beschikking

Overzicht Geregistreerde Leerlingen Geaggregeerd en/of op individueel niveau


Bekostigingsbeschikking

Notificatie

Overzicht informatiebehoefte In onderstaande tabel wordt de informatiebehoefte zoals hiervoor beschreven samengevat, en gekoppeld aan de teruglevermomenten zoals in de vorige paragraaf beschreven. Categorie

Behoefte teruglevering

Moment

Basisbekostiging

Bekostigingsstatus op individueel niveau, die vermeldt of de leerling geheel, gedeeltelijk of niet bekostigd wordt. Als een gedeeltelijke bekostiging mogelijk is (bijvoorbeeld 0,8 in plaats van 1), dan zou dat ook in de bekostigingsstatus aangegeven moeten worden.

2, 3, 4

Notificatie gewijzigde bekostigingsstatus Afwijkende GBA-gegevens

6 2

Notificatie gewijzigde GBA-gegevens OGL op individueel niveau (incl. signalen en bekostigingsstatus) OGL altijd opvraagbaar per peildatum/teldatum

6 4

Aanlevering en teruglevering niet-bekostigde leerlingen Signaal bij opheffing dubbele inschrijving

2, 3, 4

Op individueel niveau de aanvullende regelingen

(2, 3), 4

Aanvullende

4

6

26

regelingen


die van toepassing zijn en de gegevens waarop deze toekenning is gebaseerd. Betreft in ieder geval de leerplusregeling en nieuwkomers Ontwikkelingsprofiel LWOO en PRO Lijst met VSV-ers per 1/10 Uitgesplitst naar Brin-nummer en –locatie, basisbekostiging en aanvullende regelingen, en het vaste en leerlingafhankelijke deel Online opvraagbare onderbouwing van de financiële beschikking, uitgesplitst naar Brinnummer en –locatie, basisbekostiging en aanvullende regelingen, en het vaste en leerlingafhankelijke deel, voor zover dit nu nog niet het geval is.

2, 3, 4 Anders 5

5

In dit overzicht valt op dat de behoefte aan terug te leveren informatie op de momenten 2, 3 en 4 in principe gelijk is. Het OGL en de BRON-foto worden daarmee nagenoeg gelijk aan elkaar en zouden eventueel tot één terugkoppeling kunnen worden geïntegreerd.

27

Bijlage 3: Behoefteverkenning in PO

Terugkoppeling bekostigingsgegevens Inventarisatie behoefte po-instellingen

28

4.

Inleiding

Elke po-school levert gegevens van leerlingen aan DUO (BRON). DUO verwerkt gegevens op individueel niveau tot bekostigingsbeschikkingen en informatie voor beleid, begroting en toezicht van en door OCW. In deze uitwisseling krijgen de scholen op verschillende momenten gegevens van DUO teruggeleverd. Die teruglevering stelt scholen onder andere in staat om onjuistheden in hun administratie te corrigeren en om vast te stellen wat de hoogte van de bekostiging zal zijn. Ook dragen deze gegevens bij aan meer transparantie in de totstandkoming van bekostigingsbeschikkingen en de informatie waarop OCW handelt richting instellingen. Scholen hebben aangegeven behoefte te hebben aan terugkoppeling van verrijkte gegevens op individueel en geaggregeerd niveau. Kennisnet heeft in samenwerking met DUO het initiatief genomen om deze behoefte in kaart te brengen. Dit wordt gedaan vanuit het SION project, waarin de sectorraden samenwerken om de informatieuitwisseling tussen instellingen en sectoren te verbeteren. De informatiebehoefte wordt op dit moment zowel voor het po, vo als mbo in kaart gebracht. Voor het ho heeft dit al enige tijd geleden plaatsgevonden. Op basis daarvan is er voor het ho al een nieuwe systematiek van aan- en teruglevering geïmplementeerd. De noodzakelijke aanpassing van wetgeving om dit mogelijk te maken heeft inmiddels ook plaatsgevonden. Deze gewijzigde wetgeving is grotendeels ook van toepassing op het po. 4.1.

Aanpak De aanpak die is gevolgd om de behoefte van het po in kaart te brengen is als volgt geweest. 

In kaart brengen vraagstuk Er heeft een aantal gesprekken plaatsgevonden met deskundigen van de po-raad, DUO en OCW om de huidige situatie, bekende knelpunten en mogelijke wensen in kaart te brengen. Op basis daarvan is een eerste schets van het uitwisselingsproces en de informatiebehoefte gemaakt.



Inventarisatie behoefte bij scholen In een bijeenkomst met een aantal scholen, DUO, OCW en Kennisnet is de behoefte meer gedetailleerd in kaart gebracht. Deze bijeenkomst heeft plaatsgevonden op 20 november 2013.



Toetsing Op het povo-congres van 4 december 2013 zijn de resultaten gepresenteerd en in twee interactieve bijeenkomsten getoetst.

Het eindresulaat zal worden opgeleverd aan het SION-project. Vanuit het SION-project zal in samenhang gekeken worden naar de behoefte van de verschillende sectoren, en van daaruit overleg worden gevoerd met DUO en andere partijen voor de realisatie.

29

5.

Situatieschets

In dit hoofdstuk wordt de huidige situatie geschetst, en in kaart gebracht wat de belangrijkste redenen zijn achter de wens tot uitgebreidere terugkoppeling van bekostigingsinformatie. 5.1.

Terugkoppeling bekostigingsgegevens Het proces rondom de uitwisseling van bekostigingsinformatie ziet er in het po op dit moment als volgt uit. DUO / BRON

School

DUO / Bekostiging

aanmelding inschrijving uitschrijving

aanlevering melding / signaal / afkeuring

match

Inzage per peildatum via mijnbron.nl en via LAS

1/10 telling, vastgesteld op 1/12 Maandelijkse telling wekelijks Geconsolideerde Tellingen Bekostiging (GTB) geaggregeerd + individuele signalen Overzicht Financiële Beschikking

Vaststellen bekostiging op basis van: - aantallen / leeftijd - groei - aanvullende regelingen

Samengevat werkt het proces als volgt.  Bij een aanmelding van een leerling wisselt de school nog niets uit met DUO/BRON.  Vanuit het leerlingadministratiesysteem (LAS) wordt elke inschrijving, wijziging van de inschrijving of uitschrijving aangeleverd aan DUO/BRON. Dit gebeurt in de vorm van individuele berichten per leerling.  BRON levert vrijwel direct een terugkoppeling aan die ook weer in het LAS wordt geregistreerd. Deze terugkoppeling is een melding (het bericht is geaccepteerd), signaal (het bericht is geaccepteerd, maar met een opmerking) of afkeuring (het bericht is niet geaccepteerd).  De school heeft continu inzicht in de status van alle aangeleverde informatie vanuit het LAS, en via mijnbron.nl. Per peildatum kan een school zien, welke leerlingen in BRON zijn geregistreerd en welke eventuele signalen er zijn. Op basis daarvan kan de school de compleetheid van de aanlevering vaststellen. Het gaat hier uitsluitend om door de school zelf aangeleverde informatie, zonder verrijking.  Vanuit BRON wordt op vaste momenten een telling (vergelijkbaar met de BRON-foto in andere sectoren) uitgewisseld met DUO bekostiging.  Op basis van de telling uit BRON levert DUO/Bekostiging een Geconsolideerde Telling Bekostiging (GTB) aan de school. Dit overzicht bevat geaggregeerde informatie over de aantallen leerlingen die voor de bekostiging worden meegeteld, en een overzicht van de individuele signalen. De GTB wordt wekelijks opgesteld.  Op basis van de telling op bepaalde peildata wordt de uiteindelijke bekostiging bepaald. De basisbekostiging op basis van de telling per 1/10 (definitief vastgesteld op 1/12) en op een aantal vastgestelde momenten de eventuele groeibekostiging.

30

5.2.

Modernisering teruglevering bekostigingsgegevens Op dit moment is het vanwege juridische belemmeringen nog niet mogelijk om verrijkte gegevens individueel terug te koppelen. Vandaar dat scholen in de directe terugkoppeling, en via mijnbron alleen de door hen zelf aangeleverde gegevens terugkrijgen. Het GTB bevat alleen geaggregeerde gegevens, omdat DUO geen verrijkte gegevens mag terugleveren, als die herleidbaar zijn tot een individuele leerling. Deze belemmering komt door de aanpassing van de wetgeving voor een groot deel te vervallen. De veranderingen die mogelijk worden met de aanpassingen van de wetgeving, en de plannen die DUO in dit kader al heeft voorbereid, zijn in onderstaand schema (in rood) weergegeven. DUO / BRON

School

DUO / Bekostiging

aanmelding inschrijving uitschrijving


match?

Inzage per peildatum via mijnbron.nl en via LAS

1/10 telling, vastgesteld op 1/12 Maandelijkse telling wekelijks Geconsolideerde Tellingen Bekostiging (GTB) op individueel niveau

Overzicht Financiële Beschikking


De veranderingen komen op het volgende neer.  Na aanlevering van een inschrijving aan BRON wordt het mogelijk om naast de al bestaande melding, signaal of afkeuring ook direct vanuit DUO/Bekostiging de bekostigingsstatus terug te melden.  Het GTB kan in plaats van geaggregeerde informatie, volledig individuele informatie per leerling terugleveren aan de school.  De school kan als gevolg daarvan een volledige match maken tussen de eigen administratie en de leerlingen waarop de bekostiging is gebaseerd.

31

5.3.

Terugkoppeling gerelateerd aan beleidsinformatie Behalve voor de bekostiging hebben instelling mogelijk ook behoefte aan terugkoppeling van andere gegevens die door DUO worden gebruikt voor allerlei vormen van beleidsinformatie. De situatie rondom deze beleidsinformatie is in onderstaand schema weergegeven.

DUO / BRON

School

DUO / Bekostiging


match?

aanlevering melding / signaal Inzage per peildatum via mijnbron.nl en via LAS

1/10 telling, vastgesteld op 1/12 Maandelijkse telling 1-cijferbestand

1-cijferbestand

rapportages

Opstellen rapportages

Samengevat is de situatie als volgt.  De telling vanuit BRON wordt niet alleen gebruikt voor het vaststellen van de bekostiging, maar is ook de basis voor beleidsinformatie.  Daartoe maakt DUO het zgn. 1-cijferbestand, waarin alle leerlingen geanonimiseerd zijn opgenomen.  Op basis van de 1-cijferbestanden van alle scholen stelt onder andere de inspectie beleidsinformatie op. Een mogelijk probleem is dat scholen de beleidsinformatie niet altijd kunnen relateren aan hun eigen administratie. Het gaat dan vooral om verrijkte gegevens van de eigen leerlingen, die de school niet kent.

32

6.

Teruglevering van bekostigingsgegevens

De scholen hebben in kaart gebracht welke bekostigingsinformatie zij teruggeleverd zouden willen zien, en op welke momenten in het proces. Er is daarbij een duidelijk onderscheid tussen drie categorieën van informatie. 

Basisbekostiging Hierbij gaat het vooral om verbeteringen van het proces, waarin de school een correcte en volledige aanlevering van leerlingaantallen doet ten behoeve van de basisbekostiging. Dit is voornamelijk gericht op registratie van de juiste aantallen, en het opsporen en corrigeren van verschillen.



Aanvullende regelingen Naast de basisbekostiging zijn er tal van aanvullende regelingen, uiteenlopend van groeibekostiging tot culturele minderheden. Hierbij gaat het om de controle van de juiste aanlevering van de gegevens die daarvoor nodig zijn, en de teruglevering van informatie waaruit blijkt of er bekostiging op basis van aanvullende regelingen van toepassing is, en op basis van welke gegevens.



Financiële beschikking Tenslotte is er behoefte aan teruglevering van gegevens over de financiële beschikking, en de gegevens waarop die gebaseerd is.

Hieronder wordt de geïnventariseerde informatiebehoefte per categorie nader toegelicht. 6.1.

Basisbekostiging

6.1.1.

Bekostigingsstatus Van elke individuele leerling is er behoefte aan terugkoppeling van de bekostigingsstatus. Deze bekostigingsstatus is het resultaat van de ‘beslisboom’ waarin DUO/Bekostiging bepaalt of een leerling daadwerkelijk wordt bekostigd. In principe wordt elke correct aangeleverde leerling ook bekostigd op basis van de door de school aangeleverde gegevens. Terugkoppeling van de bekostigingsstatus is met name relevant in het geval van signalen. Van een leerling waarvoor een signaal is ontvangen kan de school niet altijd met zekerheid vaststellen of de leerling wordt meegeteld voor de bekostiging. De bekostigingsstatus is een enkelvoudig gegeven (wel of niet bekostigd). Alleen in het speciaal onderwijs moet dit nog worden aangevuld met de categorie (1, 2 of 3) voor de variabele component van de bekostiging. Deze terugmelding is relevant direct na aanlevering aan BRON, in de opvraging via mijnbron, en op het GTB.

6.1.2.

Vergelijkbaarheid BRON en GTB Dit punt gaat eigenlijk niet over de inhoudelijke terugkoppeling van gegevens, maar over de tijdigheid en peildata. De GTB (en de beschikking bekostiging) worden gebaseerd op een telling uit BRON. Deze gegevens worden met enige vertraging verwerkt, waardoor de school uiteindelijk een GTB ontvangt dat gebaseerd is op de gegevens uit BRON van 1 tot 2 weken geleden. De school kan bovendien de situatie in BRON, waarop het GTB is gebaseerd, niet reproduceren. Zelfs niet door met de juiste peildatum te werken. Dat komt omdat er zich in de tussentijd mutaties kunnen hebben voorgedaan, die betrekking hebben op de situatie voor de peildatum. Het probleem is uiteindelijk, dat de school niet in staat is om de GTB (en uiteindelijk ook de financiële beschikking bekostiging) te controleren als vermoed wordt dat de aantallen niet kloppen. 33

Om dit probleem op te lossen zijn de volgende wensen geformuleerd.  Verkorten van de vertraging tussen de registratie in BRON en de daarop gebaseerde GTB  Terugkoppeling op individueel niveau, zodat eventuele verschillen tussen BRON en het GTB kunnen worden opgespoord. 6.1.3.

Dubbele inschrijvingen Het proces rondom dubbele inschrijvingen is voor scholen ingewikkeld en tijdrovend. Scholen hebben behoefte aan duidelijke en uniforme terugkoppeling van signalen van dubbele inschrijving. Dit betekent met name het volgende.  Terugkoppeling van het signaal, inclusief gegevens (BSN) van de individuele leerling en de andere school waarmee het conflict optreedt  Uniforme teruglevering, dus dezelfde informatie zowel direct na aanlevering, als zichtbaar in mijnbron en op het GTB Daarnaast zijn er aanvullende maatregelen denkbaar die het proces rondom dubbele inschrijvingen kunnen verbeteren.  Controle op elders ingeschreven Wanneer een school een leerling wil uitschrijven, zou het goed zijn als een check kan worden uitgevoerd of de leerling al elders in ingeschreven. De school moet de leerling immers volgen totdat deze elders is ingeschreven. Als uit de controle blijkt dat de leerling inmiddels op een andere school is ingeschreven, kan de leerling worden uitgeschreven  Signaal bij opheffing dubbele inschrijving Wanneer een signaal dubbele inschrijving is afgegeven, zou het goed zijn als er een automatisch signaal door DUO wordt afgegeven wanneer die dubbele inschrijving is opgeheven omdat de leerling elders is uitgeschreven.

6.1.4.

Volgen van signalen op GTB Voor alle signalen geldt, dat het voor een goede controle en afhandeling van signalen belangrijk is dat er een uniform inzicht is in alle signalen en dat van elk signaal duidelijk is wat daarvan de consequentie is voor de bekostigingsstatus. Daarnaast is het voor de afwikkeling van signalen wenselijk om naast de nog actuele signalen, ook een overzicht te hebben van opgeloste signalen.

6.2.

Aanvullende bekostiging

6.2.1.

Groeibekostiging Groeibekostiging houdt in dat scholen een toename in leerlingaantallen bekostigd krijgen, wanneer deze een drempelwaarde (in de meeste gevallen 3% + 13 leerlingen) ten opzichte van de 1 oktober telling overschrijdt. Zodra die drempel is overschreden worden ook die leerlingen aanvullende bekostigd; onder die drempel wordt een toename niet bekostigd. Deze groeibekostiging wordt toegepast op het niveau van een schoolbestuur, en moet dus gelden voor de totale groei van het leerlingaantal van de aangesloten scholen samen. Als een individuele school de drempel voor groeibekostiging haalt, kan dit betekenen dat door de krimp van een andere aangesloten school er toch geen sprake is van groeibekostiging.

34

Scholen hebben aangegeven inzicht te willen hebben in de mate waarin zij bijdragen in de eventuele groeibekostiging. Dit kan door per school (brin-nummer) inzicht te geven in de ontwikkeling van het leerlingaantal op de peildata vanaf 1 oktober. Deze informatie is vooral relevant op het moment dat het GTB wordt geleverd. 6.2.2.

Informatie relevant voor aanvullende regelingen Er is een groot aantal aanvullende regelingen in het po. Deze regelingen en bijbehorende voorwaarden zullen door de tijd ook wijzigen. In veel gevallen levert de school de gegevens aan. DUO neemt deze gegevens over en leidt daaruit de van toepassing zijnde aanvullende regelingen af. De school kan in die gevallen ook zelf afleiden welke leerlingen voor aanvullende bekostiging in aanmerking komen. In sommige gevallen beschikt DUO over aanvullende informatie, of is het om andere redenen onduidelijk of een leerling daadwerkelijk voor aanvullende bekostiging in aanmerking komt. In zijn algemeenheid hebben scholen aangegeven behoefte te hebben aan duidelijkheid over welke leerlingen in aanmerking komen voor welke aanvullende regelingen en op grond van welke gegevens. Dit betekent dat de individuele teruglevering zou moeten worden uitgebreid met de volgende gegevens.  De aanvullende regelingen die van toepassing zijn  De gegevens waarop deze toekenning is gebaseerd Dit is een algemeen principe dat van toepassing is op alle aanvullende regelingen voor bekostiging. Uit de inventarisatie van de meest relevante gegevens voor aanvullende bekostiging, zijn de volgende gegevens naar voren gekomen. Teruglevering van de volgende gegevens is gewenst, ten behoeve van aanvullende regelingen.  Gewicht op basis van opleidingsniveau ouders  Leeftijdscategorie  Postcode  Eerste opvang vreemdelingen  Blijf van mijn lijf  Residentiële leerlingen (Justitiële jeugdinrichting, Jeugdzorg etc.)  Clusterindicatie  Nederlands onderwijs anderstaligen (NOAT, regulier onderwijs) of leerlingen van culturele minderheden (Cumi, speciaal onderwijs) En daarvan afgeleid  Bekostigingsstatus voor aanvullende bekostiging Deze teruglevering is met name van belang op het GTB, maar mogelijk ook al in de directe terugkoppeling na aanlevering aan BRON, gelijktijdig met de bekostigingsstatus.

6.2.3.

Niet-bekostigingsrelevante gegevens Daarnaast zijn er nog gegevens die niet bekostigingsrelevant zijn, maar wel teruggeleverd zouden kunnen worden naar de scholen. Het gaat dan om de volgende gegevens. •

Aantal scholen dat de leerling heeft doorlopen Wanneer een leerling nog maar kort op een school zit, kan de school besluiten de resultaten voor de inspectie niet te laten meetellen.

•

Advies plaatsing vo

35

De po-school heeft een advies voor plaatsing op het vo gegeven. DUO krijgt deze gegevens ook aangeleverd van de vo-school, maar de po-school kan niet controleren of die informatie overeenkomt met het daadwerkelijke advies. Omdat hierop beleidsinformatie wordt gebaseerd, is het belangrijk dat de po-school dit indien nodig kan controleren. 6.3.


6.3.1.

Inzicht in bekostiging per school Op dit moment is de financiële beschikking bekostiging een verzamelstaat ten behoeve van het schoolbestuur. De individuele scholen hebben ook behoefte aan inzicht in de totale bekostiging, en in dat deel van de bekostiging dat betrekking heeft op de individuele school. De wens is daarom dat de financiële beschikking bekostiging wordt uitgesplitst per school (brin-nummer) en ter informatie ook aan elke individuele school ter beschikking wordt gesteld.

6.3.2.

Mutatiegrondslag van de beschikking Bij elke financiële beschikking moet het duidelijk zijn, waarom de beschikking wordt afgegeven. Met name als het een herziening is van een eerdere beschikking is het van belang te weten wat de reden en het verschil is ten opzichte van de oorspronkelijke beschikking (bijvoorbeeld een verschil in leerlingaantal of prijsfactoren).

6.4.

Teruglevermomenten Er zijn in totaal zes momenten benoemd, waarop de teruglevering van bekostigingsinformatie van belang is. Deze momenten zijn in onderstaand schema aangegeven. DUO / BRON

School

DUO / Bekostiging

aanmelding inschrijving

1 Bij aanmelding aanlevering

uitschrijving

2

melding / signaal / afkeuring


bekostigingsstatus

match

6

Notificatie

Inzage per peildatum via mijnbron.nl en via LAS 3 Bij de inzage in BRON

4

Bij de GTB

5

Bij de financiële beschikking

1/10 telling, vastgesteld op 1/12 Maandelijkse telling wekelijks

Geconsolideerde Tellingen Bekostiging (GTB) op individueel niveau

Overzicht Financiële Beschikking


36

6.5.

Overzicht informatiebehoefte In onderstaande tabel wordt de informatiebehoefte zoals hiervoor beschreven samengevat, en gekoppeld aan de teruglevermomenten zoals in de vorige paragraaf beschreven. Categorie

Behoefte teruglevering

Moment

Basisbekostiging

Bekostigingsstatus op individueel niveau

2, 3, 4

GTB op individueel niveau Minimale vertraging tussen BRON en GTB

4 4

Uniform signaal van dubbele inschrijving op individueel niveau, inclusief gegevens van de andere school Signalen met bijbehorende bekostigingsstatus

2, 3, 4

Historie van opgeloste signalen Controle op elders ingeschreven

3, 4 1

Signaal bij opheffing dubbele inschrijving Ontwikkeling van het leerlingaantal op de peildata sinds 1 oktober, per brin-nummer Op individueel niveau de aanvullende regelingen die van toepassing zijn en de gegevens waarop deze toekenning is gebaseerd Aantal scholen dat de leerling heeft doorlopen

6 4

Advies plaatsing vo Bekostiging per school

Apart 5

Mutatiegrondslag beschikking

5



2, 3, 4

(2, 3), 4

2, 3, 4

In dit overzicht valt op dat de behoefte aan terug te leveren informatie op de momenten 2, 3 en 4 in principe gelijk is. Alleen de vorm waarin de informatie beschikbaar wordt is anders.

37

EINDVERSLAG Behoefteverkenning Terugkoppeling van gegevens voor bekostiging en beleid in PO, VO en MBO. Samenwerkingsplatform Informatie Onderwijs

Recommend Documents