BESLISSINGSFORMULIER COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS CASENUMMER
BEHANDELEND AMBTENAAR
SECTOR
PORT. HOUDER
11G200835 427832 / 427832
E.H. Hazewinkel
IF
Mu
ONDERWERP
AGENDANUMMER
Interne controleplan 2011.
AFGESTEMD MET PORTEFEUILLEHOUDER?
GERAADPLEEGDE ADVIESORGANEN
Ja
INTERACTIE
/ PARTICIPATIE
BELEIDSPROGRAMMA
/ BELEIDSLIJN
10 - Middelen
COMMUNICATIE
Openbaar. OPMERKINGEN VAN DE SECRETARIS
ONTWERPBESLUIT
Het college besluit: 1. Instemmen met en vaststellen van het Interne controleplan 2011. 2. De raad hierover te informeren BESLUIT
DATUM
BEGROTINGSASPECTEN
Niet van toepassing
FORMATIEASPECTEN
Dit voorstel heeft geen gevolgen voor de formatie.
ONTWERPTOELICHTING T.B.V. OPENBARE BESLUITENLIJST
Op 14 april 2009 heeft de gemeenteraad de financiële beheersverordening vastgesteld. Op grond van deze “Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo” dient het College van B&W zorg te dragen voor systematische interne controle van de getrouwheid van de (bestuurlijke) informatievoorziening en van de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Jaarlijks wordt het interne controleplan opgesteld, om de uit te voeren werkzaamheden en aandachtspunten van dat jaar te beschrijven. Het controleplan 2011 richt zich vooral op: ü Interne controle op investeringswerken ü Gemeenschappelijk belastingkantoor (GBT) ü Debiteurenbewaking (incasso van vorderingen) TOELICHTING/AANDACHTSPUNTEN T.B.V. COLLEGE
BIJLAGE(N)
Interne controleplan 2011 inclusief Management Summary.
Management Summary Interne Controleplan 2011 Evaluatie 2010 Op 14 april 2009 heeft de gemeenteraad de financiële beheersverordening vastgesteld. Op grond van deze “Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo” dient het College van B&W zorg te dragen voor systematische interne controle van de getrouwheid van de (bestuurlijke) informatievoorziening en van de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Deze interne controle wordt uitgevoerd op basis van vooraf vastgestelde interne controleprogramma’s per significant bedrijfsproces. De werkzaamheden, de bevindingen en de conclusies worden vastgelegd door middel van het standaard interne controle rapportageformulier. De interne controle kan worden onderverdeeld in: ≠
Interne controle als regulier onderdeel van de bedrijfsprocessen Interne controle als onderdeel van het bedrijfsproces zorgt er voor dat eventuele fouten tijdig worden gesignaleerd en tijdig worden gecorrigeerd. Deze reguliere interne controlewerkzaamheden zijn een structureel onderdeel van het bedrijfsproces en zijn de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. Actuele procesbeschrijvingen zijn een noodzakelijke voorwaarde om het proces te kunnen controleren.
≠
Verbijzonderde interne controle Het proces van interne controle op de bedrijfsprocessen is zelf een significant bedrijfsproces. De controle op de interne controle heet: “de verbijzonderde interne controle.” Verbijzonderde interne controle heeft de functie van kwaliteitscontrole achteraf. We stellen daarmee vast of de reguliere interne controle in het bedrijfsproces goed heeft gefunctioneerd.
Het interne controle proces is in 2010 naar tevredenheid afgerond. Voor enkele processen (parkeergelden, inkopen & aanbesteden) is efficiëncywinst behaald door op basis van een goede risico-analyse interne controles uit te voeren. Ook zijn er voor het eerst vaste werkprogramma’s opgesteld voor de interne controles op de herzieningen grondexploitaties, de daaraan toegerekende kosten en de opbrengsten uit verhuur van accommodaties en erfpachten. De interne controles op de opbrengsten leges bouwvergunningen en zwembadgelden zijn vanwege onvolkomendheden in de betreffende software pas na afloop van het boekjaar uitgevoerd en afgerond. Voor de processen memoriaalboekingen, crediteuren, debiteuren, lonen en salarissen, en WWB-achtige regelingen zijn de interne controles periodiek (maandelijks of per kwartaal) uitgevoerd. Dit is ook het streefbeeld, want door interne controles gedurende het jaar uit te voeren kunnen fouten tijdig worden gesignaleerd en mogelijk worden hersteld. Bijkomend voordeel is dat er in Maraps en/of Beraps al gerapporteerd kan worden over de uitkomsten van deze interne controle werkzaamheden. Door interne controles zoveel mogelijk verspreid uit te voeren verdwijnt ook de piekbelasting voor onze interne controle functionarissen die anders in de periode van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole ontstaat. De accountant geeft aan dat de kwaliteit van de interne controle en de onderliggende documentatie even als vorig jaar van proces tot proces verschilt. Deze constatering wordt gedeeld door de eigen organisatie, maar de kwaliteit van de rapportages vertonen ten opzichte van eerdere jaren een stijgende lijn.
1
Aandachtspunten 2011 Ook in 2011 is het doel om het routinematige karakter te versterken zodat de werkzaamheden zo veel mogelijk verspreid over het jaar uitgevoerd worden. Veel werkprogramma’s voor de interne controle zijn in 2010 geactualiseerd en waar mogelijk vereenvoudigd. In 2011 zal deze efficiëncyslag in overleg met de betrokken afdelingshoofden op de resterende werkprogramma’s worden uitgevoerd. Aandachtspunten met betrekking tot interne controle uit de accountantsrapportages: ≠ Interne controle op investeringswerken De accountant merkt in de Managementletter 2010 op dat er voor de kostentoerekening aan investeringswerken geen separaat interne controle programma is opgesteld. Naar aanleiding van deze opmerking is in overleg met de afdeling Grondzaken een werkprogramma voor de interne controle opgesteld en uitgevoerd. Hierdoor is in 2010 al voldaan aan het betreffende aandachtspunt. ≠ GBT De eerste bevinding is dat de gemeente Hengelo niet zichtbaar actie onderneemt op de door het GBT verstrekte informatie. De tweede bevinding is dat het GBT niet rapporteert over de ontwikkeling van saillante zaken als het saldo openstaande debiteuren en de status van de genomen incassomaatregelen. Dat is wel gewenst want de gemeente Hengelo is en blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de eigen belastingopbrengsten in de jaarrekening ≠ Debiteurenbewaking (incasso van vorderingen) De accountant stelt vast dat de bewaking van debiteuren onvoldoende is geweest. Aanmaningen werden niet (tijdig) verstuurd en er werd geen opvolging gegeven op lang openstaande vorderingen. Hierdoor neemt het risico toe dat vorderingen niet meer inbaar blijken te zijn. Er wordt geadviseerd om stringenter toe te zien op naleving van het debiteurenbeleid en op de incasso van de vorderingen. Horizontaal Toezicht In het voorjaar van 2010 heeft de gemeente Hengelo het convenant Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst ondertekend. Dit convenant vraagt om de opzet van een Tax Control Framework waarmee de mogelijke fiscale risico’s tijdig gesignaleerd worden. De opzet van een Tax Control Framework is een meerjarig ontwikkeltraject. Met de Belastingdienst zijn de volgende stappen overeengekomen. - In 2011 wordt de opzet van het Tax Control Framework beschreven; - In 2012 wordt de werking van het Tax Control Framework getest; - In 2013 kan de gemeente Hengelo de effectiviteit van het Tax Control Framework richting de Belastingdienst aannemelijk maken; - In 2014 is de gemeente Hengelo Fiscaal In Control.
2
Control taken Sectorhoofden Inleiding Na de doorontwikkeling van april 2009 zijn de concerncontrol taken herkenbaarder in de organisatie gepositioneerd. De sectorhoofden blijven verwoordelijk voor alle middelen functies (de PIOFAH taken). Bij de control taken zijn twee niveaus te onderscheiden: - het niveau van het verkeer tussen Raad en College (beleidsniveau); - het niveau van het verkeer tussen College en de gemeentelijke organisatie (beheersniveau). Control taken op beleidsniveau Deze taken vertalen zich in de volgende voorwaarden scheppende verantwoordelijkheden: - zorg dragen voor een actueel normen- en toetsingkader dat is gebaseerd op de meest recente wet en regelgeving; - onderhouden van een actueel systeem van procesbeschrijvingen dat een weergave is van de werkelijke gang van zaken en waarvan de effectieve werking periodiek door middel van interne controle getoetst wordt; - periodiek rapporteren over de effectieve werking en de betrouwbaarheid van het systeem van interne controle bij de Maraps en het Jaarverslag. Letter Of Representation (LOR) cq. Bevestiging bij de Jaarrekening Het vermogen van sectorhoofden om bij de jaarstukken bewust een LOR te kunnen ondertekenen is een van de te bereiken mijlpalen in het kader van de SWINGH doelstellingen. Bewust in dit kader wil zeggen dat sectorhoofden weten waarom en waarvoor zij tekenen. Control taken op beheersniveau Deze taken vertalen zich in de volgende voorwaarden scheppende verantwoordelijkheden: - zorg dragen voor voldoende kennis en kunde van medewerkers die met de uitvoering van IC taken belast zijn door middel van een goed opleidingplan; - zorg dragen voor voldoende draagvlak in de eigen sector door te werken aan een cultuur waarin Interne Controle en Informatiebeveiliging vanzelfsprekend en normaal wordt gevonden; - zorg dragen voor goed agendabeheer voor de controle werkzaamheden ten behoeve van de Niet Sisa verklaringen; - zorg dragen voor voldoende interne urencapaciteit in het sectorjaarplan om de jaarlijkse terugkerende cyclische taken ten aanzien van Maraps en Jaarverslagen op goed niveau te kunnen uitvoeren; - zorg dragen voor een goed functionerend systeem van administratieve vastleggingen van gegevens en besluiten en het zorgen voor een adequate en toegankelijke dossiervorming (bijvoorbeeld het beheren van gegevens die voor het bijhouden van de prestatie indicatoren nodig zijn en het bijhouden van een overzicht van alle besluiten die het sectorhoofd onder het mandaatbesluit heeft ondertekend).
3
Interne controleplan 2011 Gemeente Hengelo
Auteurs:
Erik Hazewinkel Frank van Eldik
Datum:
Juni 2011
4
Inhoudsopgave 1 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 4 4.1 4.2 Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage
Inleiding ......................................................................................................... 6 Interne Controle .............................................................................................. 7 Inleiding ................................................................................................................. 7 Normen- en toetsingskader ....................................................................................... 7 Risicoanalyse van de financiële bedrijfsprocessen ......................................................... 7 Interne controle als regulier onderdeel van de bedrijfsprocessen .................................... 8 Verbijzonderde interne controle en rapportage............................................................. 8 Evaluatie interne controle 2010 ........................................................................10 Interne controlecyclus 2011 .............................................................................11 Algemeen...............................................................................................................11 Aandachtsvelden in 2011 .........................................................................................13 I: Control taken sectorhoofden.............................................................................14 II: Overzicht in het IC-plan opgenomen processen per sector ...................................15 III: Overzicht SISA en IMG regelingen.....................................................................16 IV: Overzicht partijen 2011 ...................................................................................17 V: Auditagenda 2011...........................................................................................18
5
1
Inleiding
Op 14 april 2009 heeft de gemeenteraad de financiële beheersverordening vastgesteld. Op grond van deze “Verordening op het financiële beleid en beheer van de gemeente Hengelo” dient het College van B&W zorg te dragen voor systematische interne controle van de getrouwheid van de (bestuurlijke) informatievoorziening en van de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Deze interne controle wordt uitgevoerd op basis van vooraf vastgestelde interne controleprogramma’s per significant bedrijfsproces. De werkzaamheden, de bevindingen en de conclusies worden vastgelegd door middel van het standaard interne controle rapportageformulier. De interne controle kan worden onderverdeeld in: ≠
Interne controle als regulier onderdeel van de bedrijfsprocessen Interne controle als onderdeel van het bedrijfsproces zorgt er voor dat eventuele fouten tijdig worden gesignaleerd en tijdig worden gecorrigeerd. Deze reguliere interne controlewerkzaamheden zijn een structureel onderdeel van het bedrijfsproces en zijn de verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. Actuele procesbeschrijvingen zijn een noodzakelijke voorwaarde om het proces te kunnen controleren.
≠
Verbijzonderde interne controle Het proces van interne controle op de bedrijfsprocessen is zelf een significant bedrijfsproces. De controle op de interne controle heet: “de verbijzonderde interne controle.” Verbijzonderde interne controle heeft de functie van kwaliteitscontrole achteraf. We stellen daarmee vast of de reguliere interne controle in het bedrijfsproces goed heeft gefunctioneerd.
Interne controle is geen éénmalig actie ten behoeve van de accountant. Het is zaak om altijd vanuit het risicogericht denken de interne controle uit te voeren. Hierdoor kan de intensiteit van de interne controle werkzaamheden per significant bedrijfsproces van jaar op jaar wijzigen. Voor 2011 zijn er geen nieuwe significante bedrijfsprocessen aangemerkt. De gemeente Hengelo onderkent het belang van risicomanagement en interne controle. De organisatie is zich steeds beter bewust aan het worden van het belang van risicogericht denken en interne beheersing. Het is nu zaak om de kwaliteit van de interne controle van alle processen op een goed niveau te krijgen. Ook in 2011 is het doel om de verbijzonderde interne controle werkzaamheden een meer routinematig karakter te geven. De accountant geeft aan dat de kwaliteit van de interne controle en vooral van de documentatie en rapportage daarover in 2010, net als in 2009, nogal van kwaliteit wisselt per bedrijfsproces. Deze constateringen worden gedeeld door de eigen organisatie. Wij zijn echter van mening dat de ondergrens weldegelijk omhoog is gegaan, zoals ook het doel is geweest bij het opstellen van het interne controleplan 2010. Afgelopen jaar zijn enkele werkprogramma’s voor de interne controle in overleg met het betrokken afdelingshoofd en de betrokken interne controlefunctionaris aangepast, om de interne controle vooral efficiënter te maken. Ook voor komend jaar zal worden bekeken voor welke processen we de werkprogramma’s efficiënter kunnen maken.
6
2
Interne Controle
2.1
Inleiding
Interne controle is de controle die door of namens de leiding wordt uitgevoerd. Zonder controle heeft de leiding namelijk geen enkele zekerheid dat de doelen die zij zichzelf gesteld heeft ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Interne controleplannen, interne controlewerkzaamheden, verbijzonderde interne controlewerkzaamheden en de dossiervorming zijn om die reden een permanent punt van aandacht voor het management. Interne controle is een continue proces met periodiek terugkerende werkzaamheden. Dat kan zijn dagelijks, wekelijks, maandelijks, half jaarlijks of jaarlijks. De uitgevoerde werkzaamheden moeten altijd zichtbaar plaatsvinden. Één keer per jaar vindt er een verplichte rapportage plaats op verzoek van de externe accountant. De inbedding van interne controlemaatregelen cq. interne beheersingsmaatregelen in de financiële bedrijfsprocessen is bedoeld om de getrouwheid en de rechtmatigheid van de output van deze processen te kunnen waarborgen. Interne controle zelf als handeling is vooral bedoeld om de getrouwheid en de rechtmatigheid van de output van deze financiële bedrijfsprocessen daadwerkelijk vast te stellen. Interne controle maatregelen cq. interne beheersingsmaatregelen zijn dan ook het meest waardevol als ze voorafgaand of voor in een bedrijfsproces werkzaam zijn. Het liefst voorafgaand aan, of anders tijdens, autorisatie- / beslissingsmomenten in het proces.
2.2
Normen- en toetsingskader
Interne controle is het toetsen van de werkelijkheid aan een norm. Om dit te kunnen doen is het noodzakelijk dat de norm is vastgesteld en in de organisatie bekend is. Het normen- en toetsingskader wordt jaarlijks door de afdeling Financieel Beleid geactualiseerd vanwege nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving. Deze wet- en regelgeving bestaat zowel uit verordeningen en raadsbesluiten (interne regelgeving), als uit wetten en regelingen vanuit de provincie, het rijk en de EU (externe wetgeving). Het geactualiseerde normenkader wordt vervolgens door de gemeenteraad vastgesteld en maakt onderdeel uit van het controleprotocol ten behoeve van de externe accountant. Het toetsingskader hoeft anno 2011 niet meer verplicht door de gemeenteraad te worden vastgesteld, maar dit verdient wel aanbeveling.
2.3
Risicoanalyse van de financiële bedrijfsprocessen
Voor de processen die significant (=van groot belang) zijn voor de jaarrekening dienen de financiële (rechtmatigheids- en getrouwheids-) risico’s in kaart gebracht te worden. Of een proces daadwerkelijk significant is, kan onder andere bepaald worden aan de hand van de controletolerantie voor de jaarrekening. De gemeente Hengelo hanteert de volgende goedkeuringstolerantie, welke is vastgelegd in het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol en welke overeenkomt met het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG). Strekking accountantsverklaring: Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)
Goedkeurend ≤ 1%
Beperking >1%<3%
Oordeelonthouding -
Afkeurend ≥ 3%
≤ 3%
>3%<10%
≥ 10%
-
Tabel 1. Goedkeuringstolerantie
De percentages in de bovenstaande tabel worden berekend over de totale begrote programmalasten na de laatste begrotingswijziging (voor 2011: ca. € 245 miljoen). Door
7
de financiële omvang van een proces te koppelen aan de controletolerantie kan vervolgens worden bepaald welke processen qua omvang een grote impact kunnen hebben op het getrouwheids- en/of rechtmatigheidsoordeel. De processen waarvan de omvang van baten en/of lasten van groot belang zijn voor de jaarrekening, zijn in het interne controleplan 2011 opgenomen. De risico’s voor de getrouwheid hebben vooral betrekking op de onvolledige, onjuiste en niet tijdige verantwoording van baten en lasten en vermogensmutaties. De rechtmatigheidsrisico’s hebben vooral betrekking op het niet naleven van geldende weten regelgeving bij de totstandkoming van de baten en de lasten en de vermogensmutaties. De jaarrekening dient het wettelijk vereiste inzicht te verschaffen in de ontwikkeling van vermogen en resultaat. De risicoanalyse is daarom primair gericht op de (financiële) verslaggevingsrisico’s. Om deze risico’s te kunnen beheersen worden per vastgesteld risico enkele interne beheersmaatregelen gedefinieerd. Wijzigingen in het normen- en toetsingskader, de rechtmatigheidsrisico’s en de aangepaste bedrijfsprocessen zijn van invloed op de interne controlewerkzaamheden. De afdelingen dienen deze wijzigingen te signaleren en de afdeling Bedrijfsondersteuning dient deze wijzigingen te verwerken in de huidige risicoanalyse, in de werkprogramma’s en in de checklisten.
2.4
Interne controle als regulier onderdeel van de bedrijfsprocessen
Het uitgangspunt voor de reguliere interne controle zijn de significante bedrijfsprocessen. Voor een goede interne beheersing van de risico’s in deze bedrijfsprocessen dienen de interne beheersingsmaatregelen zoveel mogelijk onderdeel te zijn of te worden van de bedrijfsprocessen. De uitvoering van de interne beheersingsmaatregelen in de processen leidt tot reguliere interne controlewerkzaamheden. Deze interne controlewerkzaamheden worden uitgevoerd door medewerkers die betrokken zijn bij het bedrijfsproces. Het is van groot belang dat er functiescheiding aanwezig is tussen de uitvoerende, bewarende, registrerende, controlerende en de beschikkende (=autoriserende) werkzaamheden. Daarnaast is het belangrijk dat de reguliere interne controlewerkzaamheden zichtbaar worden uitgevoerd doormiddel van het zetten van parafen of andere controletekens door de controlerende functionarissen op de documenten of eventueel op de gebruikte checklisten.
2.5
Verbijzonderde interne controle en rapportage
Tijdens de verbijzonderde interne controle (VIC) wordt de effectieve werking van de reguliere interne controle in het bedrijfsproces getest. Hierbij wordt getest of de interne beheersingsmaatregelen in de processen goed worden uitgevoerd en daardoor effectief zijn. De basis voor de verbijzonderde interne controle is dus de reguliere interne controle. Wanneer uit de VIC blijkt dat deze reguliere interne controle zichtbaar en correct heeft plaatsgevonden dan concluderen we dat deze reguliere interne controle effectief werkt. Reguliere interne controle werkzaamheden Dagelijks routinematig Wekelijks routinematig Maandelijks routinematig Jaarlijks routinematig IT controles (systeemcontroles)
Voorbeeld
Crediteurenadministratie Betalingen Salarisadministratie Invoeren tarieven leges in systeem Berekening hoogte leges
Totaal aantal tests VIC 25 5 2 1 1
Marap 1
Marap 2
Einde jaar
9 2 1 -
8 2 1 -
8 1 1 1
-
-
1
Tabel 2. Inrichting verbijzonderde interne controle
De verbijzonderde interne controle dient te worden uitgevoerd aan de hand van de werkprogramma’s en de eventueel bijbehorende checklisten. De VIC functionaris dient de
8
uitgevoerde werkzaamheden zo veel mogelijk te documenteren en af te paraferen op het werkprogramma. Op deze manier wordt zichtbaar dat de VIC werkzaamheden zijn uitgevoerd en door wie en wanneer ze zijn uitgevoerd. De testwerkzaamheden voor de VIC kunnen verspreid over het jaar plaatsvinden, zoals weergegeven in tabel 2. Van groot belang is het dat de VIC functionaris niet (rechtstreeks) betrokken is bij de uitvoerende taken in het bedrijfsproces of bij de reguliere interne controle in het betreffende bedrijfsproces. De VIC functionaris neemt zelfstandig en onafhankelijk van de proceseigenaar een steekproef om zijn VIC werkzaamheden uit te voeren. Wel dient de VIC functionaris voldoende inhoudelijke kennis te hebben van het bedrijfsproces om de interne controle werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. De bevindingen en conclusies van de VIC werkzaamheden dienen te worden vastgelegd op basis van het standaard rapportageformulier. Dit rapportageformulier dient vervolgens te leiden tot een in Corsa geregistreerd sectorbesluit en een rapportage in de Maraps. Uiteindelijk bevat ieder controledossier een getekend sectorbesluit, een getekend en ingevuld rapportageformulier, het geparafeerde werkprogramma, eventueel de ingevulde checklisten en een opsomming van de onderliggende documentatie.
9
3
Evaluatie interne controle 2010
Het interne controle proces is in 2010 naar tevredenheid afgerond. Voor enkele processen (parkeergelden, inkopen & aanbesteden) is efficiëncywinst behaald door op basis van een goede risico-analyse interne controles uit te voeren. Ook zijn er voor het eerst vaste werkprogramma’s opgesteld voor de interne controles op de herzieningen grondexploitaties, de daaraan toegerekende kosten en de opbrengsten uit verhuur van accommodaties en erfpachten. De interne controles op de opbrengsten leges bouwvergunningen en zwembadgelden zijn vanwege onvolkomendheden in de betreffende software pas na afloop van het boekjaar uitgevoerd en afgerond. Voor de processen memoriaalboekingen, crediteuren, debiteuren, lonen en salarissen, en WWB-achtige regelingen zijn de interne controles periodiek (maandelijks of per kwartaal) uitgevoerd. Dit is ook het streefbeeld, want door interne controles gedurende het jaar uit te voeren kunnen fouten tijdig worden gesignaleerd en mogelijk worden hersteld. Bijkomend voordeel is dat er in Maraps en/of Beraps al gerapporteerd kan worden over de uitkomsten van deze interne controle werkzaamheden. Door interne controles zoveel mogelijk verspreid uit te voeren verdwijnt ook de piekbelasting voor onze interne controle functionarissen die anders in de periode van de interim-controle en de jaarrekeningcontrole ontstaat. De accountant geeft aan dat de kwaliteit van de interne controle en de onderliggende documentatie even als vorig jaar van proces tot proces verschilt. Deze constatering wordt gedeeld door de eigen organisatie, maar de kwaliteit van de rapportages vertonen ten opzichte van eerdere jaren een stijgende lijn.
10
4
Interne controlecyclus 2011
4.1
Algemeen
In hoofdstuk 2 is interne controle als proces nader toegelicht. In deze paragraaf zal uiteengezet worden wie er in 2011 verantwoordelijk is voor de verschillende onderdelen van de interne controlecyclus, waar de bevoegdheden liggen en waar de verschillende taken zijn ondergebracht. Bij de afdeling Bedrijfsondersteuning zijn twee medewerkers verantwoordelijk voor de coördinatie en de kwaliteitsbewaking van de interne controlecyclus. Zij hebben daarin een zelfstandige rol. Daarnaast zijn zij ook beschikbaar als adviseur voor de organisatie. Tevens zijn zij belast met het centrale versiebeheer van het interne controleplan en zullen zij de voortgang van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden monitoren en rapporteren aan de Directie. Interne controle is een verantwoordelijkheid van de sectormanagers (zie bijlage I). Zij zijn verantwoordelijk voor de tijdige en een correcte uitvoering van de interne controlewerkzaamheden aan de hand van actuele procesbechrijvingen en de dossiervorming daarover. Om het geheel beheersbaar te houden dienen de sectormanagers binnen hun sector één of meerdere VIC-medewerkers aan te wijzen. Voor de VIC-medewerkers worden de taken die deel uitmaken van de interne controlecyclus een vast onderdeel van hun takenpakket en hun functiebeschrijving. In de onderstaande tabel worden de verschillende taken en verantwoordelijkheden in de interne controlecyclus nog eens schematisch weergegeven. Wie
Sectormanagers
Bedrijfsondersteuning
IC-medewerkers
Verantwoordelijkheid - Procesbeschrijvingen - Actualiteit en werking van processen - Actualiteit normen- en toetsingskader - Interne controle uitvoer, bevinding, rapportage - Aanwijzen (V)IC-medewerkers - Rapportageplicht afdelingshoofden verankeren in de Maraps - Advisering (V)IC - Uitvoeren (V)IC Inkoop - Reviewen (V) IC Projecten - Versiebeheer interne controleplannen, werkprogramma’s en checklisten - Coördinatie (V)IC - Kwaliteitsbewaking (V)IC - Analyse en rapportage van resultaten (V)IC proces audits - Verbetervoorstellen + follow up (inclusief EDP – audits) - Actualiseren van het normen- en toetsingskader, de risicoanalyse en de werkprogramma’s en checklisten - Uitvoeren (V)IC - Rapporteren bevindingen aan afdelingshoofden (en sectormanagers) - Opvolging geven aan follow-up van de adviezen door de accountant en eigen organisatie.
Tabel 3: taken en verantwoordelijkheden IC- cyclus
11
In onderstaande figuur wordt de IC-cyclus grafisch weergegeven.
Normen & toetsingskader
Acties tot bijsturing
Risico analyse belangrijke processen (adhv IV3 begroting)
Rapportage in Maraps en bij jaarrekening
IC- plan actualiseren
Analyseren bevindingen
Interne controle zichtbaar in reguliere processen
Verbijzonderde interne controle (VIC)
Figuur 1: IC-cyclus
12
4.2
Aandachtsvelden in 2011
Ook in 2011 is het doel om het routinematige karakter te versterken zodat de werkzaamheden zo veel mogelijk verspreid over het jaar uitgevoerd worden. Veel werkprogramma’s voor de interne controle zijn in 2010 geactualiseerd en waar mogelijk vereenvoudigd. In 2011 zal deze efficiëncyslag in overleg met de betrokken afdelingshoofden op de resterende werkprogramma’s worden uitgevoerd. Aandachtspunten met betrekking tot interne controle uit de accountantsrapportages: ≠ Interne controle op investeringswerken De accountant merkt in de Managementletter 2010 op dat er voor de kostentoerekening aan investeringswerken geen separaat interne controle programma is opgesteld. Naar aanleiding van deze opmerking is in overleg met de afdeling Grondzaken een werkprogramma voor de interne controle opgesteld en uitgevoerd. Hierdoor is in 2010 al voldaan aan het betreffende aandachtspunt. ≠ GBT De eerste bevinding is dat de gemeente Hengelo niet zichtbaar actie onderneemt op de door het GBT verstrekte informatie. De tweede bevinding is dat het GBT niet rapporteert over de ontwikkeling van saillante zaken als het saldo openstaande debiteuren en de status van de genomen incassomaatregelen. Dat is wel gewenst want de gemeente Hengelo is en blijft verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de eigen belastingopbrengsten in de jaarrekening ≠ Debiteurenbewaking (incasso van vorderingen) De accountant stelt vast dat de bewaking van debiteuren onvoldoende is geweest. Aanmaningen werden niet (tijdig) verstuurd en er werd geen opvolging gegeven op lang openstaande vorderingen. Hierdoor neemt het risico toe dat vorderingen niet meer inbaar blijken te zijn. Er wordt geadviseerd om stringenter toe te zien op naleving van het debiteurenbeleid en op de incasso van de vorderingen. Horizontaal Toezicht In het voorjaar van 2010 heeft de gemeente Hengelo het convenant Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst ondertekend. Dit convenant vraagt om de opzet van een Tax Control Framework waarmee de mogelijke fiscale risico’s tijdig gesignaleerd worden. De opzet van een Tax Control Framework is een meerjarig ontwikkeltraject. Met de Belastingdienst zijn de volgende stappen overeengekomen. - In 2011 wordt de opzet van het Tax Control Framework beschreven; - In 2012 wordt de werking van het Tax Control Framework getest; - In 2013 kan de gemeente Hengelo de effectiviteit van het Tax Control Framework richting de Belastingdienst aannemelijk maken; - In 2014 is de gemeente Hengelo Fiscaal In Control.
13
Bijlage I:
Control taken sectorhoofden
Inleiding Na de doorontwikkeling van april 2009 zijn de concerncontrol taken herkenbaarder in de organisatie gepositioneerd. De sectorhoofden blijven verwoordelijk voor alle middelen functies (de PIOFAH taken). Bij de control taken zijn twee niveaus te onderscheiden: - het niveau van het verkeer tussen Raad en College (beleidsniveau); - het niveau van het verkeer tussen College en de gemeentelijke organisatie (beheersniveau). Control taken op beleidsniveau Deze taken vertalen zich in de volgende voorwaarden scheppende verantwoordelijkheden: - het zorg dragen voor een actueel normen- en toetsingkader dat is gebaseerd op de meest recente wet en regelgeving; - het onderhouden van een actueel systeem van procesbeschrijvingen dat een weergave is van de werkelijke gang van zaken en waarvan de effectieve werking periodiek door middel van interne controle getoetst wordt; - het periodiek rapporteren over de effectieve werking en de betrouwbaarheid van het systeem van interne controle bij de Maraps en het Jaarverslag. Letter Of Representation (LOR) cq. Bevestiging bij de Jaarrekening Het vermogen van sectorhoofden om bij de jaarstukken bewust een LOR te kunnen ondertekenen is een van de te bereiken mijlpalen in het kader van de SWINGH doelstellingen. Bewust in dit kader wil zeggen dat sectorhoofden weten waarom en waarvoor zij tekenen. Control taken op beheersniveau Deze taken vertalen zich in de volgende voorwaarden scheppende verantwoordelijkheden: - zorg dragen voor voldoende kennis en kunde van medewerkers die met de uitvoering van IC taken belast zijn door middel van een goed opleidingplan; - zorg dragen voor voldoende draagvlak in de eigen sector door te werken aan een cultuur waarin Interne Controle en Informatiebeveiliging vanzelfsprekend en normaal wordt gevonden; - zorg dragen voor goed agendabeheer voor de controle werkzaamheden ten behoeve van de Niet Sisa verklaringen; - zorg dragen voor voldoende interne urencapaciteit in het sectorjaarplan om de jaarlijkse terugkerende cyclische taken ten aanzien van Maraps en Jaarverslagen op goed niveau te kunnen uitvoeren; - zorg dragen voor een goed functionerend systeem van administratieve vastleggingen van gegevens en besluiten en het zorgen voor een adequate en toegankelijke dossiervorming (bijvoorbeeld het beheren van gegevens die voor het bijhouden van de prestatie indicatoren nodig zijn en het bijhouden van een overzicht van alle besluiten die het sectorhoofd onder het mandaatbesluit heeft ondertekend).
14
Bijlage II: Overzicht in het IC-plan opgenomen processen per sector Sector Afdeling Proces Publieksdiensten en Sociale Juridische Zaken en Beleid + ROZ WSW Zaken WWB-Ideel (Wet BUIG) Participatiebudget IOAW IOAZ BBZ WIJ Burgerzaken Legesopbrengsten WMO WMO Personeel en Financiën Financieel Beleid Begrotingswijzigingen Budgetbeheer Gemeentefonds Treasury Activeringsbeleid Financiële Administratie Memoriaalboekingen Belastingen (BTW+BCF+LB) Debiteuren Crediteuren Kredietbeheer Personeel & Organisatie Grondzaken
Informatie en Faciliteiten
ICT
Bedrijfsondersteuning
Lonen en salarissen Herziening grondexploitaties Grondverkopen Grondaankopen Erfpachten Verhuur accommodaties Geautomatiseerde gegevensverwerking Controles op de bedrijfsprocessen in de applicatie zelf via “Test of One Strategy”. Controles op de ICT processen: wijzigingsbeheer logische toegangsbeveiliging fysieke toegangsbeveiliging continuïteit operationeel beheer BAG Inkopen & Aanbesteden Contractenbeheer Subsidieopbrengsten *
Beleid en Projecten
Maatschappelijke Ontwikkelingen
Wijkzaken Stedelijk Beheer
Stadstoezicht Twentebad
Onderwijshuisvesting Subsidieverstrekking Verhuur sportaccommodaties Parkeergelden Zwembadgelden
Brandweer, Veiligheid en Leefomgeving Alle sectoren
Vergunningen
Leges bouwvergunningen
Alle afdelingen
SISA + IMG regelingen
* = dit geldt alleen voor subsidieregelingen waarvoor de subsidiënt een einddeclaratie voorzien van accountantsverklaring verlangd
15
Bijlage III: Overzicht SISA en IMG regelingen A1 C2 C3 C4 C5 D4 D5 E3 E5 E9B E25 E15 E26 E30 F3 F6
Verzameluitkering JUS Verzameluitkering WWI Brede doeluitkering Sociaal, integratie en veiligheid (GSB/SIV) Tijdelijke stimulering woningbouwprojecten 2009 tweede tranche Tijdelijke stimulering woningbouwprojecten 2009 derde tranche
MVJ BZK WWI WWI WWI
Regeling brede scholen 2009 Regeling verbetering binnenklimaat primair onderwijs 2009 Subsidieregeling sanering verkeerslawaai (incl. bestrijding spoorweglawaai) Verzameluitkering VROM Programma externe veiligheid SISA tussen mede-overheden Beleidsregeling subsidies Budget Investeringen Ruimtelijke Kwaliteit (BIRK) Nota ruimte project Hengelo Centraal station van Twente/Hart van Zuid Spoorse doorsnijdingen Quick wins binnenhavens Verzameluitkering LNV Besluit subsidies herstructurering Topprojecten bedrijventerreinen (TOPPER regeling)
BP BP I&M BVL I&M WZ I&M BVL I&M PF I&M PF I&M PF I&M PF EL&I BVL EL&I PF
Subsidieregeling aanpak urgente bedrijfslocaties F8 G1C Wet Sociale Werkvoorziening (Wsw) G2 Gebundelde uitkering (WWB+WIJ+IOAW+IOAZ+levensonderhoud startende zelfstandigen Bbz 2004+WWIK
EL&I BVL SZW PSZ
G3
Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (excl. levensonderhoud startende zelfstandigen)
G4 G5 G6 H2 H10
Wet Werkloosheidsvoorziening Wet Participatiebudget Schuldhulpverlening Regeling Buurt, Onderwijs en Sport (BOS) Brede doeluitkering Centra voor Jeugd en Gezin (BDU CJG)
PSZ SB BP BP BP
SZW PSZ SZW PSZ SZW SZW SZW VWS VWS
PSZ PSZ PSZ BP BP
16
Bijlage IV: Overzicht partijen 2011 De volgende partijen zullen in het IC plan 2011 betrokken worden bij de IC dossier opbouw -
SWIMT FITIS SWB CAK Zorginstellingen GBT Raet (SAS70 verklaring) GouwIT (SAS70 verklaring)
17
Bijlage V:
Auditagenda 2011
(Proces)Audits van jaarrekening gerelateerde processen: ≠ ROZ ≠ Aanbesteden Leveringen & Diensten ≠ Aanbesteden Werken ≠ Projectmatig werken
18
